Реферат
на тему:
«Процесори електронних таблиць»
1. Електронна таблиця Mіcrosoft Excel
Excel - це табличний процесор. Табличний процесор - це прикладна програма, яка призначена для створення електронних таблиць і автоматизованої обробки табличних даних.
Електронна таблиця - це електронна матриця, розділена на рядки і стовпці, на перетині яких утворюються осередки з унікальними назвами. Комірки є основним елементом електронної таблиці, в які можуть вводитися дані і на які можна посилатися по іменах осередків. До даних відносяться: числа, дати, час доби, текст або символьні дані і формули.
До обробці даних належить:
проведення різних обчислень за допомогою формул і функцій, вбудованих в редактор;
побудова діаграм;
обробка даних у списках (Сортування, Автофільтр, Розширений фільтр, Форма, Підсумки, Зведена таблиця);
рішення задач оптимізації (Підбір параметра, Пошук рішення, Сценарії «що - якщо» і інші задачі);
статистична обробка даних, аналіз і прогнозування (інструменти аналізу з надбудови «Пакет аналізу»).
Таким чином, Excel є не тільки засобом автоматизації розрахунків, а й засобом моделювання різних ситуацій.
Область застосування Excel: планово - фінансові та бухгалтерські розрахунки, облік матеріальних цінностей, системи підтримки прийняття рішень (СППР) та інші області застосування.
Створення нової робочої книги в Excel
Навчання роботі з Excel необхідно починати з вивчення вікна Excel. При запуску Excel відкривається вікно програми, в якому відображається нова робоча книга - Книга 1.
Вікно додатка Excel має п'ять основних областей:
Основна обробка даних у Excel здійснюється за допомогою команд з рядка меню. Панелі інструментів Стандартна та Форматування є вбудованими панелями MS Excel, які розташовуються під рядком меню і містять певні набори піктограм (кнопок). Основна частина піктограм призначена для виконання найбільш часто використовуваних команд з рядка меню.
Рядок формул в Excel використовується для введення і редагування значень, формул у клітинках або діаграмах. Поле імені - це вікно ліворуч від рядка формул, в якому виводиться ім'я активної клітинки. Піктограми: X, V, fx, розташовані зліва від рядка формул - це кнопки відміни, введення і вставка функції відповідно.
Рядок стану вікна програми Excel розташована в нижній частині екрана. Ліва частина рядка стану зазначає відомості про стан робочої області електронної таблиці (Готово, Введення, Правка, Вкажіть). Крім того, в лівій частині рядка стану коротко описуються результати виконаної команди. У правій частині рядка стану виводяться результати обчислень (при виконанні автоматичних обчислень за допомогою контекстного меню рядка стану) і відображаються натиснуті клавіші Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.
Далі необхідно ознайомитися з основними поняттями вікна робочої книги. Робоча книга (документ Excel) складається з робочих аркушів, кожний з яких є електронною таблицею. За замовчуванням відкривається три робочі аркуші або три електронних таблиці, перехід до яких можна здійснити, клацаючи на ярличках, розташованих внизу книги. При необхідності в книгу можна додати робочі листи (електронні таблиці) або видалити їх з книги.
Кнопки прокрутки ярликів здійснюють прокручування ярличків робочої книги. Крайні кнопки здійснюють прокручування до першого і останнього ярличку робочої книги. Внутрішні кнопки здійснюють прокручування до попереднього і наступного ярличку робочої книги.
Основні поняття електронної таблиці: заголовок стовпця, заголовок рядка, осередок, ім'я комірки, маркер виділення, маркер заповнення, активна комірка, рядок формул, поле імені, активна область аркуша.
Робоча область електронної таблиці складається з рядків і стовпців, які мають свої імена. Імена рядків - це їх номери. Нумерація рядків починається з 1 і закінчується максимальним числом, установленим для даної програми. Імена стовпців - це букви латинського алфавіту спочатку від А до Z, потім від АА до AZ, ВА до BZ і т.д.
Максимальна кількість рядків і стовпців електронної таблиці визначається особливостями використовуваної програми і обсягом пам'яті комп'ютера, наприклад, в табличному процесорі Excel 256 стовпців і більше 16 тисяч рядків.
Перетин рядка і стовпця утворює осередок електронної таблиці, яка має свій унікальний адресу. Для вказівки адрес комірок у формулах використовуються посилання (наприклад, А6 або D8).
Осередок - область, яка визначається перетином стовпця і рядка електронної таблиці, що має свій унікальний адресу.
Адреса комірки визначається ім'ям (номером) стовпця і іменем (номером) рядки, на перетині яких знаходиться осередок, наприклад А10. Посилання - вказівка адреси клітинки.
Активною осередок - це виділена клітинка, ім'я якої відображається в полі імені. Маркером виділення називається напівжирна рамка навколо виділеної клітинки. Маркер заповнення - це чорний квадрат у правому нижньому куті виділеного вічка.
Активна область аркуша - це область, яка містить введені дані.
В електронних таблицях можна працювати як з окремими осередками, так і з групами осередків, які утворюють блок. Блок клітинок - група суміжних клітинок, що визначається за допомогою адреси. Адреса блоку осередків задається вказівкою посилань першій та останній його осередків, між якими ставиться розділовий символ - двокрапка. Якщо блок має вигляд прямокутника, то його адреса задається адресами лівої верхньої і правої нижньої клітинок, що входять до блоку. Блок використовуваних осередків може бути зазначений двома шляхами: або завданням з клавіатури початкового і кінцевого адрес осередків блоку, або виділенням відповідної частини таблиці за допомогою лівої клавіші миші.
Робота з файлами в Excel
Збереження і присвоєння імені робочої книзі
При збереженні робочої книги в Excel відкривається вікно діалогу «Сохранение документа». У цьому вікні необхідно вказати: ім'я файлу, тип файлу, вибрати диск та папку, в якій буде зберігатися робоча книга. Таким чином, книга з вхідними в неї робочими листами зберігається в папці на диску у вигляді окремого файлу з унікальним ім'ям. Файли книг має розширення xls.
Відкриття робочої книги в Excel
Для відкриття робочої книги в Excel, треба вибрати команду Файл / Відкрити або клацнути на кнопці Відкрити на стандартній панелі інструментів. Excel виведе вікно діалогу «Відкриття документа» в ньому можна виділити необхідний файл і клацнути на кнопці Відкрити.
Закриття робочої книги і вихід з Excel
Для того щоб закрити робочу книгу в Excel виберіть команду Файл / Закрити, в результаті чого закриється робоча книга. Для виходу з Excel необхідно вибрати команду Файл / Вихід або клацнути на кнопку закрити в правій частині рядка заголовка вікна програми.
2. Редагування та форматування робочих аркушів Mіcrosoft Excel
Будь-яка обробка інформації починається з її введення в комп'ютер. У електронні таблиці MS Excel можна вводити текст, числа, дати, час, послідовні ряди даних і формули.
Введення даних здійснюється в три етапи:
виділення комірки;
введення даних;
підтвердження вводу (натиснути клавішу Enter).
Після того як дані введені, їх потрібно подати на екрані в певному форматі. Для представлення даних в MS Excel існують різні категорії форматних кодів.
Для редагування даних у клітинці необхідно двічі клацнути на комірці і провести редагування або виправлення даних.
До операцій редагування відносяться:
видалення та вставлення рядків, стовпців, комірок і листів;
копіювання переміщення осередків та блоків осередків;
редагування тексту і чисел у комірках
До операцій форматування відносяться:
зміна числових форматів або форму подання чисел;
зміна ширини стовпців;
вирівнювання тексту і чисел у комірках;
зміна шрифту і кольору;
Вибір типу і кольору кордону;
Заливка клітинок.
Уведення чисел і тексту
Будь-яку інформацію, яка обробляється на комп'ютері, можна представити у вигляді чисел або тексту. Числа і текст за замовчуванням Excel вводить у форматі Загальний.
Введення тексту
Текст - це будь-яка послідовність введених в осередок символів, яка не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час доби. Введений текст вирівнюється в осередку по лівому краю.
Щоб ввести текст, виділіть клітинку та наберіть текст з клавіатури. Осередок може вміщати до 255 символів. Якщо потрібно ввести деякі числа як текст, то для цього виділіть комірки, а потім виберіть команду Формат / Комірки. Далі виберіть вкладку «Число» і в списку, форматів виберіть Текстовий. Ще один спосіб введення числа як тексту - це ввести перед числом символу апострофа.
Якщо текст не поміщається в комірку, то необхідно збільшити ширину стовпця або дозволити перенесення за словами (Формат / Комірки, вкладка Вирівнювання).
Введення чисел
Числові дані - це числові константи: 0 - 9, +, -, /, *, Е,%, крапка і кома. При роботі з числами необхідно вміти змінювати вид вводяться чисел: число знаків після коми, вид цілої частини, порядок і знак числа.
Excel самостійно визначає чи належить введена інформація до числа. Якщо введені в клітинку символи ставляться до тексту, то після підтвердження введення в клітинку вони вирівнюються по лівому краю комірки, а якщо символи утворюють число-то по правому краю комірки.
Числа в Excel відображаються в категоріях Числовий, Експоненціальний, Фінансовий, Грошовий, Процентний, Дробний.
Введення послідовних рядів даних
Під рядами даних маються на увазі дані, що відрізняються один від одного на фіксований крок. При цьому дані не обов'язково повинні бути числовими.
Для створення рядів даних необхідно виконати наступне:
1. Ввести в клітинку перший член ряду.
2. Виділити область, де буде розташовано ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до маркера заповнення, і в цей момент, коли білий хрестик переходить в чорний, натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи кнопку миші, треба виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того як ви відпустите кнопку миші, виділена область заповниться даними.
Можна побудувати ряд даних і іншим способом, якщо вказати крок побудови. Для цього потрібно ввести вручну другий член ряду, виділити обидві комірки і продовжити виділення до потрібної області. Дві перших осередку, введені вручну, задають крок ряду даних.
Формат даних
Дані в MS Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація виводиться у форматі Загальний. Можна змінити формат представлення інформації у виділених вічках. Для цього виконайте команду Формат / Комірки.
З'явиться вікно діалогу «Формат ячеек», в якому потрібно вибрати вкладку «Число». У лівій частині вікна діалогу «Формат ячеек» у списку «Числові формати» наведено назви всіх використовуваних в Excel форматів.
Для формату кожної категорії наводиться список його кодів. У правому вікні «Тип» ви можете проглянути всі форматні коди, які використовуються для представлення на екрані інформації. Для представлення даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди MS Excel або ввести свій (користувацький) код формату. Для введення форматного коду виберіть рядок (усі формати) і введіть символи форматного коду в полі вводу «Тип».
Стиль подання даних
Одним із способів упорядкування даних у Excel є введення стилю. Для створення стилю використовується команда Формат / Стиль. Виконання цієї команди відкриває вікно діалогу «Стиль».
3. Технологія створення електронної таблиці
Розглянемо технологію створення електронної таблиці на прикладі проектування таблиці Облік товарів на складі.
1. Для створення таблиці треба виконати команду Файл / Створити і клацнути в області завдань на піктограмі Чистий книга.
2. Спочатку необхідно здійснити розмітку таблиці. Наприклад, таблиця Облік товарів має сім колонок, які закріпимо за стовпцями від A до G. Далі треба сформувати заголовки таблиці. Потім потрібно ввести загальний заголовок таблиці, а потім назви полів. Вони повинні знаходитися в одному рядку і слідувати один за одним. Тема можна розташувати в одну або два рядки, вирівняти по центру, правому, лівому, нижньому чи верхньому краю комірки.
3. Для введення заголовка таблиці необхідно встановити курсор у комірку A2 і ввести назву таблиці "Залишки товарів на складі».
4. Виділити клітинки A2: G2 і виконати команду Формат / Комірки, на вкладці Вирівнювання вибрати спосіб вирівнювання по центру і встановити прапорець об'єднання осередків. Натиснути ОК.
5. Створення «шапки» таблиці. Ввести назви полів, наприклад, № складу, Постачальник і т.д.
6. Для розташування тексту в осередках «шапки» у два рядки необхідно виділити цю комірку і виконати команду Формат / Комірки, на вкладці Вирівнювання встановити прапорець переносити по словах.
7. Вставка різних шрифтів. Виділити текст і вибрати команду Формат / Комірки, вкладка Шрифт. Встановити гарнітуру шрифту, наприклад, Times New Roman, його розмір (кегль) і накреслення.
8. Здійснити вирівнювання тексту в «шапці» таблиці (виділити текст і клацнути на кнопці По центру на панелі інструментів форматування).
9. При необхідності змінити ширину стовпців за допомогою команди Формат / Стовпець / Ширина.
10. Змінити висоти рядка можна командою Формат / Рядок / Висота.
11. Додавання рамки і заливання комірок можна здійснити командою Формат / Осередок на вкладках Кордон і Вид відповідно. Виділіть клітинку або клітинки і на вкладці Кордон виберіть тип лінії і з допомогою миші вкажіть, до якої частини виділеного діапазону він відноситься. На вкладці Вид виберіть колір заливки виділених осередків.
12. Перед введенням даних в таблицю можна здійснити форматування осередків стовпців під «шапкою» таблиці за допомогою команди Формат / Комірки, вкладка Число. Наприклад, виділіть вертикальний блок комірок під осередком «№ складу» і виберіть команду Формат / Комірки на вкладці Число виділіть Числовий і клацніть ОК.
Список літератури
Елeктpoнний учeбнік, - «Формули, функції та діаграми в Excel» http://www.lessons-tva.info/ дaтa oбpaщeнія: 05.11.10