Реферат
з лінгвістики
на тему:
"Особливості оформлення ділового листа в німецькій і російській діловодстві"
2009
Формам ділового листування, прийнятим сьогодні в міжнародному спілкуванні, більше 150 років. Батьківщиною їх традиційно вважається Англія. Саме звідти ведуть свій початок основні правила етикету складання ділової кореспонденції. У силу того, що англійська мова є загальноприйнятою мовою міжнародного ділового спілкування, то й існуючий міжнародний стандарт оформлення ділових листів орієнтований на англоамериканских варіант. Розширюються міжнародні зв'язки, вплив англійської мови як міжнародної мови ділового спілкування призводить до стандартизації (уніфікації) діловодства в різних країнах. Але не можна не відзначити і ряд особливостей (характерних для ведення ділового листування, зокрема), пов'язаних з впливом норм і традицій національного комунікативної поведінки, особливостей національного діловодства.
Німеччина є країною, де склалися давні і стійкі норми і традиції в діловодстві. У Росії також існують особливості ділового спілкування, відмінні від міжнародних, пов'язані з початковою стадією формування ринкових відносин у нашій країні.
У Росії формальним сторонам ділової кореспонденції приділяється менше уваги, ніж на Заході, Головна ж відмінність німецької манери вести справи - висока ступінь офіційності. Німці дуже стримані в діловому спілкуванні і ретельно дотримуються прийняті форми спілкування.
Дотримання правил листування свідчить про ввічливість, повагу до партнера. На Заході дуже пильну увагу приділяється етиці бізнесу, що, на жаль, часто ігнорується в Росії. Там вважається, наприклад, абсолютно необхідним письмово підтвердити попередню домовленість або прийом замовлення, вибачитися за непередбачену затримку його виконання, дати проміжну відповідь, зберегти конфіденційність отримання інформації, подякувати за надану люб'язність чи зроблену покупку, офіційно привітати колегу з підвищенням по службі чи днем народження.
У німецькому діловому спілкуванні в комерційній кореспонденції дуже важливе місце відіграє чинник формуляра, тобто спосіб офіційного оформлення ділового листа. Формуляр ділового листа дає можливість отримати точні дані про фірму-партнера (координати, структура, фінансова і юридична цінність, стан діловодства та інше), про відправника (досвід роботи, професіоналізм, комп'ютерна грамотність, статус і положення всередині фірми та інше), про одержувача (статус, ступінь знайомства з відправником та інше), про юридичну та ієрархічної кваліфікації ділового тексту (копія або оригінал, чи відноситься до комерційних документів, важливим або рядовим робочим листам, загальна мета повідомлення та інше), про його коді, про канал зв'язку і чому іншому.
У Німеччині головним документом, який регламентує формулярної-композиційний вид ділового тексту, є "Regeln hier Maschinenschreiben" - DIN 5008. Однак ці правила мають швидше рекомендаційний характер. Ступінь свободи і творчості укладача листа обмежується лише його досвідом і професіоналізмом, який грунтується, перш за все, на знанні норм і традицій німецькомовного діловодства, а також міжнародних тенденцій оформлення ділових паперів. У Росії таким документом є "ГОСТ Р 6.30-97. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів". Він також носить рекомендаційний характер і орієнтований на міжнародний стандарт.
Особливу увагу в німецькому діловодстві приділяється способу оформлення ділових паперів при листуванні з владою - Korrespondenz mit Behoerden, коли використовують більш консервативний стиль Verwaltungssprache / Kanzleistil. Нормалізатори рекомендують суворо дотримуватися такі параметри машинопису як: поля сторінки, вигляд абзацу, відступ - Einrueckung, пропуск рядків, розташування реквізитів, а також списки і перерахування - Gliederung / Ordnungssystem, Aufzaehlung - відповідно до шкали друкарської машинки - Schreibmaschinenskala. Незважаючи на те, що всі сучасні офіси у Німеччині обладнані факсимільними апаратами і комп'ютерами, а у секретарів в машинах, як правило, є факс-модеми, при зверненні в державні та владні структури офіційні папери слід друкувати на машинці стандартним шрифтом; можливий варіант і комп'ютерного тексту, але при цьому дозволяється використовувати лише шрифт Courier.
Якщо лист адресовано діловому партнеру, то відправник вільний у виборі шрифту, проте міжнародна традиція діловодства свідчить: використовуйте Times New Roman, а в таблицях і заголовках - Arial. У російській діловодстві не існує вказівок на необхідність використання друкарських машинок при складанні офіційних ділових листів.
Діловий лист зазвичай посилається на бланку фірми, лист може, бути надруковано і на чистому аркуші, однак, при цьому завжди залишається незмінним основний набір реквізитів. Це: 1) колонтитули (верхній і нижній), 2) штамп відправника + адреса одержувача, 3) позначення типу зв'язку, 4) вказівка на кількість сторінок листа, 5) тема / предмет листи, 6) особливі поноси (факультативно), 7) звернення, 8) текст листа, 9) формула прощання, 10) назва фірми відправника, 11) розпис та підпис (з розшифровкою), 12) примітки.
Недотримання форми і відсутність ряду реквізитів на діловому листі в німецькому діловодстві зустрічається надзвичайно рідко і може свідчити про те, що факс переданий новачком-непрофесіоналом, або відправлений у незвичайних умовах. Такий факс вимагає до себе уваги з боку одержувача, найімовірніше піде прохання його підтвердити, так як він не відповідає вимозі достовірності і не може бути ідентифікований як документ фірми-відправника. Неправильне оформлення кореспонденції - одна з ознак несолідність фірми або чужого, "фальшивого" відправника.
Розвинена система діловодства в Німеччині виявляється в складному формулярі. Чим складніше формуляр, тим досконаліше прийнята на фірмі система діловодства, тим серйозніше, солідніше і надійніше сама фірма. Аналіз формуляра дозволяє визначити тип і характер ділового листа, створити комунікативний (соціально-психологічний і мовної) портрет відправника.
Якщо німецька фірма орієнтована на зовнішні зв'язки, на міжнародний бізнес, то показовим є паралельне вживання в штампі відправника німецьких і англійських слів-покажчиків: Datum / Date:, Ал / То:, Firma / Company, Von / Fr від:, Telefax-Nachricht / Cover Sheet, Seiten / Number of pages (including cover sheet):. - це свідчить про факт постійної і давньої орієнтації фірми на зовнішні зв'язки, на міжнародний бізнес.
Факс в німецькому діловодстві має верхній і нижній колонтитули, які є його межами.
Дані колонтитула несуть інформацію про її керівників, про її юридичної та банківської підтримки, про її структуру (материнській фірмі або філіях, про її підрозділах та відділах, наприклад: Export, AvtfTragsannahrne). Чим повніше відображена в колонтитулі інформація про фірму, тим більше відкритою вона хоче себе представити, це означає, що вона має, чим пишатися і нема чого боятися. У деяких екологічно просунутих фірм в нижній колонтитул занесена інформація про екологічну чистоту паперу, на якій видрукуваний її бланк. Уважний аналіз колонтитулів може повідомити важливу інформацію про лист: коли і звідки відправлений, копія це чи оригінал, а також про відправила його фірмі, про її вазі і статус.
Крім колонтитулів і "шапки" (логотип і іноді видрукуваний адресу фірми) бланка фірми, вся інша змістовно-графічна інформація заноситься співробітником-відправником, у тому числі, штамп відправника + адреса одержувача Innenadresse / Versendungsform + Empfaengeranschrift. По-німецьки цей реквізит називають Briefkopf , хоча іноді Briefkopf відносять до "шапці" бланка. Він включає в себе обов'язково: 1) назва фірми-відправника Firmenbezeichnung, 2) ім'я співробітника-відправника Name des Absenders, 3) номер телефону та факсу / e-mail відправника, 4) адреса та ім'я одержувача Name & Anschrift des Empfaengers; якщо лист призначено саме для певного співробітника, варто посліду: Z. Н. - Zu Haenden Frau Olga Klimowa, 4) номер телефону та факсу одержувача, 5) дату / Datum відправлення листа.
При вказуванні дати в німецькому діловому листі місяць вказується повністю - 10 лютого 2002 р., скорочення прийняті тільки в нашій країні - 10.02.02. У США прийнято вказувати місяць, потім число - 10 лютого 2002.
Факультативно містяться такі реквізити - 1) посаду або відділ фірми, який представляє даний співробітник, і спеціальний знак /-код співробітника, що відправив лист, наприклад, Frau Neustadt / Export; Herr Ott / Marketingleiter. Слід зазначити, що комуніканти з найвищим іерахіческім статусом , за умови непервоначального контакту з фірмою-адресатом, вкрай рідко ставлять свою посаду чи титул.
Не вказують свою посаду і так звані вільні / приватні підприємці, і це зрозуміло - нерідко вони дійсно її не мають, Geschaeftsman / Businessman сам собі господар. Коди / (спеціальні знаки керівних співробітників або співробітників, на чиє ім'я приходять рахунки в банку) - Diktatzeichen-це явище нове, але їх вказівку стало обов'язковим у листах документного характеру: Dr. Т / Ко, ALI / SG.
Позначення типу зв'язку буває обов'язковим, якщо це - факс, і необов'язковим при іншому вигляді пересилання.
Вказівка загальної кількості сторінок відправленого документа-необхідний реквізит у зв'язку по факсу.
Звернення / Anrede - найконсервативніший і простий реквізит. Як і формула прощання, звернення завжди виділяється окремим абзацом. У Німеччині існує обмежена кількість формул звернення від формального до фамільярного - максимально 12:
а) Sehr geehrter Herr Krieghoff, - саме частотне звернення із зазначенням прізвища; Sehr geehrter Herr Dr. Krieghoff - тобто із зазначенням звання; Sehr geehrter Herr Karl Krieghoff - вказівка імені; Geehrter Herr ... es folgt der Familienname; SGH, ... SGDUH, (абревіатура, як прийнято в телексовой зв'язку), б) Sehr geehrte Damen und Herren; Sehr geehrte Herren, - при зверненні до державної інстанції або в офіційній заяві / циркулярі без зазначення прізвищ, в) Guten Tag, Herr Krotov; Lieber Herr Saitzev, - при неформальних відносинах і особистому знайомстві, г) Hallo, Olga, - при листуванні двухрядових комунікантів. На відміну від власне ділових листів у рекламних листах використовуються подібні звернення, але в окличної формі, тобто зі знаком оклику, а не з комою: Sehr geehrte Herren! Слід відзначити також, що звернення в рекламних листах трохи більш різноманітні, крім зазначених форм зустрічаються: Lieber Kunde! Liebe Kunden! Sehr geehrte Firma! Sehr geehrter Geschдftsfreund!
У російській діловому листі після вступного звернення прийнято завжди ставити знак оклику. Форми звернення у нас не такі різноманітні, початок листа може мати наступні варіанти звернення: "Шановний Ігоре Леонідовичу!". "Пан Зорін!", "Ігор Леонідович!", "Шановний р-н Зорін!", "Шановні панове!" (Вживається, коли невідомі імена одержувачів листа).
В англомовному діловодстві ділове лист, зазвичай, починається зі слів "Dear ..." У залежності від того, кому лист адресовано, можуть використовуватися такі фрази:
Dear Sir - якщо ім'я одержувача невідомо;
Dear Madam - якщо ім'я одержувача невідомо;
Dear Mr Neit - пану, ім'я якого відомо;
Dear Mrs Fella - заміжньої жінки;
Dear Miss Jones - незаміжньою жінки;
Dear Ms Morrisson - заміжньої або незаміжньої жінки.
Якщо в одержувача є титул або звання, то опускати його у всіх західних країнах, в тому числі і в США, вважається нечемним. Таким чином, в обігу буде вказано: Доктору Д. Сміту, професору А. Шульцу. Тільки особливістю німецького ділового стилю є формула звернення "Пан + титул або звання + прізвище". У російській діловому листі звання, посаду (титули в Росії відсутні) у зверненні вказувати не прийнято, однак буде неввічливим опустити їх (якщо вони є) у "шапці" листа.
У Німеччині існує два типи формули прощання / Grussformel: формальні обов'язкові і "вільні" необов'язкові. Перші вживаються завжди, їх відсутність рівнозначно тому, що співрозмовник пішов, не сказавши "до побачення". 1) mit freundlichen Gruessen - в абсолютній більшості листів, 2) інші формули: mit freundlichem Gruss; Hochachtungsvoll; mit den besten Gruessen; mit freundlicher Empfehlung; MFG (прийняте в телексовой зв'язку скорочення) - в 5-7% листів, 3) mit vorzueglicher Hochachtung - вживається виключно в листах, адресованих до державних інстанцій. Зв'язкою між реквізитами - текстом і формулою прощання виступає дієслово (Und) verbleiben, після нього вже не може бути передана важлива (з позамовною точки зору) інформація, але прагматично-релевантної така інформація може бути.
Більш різноманітні і прагматично багатшими зведені формули прощання, що вживаються головним чином, у листах великих форматів і між партнерами, коротко знайомими. Можна зустріти такі формули прощання, що містять одночасно інші іллокуції: благопожелание, подяку, надію на продовження контакту: Mit herzlichem Dank und freundlichen Gruessen an alle Mitarbeiter / Viel Erfolg und herzliche Gruesse an Alle. Schoenes Wochenende!! / Beste Gruesse und weiterhin viel Erfolg / Ihr Martin Ott. / In Erwartung Ihrer baldigen Antwort. Використання вільних формул прощання - показник не тільки авторської манери і схильності автора до речетворчества, але і його бажання сподобатися адресату, виявити до нього своє особливе розташування, а також форма вираження його гарного настрою, пов'язаного з професійними успіхами або надіями. Наявність у вільному діловому листі фраз, подібних вищенаведеним, не може служити маркером соціального статусу автора. Цей момент пов'язаний, швидше, з психологічним типом комуніканта - більш емоційним, ніж класичний тип стримано-ввічливого ділового комуніканта.
У Росії закінчуються листи зазвичай фразами: "Сподіваємося, що наше прохання не буде для Вас скрутній"; "Ми розраховуємо на успішне продовження співпраці"; "Ми сподіваємося на Вашу зацікавленість у розширенні зв'язків"; "З повагою".
Відповідно до міжнародної традицією, орієнтованої на уніфікований англоамериканских варіант для ввічливого завершення листи використовуються такі стандартні фрази: "Faithnьly yours" - якщо не відоме ім'я одержувача, і "Sincerely yours" - якщо ім'я одержувача відомо.
Розпис і підпис (з розшифровкою) / Unterschrift / Gegenzeichnung в німецькому діловому листі несе важливу прагмалінгвістичним інформацію про відправника. За ним можна виділити три категорії відправників на їхню іерахіческому статусу: 1) глава фірми або керівний співробітник; 2) менеджер; 3) рядовий співробітник фірми.
Якщо за назвою фірми слід підпис з розписом без розшифровки, значить, лист відправлений самим главою фірми: NATURWAREN OHG / DR. PETER THEISS (розпис) Dr. Peter Theiss.
У випадку, якщо лист направляється в державні органи, розшифровка обов'язкове або в первинних контактах: Generaldirektor ZAO Rosagroservice / Karl Krieghof (розпис); Т. Ali / Geschaeftsfuehrer.
Представники середнього менеджменту повинні вказувати свою посаду в підписі: DG Agropartners / Absatzberatungs-und Projekt-GmbH / Ludwig Eger (розпис); Gьnther Berger / Landwirtschaftsreferent; i. V. - in Vertretung перед підписом означає, що відправник несе відповідальність за документ і що ранг відправника (зазвичай це заступник керуючого фірмою, начальник відділу та ін.) Досить високий, щоб представляти свою фірму, навпаки, i. А. - Im Auftrag означає, що ранг відправника невисокий, як правило, це рядовий співробітник відділу: асистент, референт.
Для російського ділового спілкування характерно, що листи з фінансових питань підписує керівник і головний бухгалтер фірми. Листи, що дають будь-які гарантії, що мають юридичні та фінансові наслідки, завіряються печаткою фірми.
У більшості країн підпис на діловому листі ставиться з правої сторони аркуша, як раз під заключній формулою ввічливості. У Німеччині прийнято заключний комплімент розташовувати з лівого боку, і підпис ставиться також з лівого боку.
Чимала увага німці приділяють оформленню приміток, які знаходяться в самій нижній частині першої сторінки. По-німецьки вони називаються Anlagenvermerke або іноді можуть мати позначення Remarks (англ.); якщо фірма орієнтована в першу чергу на зовнішньоторговельну діяльність, то, як вже зазначалося, вона використовує англійську лексику, скорочення і спецсимволи. Примітки зазвичай містять відомості про програму: частіше стоїть слово Anlage, воно позначає, що додаток складається з одно-або багатосторінкового тексту, що представляє собою єдиний документ, форма множини Anlagen вживається, якщо в додатку різні типи документів. У примітці може бути позначений тип ділової папери, якщо це не зазначено в Briefkopf, наприклад: Dieses Angebot ist freibleibend. Також у примітці може стояти відмітка про відправлення копій іншим особам Verteil vermerk - Kopie an: / с. с. Herr Nardi. При пересиланні фінансового документа стоїть відмітка про кількість примірників: 1-fach / fold / fois.
Для того, щоб не допустити розбіжностей в розумінні тексту, або для підтвердження передачі важливих паперів в діловодстві деяких фірм прийнято на останньому аркуші повідомлення повторно вказувати загальну кількість відправлених сторінок - Gesamt Seiten 03 - що можна розуміти як "кінець зв'язку". Відомо, наскільки важливо у діловій комунікації уникнути непорозумінь і нерозуміння, тому в колонтитулах ряду делопроизводств нагадують про можливі перешкоди в комунікації і просять, у разі сумніву в утриманні або обсязі тексту, підтвердити отримання тексту або запитати його повторну передачу: If you do not receive all pages, please ring. Певна надмірність подібних формул - одна з особливостей німецької ділової кореспонденції, що забезпечує надійність передачі інформації та сприяють запобіганню помилок і перешкод комунікації.
На завершення слід сказати, що фактор формуляра є ознакою, не тільки об'єднуючим комерційну кореспонденцію, а й розпізнавальних ознак, що дозволяє виявити особливості національного ділового стилю тієї чи іншої країни.
Використані джерела
1. Діловий лист англійською мовою. Твер, 2002.
2. Стернин І.А. Російський мовний етикет. Воронеж, 1996.
3. Чігрідова Н.Ю. Мовна поведінка комуніканта в жанрі ділових епістолярій: Автореф. дисс .... канд. філол. наук. Ростов-на-Дону, 1999.
4. Холопова Т.І., Лебедєва М.М. Протокол і етикет для ділових людей. Москва, 2004.