Порядок, строки розгляду та виконання зауважень і пропозицій, оформлення результатів
Після внесення зауваження або пропозиції до книги особа, відповідальна за її ведення, повинна ознайомити керівника організації з вмістом запису. Керівник приймає рішення про розгляд зауваження або пропозиції, визначає конкретного виконавця (виконавців) та термін виконання. Прийняте рішення оформляється у вигляді резолюції, яка повинна бути датована і підписана.
У книзі не передбачена графа для оформлення резолюції керівника. Тому в організації необхідно визначити, де вона буде оформлятися, а також встановити порядок, відповідно до якого завдання керівника по виконанню зауваження або пропозиції буде доводитися до виконавця (виконавців).
Розглянемо можливі варіанти.
Варіант 1
Після внесення громадянином зауваження або пропозиції до книги остання передається відповідальною особою керівника. Він знайомиться зі змістом зауваження чи пропозиції та записує прийняте рішення у вигляді резолюції в графі «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості». Потім з цієї сторінки книги знімається копія, яка передається виконавцю.
Варіант 2
Після внесення громадянином зауваження або пропозиції до книги з відповідною її сторінки знімається копія і передається керівнику для оформлення резолюції, яка переноситься відповідальною особою у графу книги «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи , який вніс відомості ». Після цього копія з резолюцією направляється виконавцю.
В обох випадках виготовляються два примірники копій: один передається виконавцю, другий залишається у відповідальної особи для контролю за терміном виконання. При необхідності можуть бути виготовлені додаткові екземпляри копій - за кількістю виконавців.
Варіант 3
Після внесення громадянином зауваження або пропозиції до книги остання передається відповідальною особою керівнику, який знайомиться зі змістом зауваження чи пропозиції та записує прийняте рішення у вигляді резолюції в графі «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості ». Відповідальною особою заповнюється два примірники реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) *, куди разом з прізвищем, ім'ям, по батькові громадянина, адресою його місця проживання та (або) роботи, змістом зауваження чи пропозиції та іншими відомостями, викладеними на відповідній сторінці книги, переноситься резолюція керівника. Один примірник картки передається виконавцю, другий поміщається у контрольну картотеку. При необхідності можуть бути заповнені додаткові екземпляри РКК.
Відповідно до п. 2.5.4 Декрету Президента Республіки Білорусь від 14.01.2005 № 2 «Про вдосконалення роботи з населенням» (далі - Декрет) організація (уповноважена особа, відповідальна за ведення книги), індивідуальний підприємець зобов'язані вносити до книги відомості про результати розгляду зауважень та пропозицій громадян. Зміст цих відомостей та порядок їх внесення до книги залежать від того, позитивне чи негативне рішення було прийнято.
У разі позитивного рішення воно заноситься в графу книги «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості», наприклад:
30.04.2009 проведено виробничу нараду з працівниками ЖЕС. За неякісне виконання покладених обов'язків, неповажне ставлення до мешканців обслуговуються будинків слюсар Данилевич В.М. позбавлений премії за підсумками роботи за квітень 2009 р. (наказ начальника ЖЕС від 30.04.2009 № 53к). Секретар Грічіна А. С. Грічіна 30.04.2009 |
Письмова відповідь громадянину при цьому не направляється.
При необхідності він може ознайомитися з результатами розгляду його зауваження або пропозиції безпосередньо у книзі, яка згідно з п. 2.5.2 Декрету повинна надаватись за його першу вимогу.
Відповідно до п. 2.5.5 Декрету та п. 17 Положення про порядок видачі, реєстрації, ведення і зберігання книги зауважень і пропозицій, затвердженого постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 16.03.2005 № 285 «Про заходи щодо реалізації Декрету Президента Республіки Білорусь від 14 січня 2005 № 2 «Про вдосконалення роботи з населенням" та внесення змін і доповнення до деяких постанов Ради Міністрів Республіки Білорусь »(далі - Положення), у разі відмови в задоволенні зауваження або пропозиції організація (уповноважена за ведення книги особа), індивідуальний підприємець зобов'язані письмово інформувати про це громадянина у встановлений термін з мотивацією причин відмови.
Для цього останньому направляється письмову відповідь з поясненням причин відмови, в терміни, аналогічні термінами виконання зауважень і пропозицій, внесених до книги при їх позитивному рішенні.
Приклад оформлення письмової відповіді громадянину з відмовою в задоволенні пропозиції
Найменне вишейстаячай арганiзациi Найменне арганiзациi Паштови адрас Камунiкацийния дані 11.06.2009 № 39/31 На № 31 пекло 07.06.2009 | Назва вищестоящої організації Найменування організації Поштова адреса Комунікаційні дані Линнику П.А. вул. Кіжеватова, д. 117, кв. 53 200000, м. Мінськ |
Про відмову у задоволенні пропозиції Ваша пропозиція про спрощення процедури державної реєстрації земельних ділянок, придбаних під будівництво житлових будинків, розглянуто директором. Перелік документів, що подаються для здійснення державної реєстрації земельних ділянок, придбаних під будівництво житлових будинків, а також порядок їх розгляду встановлені нормативними правовими актами Республіки Білорусь, прийнятими республіканськими органами державного управління. Дирекція _______________________ не має повноваження щодо (Найменування організації) внесення змін до зазначених нормативно-правові акти та несе відповідальність за їх виконання. Разом з тим директором __________________________ дані доручення (Найменування організації) з організації додаткових пунктів прийому заяв від громадян на державну реєстрацію земельних ділянок, придбаних під будівництво житлових будинків. Час роботи пунктів прийому продовжено до 20.00. З повагою, Найменування посади керівника організації Рівний В. І. Рівний 5 Новицький 2000000 тн 10.06.2009 Пропозиція отвод.doc | |
Відомості про відмову вносяться до графи «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості», наприклад:
Пропозиція розглянуто директором. Процедура державної реєстрації земельних ділянок, придбаних під будівництво житлових будинків, та перелік експонованих документів визначені нормативними правовими актами Республіки Білорусь. Дано доручення щодо організації додаткових пунктів прийому заяв від громадян, час роботи пунктів прийому продовжено до 20.00. Начальник відділу по роботі із зверненнями громадян Новицький Т. А. Новицький 11.06.2009 |
Або
По суті зауваження проведена перевірка спеціальною комісією. Викладені факти не відповідають дійсності. Секретар Грічіна А. С. Грічіна 13.05.2009 |
При цьому в графі «Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді)» зазначається реєстраційний індекс і дата спрямованого відповіді, наприклад:
Спрямований відповідь. Вих. № 59/31 від 11.06.2009. |
У той же час ч. 2 п. 2.5.5 Декрету встановлено, що за відсутності в книзі прізвища громадянина, даних про його місце проживання і (або) роботи письмову відповідь не направляється і відповідна відмітка про причини відмови у задоволенні зауваження або пропозиції вноситься до книгу. Слід звернути увагу, що відсутність у книзі прізвища, адреси місця проживання та (або) роботи громадянина не є підставою для відмови у розгляді зауваження або пропозиції. Зауваження має бути розглянута в установленому порядку, а інформація про результати розгляду - внесено в графу книги «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості».
Разом з тим у випадку відмови у задоволенні зауваження та за відсутності в книзі прізвища, адреси місця проживання та (або) роботи громадянина письмову відповідь їй іти не буде, про що в графі «Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді)» повинна бути відповідний запис, наприклад:
Відповідь не спрямований у зв'язку з відсутністю в записі № 31 книги адреси місця проживання та роботи громадянина. Секретар Грічіна А. С. Грічіна 13.05.2009 |
До книги можуть бути внесені зауваження та пропозиції, що не відносяться до компетенції організації, індивідуального підприємця. Відповідно до п. 2.4 Декрету вони не підлягають обов'язковому розгляду. Порядок оформлення в книзі відповідного рішення нормативними актами не встановлено, тому організація, індивідуальний підприємець самі вправі визначати, де і яким чином буде робитися відповідний запис. Представляється доцільним фіксацію факту відмови у розгляді зауваження або пропозиції оформляти у графі «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості». Обов'язково має бути зазначено, що внесене до книги зауваження чи пропозиція не відноситься до компетенції даної організації. Цю інформацію бажано доповнити відомостями про те, в який державний орган, іншу організацію необхідно звернутися громадянину, наприклад:
Питання, викладені в зауваженні, не відносяться до компетенції _______________________. (Найменування організації) Для вирішення питання по суті необхідно звертатися в ________________________. (Найменування організації) Секретар Грічіна А. С. Грічіна 13.05.2009 |
При ознайомленні в книзі з відповіддю громадянин отримає необхідну йому інформацію для реалізації своїх прав і законних інтересів.
Нормативні акти не вимагають обов'язкового надсилання відповіді громадянину у разі відмови у розгляді зауваження або пропозиції. Разом з тим за принципом аналогії роботи з письмовими зверненнями громадян, яка регулюється Законом Республіки Білорусь від 06.06.1996 № 407-XIII «Про звернення громадян» (в редакції від 01.11.2004 № 340З) (далі - Закон про звернення громадян) та Положенням про порядок ведення діловодства за зверненнями громадян в державних органах, інших організаціях, затвердженого постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 26.05.2005 № 544, громадянинові може бути направлений письмову відповідь. Його номер і дата також повинні бути вказані у графі «Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді)».
У Положенні не визначено порядок виконання зауважень і пропозицій, якщо громадянин не задоволений рішенням, прийнятим організацією (індивідуальним підприємцем) і вносить аналогічну запис у книгу повторно. У даному випадку доцільно застосувати принцип аналогії права. Згідно зі ст. 12 Закону про звернення громадян повторні звернення, в яких не наводяться нові докази або нововиявлені обставини, розгляду не підлягають, якщо за ним є результати вичерпних перевірок і громадянам надано відповіді у встановленому порядку. Передбачається також інформування громадянина про те, що його повторні звернення не обгрунтовані і листування з ним з цього питання припиняється. Відповідна інформація записується в графу «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості», наприклад:
Зауваження повторне, не містить додаткових відомостей і розгляду не підлягає. Результати розгляду попереднього зауваження викладені в книзі, порядковий номер 31. Секретар Грічіна А. С. Грічіна 13.05.2009 |
Громадянину може бути також даний письмову відповідь аналогічного змісту, номер і дата якого вказуються в графі «Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді)».
Приклад заповненої сторінки книги зауважень і пропозицій
Порядковий номер зауваження і (або) пропозиції 31 | Дата внесення зауваження та (або) пропозиції «7» 20 червня 2009 Дата виконання 21.05.2009 |
Прізвище, ім'я, по батькові громадянина Линник Павло Олександрович. | |
Адреса місця проживання та (або) роботи, контактний телефон вул. Кіжеватова, д. 117, кв. 53, 220000, м. Мінськ. | |
Зміст зауваження та (Або) пропозиції Пропоную спростити процедуру державної реєстрації земельних ділянок, придбаних під будівництво житлових будинків. Для того, щоб зібрати всі необхідні для цього документи, йде більше місяця. Потім з 6 ранку треба займати чергу в вашому бюро і стояти цілий день тільки для того, щоб подати документи, ще півгодини документи перевіряються. Якщо все нормально, потім потрібно знову приходити заздалегідь, стояти в черзі, щоб документи забрати. Простому робочій людині на це немає часу. Пропоную виключити подання таких довідок, як ... | |
Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості | Пропозиція розглянуто директором. Перелік документів, що подаються для здійснення державної реєстрації земельних ділянок, придбаних під будівництво житлових будинків, порядок їх розгляду встановлені нормативними правовими актами Республіки Білорусь, прийнятими республіканськими органами державного управління. Дирекція не має повноважень щодо внесення змін до зазначених нормативно-правові акти та несе відповідальність за їх виконання. З метою прискорення процедури оформлення документів директором надані доручення щодо організації додаткових пунктів прийому заяв від громадян на державну реєстрацію земельних ділянок, придбаних під будівництво житлових будинків. Час роботи пунктів прийому продовжено до 20.00. . Начальник відділу реєстрації Новицький Т. М. Новицький 11.06.2009. |
Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді) | Спрямований відповідь. Вих. № 39/31 від 11.06.2009. _________________________________________ |
Зауваження та пропозиції, внесені до книги, повинні розглядатися оперативно. Пунктом 2.5.3 Декрету встановлено, що за викладеними у книзі зауважень і пропозицій, що не потребує додаткового вивчення і перевірки, повинні бути прийняті необхідні заходи протягом 15 днів. Для зауважень і пропозицій термін виконання обчислюється з дати їх внесення громадянином до книги. Для цих цілей у формі книги передбачена графа «Дата внесення зауваження та (або) пропозиції». Термін виконання зауважень і пропозицій обчислюється у календарних днях.
При необхідності проведення спеціальної перевірки внесених до книги зауважень і пропозицій керівниками організацій, індивідуальними підприємцями цей термін може бути продовжений, але не більше ніж на 15 днів, з одночасним повідомленням про це громадянина.
Приклад оформлення повідомлення громадянина про продовження строку розгляду пропозиції
Найменне вишейстаячай арганiзациi Найменне арганiзациi Паштови адрас Камунiкацийния дані 31.05.2009 № 39/24 На № 12 пекло 17.05.2009 Про продовження терміну виконання пропозиції | Назва вищестоящої організації Найменування організації Поштова адреса Комунікаційні дані Линнику П.А. вул. Кіжеватова, д. 117, кв. 53 220000, м. Мінськ |
Ваша пропозиція, внесена до книги зауважень і пропозицій ______________________________________________________________________ (Найменування організації) 17.05.2009 № 12, з питання розміщення на стенді інформації про перелік документів, що подаються для оформлення технічного паспорта на квартиру, розглянуто директором. Термін виконання пропозиції продовжений до 15.06.2009. | |
Найменування посади керівника організації Рівний В. І. Рівний 5 Новицький 2000000 тн 27.05.2009 Пропозиція техпаспорт.doc |
Результати розгляду зауваження або пропозиції повинні бути відображені в книзі. Пунктом 14 Положення встановлено, що відомості про результати розгляду зауважень і (або) пропозицій та відмітка про направлення відповіді громадянину, дата та реєстраційний номер відповіді, в тому числі повідомлення про продовження терміну виконання, викладених у книзі зауважень та (або) пропозицій, вносяться до книгу не пізніше останнього дня терміну розгляду викладених у книзі зауважень та пропозицій. Враховуючи, що початковий термін виконання становить не більше 15 днів, відомості про результати розгляду, негативну відповідь або відмітка про продовження терміну виконання зауваження або пропозиції повинні бути внесені до книги не пізніше ніж через 15 днів.
Приклад
Замечание было внесено в книгу 17 мая 2009 г. Первоначальная крайняя дата исполнения - 31 мая 2009 г. Следовательно, если замечание или предложение гражданина принято и исполнено либо дан отрицательный ответ, соответствующая графа книги должна быть заполнена не позднее 31 мая 2009 г.
В случае продления срока исполнения запись об этом должна быть сделана в книге также не позднее 31 мая 2009 г. И не позднее этой даты гражданину должно быть направлено уведомление о продлении срока рассмотрения замечания или предложения. При этом крайний срок рассмотрения переносится на 15 июня 2009 г. Не позднее этого дня в графе книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения» должна быть сделана запись о принятых в организации мерах реагирования на замечание или предложение.
Формой книги не предусмотрена специальная графа для оформления отметки об уведомлении гражданина о продлении срока исполнения замечания или предложения. Как вытекает из содержания абзаца 2 п. 14 Положения, эту отметку необходимо оформлять в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:
Срок исполнения продлен до 31.05.2009. Ведущий специалист отдела организационнокадровой работы Поздняков В.С.Поздняков 12.05.2009 |
При этом в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» следует указать регистрационный индекс и дату уведомления о продлении срока исполнения, например:
Направлен ответ. Вих. № 39/53 от 31.05.2009. |
В форме книги не предусмотрена графа, где указывался бы срок исполнения. В целях осуществления более качественного оперативного контроля за ходом исполнения изложенных в книге замечаний и предложений в графе «Дата внесения замечания и (или) предложения» целесообразно ниже даты внесения замечания или предложения указать установленный срок его рассмотрения.
Список використаних джерел
Конституція Республіки Білорусь 1994 року. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996 року (зі змінами та доповненнями, прийнятими на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. Та 17 жовтня 2004р.) Мінськ «Білорусь» 2004р.
Гражданский кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-З. Принят Палатой представителей 28 октября 1998 года. Одобрен Советом Республики 19 ноября 1998 года (Ведомости Национального собрания Республики Беларусь, 1999 г., № 7-9, ст.101) (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь 20.03.2001, рег. № 2/744). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» - 2008г.
Гражданское право: Учебник Автор: Алексеев С.С., Гонгало Б.М. М.: 2006г. – 480с.
Гражданское право. Части общая и особенная: учебник для вузов Автор: Пиляева В.В. Издательство: Велби, Проспект. 2007г.
Гражданское право. Автор: "Фоков А.П., Попонов Ю.Г., Черкашина И.Л. и др." Издательство: "КноРус" . 2008.
Гражданское и торговое право зарубежных государств. Учебник В 2-х тт. Т.1 - 2004 год. 560с.
Гражданское право. Підручник. Издательство Юнити-Дана. М., 2007г.
Гражданское право: Учебник. В 2 ч. Ч.1 Под общ. Ред. проф. В.Ф. Чигира. – Мн.: Амалфея, 2000.
Цивільний процес. Особенная часть: Учебник / Под общ. ред. Т.А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2002. - 536с.
Гражданский процесс. Курс лекций . І. В. Решетнікова, В. В. Ярков. 2005 – 336с.
Цивільний процес. Т. Бєлова, І. Колядко, Н. Юркевич. 2002р. Издательство: Амалфея . - 592с.
Цивільний процес, ч. 2, Навчальний посібник для юридичних вузів / Під ред. Н. Г. Юркевича, В.Г. Тихін. Мн., Вышэйшая школа, 2000.
Цивільний процес. Заг. частина: Підручник / Під. заг. ред. Т.А. Бєлової, І.М. Колядко, Н.Г. Юркевича. - Мінськ: Амалфея, 2006.
Коментар до Цивільного кодексу Республіки Білорусь. В 2 книгах. Кн. 1. / Відп. ред. В. Ф. Чигир. - Мн.: Амалфея, 1999. - 624с.
Практикум по Гражданскому праву. Навчальний посібник / За ред. профессора В.Ф. Чигира (в соавторстве). Минск.: "Амалфея" 2000.