Діловодство
План
1. Розпорядчі документи, їх склад, призначення
Незалежно від організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших чинників керівництво будь-якої організації наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи.
Основне призначення розпорядчих документів - регулювання і координація діяльності, що дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, отримувати максимальний ефект від своєї діяльності. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати роботи організації.
Рішення, що фіксуються в розпорядчих документах, можуть стосуватися вдосконалення організаційної структури установи, визначення або коригування засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.
Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів і працівникам. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.
У юридичному плані розпорядчі документи відносяться до правових актів: у них отримують вираз конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів управління. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що: за допомогою розпорядчих документів вирішуються виникають у сфері управління проблеми і питання; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи або працівники; вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.
З урахуванням сфери своєї дії розпорядчі документи поділяються на: правові акти федерального рівня - акти, які видаються Президентом Російської Федерації, Урядом Російської Федерації, органами федеральної виконавчої влади (міністерствами, комітетами, агентствами, службами тощо); правові акти, що діють на рівні суб'єктів Російської Федерації - республік країв, областей, міст республіканського значення Москви й Санкт-Петербурга, автономних областей і округів, а також їх територіальних утворень, правові акти організацій, установ, підприємств.
Розпорядчі документи, що видаються органами федеральної виконавчої влади, відносяться до категорії відомчих нормативних актів. Їх можна поділити наступним чином: акти, що зачіпають права, свободи, законні інтереси громадян Російської Федерації; акти міжвідомчого характеру; акти, що регулюють відносини органів федеральної виконавчої влади з підвідомчими установами, організаціями та підприємствами.
Підготовка нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади здійснюється відповідно до Правил підготовки нормативних правових актів та їх державної реєстрації, затвердженими постановою Уряду Російської Федерації від 13 серпня 1997р, № 1009.
Підставою для видання розпорядчого документа може бути: необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищестоящих органів і раніше прийнятих рішень даної організації; необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями організації.
Розпорядчі документи можуть видаватися спільно кількома органами управління.
З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи: документи, які видаються в умовах колегіальності; документи, які видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.
У першому випадку розпорядчі документи видаються на основі рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами, радою, правлінням тощо). Колегіальність дозволяє найбільш правильно і ефективно вирішувати найбільш важливі питання діяльності організації. На основі колегіальності; діють федеральний уряд, представницькі органи уряду суб'єктів федерації і органів місцевого caмоуправленія, Комітети і комісії, колегії міністерств.
У системі колегіальних органів особливе місце займають дорадчі за своїм статусом органи, наприклад колегії міністерств дирекції при керівниках та ін Рішення дорадчих органів носять не обов'язковий, а рекомендаційний характер. Це означає, що керівник організації має право прийняти власне рішення, всупереч рішенню дорадчого органу.
В умовах одноосібного прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівнику. Одноосібне прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівників за прийняті рішення. На основі одноосібного прийняття рішень діють федеральні міністерства, адміністрації суб'єктів Російської Федерації і муніципальних утворень, керівники організацій, установ, підприємств, фірм (генеральний директор, директор, виконавчий директор, голова правління).
Керівники органів управління, що діють на основі колегіальності, наділяються правом приймати одноосібні рішення з певного кола питань, як правило, що стосується внутрішньої діяльності організації - її кадрового складу, матеріального та іншого забезпечення і деяких інших.
В умовах колегіального прийняття рішень видаються постанови і рішення.
В умовах одноосібного прийняття рішень видаються накази, розпорядження, вказівки
2. Експертиза цінності документів. Етапи та порядок її проведення. Експертна комісія.
Експертиза цінності документа - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.
Експертиза цінності документів в організації проводиться:
- У діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;
- В архіві - у процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання. 2
Експертиза цінності документів проводиться на основі:
- Чинного законодавства і правових актів Російської Федерації з архівної справи і документаційного забезпечення управління;
- Типових та відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ;
- Нормативно-методичних документів Федеральної архівного агентства (Росархіву) та органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи.
Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) спільно з Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертною комісією (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву організації.
При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється:
- Відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації;
- Відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах;
- Виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. При цьому не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.
Справи з позначкою "ЕПК" піддаються поаркушно перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
- Перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;
- Запис електронних документів на машинні носії;
- Перевірка якості запису;
- Опис електронних документів;
- Проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;
- Підготовка комплекту супровідної документації.
Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відображається така інформація:
- Назва документа,
- Дата його створення,
- Характеристика змісту (анотація),
- Електронний формат,
- Фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів і т.п.),
- Обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).
За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (форми даних видів документів наводяться у додатках 1, 2, 3 і 4 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р .).
Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно. Схвалені центральної експертною комісією (експертною комісією) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією архівної установи описів справ постійного зберігання. Після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.
В організаціях для проведення експертизи документів, створених і отриманих ззовні, а також для розгляду нормативно-методичних документів по роботі служб документаційного забезпечення управління (ДОП), посадових інструкцій у частині роботи з інформацією, табелів форм документів та інших питань, створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
У міністерствах і відомствах, інших організаціях, що мають підвідомчу мережу, створюються центральні експертні комісії (ЦЕК).
Центральна експертна комісія (експертна комісія) створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу експертної комісії організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву організації або особа, відповідальна за архів організації. До складу центральної експертної комісії доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.
Головою центральної експертної комісії (експертної комісії) призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву організації.
До основних завдань центральної експертної комісії (експертної комісії) можна віднести наступні:
- Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і в процесі формування справ;
- Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;
- Організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання до державного або муніципальний архів.
Основними функціями центральної експертної комісії (експертної комісії) є:
- Організація щорічного відбору справ для зберігання та знищення;
- Розгляд та винесення на затвердження, і погодження з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівної установи проектів номенклатур справ організації, описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню;
- Підготовка та винесення на розгляд експертно-перевірної комісії архівної установи пропозицій про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених переліками, та про визначення строків зберігання документів, не передбачених переліками;
- Участь у підготовці та розгляді проектів нормативних та методичних документів з питань роботи з документами в організації.
Центральна експертна комісія (експертна комісія) проводить засідання відповідно до плану роботи та в міру необхідності. Засідання центральної експертної комісії (експертної комісії) протоколюються. Протоколи підписуються головою і секретарем комісії. Рішення центральної експертної комісії (експертної комісії) вступають в силу після затвердження керівником організації. Протоколи центральної експертної комісії (експертної комісії), містять рішення про схвалення проектів типових і примірних номенклатур справ, про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими і відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також типовими і зразковими номенклатурами справ, затверджуються керівником організації тільки після їх розгляду ЕПК відповідної архівної установи.
3. Правила оформлення реквізитів «гриф затвердження», «відмітка про виконання документа і направлення його до справи»
«Гриф затвердження» - Реквізит офіційного документа, що надає нормативний або правовий характер його змісту.
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом.
При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затвердила документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати утвержденія.3
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор ЗАТ "Термика"
Особистий підпис А.Г. Цицин
15.09.2004
Допускається в реквізиті "Гриф затвердження документа" центрувати елементи відносно найдовшою строкі.4
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор ЗАТ "Термика"
Особистий підпис А.Г. Цицин
15.09.2004
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номери.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням загальних зборів акціонерів від 10.09.2004 № 561
Слова ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ, ЗАТВЕРДЖЕНО узгоджуються з видом документа, наприклад: інструкція ЗАТВЕРДЖЕНА, положення ЗАТВЕРДЖЕНО.
Перелік документів організації, які підлягають затвердженню, визначається в Табелі уніфікованих форм документів або в Інструкції з діловодства. Підставою для складання переліку є законодавчі та відомчі нормативні акти, що встановлюють обов'язкову процедуру затвердження тих чи інших документів.
Рис. 1. Приклад оформлення реквізиту "Гриф затвердження"
Примірний перелік документів, які підлягають затвердженню, наводиться у додатку 4 Державної системи документаційного забезпечення управління і містить наступні види документів:
- Акти (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств і т.д.);
- Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні і т.д.);
- Інструкції (правила) (посадові; з документаційного забезпечення управління; техніки безпеки; внутрішнього трудового розпорядку тощо);
- Нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників і т.д.);
- Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідних роботах і т.д.);
- Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств, відомств та інших організацій з зазначенням термінів зберігання матеріалів і т.д.);
- Плани (виробничі, будівельно-монтажних, проектно-вишукувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; доходів по житлово-комунальному господарству, по капітальному ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради , вченої ради тощо);
- Положення (про міністерство; структурному підрозділі; преміювання і т.д.);
- Програми (проведення робіт і заходів; відряджень і т.д.);
- Розцінки на виконання робіт;
- Кошториси (витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; використання коштів фонду підприємства; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво і т.д.);
- Стандарти (державні, галузеві, республіканські, технічні умови);
- Структура і штатна чисельність;
- Тарифні ставки;
- Статути державних підприємств (об'єднань), що входять до складу об'єднань і т.д.);
- Форми уніфікованих документів;
- Штатні розписи та зміни до них.
Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому куті документа.
«Відмітка про виконання документа і направлення його до справи».
Реквізит "28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи" - реквізит документа, що містить відомості про характер виконання документа і місце його зберігання в архіві установи.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 28) містить у собі такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи", номер справи, в якому буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Наприклад:
Відправлений факс від 09.09.2004 № 12
У справу № 05-10
Особистий підпис
Дата
Рис. 2. Приклад оформлення реквізиту "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи"
Реквізит "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи" оформляється від поля без абзацного відступу, схема його розташування приведена на малюнку 3.
Рис. 3. Розташування реквізиту "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи"
4. Складіть резюме для вступу на роботу
Марія Іванова
Адреса: м. Комсомольськ-на-Амурі вул., Д.x, кор.х, кв.хх.
Контактний телефон: +7 (xxx) xxx-xxxx
E-mail: ________________
Дата народження: 01.01.1981 (26 років)
Сімейний стан: заміжня
Освіта
2004 - 2006 Московський Інститут Міжнародного Бізнесу при Всеросійській Академії Зовнішньої Торгівлі. Спеціальність: Маркетинг.
2006 Центр комп'ютерного навчання при МГТУ ім. Баумана. Спеціальність: Оператор баз даних MS Access 2003.
2004 Вища Школа Психології при Інституті Психології РАН. Курси підвищення кваліфікації, спеціальність: Менеджер з персоналу.
1999 - 2004 Державний Університет Гуманітарних Наук. Спеціальність: Психологія.
Досвід роботи
2004 - н.в. «Flash Production» (виробництво телевізійної реклами, комп'ютерна графіка). Посада: асистент продюсера. Обов'язки: складання кошторисів, організація процесу зйомок, фотосесій і озвучування рекламних роликів, підготовка договорів з рекламними агентствами та фізичними особами. Прямі продажі послуг студії («холодна» база). Підготовка бухгалтерської документації (рахунків, рахунків-фактур і т. д.), контроль платежів за проектами. Робота з базами даних вітчизняних і зарубіжних режисерів, листування і телефонні переговори з Російськими і зарубіжними режисерами, переговори з рекламними агенціями.
Іноземні мови та володіння комп'ютером
Рівень володіння іноземними мовами:
Розмовна англійська. Вивчала на курсах при МПГУ, в університеті, в даний час вивчаю на курсах.
Володіння комп'ютером, ПЗ:
Персональний комп'ютер (досвідчений користувач). Windows 9.x, XP, MS Office, Photoshop, Adobe Illustrator. Легко освоюю нове програмне забезпечення.
Дополнітельнітельная інформація
Особисті якості:
Працездатність, здібність до навчання, акуратність.
Використані джерела
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 2003-07-01. - М.: Держстандарт Росії: Вид-во стандартів, 2003.
2. ГОСТ Р6.30-97 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
3. ГОСТ Р1.5-92 Державна система стандартизації Російської Федерації. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів.
4. Павлюк Л. В. Кисельова Т. І. Воробйов Н. І. Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері. Санкт Петербург Видавничий торговий дім «Герда», 1998
5. Стенюков М. В. Діловодство на малому підприємстві. Документи по особовому складу. Москва «видавництво Пріор», 1999
6. Чуковенков А. Ю. Янкова В. Ф. Оформлення документів: коментарі до ГОСТ Р 6.30-97. Москва: справа, 1999
План
| 1. Розпорядчі документи, їх склад, призначення | 3 |
| 2. Експертиза цінності документів. Етапи та порядок її проведення. Експертна комісія. | 5 |
| 3. Правила оформлення реквізитів «гриф затвердження», «відмітка про виконання документа і направлення його до справи» | 9 |
| 4. Складіть резюме для вступу на роботу | 13 |
| Використана література | 15 |
1. Розпорядчі документи, їх склад, призначення
Незалежно від організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших чинників керівництво будь-якої організації наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи.
Основне призначення розпорядчих документів - регулювання і координація діяльності, що дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, отримувати максимальний ефект від своєї діяльності. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати роботи організації.
Рішення, що фіксуються в розпорядчих документах, можуть стосуватися вдосконалення організаційної структури установи, визначення або коригування засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.
Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів і працівникам. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.
У юридичному плані розпорядчі документи відносяться до правових актів: у них отримують вираз конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів управління. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що: за допомогою розпорядчих документів вирішуються виникають у сфері управління проблеми і питання; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи або працівники; вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.
З урахуванням сфери своєї дії розпорядчі документи поділяються на: правові акти федерального рівня - акти, які видаються Президентом Російської Федерації, Урядом Російської Федерації, органами федеральної виконавчої влади (міністерствами, комітетами, агентствами, службами тощо); правові акти, що діють на рівні суб'єктів Російської Федерації - республік країв, областей, міст республіканського значення Москви й Санкт-Петербурга, автономних областей і округів, а також їх територіальних утворень, правові акти організацій, установ, підприємств.
Розпорядчі документи, що видаються органами федеральної виконавчої влади, відносяться до категорії відомчих нормативних актів. Їх можна поділити наступним чином: акти, що зачіпають права, свободи, законні інтереси громадян Російської Федерації; акти міжвідомчого характеру; акти, що регулюють відносини органів федеральної виконавчої влади з підвідомчими установами, організаціями та підприємствами.
Підготовка нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади здійснюється відповідно до Правил підготовки нормативних правових актів та їх державної реєстрації, затвердженими постановою Уряду Російської Федерації від 13 серпня 1997р, № 1009.
Підставою для видання розпорядчого документа може бути: необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищестоящих органів і раніше прийнятих рішень даної організації; необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями організації.
Розпорядчі документи можуть видаватися спільно кількома органами управління.
З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи: документи, які видаються в умовах колегіальності; документи, які видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.
У першому випадку розпорядчі документи видаються на основі рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами, радою, правлінням тощо). Колегіальність дозволяє найбільш правильно і ефективно вирішувати найбільш важливі питання діяльності організації. На основі колегіальності; діють федеральний уряд, представницькі органи уряду суб'єктів федерації і органів місцевого caмоуправленія, Комітети і комісії, колегії міністерств.
У системі колегіальних органів особливе місце займають дорадчі за своїм статусом органи, наприклад колегії міністерств дирекції при керівниках та ін Рішення дорадчих органів носять не обов'язковий, а рекомендаційний характер. Це означає, що керівник організації має право прийняти власне рішення, всупереч рішенню дорадчого органу.
В умовах одноосібного прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівнику. Одноосібне прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівників за прийняті рішення. На основі одноосібного прийняття рішень діють федеральні міністерства, адміністрації суб'єктів Російської Федерації і муніципальних утворень, керівники організацій, установ, підприємств, фірм (генеральний директор, директор, виконавчий директор, голова правління).
Керівники органів управління, що діють на основі колегіальності, наділяються правом приймати одноосібні рішення з певного кола питань, як правило, що стосується внутрішньої діяльності організації - її кадрового складу, матеріального та іншого забезпечення і деяких інших.
В умовах колегіального прийняття рішень видаються постанови і рішення.
В умовах одноосібного прийняття рішень видаються накази, розпорядження, вказівки
2. Експертиза цінності документів. Етапи та порядок її проведення. Експертна комісія.
Експертиза цінності документа - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.
Експертиза цінності документів в організації проводиться:
- У діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;
- В архіві - у процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання. 2
Експертиза цінності документів проводиться на основі:
- Чинного законодавства і правових актів Російської Федерації з архівної справи і документаційного забезпечення управління;
- Типових та відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ;
- Нормативно-методичних документів Федеральної архівного агентства (Росархіву) та органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи.
Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) спільно з Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертною комісією (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву організації.
При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється:
- Відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації;
- Відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах;
- Виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. При цьому не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.
Справи з позначкою "ЕПК" піддаються поаркушно перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
- Перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;
- Запис електронних документів на машинні носії;
- Перевірка якості запису;
- Опис електронних документів;
- Проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;
- Підготовка комплекту супровідної документації.
Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відображається така інформація:
- Назва документа,
- Дата його створення,
- Характеристика змісту (анотація),
- Електронний формат,
- Фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів і т.п.),
- Обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).
За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (форми даних видів документів наводяться у додатках 1, 2, 3 і 4 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого
Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно. Схвалені центральної експертною комісією (експертною комісією) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією архівної установи описів справ постійного зберігання. Після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.
В організаціях для проведення експертизи документів, створених і отриманих ззовні, а також для розгляду нормативно-методичних документів по роботі служб документаційного забезпечення управління (ДОП), посадових інструкцій у частині роботи з інформацією, табелів форм документів та інших питань, створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
У міністерствах і відомствах, інших організаціях, що мають підвідомчу мережу, створюються центральні експертні комісії (ЦЕК).
Центральна експертна комісія (експертна комісія) створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу експертної комісії організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву організації або особа, відповідальна за архів організації. До складу центральної експертної комісії доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.
Головою центральної експертної комісії (експертної комісії) призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву організації.
До основних завдань центральної експертної комісії (експертної комісії) можна віднести наступні:
- Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і в процесі формування справ;
- Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;
- Організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання до державного або муніципальний архів.
Основними функціями центральної експертної комісії (експертної комісії) є:
- Організація щорічного відбору справ для зберігання та знищення;
- Розгляд та винесення на затвердження, і погодження з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівної установи проектів номенклатур справ організації, описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню;
- Підготовка та винесення на розгляд експертно-перевірної комісії архівної установи пропозицій про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених переліками, та про визначення строків зберігання документів, не передбачених переліками;
- Участь у підготовці та розгляді проектів нормативних та методичних документів з питань роботи з документами в організації.
Центральна експертна комісія (експертна комісія) проводить засідання відповідно до плану роботи та в міру необхідності. Засідання центральної експертної комісії (експертної комісії) протоколюються. Протоколи підписуються головою і секретарем комісії. Рішення центральної експертної комісії (експертної комісії) вступають в силу після затвердження керівником організації. Протоколи центральної експертної комісії (експертної комісії), містять рішення про схвалення проектів типових і примірних номенклатур справ, про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими і відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також типовими і зразковими номенклатурами справ, затверджуються керівником організації тільки після їх розгляду ЕПК відповідної архівної установи.
3. Правила оформлення реквізитів «гриф затвердження», «відмітка про виконання документа і направлення його до справи»
«Гриф затвердження» - Реквізит офіційного документа, що надає нормативний або правовий характер його змісту.
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом.
При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затвердила документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати утвержденія.3
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор ЗАТ "Термика"
Особистий підпис А.Г. Цицин
15.09.2004
Допускається в реквізиті "Гриф затвердження документа" центрувати елементи відносно найдовшою строкі.4
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор ЗАТ "Термика"
Особистий підпис А.Г. Цицин
15.09.2004
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номери.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням загальних зборів акціонерів від 10.09.2004 № 561
Слова ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ, ЗАТВЕРДЖЕНО узгоджуються з видом документа, наприклад: інструкція ЗАТВЕРДЖЕНА, положення ЗАТВЕРДЖЕНО.
Перелік документів організації, які підлягають затвердженню, визначається в Табелі уніфікованих форм документів або в Інструкції з діловодства. Підставою для складання переліку є законодавчі та відомчі нормативні акти, що встановлюють обов'язкову процедуру затвердження тих чи інших документів.
Рис. 1. Приклад оформлення реквізиту "Гриф затвердження"
Примірний перелік документів, які підлягають затвердженню, наводиться у додатку 4 Державної системи документаційного забезпечення управління і містить наступні види документів:
- Акти (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств і т.д.);
- Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні і т.д.);
- Інструкції (правила) (посадові; з документаційного забезпечення управління; техніки безпеки; внутрішнього трудового розпорядку тощо);
- Нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників і т.д.);
- Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідних роботах і т.д.);
- Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств, відомств та інших організацій з зазначенням термінів зберігання матеріалів і т.д.);
- Плани (виробничі, будівельно-монтажних, проектно-вишукувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; доходів по житлово-комунальному господарству, по капітальному ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради , вченої ради тощо);
- Положення (про міністерство; структурному підрозділі; преміювання і т.д.);
- Програми (проведення робіт і заходів; відряджень і т.д.);
- Розцінки на виконання робіт;
- Кошториси (витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; використання коштів фонду підприємства; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво і т.д.);
- Стандарти (державні, галузеві, республіканські, технічні умови);
- Структура і штатна чисельність;
- Тарифні ставки;
- Статути державних підприємств (об'єднань), що входять до складу об'єднань і т.д.);
- Форми уніфікованих документів;
- Штатні розписи та зміни до них.
Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому куті документа.
«Відмітка про виконання документа і направлення його до справи».
Реквізит "28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи" - реквізит документа, що містить відомості про характер виконання документа і місце його зберігання в архіві установи.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 28) містить у собі такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи", номер справи, в якому буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Наприклад:
Відправлений факс від 09.09.2004 № 12
У справу № 05-10
Особистий підпис
Дата
Рис. 2. Приклад оформлення реквізиту "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи"
Реквізит "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи" оформляється від поля без абзацного відступу, схема його розташування приведена на малюнку 3.
Рис. 3. Розташування реквізиту "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи"
4. Складіть резюме для вступу на роботу
Марія Іванова
Адреса: м. Комсомольськ-на-Амурі вул., Д.x, кор.х, кв.хх.
Контактний телефон: +7 (xxx) xxx-xxxx
E-mail: ________________
Дата народження: 01.01.1981 (26 років)
Сімейний стан: заміжня
Освіта
2004 - 2006 Московський Інститут Міжнародного Бізнесу при Всеросійській Академії Зовнішньої Торгівлі. Спеціальність: Маркетинг.
2006 Центр комп'ютерного навчання при МГТУ ім. Баумана. Спеціальність: Оператор баз даних MS Access 2003.
2004 Вища Школа Психології при Інституті Психології РАН. Курси підвищення кваліфікації, спеціальність: Менеджер з персоналу.
1999 - 2004 Державний Університет Гуманітарних Наук. Спеціальність: Психологія.
Досвід роботи
2004 - н.в. «Flash Production» (виробництво телевізійної реклами, комп'ютерна графіка). Посада: асистент продюсера. Обов'язки: складання кошторисів, організація процесу зйомок, фотосесій і озвучування рекламних роликів, підготовка договорів з рекламними агентствами та фізичними особами. Прямі продажі послуг студії («холодна» база). Підготовка бухгалтерської документації (рахунків, рахунків-фактур і т. д.), контроль платежів за проектами. Робота з базами даних вітчизняних і зарубіжних режисерів, листування і телефонні переговори з Російськими і зарубіжними режисерами, переговори з рекламними агенціями.
Іноземні мови та володіння комп'ютером
Рівень володіння іноземними мовами:
Розмовна англійська. Вивчала на курсах при МПГУ, в університеті, в даний час вивчаю на курсах.
Володіння комп'ютером, ПЗ:
Персональний комп'ютер (досвідчений користувач). Windows 9.x, XP, MS Office, Photoshop, Adobe Illustrator. Легко освоюю нове програмне забезпечення.
Дополнітельнітельная інформація
Особисті якості:
Працездатність, здібність до навчання, акуратність.
Використані джерела
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 2003-07-01. - М.: Держстандарт Росії: Вид-во стандартів, 2003.
2. ГОСТ Р6.30-97 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
3. ГОСТ Р1.5-92 Державна система стандартизації Російської Федерації. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів.
4. Павлюк Л. В. Кисельова Т. І. Воробйов Н. І. Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері. Санкт Петербург Видавничий торговий дім «Герда», 1998
5. Стенюков М. В. Діловодство на малому підприємстві. Документи по особовому складу. Москва «видавництво Пріор», 1999
6. Чуковенков А. Ю. Янкова В. Ф. Оформлення документів: коментарі до ГОСТ Р 6.30-97. Москва: справа, 1999