ДОСВІД ПІДГОТОВКИ ТА ПРОВЕДЕННЯ
При всій буденності поняття "прес-конференція" і зрозумілості основного сценарію (питання-відповідь), рівень її підготовки залишає бажати кращого: покоління рекламістів змінюються - питання та проблеми відтворюються. А тому через п'ять років ми повертаємося до цієї актуальної теми.
КРОК на МІСЦІ
Якщо Ви читаєте цей матеріал, значить, рано чи пізно збираєтеся провести прес-конференцію. Чи не так? У цьому випадку раджу не поспішаючи подумати. Якщо Ваш привід не тягне на Новина або Ви не готові зробити все на вищому рівні, прес-конференція може спрацювати проти Вас. Журналісти цінують свій час і не пробачать Вам запрошення на захід, де вони не тільки не отримали цінної інформації, але й стали свідками невмілих спроб справити враження. Редактори регулярно отримують запрошення, подібні Вашій. Я був свідком і учасником десятків прес-конференцій. Як правило, все це проходить дуже нудно. І навіть фуршет у цьому випадку не рятує. Якщо Ви затіяли аматорський спектакль, не чекайте овацій, як в "Ла Скала".
Якщо, подумавши, все ж таки вирішили ризикнути - Бог у поміч, і ... робимо крок вперед.
КРОК ПЕРШИЙ. Вибирати місце і час
Кращі дні: вівторок, середа, четвер. Чому не підходить понеділок - і так зрозуміло. П'ятниця не підходить тому, що Ваш матеріал вже не потрапляє в суботній, самий тиражний і якого читають, випуск газет. Під вівторковий випуск він теж, швидше за все, не потрапить, оскільки вже не буде новиною.
Найкращий час - друга половина дня. Тільки не занадто пізно. Бо ваша прес-конференція тільки для Вас - подія. Для журналіста ж - повсякденна робота. Ви дуже радієте, коли Вам доводиться затримуватися на роботі допізна або працювати у вихідні? Мені доводилося збирати журналістів на прес-конференцію групи "Браво" у суботу. Незважаючи на мої протести, організатори гастролей сказали, що іншого дня просто немає. Довелося працювати. Теорія і в цьому випадку підтвердилася: незважаючи на інтерес до об'єкта (тоді в складі тільки-но з'явився Роберт Ленц після відходу Валерія Сюткіна), журналістів зібралося вкрай мало. Запахло провалом. Але мене виручили музиканти групи "Браво" - вони теж не приїхали.
Перш ніж призначити день, переконайтеся, що в цей день не заплановано подія більше, ніж Ваше, за масштабом. Ображайтеся - не ображайтеся, але журналістів на всіх не вистачає. Вони, мабуть, будуть там, де відбувається що-небудь побільше. Якщо в один день з пуском конвеєра на Вашому підприємстві відбудеться запуск космічного корабля на Соборній площі, то для того щоб все-таки побачити хоч одного журналіста, Вам доведеться піти на Соборку.
Якщо навіть день і час обрані вдало, на кількість журналістів в залі може вплинути обране Вами місце проведення. Воно повинно бути там, куди репортери без проблем зможуть дістатися на громадському транспорті.
З часом Ви з першого погляду навчитеся визначати, наскільки підходить приміщення для проведення прес-конференцій. Поки ж кілька спостережень: дзеркала заважають телеоператорам, колони заважають входять і виходять, шум з вікон заважає всім. Тричі я був співучасником прес-конференцій, що проходили у приймальні Начальника порту. При цьому офіс не припиняв роботи. Співробітники в трьох метрах від телекамер і диктофонів відповідали на телефонні дзвінки, відправляли факси і так далі. Коментувати?
Cоставьте програму. Вона може виглядати так:
15.30 - прибуття учасників, реєстрація, кава;
15.45 - виступ;
16.15 - питання і відповіді;
16.30 - фуршет.
КРОК ДРУГИЙ. ЗАПРОШУЄМО ЗМІ
Одного разу мій приятель, досвідчений керівник відомої Компанії, проводив прес-конференцію. За часом вона повинна була вже розпочатися, а він все чекав прибуття преси. У залі було 5 чоловік. Я запитав його, як же він запрошував журналістів. Виявляється, він просто розіслав факси через секретаря. І все. Я йому сказав, що він спокійно може починати, більше ніхто не прийде.
Пресу можна або зачарувати, або завоювати, або взяти змором. Остання всього легше. Перше запрошення надішліть за тиждень, друге за 3 дні до прес-конференції. Не економте: нехай їх рознесе кур'єр і передасть "особисто в руки". Не пізніше ніж за добу зробіть контрольний обзвон. По-перше, дізнаєтеся, чи отримали взагалі Ваше запрошення, по-друге, нагадайте про себе і, врешті-решт, зможете розрахувати, скільки учасників слід чекати.
Але для початку Вам будуть потрібні імена людей, з якими ви будете спілкуватися при проведенні своєї кампанії пабліситі. Якщо у Вас немає постійного контакту з пресою, краще почати з бази даних. Складіть анкету з наступних питань:
Назва видання (каналу);
Адреса (фактична);
Номер телефону, факсу, e-mail;
Дні виходу (для ТБ - час виходу);
Прізвище, ім'я, по батькові головного редактора (генерального директора);
Контактні особи.
Ви можете розіслати цю анкету з засобів масової інформації у вигляді факсу або попросити когось із співробітників редакції відповісти на них по телефону. Внесіть отримані дані в комп'ютер.
На жаль, і в ЗМІ змінюються номери телефонів, посади співробітників і головні редактори. Цей список доведеться постійно коректувати. Намагайтеся контактувати з одними і тими ж співробітниками ЗМІ. Можливо, з часом з кимось із них у Вас складуться дружні стосунки, і він буде "проштовхувати" Ваші матеріали.
Чи можна запрошувати на прес-конференцію нежурналістов? Я вважаю, це навіть корисно. Лише б вони були "в темі". Вони можуть навіть задавати питання і спрямовувати хід прес-конференції в потрібне Вам русло. Я сам багато разів виступав у якості підсадної качки й схиляв до цього інших. Не пам'ятаю, щоб хтось протестував.
Преса нетерпляча. Тільки самі вольові зможуть взяти себе в руки і дочекатися сюрпризу, який Ви їм приготували. Інші ж будуть домагатися раніше за інших отримати додаткову інформацію. Вони дорослі люди, перевиховувати їх пізно. Але у цього є і плюс - матеріал може бути опублікований ще до події. Використовуйте цю можливість. У Вас в фірмі повинна бути чітко відпрацьована процедура відповіді на дзвінки журналістів. Повинен бути призначений співробітник, який може і повноважний на ці питання відповідати. На кожен дзвінок повинен слідувати негайну відповідь. Трубку "гарячого телефону" варто брати, як "гарячу путівку": як можна швидше. Якщо після третього дзвінка ніхто трубку не взяв, це вважається ознакою непрофесіоналізму. Втім, четвертого дзвінка можете вже й не почути.
КРОК ТРЕТІЙ. Складає прес-РЕЛІЗ
Для чого він потрібен? Журналісти отримують "рибу" майбутнього матеріалу. Навряд чи Вам варто розраховувати на те, що репортер вкладе весь свій талант у відображення того, що відбувалося на прес-конференції. Маючи ж прес-реліз, він, додавши від себе зовсім небагато, має готовий до вживання репортаж. Більш того, він може опублікувати його і не приходячи на прес-конференцію. Організаторам ж своя вигода: у вас є гарантія, що події, дати та імена не будуть спотворені, а головна думка буде передана адекватно.
Бували випадки, коли прес-конференція скасовувалася в останній момент, а через день у якійсь газеті виходив докладний звіт про неї не прийшли, але отримали прес-реліз репортерів. Самий нахабний з них навіть опублікував своє бліц-інтерв'ю з нічого не підозрював ньюсмейкером, який не зміг прилетіти на прес-конференцію через негоду і сидів в аеропорту іншого міста.
Перший абзац прес-релізу називається "лід". Його краще виділити курсивом. У ньому повинна бути відразу повідомлена вся найважливіша інформація. Кожен наступний параграф буде повідомляти читачеві вже менш важливі дані. Якщо для Вашого прес-релізу в газеті буде занадто мало місця, редактор відріже останні абзаци. Тому найважливіше викладіть спочатку. Далі пишіть все в порядку убування значення. Ось Вам зразок "псевдоскандального" ліда і "псевдопафосними" тіла. Відпрацював дуже добре. Явка і кількість публікацій були вище, ніж у середньому по країні.
ПРИКЛАД
Чутки про розвал компанії "Х" небезпідставні!
"Більше місяця ділові кола Одеси стурбовані поширюються чутками про розпад одного з найбільших виставкових центрів" Х ". Ясна побоювання викликає доля вже укладених договорів. Подейкують про скандал, фінансових аферах. Що ж все-таки відбулося насправді? ..
Центр "Х", дійсно, припиняє свою діяльність. Але це не означає, що виставок більше не буде! На виставковому ринку Одеси починають роботу відразу два нових організатора виставок, один з яких - "У". Саме він є законним правонаступником компанії "Х". Це означає, що всі заявлені в календарі виставки відбудуться і всі договірні зобов'язання будуть виконані в повному обсязі.
"У" - це компанія зі злагодженим колективом професіоналів, які протягом шести років працювали в різних відділах "Х" над підготовкою виставок. І виставки ці, за відгуками фахівців, вважаються провідними у Південному регіоні України!
Директором центру призначений Ювеналій Веніамінович Й., який був одним із засновників фірми "Х" і займав у ній посаду заступника директора. У день свого призначення Ювеналій Веніамінович заявив: "Ми знаємо, що на перших порах нам не уникнути труднощів. Однак ми не маємо наміру відмовлятися через це від справи, якій присвятили не один рік, яке любимо і яке вважаємо важливим. Виставки, особливо в нашому місті, можуть і повинні істотно допомогти не тільки оздоровлення економічної ситуації, але й стати потужним важелем соціальної стабілізації в суспільстві. На компаніях, що забезпечують їх проведення, лежить особлива відповідальність. Усвідомлення цього стало однією з причин організації "У". Спираючись на досвід, отриманий у складі "Х", засвоївши уроки минулих помилок, ми починаємо самостійний шлях. Ми не просимо поблажливості, але розраховуємо на підтримку преси, ділових людей, представників влади, всіх, хто зацікавлений у відродженні нашого міста, відродження країни ".
Вдумливий і критичний читач, напевно, помітить перебір по пафосу в фіналі. Однак це було передбачено автором і відповідало конкретики реальної ситуації в той момент. Загальний ефект акції, однак, міг би бути і вище. На жаль, Ювеналій Веніамінович відмовився в день інавгурації виголосити промову, підготовлену нашим спічрайтером в тому ж дусі (і це зрозуміло). Була використана тільки загальна канва. Але все одно, повторю, було краще, ніж у середньому по країні.
А тепер ще трохи теорії.
ДЕВ'ЯТЬ NOTA BENE ПРИ ПІДГОТОВЦІ ПРЕС-РЕЛІЗ:
Поставте дві дати (одна розкриває час написання, інша говорить про час, коли його слід оприлюднити. Наприклад: "для опублікування не раніше 15 березня").
Вкажіть контакт (ім'я та телефон людини, до якого можна звертатися з питаннями).
Придумайте заголовок (журналісти дуже часто змінюють їх, не ображайтеся).
Друкуйте прес-реліз на фірмовому бланку.
Друкуйте прес-реліз чорним кольором, використовуючи шрифт "Таймс". Роздруковуйте його тільки на лазерному принтері (втім, зараз з'явилися струйник з дозволом, що не поступається лазерному. Але і вони мають звичку залишати мікроклякси).
Друкуйте тільки на одній стороні аркуша.
Залишайте поля.
Друкуйте з подвійним інтервалом.
Якщо повідомлення все-таки займає більше однієї сторінки, внизу кожної сторінки поставте "далі". Завжди ставте в кінці повідомлення значки # # #.
З чого почати? Почніть з інтригуючого твердження, що вражають статистичних даних чи провокаційного питання.
Навряд чи журналісти стануть робити Вам безкоштовну рекламу. Якщо Ваш прес-реліз буде схожий на рекламний матеріал, одне з двох: або над Вами посміються, або вранці Ви отримаєте факсом рахунок за розміщення. Пишіть про проблеми читачів. Подавайте потрібну Вам інформацію в такому ключі, щоб було видно, яким чином ці факти вплинуть (кращим, звичайно ж, чином) на їхнє життя. Будемо відверті: тут певних натяжок не уникнути. При цьому пам'ятайте, що журналісти теж читачі.
Заголовок повинен привертати увагу. Його слід писати, коли матеріал готовий. Скажу більше, він повинен бути з матеріалом пов'язаний. Не пошкодуйте часу на нього. Часто саме цікавий заголовок визначає успіх усього матеріалу.
Не переоцінюйте важливість Вашого матеріалу для ЗМІ. У преси, крім Вас, є ще Чечня, недосконале податкове законодавство і голодування біля будівлі мерії. Тому, в ідеалі, текст повинен займати не більше однієї сторінки. Прикладіть логотип фірми або фото. Редакції тепер економлять на штатних фотографів, надіслана Вами картинка має великі шанси бути опублікованою, а значить, поміченої читачами. А Вам, сподіваюся, цього і треба. Зображення, в ідеалі, повинна бути в електронному вигляді з роздільною здатністю не менше 300 dpi.
Постарайтеся обмежити кожне речення у Вашому прес-релізі двадцятьма словами. Пишіть пропозиції коротко і просто, опускайте барвисті прикметники і багатослівні визначення, але ніколи не жертвуйте фактами. Абзаци повинні бути як можна коротше. І як можна коротше повинен бути весь прес-реліз.
Створюйте матеріал від особи журналіста. Хоча матеріал і представляється Вашою фірмою, бажано, щоб він був готовий до прямої публікації.
Ретельно проаналізуйте свій матеріал, стискайте, редагуйте, вдосконалюйте. Перевірте всю орфографію і пунктуацію. Дайте кому-небудь прочитати його. Попросіть висловити свою думку (бажано, критичне).
Поради бувалих: ніколи не відсилайте прес-реліз у редакцію до того, як його схвалять на всіх бюрократичних сходах у Вашої Компанії. Не просто покивав, лише б Ви відв'язалися, а поставлять підпис. Досвід показує, що прохання поставити підпис змушує прочитати Ваше нетлінне творіння більш уважно. І потім, після того, як підпис поставлена, відповідальність Ви вже ділите на двох. Прес-реліз, до речі, може бути складений і після прес-конференції (у минулому часі) і направлений всім журналістам, в першу чергу тим, кого не було.
КРОК ЧЕТВЕРТИЙ. ПРИЙМАЄМО ГОСТЕЙ
Самих комунікабельних і привітних співробітників призначають до групи по прийому та реєстрації гостей і учасників. Група розміщується за столом з написом "Реєстрація учасників" біля входу.
Функції групи:
привітати прийшов;
попросити його представитись і зробити відмітку про явку в заздалегідь підготовленому списку запрошених;
видати комплект роздаткових матеріалів і сувеніри;
уявити (при необхідності) директору підприємства або відповідальному за проведення прес-конференції;
вказати дорогу або навіть проводити в конференц-зал.
Тут негативних прикладів хоч відбавляй. Часто керівництво призначає співробітників в "групу вітання" виходячи із зовнішніх даних. Серед контингенту з хорошими параметрами зустрічаються дівчата з "складним" характером. Нервовість і незвичність обстановки, невизначеність функцій виступають каталізатором його прояви. Форми прояви найрізноманітніші. Буває і гіпертрофована сором'язливість. Співробітниця при цьому прикидається елементом інтер'єру і мовчить, як на допиті. Ефект відповідний. Одного разу щедрі організатори на стіл реєстрації вивантажили розсипом гору копійчаних ручок і запальничок (навіть без логотипу) і запросили "шановних журналістів" пригощатися "хто бажає, якщо не заперечуєте". Чомусь ніхто не "пригостився". Атмосфера незручності стійко зберігалася впродовж усієї акції.
Для представника ЗМІ прес-конференція починається вже тоді, коли він відправляється за вказаною у Вашому запрошенні адресою. Зрозуміло, що місце зустрічі він неодмінно знайде. Однак від того, як довго він буде шукати, залежить настрій журналіста, яке, у свою чергу, може позначитися на характері матеріалу. Виготовте покажчики: оголошення на вході в будівлю, де буде проходити прес-конференція, з позначенням поверху і кімнати; стрілки з текстом: "Прес-конференція" - усередині будівлі, таблички на дверях прес-конференційного приміщення і покажчики "Реєстрація" на столі, де фіксується прибуття журналістів.
Доречний покажчик "Гардероб", особливо якщо він розташований не на виду. В іншому випадку журналісти будуть проходити в зал одягненими і розвішувати одяг на стільцях. Це надає приміщенню, яке Ви так ретельно готували, неохайний вигляд і створює небажану для Вас атмосферу. Будьте наполегливі.
Нагрудні покажчики (беджі) з назвою структури, яка проводить прес-конференцію, ПІБ співробітника повинні мати всі організатори, щоб журналісти бачили, до кого вони можуть звернутися з процедурних та інших питань. Не вставляйте в бедж візитку - занадто дрібно, достатньо одного імені, але написаного крупно.
Кожен журналіст повинен отримати максимум інформації в письмовому вигляді для спрощення процесу написання майбутніх матеріалів. Такий набір може включати в себе:
Прес-реліз;
Інформаційний листок про офіційних осіб, які будуть виступати;
Копії промов, виголошених на прес-конференції;
Буклет про компанію або про спонсора події;
Фотографії.
Все це вкладається в спеціальну папку з двома кишеньками. Можна її надрукувати на замовлення, можна наклеїти на звичайну папку стікер з логотипом компанії. В одному з кишеньок - візитна картка. Основний елемент такого комплекту - буклет. Він звичайно включає короткі відомості про організацію (історія створення фірми, головні напрямки діяльності, майбутні плани). Покладіть також, якщо є, копії попередніх статей про вас. Це допоможе зробити журналістам розширений матеріал. Допомагайте один одному!
На стіл, за яким будуть сидіти учасники, поставте таблички. Прізвище, ім'я, по батькові ньюсмейкерів повинні бути вказані повністю, досить крупно і повторені на зворотному боці (щоб він без проблем зміг знайти своє місце за столом). Не варто вказувати там же і інші дані про цих шанованих людей. По-перше, цього все одно не буде видно. По-друге, ім'я доведеться писати дрібніше. Таким чином, не буде видно вже взагалі нічого.
На стіні за столом учасників повісьте Ваш логотип, в цьому випадку він з найбільшою вірогідністю потрапить в поле зору відеокамер. Навіть якщо камер немає - його варто повісити. Невиразна ксерокопія не годиться. Виготовте його на замовлення і розміром не менше ніж 40 х 60 см.
Бажано кожного учасника забезпечити:
Мікрофоном;
Пляшка мінеральної води;
Склянкою;
Папером і ручкою для записів.
КРОК П'ЯТИЙ. ЗУСТРІЧАЄМО Ньюсмейкер
Чесно, я дуже старався знайти аналог цього слова в російській мові. Його просто немає. У ряді випадків репортери використовують слово "хедлайнер". У будь-якому випадку, мова тут йде про тих, кому належить відповідати на питання.
Якщо до прес-конференції не дійдуть кілька журналістів, буде прикро, але не смертельно. Якщо її не знайде ньюсмейкер - справа погана. Зустріньте його біля входу в будівлю. Йому це навіть належить за статусом, як кортеж президента. Передбачте приміщення, де він міг би присісти перед початком, випити чашку кави, поговорити з організаторами. Необхідно чітко прояснити тривалість вступної промови, послідовність виступів, кількість часу, відведеного на запитання-відповіді. Така прелюдія допомагає зняти напругу, встановити первинний раппорт між ньюсмейкером і ведучим, налаштуватися на потрібну хвилю.
Скільки людей має сидіти в президії?
Чим менше, тим краще, щоб не було схоже на урочисте засідання. На моїй пам'яті був випадок, коли кількість тих, хто сидить в президії і в залі збігалося. Комічне видовище.
Розподіл ролей на прес-конференції.
Ньюсмейкер і ведучий. Перша роль передбачає відповідальність за інформацію, як таку. Друга - за процедуру ведення прес-конференції. Ведучий вітає присутніх, представляє учасників, регулює надходження питань, стежить за регламентом і, нарешті, перериває ділову частину, щоб запросити всіх на фуршет. Часто на цю роль запрошують професійних акторів і весільних заводив. Добре, якщо у них вже є досвід участі в бізнес-акціях, погано, якщо немає. Любіть ризикувати?
Прес-конференція розпочалася.
Чи можна затягувати відкриття прес-конференції? Так, відступ від оголошеного часу на 5-10 хв допустимо і навіть бажано. За цей період підтягнуться спізнилися. Однак розрив тривалістю більше 15 хвилин загрожує ускладненнями: аудиторія починає дратуватися.
Як довго проводити прес-конференцію?
Планована тривалість - 30-60 хвилин. На кінець години увагу журналістів слабшає, відчуття солідності поступово втрачається. Тому, навіть якщо питання не вичерпалися, має сенс припинити прес-конференцію штучно. Але зробіть це майстерно, без грубощів. Нехай всі учасники ще раз відчують ту повагу, яке Ви до них відчуваєте.
КРОК ШОСТИЙ. ПОЧИНАЄМО ГОВОРИТИ
Отже, почнемо. Деякі починають виступ на прес-конференції без натяків: "Здрастуйте, я готовий відповідати на ваші питання". Е-е-е, так не піде. Ви все-таки на сцені. А розігрівати публіку хто буде? Вступна промова хвилин на 10 необхідна. У неї швидше завдання задати емоційну тональність, ніж забезпечити інформацією. У цьому сенсі найважливішою є перша хвилина виступу. Те, як вона пройшла, визначить хід всієї прес-конференції.
Перші фрази називають "зачином". Зачином може бути звернення безпосередньо до інтересів присутніх, оригінальна цитата, цікавий факт, вражаюча цифра, питання або ланцюжок питань, прийом співпереживання ("нещодавно я став свідком такої розмови ...", або "коли я йшов на сьогоднішню прес-конференцію ..." ), жарт або дотепне зауваження. Інший безпрограшний варіант - заговорити про свої почуття з приводу сьогоднішньої зустрічі, цієї події і т.п. Можна розповісти і анекдот. Але тільки по темі.
ДЕСЯТЬ ПРАВИЛ ПРАВИЛЬНОГО ВИСТУПИ
Зберіться (перш ніж говорити, дайте відповідь на 4 питання: кому ви будете говорити, що говорити, де і коли).
Тримайтеся теми (яка ваша головна ідея, що ви хочете довести).
Будьте логічні (тримаєте в голові якусь логіку, не перебігайте з теми на тему).
Запишіть (перед вами про всяк випадок має бути текст).
Говоріть, а не читайте (потренуйтеся в говорінні, оскільки читання говорить про непідготовленість).
Припускайте заперечення (слід заздалегідь подумати і врахувати можливу критику сказаного).
Будьте зрозумілі (говорите конкретно і ясно, щоб люди могли вас зрозуміти).
Розумно використовуйте графіку (вона повинна тільки підтримувати, а не затуляти собою виступ).
Будьте переконливі (слід бути живим, цікавим, щоб довести значущість вимовного для присутніх).
Вчасно зупиніться.
Ще Достоєвський у романі "Біси" зазначав: "Хіба можна протримати на одній статті таку публіку, як наша, цілу годину? Взагалі я зробив зауваження, що будь разгеній, але в публічному легкому літературному читанні не можна займати собою публіку більше двадцяти хвилин безкарно ". Це в літературній, а в діловому читанні, так і поготів. Таким чином, обмежте свій тріумф двадцятьма хвилинами. Це приблизно 6 сторінок тексту.
Оскільки під час усного виступу слухачі не можуть, як при читанні, повертатися до його початку, слід окремі моменти повторювати. Те ж стосується і закінчення промови: необхідно заздалегідь попередити слухачів: "Перед тим, як перейти до питань ...", "На завершення" і т.п. Постарайтеся уникнути нашої улюбленої фрази: "І останнє ...", яку ми повторюємо неодноразово, вбиваючи в слухачах всяку надію дожити до закінчення виступу.
Приміщення для виступу.
Краще, якщо маленьке приміщення абсолютно заповнено, ніж наполовину пусте велике. Велика кількість сидячих далеко один від одного слухачів не дозволяє створити в залі потрібну атмосферу. У цьому випадку краще посадити слухачів щільніше. Дружньо запросіть сидять на "гальорці" пересісти вперед. Краще, якщо це зробить ведучий. Ймовірно, в перші секунди ніхто не ворухнеться. Будьте ввічливі, але наполегливі.
ФІНАЛ
Просте і бездарне: "Ну що ж, у мене все" - гасить ефект. Уявіть, якщо б у фіналі захоплюючого художнього фільму герої замість фраз: "Так не діставайся ж ти нікому!" Або "Асталавіста, бейбі!"-Промимрив щось подібне. Як Ви знаєте, останнє враження найсильніше, і якщо висновку немає, суть виступу вислизає від слухачів. Якщо обстановка на увазі емоційну стриманість, в якості фіналу допускається стисле повторення сказаного.
Висновок повинен бути безпосередньо пов'язане з головною ідеєю виступу, бути природним, мажорних, оптимістичним за духом. В ідеалі, висновок має бути сюрпризом для слухачів, викликати емоційний сплеск. Він повинен бути таким, щоб слухачам рефлекторно захотілося зааплодували.
Але все-таки прес-конференція - не виступ з броньовичку. Головний критерій успішного виступу тут не емоції, а інформативність. Якщо Ви вже вийшли до мікрофона, то зобов'язані видавати інформацію. Але знайте міру. Перевантажувати інформацією шкідливо. Не варто наводити великий перелік цифр та імен. Або дайте журналістам цю інформацію в письмовому вигляді, або приведіть тільки два-три приклади, інакше в пресі з'являться спотворення. Намагайтеся не висловлюватися з питань, в яких Ви некомпетентні.
Чи можна читати з папірця?
Можна. Але це вже не модно. І не сучасно. І навіть смішно. Так що - не можна.
КРОК СЬОМИЙ. ГОВОРИТЬ І ПОКАЗУЄ
Запитайте себе: чи можу я що-небудь показати слухачам? Картинки, таблиці, графіки, схеми, малюнки, карти, наочне уявлення підсумків по роках і т.д. Візуальні допоміжні засоби вносять в хід прес-конференції різноманітність, дозволяють утримувати увагу, підвищують запам'ятовуваність.
Зараз весь цивілізований діловий світ використовує мультимедійні проектори. Вони стоять божевільних грошей, але в кожному місті є місця, де їх можна взяти напрокат. Весь матеріал готується в програмі "Power Point" або аналогічної. Фотознімки скануються й обробляються. Це нескладно. Зображення виходить чітким, зміна кадрів керується комп'ютером. Видовище вражаюче. Втім, і звичайний слайдпроектори не застарів. І оверхед (кодоскоп) годиться. Все це називається візуальної презентацією. Але, підбираючи матеріал для неї, має бути розміщений таким чином, щоб послідовність зорових образів забезпечувала підвищення емоційної напруги. Тільки не затемнює при цьому приміщення повністю: залиште присутніх можливість щось записувати.
Зображення коментуйте коротко і точно, пов'язуючи текстом одну картинку з іншого. Не можна спочатку показувати картинки, а потім робити доповідь. Має бути все навпаки. Або паралельно. Після того як показані картинки, самий хороший доповідь сприймається важко. "Слово - поганий конкурент зображенню".
Потрібно ретельно продумати технічні деталі. І провести репетицію з використанням всієї техніки. Технічні збої всіх видів викликають роздратування публіки. Багато з нас були свідками таких випадків: тільки хочуть показати слайди, як з'ясовується, що сполучний шнур занадто короткий, проекційний апарат встановлений дуже далеко, зображення не відповідає екрану, три слайда вставлені неправильно, не можна знайти вимикач світла і т.д.
Деякі оратори починають докладно займатися налагодженням апаратури вже після привітання. Слід все обдумати заздалегідь. Необхідно також провести пробу: як діє домовленість з помічником про послідовність показу слайдів, включенні / виключенні світла і т.д. Можна домовитися про умовні сигнали.
Наочні матеріали подаються тільки тоді, коли вони потрібні. Не можна їх розвішувати або проектувати на екран заздалегідь. Відразу прибирайте те, про що вже сказано.
Безумовно, якщо є можливість показати сам об'єкт - чудово. Але й тут не обходиться іноді без курйозів. Мені доводилося брати участь у підготовці презентації марки "Motorola". Організатори привезли величезний надувний пейджер. Він не помістився в приміщенні, і його довелося виставити в саду. Він повністю відтягнув на себе увагу присутніх, але це було в ті роки, коли в нас про пейджерах (біпера) ще й не чули. На законне питання учасників: "А що це?" - Нещасні організатори намагалися відповісти: "Ну, це пейджер, ну, це така маленька штука" і т.п. Коротше, у публіки залишилася тверда переконаність, що пейджер - це "велика обдурювання". Цікаво, що в організаторів не знайшлося жодного справжнього приладу.
КРОК ВОСЬМИЙ. ВІДПОВІДАЄМО на ПИТАННЯ
Питання - відповіді - це така гра, в якій не повинно бути тих, хто програв. І постраждалих. Але як бути, якщо у Вас виникає відчуття, ніби на Вас нападають. Вам, природно, хочеться захищатися і дати здачі. На жаль, якщо Ви вирішили стати зіркою публічних виступів, Вам доведеться відмовляти собі в цьому задоволенні.
Що робити, якщо, наприклад, хто-то з Вами не погоджується? Вислухайте його уважно. "Слухайте очима", щоб він відчував, що ви серйозно зважуєте його точку зору. І ніколи не заперечуйте у відкриту (тут обов'язково почнеться катавасія, на яку Вас, можливо, і провокують). Дійте обережно. Не показуйте збентеження від заперечень або провокаційних питань (згоден, це легше сказати, ніж зробити, але вироблення такого навику реальна і досягається на спеціальному тренінгу). Почніть відповідь на них з фрази: "Спасибі за гостре питання" або "Проблема, про яку Ви говорите, дійсно існує". А далі ... застосовуєте банальний студентський прийом: говорите на ту тему і видавайте ту інформацію, яку знаєте, або яку вважаєте потрібною, наприклад: "Але щоб розібратися у вашому питанні кваліфіковано, потрібно розповісти ось про що ..." Ви багато раз спостерігали, як цей прийом застосовують зірки політики та шоу-бізнесу.
Але що робити, якщо у Вас немає відповіді? Взагалі немає. Ніякого. Варіант відповіді: "У мене зараз немає даних" або "Не знаю" - значно краще, ніж "Без коментарів" або "Не хочу відповідати". Якщо не знаєте відповіді, так і скажіть. Запишіть питання і скажіть тому, хто його задав, що відповісте йому через певний час (наприклад, протягом 24 годин - це завжди добре звучить). Записуючи питання на очах у всіх, ви показуєте, що вважаєте питання важливим. Якщо в чомусь помилилися і Вас засікли, відразу визнайте помилки і принесете вибачення, у противному випадку помилки з насолодою будуть смакувати журналісти.
Буває й так, що через хвилювання чи з-за відсутності досвіду висловлюватися усно, журналіст задає незрозумілі питання. У кожному конкретному випадку, залежно від ситуації, Ви можете вибрати один з варіантів:
Попросіть повторити запитання - швидше за все, він стане коротшим та зрозумілості.
Повторіть самі питання так, як ви його зрозуміли.
Попросіть кілька хвилин на роздуми (продовжуючи паралельно відповідати на інші питання) - за цей час про те питанні можуть просто забути.
Що робити, якщо задають відразу по 2-3-4 питання? Утримати в голові відразу кілька питань неможливо навіть для досвідченого оратора. Подбайте про те, щоб цього не сталося, заздалегідь. Адже організатори прес-конференції вправі оголосити будь-який регламент її проведення. Якщо ви припускаєте велика кількість питань, скажіть на самому початку: "Ми знаємо, що кількість журналістів, які бажають поставити запитання, велике, а час прес-конференція обмежена, тому просимо вас задавати тільки з одного питання". Втім, у нашому місті подібний шквал запитань я спостерігав тільки на прес-конференції Бориса Гребенщикова, яку сам і організував. Це була одна з перших моїх прес-конференцій, і такої розв'язки я не передбачив. До зали набилося величезна кількість народу, всі ставлення якого до засобів масової інформації вичерпувалося читанням телепрограми на тиждень. Половина "журналістів" розмістилася на підлозі, і кожен норовив задати питань по десять, охопивши максимальну кількість аспектів буття. Загалом, Борисові довелося несолодко. Втім, він добре тримався і не підвів організаторів. Так ось, коли виявляться спроби порушити регламент, Ви будете нейтралізовувати їх фразою: "Ми домовилися задавати По жодному питанню". Як правило, вистачає двох разів.
Як вчинити, якщо замість питання слід "самовираження" журналіста або іншого учасника прес-конференція, наприклад таке: "Користуючись нагодою, я хотів би вам сказати ..."? Можна перервати монолог роз'ясненням того, що форма проведення прес-конференції не передбачає дискусію або навіть обмін думками. Ще краще вимовити коротку фразу: "Формулюйте, будь ласка, Ваше запитання!". Як правило, вистачає одного разу.
Порядок питань регулюється черговістю піднятих рук.
Буває й таке, що питань немає. Причина у Вас. Сталося щось одне:
Ви дуже затягнули свій виступ.
Десь у своєму виступі Ви зачепили якась хвора для аудиторії місце.
Ви так і не змогли їх захопити, зацікавити.
Десь у середині Вашого виступу слухачі втратили нитку.
Моя особиста статистика показує, що найчастіше трапляється перше і останнє. Не намагайтеся "замести проблему під килим", виправдовуючись тим, що, мабуть, тема не так цікава. Будь-яку тему можна подати як актуальну, пов'язавши її з тими подіями, які в цей момент турбують публіку. Сперечаємося?
Що ж у цьому випадку робити? Можна попросити знайомих журналістів задати будь-які питання для затравки. Можна те ж саме доручити співробітникам Вашої організації. Нарешті, можна вимовити фразу: "Перед прес-конференцією нам було передано кілька записок (надійшло декілька дзвінків) з питаннями" і т.д. Ви говорите: "Хитрість"? Я відповідаю: "Стратегія".
Намагайтеся передбачити, які питання Вам будуть задані. Запишіть їх на аркуші кольорового паперу, залишаючи після кожного по 6 рядків. Можна вгадати 70%. Підготовка до прес-конференції включає в себе також і складання списку можливих питань і відповідей. В адміністрації президента США працює спеціальна команда, яка напередодні конференції узагальнює інформацію про акредитовані журналістах (їх сімейний стан, послужний список, їхні висловлювання і поведінку на інших прес-конференціях, їх позицію з того чи іншого питання). І на підставі цих даних робить прогноз можливих питань. Скільки вони питань вгадують у відсотках? - До 80! На них заготовлені і відрепетирувані відповіді. Підготовлено гостроти і гостро міміка. А у нас створюється враження, що президент незворушний, але в той же час кмітливий і дотепний чоловік.
Поверніться до початку і дайте відповідь на всі питання, записуючи відповіді на диктофон.
Тепер прослухайте те, що Ви наговорили.
Зробіть під питаннями позначки, зафіксуйте яскраві фрази тощо
Знову запишіть відповіді на плівку, підглядаючи в листок з позначками.
Прослухайте плівку перед прес-конференцією.
Пам'ятайте, що відповіді на питання можуть виправити або зіпсувати враження від виступу. Виходячи з цього декілька інструкцій для того моменту, коли Ви вже стоїте перед мікрофоном:
З'ясувавши питання, не поспішайте відповідати на нього, не намагайтеся повідомити слухачам все, що Вам відомо з цього приводу. Не можна перетворювати свою відповідь в додаткову лекцію. Відповідь на питання має бути гранично коротким.
Якщо питання задано чітко, але тихо, його необхідно повторити для всіх.
Ніколи не йдіть від питань, які звучать, як своєрідний виклик, і пов'язані з бажанням перевірити позицію оратора. Відповідь обов'язковий! Тільки зберігайте витримку і почуття гумору.
Якщо слухач скористався правом задати питання для того, щоб висловитися, потрібно, спокійно вислухавши його, сказати приблизно наступне: "Спасибі за цінний додаток!"
Підлестить собі тим, що будь-які питання свідчать про те, що виступ слухали.
КРОК ДЕВ'ЯТИЙ. ПІДВЕЛА ПІДСУМКИ
Коли ведучий говорить журналістам: "Спасибі і до побачення", прес-конференція не закінчується - журналісти, як правило, підходять до ньюсмейкер, щоб отримати будь-яку додаткову інформацію. Нормально. Навіть в умовах відсутності часу знайдіть можливість сказати наполегливій репортерові пару слів, а, в крайньому випадку, дайте контактні телефони для зв'язку в перспективі.
У день заходу (максимум - зранку наступного дня) відправте матеріали зацікавленим журналістам, які не змогли прийти. Відішліть подяки відповідним особам. Організуйте засідання з метою аналізу сильних і слабких сторін пройшла прес-конференції. Як би не пройшов захід - нікого не сваріть. Постарайтеся сконцентруватися на тому, як максимально використовувати отриманий досвід для покращення роботи в майбутньому. Причому отримані уроки можна використовувати не тільки на прес-конференціях.
Тепер, увага! Велика спокуса, полегшено зітхнувши, забути про все. Але це було б непрофесійно. Вам належить зробити те, що у нас взагалі не робить майже ніхто. Ви проводите прес-кліпінг - аналіз вийшли у ЗМІ матеріалів, який вкрай необхідний як для визначення ступеня ефективності акції, так і для формування планів на майбутнє. Якщо Ви проводите прес-конференцію на замовлення, це стає Вашим головним виправдувальним документом. Що б не відбулося в ході підготовки та проведення акції, якщо буде достатня кількість потрібних відгуків, Вам все спишуть і Ви збережете клієнта. Так що краще збережіть копії статей.
Тепер, коли ми разом прокрокували весь цей нелегкий шлях, Ви отримуєте
15 контрольних питань, що задаються заздалегідь собі самому, якщо ньюсмейкер - Ви самі:
Який склад і розмір аудиторії?
Яка їхня компетентність у питанні?
Яка тривалість мого виступу?
Хто буде керувати прес-конференцією?
Хто і яким чином представить мене?
Чи потрібна від мене використання відеоматеріалів, слайдів?
В якому приміщенні відбудеться зустріч?
Чи потрібен мені мікрофон?
Буду я виступати з-за столу, кафедри або зі сцени?
Чи буду я говорити, як написано планом або відтворювати по пам'яті?
Як я можу з самого початку викликати інтерес до свого виступу?
Репетирував я свій виступ?
Чи можу я скоротити довгі фрази?
Чи можу записати свій виступ для подальшого аналізу?
Що мені одягти?
Остання перечитайте ще раз. Просто для задоволення.
Не сумніваюся, що Ви проведете блискучу прес-конференцію і ми ще про Вас почуємо.
Список літератури
Гандапас Р. Прес-конференція - це серйозніше, ніж ви думаєте.