Презентація вимоги до підготовки та проведення

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Федеральне агентство з освіти
РОСТОВСЬКА АКАДЕМІЯ СЕРВІСУ
ПІВДЕННО-РОСІЙСЬКОГО ДЕРЖАВНОГО УНІВЕРСИТЕТУ ЕКОНОМІКИ І СЕРВІСУ
(РАС ЮРГУЕС)
РЕФЕРАТ
з дисципліни: "Зв'язок з громадськістю"
тема: "Презентація: вимоги до підготовки та проведення"
Виконав:
Студент СКСТ-06592гр.
3 курс ЗО
Сухоносову Є.П.
Перевірила
Морозова А.Д.
Ростов-на-Дону 2009

Зміст
  1. Презентація
2. Проведення організаційно-представницьких заходів
3. Представницькі заходи
Список літератури

1. Презентація

Людство придумало спеціальні ритуали уявлення події більш уроком колу осіб. Серед них і знаходяться прес-конференції та презентації.
Полі Борд говорить: "Презентації є подіями, за яких ви стоїте перед своєю аудиторією і розповідаєте про свою роботу, про свій продукт; або компанії". Типові питання, на які слід звернути увагу, в період підготовки, на її думку, наступні:
1) Хто ваша аудиторія?
2) Що вони хочуть побачити?
3) Де буде проходити презентація?
4) Коли вона відбудеться?
Не менш ретельно слід відбирати людини, який вийде для виступу перед аудиторією. Не завжди це може бути перша особа. Підготовка до презентації повинна включати в себе:
1. Вивчення.
2. Підготовку виступу.
3. Перевірку ілюстративного матеріалу.
4. Відвідання місця майбутнього виступу.
5. Перевірку обладнання.
6. Практику у використанні обладнання.
7. Практику мови.
8. Відповідний тип одягу.
Рої Хофф підкреслює візуальний аспект презентації. "Будь-який виступ все більшою мірою перетворюється на видовище. Публіка сприймає все очима - і вам, виступаючого, теж буде корисно мислити зоровим обозом." (Рой Хофф "як підготуватися до презентації і блискуче її провести. - М., 1996. С.9).
Поп'ятний, що статус візуальної комунікації набагато серйозніше, ніж наше до нього відношення. Ймовірно це, пов'язано також і з тим, що людина не бачить себе з боку. Виходячи з чисто візуальної аргументації, Р. Хофф також відповідає на питання "сидіти або стояти при виступі" (там же с.24-25). Кращою позицією стає позиція стоячи. Коли людина пересувається, слухачам доводиться стежити за ним очима. Можна вступити в контакт очима з кожним із слухачів. Людина, яка рухається, краще запам'ятовується, оскільки люди весь час подумки фотографують його.
ПР - комунікативні як у своїх основах, так і в своєму інструментарії. Тому фахівець з ПР має бути максимально зацікавлений в тому банку людей, який може йому надати теорія і практика комунікацій.
Презентація - один з найскладніших видів ділових комунікацій.
Презентація - це представлення організації, особи, послуг. Так, презентація може проводитися з нагоди відкриття або створення організації, підрозділу, філії.
Метою презентації може бути демонстрація нових досягнень і результатів роботи, представлення нових партнерів та ін
Для презентації необхідний особливо чіткий сценарій, який відображає дві частини події: офіційну і неофіційну.
Офіційна частина - це виступи керівників та представників організації, які знайомлять присутніх з особливостями об'єкта. Повідомлення не повинні бути утомливо довгими. Вони повинні фактично містити відповіді на питання, потенційно цікаві для учасників заходу Після повідомлення показують відеофільм тривалістю 7-12 хв з сюжетами, що відображають значущість, актуальність, оригінальність, новизну об'єкта презентації. Потім гості виступають із зауваженнями, коментарями, побажаннями та привітаннями.
Запрошеним вручаються сувеніри, рекламні листки, пам'ятки.
Друга частина презентації менш офіційна. Її завдання - створити неділової обстановку для ділових відносин. Неофіційна частина також вимагає свого сценарію, тому що включає в себе особливий жанр ділового спілкування: тости-вітання, тости-побажання, тости-подяки.
В даний час серйозні презентації проводяться коректно: займають кілька годин, влаштовуються в кращих залах, вражають змістом та креативними знахідками.

2. Проведення організаційно-представницьких заходів

Для донесення до широкої Громадська своїх ідей та формування певного ставлення до фірми, для реалізації всіх інших завдань з ПР проводяться і всілякі заходи, які звернені безпосередньо до аудиторії.
У цих же цілях можуть бути використані лекції, доповіді, промови та інші публічні виступи.
Такі ж завдання можна вирішувати і під час ділових бесід, які доводиться проводити всякому керівнику, підприємцю, політику.

3. Представницькі заходи

Гарну можливість формування доброго ставлення до фірми, поширення про неї відомостей, зав'язування контактів дають різні представницькі заходи. Сюди, перш за все, можна віднести презентації, які зараз досить широко поширені. Вони зазвичай вимагають чималих зусиль і коштів, але їх користь буває великий. Правда, результативність презентацій залежить не тільки від вкладених у них ресурсів, а й від професіоналізму організаторів, продуманості сценарію і вмілого його втілення.
З самого початку підготовки презентації слід запитати себе: що треба буде представити на презентації? Чому вона взагалі проводиться? Таким чином, ефективна презентація починається з визначення її завдань. Для цього треба виробити логічну послідовність всього заходу. Потрібно точно визначити час eго початку і тривалість, вказавши це підготовлених завчасно запрошеннях.
Слід ще окреслити коло запрошених і взагалі учасників, включаючи журналістів і, можливо, артистів, оскільки презентація представляє собою ще й урочисте, святкову подію. Бажано у них з'ясувати інтерес до теми презентації і ступінь поінформованості про неї. З урахуванням цього і відповідно до завдань презентації слід сформулювати ключову фразу, яку повинні запам'ятати учасники. Треба також визначити бажаний відгук аудиторії, її реакцію і можливі дії після самого заходу.
Потім належить сформувати робочу команду. Вона буде займатися всією підготовкою та проведенням самої презентації.
Важливою умовою успіху презентації є хороший вибір місця її провидіння. Якщо у фірми немає відповідного для цієї мети приміщення, го його слід орендувати. Це може бути ресторан, кафе, клуб, зал готелю. Воно повинно бути зручним і точно відповідати кількості запрошених.
Великої уваги заслуговує визначення виступаючих на презентації від фірми і серед них не обов'язково повинен бути перший керівник, особливо, якщо той не може ефективно виступити; це можуть бути ті фахівці, які знають предмет і вміють про нього професійно розповісти і відповісти на питання. В іншому випадку, кострубата мова керівника може привести до негативного результату. Коли визначені основні орієнтири презентації, треба затвердити порядок та тривалість виступів, узгодити їх тему і зміст, щоб уникнути повторів. Паралельно потрібно обговорити матеріали, які будуть демонструватися.
З виступаючими належить говорити тексти та інші інформаційні матеріали. Вони можуть знадобитися на презентації і їх можна буде вручити прийшли. Не можна ділити ці матеріали по категоріях - "для преси", "для гостей", "для дуже почесних гостей" і т.д. В усякому разі, цього не варто робити на самій презентації, бо такий розподіл виробляє недобре враження на тих, кому дістається інформаційний пакет, а ще й без якихось вкладень.
Одночасно потрібно готуватися до прийому гостей, закуповувати напої, папки, ручки та інші сувеніри. Ці сувеніри бажано забезпечити фірмовими знаками і написами. Ефективна презентація передбачає свого роду презентацію, в тому числі і в присутності представників учасників.
Певну увагу треба приділити одязі виступаючих і допоміжного персоналу: вона повинна відповідати меті презентації, її тональності і характером аудиторії.
У день заходу організатори повинні прибути на місце заздалегідь і перевірити все, особливо - технічні засоби.
Презентація вимагає невеликого і динамічного вступу. Воно визначає важливі моменти презентації, допомагає налагодити відносини з аудиторією і відчути її настрій. За спостереженнями фахівців, вступ має складатися з таких елементів.
Привітальні люб'язності. Подяка зате, що гості знайшли час прийти на презентацію. Можна висловити надію, що вони не пошкодують про те, як його провели. Уникайте надмірної авторитетності. Розкажіть про свій особистий досвід в цій області. Визначте завдання презентації в рамках інтересів слухачів.
Представлення. Ім'я, посада та досвід ведучого, якщо це суттєво, і, звичайно, виступаючих.
Оголошення мети. Що передбачається пояснити, припустити або продемонструвати пі презентації.
Роз'яснення. Потрібно повідомити, скільки триватиме презентація. Вона може проходити в одному місці або переміститься в інше, чи передбачені перерви і чи можна переривати виступаючих.
Закінчення презентації. Як і її відкриття, воно занадто важливо, щоб залишати нею па волю випадку. Звичайно, в останній момент можна змінити запланований фінал, але для цього його треба знати. Закінчення зазвичай включає:
коротке резюме найважливіших фактів і аргументів і повтор ключових фраз і Відеофакт;
рекомендації щодо очікуваної стратегії поведінки після презентації;
пропозиції щодо найближчих кроків, якщо рекомендації прийняті, з конкретними термінами;
опис допоміжної літератури поданої проблеми.
Якщо презентацію веде один ведучий, бажано прагнути до діалогу з аудиторією, для чого треба заохочувати питання, залучати учасників до обговорення. Слова "як ви знаєте" дозволяють говорити для тих, хто не знає теми, не ображаючи при цьому тих, хто знає. Якщо аудиторія більше провідного знає про справжній стан справ, то краще поставити питання і переконатися, що його правильно зрозуміли. Треба повідомити слухачам, що їм дадуть копії виступів та інших матеріалів, інакше хтось почне записувати або замальовувати графік і пропустить слова.
Завершують презентацію чемності.
Технологія презентацій досить повно відпрацьована в ПР - практиці.
Останнім часом створені спеціалізовані програмні продукти презентацій з використанням сучасної техніки. Таке оснащення безсумнівно підвищує ефективність презентації і говорить про можливості і солідності фірми.
Хороші можливості для вирішення завдань ПР дають "круглі столи". семінари, конференції та інші представницькі заходи. На них можна за участю законодавців, представників органів влади, журналістів обговорити актуальну для фірми і всього суспільства проблему і уявити себе в необхідному світлі. Скажімо, в американській практиці семінари широко застосовуються для вироблення політичних рішень. На них зазвичай відбувається взаємодія представників органів влади з ученими і фахівцями. Тут можна не прямо, а як би опосередковано донести до аудиторії свої ідеї і тим самим вирішити свої завдання. Так, на вже згадуваному семінарі "Культура бізнесу та паблік рілейшн" 04.10 93 була досягнута запланована мета-представлення компанії і, головне, донесення до аудиторії її вкрай важливою для нашою ринку філософії. Одночасно було заявлено (вперше в Києві) значення ПР і початок практичної роботи в цій сфері організатором семінару.
Разом з тим, досвід проведення різноманітних представницьких заходів свідчить, що далеко не всі керівники вміють виконувати представницькі функції. Тому їм необхідно вчитися, що лежить у сфері діяльності та ПР - фірм.
Ну і після презентації або іншого заходу прийнято проводити фуршет (прийом), який повинен стати їх продовженням і дозволити у неформальній обстановці отримати якісь нові і часто ексклюзивні відомості, встановити контакти.

Список літератури

1) Г.Г. Почеп "Паблік Рілейшнз". 2003 ст.36-37;
2) В.М. Маслова "Зв'язок з громадськістю в управлінні персоналом". 2005 ст.48-49;
3) В.А. Моїсеєв "ПР теорія і практика". 1999 ст.220-224.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Маркетинг, реклама и торгівля | Реферат
24.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Сучасні вимоги до якості підготовки фахівців інженернопедагогіческого профілю
Основні вимоги до підготовки службових документів і ведення ділового листування в діяльності
Техніка підготовки та проведення презентацій
Сучасний урок історії та вимоги до його проведення
Методика підготовки і проведення лабораторного заняття з землеробства
Базове господарство для практичної підготовки студентів основні завдання вимоги обов`язки виконавців
Психологічні особливості підготовки і проведення ділових розмов і переговорів
Методика підготовки та проведення лекційних занять у вищій школі
Урок фізичної культури в школі особливості підготовки і проведення
© Усі права захищені
написати до нас