Кафедра економічної кібернетики

Контрольна робота

з дисципліни:
«Система обробки економічної інформації»
"Поняття внемашинной інформаційної бази"

Зміст
1. Внемашинное інформаційне забезпечення
2. Логічна структура економічної інформації
Практична частина
Список літератури

1. Внемашинное інформаційне забезпечення
Для створення практичного застосування користувача на комп'ютері та роботи з ним в деякій предметній області дані внемашинной сфери мають бути перенесені на машинний носій, де вони утворюють внутримашинное інформаційну базу.
Внемашинное інформаційне забезпечення (рис. 1) включає внемашііную інформаційну базу (ІБ) і засоби її ведення.
SHAPE \ * MERGEFORMAT

Внемашинное інформаційне забезпечення

Внемашинная інформаційна база

Кошти організації і ведення внемашинной інформаційної бази

Рис. 1. Внемашинное інформаційне забезпечення
ІБ об'єднує власне інформацію внемашинной сфери предметної області, а засоби її організації і ведення призначені для забезпечення роботи з нею. Внемашинная інформаційну базу утворюють дані, що містяться в документах.
Внемашинная інформаційна база включає нормативно-довідкову, планову (тобто умовно-постійну) інформацію і оперативну (облікову) інформацію деякої предметної області. Приблизний типовий склад інформацією одного та іншого виду представлений на рис. 2.
Рішення з інформаційної базі припускають визначення складу інформації, необхідної для вирішення задач користувача. Крім того, повинна бути виявлена ​​логічна структура інформації, що дозволяє перейти до етапу формалізації і моделювання даних, необхідному для автоматизованої обробки. Структурування інформації внемашинной сфери знаходить відображення в її поданні окремими структурними одиницями, їх угрупованням в документах, впорядкування за класифікаційними ознаками.
SHAPE \ * MERGEFORMAT

Внемашинная інформаційна база

Документи нормативно-довідкової та іншої умовно-постійної інформації

Документи оперативної, облікової інформації

Довідники і номенклатурно-цінники

Календарно-планові та інші економічні нормативи

Договору та плани

Організаційно-розпорядчі документи

Прибутково-видаткові документи

Дані про виконання планів, поопераційний-ного обліку

Платіжні доручення

Повідомлення про зміни

Рис. 2. Склад внемашінпой інформаційної бази
Документи внемашинной сфери
Документи є основним носієм інформації під внемашііной сфері. Документи відповідно до функцій управління поділяються на нормативно-довідкові, планові та інші документи умовно-постійної інформації, мало змінною в часі, і документи оперативної, первинної облікової інформації, що фіксує перебіг тих чи інших процесів. На рис. 3 вказані деякі види документів тієї та іншої групи.
Документи умовно-постійної інформації. Довідники містять перелік об'єктів певного виду (підрозділів, устаткування, посад, професій, замовників тощо). У довіднику є таблиця, в кожному рядку якої вказано код, найменування об'єкта та інші його характеристики. У номенклатури-цінника, за формою таких же, як довідники, представлена ​​вся номенклатура об'єктів (на підприємстві, в цеху, на складі і т.п.) із зазначенням одиниці виміру і ціни за одиницю.
Виробничі нормативи містяться у конструкторсько-технологічних документах. Наприклад, норма витрат матеріалу міститься у маршрутній карті, де відбивається технологічний процес виготовлення деталей. Календарно-планові нормативи містять цехові норми зачепила (у днях) на деталі або виробу.
Договору постачальника із замовником містять плани поставок, обсяги партій поставок. Планові документи містять кількісні планові показники випуску деталей, готових виробів і т.п.
Організаційно-розпорядчі документи повинні включати положення, статути, акти, протоколи, постанови, накази та ін
Документи облікової інформації. Прибутково-видаткові документи містять облікові дані з відвантаження або відпустці товарів і матеріалів, а також надходження виробів (на склад, в цех тощо). Це - накладні, прибутково-видаткові ордери, картки складського обліку, відомості інвентаризації та інші документи.
Дані про виконання планових показників відображаються в план-графіках, звітах, статистичних зведеннях. Система показників визначається рівнем планування. Показники виконання плану на рівні підрозділу (ділянки) служать не тільки для звіту, але і для цілей регулювання і управління. Платіжні доручення відображають факт оплати поставленої продукції замовником.
Повідомлення про зміну нормативно-довідкової інформації призначені для коригування інформаційної бази, підтримки її в актуальному стані. Наприклад, вони містять зміни за номенклатурою деталей, товарів, зміни в назвах, кодах, зміни цін, тарифів, норм та інших показників.
Загальна характеристика документів. Всі документи характеризуються найменуванням, що відображає зміст документа, і формою, що визначає структуру документа.
За характером виникнення документи поділяють на первинні, що містять вихідні дані, і похідні, що містять результати обробки інформації інших документів. За ролі в загальній технології обробки даних документи поділяються на:
- Документи, що використовуються для первинного завантаження внутрішньомашинної інформаційної бази (вся нормативно-довідкова та інша умовно-постійна інформація);
- Документи для введення оперативної (облікової) інформації;
- Повідомлення про зміну, періодично надходять для коригування раніше введеної інформації та підтримки внутрішньомашинної інформаційної бази в актуальному стані;
- Запитні документи, що містять умови пошуку даних, і документи, які ініціюють виконання завдань.
Форма документа. Документи оформляються та заповнюються у встановленому порядку. Кожен документ має постійну частину, яка визначається формою (макетом). Форма документа відображає структуру інформації, що міститься в документі, і визначає склад, назву і розміщення реквізитів, що входять в документ. Для виявлення структури інформації важливі дві частини - заголовна (шапка) і змістовна. У шапці зазвичай міститься код форми, зазначена назва (вид) і номер документа, дата заповнення, загальні дані для всього документа. Змістовна частина включає назви реквізитів і місце, відведене для їх значень. Змістовна частина може бути простою, коли реквізити мають єдине значення, табличній у вигляді многострочной таблиці з найменуванням реквізитів у заголовку колонок і безліччю значень реквізиту у стовпці. Часто документ має комбіновану форму. Прикладами документів з табличною частиною є всілякі довідники, номенклатура-цінники, планові документи, прибутково-видаткові документи. Дві форми документів, що мають табличну частину, наведені в табл. 1, 2, 3.
Таблиця 1. Картка складського обліку товарів

Найменування	Код	Од. ізм.	Ціна	Норма запасу

Таблиця 2. Зразок форми

Документ		Від кого отримано	Кому відпущено	Прихід	Витрата	Залишок	Підпис
Дата	Номер

Таблиця 3. Форма документа "Накладна»

Відправник	Накладна № ________ Дата________________ _____________Получатель______________________
Код продукції	Найменування продукції	Од. ізм.	Відправлено	Отримано
Посада відповідального ліца__________________________ _________________________________( П.І.Б., підпис)

2. Логічна структура економічної інформації
Економічна інформація має дискретний характер, тобто може бути структурована і представлена ​​як сукупність окремих структурних одиниць інформації. Найважливішими видами структурних одиниць інформації є:
- Реквізит - найпростіша структурна одиниця інформації, неподільна на смисловому рівні, що відображає кількісну чи якісну характеристику сутностей (об'єкта, процесу тощо) предметної області;
- Складова одиниця інформації (СЕІ) - логічно взаємопов'язана сукупність реквізитів;
- Показник-мінімальна СЕІ, що зберігає інформативність;
- Документ - СЕІ, яка представлена ​​на паперовому носії і має самостійне значення.
Реквізит-ознака містить якісну характеристику сутності, що дозволяє виділити (ідентифікувати) об'єкт з безлічі різних об'єктів.
Реквізит-основа містить кількісну характеристику об'єкта, що визначає його стан.
Реквізити-підстави мають, як правило, числове значення, а реквізити-ознаки - символьне представлення (буквено-цифрове).
Реквізити ознаки і підстави, що характеризують об'єкти (процеси) однієї предметної області, логічно пов'язані між собою і утворюють складові одиниці інформації. Економічний показник - це СЕІ, що включає один реквізит-підстава і кілька реквізитів-ознак.
Оскільки економічний показник є мінімальною за складом інформаційною сукупністю, зберігає інформативність, він є достатнім для утворення самостійного документа.
Семантичний (смисловий) аналіз дозволяє виявити функціональну залежність реквізитів і виконати на цій основі структурування економічної інформації. Таке структурування дає можливість побудувати інформаційно-логічну модель (Илм) предметної області та здійснити проектування структури бази даних.

Практична частина
Структура даних та логічні рівності для автоматизованого формування кореспонденції рахунків господарських операцій з обліку касових виплат працівникам підприємства
Розглянемо кілька операцій з утворення дебіторської / кредиторської заборгованості в результаті розрахунків із співробітниками організації в готівковій формі.
24 січня 2009 підприємство «Шляхрембуд» за чеком 10104 зняло з рахунку в банку на господарські потреби і витрати на відрядження суму в 320 грн. Прихід грошових коштів відображений в прибутковому касовому ордері № 1. У цей же день з каси видані під звіт співробітникам підприємства такі суми:

П.І.Б.	Сума (грн.)	Мета	Документ
Петрову М.	60.00	на покупку мастильних матеріалів для обладнання	Видатковий касовий ордер № 1
Сидорову К.	40.00	на покупку пакувальних матеріалів	Видатковий касовий ордер № 2
Іванову Ф.	200.00	в рахунок майбутніх витрат на відрядження	Видатковий касовий ордер № 3

Готівкові гроші зберігаються в касі підприємства і обліковуються на активному рахунку 30 «Каса». Прихід грошей до каси відображається за дебетом рахунка 30, а витрата - по кредиту. На рис. 3 показана схема відображення операцій завдання на рахунках бухгалтерського обліку.
Перша операція кредитує розрахунковий рахунок і дебетує касу на суму 320 грн. Операції 2-4 кредитують рахунок «Каса» і дебетують рахунок 37 «Розрахунки з підзвітними особами». Тим самим утворюється дебіторська заборгованість, яка відображається на рахунку 37. Для обліку розрахунків з підзвітними особами необхідно організувати ведення аналітичного обліку в розрізі підзвітних осіб - працівників підприємства. Крім того, в обов'язки касира входить ведення касової книги встановленого зразка
Для введення касових операцій по приходу і витраті коштів зручний документ «Банк (каса)« Звіт касира », який входить в комплект стандартної налаштування програми.
Звіт касира є листом касової книги, в якому відображені операції за один касовий день. Використання даного документа (розрахунку) дозволить сформувати касову книгу, а також автоматизувати введення проводок по касових операціях. Скористаємося ним для введення операцій поставленого завдання.
У обов'язок бухгалтера входить не лише правильно вказати дані про осіб і документах, а й визначити кореспондуючий рахунок по кожній касової операції, а також вибрати субконто в тому випадку, якщо на кореспондуючих рахунку передбачено ведення аналітичного обліку.
У нижній частині поля введення документа є службовий реквізит «Провід (1 / 0)» Його призначення полягає в тому, щоб керувати режимом формування проводок. Якщо встановити його значення рівним нулю, то проводки формуватися не будуть. При значенні, рівному одиниці, до журналу операцій автоматично помістяться проводки по всіх операціях, зареєстрованим в даному документі Так, протягом робочого дня касир може вводити операції без формування проводок Тоді в журналі операцій буде зберігатися тільки лише заголовна запис документа.
У кінці робочого дня через заголовну запис можна знову «увійти» в документ, проставити в ньому ознака формування проводок, що призведе до їх фіксації в журналі операцій. Друкована форма «Звіт касира» формується після натиснення екранну кнопку «Документ». Форма документа, отримана на підставі введених операцій, наводиться на рис 3

1 320

Д 30 К

Д 37 До

Прихід грошей в касу

Видача грошей під звіт

Лютий 1960

Березень 1940

4 200

Д 31 До

Рис. 3. Схема відображення касових операцій по приходу і витраті коштів

Каса за 24 січня 2009

№	Документ	Від кого одержано або кому видано	Корр рахунок	Прихід	Витрата
Залишок на початок дня
1	1	Від Банку «Кредан» чек 10104	31	320. 00
2	1				60.00
3	2				40.00
4	3				200.00
		Разом за день		320.00	300.00
Залишок на кінець дня				20.00

Касир ________
Перевірив і документи в кількості Чотири отримав
Отже, перед виходом з режиму «Документи і розрахунки» проставимо ознака формування проводок рівним одиниці, тоді, вийшовши в журнал операцій, виявимо в ньому, крім заголовної запису чотири бухгалтерські проводки, повністю відповідають даним касової книги

Дата