РЕФЕРАТ
з дисципліни «Риторика»
по темі: «Офіційний стиль мовлення»
ЗМІСТ
ВСТУП
1. Особливості усного офіційно-ділового мовлення
2. Письмовий офіційний стиль мовлення
ВИСНОВОК
ЛІТЕРАТУРА
ВСТУП
Самий масовий вид спілкування людей у соціумі (суспільстві) - ділове спілкування. Без нього не обійтися в сфері економічних, правових, дипломатичних, комерційних, адміністративних відносин. Уміння успішно вести ділові переговори, грамотно і правильно скласти ділову папір і багато чого іншого в даний час стало невід'ємною частиною професійної культури людини: менеджера, керівника всіх рівнів, референта, службовця. Для досягнення високої результативності практично в будь-якому вигляді комерційної діяльності необхідно володіти певним набором відомостей, знань, уявлень про правила, форми і методи ведення та принципи ділового спілкування.
Культура ділового спілкування сприяє встановленню і розвитку відносин співробітництва і партнерства між колегами, керівниками і підлеглими, партнерами і конкурентами, багато в чому визначаючи їх (відносини) ефективність: чи будуть ці відносини успішно реалізовуватися в інтересах партнерів або ж стануть малозмістовними, неефективними, а то й зовсім припиняться, якщо партнери не знайдуть взаєморозуміння.
Специфічною особливістю ділового спілкування є його регламентованість, тобто підпорядкованість встановленим правилам і обмеженням. При діловому спілкуванні використовується офіційний (усний чи письмовий) стиль промови.
1. ОСОБЛИВОСТІ УСНІЙ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВИЙ МОВИ
Залежно від різних ознак ділове спілкування ділиться на:
· Усне - письмове (з точки зору форми мови);
· Діалогічне - монологічне (з точки зору односпрямованість / двобічної мови між мовцем і слухачем);
· Міжособистісне - публічне (з точки зору кількості учасників);
· Безпосереднє - опосередковане (з точки зору відсутності / наявності опосредующего апарату);
· Контактна - дистантное (з точки зору положення комунікантів у просторі).
Всі перераховані фактори ділового спілкування формують характерні особливості офіційно-ділового мовлення. Існують наступні види ділової бесіди:
· Ділова розмова по телефону.
· Ділове нараду.
· Прес-конференція.
· Ділова дискусія.
· Публічне мовлення.
Офіційно-ділова розмова складається з п'яти фаз:
· Початок бесіди;
· Передача інформації;
· Аргументування;
· Спростування доводів співрозмовника;
· Прийняття рішень.
Дослідниками виділено чинники, що дозволяють офіційно-діловій розмові пройти успішно:
· Професійні знання дають можливість для реалізації високої об'єктивності, достовірності і глибини викладу інформації, а також для володіння ситуацією;
· Ясність дозволяє ув'язати факти і деталі, уникнути двозначності, плутанини, недомовленості;
· Наочність - максимальне використання ілюстративних матеріалів (документів, інформаційних джерел, таблиць, схем тощо), загальновідомих асоціацій і паралелей - знижує абстрактність викладу інформації;
· Постійна спрямованість - слід постійно тримати в голові основні завдання бесіди і в якійсь мірі знайомити з ними співрозмовника;
· Ритм - підвищення інтенсивності бесіди в міру наближення її до кінця;
· Повторення - повторення основних положень і думок допомагає співрозмовнику сприйняти інформацію;
· Елемент раптовості являє собою продуману, але несподівану для співрозмовника ув'язку деталей і фактів;
· «Насиченість» міркувань - необхідно стежити за тим, щоб у ході бесіди чергувалися «злети», коли від співрозмовника потрібна максимальна концентрація, і «спади», які використовуються для перепочинку і закріплення думок і асоціацій у співрозмовника;
· Рамки передачі інформації - французький письменник і мислитель Вольтер якось сказав: «Секрет бути нудним полягає в тому, щоб розповідати все»;
· Гумор та іронія - в певній дозі і ситуативно доречні, вони піднімають дух співрозмовників, їх готовність до сприйняття навіть неприємних аспектів бесіди.
Норми слововживання в офіційно-діловому стилі ті ж, що й у всьому літературному російською мовою:
· Слово має вживатися з урахуванням його лексичного значення;
· Слово має вживатися з урахуванням його стилістичного забарвлення (приладдя), сполучуваності.
Лексичні помилки є одним з найбільш масових видів порушень мовних норм в офіційно-ділового мовлення (за частотності вони стоять на третьому місці за граматичними та орфографічними помилками). Так, наприклад, в останнє десятиліття в сфері економіки, політики, інформаційних технологій стала активно використовуватися англомовна лексика, експансія якої в російської мови відзначена цілою низкою лінгвістів. Ф'ючерсні кредити, кліринг, консалтинг, екаутінг, франчайзинг, лізинг, холдинг, ріелтер, брокер, дилер, дистриб'ютор, чартер, тендер, офшор, ф'ючерс та багато інших терміни вже вийшли за межі вузькопрофесійного вживання. Однак навіть ці часто вживають слова, не завжди використовуються коректно. Так, сьогодні часто менеджером називають рекламного або страхового агента або продавця. Тим часом менеджер - це управлінець або господарський керівник підприємства. Точно так само розмивається лексичне значення слів «презентація» і «бізнес-план». Слово «презентація» часто замінює слово «відкриття», а «бізнес-план» - план господарської діяльності або план заходів. Незнання або неточне знання лексичного значення слова є причиною таких помилок, як нерозрізнення слів-паронімів, мовна надмірність.
Якщо в письмовій ділового мовлення суворий лексичний вибір забезпечується завдяки специфіці письмових стандартних мовних засобів, то в усній ділового мовлення такого суворого лексичного відбору немає. Перш за все, тому що терміни, специфічні книжкові обертів, розгорнуті номенклатурні знаки і повні найменування в усному мовленні зустрічаються рідко. У діловій усного мовлення виникає система дублювання книжкової лексики і термінології, що використовуються в документах. Дуже часто в усній ділового мовлення використовуються усічені варіанти економічних і юридичних термінів. У усну ділове мовлення проникає величезна кількість професійної (професійно-жаргонної) лексики, часто має термінологічні відповідності.
Основу усній офіційно-ділового мовлення становить нейтральна міжстильова лексика, значна частина якої представлена словами з вказівним значенням (там, тут, он, ось, туди, так) і дієслівними лексемами зі значенням дії (перекинути, здати, віднести, змінювати, продати, зробити , показати) і говоріння (сказати, говорити, повторювати, відповідати, запитувати). Наслідком спонтанності є активне використання в усному мовленні незнаменательной лексики: частинок і вигуків: е-е, мм, гм, ну, от, навіть, тільки; вступних і ввідно-модальних слів: має бути, може бути, може, по всій вірогідності, безсумнівно, напевно, означає; нерозкладних десемантізірованних висловів: на зразок того, по суті справи, якщо сказати відверто, на самому справі тощо Всі ці пласти лексики складають сублексікон усного ділового мовлення, але повинні використовуватися у зв'язку з особливостями ситуації.
Ситуація ділового спілкування може бути:
· Суворо офіційної (протокольні види ділового спілкування),
· Офіційної (непротоколіруемое ділове спілкування контрагентів в робочій обстановці),
· Неофіційною (ділове спілкування в робочій і в неробочий обстановці).
Перший і другий тип офіційного спілкування передбачає підвищену строгість у виборі лексики. В офіційному спілкуванні зовсім недоречно вживання жаргонно-професійної лексики. Складність часом полягає в тому, що говорять, не віддають собі звіту в стилістичній забарвленням використовуваних слів. Неприпустимо також в офіційній обстановці використовувати так звані слова-дифузії (наприклад, крутий).
Найбільш типові грубі порушення мовних норм можуть виявлятися в ділового діалогічного мовлення. Так, дуже живучі помилкові граматичні форми типу мн. ч., рід. п. д., местов замість справ, місць. У діловому мовленні специфічне використання цієї відмінкової форми закріплено за словосполученнями: справа про підпал, довідка про доходи, звіт про відрядження, відомості про реєстрацію. В інших випадках неузгоджені визначення найчастіше мають форму родового відмінка (без прийменника): програма погашення кредиту, реклама будматеріалів, факт дачі хабара.
Якщо у діловій письмовій мові прості речення досягають декількох сотень слів і це не суперечить вимогам, які висуваються до мови документів, то в усному мовленні довжина пропозиції повинна порівнюватися з таким поняттям, як оперативна пам'ять людини. У ній утримуються початок висловлювання, його продовження і кінець. Об'єм оперативної пам'яті невеликий: 7 ± 2 елементи. Складні конструкції, розгорнуті і ускладнені пропозиції у спонтанному мовленні зустрічаються рідко. У непідготовленою мові складні конструкції, що включають кілька підрядних речень, нерідко розсипаються, зміщуються, залишаються незавершеними. Серед осложнітелей найбільш характерні для усного мовлення однорідні члени речення, вставні слова, найменш характерні причетні і дієприслівникові звороти, що є яскравою прикметою синтаксису книжково-писемних стилів мови. Причетні і дієприслівникові обороти надають мови підкреслено книжковий характер, і тому можуть використовуватися в умовах суворого офіційного спілкування. Вони входять до складу стандартних виразів ділового мовлення:
Для ділової людини мова є своєрідною візитною карткою. Орфоепічні помилки особливо помітні в чужої мови й відволікають увагу слухача від суті викладу. Існує цілий ряд професійних помилок, на жаль, закрепляющихся в масовій свідомості. У юристів це «вирок», «засуджений» замість «вирок», «засуджений». У управлінців це «квартал», «забезпечення» замість «квартал», «забезпечення».
Норма літературної вимови передбачає повне обговорювання складів. Особливо неприпустима подібна редукція в обстановці офіційного спілкування при зверненні до офіційної особи. Не «Віктор Степановичу», а «Віктор Степанович», не «Сан Санич», а «Олександр Олександрович». З іншого боку, такі слова, як констатувати, прецедент, інцидент, компрометувати нерідко лунають з гаком «н» (інциндент).
2. ПИСЬМОВИЙ ОФІЦІЙНИЙ СТИЛЬ МОВИ
Офіційно-діловий стиль закріплений за сферою соціально-правових відносин, що реалізуються у законотворчості, в економіці, в управлінській та дипломатичної діяльності. До периферії ділового стилю відносять інформативну рекламу, патентний стиль і побутово-ділове мовлення (заяви, пояснювальні записки, розписки тощо).
Організаційно-розпорядча документація (ОРД) - вид ділової писемності, найбільш повно представляє її специфіку. Разом з різними видами законодавчої мови (ліцензія, правила, статут, указ тощо) ОРД є центром ділової писемності, ядро офіційно-ділового стилю.
Документ - це текст, керуючий діями людей і володіє юридичною значимістю. Звідси підвищену вимогу точності, що не допускає іншого тлумачення, пропоноване до тексту документів. Відповідати цій вимозі може лише письмова мова, підготовлена і відредагована. В усному мовленні досягти такого ступеня точності практично неможливо з огляду на її непідготовленість, спонтанності, варіативності.
Упорядникові ділової папери та службового документа слід завжди пам'ятати, що зрозумілість і максимальна точність - це основна вимога до їх оформлення та змісту. Саме вимога точності та зрозумілості письмовій ділового мовлення призводить до мовного однаковості і стандартності службових документів. Мовна точність припускає, перш за все, однозначність розуміння змісту, викладеного в тексті. Адекватність сприйняття тексту автором і його адресатом надзвичайно важлива в діловому спілкуванні на всіх етапах управлінської діяльності.
Крім вимоги денотативної точності (денотат - предмет чи явище навколишньої дійсності, з якими співвідноситься дана мовна одиниця), до мови документів пред'являється вимога комунікативної точності - адекватного відображення дійсності, відображення думки автора у мовному фрагменті (реченні, тексті). У документах тому використовуються клішовані стандартні фрази.
Стандартизація мови ділових паперів забезпечує той ступінь комунікативної точності, яка надає документу юридичну силу. Будь-яка фраза, будь-яка пропозиція повинні мати тільки одне значення і тлумачення. Щоб досягти такого ступеня точності в тексті, доводиться повторювати одні й ті ж слова, назви, терміни. Подробиця викладу в офіційно-діловому стилі сполучається з аналітизмом вираження дій, процесів у формі віддієслівного іменника.
Підкреслена логічність, беземоційність викладу при стандартному розташуванні текстового матеріалу на аркуші також вельми істотно відрізняють письмову ділове мовлення від усного. Усна мова частіше за все буває емоційно забарвленої, асиметричною за принципом текстової організації. Підкреслена логічність мовлення вказує на офіційність обстановки спілкування. Ділове усне спілкування має протікати на тлі позитивних емоції - довіри, співчуття, доброзичливості, поваги.
Інформацію у документі несуть не тільки текстові фрагменти, але і всі елементи оформлення тексту, що мають обов'язковий характер, - реквізити. Для кожного виду документів існує свій набір реквізитів, передбачений державним стандартом - ДСТУ.
Високий ступінь уніфікації, стандартизація як провідна риса синтаксису, висока ступінь терминировании лексики, логічність, беземоційність, інформаційне навантаження кожного елемента тексту, увага до деталей характерні для мови документів і відрізняють його від усного спонтанного офіційно-ділового діалогічного мовлення. На відміну від інших стилів мовлення мовні штампи ділової письмової мови і особливо мови документа - явище об'єктивно необхідне, оскільки вживання одних і тих же конструкцій сприяє прискоренню і полегшенню розуміння тексту, застерігає від можливих помилок в управлінській практиці. Володіння діловим стилем - це значною мірою знання мовних формул, штампів, кліше і вміння їх вживати. Мовний стандарт в документі проявляється в усьому: у вживанні одних і тих же слів і словосполучень, у однотипному побудові пропозицій, в чіткій і повторюваної структурі тексту.
Нову епоху в процесі стандартизації відкрила машинна обробка та комп'ютеризація діловодства. Вибір і закріплення в практиці одного мовного варіанта з декількох можливих виправдано економічно, диктується вимогами все ускладнюється економічної та соціально-політичного життя суспільства, технічним прогресом. Використання стійких формул, прийнятих скорочень, однакового розташування матеріалу при оформленні документа характерно для типових і трафаретних листів, анкет, таблиць, текстів-аналогів і т.п., дозволяє кодувати інформацію, закріплюючи певні мовні засоби за типової ситуацією. (Наприклад, необхідність взяти участь у виставці товарів припускає заповнення заявки, виготовленої виставкової організацією друкарським способом у формі анкети.) Особливої стандартизації піддаються так звані тексти-аналоги, бланки, формуляри, в яких трафарет має вигляд формалізованого тексту.
Процес створення трафаретних текстів полягає у виділенні для групи однотипних текстів постійних частин, що містять заздалегідь відому інформацію, і прогалин для вписування мінливих відомостей. Як правило, це номінації, дати оформлення, підписання документа, зазначення вартості, кількості, форми поставки товару (устаткування), обсягу робіт тощо
Трафаретні тексти з постійним і мінливими частинами іменуються бланками.
Стандартизація мови документів виробила особливі типи текстової організації: такі як трафарет, анкета, таблиця.
Анкета є згорнутий текст у вигляді номінацій родовідових відповідності.
Таблиця являє собою ще більш ємну організацію документа: постійна інформація розміщена в заголовках граф і боковика (заголовків рядків), а змінна - в елементах таблиці.
Дані типи текстової організації можуть використовуватися в різних жанрах ділової документалістики: анкетними методом можна змоделювати кадрові анкети, накази, доповідні, пояснювальні записки, в табличній формі можуть бути представлені такі види документів: штатний розклад, структура штатів, графік відпусток, кадрові накази. Трафаретними часто бувають договори, ділові листи.
Трафаретізація, таким чином, зумовлює високий ступінь інформативної ємності тексту завдяки згортанню висловлювання і можливості дешифрування (за допомогою машинної обробки в тому числі), розгортання його в повну структуру.
Процес стандартизації і уніфікації охоплює всі рівні ділових документів мови - лексику, морфологію, синтаксис, текстову організацію - і визначає своєрідність і специфіку офіційно-ділового стилю. Навіть відомі типи текстів (розповідь, опис, міркування) модифікуються в діловому стилі, перетворюючись на типи викладу утверждающе-констатуючого або предпісующе-констатуючого характеру. Звідси синтаксичний монотонно, лексична однорідність мови, висока повторюваність слів.
Типізація ділових документів дозволяє моделювати текст будь-якого різновиду, ситуації. При цьому становить текст оперує якимись модулями, типовими блоками, які представляють собою клішовані частини тексту (у текстах договорів це - представлення сторін, предмет договору, порядок розрахунку, обов'язки і права сторін, термін дії договору).
Регулювання відносин між людьми, установами, країнами вимагало письмових свідчень, актів, документів, в яких поступово викристалізувалися риси офіційно-ділового стилю. Письмовий офіційно-діловий стиль відрізняє:
· Високий ступінь терминированной лексики: юридичних термінів, економічних термінів, економіко-правових термінів;
· Іменний характер мовлення, що виражається у високій частотності дієслівних іменників, які часто позначають опредмеченное дію;
· Висока частотність отименние прийменників і прийменникових сполучень;
· Розвиток власне канцелярських значень, пов'язаних з переходом дієприкметників в клас прикметників і займенників;
· Стандартизація лексичної сполучуваності: звуження значення слів пояснює обмеження лексичної сполучуваності слів, поява так званої регламентованої сполучуваності;
· Стандартизація синтаксичних одиниць (речення, словосполучення), які не складаються, а як формула відтворюються в тексті документа, що закріплює відповідну ситуацію соціально-правових відносин;
· Формально-логічний принцип текстової організації, що виражається в дробленні основної теми на підтеми, що розглядаються в пунктах і підпунктах, на які графічно дробиться текст і які позначаються арабськими цифрами;
· Відсутність емоційності, вузький діапазон мовної експресії;
· Максимальна ступінь етикетних вимог, що виражається у великій кількості етикетних знаків, етикетних текстів (привітання, співчуття, подяка).
Лексику мови офіційно-ділових документів відрізняє:
1. Високий ступінь терминировании.
2. Висока частотність.
Однорідність стилістичного забарвлення лексики ділової письмової мови досягається і за рахунок високої частотності так званої процедурної лексики (це лексика з узагальненим значенням), що представляє в тексті документа конкретна дія, предмет або ознаку в офіційно-правової інтерпретації.
Терміни і процедурна лексика становлять опорну, стилеутворюючих лексику мови документів, складову за окремими жанрами від 50 до 70% всіх слововживань.
Найважливішою особливістю процедурної лексики є те, що слова використовуються в тексті в одному можливе значенні. Однозначність контекстного вживання обумовлена тематикою документа.
До граматичним нормам офіційно-ділового стилю, що представляє мова документів, відносять уніфікацію граматичної структури словосполучення, словоформи. Обраний варіант закріплюється як еталонний за кожною композиційної частиною тексту.
У діловій письмовій мові домінують прості речення. Особливістю їх функціонування у мові ділових паперів є те, що вони в документах часто передають інформацію, яка за обсягом дорівнює інформації, переданої за допомогою складного речення.
Пропозиція в офіційно-діловій письмовій мові часто ускладнюється однорідними членами, причетними і дієприслівниковими зворотами. Таким чином, воно розростається (особливо в наказах, постановах, розпорядженнях) до абзацу, іноді - сторінки, тобто до декількох сотень слів.
Порядок слів речення в офіційно-діловому стилі відрізняється строгістю і консерватизмом. Властивий строю російського пропозиції так званий прямий порядок слів полягає в передування підмета по відношенню до присудка (товар відпускається ...); визначення - по відношенню до визначеного слову (кредитні відносини); керуючого слова - по відношенню до керованого доповнення та обставині (фіксувати ціни , виділити кредит, направити в міністерство). У кожного члена речення є звичайне, властиве йому місце, визначене структурою і типом пропозиції, способом синтаксичного вираження цього члена речення, місцем серед інших слів, які безпосередньо з ним пов'язані.
Формально-логічний тип текстової організації проявляється в рубрикації простого речення, тобто в членуванні тексту на складові частини графічно. Як правило, рубрикацією розбиваються однорідні члени речення, нерідко вони ускладнюються причетними і дієприслівниковими зворотами, підрядними реченнями, вступними словами.
В якості логічних текстових скріп в тексті документа виступають вступне слово: отже, таким чином, понад те, з одного боку, з іншого боку. Як засіб зв'язку в текстах документів виступають вказівні займенники і причастя, які заміщають у тексті номенклатурні найменування, терміни: зазначений, наведений, наступний, даний, справжній, останній і т.п.
Текст об'єднує логіка розвитку теми, яка дробиться на мікротеми, кожна з яких розглядається самостійно. При цьому неминучим виявляється використання паралельних синтаксичних конструкцій.
Особливість текстової організації постанов, розпоряджень, резолюцій полягає в тому, що цей текст - одне розгорнуте пропозицію директивного характеру з інфінітивних конструкцій як однорідних членів. Нанизування цих конструкцій створює відкритий ряд.
Для ділового мовлення надзвичайно важливо відповідати якостям, обумовлює ефективність ділового спілкування. Одне з них - грамотність. Воно має на увазі не тільки знання правил слововживання, граматичної сполучуваності, моделей пропозиції, але і розмежування сфер використання мови. Сучасна російська мова має велику кількість варіантних форм. Одні з них використовуються у книжково-писемних стилях мови, інші - у розмовно-побутовому мовленні. В офіційно-діловому стилі і ширше - в офіційному діловому спілкуванні використовуються форми кодифікованою писемного мовлення, так як тільки дотримання їх може забезпечити точність передачі інформації. Порушення граматичних норм літературної мови відносяться до грубих мовним помилок і, на жаль, до самих частотним в письмовій ділового мовлення (близько 60% всіх порушень мовних норм): неправильний вибір форми слова, порушення в структурі словосполучення, пропозиції.
Не менш важливу роль у документах грає чіткість синтаксичної організації текстів: неправильний порядок слів, неузгодженість підлягає з присудком, визначення з визначеним словом, помилки, пов'язані з вживанням причетних і дієприкметникових оборотів, зсув структури простого і складного речення.
ВИСНОВОК
Практично будь-яка службова діяльність вимагає володіння офіційно-діловим стилем мови. Наприклад, можна добре знати нормативи оформлення і складання документів, день у день займатися діловодством, але не володіти достатньою мірою навичками написання ділових паперів і документів, не вміти висловити свої думки у діловій розмові, не представляти відмінностей мови документа від інших різновидів сучасної російської мови, не знати мовних труднощів цього специфічного мови, не вміти редагувати ділові папери - іншими словами, не володіти культурою усній та письмовій офіційно-ділового мовлення. А її низька культура показує не тільки недостатній рівень компетентності конкретного службовця, але й відповідним чином впливає на репутацію тієї установи, яку він представляє.
Звідси випливає, що службовець, вдосконалюючи культуру своєї усної та письмової мови, повинен повною мірою володіти мовними засобами офіційно-ділового стилю, який обслуговує надзвичайно важливу сферу взаємовідносин державної влади і населення, організацій та установ, особи і суспільства.
ЛІТЕРАТУРА
1. Граудина Л.К., Ширяєв Є.М. Культура російської мови. Підручник для вузів. М., 2004.
2. Іванова О., Панова М. Культура писемного мовлення державного службовця. / / Вісник РАЦС. 2001. № 12.
3. Кохтев М.М. Основи ораторської промови. М., 1992.
4. Культура мовлення і писемного мовлення ділової людини. Підручник. М., 2001.
з дисципліни «Риторика»
по темі: «Офіційний стиль мовлення»
ЗМІСТ
ВСТУП
1. Особливості усного офіційно-ділового мовлення
2. Письмовий офіційний стиль мовлення
ВИСНОВОК
ЛІТЕРАТУРА
ВСТУП
Самий масовий вид спілкування людей у соціумі (суспільстві) - ділове спілкування. Без нього не обійтися в сфері економічних, правових, дипломатичних, комерційних, адміністративних відносин. Уміння успішно вести ділові переговори, грамотно і правильно скласти ділову папір і багато чого іншого в даний час стало невід'ємною частиною професійної культури людини: менеджера, керівника всіх рівнів, референта, службовця. Для досягнення високої результативності практично в будь-якому вигляді комерційної діяльності необхідно володіти певним набором відомостей, знань, уявлень про правила, форми і методи ведення та принципи ділового спілкування.
Культура ділового спілкування сприяє встановленню і розвитку відносин співробітництва і партнерства між колегами, керівниками і підлеглими, партнерами і конкурентами, багато в чому визначаючи їх (відносини) ефективність: чи будуть ці відносини успішно реалізовуватися в інтересах партнерів або ж стануть малозмістовними, неефективними, а то й зовсім припиняться, якщо партнери не знайдуть взаєморозуміння.
Специфічною особливістю ділового спілкування є його регламентованість, тобто підпорядкованість встановленим правилам і обмеженням. При діловому спілкуванні використовується офіційний (усний чи письмовий) стиль промови.
1. ОСОБЛИВОСТІ УСНІЙ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВИЙ МОВИ
Залежно від різних ознак ділове спілкування ділиться на:
· Усне - письмове (з точки зору форми мови);
· Діалогічне - монологічне (з точки зору односпрямованість / двобічної мови між мовцем і слухачем);
· Міжособистісне - публічне (з точки зору кількості учасників);
· Безпосереднє - опосередковане (з точки зору відсутності / наявності опосредующего апарату);
· Контактна - дистантное (з точки зору положення комунікантів у просторі).
Всі перераховані фактори ділового спілкування формують характерні особливості офіційно-ділового мовлення. Існують наступні види ділової бесіди:
· Ділова розмова по телефону.
· Ділове нараду.
· Прес-конференція.
· Ділова дискусія.
· Публічне мовлення.
Офіційно-ділова розмова складається з п'яти фаз:
· Початок бесіди;
· Передача інформації;
· Аргументування;
· Спростування доводів співрозмовника;
· Прийняття рішень.
Дослідниками виділено чинники, що дозволяють офіційно-діловій розмові пройти успішно:
· Професійні знання дають можливість для реалізації високої об'єктивності, достовірності і глибини викладу інформації, а також для володіння ситуацією;
· Ясність дозволяє ув'язати факти і деталі, уникнути двозначності, плутанини, недомовленості;
· Наочність - максимальне використання ілюстративних матеріалів (документів, інформаційних джерел, таблиць, схем тощо), загальновідомих асоціацій і паралелей - знижує абстрактність викладу інформації;
· Постійна спрямованість - слід постійно тримати в голові основні завдання бесіди і в якійсь мірі знайомити з ними співрозмовника;
· Ритм - підвищення інтенсивності бесіди в міру наближення її до кінця;
· Повторення - повторення основних положень і думок допомагає співрозмовнику сприйняти інформацію;
· Елемент раптовості являє собою продуману, але несподівану для співрозмовника ув'язку деталей і фактів;
· «Насиченість» міркувань - необхідно стежити за тим, щоб у ході бесіди чергувалися «злети», коли від співрозмовника потрібна максимальна концентрація, і «спади», які використовуються для перепочинку і закріплення думок і асоціацій у співрозмовника;
· Рамки передачі інформації - французький письменник і мислитель Вольтер якось сказав: «Секрет бути нудним полягає в тому, щоб розповідати все»;
· Гумор та іронія - в певній дозі і ситуативно доречні, вони піднімають дух співрозмовників, їх готовність до сприйняття навіть неприємних аспектів бесіди.
Норми слововживання в офіційно-діловому стилі ті ж, що й у всьому літературному російською мовою:
· Слово має вживатися з урахуванням його лексичного значення;
· Слово має вживатися з урахуванням його стилістичного забарвлення (приладдя), сполучуваності.
Лексичні помилки є одним з найбільш масових видів порушень мовних норм в офіційно-ділового мовлення (за частотності вони стоять на третьому місці за граматичними та орфографічними помилками). Так, наприклад, в останнє десятиліття в сфері економіки, політики, інформаційних технологій стала активно використовуватися англомовна лексика, експансія якої в російської мови відзначена цілою низкою лінгвістів. Ф'ючерсні кредити, кліринг, консалтинг, екаутінг, франчайзинг, лізинг, холдинг, ріелтер, брокер, дилер, дистриб'ютор, чартер, тендер, офшор, ф'ючерс та багато інших терміни вже вийшли за межі вузькопрофесійного вживання. Однак навіть ці часто вживають слова, не завжди використовуються коректно. Так, сьогодні часто менеджером називають рекламного або страхового агента або продавця. Тим часом менеджер - це управлінець або господарський керівник підприємства. Точно так само розмивається лексичне значення слів «презентація» і «бізнес-план». Слово «презентація» часто замінює слово «відкриття», а «бізнес-план» - план господарської діяльності або план заходів. Незнання або неточне знання лексичного значення слова є причиною таких помилок, як нерозрізнення слів-паронімів, мовна надмірність.
Якщо в письмовій ділового мовлення суворий лексичний вибір забезпечується завдяки специфіці письмових стандартних мовних засобів, то в усній ділового мовлення такого суворого лексичного відбору немає. Перш за все, тому що терміни, специфічні книжкові обертів, розгорнуті номенклатурні знаки і повні найменування в усному мовленні зустрічаються рідко. У діловій усного мовлення виникає система дублювання книжкової лексики і термінології, що використовуються в документах. Дуже часто в усній ділового мовлення використовуються усічені варіанти економічних і юридичних термінів. У усну ділове мовлення проникає величезна кількість професійної (професійно-жаргонної) лексики, часто має термінологічні відповідності.
Основу усній офіційно-ділового мовлення становить нейтральна міжстильова лексика, значна частина якої представлена словами з вказівним значенням (там, тут, он, ось, туди, так) і дієслівними лексемами зі значенням дії (перекинути, здати, віднести, змінювати, продати, зробити , показати) і говоріння (сказати, говорити, повторювати, відповідати, запитувати). Наслідком спонтанності є активне використання в усному мовленні незнаменательной лексики: частинок і вигуків: е-е, мм, гм, ну, от, навіть, тільки; вступних і ввідно-модальних слів: має бути, може бути, може, по всій вірогідності, безсумнівно, напевно, означає; нерозкладних десемантізірованних висловів: на зразок того, по суті справи, якщо сказати відверто, на самому справі тощо Всі ці пласти лексики складають сублексікон усного ділового мовлення, але повинні використовуватися у зв'язку з особливостями ситуації.
Ситуація ділового спілкування може бути:
· Суворо офіційної (протокольні види ділового спілкування),
· Офіційної (непротоколіруемое ділове спілкування контрагентів в робочій обстановці),
· Неофіційною (ділове спілкування в робочій і в неробочий обстановці).
Перший і другий тип офіційного спілкування передбачає підвищену строгість у виборі лексики. В офіційному спілкуванні зовсім недоречно вживання жаргонно-професійної лексики. Складність часом полягає в тому, що говорять, не віддають собі звіту в стилістичній забарвленням використовуваних слів. Неприпустимо також в офіційній обстановці використовувати так звані слова-дифузії (наприклад, крутий).
Найбільш типові грубі порушення мовних норм можуть виявлятися в ділового діалогічного мовлення. Так, дуже живучі помилкові граматичні форми типу мн. ч., рід. п. д., местов замість справ, місць. У діловому мовленні специфічне використання цієї відмінкової форми закріплено за словосполученнями: справа про підпал, довідка про доходи, звіт про відрядження, відомості про реєстрацію. В інших випадках неузгоджені визначення найчастіше мають форму родового відмінка (без прийменника): програма погашення кредиту, реклама будматеріалів, факт дачі хабара.
Якщо у діловій письмовій мові прості речення досягають декількох сотень слів і це не суперечить вимогам, які висуваються до мови документів, то в усному мовленні довжина пропозиції повинна порівнюватися з таким поняттям, як оперативна пам'ять людини. У ній утримуються початок висловлювання, його продовження і кінець. Об'єм оперативної пам'яті невеликий: 7 ± 2 елементи. Складні конструкції, розгорнуті і ускладнені пропозиції у спонтанному мовленні зустрічаються рідко. У непідготовленою мові складні конструкції, що включають кілька підрядних речень, нерідко розсипаються, зміщуються, залишаються незавершеними. Серед осложнітелей найбільш характерні для усного мовлення однорідні члени речення, вставні слова, найменш характерні причетні і дієприслівникові звороти, що є яскравою прикметою синтаксису книжково-писемних стилів мови. Причетні і дієприслівникові обороти надають мови підкреслено книжковий характер, і тому можуть використовуватися в умовах суворого офіційного спілкування. Вони входять до складу стандартних виразів ділового мовлення:
Для ділової людини мова є своєрідною візитною карткою. Орфоепічні помилки особливо помітні в чужої мови й відволікають увагу слухача від суті викладу. Існує цілий ряд професійних помилок, на жаль, закрепляющихся в масовій свідомості. У юристів це «вирок», «засуджений» замість «вирок», «засуджений». У управлінців це «квартал», «забезпечення» замість «квартал», «забезпечення».
Норма літературної вимови передбачає повне обговорювання складів. Особливо неприпустима подібна редукція в обстановці офіційного спілкування при зверненні до офіційної особи. Не «Віктор Степановичу», а «Віктор Степанович», не «Сан Санич», а «Олександр Олександрович». З іншого боку, такі слова, як констатувати, прецедент, інцидент, компрометувати нерідко лунають з гаком «н» (інциндент).
2. ПИСЬМОВИЙ ОФІЦІЙНИЙ СТИЛЬ МОВИ
Офіційно-діловий стиль закріплений за сферою соціально-правових відносин, що реалізуються у законотворчості, в економіці, в управлінській та дипломатичної діяльності. До периферії ділового стилю відносять інформативну рекламу, патентний стиль і побутово-ділове мовлення (заяви, пояснювальні записки, розписки тощо).
Організаційно-розпорядча документація (ОРД) - вид ділової писемності, найбільш повно представляє її специфіку. Разом з різними видами законодавчої мови (ліцензія, правила, статут, указ тощо) ОРД є центром ділової писемності, ядро офіційно-ділового стилю.
Документ - це текст, керуючий діями людей і володіє юридичною значимістю. Звідси підвищену вимогу точності, що не допускає іншого тлумачення, пропоноване до тексту документів. Відповідати цій вимозі може лише письмова мова, підготовлена і відредагована. В усному мовленні досягти такого ступеня точності практично неможливо з огляду на її непідготовленість, спонтанності, варіативності.
Упорядникові ділової папери та службового документа слід завжди пам'ятати, що зрозумілість і максимальна точність - це основна вимога до їх оформлення та змісту. Саме вимога точності та зрозумілості письмовій ділового мовлення призводить до мовного однаковості і стандартності службових документів. Мовна точність припускає, перш за все, однозначність розуміння змісту, викладеного в тексті. Адекватність сприйняття тексту автором і його адресатом надзвичайно важлива в діловому спілкуванні на всіх етапах управлінської діяльності.
Крім вимоги денотативної точності (денотат - предмет чи явище навколишньої дійсності, з якими співвідноситься дана мовна одиниця), до мови документів пред'являється вимога комунікативної точності - адекватного відображення дійсності, відображення думки автора у мовному фрагменті (реченні, тексті). У документах тому використовуються клішовані стандартні фрази.
Стандартизація мови ділових паперів забезпечує той ступінь комунікативної точності, яка надає документу юридичну силу. Будь-яка фраза, будь-яка пропозиція повинні мати тільки одне значення і тлумачення. Щоб досягти такого ступеня точності в тексті, доводиться повторювати одні й ті ж слова, назви, терміни. Подробиця викладу в офіційно-діловому стилі сполучається з аналітизмом вираження дій, процесів у формі віддієслівного іменника.
Підкреслена логічність, беземоційність викладу при стандартному розташуванні текстового матеріалу на аркуші також вельми істотно відрізняють письмову ділове мовлення від усного. Усна мова частіше за все буває емоційно забарвленої, асиметричною за принципом текстової організації. Підкреслена логічність мовлення вказує на офіційність обстановки спілкування. Ділове усне спілкування має протікати на тлі позитивних емоції - довіри, співчуття, доброзичливості, поваги.
Інформацію у документі несуть не тільки текстові фрагменти, але і всі елементи оформлення тексту, що мають обов'язковий характер, - реквізити. Для кожного виду документів існує свій набір реквізитів, передбачений державним стандартом - ДСТУ.
Високий ступінь уніфікації, стандартизація як провідна риса синтаксису, висока ступінь терминировании лексики, логічність, беземоційність, інформаційне навантаження кожного елемента тексту, увага до деталей характерні для мови документів і відрізняють його від усного спонтанного офіційно-ділового діалогічного мовлення. На відміну від інших стилів мовлення мовні штампи ділової письмової мови і особливо мови документа - явище об'єктивно необхідне, оскільки вживання одних і тих же конструкцій сприяє прискоренню і полегшенню розуміння тексту, застерігає від можливих помилок в управлінській практиці. Володіння діловим стилем - це значною мірою знання мовних формул, штампів, кліше і вміння їх вживати. Мовний стандарт в документі проявляється в усьому: у вживанні одних і тих же слів і словосполучень, у однотипному побудові пропозицій, в чіткій і повторюваної структурі тексту.
Нову епоху в процесі стандартизації відкрила машинна обробка та комп'ютеризація діловодства. Вибір і закріплення в практиці одного мовного варіанта з декількох можливих виправдано економічно, диктується вимогами все ускладнюється економічної та соціально-політичного життя суспільства, технічним прогресом. Використання стійких формул, прийнятих скорочень, однакового розташування матеріалу при оформленні документа характерно для типових і трафаретних листів, анкет, таблиць, текстів-аналогів і т.п., дозволяє кодувати інформацію, закріплюючи певні мовні засоби за типової ситуацією. (Наприклад, необхідність взяти участь у виставці товарів припускає заповнення заявки, виготовленої виставкової організацією друкарським способом у формі анкети.) Особливої стандартизації піддаються так звані тексти-аналоги, бланки, формуляри, в яких трафарет має вигляд формалізованого тексту.
Процес створення трафаретних текстів полягає у виділенні для групи однотипних текстів постійних частин, що містять заздалегідь відому інформацію, і прогалин для вписування мінливих відомостей. Як правило, це номінації, дати оформлення, підписання документа, зазначення вартості, кількості, форми поставки товару (устаткування), обсягу робіт тощо
Трафаретні тексти з постійним і мінливими частинами іменуються бланками.
Стандартизація мови документів виробила особливі типи текстової організації: такі як трафарет, анкета, таблиця.
Анкета є згорнутий текст у вигляді номінацій родовідових відповідності.
Таблиця являє собою ще більш ємну організацію документа: постійна інформація розміщена в заголовках граф і боковика (заголовків рядків), а змінна - в елементах таблиці.
Дані типи текстової організації можуть використовуватися в різних жанрах ділової документалістики: анкетними методом можна змоделювати кадрові анкети, накази, доповідні, пояснювальні записки, в табличній формі можуть бути представлені такі види документів: штатний розклад, структура штатів, графік відпусток, кадрові накази. Трафаретними часто бувають договори, ділові листи.
Трафаретізація, таким чином, зумовлює високий ступінь інформативної ємності тексту завдяки згортанню висловлювання і можливості дешифрування (за допомогою машинної обробки в тому числі), розгортання його в повну структуру.
Процес стандартизації і уніфікації охоплює всі рівні ділових документів мови - лексику, морфологію, синтаксис, текстову організацію - і визначає своєрідність і специфіку офіційно-ділового стилю. Навіть відомі типи текстів (розповідь, опис, міркування) модифікуються в діловому стилі, перетворюючись на типи викладу утверждающе-констатуючого або предпісующе-констатуючого характеру. Звідси синтаксичний монотонно, лексична однорідність мови, висока повторюваність слів.
Типізація ділових документів дозволяє моделювати текст будь-якого різновиду, ситуації. При цьому становить текст оперує якимись модулями, типовими блоками, які представляють собою клішовані частини тексту (у текстах договорів це - представлення сторін, предмет договору, порядок розрахунку, обов'язки і права сторін, термін дії договору).
Регулювання відносин між людьми, установами, країнами вимагало письмових свідчень, актів, документів, в яких поступово викристалізувалися риси офіційно-ділового стилю. Письмовий офіційно-діловий стиль відрізняє:
· Високий ступінь терминированной лексики: юридичних термінів, економічних термінів, економіко-правових термінів;
· Іменний характер мовлення, що виражається у високій частотності дієслівних іменників, які часто позначають опредмеченное дію;
· Висока частотність отименние прийменників і прийменникових сполучень;
· Розвиток власне канцелярських значень, пов'язаних з переходом дієприкметників в клас прикметників і займенників;
· Стандартизація лексичної сполучуваності: звуження значення слів пояснює обмеження лексичної сполучуваності слів, поява так званої регламентованої сполучуваності;
· Стандартизація синтаксичних одиниць (речення, словосполучення), які не складаються, а як формула відтворюються в тексті документа, що закріплює відповідну ситуацію соціально-правових відносин;
· Формально-логічний принцип текстової організації, що виражається в дробленні основної теми на підтеми, що розглядаються в пунктах і підпунктах, на які графічно дробиться текст і які позначаються арабськими цифрами;
· Відсутність емоційності, вузький діапазон мовної експресії;
· Максимальна ступінь етикетних вимог, що виражається у великій кількості етикетних знаків, етикетних текстів (привітання, співчуття, подяка).
Лексику мови офіційно-ділових документів відрізняє:
1. Високий ступінь терминировании.
2. Висока частотність.
Однорідність стилістичного забарвлення лексики ділової письмової мови досягається і за рахунок високої частотності так званої процедурної лексики (це лексика з узагальненим значенням), що представляє в тексті документа конкретна дія, предмет або ознаку в офіційно-правової інтерпретації.
Терміни і процедурна лексика становлять опорну, стилеутворюючих лексику мови документів, складову за окремими жанрами від 50 до 70% всіх слововживань.
Найважливішою особливістю процедурної лексики є те, що слова використовуються в тексті в одному можливе значенні. Однозначність контекстного вживання обумовлена тематикою документа.
До граматичним нормам офіційно-ділового стилю, що представляє мова документів, відносять уніфікацію граматичної структури словосполучення, словоформи. Обраний варіант закріплюється як еталонний за кожною композиційної частиною тексту.
У діловій письмовій мові домінують прості речення. Особливістю їх функціонування у мові ділових паперів є те, що вони в документах часто передають інформацію, яка за обсягом дорівнює інформації, переданої за допомогою складного речення.
Пропозиція в офіційно-діловій письмовій мові часто ускладнюється однорідними членами, причетними і дієприслівниковими зворотами. Таким чином, воно розростається (особливо в наказах, постановах, розпорядженнях) до абзацу, іноді - сторінки, тобто до декількох сотень слів.
Порядок слів речення в офіційно-діловому стилі відрізняється строгістю і консерватизмом. Властивий строю російського пропозиції так званий прямий порядок слів полягає в передування підмета по відношенню до присудка (товар відпускається ...); визначення - по відношенню до визначеного слову (кредитні відносини); керуючого слова - по відношенню до керованого доповнення та обставині (фіксувати ціни , виділити кредит, направити в міністерство). У кожного члена речення є звичайне, властиве йому місце, визначене структурою і типом пропозиції, способом синтаксичного вираження цього члена речення, місцем серед інших слів, які безпосередньо з ним пов'язані.
Формально-логічний тип текстової організації проявляється в рубрикації простого речення, тобто в членуванні тексту на складові частини графічно. Як правило, рубрикацією розбиваються однорідні члени речення, нерідко вони ускладнюються причетними і дієприслівниковими зворотами, підрядними реченнями, вступними словами.
В якості логічних текстових скріп в тексті документа виступають вступне слово: отже, таким чином, понад те, з одного боку, з іншого боку. Як засіб зв'язку в текстах документів виступають вказівні займенники і причастя, які заміщають у тексті номенклатурні найменування, терміни: зазначений, наведений, наступний, даний, справжній, останній і т.п.
Текст об'єднує логіка розвитку теми, яка дробиться на мікротеми, кожна з яких розглядається самостійно. При цьому неминучим виявляється використання паралельних синтаксичних конструкцій.
Особливість текстової організації постанов, розпоряджень, резолюцій полягає в тому, що цей текст - одне розгорнуте пропозицію директивного характеру з інфінітивних конструкцій як однорідних членів. Нанизування цих конструкцій створює відкритий ряд.
Для ділового мовлення надзвичайно важливо відповідати якостям, обумовлює ефективність ділового спілкування. Одне з них - грамотність. Воно має на увазі не тільки знання правил слововживання, граматичної сполучуваності, моделей пропозиції, але і розмежування сфер використання мови. Сучасна російська мова має велику кількість варіантних форм. Одні з них використовуються у книжково-писемних стилях мови, інші - у розмовно-побутовому мовленні. В офіційно-діловому стилі і ширше - в офіційному діловому спілкуванні використовуються форми кодифікованою писемного мовлення, так як тільки дотримання їх може забезпечити точність передачі інформації. Порушення граматичних норм літературної мови відносяться до грубих мовним помилок і, на жаль, до самих частотним в письмовій ділового мовлення (близько 60% всіх порушень мовних норм): неправильний вибір форми слова, порушення в структурі словосполучення, пропозиції.
Не менш важливу роль у документах грає чіткість синтаксичної організації текстів: неправильний порядок слів, неузгодженість підлягає з присудком, визначення з визначеним словом, помилки, пов'язані з вживанням причетних і дієприкметникових оборотів, зсув структури простого і складного речення.
ВИСНОВОК
Практично будь-яка службова діяльність вимагає володіння офіційно-діловим стилем мови. Наприклад, можна добре знати нормативи оформлення і складання документів, день у день займатися діловодством, але не володіти достатньою мірою навичками написання ділових паперів і документів, не вміти висловити свої думки у діловій розмові, не представляти відмінностей мови документа від інших різновидів сучасної російської мови, не знати мовних труднощів цього специфічного мови, не вміти редагувати ділові папери - іншими словами, не володіти культурою усній та письмовій офіційно-ділового мовлення. А її низька культура показує не тільки недостатній рівень компетентності конкретного службовця, але й відповідним чином впливає на репутацію тієї установи, яку він представляє.
Звідси випливає, що службовець, вдосконалюючи культуру своєї усної та письмової мови, повинен повною мірою володіти мовними засобами офіційно-ділового стилю, який обслуговує надзвичайно важливу сферу взаємовідносин державної влади і населення, організацій та установ, особи і суспільства.
ЛІТЕРАТУРА
1. Граудина Л.К., Ширяєв Є.М. Культура російської мови. Підручник для вузів. М., 2004.
2. Іванова О., Панова М. Культура писемного мовлення державного службовця. / / Вісник РАЦС. 2001. № 12.
3. Кохтев М.М. Основи ораторської промови. М., 1992.
4. Культура мовлення і писемного мовлення ділової людини. Підручник. М., 2001.