Введення
Термін композиція має різні тлумачення. При цьому до основного, родовому терміну композиція можуть приєднуватися різні визначники: реквізитні композиція, смислова композиція, інформаційна композиція та ін Але введення подібних термінів не знімає невизначеності, навіть для документів офіційно-ділового стилю, у відношення яких діють обмеження або навіть суворі приписи, обумовлені вимогами стандартизації, усталені закріплені і незакріплені правила. Чим вище ступінь закріпленості внутрідокументной позиції словесних формулювань і чим жорсткіше обмеження їх лексико-фразеологічного складу, тим ближче документ до того, що називається бланком.
Найчастіше під композицією розуміються особливості просторової співвіднесеності частин документа, побудова документа з точки зору взаєморозташування тематично завершених мікроконтекстом в межах документів, їх фізичне і смислове позиціонування.
У вузькому сенсі композиційна (логічна) структура тексту документа - послідовність логічно взаємопов'язаних смислових частин, об'єднаних єдністю теми чи предмета.
Тексти конкретних документів складаються за стійким, виробленим практикою документування композиційним схемами, що визначає склад смислових частин тексту документа, індивідуальним для кожного виду документа або його різновидів.
Тексти листів зазвичай складаються з 3-х частин: вступу, в якому викладаються цілі, завдання, причини складання документа або дається посилання на який-небудь інший документ; викладу, де наводяться цифри, факти і докази; висновку, що містить суть питання, т. е. пропозиції, розпорядження або прохання.
Перші дві частини або одна з них можуть бути відсутні, але висновок - обов'язкова частина будь-якого тексту документа.
Особливості змісту документа, мети його видання можуть певною мірою впливати на композиційну структуру тексту, викликаючи необхідність відступу від заданих схем. Наприклад, можливі розпорядчі документи (накази, розпорядження) без обгрунтування, листи - без введення і викладу та ін Структура та оформлення тексту документа залежать від виду документа і його приналежності до тієї чи іншої системи документації.
Композиційна структура тексту документа
Слово композиція походить від латинського composition, яке означає «складання, твір». Тобто, під композицією розуміється побудова документа, співвідношення його окремих частин і відношення кожної частини до всього тексту як єдиного цілого. Для найменування цього поняття поряд зі словом композиція вживаються також близькі за змістом слова побудова, структура.
Коли йдеться про композиції документа, то обов'язково враховується, як співвідносяться між собою частини тексту, яке місце займає окрема частина стосовно до всього документа.
Організація матеріалу, розташування всіх частин документа визначаються задумом автора, змістом документа. Якщо співвідношення частин документа порушується, то ефективність тексту знижується, а іноді зводиться до нуля. Отже, приступаючи до роботи над композицією документа, необхідно, перш за все, визначити порядок, в якому буде викладатися матеріал, тобто скласти план.
На різних етапах підготовки документа складаються різні за метою і за призначенням плани. Так, після вибору теми документа рекомендується скласти попередній план, в якому визначається коло питань, освітлюваних в даному тексті. З перерахування цих питань і складається попередній план, який допомагає більш цілеспрямовано підбирати літературу і відбирати фактичний матеріал для документа. Попередній план відбиває власне рішення автором теми документа, його особистий підхід до даної проблеми.
Для ділових документів взагалі встановити єдину структуру композиційних складових навряд чи можливо. Звичайно і для тексту, що належить до офіційно-ділового стилю, справедливе твердження про те, що «правильно побудований текст - це така єдність пропозицій, яке спрямоване на виконання певних стратегічних і тактичних завдань спілкування», але текст офіційно-ділового стилю «обростає» таким безліччю умовних рішень, пов'язаних з текстовою позицією того чи іншого складового, що говорити про «правильне» побудові можна лише як про прояв логіки у вербалізації тієї частини документа, яка передбачає не складання, а твір тексту. Скажімо, при підготовці такого документа, як заява, задані позиції адресата, адресанта, назви документа, що завершують реквізитів, а суть прохання і обгрунтування в їхньому мовленнєвому викладі зажадають при переході від задуму до тексту координації відповідних фрагментів відносно один одного. На думку лінгвістів, більшість текстів у композиційному відношенні складається з трьох частин: вступу (зачину), основної частини і кінцівки.
Вступ (зачин) зазвичай висловлює ключову думку висловлювання. У системі тексту це найбільш самостійне, найбільш значиме пропозиція або пропозиції. Функція введення нової думки не дозволяє зачин мати у своєму складі слова-замінники (займенники або займенникові прислівники) або представляти собою неповні речення. Всі його члени, як правило, виражені лексично повнозначних слів. Оскільки зачин висловлює нову думку, він як би синтаксично відкритий, незамкнені, він як би запрошує продовжити читання і подивитися, як розгорнеться, розкриється та думка, яка подана в ньому у сконцентрованому вигляді. Зачин групує навколо себе всі інші пропозиції, які в якійсь мірі залежать від нього. Однак самостійність зачину відносна: він не тільки формує текст, підпорядковуючи собі усі наступні пропозиції, але і сам залежить від них, оскільки вони спираються на нього і розвивають його думку.
Далі йде основна частина, яка складається із закінчених пропозицій, пов'язаних між собою і з зачином ланцюгової або паралельної зв'язком. Композиція цієї частини повинна бути продуманою.
Існують різні конструктивні прийоми організації тексту в основної його частини. Виклад може бути ступінчастим (автор послідовно переходить від одного аспекту теми до іншого) і концентричним (протягом усього тексту автор кілька разів повертається до сказаного, але на новому рівні).
Замикає текст кінцівка. Вона висловлює висновок, підводить підсумок того, що було сказано раніше. Часто кінцівка являє собою узагальнююче речення з узагальнюючим словом. Тут можуть бути і вступне слово, що вказують на закінченість, завершеність, повну вичерпаність думки (нарешті, отже, отже, таким чином, одним словом і т. д.). Існують і інші граматичні засоби оформлення кінцівки, наприклад союз і, який може відкривати останнє речення тексту або замикати в ньому ряд однорідних членів.
Спроби оптимізувати композиції ділових документів пов'язані з досить складною комплексним завданням: з одного боку, така оптимізація сприяє уніфікації документів певного виду, всі документи, що працюють в рамках вирішення інформаційних завдань одного типу побудовані однаково, з іншого боку - стабільність композиції оптимізує мовне спілкування, ця стабільність породжує умови для прогнозування наступного інформаційного блоку в документі, стає ясно, «що за чим буде». Таким чином, оптимізована композиція стає досить ефективним засобом мовленнєвого впливу, підвищує прагматичну цінність документа.
Вимоги до композиції документа. Рубрикація
Композиція - до певної міри просторова характеристика тексту. Розташування часткою інформації, що відповідає вимогам комунікативного завдання і певним формальним вимогам, робить цю характеристику багатозначною. Ми повинні вирішити два, по крайней мере, завдання: що потрібно і можна сказати в цьому документі (визначення сенсу документа), і як це можна сказати, щоб документ мав відповідний статус. Обидві завдання пов'язані з визначенням одиниць, що формують заданий текст. У число одиниць, безумовно, увійдуть пропозиції, специфіка яких в офіційно-діловому стилі - наявність великої кількості стійких словосполучень як опорних конструкцій. Ці стійкі словосполучення визначають композиційний каркас тексту, його модальність і тональність.
У складі ділових документів чітко визначаються межі між групами пропозицій, які виконують певну закінчену функціонально-смислову роль. Мікроконтекстом із завершеною думкою і спрямованістю, як компонент смислової структури документа, має різні найменування: «Складне синтаксичне ціле, надфразову єдність, компонент, прозаїчна строфа» та ін Використовуючи далі термін «надфразову єдність», зауважимо, що в текстах офіційно-ділового стилю складність речень у комунікативному відношенні робить їх еквівалентними надфразовою единствам. Перш за все, у зв'язку з розглядом надфразовою єдностей виникає проблема рубрикації - виділення в тексті документа складових частин.
Крім точки - знака закінчення пропозиції, очевидним способом зовнішнього вираження композиційної структури тексту буде використання абзацу. Так як суцільний текст важко сприймається, його зазвичай поділяють на абзаци. Абзац - це найпростіша рубрика, відступ управо на початку першого рядка кожної частини тексту. Словом «абзац» також позначають частину тексту між двома такими відступами. Абзац служить показником переходу від однієї думки до іншої. Поділ тексту на абзаци дозволяє читачеві робити невеликі зупинки перед подальшим читанням, подумки повертатися до прочитаного.
Абзац дозволяє візуально виділяти тематично й логічно тісно взаємопов'язану сукупність пропозицій. Абзаци грають роль ступенів, за яким розвивається думка дослідника, тому в рамках одного пункту або глави (при відсутності параграфів) вони повинні бути послідовно пов'язані один з одним за змістом. Кількість пропозицій в абзаці може широко змінюватись в залежності від складності розкривається думки.
Абзац може складатися з одного речення, якщо йому надається особлива важливість, а може і з кількох, якщо вони послідовно розкривають одну й ту ж складну думку. Однак абзац є внутрішньо замкнутої смислової одиницею.
Логічного структурування роботи більшою мірою сприяє поділ її на глави, параграфи і інші частини. Глави повинні співвідноситися з темою роботи як частина і ціле і, як правило, відповідають поставленим дослідником завданням. Параграфи кожної глави також повинні співвідноситися з нею як частина і ціле.
При розбивці тексту на глави і параграфи необхідно дотримуватися таких правил:
Ділене має дорівнювати сумі його частин. У цьому випадку за своїм смисловим змістом тема дослідження здається ширше загального обсягу складових її частин - голов. Можлива й інша помилка, коли тема вже загального обсягу складових елементів.
Принцип поділу повинен бути єдиний для всіх частин. У цьому випадку члени поділу будуть частково збігатися один з одним через змішування принципів класифікації.
Члени поділу не повинні співвідноситися між собою як частина і ціле.
Безперервність поділу. У процесі розподілу не можна перескакувати через найближчі види поділу.
Ці більші в порівнянні з абзацами рубрики (частина, розділ, глава, параграф) позначаються римськими чи арабськими цифрами і іменуються.
Наприклад:
1. Загальні положення.
2. Обов'язки.
3. Права.
При поділі тексту на рубрики кожна складова частина, відповідна поняттям пункту і підпункту, отримує свій номер (допускається арабська нумерація або літерна), після якого ставиться крапка. Номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових частин більш високих ступенів поділу (1.1.; 2.1.; 3.1. І т.д.).
При подальшому дробленні тексту на підпункти кількість знаків, що позначають нумерацію, буде збільшуватися (1.1.1.; 1.1.2.; 2.1.1.; 2.1.2. І т.д.). Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів перерахування. Вибір того чи іншого варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу і т.д. У найпростіших випадках використовуються тільки однотипні знаки - зазвичай арабські цифри або малі літери. Тексти складного складу нерідко вимагають і абзацного членування, і нумерації.
Важливим засобом рубрикації є також заголовки і підзаголовки. Заголовок завжди є структурною частиною тексту. Розділи повинні мати заголовки. Підрозділи можуть мати їх при необхідності.
У заголовках не допускається перенесення слів, застосування римських цифр, математичних знаків і грецьких літер. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Якщо заголовок складається з двох пропозицій, то їх розділяють крапкою.
Заголовки розділів і параграфів повинні точно відповідати міститься в них смислової інформації. У зв'язку з цим, в заголовках небажаними є:
- Слова, не прояснюють сенс заголовка;
- Вузькоспеціальні терміни;
- Слова місцевого характеру без роз'яснення;
- Скорочені слова та абревіатури.
Заголовок повинен відображати інформацію, що міститься в тексті, тому небажані занадто короткі заголовки. Іншою крайністю є занадто масштабні заголовки, що утрудняють смислове сприйняття. Нарешті, заголовок повинен відповідати змісту, бути коротким, недвозначні і несуперечливим.
Текст службового документа може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або шляхом комбінації цих форм.
Текст у формі анкети застосовується при викладі цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним набором показників. Анкетні тексти найчастіше застосовуються в документах з особового складу підприємства, в документах з маркетингу і т.п.
Тексти у формі таблиці застосовуються при викладенні цифровий або словесної інформації про кілька об'єктах по ряду ознак. Таблиці використовуються в планових, звітних, фінансових та інших документах.
Зв'язний текст може бути складений довільно або на основі трафарету, що містить постійну інформацію і прогалини для внесення змінної інформації. При складанні листів, факсів, контрактів, актів, довідок та інших документів з однотипною інформацією широко використовуються трафаретні тексти.
Варіанти організації тексту листа
Основним інформаційним елементом листа є текст. Залежно від виду листа (службове, комерційне, рекламне, інформаційне і т.п.) його текст буде мати свої особливості. Що стосується загальних вимог до тексту листа, то вони полягають в наступному: по-перше, лист повинен бути присвячене одному питанню, по-друге, воно не повинно бути більшим за обсягом (як правило, до 1 сторінки, у виняткових випадках - до 5 ). Якщо необхідно звернутися в організацію по декількох різних питань, то слід складати окремі листи по кожному з них.
Діловий лист має бути написано діловим стилем. При складанні листів рекомендується користуватися простими реченнями, застосовувати стійкі (трафаретні) словосполучення і словесні форми.
Приклад
«Повідомляємо, що в період з ... по ...»;
«Направляємо узгоджений з ...»;
«Направляємо на розгляд і затвердження ...»;
У діловому листуванні прийнята форма викладу тексту від першої особи множини («просимо», «направляємо,« повідомляємо »,« пропонуємо »тощо), так як посадова особа, що підписала лист, виступає від імені організації. У деяких випадках, наприклад, якщо лист носить конфіденційний характер або містить персональне звернення до адресата, допускається форма викладу тексту листа від першої особи однини («прошу», «пропоную»).
Застосовуючи в діловому листі вузькоспеціальні терміни (професіоналізми) і не маючи впевненості в тому, що адресатом вони будуть зрозумілі, слід в дужках пояснити їх значення.
У тексті листа при позначенні дати використовується цифровий спосіб: 23.12.2007. Словесно-цифровий спосіб оформлення дати допускається використовувати в листах фінансового характеру, наприклад в гарантійних листах.
Приступаючи безпосередньо до складання тексту листа, слід продумати його композицію, тобто послідовність розташування окремих смислових частин тексту (звернення, вступ, аргументація, висновок та ін.) З точки зору композиції всі листи можна поділити на прості і складні.
Прості листи створюються у випадках, коли не потрібно детального опису ситуації, що склалася, розкриття організаційних, правових та інших питань, пов'язаних з проблемою, яка викладається в тексті листа. Тексти простих листів зазвичай мають одну або дві смислові частини. До них відносяться, наприклад, тексти супровідних листів (одна смислова частина).
Текст листа, що складається з двох смислових частин, включає в себе коротке обгрунтування (причини, мотив) і висновок - прохання, відмова, пропозиція і т.п.
До типу простих листів ставляться, як правило, супровідні листи, запрошення, повідомлення, нагадування, гарантійні листи і т.д.
Складні листи створюються у випадках, що вимагають, детального опису управлінської ситуації, аналізу піднімаються в листі питань, викладу доказів, причин прийняття відповідного рішення або підготовленого пропозиції. Складні листи з точки зору композиції складаються з трьох або більше самостійних частин: вступу, основної частини і висновку. Ці частини можуть доповнюватися також зверненням, яке обов'язково в комерційній листуванні, а також бажано при зверненні до конкретного посадовій особі.
Основна смислове навантаження складних листів полягає у вступі, основної частини (іноді їх об'єднують в одну) та укладення.
У вступі формулюється тема листа, що пояснює причини або привід його написання.
В основній частині тема розкривається через опис ситуації, що склалася, а також дається її аналіз. У цій частині наводяться також докази, що дозволяють зробити висновки (пропозиції) та (або) висловити прохання у заключній частині листа.
Висновок - це підсумок розгляду теми або предмета листи. У висновку викладаються висновки, пропозиції, прохання тощо
У деяких випадках текст складного листа може доповнюватися ще однією частиною - спростуванням. Спростування використовується тоді, коли у адресата може виникнути відчуття непереконливості наведених доказів, прикладів.
Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення до нього необхідної кількості інформації. Лист буває: одноаспектним і багатоаспектним. Один аспект листи зазвичай становить зміст усього листа, і найчастіше це листи, які не потребують відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з таких аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Лист складається зазвичай за схемою: вступ, основна частина, висновок. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, які послужили підставою складення листи; констатацію факту, в ній зазначаються мета (причина) складання листа. В основній частині викладається опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз та наведені докази. Саме в цій частині необхідно переконати, довести, що в проведеному нараді (конференції, круглого столу) необхідно брати участь, що вироблена продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д. Висновок листа представляє собою висновки у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити лише одну заключну частину. Основні питання листи треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальною для сприйняття. Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати. Діловий лист практично завжди починається зі звернення. Ця невелика за обсягом частина тексту виключно значима для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увагу адресата, але й задає листуванні потрібну тональність, сприяє налагодженню та підтриманню ділових відносин. Важливість звернення визначається автором листа, звернення дозволяє забезпечити собі слухача. Особливої уваги заслуговує розділовий знак, наступний за зверненням. Кома після звернення надає листа буденний характер, знак оклику підкреслює значимість і офіційний стиль. Упорядник тексту повинен взяти до уваги такі чинники:
1. Громадську позицію адресата у співвідношенні з власної;
2. Ступінь знайомства, характер відносин;
3. Офіційність / неофіційність ситуації спілкування;
4. Етикетні дозволу, що діють у цьому мовному колективі.
Текст листа може закінчуватися виразом очікування виконання прохання (гарантії, подання, запрошення, нагадування), а також формулою ввічливості, наприклад:
«Висловлюю свою вдячність за сприяння і запевняю, що представлена Вами інформація буде мати велике значення в справі розвитку взаємовигідного співробітництва».
«Користуючись нагодою, висловлюю подяку за запрошення ...».
«Висловлюю надію на плідну співпрацю та активну участь у вирішенні завдань, у виробленні та реалізації наших подальших програмних дій».
Формула ввічливості розташовується перед реквізитом «підпис», друкується з абзацу і відокремлюється від посади коми. Найменування посади пишеться з великої або малої літери в залежності від того, як посаду прописана в установчих або нормативно-правових документах організації. У тому випадку якщо лист буде оформлено на бланку посадової особи, то в реквізиті «підпис» найменування посади не вказується.
В офіційній переписці застосовується офіційно-діловий стиль.
Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.
Особливості ділового стилю, специфічні риси, властиві йому, стильові норми цього різновиду мови оформилися під впливом умов, в яких протікає ділове спілкування. Ці умови полягають у наступному:
1. Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі діють від імені керівників та інших посадових осіб;
2. Характер і зміст інформаційних взаємозв'язків організацій достатньо жорстко регламентовані;
3. Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна та ін;
4. Управлінські документи в переважній більшості орієнтовані на конкретного одержувача;
5. Більшість ситуацій, що виникають у діяльності організацій і потребують письмового оформлення, відносяться до повторюваних, однотипним ситуацій.
Розглянуті умови ділового спілкування формують певні вимоги до управлінської інформації. Для забезпечення ефективного інформаційного обміну у сфері управління інформація повинна мати певні властивості.
Вона повинна бути:
1. Офіційною за своїм характером, що підкреслює ділову основу відносин, їх неличностного характер, а також свідчить про певну дистанції, що існує між учасниками ділового спілкування;
2. Адресної, так як управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачу, посадовій особі, організації, групі організацій;
3. Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу для прийняття ефективного управлінського рішення або іншого використання в управлінській діяльності;
4. Об'єктивної і достовірної, оскільки для ефективної управлінської діяльності необхідна неупереджена, безстороння оцінка подій, фактів, явищ;
5. Переконливою, аргументованою, оскільки завдання ділового спілкування - спонукати адресата здійснювати (або не робити) певні дії;
6. Повною і достатньої для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додатково запитувати відомості, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і коштів.
Ясність і точність тексту визначається насамперед правильністю композиційної структури тексту, відсутністю логічних помилок, продуманістю та чіткістю формулювань - стійких зворотів, відсутністю образних виразів.
Лаконічність викладу тексту досягається економним використанням мовних засобів, винятком мовної надмірності - слів і виразів, які несуть додатковий сенс.
Вимога лаконічності, або стислості, тексту безпосередньо пов'язано зі зменшенням обсягу тексту. Вимога стислості змушує більш чітко формулювати тему документа, економно використовувати мовні засоби, виключати зайві слова, які не несуть необхідної інформації, невиправдані повтори і непотрібні подробиці.
Лист повинен бути переконливим незалежно від того, кому воно направляється, містити точні дати, безперечні факти і висновки.
Одна з особливостей ділового мовлення - широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Для мотивації тієї чи іншої дії застосовуються такі вирази:
- Повідомляємо, що в період з ... по ...;
- Повідомляємо, що станом на ...;
- Направляємо Вам узгоджений ...;
Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в повторюваних ситуаціях. Крім вираження типового змісту, мовні формули нерідко виступають як юридичні значимі компоненти тексту, без яких документ не має достатньої юридичної силою:
- Гарантуємо повернення кредиту в сумі ...,
- Оплату гарантуємо. Наші банківські реквізити ...,
- Контроль за виконанням покладається ...
Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне чи спеціальне поняття. Сукупність термінів окремій галузі знань або професійної діяльності становить термінологію, або терміносистему.
Вживання термінів у чітко фіксованому значенні забезпечує однозначність розуміння тексту, що дуже важливо в діловому спілкуванні.
При вживанні терміну необхідно стежити за тим, щоб він був зрозумілий адресату. Якщо у автора листа виникає сумнів з цього приводу, то необхідно поступити одним з таких образів:
- Дати офіційне визначення терміна;
- Розшифрувати значення терміна словами нейтральній лексики;
- Прибрати термін або замінити його загальнозрозумілим словом або виразом.
У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій та посад, звань, одиниць виміру, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.
Для письма характерне вживання словосполучень з віддієслівними іменниками. Надзвичайно активно в діловому мовленні замість дієслів використовуються конструкції з віддієслівних іменників зі значенням дії: надати сприяння (а не посприяти), надати допомогу (а не допомогти), зробити збирання (а не прибрати), надати підтримку (а не підтримати), провести ремонт (а не відремонтувати).
Простота викладу, переважання простих поширених речень важливі для письма. Лист доцільно готувати з одного питання. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно за кількома різнорідним питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них.
У тексті одного листа можна висловлювати прохання або інші питання, якщо вони на виконання будуть передані одній особі.
За змістом і призначенням листи можуть бути:
- Інструктивними;
- Супровідними;
- Гарантійними;
- Інформаційними;
- Подячними;
- Вітальними;
- Рекламними.
Є також листи-прохання, листи-запити, листи-повідомлення, листи-відповіді, листи-запрошення та ін Текст цих листів має свої особливості у складанні та оформленні.
Ділові листи мають правову значимістю, тому їх стиль повинен відповідати певним вимогам.
Текст листа не повинен допускати декількох тлумачень. Офіційний мова повинна відрізнятися точністю і красою математичної формули. Звідси загальні вимоги до тексту ділового листа: лаконічність, ясність і точність викладу. Текст повинен бути викладений грамотно у відповідності з діючими правилами орфографії і пунктуації, в офіційно-діловому стилі.
По суті, мова офіційних документів - це своєрідний набір кліше, штампів, стандартів, які відрізняються певною уніфікацією. Стандартизовані словосполучення полегшують сприйняття тексту, прискорюють підготовку офіційного листа.
В офіційному листі необхідно чітко і коротко викладати істота справу, дотримуючись нейтральність тону.
Ділові листи юридичних осіб (підприємства, фірми, кооперативу, громадської організації ...) викладаються:
від третьої особи однини (фірма "повідомляє», "повідомляє", "просить», "попереджає», "вживе заходів» ...).
або
від першої особи множини ("повідомляємо», "попереджаємо», "направляємо», "відмовляємося», "просимо" ...).
Технічний упорядник і автор офіційного листа не завжди одне і те ж обличчя. Не випадково відповідно до Держстандарту Р 6.30 - 2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"
потреба у вказівках на документі його виконавця.
Ділові листи рекомендується складати лише по одному якогось питання. При складанні листа випливає спочатку "накидати» логічну схему його змісту. Як аналог можна використовувати зразки вже наявної ділового листування.
Найбільш раціональної є структура тексту, що складається з двох частин:
в першій викладаються мотиви, що послужили приводом для складання листа,
у другій частині - пропозиції, прохання, рішення, розпорядження.
Виклад кожного аспекту змісту слід починати з нового абзацу. Розбиваючи текст офіційного листа на абзаци, ми полегшуємо його сприйняття адресатом. Вважається, що середня довжина абзацу має становити 4-5 речень. Однак у текстах офіційних листів часто зустрічаються абзаци, що складаються з одного речення. Але яка б не була довжина абзацу, завжди слід пам'ятати, що він є внутрішньо замкнутої смислової одиницею.
Порядок слів при складанні офіційних листів залежить від їхньої інформаційної ролі. Незважаючи на те, що в російській мові порядок слів відносно вільний (тобто члени речення не мають фіксованого місця, як, наприклад, в англійській), все ж існують певні правила розташування слів. У залежності від того, де розташовується те чи інше словосполучення, змінюється зміст речення.
Офіційний лист - єдиний документ, на якому не ставиться його назва (на відміну від інших документів: "Наказ», "Розпорядження», "Положення», "Устав» і т.д.)
Посилання на вихідний номер і дату документа, що поступив в обов'язковому порядку вказується на документах-відповідях.
Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник "За», напис від руки "Заст.» Чи косу риску перед найменуванням посади.
Рекомендації щодо складання ділових листів, звичайно, не вичерпуються вищевикладеним. Для складання документів, у тому числі і ділових листів, потрібні певний рівень культури, особливі навички. Але це вміння діловій людині необхідно розвивати.
Висновок
Композиція документа - це сукупність елементів його оформлення та змісту, які оцінюються з точки зору їх складу, обсягу, послідовності розташування і взаємного зв'язку, тобто побудова тексту і співвідношення його частин. До елементів оформлення документа належать: найменування, різні адреси, дати, реєстраційні номери і т.д.
Практично будь-який досить довгий документ має включати три частини: вступ, основну частину і висновок.
Введення починається з досить спільної заяви і сходиться до основного тезису (заголовка) документа. Основна частина містить розгорнуту аргументацію. Висновок починається з тези і завершується узагальненням. Воно нагадує перевернуте введення.
Ділові листи, перш за все, слід писати з позиції кореспондента. Необхідно подивитися на проблему з точки зору особи, якій пишеться лист, осмислити його бажання, визначити, в чому він зацікавлений і які в нього проблеми. Щоб лист був ефективним, важливо бачити речі не тільки своїми очима, а й очима іншої особи. Лист повинен звучати щиро, хто читає, повинен вірити тому, що в ньому пишеться, нічого не піддавати сумніву. В іншому випадку лист буде абсолютно неефективним. Діловий лист, що з пропозицією будь-якого товару, послуги або ідеї, має бути живим, переконливим, не містить будь-яких негативних думок, (за принципом складання реклами). Переконливість в непідробності ділової пропозиції передається людям, і вони позитивно відгукуються на неї.
Ділове листування - основне офіційне засіб спілкування між організаціями, організаціями та приватними особами. Отже, у її складанні слід враховувати сформовані правила. По-перше, це забезпечить юридичну силу документів і, по-друге, допоможе досягти мети - спонукати адресата до певних, потрібним вам дій.
Крім того, ділові листи, як і інші документи, повинні складатися відповідно до вимог державних стандартів, дія яких поширюється не тільки на органи державної та виконавчої влади Російської Федерації, але і на всі організації незалежно від їх організаційно-правової форми та виду діяльності. C цією метою необхідно керуватися: ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Література
1. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000. - 187 с.
2. Валгина Н.С. Теорія тексту / Н.С. Валгина. - М.: Логос, 2004. - 279 с.
3. Данн П., Низ А. Мова письма / П. Данн, А. Низ. - М.: Ексмо-прес, 2000. - 192 с.
4. Добсон Е. Як писати ділові листи: практичний. керівництво для всіх / Е. Добсон. Челябінськ: Урал ЛТД, 2005. - 291 с.
5. Кайда Л.Г. Стилістика тексту: Від теорії композиції - до декодування: Навчальний посібник для вузів. - М.: Флінта, 2004. - 208 с.
6. Колтунова М.В. Мова і ділове спілкування - М.: Норми. Риторика. Етикет, 2000. - 152 с.
7. Кузнєцова Т.В. Документи і діловодство: Довідковий посібник. - М.: Дело ЛТД, 2001. - 224 с.
8. Кушнерук С.П. Документний лінгвістика (російська ділової текст): Навчальний посібник. - К.: Видавництво Волгоградського державного університету, 1999. - 96 с.
9. Паневчик В.В. Діловий лист: Практичний посібник. - 2-е вид. - Мн.: Амалфея, 2000. - 160 с.
10. Рахманін Л.В. Стилістика ділової мови і редагування службових документів: Учеб посібник. 4-е вид. - М.: Логос, 2000. - 191 с.
11. Розенталь Д.Е. та ін Довідник з правопису, вимови, літературному редагуванню. / Розенталь Д.Е., Джанджакова Є.В., Кабанова Н.П. - М.: ЧеРо, 2001. - 400 с.