Організація первинного обліку на підприємстві та шляхи його вдосконалення

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати


Казпотребсоюза

Карагандинський Економічний Університет

Кафедра бухгалтерського обліку та аудиту

Допускається до захисту

зав. кафедрою

к.е.н., проф. Мадієв К.С.

"_____"__________ 2008

ДИПЛОМНА РОБОТА

на тему: "Організація первинного обліку на підприємстві та шляхи його вдосконалення"

Виконала студентка

гр. УА-43

Горевіч Н.В.

Науковий керівник

Фурманова М.А.

Караганда 2008

Зміст

Введення

1. Теоретичні основи первинного обліку та документування господарських операцій

1.1 Стадії облікового циклу, місце і роль первинного обліку в системі бухгалтерського обліку

1.2 Сутність документації як методу бухгалтерського обліку, поняття документообігу, його значення та організації

1.3 Первинні документи, їх класифікація та вимоги до їх оформлення і руху

2. Організація первинного обліку на підприємстві ТзОВ "вогонь"

2.1 Характеристика підприємства та облікова політика в сфері документообігу

2.2 Організація первинного обліку касових операцій

2.3 Організація первинного обліку праці та заробітної плати

2.4 Організація первинного обліку довгострокових і короткострокових активів підприємства

3. Шляхи вдосконалення первинного обліку на підприємстві ТзОВ "вогонь"

3.1 Розробка рекомендацій з удосконалення обліку первинної документації на підприємстві

3.2 Автоматизація первинного обліку

Висновок

Список використаних джерел

ДОДАТОК Б

Введення

У своєму Посланні народу Казахстану "Зростання добробуту громадян Казахстану - головна мета державної політики" від 6 лютого 2008 року Президент Республіки Казахстан Н.А. Назарбаєв відзначив: "В даний час найважливішим завданням, що стоїть перед казахстанським суспільством, є підвищення конкурентоспроможності нашої економіки. Для цього ми повинні забезпечити розвиток не сировинних галузей і підтримувати казахстанські підприємства, орієнтовані на виробництво конкурентоспроможної продукції. Ми повинні розвивати власний науковий потенціал і вчитися у провідних зарубіжних фахівців. Необхідно впроваджувати нові спільні технології і забезпечити надійний захист інтелектуальної власності ". Вирішення саме цих завдань, поставлених головою держави, дозволять Казахстану вийти на міжнародні ринки і зайняти там свою нішу [1].

На шлях формування встали всі галузі економіки з метою проведення вітчизняної системи бухгалтерського обліку та фінансової звітності у відповідність з міжнародними стандартами. В останні роки в нашій країні була проведена велика робота з реформування бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Актуальність теми дипломної роботи зумовлена ​​тим, що діяльність компаній повинна бути прозора, тому підвищуються вимоги до системи, що поставляє оперативну та достовірну інформацію для прийняття рішень. Однак на багатьох великих промислових підприємствах потреби керівництва в такій інформації не задовольняються, що негативно позначається на загальній ефективності управління. У зв'язку з цим питання організації діючих на підприємстві систем первинного, а далі управлінського і фінансового обліку, стають більш ніж актуальними.

Розвиток підприємництва супроводжується зростанням ролі бухгалтерської інформації у сферах управління, контролю та аналізу підприємницької діяльності. Своєчасність, якість і достовірність цієї інформації досягаються високим рівнем підготовленості і професіоналізму бухгалтера.

В існуючій системі обліку є три основних компоненти. Це, по-перше, статистика, яка використовує особливі методи збору та обробки інформації (групування, динамічні ряди, індекси і ін.) По-друге, оперативний облік, який здійснюють всередині і в межах підприємства. Необхідність його полягає в тому, щоб забезпечити непосрсдственное спостереження за окремими процесами, операціями у момент їх вчинення для оперативності в управлінні. Основним видом обліку на підприємстві є бухгалтерський облік, забезпечує акціонерів, учасників, адміністрацію та інших користувачів інформацією про результати фінансово-господарської діяльності організації та її структурних підрозділів, тобто є інформаційним забезпеченням управлінських рішень.

Для збору, реєстрації та обробки даних у бухгалтерському обліку використовують такі прийоми: первинне документальне оформлення та відображення, інвентаризація, грошова оцінка, калькуляція, угруповання, подвійний запис, складання балансу. Система бухгалтерського обліку передбачає обязателиюе документування всіх фінансово-хозяйствснних операцій. Будь-який запис в бухгалтерських документах або, як їх називають, облікових регістрах вимагає наявності документа, що підтверджує факт здійснення операцій. Це накладні, платіжні доручення, рахунки, акти і т.п., які називаються первинними документами. Усі первинні документи, як правило, складаються в момент здійснення операції. Комплекс інформаційно-логічних операцій з документами, які супроводжують будь-які матеріальні та фінансові потоки та їх елементи від входу до виходу виробничо-господарських об'єктів підприємства і компанії в цілому, називається первинним обліком.

Ефективна організація системи первинного обліку стає в даний час нагальною проблемою, яка потребує якщо не негайного, то досить оперативного вирішення. Пов'язано це з тим, що сьогодні значна частина казахстанських підприємств, які пережили всі економічні та політичні кризи і катаклізми останнього десятиліття і, тим не менш "залишилися на плаву", перейшли до якісно нового етапу свого розвитку. Накопичено певний досвід функціонування організацій в умовах ринкової економіки, при цьому докорінно змінився підхід до ведення бізнесу.

Мета дипломної роботи - проаналізувати та оцінити ефективність функціонування системи організації первинного обліку на матеріалах діючого підприємства.

У відповідності з поставленою метою були сформульовані основні завдання дипломної роботи:

  • дослідити теоретичні основи первинного обліку та документування господарських операцій;

  • вивчити організацію первинного обліку на підприємстві ТзОВ "вогонь";

  • розробити рекомендації щодо вдосконалення первинного обліку на підприємстві.

Предметом дослідження є первинний облік виробничо-господарської діяльності підприємства.

Об'єктом дослідження послужила бухгалтерська документація підприємства ТОВ "вогонь". Основним видом діяльності аналізованого підприємства є оптово-роздрібна торгівля широким асортиментом товарів, а також будівельно-монтажні роботи.

Теоретичною та методологічною основою послужили законодавчі та нормативні документи Президента і Уряду Республіки Казахстан, монографічні праці вітчизняних і зарубіжних вчених економістів та фінансистів, статистичні матеріали, матеріали періодичної преси.

1. Теоретичні основи первинного обліку та документування господарських операцій

1.1 Стадії облікового циклу, місце і роль первинного обліку в системі бухгалтерського обліку

Метою підприємницької діяльності є забезпечення суспільних потреб і вилучення доходу. У виробничому підприємстві дана мета реалізується у виробничо-господарському процесі. Виробничо-господарська діяльність підприємства складається з окремих господарських операцій з заготовлению сировини і матеріалів, випуску готової продукції, реалізації її споживачам, виплати заробітної плати, і т.д. Здійснюються господарські операції відрізняються один від одного за змістом, тривалості здійснення, технічним засобам, що використовуються при їх виконанні, і по цілому ряду інших ознак. Проте всі вони взаємопов'язані і являють собою складові елементи єдиного господарського процесу.

Завданням бухгалтерської служби підприємства є забезпечення формування повної та достовірної інформації про господарські процеси і фінансові результати діяльності суб'єкта, необхідної для оперативного керівництва та управління, а також для її використання інвесторами, постачальниками, покупцями, кредиторами, державними органами, банками та іншими зацікавленими особами.

При організації бухгалтерського обліку на підприємстві слід визначитися з обліковою політикою.

Облікова політика являє собою сукупність способів для ведення обліку та розкриття фінансової звітності відповідно до їх принципами і засадами.

Для формування облікової політики в організації створюється комісія з числа бухгалтерів, фінансистів, юристів та інших працівників компетентних служб. Комісія покликана сформувати політику в частині вибору найбільш прийнятних способів ведення бухгалтсрского обліку і вихідних положень. Сформована облікова політика затверджується внутрішнім документом - наказом чи розпорядженням, а потім у відповідності з обраною обліковою політикою розробляються посадові інструкції, положення, схеми документообігу.

При веденні бухгалтерського обліку суб'єктом повинні бути забезпечені:

  • незмінність прийнятої облікової політики у відображенні окремих господарських операцій та оцінки активів і зобов'язань протягом звітного періоду;

  • повнота відображення в обліку всіх здійснених за звітний період господарських операцій і результатів інвентаризації майна і фінансових зобов'язань;

  • правильність віднесення доходів і витрат до звітних періодів;

  • тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку на початок кожного місяця.

У результаті своєї діяльності будь-яке підприємство здійснює будь-які господарські операції, приймає ті чи інші рішення. Практично кожну таку дію знаходить відображення в бухгалтерському обліку, який в свою чергу, складається з різних видів робіт, що підрозділяються на операції, засновані на методичних і технічних прийомах.

Документування виконує важливу функціональну роль у системі економічної інформації. Методологічно і організаційно воно є невід'ємним елементом всієї системи бухгалтерського обліку і виступає початковим етапом облікового процесу, що обумовлює його органічну єдність з обліковими регістрами та фінансовою звітністю на завершальному етапі облікового процесу.

В обліковому процесі слід розрізняти чотири стадії. На першій - реєструють і вимірюють облікові дані; на другий - систематизують їх і узагальнюють в облікових документах; на третій - об'єднують відомості воєдино для підготовки звітності; на четвертій стадії узагальнюють і аналізують дані.

Вихідний об'єкт організації процесу обліку - облікова номенклатура (від латинського "nomenklatura" - сукупність або перелік назв термінів, що вживаються в якій-небудь галузі науки). У бухгалтерському обліку під обліковим номенклатурою розуміють склад назв господарських фактів (явищ та процесів) - це характеристики стану об'єктів обліку (активи, майно за формою функціонування), пасиви (зобов'язання та капітал), господарські процеси, а також результати діяльності, які повинні бути відображені у системі обліку.

В обліковій науці здавна існують чисто теоретичні основи та технологічні прийоми обліку. Виходячи з теорії глави венеціанської школи обліку Фабіо Беста (1845 - 1923 рр..) Можна провести розмежування обліку за час його проведення (Малюнок 1).

Малюнок 1 - Обліковий процес в часі

Склад об'єктів обліку у кожному періоді облікового процесу визначається змістом господарської діяльності конкретного суб'єкта та об'єктами інформації. Важливу роль в організації обліку грає однотипність багатьох бухгалтерських процедур.

До сукупності правил і технічних прийомів бухгалтерського обліку, за допомогою яких забезпечується взаємодія основних елементів облікової системи, можна віднести: первинне спостереження; вартісне вимірювання; поточну угруповання; підсумкове узагальнення.

У практиці господарювання перераховані прийоми реалізуються по-різному.

Первісна стадія (етап) облікового процесу, на якій виробляються спостереження, вимірювання та фіксація результатів в носії облікової інформації, називається первинним обліком (малюнок 1). У загальному вигляді він являє собою повторювався в часі організований процес збирання, реєстрації, накопичення і зберігання інформації; в умовах автоматизації - її передачу в комп'ютерні носії і первинну обробку.

Первинний облік являє собою повноцінну складову бухгалтерського та управлінського обліку. У теорії бухгалтерського обліку традиційно первинний облік представлений як початкова стадія облікового процесу, яка включає в себе "документування операцій ... (тобто спостереження, вимірювання і запис операцій у документах), вистава, обробку та рух первинних документів до здачі їх в архів "[2, с. 26]. З іншого боку, багато фахівців визначають первинний облік як самостійну систему, яка потребує належної організації і має свої закони, особливості та зв'язку - внутрішні і зовнішні. Як приклад можна навести визначення первинного обліку, а саме: "первинний облік являє собою єдину, повторювану в часі, організовану систему збору, виміру, реєстрації, накопичення інформації, а в умовах автоматизованих систем управління - її передачі та первинної обробки" [3, с. 12]

Не викликає сумніву той факт, що первинний облік дійсно є "первинною стадією" бухгалтерського обліку. Однак, крім того, первинний облік - це основа управлінського обліку, база для поточного економічного аналізу, предмет внутрішнього і зовнішнього контролю. Зокрема, в книзі Кирьянова З. У "Методологічні та організаційні основи первинного обліку" йдеться про те, що система первинного обліку служить "основою організації всієї системи бухгалтерського обліку і використовується як інформаційна база для оперативного економічного аналізу діяльності підприємства". [3, с.10]

Первинний облік являє собою комплекс інформаційно-логічних операцій з документами, які супроводжують будь-які матеріальні та фінансові потоки та їх елементи від входу до виходу виробничо-господарських об'єктів підприємства і компанії в цілому. Такими документами є накладні та акти (приймальні, відвантажувальні, на внутрішні переміщення), аналізная картки, посвідчення про якість та сертифікати, платіжні документи (вимоги, доручення, ордери, чеки, векселі) та ін

Таким чином, первинні документи є носіями інформації про всі виробничо-господарських об'єктах і суб'єктах та їх взаємодію і дозволяють комплексно оцінювати всі керуючі фактори: кількісні, якісні, фінансові.

Основною метою системи первинного обліку слід вважати забезпечення такої організації взаємодії всіх елементів системи первинного обліку, при якій в будь-який момент часу на відповідній ділянці функціонування системи користувачі мали можливість оперативного отримання достовірної первинної інформації про стан і рух всіх активів і зобов'язань підприємства, як за минулі, так і за поточний періоди.

Об'єкти обліку в цілому можна об'єднати у дві групи:

  • об'єкти, що забезпечують ведення господарської діяльності;

  • об'єкти, що становлять господарську діяльність.

Первинний облік як частина облікового процесу зумовлює ті чи ін ті об'єкти організації та елементи робіт, сукупність яких характеризує його як організаційне ціле. Інформація первинного обліку - основа для формування банку даних у системі економічних показників діяльності організації. Саме з первинних документів (носіїв облікових даних) всі господарські операції підлягають переносу (записи, реєстрації) і накопиченню в облікових регістрах.

Інтеграція різних видів обліку передбачає створення єдиного первинного обліку для комплексного використання у всіх її підсистемах.

Сьогодні, незважаючи на спроби розробити і впровадити типові форми первинних документів (Наказ Міністра фінансів Республіки Казахстан від 21.06.2007г. № 216 "Про затвердження форм первинних облікових документів"), первинний облік залишається недостатньо впорядкованим, трудомістким і погано організованим, а це стримує розвиток інтегрованих систем обробки інформації. Отже, завдання первинного обліку полягає не тільки в зборі, вимірі та обробці інформації, але і в забезпеченні зворотного зв'язку при підготовці та прийнятті рішень. Підвищення рівня автоматизації і широке використання різних видів обчислювальної техніки на всіх стадіях облікового процесу висувають можливість відмови від первинних документів у вигляді паперових носіїв. Із загального порядку виняток можуть становити лише операції, безпосередньо пов'язані з грошовими розрахунками. Дана обставина актуалізує проблему, тому що застосовуються первинні документи повинні носити уніфікований характер.

Вартісне вимір фактів господарських операцій притаманне тільки оцінки та калькуляції, які характерні для наступної стадії облікового процесу. Всі доконаний господарські події оцінюються через грошовий вимірник як загальний еквівалент, потім вибирається стратегія поведінки суб'єкта на майбутнє. Перенесення даних з облікових регістрів до звітних форм - завершальна стадія облікового процесу.

Головне завдання, що стоїть перед організацією руху масивів носіїв облікової інформації, - оптимізація каналів передачі. Факт здійснення господарських операцій фіксується в первинних документах. Тому саме вони повинні містити достовірні відомості та оформлятися у момент здійснення операції. Ці обставини важливі у зв'язку з тим, що бухгалтер, який не має достатньої базової підготовки та / або практичного досвіду, не звертає належної уваги на повне оформлення первинного документа. У результаті до суб'єкта господарювання пред'являються фінансові санкції, оскільки вказані порушення в більшості своїй сприяють приховуванню або заниження доходу, а, отже, й оподатковуваної бази.

Первинний облік виконує не тільки початкову стадію сприйняття, вимірювання та реєстрації явищ господарського життя, але і несе в собі контрольні функції, необхідні для виявлення тих чи інших відхилень.

Більше половини що витрачається на організацію облікового процесу часу йде на поточний облік - складову невід'ємну його частину. Формування облікової номенклатури на даному етапі - найскладніший організаційне питання, так як відбувається перетворення повідомлень (тобто фактів) в умовні знаки - шифри, коди. Для поточного обліку характерні розробка робочого плану рахунків та відбір господарських операцій, змістом яких є рух коштів, зміна однієї форми майна інший.

Кожен вид операції можна згрупувати за різними класифікаційними ознаками, їх наявності і руху. Основні носії облікової інформації в процесі поточного етапу - облікові регістри (лічильні таблиці певної форми) і документи розрахункового характеру. Крім них, складаються різного роду бухгалтерські довідки, що носять суто індивідуальний характер (виправлення помилок, відображення результатів інвентаризації та ін.) Запис всіх господарських операцій з первинних документів в облікові регістри здійснюється у заздалегідь визначеному порядку, незалежно від обраної форми обліку. Тут багато чого залежить від способу ведення запису, ступеня деталізації чи укріплення об'єкта обліку, застосування технічних засобів і т.д. Умовно кількість операцій об'єднується в чотири види:

1) просування первинних документів (прийом, передача);

2) арифметичні дії (підрахунок, розрахунок);

3) угрупування;

4) перегрупування.

У свою чергу дані види можуть включати в себе додаткові операції, кількість яких залежить від способу обробки інформації (вручну, автоматизованого), принципів поділу праці та інших причин.

Раціональна організація обліку на даному етапі передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на обробку документів по кожній операції, кожному виконавцю та їх своєчасну передачу за місцем вимоги.

Заключний етап облікового процесу - зведений облік. Він являє собою процес формування певних показників. Інформації зведеного (підсумкового) узагальнення характеризують стан і результати діяльності господарюючого суб'єкта. Відмінною особливістю облікових номенклатур даного обліку є те, що за змістом їх можна розділити на два види:

  • обов'язкові (зовнішні), регламентовані відповідними інструкціями системи звітності;

  • необов'язкові (внутрішні), розроблені самими суб'єктами.

Важливий аспект організації руху облікової інформації на цьому етапі - встановлення заздалегідь продуманої системи взаємозв'язку бухгалтерії з іншими підрозділами. При цьому обрані способи ведення обліку повинні відповідати загальновизнаним нормам і правилам.

З різноманіття способів ведення обліку суб'єкт має право сам вибрати ті, які повною мірою забезпечують обліковий процес і в результаті використання яких формується повна і достовірна бухгалтерська інформація.

При веденні бухгалтерського обліку підприємство повинно забезпечити:

  • дотримання протягом звітного року прийнятого правила відображення господарських операцій та оцінки майна;

  • фіксування змін, що плануються на наступний рік, в пояснювальній записці, що додається до річної бухгалтерської звітності за звітний рік;

  • повноту відображення в обліку за звітний період усіх господарських операцій, здійснених за цей час, та результатів інвентаризації майна і зобов'язань;

  • правильність віднесення доходів і витрат до звітних періодів; розмежування в обліку поточних витрат на виробництво, інвестиції та інші цілі;

  • тотожність інформацією аналітичного обліку даними про обороти та залишки за синтетичними рахунками на перше число кожного місяця.

Для правильності відображення господарських операцій та підведення підсумків діяльності суб'єкта слід виконати певні облікові процедури (Малюнок 2).

Як свідчать представлені етапи облікового циклу, тобто послідовних кроків руху, всі господарські операції і явища, які зачіпають майно, зобов'язання і капітали, повинні бути зареєстровані в бухгалтерському обліку, незалежно від обсягів, кількості й інших параметрів. Об'єктами бухгалтерського обліку є зовнішні (що випливають з господарських зв'язків суб'єкта з навколишнім середовищем) і внутрішні (що виникають в результаті кругообігу господарських коштів всередині самого суб'єкта) операції.

Реєстрація бухгалтерської інформації в облікових регістрах увазі угруповання (класифікацію) і системне поточне відображення всіх господарських операцій, що впливають на майново правове становище суб'єктів за допомогою рахунків та подвійного запису.

Обов'язковий елемент системи бухгалтерського обліку - документування, здійснюване в спеціальних (допоміжних) журналах: журнал касових надходжень, журнал продажів, журнал закупівель та ін Для полегшення бухгалтерських завдань всі записи в журнали слід вносити з необхідною повнотою і деталізацією.

Потім записи з журналів переносять у Головну книгу за допомогою узагальнення і класифікації інформації. При цьому слід наводити посилання на відповідну сторінку журналу господарських операцій. Ця процедура завершується підготовкою перевірочного (сальдового) балансу, який складається у кінці кожного облікового періоду, тобто після того, як всі операції зареєстровані в журналі запису господарських операцій і рознесені по рахунках Головної книги.

На даному етапі облікового процесу повинні бути виконані дві основні задачі:

  • перевірка рівності підсумків дебетів і кредитів записів у Головній книзі;

  • подання інформації про перелік усіх відкритих рахунків і сальдо за цими рахунками, що дає можливість провести виправлення для підготовки фінансової звітності суб'єкта.

І, нарешті, заключним етапом облікових робіт є закриття номінальних (тимчасових) рахунків, даний етап передбачає доведення рахунків до нуля з тим, щоб на них заново відображати операції в наступному періоді.

Рисунок 2 - Етапи облікового циклу [4, c. 247]

Залишки з усіх рахунків доходів і витрат переносяться на рахунок 5610 "Підсумковий прибуток (підсумковий збиток)". Рахунок 5610 "Підсумковий прибуток (підсумковий збиток)" у Головній книзі використовується в кінці звітного періоду для визначення фінансового результату. Зіставлення доходів і витрат на ньому показує чистий прибуток або чистий збиток за рік.

Необхідним доповненням до облікової циклу можуть бути етапи збору інформації для системи управлінського обліку, які мають на меті - забезпечити контроль за збільшенням доходів і оптимізації витрат. Періодична зміна зовнішніх ринкових умов, інфляційні процеси та інші обставини змушують звертати увагу на збільшення асортименту продукції, орієнтованої на споживачів, на обсяги поставок та вибір постачальників і т.д.

Таким чином, первинний облік як частина облікового процесу зумовлює ті чи ін ті об'єкти організації та елементи робіт, сукупність яких характеризує його як організаційне ціле. Інформація первинного обліку - основа для формування банку даних у системі економічних показників діяльності організації. Саме з первинних документів (носіїв облікових даних) всі господарські операції підлягають переносу (записи, реєстрації) і накопиченню в облікових регістрах.

Оскільки первинний облік являє собою складний комплекс прийомів по сприйняттю вихідної інформації, то його об'єктами є облікові номенклатури та їх рух. Крім того, реєстрація в документах за допомогою оформлення господарських операцій і матеріальних носіїв первинної інформації робить первинний облік базисом організації всієї системи бухгалтерського обліку.

Загальна характерна особливість облікового інформаційного процесу - наявність носія інформації, який вважається важливим об'єктом організації облікового процесу. Однак слід зауважити, що поняття дані та інформація також відрізняються за своєю суттю, оскільки дані реєструють рівень будь-якої господарської операції і події, що відбувається, а інформація концентрує в собі корисний зміст, яке можна отримати на основі даних. У цілому процес обліку відрізняється суворим документальним оформленням всіх господарських фактів (явищ).

1.2 Сутність документації як методу бухгалтерського обліку, поняття документообігу, його значення та організації

Метод бухгалтерського обліку - сукупність способів і прийомів, за допомогою яких пізнається предмет (об'єкти) бухгалтерського обліку. Він дозволяє вивчити явища в русі, зміні, взаємозв'язку і взаємодії. Метод бухгалтерського обліку залежить від предмета обліку, тобто відображаються і контрольованих об'єктів, а також поставлених перед обліком завдань і що пред'являються до нього вимог. Тому метод можна розглядати як щось застигле. Зміна економічних відносин, розвиток науково-технічного прогресу висувають нові вимоги до бухгалтерського обліку, а це викликає зміну його прийомів і способів. Наприклад, застосування комп'ютерів приводить до вдосконалення способів спостереження, контролю та реєстрації господарських операцій, знімання інформації. Зміст методу бухгалтерського обліку випливає з її сутності та особливостей бухгалтерського обліку.

Метод бухгалтерського обліку включає в себе такі способи і прийоми, які прийнято називати елементами методу бухгалтерського обліку: документація та інвентаризація, оцінка і калькуляція, рахунки і подвійний запис, баланс і фінансова звітність.

Документацією називається процес оформлення операцій документами, який представляє собою первинну стадію бухгалтерського обліку.

Згідно з іншим визначенням, документація - письмове свідоцтво про досконалої господарської операції або про право на її вчинення. Кожна господарська операція оформляється документами. Документ служить лише підставою для фіксування операцій, але й способом первинного спостереження та реєстрації їх. Документація служить цілям контролю, дає можливість проводити документальні перевірки, забезпечує збереження майна. [5]

Документ (від лат. - Свідчення, доказ) в широкому сенсі - це будь-який носій інформації, що піддається реєстрації.

Бухгалтерський документ - це письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарської операції, право на її здійснення та / або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені їм цінності.

Кожна господарська операція повинна бути при її виникненні зафіксована в первинному документі. Стадія реєстрації господарської операції документом називається первинним обліком.

Документ є основним носієм економічного змісту господарської операції. Документ має юридичну силу, так як містить підписи, що дають право на дозвіл та виконання даної господарської операції. Документ має також доказове і виправдувальне значення в різних суперечках або при проведенні ревізії.

Крім того, первинні документи містять у собі інформацію, яка в подальшому за допомогою методів і прийомів бухгалтерського обліку узагальнюється і використовується для складання бухгалтерської звітності.

Термін "документ" не має однозначного тлумачення. Існують дві точки зору, перша з яких ставить знак рівності між документом і носієм інформації. Відповідно до другої точки зору, переважно поширеною у юридичній літературі, документом є носій такої інформації, змістом і способом фіксації якої чинне законодавство надає правове значення, що означає, що за ним ідуть певні юридичні наслідки. Юридична повноцінність і доказова достовірність одержуваної в бухгалтерському обліку інформації заснована на документальному підтвердженні кожної господарської операції, що відображається на рахунках.

Відповідно до Закону Республіки Казахстан "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" від 28.02.07 р. № 234-111 (стаття 7-1) бухгалтерська документація включає в себе первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність та облікову політику. [5]

У більшості випадків діяльність бухгалтера пов'язана безпосередньо з діловодством, яке охоплює сукупність нижченаведених робіт:

- Складання кореспонденції (листування);

- Прийом вступників (вхідних) документів;

- Відправка вихідних документів;

- Реєстрація і контроль за виконанням документів;

- Зберігання відпрацьованих документів в поточному архіві;

- Припинення зберігання документів в поточному архіві.

На рахункових працівників покладається певна відповідальність за правильну організацію діловодства, бо від цього залежить подальша робота всього облікового апарату.

Постановка діловодства на підприємстві в кінцевому підсумку залежить від розмірів, традицій і напрями бізнесу. Розвиток різних периферійних, технічних пристроїв і апаратів реєстрації документів та первинних даних вдосконалило способи спостереження та введення даних про господарські факти. Але ця обставина не звільняє від необхідності оформлення юридично повноцінного підтвердження тієї чи іншої господарської операції. Наприклад, показання лічильників періодично повинні фіксуватися в спеціальних журналах за підписом відповідальних осіб, а потім переноситися в первинні бухгалтерські документи. Це означає, що оформлення документа має відповідати всім юридичним нормам і служити доказом відбиваного факту.

За загальновизнаною методології ведення документації для будь-якої організації в сучасних умовах можна виділити три види документопотока (структури інформаційного обміну): вхідні, внутрішні, вихідні (таблиця 1).

Таблиця 1 - Структура інформаційного обміну

Форма документа

Документопотік інформації


вхідної

внутрішньої

вихідної

Електронні

Повідомлення електронної пошти, різна факсимільна інформація

Повідомлення корпоративної мережі, факси, звіти, розпорядження

Відповіді на листи по електронній пошті, факсимільний інформація

Паперові

Листи, договори, контракти, законодавчі акти, нормативні документи, періодичні видання

Накази, інструкції, звіти, бухгалтерські документи тощо

Листи, договори, прес-релізи і т.д.

Як видно, найменування документів можуть бути різними, але вони в остаточному підсумку вказують на характер відображаються у них фактів, що полегшує роботу з ними. Шлях, який проходять документи від моменту виписки до здачі на зберігання в архів, називається документообігом [6, c .19] Рух документів, що надходять в організацію, представлено на Малюнку 3.

Рисунок 3 - Рух документів, що надходять в організацію

Важливе контрольне та інформаційне значення має дата, оскільки господарські факти можуть бути однотипними і повторюваними. Для запобігання можливості повторно використовувати один і той же документ на них ставлять штампи гасіння.

Для встановлення персональної відповідальності за достовірність відомостей, зазначених у документі, а також підтвердження правомочності її здійснення необхідно забезпечити власноручний підпис особи. Перелік посадових осіб, які мають право підпису первинних документів, стверджує керівник організації за узгодженням з фінансовим директором.

Набувають поширення "електронні підписи". Суб'єкт, який використовує електронні підписи, повинен встановити належні запобіжні заходи та контролю, що стосуються права використання і доступу до електронних підписів.

Рух документів, що складаються в організації, можна представити в наступному вигляді (Малюнок 4).

Малюнок 4 - Рух документів в організації

У роботі з документами важливо знати, коли і ким прийнятий той чи інший документ, кому він направлений для виконання, яке прийнято рішення з даного питання. У багатьох підприємствах встановлюють:

  • порядок прийому надходить кореспонденції та її реєстрації;

  • правила відправлення вихідних документів і контролю за їх виконанням;

  • способи зберігання відпрацьованих документів у спеціальних папках, які об'єднують документи одного найменування;

  • листування з окремими організаціями та особами.

У найбільш загальному вигляді рух документів (надходження від сторонніх організацій та осіб, обробка, ухвалення до обліку, здача в архів) регламентується графіком документообігу, затвердженим керівником підприємства. Він може бути оформлений у двох варіантах - у вигляді схеми і у вигляді переліку робіт зі створення, перевірки, обробки документів, виконуваних структурними підрозділами організацій з зазначенням відповідальних виконавців та термінів.

Відповідальність за дотриманням графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.

Графік документообігу повинен бути пов'язаний з посадовими інструкціями та облікової політикою підприємства. Відповідальність за дотриманням графіка документообігу, а також за своєчасне і доброякісне створення документів і передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у них даних несуть особи, які створили і підписали ці документи. Число таких осіб має бути мінімальним, з обов'язковим закріпленням за кожним з них переліку документів, які вони мають право підписувати.

Головне сполучна ланка документообігу - дані первинних документів, що характеризують господарські факти кількісно і якісно.

Отже, документація обліку покликана забезпечити:

  • суцільний безперервний облік всіх об'єктів;

  • юридичне обгрунтування бухгалтерських записів, вироблених на підставі документів, що мають доказову силу;

  • використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарською діяльністю суб'єкта;

  • контроль за збереженням власності, оскільки документами підтверджується матеріальна відповідальність працівників за довірені їм цінності;

  • зміцнення законності, оскільки документи дають підставу для судження про правильність і доцільність тієї чи іншої операції.

1.3 Первинні документи, їх класифікація та вимоги до їх оформлення і руху

Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік і в яких відображається первинна облікова інформація. Іншими словами, за законодавством Республіки Казахстан бухгалтерські записи повинні проводитися на підставі первинних документів, які фіксують факт здійснення операції або події.

Облікові документи системи бухгалтерського обліку Казахстану в основному стандартизовані. Підставою для відображення здійснених господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи, які повинні містити повні і достовірні дані.

До первинних облікових документів належать: прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти, акти прийому-передачі основних засобів, накладні, вимоги, рахунки, акти виконаних робіт або послуг, товарні чеки, платіжні доручення, акти вибуття, акти на списання матеріалів, лімітно- забірні картки та багато інших. Для більш повного і точного розуміння змісту і призначення документів їх класифікують за рядом ознак: за призначенням, способом складання, обсягом змісту, місцем складання, кількості позицій, способу заповнення (таблиця 2).

Таблиця 2 - Класифікація документів

Ознаки

Види документів

Характеристика документів

1

2

3

За місцем складання

Зовнішні



Внутрішні

- Оформляють господарські операції, що здійснюються між організаціями (договори); надходять з боку (платіжні доручення, вимоги, рахунки-фактури постачальника);

- Складаються на підприємстві;

За призначенням

Распрядітельние


Виправдувальні


Комбіновані

- Відбивають розпорядження про виконання тих чи інших господарських операцій (платіжне доручення, платіжні вимоги);

- Засвідчують факт здійснення господарської операції (прибуткові ордери матеріалів);

- Поєднуються різні варіанти (прибуткові, видаткові касові ордери, розрахунково-платіжні відомості та інших);

Продовження таблиці 2

1

2

3

За призначенням

Бухгалтер-ського оформлення

- Складаються, коли в запису господарських операцій немає інших документів або при узагальненні вищевказаних документів (довідки, відомості);

За обсягом змісту

Первинні: а) разові


б) назбирай-тільні


в) зведені

- Оформляють кожну операцію і складаються в один прийом;

- Складаються протягом певного часу шляхом нагромадження однорідних операцій (лімітні карти);

- Узагальнюють показники шляхом угруповання, систематизації первинних документів;

За кількістю рядків

Одностроч-ні


Багаторядкові

- Оформляються однією з господарських операцій на один предмет або одну роботу (прибутковий ордер на матеріали);

- Оформляють однією господарською операцією на кілька предметів і робіт (вимога на матеріали);

За отража-дичними операціями

Документи по кожному об'єкту обліку

- Первинні документи групуються згідно з типовою формою, якій присвоюється шифр;

- Зведені документи також мають свою нумерацію;

За способом виготовлення

Рукописні


Машино-Пісний

- Створюються та обробляються вручну; - оформляються з використанням електронних машин і ВТ;

- Застосовуються при комп'ютерній обробці інформації.

За призначенням документи поділяють на:

  • розпорядчі - містять розпорядження, наказ на здійснення господарської операції, але вони ще не підтверджують факту звершення операції, тому самі по собі не служать підставою для відображення операції в бухгалтерському обліку. Після здійснення операції більшість розпорядчих документів стає виправдувальними;

  • виправдувальні (виконавчі) - засвідчують факт здійснення господарської операції, тобто оформляють вже зроблені операції. Документи такого типу являють собою первинну форму бухгалтерського відображення господарської операції та є підставою для облікових записів;

  • бухгалтерського оформлення - складаються бухгалтерією на підставі розпорядчих і виправдувальних документів; самостійного значення не мають;

  • комбіновані - виконують одночасно функції, властиві кільком видам наведених вище документів; їх застосування спрощує, полегшує і робить більш наочної облікову документацію.

За способом складання документи поділяють на:

  • разові - застосовуються для оформлення однієї або декількох господарських операцій при здійсненні. Відразу ж після складання вони можуть бути використані для бухгалтерських записів;

  • накопичувальні - використовуються для оформлення однорідних господарських операцій у міру їх здійснення. Їх застосування, на відміну від разових, скорочує час на оформлення документації і її кількість. Їх відображають в обліку тільки після внесення до них останнього операції і підсумовування всіх записів.

За обсягом змісту документи поділяють на:

  • первинні - оформлялися безпосередньо при здійсненні господарської операції;

  • зведені - складаються на основі первинних документів; вони служать для об'єднання даних первинних документів і для угруповання цих даних з метою отримання додаткових відомостей про враховуються операціях.

За місцем складання документи поділяють на:

  • внутрішні - складені на самому підприємстві;

  • зовнішні - надходять від інших підприємств, організацій, фізичних осіб. За способом заповнення документи поділяють на:

  • типові - вживані в усіх галузях народного господарства без будь-яких змін і доповнень;

  • спеціалізовані - застосовувані в окремих галузях народного господарства, розроблені індивідуально для конкретного підприємства.

Первинні документи повинні створюватися своєчасно, відповідаючи таким вимогам:

  • перевірюваність за формою, арифметично по суті. Перевірені і опрацьовані документи повинні мати відмітку, яка виключає можливість повторного їх використання;

  • наявність обов'язкових реквізитів, відсутність яких позбавляє його юридичної сили.

Первинні документи на електронному носії мають силу первинних документів, оформлених на паперовому носії. Вони повинні бути складені в момент здійснення операції або події або безпосередньо після їх закінчення. Форми і вимоги до первинних документів, що застосовуються для оформлення операцій або подій, затверджуються уповноваженим органом і (або) Національним банком Республіки Казахстан. У випадках, коли форми і вимоги первинних документів як на паперовому, так і в електронній носії не затверджені уповноваженим органом і (або) Національним банком Республіка Казахстан, підприємці та організації самі розробляють самостійно форму, в якій повинні міститися такі обов'язкові реквізити:

      1. найменування документа (форми);

      2. дату складання;

      3. найменування організації або прізвище та ініціали підприємця, від імені яких складений документ;

      4. зміст операції чи події;

      5. одиниці виміру операції або події (у кількісному і вартісному виразах);

      6. найменування посад, прізвища, ініціали та підписи осіб, відповідальних за здійснення операції (підтвердження події) і правильність її (його) оформлення.

Залежно від характеру операції або події, вимог нормативно-правових актів Республіки Казахстан і способу обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. [5]

Поняття "реквізити" має на увазі сукупність обов'язкових відомостей про документи.

При складанні первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на електронних носіях підприємці та організації мають виготовити копії таких документів на паперових носіях для інших учасників операцій, а також на вимогу державних органів, яким таке право вимоги надано у відповідності з законодавством Республіки Казахстан.

Багато документів необхідно реєструвати в спеціальному журналі з присвоєнням їм реєстраційних номерів. Перелік таких документів визначений інструкціями міністерств і відомств Республіки Казахстан та законодавством Казахстану.

У фінансово-бухгалтерських службах реєструють видані довіреності, платіжні доручення, прибуткові та видаткові касові ордери, що надходять вантажі і т.д.

Номери документів присвоюють в порядку зростання цифр, починаючи звичайно з початку календарного року. Документами, до яких доводиться часто звертатися (договори, гарантійні листи тощо), присвоюють реєстраційний індекс, що включає в себе позначення року, структурного підрозділу, до якого стосується документ, при необхідності - число і місяць його складання.

Від якості оформлення первинного документа і що міститься в ньому інформації залежить правильність бухгалтерського обліку і подальших висновків з неї. Записи в первинних документах виробляються чорнилом (пастою кулькових ручок) за допомогою пишучих засобів, засобів механізації та інших, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для зберігання документів в архіві. Тому забороняються запису простим олівцем. Форми або вимоги до первинних документів, що застосовуються для оформлення операцій або подій, затверджуються уповноваженим органом відповідно до законодавства Республіки Казахстан.

Внесення виправлень в касові і банківські первинні документи не допускається. У інші первинні документи виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками операцій і подій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи з зазначенням дати внесення виправлень.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, накопичується і систематизується в регістрах бухгалтерського обліку, форми яких або вимоги до яких затверджуються уповноваженим органом відповідно до законодавства Республіки Казахстан. Дані регістрів бухгалтерського обліку в згрупованому вигляді переносяться у фінансову звітність.

Керівництво визначає осіб, які мають право підпису бухгалтерських документів. При цьому може бути встановлена ​​ієрархія підпису в залежності від займаної посади, розмірів грошових сум, сфери дії та сутності операції.

Підприємці або організації, що використовують електронні підписи, повинні встановити належні запобіжні заходи та контролю, що стосуються права використання і доступу до електронних підписів.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів повинні бути включені додаткові вимоги:

  • первинні документи складаються засобами, які забезпечують збереження записів у них протягом тривалого часу;

  • помилки у первинних документах виправляють так, щоб можна було прочитати виправлене, в касових і банківських документах виправлення не допускаються;

  • не можна оформляти операції, що суперечать законодавству і встановленому порядку поводження з грошовими коштами та іншими цінностями.

Як вже було розглянуто вище, рух первинних документів у бухгалтерському обліку (складання або одержання від інших суб'єктів господарювання, прийняття до обліку, обробка, передача в архів) також має регламентуватися графіком, який затверджується наказом керівника.

Для застереження, як керівників, так і виконавців від непередбачених негативних наслідків і в цілях економії часу при пошуку інформації необхідно після отримання нормативних документів створити базу реєстрації первинних документів.

Це означає, що всі виписуються і заповнюються в бухгалтерії первинні документи повинні мати свій ідентифікатор - код (разовий, неповторний номер), який присвоюється їм при обов'язковій реєстрації в одному з реєстраційних журналів, обов'язково відкриваються на кожному підприємстві.

Порядок складання документів:

  • дотримання всіх встановлених реквізитів та форм документів;

  • точність, ясність викладу змісту здійснених господарських операцій в документах;

  • своєчасність оформлення господарських операцій, чітке, акуратне і розбірливе написання тексту;

  • закреслення вільних місць при відсутності реквізиту;

  • вказівку сум цифрами і прописом у всіх цінних документах; закреслення помилок так, щоб було видно закреслене, і завірення правильного тексту підписом особи, що оформила документ;

  • виправлення не допускаються.

При необхідності в документи можна вносити виправлення, використовуючи такі типи застережень: "виправленому вірити", "вписаному вірити", "закреслене не читати" із зазначенням дати виправлення. Виправлення мають бути в обов'язковому порядку погоджені з учасниками господарських операцій, що потрібно підтверджувати підписами тих же осіб, які завізували документ.

Первинні документи, створені механізованим способом, вимагають спеціального підтвердження достовірності отриманих даних, тобто авторизації та захисту зареєстрованих даних від несанкціонованого отримання відомостей про них. По факсу може бути переданий будь-який вид документа, але не первинний бухгалтерський документ, бо він не має підтвердження своєї достовірності. Відповідальність за своєчасне та доброякісне створення документів та їх передачу у встановлені терміни для подальшого відображення в бухгалтерському обліку несуть особи, що оформили та підписали ці документи.

Первинний облік на виробничому підприємстві - це інформаційна основа управління, якість якого прямо залежить від якості обліку. Первинний облік являє собою комплекс інформаційно-логічних операцій з документами, які супроводжують будь-які матеріальні та фінансові потоки та їх елементи від входу до виходу виробничо-господарських об'єктів підприємства і компанії в цілому.

Таким чином, первинні документи є носіями інформації про всі виробничо-господарських об'єктах і суб'єктах та їх взаємодію і дозволяють комплексно оцінювати всі керуючі фактори: кількісні, якісні, фінансові.

2. Організація первинного обліку на підприємстві ТзОВ "вогонь"

2.1 Характеристика підприємства та облікова політика в сфері документообігу

Товариство з обмеженою відповідальністю "вогонь" є юридичною особою відповідно до законодавства Республіки Казахстан, має самостійний баланс, банківські рахунки, може від свого імені набувати і здійснювати майнові та особисті немайнові права, нести обов'язки, бути позивачем і відповідачем у суді. Основний вид діяльності аналізованого підприємства ТОВ "вогонь" - оптово-роздрібна торгівля широким асортиментом товарів (крім підакцизних); виробництво ремонтно-будівельних робіт, будівельно-монтажні роботи, ремонтно-будівельні роботи; пуско-налагоджувальні роботи, ремонт енергетичного устаткування.

У результаті ознайомлення з основними документами ТзОВ "вогонь" було виявлено, що товариство з обмеженою відповідальністю зареєстровано 10 листопада 2003 року, знаходиться за адресою м. Караганда вул. Аліханова, д. 20, кв. 78.

На підприємстві ТзОВ "Вогонь" бухгалтерський облік здійснює спеціальна служба - бухгалтерія. Це самостійний підрозділ, очолюване головним бухгалтером, який призначається і звільняється директором ТзОВ.

Організаційна структура підприємства зазвичай являє собою піраміду, де керівники нижніх рівнів відповідальності і підзвітні керівникам нижніх рівнів. Організаційна структура бухгалтерської служби розглянутого підприємства представлена ​​на малюнку 5.

Рисунок 5 - Схема організації бухгалтерської служби в ТОВ "вогонь"

Структура бухгалтерської служби - це форма організації людей, зайнятих облікової діяльністю, яка залежить від складності та обсягу робіт. При цьому важливу роль відіграє система посад, яка повністю відображає прийняту структуру бухгалтерії і служить засобом її матеріалізації. В основі відбору посад лежать характер, склад і обсяг функцій, необхідних для виконання облікових робіт.

В економіці Республіки Казахстан склалися і продовжують існувати три типи структури бухгалтерії:

  • лінійна (ієрархічна);

  • по вертикалі (лінійно-штабна);

  • комбінована (функціональна) [6, с.22].

Як видно з малюнка 5, структура бухгалтерської служби ТОО "Вогонь" лінійна, при якій всі працівники бухгалтерії підпорядковуються безпосередньо головному бухгалтеру.

У структуру бухгалтерії ТОВ "вогонь" входять:

1) головний бухгалтер підприємства, який веде фінансовий і управлінський облік на підприємстві, оформляє звітність до податкових та статистичні органи.

Головний бухгалтер діє у відповідності з Законом "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" [5]. Він підпорядковується керівнику підприємства і несе відповідальність за всі питання ведення бухгалтерського обліку і має право другого підпису фінансових документів, відповідальність за фінансово-господарську діяльність покладається на керівника підприємства. Посадові обов'язки головного бухгалтера визначені в його посадовій інструкції.

2) Бухгалтер - матеріаліст - займається обліком матеріальних цінностей і довгострокових активів, згідно надійшли документами.

3) Бухгалтер - операціоналіст, який веде облік розрахунків з контрагентами підприємства, проводить нарахування і перерахування податкових та інших обов'язкових платежів до бюджетів, пенсійних відрахувань та інших виплат відповідно до законодавства Республіки Казахстан, нараховує заробітну плату працівникам підприємства.

4) Бухгалтер-касир - здійснює операції з приймання, обліку, видачі і зберіганню грошових коштів і цінних паперів, отримує грошові кошти в банках, веде касову книгу, передає грошові кошти інкасаторам, складає касову звітність.

Завданням бухгалтерської служби ТОО "вогонь" є забезпечення формування повної та достовірної інформації про господарські процеси і фінансові результати діяльності суб'єкта, необхідної для оперативного керівництва та управління, а також для її використання інвесторами, постачальниками, покупцями, кредиторами, державними органами, банками та іншими зацікавленими особами відповідно до стандартів бухгалтерського обліку, що встановлюють принципи і правила ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

Також функцією бухгалтерії є економічний аналіз і аналіз фінансового стану підприємства, яке показує, по яких напрямках треба вести роботу, щоб поліпшити результат. Бухгалтерія також зобов'язана стежити за точними і своєчасними виплатами податків і грошових зобов'язань підприємства. Вести точний документальний облік по роботі підприємства для надання звітності в перевіряючі органи.

Облікова та податкова політика ТОО "вогонь" побудована у відповідність з вимогами до ведення бухгалтерського та податкового обліку в Республіці Казахстан.

Ведення бухгалтерського, виробничого та податкового обліку провадиться на основі Цивільного кодексу Республіки Казахстан [7], Кодексу Республіки Казахстан "Про податки та інших обов'язкових платежах до бюджету" [8], національних стандартів фінансової звітності (НСФО № 2) [9], Типового плану рахунків бухгалтерського обліку від 23.05.2007 р. [10].

Для обліку фінансово-господарських операцій використовується журнально-ордерна форма обліку, при якій дані про господарські операції з документів переносяться або в журнали-ордера, або накопичувальні і групувальні відомості. Щомісяця журнали-ордери закривають і їх разом переносять у Головну книгу

Головний бухгалтер ТзОВ "вогонь" формує відповідно до законодавства про бухгалтерський облік облікову політику, виходячи зі структури й особливостей діяльності організації, необхідності забезпечення його фінансової стійкості. Очолює роботу з підготовки та прийняття робочого плану рахунків (плану фінансування), форм первинних облікових документів, застосовуваних для оформлення господарських операцій, по яких не передбачені типові форми, розробки форм документів внутрішньої бухгалтерської звітності, а також забезпечення порядку проведення інвентаризацій, контролю за проведенням господарських операцій, дотримання технології обробки бухгалтерської інформації і порядку документообігу.

Облікова політика - це сукупність способів, прийнятих керівником суб'єкта для ведення бухгалтерського обліку та розкриття фінансової звітності відповідно до їх принципами і засадами.

Облікова політика ТОВ "Вогонь" оформлена письмово і затверджена наказам директора, в ній визначені правила і принципи обліку на 2006-2008 роки. Зміна та уточнення облікової політики оформлюється окремими наказами, де наводяться обгрунтування, розрахунки і перерахунки показників при переході з одного методу обліку в іншій.

Розкриємо основні розділи облікової політики ТзОВ "вогонь":

1) ТОВ "Вогонь" в організації фінансового та управлінського обліку керується такими принципами: безперервність, зрозумілість, значимість, суттєвість, достовірність, правдиве і неупереджене уявлення, нейтральність, обачність, завершеність, порівнянність, послідовність.

2) Метою організації бухгалтерського обліку ТОВ "вогонь" є створення і підтримку інформаційної системи, що дозволяє проводити оцінку фінансового стану в будь-який період діяльності для оперативного та ефективного управління, а також своєчасних і акуратних податкових числень.

3) Для нарахування зносу основних засобів використовується рівномірний метод нарахування зносу.

4) Оцінка собівартості палива, призначеного для надання транспортних послуг, проводиться методом середньозваженої вартості.

5) При обліку товарно-матеріальних запасів використовується безперервна система.

6) Інвентаризація грошових коштів, товарно-матеріальних запасів здійснюється щоквартально, не пізніше 10-го числа першого місяця кварталу.

7) Калькуляція виробничої собівартості здійснюється з використанням простої системи обліку. Фактичні витрати збираються на рахунках підрозділу 8110 "Основне виробництво",

8) У ТОВ "Вогонь" доходи відображаються за принципом нарахування. У міру відвантаження продукції покупцям визнається дохід від реалізації і списується собівартість реалізованої продукції відповідно до розрахованим відсотком.

9) Резерви майбутніх витрат і платежів у ТОВ "Вогонь" не створюються.

10) На підприємстві розроблено Типовий план рахунків з урахуванням вимог НСФО, обгрунтовано необхідність ведення субрахунків і статей до основних рахунках з урахуванням специфіки підприємства.

11) Фінансова звітність ТОВ "вогонь" включає такі форми: баланс, звіт про прибутки і збитки, звіт про рух грошових коштів (прямий метод), звіт про зміни у власному капіталі.

12) Фінансова звітність надається з розбивкою за звітними кварталами (звітний період - квартал) та на останню звітну дату.

13) Раціональна організація обліку ТОО "вогонь" забезпечена шляхом розробки спеціального плану його ведення, який складається з наступних елементів: графіка документообігу, інвентаризації, звітності, технічного оформлення і т.д.

Підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи, що фіксують факт здійснення операції і події. Форми або вимоги до первинних документів, що застосовуються для оформлення операцій або подій, затверджуються уповноваженим органом відповідно до законодавства Республіки Казахстан.

Первинні документи складаються бухгалтерами ТОО "вогонь" у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після закінчення операції.

Рух первинних документів у бухгалтерському обліку (створення або одержання від інших організацій, прийняття до обліку, обробка, передача в архів - документообіг) регламентується графіком, який затверджується головним бухгалтером ТОВ "вогонь".

Відповідальність за дотриманням графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.

Кожним бухгалтером ТОВ "вогонь" складений свій графік документообігу. Наприклад, бухгалтер - матеріаліст описав перелік своїх операцій і документів, що надходять зі складу, матеріально відповідальних осіб, постачальників і покупців. Потім склав перелік документів у вигляді витратних і прибуткових накладних, лімітно-забірних карт, вимог і т.д.

Далі склав перелік відповідальних за надання документів осіб. На завершення вказав необхідний термін для здачі цих документів відповідальними особами в бухгалтерію підприємства.

Далі головним бухгалтером були зіставлені отримані графіки між собою з метою перевірки їх кореспонденції з різними ділянками бухгалтерії. Наприклад, рух видаткового ордера з розрахунку за товар від каси, через розрахункову групу, матеріальну групу до заступника головного бухгалтера. У результаті можуть бути виявлені якісь неописані ділянки або дублювання контролю, або зайве проходження документа по інших ділянках обліку.

Кінцевий підсумок цієї роботи - зведений графік документообігу. Форма графіка документообігу довільна (Додаток А).

Складання документів бухгалтерської службою ТОО "вогонь" проводиться на бланках встановленого зразка і зводиться до заповнення їх реквізитів даними, що характеризують господарську операцію. Кількість виписаних примірників складається документа визначається характером господарської операції, особливостями організаційної побудови підприємства і призначенням документа.

Таким чином, документообіг на підприємстві ТзОВ "вогонь" здійснюється за заздалегідь продуманим графіком і без затримок. Своєчасне рух документів забезпечує своєчасні записи в поточному обліку, отже, і своєчасне складання бухгалтерської звітності.

2.2 Організація первинного обліку касових операцій

Бухгалтерія є тим структурним підрозділом, де акумулюється потік документації по всіх напрямах фінансово-господарської діяльності підприємства. Рух документів - створення або їх отримання, ухвалення до обліку, обробка, передача в архів називається документообігом [11, с.32].

Бухгалтер-касир здійснює всі операції, пов'язані з прийомом і видачею готівкових грошових коштів, які складають касові операції. Усі касові операції оформляються касовими документами. Посадові обов'язки бухгалтера-касира визначені в його посадовій інструкції, наведеної у Додатку Б.

Прийом грошей до каси здійснюється за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером. Фізичній або юридичній особі, яка внесла гроші в касу, видають квитанцію про прийом грошей (відривна частина ордера), підписану головним бухгалтером і касиром [12, с.52]. При прийомі грошових квитків і монет в платежі касири зобов'язані керуватися "Ознаками порядку визначення платіжних знаків".

Видачу грошей із каси оформлюють видатковими касовими ордерами або належним чином оформленими платіжними відомостями, заявами на видачу грошей, рахунками та іншими документами, підписаними керівником і головним бухгалтером.

Схема документообігу по руху готівки в касі представлена ​​на рисунку 6.

Рисунок 6 - Схема порядку обліку руху готівки в касі ТзОВ "вогонь"

Для виписки видаткового касового ордера у працівника бухгалтерії має бути підстава. Наприклад, видатковий ордер на видачу грошових коштів під звіт на господарські потреби може бути виписаний тільки при пред'явленні заяви з візою керівника, а на видачу авансу на витрати на відрядження - за наявності наказу на відрядження та посвідчення про відрядження. Відповідно у видатковому касовому ордері в рядку "Підстава" вказується мета, на яку видаються гроші, і документ, що послужив підставою для виписки видаткового касового ордера. Документ, що є підставою для виписки видаткового касового ордера, вказується і в рядку "Додаток".

Касові документи передаються безпосередньо в касу. Видача їх на руки особам, які отримують грошові кошти, заборонена. Прийом і видача грошей проводиться касиром тільки в день складання документів. Касир зобов'язаний перевірити правильність документів.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах є підпис керівника суб'єкта, підписувати самі ордери йому не обов'язково. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред'явлення паспорта або посвідчення особи одержувача. Найменування і номер документа, ким і коли він виданий, вказують в ордері. Одержувач розписується в касовому ордері і вказує отриману суму: тенге - прописом, тіин - цифрами.

При видачі грошей за дорученням у видатковому касовому ордері додатково вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Якщо видача грошей проводиться за платіжною відомістю, на ній роблять напис "За дорученням". Останню прикріплюють до видаткового касового ордера або відомості. Після видачі, отримання грошей касові ордери підписуються касиром, а додані документи погашаються штампами "отримано", "оплачено" із зазначенням дати.

Прибуткові та видаткові касові ордери та замінюючі їх документи виписуються бухгалтерією чітко й ясно чорнилом або кульковою ручкою. [12, с.55]

Виплата заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності і премій здійснюється за платіжною відомістю, на титульному аркуші якої ставиться дозвільний напис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера із зазначенням терміну видачі грошей і загальної суми прописом.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі готівки на заробітну плату (при виході у відпустку, через хворобу і інших причин), а також видача депонованих сум і готівки в підзвіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, декільком особам.

Разові видачі готівки на заробітну плату окремим особам проводяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Залишки не виданої вчасно заробітної плати (задепонованих сум) після закінчення 3 днів мають бути здані в банк на розрахунковий рахунок. Депоновані суми здаються в уповноважений банк, і здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер, службовець підставою для виписки оголошення на внесок готівкою з обов'язковим зазначенням 10-значний код бюджетної класифікації.

Порядок депонування заробітної плати:

1) у платіжній відомості проти прізвищ осіб, яким не проведені виплати, необхідно поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депоновано";

2) скласти реєстр депонованих сум;

3) у кінці відомості зробити напис про фактично виплачену суму і про неодержаної сумі заробітної плати, премії, допомоги з тимчасової непрацездатності, що підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і скріпити своїм підписом. Якщо готівкові гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Гроші за відомістю видавав (підпис)". Видача готівкових грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється.

Крім виплати заробітної плати підприємства видає кошти готівкою з каси підзвітним особам. Видача підзвітних сум проводиться на витрати на відрядження, на господарські потреби. Як правило список підзвітних осіб (д.а.) встановлюється керівником підприємства. У міру витрачання грошових коштів підзвітною особою складається звіт, де відображається (на підставі виправдувальних первинних документів (квитанції, чеки, квитки і т.д.) фактичні витрати грошових коштів. Залишок невитрачених коштів повертається в касу підприємства. Витрачені кошти списуються на витрати виробництва в залежності від мети їх витрачення.

Підчистки, помарки та виправлення, навіть обумовлені в касових ордерах не допускаються.

Прийом і видача грошей за касовими ордерами провадиться тільки в день їх оформлення. Отримавши ордери, касир зобов'язаний перевірити: наявність і справжність підписів керівника і головного бухгалтера; правильність їх оформлення, наявність зазначених в ордерах додатків. Після здійснення операцій ордера підписує касир, а додані до них документи погашаються штампом або від руки: "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням числа, місяця та року.

Документальне оформлення касових операцій по руху бланків суворої звітності.

Крім готівки, у касі можуть зберігатися акції, облігації державних позик, векселі, чекові книжки, інші цінні папери і бланки суворої звітності. До бланків суворої звітності відносяться: абонементи на отримання харчування в їдальні, дієтичного харчування, харчування в їдальнях навчальних закладів, лікувально-профілактичного харчування; талони для відпустки персоналу безкоштовного спецхарчування (молока або інших рівноцінних харчових продуктів) і т.п. Квитки, талони, абонементи та інші бланки суворої звітності обліковуються на рахунку 1316 "Інші матеріали", як матеріальні цінності, за фактичною собівартістю їх придбання. Матеріально відповідальні особи ведуть облік бланків у Прибутково-видатковій книзі з обліку бланків суворої звітності по кожному найменуванню та номінальною вартістю. Операції по приходу і витраті бланків оформляються Прибутково-видаткової накладної на бланки суворої звітності. Щомісяця матеріально відповідальна особа подає в бухгалтерію звіт про рух бланків суворої звітності. При підготовці знаків до реалізації спеціально призначувана керівником суб'єкта комісія за участю матеріально відповідальної особи розкриває пачки і виробляє полістний підрахунок бланків (знаків). Результати підрахунку вносять до Акту про результати перевірки абонементів, талонів та інших знаків, виявлених при поаркушно перерахунку розкритих пачок. При виявленні розбіжностей в Акті фіксуються дані пакувальної етикетки і фактичної наявності знаків у пачці. На підставі акта можуть бути пред'явлені претензії виробнику знаків. На абонементах на харчування та інших знаках при підготовці їх до продажу ставиться штамп (печатка) суб'єкта.

Усі касові операції по кожному прибуткового або видаткового касового ордера або замінюють їх документами відображаються в касовій книзі. Касова книга - це обліковий регістр для відображення руху готівкових грошових коштів у касі підприємства та операцій з їх надходження та видачі. Підприємство веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошита, опечатана сургучною печаткою та завірена належним чином.

Записи в касовій книзі проводяться касиром. Касир виробляє ці записи відразу ж після одержання або видачі грошей за кожним касовим ордером або іншим документом.

Касова книга повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною печаткою; кількість листів на ній завіряється підписами керівника та головного бухгалтера.

Кожен аркуш касової книги складається з двох рівних частин: одну з них (з горизонтальною лініюванням) заповнює касир як перший примірник, вона залишається в книзі; другу (без горизонтальних лінійок) заповнюють з лицьового і зворотного боку через копіювальний папір. Як звіт касира, вона є відривною частиною аркуша. Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини аркуша (після рядка "Залишок на початок дня"). Попередньо лист необхідно згорнути навпіл по лінії відрізу так, щоб відривна частина листа була підкладена під ту частину, яка залишається в книзі. Для ведення записів після "Перенесення" відривну частину аркуша накладають на лицьову сторону невідривної частини і продовжують записи по горизонтальних лінійках зворотної сторони невідривної частини аркуша. Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається. По рядку "у тому числі на зарплату" зазначається сума по платіжних відомостях на заробітну плату, не списана на видаток по касі. При незначному обсязі касових операцій, касові звіти допускається складати один раз на 3-5 днів.

Книгу заводять на один календарний рік. На одному аркуші книги відображають операції по приходу або витраті готівки за один день. Усі аркуші касової книги пронумеровані і прошнуровані. На останньому аркуші книги вказано їх загальна кількість. Кількість аркушів книги завірено підписом керівника і головного бухгалтера, а також печаткою організації. При веденні касової книги не допускаються підчистки та необумовлені виправлення. Кожне виправлення має бути завірене підписами касира і головного бухгалтера або особи, що його замінює. Контроль за веденням касової книги і касових операцій покладається на головного бухгалтера. Заповнений аркуш касової книги підписують касир і бухгалтер. Документи, за якими отримані (видані) гроші (прибуткові та видаткові касові ордери, платіжні відомості і т.д.), підшивають по порядку разом з відривним аркушем касової книги.

У касовій книзі вказують номер документа, від кого отримано і кому видані гроші, кореспондуючий рахунок, суму (прихід, витрата). Щодня, в кінці робочого дня, касир підраховує в книги підсумки і виводить залишок на кінець дня.

За згодою касира касова книга може вестись автоматизованим способом. Її листи формуються у вигляді машинограми "Вкладний аркуш касової книги". Одночасно з нею формуються машинограми "Звіт касира". Ці машинограми перевіряються і підписуються касиром і передаються з касовими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги. Останні протягом року зберігаються касиром окремо за кожний місяць. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівників та головного бухгалтера, і книга опечатується.

У звіті касира роблять розмітку кореспондуючих рахунків, потім його дані переносять у машинограму або облікові регістри.

Для валютної каси відкривається окрема касова книга. При великому обсязі валютних операцій можливе ведення окремої машинограми або інших облікових регістрів.

Усі касові прибуткові та видаткові ордери та інші грошові документи повинні заповнюватися чітко, без виправлень. Програми, за якими здійснювалися касові операції, повинні погашатися штампами "отримано" або "оплачено" із зазначенням дати й підписом. Пов'язано це з попередженням використання документів повторно, з метою списання грошей вдруге за одним і тим же документом.

Записи в регістри виробляються в міру надходження до бухгалтерії підприємства ТОВ "Вогонь" звітів касира. Під час запису суми з однаковою кореспонденцією рахунків об'єднуються. На кінець місяця в регістрах виводиться залишок на перше число наступного за звітним місяця, який повинен відповідати залишку за звітом касира і в Головній книзі за рахунками групи рахунків 1010 "Грошові кошти в касі".

Сальдо рахунку 1010 "Грошові кошти в касі" вказує на наявність суми вільних грошей у касі підприємства на початок місяця, оборот за дебетом - суми, що надійшли готівкою в касу, а по кредиту - суми, видані готівкою. Касові операції записуються за кредитом рахунків і відображаються в журналі-ордері № 1. Обороти по дебету цього рахунку записуються у різних журналах-ордерах і, крім того, контролюються декларації № 1.

Виписані касові ордери або замінюючі їх документи реєструються в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, який відкривається окремо на прибуткові та видаткові касові документи. У ньому вказують: дату і номер прибуткового та видаткового ордера, цільове призначення надійшли або витрачених грошей (на виплату заробітної плати, премій, стипендій, відряджень і інших витрат). Якщо дані про цільове призначення коштів отримують у вигляді машинограм, реєстрація касових документів може вестися в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, в якому вказують тільки дату, номер документа і суму.

Журнал реєстрації прибуткових касових ордерів і видаткових касових ордерів побудований таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення отриманих та витрачених готівкових коштів підприємством, перевіряється повнота проведених касиром операцій. Журнал ведеться протягом року.

Облік готівки в касі ведеться відповідно до Правил ведення касових операцій, які затверджуються Національним Банком Республіки Казахстан. Розмір сум готівки в касі підприємства обмежений лімітом, що встановлюються кредитною установою за погодженням з підприємством. Більше встановлених норм готівкові гроші можуть зберігатися в касі тільки в дні виплати заробітної плати, пенсій, допомог, стипендій протягом трьох днів, включаючи день отримання грошей в кредитній установі.

Таким чином, облік грошових коштів має значення у зміцненні платіжної дисципліни і в ефективному використанні фінансових ресурсів підприємства. Тому дуже важливим є контроль за дотриманням касової дисципліни та своєчасністю відображення в обліку документації по руху грошей на розрахунковому рахунку, правильністю та ефективністю використання грошових коштів, забезпеченням збереження грошових документів.

2.3 Організація первинного обліку праці та заробітної плати

З метою систематичного отримання даних про чисельність і склад персоналу, відділом кадрів підприємства ведеться облік особового складу. Для обліку особового складу, нарахування та виплати заробітної плати використовують уніфіковані форми первинної облікової документації.

Первинними документами обліку кадрів є особові картки (Додаток К). Прийом на роботу персоналу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, виданим на підставі укладеного в письмовій формі індивідуального трудового договору. Індивідуальний трудовий договір повинен в обов'язковому порядку містити умови оплати праці. У наказі повинні бути зазначені найменування роботи (посади) відповідно до штатного розкладу.

Облік чисельності працівників ведеться на підставі первинних документів. Первинними документами з обліку чисельності робітників і службовців та їх руху є накази (розпорядження) про прийняття, звільнення або переведення на іншу роботу і про надання відпусток.

При прийомі на роботу, пов'язану з матеріальною відповідальністю, проект наказу в обов'язковому порядку повинен бути узгоджений з головним бухгалтером організації. Копії наказів про прийом, про переведення на іншу роботу, про надання відпустки передають з відділу кадрів до бухгалтерії для розрахунків з робітниками і службовцями по заробітній платі.

Кожному працівникові при прийомі на роботу присвоюється табельний номер, який надалі проставляється на всіх документах з обліку особового складу, виробітку і заробітної плати. Бухгалтерія підприємства на підставі первинних документів відкриває на кожного працівника картку-довідку з зазначенням довідкових даних для накопичення з місяця в місяць відомостей про заробіток або особовий рахунок з подальшим використанням їх показників для розрахунку середнього заробітку.

Відомості про кількість відпрацьованих днів і годин, про вироблення та інші дані беруться з табелів, нарядів, рапортів, відомостей виробітку, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів.

Наприклад, для обліку робочого часу використовується табель (форма № Т-12 або Т-13), який ведеться безпосередньо в підрозділах організації (підприємства). З його допомогою отримують відомості про відпрацьований час і не відпрацьованих з різних причин годинах і днях, забезпечується поточне спостереження за виходами на роботу, дотриманням правил приходу і відходу, станом трудової дисципліни. (Додаток Л)

Неявки або запізнення на роботу з поважних причин оформляються документами: листками тимчасової непрацездатності, довідками про виконання державних і громадських обов'язків та ін Ці документи здаються табельщиком і після відмітки в табелі передаються в бухгалтерію для розрахунків з працівниками.

Понаднормові роботи, дозволені в установленому порядку, фіксуються в списках майстрами і контролюються табельником. Час простоїв встановлюється за листками про просте, які підписує адміністрація цеху.

Внутрізмінні простої з причин враховуються на основі фотографії робочих місць та інших показників про простоях. Ці узагальнені по підприємству дані, характерні для певного звітного періоду, використовуються в аналізі показників праці для виявлення та усунення причин, що породжують непродуктивні втрати робочого часу на підприємстві.

Витрати робочого часу групуються за такими ознаками: відпрацьований час, невідпрацьований оплачуваний час і невідпрацьований неоплачуваний час. Всередині кожної з цих груп виділяються: відпрацьований час у межах робочого дня, понаднормові години, робота у вихідні та святкові дні, службові відрядження, щорічні відпустки, цілозмінних, внутрішньозмінні простої, неявки на роботу у зв'язку з виконанням державних і громадських обов'язків, невиходи на роботу внаслідок тимчасової непрацездатності (хвороба, пологи), пільгові години для годуючих матерів, підлітків і робітників, зайнятих на шкідливих для здоров'я виробництвах, прогули, запізнення і передчасний відхід з роботи.

Ці показники необхідні для контролю за використанням робочої сили на виробництві, ліквідації простоїв, скорочення невиходів на роботу, усунення інших непродуктивних витрат робочого часу і для складання інформації з праці.

Табель підписується особою, відповідальною за його складання, та візується у відділі кадрів, де перевіряється особовий склад кожного структурного підрозділу організації.

При звільненні працівника складають Наказ (розпорядження) про припинення індивідуального трудового договору, який заповнює співробітник відділу кадрів у двох примірниках: один залишається у відділі кадрів, другий передають до бухгалтерії. Підписує його начальник (майстер) структурного підрозділу або керівник підприємства. На підставі цього наказу бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником.

Оформлені у встановленому порядку табелі передаються в бухгалтерію організації один раз на місяць для розрахунки заробітної плати за місяць. Дані табельного обліку часу служать єдиною підставою для нарахування заробітної плати тим працівникам, праця яких оплачується за простій погодинній системі, тобто за твердими окладами або тарифної ставки.

Заробітна плата працівникам організацій відповідно до законодавства про працю виплачується не рідше одного разу на місяць у строки, встановлені колективним договором. На розсуд адміністрації може застосовуватися як авансовий, так і без авансовий порядок розрахунку по заробітній платі за першу половину місяця.

У першому випадку, наприклад, працівникам видається аванс, а остаточний розрахунок проводиться при виплаті заробітної плати за другу половину місяця. Розмір авансу визначається угодою при укладенні колективного договору. Мінімальний розмір авансу повинен бути не нижче тарифної ставки робітника за відпрацьований час згідно табелю.

Основним регістром, що використовуються для оформлення розрахунків з працівниками по заробітній платі в ТОВ "вогонь", є розрахункова відомість, яка формується п ісля нарахування заробітної плати та утримання всіх необхідних сум в аналітиці по співробітниках.

Основою для складання розрахункових відомостей є:

- Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати і табель обліку використання робочого часу для розрахунку погодинної заробітної плати і всіх інших оплат, в основу яких покладено час (простій, доплати за нічний і надурочний час, тимчасова непрацездатність тощо);

- Накопичувальні картки заробітної плати для робітників-сделиціков;

- Розрахункові документи бухгалтерії по всіх інших ввдам заробітної плати (відпустку, премії) та допомог з тимчасової нетрудосрособності;

- Розрахункові відомості за минулий місяць - для розрахунку сум утримань податків;

- Рішення судових органів на утримання по виконавчим листам;

- Платіжні відомості на раніше виданий аванс за першу половину місяця;

- Витратні касові ордери на непланові виплати і т.п.

Розрахунково-платіжна відомість - зведений документ, у якому узагальнюють у види нарахованої оплати праці та інших виплат працюючим, а також утримань і відрахувань, вироблених відповідно до чинного законодавства. Її складають на підставі даних розрахунків з оплати праці.

У відомості вказують прізвища, імена, по батькові працівників, їх табельні номери і посади, розряди або оклади. Її підписують керівник і головний бухгалтер підприємства. В розділ відомості "Нараховано" з документів вносять суми, нараховані відрядно, понаднормово і т.д. У розділі "Утримано і зараховано" записують суми обов'язкових пенсійних внесків до накопичувальні пенсійні фонди, прибуткового податку, а також суми утримань за виконавчими листами; суми, зараховані за товари, продані в кредит та інші утримання, заліки та видачі .. У кінці місяця у відомості підраховують суму, належну до видачі кожному працівникові, і балансують відомість.

Розрахунково-платіжну відомість зводять в розробленій таблиці "Підсумок даних щодо розрахунків з персоналом з оплати праці". У ній показують залишки за розрахунками з персоналом на початок місяця, суми, нараховані, видані, перераховані, зараховані, внесені і утримані, а так само залишок заборгованості на кінець місяця. Зведення використовують для:

- Отримання розгорнутого залишку по рахунку 3350 "Короткострокова заборгованість з оплати праці", який записують в головну книгу;

- Отримання підсумкових даних по утримань із оплати праці;

- Контролю за повнотою і своєчасного депонування заробітної плати;

- Зведення даних щодо розрахунків з працівниками;

- Складання звітів за індивідуальним прибуткового податку, утримуваного у джерела виплат;

- Складання розрахункової відомості з обов'язкових пенсійних внесків та накопичувальні пенсійні фонди.

Заробітну плату виплачують за платіжними відомостями, в яких вказують суму, що підлягає виплаті, і термін, протягом якого вона повинна бути видана. Дозвільну напис скріплюють підписами керівник і головний бухгалтер. Після оформлення відомість передають в касу для оплати. Чи не видану у встановлений термін заробітну плату депонують (підприємство приймає її на зберігання). Суми невиданий заробітної плати касир записує в реєстр, який разом зі звітом касира представляє в бухгалтерію. Після виплати лицьова частина платіжної відомості заповнюється касиром, і підшивається до касового звіту.

Видача робітникам і службовцям заробітної плати та соціальних допомог з тимчасової непрацездатності здійснюється з каси під розписку в платіжних відомостях. Заробітна плата видається протягом трьох робочих днів, рахуючи і день отримання її в банку. Після закінчення зазначених трьох робочих днів касир "закриває" платіжні відомості; проти прізвища осіб, які не отримали заробітну плату, він пише від руки або ставить спеціальний штамп; "Депоновано". Суми неодержаної заробітної плати окремо по кожній особі заносяться касиром в Реєстр депонованої заробітної плати, який складається у двох примірниках під копірку.

Таким чином, можна зробити висновок про правильність та достовірності документального оформлення обліку розрахунків з персоналом з оплати праці.

2.4 Організація первинного обліку довгострокових і короткострокових активів підприємства

Первинною документацією обліку довгострокових і короткострокових активів є документація з обліку руху основних засобів та матеріальних запасів.

Рух основних засобів пов'язані з здійсненням господарських операцій з надходження, внутрішнього переміщення і вибуття основних засобів, які оформляються типовими формами первинної облікової документації.

Схема первинної документації з обліку руху основних засобів у ТОВ "Вогонь" представлена ​​в таблиці 3.

Таблиця 3 - Первинна документація з обліку руху основних засобів ТОВ "вогонь"

Найменування документів

Ким складаються документи

Які операції оформляються документами

Оформлення операцій з надходження основних засобів

Акт прийому-передачі основних засобів (форма № ОЗ-1)

Приймальною комісією підприємства, що приймає основні засоби

Приймання основних засобів:

а) побудованих або придбаних в порядку капітальних вкладень;

б) придбаних за рахунок фінансування цільових заходів або спецфондів;

в) надійшли безоплатно;

г) куплених у різних організацій.

Оформлення операцій з вибуття основних засобів

Акт прийому-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (форма № ОЗ-3)

Представниками підприємств або цехів, що здають і приймають основні засоби

Прийняття основних засобів з капітального ремонту, реконструкції та модернізації.

Акт прийому-передачі основних засобів (форма № ОЗ-1)

Приймальною комісією підприємства, що приймає основні засоби.

Передача основних засобів іншому суб'єкту.

Акт про ліквідацію основних засобів (форма № ОЗ-4)

Комісією підприємства

Вибуття основних засобів у випадках повної або часткової ліквідації.

Оформлення операцій з переміщення основних засобів всередині підприємства

Накладна на внутрішнє переміщення основних засобів (форма № ОЗ-2)

Працівниками підприємства, які здають і приймають основні засоби.

Переміщення основних засобів з одного цеху (відділу) в іншій.

Передача основних засобів в ремонт.

Основні засоби можуть надходити на підприємство ТзОВ "Вогонь" наступним чином:

- В результаті будівництва виробничих і житлових будівель, споруд, передавальних пристроїв;

- Придбання машин, обладнання, транспортних засобів;

- Виготовлення своїми силами інвентарю, обладнання, меблів;

- Перекладу молодняку ​​тварин в основне стадо;

- Зарахування в основні засоби декоративних, захисних та інших насаджень; безоплатного надходження від інших осіб;

- Фінансується оренди об'єктів (після переходу права власності);

- Внесків у статутний капітал.

Надходження основних засобів оформляється актом типової междуведомственная форми № ОЗ-1 "Актом приймання-передачі основних засобів".

При оформленні приймання основних засобів акт складається в одному примірнику на кожний окремий об'єкт приймальною комісією. До актів приймання-передачі (переміщення) основних засобів додається технічна документація (паспорт верстата, будівлі) на даний об'єкт. Акт приймання-передачі, заповнений і підписаний членами комісії, разом з паспортом та іншої техдокументації на придбання (спорудження) об'єкта передають до бухгалтерії підприємства, де на підставі цих документів закріплюють об'єкт, що надійшов за матеріально відповідальною особою.

У даному акті крім обов'язкових реквізитів, комісія відображає строк корисного використання і прогнозовану ліквідаційну вартість об'єкта. Строк корисного використання основних засобів визначається господарюючим суб'єктом самостійно при прийнятті об'єкта до обліку, виходячи з технічних умов його експлуатації, норм, встановлених суб'єктом або інших умов.

При оформленні внутрішнього переміщення основних засобів Акт виписується у двох примірниках працівником підрозділу (відділу) - здавальника. Перший примірник з розпискою одержувача та здавальника передається до бухгалтерії, другий - підрозділу (відділу) - здавачеві.

При безоплатній передачі (дарування) основних засобів іншому суб'єкту, Акт складається у двох примірниках (для суб'єктів, що здають і приймають об'єкт). При реалізації основних засобів іншому суб'єкту Акт складається у трьох примірниках: перші два залишаються у здає суб'єкта (де перший примірник додається до звіту про залишки та рух основних засобів, а другий - до розрахунково-платіжними документами), третій примірник передається особі, що приймає основні засоби .

Бухгалтерія закріплює об'єкт, що надійшов за матеріально-відповідальною особою, відкриває інвентарну картку, присвоює об'єкту інвентарний номер, вносить об'єкт в Інвентарний список і робить запис з оприбуткування основних засобів.

При оформленні приймання виробничої споруди та будівлі складу в ТОВ "вогонь" був складений акт в одному примірнику. Акт складається приймальною комісією, призначеною розпорядженням керівника ТОО "вогонь", в яку звичайно входять інженер, майстер з виробництва та представники бухгалтерської служби. Складання загального акта, що оформляє приймання-передачу кількох об'єктів основних засобів, допускається лише при обліку господарського інвентарю, інструменту, обладнання, якщо ці об'єкти однотипні, мають однакову вартість та прийняті в одному календарному місяці. Акт, після його оформлення, з доданою технічною документацією, що відноситься до даного об'єкта, передається в бухгалтерію, підписується головним бухгалтером і затверджується керівником суб'єкта або особами на те уповноваженими.

Порядок відображення вибуття основних засобів залежить від того, з якої причини основні засоби вибули. Найчастіше ці причини наступні: при ліквідації з фізичного і морального зносу, у зв'язку з будівництвом, розширенням і технічним переозброєнням підприємстві, цехів або інших об'єктів, при внеску в статутний капітал, при здачі об'єктів в довгострокову (фінансується) оренду, в результаті аварій, порушення нормальних умов експлуатації, при безоплатній передачі іншим юридичним і фізичним липам, даруванні, передачі (продажу) міжгосподарським та іншим підприємствам і громадським організаціям, реалізації невикористаних у господарській діяльності об'єктів, при обміні, недостачу і т.п.

Ліквідація буває повною або частковою (при переобладнанні та модернізації об'єкта). У порядку ліквідації з балансу ТзОВ "вогонь" списують будівлі, споруди, обладнання та інше майно зношене, повністю втратило виробниче призначення внаслідок фізичного або морального зносу, після відпрацювання ним встановлених термінів служби, в результаті аварії, якщо відновлювати ці об'єкти економічно недоцільно або неможливо, і якщо вони не можуть бути реалізовані або передані іншим підприємствам.

Для визначення непридатності основних засобів, а також для оформлення всієї необхідної документації, за наказом керівника ТОО "Вогонь" створюються постійно діючі комісії у складі головного інженера, головного бухгалтера, матеріально відповідальних осіб і представника МАІ (при списанні автотранспортних засобів). До комісії при списанні з балансу окремих видів основних засобів включають відповідних фахівців: інженерів-механіків, інженерів-енергетиків, інженерів-технологів та інших фахівців.

Постійно діючі комісії виробляють безпосередній огляд об'єктів, що підлягають списанню, і встановлюють їх непридатність до відновлення і подальшого використання; причини списання, а в необхідних випадках і винних в передчасному списання об'єктів; можливість використання окремих вузлів, деталей і матеріалів, їх оцінку; складають акти на списання основних засобів. Комісія зобов'язана при складанні актів використовувати паспорта, поверхові плани, відомості дефектів, акти про аварії машин і іншу наявну документацію.

Будинки і споруди списують при зносі основних конструктивних елементів, неможливості або недоцільності відновлювального ремонту; трактори, автомобілі, самохідні машини - лише за граничний знос базових деталей, більшості вузлів і агрегатів. При цьому підприємство списує з балансу будівлі, споруди, машини, обладнання, транспортні засоби та інше майно, що належить до основних засобів, до закінчення терміну їх служби тільки в тих випадках, коли вони прийшли в непридатність внаслідок аварій або стихійних лих.

Повне або часткове списання основних засобів (крім автотранспортних засобів) оформляють Актом про ліквідацію основних засобів. Акт складає в двох примірниках комісія, призначена керівником ТзОВ "вогонь", або особою на те уповноваженою. Перший примірник Акта передається в бухгалтерію, другий - залишається у особи, відповідальної за збереження основних засобів, і є підставою для здачі на склад отриманих в результаті списання запасних частин, матеріалів, металобрухту і т.п. Витрати по списанню, а також вартість надійшли матеріальних цінностей від ліквідації та розбирання будівель, споруд, демонтажу обладнання і т.п. відображають в акті по розділу "Розрахунок результатів списання об'єкта".

У даному акті дається характеристика списаних об'єктів основних засобів, вказується причина вибуття, наводиться опис технічного стану основних частин, вузлів, деталей, конструктивних елементів та обгрунтовується недоцільність ремонту. Крім того, визначається результат від ліквідації об'єкта. При списанні об'єктів внаслідок аварій, а також передчасного зносу або розукомплектування, до акта повинні бути додані документи, що пояснюють причини їх списання з зазначенням заходів, прийнятих до винних.

Акт затверджується керівником ТзОВ "вогонь". Тільки після його затвердження можна приступити до розбирання (ліквідації) об'єкта. Отримані від ліквідації запасні частини, агрегати, металобрухт та інші цінності прибуткують на відповідні рахунки за цінами можливого використання або реалізації.

На підставі акта на ліквідацію основних засобів роблять відмітки про вибуття основних засобів в інвентарних картках, описах інвентарних карток і інвентарному списку основних засобів за місцем їх знаходження, експлуатації.

У випадках порушення діючого порядку списання основних засобів, а також безгосподарного ставлення до матеріальних цінностей, отриманих від ліквідації (знищення, спалювання тощо), винних у цьому посадових осіб притягують до відповідальності у встановленому порядку.

Зайве, не використовуване устаткування, транспортні засоби, прилади, інструменти, інвентар, робочий і продуктивна худоба можуть бути продані іншим юридичним і фізичним особам. При цьому з покупцем обумовлюються умови продажу-купівлі, продажна ціна. Вона залежить від величини залишкової вартості об'єкту, що продається, його якісного стану, попиту і пропозиції на ринку на такі товари. Ціна, за якою підприємство продає основні засоби, може бути на рівні залишкової вартості, вище її або нижче. Кошти, отримані від продажу надлишкових, невикористовуваних основних засобів, залишаються, як правило, у розпорядженні підприємства.

Передачу основних засобів одним підприємством іншому оформляють актом, який складають у двох примірниках. На підставі даного роблять відмітку про вибуття основних засобів в інвентарних картках і інвентарному списку основних засобів (за місцем знаходження, експлуатації). З об'єктом основних засобів передається і вся технічна документація, наявна до нього.

Угода купівлі-продажу супроводжується рахунок-фактуру, факт оплати засвідчується прибутковим касовим ордером (при надходженні грошей у касу), випискою з розрахункового рахунку (при безготівковій оплаті).

При неможливості знайти покупця підприємство може передати свої основні засоби безоплатно іншому підприємству або особі. При цьому, як і в попередньому випадку з одержувачем обумовлюються умови передачі, після чого вона здійснюється і оформляється документально. При безоплатній передачі на переданий об'єкт складається "Акт (накладна) приймання-передачі (внутрішнього переміщення основних засобів" (Ф.ОС-1), до якої додаються паспорт та інші супровідні документи на нього. В акті крім постійних реквізитів, що характеризують об'єкт,, вказуються первісна вартість і, якщо об'єкт знаходився в експлуатації, то сума зносу, нарахована по ньому [13, c .104].

Переміщення основних засобів всередині підприємства (з цеху в цех) також оформляють актом. На його підставі роблять відмітку про переміщення основних засобів в інвентарних картках і інвентарних списках об'єктів за місцем їх знаходження. Вибулі основні засоби знімаються з обліку підприємства.

Усі витрати, пов'язані зі списанням об'єкта, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли в результаті зносу і розбирання будівель, споруд, демонтажу обладнання тощо, показують у розділі акта "Довідка про витрати, пов'язаних зі списанням основних засобів, і про надходження матеріальних цінностей від їх списання "форми № ОЗ-4. За автотранспортним засобам подібна інформація наведена в аналогічній "Довідці" форми № ОЗ-4а.

У господарському процесі засоби підприємства здійснюють кругообіг, всі фази якого підпорядковані єдиній меті - вилучення доходів від виробничо-господарської діяльності.

У господарському процесі засоби підприємства здійснюють кругообіг, всі фази якого підпорядковані єдиній меті - вилучення доходів від виробничо-господарської діяльності.

У процесі виробничо-господарської діяльності (при експлуатації оборотних виробничих фондів) підприємство потребує грошових коштів, необхідних для виготовлення продукції, закупівлі сировини і матеріалів, виплати заробітної плати і так далі, а потім у засобах, які потрібні на її реалізацію.

Таким чином, господарські процеси беруть свій початок зі стадії постачання підприємства ресурсами для виробництва продукції. Мета створення запасів на підприємстві - утворення певного буфера між послідовними поставками матеріалів, сировини, комплектуючих і виключення необхідності безперервних поставок.

Первинні документи по надходженню і витраті матеріальних запасів є основою організації їх обліку. Безпосередньо за первинними документами здійснюють попередній, поточний і наступний контроль над рухом, збереженням і раціональним використанням товарно-матеріальних запасів.

Організація первинного обліку операцій з постачання здійснює бухгалтер-матеріаліст, діяльність якого регулюється графіком документообігу, що супроводжує процес постачання підприємства товарно-матеріальними запасами.

Документообіг, супроводжуючий надходження товарно-матеріальних запасів, залежить від способу їх отримання на склад підприємства.

Приймання матеріальних запасів зі складу постачальника здійснює матеріально-відповідальна особа підприємства-покупця товарно-матеріальних запасів. Як правило, на складі постачальника товарно-матеріальні запаси отримують в тому випадку, якщо постачальник і покупець знаходяться в одному населеному пункті або коли необхідно перевірити якість товарно-матеріальних запасів.

Для отримання товарів зі складу постачальника матеріально відповідальній особі видається довіреність. Довіреністю визнається письмове уповноваження однієї особи (довірителя) для представництва від його імені, що видається ним іншій (повіреному).

До використання на території Республіки Казахстан допущені такі форми довіреностей:

- Типова міжвідомча форма № М-2 з корінцем, на якому роблять записи про видачу та використання довіреності з відповідними реквізитами;

- Типова міжвідомча форма № М-2а, яка передбачає ведення заздалегідь пронумерованому і прошнурованому журналу обліку виданих довіреностей (типова міжвідомча форма № М-3).

Журнал обліку виданих довіреностей зберігається в особи, відповідальної за видачу та реєстрацію довіреностей.

Довіреності видають особам, з якими укладено договір про матеріальну відповідальність. Якщо довіреність видається працівникові, з яким договір не укладено, то з нього береться разова підписка про матеріальну відповідальність. Термін дії видається довіреності встановлюється підприємством.

Довіреність, незалежно від терміну її дії, передають відправнику при першому отриманні товарно-матеріальних запасів.

Матеріально відповідальна особа, яка довіреність, на наступний день, після кожного отримання товарно-матеріальних запасів незалежно від того, чи отримані вони за дорученням повністю або частинами, подає в бухгалтерію документи про виконання доручення та про здачу товарно-матеріальних запасів на склад. Матеріально відповідальній особі, яка не отчитавшемуся у використанні довіреності після закінчення терміну її дії, нові довіреності не видають.

При позбавленні повіреного прав на отримання товарно-матеріальних запасів довіреність вилучають, а відправника сповіщають про анулювання довіреності. Невикористані довіреності повертають довірителю на наступний день після закінчення строку довіреності.

При поверненні невикористаної довіреності у журналі обліку виданих довіреностей або в корінці довіреності виробляють позначку "не використана". Такі доручення зберігаються до кінця звітного періоду в особи, відповідальної за їх видачу та реєстрацію. Після закінчення звітного періоду невикористані довіреності анулюють.

При доставці матеріальних запасів на склад покупця автотранспортом постачальника матеріально відповідальна особа покупця беруть у експедитора постачальника матеріальних запасів за кількістю місць і масі брутто і зіставляє їх з даними товарно-транспортної накладної, заповненої у двох примірниках.

У випадку, якщо недостачі або інші розбіжності (кількість, вагу, сорт, якість тощо) фактичної наявності матеріальних запасів з даними товарно-транспортної накладної не виявлено, матеріально відповідальна особа, яка прийняла матеріальні запаси підтверджує приймання штампом підприємства і розписом в товарно -транспортної накладної. Один примірник накладної залишається у матеріально відповідальної особи, яка отримала матеріальні запаси, а другий повертається особі, який доставив матеріальні запаси на склад покупця.

Акт про приймання матеріалів застосовується для оформлення приймання запасів, що мають кількісне і якісне розбіжність з даними супровідних документів постачальників; складається також при прийманні матеріалів, що надходять без документів. Акт про приймання матеріалів (у двох примірниках) складає комісія, до складу якої входять: матеріально-відповідальна особа і представник відправника (постачальника) або представник незацікавленої організації. Після приймання запасів акти з доданням документів (товарно-транспортних накладні і т.д.) передають: один примірник у бухгалтерію для обліку руху товарно-матеріальних запасів, інший - відділу постачання або бухгалтерії для направлення претензійного листа постачальнику.

Невідфактуровані поставки вважаються матеріальні запаси, що надійшли на підприємство, на які відсутні розрахункові документи (рахунок, платіжна вимога, платіжне вимога-доручення або інші документи, прийняті для розрахунків з постачальником). Такі матеріальні запаси приймаються і оприбутковуються підприємством у загальновстановленому порядку з віднесенням заборгованості з їх оплати на рахунки розрахунків. Невідфактуровані поставки приймаються на склад зі складанням акта про приймання матеріалів. Акт про приймання матеріалів складається не менш ніж у двох примірниках. Оприбуткування невідфактурованих поставок проводиться на підставі першого примірника зазначеного акта. Другий примірник акта направляється постачальнику.

Якщо розрахункові документи на невідфактуровані поставки отримані в тому ж місяці, або в наступному місяці до складання у бухгалтерії відповідних регістрів по приходу товарно-матеріальних запасів, вони враховуються у загальновстановленому на даному підприємстві порядку.

Невідфактуровані поставки оприбутковуються за рахунками обліку матеріальних запасів (залежно від призначення прийнятих матеріальних запасів). При цьому матеріальні запаси оприбутковуються і обліковуються в аналітичному і синтетичному бухгалтерському обліку за ринковими цінами. Після отримання розрахункових документів по невідфактурованих постачання їх облікова ціна коригується з урахуванням надійшли розрахункових документів. Одночасно уточнюються розрахунки з постачальником.

Якщо розрахункові документи по невідфактурованих постачання надійшли в наступному році після подання річної фінансової звітності, то:

а) облікова вартість матеріальних запасів не міняється;

б) величина податку на додану вартість приймається до бухгалтерського обліку в установленому порядку;

в) уточнюються розрахунки з постачальником, при цьому суми склалася різниці між обліковою вартістю оприбуткованих матеріальних запасів та їх фактичною собівартістю списуються в місяці, в якому надійшли розрахункові документи:

- Зменшення вартості матеріальних запасів відображається за дебетом рахунків розрахунків і кредиту рахунків фінансових результатів (як прибуток минулих років, виявлена ​​у звітному році);

- Збільшення вартості матеріальних запасів відображається за кредитом рахунків розрахунків і дебету рахунків фінансових результатів (як збитки минулих років, виявлені у звітному році).

Таким чином, основними документами, службовцями підставою для оприбуткування матеріальних запасів на склад підприємства є:

- Рахунок-фактура;

- Товарно-транспортна накладна;

- Накладна та документи, виписані матеріально відповідальною особою, яка прийняла товар, а саме акти про приймання, акти про недостачу і т.д.

Крім матеріальних запасів, що надходять на підприємство ТзОВ "вогонь" від постачальників, на склад можуть надходити матеріальні запаси, виготовлені самим підприємством, матеріали після переробки, матеріальні запаси у вигляді залишків невитрачених матеріалів, а також у вигляді відходів і браку.

Якщо матеріали надходять на склад після переробки або невитрачені матеріали, відходи, шлюб, комірник складає вимога-накладну. Оформлене вимога-накладну передають у бухгалтерію.

Товарно-матеріальні запаси зі складу підприємства відпускаються в цехи для виготовлення продукції і на різні господарські потреби, а також на сторону для переробки чи реалізації як зайві і непотрібні.

Під відпусткою у виробництво розуміється відпустку матеріалів для виготовлення продукції, виконання робіт або надання послуг і ін Відпустка матеріалів комори цехів розглядається як внутрішнє переміщення матеріалів. При відсутності коморах цехів відпуск запасів з центральних складів вважається витратою на виробництво.

Витрата товарно-матеріальних запасів оформляється лімітно-забірними картами, накладними-вимогами на відпуск (внутрішнє переміщення матеріалів тощо)

Лімітно-забірна карта застосовується для оформлення відпуску запасів, систематично споживаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів відпуску запасів на виробничі потреби, є виправдувальним документом для списання товарно-матеріальних запасів зі складу. Лімітно-забірні картки виписуються економічним відділом на одне найменування матеріалів (номенклатурний номер) у двох примірниках. Один примірник до початку місяця передається цеху (дільниці) - споживачу запасів, другий - складу чи комори цеху (ділянки). Відпустка запасів у виробництво здійснюється складом при пред'явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної картки. Комірник зазначає в обох примірниках дату і кількість відпущених запасів, після чого виводить залишок ліміту. В лімітно-забірної карті цеху (дільниці) розписується комірник, а в лімітно-забірної карті складу - представник цеху (ділянки).

Для скорочення кількості первинних документів, де це доцільно, рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках обліку матеріалів. У цьому випадку видаткові документи на відпуск запасів не оформляються, а сама операція проводиться на підставі лімітних карт, які виписуються в одному примірнику. Ліміт відпустки можна вказати і а самій картці. Представник цеху при одержанні запасів розписується безпосередньо в картках обліку матеріалів, а в лімітно-забірної карті розписується комірник. За лімітно-забірної карті ведеться також облік запасів, не використаних у виробництві (повернення). При цьому будь-які додаткові документи не складаються.

Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів призначена для обліку руху запасів всередині підприємства і їх відпустки підрозділам свого підприємства, розташованим за межами його території, а також стороннім організаціям. Виписується у двох примірниках, у разі відпуску матеріалів підрозділам свого підприємства один примірник передається одержувачу, другий - складу, який потім здається в бухгалтерію. При внутрішньому переміщенні накладну-вимогу складає матеріально відповідальна особа складу (цеху), що здає запаси. Один примірник служить здає складу (цеху) підставою для списання запасів, а другий - що приймає складу (цеху) для оприбуткування товарно-матеріальних запасів.

У разі відпуску товарно-матеріальних запасів підрозділам підприємства ТОВ "вогонь", розташованим за межами його території, або стороннім організаціям накладну-вимогу виписують на основі договорів, нарядів та інших відповідних документів. Перший примірник передають складу як підставу для відпуску матеріалів, другий - одержувачу матеріалів.

При відпуску матеріалів самовивозом накладну-вимогу, підписану одержувачем, комірник передасть в бухгалтерію для виписки розрахунково-платіжних документів, якщо запаси відпущені з подальшою оплатою.

Акт про оприбуткування товарно-матеріальних запасів, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд складається при оприбуткуванні товарно-матеріальних запасів, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд, придатних для використання у виробництві. Акт складається у трьох примірниках комісією, що складається з представників замовника і підрядника. Перший і другий примірники залишаються у замовника, третій - у підрядника. Замовник, у свою чергу, перший примірник акта докладає до пред'явленого рахунку-фактурі для оплати підряднику.

Товарно-матеріальні запаси підприємства враховуються в місцях зберігання в натуральному вираженні. Бухгалтерія підприємства здійснює облік руху товарно-матеріальних запасів у кількісному і грошовому вираженні.

Первинні документи на вступ і відпуск товарно-матеріальних запасів передаються завідувачами складами (комірниками) в бухгалтерію в строки, встановлені бухгалтерією для кожного складу стосовно до обсягу операцій, але не пізніше останнього дня місяця. Бухгалтер за товарно-матеріальних запасів відображає всі випадки придбання та вибуття ТМЗ на підставі:

  • накладних і прибуткового ордера, виписаних матеріально-відповідальною особою, що прийняла товарно-матеріальні запаси, акта про прийом;

  • рахунків-фактур;

  • товарно-транспортних накладних;

  • накладних або вимог на відпустку.

Для скорочення номенклатури товарно-матеріальних запасів і спрощення обліку в окремих випадках однорідні і близькі за своїми властивостями матеріали можуть об'єднуватися в єдиний номенклатурний номер.

На кожен номенклатурний номер товарно-матеріальних запасів відкривається окрема картка, яка передається з бухгалтерії на склад у полузаполненном вигляді. В отриманих картках комірник заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання матеріалів (стелажі, осередки). Записи в картки роблять на підставі первинних документів.

Бухгалтерія у встановлені терміни здійснює безпосередньо на складах перевірку правильності записів і виведення облікових залишків в картках. Про проведення звірки бухгалтер розписується в спеціальній графі картки. Приймання документів, що оформляють рух товарно-матеріальних запасів, бухгалтер проводить на складі на підставі "Реєстру приймання-передачі документів", складеного матеріально відповідальними особами в одному екземплярі.

Про виявлені недоліки і порушення в роботі матеріально відповідальних осіб, а також про результати вибіркових перевірок і проведеному інструктажі працівник бухгалтерії повинен інформувати головного бухгалтера.

Надійшли від матеріально відповідальних осіб складу документи передають на таксування, попередньо скомплектував їх у пачки і забезпечивши супровідними ярликами. Перші екземпляри документів використовують для подальшої облікової обробки, а другі - залишаються у місцях зберігання матеріалів, розташовані по групах запасів і номенклатурними номерами. Їх використовують для довідкових цілей і вивірення даних обліку на складі та в бухгалтерії.

Після таксировки дані документів групуються за встановленими на підприємстві обліковими групами (метали, лісоматеріали і т.п.) в накопичувальній відомості синтетичного обліку матеріалів, яку ведуть по приходу і витраті товарно-матеріальних запасів. У цій відомості по кожній групі матеріалів вказують в сумовому вираженні залишок на початок місяця з відомості за минулий місяць, прихід і витрата матеріалів по групі за місяць з реєстрів приймання-передачі документів за поточний місяць, і знаходять залишок на кінець місяця по кожному синтетичному рахунку і групі матеріалів. Накопичувальна відомість використовується для звірки даних бухгалтерського і складського обліку, який ведеться в картках обліку матеріалів та відомості обліку залишків матеріалів.

Відомість обліку залишків матеріалів протягом місяця зберігається в бухгалтерії і використовується там для отримання відомостей про залишки матеріалів. В кінці місяця відомість передається з бухгалтерії на склад, де завідуючий складом (комірник) проставляє в неї залишки товарно-матеріальних запасів на кінець звітного місяця, засвідчуючи їх своїм підписом. Відомість залишків матеріалів 1-3 числа наступного за звітним місяця зі складу повертається в бухгалтерію на таксування і підрахунок підсумків по групах і рахунками з обліку матеріальних запасів.

Бухгалтерський облік призначений для своєчасного і точного відображення всіх змін в складі господарських засобів і джерел їх утворення, в господарських процесах та їх результати. Дані обліку повинні відповідати фактичній наявності господарських засобів та їх джерел, але на практиці іноді мають місце розбіжності даних обліку з дійсністю.

Розбіжності можуть виникати в результаті природного убутку (усихання, витоку, розпилення), при транспортуванні товарно-матеріальних запасів, пересортиці однорідної продукції, несправності вимірювальних або вагових приладів, арифметичних помилок при оформленні операцій та зловживань (розкрадань, обважень, обрахунків) матеріально відповідальних або сторонніх осіб. Це викликає необхідність періодичної звірки даних обліку з фактичною наявністю цінностей, уточнення розрахунків.

Для контролю за використанням товарно-матеріальних запасів у виробництві зазвичай застосовуються такі методи:

- Документальне оформлення відхилень від норм,

- Облік розкрою за партіями,

- Інвентаризація (інвентарний метод).

Первинні документи по надходженню і витраті матеріалів відіграють важливу роль в організації матеріального обліку, так як є його основою. Безпосередньо за первинними документами здійснюють попередній, поточний і наступний контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріалів.

У процесі проведення інвентаризації матеріальних запасів була складена інвентаризаційний опис в одному примірнику за кожним місцезнаходженням запасів, а також по кожній матеріально-відповідальній особі. Опис підписана аудитором, іншими особами інвентаризаційної комісії, матеріально-відповідальними особами.

Проведена інвентаризація виявила недостачу матеріальних запасів на складі нафтопродуктів. На товари, по яких виявлені розбіжності між обліком і фактичними даними за описом, бухгалтерією складена "Порівнювальна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних запасів". У ній виявлені розбіжності показуються по кожному найменуванню матеріальних запасів з докладним зазначенням його характерних ознак, результати інвентаризації (нестачі або надлишки) матеріальних запасів, які не мають розбіжності, записуються в ній загальним підсумком.

Затверджені інвентаризаційні матеріали служать підставою для відображення в бухгалтерському обліку результатів інвентаризації тим місяцем, протягом якого проводилася інвентаризація.

Первинні документи з руху матеріалів повинні ретельно оформлятися, обов'язково містити підписи осіб, які вчинили операції, і коди відповідних об'єктів обліку. Контроль за дотриманням правил оформлення руху матеріальних ресурсів покладено на головного бухгалтера та керівників відповідних підрозділів.

Таким чином рух первинних документів у бухгалтерському обліку (створення або одержання від інших організацій, прийняття до обліку, обробка, передача в архів - документообіг) регламентується графіком, який затверджується головним бухгалтером ТОВ "вогонь".

До первинних облікових документів ТОО "вогонь" належать: прибуткові та видаткові касові ордери, акти прийому-передачі основних засобів, накладні, акти на списання матеріалів, лімітно-забірні карти і багато інших.

3. Шляхи вдосконалення первинного обліку на підприємстві ТзОВ "вогонь"

3.1 Розробка рекомендацій з удосконалення обліку первинної документації на підприємстві

Технічний прогрес і перехід до ринкових відносин пред'являють все більш високі вимоги до управління економікою, а разом з тим і до бухгалтерського обліку, що є одним з постачальників необхідної для управління інформації. Значення первинного обліку полягає, перш за все, в тому, щоб зібрати, виміряти, зареєструвати первинну інформацію.

Бухгалтерська інформація, яка відображається в облікових документах, повинна бути якісною і ефективною, тобто формуватися з найменшими витратами праці. Основними цілями інформаційного обліку витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції є: літочислення фактичної суми витрат на виробництво за елементами витрат і статтям витрат, собівартості окремих видів продукції; визначення обсягу випуску продукції, її асортименту та якості. Первинний облік та існуюча система інформації про витрати і калькулювання собівартості продукції має деякі недоліки.

До них відносяться: запізнювання надходження та подання інформації, що обумовлює затримку у прийнятті рішень; дублювання інформаційних потоків в різних органах управління процесом виробництва продукції та зниження її собівартості; в ряді випадків вимушена відмова від деякої частини облікової інформації у зв'язку з труднощами її обробки в умовах недостатньою механізації робіт з обліку фактичних витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції.

Крім того, різноманіття і великий обсяг даних первинного обліку, різні умови їх отримання та реєстрації, численність виникнення вихідної первинної інформації, значна складність процесу заповнення їх носіїв створюють певні труднощі з проведення роботи на першій стадії облікового процесу.

В якості рекомендацій щодо вдосконалення або підвищення ефективності системи первинного обліку і по оптимізації системи внутрішнього контролю в розрізі підсистем, що входять у систему організації первинного обліку можна запропонувати комплексну автоматизацію підприємства у всіх напрямках: діловодство, кадри, виробничий і бухгалтерський облік і т.д. У цьому випадку всі бізнес процеси (і облікові в тому числі) на стадії постановки технічного завдання на впровадження автоматизованої системи і на стадії власного впровадження неминуче будуть формалізовані, уніфіковані та стандартизовані, що якісно підвищить рівень організації первинного обліку.

Збір та реєстрація оперативних фактів, що підлягають первинному обліку. Щоб уникнути помилок і порушень на підприємстві ТзОВ "Вогонь" доцільно давати детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу та ін.) Про порядок і терміни реєстрації даних на носії. Доцільно використовувати систему заохочень і покарань за належне виконання виконавцями своїх обов'язків. Контрольні заходи (ревізії, звірки, інвентаризації та ін.) Також знижують ризик неефективної системи збору та реєстрації оперативного факту.

Масив первинної облікової документації. Удосконалення даної підсистеми передбачає досягнення наступної мети: всі документи, що підтверджують здійснення господарської операції, повинні мати юридичну силу. Серед заходів, що сприяють підвищенню ефективності цієї підсистеми, слід виділити наступні. У першу чергу - використання на всіх ділянках обліку уніфікованих форм документації. Крім того:

  • створення графіків документообігу та доведення до виконавців їх функцій при створенні та перевірці первинного документа;

  • видання розпорядчої документації з визначення кола осіб, відповідальних за здійснення тієї чи іншої господарської операції і мають право підпису первинних документів;

  • контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації (поставлення в обов'язок бухгалтера, що виробляє обробку документа, цієї функції через посадові інструкції і встановлення відповідальності за її недотримання);

  • перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства у частині оформлення документації.

Організація роботи з документацією. Як і у всіх інших підсистемах, створення графіків документообігу та доведення їх до виконавців - суттєвий крок у плані оптимізації системи організації роботи з документами.

Велика кількість порушень в роботі з документами, отриманими від інших підприємств, вимагає здійснення ряду заходів щодо їх запобігання. Зокрема, службам, відповідальним за здійснення господарських операцій з іншими підприємствами, необхідно давати чіткі інструкції на те, якою повинна бути документація, яка приймається ними від інших організацій. Це можна зробити, видавши розпорядження головного бухгалтера для кожного підрозділу організації, що співпрацює зі сторонніми фірмами або має справу з вступниками документами, в якому повинні бути прописані:

  • комплектність документації (правильність оформлення документів);

  • терміни надання документації;

  • відповідальність за несвоєчасне або неповне подання первинної документації.

На стадії реєстрації документів в облікових регістрах щоб уникнути помилок і порушень доцільно використовувати метод "службових записок" - свого роду інструктивний матеріал для конкретної бухгалтерської служби, яка описує порядок бухгалтерської обробки того чи іншого документа. У службовій записці має бути визначено:

  • який оперативний факт відображає той чи інший оброблюваний первинний документ;

  • яка інформація повинна міститися в правильно заповненому документі;

  • яку бухгалтерську проводку, в якому вченій регістрі і в який термін слід виконати на підставі цього документа.

Крім того, ризик неповного відображення документів в облікових регістрах знижують наскрізна нумерація (переважно попередня або автоматична) і централізована реєстрація документів, що надходять.

У плані організації зберігання документів доцільно використання графіків документообігу та посадових інструкцій, а також підвищення статусу архівної служби при організації роботи з переданими в архів документами (шляхом видання відповідних положень про організацію архівної служби на підприємстві).

При використанні документів в поточній роботі керівництву ТзОВ "вогонь" слід забезпечити правильну організацію доступу до первинних документів.

Можливим напрямком удосконалювання цих проблем є впровадження автоматизації первинного обліку і процесу збору інформації.

3.2 Автоматизація первинного обліку

Сучасні засоби обчислювальної техніки, включаючи пристрої збору, виміру, реєстрації, передачі, нагромадження інформації в умовах функціонування автоматизованих систем управління підприємством та автоматизованих систем управління технологічними процесами, дозволяють автоматично одержати всю первинну інформацію про події господарських операціях, процеси та явища.

На сучасному етапі з'явилися умови для автоматичного сприйняття і реєстрації первинних даних на магнітних дисках та інших носіях, які забезпечують швидке введення первинної інформації в комп'ютер і обробку її на великих швидкостях. Необхідно цю можливість ширше використовувати на практиці. Є різні шляхи вдосконалення організації первинного обліку з використанням ЕОМ. Це, наприклад: скорочення і вилучення з первинних документів постійних показників і запис їх у пам'ять ЕОМ; скорочення загального обсягу первинної інформації за рахунок виключення з неї умовно-постійної інформації; заміна більшості звичайних паперових первинних документів машинними носіями інформації.

Таким чином, просто необхідно (хоча й складно) ввести автоматизовану форму обліку, яка набагато полегшила б ці процеси. Розглянемо можливості сучасних інформаційних бухгалтерських систем.

Хороші бухгалтерські системи незалежно від їх масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

Будь-яка бухгалтерська програма не замінює бухгалтера, а тільки допомагає виконувати деякі виснажливі дії. Навіть найякісніша програма не допоможе, якщо нею буде користуватися некваліфікований бухгалтер. А людина, не обізнана в бухгалтерському обліку просто не зможе працювати з бухгалтерською програмою. Сучасні програми не передбачають повну автоматизацію бухгалтерської діяльності, обмежуючись обліком і зберіганням первинних документів і виконанням простих розрахунків, а також побудовою різних звітів. Жодна з програм не пропонує бухгалтеру закінчені алгоритми поведінки в будь-якій ситуації. Програма не підказує потрібні дії, бухгалтер самостійно повинен вибрати, що він повинен зробити в тій або іншій ситуації. В ідеалі будь-яка задача, встає перед бухгалтером, передавалася б програмі, і вона автоматично вибудовувала б необхідну послідовність дій, самостійно пропонуючи бухгалтеру ввести потрібну інформацію. При роботі з існуючими програмами бухгалтер повинен самостійно визначити послідовність дій, після чого програма допоможе виконати їх.

Оскільки весь бухгалтерський і податковий облік ведеться на підставі первинних документів, перше завдання будь-якої програми - автоматизувати введення, створення, зберігання та облік таких документів. При цьому деякі документи створюються безпосередньо в програмі, і вона повинна максимально спростити цю процедуру. Автоматична нумерація документів і підстановка потрібних дат, вибір значень з довідника замість введення інформації за допомогою клавіатури істотно прискорює і спрощує створення документів. Якщо в документах є розрахункова частина, наприклад, слід окремо виділити ПДВ, то програма автоматично виконає потрібні розрахунки. Природно, програма самостійно виведе потрібну суму прописом.

Інші документи потрапляють в бухгалтерію з інших підрозділів або з сторонніх організацій. У цьому випадку ввести документ в комп'ютер, не змінюючи при цьому жодної інформації. Звичайно, в ідеальному випадку слід було б скористатися сканером, щоб ввести оригінальний документ у комп'ютер, а потім автоматично перетворити його у вигляд, зручний для зберігання. Однак сучасні бухгалтерські програми не здатні на це, і бухгалтеру доводиться вручну вводити потрібну інформацію. Для полегшення введення в багатьох програмах використовуються різні довідники, які істотно допомагають при введенні безлічі однотипних документів. [12, c .11-13]

Введені і створені документи зберігаються в програмі, щоб у будь-який момент їх можна було переглянути і при необхідності відкоригувати. Зручні засоби пошуку потрібного документа і продумана структура зберігання документів істотно полегшать роботу бухгалтера. Слід зазначити, що не завжди в бухгалтерію документи потрапляють у встановлений термін і в потрібному вигляді. Іноді доводиться вводити інформацію не з документа, а з усного викладу, а відповідний документ з'являється значно пізніше. Хоча ця практика суперечить правилам бухгалтерського обліку, в дійсності вона зустрічається досить часто. Саме тому важливо, щоб програма дозволяла змінювати документи заднім числом, а також зміни не порушували всі подальші операції, виконані після введення документа.

Крім первинних документів, журнал господарських операцій та проведення, будь-яка бухгалтерська програма обов'язково підтримує ведення численних довідників. Вище зазначалося, що довідники потрібні для швидкого введення документів. Крім того, довідники необхідні при автоматичних розрахунках. Ставки податків, штатний склад підприємства, плани рахунків, курси валют і многая інша інформація повинна зберігатися в програмі для її правильного функціонування. При цьому обов'язково потрібно мати можливість редагування довідника, додавання і видалення з них інформації. Так як довідкової інформації може бути дуже багато, в програмі повинні бути передбачені способи структурування та пошуку, що полегшують роботу з довідником.

Слід відзначити одну особливість бухгалтерського обліку у нас в країні. Правила обліку постійно змінюються, постійно виходять нові закони, накази, постанови та інструкції. Бухгалтерська програма повинна відстежувати всі зміни, тому її доводиться постійно модифікувати. Якщо програма не оновлюється досить тривалий час, багато автоматично виконувані дії виявляться помилковими, і значно більше операцій доведеться виконувати вручну. Крім того, для успішної роботи програми її слід адаптувати під особливості діяльності конкретного підприємства. Часто витрати на придбання програми виявляються значно менше, ніж витрати на її адаптацію та оновлення.

Більшість сучасних програм мають потужні засоби настройки на особливості обліку в конкретній організації. Часто програма підтримує вбудовану мову програмування, на якому можна описувати практично будь-яку операцію. Однак для реалізації складних завдань потрібен фахівець високої кваліфікації, знає не тільки особливості програмування на вбудованій мові, але і всі тонкощі бухгалтерського обліку. Некваліфікований фахівець може допустити помилку, яка в результаті призведе до значних матеріальних втрат через невірне бухгалтерського обліку. Створення складних програм на вбудованій мові програмування може зажадати значного часу, так що часто простіше вручну виконувати деякі операції, не адаптуючи програму під свої потреби.

Сучасні бухгалтерські програми вийшли за рамки автоматизації бухгалтерської діяльності. Часто фірми, що виробляють бухгалтерські програми, пропонують додаткове програмування з автоматизації обліку кадрів, складського обліку, торгівельної діяльності і т.п. При цьому всі програми тісно пов'язані і дозволяють працювати в єдиному інформаційному просторі різним підрозділам підприємства. Окремі бухгалтерські програми можуть безпосередньо працювати з деякими автоматизуються торговим і складським обладнанням. Таким чином, інформація з контрольно-касових машин, зі сканерів штрих-кодів та іншого обладнання автоматично потрапляє в інформаційну базу програми.

Хороші бухгалтерські системи незалежно від їх масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

Вони повинні безпомилково проводити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних документів довільної форми; здійснювати безпомилковий перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; виробляти накопичення підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних за минулі періоди (вести архів).

В даний час розроблено досить багато нових версій бухгалтерських програм, що мають перспективи. Серед них продукція як відомих фірм - "1С", "Парус", "Инфин", "Інформатика", "Ланкс", "Фоліо", "Локіс", "Інотек", так і ефективні бухгалтерські системи менш відомих, але також надійних виробників, наприклад фірми "Порт", "Вторс", "Мікробалт" і багатьох інших. Працюючи з програмою підприємство буде мати можливість вільно експериментувати з різними звітами і формами документів.

"1С: Бухгалтерія" - це універсальна бухгалтерська програма, яка не вимагає попереднього освоєння.

Основою пакета інтегрованих програм є Головний модуль "Проводка - Головна книга - Баланс", а також модулі для виконання окремих ділянок обліку. Склад модулів, що забезпечують автоматизовану обробку бухгалтерських завдань, неоднаковий у різних програмах. В основному це модулі, що здійснюють ведення аналітичного обліку по фінансово-розрахункових операціях, обліку виробництва, обліку основних засобів та обліку товарно-матеріальних запасів на складах, обліку заробітної плати.

Послідовність обробки облікових завдань в інтегрованих системах полягає в наступному. Спочатку обробляються окремі бухгалтерські завдання по ділянках обліку, внаслідок чого відбувається складання аналітичних зведень.

Після закінчення обробки ділянки обліку (або в ході обробки) бухгалтерські проводки поступають в головний модуль і записуються в єдиний журнал господарських операцій, на базі якого виходять оборотно-сальдові відомості, Головна книга, картки рахунку, баланс, звітні форми. Таким чином, здійснюється інтеграція обробки всіх бухгалтерських завдань.

Отже, програма повинна підходити до існуючої на підприємстві системі бухгалтерського обліку, відповідати сучасним його вимогам і забезпечувати отримання всієї необхідної для цілей управління інформації. Необхідно звернути увагу на наявність у програмі функцій, що відповідають профілю підприємства, специфіку його роботи. Програма повинна мати достатній рівень аналітичного обліку, тобто можливість більш поглибленого, детального обліку на окремих ділянках виробництва і організації в цілому, забезпечувати автоматизацію формування проводок і виконання розрахунків, складання зведень, звітів, а також формування первинних документів, що набагато підвищує ефективність ведення первинного обліку і полегшує працю бухгалтерської служби.

"1С: Бухгалтерія" - це універсальний інтегрований комплекс бухгалтерських програм, який не вимагає попереднього освоєння.

Засоби роботи з документами дозволяють організувати введення документів, їх довільний розподіл по журналах і пошук будь-якого документами за різними критеріями: номеру, даті, сумі, контрагенту. Ручний і автоматичний введення бухгалтерських операцій.

Гнучкі можливості обліку: Введення, зберігання і друк будь-яких первинних документів, ручний і автоматичний введення бухгалтерських операцій, різноманітні звіти, робота з розподіленими інформаційними базами, конфігурування, зв'язок з іншими програмами, сервісні можливості, зручний інтерфейс, розвинені засоби адміністрування, масштабованість, багатокористувацький режим (у мережевих версіях і версія для SQL).

"1С: Бухгалтерія" дозволяє автоматизувати підготовку будь-яких первинних документів: платіжні доручення та інші банківські документи, рахунки на оплату, накладні, рахунки-фактури, прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти, довіреності, інші документи.

Вихідною інформацією в "1С: Бухгалтерії" є операція, яка відображає реальну господарську операцію, що відбулася на підприємстві. Операція містить одну або декілька бухгалтерських проводок для відбиття досконалої господарської операції в бухгалтерському обліку. Операції можуть бути введені вручну або сформовані введеними документами автоматично.

Крім того, в "1С: Бухгалтерія" можуть використовуватися типові операції, що дають можливість користувачеві автоматизувати рутинний введення часто повторюваних операцій.

Засоби роботи з документами дозволяють організувати введення документів, їх довільний розподіл по журналах і пошук будь-якого документами за різними критеріями: номеру, даті, сумі, контрагенту. Ручний і автоматичний введення бухгалтерських операцій

Гнучкі можливості обліку: Введення, зберігання і друк будь-яких первинних документів, ручний і автоматичний введення бухгалтерських операцій, різноманітні звіти, робота з розподіленими інформаційними базами, конфігурування, зв'язок з іншими програмами, сервісні можливості, зручний інтерфейс, розвинені засоби адміністрування, масштабованість, багатокористувацький режим (у мережевих версіях і версія для SQL).

"1С: Бухгалтерія 8.0" забезпечує рішення всіх задач, що стоять перед бухгалтерською службою підприємства, якщо бухгалтерська служба повністю відповідає за облік на підприємстві, включаючи, наприклад, виписку первинних документів, облік продажів і т.д. Крім того, інформацію про окремі види діяльності, торгові і виробничі операції, можуть вводити співробітники суміжних служб підприємства, що не є бухгалтерами. В останньому випадку за бухгалтерською службою залишається методичне керівництво і контроль за настройками інформаційної бази, що забезпечують автоматичне віддзеркалення документів в бухгалтерському і податковому обліку.

"1С: Бухгалтерія, версія 8.0" підрозділ "Виробництво" дозволяє враховувати виробничі процеси від моменту передачі матеріалів у виробництво до випуску готової продукції.

"1С: Бухгалтерія 8.0" розрахована на повне відображення в бухгалтерському обліку процесів виробництва. В інформаційній базі реєструються переміщення матеріальних цінностей між підрозділами та матеріально-відповідальними особами підприємства, виготовлення готової продукції і напівфабрикатів, надання виробничих послуг, знос обладнання, прямі і непрямих витрати на виробництво. Відображення процесів виробництва в бухгалтерському обліку здійснюється шляхом введення документів користувачами і автоматичного формування проводок за кожним документом. Реквізити проводок підставляються в залежності від реквізитів документів.

Проведення, автоматично сформовані документом, можна подивитися, відкривши фрагмент журналу проводок безпосередньо з форми документа.

Передача матеріалів у виробництво може бути оформлена документом "Вимога-накладна", який автоматично сформує відповідні бухгалтерські проводки.

Таким чином, "1С: Бухгалтерія" дозволяє автоматизувати підготовку будь-яких первинних документів: платіжні доручення та інші банківські документи, рахунки на оплату, накладні, рахунки-фактури, прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти, довіреності, інші документи.

Вихідною інформацією в "1С: Бухгалтерії" є операція, яка відображає реальну господарську операцію, що відбулася на підприємстві. Операція містить одну або декілька бухгалтерських проводок для відбиття досконалої господарської операції в бухгалтерському обліку. Операції можуть бути введені вручну або сформовані введеними документами автоматично.

Крім того, в "1С: Бухгалтерія" можуть використовуватися типові операції, що дають можливість користувачеві автоматизувати рутинний введення часто повторюваних операцій.

Програмний пошук по журналах проводок за будь-який період часу представляє широкі можливості для вибірки потрібних записів і тих або інших господарських операціях, і набагато ефективніше мати всю облікову інформацію в машинному виді, щоб оперативно одержувати ті дані, які необхідні.

Таким чином, найоптимальнішим рішенням для підприємства ТОВ "вогонь" буде використання програмного продукту - "1С: Підприємство". У даному випадку первинний бухгалтерський облік буде повністю автоматизований.

Висновок

В умовах ринкової економіки завданням бухгалтерської служби підприємства є забезпечення формування повної та достовірної інформації про господарські процеси і фінансові результати діяльності підприємства.

Документування виконує важливу функціональну роль у системі бухгалтерського обліку. Методологічно і організаційно воно є невід'ємним елементом всієї системи бухгалтерського обліку і виступає початковим етапом облікового процесу, що обумовлює його органічну єдність з обліковими регістрами та фінансовою звітністю на завершальному етапі облікового процесу. Будь-який факт виробничо-господарської діяльності підприємства повинен бути оформлений відповідним первинним документом.

Таким чином, первинний облік являє собою єдину, повторювану в часі, організовану систему збору, виміру, реєстрації, накопичення інформації, а в умовах автоматизованих систем управління - її передачі та первинної обробки.

Інформація первинного обліку - основа для формування банку даних у системі економічних показників діяльності організації. Саме з первинних документів (носіїв облікових даних) всі господарські операції підлягають переносу (записи, реєстрації) і накопиченню в облікових регістрах.

У другому розділі дипломної роботи було проведено дослідження організації первинного обліку на ТОВ "вогонь". У результаті було виявлено наступне:

1) Структура бухгалтерської служби ТОО "Вогонь" лінійна, при якій всі працівники бухгалтерії підпорядковуються безпосередньо головному бухгалтеру. Головний бухгалтер діє у відповідності з Законом "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність". Він підпорядковується керівнику підприємства і несе відповідальність за всі питання ведення бухгалтерського обліку і має право другого підпису фінансових документів, відповідальність за фінансово-господарську діяльність покладається на керівника підприємства.

2) Ведення бухгалтерського, виробничого та податкового обліку провадиться на основі Цивільного кодексу Республіки Казахстан, Закону Республіки Казахстан "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність", Кодексу Республіки Казахстан "Про податки та інших обов'язкових платежах до бюджету", міжнародних стандартів фінансової звітності (МСФЗ) , Типового плану рахунків бухгалтерського обліку.

3) Облікова політика ТОО "Вогонь" оформлена письмово і затверджена наказам директора, в ній визначені правила і принципи обліку на 2006-2008 роки.

4) Раціональна організація обліку ТОО "вогонь" забезпечена шляхом розробки спеціального плану його ведення, який складається з наступних елементів: графіка документообігу, інвентаризації, звітності, технічного оформлення і т.д.

5) Рух первинних документів у бухгалтерському обліку (створення або одержання від інших організацій, прийняття до обліку, обробка, передача в архів - документообіг) регламентується графіком, який затверджується головним бухгалтером ТОВ "вогонь".

6) До первинних облікових документів ТОО "вогонь" належать: прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти, акти прийому-передачі основних засобів, накладні, вимоги, рахунки, акти виконаних робіт або послуг, товарні чеки, платіжні доручення, акти вибуття, акти на списання матеріалів, лімітно-забірні карти і багато інших.

7) Облік готівки в касі ведеться відповідно до Правил ведення касових операцій, які затверджуються Національним Банком Республіки Казахстан. Розмір сум готівки в касі підприємства обмежений лімітом, що встановлюються кредитною установою за погодженням з підприємством.

8) Основним регістром, що використовуються для оформлення розрахунків з працівниками по заробітній платі в ТОВ "вогонь", є розрахункова відомість, яка формується п ісля нарахування заробітної плати та утримання всіх необхідних сум в аналітиці по співробітниках.

Таким чином, документообіг на підприємстві ТзОВ "вогонь" здійснюється за заздалегідь продуманим графіком і без затримок. Своєчасне рух документів забезпечує своєчасні записи в поточному обліку, отже, і своєчасне складання бухгалтерської звітності.

У результаті дослідження первинних документів ТОО "вогонь" було виявлено, що вони складаються в момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після закінчення операції і мають всі обов'язкові реквізити.

Таким чином, вивчивши методологію первинного обліку господарських операцій з постачання, виробництва та реалізації готової продукції підприємстві ТзОВ "вогонь" можна зробити висновок, що документальне оформлення і первинний облік ведеться правильно.

У третьому розділі дипломної роботи були розглянуті напрямки удосконалення первинного обліку на даному підприємстві. Як напрямків були обрані наступні: автоматизація первинного обліку і трансформація облікової політики та облікового процесу в світлі переходу на МСФЗ. У результаті були зроблені наступні висновки:

- Первинний облік є відображення виробничо-господарських процесів підприємства, і чим він оперативніше, достовірніше, ніж більш структуровані і систематизовані схеми документообігу, тим ефективніше можуть бути побудовані бухгалтерська, податкова та управлінська моделі на підприємстві. В даний час головним джерелом підвищення якості первинного обліку є його комплексна автоматизація на основі сучасних інформаційних технологій і систем. В якості найбільш оптимального рішення для підприємства ТОВ "вогонь" був обраний програмний продукт - "1С: Підприємство". У даному випадку первинний бухгалтерський облік буде повністю автоматизований.

У дипломній роботі були запропоновані наступні шляхи вдосконалення існуючого первинного обліку:

    • найголовнішим перетворенням у ТОВ "вогонь" має стати створення графіка документообігу та доведення до виконавців їх функцій при створенні та перевірці первинного документа; а також:

    • видання розпорядчої документації з визначення кола осіб, відповідальних за здійснення тієї чи іншої господарської операції і мають право підпису первинних документів;

    • контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації (поставлення в обов'язок бухгалтера, що виробляє обробку документа, цієї функції через посадові інструкції і встановлення відповідальності за її недотримання);

    • перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства у частині оформлення документації;

    • на стадії реєстрації документів в облікових регістрах щоб уникнути помилок і порушень доцільно використовувати метод "службових записок" - свого роду інструктивний матеріал для конкретної бухгалтерської служби, яка описує порядок бухгалтерської обробки того чи іншого документа.

Таким чином, досягнута мета дипломної роботи: проаналізовано систему організації первинного обліку на матеріалах ТзОВ "вогонь". Була досліджено теоретичні основи первинного обліку та документування господарських операцій, вивчена організація первинного обліку на підприємстві ТзОВ "вогонь", розроблені рекомендації щодо вдосконалення первинного обліку на підприємстві.

Список використаних джерел

  1. Послання Президента Республіки Казахстан народу Казахстану "Зростання добробуту громадян Казахстану - головна мета державної політики" від 6 лютого 2008 року.

  2. Бабаєв Ю. А. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник для вузів. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: Інітіа-ДАНА, 2003 - 304 с.

  3. Кир'янова З. В. Методологічні та організаційні основи первинного обліку. - М.: Фінанси і статистика, 2004

  4. Сейдахметова Ф.С. Сучасний бухгалтерський облік. Навчальний посібник. - Алмати: Економіка, 2004 р.

  5. Закон Республіки Казахстан "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" від 28.02.07 р. № 234-III

  6. Радостовец В.К. та ін Бухгалтерський облік на підприємстві. Видання 3 дод. і перераб. - Алмати: Центраудіт, 2003 р.

  7. Цивільний кодекс Республіки Казахстан. - Алмати: Казахстан, 1994р.

  8. Про податки та інших обов'язкових платежах до бюджету (Податковий кодекс). Кодекс Республіки Казахстан від 12 червня 2001 р., № 209-11 (зі змінами та доповненнями від 01.01.2007р.). - Алмати: Каржи-Каражат, 2006 р.

  9. Наказ Міністра фінансів Республіки Казахстан "Про затвердження Національного стандарту фінансової звітності № 2" від 21.06.2007 р. № 217

  10. Наказ Міністра фінансів Республіки Казахстан "Про затвердження Типового плану рахунків бухгалтерського обліку" від 23.05.2007г. № 185

  11. Скала В.І., Скеля Н.В., Нам Г.М. Національна система бухгалтерського обліку в Республіці Казахстан. ТзОВ "Видавництво LEM". - Алмати, 2007. ч.1 - 420 с.

  12. Попова Л.О. Бухгалтерський облік: фінансовий аспект. Навчальний посібник - Караганда, 2005 - 257.

  13. Нурсеітов Е.О. Бухгалтерський облік в організаціях / Навчальний посібник.-Алмати, 2006.-472с.

  14. Торшаева Ш.М. Теорія бухгалтерського обліку - Караганда: 2003р. - 155с.

  15. Коцюбинський А.О., Грошев С.В. Керівництво для бухгалтера з роботи на комп'ютері. - М.: ЗАТ "Вид. Дім" Головбух ", 2002. - 304с.

  16. Терехова В.А. Міжнародні та національні стандарти обліку та фінансової звітності. СПб: Питер, 2005 - 311с.

  17. Елгіна Є. Б. Первинні документи. - М.: Видавничо-консультаційна компанія "Статус-Кво 97", 2004 - 208 с.

  18. Ержанов М.С., Ержанова А.М. Основи бухгалтерського обліку і нова кореспонденція рахунків. - Алмати, 2003

  19. Наказ Міністра фінансів РК від 21.06.2007г. № 216 "Про затвердження форм первинних облікових документів"

  20. Кітебаева К.А. Принципи бухгалтерського обліку. Караганда, 2002.

  21. Климова М. А. Діловодство в бухгалтерії. - М.: Видавництво РІОР, 2004. - 157 с.

  22. Радостовец В.К. Фінансовий і управлінський облік на підприємстві - Алмати: НАН "Центраудіт", 2004.

  23. Разліваева Л.В. Виробничий облік: Навчальний посібник - Караганда: КЕУ, 2003.

  24. Разліваева Л.В. Управлінський облік. Навчально-практичний посібник - Караганда, 2003 - 200с.

  25. Рішар Ж. Бухгалтерський облік: теорія і практика: - М. Фінанси і статистика, 2003

  26. Рожнова О.В., Грнішкіна С.М. Облікова політика підприємства. Формування, розкриття. - М.: Іспит, 2003

  27. Сейдахметова Ф.С. Основні правила організації бухгалтерського обліку. - Алмати: Видавництво LEM, 2003

  28. Нурсеітов Е.О. Особливості національного обліку та МСФЗ. - Алмати: Вид-во БІКО, 2004.-300 с.

  29. Абдрасімова Ж.К. Бухгалтерський облік. Навчально-практичний посібник, Караганда, 2003 р.

  30. Скала Н.В., Скеля В.І. Збірник бухгалтерських проводок м.Алмати, 2005р.

ДОДАТОК А

Графік документообігу бухгалтера-матеріаліста ТОО "вогонь"

ДОДАТОК Б

Посадова інструкція бухгалтера-касира ТОВ "вогонь"

Посадові обов'язки. Здійснює операції з приймання, обліку, видачі і зберіганню грошових коштів і цінних паперів з обов'язковим дотриманням правил, що забезпечують їх збереження. Отримує за оформленими відповідно до встановленого порядку документах грошові кошти і цінні папери в банках для виплати робітникам і службовцям заробітної плати, премій, оплати відряджень і інших витрат. Веде на основі прибуткових і витратних документів касову книгу, звіряє фактичну наявність грошових сум і цінних паперів з книжковим залишком. Складає описи старих купюр, а також відповідні документи для їх передачі в банки з метою заміни на нові. Передає відповідно до встановленого порядку грошові кошти інкасаторам. Складає касову звітність. Повинен знати: законодавчі та інші нормативні правові акти Республіки Казахстан, методичні та інші матеріали з ведення касових операцій; форми касових і банківських документів; правила прийому, видачі, обліку і зберігання грошових коштів і цінних паперів, порядок оформлення прибуткових і витратних документів; ліміти залишків касової готівки, встановленої для організації, правила забезпечення їх збереження; порядок ведення касової книги, складання касової звітності; основи організації праці, правила експлуатації обчислювальної техніки, основи законодавства про працю Республіки Казахстан; правила внутрішнього трудового розпорядку, правила і норми охорони праці. Вимоги до кваліфікації. Початкове або середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середня (повна) загальна освіта та спеціальна підготовка за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Диплом
355.3кб. | скачати


Схожі роботи:
Організація первинного обліку обласного управління інкасації та шляхи його вдосконалення
Стан організації первинного бухгалтерського обліку ЗАТ ххх і шляхи його вдосконалення
Організація первинного обліку на підприємстві
Оподаткування на підприємстві та шляхи його вдосконалення
Шляхи вдосконалення обліку та управління товарно-матеріальних запасів на підприємстві в Казахстані
Організація роботи з управління персоналом на підприємстві ТОВ "Кристал" і шляхи її вдосконалення
Організація та шляхи вдосконалення обліку доходів і видатків в бюджетній установі на прикладі
Організація і шляхи вдосконалення обліку власного капіталу на прикладі ВАТ Луганськмлин
Організація складського господарства та шляхи його вдосконалення
© Усі права захищені
написати до нас