Питання до іспиту
1. Історія вітчизняного діловодства. Два періоди: дореволюційний та радянський (1917-1991). Дореволюційний: три етапи - а) наказове діловодство (16-17 століття), б) колезькі діловодство (18 століття), в) міністерське діловодство (19-початок 20 століття). Утворилося Російська централізована держава, на чолі - цар, який керував за допомогою спеціальних державних установ - наказів (Розрядний, Помісний, Посольський, Таємних справ, Розбійний, Земський, Ямської, Холопий, Монастирський, Чолобитний, Казенний, Хлібний, друкарський справ та ін.) З'явився штат «служивих людей». Наказ очолював суддя, з документами працювали дяки і піддячих: «старі», «середньої руки», «молодший». Дяк робив помітки: «зробити випісь», «вклеїти стовп» і т.д. старший під'ячий готував проекти документів, середній робив виписки, наводив довідки, зберігав справи, опечатували скрині, молодші - переісивалі чернетки начисто. Ні цар, ні бояри документів не підписували - засвідчували документи дяки і піддячих. Малося своє діловодство - складалася необхідна документація: міжнародні договори, царські укази та грамоти; від Боярської думи - вироки; від наказів виходили «пам'яті»; місцеві установи направляли відписки; приватні особи посилали в державні установи чолобитні. Грамоти були - Вістова, без суду, відмовних, окружна; пам'яті - висолочная, наказний приставна, указна та ін На реквізити не звертали уваги, так що визначити вид документа сьогодні непросто - треба прочитати весь документ. Текст писали на смужках паперу шириною 15-17 см. Якщо не вміщувалося на одному аркуші, продовжували на другому, третьому і т.д. Листи склеювали в стрічку, місце склейки - «сстав». Потім згортали в сувій - «стовпець» (столбцовая техніка діловодства застосовувалася і при формуванні документів у справи; в 16 столітті слово «справа» починає означати і комплекс документів, в яких зафіксований хід розгляду питання і його рішення). Вся робота здійснювалася на підставі певних правил, що склалися у відповідності з традиціями і звичаями. Бурхлива політична діяльність Петра I просунула вперед і вітчизняне діловодство - столбцовая техніка була замінена на листову, паперову. Змінилася система державних установ - рішення стали приймати шляхом голосування (колегіальний принцип). Колезькі діловодство велося на підставі правил, встановлених Генеральним регламентом (встановлювалася структура колегій, їх штат, посадові обов'язки - присутність: президент колегії, віце-президент, радники, ассесора; канцелярія: секретар, нотаріус, реєстратор, актаріус, канцелярист, копіїст, перекладачі, вахмістр; контора: камерір, унтер-камерір, камор-штрейбери). Чолобитні стали називати проханнями. Адміністративні реформи, здійснені Олександром I, знову змінили систему держустанов Росії. Колегії були замінені міністерствами, що поклало початок міністерському діловодства. Принцип прийняття рішень став єдиноначальних: кожна посадова особа відповідає за конкретну ділянку роботи і у відповідності зі своїми обов'язками бере участь у підготовці проекту документа. У 1811 видано «Загальна установа міністерств», а діловодство в ньому названо «Порядок провадження справ» (складався з п'яти частин: 1) порядок вступу справ, 2) рух їх, чи власне діловодство; 3) відправлення справ; 4) ревізія - контроль за виконанням; 5) звіти). Були визначені категорії документів, які підписувалися конкретною посадовою особою. Дотримувалася встановлена субординація у відносинах офіційних осіб .. Вводилися перший бланки. Періодично стала виникати проблема, вимагала «скорочення документообігу». До кінця століття з'являються друкарські машинки, гектограф, ротопрінти, механічні нумератори, штампи. Виникають нові види документів - телеграма, телефонограма. І вже, звичайно, небувалий розмах отримало цю справу в радянську епоху. У перші роки видається ряд законів, що встановлюють порядок законотворчої діяльності. Постанова Ради Народних Комісарів «Про форму бланків держ. установ », узаконювалися обов'язкові реквізити бланків. «Про боротьбу з обласництва і канцелярською тяганиною», «Про спрощення діловодства та листування в радянських установах» - назви офіційних документів тих років. пошук нових форм йшов у наступні роки постійно. Чітка, правильна постановка діловодства - робота з документами (прийом, відправка, реєстрація, грамотне оформлення документів) - грає і сьогодні важливу роль у безперебійній роботі установ, організацій, підприємств. Був час, і не так давно, коли у всіх галузях впроваджувалися автоматизовані системи управління (АСУ). У 1966 був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), з метою уніфікації та прискорення підготовки, виконання, систематизації документів була введена Єдина державна система діловодства (ЕГСД) - звід правил, нормативів і рекомендацій, що визначають однаковість і раціональну постановку діловодства. В історико-архівному інституті відкрито факультет державного діловодства. У 70-і роки були розроблені перші державні стандарти на термінологію в галузі діловодства та оформлення документів. У 80-ті роки розроблялися нормативи часу на діловодні операції і праця друкарок. У 1986 прийняті «Основні правила роботи відомчих архівів». Але життя не стоїть на місці. Чергова науково-технічна революція в діловодстві відбулася з впровадженням комп'ютерів в щоденний бумагопроізводітельний процес. Розвивається й інша організаційно-адміністративна техніка (оргтехніка). У зв'язку з цим виникла ідея створення уніфікованих систем документації (УСД), тобто комплексу взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами та вимогами. Керівництво цією роботою здійснював Держстандарт СРСР (типу міністерства). На цій базі було створено Загальносоюзний класифікатор управлінської документації (ОКУД). Були також створені загальносоюзні класифікатори: підприємств та організацій (ЄДРПОУ), спеціальностей за освітою (ОКСО), продукції (ОКП). Ще зовсім недавно жодна установа не могло обійтися без друкарки, вміє грамотно і швидко друкувати на друкарській машинці, правильно і в строк оформляти різні документи. Сьогодні ці обов'язки лежать на секретар-референт, і в його розпорядженні - широкий набір найсучаснішої оргтехніки, в тому числі комп'ютери з необхідним програмним забезпеченням. Державне діловодство попередньої епохи підготувало базу для розвитку цієї сфери в сьогоднішні дні. 2. Способи уніфікації текстів документів. стандартизація - процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється зразок, еталон. Уніфікація - один з методів стандартизації, - приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості. Сучасний службовий документ - це перш за все письмовий текст, зафіксований засобами графіки мову слів. За способом синтаксичної організації мови і її просторово-графічного оформлення тексти можуть мати вигляд традиційної лінійної запису зв'язного мовлення (суцільний текст); трафарету (лінійна запис, але з пробілами, які заповнюються змінною інформацією; це вже формалізований текст - у ньому заздалегідь передбачаються і типова ситуація, в межах якої буде використаний службовий документ, і мовна форма, в якій ця ситуація відображається); анкети (перелік заздалегідь підготовлених питань і місце, залишене для відповіді; текст розташовується по вертикалі); таблиці (сукупність даних, представлених у цифровій або словесної формі та ув'язнених до граф по вертикалі і горизонталі). Допускається в одному документі поєднувати різні види текстів. Трафарети, анкети, таблиці є одним з головних способів уніфікації форми службових документів. Уніфікація виправдана перш за все з економічної сторони: складання уніфікованого тексту вимагає менших витрат праці і часу. Укладач документа, працюючи за зразком, отримує можливість зосередити увагу на найважливіших, нестандартних аспектах інформації. Важлива і психологічна точка зору - за даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в 10 разів інтенсивніше, ніж неуніфікованих - є можливість швидко звернути увагу на ключові моменти. Та й з технічної точки зору - уніфікація текстів спрощує і здешевлює використання електронної техніки, комп'ютерів. І, нарешті, система ГОСТів закріплює вимоги до змісту документа - його об'єму, внутрішній структурі і т.д.; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка тощо; вимоги до мови документів.
3. Засоби копіювання та оперативного розмноження документів, робота з ними. У процесі управління виникає необхідність копіювання і розмноження документів. Для цієї мети застосовується копіювально-розмножувальна техніка. Ще зовсім недавно в цьому питанні все так було складно - жах наводять одні назви: способи копіювання - термографічний, фотографічний, електрографічний; тут тобі і спеціальна термореактивних папір, і восківка («при листі на восківці лентоводітель пишучої машини відключається. У місцях зображення букв віск пробивається ... »- які жахи!), гектограф, ротатори ... З приходом комп'ютерів світ кардинально змінився. Копіювання та розмноження документів стало можливим за допомогою спеціальних копіюють і скануючих програм, дуже легко і швидко здійснюється просте ксерокопіювання. Копіювання документів стало широко доступним, і в яку організацію сьогодні не піди - всюди потрібні копії, копії ...
4. Класифікація документів. Документи поділяють на службові (виходять від імені установ, організацій, підприємств або представляють їх посадових осіб) і особисті (створені окремими громадянами - автобіографія, заява, доручення, розписка, листи, пропозиції). Такі документи, як паспорт, посвідчення, документи про освіту та інші установи видають громадянам на руки. Службові поділяються: ОРД (організаційно-розпорядча документація) - організаційна (положення, статути, інструкції, правила); розпорядча (постанови, розпорядження, накази з оргпитань); довідково-інформаційна (листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти, протоколи) ; про особовий склад (накази про особовий склад, особисті справи, характеристики тощо); пропозиції, заяви і скарги громадян. За місцем складання документи можуть бути внутрішні (створює сама установа в процесі своєї діяльності) та зовнішні (ця документація приходить ззовні - від інших організацій, від окремих громадян). За складністю змісту - прості (відображають одне питання, одну тему) і складні (присвячені кількох питань). за формою - індивідуальні (довільно складені); типові (що є текстом-зразок) і трафаретні (коли частина документа віддрукована заздалегідь - постійна інформація, а частина вписується при його складанні - мінлива інформація, тобто бланки). За стадіями створення - оригінали (створені в перший раз) та копії (повторне абсолютно точне відтворення оригіналу як вручну, так і за допомогою технічних засобів). Сьогодні вже часто електронна копія має юридичну силу оригіналу. Види копій - виписка (копія частини документа, яка видається на руки), відпуск (повна копія відправленого документа, підшивається до справи установи-відправника, засвідчується поміткою «вірно» і підписом відповідального за діловодство), дублікат (має однакову силу з оригіналом, видають у випадку втрати власником справжнього документа).
Ще одна класифікація документів:
¨ За способом фіксації інформації (письмові, графічні, фото-, відео-, аудіо-, кінодокументи, а також на різноманітних машинних носіях);
¨ За змістом або роду діяльності (організаційно-розпорядчі, планові, бухгалтерські тощо);
¨ За призначенням (накази, положення, протоколи, статути, акти, звіти, листи, заяви ...);
¨ За видами (типові, тобто обов'язкові до застосування у певній галузі; зразкові, трафаретні, індивідуальні ...);
¨ За ступенем складності (прості, тобто присвячені одному питанню і вирішуються в одному підрозділі; і складні - містять ряд проблем);
¨ За місцем складання (вхідні, вихідні і внутрішні);
¨ За термінами виконання (термінові і нетермінові);
¨ За сферою дії (службові, або ділові; та офіційно-особисті - із зазначенням конкретної особи);
¨ За ступенем гласності (звичайні - без обмеження доступу; і з обмеженням доступу - секретні, для службового користування, що містять комерційну таємницю, конфіденційні);
¨ За юридичною силою (оригінали мають повну легітимністю, якщо підписані посадовою особою, підпис якого завірена відбитком печатки; копії, відпустки - по суті, це другий примірник оригіналу, підписаний керівником і завірений печаткою; дублікати, підроблені);
¨ За ступенем повноти представленої інформації (повні і виписки, тобто копії частини документа);
¨ За строками зберігання - в одну папку (справа) повинні направлятися документи, що мають однаковий термін зберігання.
Класифікації можуть бути різні.
Ще одна класифікація документів:
¨ За способом фіксації інформації (письмові, графічні, фото-, відео-, аудіо-, кінодокументи, а також на різноманітних машинних носіях);
¨ За змістом або роду діяльності (організаційно-розпорядчі, планові, бухгалтерські тощо);
¨ За призначенням (накази, положення, протоколи, статути, акти, звіти, листи, заяви ...);
¨ За видами (типові, тобто обов'язкові до застосування у певній галузі; зразкові, трафаретні, індивідуальні ...);
¨ За ступенем складності (прості, тобто присвячені одному питанню і вирішуються в одному підрозділі; і складні - містять ряд проблем);
¨ За місцем складання (вхідні, вихідні і внутрішні);
¨ За термінами виконання (термінові і нетермінові);
¨ За сферою дії (службові, або ділові; та офіційно-особисті - із зазначенням конкретної особи);
¨ За ступенем гласності (звичайні - без обмеження доступу; і з обмеженням доступу - секретні, для службового користування, що містять комерційну таємницю, конфіденційні);
¨ За юридичною силою (оригінали мають повну легітимністю, якщо підписані посадовою особою, підпис якого завірена відбитком печатки; копії, відпустки - по суті, це другий примірник оригіналу, підписаний керівником і завірений печаткою; дублікати, підроблені);
¨ За ступенем повноти представленої інформації (повні і виписки, тобто копії частини документа);
¨ За строками зберігання - в одну папку (справа) повинні направлятися документи, що мають однаковий термін зберігання.
Класифікації можуть бути різні.
5. Номенклатура справ, утримання, використання. Документи організації повинні зберігатися в установленому порядку. Такий порядок може бути забезпечений лише за наявності грамотної і чіткої систематизації документів. Основою систематизації документів у діловодстві є їх групування в справи. Справа - це сукупність документів, або документ, що відноситься до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених під одну обкладинку. Порядок розподілу документів у справи називається номенклатурою справ. Це систематизований перелік заголовків (найменувань) справ, що заводяться в діловодстві організації із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатури справ бувають: типові (що містять уніфіковані заголовки справ, що утворюються в діловодстві однорідних установ); зразкові (встановлюють приблизний склад справ, що заводяться в діловодстві) і конкретні. Типові і зразкові є методичними посібниками і використовуються при складанні номенклатур справ конкретних організацій. За своєю суттю номенклатура справ - це класифікатор справ, в які групуються виконані документи. З її допомогою забезпечується збереження і полегшується пошук документів. Вона є також обліковим документом для справ тимчасового (до 10 років) зберігання. номенклатура справ складається з розділів, що відповідають структурним підрозділам (для великих організацій, і першим розділом повинна йти служба документаційного забезпечення - ДОП, тому що саме в цій службі створюються і зберігаються документи, що фіксують розпорядчу діяльність керівництва) чи напрямів діяльності фірми (для невеликих організацій розділи : організаційно-розпорядча діяльність; планово-звітна; виробнича; комерційна, маркетинг, діяльність із забезпечення безпеки; довідково-інформаційна; фінансова; громадська; управління персоналом та ін.) Будь-який, створений або отриманий в організації, документ повинен мати своє «справу» в номенклатурі, в яке він поміщається. Кожна справа, включена до номенклатури справ повинне мати індекс (номер), який складається із встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу (або напрямки діяльності) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах розділу (графа 1). Заголовок справи (графа 2) повинен коротко відображати зміст та склад документів справи. Заголовок складається з наступних елементів: назва виду справи або документа; автор документа (назва організації або структурного підрозділу); короткий зміст документів справи; назва адресата (кореспондента) документа; назва місцевості, з яким пов'язаний зміст документа; дати (період), до яких відноситься зміст документів справи; вказівки на копійность документів. Не кожне справа буде містити повний набір цих елементів - це залежить від характеру документів, зібраних в одній справі. Усередині номенклатури справ заголовки розташовуються за ступенем їх важливості: спочатку організаційно-розпорядча документація - накази, розпорядження, положення, інструкції тощо При цьому заголовки справ, що містять розпорядження вищих організацій, розташовують перед заголовками справ з наказами керівника власної організації. Далі - заголовки справ з плановими та звітними документами. Кадрові документи розташовуються в кінці. А після них ідуть заголовки справ для групування документів громадських підрозділів (наприклад, профспілкового комітету). У номенклатурі справ на основі переліків документів встановлюються терміни зберігання (графа 4) документів. Терміни можна змінювати, але тільки у бік їх збільшення. Номенклатура справ організації складається з номенклатур справ її структурних підрозділів (або напрямків діяльності). До номенклатурі справ створюється науково-довідковий апарат: зміст, список прийнятих скорочень, список переліків документів для визначення термінів зберігання документів і т.д. перший примірник зберігається в службі ДОП, другий використовується цією службою як робочий примірник, третій передається до відомчого архіву як обліковий документ, четвертий - до державного архіву. Доцільно поряд з паперовою формою номенклатури справ мати і її електронний варіант. При приміщенні у справу першого документа в номенклатурі, в графі «Примітки», робиться відмітка про заведення справи. У процесі роботи з формування справ їх заголовки уточнюються. При появі документів, не передбачених номенклатурою, в неї включаються нові заголовки справ. В одну справу можна включати до 250 аркушів. Якщо число документів більше, заводиться другий том справи і робиться відповідна відмітка в графі 3. Номенклатура справ використовується в довідково-інформаційній роботі, на її основі здійснюється пошук документів і справ. Для цього зручніше електронна форма. Після закінчення року складається підсумковий запис про кількість заведених справ (томів, частин) окремо по постійному і тимчасовому термінами зберігання.
Номенклатура справ (додаток 6: «Номенклатура справ на 2007 рік» Відділу загальної та професійної освіти адміністрації Новосільского району Орловської області) - це систематизований перелік заголовків (найменувань) справ, що заводяться в діловодстві організації із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Вона є основою для складання описів справ для постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року. Вона узгоджується з архівною установою не рідше одного разу на 5 років. У разі структурних змін розробляється нова номенклатура справ. При складанні номенклатури справ слід керуватися статутом або положенням про організацію та її структурних підрозділах (якщо їх декілька - складається зведена номенклатура справ), штатним розкладом, номенклатурою справ організації за минулий рік, описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, реєстраційними формами , відомчими і типовими переліками документів і зазначенням термінів їх зберігання, типовими і зразковими номенклатурами справ. Розділами, підрозділами та іншими поділами номенклатури справ є назви підрозділів (наприклад: канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів тощо). У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ. Індекс справи (позначається арабськими цифрами: 02-03) складається із встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу, порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу.
У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин). Порядок їх розташування всередині розділів і підрозділів визначається ступенем важливості документів, що становлять справу і їх взаємозв'язком. Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію (постанови, накази вищестоящих організацій), потім планові і звітні документи. Заголовки справ, заведених за географічним та кореспондентським ознаками, вносяться в номенклатуру справ за алфавітом географічних назв або кореспондентів. Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Неконкретні формулювання, вступне слово і складні синтаксичні обороти неприпустимі. Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідними» та вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом.
У графі 3 номенклатури справ вказується кількість справ (томів, частин) - заповнюється після закінчення календарного року. У графі 4 зазначаються строки зберігання справи, номери статей за переліком (типовим, відомчому), а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатурою справ. Якщо термін зберігання документів не передбачено типовий або відомчої номенклатурою справ, він встановлюється експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У графі 5 «Примітки» протягом усього терміну дії номенклатури справ проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію і т.д. Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться у підсумковій запису номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила позначку, і розшифровки його підпису.
Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року. Вона узгоджується з архівною установою не рідше одного разу на 5 років. У разі структурних змін розробляється нова номенклатура справ. При складанні номенклатури справ слід керуватися статутом або положенням про організацію та її структурних підрозділах (якщо їх декілька - складається зведена номенклатура справ), штатним розкладом, номенклатурою справ організації за минулий рік, описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, реєстраційними формами , відомчими і типовими переліками документів і зазначенням термінів їх зберігання, типовими і зразковими номенклатурами справ. Розділами, підрозділами та іншими поділами номенклатури справ є назви підрозділів (наприклад: канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів тощо). У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ. Індекс справи (позначається арабськими цифрами: 02-03) складається із встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу, порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу.
У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин). Порядок їх розташування всередині розділів і підрозділів визначається ступенем важливості документів, що становлять справу і їх взаємозв'язком. Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію (постанови, накази вищестоящих організацій), потім планові і звітні документи. Заголовки справ, заведених за географічним та кореспондентським ознаками, вносяться в номенклатуру справ за алфавітом географічних назв або кореспондентів. Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Неконкретні формулювання, вступне слово і складні синтаксичні обороти неприпустимі. Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідними» та вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом.
У графі 3 номенклатури справ вказується кількість справ (томів, частин) - заповнюється після закінчення календарного року. У графі 4 зазначаються строки зберігання справи, номери статей за переліком (типовим, відомчому), а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатурою справ. Якщо термін зберігання документів не передбачено типовий або відомчої номенклатурою справ, він встановлюється експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У графі 5 «Примітки» протягом усього терміну дії номенклатури справ проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію і т.д. Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться у підсумковій запису номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила позначку, і розшифровки його підпису.
6. Організація контролю за виконанням документів. Це сукупність дій, що забезпечує своєчасне і якісне їх виконання: виявлення документів, виконання яких підлягає контролю, встановлення вимог до строків і якості виконання документів, які підлягають контролю; постановка документів на контроль виконання; попередня перевірка і регулювання ходу виконання документів; перевірка відповідності документів за термінами і якістю на основі раніше встановлених вимог; зняття виконаного документа з контролю; облік, узагальнення та аналіз ходу і результатів контролю виконання документів; інформування керівника підприємства (інших зацікавлених посадових осіб) про стан виконавської дисципліни та заходи щодо забезпечення своєчасного та якісного виконання доручень, зафіксованих в документах. У великих офісах спеціальний підрозділ з контролю виконання (входить до складу служби ДОП - документаційного забезпечення управління), група контролю (або ці обов'язки покладаються на одного з працівників підприємства - інспектора) - займається контролем за своєчасним виконанням документів та інформує керівництво про хід їх виконання. Типи і види контролю: безпосередній контроль (здійснюють керівники структурних підрозділів, безпосередні начальники виконавців); загальний контроль (керівник підприємства або його заступник); повсякденний контроль (відповідальний виконавець); незалежний систематичний контроль (спеціально призначена особа - інспектор). Встановлення вимог до строків і якості виконання документів, які підлягають контролю, проводиться підприємством, виходячи з вимог законодавства, нормативно-правових актів та з урахуванням потреб підприємства в документованої інформації. Якщо у документі міститься вимога про забезпечення контролю за його виконанням, якщо така вимога міститься в резолюції керівника, якщо документ відноситься до переліку обов'язково контрольованих, то такий документ ставиться на контроль. У верхній частині лицьового боку його першого аркуша (у правового поля, на вільному від тексту місці) робиться відповідна відмітка, що позначається штампом (або червоним фломастером) «К» або «Контроль». Крім того, є спеціальні бланки - реєстраційно-контрольні форми (РКФ), в них також заносяться відомості про постановку документа на контроль - зміст доручення, відомості про особу, чиє доручення має бути виконане, відомості про виконавця, термін виконання. Надалі в РКФ відображаються результати проміжного контролю та остаточні. На основі відомостей, зафіксованих у РКФ, формується і регулярно оновлюється картотека за документами, які перебувають на контролі. Вона систематизується по термінах виконання, виконавцям, по групах документів і ведеться в паперовому та електронному видах. На всіх етапах виконання документа проводиться попередня перевірка. Відносно документів, що підлягають виконанню в майбутньому календарному році - не рідше одного разу на поточному році. Відносно документів, що підлягають виконанню в майбутньому місяці - не рідше одного разу в поточному місяці. Відносно документів, що підлягають виконанню в поточному місяці - на тижні і за тиждень до закінчення терміну виконання. Відносно документів, що підлягають терміновому або оперативному виконанню - щодня. Терміни виконання документів можуть бути типовими (встановлюються нормативно-правовими актами органів влади або управління) та індивідуальними (встановлюються керівником). Типові: з конкретною датою виконання - у вказаний термін; без вказівки конкретної дати виконання з позначкою «терміново» - у 3-денний термін; те саме з позначкою «оперативно» - у 10-денний термін; інші документи, що не мають особливих позначок, - у термін не більше місяця; за дорученнями Уряду РФ - до 10 днів; за листами МЗС РФ - протягом 15 днів; те саме з узгодженням з іншими організаціями - 30 днів; за зверненнями громадян, що вимагає додаткового вивчення і перевірки, - до місяця з дня їх реєстрації; те ж для не вимагають перевірки - не більше 15 днів. Якщо останній день терміну виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню. Особливу увагу в ході перевірок звертається на відповідність досягнутих результатів змісту доручення (резолюції). У виняткових випадках може бути змінений термін виконання документів на більш пізній. Для цього не менш ніж за 3 робочих дні до закінчення раніше встановленого строку виконавець з відома свого безпосереднього начальника представляє відповідальному за контроль особі мотивоване прохання у письмовій формі із зазначенням нового терміну. Про це робиться в РКФ позначка. Терміни виконання документів, що підлягають терміновому або оперативному виконанню, не продовжуються. Зняття документів з контролю виконання допускається після фактичного виконання передбачених резолюцією завдань з обов'язковим повідомленням результатів зацікавленим сторонам. Про зняття теж робиться відмітка в РКФ - дата, підпис прийняв рішення про зняття особи. З впровадженням комп'ютерних технологій контроль за виконанням документів став набагато ефективніше.
7. Індексація документів. Розташування всіх справ у номенклатурі закріплюється їх індексацією, тобто умовним позначенням кожного. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати індекс (номер, і вказується в графі 1 номенклатури справ). Це по суті код справи. Першому розділу номенклатури справ присвоюється номер «1» (якщо організація мала) або «01» (у великих організаціях зі структурними підрозділами). Потім по ступені важливості - «02», «03» і т.д. Всередині розділів розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, що вказують місце їх виконання та зберігання. Наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга дефісом або косою рискою. Можлива постановка порядкового номера на першому місці. Внутрішні документи, як правило, не індексуються, а мають просто порядковий номер. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп - на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Реєстрація проводиться для обліку, контролю і зручності пошуку документа.
8. Реєстрація документів і побудова довідкового апарату. Реєстрація документів - це запис необхідних відомостей про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу та дати реєстрації. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп - на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, що вказують місце їх виконання та зберігання. Наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Реєстрація проводиться для обліку, контролю і пошуку документа. Кожен документ реєструють лише один раз: вхідні документи - у день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання. Не всі документи проходять реєстрацію (не реєструють вітальні листи, запрошення, каталоги, прайс-листи, повідомлення, листи з позначкою «особисто»). Кожна установа має перелік документів, що не підлягають реєстрації. Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовують єдину реєстраційну картку - РКФ (реєстраційно-контрольна форма). Її заповнюють машинописним або рукописним способом. В установах з невеликим документообігом всі документи реєструють у журналі. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп (на нижньому полі першого аркуша з правого боку). Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Для внутрішніх документів звичайно використовується порядкова нумерація. Нерідко для реєстрації надходять різноманітні інформаційно-довідкові документи: протоколи, акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, листи, телефонограми, факси, доручення. Інформація, яка міститься в них, може спонукати до дії або бути прийнята до відома. Ці документи часто служать підставою для прийняття розпорядчих документів. Реєстраційна система всього масиву документів установи дозволяє службі діловодства або секретарю невеликої фірми, що веде всі діловодне обслуговування, швидко навести довідки про стан роботи з будь-яким документом і його місцезнаходження. Інформаційно-довідкова робота, як і сама система реєстрації, може вестися в традиційній формі за допомогою довідкових картотек і в автоматизованому режимі за допомогою комп'ютерів. Звичайна ручна довідкова картотека представляє собою картотечна ящик або кілька ящиків, якщо обсяг документів великий, в яких реєстраційні картки розставлені в певній послідовності. Найчастіше розділами довідкової картотеки бувають назви структурних підрозділів або напряму діяльності. Всередині розділів картки зручно розміщувати за алфавітом. При реєстрації заповнюється така кількість однакових реєстраційних карток, яке є число картотек. Загальний термін зберігання карток 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки коштують до заміни їх новими. Картки на документи постійного і довготривалого зберігання можуть передаватися в архів установи, де використовуються при організації науково-довідкового апарату архіву. Введення автоматизованих систем реєстрації документів поліпшили можливості інформаційно-довідкового обслуговування. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки за будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа. Довідку можна видавати як по виконаним документам, так і за ще знаходяться в роботі або по архівній базі даних. Зазвичай результати пошуку виводяться на екран і на друк в табличній формі. Комп'ютерні технології дозволили в багато разів зменшити час пошуку необхідної інформації за документами та самих документів, а також більш ефективно вести автоматизований контроль за виконанням документів.
9. Етапи руху і порядок обробки документів. Рух документів всередині установи (документообіг) складається з наступних етапів: облік, довідкова робота, контроль, відправка і зберігання документів. Головний принцип правильної організації документообігу - оперативне проходження документів по найбільш короткому шляху, з мінімальними витратами часу та праці на їх обробку. Усі вхідні (надходять до установ), вихідні (відправляються) і внутрішні документи знаходяться на обліку в установі. Для обліку, контролю та пошуку документів проводиться їх реєстрація: вхідні - у день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання. Для цього застосовується єдина реєстраційна картка. В установах з невеликим документообігом всі документи реєструють у журналі. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп - на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і. наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, що вказують місце їх виконання та зберігання: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Реєстрація проводиться для обліку, контролю і зручності пошуку документа. Реєстраційна система всього масиву документів установи дозволяє службі діловодства або секретарю невеликої фірми, що веде всі діловодне обслуговування, швидко навести довідки про стан роботи з будь-яким документом і його місцезнаходження. Інформаційно-довідкова робота, як і сама система реєстрації, може вестися в традиційній формі за допомогою довідкових картотек і в автоматизованому режимі за допомогою комп'ютерів. Звичайна ручна довідкова картотека представляє собою картотечна ящик або кілька ящиків, якщо обсяг документів великий, в яких реєстраційні картки розставлені в певній послідовності. Найчастіше розділами довідкової картотеки бувають назви структурних підрозділів або напряму діяльності. Всередині розділів картки зручно розміщувати за алфавітом. При реєстрації заповнюється така кількість однакових реєстраційних карток, яке є число картотек. Загальний термін зберігання карток 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки коштують до заміни їх новими. Картки на документи постійного і довготривалого зберігання можуть передаватися в архів установи, де використовуються при організації науково-довідкового апарату архіву. Введення автоматизованих систем реєстрації документів поліпшили можливості інформаційно-довідкового обслуговування. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки за будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної-картка документа. Довідку можна видавати як по виконаним документам, так і за ще знаходяться в роботі або по архівній базі даних. Зазвичай результати пошуку виводяться на екран і на друк в табличній формі. Комп'ютерні технології дозволили в багато разів зменшити час пошуку необхідної інформації за документами та самих документів, а також більш ефективно вести автоматизований контроль за виконанням документів. Закінчені в діловодстві справи проходять підготовку (оформлення) до зберігання - відправлення в архів установи або муніципальний.
10. Специфіка мови службових документів. Історично сформовані жанри, специфічна лексика, фразеологія, синтаксичні обороти надають цьому стилю консервативний характер - стійкий і замкнутий. Він менше за інших піддається зміни і розвитку. У ньому є численні мовні стандарти - кліше. Якщо в інших стилях наявність мовних шаблонів є недоліком, то тут вони сприймаються природно. Багато видів ділових документів мають загальноприйняті форми викладу і розташування матеріалу - це спрощує користування ними. Часто використовуються готові бланки, які потрібно тільки заповнювати (трафарети). Формалізовані типи текстів - трафарети, анкети, таблиці - є одним з головних засобів уніфікації форми службових документів. Уніфікація виправдана перш за все з економічної точки зору: складання уніфікованого документу вимагає менших витрат праці і часу. Укладач документа, працюючи за зразком, отримує можливість зосередити увагу на найважливіших, нестандартних аспектах інформації. За даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в 10 разів інтенсивніше, ніж неуніфікованих. Так що уніфікація виправдана і з психологічної точки зору. А також з правової точки зору - форма тексту набуває «узаконений» вигляд. Уніфікація виправдана і з технічної точки зору: спрощує і здешевлює застосування ЕОМ і комп'ютерів. Уніфікація текстів службових документів здійснюється на підставі ГОСТів та інших інструктивних матеріалів. Вони закріплюють вимоги до змісту документа - його об'єму, внутрішній структурі і т.д.; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка і т.д.; вимоги до мови документа. Офіційно-діловий стиль - це стиль документів службових, а також дипломатичних. Жанри: договори, юридичні закони, державні акти, інструкції, постанови, службове листування, ділові папери. У них ряд загальних рис: стислість, компактність викладу, економне використання мовних засобів; стандартне розташування матеріалу, нерідко - обов'язковість форми, вживання властивих цьому стилю кліше; широке використання термінології, номенклатурних найменувань, наявність особливого запасу лексики і канцелярської фразеології, включення в текст складноскорочені слів, абревіатур; часте використання віддієслівних іменників, отименние прийменників (відповідно до, з метою, за рахунок), складних спілок (зважаючи на те що, у зв'язку з тим що), а також різних стійких словосполучень, що служать для зв'язку частин складного речення ( на випадок, якщо ...; на тій підставі, що ...); оповідний характер викладу, наявність номінативних речень із перерахуванням; переважаючий принцип конструювання пропозиції - з прямим порядком слів; майже повна відсутність емоційно-експресивних засобів; переважання складних речень; слабка індивідуалізація стилю. Нейтральний тон викладу є нормою ділового етикету. Особистий, суб'єктивний момент повинен бути зведений до мінімуму. Свідома установка на стандартизацію мови, переважно вживання простих речень часом з однорідним перерахуванням. Специфічні такі способи управління, як закінчити діловодством, передати за належністю. Однак такі обороти не відповідають нормам общелитературного слововживання і їх потрібно уникати. Процес стандартизації мови ділового мовлення охоплює всі рівні мови - лексику, морфологію, синтаксис. У підсумку складається стійкий мовної стереотип - особливий функціональний стиль. Використання готових, міцно увійшли в діловій ужиток словесних формул і конструкцій дозволяє говорить і пише не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації.
11. Відмітки на документах, порядок їх ведення, вимоги до них. Документи можуть мати особливі відмітки, частина з яких називають «грифами». Ці позначки визначають ступінь секретності документів, терміновість їх виконання, порядок пересилання поштою і вручення адресату. Грифи «цілком таємно» і «таємно» означають, що документи з цими позначками можуть бути відомі тільки певним особам. Гриф «не підлягає оприлюдненню» означає, що зміст документів може бути відомо тільки визначеному колу осіб і вони не можуть бути опубліковані. Позначки «терміново» свідчать про строковий характер виконання документа. Відмітка «До» на листі означає, що документ взятий на контроль. Для вказівки порядку пересилання документів поштою застосовують позначки: для листів - «цінне», «замовне», «авіа» і т.п. Ці позначки визначають гарантію доставки документа і вказують на порядок пересилання поштою.
12. Документація з особового складу. Це накази про особовий склад, особисті справи, характеристики, анкети та ін На кожного працівника підприємства ведеться особиста справа, його склад:
¨ Внутрішній опис документів справи;
¨ Особиста заява про прийом на роботу (і про звільнення);
¨ Трудовий договір;
¨ Особовий листок з обліку кадрів (анкета);
¨ Атестаційні листи;
¨ Заяви співробітника про переміщення;
¨ Уявлення керівництва при переміщеннях, висування, зарахування в резерв;
¨ Доповнення до особового листка по обліку кадрів (додаток до анкети);
¨ автобіографія;
¨ копії документів про освіту;
¨ характеристики чи рекомендаційні листи;
¨ виписки (копії) з документів про присвоєння почесних звань, вчених ступенів, нагородження державними нагородами;
¨ копії нагородних листів;
¨ картки обліку заохочень та стягнень;
¨ фотографії;
¨ результати медичного обстеження;
¨ картка форми № Т-2;
¨ копії наказів про призначення на посаду, про переміщення і звільнення.
У необхідних випадках до особової справи включаються список наукових праць і винаходів, виписки з протоколів, зборів засновників або трудових колективів (для керівників, які обиралися на посаду) та ін У подальшому до особової справи включаються документи, що підтверджують зміну анкетно-біографічних даних працівника ( копія свідоцтва про шлюб) і характеризують його професійні, ділові та особисті якості (копії актів ревізій, довідки-об'єктивки ...). Особові справи рядових працівників підприємства повинні зберігатися 75 років, а керівників - постійно. Доступ до них обмежений, зберігати в сейфі з кодовим замком. Сейф повинен опечатуватися. Особиста заява працівника, який вже працює на підприємстві, не повинно містити в адресній частині зазначення на місце проживання працівника, але повинно включати вказівку на його посаду та місце роботи на підприємстві. Характеристика - містить опис характерних і відмінних якостей працівника і відображає думку адміністрації про нього. Складається в 2-х примірниках. Автобіографія - автор складає самостійно, типової форми немає, але необхідно відобразити в хронологічному порядку уявлення людини про його власному життєвому шляху, професіоналізмі та громадської активності. Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність людини. Ведуться на всіх працівників, які працювали в організації понад 5 днів, в т.ч. на сезонних і тимчасових (якщо вони підлягають державному та соціального страхування). Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. Це документ суворої реєстрації. Трудовий договір - цей документ регламентує відносини працівника і роботодавця. Роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу, забезпечити умови праці, своєчасно і в повному обсязі виплачувати заробітну плату. Працівник зобов'язується виконувати трудову функцію і дотримуватися діючих в організації правила внутрішнього розпорядку. В даний час держава надає працівникам мінімальні соціальні гарантії: мінімальний розмір оплати праці; тривалість щорічної оплачуваної відпустки не менше 28 календарних днів; максимальна тривалість робочого часу на підприємствах 40 годин на тиждень. Договір від імені організації підписує її керівник. Оформити трудовий договір необхідно не пізніше 3-х днів з дня фактичного допущення працівника до роботи.
¨ Внутрішній опис документів справи;
¨ Особиста заява про прийом на роботу (і про звільнення);
¨ Трудовий договір;
¨ Особовий листок з обліку кадрів (анкета);
¨ Атестаційні листи;
¨ Заяви співробітника про переміщення;
¨ Уявлення керівництва при переміщеннях, висування, зарахування в резерв;
¨ Доповнення до особового листка по обліку кадрів (додаток до анкети);
¨ автобіографія;
¨ копії документів про освіту;
¨ характеристики чи рекомендаційні листи;
¨ виписки (копії) з документів про присвоєння почесних звань, вчених ступенів, нагородження державними нагородами;
¨ копії нагородних листів;
¨ картки обліку заохочень та стягнень;
¨ фотографії;
¨ результати медичного обстеження;
¨ картка форми № Т-2;
¨ копії наказів про призначення на посаду, про переміщення і звільнення.
У необхідних випадках до особової справи включаються список наукових праць і винаходів, виписки з протоколів, зборів засновників або трудових колективів (для керівників, які обиралися на посаду) та ін У подальшому до особової справи включаються документи, що підтверджують зміну анкетно-біографічних даних працівника ( копія свідоцтва про шлюб) і характеризують його професійні, ділові та особисті якості (копії актів ревізій, довідки-об'єктивки ...). Особові справи рядових працівників підприємства повинні зберігатися 75 років, а керівників - постійно. Доступ до них обмежений, зберігати в сейфі з кодовим замком. Сейф повинен опечатуватися. Особиста заява працівника, який вже працює на підприємстві, не повинно містити в адресній частині зазначення на місце проживання працівника, але повинно включати вказівку на його посаду та місце роботи на підприємстві. Характеристика - містить опис характерних і відмінних якостей працівника і відображає думку адміністрації про нього. Складається в 2-х примірниках. Автобіографія - автор складає самостійно, типової форми немає, але необхідно відобразити в хронологічному порядку уявлення людини про його власному життєвому шляху, професіоналізмі та громадської активності. Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність людини. Ведуться на всіх працівників, які працювали в організації понад 5 днів, в т.ч. на сезонних і тимчасових (якщо вони підлягають державному та соціального страхування). Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. Це документ суворої реєстрації. Трудовий договір - цей документ регламентує відносини працівника і роботодавця. Роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу, забезпечити умови праці, своєчасно і в повному обсязі виплачувати заробітну плату. Працівник зобов'язується виконувати трудову функцію і дотримуватися діючих в організації правила внутрішнього розпорядку. В даний час держава надає працівникам мінімальні соціальні гарантії: мінімальний розмір оплати праці; тривалість щорічної оплачуваної відпустки не менше 28 календарних днів; максимальна тривалість робочого часу на підприємствах 40 годин на тиждень. Договір від імені організації підписує її керівник. Оформити трудовий договір необхідно не пізніше 3-х днів з дня фактичного допущення працівника до роботи.
13. Порядок передачі справ до архіву установи. Архівного зберігання підлягають документи, що пройшли експертизу цінності. Це означає вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів, відбору їх на постійне зберігання на підставі принципів історизму, системності та цілісності шляхом комплексного застосування критеріїв походження (роль і місце організації в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій, значення фізичної особи в житті суспільства, час і місце освіти документа), змісту (значущість події або явища, відображеного в документі, значення наявної в документі інформації повторення інформації в інших документах, вид документа, його автентичність), зовнішніх особливостей (форма фіксації та передачі змісту, посвідчення, оформлення документа, його фізичний стан).
Для цього створюється експертна комісія (до неї входять найбільш компетентні люди, очолює один з керівників підприємства, який курирує діловодство) під методичним керівництвом архіву, Положення про яку до його затвердження підлягає погодженню з експертно-перевірочною комісією управління у справах архівів адміністрації області. При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється їх відбір для постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з документами з тимчасовими термінами зберігання і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації правильність визначення строків зберігання справ.
Справи постійного або довготривалого (понад 10 років) зберігання, конфіденційні, секретні, а також справи з особового складу повинні бути повністю оформлені і підготовлені до архівного зберігання. Вони повинні бути обов'язково додатково оформлені та описані в уніфікованих облікових архівних формах. Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання. Воно включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання заверительной написи.
Справи, що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію), що оформляється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість здаваних справ і вага паперової макулатури. Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюється під контролем співробітника, відповідального за забезпечення схоронності документів архіву.
Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу після закінчення дворічного терміну їх зберігання та використання в структурному підрозділі передаються в архів організації. Їх передача здійснюється тільки за описами справ шляхом полистного перегляду.
У період підготовки справ до передачі в архів провідним спеціалістом організації (що входять до складу ЕПК - експертно-перевірочної комісії) попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Передача справ до архіву здійснюється не пізніше, ніж через 3 роки після їх завершення у діловодстві. При передачі-приймання кожної справи в обох примірниках опису справ робиться відмітка. Передача і прийом справ здійснюється поедінічно, з рук у руки відповідального за діловодство до працівника архіву. Разом з ЕД (електронними документами) і БД (базами даних) передається супровідна документація (роздруківка, електронна адреса та індекс документів і т.д.). Система забезпечення схоронності документів включає в себе організацію місця зберігання документів та їх розміщення, забезпечення засобами зберігання та організацію доступу до документів, забезпечення режимними засобами (в архівосховищі повинні підтримуватися постійні температура і вологість, сприятливі для тривалого зберігання паперової - до 19 градусів, до 55% - і на інших носіях документації - до 20 градусів, до 65%; світловий - документи повинні постійно зберігатися в темряві; санітарно-гігієнічний режим - виключення появи цвілі, комах і гризунів, заборонено курити, перебувати в мокрій верхньому одязі і т.д. ; протипожежний - приховане пристрій електропроводок, герметизація розеток, рубильники - поза приміщенням, оздоблення приміщень неагресивними матеріалами, заборона застосування нагрівальних приладів та відкритого вогню; охоронний - пропускний режим, міцні двері та надійні замки, пристосування для опечатування, металеві решітки на вікнах, регулярна прихована зміна кодів замків) та організацію контролю за наявністю і станом документів. Документи, що зберігаються в архіві, в будь-який момент можуть знадобитися для ознайомлення чи вивчення історикам, політикам, господарникам або будь-якому громадянинові. Використовуватися ними можуть тільки ті документи, які потрапили в архів - це єдино об'єктивна інформація. Можлива видача справ для проведення дезінфекції (обробка від інфекції і грибка) і дезінсекції (обробка від комах).
Для цього створюється експертна комісія (до неї входять найбільш компетентні люди, очолює один з керівників підприємства, який курирує діловодство) під методичним керівництвом архіву, Положення про яку до його затвердження підлягає погодженню з експертно-перевірочною комісією управління у справах архівів адміністрації області. При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється їх відбір для постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з документами з тимчасовими термінами зберігання і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації правильність визначення строків зберігання справ.
Справи постійного або довготривалого (понад 10 років) зберігання, конфіденційні, секретні, а також справи з особового складу повинні бути повністю оформлені і підготовлені до архівного зберігання. Вони повинні бути обов'язково додатково оформлені та описані в уніфікованих облікових архівних формах. Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання. Воно включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання заверительной написи.
Справи, що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію), що оформляється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість здаваних справ і вага паперової макулатури. Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюється під контролем співробітника, відповідального за забезпечення схоронності документів архіву.
Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу після закінчення дворічного терміну їх зберігання та використання в структурному підрозділі передаються в архів організації. Їх передача здійснюється тільки за описами справ шляхом полистного перегляду.
У період підготовки справ до передачі в архів провідним спеціалістом організації (що входять до складу ЕПК - експертно-перевірочної комісії) попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Передача справ до архіву здійснюється не пізніше, ніж через 3 роки після їх завершення у діловодстві. При передачі-приймання кожної справи в обох примірниках опису справ робиться відмітка. Передача і прийом справ здійснюється поедінічно, з рук у руки відповідального за діловодство до працівника архіву. Разом з ЕД (електронними документами) і БД (базами даних) передається супровідна документація (роздруківка, електронна адреса та індекс документів і т.д.). Система забезпечення схоронності документів включає в себе організацію місця зберігання документів та їх розміщення, забезпечення засобами зберігання та організацію доступу до документів, забезпечення режимними засобами (в архівосховищі повинні підтримуватися постійні температура і вологість, сприятливі для тривалого зберігання паперової - до 19 градусів, до 55% - і на інших носіях документації - до 20 градусів, до 65%; світловий - документи повинні постійно зберігатися в темряві; санітарно-гігієнічний режим - виключення появи цвілі, комах і гризунів, заборонено курити, перебувати в мокрій верхньому одязі і т.д. ; протипожежний - приховане пристрій електропроводок, герметизація розеток, рубильники - поза приміщенням, оздоблення приміщень неагресивними матеріалами, заборона застосування нагрівальних приладів та відкритого вогню; охоронний - пропускний режим, міцні двері та надійні замки, пристосування для опечатування, металеві решітки на вікнах, регулярна прихована зміна кодів замків) та організацію контролю за наявністю і станом документів. Документи, що зберігаються в архіві, в будь-який момент можуть знадобитися для ознайомлення чи вивчення історикам, політикам, господарникам або будь-якому громадянинові. Використовуватися ними можуть тільки ті документи, які потрапили в архів - це єдино об'єктивна інформація. Можлива видача справ для проведення дезінфекції (обробка від інфекції і грибка) і дезінсекції (обробка від комах).
14. Оформлення справ з документами. (Рогожин М.Ю. «Діловодство. З урахуванням нової Типової інструкції з діловодства». - М.: видавництво Індекс-Медіа, 2007)
Справи постійного або довготривалого (понад 10 років) зберігання, конфіденційні, секретні, а також справи з особового складу повинні бути повністю оформлені і підготовлені до архівного зберігання. Вони повинні бути обов'язково додатково оформлені та описані в уніфікованих облікових архівних формах. Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання. Воно включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання заверительной написи.
У залежності від термінів проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи, як було вже сказано, постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справ передбачає оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою (додатки 3: справи № 30 «Накази з основної діяльності» та № 251 «Накази з особового складу» Відділу загальної та професійної освіти Новосільского району Орловської області); нумерацію аркушів у справі; складання листа-завірителя справи (додаток 4: справи № 30 «Накази з основної діяльності» Відділу загальної та професійної освіти Новосільского району Орловської області); складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи (додаток 5: у складанні зазвичай немає необхідності); підшивку і палітурка справи, внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).
Справи постійного або довготривалого (понад 10 років) зберігання, конфіденційні, секретні, а також справи з особового складу повинні бути повністю оформлені і підготовлені до архівного зберігання. Вони повинні бути обов'язково додатково оформлені та описані в уніфікованих облікових архівних формах. Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання. Воно включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання заверительной написи.
У залежності від термінів проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи, як було вже сказано, постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справ передбачає оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою (додатки 3: справи № 30 «Накази з основної діяльності» та № 251 «Накази з особового складу» Відділу загальної та професійної освіти Новосільского району Орловської області); нумерацію аркушів у справі; складання листа-завірителя справи (додаток 4: справи № 30 «Накази з основної діяльності» Відділу загальної та професійної освіти Новосільского району Орловської області); складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи (додаток 5: у складанні зазвичай немає необхідності); підшивку і палітурка справи, внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).
На обкладинці справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу вказуються реквізити: найменування фондоутворювача; найменування структурного підрозділу; індекс справи; дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.
Реквізити, що проставляються на обкладинці справи, оформляються таким чином: найменування організації вказується повністю в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування; найменування структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структурою; індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за зведеної номенклатурі справ, узгодженої з ЕПК управління у справах архівів адміністрації області; дата справи - зазначається рік (и) заведення і закінчення справи в діловодстві.
Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також для справ, що складаються з декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. При цьому число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
Документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи (за ДСТУ) в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) метал скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються щоб уникнути появи іржі. При підготовці документів для архівного зберігання важливо також передбачити:
- Максимальне забезпечення міцності і гнучкості палітурок, що дозволяють при необхідності скопіювати документи, не виймаючи їх з підшивки, або вилучити що-то на час (наприклад, для реставрації) без нанесення ушкодження іншим листам;
- Забезпечення обліку кількості аркушів у кожній справі і можливості перевірки повноти справи після кожного звернення до нього;
- Створення довідкового апарату до документів, включеним в одну одиницю зберігання, для швидкості пошуку і нанесення при цьому документів мінімального збитку при гортанні.
Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів (або неформатних документів), необхідно зберігати в закритих твердих папках з 3-мя клапанами із зав'язками або в спеціальних картонних коробках (футлярах).
Для кожного носія (папір - А3, А4, А5 і великоформатні; плівкові, магнітні та ін) застосовується свій варіант упаковки. Проте більшість документів оформляється на папері стандартних форматів.
Особисті документи (посвідчення особи, трудові книжки, військові квитки, дипломи, посвідчення), фотографії та інші не зручні для підшивки (щільний носій, відсутність полів) вкладаються в заздалегідь вшиті у справу чисті конверти. При наявності великої кількості таких документів вони вилучаються із справ і на них складається окремий опис.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи (крім листа-завірителя і внутрішнього опису) нумеруються - арабськими цифрами валовий нумерацією простим олівцем (або нумератором) зверху в них, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані і специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Складений (формату А3, А2) лист розгортається та нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один аркуш.
Лист з наглухо наклеєними документами (фотографії, врізки, виписки тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту. Переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються - спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.
Підшиті у справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі.
У разі виявлення великої кількості помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерації аркушів старі номери закреслюються і поруч ставиться новий номер аркуша; в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається у справі.
При наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів.
У кінці справи підшивається спеціальний бланк або чистий лист (А4) для заверительной записки. Це так званий лист-засвідчувач. Засвідчувальний запис складається після завершення нумерації листів на кожну одиницю зберігання за встановленою формою (додаток 9). У ній цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих аркушів у даній справі, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і т.п.), а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі.
Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання. Кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до заверительной написом. Усі наступні зміни в складі і стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в листі-завірителя з посиланням на відповідний акт.
Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або використовувати для цієї мети чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.
Реквізит «термін зберігання справи» переноситься на обкладинку справи зі зведеної номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначених у переліку типових документів із зазначенням термінів зберігання. На справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно».
На початку справи перед документами при необхідності підшиваються листи внутрішнього опису документів справи. Вона складається для обліку документів певних категорій (особливо цінні, особисті справи і т.д.) постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, облік яких диктується специфікою даної документації.
Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів. А також - для специфічної документації: особисті, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань.
Необхідність складання внутрішнього опису документів справи визначається інструкцією по веденню діловодства. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери документів в даному описуваному справі, їх діловодних індексах, дати створення, заголовках та номерах листів по внутрішній нумерації справи, на яких розташований кожен документ.
На всі завершені в діловодстві справи, журнали, картотеки, проекти та інші одиниці зберігання, що пройшли експертизу цінності, правильно сформовані та оформлені, складаються самостійні опису справ постійного (додаток 1: опис № 1 для постійного зберігання за 1998-2005 роки Обласного державної установи « Редакція газети «Новосільскіе вісті» Новосільского району Орловської області »), тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу (додаток 2: Опис № 2л справ з особового складу за 1996-2006 роки Обласного державної установи« Редакція газети «Новосільскіе вісті» Новосільского району Орловської області »), а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (додаток 8: Акт № 1« Про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню »Відділу освіти Новосільского району Орловської області).
Реквізити, що проставляються на обкладинці справи, оформляються таким чином: найменування організації вказується повністю в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування; найменування структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структурою; індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за зведеної номенклатурі справ, узгодженої з ЕПК управління у справах архівів адміністрації області; дата справи - зазначається рік (и) заведення і закінчення справи в діловодстві.
Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також для справ, що складаються з декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. При цьому число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
Документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи (за ДСТУ) в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) метал скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються щоб уникнути появи іржі. При підготовці документів для архівного зберігання важливо також передбачити:
- Максимальне забезпечення міцності і гнучкості палітурок, що дозволяють при необхідності скопіювати документи, не виймаючи їх з підшивки, або вилучити що-то на час (наприклад, для реставрації) без нанесення ушкодження іншим листам;
- Забезпечення обліку кількості аркушів у кожній справі і можливості перевірки повноти справи після кожного звернення до нього;
- Створення довідкового апарату до документів, включеним в одну одиницю зберігання, для швидкості пошуку і нанесення при цьому документів мінімального збитку при гортанні.
Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів (або неформатних документів), необхідно зберігати в закритих твердих папках з 3-мя клапанами із зав'язками або в спеціальних картонних коробках (футлярах).
Для кожного носія (папір - А3, А4, А5 і великоформатні; плівкові, магнітні та ін) застосовується свій варіант упаковки. Проте більшість документів оформляється на папері стандартних форматів.
Особисті документи (посвідчення особи, трудові книжки, військові квитки, дипломи, посвідчення), фотографії та інші не зручні для підшивки (щільний носій, відсутність полів) вкладаються в заздалегідь вшиті у справу чисті конверти. При наявності великої кількості таких документів вони вилучаються із справ і на них складається окремий опис.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи (крім листа-завірителя і внутрішнього опису) нумеруються - арабськими цифрами валовий нумерацією простим олівцем (або нумератором) зверху в них, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані і специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Складений (формату А3, А2) лист розгортається та нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один аркуш.
Лист з наглухо наклеєними документами (фотографії, врізки, виписки тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту. Переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються - спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.
Підшиті у справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі.
У разі виявлення великої кількості помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерації аркушів старі номери закреслюються і поруч ставиться новий номер аркуша; в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається у справі.
При наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів.
У кінці справи підшивається спеціальний бланк або чистий лист (А4) для заверительной записки. Це так званий лист-засвідчувач. Засвідчувальний запис складається після завершення нумерації листів на кожну одиницю зберігання за встановленою формою (додаток 9). У ній цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих аркушів у даній справі, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і т.п.), а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі.
Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання. Кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до заверительной написом. Усі наступні зміни в складі і стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в листі-завірителя з посиланням на відповідний акт.
Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або використовувати для цієї мети чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.
Реквізит «термін зберігання справи» переноситься на обкладинку справи зі зведеної номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначених у переліку типових документів із зазначенням термінів зберігання. На справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно».
На початку справи перед документами при необхідності підшиваються листи внутрішнього опису документів справи. Вона складається для обліку документів певних категорій (особливо цінні, особисті справи і т.д.) постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, облік яких диктується специфікою даної документації.
Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів. А також - для специфічної документації: особисті, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань.
Необхідність складання внутрішнього опису документів справи визначається інструкцією по веденню діловодства. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери документів в даному описуваному справі, їх діловодних індексах, дати створення, заголовках та номерах листів по внутрішній нумерації справи, на яких розташований кожен документ.
На всі завершені в діловодстві справи, журнали, картотеки, проекти та інші одиниці зберігання, що пройшли експертизу цінності, правильно сформовані та оформлені, складаються самостійні опису справ постійного (додаток 1: опис № 1 для постійного зберігання за 1998-2005 роки Обласного державної установи « Редакція газети «Новосільскіе вісті» Новосільского району Орловської області »), тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу (додаток 2: Опис № 2л справ з особового складу за 1996-2006 роки Обласного державної установи« Редакція газети «Новосільскіе вісті» Новосільского району Орловської області »), а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (додаток 8: Акт № 1« Про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню »Відділу освіти Новосільского району Орловської області).
15. Узгодження, підписання та затвердження документів. Узгодження це попередній розгляд та оцінка проекту документа. Воно здійснюється у формі візування. Віза включає в себе особистий підпис візує і дату погодження. Узгодження може відбуватися як усередині установи, так і поза ним. Зовнішнє узгодження можна оформляти грифом, що містять у собі такі елементи: слово «Погоджено», найменування посади, особистий підпис, розшифрування підпису дату. Гриф узгодження мають у лівій частині документа після підпису. Підпис - обов'язковий реквізит документа. До її складу входять найменування посади особи, яка підписала документ, особистий підпис і розшифрування підпису. Документи, що надсилаються у вищі органи, федеральні органи представницької та судової влади, підписуються начальником організації. Документи, що направляються підлеглим і стороннім організаціям, громадянам, можуть підписуватися начальником, його заступником або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписала документ, особистий підпис і його розшифрування (ініціали та прізвище). При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді. При підписанні документа кількома особами, рівними за посадою, але представляють різні органи, підписи розташовують на одному рівні. Якщо посадова особа, підпис якого заготовлена на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує його обов'язки, або його заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, і його прізвище (виправлення можна внести від руки або машинописним способом, наприклад: «в.о.», «зам»). Не допускається підписувати документи з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади. На документах, які підлягають затвердженню, гриф затвердження проставляється праворуч на верхньому полі першого аркуша документа. Варіанти: «ЗАТВЕРДЖУЮ. Посада керівника. Особистий підпис. Ініціали, прізвище. Дата »або« ЗАТВЕРДЖЕНО. Наказом Росархіву від 16.03.2005 № 1505 ».
16. Заповнюються реквізити бланка. Бланк являє собою аркуш паперу певного формату з заздалегідь відтвореними на ньому друкарським (або електронним) способом реквізитами, що містять постійну інформацію (трафаретний частина). У той же час бланк містить пусті місця, які необхідно заповнити вручну або в момент створення документа. Зазвичай у момент створення вноситься наступна інформація: назва організації чи установи; дата створення документа; порядковий номер документа; власне змістовна частина - цифровий або словесна інформація; підпис (і розшифровка підпису) відповідальної особи (або осіб); печатку установи.
17. Вид, дата, автор, місце складання, коди документів. Відповідно до Федерального закону Росії від 21.11.96 (у редакції від 10.01.2003) «Про бухгалтерський облік» бухгалтерські первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити:
¨ Вид документа (наказ, протокол, акт, довіреність і т.д.);
¨ Дату складання документа;
¨ Найменування організації, від імені якої складено документ (автор і місце складання) і деякі інші (над повним найменуванням вказується скорочена).
¨ Індекс документа по суті є його кодом.
Розташування всіх справ у номенклатурі закріплюється їх індексацією, тобто умовним позначенням кожного. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати індекс (номер, і вказується в графі 1 номенклатури справ). Це по суті код справи. Першому розділу номенклатури справ присвоюється номер «1» (якщо організація мала) або «01» (у великих організаціях зі структурними підрозділами). Потім по ступені важливості - «02», «03» і т.д. Всередині розділів розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, що вказують місце їх виконання та зберігання. Наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга дефісом або косою рискою. Можлива постановка порядкового номера на першому місці. Внутрішні документи, як правило, не індексуються, а мають просто порядковий номер. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп - на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Реєстрація проводиться для обліку, контролю і зручності пошуку документа.
¨ Вид документа (наказ, протокол, акт, довіреність і т.д.);
¨ Дату складання документа;
¨ Найменування організації, від імені якої складено документ (автор і місце складання) і деякі інші (над повним найменуванням вказується скорочена).
¨ Індекс документа по суті є його кодом.
Розташування всіх справ у номенклатурі закріплюється їх індексацією, тобто умовним позначенням кожного. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати індекс (номер, і вказується в графі 1 номенклатури справ). Це по суті код справи. Першому розділу номенклатури справ присвоюється номер «1» (якщо організація мала) або «01» (у великих організаціях зі структурними підрозділами). Потім по ступені важливості - «02», «03» і т.д. Всередині розділів розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів. Індексація в діловодстві - це проставлення порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень на документах при реєстрації, що вказують місце їх виконання та зберігання. Наприклад: документ має номер 02 - 10/125. Тут: 02 - структурний підрозділ; 10 - номер справи, куди поміщений документ; 125 - порядковий реєстраційний номер. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга дефісом або косою рискою. Можлива постановка порядкового номера на першому місці. Внутрішні документи, як правило, не індексуються, а мають просто порядковий номер. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп - на нижньому полі першого аркуша з правого боку. Він включає назву організації, в яку надійшов документ, дату надходження та реєстраційний індекс. Реєстрація проводиться для обліку, контролю і зручності пошуку документа.
18. Загальні правила розміщення реквізитів на бланку організації. Відповідно до розділу 2 ГОСТ Р6.30-2003 до складу реквізитів (від лат. «Необхідну, необхідне») документа входять такі елементи (всього 30 реквізитів):
¨ 01 - Державний герб РФ;
¨ 02 - герб суб'єкта РФ;
¨ 03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
¨ 04 - код організації;
¨ 05 - основний державний реєстраційний номер підприємства;
¨ 06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
¨ 07 - код форми документа;
¨ 08 - найменування організації;
¨ 09 - довідкові дані про організацію;
¨ 10 - назва виду документа;
¨ 11 - дата документа;
¨ 12 - реєстраційний номер документа;
¨ 01 - Державний герб РФ;
¨ 02 - герб суб'єкта РФ;
¨ 03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
¨ 04 - код організації;
¨ 05 - основний державний реєстраційний номер підприємства;
¨ 06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
¨ 07 - код форми документа;
¨ 08 - найменування організації;
¨ 09 - довідкові дані про організацію;
¨ 10 - назва виду документа;
¨ 11 - дата документа;
¨ 12 - реєстраційний номер документа;
¨ 13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
¨ 14 - місце складання чи видання документа;
¨ 15 - відомості про адресата;
¨ 16 - гриф затвердження документа;
¨ 17 - резолюція;
¨ 18 - заголовок до тексту;
¨ 19 - відмітка про постановку документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 - відмітка про наявність додатків;
¨ 22 - підпис;
¨ 23 - гриф погодження документа;
¨ 24 - візи узгодження документа;
¨ 25 - відбиток печатки організації;
¨ 26 - відмітка завіренні копії документа;
¨ 27 - позначка про виконавця документа;
¨ 28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
¨ 29 - відмітка про наявність документа в організації;
¨ 30 - ідентифікатор електронної копії документа.
¨ 14 - місце складання чи видання документа;
¨ 15 - відомості про адресата;
¨ 16 - гриф затвердження документа;
¨ 17 - резолюція;
¨ 18 - заголовок до тексту;
¨ 19 - відмітка про постановку документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 - відмітка про наявність додатків;
¨ 22 - підпис;
¨ 23 - гриф погодження документа;
¨ 24 - візи узгодження документа;
¨ 25 - відбиток печатки організації;
¨ 26 - відмітка завіренні копії документа;
¨ 27 - позначка про виконавця документа;
¨ 28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
¨ 29 - відмітка про наявність документа в організації;
¨ 30 - ідентифікатор електронної копії документа.
19. Формуляр основних реквізитів документів. Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами - підпис, печатка, назва виду документа і т.д. Сукупність реквізитів документа, розташованих у встановленому порядку, становить формуляр документа. Відповідно до розділу 2 ГОСТ Р6.30-2003 до складу реквізитів (від лат. «Необхідну, необхідне») документа входять такі елементи (всього 30 реквізитів):
¨ 01 - Державний герб РФ;
¨ 02 - герб суб'єкта РФ;
¨ 03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
¨ 04 - код організації;
¨ 05 - основний державний реєстраційний номер підприємства;
¨ 06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
¨ 07 - код форми документа;
¨ 08 - найменування організації;
¨ 09 - довідкові дані про організацію;
¨ 10 - назва виду документа;
¨ 11 - дата документа;
¨ 12 - реєстраційний номер документа;
¨ 13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
¨ 14 - місце складання чи видання документа;
¨ 15 - відомості про адресата;
¨ 16 - гриф затвердження документа;
¨ 17 - резолюція;
¨ 18 - заголовок до тексту;
¨ 19 - відмітка про постановку документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 - відмітка про наявність додатків;
¨ 22 - підпис;
¨ 23 - гриф погодження документа;
¨ 24 - візи узгодження документа;
¨ 25 - відбиток печатки організації;
¨ 26 - відмітка завіренні копії документа;
¨ 27 - позначка про виконавця документа;
¨ 28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
¨ 29 - відмітка про наявність документа в організації;
¨ 30 - ідентифікатор електронної копії документа.
¨ 01 - Державний герб РФ;
¨ 02 - герб суб'єкта РФ;
¨ 03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
¨ 04 - код організації;
¨ 05 - основний державний реєстраційний номер підприємства;
¨ 06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
¨ 07 - код форми документа;
¨ 08 - найменування організації;
¨ 09 - довідкові дані про організацію;
¨ 10 - назва виду документа;
¨ 11 - дата документа;
¨ 12 - реєстраційний номер документа;
¨ 13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
¨ 14 - місце складання чи видання документа;
¨ 15 - відомості про адресата;
¨ 16 - гриф затвердження документа;
¨ 17 - резолюція;
¨ 18 - заголовок до тексту;
¨ 19 - відмітка про постановку документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 - відмітка про наявність додатків;
¨ 22 - підпис;
¨ 23 - гриф погодження документа;
¨ 24 - візи узгодження документа;
¨ 25 - відбиток печатки організації;
¨ 26 - відмітка завіренні копії документа;
¨ 27 - позначка про виконавця документа;
¨ 28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
¨ 29 - відмітка про наявність документа в організації;
¨ 30 - ідентифікатор електронної копії документа.
20. Основні поняття та визначення діловодства. Діловодство - система документального оформлення діяльності установи. Управлінські рішення і дії установ і підприємств фіксуються в службових документах. Операції, пов'язані з обробкою документів, і складають суть діловодства. Терміни проходження документів, якісне та своєчасне їх виконання в значній мірі обумовлені порядком їх обробки службою діловодства. Під документальними розуміються матеріали, що мають наукове, політичне і практичне значення незалежно від часу їх походження, змісту, оформлення, техніки та способу відтворення. Існує ряд певних правил, нормативів і рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документів до здачі їх в архів. Діловодство є дисципліною, що знайомить з теорією і практикою документування (створення документів, в яких відображається діяльність установи, зміст управлінських дій) та документаційного забезпечення (роботи з готовими документами, створеними установою і отриманими ззовні: прийом, розподіл, реєстрація, виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка документальних матеріалів до архівного зберігання і використання в довідкових та науково-історичних цілях).
21. Терміни виконання документів, організація контролю. Це сукупність дій, що забезпечує своєчасне і якісне їх виконання: виявлення документів, виконання яких підлягає контролю, встановлення вимог до строків і якості виконання документів, які підлягають контролю; постановка документів на контроль виконання; попередня перевірка і регулювання ходу виконання документів; перевірка відповідності документів за термінами і якістю на основі раніше встановлених вимог; зняття виконаного документа з контролю; облік, узагальнення та аналіз ходу і результатів контролю виконання документів; інформування керівника підприємства (інших зацікавлених посадових осіб) про стан виконавської дисципліни та заходи щодо забезпечення своєчасного та якісного виконання доручень, зафіксованих в документах. У великих офісах спеціальний підрозділ з контролю виконання (входить до складу служби ДОП - документаційного забезпечення управління), група контролю (або ці обов'язки покладаються на одного з працівників підприємства - інспектора) - займається контролем за своєчасним виконанням документів та інформує керівництво про хід їх виконання. Типи і види контролю: безпосередній контроль (здійснюють керівники структурних підрозділів, безпосередні начальники виконавців); загальний контроль (керівник підприємства або його заступник); повсякденний контроль (відповідальний виконавець); незалежний систематичний контроль (спеціально призначена особа - інспектор). Встановлення вимог до строків і якості виконання документів, які підлягають контролю, проводиться підприємством, виходячи з вимог законодавства, нормативно-правових актів та з урахуванням потреб підприємства в документованої інформації. Якщо у документі міститься вимога про забезпечення контролю за його виконанням, якщо така вимога міститься в резолюції керівника, якщо документ відноситься до переліку обов'язково контрольованих, то такий документ ставиться на контроль. У верхній частині лицьового боку його першого аркуша (у правового поля, на вільному від тексту місці) робиться відповідна відмітка, що позначається штампом «К» або «Контроль». Крім того, є спеціальні бланки - реєстраційно-контрольні форми (РКФ), в них також заносяться відомості про постановку документа на контроль - зміст доручення, відомості про особу, чиє доручення має бути виконане, відомості про виконавця, термін виконання. Надалі в РКФ відображаються результати проміжного контролю та остаточні. На основі відомостей, зафіксованих у РКФ, формується і регулярно оновлюється картотека за документами, які перебувають на контролі. Вона систематизується по термінах виконання, виконавцям, по групах документів і ведеться в паперовому та електронному видах. На всіх етапах виконання документа проводиться попередня перевірка. Відносно документів, що підлягають виконанню в майбутньому календарному році - не рідше одного разу на поточному році. Відносно документів, що підлягають виконанню в майбутньому місяці - не рідше одного разу в поточному місяці. Відносно документів, що підлягають виконанню в поточному місяці - на тижні і за тиждень до закінчення терміну виконання. Відносно документів, що підлягають терміновому або оперативному виконанню - щодня. Терміни виконання документів можуть бути типовими (встановлюються нормативно-правовими актами органів влади або управління) та індивідуальними (встановлюються керівником). Типові: з конкретною датою виконання - у вказаний термін; без вказівки конкретної дати виконання з позначкою «терміново» - у 3-денний термін; те саме з позначкою «оперативно» - у 10-денний термін; інші документи, що не мають особливих позначок, - у термін не більше місяця; за дорученнями Уряду РФ - до 10 днів; за листами МЗС РФ - протягом 15 днів; те саме з узгодженням з іншими організаціями - 30 днів; за зверненнями громадян, що вимагає додаткового вивчення і перевірки, - до місяця з дня їх реєстрації; те ж для не вимагають перевірки - не більше 15 днів. Якщо останній день терміну виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню. Особливу увагу в ході перевірок звертається на відповідність досягнутих результатів змісту доручення (резолюції). У виняткових випадках може бути змінений термін виконання документів на більш пізній. Для цього не менш ніж за 3 робочих дні до закінчення раніше встановленого строку виконавець з відома свого безпосереднього начальника представляє відповідальному за контроль особі мотивоване прохання у письмовій формі із зазначенням нового терміну. Про це робиться в РКФ позначка. Терміни виконання документів, що підлягають терміновому або оперативному виконанню, не продовжуються. Зняття документів з контролю виконання допускається після фактичного виконання передбачених резолюцією завдань з обов'язковим повідомленням результатів зацікавленим сторонам. Про зняття теж робиться відмітка в РКФ - дата, підпис прийняв рішення про зняття особи.
22. Форми організації роботи з документами. Діловодне обслуговування може здійснюватися централізовано (всі операції, пов'язані зі службовою документацією, зосереджуються в одному місці, в єдиній для всієї установи канцелярії або у секретаря), децентралізовано (всі операції розосереджені по структурних підрозділах, розміщених у різних будівлях, віддалених один від одного; або документування діяльності організації вимагає особливо ретельного захисту інформації) або змішано (найпоширеніша форма; застосовується у великих установах з великим документообігом). Обрана форма роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства. З приходом у світ діловодства комп'ютерної техніки з'явилися поняття - традиційний і електронний документообіг. Документообіг - це рух документів всередині установи. Він полягає в обліку, довідкової роботи, контролі, відправці і зберіганні документів. У великих установах за всім цим стежить служба документаційного забезпечення установи (ДОП). Головний принцип правильної організації документообігу - оперативне проходження документів по найбільш короткому шляху, з мінімальними витратами часу та праці на їх обробку. Усі вхідні (надходять до установи), вихідні (відправляються) і внутрішні документи знаходяться на обліку в установі. Кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що пройшли за певний період часу, складає обсяг документообігу.
23. Основні завдання та функції служби документаційного забезпечення управління (ДОП). Основні положення ГСДОУ (державна система документаційного забезпечення управління) частково регламентували назви служб діловодства. Управління справами створюються при міністерствах і відомствах і складаються: секретаріат - структурний підрозділ для обслуговування керівництва організації (помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі) здійснює попередній розгляд і підготовку до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів; підготовку за вказівкою керівника підготовку проектів окремих документів та їх узгодження з структурними підрозділами, організація і документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник; складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до нього, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за їх виконанням. А також бездокументарній обслуговування керівника - підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.д. Інспекція при міністрі виконує функції контролю за виконанням урядових документів, наказів міністра і т.д. Канцелярія міністерства створюється в структурі управління справами і складається з: експедиція - прийом і відправка надходять поштою і кур'єрського зв'язку кореспонденції (прийом документів, що надходять, їх сортування по структурним підрозділам; доставка документів; обробка, пакування та відправка документів; кількісний облік вступників і відправляються документів ); підрозділ з контролю виконання (група контролю) займається контролем за своєчасним виконанням документів та усних розпоряджень керівника, аналізом виконавської дисципліни, інформуванням керівництва про хід їх виконання; підрозділ з обліку та реєстрації кореспонденції веде облік і реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів, готує для доповіді керівництву надходить на його адресу кореспонденцію, оформляє і розсилає розпорядчі документи за вказівкою начальника канцелярії, формування та ведення довідково-інформаційного масиву, контроль за оформленням внутрішніх та вихідних документів (чи все погоджено, відповідає прийнятим правилам, юридична сила і т.д. ); підрозділ по роботі із зверненнями громадян займається прийомом та реєстрацією пропозицій, заяв і скарг громадян, контролем за термінами їх виконання. Воно готує на розгляд керівництву установи отриману кореспонденцію з найбільш важливих питань, направляє кореспонденцію в структурні підрозділи на виконання, контролює терміни виконання листів, сповіщає про результати заявнику, організовує прийом відвідувачів; підрозділ з прийому та відправки кореспонденції приймає кореспонденцію, що надходить і розподіляє її по структурним підрозділам , веде щоденний кількісний облік документації, відправляє вихідну кореспонденцію. Архів займається прийомом, обліком, зберіганням та використанням справ, закінчених діловодством, контролює правильність складання номенклатури справ, готує справи для здачі в державний архів. Загальний відділ займається роботою з документами у виконавчих органах влади місцевого самоврядування. Секретар установи виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях.
24. Інформаційно-довідкова робота з документами. Нерідко для реєстрації надходять різноманітні інформаційно-довідкові документи: протоколи, акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, листи, телефонограми, факси, доручення. Інформація, яка міститься в них, може спонукати до дії або бути прийнята до відома. Ці документи часто служать підставою для прийняття розпорядчих документів. Реєстраційна система всього масиву документів установи дозволяє службі діловодства або секретарю невеликої фірми, що веде всі діловодне обслуговування, швидко навести довідки про стан роботи з будь-яким документом і його місцезнаходження. Інформаційно-довідкова робота, як і сама система реєстрації, може вестися в традиційній формі за допомогою довідкових картотек і в автоматизованому режимі за допомогою комп'ютерів. Звичайна ручна довідкова картотека представляє собою картотечна ящик або кілька ящиків, якщо обсяг документів великий, в яких реєстраційні картки розставлені в певній послідовності. Найчастіше розділами довідкової картотеки бувають назви структурних підрозділів або напряму діяльності. Всередині розділів картки зручно розміщувати за алфавітом. При реєстрації заповнюється така кількість однакових реєстраційних карток, яке є число картотек. Загальний термін зберігання карток 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки коштують до заміни їх новими. Картки на документи постійного і довготривалого зберігання можуть передаватися в архів установи, де використовуються при організації науково-довідкового апарату архіву. Введення автоматизованих систем реєстрації документів поліпшили можливості інформаційно-довідкового обслуговування. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки за будь-якої комбінації даних, включених до реєстраційної-картка документа. Довідку можна видавати як по виконаним документам, так і за ще знаходяться в роботі або по архівній базі даних. Зазвичай результати пошуку виводяться на екран і на друк в табличній формі. Комп'ютерні технології дозволили в багато разів зменшити час пошуку необхідної інформації за документами та самих документів, а також більш ефективно вести автоматизований контроль за виконанням документів.
25. Документація установ культури.
25. Документація установ культури.
26. Засоби складання і обробки документів. Мета обробки вхідних документів - фіксація факту одержання документа (реєстрація його і оформлення РКФ - реєстраційно-контрольної форми в кількості примірників, відповідному числу наявних картотек). Для цього використовуються спеціальні бланки (РКФ), штампи (щодо реєстрації), червоний фломастер (для позначки «К» - поставлено на контроль). Заповнюватися РКФ можуть або вручну, або машинописним способом, або на комп'ютері. Для вихідних документів спочатку створюється їх проект. Виконавець повинен знати, який бланк йому слід взяти для складання відповідного проекту документа: загальний бланк, бланк для письма, бланк конкретного виду документів, бланк посадової особи або бланк структурного підрозділу. Усі реквізити на проекті вихідного документа повинні бути оформлені відповідно до існуючих правил. Повинен бути проставлений вихідний реєстраційний індекс, а також печатку. Для відправлення вихідного документа використовуються конверти. При автоматизованому складанні документів застосовуються спеціальні комп'ютерні програми, які дозволяють вести і необхідну обробку документів. Вже не потрібно передруку документів після внесення поправок, а значить процес прискорюється.
27. Оформлення прийому на роботу. Особи, що надходять на роботу, зобов'язані надати наступні документи: 1) документ, що засвідчує особу; 2) трудову книжку; 3) страхове свідоцтво державного пенсійного страхування; 4) документи державного зразка про освіту; 5) документи про додаткову освіту (якщо така є) ; 6) військовий квиток (для військовозобов'язаних); 7) особисту заяву на ім'я керівника підприємства; 8) анкету (за встановленою підприємством формі); 9) резюме (у довільній формі); 10) свідоцтво про постановку на облік в податковому органі за місцем проживання; 11) довідку про стан здоров'я, завірену належним чином; 12) 4 фотографії 3х4 см (без головного убору); 13) інше - вказати, що саме. З претендентами, що пройшли профвідбір, підприємство укладає, як правило, безстроковий трудовий договір. Заява про прийом на роботу:
«Директору ЗАТ« Каппа »
І. О., прізвище
Від в.о. прізвище (заявника)
Заява
Прошу прийняти мене на роботу в економічне управління ЗАТ «Каппа» на посаду торгового агента з 30 серпня 2005 р. З умовами найму на підприємство ознайомлений і згоден.
Особистий підпис
Дата.
Начальник управління маркетингу
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Посада вакантна.
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Заступник директора з кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Директор
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Заступник директора з кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Виконано.
З І.О. Прізвище укладено трудовий договір за формою «I» з 30.08.2005.
Наказ по кадрам директора від 30.08.2005 № 000-К.
У справу № 000.
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата ... »
Наказ про прийом на роботу.
«Директору ЗАТ« Каппа »
І. О., прізвище
Від в.о. прізвище (заявника)
Заява
Прошу прийняти мене на роботу в економічне управління ЗАТ «Каппа» на посаду торгового агента з 30 серпня 2005 р. З умовами найму на підприємство ознайомлений і згоден.
Особистий підпис
Дата.
Заступнику директора з кадрів
Ходатайствую про прийом І.О. Прізвище на роботу на посаду торгового агента з 30.08.2005.Начальник управління маркетингу
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Посада вакантна.
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Директору
Згоден.Заступник директора з кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Заступнику директора з кадрів
На контроль. Оформити встановленим порядком з 30.08.2005.Директор
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Начальнику відділу кадрів
Підготувати проект трудового договору за формою «I». До наказу - з 30.08.2005.Заступник директора з кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Виконано.
З І.О. Прізвище укладено трудовий договір за формою «I» з 30.08.2005.
Наказ по кадрам директора від 30.08.2005 № 000-К.
У справу № 000.
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата ... »
Наказ про прийом на роботу.
28. Правила оформлення розпорядчих документів. Письмовий наказ - це документоване управлінське рішення керівника-підприємства, що регламентує дія його підлеглих з двох і більше питань повсякденної діяльності. Письмове розпорядження - те ж саме, але з одного питання. Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед цим органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від підлеглості. Для зручності роботи накази видають двох видів: що стосуються основної діяльності установи та особового складу. Накази, що стосуються основної діяльності у великих установах пишуть на папері формату А4. Наказ має такі реквізити: герб РФ, найменування установи чи підприємства та його підвідомчість, назва виду документа (наказ), місце видання, дату, індекс, заголовок, текст, підпис, розшифрування підпису, відмітку про погодження. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої (преамбула) і розпорядчої, або тільки розпорядчої. У констатуючій частині викладаються цілі та завдання, які послужили підставою для видання наказу; в розпорядчої перераховуються приписувані дії. Якщо підставою до видання наказу є розпорядчий документ вищестоящої організації, то в констатуючій частині вказують назву, номер і дату розпорядчого документа. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення. Розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЮ і друкують прописними літерами вразрядку з окремого рядка. Намічені заходи оформляють окремими пунктами, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт починається з вказівки конкретного виконавця у давальному відмінку, а потім йде позначення яке пропонується дії, яке висловлюють дієсловом у формі, і терміну виконання. Можуть бути й інші форми наказів. Текст друкують через півтора міжрядкових інтервалу. У процесі підготовки документ узгоджується із зацікавленими установами або структурними підрозділами. Візи (підпис і дата) проставляються на першому примірнику проекту. Після узгодження тексту наказ переписують, і керівник підписує перший примірник, виготовлений на бланку, дату проставляють у день підписання. Накази реєструються в журналі, де їм надають номер, і зберігаються в канцелярії. Накази, що стосуються особового складу, готуються відділом кадрів. У них розкриваються дії адміністрації, пов'язані з проходженням державної служби працівниками установи. Це накази про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу, наказ про звільнення, графік відпусток, наказ про надання відпустки. На всі ці накази існують уніфіковані форми. Підготовка наказів (розпоряджень) починається з розробки їх проектів у відповідності з вказівками керівника відповідальними особами тих структурних підрозділів, в компетенції яких знаходяться обговорювані в наказах питання. Датою наказу є дата його підписання керівником.
29. Вимоги, що пред'являються до доповідній записці. Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищестоящої установи, що містить грунтовний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача. У цьому документі наводяться інформаційні дані, висновки, пропозиції та висновки, пов'язані з виконанням будь-яких завдань, доручень або викликані якими-небудь подіями, подіями. У залежності від цільового призначення зміст доповідної записки може носити ініціативний, інформаційний або звітний характер. Формуляр доповідної записки: найменування установи, найменування структурного підрозділу, назва виду документа, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, посада особи, що написали доповідну записку, розшифровка підпису, особистий підпис, адресування. Текст доповідної записки складається з двох частин: в першій викладаються факти, що послужили приводом для складання документа, а в другій - висновки та пропозиції автора. Доповідні записки, направляються в інші організації, друкують на бланках. Внутрішні доповідні записки можуть бути надруковані на чистих аркушах, але з урахуванням розташування реквізитів, як на бланках. Доповідні записки, які виходять від імені установи або структурного підрозділу, підписує керівник. Доповідні записки внутрішнього характеру підписують їх автори.
30. Комп'ютерні технології підготовки документів. Створення та розвиток комп'ютерів відбувається з метою підвищення ефективності обробки та обміну інформацією, обсяги якої постійно зростають. Комп'ютеризація є адекватною відповіддю науки і техніки на вимоги цивілізації до інформаційного забезпечення її існування і розвитку. При створенні документів комп'ютер використовується як розумна друкарська машинка: з його допомогою можна багаторазово коректувати документи, редагувати, виводити на друк, використовувати фрагменти інших документів, готові шаблони, заготівлі і т.п. Можна зберігати документи і переміщати їх в пам'яті машини в різні області, групи. Система ОS / 2 Warp версія 3 надає користувачу широкі можливості в проведенні діловодних операцій. На екрані дисплея представлено робочий стіл, на якому розташовуються папки (справи), а в папках - документи. На робочому столі розташовуються і піктограми принтера, факсу, дискет, довідника, машини для знищення паперів. Для проведення будь-яких операцій з документами необхідно лише помістити зображення їх на відповідну піктограму. Ця система здатна працювати в багатозадачному режимі: можна одночасно редагувати один документ, роздруковувати на принтері інший і відправляти партнеру третій. Сучасні комп'ютерні системи дозволяють здійснювати систематизацію документів організації на основі «Номенклатури справ», а також автоматизувати практично всі види робіт, пов'язаних з інформаційним та документаційного забезпечення управління: створення документів та їх коригування, реєстрація, передача, контроль виконання, зберігання, групування та обробка даних і т.п. Для цих цілей служить операційна система Windows, пакет програм Microsoft Office, зокрема Word, Excel, Access і ін Ведучими комп'ютерними компаніями світу здійснюється постійне вдосконалення та оновлення технічних і програмних можливостей і створення нових засобів автоматизації інформаційно-документаційного забезпечення управління. Операційна система Windows дозволяє організувати ієрархічну систему зберігання інформації за аналогією з «Номенклатурою справ». При цьому для створення документів використовується зазвичай текстовий редактор Word, у складі якого передбачені шаблони (форми найпоширеніших документів з нанесеними постійними реквізитами). Кожен користувач може створити і зберігати в пам'яті комп'ютера шаблони своїх власних документів, наприклад, бланки ділових листів з постійними реквізитами, наказів, актів, службових записок і т.д. Склад і зміст шаблонів дуже легко змінюються. Журнальна форма організації та зберігання інформації створюється за допомогою програмних засобів Excel, Access. Ці програми дозволяють групувати інформацію, представлену в таблично-журнальній формі, за будь-яких реквізитах, тим самим забезпечуючи і контроль за виконанням документів, і контроль за рухом документів. Розроблено комп'ютерну програму «Діловодство», що дозволяє оформляти документи за стандартом, здійснювати їх реєстрацію, автоматичний пошук, сортування, зберігання, виведення на друк. Електронна пошта об'єднує можливості пересилання письмової інформації з зручністю спілкування за допомогою телефона.она дозволяє обмінюватися не лише діловими документами, але й неформальній інформацією. E-mail можна використовувати для швидкої і зручної пересилання факсів. При наявності відповідного програмно-апаратного забезпечення повідомлення електронної пошти може бути отримано на телекс. Електронна пошта може працювати з файлами при обміні даними, електронними таблицями, документами, створеними за допомогою текстових процесорів, графікою, відеокліпами, музикою, мовними повідомленнями, тобто всім, що може зберігатися в пам'яті комп'ютера. Можна контролювати стан будь-якого процесу і повідомляти по електронній пошті про його зміни, контролювати стану курсу акцій, погоди і т.д. З її допомогою можна отримати необхідну інформацію з будь-якої бібліотеки, якщо ця інформація введена в комп'ютер, а бібліотека підключена до мережі типу Internet. Завдяки електронній пошті з'явилася можливість виконувати роботи, не виходячи з дому, якщо ваш комп'ютер пов'язаний з головним комп'ютером вашої організації. Найбільш поширеним зараз способом передачі даних в електронній пошті вважається використання телефонних ліній; при цьому між комп'ютером і телефоном встановлюється модем. На даний момент є досить широкий набір систем, що забезпечують прискорення інформаційно-документаційного забезпечення управління.
31. Коротка характеристика ГОСТ Р 6.30 - 2003 р. Даний стандарт введено в дію 1 липня 2003 замість колишнього від 1997 (із змінами від 2000). Практично він повторює попередній, за винятком розділу 5. Він трохи інакше трактує вимоги до оформлення управлінських документів. Розділом 2 встановлюється змінений склад реквізитів документа - тепер їх 30 (а було 29 - один прибрали, два додали). Виключений один реквізит - гриф обмеження доступу до документа, але додані два нових: основний державний реєстраційний номер (ОГРН, реквізит 05) та ІПН / КПП (реквізит 06). Зі змісту розділу 3 виведені пункти, що зачіпають правове регулювання підписання і датування документів, хоча самі реквізити «підпис документа» і «дата документа» збережені. Вилучено розділ 5 «Вимоги до обліку, використання і зберігання бланків з відтворенням Державного герба РФ або гербів суб'єктів РФ». Крім того, виключені положення, що регламентували порядок виготовлення гербових бланків. Новий ГОСТ уточнює порядок оформлення окремих реквізитів: відповідно до пп. 3.11 при оформленні дати документа словесно-цифровим способом необхідно проставляти нуль для днів місяця, складаються з однієї цифри (тобто з 1 по 9 число). Підпункт 3.21 уточнює порядок оформлення відмітки про додаток до розпорядчого документа, вона тепер може центруватися щодо самої довжини рядка відмітки (як, втім, і деякі інші елементи реквізитів). Пп. 3.25 і 3.26 визначають порядок використання відбитка печатки при посвідченні достовірності документів та відповідності копії документа його оригіналу. Вимоги нового стандарту є рекомендованими та поширюються не на всі документи, а лише на віднесені до організаційно-розпорядчої документації і, що знаходиться в побуті як державних, так і недержавних організацій, підприємств, установ. Відповідно до вимог п. 4.1 нового ГОСТу документи, оформлені на бланках, повинні мати поля - вільний від тексту простір по краях листа - розміром не менше 20 мм з лівого, верхнього та нижнього країв, 10 мм - з правого. Ділянки листа, призначені для розміщення змінної інформації в титульній частині бланка, можуть відзначатися спеціальними символами або особливою розміткою: місце для розташування на бланку основного тексту може окреслюватися тонкої контрастної лінією по периметру аркуша (рамкою). Відповідна розмітка здійснюється або центрованим (симетрично осьової вертикалі аркуша, з вирівнюванням рядків по правій межі), або прапоровим (від лівої межі розташування реквізитів, без вирівнювання рядків) способом. Відповідно до розділу 2 ГОСТ Р6.30-2003 до складу реквізитів (від лат. «Необхідну, необхідне») документа входять такі елементи (всього 30 реквізитів):
¨ 01 - Державний герб РФ;
¨ 02 - герб суб'єкта РФ;
¨ 03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
¨ 04 - код організації;
¨ 05 - основний державний реєстраційний номер підприємства;
¨ 06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
¨ 07 - код форми документа;
¨ 08 - найменування організації;
¨ 09 - довідкові дані про організацію;
¨ 10 - назва виду документа;
¨ 11 - дата документа;
¨ 12 - реєстраційний номер документа;
¨ 13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
¨ 14 - місце складання чи видання документа;
¨ 15 - відомості про адресата;
¨ 16 - гриф затвердження документа;
¨ 17 - резолюція;
¨ 18 - заголовок до тексту;
¨ 19 - відмітка про постановку документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 - відмітка про наявність додатків;
¨ 22 - підпис;
¨ 23 - гриф погодження документа;
¨ 24 - візи узгодження документа;
¨ 25 - відбиток печатки організації;
¨ 26 - відмітка завіренні копії документа;
¨ 27 - позначка про виконавця документа;
¨ 28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
¨ 29 - відмітка про наявність документа в організації;
¨ 30 - ідентифікатор електронної копії документа.
¨ 02 - герб суб'єкта РФ;
¨ 03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
¨ 04 - код організації;
¨ 05 - основний державний реєстраційний номер підприємства;
¨ 06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
¨ 07 - код форми документа;
¨ 08 - найменування організації;
¨ 09 - довідкові дані про організацію;
¨ 10 - назва виду документа;
¨ 11 - дата документа;
¨ 12 - реєстраційний номер документа;
¨ 13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
¨ 14 - місце складання чи видання документа;
¨ 15 - відомості про адресата;
¨ 16 - гриф затвердження документа;
¨ 17 - резолюція;
¨ 18 - заголовок до тексту;
¨ 19 - відмітка про постановку документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 - відмітка про наявність додатків;
¨ 22 - підпис;
¨ 23 - гриф погодження документа;
¨ 24 - візи узгодження документа;
¨ 25 - відбиток печатки організації;
¨ 26 - відмітка завіренні копії документа;
¨ 27 - позначка про виконавця документа;
¨ 28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
¨ 29 - відмітка про наявність документа в організації;
¨ 30 - ідентифікатор електронної копії документа.
32. Організація роботи секретаря-референта. Секретарі обслуговують керівництво закладу. Вони готують матеріали до засідань колегій, нарад при керівництві, проводять роботу з документування нарад, оформлення прийнятих рішень, готують проекти наказів, пропозицій і т.д. У невеликих установах вони виконують всю роботу з діловодства. Робота секретаря вимагає особливої підготовки, різних знань, оперативності, чіткості. Секретар часто виступає в якості першого представника установи або виробництва, і це пред'являє високі вимоги до його діловим якостям, культурі поведінки, мови і навіть зовнішності. Праця секретаря - це великою мірою робота з людьми. І секретар повинен володіти особливим тактом, терпінням, витримкою, вмінням вести розмову з відвідувачами. Через секретаря проходять листи, скарги трудящих. Він веде контроль за проходженням документів. Для цього секретарю потрібно добре знати діловодство, йому необхідно вміти працювати на комп'ютері, грамотно скласти ділову папір. Досвідчений і знає секретар звільняє велику частину робочого часу свого керівника - він часто сам дає необхідну інформацію відвідувачу, відповідає на телефонні дзвінки і переадресовує відвідувачів до інших співробітників. Але основні обов'язки секретаря - прийом і обробка кореспонденцію, що надходить, доповідь про кореспонденцію керівнику, напрямок кореспонденції виконавцям, відправка вихідної кореспонденції, контроль за виконанням документів та доручень керівника, друкування текстів і т.д. Ефективність, оперативність і якість праці багато в чому залежать від організації робочого місця. Воно повинно бути оснащене сучасною оргтехнікою, і секретарю-референту необхідно вміти всім цим користуватися.
33. Основні функції документа. Документи грають величезну роль в житті суспільства і кожної людини. Вони служать підтвердженням факту, події, явища. Можуть мати політичне, історичне, юридичне, економічне значення. Документом державної ваги є Основний Закон - Конституція РФ. Цим документом закріплюються основи суспільного ладу і політики держави, гарантуються права громадян, встановлюються їх свободи і обов'язки. У документах виражаються рішення Президента і уряду, обов'язкові для виконання (потім вони знаходять конкретне вираження в документації установ та підприємств). Документи можуть бути історичним джерелом, підставою для написання історичних монографій. Вони можуть бути засобом докази або свідоцтва. Все життя людини також пов'язана з документами. З народженням його виписується перший документ - свідоцтво про народження. При вступі до школи потрібні документи, що підтверджують його вік, місце проживання, стан здоров'я. При досягненні 14-річного віку молода людина отримує свій перший паспорт, який видається на підставі свідоцтва про народження. Закінчення школи підтверджує атестат про середню освіту. Початок трудової діяльності фіксується у трудовій книжці. Після закінчення вузу видається диплом. Для обміну інформацією між установами служать листи, телеграми, телефонограми, факси, електронні листи. За допомогою розпорядчих документів: положень, статутів, постанов, наказів та ін здійснюється керівна діяльність державної влади.
34. Види наказів. Особливості їх написання. Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед цим органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від підлеглості. Для зручності роботи накази видають двох видів: що стосуються основної діяльності установи та особового складу. Накази, що стосуються основної діяльності у великих установах пишуть на папері формату А4. Наказ має такі реквізити: герб РФ, найменування установи чи підприємства та його підвідомчість, назва виду документа (наказ), місце видання, дату, індекс, заголовок, текст, підпис, розшифрування підпису, відмітку про погодження. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині викладаються цілі та завдання, які послужили підставою для видання наказу; в розпорядчої перераховуються приписувані дії. Якщо підставою до видання наказу є розпорядчий документ вищестоящої організації, то в констатуючій частині вказують назву, номер і дату розпорядчого документа. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення. Розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЮ і друкують прописними літерами з окремого рядка. Намічені заходи оформляють окремими пунктами, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт починається з вказівки конкретного виконавця у давальному відмінку, а потім йде позначення яке пропонується дії, яке висловлюють дієсловом у формі, і терміну виконання. Можуть бути й інші форми наказів. Текст друкують через півтора міжрядкових інтервалу. У процесі підготовки документ узгоджується із зацікавленими установами або структурними підрозділами. Візи (підпис і дата) проставляються на першому примірнику проекту. Після узгодження тексту наказ переписують, і керівник підписує перший примірник, виготовлений на бланку, дату проставляють у день підписання. Накази реєструються в журналі, де їм надають номер, і зберігаються в канцелярії. Накази, що стосуються особового складу, готуються відділом кадрів. У них розкриваються дії адміністрації, пов'язані з проходженням державної служби працівниками установи. Це накази про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу, наказ про звільнення, графік відпусток, наказ про надання відпустки. На всі ці накази існують уніфіковані форми.
35. Вимоги до підготовки ініціативних ділових листів. Ділові листи - це найпоширеніші документи в установах. Їх використовують для зв'язку, передачі інформації на відстань між кореспондентами. За допомогою службових листів ведуться переговори, з'ясовуються стосунки, викладаються претензії. Листи складають у вигляді прохання, запиту. Листи, адресовані організації з вимогою виконати взяті зобов'язання, називаються листами-вимогами (вони бувають рекламаційними - з приводу якості продукції та претензійно - з приводу всіх інших питань). Це ініціативні листи, тобто ті, які потребують відповіді. Велика категорія таких листів висловлює прохання, запит, пропозиція до адресата у вирішенні будь-яких питань. Це найпоширеніший різновид листи, тематика їх необмежена. Їх характер передбачає варіантність позитивного чи негативного рішення поставленого питання. Листи друкують на папері формату А4 і А5. Якщо об'єм листа не перевищує 7-8 рядків, то використовують формат А5, незалежно від того, кому воно адресоване. Текст розташовують через півтора міжрядкових інтервалу, а для зручності читання кожен абзац відділяють двома міжстроковими інтервалами. Якщо є необхідність розташувати весь текст листа на одному аркуші, допускається один міжрядковий інтервал.
36. Порядок обробки відправляються документів. Відправлені з організації документи називаються вихідними. Для розсилки вихідних документів можуть використовуватися всі існуючі канали і засоби. Доставка найбільш важливою та термінової вихідної кореспонденції проводиться фельд'єгерського або кур'єрським зв'язком. Обробка вихідних документів включає такі операції:
¨ Складання проекту документа;
¨ Узгодження проекту документа;
¨ Перевірку правильності оформлення проекту документа;
¨ Підписання документа керівником (затвердження в необхідних випадках);
¨ Реєстрацію документа;
¨ Відправку документа адресата;
¨ Підшивку другого примірника (копії) документа до справи.
¨ Сортування (за видами поштових відправлень та адресами);
¨ Проставлення адресних відомостей на конвертах (упаковках);
¨ фальцювання і вкладення документів в конверти (упаковки) - проводиться таким чином, щоб при мінімальній кількості перегинів розмір поштового відправлення в точності відповідав розміру конверта (упаковки);
¨ заклеювання конвертів, їх маркування;
¨ Упаковку в транспортній тару.
Всі вихідні документи оформляються в 2-х примірниках, за винятком факсів і телефонограм. У ряді випадків проект потребує узгодження з іншими фахівцями підприємства. Це узгодження оформляється візою. Підготовлений проект вихідного документа разом з іншими документами, на підставі яких н був складений (ініціативні листи, рекламації, контракти, акти, нормативні документи), подається на підпис керівнику. Керівник має право внести зміни та доповнення до підписується документ або повернути його на доопрацювання виконавцю. Після підписання керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації (відправляються документи реєструються в Журналі реєстрації вихідних документів). Для реєстрації вихідних документів необхідно вказати:
¨ Індекс документа, що включає номер справи;
¨ Дату документа;
¨ Адресата (кореспондента);
¨ Короткий зміст або заголовок;
¨ Позначку про виконання (запис про вирішення питання, номери документів-відповідей);
¨ Виконавця;
¨ Примітка.
Вихідні документи конвертуються і відправляються. Другий примірник відправленого листа і єдиний примірник факсу підшиваються в справу з листуванням.
Обробка розсилаємих підприємством ЕД (електронних документів) має свої особливості. Відправку ЕД по каналах електронної пошти рекомендується проводити, використовуючи єдиний (офіційний) електронна адреса підприємства. ЕД на магнітних (інших непаперових) носіях, як правило, розсилаються разом з відповідною документацією, супровідним листом і роздруківкою. ЕД відправляється по електронній пошті разом з електронним повідомленням, у якому зазначаються назва документа (тема повідомлення), його дата, електронний формат, інформація про використання електронного цифрового підпису, обсяг документа, інформація про стиснення документа із зазначенням використаної програми.
¨ Складання проекту документа;
¨ Узгодження проекту документа;
¨ Перевірку правильності оформлення проекту документа;
¨ Підписання документа керівником (затвердження в необхідних випадках);
¨ Реєстрацію документа;
¨ Відправку документа адресата;
¨ Підшивку другого примірника (копії) документа до справи.
¨ Сортування (за видами поштових відправлень та адресами);
¨ Проставлення адресних відомостей на конвертах (упаковках);
¨ фальцювання і вкладення документів в конверти (упаковки) - проводиться таким чином, щоб при мінімальній кількості перегинів розмір поштового відправлення в точності відповідав розміру конверта (упаковки);
¨ заклеювання конвертів, їх маркування;
¨ Упаковку в транспортній тару.
Всі вихідні документи оформляються в 2-х примірниках, за винятком факсів і телефонограм. У ряді випадків проект потребує узгодження з іншими фахівцями підприємства. Це узгодження оформляється візою. Підготовлений проект вихідного документа разом з іншими документами, на підставі яких н був складений (ініціативні листи, рекламації, контракти, акти, нормативні документи), подається на підпис керівнику. Керівник має право внести зміни та доповнення до підписується документ або повернути його на доопрацювання виконавцю. Після підписання керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації (відправляються документи реєструються в Журналі реєстрації вихідних документів). Для реєстрації вихідних документів необхідно вказати:
¨ Індекс документа, що включає номер справи;
¨ Дату документа;
¨ Адресата (кореспондента);
¨ Короткий зміст або заголовок;
¨ Позначку про виконання (запис про вирішення питання, номери документів-відповідей);
¨ Виконавця;
¨ Примітка.
Вихідні документи конвертуються і відправляються. Другий примірник відправленого листа і єдиний примірник факсу підшиваються в справу з листуванням.
Обробка розсилаємих підприємством ЕД (електронних документів) має свої особливості. Відправку ЕД по каналах електронної пошти рекомендується проводити, використовуючи єдиний (офіційний) електронна адреса підприємства. ЕД на магнітних (інших непаперових) носіях, як правило, розсилаються разом з відповідною документацією, супровідним листом і роздруківкою. ЕД відправляється по електронній пошті разом з електронним повідомленням, у якому зазначаються назва документа (тема повідомлення), його дата, електронний формат, інформація про використання електронного цифрового підпису, обсяг документа, інформація про стиснення документа із зазначенням використаної програми.
Документи, призначені для відправлення, повинні відправлятися в той же день або не пізніше наступного робочого дня.
37. Загальні вимоги до структури, стилю викладу і оформлення ділових листів. ГОСТи та інші інструктивні матеріали закріплюють вимоги до змісту документа - його об'єму, внутрішній структурі і т.д.; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка і т.д.; вимоги до мови документа. Офіційно-діловий стиль - це стиль документів службових, а також дипломатичних. У всіх ділових документів є ряд загальних рис: стислість, компактність викладу, економне використання мовних засобів; стандартне розташування матеріалу, нерідко - обов'язковість форми, вживання властивих цьому стилю кліше; широке використання термінології, номенклатурних найменувань, наявність особливого запасу лексики і канцелярської фразеології, включення в текст складноскорочених слів, абревіатур; часте використання віддієслівних іменників, отименние прийменників (відповідно до, з метою, за рахунок), складних спілок (зважаючи на те що, у зв'язку з тим що), а також різних стійких словосполучень, що служать для зв'язку частин складного речення (на випадок, якщо ...; на тій підставі, що ...); оповідний характер викладу, наявність номінативних речень із перерахуванням; переважаючий принцип конструювання пропозиції - з прямим порядком слів; майже повна відсутність емоційно-експресивних засобів; переважання складних речень; слабка індивідуалізація стилю. Нейтральний тон викладу є нормою ділового етикету. Особистий, суб'єктивний момент повинен бути зведений до мінімуму. Свідома установка на стандартизацію мови, переважно вживання простих речень часом з однорідним перерахуванням. Специфічні такі способи управління, як закінчити діловодством, передати за належністю. Однак такі обороти не відповідають нормам общелитературного слововживання і їх потрібно уникати. Процес стандартизації мови ділового мовлення охоплює всі рівні мови - лексику, морфологію, синтаксис. У підсумку складається стійкий мовної стереотип - особливий функціональний стиль. Використання готових, міцно увійшли в діловій ужиток словесних формул і конструкцій дозволяє говорить і пише не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації. За допомогою службових листів ведуться переговори, з'ясовуються стосунки, викладаються претензії. Листи складають у вигляді прохання, відповіді, запиту, повідомлення, повідомлення та ін різновидом є циркулярні листи. Інформаційні листи мають довідковий характер, їх висилають до відома та керівництва в роботі. У супровідних листах вказують найменування направляється документа, необхідні пояснення до цього документа чи його виконання. Листи, адресовані організації з вимогою виконати взяті зобов'язання, називаються листами-вимогами. (Вони бувають рекламаційними - з приводу якості продукції та претензійно - з приводу всіх інших питань). Циркуляр орієнтує на проведення заходів або вимагає виконання певних дій на місці у встановлені терміни. Листи друкують на папері формату А4 і А5. Якщо об'єм листа не перевищує 7-8 рядків, то використовують формат А5, незалежно від того, кому воно адресоване. Текст розташовують через півтора міжрядкових інтервалу, а для зручності читання кожен абзац відділяють двома міжстроковими інтервалами. Якщо є необхідність розташувати весь текст листа на одному аркуші, допускається один міжрядковий інтервал.
38. Стадії створення документів. У залежності від стадії створення документи поділяються на оригінали і копії. Перш створюється чернетку. Оригінал чи оригінал - це перший або одиничний екземпляр документа, створений в перший раз індивідуальним або колективним автором і володіє юридичною силою. У ньому містяться відомості, що підтверджують його достовірність про автора, час і місце створення. Чернової документ може бути виготовлений рукописним, машинописним способами, на комп'ютері і відображає роботу автора над змістом документа, може містити лише текст документа і не має юридичної силою. Копія - це факсимільне (виготовлене на копіювальній техніці) або вільне (містить всі реквізити, але не обов'язково повторює форму) повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, засвідчене у встановленому порядку (якісь копії вимагають завірення нотаріусом, якісь - у сільраді або керівником підприємства). Розрізняють декілька видів копій. Найбільш поширені - виписка і відпустку. Виписка - це копія частини документа, яка видається на руки. Відпустка - повна копія відправленого документа, підшивається до справи установи-відправника. Правильність відпустки засвідчується поміткою «Вірно» і підписом особи, відповідальної за діловодство. Особливий вид копій представляє дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має однакову юридичну силу з оригіналом. Його видають у разі втрати власником справжнього документа: атестата, посвідчення, свідоцтва про народження і т.д.
39. Правила оформлення довідково-інформаційних документів. Нерідко для реєстрації надходять різноманітні інформаційно-довідкові документи: протоколи, акти, зведення, довідки, доповідні і пояснювальні записки, листи, телефонограми, факси, доручення. Вони становлять значну частину документообігу підприємства. Інформація, яка міститься в них, може спонукати до дії або бути прийнята до відома. Ці документи часто служать підставою для прийняття розпорядчих документів. Протоколи - містять інформацію про хід обговорення питань, документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, зборів акціонерів, засідань рад і т.д. У короткому протоколі вказуються прізвища голови і секретаря засідання, список присутніх, порядок денний засідання, прізвища виступаючих і текст прийнятого рішення. Повний протокол, крім цього містить запис текстів доповідей, виступів, запитань і відповідей доповідачів. Складається на основі записів, які веде секретар під час засідання. Оформлюється на загальному бланку. Датою є дата засідання (або дати початку і закінчення засідання). Номером - порядковий номер засідання в межах календарного року або строку повноважень колегіального органу. Текст включає вступну та основну частини. Протокол оформляє секретар засідання, підписують голова і секретар. Лист оформляють на спеціальному бланку А4, а якщо текст не перевищує 7-8 рядків - А5. У відповідних листах дають посилання на номер і дату ініціативного листа, на який пишеться відповідь. Рекомендується присвячувати лист одного питання, а обсяг його не перевищував однієї сторінки. Текст документа повинен бути викладений ясно, чітко, коротко, містити достатні обгрунтування і повну інформацію, що дозволяє адресату прийняти рішення з питання. Тон листа має бути нейтральним. Акт представляє собою документ, складений кількома особами і підтверджуючий установлені факти і події. Але можливо складання акта і одним спеціально уповноваженою особою - при ревізії фінансової діяльності установи. В акті кожен факт грунтується на неспростовних матеріалах, доказах, встановлених особисто перевіряє. Акти готуються при прийомі-передачі справ, проведення випробувань, нових виробів та зразків, приймання закінчених об'єктів, обстежень. Складаються акти і на списання прийшла в непридатність господарського інвентарю, інструментів, обладнання, при нещасних випадках. У деяких випадках акти підлягають затвердженню. Формуляр акта: назва установи, назва структурного підрозділу, вид документа, місце складання, дата, індекс, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підписи осіб, що склали акт. Тема акту в короткій формі повинен відображати зміст актіруемого події чи факту. Він формулюється за допомогою віддієслівного іменника в називному відмінку, наприклад: Передача справ .... Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині вказується підстава для складання акту і перераховуються упорядники та присутні. Після слова «Підстава» вказується розпорядчий документ. Після слова «Складено» перераховуються посади, ініціали та прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт готувався комісією, то першою вказують прізвище голови. Прізвища інших членів мають в алфавітному порядку. Після слова «Були присутні» перераховують посади, ініціали та прізвища осіб, присутніх при складанні акту. У констатуючій частині викладаються цілі та завдання складання акта, сутність і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки і висновки. «Справи у кількості ... штук здав», «Справи у кількості ... штук прийняв». У кінці тексту акта поміщають відомості про кількість примірників акта (визначається кількістю зацікавлених сторін) і місце їх знаходження. Акт підписують всі особи, які брали участь у складанні, їх посади при цьому не вказують. Акти друкують на папері формату А4. Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищестоящої установи, що містить грунтовний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача. У залежності від цільового призначення зміст доповідної записки може носити ініціативний, інформаційний або звітний характер. Формуляр доповідної записки: найменування установи, найменування структурного підрозділу, назва виду документа, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, посада особи, що написали доповідну записку, розшифровка підпису, особистий підпис, адресування. Текст доповідної записки складається з двох частин: в першій викладаються факти, що послужили приводом для складання документа, а в другій - висновки та пропозиції автора. Доповідні записки, направляються в інші організації, друкують на бланках. Внутрішні доповідні записки можуть бути надруковані на чистих аркушах, але з урахуванням розташування реквізитів, як на бланках. Доповідні записки, які виходять від імені установи або структурного підрозділу, підписує керівник. Доповідні записки внутрішнього характеру підписують їх автори. Різновидом доповідної записки є пояснювальна записка. Вона може бути написана від руки, але обов'язково повинна мати дату і особистий підпис співробітника, її написав. Телефонограма - документ термінового повідомлення, переданий по телефону або радіо у вигляді телефоно-або радіограми. Телефонограмою зазвичай передають нескладні тексти, наприклад, запрошення на нараду. Формуляр телефонограми: найменування, номер, дата, відомості про час передачі і прийому, про осіб, що здійснюють зв'язок, і номери телефонів або рацій, за яким передавалася інформація (там є такі слова: «Телефонограма. Дата. Номер. Текст телефонограми. Посада ( від чийого імені передається), ініціали, прізвище. Передала в ... годин ранку секретар Така-то. Прийняла секретар Така собі »). Оформляються телефоно-або радіограми в одному примірнику на спеціальному бланку або чистому аркуші паперу. Підписуються керівником або відповідальним виконавцем. Особливість цього документа полягає в тому, що він надходить безпосередньо до установи або його структурний підрозділ, минаючи експедицію (спеціальну пошту). Телефонограми в установах враховують у загальному порядку, як і всі службові документи. Етапи роботи з телефонограмою: прийом телефонограми, реєстрація, запис тексту в журналі, інформування (по телефону) виконавця про зміст отриманої телефонограми, контроль за дотриманням терміну виконання.
40. Написати заяву про надання навчальної відпустки. Цей документ адресують керівникові установи. Його форма уніфікована. Текстова змістовна частина документа у вигляді трафарету складається з пропозицій, які несуть постійну інформацію, а змінна інформація вноситься в документ у процесі його складання. У трафареті пишуться слова: «заяву», «дата», «№», «місце видання», «Про надання відпустки», «Прошу надати ... (вид відпустки) ... відпустку ... (найменування посади) ... з ... на ... робочих днів . Підстава: ... (документ) »,« Підпис »,« Згоден надати відпустку з ... »,« Керівник структурного підрозділу ... (особистий підпис) ». На місці пропусків вписується інформація, необхідна курсивом, у момент створення документа.
41. Правила оформлення телефонограм. Телефонограма - документ термінового повідомлення, переданий по телефону або радіо у вигляді телефоно-або радіограми. Телефонограмою зазвичай передають нескладні тексти, наприклад, запрошення на нараду. Формуляр телефонограми: найменування, номер, дата, відомості про час передачі і прийому, про осіб, що здійснюють зв'язок, і номери телефонів або рацій, за яким передавалася інформація (там є такі слова: «Телефонограма. Дата. Номер. Текст телефонограми. Посада ( від чийого імені передається), ініціали, прізвище. Передала в ... годин ранку секретар Така-то. Прийняла секретар Така собі »). Оформляються телефоно-або радіограми в одному примірнику на спеціальному бланку або чистому аркуші паперу. Підписуються керівником або відповідальним виконавцем. Особливість цього документа полягає в тому, що він надходить безпосередньо до установи або його структурний підрозділ, минаючи експедицію (спеціальну пошту). Телефонограми в установах враховують у загальному порядку, як і всі службові документи. Етапи роботи з телефонограмою: прийом телефонограми, реєстрація, запис тексту в журналі, інформування (по телефону) виконавця про зміст отриманої телефонограми, контроль за дотриманням терміну виконання.
42. Написати наказ про заохочення. Повинні бути реквізити: найменування підприємства; назва виду документа («Наказ про заохочення»); номер документа; дата; прізвище, ім'я, по батькові (у знахідному відмінку); найменування структурного підрозділу («фінансовий відділ»); за який період («за 3-й квартал 2007 року »); сума заохочення і вид заохочення (« 1500 рублів, премія »), адже основа (Трудовий договір, яким передбачається такий вид заохочення); підпис керівника організації (з розшифровкою).
43. Скласти діловий лист з оформленням усіх реквізитів. Листи складаються на спеціальному бланку для листів. Лист повинен містити заголовок, вказівку адресата, посаду, ініціали та прізвище яка підписує, прізвище і номер телефону упорядника. Копія вихідного листа друкується не на бланку.
Документи адресують організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.
При адресуванні документа організації, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування пишуться в називному відмінку. Допускається центрувати. Наприклад:
Контрольне управління
Губернатора та Колегії
адміністрації області
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При направленні документа конкретній посадовій особі найменування організації та підрозділи вказується в називному відмінку, а посада і прізвище у давальному. Наприклад:
Управління загального і
професійної освіти
адміністрації Орловської області
А.В. Копилової
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При адресуванні документа керівнику організації її найменування входить до складу найменування посади адресата. Наприклад:
Генеральному директору
ВАТ «Орловські чорноземи»
В.Н. Петрову
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При адресуванні документа фізичній особі вказують ініціали та прізвище одержувача, потім поштову адресу. Наприклад:
Є.І. Кобяшевой
вул. Свободи, д. 2, кв. 5
р. Новосіль
За допомогою службових листів ведуться переговори, з'ясовуються стосунки, викладаються претензії. Листи складають у вигляді прохання, відповіді, запиту, повідомлення, повідомлення та ін Різновидом є циркулярні листи. Інформаційні листи мають довідковий характер, їх висилають до відома та керівництва в роботі. У супровідних листах вказують найменування направляється документа, необхідні пояснення до цього документа чи його виконання. Листи, адресовані організації з вимогою виконати взяті зобов'язання, називаються листами-вимогами (вони бувають рекламаційними - з приводу якості продукції та претензійно - з приводу всіх інших питань). Циркуляр орієнтує на проведення заходів або вимагає виконання певних дій на місці у встановлені терміни. Листи друкують на папері формату А4 і А5. Якщо об'єм листа не перевищує 7-8 рядків, то використовують формат А5, незалежно від того, кому воно адресоване. Текст розташовують через півтора міжрядкових інтервалу, а для зручності читання кожен абзац відділяють двома міжстроковими інтервалами. Якщо є необхідність розташувати весь текст листа на одному аркуші, допускається один міжрядковий інтервал.
Документи адресують організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.
При адресуванні документа організації, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування пишуться в називному відмінку. Допускається центрувати. Наприклад:
Контрольне управління
Губернатора та Колегії
адміністрації області
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При направленні документа конкретній посадовій особі найменування організації та підрозділи вказується в називному відмінку, а посада і прізвище у давальному. Наприклад:
Управління загального і
професійної освіти
адміністрації Орловської області
А.В. Копилової
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При адресуванні документа керівнику організації її найменування входить до складу найменування посади адресата. Наприклад:
Генеральному директору
ВАТ «Орловські чорноземи»
В.Н. Петрову
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При адресуванні документа фізичній особі вказують ініціали та прізвище одержувача, потім поштову адресу. Наприклад:
Є.І. Кобяшевой
вул. Свободи, д. 2, кв. 5
р. Новосіль
Орловська обл., 303500
(І далі - зміст листа), дата, підписЗа допомогою службових листів ведуться переговори, з'ясовуються стосунки, викладаються претензії. Листи складають у вигляді прохання, відповіді, запиту, повідомлення, повідомлення та ін Різновидом є циркулярні листи. Інформаційні листи мають довідковий характер, їх висилають до відома та керівництва в роботі. У супровідних листах вказують найменування направляється документа, необхідні пояснення до цього документа чи його виконання. Листи, адресовані організації з вимогою виконати взяті зобов'язання, називаються листами-вимогами (вони бувають рекламаційними - з приводу якості продукції та претензійно - з приводу всіх інших питань). Циркуляр орієнтує на проведення заходів або вимагає виконання певних дій на місці у встановлені терміни. Листи друкують на папері формату А4 і А5. Якщо об'єм листа не перевищує 7-8 рядків, то використовують формат А5, незалежно від того, кому воно адресоване. Текст розташовують через півтора міжрядкових інтервалу, а для зручності читання кожен абзац відділяють двома міжстроковими інтервалами. Якщо є необхідність розташувати весь текст листа на одному аркуші, допускається один міжрядковий інтервал.
44. Написати заяву про прийом на роботу. Цей документ адресують керівникові установи. Його форма уніфікована. Текстова змістовна частина документа у вигляді трафарету складається з пропозицій, які несуть постійну інформацію, а змінна інформація вноситься в документ у процесі його складання. Але на практиці, як правило, всі пишуть його повністю від руки. Потім керівник накладає свою резолюцію і у разі позитивного вирішення питання пише наказ про прийом на роботу ім'ярек.
Заява про прийом на роботу:
«Директору ЗАТ« Каппа »
І. О., прізвище
Від в.о. прізвище (заявника)
Заява
Прошу прийняти мене на роботу в економічне управління ЗАТ «Каппа» на посаду торгового агента з 30 серпня 2005 р. З умовами найму на підприємство ознайомлений і згоден.
Особистий підпис
Дата.
Начальник управління маркетингу
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Посада вакантна.
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Заступник директора з кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Директор
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Заступник директора з кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Виконано.
З І.О. Прізвище укладено трудовий договір за формою «I» з 30.08.2005.
Наказ по кадрам директора від 30.08.2005 № 000-К.
У справу № 000.
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата ... »
Наказ про прийом на роботу.
Заява про прийом на роботу:
«Директору ЗАТ« Каппа »
І. О., прізвище
Від в.о. прізвище (заявника)
Заява
Прошу прийняти мене на роботу в економічне управління ЗАТ «Каппа» на посаду торгового агента з 30 серпня 2005 р. З умовами найму на підприємство ознайомлений і згоден.
Особистий підпис
Дата.
Заступнику директора з кадрів
Ходатайствую про прийом І.О. Прізвище на роботу на посаду торгового агента з 30.08.2005.Начальник управління маркетингу
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Посада вакантна.
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Директору
Згоден.Заступник директора з кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Заступнику директора з кадрів
На контроль. Оформити встановленим порядком з 30.08.2005.Директор
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Начальнику відділу кадрів
Підготувати проект трудового договору за формою «I». До наказу - з 30.08.2005.Заступник директора з кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата
Виконано.
З І.О. Прізвище укладено трудовий договір за формою «I» з 30.08.2005.
Наказ по кадрам директора від 30.08.2005 № 000-К.
У справу № 000.
Начальник відділу кадрів
Особистий підпис І.О. Прізвище
Дата ... »
Наказ про прийом на роботу.
45. Скласти наказ з питань основної діяльності. Накази, що стосуються основної діяльності у великих установах пишуть на папері формату А4. Наказ має такі реквізити: герб РФ, найменування установи чи підприємства та його підвідомчість, назва виду документа (наказ), місце видання, дату, індекс, заголовок (відповідає на питання про що?), Текст, підпис, розшифрування підпису, відмітку про погодження . Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині викладаються цілі та завдання, які послужили підставою для видання наказу; в розпорядчої перераховуються приписувані дії. Якщо підставою до видання наказу є розпорядчий документ вищестоящої організації, то в констатуючій частині вказують назву, номер і дату розпорядчого документа. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення. Розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЮ і друкують прописними літерами з окремого рядка. Намічені заходи оформляють окремими пунктами, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт починається з вказівки конкретного виконавця у давальному відмінку, а потім йде позначення яке пропонується дії, яке висловлюють дієсловом у формі, та терміну виконання (повинні бути відповіді на питання «кому?», «Що зробити?» І «до якого числа? »). в кінці наказу вказується особа, на яку покладено контроль за виконанням даного наказу. Можуть бути й інші форми наказів. Текст друкують через півтора міжрядкових інтервалу. У процесі підготовки документ узгоджується із зацікавленими установами або структурними підрозділами. Візи (підпис і дата) проставляються на першому примірнику проекту. Після узгодження тексту наказ переписують, і керівник підписує перший примірник, виготовлений на бланку, дату проставляють у день підписання. Накази реєструються в журналі, де їм надають номер, і зберігаються в канцелярії. Приклад. «Найменування підприємства. Наказ. Дата. № (порядковий). Місце видання наказу. Заголовок «Про введення Інструкції з діловодства». Текст: З метою вдосконалення роботи з документами на підприємстві та забезпечення їх схоронності (констатуюча частина) НАКАЗУЮ: (далі йде розпорядча частина) 1. Затвердити Інструкцію з діловодства на підприємстві. 2. Ввести в дію Інструкцію з діловодства з ... (вказується, з якого терміну - число, місяць, рік). 3. Усім структурним підрозділам і працівникам підприємства з цього терміну (знову вказується число, місяць, рік) керуватися Правилами роботи з документами, закріпленими в інструкції з діловодства. 4. Секретареві (вказуються ініціали, прізвище) забезпечити тиражування Правил внутрішнього трудового розпорядку та їх передачу в структурні підрозділи підприємства до ... (вказується термін - число, місяць, рік). 5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на ... (вказуються посада, ініціали, прізвище). Директор підприємства - особистий підпис, ініціали, прізвище. Візи (посада, підпис, ініціали, прізвище, дата) ».
46. Правила оформлення офіційної доручення. Довіреність представляє собою документ, що свідчить про те, що одна особа (довіритель) надає право будь-якій іншій особі (повіреному) на вчинення певних дій або отримання товаро-матеріальних цінностей. За своїм характером і призначенням довіреності поділяють на дві групи: а) видані офіційними особами і б) видаються окремими громадянами. У першому випадку їх пишуть на бланках, у другому складають у довільній формі, включаючи такі реквізити: назва документа, прізвище, ім'я, по батькові довірителя; прізвище, ім'я, по батькові довіреної особи; зміст доручення, підпис, дату; підпис посадової особи, яка посвідчила підпис довірителя; печатку і дату. (Додається)
47. Скласти текст протоколу проведення наради. Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і прийнятих рішень на зборах, нарадах, конференціях, колегіях. Протоколи можуть мати короткий зміст із зазначенням виступаючих, суті питання і постанови (рішення) і докладний - стенографічний запис, диктофонний або магнітофонну з наступною розшифровкою. Формуляр протоколу: назва установи, виду документа, дата, індекс, місце видання, назву колегіального органу (служить заголовком протоколу), перелік присутніх, запрошених, порядок денний, текст, підписи. Протокол, як і інші документи - акти, довідки, доповідні, можна оформляти на загальному бланку. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказуються прізвища та ініціали голови і секретаря засідання; присутні і запрошені з зазначенням посади та організації, які вони представляють. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо у вигляді додатків до протоколу. У цьому випадку у вступній частині вказують число присутніх. До вступної частини належить і порядок денний. Розділ складається з частин: СЛУХАЛИ; ВИСТУПИЛИ; УХВАЛИЛИ. Кожна частина розділу починається з цих слів, надрукованих великими літерами, а після них ставиться двокрапка і на наступному рядку з абзацу вказується прізвище доповідача або виступаючого, а через тире - текст їх виступів, який друкують через півтора міжрядкових інтервалу. Після запису тексту всіх виступів оформляється розділ УХВАЛИЛИ, який відокремлюють від попереднього тексту трьома міжстроковими інтервалами. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, то його ділять на пункти та нумерують їх арабськими цифрами. Протокол підписують дві особи: голова, який вів збори, і секретар, який вів запис ходу зборів. Рішення колегіальних органів доводяться до відома виконавців у вигляді постанов, рішень та наказів. Протоколи нумерують у хронологічній послідовності протягом календарного року і зберігають у канцелярії.
48. Правила оформлення організаційних документів: статут, положення, інструкція. Управлінська діяльність установи, підприємства, організації виражається у вигляді розпорядчих документів, які поділяються на організаційні (положення, статути, інструкції, правила), що визначають порядок утворення, функції, права та обов'язки установи, підприємства, організації; і власне розпорядчі (адміністративні - розпорядження, постанови і т.д.). Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і права підприємства, організації, установи. Першим розділом йдуть «Загальні положення», потім розділами більш докладно: функції, права працівників, організаційна структура, управління та кошти підприємства. Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу. У положенні зазвичай визначені задачі структурного формування, ступінь його відповідальності за свою діяльність. Розробляється на основі типових положень, що містять максимальний набір функцій служби і конкретизується виходячи з реальних умов діяльності. Формуляр положення та структура тексту (складається з розділів, текст кожного розділу викладається за пунктами - арабськими цифрами в межах кожного розділу) уніфіковані. Розділ 1 «Загальні положення»: встановлює точну назву служби, її місце в структурі організації або фірми, ступінь самостійності служби. Далі вказується найменування посади керівника (начальник, завідувач, керуючий), порядок призначення та звільнення його з посади, вимоги до його кваліфікації і стажу практичної роботи. Якщо в службі є ще ділянки, то наступний пункт положення перераховує всі ланки організаційної структури служби. Спеціальним пунктом дається перелік основних правових, директивних, нормативних та інструктивних документів, якими служба керується у своїй роботі (законодавчі та загальнодержавні нормативно-методичні та нормативно-технічні документи, організаційні та розпорядчі документи організації або фірми). Якщо служба має свою печатку, в положенні дається її опис, умови зберігання та використання. Розділ 2 «Цілі і завдання»: формулюються мета та основні завдання служби. При цьому їх не можна звужувати до завдань його керівника. Розділ 3 «Функції»: є основним і включає детальний опис всіх функцій, які виконуються службою, в тому числі і специфічні для даної організації. Розділ 4 «Права»: перераховуються ті, що закріплюються за службою для виконання покладених на неї завдань і функцій. Персональні права керівника (підписувати, затверджувати документи, призначати і звільняти з займаних посад працівників служби, заохочувати їх). Розділ 5 «Відповідальність»: основні позиції, за які несе відповідальність служба. Можливо виділення персональної відповідальності керівника. Розділ 6 «Взаємозв'язки»: наявність і характер взаємозв'язків з іншими службами - відносини з відділом кадрів, юридичним відділом, господарськими службами і т.д. Положення розробляє і підписує керівник служби, стверджує керівник організації або фірми. Оформлюється на загальному бланку організації та узгоджується з керівниками тих структурних підрозділів, з якими закріплені взаємозв'язку. Перегляд положення проводять при зміні структури організації, впровадженні нових форм і методів праці, нових технологій. Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, посадових осіб і громадян.
49. Скласти наказ про звільнення за прогул без поважних причин.
(Додається)
(Додається)
50. Скласти текст акта про передачу справ. Акт представляє собою документ, складений кількома особами і підтверджуючий установлені факти і події. Але можливо складання акта і одним спеціально уповноваженою особою - при ревізії фінансової діяльності установи. В акті кожен факт грунтується на неспростовних матеріалах, доказах, встановлених особисто перевіряє. Акти готуються при прийомі-передачі справ, проведення випробувань, нових виробів та зразків, приймання закінчених об'єктів, обстежень. Складаються акти і на списання прийшла в непридатність господарського інвентарю, інструментів, обладнання, при нещасних випадках. У деяких випадках акти підлягають затвердженню. Формуляр акта: назва установи, назва структурного підрозділу, вид документа, місце складання, дата, індекс, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підписи осіб, що склали акт. Тема акту в короткій формі повинен відображати зміст актіруемого події чи факту. Він формулюється за допомогою віддієслівного іменника в називному відмінку, наприклад: Передача справ .... Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині вказується підстава для складання акту і перераховуються упорядники та присутні. Після слова «Підстава» вказується розпорядчий документ. Після слова «Складено» перераховуються посади, ініціали та прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт готувався комісією, то першою вказують прізвище голови. Прізвища інших членів мають в алфавітному порядку. Після слова «Були присутні» перераховують посади, ініціали та прізвища осіб, присутніх при складанні акту. У констатуючій частині викладаються цілі та завдання складання акта, сутність і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки і висновки. «Справи у кількості ... штук здав», «Справи у кількості ... штук прийняв». У кінці тексту акта поміщають відомості про кількість примірників акта (визначається кількістю зацікавлених сторін) і місце їх знаходження. Акт підписують всі особи, які брали участь у складанні, їх посади при цьому не вказують. Акти друкують на папері формату А4.
51. Написати лист-прохання. Це приклад ініціативного листа, який вимагає відповіді. Воно висловлює прохання до адресата у вирішенні будь-яких питань.
52. Скласти наказ про звільнення у зв'язку зі скороченням штату працівників. (Додається)
53. Скласти наказ про прийом на роботу з неповним робочим днем. (Додається)
54. Перерахувати основні елементи трудового договору (контракту) з фахівцем. Трудовий договір - цей документ регламентує відносини працівника і роботодавця. Роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу, забезпечити умови праці, своєчасно і в повному обсязі виплачувати заробітну плату. Працівник зобов'язується виконувати трудову функцію і дотримуватися діючих в організації правила внутрішнього розпорядку. В даний час держава надає працівникам мінімальні соціальні гарантії: мінімальний розмір оплати праці; тривалість щорічної оплачуваної відпустки не менше 28 календарних днів; максимальна тривалість робочого часу на підприємствах 40 годин на тиждень. Договір від імені організації підписує її керівник. Оформити трудовий договір необхідно не пізніше 3-х днів з дня фактичного допущення працівника до роботи.
55. Скласти наказ про звільнення за появу на робочому місці в нетверезому стані. (Додається)
56. Скласти текст доповідної записки. Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищестоящої установи, що містить грунтовний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача. У цьому документі наводяться інформаційні дані, висновки, пропозиції та висновки, пов'язані з виконанням будь-яких завдань, доручень або викликані якими-небудь подіями, подіями. У залежності від цільового призначення зміст доповідної записки може носити ініціативний, інформаційний або звітний характер. Формуляр доповідної записки: найменування установи, найменування структурного підрозділу, назва виду документа, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, посада особи, що написали доповідну записку, розшифровка підпису, особистий підпис, адресування. Текст доповідної записки складається з двох частин: в першій викладаються факти, що послужили приводом для складання документа, а в другій - висновки та пропозиції автора. Доповідні записки, направляються в інші організації, друкують на бланках. Внутрішні доповідні записки можуть бути надруковані на чистих аркушах, але з урахуванням розташування реквізитів, як на бланках. Доповідні записки, які виходять від імені установи або структурного підрозділу, підписує керівник. Доповідні записки внутрішнього характеру підписують їх автори.
57. Скласти особисту довіреність. Довіреність представляє собою документ, що свідчить про те, що одна особа (довіритель) надає право будь-якій іншій особі (повіреному) на вчинення певних дій або отримання товаро-матеріальних цінностей. За своїм характером і призначенням довіреності поділяють на дві групи: а) видані офіційними особами і б) видаються окремими громадянами. У першому випадку їх пишуть на бланках, у другому складають у довільній формі, включаючи такі реквізити: назва документа, прізвище, ім'я, по батькові довірителя; прізвище, ім'я, по батькові довіреної особи; зміст доручення, підпис, дату; підпис посадової особи, яка посвідчила підпис довірителя; печатку і дату. «Я, гр. Ім'я По батькові, Прізвище ... довіряю гр. Ім'я, По батькові, Прізвище ... .. »
58. Скласти текст довідки, заяви. Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідка складається з метою інформацією керівника установи або вищестоящої організації, вона дає можливість прийняти певне рішення з цього питання. Довідка може містити огляд виробничих показників, запланованих заходів, дані про стан устаткування і т.д. Залежно від складності, важливості питань та обсягу матеріалу довідку можуть готувати одна людина або кілька, а також співробітники низки відділів. Різновидом є довідка, яка видається окремим особам на руки - про підтвердження місця роботи і займаної посади, місця проживання, навчання, склад сім'ї і т.д. Як правило, їх пишуть на бланках. Формуляр довідки: найменування установи, найменування структурного підрозділу. Назва виду документа, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис, адресування. Довідки, що виходять від імені установи або структурного підрозділу, пишуть на бланках і підписує їх керівник. Довідки внутрішнього характеру пишуть на чистих аркушах. Але з застосуванням правил розташування реквізитів. Такі довідки підписує їх укладач. Заява - цей документ адресують керівникові установи. Його форма уніфікована. Текстова змістовна частина документа у вигляді трафарету складається з пропозицій, які несуть постійну інформацію, а змінна інформація вноситься в документ у процесі його складання. У трафареті пишуться слова: «заяву», «дата», «№», «місце видання», «Про надання відпустки», «Прошу надати ... (вид відпустки) ... відпустку ... (найменування посади) ... з ... на ... робочих днів . Підстава: ... (документ) »,« Підпис »,« Згоден надати відпустку з ... »,« Керівник структурного підрозділу ... (особистий підпис) ». На місці пропусків вписується інформація, необхідна курсивом, у момент створення документа.
59. Написати наказ про надання відпустки. (Додається)
60. Скласти діловий лист з оформленням усіх реквізитів. Листи складаються на спеціальному бланку для листів. Лист повинен містити заголовок, вказівку адресата, посаду, ініціали та прізвище яка підписує, прізвище і номер телефону упорядника. Копія вихідного листа друкується не на бланку.
Документи адресують організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.
При адресуванні документа організації, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування пишуться в називному відмінку. Допускається центрувати. Наприклад:
Контрольне управління
Губернатора та Колегії
адміністрації області
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При направленні документа конкретній посадовій особі найменування організації та підрозділи вказується в називному відмінку, а посада і прізвище у давальному. Наприклад:
Управління загального і
професійної освіти
адміністрації Орловської області
А.В. Копилової
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При адресуванні документа керівнику організації її найменування входить до складу найменування посади адресата. Наприклад:
Генеральному директору
ВАТ «Орловські чорноземи»
В.Н. Петрову
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При адресуванні документа фізичній особі вказують ініціали та прізвище одержувача, потім поштову адресу. Наприклад:
Є.І. Кобяшевой
вул. Свободи, д. 2, кв. 5
р. Новосіль
За допомогою службових листів ведуться переговори, з'ясовуються стосунки, викладаються претензії. Листи складають у вигляді прохання, відповіді, запиту, повідомлення, повідомлення та ін Різновидом є циркулярні листи. Інформаційні листи мають довідковий характер, їх висилають до відома та керівництва в роботі. У супровідних листах вказують найменування направляється документа, необхідні пояснення до цього документа чи його виконання. Листи, адресовані організації з вимогою виконати взяті зобов'язання, називаються листами-вимогами (вони бувають рекламаційними - з приводу якості продукції та претензійно - з приводу всіх інших питань). Циркуляр орієнтує на проведення заходів або вимагає виконання певних дій на місці у встановлені терміни. Листи друкують на папері формату А4 і А5. Якщо об'єм листа не перевищує 7-8 рядків, то використовують формат А5, незалежно від того, кому воно адресоване. Текст розташовують через півтора міжрядкових інтервалу, а для зручності читання кожен абзац відділяють двома міжстроковими інтервалами. Якщо є необхідність розташувати весь текст листа на одному аркуші, допускається один міжрядковий інтервал.
Документи адресують організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.
При адресуванні документа організації, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування пишуться в називному відмінку. Допускається центрувати. Наприклад:
Контрольне управління
Губернатора та Колегії
адміністрації області
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При направленні документа конкретній посадовій особі найменування організації та підрозділи вказується в називному відмінку, а посада і прізвище у давальному. Наприклад:
Управління загального і
професійної освіти
адміністрації Орловської області
А.В. Копилової
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При адресуванні документа керівнику організації її найменування входить до складу найменування посади адресата. Наприклад:
Генеральному директору
ВАТ «Орловські чорноземи»
В.Н. Петрову
(І далі - зміст листа), дата, підпис
При адресуванні документа фізичній особі вказують ініціали та прізвище одержувача, потім поштову адресу. Наприклад:
Є.І. Кобяшевой
вул. Свободи, д. 2, кв. 5
р. Новосіль
Орловська обл., 303500
(І далі - зміст листа), дата, підписЗа допомогою службових листів ведуться переговори, з'ясовуються стосунки, викладаються претензії. Листи складають у вигляді прохання, відповіді, запиту, повідомлення, повідомлення та ін Різновидом є циркулярні листи. Інформаційні листи мають довідковий характер, їх висилають до відома та керівництва в роботі. У супровідних листах вказують найменування направляється документа, необхідні пояснення до цього документа чи його виконання. Листи, адресовані організації з вимогою виконати взяті зобов'язання, називаються листами-вимогами (вони бувають рекламаційними - з приводу якості продукції та претензійно - з приводу всіх інших питань). Циркуляр орієнтує на проведення заходів або вимагає виконання певних дій на місці у встановлені терміни. Листи друкують на папері формату А4 і А5. Якщо об'єм листа не перевищує 7-8 рядків, то використовують формат А5, незалежно від того, кому воно адресоване. Текст розташовують через півтора міжрядкових інтервалу, а для зручності читання кожен абзац відділяють двома міжстроковими інтервалами. Якщо є необхідність розташувати весь текст листа на одному аркуші, допускається один міжрядковий інтервал.
Література:
1. Кузнєцов І.М. «Діловодство», вид. 3, М., видавничо-торгова корпорація «Дашков і К», 2006.
2. Корнєєва А.П., Амеліна А.М., Загребельний А.П. «Машинопис та основи діловодства». Учеб. посібник. 3-тє вид., Дораб. і доп. - М., «Просвещение», 1984.
3. Розенталь Д.Е. «Практична стилістика російської мови». - М.: 1974.
4. Рахманін Л.В. «Стилістика ділового мовлення та редагування службових документів». - М.: Вища школа, - 1988.
5. «Діловодство»: Учеб. для поч. проф. освіти / О.М. Басовський, Т.А. Бикова, Л.М. Вялова та ін - 2-е вид., Стер. - М.: Видавничий центр «Академія»; Освітньо-видавничий центр «Академія», 2002.
6. Співак В.А. «Діловодство (Стандартізація. Документи з трудових відносин. Комерційна таємниця)» - СПб.: Пітер, 2003. (Серія «Навчальні посібники»).
7. Багата І.М., Кузнєцова Л.М. «Діловодство та бухгалтерія»: Навчальний практ. посібник. - 2-е вид., Испр. і доп. М.: Справа, 2003.
8. Рогожин М.Ю. «Діловодство. З урахуванням нової Типової інструкції з діловодства ». - М.: Видавництво Індекс-Медіа, 2007.
9. Дьомін Ю.М. «Діловодство. Підготовка службових документів ». 2-е вид., Доп. і перераб. - СПб.: Пітер, 2007 (Серія «Сучасний офіс-менеджмент»).
10. Рогожин М.Ю. «Діловодство в кадровій службі: навчально-практ. посібник »(Накази про прийом на роботу, переведення, звільнення; довідки з персоналу; посвідчення про відрядження; записи в трудових книжках; особисті справи працівників; трудові договори, посадові інструкції) - 2-е вид., перераб. і доп. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2008.
1. Кузнєцов І.М. «Діловодство», вид. 3, М., видавничо-торгова корпорація «Дашков і К», 2006.
2. Корнєєва А.П., Амеліна А.М., Загребельний А.П. «Машинопис та основи діловодства». Учеб. посібник. 3-тє вид., Дораб. і доп. - М., «Просвещение», 1984.
3. Розенталь Д.Е. «Практична стилістика російської мови». - М.: 1974.
4. Рахманін Л.В. «Стилістика ділового мовлення та редагування службових документів». - М.: Вища школа, - 1988.
5. «Діловодство»: Учеб. для поч. проф. освіти / О.М. Басовський, Т.А. Бикова, Л.М. Вялова та ін - 2-е вид., Стер. - М.: Видавничий центр «Академія»; Освітньо-видавничий центр «Академія», 2002.
6. Співак В.А. «Діловодство (Стандартізація. Документи з трудових відносин. Комерційна таємниця)» - СПб.: Пітер, 2003. (Серія «Навчальні посібники»).
7. Багата І.М., Кузнєцова Л.М. «Діловодство та бухгалтерія»: Навчальний практ. посібник. - 2-е вид., Испр. і доп. М.: Справа, 2003.
8. Рогожин М.Ю. «Діловодство. З урахуванням нової Типової інструкції з діловодства ». - М.: Видавництво Індекс-Медіа, 2007.
9. Дьомін Ю.М. «Діловодство. Підготовка службових документів ». 2-е вид., Доп. і перераб. - СПб.: Пітер, 2007 (Серія «Сучасний офіс-менеджмент»).
10. Рогожин М.Ю. «Діловодство в кадровій службі: навчально-практ. посібник »(Накази про прийом на роботу, переведення, звільнення; довідки з персоналу; посвідчення про відрядження; записи в трудових книжках; особисті справи працівників; трудові договори, посадові інструкції) - 2-е вид., перераб. і доп. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2008.
Тематика контрольних робіт:
1. Реквізити документів, їх оформлення, особливості з різних видів документації.
2. Специфіка тексту службових документів, їх редагування.
3. Порядок проходження документів в установах культури.
4. Реєстрація документів і побудова довідкового апарату.
5. Організація контролю за виконанням документів.
6. Складання номенклатур і формування справ.
7. Передача справ до архіву установи.
8. Документація з особового складу, облік трудових книжок.
9. Класифікація документів. Документація установ культури.
10. Порядок оформлення розпорядчих документів.
11. Правила оформлення організаційних документів.
12. Правила оформлення довідково-інформаційних документів.
13. Фірмовий і загальний бланк, їх реквізити, порядок використання і завірення.
14. Засоби копіювання та розмноження документів, роль комп'ютерів.
15. Засоби складання і обробки документів.
16. Ділові листи, їх види. Порядок складання.
17. Організація служби діловодства.
1. Реквізити документів, їх оформлення, особливості з різних видів документації.
2. Специфіка тексту службових документів, їх редагування.
3. Порядок проходження документів в установах культури.
4. Реєстрація документів і побудова довідкового апарату.
5. Організація контролю за виконанням документів.
6. Складання номенклатур і формування справ.
7. Передача справ до архіву установи.
8. Документація з особового складу, облік трудових книжок.
9. Класифікація документів. Документація установ культури.
10. Порядок оформлення розпорядчих документів.
11. Правила оформлення організаційних документів.
12. Правила оформлення довідково-інформаційних документів.
13. Фірмовий і загальний бланк, їх реквізити, порядок використання і завірення.
14. Засоби копіювання та розмноження документів, роль комп'ютерів.
15. Засоби складання і обробки документів.
16. Ділові листи, їх види. Порядок складання.
17. Організація служби діловодства.