При здійсненні готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт на території Російської Федерації застосовуються моделі контрольно-касової техніки, включені до Державного реєстру, така вимога встановлена статтею 3 Закону № 54-ФЗ.
Крім зазначеного закону порядок ведення Державного реєстру регулюється Положенням про порядок ведення Державного реєстру контрольно-касових машин, що використовуються на території Російської Федерації », затверджене Рішенням ГМЕК від 22 жовтня 1993 року, Протокол № 3. Даний нормативний акт містить наступні розділи:
Загальні положення;
Пунктом 1.1 Положення про порядок ведення Державного реєстру контрольно-касових машин, що використовуються на території Російської Федерації, передбачено, що Державний реєстр контрольно-касових машин, що використовуються на території РФ, формується і ведеться Державною міжвідомчою експертною комісією з контрольно-касових машин.
Державний реєстр являє собою сукупність відомостей про моделі ККТ, допущених до використання на території Російської Федерації, мають одну чи кілька версій.
Ведення Державного реєстру означає включення або виключення за рішенням Державної комісії з цього реєстру відомостей про моделі ККТ із зазначенням їх версій або внесення змін до зазначені відомості.
Внесення змін до Державного реєстру означає зміна за рішенням Державної комісії відомостей про модель (версії моделі) ККТ, що містяться в цьому реєстрі.
Умови внесення контрольно-касових машин до Державного реєстру.
При внесенні ККТ до Державного реєстру враховується:
відповідність моделі ККТ технічним вимогам;
реалізацію в представленій моделі можливості функціонування електронної контрольної стрічки захищеною, підтверджену висновком ФАПСИ;
відповідність поданої моделі ККТ вимогам ГОСТ 23411-84 а також іншим ГОСТам, підтверджене сертифікатами Держстандарту Росії;
рекомендації, що містяться у висновках організацій, які виробляють по рішенням Державної комісії експертизу технічних і функціональних характеристик ККТ;
ступінь оснащеності підприємств сфери торгівлі та послуг моделями ККТ аналогічного типу;
можливість адаптації моделі ККТ до мінливих вимог з обліку грошової виручки і підрахунку податків;
наявність технічної документації російською мовою, виконання російською мовою позначень на корпусі, клавіатури та виводиться на друк та індикацію інформації;
цільове призначення конкретних моделей ККТ (версій моделей) відповідно до Класифікатора ККТ, що використовуються на території Російської федерації;
наявність технічного обслуговування моделей ККТ конкретного типу на території Російської Федерації.
Порядок внесення контрольно-касових машин до Державного реєстру.
Моделі ККТ із зазначенням їх версій вносяться до Державного реєстру на основі рішення Державної комісії, на термін, встановлений Державною комісією, але не більше ніж на п'ять років. У разі виключення моделі (версії моделі) ККТ з Державного реєстру для машин цієї моделі (версії моделі) встановлюється граничний термін їх використання.
Мінфін Російської Федерації в листі від 4 жовтня 2005 року № 03-01-20/4-192 вказав, що у разі виключення з Державного реєстру раніше застосовувалися моделей контрольно-касової техніки, а також їх подальша експлуатація може здійснюватися до закінчення нормативного терміну їх амортизації . Пунктом 3 статті 258 НК РФ встановлено амортизаційні групи. Амортизуються основні засоби об'єднані в залежності від терміну їх корисного використання в 10 груп. Нагадаємо, що тривалість терміну амортизації визначається на підставі Постанови Уряду Російської Федерації від 1 січня 2002 року № 1 «Про класифікацію основних засобів, що включаються в амортизаційні групи». Контрольно-касова техніка є засобом механізації та автоматизації управлінського та інженерного праці та віднесена до четвертої амортизаційної групі (майно зі строком корисного використання понад 5 років до 7 років включно). Отже, у разі виключення моделі ККТ з Державного реєстру з метою визначення можливості її подальшого використання слід виходити з нормативного терміну амортизації, що становить до 7 років включно, незалежно від первісної вартості такої техніки.
У Листі Мінфіну РФ від 14 квітня 2005 року № 03-01-20/2-56 сказано, що використовувати виключені з реєстру моделі ККТ можна аж до закінчення нормативного терміну їхньої амортизації.