Практика Access

Завдання 1. Система управління базами даних MS Access

Використання комп'ютерної технології у багатьох випадках робить життя більш знеособленою. Інформаційна революція зробила серйозний вплив на особистість людини. Однак, це жодним чином не впливає на можливість з комфортом вивчати і з упевненістю використовувати Access. Для цього не потрібно знати теорію баз даних чи комп'ютерні мови. Access можна використовувати для будь-яких цілей: для телемаркетингу, для поліпшення якості читання, для захисту прав людини або при постачанні продуктів для людей похилого віку.

Що таке база даних? База даних - програма, яка зберігає і організує інформацію, маючи при цьому достатню потужність для введення нових записів, зміни вже існуючих записів, вибірки і керування інформацією. Неодмінною частиною бази даних, без якої неможливо здійснення цих функцій, є система управління базами даних. В даний час MS Access - одна з найпоширеніших систем керування базами даних.

Бази даних можуть містити будь-які види інформації, складніше уявити те, що не можна внести в базу даних. У ній можуть міститися графічні елементи - фотографії та малюнки, - список книг бібліотеки, відомості про постачання та продажу, перелік майна, телефони та адреси знайомих, кулінарні рецепти, "маршрути" і технології виробництва продукції, і т.п.

База даних включає різні об'єкти для введення, зберігання і управління інформацією. Основні об'єкти Access - це таблиці, форми, запити і звіти.

Таблиця є основою бази даних, - у таблицях зберігається вся інформація. Кожен стовпець містить один певний тип інформації і називається полем, а кожен рядок містить інформацію про певний об'єкт. При цьому кожне поле відноситься до цього об'єкта. Всі дані про конкретний об'єкт називаються записом.

Форма дозволяє більш наочно відобразити інформацію, що міститься в одному записі. Форма містить ті ж поля, що і таблиця, але інформація по кожному об'єкту розташована у формі на окремій сторінці, що дозволяє бачити всі поля одного запису. Це зручно для перегляду і введення даних, тому що полегшує сприйняття інформації.

Запити призначені для отримання інформації, введеної в таблиці. У Access можна здійснювати пошук інформації за досить складним критеріям. Запит вибирає інформацію, що зберігається в базі даних, що відповідає певним умовам.

Зрозуміло, можна без проблем надрукувати і таблицю, і форму, і запит. Але, як правило, для цього використовуються звіти. Звіти мають більш наочний і привабливий вигляд у порівнянні з іншими об'єктами бази даних, з можливістю вносити в нього зміни. Крім того, у звітах можна сортувати та групувати дані, визначати підсумкові значення, витрачаючи на це менше зусиль, ніж в інших об'єктах.

Завдання 2. Формування структури та файлу бази даних

Формування структури та файлу бази даних починають із запуску Access в операційній системі Windows. Натиснувши кнопку Пуск, вибирають команду Програми і в меню, що вибирають пункт Microsoft Access, який запускають натисканням лівої кнопки миші. Потім у вікні, що з'явилося запрошення відзначається опція Нова база даних і натиснути Ok. У вікні діалогу, вибирають ім'я файлу бази даних і місце його розташування, тобто папку (каталог) і після натискання кнопки Створити Access створює нову базу даних. При цьому з'являється вікно бази даних, відкрите на вкладці Таблиці. Таблиці складають основу бази даних і формування її структури починають зі створення таблиць (кнопка Створити в вікні бази даних). У Access є можливість створювати таблиці кількома різними способами (режим таблиці, конструктора, майстра таблиць, імпорту таблиць, зв'язки з таблицями), але при кожному обов'язково опис структури, що означає введення імен полів, типів даних для кожного поля та описів полів. Ця операція закінчується збереженням (записом) встановленої структури під певним ім'ям. Слід зазначити, що обов'язковою деталлю структури таблиці є первинний ключ, поле унікальної ідентифікації кожного запису. Access пропонує як первинного ключа поле Код з типом даних Лічильник, в якому кожного запису присвоюється номер, починаючи з 1. Можна самостійно створити первинний ключ, вибравши 1 або 2 поля в цій якості. Access автоматично індексує поле первинного ключа. Це допомагає програмі визначати місцезнаходження інформації і, таким чином, прискорює пошук. Після цього можна починати безпосередньо введення інформації.

Щоб роздрукувати полі певного типу, наприклад, Memo, треба виділити полі і в меню Файл вибрати команду Друк, в якій встановити опцію Виділені записи, і потім натиснути кнопку Ok.

Вибірка записів з бази даних, що відповідають певній умові, здійснюється у вигляді запиту. Створення запиту починають з того, що переходять на вкладку Запити і кнопкою Створити викликають вікно вибору режиму створення. Після вибору режиму Access пропонує вибрати джерела інформації і сформувати структуру запиту (поле, джерела даних, сортування за зростанням, зменшенням або її відсутність, необхідність виведення на екран, умова пошуку). Коли всі ці дії виконані, натискають кнопку! Запуск. Результати запиту будуть представлені у вигляді таблиці, схожій з вихідної.

Але крім запиту можна використовувати і "одноразовий запит" - фільтр. Він може використовуватися тільки в одному, відкритому в даний момент, об'єкті бази даних. Фактично це той самий запит, але більш швидкої дії і менш гнучкий. Запускається у меню Записи / Фільтр або кнопками на панелі інструментів.

Ілюстрації

Структура бази даних

База даних

Поле Memo

Простий запит (виведення декількох полів)

Складний запит - тільки виробниче обладнання

Завдання 3. Редагування бази даних

Перейшовши в режим таблиці, починають введення інформації в кожному полі. Щоб перейти з одного поля в інше або в наступну запис (яка автоматично створюється при початку введення запису), треба натиснути Tab, Enter або клавіші управління курсором на клавіатурі. При необхідності ввести додаткове поле досить встановити курсор в поле, перед яким потрібно розмістити нове, і виконати команду меню Вставка / Стовпець. Новий стовпець буде автоматично названий Поле1 з типом даних Текстовий. Змінити тип даних можна в режимі конструктора таблиць.

Копіювання або переміщення записів в таблиці починають з виділення запису або записів. Виділити запис можна за допомогою миші, клацнувши лівою кнопкою по прямокутнику з лівого краю рядка, а зняти виділення можна натисканням кнопки Скасувати на панелі інструментів або, просто, встановивши курсор в будь-якому записі.

Для того щоб скопіювати записи, натискають на панелі інструментів кнопку Копіювати. Для переміщення записів натискають там же кнопку Вирізати. Для заміни записів копійовані записами, треба виділити замінні запису і натиснути на панелі інструментів кнопку Вставити. Для додавання записів у кінець об'єкта в режимі таблиці вибирають в меню Правка команду Додати з буфера.

Видалення запису здійснюється аналогічно. Вибирають удаляемую запис, а потім натискають на панелі інструментів кнопку Видалити запис. Видалення кількох записів можна здійснити за допомогою запитів видалення. На вкладці Запити можна Створити в режимі конструктора запит, при цьому на панелі інструментів з допомогою кнопки Тип запиту вибирається Видалення, після чого встановлюється умови видалення.

Завдання 4. Копіювання баз даних і файлів

Часто створюючи нові таблиці або бази даних, легше скористатися вже готовими формами, ніж кожен раз заново формувати структуру таблиці.

Саме така можливість надається Access при створенні таблиці нової бази даних у режимі імпорту таблиць. У цьому режимі послідовно вибирають базу даних і таблицю, звідки імпортують, і параметри - повне копіювання або тільки структури. Але простіше, скопіювавши таблицю в буфер, потім вставити її в нову базу даних. Процедура копіювання і вставки викладена в попередньому завданні. При вставці Access запитує параметри - повне, тільки структура, тільки дані. Є й можливість не імпорту, а експорту таблиці - це в меню Файл виконати команду Зберегти як / експорт і у вікні діалогу вибрати адресу експорту, ім'я нової таблиці.

Якщо треба перенести в нову базу даних частина записів зі старої бази, то спочатку виділяють і копіюють потрібні записи, а потім в новій базі даних вставляють їх, попередньо виділивши місце вставки (хоча б один запис).

Перейменування, не виходячи з Access, можна зробити у вікні відкриття файлу бази даних, клацнувши правою кнопкою миші на імені бази даних, і вибравши в контекстному меню пункт Перейменувати, після чого набрати нове ім'я файлу.

Видалення здійснюється точно так само, тільки вибирають пункт Видалити.

Завдання 5. Сортування та індексування бази даних

Access автоматично індексує поле первинного ключа. Для цього потрібно виділити в режимі конструктора таблиць поле або поля, які потрібно проіндексувати, клацнути правою кнопкою миші, і вибрати в контекстному меню пункт Ключове поле. Крім того, в тому ж режимі конструктора можна на вкладці властивостей поля вибрати властивість Індексоване поле для будь-якого поля. Потім при бажанні мати відсортовану по зростанню (спаданням) інформацію, можна, натиснувши кнопку Індекси на панелі інструментів, вибрати в полі Порядок сортування відповідний рядок і встановити бажаний порядок.

Сортування бази даних в Access являє собою дуже просту дію. При відкритті таблиці можна вибрати меню Записи / Сортування або натиснути на панелі інструментів кнопки Сортування за зростанням (спаданням). Access, виконуючи цю команду, відсортує записи по даному полю так, що текст йде в алфавітному порядку, в порядку зростання чисел і від більш ранньої дати до більш пізньої, - і навпаки.

При індексуванні створюється окремий індексний файл, при цьому сама база даних залишається незмінною. Під час сортування ж змінюється база даних, порядок проходження записів.

Завдання 6. Розробка звітів засобами MS Access

Розробка звітів за допомогою Access здійснюється без великих зусиль. У вікні бази даних на вкладці Звіти натискають на кнопку Створити і у вікні вибирають варіант створення звіту. Для простого звіту можна використовувати варіант Автоотчет, але самий зручний режим - Майстер звітів. У ньому можна легко і повністю визначити вигляд звіту, - поля, порядок сортування і групування записів, вибрати стиль звіту, встановити вид обчислень за числовим полям. Для того, щоб вивести не всі записи, а тільки відповідають певній умові, треба попередньо зробити запит з цим умовою і вже на його основі сформувати звіт.

Заборгованість орендарів виробничого обладнання

Найменування організації-арендатораНПФ "Істра"

Опис фондовСрок арендиСумма орендної плати за месяцСумма орендної плати всього

Прес-форми31.12.994 870,00 р.58 440,00 р.

Підсумки по НПФ "Істра"

4 870,00 р.58 440,00 р.

Найменування організації-арендатораООО "Електро"

Опис фондовСрок арендиСумма орендної плати за месяцСумма орендної плати всього

Верстат шліфовальний28.02.01237, 00р.5 688,00 р.

Верстат фрезерний28.02.01492, 00р.11 808,00 р.

Верстат токарний Т-689028.02.01154, 00р.3 696,00 р.

Підсумки по ТОВ "Електро"

883,00 р.21 192,00 р.

ІТОГОІТОГО5 753,00 р.79 632,00 р.

22 листопада 1999 г.Страніца 1

Завдання 7. Розробка командних файлів (Елементи програмування)

При створенні командного файлу використовувалася Foxpro 2.6

type contr

wait window 'установка'

set talk off

set date german

clear

wait window 'відкриття бази даних'

use arenda

list for group = 'виробниче устаткування'

wait window 'вивід на друк'

list for group = 'виробниче устаткування' to print

use

return

do contr

Завдання 8. Розробка автоматизованих робочих місць-Меню

При виконанні завдання використовувалася СУБД Foxpro 2.6

1) вертикальне меню

define popup arm shadow

define bar 1 of arm prompt 'автоматизоване робоче місце бухгалтера'

define bar 2 of arm prompt '1. Введення облікових даних '

define bar 3 of arm prompt '2. Коригування даних '

define bar 4 of arm prompt '3. Нарахування зарплати '

define bar 5 of arm prompt '4. Висновок результатів '

define bar 6 of arm prompt '5. Кінець роботи '

on selection popup arm

activate popup arm at 12,10

2) горизонтальне меню

define menu arm1 bar at line 1

define pad nazv of arm1 prompt 'автоматизоване робоче місце бухгалтера'

define menu punkt bar at line 2

define pad vvod of punkt prompt '1. Введення облікових даних '

define pad korr of punkt prompt '2. Коригування даних '

define pad nach of punkt prompt '3. Нарахування зарплати '

define pad vyvod of punkt prompt '4. Висновок результатів '

define pad konec of punkt prompt '5. Кінець роботи '

on pad nazv of arm1 activate menu punkt

on selection menu punkt

activate menu arm1

3) дворівневе вертикальне меню

define popup arm shadow

define bar 1 of arm prompt 'автоматизоване робоче місце бухгалтера'

define bar 2 of arm prompt '1. Введення облікових даних '

define bar 3 of arm prompt '2. Коригування даних '

define bar 4 of arm prompt '3. Нарахування зарплати '

define bar 5 of arm prompt '4. Висновок результатів '

define bar 6 of arm prompt '5. Кінець роботи '

* Визначення допоміжного меню

define popup vyvod shadow

define bar 1 of vyvod prompt 'на екран'

define bar 2 of vyvod prompt 'на принтер'

on bar 5 of arm activate popup vyvod

on selection popup arm

activate popup arm at 12,10