Реєстрація та регламентація службових документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

МІНІСТЕРСТВО СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА РФ
ДЕРЖАВНА Освітні заклади ВИЩОЇ ОСВІТИ
Алтайського державного АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра: Землевпорядкування, земельного та міського кадастру
Контрольна робота
Реєстрація та регламентація службових документів
Барнаул 2010

Зміст
1. Нормативно-правова база діловодства
2. Нормативна регламентація роботи діловодної служби
3. Правила оформлення реквізитів, їх склад
4. Вимоги до оформлення реквізитів на службовому полі документів
5. Вхідні документи, етапи їх обробки
6. Форми реєстрації, їх характеристика
7. Типова номенклатура справ
8. Оформлення справ
9. Доповідна записка та її оформлення
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Нормативно-правова база діловодства
На основі та на виконання федеральних законів, указів і розпоряджень Президента Російської Федерації, постанов і розпоряджень Уряду РФ федеральними органами виконавчої влади видаються нормативні правові акти. До нормативних правових актів постановою Уряду РФ віднесені постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення. Нормативно-правові акти видаються також з ініціативи федеральних органів виконавчої влади в межах їх компетенції. Постановою Уряду РФ затверджено Правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, де визначено процес підготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, підписання, затвердження, оформлення, строки підготовки і встановлений порядок його державної реєстрації (внесення до Державного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йому реєстраційного номера) у Мін'юсті Росії. При порушенні вимог, викладених у правилах, документ не набирає чинності. Загальне методичне керівництво постановкою діловодства в Росії здійснюють архівні органи, які несуть відповідальність за комплектування державного архівного фонду і здійснюють його зберігання. Документ за період свого "життя" проходить різні стадії, на державне зберігання відбираються тільки найбільш цінні документи через тривалий термін після використання їх в оперативній роботі. Зберігання документа починається в діловодстві, яке взаємопов'язане з архівом і повинно бути організовано за єдиними правилами. У Положенні "Про Федеральної архівної служби Росії", затвердженому постановою Уряду РФ від 28.12.1998 № 1562 ', в числі головних завдань Державної архівної служби Росії (Росархіву) названо "розвиток і вдосконалення спільно з федеральними органами державної влади та органами державної влади суб'єктів Російської Федерації архівної справи і діловодства, у тому числі державної системи діловодства та уніфікованих систем документації ". Росархів відповідно до покладених на нього завдань "здійснює міжгалузеве організаційно-методичне керівництво і контроль за ... організацією документів у діловодстві федеральних органів державної влади". Росархів "перевіряє виконання установами, організаціями і підприємствами незалежно від їх відомчої підпорядкованості вимог законодавства в галузі організації документів у діловодстві". Росархиву надано право погоджувати галузеві стандарти, інструкції з питань організації документів у діловодстві, розробляти і затверджувати обов'язкові для виконання нормативно-методичні документи. Серед розробок органів керівництва архівною справою найбільш значущою є створення державної системи діловодства. Вона являє собою систему норм і правил роботи з документами, що є основою для розробки локальних (внутріучрежденческіх) документів, безпосередньо закріплюють систему діловодства конкретної організації (установи та ін.) До основних загальнодержавним нормативно-методичних документів з організації діловодства відноситься Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) '. Основні положення ГСДОУ розроблені більш десяти років тому і в силу цього ряд норм застарів. Перш за все, змінилася правова база, переглянуті багато стандартів на документи, крім того, кардинальні зміни відбулися в області технічного оснащення організацій. Засоби обробки документів, а також сучасні засоби зв'язку одержали повсюдне поширення і вплинули на оформлення документів і на діловодство в цілому. У 1990-і рр.. двічі видавався нормативний документ локальної дії 2 - типова інструкція з діловодства для міністерств і відомств.
В даний час діє інструкція, розроблена в 2001 р. Вона включає як загальний порядок підготовки та оформлення документів, так і особливості підготовки окремих видів документів: наказу, вказівки, інструкції, протоколу та ін В інструкції викладені вимоги до процедури реєстрації документів, побудови інформаційно -пошукових систем у документах, організація і технологія контролю за термінами виконання документів, вимоги до організації оперативного зберігання справ, порядок складання та роботи з номенклатурою справ, правила формування справ, порядок проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів та передача їх на архівне зберігання. У додатку дані форми номенклатури справ, акта про виділення документів до знищення, описів та ін Як видно з короткого перерахування змісту інструкції, її слід розглядати як комплексний документ, вона відображає практично всі технологічні операції діловодства. Крім того, інструкція регламентує порядок обробки документів, що надійшли по каналах електронної пошти та факсимільного зв'язку, встановлює розміри шрифтів і інтервалів, використовуваних при друці документів, інші вимоги до розміщення реквізитів документів, що раніше не були включені ні в один діючий нормативний документ. Слід зазначити, що інструкція затверджена наказом Федеральної архівної служби Росії та зареєстрована Мін'юстом Росії 26.12.2000 № 2508, що, безсумнівно, підвищує її статус як нормативного документа.
Типова інструкція призначена для федеральних органів виконавчої влади, проте служби діловодства організацій будь-яких форм власності і напрямів діяльності можуть використовувати її як нормативну основу при створенні системи діловодства конкретної організації. Методика і технологія зберігання документів у діловодстві в архіві розроблена також архівними органами. У загальних рисах вона склалася в середині 1960-х рр.. З 1987 р. багато років діяли Основні правила роботи відомчих архівів, які представляли собою базовий нормативно-методичний документ, що визначав правила зберігання документів в діловодстві (оперативне зберігання) і у відомчому архіві. У 2002 р. Федеральна архівна служба Росії підготувала новий нормативний документ, який встановлює норми і технологію роботи архіву організації. Цей норматив не змінює кардинальним чином ситуацію, і діючу багато років технологію зберігання документів, тобто певна спадкоємність в порівнянні з Правилами 1987 зберігається. Проте перегляд основних правил був необхідний у зв'язку із змінами, по-перше, правових основ архівної справи в РФ, по-друге, практично повсюдним впровадженням у діловодство інформаційних технологій, а також з урахуванням того, що виникла маса організацій різних організаційно-правових форм. Основні правила роботи архівів організацій містять цілий ряд розділів, спрямованих на регламентацію зберігання документів у діловодстві організацій. Серед них:
-Вимоги до номенклатурами справ, їх види, порядок складання, узгодження, затвердження, заповнення, ведення і зберігання;
-Правила формування справ у діловодстві;
-Організація і порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;
-Підготовка справ до передачі в архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, оформлення обкладинки і т. д.), складання та оформлення описів, передача справ в архів;
-Порядок виділення документів до знищення;
-Оформлення знищення документів з простроченим терміном зберігання;
-Порядок передачі справ з діловодства в архів. Дуже істотні зміни в Основних правилах (у порівнянні з редакцією 1987 р.) пов'язані з експертизою цінності документів. Крім управлінської документації (в основному на паперових носіях) до Правил включені нормативно-методичні основи експертизи цінності електронних документів. До складу Основних правил включені уніфіковані форми документів (номенклатура справ, опис, обкладинка справи, лист-засвідчувач і тощо), якими оформляється зберігання документів у діловодстві організації та здійснюється їх облік та передача в архів. Вони містять порядок оформлення, затвердження, погодження і є обов'язковими при створенні конкретної системи діловодства. Також правила містять методику роботи з документами в архіві організації.
2. Нормативна регламентація роботи діловодної служби
Одночасно з розвитком робіт з уніфікації та стандартизації почалися роботи щодо класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації, створена в даний час система класифікаторів є мовою формалізованого опису даних, які використовуються у процесах управління. Для діловодних служб особливе значення має Загальноросійський класифікатор управлінської документації 1 (ОКУД), який представляє собою номенклатуру уніфікованих систем документації і уніфікованих форм документів. Класифікатор містить найменування видів документів і їх коди, які є ідентифікаторами форм документів і обов'язково проставляються в бланках. До складу уніфікованих управлінських документів входять такі системи документації.
Уніфікована система банківської документації:
-Платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки;
-Документація за кредитними операціями банків;
-Документація з контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових ресурсів;
-Документація за операціями банків, пов'язана з міжнародними розрахунками;
-Вихідна документація банків;
-Документація за безготівковими розрахунками через банки - внутрішньобанківські форми документів;
-Документація по емісійно-касових і бюджетним операціями банків - внутрішньобанківські форми документів;
-Документація з контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових пільг (на споживання) - внутрішньобанківські форми документів;
-Вихідна документація банків - внутрішньобанківські форми документів;
-Документація по грошовому обігу - внутрішньобанківські форми документів;
-Бухгалтерська документація - внутрішньобанківські форми документів.
Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій:
-Фінансова документація;
-Звітна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій;
-Облікова бухгалтерська документація. Уніфікована система звітно-статистичної документації:
-Документація зі статистики національних рахунків та економічних балансів;
-Документація зі статистики науково-технічного потенціалу та інноваційного поступу;
-Документація зі статистики праці;
-Документація зі статистики матеріальних ресурсів;
-Документація зі статистики фінансів;
-Документація з соціальної статистики;
-Документація зі статистики промисловості;
-Документація зі статистики сільського господарства і заготівель сільськогосподарської продукції;
-Документація зі статистики капітального будівництва;
-Документація зі статистики зовнішньоекономічних зв'язків;
-Документація зі статистики споживчого ринку та його інфраструктури;
-Документація зі статистики транспорту та зв'язку;
-Документація зі статистики спостереження та реєстрації зміни цін і тарифів.
Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств:
-Звітна бухгалтерська документація;
-Регістри бухгалтерського обліку;
-Первинна облікова документація. Уніфікована система документації з праці:
-Документація щодо стану ринку праці;
-Документація з трудових відносин;
-Документація щодо підвищення кваліфікації працівників органів по праці;
-Документація з охорони праці;
-Документація за мінімальними споживчими бюджетам;
-Документація за зверненнями до органів з праці.
Уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації:
-Документація з обліку та розподілу коштів;
-Документація з контрольно-перевірочної діяльності.
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації:
-Оперативно-комерційна документація;
-Товаросупровідна документація;
-Документація, що оформляється при ввезенні (вивезенні) товару;
-Транспортна зовнішньоторговельна документація;
-Експедиторська зовнішньоторговельна документація. Особливе значення для діловодної служби має уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), з більшістю документів якої працюють практично всі діловодні; служби незалежно від напрямку діяльності організації та її організаційно-правової форми. Відповідно до Загальноросійським класифікатором управлінської документації по класу 020000 до складу УСОРД входить:
-Документація по створенню організації, підприємства;
-Документація по реорганізації організації, підприємства;
-Документація з ліквідації організації, підприємства;
-Документація з приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;
-Документація по розпорядчої діяльності організації, підприємства;
-Документація з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;
-Документація по оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства. УСОРД включає державний стандарт, альбом уніфікованих форм документів та інструкції щодо їх заповнення і застосування.
Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію мав кілька редакцій, перша з яких введена в дію в 1972 р.
Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65 затверджено ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", який введено в дію з 1 липня 2003 р. У цьому стандарті встановлені основні правила оформлення документів, вимоги до змісту інформації бланка, порядок адресації, узгодження, підписання, затвердження документів. Вперше стандарт носить рекомендаційний характер, що зумовлено сучасним законодавством.
3. Правила оформлення реквізитів, їх склад
Вимога ідентифікації автора документа досягається за рахунок оформлення на документі таких реквізитів, як:
-Державний герб Російської Федерації;
-Герб суб'єкта Російської Федерації;
-Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
-Код організації;
-Код форми документа;
-Найменування організації.
Ці реквізити, як зазначено в розділі 3.5, обов'язково зазначаються на бланку документа. Якщо документ створюється не на бланку, але його дія передбачається за межами організації, ці реквізити (крім графічних символів) відтворюються в обов'язковому порядку. Для документів, які не виходять за межі організації (внутрішні документи), також обов'язкове зазначення автора, тобто найменування організації, її структурного підрозділу.
Для надання документу юридичної сили істотне значення мають разом з реквізитами, що ідентифікують автора документа, і інші реквізити.
Найменування виду документа (реквізит 10)
Найменування виду документа повинно відображати зміст документованої дії і компетенцію його автора. Цей реквізит є обов'язковим при оформленні всіх документів, крім листа. Додатково до нього може бути вказаний код документа відповідно до Загальноросійським класифікатором управлінських документів (ОКУД).
Дата документа (реквізит 11)
Датою документа є дата його підписання; для документів, прийнятих колегіальним органом - дата його прийняття; для затверджуваних документів (штатний розклад, положення та ін) - дата затвердження, для актів і протоколів - дата події, засідання. Дата проставляється посадовою особою, підписує (затверджує) документ, або діловодної службою при реєстрації документа. Вона вноситься в готовий документ від руки. Якщо автором документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання. Діловодна служба зобов'язана стежити за правильним оформленням цього реквізиту, тому що створення документа "заднім числом", так само як і видання документа з "випередженням", наприклад наступним днем, приводить, по-перше, до спотворення даних реєстрації (т. к. не у всіх застосовуваних формах реєстрації це можливо). Во-вторых, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений, например в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.
Регистрационный номер документа (реквизиты 12, 13)
Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации — авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится, так же как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден). Делопроизводственная служба, проводя регистрацию, одновременно проводит контроль исходящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.
Гриф утверждения документа (реквизит 16)
Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.
Подпись (реквизит 22)
Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным нормативно-правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).
В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации. Делопроизводственная служба обязана знать состав должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов, и их личные подписи. Контроль правильности подписания документов — одна из ее обязанностей.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
Гриф согласования документа (реквизит 23)
Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Согласование может быть оформлено протоколом согласования или справкой, но более распространенным способом внешнего согласования является проставление на документе грифа согласования. Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово "СОГЛАСОВАНО", должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.
Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов
Согласно терминологическому стандарту бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации. Для изготовления бланков используют в основной форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм} меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей. При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 ГОСТ 3489.33. Реквизит "наименование организации' 1 допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от “длины" (т. е. от количества знаков в наименование организации-автора). Наиболее распространенным способом изготовление бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов. В числе первых реквизитов на бланке могут быть использованы Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема.
Згідно зі ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб, его описание и порядок официального использования устанавливаются федеральным конституционным законом. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Государственный герб Российской Федерации размещается на бланках в многоцветном варианте следующих документов:
—федеральных конституционных законов и федеральных законов;
—указов и распоряжений Президента РФ;
—постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
—постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
—постановлений и распоряжений Правительства РФ;
—решений Конституционного Суда РФ;
—решений Верховного Суда РФ;
—решений Высшего Арбитражного Суда РФ;
—Президента РФ;
—Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
—Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
—Правительства РФ;
—Конституционного Суда РФ;
—Верховного Суда РФ;
—Высшего Арбитражного Суда РФ.
Изображение Государственного герба РФ в одноцветном варианте помещается на бланках следующих учреждений:
—Администрации Президента РФ;
—полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;
—федеральных органов исполнительной власти;
—Генеральной прокуратуры РФ;
—Уполномоченного по правам человека в РФ;
—Счетной палаты РФ;
—Центральной избирательной комиссии РФ;
—Центрального банка РФ.
Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:
—Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
—органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;
—органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;
—федеральных судов;
—органов прокуратуры РФ;
—дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.
Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ. Использование герба субъектов РФ на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов РФ (конституциями, законами, уставами и др.). Герб города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.) городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официально восстановлен исторический герб города, принят Закон г. Москвы от 01.02.1995 № 4-12 "О гербе и флаге Москвы". Запрещается использование изображения Государственного герба РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными и иными правовыми актами.
Емблема організації (символічне графічне зображення) поміщається на бланку відповідно до установчих документів організації. Найчастіше в якості емблеми використовується товарний знак або знак обслуговування. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.1992 №3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения то варов" 1 , который предусматривает их обязательную регистрацию. Товарний знак може бути зареєстрований на ім'я юридичної особи, а також фізичної особи, яка здійснює підприємницьку діяльність. Помещение на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, не допускается и замена наименования организации — автора документа ее эмблемой.
Розміщується емблема на верхньому або лівому полях бланка.
4. Входящие документы, этапы их обработки
Обработка документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов до передачи их на исполнение. Количество инстанций определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства. В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой сроки прохождения документов от получения до исполнителя будут значительно увеличены.
Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, хорошее знание распределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к ним руководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкие представления о положении дел в организации, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников. Предварительное рассмотрение подразумевает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это — распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т. д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя направляются исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или в копиях.
После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различными. Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т.д.). На поступившем документе исполнителем делается отметка о произведенных действиях.
Наприклад:
"Проведены переговоры. 15.07.2003". Должность Подпись Инициалы, фамилия
Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Секретариат или канцелярия проводит ознакомление необходимого круга сотрудников с документом, на котором делается отметка.
Наприклад:
"Принято к сведению" или
"Принято к руководству".
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа
Технологічна операція
Получение документа от курьеров и почтовых работников, предварительное рассмотрение Создание РКК на документ (регистрация и передача документа на рассмотрение) Рассмотрение документа
Занесение в РКК резолюции и при необходимости постановка на контроль
Передача документа в структурное подразделение
Передача документа для доклада руководителю структурного подразделения Рассмотрение документа
Занесение в РКК резолюции руководителя структурного подразделения Передача документа исполнителю
Исполнение документа
Внесение в РКК сведений об исполнении документа по данным, полученным от исполнителя Снятие документа с контроля
Подшивка документа в дело
5. Формы регистрации, их характеристика
Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720). Карточная форма регистрации документов получает распространение в развитых странах с начала 1920-х гг. В России ее начинают применять практически в 1970-х гг. после выхода в свет ЕГСД. В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах. Правила заполнения реквизитов регистрационных форм в приложении 17.
Сведения о входящих документах включают:
—автора (корреспондента);
—название документа;
—дату документа, проставленную организацией-авто ром;
—индекс документа, присвоенный организацией автором;
—дату поступления;
—индекс поступившего документа (входящий индекс);
—заголовок документа или его краткое содержание;
—резолюцию;
—срок исполнения;
—исполнителя (кому направляется документ на исполнение);
—отметку об исполнении;
—номер дела по номенклатуре, в которое документ помещается после исполнения.
Сведения об исходящих документах содержат:
—исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);
—дату документа;
—регистрационный индекс;
—корреспондента (кому адресован документ);
—заголовок документа или его краткое содержание;
-Кількість аркушів;
—номер дела по номенклатуре, куда копия документа помещается после отправки.
Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. Состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т. д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т. п.
На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:
—количество входящих, исходящих и внутренних документов;
—наличие документов, требующих строгого учета;
—принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);
—возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.
При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах. В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо и т. п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая охрана сведений о документах. В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:
1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т. е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.
2. Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т. к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.
3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т. к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.
4. Значительно затрудняется ведение срокового контроля за исполнением документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.
Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.
6. Типовая номенклатура дел
Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Відповідно до Основних правил роботи архівів організацій розрізняють три види номенклатур справ: типову, зразкову і індивідуальну. Типова номенклатура справ є нормативним документом. Вона складається для однотипних організацій і встановлює для них типовий склад справ, уніфіковані заголовки справ, їх єдину індексацію. Приблизна номенклатура справ має рекомендаційний характер. Вона встановлює зразковий склад справ для організацій, на які поширюється. Типова і приблизна номенклатури справ використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ, яку повинна мати кожна організація. Індивідуальна номенклатура - це систематизований перелік конкретних заголовків справ, намічених до закладу в діловодстві однієї організації або її структурного підрозділу в певному календарному році. При наявності типової номенклатури заголовки справ з неї повністю переносяться в індивідуальну. Заголовки можна конкретизуватися з урахуванням специфіки діяльності організації. З примірної номенклатури справ вибираються назви тих справ, які утворюються в конкретній організації. При цьому деякі справи, передбачені в примірної номенклатури, можуть об'єднуватися чи роз'єднуватися в залежності від обсягу документації або специфіки роботи даної організації. Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою, переноситься в індивідуальну номенклатуру справ без змін. Таким чином, наявність типової або примірної номенклатури значно полегшує роботу по створенню номенклатури справ конкретної організації. У невеликих організаціях, не мають чіткої структури, складається одна номенклатура справ. У великих установах і організаціях номенклатура справ складається для кожного структурного підрозділу, потім на підставі номенклатур підрозділів складається зведена номенклатура справ.
7. Основні вимоги до складання номенклатури справ
Складання та оформлення номенклатури справ - це одна з функцій служби документаційного забезпечення управління організації чи підприємства. При складанні номенклатури справ повинні враховуватися вимоги, закріплені в цілому ряді нормативних та нормативно-методичних документів. Основним документом, що містить методику розробки номенклатури справ організації, є Основні правила роботи архівів організацій ". Основні правила встановлюють порядок підготовки номенклатури, закріплюють її форму, правила заповнення граф, складання і систематизації заголовків справ і т. д. Крім того, у розділі містяться вимоги до оформлення номенклатури справ. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання є основним нормативним посібником при визначенні термінів зберігання документів, включених до номенклатури справ. Крім того, архівними установами розроблені та методичні посібники по складанню номенклатури справ.
При складанні номенклатури справ організації слід керуватися не тільки перерахованими документами. Необхідно вивчення складу та змісту документів, що утворюються в процесі реалізації установою або організацією своїх завдань. Вивчаються статут і положення про установу та його структурних підрозділах, штатний розклад, класифікатори, довідкові картотеки, номенклатури справ за минулі роки, опису справ постійного і довготривалого зберігання, реєстраційно-облікові форми (журнали, картотеки). Але головним джерелом є самі документи організації. При розробці номенклатури важливо визначити завдання, які будуть вирішуватися підрозділами протягом року, а також склад документів, що утворюються в діяльності організації. Тому до процедури складання номенклатури справ залучаються керівники та провідні фахівці, які можуть надати допомогу у вирішенні цих питань. Методичну допомогу організаціям можуть надати архівні установи. Номенклатура справ на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Номенклатура справ щорічно переглядається, уточнюється і затверджується керівником організації. Організації, які здають документи в державні архіви на постійне зберігання, зобов'язані не рідше одного разу на п'ять років погоджувати її з архівною установою. У разі докорінної зміни функцій і структури організації повинна бути розроблена нова номенклатура справ. Основні вимоги, яким повинна відповідати номенклатура справ організації, такі:
-Номенклатура повинна охоплювати всі документи, які організація отримує або створює в процесі своєї діяльності протягом року;
-Формулювання заголовків справ повинна бути конкретною і чіткою, щоб, по-перше, повністю відобразити склад і зміст документів у них і, по-друге, виключити можливість розміщення у справи документів, що не відповідають їх змісту та терміну зберігання;
-Справи всередині розділів номенклатури систематизуються відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.
У номенклатурі повинні бути враховані всі документи, які організація отримує або створює в процесі своєї діяльності протягом року. Повинна враховуватися і документація, створювана в самій-організації, і документи, отримані від інших організацій та осіб. У номенклатуру включаються реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки, включаючи довідкові. У номенклатуру повинні бути внесені документи тимчасово діючих органів. Вони служать правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності (наприклад, документи ліквідаційної комісії включаються до номенклатури справ ліквідованої організації). Крім того, номенклатура справ може доповнюватися справами, які не були в неї включені при складанні. Такі справи можуть формуватися після початку року внаслідок появи в діяльності організації нових питань або напрямів. Для таких випадків в кінці розділів номенклатури передбачаються резервні номери. Не включають до номенклатури друковані видання (довідники, збірники і т. д.). Номенклатури справ організації (зведена) та структурного підрозділу складаються за уніфікованими формами, які розроблені архівними органами. Вони закріплені в Основних правилах роботи архівів організацій. У першій графі проставляють індекс справи, включеного до номенклатури. У кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових непередбачених заздалегідь справ у разі їх появи. У графу другу включаються заголовки справ (томів, частин). Кожна справа може становити один або декілька томів. У третій графі вказується кількість одиниць зберігання, тобто томів чи частин кожної справи. У графі "Термін зберігання і № статті за переліком" вказують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на перелік (типовий або відомчий). У графі "Примітка" протягом усього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т. п. Розділами зведеної номенклатури справ можуть бути назви структурних підрозділів. У цьому випадку основою для визначення структури номенклатури справ є затверджена структура (штатний розклад) організації. Перший розділ номенклатури - це завжди назву служби діловодства (управління справами, канцелярія і т.д.). Останніми розділами є найменування громадських організацій або органів, які діють на громадських засадах. У невеликих організаціях, які не мають стабільної структури, розділами номенклатури є управлінські функції чи напрями діяльності, наприклад керівництво, кадри, рекламна діяльність, документаційне забезпечення і т. п. У кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатуру справ.
8. Оформление дел
После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т. е. в дела.
Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При оформлении дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общиелзебования) сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций:
—в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
—документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
—в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
—приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;
—в дело группируются документы одного календарного года. Виняток становлять:
- переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
—личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);
—дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
—дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
—дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон) и др.;
—в дела должны помещаться только исполненные до кументы, неисполненные подшивать запрещается;
С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный — группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию. По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т. д. Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т. д. Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков. Различные группы документов имеют свою специфику систематизации. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела. Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), рекомендуется группировать в отдельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т. д. в зависимости от специфики деятельности организации. При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:
—название организации полное и (или) сокращенное, если оно официально признано, т. е. зарегистрировано государственными органами. Например: Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова— МГУ;
—название структурного подразделения: Канцелярия, Бухгалтерия, Планово-экономический отдел;
—индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: Дело № 03-07, где 03— это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 — порядковый номер дела в номенклатуре;
—заголовок дела, т. е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, также переносится на обложку из номенклатуры без изменений.
—срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др. (в соответствии с номенклатурой дел).
Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.
9. Докладная записка и ее оформление
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяют я на инициативные, информационные и отчетные. 11 инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п. (формление докладной записки зависит от ее адресата). Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, то — внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать: Наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.
Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указание должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Текст инициативной докладной записки состоит и вводной и заключительной части. В первой излагаю факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять. Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста. Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Разновидностью докладной записки являются и служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка — документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Список використаної літератури
1. Т.В. Кузнєцова «Діловодство» Москва МЦФЕР 2004
2. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфіковані форми, інструкції та методичні матеріали щодо їх застосування. М., 1982. 150 с.
3. Класифікація управлінської документації ОК 011-93. М.: Держстандарт України, 1994.
4. Діловодство. Підручник для вузів. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 з.
5. Діловодство в системі державної служби. М.: РАГС, 2000. 477 с.
6. Організації роботи з документами: Підручник. М.: Инфра-М, 2002. 575 з.
7. Закон РФ від 23.09.1992 № 3520-1 «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменування має походження товарів» (в ред. Від 11.12.2002) / / Відомості Верховної. 1992. № 42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. № 50. Ст. 4927.
8. Гражданский кодекс РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
108.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Оформлення службових документів
Уніфікація службових мови документів
Затвердження та узгодження службових документів
Особливості мови і стилю службових документів
Основні вимоги до підготовки службових документів і ведення ділового листування в діяльності
Реєстрація документів
Реєстрація та індексація документів
Оформлення та реєстрація нотаріальних документів
Реєстрація та контроль виконання документів
© Усі права захищені
написати до нас