Оформлення бухгалтерських документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст

ВСТУП

1. Форми і реквізити документів

2. Порядок складання та обробки документів

3. Вилучення первинних документів

4. Зберігання документів

Література

ВСТУП

Бухгалтерський документ - це письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарських операцій, право на їх вчинення або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені їм цінності. Господарські операції відображаються на паперових і машинозчитуваних носіях інформації (перфокартах, перфострічках, магнітних стрічках та ін.) Отже, документ - це будь-який носій інформації, за допомогою якого господарські операції піддаються первинній реєстрації.

Бухгалтерськими документами оформляються будь-які господарські операції в тій послідовності, в якій вони відбуваються. Це забезпечує суцільний, безперервний облік всіх об'єктів бухгалтерського обліку; юридичне обгрунтування бухгалтерських записів, які роблять на підставі документів, що мають доказову силу; використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарською діяльністю організацій; контроль за збереженням власності, так як документами підтверджується матеріальна відповідальність працівників за довірені їм цінності; зміцнення законності, оскільки документи служать основним джерелом відомостей для подальшого контролю правильності, доцільності та законності кожної господарської операції при документальних ревізіях.

1. Форми і реквізити документів

Форма документа визначається сукупністю показників (реквізитів) і їх розташуванням у документах. Найменування показників і їх кількість у документах залежать в основному від вмісту відображеної господарської операції. Деякі реквізити є основними (обов'язковими) для кожного документа. Вони визначають зміст розкритих операцій і додають документу доказову силу. До таких реквізитів відносять найменування документа, дату складання, найменування організації, від імені якої складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції (у натуральному і грошовому вираженні); найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особисті підписи зазначених осіб. Перелік посад осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після закінчення операції.

Відповідальність за своєчасне та доброякісне створення документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.

Своєчасне та достовірне створення первинних документів, передача їх у встановлених порядку і строки для відображення в бухгалтерському обліку провадяться відповідно до затвердженого в організації графіком документообігу.

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації.

З 1 січня 1999 р. організації застосовують форми первинних облікових документів, що містяться в Альбомі нових уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженому постановою Держкомстату Росії від 30 жовтня 1997 р. № 71а.

Уніфіковані форми первинних документів повинні застосовуватися в організації без змін. Форми первинних документів, не передбачених альбомами уніфікованих первинних документів, розробляються організацією самостійно. При цьому вони повинні містити всі обов'язкові реквізити.

Поряд з уніфікацією важливе значення має стандартизація документів, тобто встановлення однакових стандартних розмірів бланків типових документів.

2. Порядок складання та обробки документів

Документи слід складати на бланках встановленої форми із заповненням усіх реквізитів. Якщо деякі реквізити не заповнені, то вільне місце прокреслюють.

Запис у документах роблять чорнилом, кульковою ручкою або на друкарських і рахункових машинах. У грошових документах суму вказують цифрами і прописом. Документи повинні бути оформлені акуратно, текст і цифри написані чітко і розбірливо. Якщо в тексті або цифрах допущена помилка, її слід закреслити (так, щоб можна було прочитати закреслене) і написати зверху правильний текст або суму. Потім правильний текст або суму повторюють на полях документа і завіряють підписом особи, що оформляє документ. Текст застереження такий:

Написаному у виправлення помилки вірити

(Новий текст або сума)

Дата Підпис

У деяких документах, наприклад у прибуткових та видаткових касових ордерах, виправлення робити не дозволяється.

Вступники у бухгалтерію документи обов'язково перевіряють. Перш за все проводять перевірку за фopмe J в процесі якої встановлюють необхідну кількість заповнених реквізитів, наявність і правильність підписів, чіткість і розбірливість заповнення документа. Потім здійснюють арифметичну перевірку, при якій визначають правильність підрахунків в документі. Після цього документи перевіряють по суті, встановлюють законність і доцільність господарських операцій.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи піддаються бухгалтерській обробці, яка включає в себе їх розцінку, угруповання і розмітку (контирування).

Розцінка, або таксування, документів - це грошова оцінка зазначених в документі матеріальних цінностей.

Угруповання - це підбір однорідних документів в пачки, що дозволяє робити записи загальними підсумками. На основі груп первинних документів часто складають зведені документи.

Розмітка, або контирування - це визначення та запис кореспондуючих рахунків за кожною господарською операцією, відображеної в документах.

Після розмітки дані документів про господарські операції записують в синтетичних і аналітичних рахунках, а використані документи здають в архів. Шлях, який проходять документи від моменту виписки до здачі на зберігання в архів, називається документообігом.

Перед здачею документів в архів їх необхідно відповідним чином підготувати: однорідні первинні документи формують у справи, що містять зазвичай до 250 аркушів при товщині не більше 4 см.

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких умов: документи постійного і тимчасового термінів зберігання групувати у справи окремо; оригінали повинні бути відокремлені від копій, а річні плани та звіти - від квартальних і місячних; у справу має бути включено по одному примірнику кожного документа.

Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів.

У справу групуються документи одного періоду - місяця, кварталу, календарного року, - крім перехідних справ (наприклад, особисті справи, що не закриваються після закінчення календарного року). При наявності в справі документів за кілька місяців документи помісячно поділяються аркушами паперу із зазначенням місяця.

Додатки до документів незалежно від дати їх затвердження або складання приєднаються до документів, до яких вони відносяться.

Існують певні правила угруповання у справи за видами і хронології. Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами; накази по основній діяльності групуються окремо від наказів з особового складу; справжні екземпляри наказів по основній діяльності систематизуються і підшиваються у справи разом з додатками в порядку їх номерів. Документи до наказів з основної діяльності групуються і підшиваються окремо.

Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання. Документи, що є підставою для видання наказу по особовому складу, підшиваються в особисті справи співробітників або утворюють самостійну справу додатків до даних наказів.

Планові і звітні документи зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання або дати надходження. Наприклад, звіт за 2002 р., складений у 2003 р., повинен бути віднесений до 2002 р.

Документи у звітах необхідно розташовувати в певній послідовності. Наприклад, документи звіту про фінансову діяльність організації, що складаються з балансу, пояснювальної записки та додатків до нього, розташовують у такому порядку: пояснювальна записка до звіту, баланс, а потім додатки. Особові рахунки співробітників організації по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них в алфавітному порядку прізвищ. Протоколи засідань ради трудового колективу або зборів акціонерів організації групуються по хронології і порядку номерів. Документи, підготовлені до засідань, поміщаються після протоколів у послідовності розгляду питань.

Листування групується за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь поміщається за документом-запитом. Огляди, доповідні записки, акти, довідки та інші документи, що відображають основний зміст діяльності підприємства, групуються в одній справі за умови, що вони стосуються одного й того ж питання.

Папки з документами полягають у халепу. На титульному аркуші вказують найменування організації, назва і порядковий номер у справі з початку року, звітний період (рік, місяць), номер відомості, загальна кількість аркушів у справі, термін зберігання справи.

Терміни зберігання окремих первинних документів, відомостей, звітів та інших матеріалів визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності підприємства, із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затвердженим Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 р., з урахуванням змін, внесених рішенням Державної податкової служби РФ і Росархіву від 27 червня 1996 р. «Про зміну термінів зберігання документів бухгалтерського обліку».

Відповідно до цього Переліку до документів з терміном зберігання 1 рік відносять підтвердження сальдо за взаємними розрахунками; до документів з терміном зберігання 3 роки - квартальні баланси і звіти організацій з пояснювальними записками, протоколи засідань комісій з розгляду та затвердження квартальних бухгалтерських балансів і звітів, допоміжні книги і картотеки системного і позасистемного обліку, контрольні книги, журнали і відомості, шахові журнали, касові книги, книги і картотеки підзвітних осіб, оборотні і накопичувальні відомості по аналітичним і синтетичним балансовими рахунками, касові виправдувальні документи і ряд інших документів; до документів з терміном зберігання 5 років - Головні книги та журнали, а також акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій і матеріали до них; до документів з терміном зберігання 10 років - річні баланси і звіти організацій з пояснювальними записками, передавальні та розподільчі баланси, ліквідаційні баланси з додатками і пояснювальними записками, протоколи засідань комісій з розгляду та затвердження річних бухгалтерських балансів і звітів, інвентарні описи, порівнювальні відомості, протоколи засідань інвентаризаційної комісії з розгляду порівнювальних відомостей та інші матеріали по інвентаризації будівель і споруд, книги та картотеки з обліку будівель-к споруд. Паспорти будівель, споруд та обладнання зберігають до списання з балансу зазначених цінностей. Особові рахунки робітників і службовців повинні зберігатися (75 - В) років, де В - вік осіб на момент припинення ведення особового рахунку. За відсутності особових рахунків розрахункові відомості на видачу заробітної плати повинні зберігатися протягом 75 років. При припиненні діяльності організації документи, пов'язані з нарахуванням та виплатою заробітної плати працівникам, підлягають обов'язковій здачі в державні архіви.

3. Вилучення первинних документів

Вилучення первинних документів у організації дозволяється тільки органам дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судам, податковим інспекціям та податкової поліції на основі їх постанов відповідно до чинного законодавства РФ. Вилучення документів оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку керівнику організації або головному бухгалтеру.

З дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення документів, головний бухгалтер чи інша посадова особа може зняти копії з вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення.

У випадку пропажі чи загибелі первинних документів керівник організації призначає комісію з розслідування причин їх пропажі або загибелі. Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджується керівником підприємства.

4. Зберігання документів

Після обробки та використання в бухгалтерії документи здають на зберігання в архів.

Усі організації та підприємства зобов'язані зберігати первинні облікові документи, а також заповнюються на підставі їх регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом термінів, встановлених правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років, як це передбачено Федеральним законом «Про бухгалтерський облік». Відповідальність за організацію зберігання облікових документів несе керівник підприємства.

Конкретний порядок зберігання первинних документів і облікових регістрів встановлений Положенням про документи і документообіг в бухгалтерському обліку. Інші інструктивні документи можуть уточнювати окремі положення даного документа.

Поточне зберігання бухгалтерських документів (за звітний рік) здійснюють безпосередньо в бухгалтерії. Документи підшивають в папки за призначенням, первинні облікові документи зберігаються окремо від регістрів бухгалтерського обліку.

Однорідні первинні документи поточного місяця, пов'язані з певному обліковому регістру, підбираються в пачки в хронологічному порядку і підшиваються в окремій папці. На папці вказують місяць і рік, до якого належать документи, їх номери (з ... по ... включно), інші довідкові відомості.

Грошові документи (касові ордери, авансові звіти, виписки банку з відносяться до них документами) повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені.

Якщо на підприємстві облік здійснюють за допомогою комп'ютерів, то відповідно до Федерального закону «Про бухгалтерський облік» програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися в останній раз для складання бухгалтерської звітності.

Бухгалтерський архів документів постійного зберігання організовується в спеціально підготовленому приміщенні або в закритих шафах. Передача документів до архіву оформляється актом.

Видача первинних облікових та інших документів з бухгалтерії і з архіву працівникам організації не допускається, але в окремих випадках це може бути зроблено за розпорядженням головного бухгалтера.

Вилучення або зняття копій первинних облікових документів і регістрів бухгалтерського обліку в організації може здійснюватися тільки органами дізнання, прокуратури та судами, податковою інспекцією та податковою поліцією на підставі постанов цих органів відповідно до чинних кримінально-процесуальними правилами. Вилучення оформляється протоколом, копія якого залишається в організації. Головний бухгалтер або інша посадова особа при цьому має право зняти копії з документів, що вилучаються з зазначенням підстави і дати вилучення.

У випадку пропажі чи загибелі первинних облікових документів керівник організації наказом призначає комісію для розслідування причин, що призвели до зникнення або загибелі документів.

Література

Кондраков Н.П. Бухгалтерський облік: Навчальний посібник. - 4-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 640 с.

27


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Реферат
42кб. | скачати


Схожі роботи:
Використання бухгалтерських документів і економічної інформації
Класифікація бухгалтерських документів за якісними ознаками
Використання бухгалтерських документів і економічної інформації в діяльності апаратів по
Журналізація бухгалтерських документів і проведення Складання оборотної відомості і балансу
Оформлення інвестиційних бухгалтерських рішень на прикладі ЗАТ Нов
Оформлення інвестиційних бухгалтерських рішень на прикладі ЗАТ Новоясенська Старомінського
Оформлення документів
Вимоги до оформлення документів
Правила оформлення документів 2
© Усі права захищені
написати до нас