Російського державного соціального університету
ФІЛІЯ У М. Наро-Фомінськ
Контрольна робота
ВО «Інформатики»
заочного відділення __________________
спеціальність «соціальний працівник» (підпис)
Перевірив: __________________
(Підпис)
2005
Зміст
1. Призначення і функціональні можливості табличного процесора Excel 4
2. Структура документа Excel 5
2.1 Адреса клітинки, посилання, стиль посилань. 5
2.2 Правила призначення імен. 6
2.3 Типи даних в елементах електронної таблиці .. 7
3. Форматування даних. 9
3.1 Режими роботи табличного процесора. 9
3.2 Операції переміщення, копіювання, заповнення та вставки. 9
3.3 Введення і редагування формул. 10
4. Робота з електронною таблицею, як з базою даних. 13
5. Засоби для створення друкованого документа Excel 1916
Головне достоїнство - можливість миттєвого автоматичного перерахунку всіх даних, пов'язаних формульними залежностями. Можливості Excel:
1) Вирішує математичні задачі: виконує табличні обчислення, обчислює значення функцій, будує графіки функцій, вирішує рівняння, працює з матрицями.
2) Здійснює математичне моделювання і чисельне експериментування.
3) Проводить статистичний аналіз, здійснює прогнозування та оптимізацію.
4) Реалізовує функції БД.
5) Вводить паролі і захист на окремі елементи таблиці.
6) Наочно представляє дані у вигляді діаграм і графіків.
7) Дозволяє вводити і редагувати тексти та малюнки.
8) Здійснює імпорт-експорт.
9) Здійснює багатотабличні зв'язку.
10) Має вбудований режим презентацій.
Лист має матричну структуру і містить 256 стовпців з іменами від А до IV і 65536 рядків, з відповідними номерами. Елементарною одиницею даних у таблиці Excel є осередок (клітка). Вона знаходиться на перетині рядка і стовпця, які складуть адреса комірки (стовпець + рядок, А1, В2). Поточна (активна) осередок - це та, в якій знаходиться курсор.
Посилання - спосіб (формат) вказівки адреси (імені) осередки. Посилання використовуються у формулах в якості аргументу.
Задається стиль посилання: Сервіс => Параметри, вкладка «Основні».
Є 2 стилю позначення адреси:
Стиль А1 (Буква - стовпець, число - рядок)
Стиль R1C1 (R ціфра_строкі З ціфра_столбец), тобто і рядок і стовпець позначаються поєднанням буква і числа.
Відносний адресу (або просто адреса), складається з рядка та стовпця.
Посилання на блок (групу або інтервал осередків) складається з адреси верхній правій осередки та нижньої лівої клітинки, розділених двокрапкою (А1-.С12).
Відносний аргумент-адреса при копіюванні формул змінюється. Якщо потрібно зафіксувати аргумент-адресу у формулі, то використовується абсолютна посилання (або абсолютний адресу).
Абсолютне посилання створюється з відносною з додаванням $: $ А $ 1 $ А1 А $ 1. Останні 2 приклади називаються змішаної посиланням. (Перехід між відносною, абсолютної і змішаними посиланнями можна здійснити при натисканні F4). Аналогом абсолютної адреси осередку є власне ім'я.
Використання змістовних імен замість «сліпих» адрес при роботі з осередками є елементом хорошого стилю роботи і дозволяє краще орієнтуватися у великих масивах інформації зі складними взаємозв'язками.
- Починається з букви, символу підкреслення (_) або лівого слеша. (/)
- В імені не можна використовувати пробіли. Їх замінюють символом підкреслення.
- Довжина імені не повинна перевищувати більше 255 символів. Правила призначення імені листа:
- Довжина імені не більше 31 символу
- Ім'я аркуша не можна укладати в квадратні дужки []
- У ім'я не можна включати наступні символи: двокрапка (:); правий і лівий слеші (\ /); знак запитання (?); Зірочка (*).
Присвоїти (або видалити) осередку (або діапазону) власне ім'я можна за допомогою команди ВСТАВКА => Ім'я => Присвоїти або використовуючи поле імені, поставивши в нього курсор і провівши зміни.
- Вихідні або первинні дані - константи;
- Похідні дані, які розраховуються за допомогою формул або функцій.
Осередки, що містять константи, називаються що впливають, а осередки з формулами - залежними.
У звичайному режимі роботи в осередках з похідними даними відображаються значення, а формули можна побачити лише при активації (виділення) осередки в рядку введення та редагування.
Дані в клітинках таблиці можуть відноситися до одного з наступних типів: текст, числа, дати, формули і функції. Тип даних передбачає:
- Дозволене безліч значень, які можна приймати константа або змінна;
- Дозволене безліч операцій над цими даними.
1) Текст - послідовність літер, іноді цифр або деяких спеціальних символів.
2) Числа можуть включати цифри і різні символи: знак відсотка, знак мантиси, круглі дужки, грошові позначення, роздільники й ін
Роздільники в різних країнах відрізняються: десятковий - у США точка, а в Росії і багатьох інших країнах кома; для позначення тисяч - в Росії іноді ставлять пробіл, в США - кома, в багатьох країнах-крапка.
3) Дата і час. Вводяться як числа і вирівнюються по правому краю. Дата і час можуть бути використані в якості аргументів для формул. Вид і тип написання дати визначаються у форматі комірки.
4) Формула. Формулою в електронній таблиці називають арифметичні і логічні вираження. Формула завжди починається зі знака рівності (=) і вводиться за латинським регістру. Формули можуть містити константи - числа або текст (у подвійних лапках), посилання на клітинки, знаки арифметичних, логічних і інших операцій, вбудовані функції, дужки, закладки та ін Зберігається прийнятий в математиці порядок виконання операцій.
5) Функція. Являє собою програму з унікальним ім'ям, для якої користувач повинен задати конкретне значення аргументів.
Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і що знаходиться в круглих дужках перелік аргументів.
Excel містить більше 400 вбудованих функцій, умовно розділених на декілька категорій, (з ними познайомимося окремо)
Для формату осередок існує спеціальна команда меню Формат => Стовпчики, або відповідна команда контекстного меню. Діалогове вікно Формат клітинок має кілька вкладок.
1) режим готовності - в Рядку стану з'являється індикатор Готово;
2) режим введення даних-в Рядку стану з'являється індикатор Введення;
3) режим редагування - індикатор Правка;
4) командний режим - в Рядку стану з'являються підказки;
5) запис макросу - підключення мікропрограми на Visual Basic.
- Копіювання тільки значень (не формул);
- Копіювання тільки форматів
- Повне копіювання значень, форматів і формул. При копіюванні і переміщенні формул посилання на клітинки автоматично підлаштовуються.
При вирізці і вставці формул відносні посилання, як правило, не налаштовуються.
Копіювання і заповнення клітинок використовується для спрощеного введення однотипних даних і формул. Для цього використовується команда меню ПРАВКА => Заповнити та маркер автозаповнення.
Автозаповнення - процедура автоматичного заповнення рядка або стовпця змінюється послідовністю даних (рядами) або постійними значеннями.
Маркер заповнення - невеликий чорний квадратик, розташований у нижньому правому куті виділеної клітинки або діапазону комірок.
При виділенні рядка маркер заповнення виводиться в л евом нижньому кутку. При виділенні стовпця маркер заповнення виводиться в п равом
Маркер заповнення використовується при копіюванні мишею.
Без миші копіювання, переміщення та вставка проходить через буфер обміну. Виділений для копіювання блок, при завданні Копіювання, виділяється на екрані мерехтливої рамкою.
Перетягування за допомогою миші виконується з такою послідовністю: виділить блок, помістити курсор на будь-яку лінію контуру блоку, натиснути на ліву кнопку миші і провести пересування.
Найпростіша формула являє собою поєднання операндів, знаків дій і дужок і описує деякі дії, які виконуються зданими.
Операндами в формулах можуть бути константи (числові, текстові, логічні, дати) або посилання на них, тобто адреси. Адреса модно набирати в рядку в рядку формул або формувати його автоматично. Виділяючи потрібну клітину в процесі набору. У формулах використовують відносні, змішані і абсолютні адреси.
Символи основних операцій:
Арифметичні: + (додавання) - (віднімання) * (множення) / (поділ)% (відсотки) ^ (піднесення до ступеня);
Порівняння: = <><=>= <>;
Текстові: & - конкатенація (з'єднання) символьних ланцюжків;
Логічні: І ЧИ НЕ - логічне множення, додавання і заперечення.
При створенні формул слід мати на увазі пріоритети операцій. Він відповідає пріоритету в арифметиці: найбільше - зведення в ступінь, найменший - конкатенація. Операції з однаковим пріоритетом виконуються послідовно. Щоб змінити пріоритет використовують дужки.
У формулах можна використовувати готові стандартні функції, надані Майстром функцій, доступ до якого здійснюється через команду Вставка => Опції або знак на панелі інструментів f.
При введенні однакових даних або аналогічних формул в різні комірки застосовується копіювання або маркер заповнення, при цьому адреси осередків-аргуметов у формулах, записаних у відносних або змішаних посиланнях, будуть змінюватися автоматично, абсолютні адреси залишаться незмінними.
У разі використання одинарної функцій, знак рівності підставляється автоматично. При наборі формули, яка не має спеціальної функції, або складної формули знак рівності набирається або з клавіатури, або клацанням по відповідному знаку рядка формул.
У EXCEL є набір функцій, що полегшують обробку і аналіз даних у списку або базі даних. Для того щоб електронну таблицю можна було обробляти за допомогою подібних функцій, дані в ній повинні бути організовані таким чином:
- Всі рядки таблиці повинні містити однорідну інформацію;
- Заголовки стовпців повинні перебувати в першому рядку списку;
- Назви рядків повинні знаходитися в лівому стовпчику списку;
- У таблиці не повинно бути порожніх рядків і стовпців, в тому числі між заголовками і першим рядком даних. Перша порожній рядок вважається ознакою кінця списку.
Функції списку не можна використовувати одночасно для несуміжних областей.
До даних, організованим у вигляді списку (бази даних), можна застосовувати спеціальні функції, пов'язані з категорії Робота з базами даних, і виконувати такі операції:
- Додавати, змінювати і видаляти записи;
- Знаходити записи;
- Сортувати записи
- Здійснювати фільтрацію (і вибірку) даних за допомогою
Автофільтра і Розширеного фільтру
- Підбивати загальні та проміжні підсумки.
Сортування даних - це розташування даних у таблиці (списку) у строго визначеній послідовності. Сортування здійснюється «на місці» - безпосередньо в таблиці. Тому якщо необхідно зберегти початкові дані, то треба зробити копію таблиці.
Сортувати можна як рядки, так і стовпці. Рядки можна відсортувати за значенням осередків одного стовпця або декількох.
Рядки, стовпці або окремі осередки в процесі сортування переупорядочіваются відповідно до заданого користувачем порядком сортування. Списки можна сортувати в зростаючому порядку (від 1 до 9, від А до Я) або спадному (від 9 до 1, від Я до А). За замовчуванням сортування даних проводиться в алфавітному порядку. Якщо ж необхідно сортувати дні тижня чи місяці в їх логічному слідуванні, то використовується користувальницький порядок сортування.
Сортування даних в електронних таблицях привидиться і допомогою команд меню Д АННИЕ => Сортування.
Фільтрація даних дозволяє відобразити в таблиці тільки ті рядки, вміст яких відповідає заданій умові. За допомогою фільтрів користувач може в зручній для себе формі виводити або видаляти (приховувати) запису списку.
На відміну від сортування дані при фільтрації не переупорядочіваются, а лише ховаються ті записи, які не відповідають заданим критеріям вибірки.
Відібрані запису можна форматувати й видаляти, копіювати в окрему область таблиці, роздруковувати, використовувати для побудови діаграм і т.п.
Фільтрація даних може виконуватися двома способами: з використанням автофільтра і з використанням розширеного фільтра
Автоматичне обчислення проміжних і загальних підсумків. Це спосіб швидкого узагальнення та аналізу даних. Перед обчисленням проміжних підсумків варто сортувати за тим стовпцями, для яких будуть підбиватися разом, для того щоб всі записи з однаковими полями цих стовпців потрапили в одну групу.
При підведенні проміжних підсумків автоматично можуть бути обчислені: Сума, Кількість значень, Середнє, Максимум, Мінімум, Добуток і т.д.
Для обчислення проміжних підсумків варто ввести команду Дані => Підсумки.
Команда Дані => Підсумки використовується для узагальнення даних, які знаходяться на одному робочому аркуші, і в тому випадку, якщо ці дані розташовані в суміжних клітинках. Підсумки виводяться на тому ж робочому аркуші в структурованої таблиці з вихідними даними.
За замовчуванням Excel друкує вміст поточного робочого аркуша. Однак можна виділити і роздрукувати будь-який інтервал робочої книги чи робочого листа. Управління проводиться з діалогового вікна Друк пункту Файл головного меню команд.
Якщо часто друкується один і той же інтервал робочого аркуша, його можна визначити як область друку та прискорити підготовку до друку. Визначають область друку командою Файл - Параметри сторінки-Ліст - в полі Виводити на друк діапазон задати діапазон області.
При визначенні області друку Excel автоматично вставить кордону сторінки ЗМІ у вигляді штрихових ліній в робочий лист. Excel може ділити документ не тільки по вертикалі, але і по горизонталі (якщо на друк виводиться широка таблиця). Причому, за замовчуванням Excel виконує посторінковий розбивку табличних даних спочатку вертикально по рядках вниз, а потім по стовпцях вправо. Кінці сторінок можна вставити «вручну», розділяючи велику сторінку по вертикалі (клацання на імені граничного стовпчика) або по горизонталі (клацання по рядку), і далі, Вставка - Розрив сторінки.
Якщо окремі рядки друкованого інтервалу не поміщаються на одній сторінці, їх розмір можна підігнати під розмір сторінки: Файл
- Параметри сторінки - Сторінка - Розмістити не більше ніж на ...
- Задати кількість сторінок. Excel сам підбере і вкаже в діалоговому вікні масштаб відображення. У цьому ж вікні встановлюється орієнтація паперу, спосіб вирівнювання тексту, вибираються поля, задається друк заголовка. У вікні (вкладка Лист) можна приховати або надрукувати лінії сітки, ввести друк заголовків рядків і стовпців, встановити кольорову або чорно-білий друк.
Вкладка Колонтитули управляє створенням верхніх і нижніх колонтитулів. Редагування колонтитула таке ж, як і Word.
Сторінки, підготовлені до друку, можна переглянути (Файл-Попередній перегляд). Для переміщення по сторінках використовують кнопки Далі і Назад. У цьому режимі можна змінювати розміри полів (кнопка Поля) і масштаб зображення.
До сторінці можна додати примітки, що приєднуються до осередків або робочим листам. Саме примітка на екрані не виводиться. Але досить помістити курсор у анотований клітинку (не натискаючи кнопку миші) - і примітка з'явиться на екрані. Для створення, редагування та видалення примітки виділяється осередок і виконується команда Вставка - Примітка. У текстовому полі діалогового вікна набирається текст примітки, потім для фіксації необхідно зробити клацання поза вікном. Всі анотується осередку відзначаються червоним трикутником.
При підготовці матеріалу до друку можна використовувати два спеціальних доповнення-надбудови: Диспетчер видів і Диспетчер звітів, які викликаються і включаються в меню Вид командою Сервіс - Надбудови.
ФІЛІЯ У М. Наро-Фомінськ
Контрольна робота
ВО «Інформатики»
НА ТЕМУ «Особливості роботи з табличним процесором Excel»
Виконав: студент 1 курсузаочного відділення __________________
спеціальність «соціальний працівник» (підпис)
Перевірив: __________________
(Підпис)
2005
Зміст
1. Призначення і функціональні можливості табличного процесора Excel 4
2. Структура документа Excel 5
2.1 Адреса клітинки, посилання, стиль посилань. 5
2.2 Правила призначення імен. 6
2.3 Типи даних в елементах електронної таблиці .. 7
3. Форматування даних. 9
3.1 Режими роботи табличного процесора. 9
3.2 Операції переміщення, копіювання, заповнення та вставки. 9
3.3 Введення і редагування формул. 10
4. Робота з електронною таблицею, як з базою даних. 13
5. Засоби для створення друкованого документа Excel 1916
1. Призначення і функціональні можливості табличного процесора Excel
Основне призначення: обробка таблично організованої інформації.Головне достоїнство - можливість миттєвого автоматичного перерахунку всіх даних, пов'язаних формульними залежностями. Можливості Excel:
1) Вирішує математичні задачі: виконує табличні обчислення, обчислює значення функцій, будує графіки функцій, вирішує рівняння, працює з матрицями.
2) Здійснює математичне моделювання і чисельне експериментування.
3) Проводить статистичний аналіз, здійснює прогнозування та оптимізацію.
4) Реалізовує функції БД.
5) Вводить паролі і захист на окремі елементи таблиці.
6) Наочно представляє дані у вигляді діаграм і графіків.
7) Дозволяє вводити і редагувати тексти та малюнки.
8) Здійснює імпорт-експорт.
9) Здійснює багатотабличні зв'язку.
10) Має вбудований режим презентацій.
2. Структура документа Excel
Структурно заснованим об'єктом Excel є робоча книга, яка зберігається як цілісний об'єкт в єдиному файлі. Книга ділиться на листи, а листи на клітинки. Пов'язана сукупність книг називається робочим простором або робочим середовищем. Файл з даними Excel має розширення *. xls - якщо це таблиця, і *. xlc - якщо це діаграма. 1 файл -1 книга. У 1 книзі - до 255 робочих аркушів. Кожен робочий лист може мати кілька сторінок. Перехід між листами здійснюється виділенням відповідного ярлика (кнопки навігації).Лист має матричну структуру і містить 256 стовпців з іменами від А до IV і 65536 рядків, з відповідними номерами. Елементарною одиницею даних у таблиці Excel є осередок (клітка). Вона знаходиться на перетині рядка і стовпця, які складуть адреса комірки (стовпець + рядок, А1, В2). Поточна (активна) осередок - це та, в якій знаходиться курсор.
2.1 Адреса клітинки, посилання, стиль посилань
Адреса комірки може бути відносним і абсолютним.Посилання - спосіб (формат) вказівки адреси (імені) осередки. Посилання використовуються у формулах в якості аргументу.
Задається стиль посилання: Сервіс => Параметри, вкладка «Основні».
Є 2 стилю позначення адреси:
Стиль А1 (Буква - стовпець, число - рядок)
Стиль R1C1 (R ціфра_строкі З ціфра_столбец), тобто і рядок і стовпець позначаються поєднанням буква і числа.
Відносний адресу (або просто адреса), складається з рядка та стовпця.
Посилання на блок (групу або інтервал осередків) складається з адреси верхній правій осередки та нижньої лівої клітинки, розділених двокрапкою (А1-.С12).
Відносний аргумент-адреса при копіюванні формул змінюється. Якщо потрібно зафіксувати аргумент-адресу у формулі, то використовується абсолютна посилання (або абсолютний адресу).
Абсолютне посилання створюється з відносною з додаванням $: $ А $ 1 $ А1 А $ 1. Останні 2 приклади називаються змішаної посиланням. (Перехід між відносною, абсолютної і змішаними посиланнями можна здійснити при натисканні F4). Аналогом абсолютної адреси осередку є власне ім'я.
Використання змістовних імен замість «сліпих» адрес при роботі з осередками є елементом хорошого стилю роботи і дозволяє краще орієнтуватися у великих масивах інформації зі складними взаємозв'язками.
2.2 Правила призначення імен
Правила призначення імені осередки:- Починається з букви, символу підкреслення (_) або лівого слеша. (/)
- В імені не можна використовувати пробіли. Їх замінюють символом підкреслення.
- Довжина імені не повинна перевищувати більше 255 символів. Правила призначення імені листа:
- Довжина імені не більше 31 символу
- Ім'я аркуша не можна укладати в квадратні дужки []
- У ім'я не можна включати наступні символи: двокрапка (:); правий і лівий слеші (\ /); знак запитання (?); Зірочка (*).
Присвоїти (або видалити) осередку (або діапазону) власне ім'я можна за допомогою команди ВСТАВКА => Ім'я => Присвоїти або використовуючи поле імені, поставивши в нього курсор і провівши зміни.
2.3 Типи даних в елементах електронної таблиці
Осередки електронної таблиці можуть містити дані довільного типу (в міру необхідності користувач може завантажувати в них саму будь-яку інформацію - дані числового, логічного типу, дати масивів OLE-об'єкти, формули, фінансові, статистичні та інші функції і т. д.) Дія з осередками виконується за однотипним даними, які задаються у форматі осередків. Комірки робочого аркуша електронної таблиці можуть містити:- Вихідні або первинні дані - константи;
- Похідні дані, які розраховуються за допомогою формул або функцій.
Осередки, що містять константи, називаються що впливають, а осередки з формулами - залежними.
У звичайному режимі роботи в осередках з похідними даними відображаються значення, а формули можна побачити лише при активації (виділення) осередки в рядку введення та редагування.
Дані в клітинках таблиці можуть відноситися до одного з наступних типів: текст, числа, дати, формули і функції. Тип даних передбачає:
- Дозволене безліч значень, які можна приймати константа або змінна;
- Дозволене безліч операцій над цими даними.
1) Текст - послідовність літер, іноді цифр або деяких спеціальних символів.
2) Числа можуть включати цифри і різні символи: знак відсотка, знак мантиси, круглі дужки, грошові позначення, роздільники й ін
Роздільники в різних країнах відрізняються: десятковий - у США точка, а в Росії і багатьох інших країнах кома; для позначення тисяч - в Росії іноді ставлять пробіл, в США - кома, в багатьох країнах-крапка.
3) Дата і час. Вводяться як числа і вирівнюються по правому краю. Дата і час можуть бути використані в якості аргументів для формул. Вид і тип написання дати визначаються у форматі комірки.
4) Формула. Формулою в електронній таблиці називають арифметичні і логічні вираження. Формула завжди починається зі знака рівності (=) і вводиться за латинським регістру. Формули можуть містити константи - числа або текст (у подвійних лапках), посилання на клітинки, знаки арифметичних, логічних і інших операцій, вбудовані функції, дужки, закладки та ін Зберігається прийнятий в математиці порядок виконання операцій.
5) Функція. Являє собою програму з унікальним ім'ям, для якої користувач повинен задати конкретне значення аргументів.
Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і що знаходиться в круглих дужках перелік аргументів.
Excel містить більше 400 вбудованих функцій, умовно розділених на декілька категорій, (з ними познайомимося окремо)
3. Форматування даних
При роботі з електронними таблицями особливе значення має формат комірки. Він індивідуальний для кожного осередку і від нього залежить спосіб обробки даних та їх вид. Формат комірки не відображається на екрані, встановлюється окремо і зберігається, навіть якщо осередок порожня.Для формату осередок існує спеціальна команда меню Формат => Стовпчики, або відповідна команда контекстного меню. Діалогове вікно Формат клітинок має кілька вкладок.
3.1 Режими роботи табличного процесора
Режим, у якому знаходиться табличний процесор в кожний конкретний момент, відображається в рядку стану (внизу вікна, ліворуч).1) режим готовності - в Рядку стану з'являється індикатор Готово;
2) режим введення даних-в Рядку стану з'являється індикатор Введення;
3) режим редагування - індикатор Правка;
4) командний режим - в Рядку стану з'являються підказки;
5) запис макросу - підключення мікропрограми на Visual Basic.
3.2 Операції переміщення, копіювання, заповнення та вставки
Дані електронної таблиці можна переміщати, копіювати, вставляти та використовувати для заповнення інших елементів таблиці. Варіанти копіювання, заповнення та вставки:- Копіювання тільки значень (не формул);
- Копіювання тільки форматів
- Повне копіювання значень, форматів і формул. При копіюванні і переміщенні формул посилання на клітинки автоматично підлаштовуються.
При вирізці і вставці формул відносні посилання, як правило, не налаштовуються.
Копіювання і заповнення клітинок використовується для спрощеного введення однотипних даних і формул. Для цього використовується команда меню ПРАВКА => Заповнити та маркер автозаповнення.
Автозаповнення - процедура автоматичного заповнення рядка або стовпця змінюється послідовністю даних (рядами) або постійними значеннями.
Маркер заповнення - невеликий чорний квадратик, розташований у нижньому правому куті виділеної клітинки або діапазону комірок.
При виділенні рядка маркер заповнення виводиться в л евом нижньому кутку. При виділенні стовпця маркер заповнення виводиться в п равом
Маркер заповнення використовується при копіюванні мишею.
Без миші копіювання, переміщення та вставка проходить через буфер обміну. Виділений для копіювання блок, при завданні Копіювання, виділяється на екрані мерехтливої рамкою.
Перетягування за допомогою миші виконується з такою послідовністю: виділить блок, помістити курсор на будь-яку лінію контуру блоку, натиснути на ліву кнопку миші і провести пересування.
3.3 Введення і редагування формул
Введення будь формули повинен починатися з введення знака рівності. Тоді в рядку формули відображається формула, а в комірці - результат обчислення.Найпростіша формула являє собою поєднання операндів, знаків дій і дужок і описує деякі дії, які виконуються зданими.
Операндами в формулах можуть бути константи (числові, текстові, логічні, дати) або посилання на них, тобто адреси. Адреса модно набирати в рядку в рядку формул або формувати його автоматично. Виділяючи потрібну клітину в процесі набору. У формулах використовують відносні, змішані і абсолютні адреси.
Символи основних операцій:
Арифметичні: + (додавання) - (віднімання) * (множення) / (поділ)% (відсотки) ^ (піднесення до ступеня);
Порівняння: = <><=>= <>;
Текстові: & - конкатенація (з'єднання) символьних ланцюжків;
Логічні: І ЧИ НЕ - логічне множення, додавання і заперечення.
При створенні формул слід мати на увазі пріоритети операцій. Він відповідає пріоритету в арифметиці: найбільше - зведення в ступінь, найменший - конкатенація. Операції з однаковим пріоритетом виконуються послідовно. Щоб змінити пріоритет використовують дужки.
У формулах можна використовувати готові стандартні функції, надані Майстром функцій, доступ до якого здійснюється через команду Вставка => Опції або знак на панелі інструментів f.
При введенні однакових даних або аналогічних формул в різні комірки застосовується копіювання або маркер заповнення, при цьому адреси осередків-аргуметов у формулах, записаних у відносних або змішаних посиланнях, будуть змінюватися автоматично, абсолютні адреси залишаться незмінними.
У разі використання одинарної функцій, знак рівності підставляється автоматично. При наборі формули, яка не має спеціальної функції, або складної формули знак рівності набирається або з клавіатури, або клацанням по відповідному знаку рядка формул.
4. Робота з електронною таблицею, як з базою даних
Електронна таблиця, всі рядки якої містять однорідну інформацію, розглядається як список або база даних.У EXCEL є набір функцій, що полегшують обробку і аналіз даних у списку або базі даних. Для того щоб електронну таблицю можна було обробляти за допомогою подібних функцій, дані в ній повинні бути організовані таким чином:
- Всі рядки таблиці повинні містити однорідну інформацію;
- Заголовки стовпців повинні перебувати в першому рядку списку;
- Назви рядків повинні знаходитися в лівому стовпчику списку;
- У таблиці не повинно бути порожніх рядків і стовпців, в тому числі між заголовками і першим рядком даних. Перша порожній рядок вважається ознакою кінця списку.
Функції списку не можна використовувати одночасно для несуміжних областей.
До даних, організованим у вигляді списку (бази даних), можна застосовувати спеціальні функції, пов'язані з категорії Робота з базами даних, і виконувати такі операції:
- Додавати, змінювати і видаляти записи;
- Знаходити записи;
- Сортувати записи
- Здійснювати фільтрацію (і вибірку) даних за допомогою
Автофільтра і Розширеного фільтру
- Підбивати загальні та проміжні підсумки.
Сортування даних - це розташування даних у таблиці (списку) у строго визначеній послідовності. Сортування здійснюється «на місці» - безпосередньо в таблиці. Тому якщо необхідно зберегти початкові дані, то треба зробити копію таблиці.
Сортувати можна як рядки, так і стовпці. Рядки можна відсортувати за значенням осередків одного стовпця або декількох.
Рядки, стовпці або окремі осередки в процесі сортування переупорядочіваются відповідно до заданого користувачем порядком сортування. Списки можна сортувати в зростаючому порядку (від 1 до 9, від А до Я) або спадному (від 9 до 1, від Я до А). За замовчуванням сортування даних проводиться в алфавітному порядку. Якщо ж необхідно сортувати дні тижня чи місяці в їх логічному слідуванні, то використовується користувальницький порядок сортування.
Сортування даних в електронних таблицях привидиться і допомогою команд меню Д АННИЕ => Сортування.
Фільтрація даних дозволяє відобразити в таблиці тільки ті рядки, вміст яких відповідає заданій умові. За допомогою фільтрів користувач може в зручній для себе формі виводити або видаляти (приховувати) запису списку.
На відміну від сортування дані при фільтрації не переупорядочіваются, а лише ховаються ті записи, які не відповідають заданим критеріям вибірки.
Відібрані запису можна форматувати й видаляти, копіювати в окрему область таблиці, роздруковувати, використовувати для побудови діаграм і т.п.
Фільтрація даних може виконуватися двома способами: з використанням автофільтра і з використанням розширеного фільтра
Автоматичне обчислення проміжних і загальних підсумків. Це спосіб швидкого узагальнення та аналізу даних. Перед обчисленням проміжних підсумків варто сортувати за тим стовпцями, для яких будуть підбиватися разом, для того щоб всі записи з однаковими полями цих стовпців потрапили в одну групу.
При підведенні проміжних підсумків автоматично можуть бути обчислені: Сума, Кількість значень, Середнє, Максимум, Мінімум, Добуток і т.д.
Для обчислення проміжних підсумків варто ввести команду Дані => Підсумки.
Команда Дані => Підсумки використовується для узагальнення даних, які знаходяться на одному робочому аркуші, і в тому випадку, якщо ці дані розташовані в суміжних клітинках. Підсумки виводяться на тому ж робочому аркуші в структурованої таблиці з вихідними даними.
5. Засоби для створення друкованого документа Excel
Програма Excel дозволяє на основі даних робочих листів і діаграм створювати звіти і роздруковувати їх. Для цього використовуються команди Друк, Параметри сторінки, Попередній перегляд з пункту Файл головного меню команд.За замовчуванням Excel друкує вміст поточного робочого аркуша. Однак можна виділити і роздрукувати будь-який інтервал робочої книги чи робочого листа. Управління проводиться з діалогового вікна Друк пункту Файл головного меню команд.
Якщо часто друкується один і той же інтервал робочого аркуша, його можна визначити як область друку та прискорити підготовку до друку. Визначають область друку командою Файл - Параметри сторінки-Ліст - в полі Виводити на друк діапазон задати діапазон області.
При визначенні області друку Excel автоматично вставить кордону сторінки ЗМІ у вигляді штрихових ліній в робочий лист. Excel може ділити документ не тільки по вертикалі, але і по горизонталі (якщо на друк виводиться широка таблиця). Причому, за замовчуванням Excel виконує посторінковий розбивку табличних даних спочатку вертикально по рядках вниз, а потім по стовпцях вправо. Кінці сторінок можна вставити «вручну», розділяючи велику сторінку по вертикалі (клацання на імені граничного стовпчика) або по горизонталі (клацання по рядку), і далі, Вставка - Розрив сторінки.
Якщо окремі рядки друкованого інтервалу не поміщаються на одній сторінці, їх розмір можна підігнати під розмір сторінки: Файл
- Параметри сторінки - Сторінка - Розмістити не більше ніж на ...
- Задати кількість сторінок. Excel сам підбере і вкаже в діалоговому вікні масштаб відображення. У цьому ж вікні встановлюється орієнтація паперу, спосіб вирівнювання тексту, вибираються поля, задається друк заголовка. У вікні (вкладка Лист) можна приховати або надрукувати лінії сітки, ввести друк заголовків рядків і стовпців, встановити кольорову або чорно-білий друк.
Вкладка Колонтитули управляє створенням верхніх і нижніх колонтитулів. Редагування колонтитула таке ж, як і Word.
Сторінки, підготовлені до друку, можна переглянути (Файл-Попередній перегляд). Для переміщення по сторінках використовують кнопки Далі і Назад. У цьому режимі можна змінювати розміри полів (кнопка Поля) і масштаб зображення.
До сторінці можна додати примітки, що приєднуються до осередків або робочим листам. Саме примітка на екрані не виводиться. Але досить помістити курсор у анотований клітинку (не натискаючи кнопку миші) - і примітка з'явиться на екрані. Для створення, редагування та видалення примітки виділяється осередок і виконується команда Вставка - Примітка. У текстовому полі діалогового вікна набирається текст примітки, потім для фіксації необхідно зробити клацання поза вікном. Всі анотується осередку відзначаються червоним трикутником.
При підготовці матеріалу до друку можна використовувати два спеціальних доповнення-надбудови: Диспетчер видів і Диспетчер звітів, які викликаються і включаються в меню Вид командою Сервіс - Надбудови.