Актуальність, мета і завдання цього реферату будуть визначені наступними положеннями. Організація і робота з документами охоплює всі процеси, пов'язані з запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється на природній мові (рукописні, машинописні документи, в тому числі телеграми, телефонограми, машинограм), а також на штучних мовах з використанням нових носіїв (перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки, карти, дискети та ін.)
Склад документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управлінням (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД).
Уніфіковані системи документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації.
Управлінські документи по найменуванню, форми і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положень (статутів) про організацію та інших формативне документів, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства та компетенцією органи управління видають такі розпорядчі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.
Рішення, постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний чи індивідуальний акт по основних питань компетенції організації. Розпорядження та вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень та наказів.
Спільні розпорядчі документи організацій, які видають однакові за формою документи (накази, постанови тощо), видаються у відповідній формі: наказ, постанову та ін Спільні розпорядчі документи органів, повноважних видавати різні за формою документи, видаються у формі спільного рішення, яке має правову силу розпорядчого документа в кожній організації, яка приймала цей документ.
Доведення до відома підвідомчих організацій, структурних підрозділів документів вищих органів або документів інших організацій здійснюється у формі, встановленої автором документа. Якщо спосіб не зазначений, організація вирішує це питання самостійно. Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитися до відома виконавців у формі, встановленої положенням про ці органи.
Розпорядчий документ може бути скасований (змінений) розпорядчим документом самої організації або вищестоящої. Дія розпорядчого документа може бути призупинено відповідними компетентними органами.
Проекти документів, які зачіпають інтереси інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті разногласяй.
Хід обговорення питань і рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови чи рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) Якщо хід засідання стенографується, то текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.
У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями та окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і ге-лефонограмми, документ передається через модемний зв'язок, по факсу або телефону.
Організації на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.
Внутрішнє погодження проекту документа повинно проводитися в такій черговості:
з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і при необхідності з громадськими організаціями;
з працівниками, відповідальними за дозвіл функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін);
з фінансовим підрозділом або Головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; зі службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, ведаю'цімі питаннями, що містяться в проекті документа.
Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа здійснюють в такій черговості:
з підлеглими організаціями, а також підпорядковуються, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акта, або коли зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси; з організаціями та науково-виробничими об'єднаннями, що займаються дослідженнями в тій області, до якої має відношення зміст документа;
з громадськими організаціями - при необхідності або у випадках, передбачених документами цих органів;
з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний і т.д.);
з вищестоящими органами загальної або галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.
Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або його заміщує посадовою особою відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурному підрозділі, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і т.п. Дві або більше підписи ставляться в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб.
Документи грошового, матеріального та кредитного характеру, що служать підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та Інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації та головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.
Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу в єдиноначальної порядку, мають один підпис.
Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головного інженера, керівникам структурних підрозділів.
Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.
Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, наради, наради) і секретар.
Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішуються в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.
Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджуються або вводяться в дію відповідним розпорядчим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; направляються з листом в інші організації.
2. Реєстрація та облік документівРух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, які розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.
Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп. Документи з грифом "особисто" або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальними виконавцями. Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.
Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян. Документи, адресовані керівництву організації або не мають вказівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного обеспеченія.На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребують рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.
Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.
Документи, рішення по яких виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, організуючим виконання. При необхідності невідкладного рішення по надійшов документом допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.
Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюються централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.
Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній форме.Передача документів на ОЦ для обробки, а також отримання документів (машинограм) з ОЦ здійснюється через секретаря структурного підрозділу або особа, відповідальна за документаційне забезпечення.
Облік кількості документів. Облік повинен здійснюватися в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами.Осуществляется як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.
У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документов.Подсчет кількості машинозчитуваних документів здійснюється за обліковими картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами.
В організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування документів, створення на їх основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.
Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організацій галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (за наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиції, заявах і скаргах громадян, і ін
Правила реєстрації й індексування документів. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс за номенклатурою справ, індекс по використовуваному класифікатором. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і що надходять з вищестоящих , підвідомчих і інших організацій і ччстних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки (машиночитаних, машинограм).
Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не регистрируется.Регистрация документів здійснюється в межах груп залежно від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вишестояяей організації, акти ревізії фінансово-господарської деяяельності, бухгалтерські зведення, звіти підприємства, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи.
Реєстрація вступників та створюваних документів проводиться в основному децентралізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи з постачання-у відділі постачання, протоколи і рішення колегії - у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній деяяельності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або їх їм, - у службі документаційного обеспеччнія і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.
Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи. Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бииь доповнений наступними: виконавці , підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.
Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається ччслом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде наповняєш і контролюватися.
Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстрованого масиву. Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках установленої форми. Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-розмножувальні апарати і обчислювальна техніка. В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованого реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.
Довідкові картотеки формуються з регістраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються наступні картотеки: довідкові; контрольно-довідкові; з географії документів, що надходять; за пропозиціями, заявами і скаргами громадян; тематичні (накази, рішення) і ін Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованої на машинних носіях.
3. Організація контролю за виконанням документівКонтролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядчих документів здійснюється за дорученням керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.
Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій, - з дати їх надходження. Терміни виконання документів, встановлені в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації, затвердженої за розпорядженням Уряду РФ від 24.06.92 N 1118-р головою Комітету у справах архівів. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.
Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - розпорядженням керівника, який їх установив.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям та особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у регістраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що залишається в організації. При контролі ісполненіяяіспользуются екземпляри РКК, що заповнюються при реєстрації документів.
Службою контролю здійснюються наступні операції: формування картотеки контрольованих документів; напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець; з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону конкретного виконавця; нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання; отримання інформації про хід та результати виконання; запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа; регулярне інформування керівників про стан і результати виконання; повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів; зняття документів з контролю за вказівкою керівників; формування картотеки виконаних документів.
Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (накази міністра, рішення колегії та ін.)
Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку: завдань наступних років - не рідше одного разу на рік, завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць, завдань, доручень поточного місяця - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну.
Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом відправляється два екземпляри регістраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати виконання і змісту відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах.
Служба документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують і узагальнюють дані про хід і результати виконання документів у терміни, встановлені керівником, але не рідше одного разу на місяць.
Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації та її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію.
При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні загальні правила: поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі; вміщувати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; поміщати додатки разом з основними документами; групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ; роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання; поміщати у справи машинограми на загальних підставах. У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів.
4. Зберігання документів, складання номенклатури справНоменклатура справ - це систематизований перелік заводяться в організації справ із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обгрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи.
Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і номенклатуру справ організації. Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі і є нормативним документом.
Приблизна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організацій із зазначенням їх індексу і носить рекомендаційний характер. Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документаційного забезпечення міністерств і відомств РФ, затверджуються їх керівниками. Перед затвердженням типові і зразкові номенклатури справ узгоджуються з Центральною експертною (експертної) комісією (ЦЕК, ЕК) міністерства (відомства) чи організації, що мають підвідомчу мережу, на яку поширюється типова (зразкова) номенклатура справ. Потім вони підлягають узгодженню з організаціями державної архівної служби.Номенклатура справ організації складається службою документаційного забезпечення на основі номенклатур справ структурних підрозділів. Номенклатура справ організації, попередньо узгоджена з ЦЕК (ЕК) організації, узгоджується з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) державного архіву, куди документи надходять на державне зберігання, і затверджується керівником організації. Організації, що не здають документи на державне зберігання, номенклатуру справ погоджують з ЦЕК або ЕК вищестоящої організації або з її керівником.
При складанні номенклатури справ організації слід керуватися типовими і зразковими номенклатурами справ, типовими і відомчими переліками із зазначеними в них термінами зберігання. У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи організації. У тому числі контрольні картотеки, особисті справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. За наявності у справі кількох томів (частин), індекс проставляється на кожному томі з додаванням "ti", "т.2" і т.д.
Номенклатуру справ в організації складають за встановленими нормами, друкують у необхідній кількості примірників. Перший примірник номенклатури справ організації зберігається в службі документаційного забезпечення управління (ДОП), другий використовується в службі ДОП в якості робочого, третій використовується у відомчому архіві, з яким узгоджувалася номенклатура справ і куди документи надходять на постійне зберігання.
Номенклатура справ складається і узгоджується заново у випадку корінних змін функцій і структури організації, але не рідше одного разу на п'ять років. Щорічно вона уточнюється, передруковується з відповідними поправками, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного року.
Протягом року в затверджену номенклатуру справ вносяться відомості про заклад справ, про включення нових справ і т.д. Після закінчення року до неї вносяться підсумкові відомості про категорії та кількість заведених справ. Підсумковий запис номенклатури справ організації складається на основі підсумкових записів номенклатур справ структурних підрозділів. Справи організації підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні року. Оформлення справ включає комплекс робіт з їх технічної обробки і проводиться співробітниками відповідних структурних підрозділів за методичної допомоги і під контролем відомчого архіву.
У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Справи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу підлягають повному оформленню, яке передбачає підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів у справі, складання листа - завірителя справи, складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів, оформлення реквізитів обкладинки справи. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання не підшиваються, аркуші в них не нумеруються, документи в них зберігаються в швидкозшивачах.
Обкладинка справ постійного і довготривалого зберігання оформляються за встановленою формою. Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання вносяться уточнення: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках в заголовок справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо ). Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи. У справі, що містить документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою вноситься запис: "Є документи за ... роки". На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини). При позначенні точної календарної дати вказуються число, місяць і рік, або рік, місяць, число. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами. При позначенні календарної дати допускається скорочена цифрове написання, у тому випадку, якщо це не буде приводити до неоднозначності тлумачення дати.
На обкладинці може проставлятися олівцем за погодженням з відомчим архівом номер справи за описом, номер опису і фонда.Прі зміну назви організації (її структурного підрозділу) протягом періоду, охоплюваного документами справи, або при передачі справи до іншої організації (структурний підрозділ) на обкладинці дописується нова назва цієї організації (структурного підрозділу). Написи на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання треба провести чітко чорними світлостійким чорнилом або тушшю.
На завершення справи постійного, довготривалого зберігання і справи по особовому складу, які пройшли експертизу цінності і оформлення відповідно до наведених вище требованіяяяяяяяяяяяяо складаються описи. На справи тимчасового зберігання описи не складаються. Описи справ структурних підрозділів складають працівники, відповідальні за документацію, під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву.
Описи складаються окремо на справи постійного зберігання, на справи тривалого зберігання, на справи з особового складу та інші однотипні справи (наукові звіти по темах, судові та слідчі справи, раціоналізаторські пропозиції і т.п.).
В організаціях, що мають великий обсяг документів по кожному структурному підрозділу, описи на справи постійного зберігання складаються щорічно кожним підрозділом під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису організації, яку готує відомчий архів і за якою він здає справи на державне зберігання. В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються справ допускається включати в опис справи за кілька років. Описи справ з особового складу (особових справ) можуть складатися за кілька років з суцільною нумерацією справ. Описи справ складаються за встановленою формою у двох або трьох примірниках. При передачі справ із структурного підрозділу у відомчий архів на всіх примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. У кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично переданих (прийнятих) до архіву справ, номери відсутніх справ, проставляються підписи співробітників, що здійснюють прийом-передачу справ, вказується дата. При передачі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.
Разом зі справами з структурних підрозділів у відомчий архів передаються реєстраційно-контрольні картки на документи, реєстраційні журнали та інші реєстраційні форми, які включаються в опис як окремі одиниці зберігання.
Список літератури
1. Бондирева Т.М. Секретарська справа. - М., 1989.
2. Веселов П.В. Сучасне ділове лист у промисловості. - М., 1990.
3. Веселов П.В. Ви - секретар. - М., 1993.
4. Виноградов В.В. Проблема авторства та теорія стилів. -М., 1961.
5. Воробйов Г.Г. Автоматизована контора / / Кібернетика: Інформаційні матеріали. - 1986. - № 2.
6. Глушков В.М. Основи безпаперової інформації. - М., 1982.
7. Державна система документаційного забезпечення управління: Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М., 1991.
8. Єдина державна система діловодства: Основні положення. - М., 1975.
9. Еремченко В.А. Удосконалення документаційного забезпечення управління в сучасних умовах / / Використання принципів Єдиної державної системи документаційного забезпечення управління в роботі з управлінськими документами і забезпечення їх збереження у відомчих архівах. -Л., 1991.
10. Кочетков Г. Б. Автоматизація конторського праці в США: Теорія і практика офісу майбутнього. - М., 1985.
11. Лихачов М.Т. Документи і діловодство: Довідковий посібник. - М., 1991.
12. Серафимова І. В. Проблеми "офісу майбутнього" / / США - економіка, політика, ідеологія. - 1984. - № 6.
13. Сокова О.М. Архіви та управління документацією за кордоном: основні проблеми: Аналітичний огляд. - М., 1989.
14. Довідник з підготовки та оформлення офіційних документів. - М., 1993.