Введення
Специфіка роботи секретаря полягає в тому, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Слід враховувати і те, що секретарю приходиться зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, значними розходженнями в них по ступені труднощів, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових та особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має повного уявлення про роль і завдання свого керівника та їх значення у діяльності своєї організації, не має достатньо професійної підготовленості.
Ділові та особисті якості при виконанні певної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування на практиці неможливо без наявності в секретаря, таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.
У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти наступні ділові якості: професійну майстерність, ініціативність, організованість, пунктуальність, обізнаність, дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю, хороша пам'ять, відданість роботі.
Для того щоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і ряд особистих якостей. У залежності від отриманого виховання ступінь розвитку особистих якостей у людей розрізнивши, багато чого тут визначається і індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи.
Виділимо найбільш суттєві особисті якості, необхідні секретарю: інтелігентність, працьовитість, сумлінність, чуйність, уміння адаптуватися, скромність, акуратність, доброзичливість.
Серед інших особистих якостей, які потрібні сучасному секретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вникати в суть подій чи явищ; товариський характер і контактність, які допоможуть секретарю налагодити правильні взаємовідносини з відвідувачами, співробітниками, керівником і т.д.; розумна обережність у прийнятті рішень; артистизм - якість, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п.; здатність до самостійного навчання, розширенню кругозору.
Багато керівників, розглядаючи кандидатури на посаду секретаря, звертають увагу на такі сторони, як сімейна влаштоване, справедливо вважаючи, що від стану цього питання в значній мірі залежить працездатність секретаря, його настрій.
Всі названі ділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому вигляді. Потрібен повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи в обраній професії.
1. Машинописне оформлення документів
З 1 липня 2003 р . введений новий стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, що встановлює вимоги до оформлення документів. Він цікавий усім, кому доводиться працювати з такими документами, як постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи. Стандарт встановлює склад реквізитів управлінських документів, правила їх складання і розташування, а також вимоги до бланків документів.
Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97, за яким п'ять років працювали тисячі фахівців, у тому числі і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту будуть присвячені заняття з підвищення кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт стане складовою частиною курсу діловодства та управління в різних навчальних закладах. Введений стандарт встановлює єдині вимоги і правила оформлення документів управління незалежно від того:
· Державне це чи недержавне підприємство;
· Яким видом діяльності займається підприємство;
· Як ведеться діловодство (традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології).
Що ж нового передбачено в стандарті?
Мабуть, найголовніше міститься в його введення - вимоги даного стандарту є рекомендованими, а не обов'язковими.
Число реквізитів документів стало більше: 30 замість 29. У стандарті введені два нових реквізиту: ОГРН (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) та ІПН / КПП (ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік). Виключений реквізит «гриф обмеження доступу до документа», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими для виконання.
Як тепер повинні розташовуватися найбільш використовувані реквізити на полі документа можна побачити на наведеному зразку (Мал. 1).
Відмітка про контроль, раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі. Це зручніше, так як при підшивці документів в товстих папках цей реквізит було не видно. Крім того, багато організацій ставлять його штампом «Контроль», простановка якого на лівому полі була неможлива.
Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менш 10 мм , Всі інші - не менш 20 мм .
У грифі затвердження найменування стверджує документа дається тепер в орудному відмінку (затверджено наказом), що, безумовно, логічніше, ніж було раніше (називний відмінок - затверджено наказ).
Косметичним змінам піддався реквізит «позначка про виконавця». Тепер ставляться тільки ініціали та прізвище виконавця. Але в роботі з документами, особливо при великій кількості кореспонденції, зручніше, все-таки, було б вказувати ім'я та по батькові повністю, тому що це значно полегшує спілкування з виконавцем, якого не знаєш, у разі виникнення будь-яких питань по документу .
Змінилося розташування відмітки про наявність документа в організацію. У новому ГОСТі вона розміщується в правому нижньому кутку.
Всі інші реквізити істотно не змінилися.
До переваг нового стандарту, як це не парадоксально, можна віднести невелику кількість змін. Зберігається певна спадкоємність і стабільність. В якості порівняння можна навести міжнародний досвід. Правила складання документів у західному діловодстві в основному були сформовані в 1930 році і, з невеликими змінами, збереглися до наших днів.
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичну силу документів; якісне та своєчасне складання та виконання документів; організацію оперативного пошуку документів, і, отже, буде сприяти успішній діяльності вашого підприємства.
2. Формуляр-зразок, його призначення і склад реквізитів
Важливе завдання, пов'язана з удосконаленням управління, - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Її вирішення в значній мірі сприяє створення стандартів уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації - ГОСТ Р 6.30-2003. Він являє собою звід єдиних науково обгрунтованих правил підготовки та оформлення документів. Впровадження цих стандартів створює необхідні передумови для більш повної уніфікації документів, що, у свою чергу, дозволить їх обробляти в автоматизованих системах управління.
Стандартами встановлюються найбільш загальні правила складання документів, а також машинописного оформлення окремих реквізитів. Тривалої час організаційно-розпорядча документація розвивалася стихійно, що призвело до виникнення безлічі видів і різновидів службових документів, різних способів оформлення окремих реквізитів.
ГОСТ Р 6.30-2003 поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності центральних і місцевих органів державного управління РФ, а також підвідомчих їм підприємств, організацій та установ, і встановлює загальні вимоги до її оформлення, встановлює порядок розташування і межі реквізитів у формулярі - зразку вимоги до бланків документів.
Формуляр - зразок документа - це модель уніфікованої форми документа.
У формулярі - зразку чітко визначені площі для розміщення різних реквізитів документа, як постійних, так і змінних, встановлена довжина реквізитів на робочому полі, а також у службовому полі документа.
Постійний реквізит - це реквізит документа, що наноситься при виготовленні уніфікованої форми документа або бланка документа
Змінний реквізит - це реквізит документа, що наноситься при складанні документа.
Під довжиною реквізиту розуміється число знаків необхідне для запису його на документі.
Площа уніфікованої форми документа або бланка, призначена для заповнення реквізитами, є робочим полем документа, а площа, призначена для закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних зображень, є службовим полем документа.
При підготовці формуляра-зразка можуть використовуватися такі реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
3. Процес підготовки та видання наказів
Цей вид документів реалізує норми, права, обов'язкові для виконання. Розпорядчі документи повинні складатися відповідно до нормативно - правовими актами. Не один з них не може містити положень, які б суперечили закону. Процедура складання та оформлення розпорядчих документів повинна бути розписана в інструкції з діловодства конкретної установи. У ній викладаються: послідовність робіт над проектом документа та вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.
Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання документа державними органами управління, конкретне доручення вищого закладу, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ може, у свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.
Перша стадія розробки розпорядчого документа визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу треба з вивчення нормативно - правових, передусім, законодавчих, урядових та попередніх розпорядчих документів з питання що розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його спрямованість, дає можливість запобігти дублювання і протиставлення, загострити увагу на невирішені проблеми. Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає підбору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи, звіти, довідки, акти, службове листування тощо. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, досягнувши ясності по суті питання, що розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, починають створення проекту.
Особливу увагу зосереджують на формуванні основних положень конкретного рішення. У розпорядчі документи входять: постанову, розпорядження, наказ. Постанова
- Це правовий акт, який приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління, для вирішення найважливіших принципових питань і встановлює стабільні норми, правила поведінки. Текст постанови, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
Перша включає вступ, оцінку ситуації і, за необхідності підставу для видання або для посилання на правовий акт вищого органу. У розпорядчій частині подається перерахування заходів, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Постанова підписується двома особами: головою колегіального органу та керуючим справами (секретарем). Розпорядження - Це правові акти, які видаються персонально керуючим, головою колегіального державного органу, для вирішення оперативних питань. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян. Реквізити розпоряджень, в основному повторюють реквізити рішень. Наказ - Це правовий акт, який видається для виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Директор може видати наказ з усіх питань його компетентності. Цей документ є актом внутрішнього управління, дії яких не поширюється поза підприємства, об'єднання, установи. Розрізняються накази по особливості складу і накази із загальних питань.
4. Складання і оформлення ділових листів
Зустрічають, як відомо, по одягу. Тому «одяг» Вашого листа, тобто конверт і папір, повинна бути бездоганною. Інакше Ваш лист ризикує опинитися у кошику із макулатурою непрочитаним, навіть якщо в ньому міститься найцінніша для одержувача інформація. Особливо це актуально для таких листів, як представлення компанії, пропозиція продуктів, товарів, послуг і заяву про прийом на роботу. Конверт повинен бути щільним, непрозорим, стандартного розміру з білого паперу. Адреса на конверті має бути обов'язково надрукований блоком або видний з прозорого віконця. Тут немає ніяких обмежень і строгих правил. Іноді при оголошенні про прийом на роботу в деяких країнах потрібно, щоб супровідний лист або резюме було написано від руки. У такому випадку корисно і конверт надписати акуратним і чітким почерком.
Якщо Ви збираєтеся запросити інформацію, замовити товари, послуги, то й конверт, і папір можуть бути не найдорожчими, але все-таки хорошої якості.
Папір, якщо Ви не користуєтеся стандартним бланком вашої компанії, теж повинна задовольняти самим суворим вимогам: формат А4, біла, щільна, лист без дефектів та плям. Особливо якщо Ви пропонуєте співробітництво, уявляєте свою компанію або наймаєтеся на роботу. Підпис має бути виконана так, щоб у одержувача не виникло сумнівів, що у Вас немає пристойної авторучки чи Ви недостатньо впевнено можете відтворити свій підпис. Авторучку краще взяти з чорнилом.
Стандартне ділове лист у найповнішому вигляді має виглядати наступним чином:
В самому загальному випадку ділові листи поділяються на дві великі групи: листи з пропозиціями продати (пропозиція продуктів, товарів, послуг, заяву про прийом на роботу тощо) та листи про пропозиціями купити (продукти, послуги та ін.) Решта функціональні листи (скарга, нагадування про сплату рахунку тощо) можна віднести до похідних або результатами листів перших двох категорій.
Тому і стратегія, і стиль таких листів різний. Найбільш важкою справою, звичайно, є категорія листів про продаж, бо продати щось завжди набагато важче, ніж купити.
План листи з пропозицією співпраці, продуктів і послуг компанії тощо можна представити в наступному вигляді:
1. Короткий представлення вашої компанії, продукту.
2. Перерахування основних достоїнств, нововведень, переваг пропонованого продукту, послуг. Специфіка роботи секретаря полягає в тому, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Слід враховувати і те, що секретарю приходиться зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, значними розходженнями в них по ступені труднощів, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових та особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має повного уявлення про роль і завдання свого керівника та їх значення у діяльності своєї організації, не має достатньо професійної підготовленості.
Ділові та особисті якості при виконанні певної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування на практиці неможливо без наявності в секретаря, таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.
У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти наступні ділові якості: професійну майстерність, ініціативність, організованість, пунктуальність, обізнаність, дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю, хороша пам'ять, відданість роботі.
Для того щоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і ряд особистих якостей. У залежності від отриманого виховання ступінь розвитку особистих якостей у людей розрізнивши, багато чого тут визначається і індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи.
Виділимо найбільш суттєві особисті якості, необхідні секретарю: інтелігентність, працьовитість, сумлінність, чуйність, уміння адаптуватися, скромність, акуратність, доброзичливість.
Серед інших особистих якостей, які потрібні сучасному секретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вникати в суть подій чи явищ; товариський характер і контактність, які допоможуть секретарю налагодити правильні взаємовідносини з відвідувачами, співробітниками, керівником і т.д.; розумна обережність у прийнятті рішень; артистизм - якість, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п.; здатність до самостійного навчання, розширенню кругозору.
Багато керівників, розглядаючи кандидатури на посаду секретаря, звертають увагу на такі сторони, як сімейна влаштоване, справедливо вважаючи, що від стану цього питання в значній мірі залежить працездатність секретаря, його настрій.
Всі названі ділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому вигляді. Потрібен повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи в обраній професії.
1. Машинописне оформлення документів
З 1 липня
Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97, за яким п'ять років працювали тисячі фахівців, у тому числі і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту будуть присвячені заняття з підвищення кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт стане складовою частиною курсу діловодства та управління в різних навчальних закладах. Введений стандарт встановлює єдині вимоги і правила оформлення документів управління незалежно від того:
· Державне це чи недержавне підприємство;
· Яким видом діяльності займається підприємство;
· Як ведеться діловодство (традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології).
Що ж нового передбачено в стандарті?
Мабуть, найголовніше міститься в його введення - вимоги даного стандарту є рекомендованими, а не обов'язковими.
Число реквізитів документів стало більше: 30 замість 29. У стандарті введені два нових реквізиту: ОГРН (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) та ІПН / КПП (ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік). Виключений реквізит «гриф обмеження доступу до документа», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими для виконання.
Як тепер повинні розташовуватися найбільш використовувані реквізити на полі документа можна побачити на наведеному зразку (Мал. 1).
Відмітка про контроль, раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі. Це зручніше, так як при підшивці документів в товстих папках цей реквізит було не видно. Крім того, багато організацій ставлять його штампом «Контроль», простановка якого на лівому полі була неможлива.
Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менш
У грифі затвердження найменування стверджує документа дається тепер в орудному відмінку (затверджено наказом), що, безумовно, логічніше, ніж було раніше (називний відмінок - затверджено наказ).
Косметичним змінам піддався реквізит «позначка про виконавця». Тепер ставляться тільки ініціали та прізвище виконавця. Але в роботі з документами, особливо при великій кількості кореспонденції, зручніше, все-таки, було б вказувати ім'я та по батькові повністю, тому що це значно полегшує спілкування з виконавцем, якого не знаєш, у разі виникнення будь-яких питань по документу .
Змінилося розташування відмітки про наявність документа в організацію. У новому ГОСТі вона розміщується в правому нижньому кутку.
Всі інші реквізити істотно не змінилися.
До переваг нового стандарту, як це не парадоксально, можна віднести невелику кількість змін. Зберігається певна спадкоємність і стабільність. В якості порівняння можна навести міжнародний досвід. Правила складання документів у західному діловодстві в основному були сформовані в 1930 році і, з невеликими змінами, збереглися до наших днів.
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичну силу документів; якісне та своєчасне складання та виконання документів; організацію оперативного пошуку документів, і, отже, буде сприяти успішній діяльності вашого підприємства.
2. Формуляр-зразок, його призначення і склад реквізитів
Важливе завдання, пов'язана з удосконаленням управління, - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Її вирішення в значній мірі сприяє створення стандартів уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації - ГОСТ Р 6.30-2003. Він являє собою звід єдиних науково обгрунтованих правил підготовки та оформлення документів. Впровадження цих стандартів створює необхідні передумови для більш повної уніфікації документів, що, у свою чергу, дозволить їх обробляти в автоматизованих системах управління.
Стандартами встановлюються найбільш загальні правила складання документів, а також машинописного оформлення окремих реквізитів. Тривалої час організаційно-розпорядча документація розвивалася стихійно, що призвело до виникнення безлічі видів і різновидів службових документів, різних способів оформлення окремих реквізитів.
ГОСТ Р 6.30-2003 поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності центральних і місцевих органів державного управління РФ, а також підвідомчих їм підприємств, організацій та установ, і встановлює загальні вимоги до її оформлення, встановлює порядок розташування і межі реквізитів у формулярі - зразку вимоги до бланків документів.
Формуляр - зразок документа - це модель уніфікованої форми документа.
У формулярі - зразку чітко визначені площі для розміщення різних реквізитів документа, як постійних, так і змінних, встановлена довжина реквізитів на робочому полі, а також у службовому полі документа.
Постійний реквізит - це реквізит документа, що наноситься при виготовленні уніфікованої форми документа або бланка документа
Змінний реквізит - це реквізит документа, що наноситься при складанні документа.
Під довжиною реквізиту розуміється число знаків необхідне для запису його на документі.
Площа уніфікованої форми документа або бланка, призначена для заповнення реквізитами, є робочим полем документа, а площа, призначена для закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних зображень, є службовим полем документа.
При підготовці формуляра-зразка можуть використовуватися такі реквізити:
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
3. Процес підготовки та видання наказів
Цей вид документів реалізує норми, права, обов'язкові для виконання. Розпорядчі документи повинні складатися відповідно до нормативно - правовими актами. Не один з них не може містити положень, які б суперечили закону. Процедура складання та оформлення розпорядчих документів повинна бути розписана в інструкції з діловодства конкретної установи. У ній викладаються: послідовність робіт над проектом документа та вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.
Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання документа державними органами управління, конкретне доручення вищого закладу, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ може, у свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.
Перша стадія розробки розпорядчого документа визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу треба з вивчення нормативно - правових, передусім, законодавчих, урядових та попередніх розпорядчих документів з питання що розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його спрямованість, дає можливість запобігти дублювання і протиставлення, загострити увагу на невирішені проблеми. Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає підбору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи, звіти, довідки, акти, службове листування тощо. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, досягнувши ясності по суті питання, що розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, починають створення проекту.
Особливу увагу зосереджують на формуванні основних положень конкретного рішення. У розпорядчі документи входять: постанову, розпорядження, наказ. Постанова
Перша включає вступ, оцінку ситуації і, за необхідності підставу для видання або для посилання на правовий акт вищого органу. У розпорядчій частині подається перерахування заходів, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Постанова підписується двома особами: головою колегіального органу та керуючим справами (секретарем). Розпорядження
4. Складання і оформлення ділових листів
Зустрічають, як відомо, по одягу. Тому «одяг» Вашого листа, тобто конверт і папір, повинна бути бездоганною. Інакше Ваш лист ризикує опинитися у кошику із макулатурою непрочитаним, навіть якщо в ньому міститься найцінніша для одержувача інформація. Особливо це актуально для таких листів, як представлення компанії, пропозиція продуктів, товарів, послуг і заяву про прийом на роботу. Конверт повинен бути щільним, непрозорим, стандартного розміру з білого паперу. Адреса на конверті має бути обов'язково надрукований блоком або видний з прозорого віконця. Тут немає ніяких обмежень і строгих правил. Іноді при оголошенні про прийом на роботу в деяких країнах потрібно, щоб супровідний лист або резюме було написано від руки. У такому випадку корисно і конверт надписати акуратним і чітким почерком.
Якщо Ви збираєтеся запросити інформацію, замовити товари, послуги, то й конверт, і папір можуть бути не найдорожчими, але все-таки хорошої якості.
Папір, якщо Ви не користуєтеся стандартним бланком вашої компанії, теж повинна задовольняти самим суворим вимогам: формат А4, біла, щільна, лист без дефектів та плям. Особливо якщо Ви пропонуєте співробітництво, уявляєте свою компанію або наймаєтеся на роботу. Підпис має бути виконана так, щоб у одержувача не виникло сумнівів, що у Вас немає пристойної авторучки чи Ви недостатньо впевнено можете відтворити свій підпис. Авторучку краще взяти з чорнилом.
Стандартне ділове лист у найповнішому вигляді має виглядати наступним чином:
В самому загальному випадку ділові листи поділяються на дві великі групи: листи з пропозиціями продати (пропозиція продуктів, товарів, послуг, заяву про прийом на роботу тощо) та листи про пропозиціями купити (продукти, послуги та ін.) Решта функціональні листи (скарга, нагадування про сплату рахунку тощо) можна віднести до похідних або результатами листів перших двох категорій.
Тому і стратегія, і стиль таких листів різний. Найбільш важкою справою, звичайно, є категорія листів про продаж, бо продати щось завжди набагато важче, ніж купити.
План листи з пропозицією співпраці, продуктів і послуг компанії тощо можна представити в наступному вигляді:
1. Короткий представлення вашої компанії, продукту.
3. Визначення сегмента ринку, на якому ви пропонуєте представити ваш продукт. Визначення потенційних споживачів.
4. Конкретна пропозиція про співпрацю: оптова чи роздрібна продаж, ліцензійна угода, створення дистриб'юторської мережі і пр.
5. Якщо ви докладаєте зразки продукту, необхідно пояснити, які це продукти з серії запропонованих.
6. Висловити готовність відповісти на всі питання, які можуть виникнути в процесі оцінки продукту.
7. Закінчити лист стандартною фразою, висловити надію на співпрацю.
Відповідь на лист з пропозицією про співпрацю може бути позитивним, негативним або нейтральним, якщо одержувач не цілком впевнений в результаті передбачуваної співпраці, проте хотів би з'ясувати деякі питання, які допоможуть йому прийняти остаточне рішення.
Листи зі скаргою з приводу продуктів, сервісу, доставки та ін належать до категорії найбільш важких листів. Мета листа - скарги не просто «випустити пару», а отримати компенсацію за невиконання ділових зобов'язань. План листи - скарги можна представити в наступному вигляді.
Відповідь на скаргу клієнта / партнера по бізнесу також належить до «важким» листів, оскільки в ньому треба буде дати вичерпне пояснення причин, що викликали невдоволення клієнта / партнера, зберігши при цьому обличчя своєї компанії.
5. Реєстрація документів, її функції і види
Реєстрація документів - важлива складова організації роботи з документами. Основна мета реєстрації - надання документу юридичної сили. Крім цього реєстрація дозволяє забезпечити облік, контроль і можливість пошуку документів, що використовуються в управлінській діяльності установи. При дотриманні правил реєстрації діловодна служба швидко наводить довідки про місцезнаходження документів на будь-якій стадії роботи з ними.
Значення реєстрації документів полягає також у тому, що присвоєння документу реєстраційного номера (індексу) фіксує факт його створення, відправлення або отримання, а значить, як вже вказувалося, надає документу юридичну силу, і організація, яка створила, отримати або відправити документ, стає відповідальною за нього.
Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. Реєстрація документів необхідна для вирішення наступних завдань: облік кількості документів, забезпечення схоронності документів, усунення можливості втрат документів; забезпечення можливості ведення контролю виконання документів; забезпечення пошуку документів в інформаційно-довідкових цілях. Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях. Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи. Однак не всі документи організації реєструє служба ДОП. Документи спеціальних (функціональних) систем документації (планові, бухгалтерські, фінансові тощо) реєструються у відповідних підрозділах. У службі ДОП на цих документах ставиться тільки дата надходження. Службою ДОП розробляється перелік документів, що реєструються в структурних підрозділах. Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступники документи реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - в день підписання або затвердження.
При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно. Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає: порядковий номер у межах масиву документів; індекс за номенклатурою справ. До складу індексу можуть додатково входити номери (коди) з класифікаторів кореспондентів, структурних підрозділів, питань діяльності і т.д. Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи по видах документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій, протоколи засідань, звіти, доповідні записки і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної групи.
Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація. Реєстраційні індекси привласнюються вхідним, вихідним і внутрішнім документам у межах календарного року. Як реєстраційних форм в залежності від обсягів масивів документів використовують реєстраційні журнали або регістраційно-контрольні картки (РКК). Журнали зручні при порівняно невеликій кількості реєстрованих документів, так як пошук інформації, але журналу досить тривалий за часом. Дотримуючись на кликані вище правила індексації документів, необхідно вести одночасно кілька журналів реєстрації окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, розділивши останні ще й за видами документів. Крім того, за журналом неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно повторно реєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках. Цих недоліків позбавлені РКК, що дозволяють більш оперативно вести інформаційно-довідкову роботу і здійснювати контроль за виконанням документів без повторної реєстрації.
РКК друкується в декількох екземплярах, що дозволяємо створити декілька довідкових картотек (з питань діяльності, по кореспондентам і т.п.) і контрольну картотеку. Один з примірників картки можна передавати разом з документом у структурний підрозділ, де документ буде виконуватись, що дозволяє усунути його повторну реєстрацію в підрозділах. Картки зручні при наявності великих масивів документів різних видів. При веденні карткової системи реєстрації документів у службі ДОП повинні бути підготовлені до початку нового календарного року спеціальні нумераційні бланки-шахматки для відміток про використання чергового порядкового номера при реєстрації документів.
Встановлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів: автор (кореспондент), назва документа, дата документа, індекс документа, дата надходження документа (для вхідних документів); індекс надходження документа (для вхідних документів); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція ( виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді), номер справи. У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними: виконавці; розписка виконавця в одержанні документа; хід виконання; додатки та ін Форми реєстраційного журналу і картки не регламентовані, тобто порядок розташування реквізитів у цих формах визначається службою ДОП підприємства. Реєстрація документів-відповідей повинна вестися на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстраційного масиву.
Реєстровані і незареєстровані документи
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації: що надходять з вищестоящих, підвідомчих та інших організацій і приватних осіб (громадян). Реєструються всі документи незалежно від способу їх виготовлення - як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані за допомогою новітніх інформаційних технологій.
Існує також категорія нерегістріруемих документів. Діловодна служба повинна самостійно скласти перелік таких документів і прикласти його до інструкції з діловодства.
Складаючи перелік нерегістріруемих документів, потрібно знати, що деякі з них взагалі не реєструються (це, як правило, вітальні листи, запрошення, рекламна продукція і т.д.). Однак частина вхідних документів реєструють не в службі ДОП, а в структурних підрозділах, куди вони передаються для виконання. Наприклад, розрахунково-грошова і бухгалтерська документація реєструється в бухгалтерії, планова - у плановому відділі і т.д.
Іншими словами, до переліку нерегістріруемих документів включають ті, які не реєструє служба ДОП або секретар. Хоча в практиці роботи ряду організацій реєструють і ті документи, які передають в бухгалтерію, плановий відділ, відділ постачання і т.д. Цей факт необхідно зафіксувати в інструкції з діловодства. Така реєстрація дозволяє створити службі ДОП єдиний банк даних про документи організації, але в цьому випадку збільшується навантаження на працівників служби ДОП.
Особливості реєстрації документів в організації
Основний принцип реєстрації - однократність. Це означає, що документи повинні реєструватися один раз: вхідні - у день надходження, внутрішні та вихідні - у день підписання або затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу в інший, повторно його не реєструють.
У великих організаціях реєстрація документів в основному проводиться децентралізовано - у місцях їх створення і виконання. Наприклад, документація, яка фіксує діяльність організації з матеріально-технічного постачання, реєструється в управління (відділ) постачання; протоколи, постанови (рішення) колегії, розпорядчі документи з основної діяльності, листи на ім'я керівництва і відповіді на них - у діловодній службі. У таких випадках місця реєстрації документів повинні бути зафіксовані в Інструкції з діловодства. У невеликих організаціях реєстрація ведеться в канцелярії, а якщо її немає - всі документи реєструє секретар.
Реєстрація здійснюється в межах груп, в залежності від назви виду документа, автора, змісту. Наприклад, слід окремо реєструвати накази, що надійшли з вищестоящих організацій, накази по основній діяльності та накази по особовому складу, створювані в організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання та ін
Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам кожної групи протягом календарного року.
Секретар повинен знати особливості реєстрації організаційних документів, номенклатури справ, спільних документів.
До організаційних документів, як відомо, відносяться положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, інструкції, правила, створювані всередині організацій. Всі перераховані документи оформляються на загальних бланках, на яких після дати проставляють порядковий (реєстраційний) номер створеного документа.
Вхідні і створювані документи реєструються окремо.
Якщо організація отримує і відправляє факсограми, їх рекомендується реєструвати в журналах вхідних і вихідних факсограм незалежно від найменування виду документа.
Індекс реєстрованого документа включає порядковий реєстраційний номер, який, виходячи з завдань пошуку документів в організації, може доповнюватися індексами справ за номенклатурою справ, по класифікаторах кореспондентів, виконавців і ін Організація має право самостійно вирішувати питання про складові частинах індексу документа, а також послідовність їх розташування . Складові частини індексу можуть бути розташовані в наступній послідовності:
порядковий реєстраційний номер;
індекс за номенклатурою справ;
індекс по використовуваному класифікатором.
При формуванні індексу його складові частини відокремлюються друг від друга косою рисою, наприклад: № 12/03-21/18.
Косий рисою розділяються також реєстраційні номери різних організацій у реєстраційному номері документа, складеного спільно двома і більше організаціями.
Звернення громадян реєструються з включенням першої літери прізвища заявника в реєстраційний номер.
Форми реєстрації документів
В даний час використовують існує три форми реєстрації:
журнальна;
карткова;
електронна.
Журнальна реєстрація. Журнальну реєстрацію доцільно застосовувати, коли кількість оброблюваних документів невелика (500-600 документів на рік або 15-20 на день). Її відмінною рисою є те, що запис відомостей про документи ведеться у хронологічній послідовності.
Журнал реєстрації представляє собою книгу, кожна сторінка якої поділена на графи, де містяться відомості про зареєстрованих документах. Кількість граф визначається організацією.
Карткова реєстрація. Карткова форма реєстрації стала активно впроваджуватися в діловодство радянських установ після видання ЕГСД. Усі вхідні і створювані документи реєструються на картках. Картки виготовляються з цупкого паперу, як правило, формату А5 (148х210) або А6 (105х148). Картка містить графи, куди вносяться реквізити, необхідні і достатні для фіксації інформації про документ.
Для досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних і створення умов переходу до автоматизованої реєстрації ГСДОУ встановлено обов'язковий склад реквізитів, які розміщені на картці:
автор документа;
назва виду документа;
дата документа;
індекс документа (дата й індекс надходження документа) - для документів, що надходять в організацію;
заголовок документа або його короткий зміст;
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
термін виконання;
відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті), дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді;
номер справи за номенклатурою справ.
Організаціям надано право при необхідності збільшити склад реквізитів картки, включаючи в неї такі графи:
виконавці;
розписка виконавця в одержанні документа;
хід виконання;
програми та ін
Склад і розташування реквізитів картки обов'язково повинні бути зазначені в Інструкції з діловодства.
Кількість примірників карток, що заповнюються для реєстрації одного документа, визначається організацією. Зазвичай їх число визначається кількістю довідкових і контрольних картотек. У деяких організаціях документ передається з одним примірником картки. У цьому випадку кількість карток збільшується на одну. Наприклад, в організації ведуть дві картотеки: контрольну і довідкову. Тоді на один документ заповнюють три картки. Довідкових картотек може бути три, тоді кількість карток буде дорівнює п'яти: одна - для контрольної картотеки, три - для довідкових, одна - для виконавця.
Електронна реєстрація. Організації, що використовують комп'ютерні програми з діловодства, реєструють документи на електронних картках, тобто картках, які виводяться на екран комп'ютера. Форма електронної картки аналогічною традиційній РКК, порядок її заповнення такий же, тільки набір здійснюється за допомогою клавіатури.
Якщо в організації створена єдина локальна комп'ютерна мережа, реєстрація ведеться в структурних підрозділах, а база даних створюється автоматично.
Список літератури
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: ІПК Видавництво стандартів, 2003.2. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Учеб. посібник. - 5-е вид., Испр. і доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2002. - 320 с.
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство - Москва: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез »,
4. Кузнєцова Т.В. Складання та оформлення службових документів - Москва: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез »,
5. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
6. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика роботи з документами в організації. Навчальний посібник. М.: «ЕКСМОС», 1999. - 320 с.
7. Положення про Державний герб, затвердженому Указом Президента РФ від 30 листопада 1993 р . № 2050
8. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядився: видавництво: Проспект. рік видання: 2005
Додаток 1
Типова форма № П-1
Затверджена постановою Держкомстату РФ
від 5 січня 2004 р . № 1
(Розпорядження) про прийом працівника на роботу
Підстава:
Додаток 2
Зразок ділового листа
Генеральному директору
ГУП КК «Кубаньгазіфікація»
Крамаренко І.А.
Шановний Ігор Олексійович!
Для обладнання поста «Автоколона» за адресою: м. Краснодар, вул. Кореновская, 2, прошу Вас розглянути можливість надання в розпорядження добового охоронця нижчеперелічених предметів:
1. Чайник електричний;
2. Віник (щітка), совок для прибирання приміщення;
3. Ліхтарик;
4. Плащ-дощовик;
5. Вентилятор;
6. Умивальник;
7. Трійник.
З повагою,
Головний спеціаліст з реклами та маркетингу
охоронного холдингу «Растос» Р.А. Черних
6. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика роботи з документами в організації. Навчальний посібник. М.: «ЕКСМОС», 1999. - 320 с.
7. Положення про Державний герб, затвердженому Указом Президента РФ від 30 листопада
8. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядився: видавництво: Проспект. рік видання: 2005
Додаток 1
Типова форма № П-1
Затверджена постановою Держкомстату РФ
від 5 січня
| Код | ||
| Форма по ОКУД | 0301001 | |
| ГОУ НВО ПУ № 70 | за ЄДРПОУ | 18978223 |
| найменування організації |
| Номер документа | Дата складання | ||
| НАКАЗ | № 25-до | 22.04.2007 |
| Прийняти на роботу | Дата | ||
| з | 22.04.2007 | ||
| по | На невизначений термін |
| Табельний номер | ||
| Сіохіна Павла Геннадійовича | 3 | |
| прізвище, ім'я, по батькові | ||
| в | Молодший обслуговуючий персонал | |
| структурний підрозділ | ||
| Оператор ЕОМ | ||
| посаду (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації | ||
| постійно | ||
| умови прийому на роботу, характер роботи | ||
| з тарифною ставкою (окладом) | 5000 | руб. | 00 | коп. |
| цифрами | ||||
| надбавкою | 500 | руб. | 00 | коп. |
| цифрами |
з випробуванням на строк | без випробувального терміну | місяця (ів) |
| Трудовий договір від « | 22 | » | Квітень | 20 | 07 | р. № | 10 |
| Керівник організації | Директор | В.Б. Ковиршін | |||
| посаду | особистий підпис | розшифровка підпису |
| З наказом (розпорядженням) працівник ознайомлений | « | » | 20 | р. | ||||
| особистий підпис |
Додаток 2
Зразок ділового листа
Генеральному директору
ГУП КК «Кубаньгазіфікація»
Крамаренко І.А.
Шановний Ігор Олексійович!
Для обладнання поста «Автоколона» за адресою: м. Краснодар, вул. Кореновская, 2, прошу Вас розглянути можливість надання в розпорядження добового охоронця нижчеперелічених предметів:
1. Чайник електричний;
2. Віник (щітка), совок для прибирання приміщення;
3. Ліхтарик;
4. Плащ-дощовик;
5. Вентилятор;
6. Умивальник;
7. Трійник.
З повагою,
Головний спеціаліст з реклами та маркетингу
охоронного холдингу «Растос» Р.А. Черних