Зміст
Введення
1. Загальна характеристика контрольно-пропускного пункту р. Картали
2. Засновані завдання та функції організаційно-контрольного відділу
3. Розподіл повноважень між співробітниками відділу
4. Нормативна база та автоматизовані інформаційні системи, що використовуються в діяльності відділу
Висновок
Введення
Сьогодні наше суспільство здійснює винятково важку, багато в чому суперечливу зміну. У соціально-політичному житті це перехід від тоталітаризму до демократії, в економіці - від адміністративно-командної системи до ринку. Важлива частина цієї зміни, як показує світовий досвід - збагнення науки і мистецтва менеджменту. Тому ця тема є актуальною на сьогоднішній день. Менеджмент - сучасна система управління підприємством, що діє в умовах ринкової економіки. Термін «менеджмент» по суті, є аналогом терміна управління, його синонімом. Однак є відмінність. Управління відноситься до живої та неживої сфері. Наприклад, управління технікою, біологічними процесами, державою. Тобто управління є більш широким поняттям. Менеджмент застосовується тільки в управлінні соціально-економічними системами.
Виробнича практика мною була пройдена в Прикордонному Управлінні ФСБ РФ по Челябінській області в організаційно-контрольному відділі у період з 05.10.2009 р. по 25.10.2009 р.
Мета виробничої практики - закріплення і поглиблення отриманих теоретичних знань. Для цього, в період проходження практики вирішені наступні завдання:
- Вивчені:
1) структура Прикордонного Управління ФСБ РФ по Челябінській області, функції і завдання організаційно-контрольного відділу;
2) специфіка роботи ПУ ФСБ РФ контрольного відділу;
- Проаналізовано:
3) нормативно-правові документи, що регламентують діяльність організаційно-контрольного відділу,
4) посадові регламенти працівників організаційно-контрольного відділу;
5) використовуються для забезпечення діяльності організаційно-контрольного відділу програмні продукти.
1. Загальна характеристика контрольно-пропускного пункту р. Картали
Залізничний пункт пропуску «Картали» - розташований на станції «Картали» на залізничній гілці сполученням «Тобол - Картали», що є великою вузловою станцією міжнародного вантажопасажирського повідомлення. Станція має 4 напрямки - Челябінськ, - Магнітогорськ, - Орськ, - Тобол (РК). В інженерному відношенні пункт пропуску не облаштований. Особливістю пункту пропуску є віддаленість від державного кордону на 36 км. Населення прикордонного району займається в основному сезонними сільгосп роботами, особистим підсобним господарством.
У пункті пропуску здійснюють діяльність такі контрольні органи:
- Митний пост ЖДПП Картали;
- ЛВВС на станції Картали ЮУ УВС на транспорті;
- Пост ветеринарного прикордонного контролю;
- Пост фітосанітарного контролю;
- Пост прикордонного санітарно-карантинного контролю (Росспоживнагляд).
Обсяг руху за добу складає:
За особам - до 1500 осіб.
Пасажирських поїздів - 3 - 5.
Оснащення і обладнання пункту пропуску не відповідає типовим технічним вимогам (Закон РФ від 01.04.93 р. № 4730-1 «Про Державну кордоні РФ»).
В інженерному відношенні пункт пропуску на станції Картали не обладнаний:
- Відсутні доглядових колодязі, перекидні мости, спостережні вежі;
- Відсутні необхідну кількість щогл освітлення;
- Відсутні захисні огорожі;
- Відсутні службові приміщення для розміщення підрозділу та ін
Залізничний пункт пропуску «Картали» встановлено на підставі Угоди Уряду РФ і РК від 23 грудня 1998 року «Про утворення пунктів пропуску через Державний кордон», ноти МЗС РФ від 05 квітня 2001 року № 185 / 3 дснг та Додатком № 2 до протоколу 5 засідання Міжурядової комісії між РФ та РК від 15 лютого 2001 року «Про затвердження переліку пунктів пропуску на російсько-казахстанському кордоні».
Залізничний пункт пропуску «Картали» - за характером міжнародного сполучення - вантажно-пасажирський, за режимом роботи - постійний, багатосторонній.
Проблемні питання:
1. відсутність нормативно - правової бази про відкриття залізничного пункту пропуску «Картали», що ускладнює роботу з адміністрацією залізничної станції «Картали».
2. не достатня укомплектованість кпп офіцерами та особовим складом;
3. обладнання та оснащення пункту пропуску не відповідає «типовим технічним вимогам з комплексного устаткування пунктів пропуску через державний кордон РФ та оснащення їх технічними засобами прикордонного контролю».
4. відсутність обладнаного контрольного поста і значна віддаленість пункту пропуску від лінії державного кордону (становить близько 36 кілометрів), внаслідок чого відсутній контроль за рухом осіб і транспортних засобів від лінії державного кордону до пункту пропуску та в зворотному напрямку.
Пропуск через державний кордон осіб, транспортних засобів, вантажів, товарів і тварин проводиться у встановлених і відкритих відповідно до статті 12 цього Закону пунктах пропуску через Державний кордон і полягає у визнанні законності перетину Державного кордону особами, транспортними засобами, що прибули на територію Російської Федерації, переміщення через Державний кордон вантажів, товарів, тварин на територію Російської Федерації або в дозволі на перетин Державного кордону особами, транспортними засобами, що зменшуються з меж Російської Федерації, переміщення через Державний кордон вантажів, товарів, тварин за межі Російської Федерації (частина доповнена з 17 серпня 1994 Федеральним законом від 10 серпня 1994 року N 23-ФЗ; доповнена з 1 січня 2007 року Федеральним законом від 30 грудня 2006 року N 266-ФЗ - див. попередню редакцію).
Підставою для пропуску через Державний кордон осіб, транспортних засобів, вантажів, товарів і тварин є наявність дійсних документів на право в'їзду осіб в Російську Федерацію або виїзду їх з Російської Федерації, документів на транспортні засоби, вантажі, товари і тварин (частина доповнена з 17 серпня 1994 Федеральним законом від 10 серпня 1994 року N 23-ФЗ). * 11.2)
Не підлягають пропуску через Державний кордон іноземні громадяни та особи без громадянства, яким відповідно до законодавства Російської Федерації не дозволений в'їзд до Російської Федерації, а також особи, щодо яких у встановленому законодавством Російської Федерації порядку прийнято рішення про заборону виїзду з Російської Федерації (частина в редакції, введеної в дію з 10 грудня 1996 року Федеральним законом від 29 листопада 1996 року N 148-ФЗ). * 11.3)
Договором Російської Федерації з суміжною державою може бути встановлено спрощений порядок пропуску через Державний кордон громадян Російської Федерації і суміжної держави в частині визначення документів на право виїзду з Російської Федерації та в'їзду в Російську Федерацію. * 11.4)
Пропуск осіб, транспортних засобів, вантажів, товарів і тварин через Державний кордон включає здійснення прикордонного контролю (перевірку підстав для пропуску через Державний кордон осіб, транспортних засобів, вантажів, товарів і тварин, огляд транспортних засобів, вантажів і товарів з метою виявлення та затримання порушників правил перетину Державного кордону, переміщуваних вантажів, товарів і тварин, які заборонені законодавством Російської Федерації до ввезення в Україну або вивезення з Російської Федерації) і митного контролю, а у випадках, встановлених міжнародними договорами Російської Федерації і федеральними законами, та інших видів контролю. Перелік інших видів контролю, які здійснюються у пунктах пропуску через Державний кордон, встановлюється Урядом Російської Федерації (частина доповнена з 17 серпня 1994 Федеральним законом від 10 серпня 1994 року N 23-ФЗ; текст у дужках у редакції, введеної в дію з 10 грудня 1996 року Федеральним законом від 29 листопада 1996 року N 148-ФЗ; 2 частина в редакції, введеної в дію з 5 листопада 1998 Федеральним законом від 24 липня 1998 року N 127-ФЗ; в редакції, введеної в дію з 1 січня 2007 року Федеральним законом від 30 грудня 2006 року N 266-ФЗ, - див. попередню редакцію).
Зміст, засоби та методи контролю, порядок його здійснення встановлюються Урядом Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації (частина в редакції, введеної в дію з 1 січня 2005 року Федеральним законом від 22 серпня 2004 року N 122-ФЗ; в редакції, введеної в дію з 1 січня 2007 року Федеральним законом від 30 грудня 2006 року N 266-ФЗ; в редакції, введеної в дію з 10 січня 2009 року Федеральним законом від 25 грудня 2008 року N 291-ФЗ, - див. попередню редакцію). * 11.6) Пропуск через державний кордон російських повітряних суден, що виконують спеціальні міжнародні польоти з аеропортів, з аеродромів, не відкритих для міжнародних польотів, а також іноземних і російських повітряних суден, що здійснюють змушені посадки в невстановлених місцях, виробляють органи федеральної служби безпеки Російської Федерації спільно з адміністрацією аеропортів, аеродромів або командуванням авіаційних частин Збройних Сил Російської Федерації з наступним повідомленням зацікавлених органів Російської Федерації (частина в редакції, Федеральним законом від 29 листопада 1996 року N 148-ФЗ; в редакції, введеної в дію з 1 липня 2003 року Федеральним законом від 30 червня 2003 року N 86-ФЗ).
За рішенням Уряду Російської Федерації прикордонний, митний контроль, а у випадках, встановлених міжнародними договорами Російської Федерації і федеральними законами, та інші види контролю при міжнародних пасажирських перевезеннях залізничним транспортом можуть здійснюватися поза пунктами пропуску через Державний кордон (частина додатково включена з 10 січня 2009 Федеральним законом від 25 грудня 2008 року N 291-ФЗ).
Державний кордон Російської Федерації є лінія і проходить по цій лінії вертикальна поверхня, що визначає межі державної території (суші, вод, надр і повітряного простору) Російської федерації, тобто просторових меж дії державного суверенітету Російської Федерації. Державною кордоном Російської Федерації є межа, закріплена чинними міжнародними договорами і законодавчими актами держави.
Режим державного кордону включає правила:
- Утримання державного кордону;
- Перетинання державного кордону особами і транспортними засобами;
- Переміщення через державний кордон вантажів, товарів і тварин;
- Пропуску через державний кордон осіб, транспортних засобів;
- Вантажів, товарів і тварин;.
- Ведення на державному кордоні або поблизу неї на території Російської Федерації господарської, промислової та іншої діяльності;
- Дозволу з іноземними державами інцидентів, пов'язаних з порушенням зазначених правил та ін Прикордонний режим включає правила в'їзду (проходу), тимчасового перебування, пересування осіб і транспортних засобів у прикордонній зоні; господарської, промисловій та іншої діяльності, проведення масових суспільно-політичних, культурних та інших заходів у прикордонній зоні; обліку та тримання російських маломірних самохідних і несамохідних (надводних і підводних) судів (коштів) і судів (коштів) пересування по льоду, їх плавання і пересування по льоду в територіальних та внутрішніх водах Російської Федерації 8
Режим державного кордону встановлюється Законом про Державний кордон РФ, іншими федеральними законами, міжнародними договорами Російської Федерації. 9 Правил утримання державного кордону регулюється порядок збереження та підтримання в справному стані прикордонних знаків, їх контрольних оглядів, обладнання та утримання прикордонних. просік, проведення спільних з суміжною державою перевірок проходження державного кордону та ін
2. Основні завдання та функції організаційно-контрольного відділу
Прикордонне Управління ФСБ по Челябінській області (далі - Управління) є територіальний орган Федеральної реєстраційної служби (далі - Росреєстрації), входить до системи органів виконавчої влади і володіє широким переліком функцій і повноважень.
Організаційно-контрольний відділу (далі - відділ) входить в структуру Управління та є підрозділом, що здійснює організаційну та контрольно-аналітичну діяльність, роботу по зв'язках з громадськістю, засобами масової інформації та звернень громадян, що забезпечує єдиний документообіг в Управлінні. Відділ знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні керівника Управління. Штатна чисельність відділу визначаються з урахуванням обсягу та характеру виконуваних відділом завдань, затверджується керівником.
Основними завданнями відділу є:
- Організаційно-методичне забезпечення управлінської діяльності;
- Організація та здійснення планування діяльності Управління;
- Забезпечення контролю за станом виконавської дисципліною у відділах Управління;
- Організація та контроль роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб;
- Забезпечення єдиного порядку роботи з документами.
Відділ, відповідно до покладених на нього завдань, здійснює такі функції:
1. Забезпечення комплексного підходу та узгоджених дій відділів центрального апарату за основними напрямками діяльності Управління.
2. Розробка пропозицій щодо вдосконалення організаційно-управлінської діяльності та інших управлінських рішень, спрямованих на реалізацію покладених на Управління завдань.
3. Узагальнення та поширення позитивного досвіду організації роботи відділів по реалізації державної політики у сфері діяльності Управління.
4. Участь у підготовці та проведенні засідань Колегії Управління, оперативних нарад при керівникові Управління, робочих груп, семінарів-нарад з питань віднесених до діяльності Управління.
5. Організація проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірок. Безпосередню участь у перевірках з питань компетенції відділу.
6. Проведення спільно з іншими відділами Управління аналізу результатів перевірок, напрямок результатів у перевіряються відділи.
7. Здійснення підготовки статистичної звітності та узагальнення аналітичної інформації щодо діяльності Управління, забезпечення своєчасного направлення звітів та інформації за місцем призначення.
8. Ведення наглядових справ по відділах центрального апарату і територіальним відділам Управління.
9. Розробка відповідно до компетенції відділу і узгодження локальних актів Управління.
10. Організація роботи з інформування населення області про діяльність відділів центрального апарату та територіальних відділів Управління через засоби масової інформації.
11. Проведення прес-конференцій, брифінгів, підготовка прес-релізів для журналістів з метою надання їм достовірної інформації про роботу Управління, а також для залучення більш широкого кола засобів масової інформації до висвітлення питань діяльності Росреєстрації.
12. Здійснення збору і систематизації матеріалів з публікаціями співробітників Управління та журналістів про його діяльність.
13. Підготовка пропозицій та формування перспективних і поточних планів: плану роботи Управління, плани роботи Колегії та оперативної наради, плану-графіка перевірок та службових відряджень федеральних державних цивільних службовців Управління, інших спеціальних планів заходів, спрямованих на виконання конкретних доручень.
14. Проведення аналізу та статистичного узагальнення стану виконавської дисципліни територіальних відділів Управління за основними напрямками діяльності.
15. Здійснення контролю:
- За виконанням відділами Управління наказів і розпоряджень Мінекономрозвитку Росії, Росреєстрації, виконання за формами та строками планів основних організаційних заходів Управління, інших планів роботи, наказів, розпоряджень і доручень керівництва Управління;
- За виконанням прийнятих рішень Колегії Управління, оперативної наради при керівникові;
- За якістю підготовки та дотриманням встановленого порядку направлення документів організаційного характеру, забезпечення їх узгодженості, виключення дублювання.
16. Здійснення оперативного моніторингу з виконання рішень керівництва Управління.
17. Здійснення прийому, реєстрації, обліку звернень громадян, що надходять до Управління.
18. Здійснення контролю за дотриманням встановлених термінів виконання звернень громадян та юридичних осіб.
19. Координація прийому громадян керівником Управління та його заступниками.
20. Здійснення прийому, реєстрації, обліку, зберігання, оперативного пошуку, передача за призначенням вхідної кореспонденції, відправка вихідної кореспонденції, ведення електронної бази реєстрації документів.
Організовує роботу відділу з аналізу, узагальнення діяльності Управління; підписує службову документацію в межах своєї компетенції, бере участь у засіданнях колегії, оперативних нарадах, інших заходах, які проводить керівник Управління; скликає наради представників відділів центрального апарату та територіальних відділів Управління з питань, що входять в його компетенцію ; виконує інші доручення керівництва Управління.
Заступник начальника здійснює контроль за якістю підготовки та своєчасністю напрямки у Федеральну реєстраційну службу і інші інстанції відділами Управління відомчої статистичної звітності, за підготовкою планів основних організаційних заходів відділів Управління, проводить узагальнення інформації про діяльність Управління, забезпечує проведення щоквартального інструктажу співробітників відділу, а також знову прийнятих співробітників, виконує обов'язки начальника відділу у період його відсутності.
Провідний спеціаліст-експерт здійснює організацію планування діяльності Управління та відділу (підготовка проектів планів роботи Управління, колегії, оперативної наради, спеціальних планів по реалізації основних правових актів та розпорядчих документів вищестоящих організацій тощо), підготовку проектів наказів керівника Управління, підготовку аналітичних матеріалів по питань, віднесених до компетенції відділу, підготовку узагальнених інформаційно-аналітичних матеріалів про результати роботи Управління, організацію та забезпечення централізованого обліку та своєчасного розгляду письмових та усних звернень громадян, організацію та забезпечення проведення засідань постійно діючої комісії по роботі зі зверненнями громадян в Управлінні, у тому числі підготовку аналітичних матеріалів, проведення анкетування громадян, визначення рейтингу діяльності відокремлених підрозділів Управління, організаційне забезпечення та участь у комплексних та контрольних перевірок.
Спеціаліст-експерт здійснює контроль за виконанням та дотриманням термінів виконання документів, планування основних заходів Управління на місяць, готує статистичну звітність відділу, проводить перевірку статистичної звітності, що надається в Росреєстрацію відділами, веде роботу з сайтом Управління.
Старший спеціаліста 1 розряду, спеціаліст 1 розряду проводить прийом, обробку, реєстрацію, розподіл вхідної і внутрішньої кореспонденції, реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції, підготовку та реєстрацію посвідчень про відрядження, організацію передплати на періодичні видання, реєстрацію довіреностей, розробку зведеної номенклатури справ Управління, методичне забезпечення підготовки номенклатури справ відділів Управління, прийом, систематизацію документів, які надійшли на зберігання в архів, забезпечення їх збереження, складання описів справ, актів знищення документів, терміни яких закінчилися.
Таким чином з всього вище сказаного можна зробити висновок, що обов'язки між службовцями відділу розподілені рівномірно. Це сприяє ефективній роботі відділу в цілому. Однак, у випадку, коли кілька службовців займають однакові посади, їх діяльність регламентується одним посадовою регламентом, у той час як характер виконуваних функцій може бути різним. Вихід тут може бути знайдений шляхом складання посадової регламенту не на посаду, а на конкретного фахівця.
4. Нормативна база та автоматизовані інформаційні системи, що використовуються в діяльності відділу
У своїй роботі службовці відділу керуються Конституцією Російської Федерації, федеральними конституційними законами, федеральними законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації в частині, необхідної для виконання посадових обов'язків, у тому числі Федеральним законом від 27.07.2004. № 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації», актами Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, нормативними правовими актами Міністерства економічного розвитку Російської Федерації, правовими акти Федеральної реєстраційної служби, Положенням про Управління, Службовим розпорядком Управління, наказами та розпорядженнями керівника Управління , Положенням про відділ та посадовими регламентами.
Аналіз нормативно-правової бази відділу показав, що відносно спеціальних систем документації, що функціонують в Управлінні, існує і продовжує регулярно поповнюватися й удосконалюватися досить докладна і якісна нормативна база. Зокрема, норми регулюють діловодство тих чи інших процесів у рамках здійснення функцій Росреєстрації та її територіальними органами, містяться і на рівні федерального законодавства, і в окремих постановах уряду РФ 1 і в наказах Міністерств і відомств РФ. Крім того, в рамках адміністративної реформи розробляються і впроваджуються адміністративні регламенти виконання окремих державних функцій і надання послуг 1, які містять докладні процедурні опису технології здійснення цих функцій, і містять, в тому числі, питання, що стосуються документаційного супроводу всіх процесів.
Таким чином, подібні регламенти, єдині для виконання всіма органами державної влади, є нормативними правовими актами прямої дії.
Що стосується загального діловодства, то тут спостерігається якісно інша ситуація. Інструкція з діловодства у Федеральній реєстраційній службі створювалася ще на основі розробленої та діяла до 2006 року Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Вона має лише невеликі відмінності в частині індивідуалізації її положень для конкретної структури. Крім того, Інструкція Федеральної реєстраційної служби вводилася як тимчасова на ранніх стадіях функціонування служби, і з цієї причини не тільки не відповідає Типової інструкції, але і не містить конкретики організаційних моментів. Згодом вся склалася технологія повинна була отримати своє відображення у підсумковому документі - нової Інструкції з діловодства, однак цього не сталося.
У вересні 2005 року в Управлінні була введена власна Тимчасова інструкція з діловодства 1. Фактично даний документ по змісту повторює розглянуту вище Інструкції Федеральної реєстраційної служби. Такий підхід також не можна вважати правильним, оскільки дана інструкція потребує адаптації не тільки з точки зору її відповідності нормам Типової інструкції, але і з точки зору специфіки Управління. Формальний характер інструкції привів до необхідності видання окремих розпорядчих документів з конкретних організаційних і процедурних моментів. Зокрема, окремими наказами встановлюються: вимоги до порядку розробки і оформлення локальних актів, порядок використання гербових бланків 1, процедура постановки документів на контроль та зняття з контролю.
Таким чином, встановлена необхідність удосконалення нормативної бази загального діловодства на локальному рівні. Перед організаційно-контрольним відділом стоїть завдання з розробки якісної інструкції з діловодства.
При організації роботи з документами у відділі використовуються традиційні технології автоматизованої системи електронного документообігу та діловодства на базі СУБД Lotus Notes. («Безпаперовий» документообіг). Зазначена система функціонує також і у відокремлених підрозділах Управління. У відділі встановлено два модулі системи: «Службова кореспонденція» та «Контроль виконання документів».
За допомогою зазначеної системи:
- Автоматизований процес реєстрації вхідної кореспонденції;
- Автоматизований процес реєстрації вихідної кореспонденції, причому у випадках, коли вихідна кореспонденція є відповіддю на вхідну, фіксується посилання на вхідний документ;
- Здійснюється контроль проходження документів по виконавцям;
- Здійснюється контроль термінів виконання документів;
- Здійснюється швидкий пошук документів за різними реквізитами;
- Створена база даних документів за кілька років.
Реєстрація наказів і розпоряджень керівника також ведеться в базі Lotus Notes, система реєстрації наказів дозволяє виводити реєстри зареєстрованих документів на друк і вести якісний контроль виконання документів. Однак слід відзначити, що заяви, службові та доповідні записки не заносяться в базу, а реєструються в журналі.
Для організації роботи зі зверненнями громадян та контролю за дотриманням термінів розгляду звернень громадян в Управлінні функціонує програма на базі СУБД Access «Кодекс: Листи і звернення громадян». За допомогою цієї програми виводиться форма звітності за зверненнями громадян, що спрямовується до Росреєстрацію.
Отже, у відділі використовується часткова автоматизація, заснована на використанні СУБД Lotus Notes і Access «Кодекс: Листи і звернення громадян». Дана система має досить велике поширення в органах виконавчої влади і володіє широкими можливостями з побудови ефективної пошукової системи.
Висновок
Управління є структурним підрозділом. У діяльності відділу виділені два напрямки: організаційно-контрольне (планування, контроль, звернення громадян, проведення нарад, семінарів, перевірок) та діловодство. У своїй роботі відділ керується Конституцією Російської Федерації, федеральними законами, указами і розпорядженнями Президента Росії, постановами і розпорядженнями Уряду Російської Федерації, нормативними правовими актами міністерств і відомств Російської Федерації, положенням про Управління, розпорядчими документами Управління та цим положенням.
Посадові обов'язки між службовцями відділу розподілені рівномірно. У відділі практикується взаємозамінність працівників, що дозволяє не порушувати робочий процес під час щорічних відпусток службовців відділу, або при настанні їхньої непрацездатності. Однак, у випадку, коли кілька службовців займають однакові посади, їх діяльність регламентується одним посадовою регламентом, у той час як характер виконуваних функцій може бути різним. Вихід тут може бути знайдений шляхом виділення в структурі відділу робочих місць і складання регламентів на кожне таке місце.
У ході проходження практики в Прикордонному Управлінні ФСБ РФ по Челябінській області були виявлені наступні аспекти діяльності відділу.
Проведений аналіз документів, що регламентують діяльність відділу, встановлено необхідність розробки інструкції з діловодства, яка має чітко і детально встановлювати правила документування та організації роботи з документами, а також організаційні та процедурні моменти діяльності. Від того, наскільки детально і повно буде описана система планування, контролю виконання документів залежить організація цієї роботи та її результати, які, безсумнівно, позначаться і на всій діяльності Управління.
Наявність у відділі автоматизованих інформаційних систем дозволяє оперативно і більш якісно працювати з документами. Однак необхідно внутрішню кореспонденцію також реєструвати в єдиній електронній базі. У цілому відділ Прикордонного Управління справляється зі своїми посадовими обов'язками.
2. Про державну цивільну службу Російської Федерації: Федеральний закон від 27 липня 2004 р. № 79-ФЗ. М.: Омега-Л, 2008. 80 с. 165
3. Про державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним: Федеральний закон від 21 липня 1997 р. № 122-ФЗ (з послід. Зм.) / / Збори законодавства РФ. 1997. № 30. Ст. 3594; 2008. № 20
4. Про затвердження правил ведення ЕГРП на нерухоме майно та угод з ним: Постанова Уряду РФ від 18 лютого 1998 р. № 219 (з посл. Зм.) / / Збори законодавства РФ. 1998. № 8. Ст. 963; 2002. № 41. Ст. 3983; 2003. № 37. Ст. 3584; 2004. № 47. Ст. 4652; 2006. № 48. Ст. 5038
5. Про затвердження Адміністративного регламенту виконання державної функції з державної реєстрації прав на нерухоме майно та угод з ним: Наказ Міністерства юстиції РФ від 14 вересня 2006 р. № 293 / / Російська газета. 2006. № 4178
6. Про затвердження Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади: Наказ Мінкультури РФ від 8 листопада 2005 р. № 536 / / Російська газета. 2006. 7 лютого № 24
7. Про затвердження тимчасової інструкції з діловодства в Головному Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області: Наказ Головного Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області від 6 вересня 2005 р. № 93-о (документ не опублікований)
8. Про затвердження положення про локальних правових актах Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області: Наказ Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області від 28 лютого 2002 р. № 55-о (документ не опублікований)
9. Про затвердження інструкції про порядок використання гербових бланків документів Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області: Наказ Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області від 28 березня 2008 р. № 83-о (документ не опублікований)
10. Про затвердження Положення про забезпечення контролю в Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області за виконанням документів, доручень федеральних органів державної влади РФ, органів державної влади Челябінської області, керівника Управління: Наказ Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області від 11 квітня 2008 р. № 98 -о (документ не опублікований)
11. Про затвердження Положення про порядок роботи зі зверненнями громадян і представників юридичних осіб в Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області: Наказ Управління від 29 травня 2008. № 130-о (документ не опублікований).
Введення
1. Загальна характеристика контрольно-пропускного пункту р. Картали
2. Засновані завдання та функції організаційно-контрольного відділу
3. Розподіл повноважень між співробітниками відділу
4. Нормативна база та автоматизовані інформаційні системи, що використовуються в діяльності відділу
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Сьогодні наше суспільство здійснює винятково важку, багато в чому суперечливу зміну. У соціально-політичному житті це перехід від тоталітаризму до демократії, в економіці - від адміністративно-командної системи до ринку. Важлива частина цієї зміни, як показує світовий досвід - збагнення науки і мистецтва менеджменту. Тому ця тема є актуальною на сьогоднішній день. Менеджмент - сучасна система управління підприємством, що діє в умовах ринкової економіки. Термін «менеджмент» по суті, є аналогом терміна управління, його синонімом. Однак є відмінність. Управління відноситься до живої та неживої сфері. Наприклад, управління технікою, біологічними процесами, державою. Тобто управління є більш широким поняттям. Менеджмент застосовується тільки в управлінні соціально-економічними системами.
Виробнича практика мною була пройдена в Прикордонному Управлінні ФСБ РФ по Челябінській області в організаційно-контрольному відділі у період з 05.10.2009 р. по 25.10.2009 р.
Мета виробничої практики - закріплення і поглиблення отриманих теоретичних знань. Для цього, в період проходження практики вирішені наступні завдання:
- Вивчені:
1) структура Прикордонного Управління ФСБ РФ по Челябінській області, функції і завдання організаційно-контрольного відділу;
2) специфіка роботи ПУ ФСБ РФ контрольного відділу;
- Проаналізовано:
3) нормативно-правові документи, що регламентують діяльність організаційно-контрольного відділу,
4) посадові регламенти працівників організаційно-контрольного відділу;
5) використовуються для забезпечення діяльності організаційно-контрольного відділу програмні продукти.
1. Загальна характеристика контрольно-пропускного пункту р. Картали
Залізничний пункт пропуску «Картали» - розташований на станції «Картали» на залізничній гілці сполученням «Тобол - Картали», що є великою вузловою станцією міжнародного вантажопасажирського повідомлення. Станція має 4 напрямки - Челябінськ, - Магнітогорськ, - Орськ, - Тобол (РК). В інженерному відношенні пункт пропуску не облаштований. Особливістю пункту пропуску є віддаленість від державного кордону на 36 км. Населення прикордонного району займається в основному сезонними сільгосп роботами, особистим підсобним господарством.
У пункті пропуску здійснюють діяльність такі контрольні органи:
- Митний пост ЖДПП Картали;
- ЛВВС на станції Картали ЮУ УВС на транспорті;
- Пост ветеринарного прикордонного контролю;
- Пост фітосанітарного контролю;
- Пост прикордонного санітарно-карантинного контролю (Росспоживнагляд).
Обсяг руху за добу складає:
За особам - до 1500 осіб.
Пасажирських поїздів - 3 - 5.
Оснащення і обладнання пункту пропуску не відповідає типовим технічним вимогам (Закон РФ від 01.04.93 р. № 4730-1 «Про Державну кордоні РФ»).
В інженерному відношенні пункт пропуску на станції Картали не обладнаний:
- Відсутні доглядових колодязі, перекидні мости, спостережні вежі;
- Відсутні необхідну кількість щогл освітлення;
- Відсутні захисні огорожі;
- Відсутні службові приміщення для розміщення підрозділу та ін
Залізничний пункт пропуску «Картали» встановлено на підставі Угоди Уряду РФ і РК від 23 грудня 1998 року «Про утворення пунктів пропуску через Державний кордон», ноти МЗС РФ від 05 квітня 2001 року № 185 / 3 дснг та Додатком № 2 до протоколу 5 засідання Міжурядової комісії між РФ та РК від 15 лютого 2001 року «Про затвердження переліку пунктів пропуску на російсько-казахстанському кордоні».
Залізничний пункт пропуску «Картали» - за характером міжнародного сполучення - вантажно-пасажирський, за режимом роботи - постійний, багатосторонній.
Проблемні питання:
1. відсутність нормативно - правової бази про відкриття залізничного пункту пропуску «Картали», що ускладнює роботу з адміністрацією залізничної станції «Картали».
2. не достатня укомплектованість кпп офіцерами та особовим складом;
3. обладнання та оснащення пункту пропуску не відповідає «типовим технічним вимогам з комплексного устаткування пунктів пропуску через державний кордон РФ та оснащення їх технічними засобами прикордонного контролю».
4. відсутність обладнаного контрольного поста і значна віддаленість пункту пропуску від лінії державного кордону (становить близько 36 кілометрів), внаслідок чого відсутній контроль за рухом осіб і транспортних засобів від лінії державного кордону до пункту пропуску та в зворотному напрямку.
Пропуск через державний кордон осіб, транспортних засобів, вантажів, товарів і тварин проводиться у встановлених і відкритих відповідно до статті 12 цього Закону пунктах пропуску через Державний кордон і полягає у визнанні законності перетину Державного кордону особами, транспортними засобами, що прибули на територію Російської Федерації, переміщення через Державний кордон вантажів, товарів, тварин на територію Російської Федерації або в дозволі на перетин Державного кордону особами, транспортними засобами, що зменшуються з меж Російської Федерації, переміщення через Державний кордон вантажів, товарів, тварин за межі Російської Федерації (частина доповнена з 17 серпня 1994 Федеральним законом від 10 серпня 1994 року N 23-ФЗ; доповнена з 1 січня 2007 року Федеральним законом від 30 грудня 2006 року N 266-ФЗ - див. попередню редакцію).
Підставою для пропуску через Державний кордон осіб, транспортних засобів, вантажів, товарів і тварин є наявність дійсних документів на право в'їзду осіб в Російську Федерацію або виїзду їх з Російської Федерації, документів на транспортні засоби, вантажі, товари і тварин (частина доповнена з 17 серпня 1994 Федеральним законом від 10 серпня 1994 року N 23-ФЗ). * 11.2)
Не підлягають пропуску через Державний кордон іноземні громадяни та особи без громадянства, яким відповідно до законодавства Російської Федерації не дозволений в'їзд до Російської Федерації, а також особи, щодо яких у встановленому законодавством Російської Федерації порядку прийнято рішення про заборону виїзду з Російської Федерації (частина в редакції, введеної в дію з 10 грудня 1996 року Федеральним законом від 29 листопада 1996 року N 148-ФЗ). * 11.3)
Договором Російської Федерації з суміжною державою може бути встановлено спрощений порядок пропуску через Державний кордон громадян Російської Федерації і суміжної держави в частині визначення документів на право виїзду з Російської Федерації та в'їзду в Російську Федерацію. * 11.4)
Пропуск осіб, транспортних засобів, вантажів, товарів і тварин через Державний кордон включає здійснення прикордонного контролю (перевірку підстав для пропуску через Державний кордон осіб, транспортних засобів, вантажів, товарів і тварин, огляд транспортних засобів, вантажів і товарів з метою виявлення та затримання порушників правил перетину Державного кордону, переміщуваних вантажів, товарів і тварин, які заборонені законодавством Російської Федерації до ввезення в Україну або вивезення з Російської Федерації) і митного контролю, а у випадках, встановлених міжнародними договорами Російської Федерації і федеральними законами, та інших видів контролю. Перелік інших видів контролю, які здійснюються у пунктах пропуску через Державний кордон, встановлюється Урядом Російської Федерації (частина доповнена з 17 серпня 1994 Федеральним законом від 10 серпня 1994 року N 23-ФЗ; текст у дужках у редакції, введеної в дію з 10 грудня 1996 року Федеральним законом від 29 листопада 1996 року N 148-ФЗ; 2 частина в редакції, введеної в дію з 5 листопада 1998 Федеральним законом від 24 липня 1998 року N 127-ФЗ; в редакції, введеної в дію з 1 січня 2007 року Федеральним законом від 30 грудня 2006 року N 266-ФЗ, - див. попередню редакцію).
Зміст, засоби та методи контролю, порядок його здійснення встановлюються Урядом Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації (частина в редакції, введеної в дію з 1 січня 2005 року Федеральним законом від 22 серпня 2004 року N 122-ФЗ; в редакції, введеної в дію з 1 січня 2007 року Федеральним законом від 30 грудня 2006 року N 266-ФЗ; в редакції, введеної в дію з 10 січня 2009 року Федеральним законом від 25 грудня 2008 року N 291-ФЗ, - див. попередню редакцію). * 11.6) Пропуск через державний кордон російських повітряних суден, що виконують спеціальні міжнародні польоти з аеропортів, з аеродромів, не відкритих для міжнародних польотів, а також іноземних і російських повітряних суден, що здійснюють змушені посадки в невстановлених місцях, виробляють органи федеральної служби безпеки Російської Федерації спільно з адміністрацією аеропортів, аеродромів або командуванням авіаційних частин Збройних Сил Російської Федерації з наступним повідомленням зацікавлених органів Російської Федерації (частина в редакції, Федеральним законом від 29 листопада 1996 року N 148-ФЗ; в редакції, введеної в дію з 1 липня 2003 року Федеральним законом від 30 червня 2003 року N 86-ФЗ).
За рішенням Уряду Російської Федерації прикордонний, митний контроль, а у випадках, встановлених міжнародними договорами Російської Федерації і федеральними законами, та інші види контролю при міжнародних пасажирських перевезеннях залізничним транспортом можуть здійснюватися поза пунктами пропуску через Державний кордон (частина додатково включена з 10 січня 2009 Федеральним законом від 25 грудня 2008 року N 291-ФЗ).
Державний кордон Російської Федерації є лінія і проходить по цій лінії вертикальна поверхня, що визначає межі державної території (суші, вод, надр і повітряного простору) Російської федерації, тобто просторових меж дії державного суверенітету Російської Федерації. Державною кордоном Російської Федерації є межа, закріплена чинними міжнародними договорами і законодавчими актами держави.
Режим державного кордону включає правила:
- Утримання державного кордону;
- Перетинання державного кордону особами і транспортними засобами;
- Переміщення через державний кордон вантажів, товарів і тварин;
- Пропуску через державний кордон осіб, транспортних засобів;
- Вантажів, товарів і тварин;.
- Ведення на державному кордоні або поблизу неї на території Російської Федерації господарської, промислової та іншої діяльності;
- Дозволу з іноземними державами інцидентів, пов'язаних з порушенням зазначених правил та ін Прикордонний режим включає правила в'їзду (проходу), тимчасового перебування, пересування осіб і транспортних засобів у прикордонній зоні; господарської, промисловій та іншої діяльності, проведення масових суспільно-політичних, культурних та інших заходів у прикордонній зоні; обліку та тримання російських маломірних самохідних і несамохідних (надводних і підводних) судів (коштів) і судів (коштів) пересування по льоду, їх плавання і пересування по льоду в територіальних та внутрішніх водах Російської Федерації 8
Режим державного кордону встановлюється Законом про Державний кордон РФ, іншими федеральними законами, міжнародними договорами Російської Федерації. 9 Правил утримання державного кордону регулюється порядок збереження та підтримання в справному стані прикордонних знаків, їх контрольних оглядів, обладнання та утримання прикордонних. просік, проведення спільних з суміжною державою перевірок проходження державного кордону та ін
2. Основні завдання та функції організаційно-контрольного відділу
Прикордонне Управління ФСБ по Челябінській області (далі - Управління) є територіальний орган Федеральної реєстраційної служби (далі - Росреєстрації), входить до системи органів виконавчої влади і володіє широким переліком функцій і повноважень.
Організаційно-контрольний відділу (далі - відділ) входить в структуру Управління та є підрозділом, що здійснює організаційну та контрольно-аналітичну діяльність, роботу по зв'язках з громадськістю, засобами масової інформації та звернень громадян, що забезпечує єдиний документообіг в Управлінні. Відділ знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні керівника Управління. Штатна чисельність відділу визначаються з урахуванням обсягу та характеру виконуваних відділом завдань, затверджується керівником.
Основними завданнями відділу є:
- Організаційно-методичне забезпечення управлінської діяльності;
- Організація та здійснення планування діяльності Управління;
- Забезпечення контролю за станом виконавської дисципліною у відділах Управління;
- Організація та контроль роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб;
- Забезпечення єдиного порядку роботи з документами.
Відділ, відповідно до покладених на нього завдань, здійснює такі функції:
1. Забезпечення комплексного підходу та узгоджених дій відділів центрального апарату за основними напрямками діяльності Управління.
2. Розробка пропозицій щодо вдосконалення організаційно-управлінської діяльності та інших управлінських рішень, спрямованих на реалізацію покладених на Управління завдань.
3. Узагальнення та поширення позитивного досвіду організації роботи відділів по реалізації державної політики у сфері діяльності Управління.
4. Участь у підготовці та проведенні засідань Колегії Управління, оперативних нарад при керівникові Управління, робочих груп, семінарів-нарад з питань віднесених до діяльності Управління.
5. Організація проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірок. Безпосередню участь у перевірках з питань компетенції відділу.
6. Проведення спільно з іншими відділами Управління аналізу результатів перевірок, напрямок результатів у перевіряються відділи.
7. Здійснення підготовки статистичної звітності та узагальнення аналітичної інформації щодо діяльності Управління, забезпечення своєчасного направлення звітів та інформації за місцем призначення.
8. Ведення наглядових справ по відділах центрального апарату і територіальним відділам Управління.
9. Розробка відповідно до компетенції відділу і узгодження локальних актів Управління.
10. Організація роботи з інформування населення області про діяльність відділів центрального апарату та територіальних відділів Управління через засоби масової інформації.
11. Проведення прес-конференцій, брифінгів, підготовка прес-релізів для журналістів з метою надання їм достовірної інформації про роботу Управління, а також для залучення більш широкого кола засобів масової інформації до висвітлення питань діяльності Росреєстрації.
12. Здійснення збору і систематизації матеріалів з публікаціями співробітників Управління та журналістів про його діяльність.
13. Підготовка пропозицій та формування перспективних і поточних планів: плану роботи Управління, плани роботи Колегії та оперативної наради, плану-графіка перевірок та службових відряджень федеральних державних цивільних службовців Управління, інших спеціальних планів заходів, спрямованих на виконання конкретних доручень.
14. Проведення аналізу та статистичного узагальнення стану виконавської дисципліни територіальних відділів Управління за основними напрямками діяльності.
15. Здійснення контролю:
- За виконанням відділами Управління наказів і розпоряджень Мінекономрозвитку Росії, Росреєстрації, виконання за формами та строками планів основних організаційних заходів Управління, інших планів роботи, наказів, розпоряджень і доручень керівництва Управління;
- За виконанням прийнятих рішень Колегії Управління, оперативної наради при керівникові;
- За якістю підготовки та дотриманням встановленого порядку направлення документів організаційного характеру, забезпечення їх узгодженості, виключення дублювання.
16. Здійснення оперативного моніторингу з виконання рішень керівництва Управління.
17. Здійснення прийому, реєстрації, обліку звернень громадян, що надходять до Управління.
18. Здійснення контролю за дотриманням встановлених термінів виконання звернень громадян та юридичних осіб.
19. Координація прийому громадян керівником Управління та його заступниками.
20. Здійснення прийому, реєстрації, обліку, зберігання, оперативного пошуку, передача за призначенням вхідної кореспонденції, відправка вихідної кореспонденції, ведення електронної бази реєстрації документів.
Таким чином, діяльність відділу здійснюється у двох напрямках: організаційно-контрольне та діловодство.
3. Розподіл повноважень між співробітниками відділуОрганізовує роботу відділу з аналізу, узагальнення діяльності Управління; підписує службову документацію в межах своєї компетенції, бере участь у засіданнях колегії, оперативних нарадах, інших заходах, які проводить керівник Управління; скликає наради представників відділів центрального апарату та територіальних відділів Управління з питань, що входять в його компетенцію ; виконує інші доручення керівництва Управління.
Заступник начальника здійснює контроль за якістю підготовки та своєчасністю напрямки у Федеральну реєстраційну службу і інші інстанції відділами Управління відомчої статистичної звітності, за підготовкою планів основних організаційних заходів відділів Управління, проводить узагальнення інформації про діяльність Управління, забезпечує проведення щоквартального інструктажу співробітників відділу, а також знову прийнятих співробітників, виконує обов'язки начальника відділу у період його відсутності.
Провідний спеціаліст-експерт здійснює організацію планування діяльності Управління та відділу (підготовка проектів планів роботи Управління, колегії, оперативної наради, спеціальних планів по реалізації основних правових актів та розпорядчих документів вищестоящих організацій тощо), підготовку проектів наказів керівника Управління, підготовку аналітичних матеріалів по питань, віднесених до компетенції відділу, підготовку узагальнених інформаційно-аналітичних матеріалів про результати роботи Управління, організацію та забезпечення централізованого обліку та своєчасного розгляду письмових та усних звернень громадян, організацію та забезпечення проведення засідань постійно діючої комісії по роботі зі зверненнями громадян в Управлінні, у тому числі підготовку аналітичних матеріалів, проведення анкетування громадян, визначення рейтингу діяльності відокремлених підрозділів Управління, організаційне забезпечення та участь у комплексних та контрольних перевірок.
Спеціаліст-експерт здійснює контроль за виконанням та дотриманням термінів виконання документів, планування основних заходів Управління на місяць, готує статистичну звітність відділу, проводить перевірку статистичної звітності, що надається в Росреєстрацію відділами, веде роботу з сайтом Управління.
Старший спеціаліста 1 розряду, спеціаліст 1 розряду проводить прийом, обробку, реєстрацію, розподіл вхідної і внутрішньої кореспонденції, реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції, підготовку та реєстрацію посвідчень про відрядження, організацію передплати на періодичні видання, реєстрацію довіреностей, розробку зведеної номенклатури справ Управління, методичне забезпечення підготовки номенклатури справ відділів Управління, прийом, систематизацію документів, які надійшли на зберігання в архів, забезпечення їх збереження, складання описів справ, актів знищення документів, терміни яких закінчилися.
Таким чином з всього вище сказаного можна зробити висновок, що обов'язки між службовцями відділу розподілені рівномірно. Це сприяє ефективній роботі відділу в цілому. Однак, у випадку, коли кілька службовців займають однакові посади, їх діяльність регламентується одним посадовою регламентом, у той час як характер виконуваних функцій може бути різним. Вихід тут може бути знайдений шляхом складання посадової регламенту не на посаду, а на конкретного фахівця.
4. Нормативна база та автоматизовані інформаційні системи, що використовуються в діяльності відділу
У своїй роботі службовці відділу керуються Конституцією Російської Федерації, федеральними конституційними законами, федеральними законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації в частині, необхідної для виконання посадових обов'язків, у тому числі Федеральним законом від 27.07.2004. № 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації», актами Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, нормативними правовими актами Міністерства економічного розвитку Російської Федерації, правовими акти Федеральної реєстраційної служби, Положенням про Управління, Службовим розпорядком Управління, наказами та розпорядженнями керівника Управління , Положенням про відділ та посадовими регламентами.
Аналіз нормативно-правової бази відділу показав, що відносно спеціальних систем документації, що функціонують в Управлінні, існує і продовжує регулярно поповнюватися й удосконалюватися досить докладна і якісна нормативна база. Зокрема, норми регулюють діловодство тих чи інших процесів у рамках здійснення функцій Росреєстрації та її територіальними органами, містяться і на рівні федерального законодавства, і в окремих постановах уряду РФ 1 і в наказах Міністерств і відомств РФ. Крім того, в рамках адміністративної реформи розробляються і впроваджуються адміністративні регламенти виконання окремих державних функцій і надання послуг 1, які містять докладні процедурні опису технології здійснення цих функцій, і містять, в тому числі, питання, що стосуються документаційного супроводу всіх процесів.
Таким чином, подібні регламенти, єдині для виконання всіма органами державної влади, є нормативними правовими актами прямої дії.
Що стосується загального діловодства, то тут спостерігається якісно інша ситуація. Інструкція з діловодства у Федеральній реєстраційній службі створювалася ще на основі розробленої та діяла до 2006 року Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Вона має лише невеликі відмінності в частині індивідуалізації її положень для конкретної структури. Крім того, Інструкція Федеральної реєстраційної служби вводилася як тимчасова на ранніх стадіях функціонування служби, і з цієї причини не тільки не відповідає Типової інструкції, але і не містить конкретики організаційних моментів. Згодом вся склалася технологія повинна була отримати своє відображення у підсумковому документі - нової Інструкції з діловодства, однак цього не сталося.
У вересні 2005 року в Управлінні була введена власна Тимчасова інструкція з діловодства 1. Фактично даний документ по змісту повторює розглянуту вище Інструкції Федеральної реєстраційної служби. Такий підхід також не можна вважати правильним, оскільки дана інструкція потребує адаптації не тільки з точки зору її відповідності нормам Типової інструкції, але і з точки зору специфіки Управління. Формальний характер інструкції привів до необхідності видання окремих розпорядчих документів з конкретних організаційних і процедурних моментів. Зокрема, окремими наказами встановлюються: вимоги до порядку розробки і оформлення локальних актів, порядок використання гербових бланків 1, процедура постановки документів на контроль та зняття з контролю.
Таким чином, встановлена необхідність удосконалення нормативної бази загального діловодства на локальному рівні. Перед організаційно-контрольним відділом стоїть завдання з розробки якісної інструкції з діловодства.
При організації роботи з документами у відділі використовуються традиційні технології автоматизованої системи електронного документообігу та діловодства на базі СУБД Lotus Notes. («Безпаперовий» документообіг). Зазначена система функціонує також і у відокремлених підрозділах Управління. У відділі встановлено два модулі системи: «Службова кореспонденція» та «Контроль виконання документів».
За допомогою зазначеної системи:
- Автоматизований процес реєстрації вхідної кореспонденції;
- Автоматизований процес реєстрації вихідної кореспонденції, причому у випадках, коли вихідна кореспонденція є відповіддю на вхідну, фіксується посилання на вхідний документ;
- Здійснюється контроль проходження документів по виконавцям;
- Здійснюється контроль термінів виконання документів;
- Здійснюється швидкий пошук документів за різними реквізитами;
- Створена база даних документів за кілька років.
Реєстрація наказів і розпоряджень керівника також ведеться в базі Lotus Notes, система реєстрації наказів дозволяє виводити реєстри зареєстрованих документів на друк і вести якісний контроль виконання документів. Однак слід відзначити, що заяви, службові та доповідні записки не заносяться в базу, а реєструються в журналі.
Для організації роботи зі зверненнями громадян та контролю за дотриманням термінів розгляду звернень громадян в Управлінні функціонує програма на базі СУБД Access «Кодекс: Листи і звернення громадян». За допомогою цієї програми виводиться форма звітності за зверненнями громадян, що спрямовується до Росреєстрацію.
Отже, у відділі використовується часткова автоматизація, заснована на використанні СУБД Lotus Notes і Access «Кодекс: Листи і звернення громадян». Дана система має досить велике поширення в органах виконавчої влади і володіє широкими можливостями з побудови ефективної пошукової системи.
Висновок
Управління є структурним підрозділом. У діяльності відділу виділені два напрямки: організаційно-контрольне (планування, контроль, звернення громадян, проведення нарад, семінарів, перевірок) та діловодство. У своїй роботі відділ керується Конституцією Російської Федерації, федеральними законами, указами і розпорядженнями Президента Росії, постановами і розпорядженнями Уряду Російської Федерації, нормативними правовими актами міністерств і відомств Російської Федерації, положенням про Управління, розпорядчими документами Управління та цим положенням.
Посадові обов'язки між службовцями відділу розподілені рівномірно. У відділі практикується взаємозамінність працівників, що дозволяє не порушувати робочий процес під час щорічних відпусток службовців відділу, або при настанні їхньої непрацездатності. Однак, у випадку, коли кілька службовців займають однакові посади, їх діяльність регламентується одним посадовою регламентом, у той час як характер виконуваних функцій може бути різним. Вихід тут може бути знайдений шляхом виділення в структурі відділу робочих місць і складання регламентів на кожне таке місце.
У ході проходження практики в Прикордонному Управлінні ФСБ РФ по Челябінській області були виявлені наступні аспекти діяльності відділу.
Проведений аналіз документів, що регламентують діяльність відділу, встановлено необхідність розробки інструкції з діловодства, яка має чітко і детально встановлювати правила документування та організації роботи з документами, а також організаційні та процедурні моменти діяльності. Від того, наскільки детально і повно буде описана система планування, контролю виконання документів залежить організація цієї роботи та її результати, які, безсумнівно, позначаться і на всій діяльності Управління.
Наявність у відділі автоматизованих інформаційних систем дозволяє оперативно і більш якісно працювати з документами. Однак необхідно внутрішню кореспонденцію також реєструвати в єдиній електронній базі. У цілому відділ Прикордонного Управління справляється зі своїми посадовими обов'язками.
Список використаної літератури
1. Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації: Федеральний закон від 2 травня 2006 р. № 59-ФЗ / / Російська газета. 2006. 5 травня.2. Про державну цивільну службу Російської Федерації: Федеральний закон від 27 липня 2004 р. № 79-ФЗ. М.: Омега-Л, 2008. 80 с. 165
3. Про державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним: Федеральний закон від 21 липня 1997 р. № 122-ФЗ (з послід. Зм.) / / Збори законодавства РФ. 1997. № 30. Ст. 3594; 2008. № 20
4. Про затвердження правил ведення ЕГРП на нерухоме майно та угод з ним: Постанова Уряду РФ від 18 лютого 1998 р. № 219 (з посл. Зм.) / / Збори законодавства РФ. 1998. № 8. Ст. 963; 2002. № 41. Ст. 3983; 2003. № 37. Ст. 3584; 2004. № 47. Ст. 4652; 2006. № 48. Ст. 5038
5. Про затвердження Адміністративного регламенту виконання державної функції з державної реєстрації прав на нерухоме майно та угод з ним: Наказ Міністерства юстиції РФ від 14 вересня 2006 р. № 293 / / Російська газета. 2006. № 4178
6. Про затвердження Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади: Наказ Мінкультури РФ від 8 листопада 2005 р. № 536 / / Російська газета. 2006. 7 лютого № 24
7. Про затвердження тимчасової інструкції з діловодства в Головному Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області: Наказ Головного Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області від 6 вересня 2005 р. № 93-о (документ не опублікований)
8. Про затвердження положення про локальних правових актах Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області: Наказ Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області від 28 лютого 2002 р. № 55-о (документ не опублікований)
9. Про затвердження інструкції про порядок використання гербових бланків документів Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області: Наказ Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області від 28 березня 2008 р. № 83-о (документ не опублікований)
10. Про затвердження Положення про забезпечення контролю в Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області за виконанням документів, доручень федеральних органів державної влади РФ, органів державної влади Челябінської області, керівника Управління: Наказ Управління Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області від 11 квітня 2008 р. № 98 -о (документ не опублікований)
11. Про затвердження Положення про порядок роботи зі зверненнями громадян і представників юридичних осіб в Управлінні Федеральної реєстраційної служби по Челябінській області: Наказ Управління від 29 травня 2008. № 130-о (документ не опублікований).