Поняття про кореспонденцію

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Контрольна робота з курсу «Основи документаційного забезпечення управління»

Виконав:

Саратов 2004

Введення

У суспільстві постійно створюється і функціонує величезна кількість різноманітних документів. Від правильної організації роботи з документами залежить ефективність роботи установ, підприємств, фірм. За допомогою управлінської документації здійснюється планування, фінансування, розпорядчу діяльність апарату управління, ведеться бухгалтерський облік і звітність і т.п. Під час проведення ревізій перевіряють саме документи, оскільки вони служать основним доказом фактів. Роль документів в різних областях діяльності людини важко переоцінити.

При написанні даної роботи були використані різні джерела. Аналіз навчальної літератури показав, що питання, що стосуються поняття про кореспонденцію є актуальними і містяться у всіх підручниках і навчальних посібниках з діловодства. Основу даної роботи склали навчальний посібник «Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління» Кірсанової М.В.і Аксьонова Ю.М., і «Діловодство: Практичний посібник» Андрєєвої В.І.

Законодавчу базу роботи склали: Федеральний закон від 20.02.95 № 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації», основи законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах від 07.07.1993 № 5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення », ГОСТ Р 6.30-97« Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », Зміна № 1 до ГОСТ Р 6.30-97 а також« Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення ».

Розділ 1. Загальна характеристика документа, вимоги, що пред'являються до його оформлення

1.1.Поняття і функції документа

Як відомо, діяльність всіх юридичних і фізичних осіб у тій чи іншій мірі пов'язана з документообігом. Однак статус самих документів не завжди визначається досить точно, а це в свою чергу може призвести до виникнення різного роду правових проблем.

Отже, Словник російської мови С.І. Ожегова дає наступне визначення: "Документ - це ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь". І, хоча в цьому визначенні наявності такі ознаки документа як паперовий носій і доказательственная сила воно є неповним і навіть дещо застарілим.

Юридичну трактування поняття «документ» дає Федеральний Закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації», в якому терміни «документована інформація» і «документ» розглядаються як синоніми. Згідно з цим Законом «документована інформація (документ)» є «зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати» [1]. У цьому ж значенні термін «документ» використовується і в двох основних Державних Стандартах, що регулюють створення, оформлення та використання документів - ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », затверджений постановою Держстандарту Росії від 31 липня 1997 року № 273 та ГОСТ Р 51141-98« Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення », затверджений постановою Держстандарту Росії від 27 лютого 1998 року № 28. Обидва ГОСТу введені в дію з 1 січня 1999 року. ГОСТ Р 6.30-97 діє в редакції Постанови Держстандарту Росії від 20 січня 2000 року № 9-ст.

Але, незважаючи на те, що термін "документ" використовується в усіх сферах суспільної діяльності і існує ряд його законодавчих та офіційних визначень, майже кожна галузь знання дає своє тлумачення цього поняття. У залежності від того, яка галузь знання дає це визначення, переважає один з аспектів (правовий, управлінський, історичний), хоча інформаційна сутність документа залишається очевидною.

Так чи інакше, у кожного документа є ряд функцій. Найчастіше висловлюється думка, що функція документа - є його цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Однак, цей підхід не зовсім вірний, оскільки будь-який документ поліфункціонален. Серед функцій документа можна виділити загальні та спеціальні. Далі ми розглянемо їх трохи докладніше.

До загальних функцій в першу чергу відносять інформаційну функцію, яка визначається потребою в запечатлении інформації з метою збереження та передачі і притаманна всім без винятку документів.

Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, тому що створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них залежно від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але і гальмувати.

Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства: як відомо, без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Особливо яскраво комунікативна функція виражена в документах, орієнтованих в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки та ін), і документах двосторонньої дії (ділова та особисте листування, договірні документи і т.д.) .

Культурна функція передбачає здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний документ та ін.)

Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.) Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття рішень.

Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і купують її на якийсь час.

Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише, коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

Окремо серед функцій документа виділяється функція обліку, яка дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю.

Всі перераховані вище функції можна підрозділити на функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, обліку) і функції постійно діючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела).

1.2. Класифікація документів, її основні ознаки

У діловодстві часто використовується поняття «система документації», і елементом такої системи може бути будь-який створений документ. Об'єднання документів у систему документації відбувається за їх окремими видами або різновидам. Однак до теперішнього часу в документознавстві немає несуперечливої ​​наукової класифікації різних документів.

Отже, класифікація документів - розподіл документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Класифікація документів в діловодстві забезпечує швидкий пошук потрібних документів, підвищує оперативність роботи з ними.

Всі документи по відбиваним у яких видам діяльності діляться на дві великі групи. Перша - це документи із загальних та адміністративних питань, тобто з питань загального керівництва підприємством і його діяльністю. Друга група - документи з функцій управління. Такі документи складають працівники планово-фінансових відділів, бухгалтерії, постачання і збуту, комерційних, юридичних відділів та інших функціональних підрозділів

Тобто, найважливішою ознакою для класифікації документів завжди є його зміст, і службові документи можуть підрозділятися на:

документацію з адміністративних питань;

документацію з матеріально-технічного постачання;

документацію з планування;

документацію по оперативної діяльності;

документацію з бухгалтерського обліку;

документацію з підготовки та розстановки кадрів;

документацію з фінансово-кредитних та зовнішньоторговельних питань і т.д.

Крім того, всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися по ряду ознак.

За місцем складання документи поділяють на: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб).

За ступенем уніфікації (за формою) розрізняють документи

індивідуальні,

типові,

трафаретні,

приблизні,

уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.

Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування. Типовими є документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер. Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст з пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, оскільки вони дозволяють економити час на підготовку. Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.

Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.

Таблиця являє собою документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків. У даного виду документа є перевага: текст, представлений у вигляді таблиці, володіє великою інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумувати аналогічні дані.

За походженням виділяють: службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними.

По виду оформлення документи бувають: оригінали (оригінали), копії, виписки, дублікати. Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою "Копія»), засвідчене у встановленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку. Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документа, а виписка з того чи іншого розділу. При оформленні виписки треба обов'язково вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право, у випадку втрати власником справжнього документа, видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.

Набагато рідше використовуються інші види класифікації документів. Такі як, класифікація за найменуванням (накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, доручення і т.д.)

За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні та фото-фоно-кінодокументи.

За ступенем складності документи класифікують на прості, це документи, в яких розглядається одне питання, і складні, де висвітлюється кілька питань.

За ступенем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності:

цілком таємні,

секретні,

документи для службового користування (ДСК),

документи з грифом "конфіденційно".

За юридичною силою документи поділяють на справжні і підроблені. Справжні документи, у свою чергу також поділяються на дійсні та недійсні, причому недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.

Ще один вид класифікації передбачає розподіл документів за термінами виконання: термінові й нетермінові. Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново".

За термінами зберігання документи діляться на документи тимчасового та постійного терміну зберігання. Документи тимчасового зберігання в свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років.

Ще один критерій класифікації документів - ступінь обов'язковості. По ньому вводиться розподіл документів на інформаційні, які містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.

1.3. Вимоги, що пред'являються до складання та оформлення документів

Отже, переходячи до даного розділу роботи, доцільно буде звернутися до питання про уніфікацію документів. Як ми знаємо, уніфікація документів це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил їх складання, оформлення та створення трафаретних текстів. Всі вище зазначені заходи проводяться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання оргтехніки.

ГОСТ Р 6.30-97 "Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (дата введення 1 січня 1999 р.) є основою для оформлення організаційно-розпорядчої документації. Даний стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації.

Як відомо, кожен документ складається з елементів, званих реквізитами. Причому різні документи мають їх різний набір, а сукупність реквізитів, певним чином розташованих у документі, становить формуляр даного документа.

ГОСТ Р 6.30-97 визначає 29 реквізитів для організаційно-розпорядчих документів, що входять в уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації (УСОРД):

01 - Державний герб Російської Федерації. Його зображення міститься на бланку відповідно до Положення про Державний Герб.

02 «Герб суб'єкта Російської Федерації» і 03 «Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)» відмінено постановою Держстандарту РФ від 21.01.2000 р. № 9СТ.

04 - код організації за ЄДРПОУ проставляється у верхній частині документа.

05 - код форми документа за ОКУД, що складається з семи цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ), проставляють також у верхній частині.

06 - найменування організації вказується в повній відповідності з найменуванням, закріпленому в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою.

07 - довідкові дані про організацію включають поштову адресу, номери телефонів та інші відомості за рішенням організації.

08 - назва виду документа вказується на всіх службових документах, крім листів. Воно пишеться після найменування організації прописними літерами відповідно до найменувань видів документів, передбаченими УСОРД і ОКУД.

09 - дата документа, якої вважається дата його підписання або затвердження, оформляється арабськими цифрами в такій послідовності: день, місяць, рік (4 цифри).

10 - реєстраційний номер документа присвоюється кожному виходить, внутрішньому документу і вхідному документу при його реєстрації відповідно до прийнятої системи індексації, основу якої складають порядковий номер документа. Залежно від конкретного реєстраційного масиву документів до порядкового номера можуть додаватися й інші складові частини (наприклад, індекс справи за номенклатурою справ).

11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа містить реєстраційний номер і дату документа, на який давалася відповідь.

12 - місце складання або видання документа зазначають на всіх, якщо утруднено їх визначення за реквізитами 06 і 07. Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, і воно включає лише загальноприйняті скорочення.

13 - гриф обмеження доступу до документа проставляється без лапок на першій сторінці документа.

14 - адресат, в якості якого можуть виступати організації, структурні підрозділи, посадові фізичні особи. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку. Посада особи, якій адресовано документ - у давальному відмінку, причому ініціали вказують перед прізвищем. У випадку, коли документ відправляють відразу в кілька організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено. Але слід пам'ятати, що документ не повинен містити більше чотирьох адресатів-за більшої кількості адресатів складають список розсилки документа.

До складу цього реквізиту може включатися поштову адресу.

15 - гриф затвердження документа. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посадової особи, яка затвердила документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи мають розташовуватися на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ, ЗАТВЕРДЖЕНО) без лапок, найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати і номера.

16 - резолюція містить у собі прізвище та ініціали виконавця, зміст доручення та термін виконання. Резолюція обов'язково підписується і датується. Якщо виконавців документа декілька, то вони всі вказуються в резолюції. При цьому один з виконавців призначається відповідальним і вказується в списку першим.

Резолюція проставляється у правому верхньому куті документа між реквізитами «Адресат» і «текст». При необхідності написання другого наступних резолюцій вони проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Допускається писати резолюції на окремих аркушах паперу, які потім підшиваються в справу разом з листом.

17 - заголовок до тексту являє собою короткий виклад зміст тексту документа. Його розташовують в лівому верхньому кутку після реквізитів бланка документа. При написанні документа формату А5 заголовок не вказується.

18 - відмітка про контроль проставляється тільки на тих документах, виконання яких взято під контроль. Відмітка включає в себе букву «К» або слово «Контроль», поставлені кольоровим олівцем або спеціальним штампом.

19 - текст документа становлять російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації про державні мови. Причому, тексти документів можуть бути оформлені у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур. Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин: в першій частині вказують причини, підстави, мета складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. У деяких випадках текст може містити лише заключну частину.

Однак у будь-якому випадку можна виділити ряд вимог до текстів службових документів:

стислість і точність викладу інформації, виключення двоякого тлумачення,

об'єктивність і достовірність інформації,

складання, по можливості простих документів,

структурування тексту документа,

широке використання трафаретних і типових текстів при описі повторюваних управлінських ситуацій.

Особливу увагу при написанні приділяється мови та стилю службових документів:

нейтральний тон викладу,

точність і ясність викладу,

виключення повторів і відсутність зайвих подробиць,

вживання стійких, шаблонних словосполучень,

вживання спеціальних термінів.

використання скорочених слів та ін

Тексти великого обсягу прийнято ділити на розділи, пункти, підпункти, застосовуючи нумерацію арабськими цифрами з крапкою після них.

20 - відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, зазначені в тексті, відмітка про них робиться в такій формі: Додаток: на 10 л. в 3 екз. У випадку, коли додатки в тексті не названі, необхідно перерахувати їх назви, кількість аркушів і примірників кожного.

На додатку до розпорядчого документа в правому верхньому куті слід зробити відмітку з зазначенням назви розпорядчого документа, його дати і номера.

21-підпис. До складу цього реквізиту входять: найменування посадової особи, що підписує документ (з найменуванням організації, якщо документ оформлений не на бланку, і без найменування організації, на документі, оформленому на бланку), особистий підпис і його розшифрування.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді. У випадку, якщо документ підписується рівними за посадою особами, їх підписи розташовують на одному рівні.

22 - гриф погодження документа складається із слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує документ, особистого підпису, розшифровки та дати. Якщо узгодження проводиться колегіальним органом або за допомогою листа, гриф погодження оформлюють таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання педагогічної ради ПУ 45 від 10.02.2002 № 5

або

ПОГОДЖЕНО

Лист Головархіву РФ Від 10.02.2002 № 01-4/270

Грифи узгодження розташовуються нижче реквізиту «підпис» або на окремому аркуші погодження.

23 - візи узгодження документа включають в себе підпис і посада візує документ, розшифрування підпису та дату підписання. При наявності зауважень до документа це вказується у візі, а самі зауваження викладаються на окремому аркуші, підписуються і додаються до документа.

Якщо оригінал документа залишається в організації, то візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа. На копії відправляється документа візи проставляються в нижній частині лицьового боку.

24 - друк. На документах, що засвідчують права посадових осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами, підпис відповідальної особи повинен бути завірена печаткою. Відбиток повинен бути поставлене так, щоб він захоплював частину найменування посадової особи, яка підписала документ.

25 - позначка про завірення копії ставиться шляхом нанесення заверительной написи ПРАВДА, найменування посади особи, що завірила копію, його особистий підпис, його розшифрування та дату засвідчення.

26 - позначка про виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його телефону мають на лицьовій стороні або, за відсутності місця, на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.

27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи повинна включати: короткі відомості про виконання, слова «до справи», номер справи, в якій буде зберігатися документ. Ця позначка повинна бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, в якому даний документ був виконаний.

28 - відмітка про наявність документа в розташовується в нижній частині першого аркуша документа і включає скорочена назва організації - одержувача документа, дату надходження документа, його індекс.

29 - ідентифікатор електронної копії документа це відмітка, що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

Певні вимоги пред'являються і до бланків документів. Службові документи виготовляються і розмножуються на папері стандартного формату, що пов'язано з використанням розмножувальної техніки, з необхідністю зберігання документів. Найбільш уживані два основні формати А4, А5, допускається використання бланків формату АЗ і А6.

Бланки документів в уніфікованій системі організаційно-розпорядницьких документації повинні мати такі береги,: 20 мм - ліве, 10 мм - праве, 15 мм - верхнє, 20 мм - нижнє.

Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюють такі види бланків документів:

загальний бланк. Він містить такі реквізити:

- Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта РФ) - для організацій, які мають на це право;

- Емблема організації або товарний знак;

- Найменування підприємства разом з найменуванням вищестоящої організації (якщо вона є).

бланк листа включає наступні реквізити:

- Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта РФ);

- Емблема організації або товарний знак;

- Код організації (підприємства з ЄДРПОУ);

- Найменування підприємства разом з найменуванням вищестоящої організації (якщо вона є);

- Довідкові дані про організацію (поштова адреса, номери телефонів, телефаксів, а також, за рішенням організації, адреса електронної пошти, Web-сайт (сторінка в Інтернеті), номери рахунків в банку, банківський ідентифікаційний код (БІК) та ідентифікаційний номер платника податків ( ІПН), номер і дату видачі ліцензії).

На бланках листи допускається вказувати трафаретні частини наступних реквізитів: дата, реєстраційний номер і посилання на реєстраційний номер і дату документа, наприклад:

_________ № ______

На № _____от______

На бланках листи можуть ставитися обмежувальні куточки для таких реквізитів, як адресат, заголовок до тексту, відмітка про контроль.

бланк конкретного виду документа (крім листа) складається на основі загального бланка, містить ті ж реквізити і лише доповнюється найменуванням відповідного виду документа і кодом по ОКУД.

Документи допускається виготовляти на друкарській машинці або за допомогою друкувальних пристроїв, засобів обчислювальної техніки. Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки (заява, пояснювальна записка і т.п.). При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша. Допускається друкування документів з використанням зворотного боку аркуша.

Усі реквізити документа (крім тексту), що складаються з декількох рядків друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів відділяють один від одного 1,5-2 інтервалу. Реквізити оформляють через 2-3 інтервалу один від одного. Максимальна довжина рядка кожного реквізиту (крім тексту) - 28 знаків. Текст документа друкують через 1,5 інтервали (на бланках А4).

Розділ 2. Роль кореспонденції в діяльності підприємства, на прикладі ТОВ «****»

Даний розділ контрольної роботи розглядається на прикладі ТОВ «****». Область дії даного підприємства - надання послуг з громадського харчування.

Управління даним підприємством, як і будь-яким іншим, вимагає створення багатьох видів управлінських документів, у відсутності яких стає неможливим вирішення завдань планування, фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, кадрового забезпечення діяльності підприємства ...

Отже, зупинимося докладніше на документації, що використовується на підприємстві.

Документи, що виникають у процесі роботи підприємства, відображають різні види діяльності: розпорядча діяльність директора підприємства фіксується в наказах та розпорядженнях по основній діяльності та з особового складу, робота ревізійних комісій - в актах, виробничо-господарська діяльність - в договорах, контрактах, комерційної листуванні і т.д.

Як ми вже відзначали вище, саме документи є основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів у арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками підприємства, а також в інших ситуаціях, що виникають у процесі комерційної діяльності підприємства.

Як вже зазначалося в першому розділі, класифікація документів дуже різноманітна. Звернувшись до цього питання на практиці також можна назвати безліч підходів: класифікувати документи можна і за змістом, і за найменуванням і по ряду інших ознак.

Особливе місце у всьому різноманітті документів займають документи з особового складу. Їх значення визначається тим, що в них фіксуються відомості, необхідні для здійснення громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення. У ТОВ «****» кадрова документація ведеться в суворій відповідності з КЗпП та Інструкцією з ведення трудових книжок.

Зберігання документів на даному підприємстві проводиться відповідно до Основ законодавства України про Архівний фонд Російської Федерації та архівах. Для систематизації які розміщені в архів документів утворюється така одиниця їх зберігання, як справа, яка представляє собою документ або сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку. Документи на підприємстві формуються у справи, згідно з номенклатурою справ систематизованому переліку найменувань справ, що реєструються в організації, із зазначенням термінів їх зберігання.

Підприємство подає відомості про свої фонди і документах органам і установам Федеральної архівної служби на їх запити з метою державного обліку цих документів.

ТОВ «****», як і інші підприємства, що діють на території РФ, на першу вимогу висуває всю необхідну документацію при перевірках з боку ДПІ, при комплексних документальних ревізіях, що проводяться аудиторами.

Однак, незважаючи на дотримання вимог і діючого законодавства України при веденні документації на підприємстві, існують деякі негативні моменти.

Так, необхідно відзначити, що у ТОВ «****» немає загального бланка, бланка листа, а також бланків конкретних видів документів. Їх відсутність негативно позначається на продуктивності праці (оскільки при складанні документів доводиться багато разів вносити одну й ту ж інформацію), та імідж підприємства. У зв'язку з цим було б доцільно виготовити вищевказані бланки і використовувати їх у процесі діяльності ТОВ «****». Крім того, доцільно більш активно застосовувати технічні засоби при оформленні документів.

Висновок

Розглянувши в даній роботі питання «поняття про кореспонденцію» ми можемо прийти до ряду висновків.

Дана тема є на сьогодні надзвичайно актуальною і це обумовлено в першу чергу тим, що, як показує практика, далеко не кожен паперовий носій із записаною на ньому інформацією можна назвати документом. І головною причиною цього є відсутність або невірне оформлення окремих реквізитів документа. у зв'язку з цим кожен фахівець, що працює зі службовими документами, повинен добре знати правила оформлення всіх передбачених ГОСТ Р6.30-97 написів на організаційно-розпорядчих документах.

Крім того, знання даного питання допомагає підприємцю уникати зовнішніх і внутрішніх конфліктів при веденні своєї справи. А це, у свою чергу, дозволяє йому зосередити свою увагу на вирішенні завдань виробничо-господарської діяльності, конкурентної боротьби, отримання максимального прибутку і розвитку підприємства.

***

Єдині правила документування управлінських дій, які визначені в ГСДОУ, УСД

По суті, вся ця робота присвячена темі Єдині правила документування управлінської діяльності, оскільки зміст третього пункту першого розділу може розглядатися як одна з вимог до оформлення управлінських документів. Однак зупинимося на цьому питанні докладніше.

Як ми знаємо, документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій.

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосування Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД).

Усі управлінські документи по найменуванню, форми і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положенням про організацію та інших нормативних документів, що містять правила документування. Відповідно чинного законодавства та компетенцією органи управління створюють такі розпорядчі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, укази, доручення, інструкції.

Крім того, на підприємствах, в ході засідань, рад, зборів, нарад, ведуться записи, на основі яких потім складаються в протоколи.

У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчим та іншим організаціям і окремим громадянам. Це відбувається в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній обмін інформацією. При необхідності більш термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, використовується факсимільний, модемний зв'язок або телефон.

Організації на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями, керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій. Причому узгодження документа має виробляється в строгій черговості.

Підписується небудь стверджується управлінський документ керівником організації, або його заміщує посадовою особою відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами. У деяких випадках необхідна наявність декількох підписів (якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб, якщо це спільний документ декількох організацій та ін.)

З метою зменшення кількості застосовуваних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організації. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюються службою документаційного забезпечення. Складання документів, не зазначених у табелі забороняється.

Список літератури

Федеральний закон від 20.02.95 № 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» / / «Російська газета», № 39, 22 лютого 1995

Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської федерації та архівах від 07.07.93 № 5341 1 / / Відомості з'їзду народних депутатів РФ і Верховної ради РФ.-1993 .- № 33.

ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ».- М.: Изд-во стандартів, 1998.

ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».- М.: Изд-во стандартів, 1997.

Зміна № 1 до ГОСТ Р 6.30-97. Прийнято і введено в дію Постановою Держстандарту Росії від 21.01.2000 № 9-ст.

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення .- М.: Головархів СРСР, 1991.

Андрєєва В.І. Діловодство: Практичний посібник / Видання 8-е, перероблене і доповнення. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2001. - 192 с.

Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях і відповідях: Навч. посібник для студентів економіч. Вузів і коледжів. - 2-е вид., Перераб. і доп. - Ростов н / Д: Фенікс, 2001 .- 320 с.

Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Учеб. посібник.-4-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2002. - 296 с.

[1] Федеральний закон від 20.02.95 № 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації та

захист інформації »/ /« Російська газета », № 39, 22 лютого 1995


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Культура і мистецтво | Реферат
75.2кб. | скачати


Схожі роботи:
Поняття про вимірювальних шкалах їх види Поняття про шкалировании
Організація тактика та психологічні особливості накладання арешту на кореспонденцію і зняття
Поняття про Біблію
Поняття про конституцію
Поняття про алотропію
Поняття про мікроелектроніку
Поняття про волі
Поняття про філогенез
Поняття про біосферу
© Усі права захищені
написати до нас