Підпис та печатка як важливі реквізити документа

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст


Введення. 3
1. Поняття і характеристика організаційно-управлінських документів .. 6
1.1 Класифікація документів. 6
1.2 Реквізити і оформлення документів. 12
1.3 Електронний документ: поняття, реквізити, переваги і недоліки 16
2. Підпис та печатка, як реквізити затвердження документа 19
2.1 Склад реквізиту "підпис документа". 19
2.1.1 Оформлення підпису на паперовому носії. 19
2.1.2 Електронний цифровий підпис як аналог власноручного підпису. 24
2.2 Відбиток печатки на документі. 27
Висновок. 33
Бібліографічний список. 35

Введення
Актуальність теми курсової роботи полягає в тому, що документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створюваним документам. Юридична сила - властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком його оформлення.
Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення документа.
Управління підприємством будь-якої форми власності неминуче вимагає створення багатьох видів документів. Це проекти, кошториси, специфікації. При управлінні персоналом видаються накази, ведуться документи кадрового обліку, складаються протоколи, акти. Величезний масив документів складають документи з обліку праці і заробітної плати, первинні документи бухгалтерського обліку.
Ділове листування дозволяє обговорювати і вирішувати важливі питання і проблеми. Уміння скласти текст офіційного листа, комерційна пропозиція, відповісти на запит багато в чому визначає ефективність роботи організації в цілому, визначає її імідж і культуру.
У наш час поряд з терміном «діловодство» в останні роки вживається і синонімічні йому термін «документаційне забезпечення управління». Виникнення його пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства та методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливим завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами коштів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку та використання інформації в управлінні .
Таким чином, термін «документаційне забезпечення управління» як би підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства.
У діловодстві існують єдині вимоги та правила оформлення управлінських документів, які встановлені державними нормативними актами - стандартами. У стандартах викладені правила, що встановлюють вимоги до змісту, побудови і оформлення ділових документів.
Виконання правил оформлення документів забезпечує: юридичну силу документів; оперативне та якісне складання і виконання документів; організацію швидкого пошуку документів; - здійснення комп'ютерної обробки ділових документів для скорочення витрат праці на їх обробку.
Представлення управлінських документів закріплені:
1. Державним стандартом http://www.mdi.ru/library/office-work/Gost/Gost.ru.htmlГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, пов'язані з Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін, включені до Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД).
2. Типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (Затверджена Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536).
Метою курсової роботи є дослідження вимог стандарту до оформлення реквізитів "підпис" і "друк" в структурі сучасного управлінського документа.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
1. Дати визначення поняттю управлінського документа.
2. Розглянути класифікацію управлінських документів.
3. Вивчити вимоги стандарту до реквізитів паперового та електронного документа.
4. Розкрити правила оформлення підпису на різних матеріальних носіях інформації.
5. Привести приклади завірення печаткою підписи на різних управлінських документах.
Джерельна база: нормативно-правові акти федеральних органів влади з питань документаційного забезпечення управління (Цивільний кодекс РФ, федеральні закони).
Історіографія. Основними джерелами російського діловодства XVIII століття були «формулярнікі» і «Письмовник» (збірки зразків документів). У них регламентувалися склад, форма і зміст документів. У 1720 р. Петром I був затверджений «Генеральний регламент», який визначає структуру та діловодство в канцеляріях, правила реєстрації документів, обов'язки співробітників і т.д. Їм же були розроблені «Генеральні формуляри» документів.
Поняття «документ» ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки і практики Поль Отле (1868-1944). Він і його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробили теорію документації.
Істотний внесок в уточнення і розвиток поняття документ як одного з основних у документознавстві, інформатики, документалістики, бібліотекознавство та бібліографознавство внесли вітчизняні вчені Г.Г. Воробйов, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.І. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров, А.І. Чорний, Г.Н. Швецова-Водка та ін
Структура роботи: вступ, 2 розділи, висновок, бібліографічний список.

1. Поняття і характеристика організаційно-управлінських документів

1.1 Класифікація документів
Документ виник, перш за все, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу - доказ, свідоцтво. Документ (від латинського documentum - свідоцтво) - це матеріальний носій даних із записаною на ньому інформацією, призначений для її передачі в часі і просторі. Документи забезпечують закріплення, збір та обробку інформації, передачу і використання інформації, а також її зберігання.
Управлінський (ділової) документ призначений для одноразового використання. Його мета - прийняття або виконання безпосередніх управлінських рішень. Він містить початкові вихідні фактичні відомості, показники, параметри і т. п. і є засобом і результатом управлінської діяльності, оскільки управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством (організацією, установою) являє собою з точки зору технології процес отримання, обробки і передачі інформації .
До ділових документів відносяться [1]:
 інформаційні;
  • документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні та службові записки);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
організаційні (положення, статути, інструкції);
• документи з особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази з особового складу, накази по відпустках і відряджень)
• документи з господарсько-договірної діяльності (договір поставки, підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів зі створення нових форм господарювання, комплект договорів про взаємини підприємства і банку);
• документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);
• обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунку в банку, заява-зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення);
• документи з зовнішньоекономічної діяльності (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створенню спільних підприємств).
Всі документи також поділяються на такі групи [2]:
* за способом документування;
* по сфері використання;
* по найменуванню;
* за змістом;
* за характером змісту;
* за стадіями створення
* за місцем складання;
* по грифу обмеження доступу (ступеня гласності);
* за походженням;
* за юридичною силою;
* за формою викладу (ступеня уніфікації);
* за строками виконання;
* за термінами зберігання;
* за ступенем обов'язковості.
Усередині кожної групи документи класифікуються за видами.
За способом документування розрізняють документи:
- Письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах);
- Електронні;
- Графічні;
- Кіно-і фотодокументи.
За сферою використання розрізняють:
- Організаційно-розпорядчі;
- Фінансово-бухгалтерські;
- Науково-технічні;
- Документи по праці;
- Звітно-статистичні.
За змістом розрізняють прості (документи, присвячені одному питанню) і складні документи (у складних висвітлюється кілька питань).
За назвою існує безліч різновидів документів. Наведемо лише деякі: накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги і доручення, доручення і т.д.
За характером змісту:
- Первинні (що містять вихідну інформацію);
- Вторинні (узагальнюючі вихідну інформацію первинних документів).
За місцем складання:
- Внутрішні (розроблені і використовувані усередині організації);
- Вхідні (надійшли в організацію);
- Вихідні (відправляються з організації).
За грифу обмеження доступу (ступеня гласності):
- Відкриті (несекретні документи);
- З грифом обмеження доступу.
Документи можуть мати такі грифи (по зростанню таємності):
а) «для службового користування» (інформація, призначена лише для працівників даної організації);
б) «комерційна таємниця» (інформація, розголошення якої може завдати шкоди її власнику);
в) «конфіденційно» (інформація, доступ до якої обмежено законодавством РФ);
г) «таємно», «цілком таємно», «особливої ​​важливості» (інформація, що становить державну таємницю).
За походженням розрізняють:
- Офіційні або службові (складені юридичною або фізичною особою і оформлені у встановленому порядку документи, що відображають інтереси організації);
- Особисті (зачіпають інтереси певної особи, іменні документи, листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань).
За юридичною силою:
- Оригінали або оригінали (перші або єдині примірники офіційних документів, підписані відповідним посадовою особою і мають юридичну силу);
Оригінали документів за своїм зовнішнім виглядом можуть бути чистовик і чернетками. Чернетка - це рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора або редактора над його текстом.
Чистовик - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.
Для службових документів оригіналом є чистовик, підписаний посадовими особами, з додатком, у ряді випадків, друку.
Документ в остаточній редакції, відповідним чином оформлений і підписаний, називається оригіналом офіційного документа. Це може бути перший або одиничний екземпляр оригінального документа.
- Копія (документи, повністю відтворюють інформацію оригіналів і всі його зовнішні ознаки, що не мають юридичної сили);
- Відпустка (копія, виготовлена ​​під копірку при оформленні оригіналу і що залишається у справах підприємства, як правило, підписом не завіряється);
- Завірені копії (копії з необхідними реквізитами, що додають їм юридичну силу);
- Виписки (частини документа з вказівкою, з якого документа зроблена виписка, завірені посадовою особою і мають печатку);
- Дублікати (повторні примірники оригіналу документа, що мають таку ж юридичну силу, як і оригінал) - видаються при втраті або знищенні першотвору.
За юридичною силою документи поділяють також на справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсні та недійсні. Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.
За формою викладу (ступеня уніфікації):
- Індивідуальні (разовий документ, зміст якого викладається у вільній формі). Розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування;
- Трафаретні (коли структура і частина змісту документа заздалегідь підготовлені, а інша частина заповнюється при його складанні). Такі документи перспективні, тому що економлять час на підготовку;
- Типові документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер (тобто документи, що описують стандартні процеси явища - наприклад, типовий технологічний процес);
- Приблизні документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів за аналогією;
- Уніфіковані (що входять у яку-небудь уніфіковану систему документації) у вигляді анкети і таблиці.
За строками виконання розрізняють:
- Строкові (із зазначеним терміном виконання документа встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново");
- Нетермінові.
За термінами зберігання розрізняють документи:
- Тимчасового зберігання (до 10 років);
- Довгострокового зберігання (понад 10 років);
- Постійного зберігання.
За ступенем обов'язковості:
- Інформаційні (містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій);
- Директивні (обов'язкові для виконання документи, юридичні або технічні норми).
Таким чином, найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть поділятися: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитних і зовнішньоторговельним питань і т.д. Як і будь-який об'єкт, документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, які характеризуються відповідними ознаками: юридична сила, оригінальність, автентичність.
1.2 Реквізити і оформлення документів
Реквізит (лат. requisitum - потрібне, необхідне) - сукупність обов'язкових даних, без яких документ не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Це обов'язкові дані, встановлені законом або правилами для ділових документів. Відсутність хоча б одного з реквізитів позбавляє його держателя можливості використовувати документ за призначенням. Саме з допомогою реквізитів документів надається стандартне оформлення. [3]
Склад і правила оформлення реквізитів визначається ГОСТом Р6.30-2003. Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.
При підготовці й оформленні документів використовують такі реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - позначка про завірення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 - ідентифікатор електронної копії.
Однак на одному документі всіх реквізитів може і не бути, тим більше деякі з них взаємовиключні. Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, етапів його підготовки та роботи з ним. Для кожного виду документа визначено склад реквізитів у залежності від його призначення. Причому які саме реквізити слід оформляти на документі даного виду і в якій послідовності вони повинні бути розташовані на сторінках документа суворо визначено стандартом.
Діловий документ з використанням реквізитів оформлюють у відповідності з формуляром-зразком.
Розташування основних реквізитів (формуляр-зразок документа)

На цій схемі видно, що кожен документ можна розділити на 3 основні частини:
- Заголовну частину (до неї входять реквізити, розташовані до тексту);
- Основну частину (реквізити текст і додатки);
- Оформляють частина (реквізити, розташовані нижче тексту і додатки).
Формуляр-зразок - єдина модель побудови форми документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити. Ділові документи, як правило, мають постійно діючий бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеному для змінної.
Постійні реквізити (постійна інформація) повторюються в обов'язковому порядку у всіх документах даного найменування (наприклад, емблема організації, назва організації та довідкові дані про організацію: адреса, номер телефону або факсу).
Змінні реквізити (змінна інформація) - вказуються безпосередньо при підготовці конкретного документа (наприклад, вихідний номер, підпис посадової особи).
Особливо важливе правильне оформлення таких реквізитів, як дата, підпис, печатка, гриф затвердження, які додають документу юридичну силу.
Наприклад, формуляр акта включає в себе перелік та порядок реквізитів, оформлюваних в актах:
1. Акт оформляється на загальному бланку
2. Гриф затвердження
3. Найменування виду документа
4. Дата складання документа
5. Місце складання документа
6. Заголовок до тексту
7. Текст
8. Відмітка про наявність додатку (якщо необхідно)
9. Підписи членів комісії, що склала акт
10. Відмітка про виконавця.
Таким чином, реквізити - це oбязaтeльниe пpізнaкі, ycтaнoвлeнниe зaкoнoм або пoлoжeніямі для oтдeльниx відoв дoкyмeнтoв. Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними кордонами і об'єктами його дії.
1.3 Електронний документ: поняття, реквізити, переваги та недоліки
Федеральний закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ «06 електронного цифрового підпису» дає визначення: електронний документ - документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі.
Електронно-цифрова форма документа дозволяє розробляти, впроваджувати і використовувати прогресивні засоби електронної обчислювальної техніки.
Електронний документ повинен відповідати наступним вимогам:
- Створюватися, оброблятися, зберігатися, передаватися і прийматися за допомогою програмних і технічних засобів;
- Містити реквізити, що дозволяють підтвердити його достовірність і цілісність;
- Бути відображеним (відтвореним) у формі, зрозумілій для сприйняття.
Установка дійсності електронного документа здійснюється з використанням засобів перевірки електронного цифрового підпису. Справжність документа вважається підтвердженою, якщо в результаті перевірки електронного цифрового підпису, встановлюється незмінність всіх реквізитів.
Ведення електронної документації надає додаткові можливості для діловодства, роблячи процеси підготовки та обробки документів більш ефективними, але в той же час і накладає деякі обмеження і пред'являє певні вимоги до організації робочих місць документознавців.
Переваги використання електронних документів:
- Виконання комп'ютерної обробки електронних документів значно прискорюється;
- Прискорюється і спрощується збір, обробка, систематизація і пошук будь-якої інформації;
- При розсилці документів по електронній пошті вони оперативно (практично миттєво) передаються на будь-які відстані;
- Зберігання електронних документів не вимагає великих площ для архівів;
- Підвищується ефективність роботи з документами;
- Створення електронних архівів документів надає можливість використання отриманої інформації для підготовки нових;
- Наявність бази заготовок документів скорочує час на підготовку нових;
- Зниження витрат паперу при можливості роботи з електронним проектом документа та внесення змін без виведення на папір;
- Одночасна розсилка проекту документа відразу декільком візири;
- Одночасна розсилка документа по електронній пошті відразу декільком адресатам.
До недоліків електронних документів можна віднести:
- Необхідність наявності технічних засобів для створення, прочитання і подальшого зберігання документів;
- Необхідність захисту інформації від внесення несанкціонованих змін.
Власне електронний документ відповідає смислової частини звичайного документа. Тільки читати його треба не на звичайній мові, а мовою чисел. Це, однак, не означає, що інформація представлена ​​в недоступному вигляді. Всі алгоритми та процедури запису електронного документа придумані і реалізовані людиною. Вони написані на мові, зручній для комп'ютерів, але ця мова - плід людського творіння і, якщо людина знає цю мову, то прочитати його не становить труднощів. При цьому смислова частина може містити і гриф затвердження самого документа.
Таким чином, ми отримуємо повну відповідність реквізитів електронного документа реквізитами звичайного, необхідним для визнання його юридично значимим.
Але тут виникає ще одна проблема, пов'язана з особливістю подання відомостей в електронному вигляді - це проблема копіювання електронної інформації. Однією з найважливіших особливостей відомостей, поданих в електронній формі, є легкість їх копіювання. Тому, щоб уникнути інцидентів, при передачі електронного документа по каналах зв'язку він має бути захищений від несанкціонованого копіювання. У цьому випадку є впевненість, що де-небудь не випливе неврахована електронна копія документа.
Але на передавальному кінці, як правило, також залишається контрольна копія. Її можна розглядати як просто завірену виконавцем копію документа. Але якщо останню запевнити електронно-цифровим підписом і забезпечити всіма необхідними атрибутами, то можна говорити про виготовлення одного документа в двох примірниках, які мають однакову юридичну силу.
Таким чином, проводячи аналогію, можна прирівняти:
- Електронний документ у разі передачі його по каналах зв'язку з усіма необхідними атрибутами - до юридично значимого документу;
- Електронну копію документа, що залишилася у респондента, до робочої копії документа;
- Електронну копію документа, завірену електронно-цифровий печаткою, але залишилася у респондента, до завіреної копії юридично значимого документа або до другого примірника юридично значимого документа, що має однакову силу з першим примірником;
- Його роздруківку, минулий завірення встановленим законом порядком, до завіреної копії документа.

2. Підпис та печатка, як реквізити затвердження документа

2.1 Склад реквізиту "підпис документа"
2.1.1 Оформлення підпису на паперовому носії
Формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст є його огляд. Головні способи огляду документів - підпис, затвердження та додаток друку.
Підпис - обов'язковий реквізит будь-якого документа, як службового, так і особистого. Не підписаний документ не має юридичної сили. Підписом засвідчується справжність і правильність документа, відповідність його змісту вимогам, намірам організації - автора документа.
Особа, що підписала документ, бере на себе персональну відповідальність за його зміст.
Але іноді на документах можна побачити факсиміле. Це дуже зручний замінник, точно копіює малюнок власноручного підпису. Але юридична сила факсиміле і передплатна різна.
Безумовно, факсиміле може служити додатковою ознакою, що підтверджує автентичність документа, але ніяк не основним. За нашим законодавством факсиміле може бути визнано в якості реквізиту, що додає юридичну силу документа, тільки за наявності письмового договору про таке визнання між сторонами.
Використання факсимільного відтворення підпису за допомогою аналогів власноручного підпису допускається при підписанні документів нефінансового характеру: запрошень, довідок, повідомлень та ін
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи можуть бути підписані керівником, одним із його заступників або керівниками структурних підрозділів.
Документи, що надсилаються у вищі органи, федеральні органи представницької та судової влади, розпорядчі та найважливіші внутрішні документи підписує керівник установи або, за його дорученням, перший заступник.
Документи, що направляються підлеглим і стороннім організаціям, громадянам, підписуються керівником, одним із його заступників або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.
Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки та інші документи довідкового або аналітичного характеру може підписувати виконавець, якщо розглянуті питання не виходять за межі його повноважень.
Документи колегіальних органів (постанови, рішення, протоколи та ін) підписують дві особи - голова і секретар колегіального органу. Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на засадах єдиноначальності, мають один підпис, як правило, на першому примірнику.
Якщо відповідальність за зміст документів несуть кілька осіб (наприклад, за грошові документи), проставляються два підписи і більше.
До складу реквізиту "підпис" входять:
· Найменування посади особи, яка підписала документ;
· Особистий підпис;
· Розшифровка підпису (ініціали, прізвище).
При використанні посадової бланка найменування посади не вказується.
Наприклад:
Директор технічного ліцею підпис Н.І. Петров
Якщо документ складений на фірмовому бланку, тоді дається скорочена назва посади.
Наприклад:
Директор підпис Н.І. Петров
Для військових частин і установ, органів внутрішніх справ тощо, очолюваних військовослужбовцями, після найменування посади вказується військове (спеціальне) звання.
Наприклад:
Начальник Медичного
управління МВС Росії
генерал-майор міліції підпис Д.С. Іванов
Допускається в реквізиті «Підпис» центрувати найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка.
Наприклад:
Виконавчий
директор ЗАТ «Партнер» підпис Н.А. Федоров
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді.
Наприклад:
Директор підпис Н.І. Петров
Головний бухгалтер підпис Є.В. Розова
При підписанні спільного документа перший лист оформляють не на бланку.
Якщо документ складений комісією, то при підписанні вказують не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії:
Наприклад:
Голова комісії підпис Л.П. Ложкіна
Члени комісії: підпис С.С. Бурцев
підпис А.П. Соколова
При підписанні документа кількома рівними за посадою особами їх підписи розташовуються на одному рівні.
Наприклад:
Директор АТ "Союз" Директор АТ "Вимпел"
підпис підпис
Є.П. Куликов С.М. Матвєєв
Документ може бути підписаний працівником, виконуючим обов'язки посадової особи (із зазначенням його фактичної посади і прізвища). Не допускається ставити прийменник "За", напис від руки "Заст." або косу риску перед найменуванням посади.
Підпис на протоколі наради (засіданні) складається з найменування посади особи, головуючого на засіданні або нараді, його особистого підпису і розшифрування підпису (ініціалів та прізвища).
Розташування. Реквізит "підпис" проставляється нижче реквізитів "текст" і "додаток". Найменування посади друкують під реквізитом Відмітка про наявність додатку або Текст, з 0-го знака (від межі лівого поля) а розшифровка підпису на рівні останнього рядка найменування посади на відстані 12 см (48 друкованих знаків) від межі лівого поля без пропуску між ініціалами і прізвищем.
podpis.gif (2746 bytes)
Разом з тим, існують і інші правила проставляння підпису.
Так, в розпорядженнях Голови Державної Думи підпис відділяється від тексту 3 інтервалами. Складається з ініціалів та прізвища Голови Державної Думи. Ініціали та прізвище Голови Державної Думи друкуються на відстані не менше 12,4 см від межі лівого поля. [4]
При підготовці й оформленні проектів актів Президента Російської Федерації підпис відділяється від тексту додатковим інтервалом 32 пт і складається із слів "Президент Російської Федерації", ініціал імені і прізвища Президента Російської Федерації.
Слова "Президент" і "Російській Федерації" друкуються у два рядки через 1 міжрядковий інтервал. Від кордону лівого поля друкуються слова "Російської Федерації", а слово "Президент" центрується щодо цих слів. Ініціал імені та прізвище Президента Російської Федерації друкуються біля правої межі текстового поля. [5]
При підготовці й оформленні проектів актів Уряду РФ підпис відділяється від тексту міжрядковим інтервалом 36 пт і складається зі слів "Голова Уряду Російської Федерації", ініціал імені і прізвища Голови Уряду РФ. Слова "Голова Уряду" і "Російській Федерації" друкуються у два рядки через 1 міжрядковий інтервал. Слова "Голова Уряду" друкуються від лівої межі текстового поля, а слова "Російської Федерації" центруються щодо першого рядка реквізиту. Ініціал імені та прізвище Голови Уряду РФ друкуються біля правої межі текстового поля. [6]
Таким чином, підпис - обов'язковий реквізит будь-якого документа, як службового, так і особистого. Не підписаний документ не має юридичної сили. Підписом засвідчується справжність і правильність документа, відповідність його змісту вимогам, намірам організації - автора документа.
2.1.2 Електронний цифровий підпис як аналог власноручного підпису
Федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації, органи місцевого самоврядування, а також організації, які беруть участь у документообігу з зазначеними органами, використовують для підписання своїх електронних документів електронні цифрові підписи уповноважених осіб зазначених органів, організацій.
Зміст документа на паперовому носії, завіреного печаткою і перетвореного в електронний документ, відповідно до нормативних правових актів або угодою сторін може завірятися електронним цифровим підписом уповноваженої особи.
У випадках, встановлених законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації або угодою сторін, електронний цифровий підпис в електронному документі, сертифікат якої містить необхідні при здійсненні даних відносин відомості до законодавства тих його власника, визнається рівнозначного власноручного підпису особи на документі на паперовому носії, завіреному печаткою .
Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі. [7 ]
Електронний цифровий підпис являє собою послідовність символів, отримана в результаті криптографічного перетворення електронних даних. ЕЦП додається до блоку даних і дозволяє одержувачеві блоку перевірити джерело і цілісність даних і захиститися від підробки. ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису.
Електронний цифровий підпис в електронному документі рівнозначна власноручного підпису в документі на паперовому носії при одночасному дотриманні наступних умов:
- Сертифікат ключа підпису, що відноситься до цієї електронного цифрового підпису, не втратив силу (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання. Сертифікат ключа підпису - це документ на паперовому носії або електронний документ з електронним цифровим підписом уповноваженої особи центра, що засвідчує, які включають в себе відкритий ключ електронного цифрового підпису та які видаються центром, що засвідчує учаснику інформаційної системи для підтвердження дійсності електронного цифрового підпису та ідентифікації власника сертифіката ключа підпису ;
- Підтверджена достовірність електронного цифрового підпису в електронному документі. Надійний засіб електронного цифрового підпису в електронному документі - позитивний результат перевірки відповідним сертифікованим засобом електронного цифрового підпису з використанням сертифікату ключа підпису приналежності електронного цифрового підпису в електронному документі власникові сертифіката ключа підпису і відсутності спотворень в підписаному даної електронним цифровим підписом електронному документі;
- Електронний цифровий підпис використовується відповідно з відомостями, зазначеними в сертифікаті ключа підпису.
ЕЦП, як і інші реквізити документа, що виконують удостоверітельную функцію (власноручний підпис, друк та ін), є засобом, що забезпечує конфіденційність інформації.
Механізм виконання власноручного (фізичної) підписи безпосередньо обумовлений психофізіологічними характеристиками організму людини, в силу чого цей підпис нерозривно пов'язана з біологічною особистістю підписувача. Власноручний підпис дозволяє встановити (ідентифікувати) конкретної людини за ознаками почерку.
ЕЦП, будучи криптографічним засобом, не може розглядатися в якості властивості, властивого безпосередньо власнику ЕЦП як біологічної особистості. Між ЕЦП і людиною, її поставили існує взаємозв'язок не біологічного, а соціального характеру. Виникнення, існування та припинення даної зв'язку обумовлено сукупністю різних правових, організаційних і технічних факторів.
Ототожнення людини за власноручного підпису і підтвердження на цій основі достовірності документа, якій він завірений, досягається шляхом проведення судово-почеркознавчої експертизи, вирішальною дану ідентифікаційну завдання.
Визначення дійсності ЕЦП свідчить тільки про знання особою, її поставив, закритого ключа ЕЦП. Для того щоб встановити, чи дійсно власник сертифіката ключа запевнив документ ЕЦП, треба з'ясувати крім достовірності ЕЦП і зазначені вище фактори.
Завдання встановлення факту посвідчення електронного документа ЕЦП власником сертифіката ключа підпису вирішується в результаті процесуальної діяльності по доведенню в ході судового розгляду.
Таким чином, електронний цифровий підпис (ЕЦП) - вид аналога власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
При дотриманні певних правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії.

2.2 Відбиток печатки на документі
У відповідності зі сформованою в нашій країні ділової практикою повсюдно прийнято вважати, що документ без печатки - категорія сумнівна, і лише позначка на документі цього «атрибуту влади» надає йому дійсну юридичну силу. Наявність на документі відбитка печатки вимагають і партнер - контрагент, і банк, і посадові особи державних органів, з якими постійно доводиться стикатися будь-якому підприємству і підприємцю.
Тому, на документах, що містять найбільш важливу інформацію і підписаних посадовою особою, ставиться відбиток печатки. Тим самим завіряється справжність підпису та підтверджується достовірність документа.
У державних установах використовують гербову печатку (із зображенням герба РФ) і просту друк даної організації.
Відбиток печатки із зображенням Державного герба Російської Федерації ставиться на документах, які потребують особливого посвідчення їх автентичності (ставиться на документах, що засвідчують права підприємства чи посадових осіб, фіксують витрачання грошових коштів, а також передбачених державними правовими актами).
Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб на ній не зображується.
Прості печатки (без зображення державної символіки) ставляться на довідках, пропусках, копіях документів та ін
Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він захоплював частину особистого підпису посадової особи і був добре читаним.
Примірний перелік документів, на яких ставиться печатка:
1. Акти (прийому виконаних робіт, списання, експертизи і т.д.).
2. Архівні довідки.
3. Доручення (на отримання товарно-матеріальних цінностей і т.д.)
4. Договори (про поставки, підряди, оренду і т.д.)
5. Посвідчення про відрядження.
6. Положення про організацію.
7. Листи гарантійні.
8. Кошториси витрат.
9. Посвідчення.
10. Статут організації.
11. Штатні розписи
12 Накази з основної діяльності та виписки з них
13 Накази з особового складу та виписки з них
14 Накази про відпустки і відрядження та виписки з них
Організації, підприємства та органи влади розробляють свій перелік документів, на яких ставиться печатка, і оголошують його в наказах або постановах.
Наприклад, відповідно до постанови Уряду Москви від 17 вересня 2002 р. N 754-ПП "Про Регламент Уряду Москви" (із змінами від 28 жовтня 2003р., 25 травня, 10 серпня, 5 жовтня, 7 грудня 2004р.) [8]
Гербовою печаткою "Мер Москви" завіряється підпис Мера на законах міста Москви; посвідченнях світових суддів міста Москви; дорученнях, що уповноважують представити інтереси Мера; договорах, укладених від імені Мера; документах фінансового характеру, подяках Мера, дипломах до премій міста, документах до нагород і почесним званням міста і т.д.
Гербовою печаткою "Уряд Москви" завіряється підпис Мера та членів Уряду на документах, які потребують особливого посвідчення: дорученнях, що уповноважують представляти інтереси Уряду; почесних грамотах Уряду; уявленнях і клопотаннях про нагородження орденами і медалями, почесними званнями Російської Федерації; банківських рахунках; документах фінансового характеру ; договорах, укладених від імені Уряду; посвідченнях відряджених в Уряд і т.д.
Гербовою печаткою "Апарат Уряду Москви" засвідчується підпис керівника Апарату Уряду, першого заступника, заступників керівника Апарату Уряду, керуючого справами Уряду Москви на дорученнях; на посвідченнях відряджених до Уряду, Апарат Мера і Апарат Уряду; посвідченнях відряджених співробітників Апарату Мера та Апарату Уряду , зведеної номенклатурі справ Апарату Мера та Апарату Уряду, і т.д.
Гербовою печаткою "Фінансово-господарське управління Мерії Москви" засвідчується підпис керуючого справами Уряду, керівника Фінансово-господарського управління та його заступників, головного бухгалтера на документах, що фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, договори, трудові книжки співробітників Фінансово-господарського управління.
Гербовою печаткою "Міський благодійний рада" засвідчуються фінансові документи Ради, паспорти благодійних організацій, сертифікати благодійних програм, виписки з рішень Ради і т.д.
Печаткою "Управління державної служби і кадрів Уряду Москви" має бути впевнений:
- Підписи керівників і співробітників Управління на трудових книжках, різних довідках кадрового характеру; на копіях документів, що становлять "особисті справи" посадових осіб органів виконавчої влади міста, співробітників Апарату Мера та Апарату Уряду;
- Підписи керівників структурних підрозділів Апарату Мера та Апарату Уряду на посвідченнях відряджених до Уряду, Апарат Мера і Апарат Уряду; характеристиках; дорученнях і т.п.
Печаткою "Протокольний відділ Уряду Москви" засвідчуються копії розпорядчих документів Мера, Віце-мера, Уряду, членів Уряду.
Печаткою "Об'єднана колегія виконавчих органів державної влади Москви та Московської області" завіряються рішення, копії рішень і виписки з рішень колегії.
Печаткою "Архів Уряду Москви" засвідчується підпис завідуючого Архівом Уряду або виконуючого його обов'язки при посвідченні відповідності виданих з архіву копій документів подлинникам, що зберігаються в архіві, а також на архівних довідках, складених на підставі зберігаються в архіві документів.
Друк "Для пакетів" Уряди використовується при прийомі і відправці кореспонденції Уряду.
Печаткою "Для довідок" Апарату Уряду завіряється підпис першого заступника керівника Апарату Уряду на довідках, що видаються державним службовцям міста Москви.
Печатки "Для пакетів" та "Для документів" Першого управління Уряду використовуються в діловодстві Першого управління Уряду, зберігаються там же.
Печатки "Друге управління Уряду Москви" і "Для пакетів" Другого управління Уряду використовуються в діловодстві Другого управління Уряду, зберігаються там же.
Разом з тим російське законодавство в ряді випадків спеціально обумовлює скріплення підписів печаткою.
Договір.
Відповідно до положень Цивільного кодексу РФ (далі - ЦК) договір - це угода двох або декількох осіб про встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків, до якого застосовуються правила про дво-і багатосторонніх угодах (ст. 420 ЦК).
Договір може бути укладений в будь-якій формі, передбаченої для здійснення угод, якщо ЦК та іншими актами законодавства для договорів будь - якого виду не встановлена ​​певна форма (ч.1 ст.434 ЦК).
Договір в письмовій формі може бути укладений шляхом складання одного документа, підписаного сторонами, а також шляхом обміну документами за допомогою поштового, телеграфного, телетайпного, електронного чи іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором (ч.2 ст.434ГК ).
Отже, скріплення підписів сторін печатками не згадується як обов'язковий елемент дотримання письмової форми укладання договору.
Звернемося до загальних положень про угоди і їхніх формах. Згідно абз.1 ч.1 ст. 161 0ГК угода в простій письмовій формі повинна бути здійснена шляхом складання документа, що виражає її зміст і підписаного особою або особами, які здійснюють угоду, або належним чином уповноваженими ними особами.
Відповідно до абз.3 тієї ж частини 1 ст.161 ЦК законодавством і угодою сторін можуть встановлюватися додаткові вимоги, яким повинна відповідати форма угоди (вчинення на бланку певної форми, скріплення печаткою та ін) і передбачатися наслідки недотримання цих вимог. Якщо такі наслідки не передбачені, застосовуються наслідки недотримання простої письмової форми правочину (пункт 1 статті 162 - сторони в підтвердження угоди не зможуть посилатися на показання свідків).
Таким чином, скріплення підписів сторін договору або уповноважених представників сторін є обов'язковим тільки у випадках, якщо це прямо передбачено законодавством, або за домовленістю сторін (наприклад, в тексті договору сказано: «договір підписується уповноваженими представниками обох сторін, підписи яких скріплюються їх печатками»). Основним нормативним правовим актом, що регулює окремі види договорів, є той же ЦК, який у своїй особливої ​​частини, присвяченої регулювання кожного виду цивільно - правових договорів, ніде не містить застереження про обов'язковість наявності печаток сторін.
Обов'язковість наявності на договорі друку, встановлена ​​законодавчо, в більшості випадків пов'язана з існуванням особливих форм посвідчення договорів в РФ.
Наприклад, коли мова йде про угоди, засвідчуваних нотаріусом (на договорі ставиться печатка нотаріуса), угодах, засвідчуваних профучасників ринку цінних паперів (друк на договорі профучасників ринку цінних паперів як доказ реєстрації їм даної угоди) і т.д.
У всіх цих випадках мається на увазі друк не сторони за договором, а якоїсь особи, уповноваженого державою здійснювати функції такого спеціального посвідчення договорів.
Доручення.
У відношенні дорученням усі максимально ясно і однозначно - згідно ч.5 ст.185 ГК «довіреність від імені юридичної особи видається за підписом його керівника чи іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, скріпленим печаткою цієї організації."
Оскільки стаття не конкретизує, до яких за змістом довіреностями відноситься її вимогу, вважаємо, що воно справедливо для будь-якої довіреності, яка видається від імені юридичної особи.
Таким чином, печаткою завіряється справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.
Документи завіряються печаткою організації.

Висновок

Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань.
У результаті проведеного дослідження по темі "Підпис та печатка як важливі реквізити документа: етапи вдосконалення" можна зробити ряд висновків:
На придбання документом юридичної сили впливає:
- Дотримання організацією, її посадовими особами, які готували документ, положень чинного законодавства.
- Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації. Ці правила специфічні для кожного типу документів і регламентуються ГОСТами та іншими нормативно-методичними матеріалами.
Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть поділятися: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитних і зовнішньоторговельним питань і т.д. Як і будь-який об'єкт, документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, які характеризуються відповідними ознаками: юридична сила, оригінальність, автентичність.
Реквізити - це oбязaтeльниe пpізнaкі, ycтaнoвлeнниe зaкoнoм або пoлoжeніямі для oтдeльниx видів дoкyмeнтoв. Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними кордонами і об'єктами його дії.
Проводячи аналогію, можна прирівняти:
- Електронний документ у разі передачі його по каналах зв'язку з усіма необхідними атрибутами - до юридично значимого документу;
- Електронну копію документа, що залишилася у респондента, до робочої копії документа;
- Електронну копію документа, завірену електронно-цифровий печаткою, але залишилася у респондента, до завіреної копії юридично значимого документа або до другого примірника юридично значимого документа, що має однакову силу з першим примірником;
- Його роздруківку, минулий завірення встановленим законом порядком, до завіреної копії документа.
Підпис - обов'язковий реквізит будь-якого документа, як службового, так і особистого. Не підписаний документ не має юридичної сили. Підписом засвідчується справжність і правильність документа, відповідність його змісту вимогам, намірам організації - автора документа.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) - вид аналога власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
При дотриманні певних правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії.
Печаткою завіряється справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.
Документи завіряються печаткою організації.

Бібліографічний список

Джерела
1. Цивільний Кодекс РФ від 30 листопада 1994 року N 51-ФЗ, частина перша (в ред. Федерального закону від 21. 07. 2005 № 109-ФЗ).
2. Федеральний закон "Про електронний цифровий підпис" від 10 січня 2002 року N 1-ФЗ.
3. Наказ Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536 "Про Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади".
4. Правила оформлення документів у Державній Думі Федеральних Зборів Російської Федерації. М.: Звістки, 1999. 120 с.
5. ГОСТ Р6.30-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Прийнятий і введений в дію Постановою Держстандарту Росії від 3 березня 2003 р. № 65-СТ. М.: ІПК Видавництво стандартів, 2003.
Література
6. Гайдай К.В., Колокольцева Т.М. Економічна термінологія в сучасному діловому листуванні. / / Секретарська справа. № 2. 2002. С.7-8.
7. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства. М.: Инфра-М, 2001. 296 с.
8. Колтунова М. В. Діловий лист. М.: Справа, 1999. 112 с.
9. Кузнєцова Т.В. Документи і діловодство: Довідковий посібник. М.: Дело ЛТД, 2001. 320с.
10. Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ.: Знання, 2000. 460 з.
11. Ларьків Н.С. Документознавство. М.: Видавництво АСТ, 2006. 427с.
12. Овчинникова Н.В. Правила складання та оформлення службових документів. М.: Дело ЛТД, 2001. 234с.
13. Мисливців А.В., Булавіна О.А. - Документознавство і діловодство. М.: Видавництво МарТ, 2004. 288с.
14. Стенюков М.В. Документознавство і діловодство: Конспект лекцій. Діловодство. М.: ПРІОР, 2006.
15. Тканин А. Електронна підпис: право на життя / / Газета "Бізнес-Адвокат". № 9. 2005.
16. Федюрко С.Ю. Жанр ділового листа / / Праці молодих учених ВДУ. Воронеж. Вип.2. 2001, С. 256-258.
Електронні ресурси
17. Фінк А. Чи потрібна на документі печатку? / Http://www.ready-business.by
18. Постанова Уряду Москви від 17 вересня 2002 р. N 754-ПП "Про Регламент Уряду Москви" (зі змінами від 28 жовтня 2003, 25 травня, 10 серпня, 5 жовтня, 7 грудня 2004 р.) /
http://www.moskvaimir.mos.ru/records/statement/3074.html


[1] Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ.: Знання, 2000. С.335-336.
[2] Мисливців А.В., Булавіна О.А. Документознавство і діловодство. М.: Видавництво "МарТ", 2004. С.20-21.
[3] Кушнаренко Н.М. Указ. соч. С.341.
[4] Правила оформлення документів у Державній Думі Федеральних Зборів РФ.
[5] Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.
[6] Там же.
[7] Федеральний закон "Про електронний цифровий підпис" від 10 січня 2002 року № 1-ФЗ, ст.3.
[8] http://www.moskvaimir.mos.ru/records/statement/3074.html
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
107.2кб. | скачати


Схожі роботи:
Підпис та печатка як важливі реквізити документів етапи досконалість
Підпис та печатка як важливі реквізити документів етапи вдосконалення до XVIII століття
Форма векселя Основні реквізити
Банківська документація реквізити банківських документів
Цифровий підпис
Електронно цифровий підпис
Електронний цифровий підпис
Електронно-цифровий підпис
Електронний цифровий підпис і е застосування
© Усі права захищені
написати до нас