Зміст
Введення. 3
1. Основи первинного обліку на підприємстві. 5
1.1.Поняття первинних облікових документів та їх значення ... ... ... ... ... ... ... .. 5
1.2. Класифікація первинних облікових документів. 8
1.3. Форма первинних облікових документів. 11
2. Організація документообігу в бухгалтерському обліку. 20
2.1. Система документообігу первинних облікових докумен-тов. 20
2.2. Документообіг первинних документів в організаціях різної форми власності. 24
Висновок. 28
Глосарій. 30
Бібліографічний список літератури .. 31
Додаток ................................................. .................................................. . ... .. 32
Введення
Формування ринкових відносин в країні змусило по-новому підійти до постановки обліку на окремих ділянках фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій. Адже неефективне його використання призводить до скорочення обсягів виробництва або реалізації, що в свою чергу зменшує доходи підприємства, а, відповідно, відбивається і на прибутку. Виявити та практично використовувати ці резерви можна за допомогою ретельного обліку та аудиту.
Первинний облік являє собою початкову стадію системного сприйняття і реєстрації окремих операцій, що характеризують господарські процеси і явища, що відбуваються на підприємстві. На цій стадії облікової роботи початкові інформацію про господарські процеси та явища, що виникають на численних ділянках, у цехах, на складах, пунктах приймання і відвантаження готової продукції та інших підрозділах підприємства, відображаються в первинних документах.
Актуальність теми курсової роботи полягає в тому, що первинний облік є базою бухгалтерського обліку, результати аналізу стану первинного обліку на 70-80% можна проектувати на всю систему бухгалтерського обліку і систему внутрішнього контролю на підприємстві.
Ефективна організація системи первинного обліку стає в даний час нагальною проблемою, яка потребує якщо не негайного, то досить оперативного вирішення. Пов'язано це з тим, що сьогодні значна частина російських підприємств, які пережили всі економічні та політичні кризи і катаклізми останнього десятиліття і, тим не менш «що залишилися на плаву», перейшли до якісно нового етапу свого розвитку. Накопичено певний досвід функціонування організацій в умовах ринкової економіки, при цьому докорінно змінився підхід до ведення бізнесу.
Ведення первинних облікових документів здійснюється відповідно до нормативних документів, що мають різний статус. У залежності від призначення і статусу нормативні документи доцільно представити у вигляді такої системи:
До першого рівня системи слід віднести Цивільний кодекс РФ, Податковий кодекс РФ. Основним актом першого рівня є Федеральний закон від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».
2-й рівень: стандарти (положення) з бухгалтерського обліку та звітності; На другому рівні системи нормативних документів єдиним регулюючим органом є Мінфін РФ.
3-й рівень: методичні рекомендації (вказівки), інструкції, коментарі, листи Мінфіну РФ та інших відомств.
4-й рівень: робочі документи з бухгалтерського обліку самого підприємства. Робочі документи самого підприємства визначають особливості організації і ведення обліку в ньому. Основними з них є: документ з облікової політики підприємства; форми первинних облікових документів, затверджені керівником; графіки документообігу.
Основна мета курсової роботи полягає у вивченні діючих методик документообігу первинних бухгалтерських документів.
Відповідно до даної метою в дослідженні були поставлені наступні завдання:
- Дати визначення поняттю первинних облікових документів і показати їх значення при організації бухгалтерського обліку на підприємстві.
- Розглянути класифікацію первинних облікових документів.
- Показати існуючі форми первинних облікових документів
- Охарактеризувати систему документообігу первинних облікових документів.
- Розглянути документообіг первинних документів в організаціях різної форми власності.
1. Основи первинного обліку на підприємстві
1.1. Поняття первинних облікових документів та їх значення
Документ - письмове свідоцтво факту господарської операції. Термін «господарська операція» в законодавстві не розшифровується, тому під господарською операцією будемо розуміти будь-яку подію господарської діяльності. І хоча таких подій безліч, не всі документи, якими вони оформляються, є первинними.
Матеріальним носієм облікової інформації є обліковий бланк або магнітний диск залежно від способу ведення первинного обліку. Одні з них фіксують господарські операції в момент її здійснення, інші створюються на основі даних первинних носіїв і служать для зручності подальшої обробки інформації, а також дають можливість автоматично вводити дані в комп'ютер.
Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські факти повинні оформлятися первинними обліковими документами. Жодна операція не може бути відображена в обліку, якщо на неї немає належним чином складеного документа (рис. 1.1). [1]
Рис. 1.1. Порядок складання первинних документів.
Документи в системі бухгалтерського обліку мають важливе практичне, юридична, контрольно-аналітичне, організаційно-управлінське та економічне значення. [2]
Практичне значення документів в оперативно-господарської діяльності полягає в тому, що в них правильно і своєчасно реєструються усі розпорядчі та виконавчі дії (наприклад, відпуск матеріальних цінностей зі складу у виробництво, виплата з каси готівки, акцептування рахунків постачальників і перерахування грошових коштів з розрахункових рахунків та ін.)
Юридичне значення документів полягає в тому, що вони забезпечують доказове обгрунтування показників бухгалтерського обліку та звітності, встановлюють відповідальність виконавців за проведені господарські операції. Документи або дані документів використовуються як отримання аудиторських доказів для складання аудиторського висновку про достовірність бухгалтерської звітності економічного суб'єкта, а також в якості свідоцтв при вирішенні господарських і судових спорів, що виникають між організаціями або між організацією і органами податкового контролю з приводу податкових правопорушень і т. д.
Контрольно-аналітичне значення документів полягає в тому, що вони служать джерелом контрольних даних при здійсненні внутрішньогосподарського контролю за рухом майна з метою встановлення законності та економічної доцільності здійснених операцій. Крім того, документи є джерелом отримання аудиторських доказів для зовнішніх аудиторів при проведенні ними як обов'язкових, так і ініціативних аудиторських перевірок з метою обгрунтованого рішення цілей і завдань аудиту, обумовлених договором між економічним суб'єктом і аудиторською організацією. Документи є також підставою проведення і джерелом інформації контролю і ревізії.
Документи мають важливе значення і для аналізу виробничо-господарської та фінансової діяльності з метою виявлення причин і винуватців нестач, втрат матеріальних і грошових коштів, непродуктивних витрат, для виявлення невикористаних (прихованих) резервів та їх мобілізації у виробництві.
Організаційно-управлінське значення документів полягає в тому, що шляхом системного використання інформації, носієм якої є бухгалтерські документи, можна домогтися оптимальної взаємодії всіх функцій управління (обліку, планування, прогнозування, контролю, аналізу, регулювання) і всіх систем господарського механізму для досягнення намічених економічних показників і отримання максимального прибутку.
Економічне значення документів полягає в тому, що вони дозволяють зміцнювати господарський розрахунок в організації і в її підрозділах, що працюють на принципах самоконтролю, самоокупності та самофінансування. Дані первинних документів використовуються для визначення важливих економічних і виробничих показників, таких, як продуктивність праці, фондовіддача, матеріаловіддача і т. д. [3].
Таким чином, первинний бухгалтерський документ є письмовим свідченням того, що господарська операція має юридичну силу і не потребує подальших пояснень і деталізації. До обліку можуть прийматися тільки правильно оформлені первинні документи, які будуть мати юридичну силу.
Достовірність бухгалтерської інформації безпосередньо залежить від якості складеного документа. Тому кожен первинний обліковий документ, складений з дотриманням встановлених правил і вимог.
Найбільш поширений матеріал носій - обліковий бланк (надрукований друкарським способом розграфлений лист паперу) куди заносяться відомості про господарську операцію. Вони можуть заповнюватися від руки або автоматизовано, що визначається в інструкції щодо складання первинних облікових документів. Ряд документів необхідно заповнювати тільки з використанням техніки (платіжні доручення).
Обліковий документ у бланку часто складається у кількох примірниках, що регламентується правилами ведення бухгалтерського обліку та відповідними інструкціями.
1.2. Класифікація первинних облікових документів
Класифікацію первинних облікових документів можна представити у вигляді схеми (див. Додаток). [4]
За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдувальні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.
Розпорядчі документи містять розпорядження, завдання, накази керівника організації або інших уповноважених для цього осіб про вчинення певних операцій. До них відносяться: накази, розпорядження, чеки на отримання грошових коштів з розрахункового рахунку в банку, платіжні доручення на перерахування грошових коштів з банківських рахунків організації, довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін
Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення господарської операції, і тому підставою для облікових записів не є.
Виконавчі (виправдувальні) документи засвідчують (підтверджують) факт здійснення господарських операцій. До них належать накладні на видачу матеріальних цінностей, лімітно-забірні картки (відомості) на отримання матеріальних цінностей, наряди на відрядну роботу і т. д. Ці документи є джерелом інформації для поточного і наступного контролю господарських операцій.
Документи бухгалтерського оформлення складаються з метою підготовки, забезпечення, скорочення і упорядкування облікових записів, а також з метою підготовки виконавчих (виправдувальних) та розпорядчих документів. До таких документів відносяться:
-Документи з обліку ОС і НМА;
-Документи з обліку сировини і матеріалів;
-Документи з обліку касових операції;
-Документи з обліку банківських операції;
-Документи з обліку ПДВ;
-Документи по розрахунках з підзвітними особами;
-Документи з обліку робочого часу та нарахування зарплати.
Комбіновані документи містять одночасно ознаки розпорядчих, виконавчих документів і бухгалтерського оформлення. Наприклад, видатковий касовий ордер містить розпорядження про видачу грошей, підтверджує отримання грошей (виконання операції) і включає кореспондуючі рахунки (дебетуемого і кредитується).
За обсягом містяться в документах відомостей або один за одним їх складання вони діляться на первинні і зведені.
Первинні документи складаються безпосередньо в момент здійснення господарської операції. Вони мають юридичну (доказову) силу, оскільки є першим формальним доказом, що операція виконана. До них відносяться, зокрема, накладні, документи на вступ і відпуск матеріалів, нарахування заробітної плати, відвантаження продукції та ін
Зведені документи складають на підставі первинних документів, в них відображаються операції, вже оформлені перш первинними документами. Зведені документи складають для узагальнення даних первинних документів з метою отримання укрупнених або нових показників. Прикладом можуть служити розрахунково-платіжна відомість, авансовий звіт, звіт про рух матеріальних цінностей та ін
За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.
У разових документах відображаються (реєструються) одна або кілька господарських операцій, що здійснюються одночасно. Відразу після їх складання вони можуть бути підставою для бухгалтерських записів.
Накопичувальні документи складають за певний період часу (день, декаду і т.д.); вони містять інформацію про однорідних господарських операціях. До них відносяться лімітно-забірні картки (відомості) на відпустку матеріалів, реєстри, відомості, накопичувальні облікові листи та ін Вони дозволяють скоротити кількість заповнюваних документів, бухгалтерських записів і тим самим сприяють зниженню трудомісткості роботи бухгалтерської та інших служб організацій. [5]
За місцем складання документи поділяються на внутрішні (подорожні листи, касові прибуткові та видаткові ордери, акти, розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі), оформлені та застосовуються всередині одного підприємства, і зовнішні (товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури постачальників, судові і виконавчі документи), що надходять від інших юридичних і фізичних осіб.
За кількістю облікових позиції документи бувають однопозиційні, що містять одну позицію (наряд на виконання якої-небудь роботи), і багатопозиційні, що складаються з декількох позицій і найменувань (рахунок, товарно-транспортна накладна). [6]
За способом заповнення документи поділяють на складаються вручну, на друкарській машинці і на комп'ютері.
1.3. Форма первинних облікових документів
Залежно від характеру реєстрованих операцій форми документів діляться на типові та спеціалізовані.
Типовими називаються форми документів, призначені для реєстрації однорідних, широко поширених господарських фактів, які мають місце в більшості підприємств однієї або ряду галузей.
До спеціалізованих відносяться форми документів, що служать для реєстрації операцій спеціалізованого вузькогалузевих характеру, що мають місце в окремих групах організацій або галузі.
З метою полегшення обробки документів, застосовуваних у бухгалтерському обліку і відрізняються за формою, змістом, способом відображення фактів господарського життя, їх групують за такими однорідними ознаками:
1. Призначенню.
2. Порядку формування.
3. Способом використання.
4. Статусу в системі інформаційного забезпечення.
5. Місцем складання.
6. Кількості облікових операцій.
7. Оформлення однорідних операцій.
8. Способу заповнення.
Первинні облікові документи повинні містити всі відомості, необхідні для отримання повного уявлення про господарську операцію. Вимоги встановлюються Федеральним законом від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».
У п. 1 статті 9 закону встановлено законодавча вимога документального оформлення всіх господарських операцій, що проводяться організацією.
Документ, яким оформляється проведена господарська операція, має подвійне призначення:
по-перше, цей документ є виправдувальним, тобто підтверджує факт вчинення організацією господарських операцій;
по-друге, документ є первинним обліковим документом, на підставі якого робляться записи у бухгалтерському обліку.
Одним з найважливіших умов оформлення документації є наявність в документах усіх відомостей, необхідних для оперативної роботи, обліку і контролю. Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації. Під формою документа розуміється склад і розташування реквізитів.
У тому випадку, якщо форма первинних облікових документів не передбачена в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, такі документи повинні мати обов'язкові реквізити (показники), які необхідні для вичерпної характеристики господарського факту, викладеного в документі, і надання йому юридичної сили. Реквізити первинних і бухгалтерських документів, прийнятих до бухгалтерського обліку, передбачені діючими нормативними актами і залежать від характеру господарських операцій. Введення. 3
1. Основи первинного обліку на підприємстві. 5
1.1.Поняття первинних облікових документів та їх значення ... ... ... ... ... ... ... .. 5
1.2. Класифікація первинних облікових документів. 8
1.3. Форма первинних облікових документів. 11
2. Організація документообігу в бухгалтерському обліку. 20
2.1. Система документообігу первинних облікових докумен-тов. 20
2.2. Документообіг первинних документів в організаціях різної форми власності. 24
Висновок. 28
Глосарій. 30
Бібліографічний список літератури .. 31
Додаток ................................................. .................................................. . ... .. 32
Введення
Формування ринкових відносин в країні змусило по-новому підійти до постановки обліку на окремих ділянках фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій. Адже неефективне його використання призводить до скорочення обсягів виробництва або реалізації, що в свою чергу зменшує доходи підприємства, а, відповідно, відбивається і на прибутку. Виявити та практично використовувати ці резерви можна за допомогою ретельного обліку та аудиту.
Первинний облік являє собою початкову стадію системного сприйняття і реєстрації окремих операцій, що характеризують господарські процеси і явища, що відбуваються на підприємстві. На цій стадії облікової роботи початкові інформацію про господарські процеси та явища, що виникають на численних ділянках, у цехах, на складах, пунктах приймання і відвантаження готової продукції та інших підрозділах підприємства, відображаються в первинних документах.
Актуальність теми курсової роботи полягає в тому, що первинний облік є базою бухгалтерського обліку, результати аналізу стану первинного обліку на 70-80% можна проектувати на всю систему бухгалтерського обліку і систему внутрішнього контролю на підприємстві.
Ефективна організація системи первинного обліку стає в даний час нагальною проблемою, яка потребує якщо не негайного, то досить оперативного вирішення. Пов'язано це з тим, що сьогодні значна частина російських підприємств, які пережили всі економічні та політичні кризи і катаклізми останнього десятиліття і, тим не менш «що залишилися на плаву», перейшли до якісно нового етапу свого розвитку. Накопичено певний досвід функціонування організацій в умовах ринкової економіки, при цьому докорінно змінився підхід до ведення бізнесу.
Ведення первинних облікових документів здійснюється відповідно до нормативних документів, що мають різний статус. У залежності від призначення і статусу нормативні документи доцільно представити у вигляді такої системи:
До першого рівня системи слід віднести Цивільний кодекс РФ, Податковий кодекс РФ. Основним актом першого рівня є Федеральний закон від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».
2-й рівень: стандарти (положення) з бухгалтерського обліку та звітності; На другому рівні системи нормативних документів єдиним регулюючим органом є Мінфін РФ.
3-й рівень: методичні рекомендації (вказівки), інструкції, коментарі, листи Мінфіну РФ та інших відомств.
4-й рівень: робочі документи з бухгалтерського обліку самого підприємства. Робочі документи самого підприємства визначають особливості організації і ведення обліку в ньому. Основними з них є: документ з облікової політики підприємства; форми первинних облікових документів, затверджені керівником; графіки документообігу.
Основна мета курсової роботи полягає у вивченні діючих методик документообігу первинних бухгалтерських документів.
Відповідно до даної метою в дослідженні були поставлені наступні завдання:
- Дати визначення поняттю первинних облікових документів і показати їх значення при організації бухгалтерського обліку на підприємстві.
- Розглянути класифікацію первинних облікових документів.
- Показати існуючі форми первинних облікових документів
- Охарактеризувати систему документообігу первинних облікових документів.
- Розглянути документообіг первинних документів в організаціях різної форми власності.
1. Основи первинного обліку на підприємстві
1.1. Поняття первинних облікових документів та їх значення
Документ - письмове свідоцтво факту господарської операції. Термін «господарська операція» в законодавстві не розшифровується, тому під господарською операцією будемо розуміти будь-яку подію господарської діяльності. І хоча таких подій безліч, не всі документи, якими вони оформляються, є первинними.
Матеріальним носієм облікової інформації є обліковий бланк або магнітний диск залежно від способу ведення первинного обліку. Одні з них фіксують господарські операції в момент її здійснення, інші створюються на основі даних первинних носіїв і служать для зручності подальшої обробки інформації, а також дають можливість автоматично вводити дані в комп'ютер.
Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські факти повинні оформлятися первинними обліковими документами. Жодна операція не може бути відображена в обліку, якщо на неї немає належним чином складеного документа (рис. 1.1). [1]
Рис. 1.1. Порядок складання первинних документів.
Документи в системі бухгалтерського обліку мають важливе практичне, юридична, контрольно-аналітичне, організаційно-управлінське та економічне значення. [2]
Практичне значення документів в оперативно-господарської діяльності полягає в тому, що в них правильно і своєчасно реєструються усі розпорядчі та виконавчі дії (наприклад, відпуск матеріальних цінностей зі складу у виробництво, виплата з каси готівки, акцептування рахунків постачальників і перерахування грошових коштів з розрахункових рахунків та ін.)
Юридичне значення документів полягає в тому, що вони забезпечують доказове обгрунтування показників бухгалтерського обліку та звітності, встановлюють відповідальність виконавців за проведені господарські операції. Документи або дані документів використовуються як отримання аудиторських доказів для складання аудиторського висновку про достовірність бухгалтерської звітності економічного суб'єкта, а також в якості свідоцтв при вирішенні господарських і судових спорів, що виникають між організаціями або між організацією і органами податкового контролю з приводу податкових правопорушень і т. д.
Контрольно-аналітичне значення документів полягає в тому, що вони служать джерелом контрольних даних при здійсненні внутрішньогосподарського контролю за рухом майна з метою встановлення законності та економічної доцільності здійснених операцій. Крім того, документи є джерелом отримання аудиторських доказів для зовнішніх аудиторів при проведенні ними як обов'язкових, так і ініціативних аудиторських перевірок з метою обгрунтованого рішення цілей і завдань аудиту, обумовлених договором між економічним суб'єктом і аудиторською організацією. Документи є також підставою проведення і джерелом інформації контролю і ревізії.
Документи мають важливе значення і для аналізу виробничо-господарської та фінансової діяльності з метою виявлення причин і винуватців нестач, втрат матеріальних і грошових коштів, непродуктивних витрат, для виявлення невикористаних (прихованих) резервів та їх мобілізації у виробництві.
Організаційно-управлінське значення документів полягає в тому, що шляхом системного використання інформації, носієм якої є бухгалтерські документи, можна домогтися оптимальної взаємодії всіх функцій управління (обліку, планування, прогнозування, контролю, аналізу, регулювання) і всіх систем господарського механізму для досягнення намічених економічних показників і отримання максимального прибутку.
Економічне значення документів полягає в тому, що вони дозволяють зміцнювати господарський розрахунок в організації і в її підрозділах, що працюють на принципах самоконтролю, самоокупності та самофінансування. Дані первинних документів використовуються для визначення важливих економічних і виробничих показників, таких, як продуктивність праці, фондовіддача, матеріаловіддача і т. д. [3].
Таким чином, первинний бухгалтерський документ є письмовим свідченням того, що господарська операція має юридичну силу і не потребує подальших пояснень і деталізації. До обліку можуть прийматися тільки правильно оформлені первинні документи, які будуть мати юридичну силу.
Достовірність бухгалтерської інформації безпосередньо залежить від якості складеного документа. Тому кожен первинний обліковий документ, складений з дотриманням встановлених правил і вимог.
Найбільш поширений матеріал носій - обліковий бланк (надрукований друкарським способом розграфлений лист паперу) куди заносяться відомості про господарську операцію. Вони можуть заповнюватися від руки або автоматизовано, що визначається в інструкції щодо складання первинних облікових документів. Ряд документів необхідно заповнювати тільки з використанням техніки (платіжні доручення).
Обліковий документ у бланку часто складається у кількох примірниках, що регламентується правилами ведення бухгалтерського обліку та відповідними інструкціями.
1.2. Класифікація первинних облікових документів
Класифікацію первинних облікових документів можна представити у вигляді схеми (див. Додаток). [4]
За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдувальні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.
Розпорядчі документи містять розпорядження, завдання, накази керівника організації або інших уповноважених для цього осіб про вчинення певних операцій. До них відносяться: накази, розпорядження, чеки на отримання грошових коштів з розрахункового рахунку в банку, платіжні доручення на перерахування грошових коштів з банківських рахунків організації, довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін
Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення господарської операції, і тому підставою для облікових записів не є.
Виконавчі (виправдувальні) документи засвідчують (підтверджують) факт здійснення господарських операцій. До них належать накладні на видачу матеріальних цінностей, лімітно-забірні картки (відомості) на отримання матеріальних цінностей, наряди на відрядну роботу і т. д. Ці документи є джерелом інформації для поточного і наступного контролю господарських операцій.
Документи бухгалтерського оформлення складаються з метою підготовки, забезпечення, скорочення і упорядкування облікових записів, а також з метою підготовки виконавчих (виправдувальних) та розпорядчих документів. До таких документів відносяться:
-Документи з обліку ОС і НМА;
-Документи з обліку сировини і матеріалів;
-Документи з обліку касових операції;
-Документи з обліку банківських операції;
-Документи з обліку ПДВ;
-Документи по розрахунках з підзвітними особами;
-Документи з обліку робочого часу та нарахування зарплати.
Комбіновані документи містять одночасно ознаки розпорядчих, виконавчих документів і бухгалтерського оформлення. Наприклад, видатковий касовий ордер містить розпорядження про видачу грошей, підтверджує отримання грошей (виконання операції) і включає кореспондуючі рахунки (дебетуемого і кредитується).
За обсягом містяться в документах відомостей або один за одним їх складання вони діляться на первинні і зведені.
Первинні документи складаються безпосередньо в момент здійснення господарської операції. Вони мають юридичну (доказову) силу, оскільки є першим формальним доказом, що операція виконана. До них відносяться, зокрема, накладні, документи на вступ і відпуск матеріалів, нарахування заробітної плати, відвантаження продукції та ін
Зведені документи складають на підставі первинних документів, в них відображаються операції, вже оформлені перш первинними документами. Зведені документи складають для узагальнення даних первинних документів з метою отримання укрупнених або нових показників. Прикладом можуть служити розрахунково-платіжна відомість, авансовий звіт, звіт про рух матеріальних цінностей та ін
За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.
У разових документах відображаються (реєструються) одна або кілька господарських операцій, що здійснюються одночасно. Відразу після їх складання вони можуть бути підставою для бухгалтерських записів.
Накопичувальні документи складають за певний період часу (день, декаду і т.д.); вони містять інформацію про однорідних господарських операціях. До них відносяться лімітно-забірні картки (відомості) на відпустку матеріалів, реєстри, відомості, накопичувальні облікові листи та ін Вони дозволяють скоротити кількість заповнюваних документів, бухгалтерських записів і тим самим сприяють зниженню трудомісткості роботи бухгалтерської та інших служб організацій. [5]
За місцем складання документи поділяються на внутрішні (подорожні листи, касові прибуткові та видаткові ордери, акти, розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі), оформлені та застосовуються всередині одного підприємства, і зовнішні (товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури постачальників, судові і виконавчі документи), що надходять від інших юридичних і фізичних осіб.
За кількістю облікових позиції документи бувають однопозиційні, що містять одну позицію (наряд на виконання якої-небудь роботи), і багатопозиційні, що складаються з декількох позицій і найменувань (рахунок, товарно-транспортна накладна). [6]
За способом заповнення документи поділяють на складаються вручну, на друкарській машинці і на комп'ютері.
1.3. Форма первинних облікових документів
Залежно від характеру реєстрованих операцій форми документів діляться на типові та спеціалізовані.
Типовими називаються форми документів, призначені для реєстрації однорідних, широко поширених господарських фактів, які мають місце в більшості підприємств однієї або ряду галузей.
До спеціалізованих відносяться форми документів, що служать для реєстрації операцій спеціалізованого вузькогалузевих характеру, що мають місце в окремих групах організацій або галузі.
З метою полегшення обробки документів, застосовуваних у бухгалтерському обліку і відрізняються за формою, змістом, способом відображення фактів господарського життя, їх групують за такими однорідними ознаками:
1. Призначенню.
2. Порядку формування.
3. Способом використання.
4. Статусу в системі інформаційного забезпечення.
5. Місцем складання.
6. Кількості облікових операцій.
7. Оформлення однорідних операцій.
8. Способу заповнення.
Первинні облікові документи повинні містити всі відомості, необхідні для отримання повного уявлення про господарську операцію. Вимоги встановлюються Федеральним законом від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».
У п. 1 статті 9 закону встановлено законодавча вимога документального оформлення всіх господарських операцій, що проводяться організацією.
Документ, яким оформляється проведена господарська операція, має подвійне призначення:
по-перше, цей документ є виправдувальним, тобто підтверджує факт вчинення організацією господарських операцій;
по-друге, документ є первинним обліковим документом, на підставі якого робляться записи у бухгалтерському обліку.
Одним з найважливіших умов оформлення документації є наявність в документах усіх відомостей, необхідних для оперативної роботи, обліку і контролю. Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації. Під формою документа розуміється склад і розташування реквізитів.
До обов'язкових реквізитів відносяться:
- Найменування документа (форми), реквізит присутній на бланках конкретних видів документів;
- Найменування організації - автора документа вказують на бланках відповідно до установчих документів організації (статутом чи положенням).
- Дата складання документа дозволяє визначити конкретну дату здійснення операції, описаної в документі. Датою документа є дата його підписання або затвердження. Оформляється дата документа арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць,
- Вказівка сторін, що беруть участь у здійсненні господарської операції,
- Вимірювачі господарської операції (у кількісному і вартісному вираженні),
- Зміст господарської операції,
- Найменування посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки.
- Особисті підписи зазначених осіб.
Уніфіковані форми первинних документів повинні застосовуватися в організації без змін. Форми первинних документів, не передбачених альбомами уніфікованих первинних документів, розробляються організацією самостійно. При цьому вони повинні містити всі обов'язкові реквізити.
З метою реалізації наведених законодавчих положень про уніфікованих формах первинної облікової документації Уряд РФ Постановою від 8 липня 1997 р. N 835 "Про первинних облікових документах" поклало на Державний комітет РФ по статистиці функції щодо розроблення та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій. [7] У названому Постанові також передбачено, що при цьому зміст і склад уніфікованих форм первинної облікової документації узгоджуються Комітетом з Міністерством фінансів РФ і Міністерством економіки РФ.
На виконання зазначеної Постанови Уряду РФ Постановою Держкомстату Росії від 29 травня 1998 р. N 57а і Мінфіну Росії від 18 червня 1998 р. N 27н [8] затверджено Порядок поетапного введення в організаціях незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації, уніфікованих форм первинної облікової документації.
З 1 січня 1999 р. організації застосовують форми первинних облікових документів, що містяться в Альбомі нових уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженому постановою Держкомстату Росії від 30.10.97г. № 71а.
Згідно з п. 13 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 р. N 34н, в залежності від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку і технології обробки облікової інформації в первинні документи можуть бути включені додаткові реквізити, до яких можна віднести номер документа, адреса організації, підстави для здійснення господарської операції.
При цьому всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа).
Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається;
вносяться зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом організації;
організацією може бути розроблена і затверджена організаційно-розпорядчим документом організації форма первинної документації у разі відсутності форми в альбомі уніфікованих форм Держкомстату Росії. [9]
Реєстрація документа проводиться після його підписання або затвердження. Реєстраційний номер - цифрове або літерно - цифрове позначення, що привласнюється документу для його обліку і подальшого пошуку.
Поряд з уніфікацією важливе значення має стандартизація документів, під якою розуміють встановлення однакових стандартних розмірів бланків типових документів.
В даний час існують такі уніфіковані форми первинної облікової документації, затверджені Держкомстатом України за погодженням з Мінфіном Росії і Мінекономрозвитку Росії.
По обліку кадрів. Наприклад:
N Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу";
N Т-2 "Особова картка працівника";
N Т-3 "Штатний розклад";
N Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу";
N Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику";
N Т-7 "Графік відпусток";
N Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником";
N Т-9 "Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження";
N Т-10 "Посвідчення про відрядження";
По обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці. Наприклад:
N Т-12 "Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати";
N Т-13 "Табель обліку використання робочого часу";
N Т-49 "Розрахунково-платіжна відомість";
N Т-51 "Розрахункова відомість";
N Т-53 "Платіжна відомість";
N Т-54 "Особовий рахунок";
N Т-60 "Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику";
N Т-61 "Записка розрахунок при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником";
N Т-73 "Акт про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи".
За обліку робіт у капітальному будівництві та ремонтно-будівельних робіт.
Постановою Держкомстату Росії від 11 листопада 1999 р. N 100 затверджено форми (введені в дію з 1 січня 2000 р.). Наприклад:
N КС-2 "Акт про приймання виконаних робіт";
N КС-6а "Журнал обліку виконаних робіт";
По обліку продукції, товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання.
Постановою Росстату від 9 серпня 1999 р. N 66 [10] затверджено форми (введені в дію з 1 січня 2000 р.). Наприклад:
N МХ-1 "Акт про прийом-передачі товарно-матеріальних цінностей на зберігання";
N МХ-2 "Журнал обліку товарно-матеріальних цінностей, зданих на зберігання";
По обліку торгових операцій.
Постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 р. N 132 [11] затверджено форми (введені в дію з 1 січня 1999 р.).
По обліку грошових розрахунків з населенням при здійсненні торгових операцій із застосуванням контрольно-касових машин. Наприклад:
N КМ-1 "Акт про переведення показникам на лічильниках на нулі і реєстрації контрольних лічильників контрольно-касової машини";
N КМ-2 "Акт про зняття показань контрольних і підсумкових грошових лічильників при здачі (відправленні) контрольно-касової машини в ремонт і при поверненні її в організацію";
По обліку торгових операцій (загальні). Наприклад:
N ТОРГ-1 "Акт про приймання товарів";
N ТОРГ-2 "Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей";
По обліку торгових операцій при продажу товарів у кредит. Наприклад:
N КР-7 "Довідка про стан розрахунків з працівниками за товари, продані в кредит".
По обліку торгових операцій в комісійній торгівлі. Наприклад:
N КОМІСІЇ-1 "Перелік товарів, прийнятих на комісію";
По обліку операцій в громадському харчуванні. Наприклад:
N ВП-1 "Калькуляційна картка";
N ВП-2 "План-меню";
По обліку касових операцій
Постановою Держкомстату Росії від 18 серпня 1998 р. N 88 [12] затверджено форми (введені в дію з 1 січня 1999 р.). Наприклад:
N КО-1 "Прибутковий касовий ордер";
N КО-2 "Видатковий касовий ордер";
N КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";
N КО-4 "Касова книга";
Постановою Держкомстату Росії від 1 серпня 2001 р. N 55 [13] затверджена форма N АТ-1 "Авансовий звіт" (введена в дію з 1 січня 2002 р.).
По обліку результатів інвентаризації. Наприклад:
N інв-1 "Інвентаризаційний опис основних засобів";
N інв-1а "Інвентаризаційний опис нематеріальних активів";
Постановою Держкомстату Росії від 27 березня 2000 р. N 26 [14] затверджена уніфікована форма N інв-26 "Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією" (введена в дію з 1 січня 2001 р.).
По обліку роботи будівельних машин і механізмів. Наприклад:
N ЕСМ-1 "Рапорт про роботу баштового крана";
N ЕСМ-2 "Подорожній лист будівельної машини";
По обліку робіт в автомобільному транспорті: Наприклад:
N 3 "Подорожній лист легкового автомобіля";
N 3 спец. "Подорожній лист спеціального автомобіля";
N 1-Т "Товарно-транспортна накладна".
По обліку основних засобів.
Постановою Держкомстату Росії від 21 січня 2003 р. N 7 [15] затверджено форми (термін введення в дію не зазначений). Наприклад:
N ОС-1 "Акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд)";
N ОС-1а "Акт про прийом-передачу будівлі (споруди)";
N ОС-1б "Акт про прийом-передачу груп об'єктів основних засобів (крім будівель, споруд)";
N ОС-2 "Накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів";
По обліку нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, а також робіт в капітальному будівництві.
Постановою Держкомстату Росії від 30 жовтня 1997 р. N 71а затверджені форми (введені в дію з 1 листопада 1997 р.).
По обліку нематеріальних активів:
N НМА-1 "Картка обліку нематеріальних активів".
По обліку матеріалів. Наприклад:
N М-2 "Довіреність";
N М-4 "Прибутковий ордер";
N М-7 "Акт про приймання матеріалів";
N М-11 "Вимога-накладна";
N М-17 "Картка обліку матеріалів";
По обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів. Наприклад:
N МБ-2 "Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів";
За обліку робіт у капітальному будівництві. Наприклад:
N КС-6 "Загальний журнал робіт";
2. Організація документообігу в бухгалтерському обліку
2.1. Система документообігу первинних облікових документів
Документообіг - це рух первинних облікових документів у бухгалтерському обліку, їх створення або одержання від інших організації, прийняття до обліку, обробка, передача в архів. Роботи, пов'язані з складанням графіка документообігу, організовує головний бухгалтер підприємства.
Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали і підписали ці документи. Як встановлено п. 15 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності до створення первинних облікових документів, порядок і терміни передачі їх для відображення в бухгалтерському обліку провадяться відповідно до затвердженого в організації графіком документообігу.
Графік документообігу затверджується наказом керівника організації, він повинен бути раціональним, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців, які повинен проходити кожен первинний обліковий документ, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Він може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт (створення, перевірка і обробка документів), що виконуються кожним підрозділом організації, а також, усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
Працівники організації (начальники цехів, майстри, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці і заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та ін) створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Кожному виконавцю вручається виписка з графіка документообігу, де перераховуються документи, що відносяться до сфери його діяльності, терміни їх подання та підрозділи організації, в які вони представляються.
Правильне складання графіка документообігу та його дотримання сприяють оптимальному розподілу посадових обов'язків між працівниками, зміцненню контрольної функції бухгалтерського обліку і, нарешті, забезпечують своєчасність складання звітності. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне і якісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.
З урахуванням призначення і середовища обігу документів можна дуже умовно розділити документообіг на внутрішній і зовнішній. Перший утворюють внутрішні документи, а також вхідні документи, що надійшли на підприємство і не підлягають поверненню на адресу відправника. Другий складається з вихідних документів - в їх число входять також ті деякі вхідні та внутрішні документи, які з яких-небудь причин підлягають поверненню (рис. 2. 1). [16]
Відповідно до масштабом руху документів поділяють документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділу, організації як юридичної особи, корпорації з низкою філій, галузі управління або держави в цілому. Нормативні акти та методичні посібники, зокрема Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), розглядають у якості базового об'єкта документообіг організації як юридично незалежної, самостійної управлінського елементу, що володіє повним набором технологічних процесів і досить простого для опису цих процесів.
Рис. 2.1. Документообіг підприємства.
Порядок руху документів в організації вторинний по відношенню до структури організації та внутрішньому розподілу обов'язків, у тому числі неформальній системі субординаційних відносин. Однак це не означає, що система організації документообігу не піддається самостійного регулювання і нормуванню.
Для кожного документа в бухгалтерському обліку є свій шлях руху, тобто свій документообіг. Однак для всіх документів обов'язковими є п'ять основних етапів:
1) складання документа в момент здійснення господарської операції відповідно до вимог, що пред'являються до оформлення документів;
2) передача документа до бухгалтерії, де контролюють своєчасність і повноту здавання його для облікової обробки;
3) перевірка прийнятих документів бухгалтером. Перевірка здійснюється за формою (перевіряється повнота і правильність оформлення документів, заповнення їх обов'язкових реквізитів), за змістом (перевіряється законність документованих операції, логічна ув'язка окремих показників) і, крім того, включає арифметичну перевірку;
4) обробка документа в бухгалтерії:
• Таксування, або розцінка, передбачає переведення натуральних і трудових вимірників у узагальнюючий грошовий вимірник.
• угруповання - підбір документів, однорідних за економічним змістом (прихід ТМЦ і витрата ТМЦ);
• котирування - вказівка в первинному документі кореспонденції рахунків по конкретної господарської операції, яка витікає зі змісту документа;
5) здача документів до архіву на зберігання після побудови за ними облікових регістрів.
Вимоги головного бухгалтера до порядку оформлення операції та подання до бухгалтерії або на обчислювальні установки необхідних документів і відомостей обов'язкові для всіх підрозділів і служб організації.
Пунктом 3 статті 9 закону «Про бухгалтерський облік» встановлено, що перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером. Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
Згідно з п. 14 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання (за винятком документів, що підписуються керівником федерального органу виконавчої влади, особливості, оформлення яких визначаються окремими вказівками Мінфіну Росії).
Під фінансовими та кредитними зобов'язаннями розуміються документи, які оформляють фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, укладені за товарним і комерційному кредиту. [17]
2.2. Документообіг первинних документів в організаціях різної форми власності
Пункт 14 Інструкції з бухгалтерського обліку в бюджетних установах, затвердженої Наказом Мінфіну Росії від 30 грудня 1999 р. N 107н, містить такі положення про первинних облікових документах:
для ведення бухгалтерського обліку в установі застосовуються розроблені з урахуванням специфіки їх діяльності форми класу 05 "Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій" Загальноросійського класифікатора управлінської документації (ОКУД) згідно з додатком 1 до Інструкції та окремі форми первинних облікових документів класу 03 ОКУД "Уніфікована система первинної облікової документації";
всі господарські операції, що проводяться установою, повинні оформлятися виправдувальними документами. Виправдувальні документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення;
надійшли в бухгалтерію первинні облікові документи обов'язково піддаються перевірці як за формою (повнота і правильність оформлення первинних облікових документів, заповнення реквізитів), так і за змістом (законність документованих операцій, логічна ув'язка окремих показників);
первинні облікові документи для надання їм юридичної сили повинні мати такі реквізити: найменування документа (форми); код форми, дату складання, найменування організації, від імені якої складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі; найменування посад осіб , відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особисті підписи та їх розшифровки (включаючи випадки складання документів із засобів автоматизації та передачі їх у системах телекомунікацій);
в залежності від технології обробки облікової інформації в первинні облікові документи можуть бути включені додаткові реквізити (коди, контрольні позначки і т.п.), не порушують вимог нормативних правових актів та методичних документів з бухгалтерського обліку;
за достовірність які у документах даних, а також за своєчасне та належне складання первинних облікових документів несуть відповідальність особи, що створили і підписали ці документи;
в документах на придбання матеріальних цінностей повинна бути розписка матеріально відповідальної особи в отриманні цих цінностей, а в документах, що підтверджують факт виконання роботи, - підписи про прийняття результату роботи відповідальними (уповноваженими) особами;
записи в первинних облікових документах здійснюються способом, який забезпечує схоронність записів: чорнилом, пастою кулькової ручки, за допомогою друкарських машин та засобів автоматизації. Вільні рядки в первинних облікових документах прокреслюються;
у первинних облікових документах (як в текстовій частині, так і цифрових даних) підчистки та необумовлені виправлення не допускаються;
виправлення помилки у первинному обліковому документі має бути обумовлено написом: "Виправлено" і підтверджено підписами осіб, які підписали документ, із зазначенням дати виправлення;
в касових і банківських документах виправлення не допускаються.
Як встановлено п. 4.4 вказівки Банку Росії від 16 січня 2004 р. N 1375-У "Про правила складання та подання звітності кредитними організаціями в Центральний банк Російської Федерації" [18], всі звітні дані, представлені кредитними організаціями в Банк Росії, повинні бути сформовані на основі первинних облікових документів, що складаються у відповідності до Положення Банку Росії від 5 грудня 2002 р. N 205-П "Про правила ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, розташованих на території Російської Федерації", а також інших документів, передбачених законодавством Російської Федерації і нормативними актами Банку Росії.
Згідно з п. 1.3 Правил ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, розташованих на території Російської Федерації, підлягають обов'язковому затвердженню керівником кредитної організації форми первинних облікових документів, застосовуваних для оформлення операцій, включаючи форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності, по яких не передбачені в альбомах Держкомстату Росії типові форми первинних облікових документів.
У пункті 1.4 Порядку обліку основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних запасів (додаток 10 до Правил ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, розташованих на території Російської Федерації) відтворені положення п. 1 коментарів статті, а також встановлено, що оформлення первинних документів здійснюється у відповідності до вимог Федерального закону "Про бухгалтерський облік".
Центральним банком РФ затверджено Положення від 3 жовтня 2002 р. N 2-П "Про безготівкові розрахунки в Російській Федерації" (в ред. Вказівки Банку Росії від 3 березня 2003 р. N 1256-У) [19], в якому разом з іншим визначені формати, порядок заповнення й оформлення використовуваних розрахункових документів. Так, у додатках до названого Положення наведені такі форми:
N 0401060 - платіжне доручення;
N 0401063 - акредитив;
N 0401061 - платіжна вимога;
N 0401071 - інкасове доручення;
N 0401066 - платіжний ордер;
N 0401065 - реєстр рахунків;
N 0401014 - реєстр переданих на інкасо розрахункових документів;
N 0401004 - заява про акцепт, відмову від акцепту.
Висновок
Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань. У результаті проведеного дослідження по темі "Первинні облікові документи" можна зробити ряд висновків:
Всі господарські операції, що проводяться установою, повинні оформлятися виправдувальними документами. Виправдувальні документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення
Надійшли в бухгалтерію первинні облікові документи обов'язково піддаються перевірці як за формою (повнота і правильність оформлення первинних облікових документів, заповнення реквізитів), так і за змістом (законність документованих операцій, логічна ув'язка окремих показників).
Документообіг забезпечує раціональне поділ облікового праці, рівномірність завантаженості облікових працівників, своєчасність бухгалтерського обліку. Чітко працюючий документообіг забезпечує контроль за оформленням документів, встановлює персональну відповідальність виконавців за складання, передачу та обробку документів і, отже, забезпечує своєчасність складання бухгалтерської звітності. У прямій залежності від функціонування документообігу знаходиться і оперативний облік.
З метою вдосконалення системи організації первинного обліку на підприємстві будь-якої форми власності можна рекомендувати наступні рекомендації:
1. Розробити детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу та ін.) Про порядок здійснення виконання ними своїх посадових обов'язків, зокрема про порядок і строки збору первинних даних, про порядок і терміни реєстрації даних на носії.
2. Доцільно використовувати систему заохочень і покарань за належне виконання виконавцями своїх обов'язків.
3. У встановлені терміни проводити контрольні заходи (ревізії, звірки, інвентаризації та інш.) З метою зниження ризику неефективної системи збору та реєстрації оперативного факту.
4. Використовувати на всіх ділянках обліку тільки уніфіковані форми документації.
5. Систематично здійснювати контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації.
6. Перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства у частині оформлення документації.
7. Здійснювати навчання працівників правилам ведення первинної документації.
8. Грамотне створення графіків документообігу та доведення їх до виконавців - суттєвий крок у плані оптимізації системи організації роботи з документами.
9. Велика кількість порушень в роботі з документами, отриманими від інших підприємств, вимагає здійснення ряду заходів щодо їх запобігання. На практиці це можна зробити, видавши розпорядження головного бухгалтера для кожного підрозділу організації, що співпрацює зі сторонніми фірмами або має справу з вступниками документами, в якому повинні бути прописані:
- Комплектність документів по конкретних господарських операцій.
- Якість документації (правильність оформлення документів).
- Терміни подання документації.
Глосарій
Бібліографічний список літератури
1. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» від 21ноября 1996р. № 129-ФЗ (в редакції федерального закону від 30 червня 2003 р. № 86-ФЗ).
2. Постанова Уряду РФ від 08.07.1997 N 835 "Про первинних облікових документах" / / Відомості Верховної. 1997. N 28. Ст. 3448.
3. Лист Мінфіну РФ від 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Про затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації"
4. Становище ведення бухгалтерського обліку та звітності. Затверджено наказом Міністерства фінансів РФ від 29 липня 1998 р. № 34н (в ред. Наказу Міністерства фінансів РФ № 31н від 24 березня 2000).
5. Постанова Держкомстату Росії від 30.10.97г. № 71а. "Про затвердження Альбому нових уніфікованих форм первинної облікової документації.
6. Борисов А.Н. "Коментар до Федерального закону" Про бухгалтерський облік ". - М.: Юстіцінформ, 2005.
7. Бухгалтерський (фінансовий) облік-підручник для вузів / Під ред. Ю.А. Бабаєва. - М.: Вузівський підручник, 2004.
8. Кир'янова З.В. Теорія бухгалтерського обліку. - М.: Фінанси і статистика, 2005.
9. Кутер М. Л. Теорія бухгалтерського обліку: підручник. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: Фінанси і статистика, 2004. С. 17.
10. Новодворський В.Д., Бєлова Є.Л. Робочий план рахунків в системі бухгалтерського обліку. Навчально - практичний посібник. - М.: Економіст, 2005.
11. Рогожин М. Ю. Настільна книга секретаря. - М., 2003.
12. Збірник Положень по бухгалтерському обліку (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерський облік, 2005.
13. Хоружий Л. І. Бухгалтерський облік. - М.: Колос, 2004.
2.2. Документообіг первинних документів в організаціях різної форми власності
Пункт 14 Інструкції з бухгалтерського обліку в бюджетних установах, затвердженої Наказом Мінфіну Росії від 30 грудня 1999 р. N 107н, містить такі положення про первинних облікових документах:
для ведення бухгалтерського обліку в установі застосовуються розроблені з урахуванням специфіки їх діяльності форми класу 05 "Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій" Загальноросійського класифікатора управлінської документації (ОКУД) згідно з додатком 1 до Інструкції та окремі форми первинних облікових документів класу 03 ОКУД "Уніфікована система первинної облікової документації";
всі господарські операції, що проводяться установою, повинні оформлятися виправдувальними документами. Виправдувальні документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення;
надійшли в бухгалтерію первинні облікові документи обов'язково піддаються перевірці як за формою (повнота і правильність оформлення первинних облікових документів, заповнення реквізитів), так і за змістом (законність документованих операцій, логічна ув'язка окремих показників);
первинні облікові документи для надання їм юридичної сили повинні мати такі реквізити: найменування документа (форми); код форми, дату складання, найменування організації, від імені якої складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі; найменування посад осіб , відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особисті підписи та їх розшифровки (включаючи випадки складання документів із засобів автоматизації та передачі їх у системах телекомунікацій);
в залежності від технології обробки облікової інформації в первинні облікові документи можуть бути включені додаткові реквізити (коди, контрольні позначки і т.п.), не порушують вимог нормативних правових актів та методичних документів з бухгалтерського обліку;
за достовірність які у документах даних, а також за своєчасне та належне складання первинних облікових документів несуть відповідальність особи, що створили і підписали ці документи;
в документах на придбання матеріальних цінностей повинна бути розписка матеріально відповідальної особи в отриманні цих цінностей, а в документах, що підтверджують факт виконання роботи, - підписи про прийняття результату роботи відповідальними (уповноваженими) особами;
записи в первинних облікових документах здійснюються способом, який забезпечує схоронність записів: чорнилом, пастою кулькової ручки, за допомогою друкарських машин та засобів автоматизації. Вільні рядки в первинних облікових документах прокреслюються;
у первинних облікових документах (як в текстовій частині, так і цифрових даних) підчистки та необумовлені виправлення не допускаються;
виправлення помилки у первинному обліковому документі має бути обумовлено написом: "Виправлено" і підтверджено підписами осіб, які підписали документ, із зазначенням дати виправлення;
в касових і банківських документах виправлення не допускаються.
Як встановлено п. 4.4 вказівки Банку Росії від 16 січня 2004 р. N 1375-У "Про правила складання та подання звітності кредитними організаціями в Центральний банк Російської Федерації" [18], всі звітні дані, представлені кредитними організаціями в Банк Росії, повинні бути сформовані на основі первинних облікових документів, що складаються у відповідності до Положення Банку Росії від 5 грудня 2002 р. N 205-П "Про правила ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, розташованих на території Російської Федерації", а також інших документів, передбачених законодавством Російської Федерації і нормативними актами Банку Росії.
Згідно з п. 1.3 Правил ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, розташованих на території Російської Федерації, підлягають обов'язковому затвердженню керівником кредитної організації форми первинних облікових документів, застосовуваних для оформлення операцій, включаючи форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності, по яких не передбачені в альбомах Держкомстату Росії типові форми первинних облікових документів.
У пункті 1.4 Порядку обліку основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних запасів (додаток 10 до Правил ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, розташованих на території Російської Федерації) відтворені положення п. 1 коментарів статті, а також встановлено, що оформлення первинних документів здійснюється у відповідності до вимог Федерального закону "Про бухгалтерський облік".
Центральним банком РФ затверджено Положення від 3 жовтня 2002 р. N 2-П "Про безготівкові розрахунки в Російській Федерації" (в ред. Вказівки Банку Росії від 3 березня 2003 р. N 1256-У) [19], в якому разом з іншим визначені формати, порядок заповнення й оформлення використовуваних розрахункових документів. Так, у додатках до названого Положення наведені такі форми:
N 0401060 - платіжне доручення;
N 0401063 - акредитив;
N 0401061 - платіжна вимога;
N 0401071 - інкасове доручення;
N 0401066 - платіжний ордер;
N 0401065 - реєстр рахунків;
N 0401014 - реєстр переданих на інкасо розрахункових документів;
N 0401004 - заява про акцепт, відмову від акцепту.
Висновок
Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань. У результаті проведеного дослідження по темі "Первинні облікові документи" можна зробити ряд висновків:
Всі господарські операції, що проводяться установою, повинні оформлятися виправдувальними документами. Виправдувальні документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення
Надійшли в бухгалтерію первинні облікові документи обов'язково піддаються перевірці як за формою (повнота і правильність оформлення первинних облікових документів, заповнення реквізитів), так і за змістом (законність документованих операцій, логічна ув'язка окремих показників).
Документообіг забезпечує раціональне поділ облікового праці, рівномірність завантаженості облікових працівників, своєчасність бухгалтерського обліку. Чітко працюючий документообіг забезпечує контроль за оформленням документів, встановлює персональну відповідальність виконавців за складання, передачу та обробку документів і, отже, забезпечує своєчасність складання бухгалтерської звітності. У прямій залежності від функціонування документообігу знаходиться і оперативний облік.
З метою вдосконалення системи організації первинного обліку на підприємстві будь-якої форми власності можна рекомендувати наступні рекомендації:
1. Розробити детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу та ін.) Про порядок здійснення виконання ними своїх посадових обов'язків, зокрема про порядок і строки збору первинних даних, про порядок і терміни реєстрації даних на носії.
2. Доцільно використовувати систему заохочень і покарань за належне виконання виконавцями своїх обов'язків.
3. У встановлені терміни проводити контрольні заходи (ревізії, звірки, інвентаризації та інш.) З метою зниження ризику неефективної системи збору та реєстрації оперативного факту.
4. Використовувати на всіх ділянках обліку тільки уніфіковані форми документації.
5. Систематично здійснювати контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації.
6. Перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства у частині оформлення документації.
7. Здійснювати навчання працівників правилам ведення первинної документації.
8. Грамотне створення графіків документообігу та доведення їх до виконавців - суттєвий крок у плані оптимізації системи організації роботи з документами.
9. Велика кількість порушень в роботі з документами, отриманими від інших підприємств, вимагає здійснення ряду заходів щодо їх запобігання. На практиці це можна зробити, видавши розпорядження головного бухгалтера для кожного підрозділу організації, що співпрацює зі сторонніми фірмами або має справу з вступниками документами, в якому повинні бути прописані:
- Комплектність документів по конкретних господарських операцій.
- Якість документації (правильність оформлення документів).
- Терміни подання документації.
Глосарій
| Бухгалтерський облік | Упорядкована система збору, реєстрації та узагальнення інформації в грошовому вираженні про майно, зобов'язання організацій і їхньому русі шляхом суцільного, безперервного і документального обліку всіх господарських операцій. |
| Проста форма ведення бухгалтерського обліку | Форма ведення бухгалтерського обліку, що застосовується малими підприємствами, при якій реєстрація первинної документації проводиться в одному бухгалтерському регістрі - Книзі (журналі) обліку господарських операцій |
| Облікова політика | Сукупність способів ведення бухгалтерського обліку: первинного спостереження, вартісного виміру, поточної угруповання і підсумкового узагальнення фактів господарської діяльності, необхідних для досягнення цілей і вирішення завдань організації |
| Рахунок-фактура | Документ, є підставою для прийняття пред'явлених сум ПДВ до відрахування або відшкодуванню |
| Платіжне доручення | Розпорядження власника рахунку (платника) обслуговуючому його банку перевести певну грошову суму на рахунок одержувача коштів, відкритий у цьому або іншому банку |
| Платіжне вимога | Розрахунковий документ, що містить вимогу кредитора (отримувача коштів) за основним договором до боржника (платника) про сплату певної грошової суми через банк |
| Перший рівень документів з бухгалтерського обліку | Федеральний закон «Про бухгалтерський облік», інші федеральні закони, укази Президента Російської Федерації та постанови Уряду Російської Федерації з питань бухгалтерського обліку |
| Другий рівень документів з бухгалтерського обліку | Положення з бухгалтерського обліку |
| Третій рівень документів з бухгалтерського обліку | Методичні вказівки, інструкції, рекомендації та інші аналогічні їм документи |
| Четвертий рівень документів з бухгалтерського обліку | Робочі документи конкретної організації |
Бібліографічний список літератури
1. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» від 21ноября 1996р. № 129-ФЗ (в редакції федерального закону від 30 червня 2003 р. № 86-ФЗ).
2. Постанова Уряду РФ від 08.07.1997 N 835 "Про первинних облікових документах" / / Відомості Верховної. 1997. N 28. Ст. 3448.
3. Лист Мінфіну РФ від 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Про затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації"
4. Становище ведення бухгалтерського обліку та звітності. Затверджено наказом Міністерства фінансів РФ від 29 липня 1998 р. № 34н (в ред. Наказу Міністерства фінансів РФ № 31н від 24 березня 2000).
5. Постанова Держкомстату Росії від 30.10.97г. № 71а. "Про затвердження Альбому нових уніфікованих форм первинної облікової документації.
6. Борисов А.Н. "Коментар до Федерального закону" Про бухгалтерський облік ". - М.: Юстіцінформ, 2005.
7. Бухгалтерський (фінансовий) облік-підручник для вузів / Під ред. Ю.А. Бабаєва. - М.: Вузівський підручник, 2004.
8. Кир'янова З.В. Теорія бухгалтерського обліку. - М.: Фінанси і статистика, 2005.
9. Кутер М. Л. Теорія бухгалтерського обліку: підручник. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: Фінанси і статистика, 2004. С. 17.
10. Новодворський В.Д., Бєлова Є.Л. Робочий план рахунків в системі бухгалтерського обліку. Навчально - практичний посібник. - М.: Економіст, 2005.
11. Рогожин М. Ю. Настільна книга секретаря. - М., 2003.
12. Збірник Положень по бухгалтерському обліку (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерський облік, 2005.
13. Хоружий Л. І. Бухгалтерський облік. - М.: Колос, 2004.
Бухгалтерські документи |
За призначенням |
По порядку формування |
За способом використання |
За статусом у системі інформаційного забезпечення |
За місцем складання |
За кількістю облікових операцій |
За оформленням однорідних операцій |
За способом заповнення |
Розпорядчі |
Виправдувальні |
Бухгалтерського оформлення |
Комбіновані |
Первинні |
Зведені |
Разові |
Накопичувальні |
Прості |
Суворої звітності |
Внутрішні |
Зовнішні |
Однопозиційні |
Багатопозиційні |
Уніфіковані |
Інші |
Заповнюються вручну |
Складені на друкарській машинці |
Повністю складені на ЕОМ |
Довіреність |
Видатковий касовий ордер |
Довідка-розрахунок відхилень нормативної собівартості |
Авансовий звіт |
Прибутковий касовий ордер |
Товарний звіт, касовий звіт |
Акт на списання ОЗ |
Лімітно-забірна карта |
Накладна на внутрішнє переміщення, передачу товарів |
Заставні квитки, путівки та інші документи |
Прибутковий ордер (Ф. № М-4) |
Товарно-транспортна накладна |
Касові ордери |
Розрахунково-платіжні відомості |
Прибутково-касовий ордер |
Відомість розрахунку зносу ОС |
Різні види документів |
Макетировать карти |
Машинозчитувані документи |
Додаток |
Класифікація бухгалтерських документів
[1] Кирьянова З.В. Теорія бухгалтерського обліку. - М.: Фінанси і статистика, 2005.С. 45
[2] Новодворський В.Д., Бєлова Є.Л. Робочий план рахунків в системі бухгалтерського обліку. Навчально - практичний посібник. - М.: Економіст, 2005.С. 61
[3] Хоружий Л. І. Бухгалтерський облік. - М.: Колос, 2004. С. 15
[4] Збірник Положень по бухгалтерському обліку (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерський облік, 2005.С. 45.
[5] Бухгалтерський (фінансовий) облік-підручник для вузів / Під ред. Ю.А. Бабаєва. - М.: Вузівський підручник, 2004.С. 32
[6] Кутер М. Л. Теорія бухгалтерського обліку: підручник. - М.: Фінанси і статистика, 2004. С. 17.
[7] Відомості Верховної. 1997. N 28. Ст. 3448.
[8] Бюлетень нормативних актів федеральних органів виконавчої влади. 1998. N 17.
[9] Лист Мінфіну Росії від 1 серпня 2001 р. N 16-00-14/364
[10] Бухгалтерський облік. 1999. N 12.
[11] Фінансова газета. 1999. N 5.
[12] Російський податковий кур'єр. 2000. N 11.
[13] Фінансова газета. 2001. N 36.
[14] Фінансова газета (Регіональний випуск). 2000. N 24.
[15] Фінансова газета. 2003. N 11.
[16] Рогожин М. Ю. Настільна книга секретаря. - М., 2003. С. 9
[17] Борисов А.Н. "Коментар до Федерального закону" Про бухгалтерський облік ".-М.: Юстіцінформ, 2005. С. 123-127.
[18] Вісник Банку Росії. 2004. N 14.
[19] Вісник Банку Росії. 2002. N 74; 2003. N 17.