Організація документообігу в ТОВ Круїз

Зміст:
1. Коротка характеристика підприємства
2. Порядок оформлення документів у ТОВ «Круїз»
Список літератури
Програми

1. Коротка характеристика підприємства
Товариство з обмеженою відповідальністю «Круїз» (далі ТОВ «Круїз») є юридичною особою, має круглу печатку і штампи зі своїм найменуванням (емблема), свій торговий знак, розрахунковий та інші рахунки в банках, інші реквізити, необхідні для господарської та іншої діяльності ; веде бухгалтерський облік і статистичну звітність.
ТОВ «Круїз» має повну господарську самостійність у питаннях визначення форми управління, прийняття господарських рішень, збуту послуг, встановлення цін на послуги, що надаються, оплати праці, розподілу прибутку, тобто самостійно здійснює свою діяльність, розпоряджається отриманим прибутком, що залишився в його розпорядженні після сплати податків та інших обов'язкових платежів.
Туристська фірма ТОВ «Круїз» була заснована в 1991 році. Засновниками є три фізичні особи з внесками в статутний капітал 30%, 30% і 40%.
ТОВ «Круїз» - багатопрофільна туристська компанія з року в рік збільшує свій обсяг продажів, асортимент турпродукту і зміцнює технологію виробництва, що дозволяє їй забезпечувати високу якість турів.
ТОВ «Круїз» надає наступні види послуг:
1. Туризм: всі види відпочинку і лікування, як у Росії, так і за кордоном, шоп-тури, автобусні тури по Європі і авіатури;
2. Оформлення виїзних віз і надання інформаційних та консультаційних послуг з їх отримання (правила оформлення віз, анкети, необхідні документи);
3. Страхування та автопослуги.
ТОВ «Круїз» - підприємство багатопрофільне, асортимент послуг досить широкий. Фірма займається як виїзним туризмом, так і внутрішнім. Крім цього фірма займається організацією шопінгових турів.
Фірма організовує:
- Автобусні тури по Європі в наступні країни: Фінляндія, Франція, Чехія, Італія, Німеччина;
- Авіатури: Єгипет, Кіпр, Іспанія, Ізраїль, Таїланд;
- Шоп тури: Стамбул, Греція, Італія, Сирія;
- Шкільні тури й індивідуали по містах Росії: Золоте Кільце, С-Петербург, Москва, Санаторії міста Сочі, Підмосков'ї, Кавказькі Мінеральні Води.
ТОВ «Круїз» має турагентську, туроператорську та медичну ліцензії. Наявність ліцензії на здійснення медичної діяльності дозволяє співробітникам ТОВ «Круїз» співпрацювати з підприємцями, що мають договори зі страховими компаніями, що дозволяє підприємствам відносити вартість путівки на собівартість продукції в розмірі 3% від Фонду оплати праці.
2. Порядок оформлення документів у ТОВ «Круїз»
Розглянемо особливості оформлення деяких документів у ТОВ «Круїз».
Для оформлення та обліку прийнятих на роботу працівників за трудовим договором на підприємстві застосовується форма № Т-1.
Дана форма складається особою, відповідальною за прийом, на всіх осіб, прийнятих на роботу в організацію на підставі укладеного трудового договору. У нашому випадку це інспектор відділу кадрів.
При оформленні наказу (розпорядження) про прийом працівника на роботу вказуються найменування структурного підрозділу, посада (спеціальність, професія), строк випробування, якщо працівнику встановлюється випробування при прийомі на роботу, а також умови прийому на роботу і характер майбутньої роботи (за сумісництвом, в порядку переведення з іншої організації, для заміщення тимчасово відсутнього працівника, для виконання певної роботи та ін.) При укладанні з працівником трудового договору на невизначений термін у реквізитах «Дата» (форма № Т-рядок (графа) «на» не заповнюється.
Підписаний керівником організації або уповноваженим на це особою наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку. На підставі наказу (розпорядження) працівником кадрової служби вноситься запис у трудову книжку про прийом працівника на роботу і заповнюються відповідні відомості в особистій картці (форма № Т-2), а в бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника (форма № Т-54).
Приклад заповнення наказу на прийом працівника представлений у додатку 1.
По рядку "Найменування організації» в нашому випадку заповнюється - ТОВ «Круїз». Потім у графі «Номер документа» проставляється порядковий номер наказу, а в графі «Дата складання», вказується дата складання цього наказу.
У нашому випадку в ТОВ «Круїз», службовця приймають на роботу терміном на один рік, про що робиться запис у графі «Дата».
Знову прийнятий працівник буде працювати у відділі маркетингу на посаді «Спеціаліст з маркетингових досліджень», про що робиться запис у відповідних рядках наказу.
Працівник приймається з випробувальним терміном три місяці, про що також робиться запис по рядку «з випробуванням на строк».
Також у наказі вказується посадовий оклад (7600 руб.), А в графі «надбавкою» проставляється прочерк, так як прийнятої на підприємстві формою оплати праці не передбачено виплата надбавок.
Для даного документа обов'язковим є підпис працівника, який засвідчує факт його ознайомлення з наказом і до умов прийому на роботу обговореними в даному документі.
Розглянемо документи, що застосовуються для оформлення та обліку відпусток.
Для оформлення наказу на відпустку на підприємстві застосовується типова уніфікована форма наказу № Т-6. Документ складається інспектором відділу кадрів. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки робляться відмітки в особовій картці (форма № Т-2), особовому рахунку (форма № Т-54) і виробляється розрахунок заробітної плати, належної за відпустку, за формою № Т-60 «Записка - розрахунок про надання відпустки працівнику ».
Приклад заповнення наказу на оформлення чергової відпустки в туристській фірмі ТОВ «Круїз», представлений у додатку 2.
По рядку "Найменування організації» в даному випадку заповнюється - ТОВ «Круїз». Потім у графі «Номер документа» проставляється порядковий номер наказу, а в графі «Дата складання», вказується дата складання цього наказу.
Оформляючи наказ на чергову відпустку, інспектор відділу кадрів в рядку «За період роботи», робить запис з 31 липня 2004 року по 31 травня 2005 року.
У даному випадку, що розглядається щорічна оплачувана відпустка надається на 28 календарних днів, про що в рядку «щорічна основна оплачувана відпустка» робиться запис, а також проставляється дата виходу у відпустку (01 червня 2005 року) і дата останнього дня відпустки (28 червня 2005 року) . У нашому випадку Мазалова Оксана Сергіївна повинна вийти на роботу 29 червня 2005 року.
Для цього документа обов'язковим є підпис керівника підприємства і підпис працівника, який іде у чергову відпустку.
Особисті картки заповнюються інспектором відділу кадрів на осіб, прийнятих на роботу, на підставі: наказу (розпорядження) про прийом на роботу (у ТОВ «Круїз» застосовується уніфікована форма № Т-1); паспорта або іншого документа, що посвідчує особу; трудової книжки або документа, що підтверджує трудовий стаж; страхового свідоцтва державного пенсійного страхування; документів військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу; документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки, а також відомостей, повідомлених про себе працівником. В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи відповідно до чинного законодавства Російської Федерації може передбачатися необхідність пред'явлення додаткових документів.
При заповненні п. 5 «Знання іноземної мови» розділу 1 форм вказується ступінь знання мови: "володію вільно», «читаю і можу порозумітися», «читаю і перекладаю зі словником».
Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені в організації та інші) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та інших підтверджують відповідний стаж документів.
При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які завіряються підписом працівника кадрової служби.
Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II «Відомості про військовий облік», є:
- Військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
- Посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу - на громадян, які підлягають призову на військову службу.
На громадян, які перебувають в запасі:
п. 1 «Категорія запасу» на офіцерів запасу не заповнюється;
п. 3 «Склад (профіль)» - заповнюється без скорочення (наприклад, «командний», «медичний» або «солдати», «матроси»);
п. 4 «Повне кодове позначення ВУС» - записується повне позначення (шість цифр, наприклад «021101» або шість цифр і буквений знак, наприклад, «113194А»);
п. 5 «Категорія придатності до військової служби» - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежена придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби ). При відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія «А»;
в п. 7 «Перебуває на військовому обліку» заповнюється (простим олівцем):
рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного приписи і (або) штампа про видачу та вилучення мобілізаційних приписів;
рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу:
пункти: п. 1 "Категорія запасу», п. 3 «Склад (профіль)», п. 4 2Полное кодове позначення ВУС »та п. 7« Перебуває на військовому обліку »не заповнюються;
п. 2 «Військове звання» - робиться запис «підлягає призову»;
п. 5 «Категорія придатності до військової служби» - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежена придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби ) або Д (не придатні до військової служби). Заповнюється на підставі запису в посвідченні громадянина, що підлягає призову на військову службу;
Заповнення пунктів, спеціально не визначені в Інструкції, проводиться на підставі інформації з перелічених документів.
У пункті 8 розділу II особистої картки громадянина, який досяг граничного віку перебування в запасі, чи громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка «знятий з військового обліку за віком" або "знятий з військового обліку за станом здоров'я ».
У розділі «Прийом на роботу, переклади на іншу роботу» з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма № Т-1 або № Т-1a) і наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу ( форма N Т-5), адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку у графі 6 форм.
У розділі «Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівнику в період роботи в організації.
Розділ "Додаткові відомості" заповнюється для повноти обліку відомостей про співробітників, які навчаються у навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів.
У ТОВ «Круїз» особисті картки заведені на кожного працівника цієї фірми. Особливе значення при прийнятті на роботу має знання іноземної мови, тому що в процесі роботи доводиться спілкуватися з іноземними громадянами, які приїхали в Росію і не знають російської мови. Тому при прийнятті на роботу в ТОВ «Круїз», у графі 5 «Знання іноземної мови» робиться відмітка про це. Вища освіта і знання англійської мови відіграли не останню роль при прийнятті на роботу даного працівника.
Так як бухгалтер 1 категорії жінка, то розділ II «Відомості про військовий облік», не заповнюється.
20 вересня 2005 Мазаловой Оксані Сергіївні підвищили оклад до 7000 рублів. Тому в розділі III «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу» зробили відповідний запис. Підвищення окладу відбулося в результаті атестації 19 серпня 2005. Внаслідок цього в розділі IV «Атестація» було зроблено запис про відповідність працівником займаної посади.
Мазалова Оксана Сергіївна не перебуває у шлюбі, тому в графі 9 поставлена ​​запис «незаміжня», а в графі 10 «Склад сім'ї» перераховані рідні працівника (батько, мати, брат).
У розглянутому нами випадку даний працівник побував у відпустці два рази, про що записано в розділі VIII «Відпустка».
Графік відпусток (форма № Т-7) застосовується для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік за місяцями. Графік відпусток - зведений графік. При його складанні враховуються положення чинного законодавства Російської Федерації, специфіка діяльності організації та побажання працівників.
Графік відпусток підписується керівником кадрової служби і затверджується керівником організації або уповноваженим ним на це особою з урахуванням мотивованої думки виборного профспілкового органу (за наявності останнього) даної організації щодо черговості надання оплачуваних відпусток.
При перенесенні терміну відпустки на інший час за згодою працівника і керівника структурного підрозділу у графік відпусток вносяться відповідні зміни з дозволу особи, яка затвердила графік або особи, уповноваженого ним на це. Перенесення відпустки провадиться в порядку, встановленому законодавством Російської Федерації, на підставі документа, складеного в довільній формі.
Приклад заповнення графіка відпусток (у скороченому вигляді) представлений у додатку 4.
У ТОВ «Круїз» для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників застосовується уніфікована форма № Т-7. При складанні цього графіка кожен працівник фірми має право ознайомитися з даними графіка. Обговорити і узгодити зі своїм безпосереднім начальником дату своєї чергової відпустки. Якщо відбулися які ні будь події і необхідно поміняти дату відпустки, то в графік відпусток інспектор відділу кадрів внесе зміни.
У ТОВ «Круїз» немає профспілкової органу, тому графік відпусток стверджує і підписує генеральний директор ТОВ «Круїз».

Список літератури
1. Стенюков М.В. Документи. Діловодство. - М.: «Видавництво ПРІОР», (видання 3-тє, перероблене і доповнене), 1999. - 144с.
2. Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях і відповіді: Навчальний посібник для студентів економічних вузів і коледжів - 2-е вид., Перераб. і доп. / / Серія «Підручники і навчальний посібник» - Ростов н / Д: видавництво «Фенікс», 2001. - 320с.
3. Діловодство (організація і технологія управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359.
4. Пшенкой А.В. Документаційне забезпечення управління (Діловодство): Учеб. посібник. - М: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. - 256с.

Додаток 1
Типова форма № П-1
Затверджена постановою Держкомстату РФ
від 5 січня 2004 р. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301001
ТОВ «Круїз»		за ЄДРПОУ
найменування організації

		Номер документа	Дата складання
	НАКАЗ	26	12.05.2005

(Розпорядження)
про прийом працівника на роботу

	Прийняти на роботу		Дата
		з	13.05.2005
		по	13.05.2006

		Табельний номер
Горєв Микола Іванович		38
прізвище, ім'я, по батькові
в	Відділ маркетингу
	структурний підрозділ
Спеціаліст з маркетингових досліджень
посаду (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації
умови прийому на роботу, характер роботи

X. ДОДАТКОВІ ВІДОМОСТІ
XI. Підстави припинення трудового договору (ЗВІЛЬНЕННЯ)

Дата звільнення

"

"

20

р.

Наказ (розпорядження) №

від

"

"

20

р.

Працівник кадрової служби		Інспектор					Караваєва О.П.
		посаду			особистий підпис		розшифровка підпису
Працівник
	особистий підпис

Додаток 4
Типова форма № П-7
Затверджена постановою Держкомстату РФ
від 5 січня 2004 р. № 1

Код

Форма по ОКУД

0301020

ТОВ «Круїз»

за ЄДРПОУ

найменування організації

Думка виборного профспілкового органу

Стверджую

від

"

"

20

р. №

враховано

Керівник

Генеральний Директор

Номер документа

Дата складання

На рік

посаду

Макаров А.А.

ГРАФІК ВІДПУСТОК

16

10.01.2005

2005

особистий підпис

розшифровка підпису

"

11

"

Січень

20

05

р.