Завдання ревізії касових операцій, джерела інформації, процедури ревізії
Організації мають у своєму розпорядженні грошовими коштами, необхідними для їх фінансово-господарської діяльності. Грошові кошти в основному повинні зберігатися в установах банку і незначні суми - у касі організації.
Порядок зберігання, витрачання та обліку грошових коштів в касі встановлений рішенням Ради директорів Центрального банку Російської Федерації від 22 вересня 1993 р. № 40, інструкція «Про порядок ведення касових операцій в Російській Федерації» приведена в листі Банку Росії від 4 жовтня 1993 р. № 18.
Ведення операцій з готівковими коштами покладається на касира, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих цінностей. У касі можна зберігати готівку в межах ліміту, узгодженого з обслуговуючої банківською організацією. Перевищення його допускається лише протягом трьох робочих днів в період виплати заробітної плати. Межі розрахунків готівкою з юридичними особами в один день за одним договором не повинні перевищувати встановленого ліміту.
Видача готівки під звіт проводиться з каси організації. Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів з моменту отримання авансу, якщо не передбачені інші терміни, на які вони видані, або з дня повернення з відрядження пред'явити в бухгалтерію звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим авансом.
Касові операції оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації, встановленими постановами Держкомстату Росії від 18 серпня 1998 р. № 88 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій». Прийом готівки у касу оформляється прибутковим касовим ордером (форма № КО-1), а видача видатковим касовим ордером (форма № КО-2) або за належно оформленими іншими документами (платіжними відомостями, розрахунково-платіжними відомостями), які реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО-3). Усі надходження і видача готівки підприємств враховують у касовій книзі (форма № КО-4), записи в якій повинні здійснюватися в хронологічному порядку.
При реалізації товарів за готівку в роздрібній торгівлі передбачено порядок застосування контрольно-касових машин (ККМ), який регулюється нормативно-законодавчими актами.
Організації, які здійснюють розрахунки з покупцями з використанням ККМ, повинні зареєструвати їх у податковому органі за місцем свого знаходження, оформити паспорт, в який заносяться відомості про введення машини в експлуатацію та її ремонти, а також вести для обліку надходить виручки книгу касира - операціоніста на кожну ККМ.
Основні завдання контролю грошових коштів, касових і банківських операцій полягають у тому, щоб виявити стан збереження грошових коштів, доцільність і законність їх використання, достовірність скоєних грошових операцій, відображених у бухгалтерському обліку, дотримання касової дисципліни та умов зберігання грошових коштів.
Для вирішення цих завдань ревізор повинен мати у своєму розпорядженні необхідною інформацією, джерелами якої є дані первинного обліку, касові документи, регістри синтетичного та аналітичного обліку. При перевірці касових операцій використовують чекові книжки, журнали реєстрації, прибуткових, видаткових касових ордерів, касові книги, звіти касира з прикладеними первинними документами, журнал-ордер № 1-ПК і аналіз рахунку 50 «Каса» (при комп'ютерній обробці даних).
При перевірці операцій по розрахунковому та інших рахунках в банку використовують виписки рахунків, відкритих в установах банків з додатками первинних документів: платіжних доручень, інкасових доручень, вимог, оголошень на здачу виручки з каси в банк, меморіальних ордерів банку та ін
З метою здійснення внутрішньогосподарського контролю в строки, встановлені керівником організації, а також при зміні касирів в організації проводиться ревізія (інвентаризація) каси з повним полістний перерахунком готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі.
Інвентаризація грошових коштів в касі
Ревізія наявності грошових коштів, цінних паперів у касі та касових операцій починається з інвентаризації готівки в касі.
В операційних касах магазинів і їдалень інвентаризацію готівки здійснюють одночасно з інвентаризацією в них товарно-матеріальних цінностей.
Перед інвентаризацією грошових коштів і цінних паперів в касі слід встановити кількість кас в організації. За наявності двох кас і більше їх необхідно опечатати. Крім того, перед інвентаризацією необхідно встановити реальність знаходження частини грошових коштів у дорозі, що значаться на рахунку 57 «Переклади їсти дорогою». З цією метою перевіряють суми, віднесені на рахунку 57 «Переклади їсти дорогою», з копією супровідної відомості на здачу виручки інкасатором банку.
Інвентаризацію грошової готівки в касі організації проводить ревізор у присутності головного (старшого) бухгалтера і касира.
Для попередження можливості покриття з інших джерел недостачі грошей у касі необхідно отримати від касира розписку про те, що в касі зберігаються гроші, що належать тільки організації. Перед інвентаризацією необхідно уточнити книжковий залишок грошей, відбитий в касовій книзі.
Якщо є прибуткові або видаткові документи в касі, касир повинен скласти останній звіт перед інвентаризацією і дати розписку про те, що всі касові документи включені до звіту і неоприбутковані грошові кошти відсутні. Перевірені звіти підписує головний бухгалтер. Ревізор робить на звітах позначку про те, що вони складені у присутності комісії.
При підрахунку фактичного наявності грошових коштів та документів у касі ніякі розписки або неправильно оформлені первинні документи в залишок готівки каси не включаються, а заява касира про наявність грошових коштів і документів, що не належать перевіреній організації, до уваги не приймаються. Вони листуються, перераховуються та по них складається окремий акт, а зайво виявлені грошові кошти зараховуються в залишок як належні аудиту.
При перевірці фактичної наявності грошових документів встановлюються сума, автентичність кожного документу і правильність його оформлення. Перевірка проводиться за окремими видами документів із зазначенням в акті назви, номера, серії про загальної суми. Реквізити кожного документа зіставляються з даними описів, що зберігаються в бухгалтерії.
Гроші підбирають за купюрам, спочатку їх підраховує касир, потім члени інвентаризаційної комісії, гроші, упаковані в пачки за бандеролями банку, розкривають і перераховують.
В операційних касах торговельних організацій відбивають суму виручки за останнім касового звіту і показниками лічильника ККМ. Виплати по розрахунково-платіжними відомостями позначають написом «До початку інвентаризації грошей за відомістю виплачено». Результати інвентаризації грошей оформляють актом за формою № 15-інв.
В акті інвентаризації каси вказують залишок цінностей у натурі (кількість купюр певного номіналу, кількість документів певного виду) і в сумовому вираженні за даними перевірки та за даними обліку, останні (до інвентаризації) номери прибуткового та видаткового касових ордерів.
Акт складається у двох примірниках для матеріально-відповідальної особи і для бухгалтерії, а при зміні касира - в трьох примірниках.
У разі недостачі грошових коштів, виявлених у результаті інвентаризації, ревізор повинен вжити відповідних заходів. Перш за все він зобов'язаний з'ясувати причини недостачі, тобто отримати пояснювальну від касира, рекомендувати керівництву підприємства відсторонити касира від виконання обов'язків, а при великих недостачі - оформити документи в слідчі органи. Виявлені надлишки повинні бути оприбутковані із збільшенням фінансового результату (Дебет рахунку 50 «Каса» - Кредит рахунку 91 «Інші доходи і витрати»).
При інвентаризації каси ревізор перевіряє, чи створені умови контролю, та наявність необхідність коштів для забезпечення збереження грошових коштів і документів з організації обліку касових операцій та складання бухгалтерської звітності.
Для цього з'ясовують і перевіряють:
· Чи є зобов'язання касира (або особи, що його замінює) про повну матеріальну відповідальність;
· Не передає чи касир виконання своїх функцій іншим особам;
· Виконання єдиних вимог по технічній оснащеності і встаткування сигналізацій приміщень кас з передачею на пульт внутрішніх справ, ізольована чи каса від інших службових приміщень і ін;
· Виконання рекомендацій щодо забезпечення збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні, перелічених у додатку 2 до «Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації», з ведення касових операцій, обслуговування засобів охоронно-пожежної сигналізації, охорони і транспортування грошових коштів, не допускаються чи сторонні особи;
· Не призначаються чи на посаду касира, раннє прівлекаеми до кримінальної відповідальності за умисні злочини, судимість яких не погашена або не знята у встановленому порядку, які страждають хронічними психічними захворюваннями; систематично порушують громадський порядок; зловживають спиртними напоями; вживають наркотичні речовини.
Керівник організації повинен представити касиру охорону при транспортуванні грошових коштів і цінностей з установ банків або здачі в них і в разі необхідності транспортний засіб.
Крім того, ревізор перевіряє наявність і дотримання:
· Посадових інструкцій працівників бухгалтерії, у тому числі і касира, при цьому ревізор звертає увагу на обов'язок працівника доповідати керівництву про порушення встановлених вимог і правил, а також на відповідальність за невиконання або неналежне виконання приписаних обов'язків;
· Планів раптових інвентаризацій каси, чи дотримуються встановлені терміни проведення інвентаризацій і чи правильно оформляються акти і відображаються результати інвентаризації в бухгалтерському обліку;
· Графіків документообігу з обліку руху грошових коштів в касі; при цьому ревізор звертає увагу на своєчасну в кінці робочого дня здачу під підпис старшого касира контрольних стрічок ККМ, на оформлення прибуткових та видаткових касових ордерів відразу після видачі або отримання грошових коштів, на погашення штампом « Оплачено »касових ордерів після їх заповнення з зазначенням дати і внесення їх реквізитів в книгу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, на заповнення в кінці робочого дня касової книги та передачу в бухгалтерію звіту касира згідно з установленими нормами;
· Інструкції щодо складання кореспонденції рахунків за типовими операціями в касі; в процесі ревізії ревізор звертає особливу увагу на нетипові операції по касі, які не передбачені в схемах кореспонденції рахунків, найбільш характерних для ревізується.
При виявленні слабких сторін системи внутрішнього контролю за касовими операціями в акті ревізії необхідно відзначити їх і рекомендувати способи заповнення відсутніх елементів системи внутрішнього контролю, а при перевірці бухгалтерського обліку касових операцій звертається особлива увага на ті ділянки, де ймовірність порушень і зловживань найбільш велика.
Ревізія касових операцій
Недоліки в системі внутрішнього контролю можуть не відбитися на правильності відображення оборотів і сальдо по рахунках 50 «Каса», субрахунок «Каса організації» і субрахунок "Грошові документи», а порушення методології бухгалтерського обліку приводять до перекручувань звітних показників за даними рахунками. Для виявлення таких порушень слід виконати наступні процедури.
· Перевірити заповнення істотних реквізитів по кожному прибуткового, видаткового касового ордера, відомості на оплату праці. Суттєвими є такі реквізити, без яких документи не є законними і не можуть бути прийняті до обліку. До них належать наявність розпорядчих підписів і підписи осіб, що підтверджують вчинення касових операцій. При наявності підчисток, несанкціонованих виправлень в документах і сумнівів в достовірності реквізитів рекомендується робити звірення з копіями документів та іншими документами, що містять цю ж інформацію, виконати зустрічну перевірку з даної операції.
· Перевірити законність первинних документів можна шляхом звірення печаток з назвою організації, підписів з переліком осіб, яким надано право підпису, і т.п.
· Перевірити своєчасність і повноту оприбуткування готівкових коштів, отриманих в банку, можна шляхом зіставлення дат і сум у виписках банку, прибуткових касових ордерах і касовій книзі.
Таблиця 1
Перевірка своєчасності і повноти оприбуткування грошей, отриманих у банку за період з 1 серпня 2008 р. по 1 серпня 2009 р. За організації «АВС»
Складання даної таблиці дозволяє з'ясувати повноту і своєчасність оприбуткування грошей у касу. Дані таблиці 1 свідчать про недостатній контроль головного бухгалтера за повнотою та своєчасністю оприбуткування грошових коштів, одержаних в установі банку.
· Перевірити своєчасність і повноту оприбуткування виручки можливо шляхом звірення дат, обсягів і вартості відпущених товарів на продаж і врахованої виручки за дебетом рахунка 50 «Каса" з кредиту рахунку 90 «Продажі» (табл. 2). Наприклад, в споживчих товариствах практикується закупівля худоби у населення. Розрахунки з власником худоби проводять, як правило, через каси. За аналогією проводяться розрахунки із заготівлі сільгосппродукції і сировини. Найчастіше видають гроші на руки заготівельникам у великих розмірах на тривалий термін. Купівля худоби оформляється односторонніми актами, за якими неможливо встановити ні колишнього власника тварини або сільгосппродукції, ні реальну суму, яка була сплачена.
У даному випадку ревізор застосовує прийом зустрічної звірки касових документів з актами на придбання тварин, відомостями їх зважування, звітами на рух худоби та птиці на фермах.
Ретельній перевірці підлягає повнота оприбуткування грошей від реалізації товарів через роздрібну торговельну мережу, громадське харчування. Необхідно не тільки зіставити дані документів каси зі звітами посадових осіб про реалізацію товарів, а й перевірити порядок їх відпуску та обліку при надходженні на склад і далі в їдальню - буфет, магазин, намет, в дитячі установи.
Повнота надходження виручки від реалізації послуг житлово-комунального і обслуговують населення господарств перевіряється шляхом звірення записів у касових документах на прихід грошових коштів зі звітами з надання цих послуг:
· Перевірити правильність кореспонденції за рахунками 50 «Каса» і 56 «Грошові документи», а також правомірність і повноту виділення ПДВ, податку з продажів та інших податків, для яких оподатковуваною базою є виручка (обсяг реалізації).
· Перевірити дотримання щоденного ліміту залишку готівки в касі згідно з договором з обслуговуючим банком і своєчасність здавання касової виручки в банк.
· Перевірити дотримання ліміту розрахунків готівкою з кожним юридичною особою за одним договором.
· Перевірити цільове надходження та використання готівкових грошових коштів, отриманих у банку для видачі заробітної плати, для видачі авансів на відрядження, на господарські потреби, на закупівлю сільськогосподарської продукції т.д. Для цього сличаются мети та суми, вказані на корінцях чеків, на видаткових касових ордерах і на авансових звітах підзвітних осіб.
Перевіряючи правомірність і законність видачі грошей за дорученням, необхідно перевірити, чи зазначені у видаткових ордерах, відомостях номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу одержувача. Вибірково слід з'ясувати у конкретних осіб, чи отримували вони гроші в і в якому розмірі, коли і за що.
При перевірці платіжних відомостей на виплату заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності, премій необхідно з'ясувати, чи є на титульному аркуші платіжної відомості дозвільні підписи керівника і головного бухгалтера підприємства із зазначенням терміну видачі грошей і суми прописом; чи дотримується триденний, а в районах Крайньої Півночі п'ятиденний термін видачі заробітної плати після отримання грошей в банку; складається Чи реєстр депонованих сум і чи робиться напис про фактично виплачену і депонованої сумі.
При ревізії каси слід перевірити правомірність і доцільність витрачання грошей на господарські цілі.
Ретельній перевірці підлягають запису в касовій книзі. Підчистки та необумовлені виправлення в ній забороняються. Виправлення повинні бути завірені підписами касира і головного бухгалтера.
Ревізор повинен з'ясувати порядок записів у касовій книзі: робить чи касир запису відразу після отримання або видачі грошей за кожним касовим документом; підраховує чи щодня наприкінці робочого дня підсумки операцій за день; виводить чи залишки грошей на наступне число і передає до бухгалтерії звіт під розписку в касовій книзі.
Касові документи перевіряються щодо правильності їх заповнення. Всі прибуткові та видаткові касові ордери мають бути підписані касиром, а додані до них документи погашені штампами або підписами «Отримано» (прибуткові документи) і «Оплачено» (видаткові документи) із зазначенням дати (числа, місяця, року), що також має бути встановлено в ході ревізії касових операцій.
Отримані відхилення від норми по кожному виду порушення відображаються в робочих документах, а потім у акті ревізії. Для усунення порушень доцільно вказати, яким чином це можна зробити (дооформлення документів, виправні проводки і т.п.).
Організації мають у своєму розпорядженні грошовими коштами, необхідними для їх фінансово-господарської діяльності. Грошові кошти в основному повинні зберігатися в установах банку і незначні суми - у касі організації.
Порядок зберігання, витрачання та обліку грошових коштів в касі встановлений рішенням Ради директорів Центрального банку Російської Федерації від 22 вересня 1993 р. № 40, інструкція «Про порядок ведення касових операцій в Російській Федерації» приведена в листі Банку Росії від 4 жовтня 1993 р. № 18.
Ведення операцій з готівковими коштами покладається на касира, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих цінностей. У касі можна зберігати готівку в межах ліміту, узгодженого з обслуговуючої банківською організацією. Перевищення його допускається лише протягом трьох робочих днів в період виплати заробітної плати. Межі розрахунків готівкою з юридичними особами в один день за одним договором не повинні перевищувати встановленого ліміту.
Видача готівки під звіт проводиться з каси організації. Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів з моменту отримання авансу, якщо не передбачені інші терміни, на які вони видані, або з дня повернення з відрядження пред'явити в бухгалтерію звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим авансом.
Касові операції оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації, встановленими постановами Держкомстату Росії від 18 серпня 1998 р. № 88 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій». Прийом готівки у касу оформляється прибутковим касовим ордером (форма № КО-1), а видача видатковим касовим ордером (форма № КО-2) або за належно оформленими іншими документами (платіжними відомостями, розрахунково-платіжними відомостями), які реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО-3). Усі надходження і видача готівки підприємств враховують у касовій книзі (форма № КО-4), записи в якій повинні здійснюватися в хронологічному порядку.
При реалізації товарів за готівку в роздрібній торгівлі передбачено порядок застосування контрольно-касових машин (ККМ), який регулюється нормативно-законодавчими актами.
Організації, які здійснюють розрахунки з покупцями з використанням ККМ, повинні зареєструвати їх у податковому органі за місцем свого знаходження, оформити паспорт, в який заносяться відомості про введення машини в експлуатацію та її ремонти, а також вести для обліку надходить виручки книгу касира - операціоніста на кожну ККМ.
Основні завдання контролю грошових коштів, касових і банківських операцій полягають у тому, щоб виявити стан збереження грошових коштів, доцільність і законність їх використання, достовірність скоєних грошових операцій, відображених у бухгалтерському обліку, дотримання касової дисципліни та умов зберігання грошових коштів.
Для вирішення цих завдань ревізор повинен мати у своєму розпорядженні необхідною інформацією, джерелами якої є дані первинного обліку, касові документи, регістри синтетичного та аналітичного обліку. При перевірці касових операцій використовують чекові книжки, журнали реєстрації, прибуткових, видаткових касових ордерів, касові книги, звіти касира з прикладеними первинними документами, журнал-ордер № 1-ПК і аналіз рахунку 50 «Каса» (при комп'ютерній обробці даних).
При перевірці операцій по розрахунковому та інших рахунках в банку використовують виписки рахунків, відкритих в установах банків з додатками первинних документів: платіжних доручень, інкасових доручень, вимог, оголошень на здачу виручки з каси в банк, меморіальних ордерів банку та ін
З метою здійснення внутрішньогосподарського контролю в строки, встановлені керівником організації, а також при зміні касирів в організації проводиться ревізія (інвентаризація) каси з повним полістний перерахунком готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі.
Інвентаризація грошових коштів в касі
Ревізія наявності грошових коштів, цінних паперів у касі та касових операцій починається з інвентаризації готівки в касі.
В операційних касах магазинів і їдалень інвентаризацію готівки здійснюють одночасно з інвентаризацією в них товарно-матеріальних цінностей.
Перед інвентаризацією грошових коштів і цінних паперів в касі слід встановити кількість кас в організації. За наявності двох кас і більше їх необхідно опечатати. Крім того, перед інвентаризацією необхідно встановити реальність знаходження частини грошових коштів у дорозі, що значаться на рахунку 57 «Переклади їсти дорогою». З цією метою перевіряють суми, віднесені на рахунку 57 «Переклади їсти дорогою», з копією супровідної відомості на здачу виручки інкасатором банку.
Інвентаризацію грошової готівки в касі організації проводить ревізор у присутності головного (старшого) бухгалтера і касира.
Для попередження можливості покриття з інших джерел недостачі грошей у касі необхідно отримати від касира розписку про те, що в касі зберігаються гроші, що належать тільки організації. Перед інвентаризацією необхідно уточнити книжковий залишок грошей, відбитий в касовій книзі.
Якщо є прибуткові або видаткові документи в касі, касир повинен скласти останній звіт перед інвентаризацією і дати розписку про те, що всі касові документи включені до звіту і неоприбутковані грошові кошти відсутні. Перевірені звіти підписує головний бухгалтер. Ревізор робить на звітах позначку про те, що вони складені у присутності комісії.
При підрахунку фактичного наявності грошових коштів та документів у касі ніякі розписки або неправильно оформлені первинні документи в залишок готівки каси не включаються, а заява касира про наявність грошових коштів і документів, що не належать перевіреній організації, до уваги не приймаються. Вони листуються, перераховуються та по них складається окремий акт, а зайво виявлені грошові кошти зараховуються в залишок як належні аудиту.
При перевірці фактичної наявності грошових документів встановлюються сума, автентичність кожного документу і правильність його оформлення. Перевірка проводиться за окремими видами документів із зазначенням в акті назви, номера, серії про загальної суми. Реквізити кожного документа зіставляються з даними описів, що зберігаються в бухгалтерії.
Гроші підбирають за купюрам, спочатку їх підраховує касир, потім члени інвентаризаційної комісії, гроші, упаковані в пачки за бандеролями банку, розкривають і перераховують.
В операційних касах торговельних організацій відбивають суму виручки за останнім касового звіту і показниками лічильника ККМ. Виплати по розрахунково-платіжними відомостями позначають написом «До початку інвентаризації грошей за відомістю виплачено». Результати інвентаризації грошей оформляють актом за формою № 15-інв.
В акті інвентаризації каси вказують залишок цінностей у натурі (кількість купюр певного номіналу, кількість документів певного виду) і в сумовому вираженні за даними перевірки та за даними обліку, останні (до інвентаризації) номери прибуткового та видаткового касових ордерів.
Акт складається у двох примірниках для матеріально-відповідальної особи і для бухгалтерії, а при зміні касира - в трьох примірниках.
У разі недостачі грошових коштів, виявлених у результаті інвентаризації, ревізор повинен вжити відповідних заходів. Перш за все він зобов'язаний з'ясувати причини недостачі, тобто отримати пояснювальну від касира, рекомендувати керівництву підприємства відсторонити касира від виконання обов'язків, а при великих недостачі - оформити документи в слідчі органи. Виявлені надлишки повинні бути оприбутковані із збільшенням фінансового результату (Дебет рахунку 50 «Каса» - Кредит рахунку 91 «Інші доходи і витрати»).
При інвентаризації каси ревізор перевіряє, чи створені умови контролю, та наявність необхідність коштів для забезпечення збереження грошових коштів і документів з організації обліку касових операцій та складання бухгалтерської звітності.
Для цього з'ясовують і перевіряють:
· Чи є зобов'язання касира (або особи, що його замінює) про повну матеріальну відповідальність;
· Не передає чи касир виконання своїх функцій іншим особам;
· Виконання єдиних вимог по технічній оснащеності і встаткування сигналізацій приміщень кас з передачею на пульт внутрішніх справ, ізольована чи каса від інших службових приміщень і ін;
· Виконання рекомендацій щодо забезпечення збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні, перелічених у додатку 2 до «Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації», з ведення касових операцій, обслуговування засобів охоронно-пожежної сигналізації, охорони і транспортування грошових коштів, не допускаються чи сторонні особи;
· Не призначаються чи на посаду касира, раннє прівлекаеми до кримінальної відповідальності за умисні злочини, судимість яких не погашена або не знята у встановленому порядку, які страждають хронічними психічними захворюваннями; систематично порушують громадський порядок; зловживають спиртними напоями; вживають наркотичні речовини.
Керівник організації повинен представити касиру охорону при транспортуванні грошових коштів і цінностей з установ банків або здачі в них і в разі необхідності транспортний засіб.
Крім того, ревізор перевіряє наявність і дотримання:
· Посадових інструкцій працівників бухгалтерії, у тому числі і касира, при цьому ревізор звертає увагу на обов'язок працівника доповідати керівництву про порушення встановлених вимог і правил, а також на відповідальність за невиконання або неналежне виконання приписаних обов'язків;
· Планів раптових інвентаризацій каси, чи дотримуються встановлені терміни проведення інвентаризацій і чи правильно оформляються акти і відображаються результати інвентаризації в бухгалтерському обліку;
· Графіків документообігу з обліку руху грошових коштів в касі; при цьому ревізор звертає увагу на своєчасну в кінці робочого дня здачу під підпис старшого касира контрольних стрічок ККМ, на оформлення прибуткових та видаткових касових ордерів відразу після видачі або отримання грошових коштів, на погашення штампом « Оплачено »касових ордерів після їх заповнення з зазначенням дати і внесення їх реквізитів в книгу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, на заповнення в кінці робочого дня касової книги та передачу в бухгалтерію звіту касира згідно з установленими нормами;
· Інструкції щодо складання кореспонденції рахунків за типовими операціями в касі; в процесі ревізії ревізор звертає особливу увагу на нетипові операції по касі, які не передбачені в схемах кореспонденції рахунків, найбільш характерних для ревізується.
При виявленні слабких сторін системи внутрішнього контролю за касовими операціями в акті ревізії необхідно відзначити їх і рекомендувати способи заповнення відсутніх елементів системи внутрішнього контролю, а при перевірці бухгалтерського обліку касових операцій звертається особлива увага на ті ділянки, де ймовірність порушень і зловживань найбільш велика.
Ревізія касових операцій
Недоліки в системі внутрішнього контролю можуть не відбитися на правильності відображення оборотів і сальдо по рахунках 50 «Каса», субрахунок «Каса організації» і субрахунок "Грошові документи», а порушення методології бухгалтерського обліку приводять до перекручувань звітних показників за даними рахунками. Для виявлення таких порушень слід виконати наступні процедури.
· Перевірити заповнення істотних реквізитів по кожному прибуткового, видаткового касового ордера, відомості на оплату праці. Суттєвими є такі реквізити, без яких документи не є законними і не можуть бути прийняті до обліку. До них належать наявність розпорядчих підписів і підписи осіб, що підтверджують вчинення касових операцій. При наявності підчисток, несанкціонованих виправлень в документах і сумнівів в достовірності реквізитів рекомендується робити звірення з копіями документів та іншими документами, що містять цю ж інформацію, виконати зустрічну перевірку з даної операції.
· Перевірити законність первинних документів можна шляхом звірення печаток з назвою організації, підписів з переліком осіб, яким надано право підпису, і т.п.
· Перевірити своєчасність і повноту оприбуткування готівкових коштів, отриманих в банку, можна шляхом зіставлення дат і сум у виписках банку, прибуткових касових ордерах і касовій книзі.
Таблиця 1
Перевірка своєчасності і повноти оприбуткування грошей, отриманих у банку за період з 1 серпня 2008 р. по 1 серпня 2009 р. За організації «АВС»
| Отримано в банку по виписці | Оприбутковано по касі | Відхилення | |||||
| Дата отримання | № чека | Сума, руб. | Дата надходження в касу | № чека | Сума, руб. | У сумі, руб. (+, -) | У днями |
| 10.08.08 | 153 455 | 57 800 | 10.08.08 | 153 455 | 57 800 | - | - |
| 15.09.08 | 60 000 | 15.09.08 | 60 000 | - | - | ||
| 20.10.08 | 39 500 | 20.10.08 | 39 000 | - 500 | - | ||
| 23.11.08 | 47 000 | 25.11.08 | 47 000 | - | + 2 | ||
| 14.01.09 | 55 900 | 14.01.09 | 55 900 | - | - | ||
| 20.02.09 | 29 000 | 20.02.09 | 28 000 | - 1 000 | - | ||
| Разом | 289 200 | 287 700 | - 1 500 | + 2 | |||
· Перевірити своєчасність і повноту оприбуткування виручки можливо шляхом звірення дат, обсягів і вартості відпущених товарів на продаж і врахованої виручки за дебетом рахунка 50 «Каса" з кредиту рахунку 90 «Продажі» (табл. 2). Наприклад, в споживчих товариствах практикується закупівля худоби у населення. Розрахунки з власником худоби проводять, як правило, через каси. За аналогією проводяться розрахунки із заготівлі сільгосппродукції і сировини. Найчастіше видають гроші на руки заготівельникам у великих розмірах на тривалий термін. Купівля худоби оформляється односторонніми актами, за якими неможливо встановити ні колишнього власника тварини або сільгосппродукції, ні реальну суму, яка була сплачена.
У даному випадку ревізор застосовує прийом зустрічної звірки касових документів з актами на придбання тварин, відомостями їх зважування, звітами на рух худоби та птиці на фермах.
Ретельній перевірці підлягає повнота оприбуткування грошей від реалізації товарів через роздрібну торговельну мережу, громадське харчування. Необхідно не тільки зіставити дані документів каси зі звітами посадових осіб про реалізацію товарів, а й перевірити порядок їх відпуску та обліку при надходженні на склад і далі в їдальню - буфет, магазин, намет, в дитячі установи.
Повнота надходження виручки від реалізації послуг житлово-комунального і обслуговують населення господарств перевіряється шляхом звірення записів у касових документах на прихід грошових коштів зі звітами з надання цих послуг:
· Перевірити правильність кореспонденції за рахунками 50 «Каса» і 56 «Грошові документи», а також правомірність і повноту виділення ПДВ, податку з продажів та інших податків, для яких оподатковуваною базою є виручка (обсяг реалізації).
· Перевірити дотримання щоденного ліміту залишку готівки в касі згідно з договором з обслуговуючим банком і своєчасність здавання касової виручки в банк.
· Перевірити дотримання ліміту розрахунків готівкою з кожним юридичною особою за одним договором.
· Перевірити цільове надходження та використання готівкових грошових коштів, отриманих у банку для видачі заробітної плати, для видачі авансів на відрядження, на господарські потреби, на закупівлю сільськогосподарської продукції т.д. Для цього сличаются мети та суми, вказані на корінцях чеків, на видаткових касових ордерах і на авансових звітах підзвітних осіб.
Перевіряючи правомірність і законність видачі грошей за дорученням, необхідно перевірити, чи зазначені у видаткових ордерах, відомостях номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу одержувача. Вибірково слід з'ясувати у конкретних осіб, чи отримували вони гроші в і в якому розмірі, коли і за що.
При перевірці платіжних відомостей на виплату заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності, премій необхідно з'ясувати, чи є на титульному аркуші платіжної відомості дозвільні підписи керівника і головного бухгалтера підприємства із зазначенням терміну видачі грошей і суми прописом; чи дотримується триденний, а в районах Крайньої Півночі п'ятиденний термін видачі заробітної плати після отримання грошей в банку; складається Чи реєстр депонованих сум і чи робиться напис про фактично виплачену і депонованої сумі.
При ревізії каси слід перевірити правомірність і доцільність витрачання грошей на господарські цілі.
Ретельній перевірці підлягають запису в касовій книзі. Підчистки та необумовлені виправлення в ній забороняються. Виправлення повинні бути завірені підписами касира і головного бухгалтера.
Ревізор повинен з'ясувати порядок записів у касовій книзі: робить чи касир запису відразу після отримання або видачі грошей за кожним касовим документом; підраховує чи щодня наприкінці робочого дня підсумки операцій за день; виводить чи залишки грошей на наступне число і передає до бухгалтерії звіт під розписку в касовій книзі.
Касові документи перевіряються щодо правильності їх заповнення. Всі прибуткові та видаткові касові ордери мають бути підписані касиром, а додані до них документи погашені штампами або підписами «Отримано» (прибуткові документи) і «Оплачено» (видаткові документи) із зазначенням дати (числа, місяця, року), що також має бути встановлено в ході ревізії касових операцій.
Отримані відхилення від норми по кожному виду порушення відображаються в робочих документах, а потім у акті ревізії. Для усунення порушень доцільно вказати, яким чином це можна зробити (дооформлення документів, виправні проводки і т.п.).