МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра інформатики та математики
діловодство в ОВС
РЕФЕРАТ
На Тему: "Особливості мови і стилю службових документів»
Підготував:Слухач 676 групи
Усанніков А.Д.
Білгород - 2008
Норми офіційно-ділового стилю
Офіційно-діловий стиль - один з так званих «книжкових» стилів російської літературної мови (разом з науковим і поетичним). «Книжкова» стилістична забарвлення означає, що даний елемент мовної системи «вище» нейтрального і доречний не в будь-якій сфері спілкування. «Книжкові» мовні засоби застосовуються в науковій мові, службових документах, художній літературі та публіцистиці, але не повинні використовуватися у невимушеній, фамильярной обстановці.
Діловий стиль - це арсенал лексичних (словесних та граматичних) коштів, які допомагають говорить і пише підкреслити офіційний характер спілкування. Вибираючи слово і його форму, будуючи пропозиції, автор тексту не тільки передає інформацію, а й сигналізує адресатові про її важливість, про те, як слід реагувати на отримане повідомлення.
Ділова мова обслуговує сферу офіційних відносин, які встановлюються між державами, відомствами, організаціями, підприємствами, а також між особистістю, з одного боку, і суспільством, державою, установою - з іншого. Тому кожне слово, кожна граматична конструкція, що володіє офіційним забарвленням, інформує адресата про те, що він отримав повідомлення виняткової важливості, повинен поставитися до нього серйозно і відповідально, зобов'язаний виконати те чи інше розпорядження.
Серед мовних функцій спілкування, повідомлення і впливу для офіційно-ділового стилю найважливішою є остання. Існує чимало жанрів офіційних документів, проте більшість з них складається з метою спонукати персонального чи колективного адресата до певних дій. Наказ, діловий лист, заява - все це тексти, автори яких переслідують конкретні практичні цілі. Очевидно, що ділова мова, перш за все, має бути ясною і переконливою.
Розглянемо лексичні та граматичні проблеми, які виникають при складанні і редагуванні офіційних текстів.
Лексика
Сполучуваність слів. Необхідно пам'ятати, що далеко не всі слова поєднуються один з одним так, як нам зручно. У російській мові, як і в будь-якому іншому, існують норми сполучуваності. Уточнити їх можна за «Словником сполучуваності слів російської мови» *. Ось деякі типові для ділового мовлення поєднання слів:
наказ - видається
контроль - покладається на кого-небудь; здійснюється
посадовий оклад - встановлюється
догана - оголошується
осуд - виноситься
архів - створюють, обробляють, здають (документ) у
вакансію - мають, заміщають
нарада - готують, відкривають, ведуть, закривають, переносять, проводять, влаштовують.
Особливо слід звернути увагу на поєднання «мати значення» і «грати роль» і ніколи не міняти місцями їх компоненти.
Використання термінів. Термін (від лат terminus - кордон, межа) - слова або словосполучення, яке називає спеціальне поняття з якої-небудь області людської діяльності.
Одне з відмінних властивостей спеціальної лексики, або термінологією, - наявність єдиного і чіткого значення. Неприпустима заміна терміну близьким за змістом словом.
Якщо ви сумніваєтеся в тому, що значення застосовуваних вами термінів зрозумілі адресату, в тексті повинна бути дана їх розшифровка. Виконуючи розшифровку, бажано скористатися словником (тлумачним, термінологічним, іноземних слів чи іншим), інакше ваше тлумачення може виявитися неточним. Наприклад, «У договорі передбачені форс-мажорні обставини (а саме випадки стихійних лих)».
Розшифровка терміна повинна бути точною, ясною та повною. Зіставимо тлумачення поняття «страхувальник», запропоновані в документах двох різних організацій:
Страхувальник - фізична або юридична особа, яка сплачує страхову премію.
Страхувальник - юридична або фізична особа, яка укладає зі Страховиком договір страхування і сплачує страхові внески.
Безумовно, другий варіант більш вдалий. Перше визначення недостатньо повно: незрозуміло, кому, на підставі чого і в яких випадках виплачуються гроші. Крім того, в першому варіанті тлумачення терміна міститься помилка, пов'язана з сполучуваністю слів: премії не «сплачуються», а «виплачуються».
Даний приклад дуже показовий: в обох документах дається розшифровка терміна, який лише нещодавно перейшов з суто юридичної сфери в область відносно широкого застосування. У подібних ситуаціях упорядникові документа доводиться звертатися не до тлумачних, а до спеціальних словників або консультуватися у професіоналів. Так, бажано уточнити зміст поняття «страхувальник» у юристів.
Використання іноземних слів. Застосування іноземних слів має бути доцільним, тобто викликатися необхідністю. Якщо вам належить зробити вибір між словами-синонімами (словами, близькими за значенням), одне з яких - російське, а інше - запозичене, треба насамперед визначити, чи істотна смислова різниця між ними. Якщо іноземний синонім має відтінки значення, які важливі для вашого тексту і відсутні у споконвічно російського слова, вибір на користь запозиченого варіанту виправданий. Так, слова «зручний» і «комфортабельний» близькі за значенням, але прикметник англійського походження «комфортабельний» більш точно передає відтінки сенсу - «зручний в побутовому відношенні, упорядкований». Мабуть, воно займає все більш міцні позиції в сучасної російської мови.
Але іноді вибір іноземного слова не пояснюється нічим, крім данини моді. Навіщо, наприклад, писати пролонгований замість продовжений, репрезентувати замість уявити? Єдине обгрунтування, яке можна знайти, звучить так: слова, запозичений характер яких очевидний, нерідко мають стилістичний відтінок офіційності, який надає документу більшу вагу («договір пролонгований» звучить солідніше, ніж «договір продовжений»). Але ця логіка не бездоганна. Адже терміни, які поки що не цілком освоєні російською мовою, з великою часткою ймовірності можуть бути невірно витлумачені. Тому перш ніж піддатися їх «стилістичному чарівності», треба переконатися у тому, що їх значення цілком зрозуміло і самому авторові, й адресату.
Працюючи над складанням документів, можна користуватися сучасними словниками іноземних слів.
Плеоназм (грец. pleonasmos - надмірність). Це одна з найпоширеніших «хвороб» офіційного стилю. Вона полягає в тому, що в словосполученні виявляються надлишкові, непотрібні з точки зору змісту слова. Ось деякі приклади розхожих плеонастіческіх сполучень (виділені зайві слова):
промислова індустрія (слово «індустрія» саме по собі означає «промисловість»);
форсувати будівництво прискореними темпами (дієслово «форсувати» утворений від фр. forcer - прискорювати темп діяльності);
тонкий нюанс (іменник «нюанс» утворено від фр. nuance - відтінок, тонке відмінність);
своя автобіографія (перша частина слова "автобіографія» має грецьке походження: autos - «сам»);
в квітні місяці (квітень не може бути нічим, окрім місяця);
150 тис. рублів грошей (у рублях обчислюються тільки гроші);
прейскурант цін (у слові «прейскурант» є французький корінь prix - ціна). Але припустимо вираз «прейскурант роздрібних цін»;
маршрут руху (слово «маршрут» означає «напрям руху»);
головна суть («суть» - це і є головне).
Але немає правил без винятків. Деякі плеонастіческіе словосполучення, незважаючи на протидію вчених-філологів, увійшли у побут і, більше того, придбали відтінки значення, які виправдовують їх існування. У сьогоднішній мови стали нормативними поєднання «реальна дійсність», «практичний досвід», «інформаційне повідомлення». Вони не цілком тотожні за змістом словами «дійсність», «повідомлення», «досвід», уточнюють їх значення.
Тавтологія (грец. tauto - той же, logos - слово). Це повтор однокореневих слів у межах одного словосполучення («масло масляне»). Ця стилістична помилка робить мову немилозвучним, затримуючи увагу, ускладнює розуміння тексту. Приклади типових для офіційної мови тавтологію: користь від використання чого-небудь; слід враховувати наступні фактори, дане явище проявляється у зазначених умовах; адресувати на адресу. Ці словосполучення можна замінити іншими без втрати сенсу: «користь від застосування чого-небудь», «необхідно враховувати наступні чинники», «дане явище відзначається в зазначених умовах», «направити на адресу».
Розрізнення паронімів (грец. para - біля, при; onyma - ім'я). Пароніми - споріднені слова, близькі за звучанням, але різні за значенням і сполучуваності. Іноді підміна слова «братом-близнюком» - паронімів - тягне за собою суттєві викривлення сенсу. При роботі з документами треба звернути особливу увагу на такі пароніми:
оплатити - заплатити (різниця полягає в граматичної сполучуваності цих дієслів: слово «оплатити» вимагає прямого доповнення: "сплатити що-небудь»; «заплатити» - непрямого: «заплатити за що-небудь»;
відряджений - відрядження (причастя «відряджений» утворено від дієслова «відрядити»; «відряджений» - «той, кого відряджали», наприклад, відряджений співробітник; прикметник «відрядження» вироблено від іменника «відрядження» і має значення «що відноситься до відрядження»: «посвідчення про відрядження»).
Орфографія
Правопис власних назв. Орфографічні труднощі, пов'язані з власними іменами, абсолютно природні: у цьому розділі російської орфографії немає повного однаковості і постійно відбуваються зміни. Сам лексичний пласт власних імен надзвичайно рухливий: зрушення в його складі відображають безперервний процес розвитку суспільного життя. Нові соціальні інститути, організації, підприємства, посади отримують нові імена. Тому жодна комп'ютерна програма, що перевіряє правопис, не охоплює всіх власних імен. Щоб не робити помилок у написанні імен і назв, необхідно керуватися кількома загальними правилами. (Не будемо про найпростіші правила, відомі кожному школяреві).
Імена прикметники, утворені від імен осіб. Прикметники, утворені від прізвищ, пишуться з малої літери (пушкінське вірш, Морозівське спадщину). З великої пишуться прикметники, що позначають індивідуальну приналежність, утворені від власних імен осіб, тварин, міфологічних істот і ін, за допомогою суфікса-ів (-ів) або-ин (Зевсов гнів, Муркіни кошенята), а також прикметники на-ський, означають «імені кого-небудь», «пам'яті когось»: Пушкінські читання.
Географічні назви. Всі слова назви пишуться з великої літери, крім входять до їх складу службових слів і родових назв: Південна Америка, Північний Льодовитий океан, Співдружність Незалежних Держав.
Імена загальні у складі назв пишуться з великої букви, якщо вжиті не в прямому значенні: місто Біла Церква.
Але в назвах вулиць: Чисті ставки, Кузнецький міст, Червоні ворота, Сущевский вал, Каретний ряд - вони пишуться з малої літери, тому що історично мали пряме значення.
Іншомовні родові найменування пишуться з великої літери: Ріо-Колорадо (ріо - річка), Сьєрра-Невада (Сьєрра - гірський ланцюг), Йошкар-Ола (олу - гора). Але іншомовні родові найменування, що увійшли у притаманному їм значенні в російську мову (фіорд, стріт), пишуться з малої літери.
Назви титулів, посад у складі назв пишуться з великої букви: острови Королеви Шарлотти, міст Лейтенанта Шмідта.
У назвах держав зазвичай всі слова пишуться з великої літери. Рідше (в неофіційних варіантах назв) окремі слова - з малої: Нідерландське королівство. Велике герцогство Люксембург, Сполучене королівство.
У назвах російських територіально-адміністративних утворень слова край, область, національний округ, район пишуться з малої літери.
Назви установ, організацій, підприємств. Всі слова пишуться з великої літери в назвах вищих урядових, найважливіших міжнародних організацій:
Організація Об'єднаних Націй; Адміністрація Президента Російської Федерації.
У більшості назв перше слово пишеться з великої літери:
Комісія з державних нагород при Президентові Російської Федерації.
Крім першого слова з великої може бути написано перше слово тієї частини словосполучення, яка сама по собі використовується як назва:
Державна Третьяковська галерея (Третьяковська галерея);
Центральний Будинок журналіста (Будинок журналіста).
Назви документів, пам'яток культури. У складених назвах документів, пам'яток із великої літери пишеться перше слово (якщо воно не позначає родове поняття) і всі власні імена:
Конституція Російської Федерації, Ісаакіївський собор, собор Паризької богоматері, храм Василя Блаженного, Дев'ята симфонія Бетховена.
Найменування посад і звань. З великої літери пишуться найменування вищих посад і вищих почесних звань: Президент Російської Федерації. Інші - з малої: начальник Державно-правового управління Президента Російської Федерації.
Словотвір. Один з найактивніших способів словотвору в сучасній російській мові - скорочення слів. У результаті скорочення виходять абревіатури (від італ. Abbreviatura). Вони можуть складатися з складів (будтрест), початкових звуків слів, що входять у словосполучення, або їх початкових літер (ВВЦ, ВПС). Найважливіші причини використання скорочень полягають у тому, що вони, по-перше, дозволяють заощаджувати місце, уникати громіздких словосполучень і, по-друге, дають можливість уникнути словесних повторів. У той же час абревіатури таять в собі серйозні небезпеки. Якщо вони не стандартизовані, у адресата документа можуть виникнути труднощі з їх розшифровкою. Крім того, скупчення великої кількості абревіатур робить текст важким, громіздким, ускладнює сприйняття. Тому що пише повинен суворо стежити за тим, щоб в офіційні папери потрапляли тільки загальнозрозумілі скорочення або такі, які прийнято використовувати в даній області.
Від власне абревіатур треба відрізняти графічні скорочення - умовні письмові позначення, які не вимовляються і тому не є словами. У російській мові стандартизовані наступні графічні скорочення:
1) поштові скорочення слів, що позначають населені пункти (обл., р-н, м., с. (Село - при назві), д., сел.);
2) назви місяців (січень);
3) телеграфні скорочення (точка);
4) умовні позначення величин і одиниць виміру (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тис.);
5) скорочення, прийняті в обліково-звітної документації (квіт. №; накл. №; розр. Рахунок №);
6) текстові скорочення (т. д.; т. п.; с. Р.; см.; напр.; Пр.; ін; п. (пункт);
7) найменування посад, звань, ступенів (проф.; членкор.; К. т. н.; С. Н. С. Зав.; Заст. Пасху готувати. О.; Пом.). Деякі з них виявляють тенденцію до перетворення в абревіатури;
8) звернення пан (пан) і деякі інші.
Щоб уточнити написання загальноприйнятих скорочень, можна скористатися словником скорочень російської мови.
Правила графічного скорочення слів. Основний принцип: скорочення не повинні ускладнювати розуміння тексту або вести до подвійного тлумачення.
Бажано відкидати максимальну кількість літер, але не більше, ніж припустимо для правильного і однозначного розуміння тексту: краще фунда., Ніж фундаментал. АЛЕ: краще социальн., Ніж соц., Оскільки скорочення «соц." Може бути розшифрована і як «соціальний», і як «соціалістичний».
Скорочення до однієї букви допускається, тільки якщо воно є загальноприйнятим.
Скорочення не може закінчуватися на голосну або й; зберігається наступна згодна: вкрай., Калійні., Учений., Олійно.
М'який знак відкидається: сільський - сіл.
Подвоєна приголосна не зберігається, залишається одна буква: металевий - метал.
У складних прикметників, які пишуться через дефіс, скорочують кожну частину слова за даними правилами: проф. - Тих. У складних прикметників, які пишуться разом, скорочують другу частину: агролесомеліор., Лесохоз.
Не можна скорочувати слово, якщо воно є єдиним членом речення.
Правила аббревиации. Скорочення не повинно збігатися за формою з існуючим словом або іншим скороченням. Воно повинно бути оборотним - розгортатися в повне найменування. Скорочення повинно відповідати нормам російської вимови і правопису.
Скорочення - назви установи, підприємства, організації, позначення марки вироби - пишуться з великої літери.
Слово «рік» після дат скорочується до однієї літери р. або до двох - у множині. У 2000р. У 1990-1999 рр..
Цифрове позначення навчального та фінансового року пишеться через косу риску; слово «рік» вживається в однині: У 1998/99 навчальному році.
"Рубль" скорочується до руб. (Рідше р.).
Умовні позначення фізичних, хімічних, математичних величин повинні точно відповідати державним стандартам .*
Правила використання скорочень та абревіатур. При адресуванні листів слід наводити назву установи, підприємства в тому вигляді, в якому воно дано в його документах. Скорочення повинні бути одноманітно на всьому протязі документа.
Форма PS (від лат. Post scriptum - після написаного) в діловому листуванні не вживається.
Визначення граматичного роду абревіатур. Рід буквених абревіатур визначається по головному слову вихідного словосполучення (ВВЦ - іменник чоловічого роду: у словосполученні «Всеросійський Виставковий центр» головне слово «центр»). Літерні абревіатури не схиляються!
Рід звукових абревіатур раніше рекомендувалося встановлювати так само, але зараз він частіше визначається за аналогією (абревіатури, що закінчуються на приголосний, схожі на слова чоловічого роду, що закінчуються на о - на слова середнього роду: рішення ВАК, РОНО закрито).
Встановлення роду абревіатур відбувається поступово, по мірі їх впровадження в широкий обіг, через стадію коливань в роді.
Граматика (морфологія)
До області морфології відносяться правила зміни і граматичної сполучуваності слів. Специфічні проблеми можуть бути пов'язані і з використанням службових частин мови (спілок, прийменників та ін.)
Використання прийменників. Російська мова надає говорить і пише широкий вибір причинних прийменників: з огляду на, внаслідок, в силу, у зв'язку з, з-за, з причини, завдяки. На якій підставі слід віддати перевагу один з них? Підказкою повинні стати відтінки значень, якими володіють ці прийменники:
• на увазі - частіше про причини, очікуваної в майбутньому: з огляду на майбутнього проведення конференції;
• внаслідок - частіше про совершившемся факті: прошу надати мені відпустку через хворобу;
• завдяки - частіше про причини, що викликали бажаний результат: ми впоралися із завданням завдяки діяльної допомоги працівників міністерства.
Прийменники зазвичай керують іменником в одному певному відмінку.
НЕ МОЖНА говорити, наприклад: згідно нижчеподаного переліку, згідно вашого запиту. ТРЕБА: згідно нижчеподаному переліком, згідно з вашим запитом (іменник у давальному відмінку!).
Вибір відмінка іменника (прийменниково управління) при синонімічних словах.
Ідентичний чого-небудь - схожий з чим-небудь - близький до чого-небудь
Звертати увагу на що-небудь - приділяти увагу чого-небудь
Спиратися на що-небудь - базуватися на чому-небудь
Грунтуватися на чому-небудь - обгрунтовувати чим-небудь
Відгук про що-небудь - рецензія на що-небудь (анотація на що-небудь, анотація чого-небудь)
Відзвітувати в чому-небудь - зробити звіт про що-небудь
Перевага над чим-небудь - перевага перед чим-небудь
Перешкоджати чого-небудь - гальмувати що-небудь
Розрізняти що-небудь і що-небудь - відрізняти що-небудь від чого-небудь
Сплатити за що-небудь - сплатити що-небудь
Відмінювання складних складних слів. Розвиток мови не зупиняється ні на мить. Він гнучкий та мінливий, оскільки інакше втратив би роль головного засобу людського спілкування. Особливо швидко і безпосередньо реагує на все, що відбувається в житті людей лексика - словниковий склад мови. Будь-яке нове явище в області політики, науки, мистецтва, побуту, моди та іншої повинно знайти ім'я. Так виникають нові слова. Деякі з них незабаром забуваються, інші залишаються в мові надовго.
Один із шляхів утворення нових слів - складання. З'єднуватися можуть основи з використанням сполучних голосних, іноді також за участю суфіксів (сільське господарство + = сільськогосподарський), частини основ (туристична + + база = турбаза), початкові літери слів (Всеросійський виставковий центр = ВВЦ). Можливо і складання цілих слів. Це особливо часто відбувається, коли існує потреба у складеному найменування нового об'єкта, що з'єднує в собі ознаки двох предметів. Так виникли в різний час широко вживані сьогодні слова плащ-намет, вагон-ресторан, диван-ліжко та ін
Вживання таких термінів пов'язане з певними труднощами. По-перше, в кожному конкретному випадку слід визначити, як схиляється складається з двох частин слово: чи треба змінювати за відмінками обидві частини, або тільки одну. Наприклад, який варіант віддати перевагу: повідомити генералу-лейтенанту або повідомити генерал-лейтенанту?
По-друге, буває непросто вибрати форму присудка або визначення при підметі, вираженому складовим найменуванням. Слова, що увійшли до складу нового терміну, можуть ставитися до різних граматичних родів. Як правильно: новий плащ-намет або нова плащ-намет?
Ці питання не можна віднести до числа остаточно вирішених. Мова йде про відносно нових словах. Традиція їх вживання лише формується, тому виникають неминучі різночитання.
Зіткнувшись з труднощами при використанні складені найменувань, потрібно обрати певну послідовність дій:
1) встановити, скільки частин слова схиляється;
2) якщо схиляються обидві частини, визначити граматичний рід по першому слову (плаття-костюм - у мене немає сукні-костюма - у неї з'явилося нове плаття-костюм);
3) якщо схиляється лише друга частина, граматичний рід визначається по другому слову (кафе-морозиво відкрито).
Проте ці рекомендації не можна назвати вичерпними. Далеко не завжди ми в змозі з упевненістю сказати, обидві чи частини слова схиляються. Найбільш вірний спосіб відповісти на це питання - звернутися до словника. Правда, тлумачний словник російської мови може допомогти не в усіх випадках. Як вже сказано вище, велика частина цих слів виникла відносно недавно і не встигла потрапити в словники. Інші відзначені словником, але їм не присвячені окремі статті, що містять граматичну інформацію. Так, слово диван-ліжко наведено у «Словнику російської мови С.І. Ожегова »(вид. 14) у статті« диван », слово льотчик-космонавт - у статті« льотчик »; при цьому інформація про відміну відсутня. Корисним може виявитися «Словник труднощів російської мови» Д.Е. Розенталя і М.А. Теленковой. У ньому слова, відмінювання яких викликає труднощі, наводяться у формі як називного, так і родового відмінка; при необхідності вказується також граматичний рід: «генерал-майор, генерал-майора», «крісло-ліжко, крісла-ліжка, пор.»
Але як бути, коли під рукою немає необхідного словника? Що робити, якщо слово належить до недавніх новоутворень або є вузькоспеціальних і тому не зафіксовано загальнодоступними словниками? У цьому випадку автор посібника «Практична стилістика російської мови» Д.Е. Розенталь рекомендує керуватися перш за все змістом терміна. Щоб вирішити питання про відміну і граматичному роді, треба встановити, яке з двох слів, що ввійшли до складу найменування, виявляється провідним, тобто концентрує в собі основний зміст поняття: «... провідним ... є те слово, яке виражає більш широке поняття або конкретно позначає предмет, наприклад: Кафе-їдальня відремонтована (їдальня - більш широке поняття) ... Крісло-ліжко стояло в кутку (мислиться один з видів крісел, друга частина виступає в ролі уточнюючої )...»*.
Відзначається також, що найчастіше провідне слово стоїть на першому місці і обидві частини терміна схиляються. Якщо ж, навпаки, головним є друге слово («Роман-газета» - видання, що публікує романи), то схиляється лише друга частина: Прочитати в «Роман-газеті».
Аналогічно пропонує вирішувати питання про відміну і роді складені слів К.С. Горбачевич - автор посібника «Норми сучасної російської літературної мови». Він розрізняє складові і злиті слова. Самі назви вказують на різницю між типами подвійних термінів:
• в складових складних словах кожен елемент несе самостійну інформацію, причому друга частина сприймається як означення до першої: телефон-автомат (автоматичний телефон);
• злиті складні слова позначають єдине, фактично нероздільне поняття; основна смислове навантаження падає на другу частину: дизель-мотор (дизельний мотор) *.
Особливо підкреслюється, що найменування осіб за професією, посади, чину, звання (прем'єр-міністр, генерал-полковник і ін), а також спеціальні терміни (луна-імпульс, грам-маса та ін) зазвичай представляють собою злиті складні слова.
У відповідності зі змістом визначаються граматичні характеристики слів:
• в складових складних схиляються обидві частини і граматичний рід відповідає першій (у кріслі-ліжка - порівн. Р., Зустріч-банкет відбулася);
• у злитих складних схиляється лише друга частина і по ній встановлюється рід (запитати у шеф-кухаря, дивізіонна штаб-квартира).
Важливо пам'ятати про те, що перераховані правила не мають абсолютного характеру. Вони розраховані на людину, що володіє мовним чуттям, здатного самостійно аналізувати зміст і визначати граматичні властивості слова. Жива мовна практика часом суперечить мовної теорії. У невимушеній усного мовлення проявляється тенденція до відміні тільки другий частини складеного найменування (у вагон-ресторані, на диван-ліжка і т.п.). Подібні коливання можуть з часом вплинути на граматичні характеристики слова. Однак у сучасній офіційно-ділового мовлення, яка в цілому строго нормована, ці варіанти можуть не враховуватися. Автор і редактор тексту документа повинні орієнтуватися не на мовну стихію, а на літературну мовну норму.
Відмінювання числівників. У більшості випадків кількісний числівник узгоджується з іменником у відмінку (крім називного та знахідного):
Бракує чотирьох книг, викласти на двохстах сторінках.
У орудному відмінку можливі паралельні варіанти з числівниками, до складу яких входить елемент «сто»:
З двомастами рублями - з двомастами рублів.
У другому випадку числівник управляє іменником.
Слово «тисяча» найчастіше керує іменником: витрати, які обчислюються трьомастами тисячами рублів.
У складених числівників схиляються всі частини:
Серія посібників з двома тисячами чотирмастами сімдесятьма п'ятьма кресленнями
Вантаж вагою в тисячу п'ятсот тонн
але: в тисяча дев'ятсот тридцятому році
При підготовці тексту, розрахованого на проголошення в офіційній обстановці, треба давати словесну розшифровку цифрових позначень:
На завод було доставлено до 850 т (восьмисот п'ятдесяти тонн) металобрухту.
Граматика (синтаксис)
Як зробити свій текст зрозумілим і переконливим? Це багато в чому залежить від вашого вміння з'єднувати між собою слова, будувати словосполучення і речення. До числа найважливіших особливостей офіційно-ділового стилю відносять чіткість та послідовність викладу матеріалу, а також поєднання повноти і стислості тексту. Слід прагнути до лаконічності, але не на шкоду ясності змісту. Справитися з цим непростим завданням допоможе знання ряду мовних правил, які були вироблені і зафіксовані саме для того, щоб зробити російську мову більш динамічною, ясною і виразною.
Дійсний, пасивний, безособовий оборот. Російська мова надає говорить і пише широкі можливості вибору між синонімічні (близькими за змістом) граматичними конструкціями. Часто від того, який варіант краще автор документа, залежить ступінь зрозумілості та переконливості повідомлення.
Надзвичайно істотно знайти потрібну форму присудка. Вибирати доводиться між активною конструкцією: «Ми розглянули ваші пропозиції» та пасивної: «Нами розглянуті ваші пропозиції». Різниця полягає в тому, що в першому випадку підлягає називає виробника дії (він виступає як активний особа), у другому - об'єкт дії.
Вибір пасивної конструкції надає тексту велику офіційність. Підкреслюється сам факт здійснення дії незалежно від того, хто його зробив. Така установка пише ще більш послідовно реалізується при використанні безособової конструкції: «Пропозиції розглядаються».
Пасивні і безособові обороти давно стали однією з найхарактерніших візьме офіційного стилю. Чимало сказано на їх адресу і недобрих слів.
Дійсно, не варто зловживати пасивом. По-перше, чим менше в тексті дієслів, тим він великовагові, тим важче в ньому розібратися. По-друге, пасивні та безособові конструкції як ніби знімають відповідальність з того, хто підписує документ. Створюється враження, що якась особа або організація уникають, відкрито говорити про свої рішення та дії. Все, про що згадується в тексті, підноситься як вчинилося саме по собі: «Робота проводиться ...»,« Заходів вживають ...», «Проблеми вирішуються ...». «Вам було відмовлено ...»,« З 1 січня забороняється ...». Така безособова стилістика - відображення невільного, нетворчого свідомості. У суспільстві, де вчаться поважати і цінувати особистість, така манера висловлюватися лише нагадує про недавнє минуле, про часи не людей, а «гвинтиків» державної машини.
Сьогоднішнє ділове лист не виключає використання пасиву і безособових пропозицій, однак хотілося б, щоб вони займали в тексті належне їм скромне місце.
Розщеплене присудок. Одне і те ж дія може бути позначене з допомогою дієслова (працювати, брати участь, боротися, оглядати та ін) і словосполучення, що складається з дієслова та іменника в знахідному відмінку (проводити роботу, приймати участь, вести боротьбу, робити огляд і ін) . Іноді використання розщепленого присудка обгрунтовано: саме така конструкція дозволяє авторові підкреслити офіційний характер дії. Так, «оглянути обладнання» може будь-який, кому це цікаво, а «зробити огляд» - тільки фахівець.
Але поряд з достоїнствами розщеплене присудок має і недоліками. Як вказує Д.Е. Розенталь, «... в деяких випадках вживання дієслівно-іменного поєднання замість дієслова в ролі присудка надає висловом канцелярський характер ...»*.
Перш ніж зупинити свій вибір на розщепленому сказуемом, треба переконатися в тому, що це дійсно необхідно, тобто що дієслово, взятий сам по собі, не передає того змісту, який ви маєте намір донести до адресата.
Узгодження присудка з підметом. При підметі з кількісним числівником, що закінчується на один, присудок ставиться у форму однини:
У 1996р. на підприємство було прийнято 31 фахівець.
При підметі, що має у складі числівники два, три, чотири, двоє, троє, четверо і більше, присудок ставиться до форми як єдиного, так і у множині. Між цими варіантами є деяка смислова різниця.
Сказав: «На конференції були присутні шістьдесят-сім людина», ми робимо акцент саме на числі учасників. Якщо ж далі нам належить говорити про їх виступах, тобто підкреслювати активний характер їх поведінки, кращою стає форма множини: «На конференції зробили доповіді двадцять три людини».
Єдине число підкреслює внутрішню нерозчленованість множини і нерідко додає повідомленню безособову забарвлення, тому його природні все використовувати, якщо мова йде про неживі предмети. Воно доречно також при позначенні великої кількості.
Заводу виділено сорок верстатів. Було продано п'ятнадцять комплектів.
Нам потрібно шістсот тонн палива.
Підмет зі словами більшість, меншість, безліч, ряд, частина, багато, чимало, кілька, кількість, число, не менше ніж, а також з негативними і невизначеними займенниками узгоджується з присудком у формі однини (граматичне узгодження) і у формі множини (узгодження за змістом).
Більшість висловилася проти. Ряд поправок до закону був прийнятий.
Але: Більшість глядачів заздалегідь зайняли відведені для них місця.
Працюючи над текстом, ми нерідко складаємо конструкції з однорідними членами (так називаються члени речення, що відносяться до одного й того ж слова і відповідають на одне питання). Використання ряду однорідних членів надзвичайно характерно для ділової документації, оскільки в ній часто зустрічаються різні перерахування.
При протиставленні однорідних членів, виражених іменником в однині, з використанням протівітельние спілок (а, а й ін), а також спілок не тільки, а й, не стільки, скільки присудок ставиться у форму однини.
У цьому випадку діє не інструкція, а постанову.
Вам був висланий не окремий збірник, а комплект документів.
При повторюваному соединительном союзі і, так присудок ставиться у формі множини:
І той і інший здатні на це.
Якщо перед однорідними підметами повторюються слова весь, кожен, будь-який, ніякий, присудок стоїть у формі однини.
Кожна довідка, кожен протокол був узятий на контроль.
Порядок слів. Російська мова належить до мов з вільним, нефіксованим порядком слів. Хто говорить і пише вільний переставляти слова в реченні, і загальний зміст при цьому не порушується:
Вчора отриманий лист.
Вчора лист отримано.
Лист отримано вчора.
Лист вчора отримано.
Отримано лист вчора.
Отримано вчора лист.
Однак не можна сказати, що всі варіанти рівноцінні. Очевидно, що порядком слів ми підкреслюємо, акцентуємо ту чи іншу частину повідомлення. У даному випадку ударної виявляється позиція в кінці речення. Так, у 1 і 6 варіанті акцент зроблено на слові «лист», у 2 і 4 - на факті його отримання, в 3 і 5 - на часу отримання.
Крім того, порядок слів дає нам певні стилістичні можливості. Пропозиція 1 звучить більш офіційно, ніж 6, хоча між ними і немає смислового відмінності.
Ці властивості російського синтаксису, поза сумнівом, вимагають від людини, що працює з текстом, мовного чуття й особливої уваги до побудови фрази. Слід пам'ятати, що в писемній мові відсутнє таке важливе мовний засіб, як інтонація. Тому звернути увагу адресата на ту чи іншу частину повідомлення можна, поставивши її в кінець речення - в актуалізовану позицію.
На запитання: «Чи маєте ви виконати свої зобов'язання і завершити роботу до призначеного терміну?» - Правильніше за все відповісти:
До 1 серпня робота буде завершена.
Якщо ж питання задано інакше: «В який термін буде виконана робота?» - Треба обрати інший порядок слів:
Робота буде завершена до 1 серпня.
Використання дієприкметникових оборотів. Частина мови, що називає додатковий дію, називається дієслово. Дієприслівник із залежними словами складає дієприкметниковий оборот. З одного боку, використовувати його дуже зручно: він дозволяє сказати в одному реченні про декілька діях, тобто сприяє стислості викладу. З іншого боку, з дієприслівниковими обігом пов'язані певні труднощі. Справа в тому, що вживати його можна не завжди.
Помилки в його використанні ведуть до двозначності і створюють комічний ефект. Ще в 1884. А.П. Чехов в гумористичній мініатюрі «Жалобна книга» пародіював мова безграмотного пасажира, який зробив такий запис: «Під'їжджаючи до сіей станції і дивлячись на природу у вікно, у мене злетіла капелюх». Чому ця скарга звучить безглуздо? Справа в тому, що, читаючи її, ми мимоволі уявляємо собі, як капелюх, під'їжджаючи до станції, дивилася на природу. Запам'ятайте: дієприслівниковий зворот може вживатися тільки тоді, коли дії, що позначаються ним і присудком; здійснюються однією особою. Якщо ж справа йде інакше, замість деепричастного обороту треба використовувати підрядне речення. Скарга чеховського пасажира у відредагованому вигляді звучала б так: «Коли я під'їжджав до сіей станції і дивився у вікно, з мене злетіла капелюх».
Є й ще одне правило, яке необхідно дотримуватися: дієприслівниковий зворот можна вживати тільки в пропозиції, де є підмет (тобто названо дійова особа). Ви маєте право сказати: «Читаючи цю книгу, я уявляю собі, що знайомий з автором». Але неприпустимо: «Читаючи цю книгу, здається, що був знайомий з автором». Друга пропозиція - безособове: у ньому є присудок - «здається», але відсутній підмет. Дієприкметниковий оборот тут не можна використовувати і його теж слід замінити підрядним реченням: «Коли читаєш цю книгу, здається ...».
Виходячи з цих граматичних норм, відредагуємо пропозиції, взяті з офіційної документації.
Неправильно: «Пропрацювавши два місяці, у нього виникли ускладнення з начальником цеху». Правильно: «Після того як він пропрацював два місяці, у нього виникли ускладнення з начальником цеху».
Неправильно: «Вивчаючи проблеми транспорту, нами були отримані наступні результати ...». Правильно: «Вивчаючи проблеми транспорту, ми отримали наступні результати ...».
Нанизування непрямих відмінків. Довгі ланцюги іменників у непрямих відмінках (найчастіше в родовому) - одна з яскравих і вельми неприємних візьме ділового стилю. Причиною цього стилістичного недолік звичайно буває прагнення пише висловлюватися якомога більш офіційно. З цією метою автор уникає дієслів, замінюючи їх віддієслівними іменниками.
Свого часу проти засилля віддієслівних іменників та нанизування відмінків гаряче виступав К.І. Чуковський. Про автора важких і незрозумілих словесних конструкцій він писав:
«Йому все ще невідомо елементарне правило, що забороняє такі довгі ланцюги родових:« Будинок племінника дружини кучера брата лікаря ».
З орудний канцелярського стилю справи ще гірше. Здавалося б, як не згадати глузування над цим орудний, які так часто зустрічаються в старих письменників.
У Писемського: «Влетеніе і розбиття скла вороною ...»
У Герцена: «згризені плану оного мишами ...».*
Необхідно уникати подібних конструкцій: вони далеко не завжди смішні, але у всіх без винятку випадках затемнюють Сенс тексту. Редактор зобов'язаний безжально викреслювати ланцюжка іменників у непрямих відмінках, замінюючи великовагові і зрозумілого конструкції дієсловами, змінюючи структуру пропозиції.
Неправильно: «Для виконання вимоги підвищення якості освіти ...».
Правильно: «Щоб підвищити якість освіти ...».
Неправильно: «Ми погодилися з прийнятими нашими колегами рішеннями».
Правильно: «Ми погодилися з рішеннями, які прийняли наші колеги».
Структура складного речення. Пропозиції, що складаються з двох або декількох частин, кожна з яких має власну граматичну основу (підмет і присудок або один з головних членів), називають складними. Частини можуть з'єднуватися за допомогою союзів або тільки за допомогою інтонації. У письмовому тексті частини складного речення зазвичай розділяються комою або іншими знаками пунктуації.
Для офіційного стилю характерне використання великої кількості складних речень, особливо складнопідрядних, тобто таких, в яких одна з частин є головною, інша - придаточной (залежної). У документації неможливо обійтися без підрядних конструкцій з підрядними часу («Після того як лист буде отримано, ми вживемо заходів ...» і т.п.), умови («Якщо зобов'язання не будуть виконані, ми застосуємо штрафні санкції ...» і т.п.), мети («Пропонується розглянути питання на президії, для того щоб виробити спільну точку зору ...» і т.п.) і ін
У багатьох випадках переважно вживати саме складні пропозиції, а не конструкції з причетними і дієприслівниковими зворотами. Це допомагає уникнути такої важкої хвороби канцелярського стилю, як «безглагольность». Як вже зазначено вище, саме брак дієслів веде до «нанизування» непрямих відмінків («обговорення поліпшення проведення заходів»), робить мову великовагової, ускладнює розуміння. Нерідко заміна причетного або деепричастного обороту підрядним реченням дає авторові можливість повернути в текст дієслово, додати повідомленню ясність і динаміку.
Порівняйте пропозиції:
«У довідці аналізуються процеси, що протікають у галузях промисловості, оснащених сучасним устаткуванням».
«У довідці аналізуються процеси, які протікають у галузях промисловості, оснащених сучасним устаткуванням».
У першому випадку два причетних обороту слідують один за одним і ускладнюють розуміння тексту. У другому - поєднання придаткового определительного з союзним словом «які» і причетного обороту надає пропозицією необхідне граматичне різноманітність, робить зміст більш ясним.
Зі складними пропозиціями можуть бути пов'язані і певні труднощі. Перш за все, цим граматичним засобом, як і будь-яким іншим, не можна зловживати. В офіційних паперах недоречні дуже довгі речення, що включають в себе нескінченний ланцюг придаткових. Оптимальна конструкція для ділового стилю - складне речення, яке складається з двох частин.
Крім того, слід пам'ятати, що неприпустимо поєднання в одному реченні як однорідних членів причетних або дієприслівникових зворотів і підрядних речень.
Неправильно: «Комісії належить виявити проблеми, що виникли в ході роботи, і які заходи можна вжити для їх усунення».
Правильно: «Комісії належить виявити проблеми, що виникли в ході роботи, і визначити, які заходи можна вжити для їх усунення».
При використанні складнопідрядних пропозицій важливо стежити за тим, щоб придаткових частина, що відноситься до окремого слова, поєднувалася з ним лексично. Розглянемо приклад:
«Просимо вас підтвердити проходження обстеження у вашій медсанчастини студента N, а також чи була йому видана довідка».
Очевидно, що підтвердити можна лише який-небудь факт. Будь-яка конструкція з союзом «чи» передбачає не констатацію факту, а постановку питання і не може поєднуватися з дієсловом «підтвердити».
Правильний варіант:
«Просимо вас підтвердити проходження обстеження у вашій медсанчастини студента N, а також вказати, чи була йому видана довідка».
Сьогодні працівник документної сфери поставлений на виграшні умови порівняно зі своїми колегами, які працювали в цій галузі в попередні десятиліття. Сучасна електронна техніка значно полегшує створення, обробку, зберігання, пошук документів. Удосконалюється процес складання і редагування текстів. Однак при цьому потрібно пам'ятати, що навіть найдосконаліша техніка залишається лише засобом у руках людини і не може взяти на себе всі його обов'язки. Так, перевірка орфографії можлива лише в певних межах: імена власні, абревіатури, суто спеціальна термінологія - все це залишається на совісті автора і редактора тексту. Комп'ютер не гарантує ані від граматичних, ні від стилістичних помилок. Ось чому професійні вимоги до сучасного працівнику апарату - це і комп'ютерна, і мовна грамотність.
Композиція документа
Композиція (від лат. Compositio) - це побудова, організація тексту. Поряд з лексичної, граматичної, стилістичної грамотністю від людини, що працює зі словом, потрібне вміння володіти, підносити матеріал так, щоб зробити його максимально доступним адресату. Іноді абсолютно правильний, з точки зору мови і стилю, документ важко сприймається тільки тому, що в ньому панує хаос, немає логіки в поєднанні частин.
Для прикладу проаналізуємо фрагмент з наказу Госкомвуза:
2.1 Подати в місячний строк узгоджені з Головним управлінням освітньо-професійних програм і технологій та затверджені керівництвом Госкомвуза Росії перелік поліграфічного обладнання для доукомплектування друкарень та поліграфічних ділянок вузів-переможців конкурсу грантів, зведений кошторис витрат, що передбачає організаційну роботу по завершенню першого туру конкурсу, придбання та доставку обладнання.
Не потребує доказів той факт, що розібратися у змісті наказу непросто. Це пов'язано, перш за все, з тим, що в пропозиції, що займає декілька рядків, тільки одне дієслово («уявити»), три причетних обороту і величезне число іменників. У той же час специфіка жанру наказу така, що до тексту навряд чи можуть бути внесені істотні виправлення. Що ж може зробити редактор, зіткнувшись з такою проблемою? Розставити абзацні відступи. Вони виявлять структуру документа, підкажуть адресату, в яких місцях треба зробити паузи при читанні. Порівняйте:
2.1 Подати в місячний строк узгоджені з Головним управлінням освітньо-професійних програм і технологій та затверджені керівництвом Госкомвуза Росії:
• перелік поліграфічного обладнання для доукомплектування друкарень та поліграфічних ділянок вузів - переможців конкурсу грантів;
• зведений кошторис витрат, що передбачає організаційну роботу по завершенню першого туру конкурсу, придбання та доставку обладнання.
При такій композиції достатньо побіжного погляду, щоб зрозуміти, що Госкомвуза вимагає подати у місячний строк два типи документів, кожному з яких дана коротка характеристика.
Даний приклад демонструє, наскільки важливий зовнішній вигляд офіційного документа. Немає нічого страшнішого «сліпого» тексту без заголовків, підзаголовків, відступів, прогалин і графічних виділень. Ці кошти, якщо використовувати їх розумно, можуть зробити «читабельним», доступним навіть самий складний текст.
Текст повинен містити доцільна кількість інформації. Не слід повторювати загальновідоме, захаращувати документ деталями.
Особливо істотно виділяти і підкреслювати головне. Як вже зазначено вище, цієї мети можуть служити підзаголовки, абзацні відступи, збільшені прогалини між рядками, підкреслення, зміна шрифту. Сучасні комп'ютерні редакторські програми дають великий простір для виразного оформлення тексту.
Слід структурувати текст у відповідності до змісту.
Якщо використовується нумерація, треба пам'ятати, що пункт 1 передбачає наявність пункту 2.
У сьогоднішньому діловодстві прийнятий певний порядок нумерації частин документа: номер кожної частини включає номери відповідних складових частин більш високих ступенів поділу: 1.2.1, 2.9.1.
Дотримання названих лексичних, граматичних, композиційних правил вимагає від працівника канцелярської сфери високого рівня філологічної культури і великий зібраності. Але це окупається сторицею, з-під вашої руки виходить грамотний, ясний, по-своєму витончений текст; спілкування, яке обслуговується офіційними документами, робиться більш плідним.
Етапи редагування
Приступаючи до редагування тексту, важливо чітко усвідомити, які цілі перед вами ставляться. Виправлення може бути як чисто стилістичної (тобто не торкається змісту), так і смисловий. У першому випадку від редактора потрібно, перш за все, бездоганна грамотність, тонке відчуття слова. У другому - поряд з цим грунтовне знання суті питання, володіння фактичним матеріалом. Є, однак, і загальні принципи. Узагальнена схема роботи редактора виглядає так:
• сприймання - критика - корективи;
• перевірка фактичного матеріалу;
• виявлення композиційних недоліків;
• виявлення стилістичних помилок і похибок;
• виявлення орфографічних і пунктуаційних помилок.
Важливо пам'ятати про те, що перший етап редагування - сприйняття тексту - має надзвичайно велике значення. Тільки недосвідчений співробітник, прочитавши перші кілька рядків документа, береться за олівець і починає вносити виправлення. Перш ніж що-небудь змінити, слід ознайомитися з документом у цілому. При цьому можна робити позначки на полях або виписки (особливо якщо це текст великого обсягу). Частина питань зазвичай вдається зняти по ходу читання. Крім того, тільки при цілісному сприйнятті редактор опиняється в стані оцінити композицію тексту, виявити протиріччя, логічні помилки, невідповідність частин і т.п.
Зручніше за все, проаналізувавши текст, почати читати його з початку, поступово і послідовно усуваючи зазначені недоліки.
Після того як ви уважно прочитали документ, оцінили його, відзначили помилки і моменти, що викликають сумнів, вам належить вирішити найбільш складний і делікатний питання, завжди встає перед редактором. Це питання про допустиму ступеня втручання в текст. Своєрідність редакторської роботи полягає в тому, що виправлення вносяться в чужий текст. Зрештою, під документом повинна з'явитися підпис іншої особи. Отже, ви берете на себе додаткову відповідальність: ви маєте право змінити форму, але не зміст; інакше вийде, що ви нав'язуєте адресату свої думки від чужого імені.
Одна з головних «заповідей редактора» може бути сформульована так: не додаси і не відіймеш. Яким би не був вплив на текст (заміна слів, граматичних конструкцій, перестановка частин) - сенс висловлювання повинен залишатися тим самим. У разі ж, якщо потрібно змінити зміст (припустимо, усунути фактичну помилку), це має бути неодмінно погоджено з автором.
Далеко не завжди питання про допустимі межі втручання в текст вирішується просто. У першу чергу це відноситься до проблеми словесних повторів.
Офіційно-діловий стиль має свою специфіку. Одне з основоположних вимог до мови документів - точність, однозначність висловлювання. У зв'язку з цим автору та редактору доводиться деколи діяти на шкоду, красі стилю, піклуючись про ясність сенсу. Зазвичай повторення одного і того ж слова (або однокореневих слів) в межах невеликого тексту вважається стилістичною помилкою. Але ситуація не може бути оцінена так відверто, якщо мова йде про повторення термінів. Спеціальна лексика має ряд особливостей, які необхідно враховувати. Значення терміна специфічно, він найчастіше не має абсолютних синонімів і не може бути замінений іншим словом без зміни суті висловлювання. Тому нерідко доводиться робити виняток для текстів, насичених термінологією, і зберігати словесні повтори заради точності сенсу.
Наприклад, загальний відділ вищого навчального закладу інструктує працівників деканатів: Після закінчення роботи ДАК деканати на підставі протоколів ДАК складають наказ про закінчення університету, який представляється у навчальний відділ у п'ятиденний термін з моменту закінчення роботи ДАК.
ГАК - державна атестаційна комісія (скорочення може не розшифровуватися в документі, який має ходіння всередині установи; для працівників вузу це загальнозрозумілою термін). Найменування не можна замінити близьким за значенням словосполученням. Щоб уникнути триразового повтору, можна один раз використати замість абревіатури слово «комісія». У той же час необхідно відмовитися від триразового повторення слова «закінчення». Редактор надає тексту наступний вигляд: Після закінчення роботи ДАК деканати на підставі протоколів комісії складають наказ про закінчення університету, який представляється у навчальний відділ у п'ятиденний термін з моменту завершення діяльності ДАК.
Розглянемо також приклади із спеціальних текстів, пов'язаних з газовою промисловістю.
1. Звернемо увагу, що за умовами безпеки необхідно нульовий провід заземлювати, тобто надійно сполучати його з землею через спеціальний заземлювач, наприклад, металевий лист, закопаний в землю. При відсутності такого заземлення і при з'єднанні одного з лінійних проводів з землею другий лінійний провід виявиться по відношенню до землі під подвійним напругою.
2. З метою використання для зварювання стиків трубопроводу автоматичного зварювання під флюсом, що забезпечує високу якість і більш високу продуктивність зварювальних робіт, в інституті були розроблені три варіанти організації складально-зварювальних робіт на трасі будівництва трубопроводу.
У першому фрагменті вживаються однокореневі слова «заземляти», «земля» (4р.), «заземлювач», «заземлення». Крім того, двічі використовується словосполучення «лінійний провід». Безсумнівно, це робить пропозиції важкими, ускладнює сприйняття. Тим не менш, редактору навряд чи вдасться повністю уникнути повторів. Так, термінологічне словосполучення «лінійний провід» не можна замінити іншим, близьким за змістом.
Перш ніж здійснити правку, слід уточнити, кому адресований текст. Якщо це не уривок з посібника для школярів, можна впевнено відмовитися від пояснення того, що означає дієслово «заземляти».
Редактору слід пам'ятати: якщо доводиться зберегти повтори, треба подумати про інші шляхи «полегшення» тексту. Зокрема, можна відмовитися від довгих, громіздких пропозицій. Найчастіше складне речення неважко перетворити на декілька простих. Після виправлень перший фрагмент набуває наступний вигляд:
Звернемо увагу, що за умовами безпеки нульовий провід необхідно заземлювати. В якості заземлювача може використовуватися, наприклад, металевий лист, закопаний в землю. В іншому випадку при з'єднанні одного з лінійних проводів з землею друга опиниться під подвійним напругою.
У другому фрагменті повторюються іменник «сварка» (2 н.) Та використовуються близькі словосполучення «зварювальні роботи» і «складально-зварювальні роботи»; двічі вживається визначення «високий» («висока якість», «висока продуктивність»).
Виправлення може бути мінімальною: термін «сварка» не допускає синонімічних замін. Треба лише відмовитися від прикметника «зварювальний», коли мова йде про продуктивність робіт, оскільки воно не вносить в текст нової інформації. Можливе також обмежитися однократним вживанням прикметника «високий»: коли мова йде про забезпечення якості, само собою зрозуміло, що мається на увазі саме високу якість. Певну динамічність тексту додасть заміна причетного обороту підрядним означальних. Остаточний варіант може бути таким:
З метою використання на стиках трубопроводу автоматичного зварювання під флюсом, яка забезпечує якість і більш високу продуктивність робіт, в інституті були розроблені три варіанти організації складально-зварювальних робіт на трасі будівництва трубопроводу.
Узагальнюючи сказане, можна визначити найбільш важливі принципи редакторської правки:
• збереження змісту документа незмінним;
• можливість довести, що втручання в текст необхідно;
• цілісність і послідовність (усі недоліки відзначаються і виправляються відразу, оскільки одна зміна може спричинити за собою інше);
• чіткість і акуратність.
Останнє здається очевидним. Тим не менш, нерідкі випадки, коли редактор виробляє правку від руки, і деякі слова виявляються «нечитабельним». Надалі той, хто набирає текст на комп'ютері, може мимоволі внести в документ нову помилку.
Абсолютно неприпустимо, закінчивши редакторську роботу, залишати на полях знаки питання чи інші позначки.
Редакторські функції вважаються виконаними після того, як всі сумніви дозволені і на полях документа залишилися тільки позначки, призначені для внесення виправлень.
Види редагування
Розрізняють чотири основних види редакторської правки:
• правка-вичитування;
• правка-скорочення;
• правка-обробка;
• правка-переробка.
Правка-вичитування максимально близька до коректорської роботі. Вона являє собою виправлення орфографічних і пунктуаційних помилок і друкарських помилок. Такі виправлення зазвичай не вимагають узгодження з особою, підписує документ.
Сучасна комп'ютерна техніка звільнила працівників документної сфери від великої частини коректорської навантаження: текстові редактори дозволяють перевіряти правопис і вносити виправлення безпосередньо під час набору тексту. Але це не повинно бути підставою для досконалої безтурботності. У даному питанні, як і в багатьох інших, людина не має права повністю покладатися на техніку.
Доводиться мати на увазі, що комп'ютерні текстові редактори «не знають» багатьох власних імен. Прізвища, ініціали, географічні назви, найменування підприємств і установ необхідно вивіряти з особливою ретельністю.
Крім того, комп'ютер здатний виявити далеко не всі помилки. Він «не помітить», наприклад, перетворення прийменника «на» в прийменник «за», частки «не» у «ні»: для нього все це однаково правильні слова. Автоматична перевірка не дасть результатів, якщо ви помилково набрали «1897» замість «1997». Тільки людина, що розуміє сенс висловлювання, в змозі виявити такі помилки.
Нехтування правкою-вичитуванням нерідко приводить до курйозів. Неважко уявити собі реакцію керівника, який отримує документ, названий не «Протокол № 5», а «Прокол № 5». Якщо текст, що містить такого роду помилку, вийде за межі установи, від цього, безумовно, постраждає авторитет фірми.
Правка-скорочення проводиться у двох основних випадках:
• коли необхідно будь-якими способами зробити документ коротше (тоді можна піти на деяке зменшення обсягу змісту);
• коли в тексті міститься надмірна інформація - повтори і «загальні місця».
Редактор зобов'язаний усунути з документа загальновідомі факти, прописні істини, зайві вставні слова і конструкції. Як зазначено вище, словесні повтори також відносяться до числа стилістичних недоліків, але уникнути їх іноді не представляється можливим. Важливо, щоб редактор добре орієнтувався в матеріалі і був в змозі визначити, наскільки виправдане повторення одних і тих же слів і чи припустима їх заміна синонімами.
Правка-обробка є поліпшення стилю документа. Усуваються помилки і недоліки, пов'язані з порушенням сполучуваності слів, нерозрізнення паронімів, використанням громіздких синтаксичних конструкцій і т.д.
Розглянемо фрагмент наказу, що вимагає скорочення і обробки.
Кадровим службам дочірніх підприємств та дочірніх акціонерних товариств
1.1 З метою подальшого розвитку людських ресурсів підприємств відповідно до стоять перед нами виробничими завданнями з 01.01.1999г. почати і протягом поточного року здійснювати впровадження системи безперервного індивідуального навчання керівників, спеціалістів і робітників галузевих підприємств та організацій.
1.2 Розширити роботу із залучення до творчої діяльності молоді та взяти активну участь у проведенні Галузевий науково-практичній конференції молодих вчених і фахівців.
1.3 Привести у відповідність структуру і чисельність Кадроу служб підприємств стоять перед ними завдань з управління і розвитку персоналу, вживши необхідних заходів до послідовного поліпшення їх якісного складу.
1.4в протягом 1999-2000 рр.. привести матеріальну базу навчальних закладів галузі у відповідність сучасним вимогам навчання персоналу, грунтуючись на діючих галузевих нормативах.
Перш за все, редактор виявить у даному тексті словесний повтор: «дочірніх підприємств» та «дочірніх акціонерних товариств». Норми російської граматики дозволяють не повторювати визначення при кожному з однорідних членів речення. Досить узгодження (збігу роду, числа і відмінка), щоб визначення сприймалося як таке що стосується до всіх членів пропозиції, що входять до групи однорідних. Написавши:
«Кадровим службам дочірніх підприємств та акціонерних товариств», ми ясно вкажемо на те, що маються на увазі дочірні акціонерні товариства.
Крім цього, розглянутий документ відрізняє словесна надмірність. Не слід уточнювати: «що стоять перед нами виробничі завдання» (п. 1.1): мається на увазі, що в наказі йдеться про проблеми тієї сфери, в рамках якої він створений. «Прийняти необхідні заходи» (п. 1.3) - також надмірне словосполучення. Цілком очевидно, що перераховуються саме ті заходи, які необхідні для досягнення мети. Позбавлене сенсу і використання причастя «діючі» у п. 1.4. Ні в кого не викличе сумнівів той факт, що виконавці наказу мають керуватися чинними, а не скасованими або ще не прийнятими нормативами.
Обробка даного тексту включає в себе зміну порядку слів у пп. 1.1 та 1.3, а також виправлення помилок, пов'язаних з вибором відмінкової форми іменника. Необхідно поміняти місцями присудок «почати» і обставина часу «з 01.01.1999г.». В іншому випадку названі в реченні терміни зв'язуються у свідомості читача не з початком дії, а з згадкою про виробничі завдання. У п. 1.3 використовується конструкція «привести що-небудь у відповідність з чим-небудь», що вимагає певного порядку слів.
Нарешті, в тексті двічі зустрічається помилка, викликана незнанням норм управління (вибору відмінка іменника, що входить у словосполучення). У російській мові можливі конструкції «відповідність чого-небудь чого-небудь» (відповідність закону Конституції), «привести що-небудь у відповідність з чим-небудь» (привести закон у відповідність із Конституцією) і «відповідно до чого-небудь» ( поступати відповідно до закону). Отже, в аналізованому тексті повинні використовуватися форми орудного відмінка з прийменником «з»: «привести структуру і чисельність кадрових служб у відповідність зі що стоять перед нами завданнями», «привести матеріальну базу у відповідність із сучасними вимогами".
Мова завжди надає говорить і пише безліч синонімічних можливостей. Одне і те ж можна виразити різними способами, вибираючи слова і граматичні конструкції. Ось чому зміст розглянутого наказу може бути передане і іншими засобами.
Кадровим службам дочірніх підприємств та акціонерних товариств
1.1 З метою подальшого розвитку людських ресурсів підприємств відповідно до стоять перед галуззю виробничими завданнями почати з 01.01.1999 р. впровадження системи безперервного індивідуального навчання керівників, спеціалістів та робітників.
1.2 Розширити роботу із залучення до творчої діяльності молоді та взяти активну участь у проведенні Галузевий науково-практичній конференції молодих вчених і фахівців.
1.3 Привести структуру і чисельність кадрових служб підприємств у відповідність зі що стоять перед галуззю завданнями з управління і розвитку персоналу; вжити заходів до поліпшення їх якісного складу.
1.4 Протягом 1999-2000 рр.. привести матеріальну базу навчальних закладів у відповідність до сучасних вимог навчання персоналу, грунтуючись на галузевих нормативах.
Таким чином, документ, виправлену кваліфікованим редактором:
• не містить фактичних помилок і друкарських помилок;
• ідеально грамотний з точки зору орфографії та пунктуації;
• має оптимальний обсяг;
• будується за законами логіки;
• відповідає стилістичним нормам російської літературної мови і спеціальним вимогам офіційно-ділового стилю.
Література:
1. 9.Федеральний закон від 26 грудня 1995р. № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» (зі зм. І доп. Від 13 червня 1996р., 24 травня 1999р.).
2. 10. Федеральний закон від 21 листопада 1996р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (з ізм. Від 23 липня 1998р.).
3. 7. Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 208 с.
4. 8. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 818 с.
Вам був висланий не окремий збірник, а комплект документів.
При повторюваному соединительном союзі і, так присудок ставиться у формі множини:
І той і інший здатні на це.
Якщо перед однорідними підметами повторюються слова весь, кожен, будь-який, ніякий, присудок стоїть у формі однини.
Кожна довідка, кожен протокол був узятий на контроль.
Порядок слів. Російська мова належить до мов з вільним, нефіксованим порядком слів. Хто говорить і пише вільний переставляти слова в реченні, і загальний зміст при цьому не порушується:
Вчора отриманий лист.
Вчора лист отримано.
Лист отримано вчора.
Лист вчора отримано.
Отримано лист вчора.
Отримано вчора лист.
Однак не можна сказати, що всі варіанти рівноцінні. Очевидно, що порядком слів ми підкреслюємо, акцентуємо ту чи іншу частину повідомлення. У даному випадку ударної виявляється позиція в кінці речення. Так, у 1 і 6 варіанті акцент зроблено на слові «лист», у 2 і 4 - на факті його отримання, в 3 і 5 - на часу отримання.
Крім того, порядок слів дає нам певні стилістичні можливості. Пропозиція 1 звучить більш офіційно, ніж 6, хоча між ними і немає смислового відмінності.
Ці властивості російського синтаксису, поза сумнівом, вимагають від людини, що працює з текстом, мовного чуття й особливої уваги до побудови фрази. Слід пам'ятати, що в писемній мові відсутнє таке важливе мовний засіб, як інтонація. Тому звернути увагу адресата на ту чи іншу частину повідомлення можна, поставивши її в кінець речення - в актуалізовану позицію.
На запитання: «Чи маєте ви виконати свої зобов'язання і завершити роботу до призначеного терміну?» - Правильніше за все відповісти:
До 1 серпня робота буде завершена.
Якщо ж питання задано інакше: «В який термін буде виконана робота?» - Треба обрати інший порядок слів:
Робота буде завершена до 1 серпня.
Використання дієприкметникових оборотів. Частина мови, що називає додатковий дію, називається дієслово. Дієприслівник із залежними словами складає дієприкметниковий оборот. З одного боку, використовувати його дуже зручно: він дозволяє сказати в одному реченні про декілька діях, тобто сприяє стислості викладу. З іншого боку, з дієприслівниковими обігом пов'язані певні труднощі. Справа в тому, що вживати його можна не завжди.
Помилки в його використанні ведуть до двозначності і створюють комічний ефект. Ще в 1884. А.П. Чехов в гумористичній мініатюрі «Жалобна книга» пародіював мова безграмотного пасажира, який зробив такий запис: «Під'їжджаючи до сіей станції і дивлячись на природу у вікно, у мене злетіла капелюх». Чому ця скарга звучить безглуздо? Справа в тому, що, читаючи її, ми мимоволі уявляємо собі, як капелюх, під'їжджаючи до станції, дивилася на природу. Запам'ятайте: дієприслівниковий зворот може вживатися тільки тоді, коли дії, що позначаються ним і присудком; здійснюються однією особою. Якщо ж справа йде інакше, замість деепричастного обороту треба використовувати підрядне речення. Скарга чеховського пасажира у відредагованому вигляді звучала б так: «Коли я під'їжджав до сіей станції і дивився у вікно, з мене злетіла капелюх».
Є й ще одне правило, яке необхідно дотримуватися: дієприслівниковий зворот можна вживати тільки в пропозиції, де є підмет (тобто названо дійова особа). Ви маєте право сказати: «Читаючи цю книгу, я уявляю собі, що знайомий з автором». Але неприпустимо: «Читаючи цю книгу, здається, що був знайомий з автором». Друга пропозиція - безособове: у ньому є присудок - «здається», але відсутній підмет. Дієприкметниковий оборот тут не можна використовувати і його теж слід замінити підрядним реченням: «Коли читаєш цю книгу, здається ...».
Виходячи з цих граматичних норм, відредагуємо пропозиції, взяті з офіційної документації.
Неправильно: «Пропрацювавши два місяці, у нього виникли ускладнення з начальником цеху». Правильно: «Після того як він пропрацював два місяці, у нього виникли ускладнення з начальником цеху».
Неправильно: «Вивчаючи проблеми транспорту, нами були отримані наступні результати ...». Правильно: «Вивчаючи проблеми транспорту, ми отримали наступні результати ...».
Нанизування непрямих відмінків. Довгі ланцюги іменників у непрямих відмінках (найчастіше в родовому) - одна з яскравих і вельми неприємних візьме ділового стилю. Причиною цього стилістичного недолік звичайно буває прагнення пише висловлюватися якомога більш офіційно. З цією метою автор уникає дієслів, замінюючи їх віддієслівними іменниками.
Свого часу проти засилля віддієслівних іменників та нанизування відмінків гаряче виступав К.І. Чуковський. Про автора важких і незрозумілих словесних конструкцій він писав:
«Йому все ще невідомо елементарне правило, що забороняє такі довгі ланцюги родових:« Будинок племінника дружини кучера брата лікаря ».
З орудний канцелярського стилю справи ще гірше. Здавалося б, як не згадати глузування над цим орудний, які так часто зустрічаються в старих письменників.
У Писемського: «Влетеніе і розбиття скла вороною ...»
У Герцена: «згризені плану оного мишами ...».*
Необхідно уникати подібних конструкцій: вони далеко не завжди смішні, але у всіх без винятку випадках затемнюють Сенс тексту. Редактор зобов'язаний безжально викреслювати ланцюжка іменників у непрямих відмінках, замінюючи великовагові і зрозумілого конструкції дієсловами, змінюючи структуру пропозиції.
Неправильно: «Для виконання вимоги підвищення якості освіти ...».
Правильно: «Щоб підвищити якість освіти ...».
Неправильно: «Ми погодилися з прийнятими нашими колегами рішеннями».
Правильно: «Ми погодилися з рішеннями, які прийняли наші колеги».
Структура складного речення. Пропозиції, що складаються з двох або декількох частин, кожна з яких має власну граматичну основу (підмет і присудок або один з головних членів), називають складними. Частини можуть з'єднуватися за допомогою союзів або тільки за допомогою інтонації. У письмовому тексті частини складного речення зазвичай розділяються комою або іншими знаками пунктуації.
Для офіційного стилю характерне використання великої кількості складних речень, особливо складнопідрядних, тобто таких, в яких одна з частин є головною, інша - придаточной (залежної). У документації неможливо обійтися без підрядних конструкцій з підрядними часу («Після того як лист буде отримано, ми вживемо заходів ...» і т.п.), умови («Якщо зобов'язання не будуть виконані, ми застосуємо штрафні санкції ...» і т.п.), мети («Пропонується розглянути питання на президії, для того щоб виробити спільну точку зору ...» і т.п.) і ін
У багатьох випадках переважно вживати саме складні пропозиції, а не конструкції з причетними і дієприслівниковими зворотами. Це допомагає уникнути такої важкої хвороби канцелярського стилю, як «безглагольность». Як вже зазначено вище, саме брак дієслів веде до «нанизування» непрямих відмінків («обговорення поліпшення проведення заходів»), робить мову великовагової, ускладнює розуміння. Нерідко заміна причетного або деепричастного обороту підрядним реченням дає авторові можливість повернути в текст дієслово, додати повідомленню ясність і динаміку.
Порівняйте пропозиції:
«У довідці аналізуються процеси, що протікають у галузях промисловості, оснащених сучасним устаткуванням».
«У довідці аналізуються процеси, які протікають у галузях промисловості, оснащених сучасним устаткуванням».
У першому випадку два причетних обороту слідують один за одним і ускладнюють розуміння тексту. У другому - поєднання придаткового определительного з союзним словом «які» і причетного обороту надає пропозицією необхідне граматичне різноманітність, робить зміст більш ясним.
Зі складними пропозиціями можуть бути пов'язані і певні труднощі. Перш за все, цим граматичним засобом, як і будь-яким іншим, не можна зловживати. В офіційних паперах недоречні дуже довгі речення, що включають в себе нескінченний ланцюг придаткових. Оптимальна конструкція для ділового стилю - складне речення, яке складається з двох частин.
Крім того, слід пам'ятати, що неприпустимо поєднання в одному реченні як однорідних членів причетних або дієприслівникових зворотів і підрядних речень.
Неправильно: «Комісії належить виявити проблеми, що виникли в ході роботи, і які заходи можна вжити для їх усунення».
Правильно: «Комісії належить виявити проблеми, що виникли в ході роботи, і визначити, які заходи можна вжити для їх усунення».
При використанні складнопідрядних пропозицій важливо стежити за тим, щоб придаткових частина, що відноситься до окремого слова, поєднувалася з ним лексично. Розглянемо приклад:
«Просимо вас підтвердити проходження обстеження у вашій медсанчастини студента N, а також чи була йому видана довідка».
Очевидно, що підтвердити можна лише який-небудь факт. Будь-яка конструкція з союзом «чи» передбачає не констатацію факту, а постановку питання і не може поєднуватися з дієсловом «підтвердити».
Правильний варіант:
«Просимо вас підтвердити проходження обстеження у вашій медсанчастини студента N, а також вказати, чи була йому видана довідка».
Сьогодні працівник документної сфери поставлений на виграшні умови порівняно зі своїми колегами, які працювали в цій галузі в попередні десятиліття. Сучасна електронна техніка значно полегшує створення, обробку, зберігання, пошук документів. Удосконалюється процес складання і редагування текстів. Однак при цьому потрібно пам'ятати, що навіть найдосконаліша техніка залишається лише засобом у руках людини і не може взяти на себе всі його обов'язки. Так, перевірка орфографії можлива лише в певних межах: імена власні, абревіатури, суто спеціальна термінологія - все це залишається на совісті автора і редактора тексту. Комп'ютер не гарантує ані від граматичних, ні від стилістичних помилок. Ось чому професійні вимоги до сучасного працівнику апарату - це і комп'ютерна, і мовна грамотність.
Композиція документа
Композиція (від лат. Compositio) - це побудова, організація тексту. Поряд з лексичної, граматичної, стилістичної грамотністю від людини, що працює зі словом, потрібне вміння володіти, підносити матеріал так, щоб зробити його максимально доступним адресату. Іноді абсолютно правильний, з точки зору мови і стилю, документ важко сприймається тільки тому, що в ньому панує хаос, немає логіки в поєднанні частин.
Для прикладу проаналізуємо фрагмент з наказу Госкомвуза:
2.1 Подати в місячний строк узгоджені з Головним управлінням освітньо-професійних програм і технологій та затверджені керівництвом Госкомвуза Росії перелік поліграфічного обладнання для доукомплектування друкарень та поліграфічних ділянок вузів-переможців конкурсу грантів, зведений кошторис витрат, що передбачає організаційну роботу по завершенню першого туру конкурсу, придбання та доставку обладнання.
Не потребує доказів той факт, що розібратися у змісті наказу непросто. Це пов'язано, перш за все, з тим, що в пропозиції, що займає декілька рядків, тільки одне дієслово («уявити»), три причетних обороту і величезне число іменників. У той же час специфіка жанру наказу така, що до тексту навряд чи можуть бути внесені істотні виправлення. Що ж може зробити редактор, зіткнувшись з такою проблемою? Розставити абзацні відступи. Вони виявлять структуру документа, підкажуть адресату, в яких місцях треба зробити паузи при читанні. Порівняйте:
2.1 Подати в місячний строк узгоджені з Головним управлінням освітньо-професійних програм і технологій та затверджені керівництвом Госкомвуза Росії:
• перелік поліграфічного обладнання для доукомплектування друкарень та поліграфічних ділянок вузів - переможців конкурсу грантів;
• зведений кошторис витрат, що передбачає організаційну роботу по завершенню першого туру конкурсу, придбання та доставку обладнання.
При такій композиції достатньо побіжного погляду, щоб зрозуміти, що Госкомвуза вимагає подати у місячний строк два типи документів, кожному з яких дана коротка характеристика.
Даний приклад демонструє, наскільки важливий зовнішній вигляд офіційного документа. Немає нічого страшнішого «сліпого» тексту без заголовків, підзаголовків, відступів, прогалин і графічних виділень. Ці кошти, якщо використовувати їх розумно, можуть зробити «читабельним», доступним навіть самий складний текст.
Текст повинен містити доцільна кількість інформації. Не слід повторювати загальновідоме, захаращувати документ деталями.
Особливо істотно виділяти і підкреслювати головне. Як вже зазначено вище, цієї мети можуть служити підзаголовки, абзацні відступи, збільшені прогалини між рядками, підкреслення, зміна шрифту. Сучасні комп'ютерні редакторські програми дають великий простір для виразного оформлення тексту.
Слід структурувати текст у відповідності до змісту.
Якщо використовується нумерація, треба пам'ятати, що пункт 1 передбачає наявність пункту 2.
У сьогоднішньому діловодстві прийнятий певний порядок нумерації частин документа: номер кожної частини включає номери відповідних складових частин більш високих ступенів поділу: 1.2.1, 2.9.1.
Дотримання названих лексичних, граматичних, композиційних правил вимагає від працівника канцелярської сфери високого рівня філологічної культури і великий зібраності. Але це окупається сторицею, з-під вашої руки виходить грамотний, ясний, по-своєму витончений текст; спілкування, яке обслуговується офіційними документами, робиться більш плідним.
Редакторська правка службових документів
Редагування (іншими словами - перевірка і виправлення тексту) - один з найважливіших етапів роботи над документом. Перш за все, ділова папір, що містить помилки - фактичні, стилістичні, орфографічні або будь-які інші, ускладнює процес спілкування, потребує подальших усних або письмових уточнень, забирає час в учасників комунікації. Крім того, неписьменний або просто неакуратно оформлений документ знижує авторитет підписав його посадової особи або організації-відправника, ставить під сумнів кваліфікацію співробітників, що працюють у сфері діловодства. Нарешті, документ з помилками здатний перетворитися на свого роду «бомбу уповільненої дії»: рано чи пізно містяться в ньому неточні і неправильні відомості можуть бути використані і завдадуть одержувачу інформації істотної шкоди. Ось чому на працівника, відповідального за редагування документації, лягає велика відповідальність.Етапи редагування
Приступаючи до редагування тексту, важливо чітко усвідомити, які цілі перед вами ставляться. Виправлення може бути як чисто стилістичної (тобто не торкається змісту), так і смисловий. У першому випадку від редактора потрібно, перш за все, бездоганна грамотність, тонке відчуття слова. У другому - поряд з цим грунтовне знання суті питання, володіння фактичним матеріалом. Є, однак, і загальні принципи. Узагальнена схема роботи редактора виглядає так:
• сприймання - критика - корективи;
• перевірка фактичного матеріалу;
• виявлення композиційних недоліків;
• виявлення стилістичних помилок і похибок;
• виявлення орфографічних і пунктуаційних помилок.
Важливо пам'ятати про те, що перший етап редагування - сприйняття тексту - має надзвичайно велике значення. Тільки недосвідчений співробітник, прочитавши перші кілька рядків документа, береться за олівець і починає вносити виправлення. Перш ніж що-небудь змінити, слід ознайомитися з документом у цілому. При цьому можна робити позначки на полях або виписки (особливо якщо це текст великого обсягу). Частина питань зазвичай вдається зняти по ходу читання. Крім того, тільки при цілісному сприйнятті редактор опиняється в стані оцінити композицію тексту, виявити протиріччя, логічні помилки, невідповідність частин і т.п.
Зручніше за все, проаналізувавши текст, почати читати його з початку, поступово і послідовно усуваючи зазначені недоліки.
Після того як ви уважно прочитали документ, оцінили його, відзначили помилки і моменти, що викликають сумнів, вам належить вирішити найбільш складний і делікатний питання, завжди встає перед редактором. Це питання про допустиму ступеня втручання в текст. Своєрідність редакторської роботи полягає в тому, що виправлення вносяться в чужий текст. Зрештою, під документом повинна з'явитися підпис іншої особи. Отже, ви берете на себе додаткову відповідальність: ви маєте право змінити форму, але не зміст; інакше вийде, що ви нав'язуєте адресату свої думки від чужого імені.
Одна з головних «заповідей редактора» може бути сформульована так: не додаси і не відіймеш. Яким би не був вплив на текст (заміна слів, граматичних конструкцій, перестановка частин) - сенс висловлювання повинен залишатися тим самим. У разі ж, якщо потрібно змінити зміст (припустимо, усунути фактичну помилку), це має бути неодмінно погоджено з автором.
Далеко не завжди питання про допустимі межі втручання в текст вирішується просто. У першу чергу це відноситься до проблеми словесних повторів.
Офіційно-діловий стиль має свою специфіку. Одне з основоположних вимог до мови документів - точність, однозначність висловлювання. У зв'язку з цим автору та редактору доводиться деколи діяти на шкоду, красі стилю, піклуючись про ясність сенсу. Зазвичай повторення одного і того ж слова (або однокореневих слів) в межах невеликого тексту вважається стилістичною помилкою. Але ситуація не може бути оцінена так відверто, якщо мова йде про повторення термінів. Спеціальна лексика має ряд особливостей, які необхідно враховувати. Значення терміна специфічно, він найчастіше не має абсолютних синонімів і не може бути замінений іншим словом без зміни суті висловлювання. Тому нерідко доводиться робити виняток для текстів, насичених термінологією, і зберігати словесні повтори заради точності сенсу.
Наприклад, загальний відділ вищого навчального закладу інструктує працівників деканатів: Після закінчення роботи ДАК деканати на підставі протоколів ДАК складають наказ про закінчення університету, який представляється у навчальний відділ у п'ятиденний термін з моменту закінчення роботи ДАК.
ГАК - державна атестаційна комісія (скорочення може не розшифровуватися в документі, який має ходіння всередині установи; для працівників вузу це загальнозрозумілою термін). Найменування не можна замінити близьким за значенням словосполученням. Щоб уникнути триразового повтору, можна один раз використати замість абревіатури слово «комісія». У той же час необхідно відмовитися від триразового повторення слова «закінчення». Редактор надає тексту наступний вигляд: Після закінчення роботи ДАК деканати на підставі протоколів комісії складають наказ про закінчення університету, який представляється у навчальний відділ у п'ятиденний термін з моменту завершення діяльності ДАК.
Розглянемо також приклади із спеціальних текстів, пов'язаних з газовою промисловістю.
1. Звернемо увагу, що за умовами безпеки необхідно нульовий провід заземлювати, тобто надійно сполучати його з землею через спеціальний заземлювач, наприклад, металевий лист, закопаний в землю. При відсутності такого заземлення і при з'єднанні одного з лінійних проводів з землею другий лінійний провід виявиться по відношенню до землі під подвійним напругою.
2. З метою використання для зварювання стиків трубопроводу автоматичного зварювання під флюсом, що забезпечує високу якість і більш високу продуктивність зварювальних робіт, в інституті були розроблені три варіанти організації складально-зварювальних робіт на трасі будівництва трубопроводу.
У першому фрагменті вживаються однокореневі слова «заземляти», «земля» (4р.), «заземлювач», «заземлення». Крім того, двічі використовується словосполучення «лінійний провід». Безсумнівно, це робить пропозиції важкими, ускладнює сприйняття. Тим не менш, редактору навряд чи вдасться повністю уникнути повторів. Так, термінологічне словосполучення «лінійний провід» не можна замінити іншим, близьким за змістом.
Перш ніж здійснити правку, слід уточнити, кому адресований текст. Якщо це не уривок з посібника для школярів, можна впевнено відмовитися від пояснення того, що означає дієслово «заземляти».
Редактору слід пам'ятати: якщо доводиться зберегти повтори, треба подумати про інші шляхи «полегшення» тексту. Зокрема, можна відмовитися від довгих, громіздких пропозицій. Найчастіше складне речення неважко перетворити на декілька простих. Після виправлень перший фрагмент набуває наступний вигляд:
Звернемо увагу, що за умовами безпеки нульовий провід необхідно заземлювати. В якості заземлювача може використовуватися, наприклад, металевий лист, закопаний в землю. В іншому випадку при з'єднанні одного з лінійних проводів з землею друга опиниться під подвійним напругою.
У другому фрагменті повторюються іменник «сварка» (2 н.) Та використовуються близькі словосполучення «зварювальні роботи» і «складально-зварювальні роботи»; двічі вживається визначення «високий» («висока якість», «висока продуктивність»).
Виправлення може бути мінімальною: термін «сварка» не допускає синонімічних замін. Треба лише відмовитися від прикметника «зварювальний», коли мова йде про продуктивність робіт, оскільки воно не вносить в текст нової інформації. Можливе також обмежитися однократним вживанням прикметника «високий»: коли мова йде про забезпечення якості, само собою зрозуміло, що мається на увазі саме високу якість. Певну динамічність тексту додасть заміна причетного обороту підрядним означальних. Остаточний варіант може бути таким:
З метою використання на стиках трубопроводу автоматичного зварювання під флюсом, яка забезпечує якість і більш високу продуктивність робіт, в інституті були розроблені три варіанти організації складально-зварювальних робіт на трасі будівництва трубопроводу.
Узагальнюючи сказане, можна визначити найбільш важливі принципи редакторської правки:
• збереження змісту документа незмінним;
• можливість довести, що втручання в текст необхідно;
• цілісність і послідовність (усі недоліки відзначаються і виправляються відразу, оскільки одна зміна може спричинити за собою інше);
• чіткість і акуратність.
Останнє здається очевидним. Тим не менш, нерідкі випадки, коли редактор виробляє правку від руки, і деякі слова виявляються «нечитабельним». Надалі той, хто набирає текст на комп'ютері, може мимоволі внести в документ нову помилку.
Абсолютно неприпустимо, закінчивши редакторську роботу, залишати на полях знаки питання чи інші позначки.
Редакторські функції вважаються виконаними після того, як всі сумніви дозволені і на полях документа залишилися тільки позначки, призначені для внесення виправлень.
Види редагування
Розрізняють чотири основних види редакторської правки:
• правка-вичитування;
• правка-скорочення;
• правка-обробка;
• правка-переробка.
Правка-вичитування максимально близька до коректорської роботі. Вона являє собою виправлення орфографічних і пунктуаційних помилок і друкарських помилок. Такі виправлення зазвичай не вимагають узгодження з особою, підписує документ.
Сучасна комп'ютерна техніка звільнила працівників документної сфери від великої частини коректорської навантаження: текстові редактори дозволяють перевіряти правопис і вносити виправлення безпосередньо під час набору тексту. Але це не повинно бути підставою для досконалої безтурботності. У даному питанні, як і в багатьох інших, людина не має права повністю покладатися на техніку.
Доводиться мати на увазі, що комп'ютерні текстові редактори «не знають» багатьох власних імен. Прізвища, ініціали, географічні назви, найменування підприємств і установ необхідно вивіряти з особливою ретельністю.
Крім того, комп'ютер здатний виявити далеко не всі помилки. Він «не помітить», наприклад, перетворення прийменника «на» в прийменник «за», частки «не» у «ні»: для нього все це однаково правильні слова. Автоматична перевірка не дасть результатів, якщо ви помилково набрали «1897» замість «1997». Тільки людина, що розуміє сенс висловлювання, в змозі виявити такі помилки.
Нехтування правкою-вичитуванням нерідко приводить до курйозів. Неважко уявити собі реакцію керівника, який отримує документ, названий не «Протокол № 5», а «Прокол № 5». Якщо текст, що містить такого роду помилку, вийде за межі установи, від цього, безумовно, постраждає авторитет фірми.
Правка-скорочення проводиться у двох основних випадках:
• коли необхідно будь-якими способами зробити документ коротше (тоді можна піти на деяке зменшення обсягу змісту);
• коли в тексті міститься надмірна інформація - повтори і «загальні місця».
Редактор зобов'язаний усунути з документа загальновідомі факти, прописні істини, зайві вставні слова і конструкції. Як зазначено вище, словесні повтори також відносяться до числа стилістичних недоліків, але уникнути їх іноді не представляється можливим. Важливо, щоб редактор добре орієнтувався в матеріалі і був в змозі визначити, наскільки виправдане повторення одних і тих же слів і чи припустима їх заміна синонімами.
Правка-обробка є поліпшення стилю документа. Усуваються помилки і недоліки, пов'язані з порушенням сполучуваності слів, нерозрізнення паронімів, використанням громіздких синтаксичних конструкцій і т.д.
Розглянемо фрагмент наказу, що вимагає скорочення і обробки.
Кадровим службам дочірніх підприємств та дочірніх акціонерних товариств
1.1 З метою подальшого розвитку людських ресурсів підприємств відповідно до стоять перед нами виробничими завданнями з 01.01.1999г. почати і протягом поточного року здійснювати впровадження системи безперервного індивідуального навчання керівників, спеціалістів і робітників галузевих підприємств та організацій.
1.2 Розширити роботу із залучення до творчої діяльності молоді та взяти активну участь у проведенні Галузевий науково-практичній конференції молодих вчених і фахівців.
1.3 Привести у відповідність структуру і чисельність Кадроу служб підприємств стоять перед ними завдань з управління і розвитку персоналу, вживши необхідних заходів до послідовного поліпшення їх якісного складу.
1.4в протягом 1999-2000 рр.. привести матеріальну базу навчальних закладів галузі у відповідність сучасним вимогам навчання персоналу, грунтуючись на діючих галузевих нормативах.
Перш за все, редактор виявить у даному тексті словесний повтор: «дочірніх підприємств» та «дочірніх акціонерних товариств». Норми російської граматики дозволяють не повторювати визначення при кожному з однорідних членів речення. Досить узгодження (збігу роду, числа і відмінка), щоб визначення сприймалося як таке що стосується до всіх членів пропозиції, що входять до групи однорідних. Написавши:
«Кадровим службам дочірніх підприємств та акціонерних товариств», ми ясно вкажемо на те, що маються на увазі дочірні акціонерні товариства.
Крім цього, розглянутий документ відрізняє словесна надмірність. Не слід уточнювати: «що стоять перед нами виробничі завдання» (п. 1.1): мається на увазі, що в наказі йдеться про проблеми тієї сфери, в рамках якої він створений. «Прийняти необхідні заходи» (п. 1.3) - також надмірне словосполучення. Цілком очевидно, що перераховуються саме ті заходи, які необхідні для досягнення мети. Позбавлене сенсу і використання причастя «діючі» у п. 1.4. Ні в кого не викличе сумнівів той факт, що виконавці наказу мають керуватися чинними, а не скасованими або ще не прийнятими нормативами.
Обробка даного тексту включає в себе зміну порядку слів у пп. 1.1 та 1.3, а також виправлення помилок, пов'язаних з вибором відмінкової форми іменника. Необхідно поміняти місцями присудок «почати» і обставина часу «з 01.01.1999г.». В іншому випадку названі в реченні терміни зв'язуються у свідомості читача не з початком дії, а з згадкою про виробничі завдання. У п. 1.3 використовується конструкція «привести що-небудь у відповідність з чим-небудь», що вимагає певного порядку слів.
Нарешті, в тексті двічі зустрічається помилка, викликана незнанням норм управління (вибору відмінка іменника, що входить у словосполучення). У російській мові можливі конструкції «відповідність чого-небудь чого-небудь» (відповідність закону Конституції), «привести що-небудь у відповідність з чим-небудь» (привести закон у відповідність із Конституцією) і «відповідно до чого-небудь» ( поступати відповідно до закону). Отже, в аналізованому тексті повинні використовуватися форми орудного відмінка з прийменником «з»: «привести структуру і чисельність кадрових служб у відповідність зі що стоять перед нами завданнями», «привести матеріальну базу у відповідність із сучасними вимогами".
Мова завжди надає говорить і пише безліч синонімічних можливостей. Одне і те ж можна виразити різними способами, вибираючи слова і граматичні конструкції. Ось чому зміст розглянутого наказу може бути передане і іншими засобами.
Кадровим службам дочірніх підприємств та акціонерних товариств
1.1 З метою подальшого розвитку людських ресурсів підприємств відповідно до стоять перед галуззю виробничими завданнями почати з 01.01.1999 р. впровадження системи безперервного індивідуального навчання керівників, спеціалістів та робітників.
1.2 Розширити роботу із залучення до творчої діяльності молоді та взяти активну участь у проведенні Галузевий науково-практичній конференції молодих вчених і фахівців.
1.3 Привести структуру і чисельність кадрових служб підприємств у відповідність зі що стоять перед галуззю завданнями з управління і розвитку персоналу; вжити заходів до поліпшення їх якісного складу.
1.4 Протягом 1999-2000 рр.. привести матеріальну базу навчальних закладів у відповідність до сучасних вимог навчання персоналу, грунтуючись на галузевих нормативах.
Таким чином, документ, виправлену кваліфікованим редактором:
• не містить фактичних помилок і друкарських помилок;
• ідеально грамотний з точки зору орфографії та пунктуації;
• має оптимальний обсяг;
• будується за законами логіки;
• відповідає стилістичним нормам російської літературної мови і спеціальним вимогам офіційно-ділового стилю.
Література:
1. 9.Федеральний закон від 26 грудня 1995р. № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» (зі зм. І доп. Від 13 червня 1996р., 24 травня 1999р.).
2. 10. Федеральний закон від 21 листопада 1996р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (з ізм. Від 23 липня 1998р.).
3. 7. Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 208 с.
4. 8. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 818 с.