Зміст
Введення
В умовах стрімкого прогресу ринкових відносин і конкурентної економіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації.
Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення якості управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, так як управлінське рішення завжди базується на інформації, носієм якої є документ на різних засадах.
Обрана нами тема актуальна, оскільки відомо, що організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Як показують сучасні дослідження, 85% робочого часу співробітників організацій витрачається на підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу документів. За даними ISO (International Standards Organization), управління та робота з документами стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства [www.businessdoc.ru]. Воно означає особливу роботу з документами і даними: координацію процесів створення, зміни, розповсюдження. Правильно організоване управління справами знижує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність. Зростання обсягів інформації і, відповідно, документів, зажадав впровадження техніки для своєчасної обробки документів, а з появою комп'ютерів - і самої інформації.
В останній чверті ХХ століття величезне збільшення обсягів інформації та впровадження комп'ютерних технологій стали пред'являти підвищені вимоги до організації інформаційно-документаційного обслуговування. Відповідно, стали змінюватися і вимоги до служб, які займаються інформаційно-документаційного забезпечення. Від якості роботи такої служби суттєво залежать рівень і якість самого управління. Внаслідок вищевикладеного, виникає необхідність раціоналізації відпрацьованих методів пошуку, обробки та зберігання інформації (документів) з розробкою зовсім нових прийомів, режимів і методик оцінки, аналізу та оптимізації як внутрішніх, так і зовнішніх документаційних потоків підприємства, використовуючи сучасні комп'ютерні технології.
Найбільших успіхів в освоєнні цих областей досягли к.т.н. В.Е. Баласанян [2002, 2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларін [2001; 2002; 2003], к.т.н. М.П. Бобильова [2001; 2002; 2003], доцент РДГУ Г.Ю. Максимович спільно з доцентом кафедри загальної інформатики РДГУ В.І. Берестовий [2005 (а); 2005 (б); 2005 (у)], а також такі компанії-виробники систем автоматизації діловодства та документообігу, як ЗАТ «Бізнес-Школа Інтел-Синтез», ЗАТ «Електронні офісні системи», компанія « Digital Design », компанія« Cognitive Technologies ». Теорія електронних документів розроблялася такими зарубіжними дослідниками, як М. Бакленд [1994], Л. Дюранті [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тібодо [1995], та інші, а також вітчизняними дослідниками К.Б. Гельманом-Виноградовим [1992 (а); 1992 (б); 2005 (а); 2005 (б)], К.Г. Мітяєва [1960; 1961; 1963], Е.А. Плешкевічем [2005 (а); 2005 (б); 2005 (у)], В.І. Тихоновим, І.Ф. Юшин [1999] та інші.
Метою даної дипломної роботи є створення моделі ефективного електронного документообігу та його впровадження на реально існуючому підприємстві з використанням сучасних комп'ютерних засобів, а також автоматизація руху документів відповідно до раціональної організацією праці.
Реалізація поставленої мети зумовила необхідність вирішення наступних завдань:
- Дослідження поняття інформаційних технологій, видів, специфіки та способів їх впровадження з метою вдосконалення ДОП;
- Розгляд структури ринку програмних продуктів в області електронного управління документацією;
- Класифікація, порівняння та характеристика даних продуктів;
- Розробка основних критеріїв вибору ефективної автоматизованої системи управління документацією;
- Вирішення проблеми підприємства, яка потребує централізованої роботі з документами в територіально-розподілених філіях за допомогою впровадження корпоративного електронного документообігу;
- Впровадження корпоративної системи електронного управління документацією (корпоративного електронного документообігу) в рамках даного підприємства.
Об'єктом роботи є модель підприємства, в рамках якої реалізується процес впровадження електронного документообігу.
Предметом даної дипломної роботи є процеси, роботи, здійснювані під час вибору ефективної автоматизованої системи управління документацією, розробки моделі підприємства та впровадження в неї даної системи.
Завдання дослідження вирішуються на базі підприємства ЗАТ «Bona Fide»-Волгоград. Дане дослідження підготовлено на основі технічних описів систем, взятих з відкритих джерел, і тестування демо-версій програмних продуктів «Дело», «Євфрат-Документообіг», «Optima-Workflow». Дослідження можливостей систем «Бос-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилося тільки на основі технічних описів, оскільки компанії-розробники даних систем демо-версії не представляють.
В якості основних методів при написанні роботи застосовувалися методи системного та структурно-функціонального аналізу, порівняння, аналіз і синтез, моделювання.
Наукова новизна дипломної роботи полягає в розробці критеріїв вибору ефективної автоматизованої системи на основі узагальнення існуючих теоретичних і практичних матеріалів. З урахуванням практичної діяльності на конкретному підприємстві запропоновано модель електронного документообігу, що дозволяє максимально оптимізувати роботу з документами і, відповідно, саму управлінську діяльність підприємства.
Теоретична і практична значущість даної роботи полягає в тому, що запропонована модель електронного документообігу відображає принципову схему руху електронних документів, що може мати значення для розвитку теорії документаційного забезпечення управління в умовах нових технологій. Результати дослідження можуть бути також використані при розробці аналогічних моделей стосовно до підприємств із складним територіально-структурним розподілом, для оптимізації роботи з електронними документами на підприємствах подібного типу або в якості наочного посібника для переходу на електронний документообіг.
На захист виносяться наступні положення:
1. При реалізації електронного документообігу на ЗАТ «Bona Fide» необхідно враховувати комплекс аспектів роботи з документами, оскільки подібна організація електронного документообігу дозволяє вирішити компанії весь спектр завдань повсякденної роботи співробітників офісу; повністю забезпечити захист документообігу; збільшити раціональне використання людських ресурсів; вірно вибудувати модель управління на даному підприємстві, досягаючи поставлених завдань.
2. Найбільш прийнятною для ЗАТ «Bona Fide» є автоматизована система «ЕВФРАТ-Документообіг» як найбільш зручна, проста у впровадженні і застосуванні система, з необхідним набором функцій, які сприяють вдалому переходу документообігу на технологічний рівень, з використанням сучасних комп'ютерних засобів.
3. Рух електронних документів, як і канонічних форм документів, представляє собою два документопотока - внутрішній і зовнішній, кожен з яких має свою послідовність.
4. Найбільш важливими елементами електронного документообігу є його безпека, архівне зберігання документів та організація роботи з ЕЦП, які забезпечують ефективне функціонування корпоративної системи електронного документообігу на підприємстві.
Робота складається з трьох розділів. У першому розділі розглядається поняття електронних технологій в ДОП, їх структура і характеристики, а також пропонуються поетапні теоретичні рішення впровадження даних технологій в якості корпоративної СЕУД.
Друга глава присвячена вибору ефективної автоматизованій системі ДОП, виділення основних критеріїв для відбору шляхом аналітико-синтетичних порівнянь.
У третьому розділі розроблена і представлена модель електронного документообігу підприємства, на якому вироблялося його впровадження з урахуванням специфіки підприємства, його структурного складу, персональних потреб та особистих уподобань.
Глава 1.
Сучасні електронні системи управління і роботи з документами
1.1. Управління і робота з документами
Перехід до економіки ринкового типу ставить питання про створення відповідних сучасним умовам єдиних норм та вимог до системи документаційного забезпечення управлінської діяльності. Так підвищення значення економічного фактора й юридичної чинності документів в управлінні, на думку О.В. Жіваевой, робить актуальним дослідження вчених і експерименти практиків у галузі управління документацією, спрямовані на відхід від традиційного ведення діловодства до створення високоефективних, що використовують сучасні техніко-технологічні досягнення систем управління всім комплексом інформаційно-документаційних ресурсів при досягненні стратегічних та оперативних цілей управління в будь-яких організаціях [ Жіваева 2002: 7].
Створення дієвої системи управління є сьогодні, ймовірно, ключовою проблемою більшості вітчизняних організацій і підприємств. Особливо це важливо для нових ринкових інститутів, багато з яких до цих по не мають сформованої системи управлінських правил та технологій.
В основі всієї управлінської діяльності лежить робота з документами, діловодство, документообіг. Традиційна документознавчих інтерпретація термінів «діловодство» та «документообіг» досить близька і зводиться до формальних процесів створення і рух документів в організації. У більш повсякденного трактуванні багато хто розуміє під діловодством канцелярські функції з обліку документів, а під документообігом - бізнес-процеси, пов'язані з функціональною діяльністю організації. Спираючись на діючі нормативні акти та методичні посібники під даними термінами слід розуміти: Документообіг організації як сукупність взаємопов'язаних процедур, які забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання: відправлення та (або) напряму в справу [Кудряев 2001: 152 ]. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на документопотоки: реєстровані і незареєстровані документи, вхідні, вихідні і внутрішні документи, документи, які працюють або направлені на вищі організації, документи, що направляються або які з підвідомчих організацій, та ін Під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. Вступники в організацію документи утворюють потік вхідної документації, які, пройшовши необхідні інстанції обробки, розбиваються на подпотокі у вигляді конкретних доручень, що потрапляють в кінцевому підсумку до конкретних співробітникам для ознайомлення і на виконання.
У підрозділах з документації, що формується співробітниками, так само утворюються документопотоки, які в результаті зливаються в єдиний потік вихідної документації. А документи, створені в організації і не призначені до виходу за її межі складає потік внутрішньої документації.
Важливою характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію та створених нею протягом певного періоду часу (як правило, року). Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується як критерій при виборі організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи за документами установи, встановленні структури служби діловодства, її штатного складу та інші [Балібардіна 2002: 27].
Встановлення порядку руху документів, або управління документацією організації полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук і доведення її до споживачів у встановлені терміни і з найменшими витратами. Таким чином, воно включає в себе організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання.
При більш уважному розгляді, очевидно, що неможливо побудувати ефективну систему управління на основі двох систем управління: формальною і функціональною. Вони повинні бути нерозривно пов'язані і єдині в масштабі всього підприємства. Це означає, що правила обліку та контролю за рухом документів повинні поширюватися на всі підрозділи і робочі місця персоналу, що працює з документами. У той же час при вирішенні різних функціональних завдань і обробці пов'язаних з ними документів повинні використовуватися спеціалізовані правила роботи з документами і що міститься в них інформацію.
1.2. Проблеми традиційних та електронних технологій ДОП
Як показує практика, в даний момент існує велика кількість організацій як малого та середнього бізнесу, так і великих підприємств, що мають територіально-віддалені філії, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується лише на окремих етапах управлінської діяльності.
Між тим в основі всієї управлінської діяльності лежить робота з документацією, і організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, істотно впливають на оперативність та якість прийнятих рішень.
Цілком очевидно, що в століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом не здатна впоратися з тими обсягами роботи, які існують в даний час. У документаційною діяльності різних організацій при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати практично однакові проблеми, які були систематизовані в статті Л.М. Гайдукова:
Таким чином, у нашій моделі документообігу вся робота з отриманою документацією ведеться з електронними образами документів. | Введення |
| Глава 1. Сучасні електронні системи управління і роботи з документами |
| 1.1. Управління і робота з документами |
| 1.2. Проблеми традиційних та електронних технологій ДОП |
| 1.3. Сучасні універсальні інформаційні технології для вдосконалення ДОП |
| 1.4. Комплексний підхід до впровадження ІТ |
| 1.5. Характеристика систем електронного управління документами (ЕУД) |
| 1.5.1. Вибір ефективної СЕУД (класифікація систем електронного управління документами) |
| 1.5.2. Структура ринку програмних продуктів в області ЕУД |
| 1.5.3. Пропоноване рішення впровадження корпоративної СЕУД |
| 1.6.Сістеми автоматизації діловодства і документообігу (САДД) |
| Глава 2. Вибір автоматизованої системи |
| 2.1. Вибір ефективної автоматизованої системи ДОП |
| 2.2. Порівняльні характеристики систем автоматизації діловодства |
| 2.3. Загальна характеристика систем |
| 2.3.1. Короткі характеристики системи «CompanyMedia» |
| 2.3.2. Короткі характеристики системи «БОСС-Референт» |
| 2.3.3. Короткі характеристики системи «Optima Workflow» |
| 2.3.4. Короткі характеристики системи «Documentum» |
| 2.3.5. Короткі характеристики системи «Landocs» |
| 2.3.6. Короткі характеристики системи «Дело» |
| 2.3.7. Короткі характеристики системи «Євфрат-Документообіг |
| 2.4. Останні розробки на російському ринку систем автоматизації документообігу |
| 2.4.1. АС «DocFlow 2006» |
| 2.4.2. АС «Летограф» |
| 2.4.3. АС «СПРАВА - Старт» |
| Глава 3. Модель електронного документообігу |
| 3.1. Захищеність електронного документообігу |
| 3.2. Робота із зовнішньою і вихідною документацією |
| Висновок |
| Література |
| Програми |
Введення
В умовах стрімкого прогресу ринкових відносин і конкурентної економіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації.
Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення якості управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, так як управлінське рішення завжди базується на інформації, носієм якої є документ на різних засадах.
Обрана нами тема актуальна, оскільки відомо, що організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Як показують сучасні дослідження, 85% робочого часу співробітників організацій витрачається на підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу документів. За даними ISO (International Standards Organization), управління та робота з документами стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства [www.businessdoc.ru]. Воно означає особливу роботу з документами і даними: координацію процесів створення, зміни, розповсюдження. Правильно організоване управління справами знижує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність. Зростання обсягів інформації і, відповідно, документів, зажадав впровадження техніки для своєчасної обробки документів, а з появою комп'ютерів - і самої інформації.
В останній чверті ХХ століття величезне збільшення обсягів інформації та впровадження комп'ютерних технологій стали пред'являти підвищені вимоги до організації інформаційно-документаційного обслуговування. Відповідно, стали змінюватися і вимоги до служб, які займаються інформаційно-документаційного забезпечення. Від якості роботи такої служби суттєво залежать рівень і якість самого управління. Внаслідок вищевикладеного, виникає необхідність раціоналізації відпрацьованих методів пошуку, обробки та зберігання інформації (документів) з розробкою зовсім нових прийомів, режимів і методик оцінки, аналізу та оптимізації як внутрішніх, так і зовнішніх документаційних потоків підприємства, використовуючи сучасні комп'ютерні технології.
Найбільших успіхів в освоєнні цих областей досягли к.т.н. В.Е. Баласанян [2002, 2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларін [2001; 2002; 2003], к.т.н. М.П. Бобильова [2001; 2002; 2003], доцент РДГУ Г.Ю. Максимович спільно з доцентом кафедри загальної інформатики РДГУ В.І. Берестовий [2005 (а); 2005 (б); 2005 (у)], а також такі компанії-виробники систем автоматизації діловодства та документообігу, як ЗАТ «Бізнес-Школа Інтел-Синтез», ЗАТ «Електронні офісні системи», компанія « Digital Design », компанія« Cognitive Technologies ». Теорія електронних документів розроблялася такими зарубіжними дослідниками, як М. Бакленд [1994], Л. Дюранті [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тібодо [1995], та інші, а також вітчизняними дослідниками К.Б. Гельманом-Виноградовим [1992 (а); 1992 (б); 2005 (а); 2005 (б)], К.Г. Мітяєва [1960; 1961; 1963], Е.А. Плешкевічем [2005 (а); 2005 (б); 2005 (у)], В.І. Тихоновим, І.Ф. Юшин [1999] та інші.
Метою даної дипломної роботи є створення моделі ефективного електронного документообігу та його впровадження на реально існуючому підприємстві з використанням сучасних комп'ютерних засобів, а також автоматизація руху документів відповідно до раціональної організацією праці.
Реалізація поставленої мети зумовила необхідність вирішення наступних завдань:
- Дослідження поняття інформаційних технологій, видів, специфіки та способів їх впровадження з метою вдосконалення ДОП;
- Розгляд структури ринку програмних продуктів в області електронного управління документацією;
- Класифікація, порівняння та характеристика даних продуктів;
- Розробка основних критеріїв вибору ефективної автоматизованої системи управління документацією;
- Вирішення проблеми підприємства, яка потребує централізованої роботі з документами в територіально-розподілених філіях за допомогою впровадження корпоративного електронного документообігу;
- Впровадження корпоративної системи електронного управління документацією (корпоративного електронного документообігу) в рамках даного підприємства.
Об'єктом роботи є модель підприємства, в рамках якої реалізується процес впровадження електронного документообігу.
Предметом даної дипломної роботи є процеси, роботи, здійснювані під час вибору ефективної автоматизованої системи управління документацією, розробки моделі підприємства та впровадження в неї даної системи.
Завдання дослідження вирішуються на базі підприємства ЗАТ «Bona Fide»-Волгоград. Дане дослідження підготовлено на основі технічних описів систем, взятих з відкритих джерел, і тестування демо-версій програмних продуктів «Дело», «Євфрат-Документообіг», «Optima-Workflow». Дослідження можливостей систем «Бос-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилося тільки на основі технічних описів, оскільки компанії-розробники даних систем демо-версії не представляють.
В якості основних методів при написанні роботи застосовувалися методи системного та структурно-функціонального аналізу, порівняння, аналіз і синтез, моделювання.
Наукова новизна дипломної роботи полягає в розробці критеріїв вибору ефективної автоматизованої системи на основі узагальнення існуючих теоретичних і практичних матеріалів. З урахуванням практичної діяльності на конкретному підприємстві запропоновано модель електронного документообігу, що дозволяє максимально оптимізувати роботу з документами і, відповідно, саму управлінську діяльність підприємства.
Теоретична і практична значущість даної роботи полягає в тому, що запропонована модель електронного документообігу відображає принципову схему руху електронних документів, що може мати значення для розвитку теорії документаційного забезпечення управління в умовах нових технологій. Результати дослідження можуть бути також використані при розробці аналогічних моделей стосовно до підприємств із складним територіально-структурним розподілом, для оптимізації роботи з електронними документами на підприємствах подібного типу або в якості наочного посібника для переходу на електронний документообіг.
На захист виносяться наступні положення:
1. При реалізації електронного документообігу на ЗАТ «Bona Fide» необхідно враховувати комплекс аспектів роботи з документами, оскільки подібна організація електронного документообігу дозволяє вирішити компанії весь спектр завдань повсякденної роботи співробітників офісу; повністю забезпечити захист документообігу; збільшити раціональне використання людських ресурсів; вірно вибудувати модель управління на даному підприємстві, досягаючи поставлених завдань.
2. Найбільш прийнятною для ЗАТ «Bona Fide» є автоматизована система «ЕВФРАТ-Документообіг» як найбільш зручна, проста у впровадженні і застосуванні система, з необхідним набором функцій, які сприяють вдалому переходу документообігу на технологічний рівень, з використанням сучасних комп'ютерних засобів.
3. Рух електронних документів, як і канонічних форм документів, представляє собою два документопотока - внутрішній і зовнішній, кожен з яких має свою послідовність.
4. Найбільш важливими елементами електронного документообігу є його безпека, архівне зберігання документів та організація роботи з ЕЦП, які забезпечують ефективне функціонування корпоративної системи електронного документообігу на підприємстві.
Робота складається з трьох розділів. У першому розділі розглядається поняття електронних технологій в ДОП, їх структура і характеристики, а також пропонуються поетапні теоретичні рішення впровадження даних технологій в якості корпоративної СЕУД.
Друга глава присвячена вибору ефективної автоматизованій системі ДОП, виділення основних критеріїв для відбору шляхом аналітико-синтетичних порівнянь.
У третьому розділі розроблена і представлена модель електронного документообігу підприємства, на якому вироблялося його впровадження з урахуванням специфіки підприємства, його структурного складу, персональних потреб та особистих уподобань.
Глава 1.
Сучасні електронні системи управління і роботи з документами
1.1. Управління і робота з документами
Перехід до економіки ринкового типу ставить питання про створення відповідних сучасним умовам єдиних норм та вимог до системи документаційного забезпечення управлінської діяльності. Так підвищення значення економічного фактора й юридичної чинності документів в управлінні, на думку О.В. Жіваевой, робить актуальним дослідження вчених і експерименти практиків у галузі управління документацією, спрямовані на відхід від традиційного ведення діловодства до створення високоефективних, що використовують сучасні техніко-технологічні досягнення систем управління всім комплексом інформаційно-документаційних ресурсів при досягненні стратегічних та оперативних цілей управління в будь-яких організаціях [ Жіваева 2002: 7].
Створення дієвої системи управління є сьогодні, ймовірно, ключовою проблемою більшості вітчизняних організацій і підприємств. Особливо це важливо для нових ринкових інститутів, багато з яких до цих по не мають сформованої системи управлінських правил та технологій.
В основі всієї управлінської діяльності лежить робота з документами, діловодство, документообіг. Традиційна документознавчих інтерпретація термінів «діловодство» та «документообіг» досить близька і зводиться до формальних процесів створення і рух документів в організації. У більш повсякденного трактуванні багато хто розуміє під діловодством канцелярські функції з обліку документів, а під документообігом - бізнес-процеси, пов'язані з функціональною діяльністю організації. Спираючись на діючі нормативні акти та методичні посібники під даними термінами слід розуміти: Документообіг організації як сукупність взаємопов'язаних процедур, які забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання: відправлення та (або) напряму в справу [Кудряев 2001: 152 ]. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на документопотоки: реєстровані і незареєстровані документи, вхідні, вихідні і внутрішні документи, документи, які працюють або направлені на вищі організації, документи, що направляються або які з підвідомчих організацій, та ін Під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. Вступники в організацію документи утворюють потік вхідної документації, які, пройшовши необхідні інстанції обробки, розбиваються на подпотокі у вигляді конкретних доручень, що потрапляють в кінцевому підсумку до конкретних співробітникам для ознайомлення і на виконання.
У підрозділах з документації, що формується співробітниками, так само утворюються документопотоки, які в результаті зливаються в єдиний потік вихідної документації. А документи, створені в організації і не призначені до виходу за її межі складає потік внутрішньої документації.
Важливою характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію та створених нею протягом певного періоду часу (як правило, року). Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується як критерій при виборі організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи за документами установи, встановленні структури служби діловодства, її штатного складу та інші [Балібардіна 2002: 27].
Встановлення порядку руху документів, або управління документацією організації полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук і доведення її до споживачів у встановлені терміни і з найменшими витратами. Таким чином, воно включає в себе організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання.
При більш уважному розгляді, очевидно, що неможливо побудувати ефективну систему управління на основі двох систем управління: формальною і функціональною. Вони повинні бути нерозривно пов'язані і єдині в масштабі всього підприємства. Це означає, що правила обліку та контролю за рухом документів повинні поширюватися на всі підрозділи і робочі місця персоналу, що працює з документами. У той же час при вирішенні різних функціональних завдань і обробці пов'язаних з ними документів повинні використовуватися спеціалізовані правила роботи з документами і що міститься в них інформацію.
1.2. Проблеми традиційних та електронних технологій ДОП
Як показує практика, в даний момент існує велика кількість організацій як малого та середнього бізнесу, так і великих підприємств, що мають територіально-віддалені філії, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується лише на окремих етапах управлінської діяльності.
Між тим в основі всієї управлінської діяльності лежить робота з документацією, і організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, істотно впливають на оперативність та якість прийнятих рішень.
Цілком очевидно, що в століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом не здатна впоратися з тими обсягами роботи, які існують в даний час. У документаційною діяльності різних організацій при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати практично однакові проблеми, які були систематизовані в статті Л.М. Гайдукова:
Після отримання документа офіс-менеджером він виробляє експедиційну обробку, розглядає документ на предмет адресата, реєструє в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого з заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично присвоюється номер, перевіряється його дублювання. Оскільки в нашій організації знаходяться 2 різних за своїми функціями відділу, то для кожного з відділів налаштовані власні правила нумерації для різних типів документів. Також при необхідності можна фіксувати атрибути, частина з яких є обов'язковими. При збереженні, картка перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації, до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа прив'язується до номенклатури справ компанії із зазначенням справи з довідника номенклатури. А з документами стандартних типів можуть бути асоційовані набори атрибутів, такі як тип документа, координати відправника і одержувача, дата, короткий зміст, та інші. Для заповнення окремих атрибутів картки використовуються різні довідники.
Після реєстрації документ надсилається керівнику конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. З кожним документом може бути асоційований набір завдань щодо його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця. Завдання включають терміни виконання завдання, список виконавців, тип виконання - послідовний, паралельний, альтернативний (має на увазі виконання одним з виконавців), текстові коментарі та іншу інформацію. Завдання пов'язані між собою таким чином, що є можливість визначити послідовність обробки завдань. У тому випадку, якщо при реєстрації завдання був вказаний ознака необхідності маршрутизації і зазначений формат маршрутизації завдання, система автоматично розсилає повідомлення по електронній пошті або розміщує ярлик на завдання в персональній папці користувача.
Якщо у завдання не вказано дату початку виконання, то повідомлення розсилаються негайно, якщо термін вказаний, то завдання розсилається в момент настання терміну виконання завдання. У тому випадку, якщо завдання має кілька виконавців, система визначає спосіб маршрутизації:
· Паралельний спосіб маршрутизації увазі одночасну розсилку завдання всім виконавцям;
· Послідовний - послідовну;
· Альтернативний - розсилку всім виконавцям з автоматичним відкликанням завдання при прийнятті його першим виконавцем.
При обробці завдання користувач може змінювати його статус (взяти в роботу, відкласти, завершити), вказати відсоток виконання, внести коментарі. Інформація про поточний стан завдання буде автоматично фіксуватися на сервері системи, що дозволяє в реальному часі відслідковувати процес виконання.
Після виконання завдання документ міститься в справу і відправляється автоматично системою на оперативне зберігання на центральний комп'ютер-сервер. Більш докладно архівне зберігання ми розглянемо нижче.
Хотілося б особливу увагу звернути на організацію роботи з документами, отриманими за допомогою електронної пошти. У нашій організації розроблено спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У даному положенні визначено такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації та зберіганню в системі електронного документообігу:
- Повідомлення, на підставі яких приймаються відповідальні ділові рішення;
- Повідомлення, що містять важливу для компанії інформацію або мають історичну цінність;
- Повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилання) - для передачі слідчим органам;
- Всі відправлені документи, оскільки можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування.
Важливим етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них строків зберігання. За чинним у нашій організації положенню, термін зберігання отриманого повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються офіс-менеджером, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся отримана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки визначеному колу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (навмисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.
Робота з вихідною документацією.
Трохи інакше складається процес роботи з вихідною документацією. Першим етапом можна вважати ініціювання проекту вихідного документа, який здійснюється шляхом видачі завдання керівником підрозділу або викликано необхідністю у відповіді на отриманий документ самим адресатом. Система підтримує функцію паралельної роботи групи працівників над проектом документа. Сама розробка складається з вибору виду документа і складання стандартного або певного тексту. На панелі інструментів користувач вибирає підкомандами Види документів, де наводяться різні види документів і методи їх обробки. Можна додати новий вид документа, видалити один з обраних видів або роздрукувати його. Інша команда, якою можна скористатися при створенні документа, - Шаблони. При її відкритті з'являється форма з списком шаблонів документів, використовуваних в організації, причому є можливість створювати, зберігати, видаляти і друкувати шаблони.
Далі проводиться узгодження даного проекту документа із зацікавленими підрозділами як усередині організації (візування), так і в головної компанії (погодження). Внутрішнє погодження (візування) здійснюється за допомогою пересилання через вбудовану поштову службу проекту документа на робочі місця зацікавлених у ньому осіб. Всі необхідні зауваження по даній розробці прикріплюються фахівцем до окремого файлу, вирушають разом з копією електронного файлу проекту документа і підписується з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Зовнішнє погодження найчастіше проводиться з підрозділами, що знаходяться в головній компанії. Завдяки «наскрізного» діловодства, узгодження відбувається за допомогою пересилання проекту документа по внутрішній електронній пошті, без роздруківки паперової копії. У разі якщо інстанцій багато, то до електронного файлу документа прикріплюється файл, аналогічний паперовому «Лісту узгодження».
Після узгодження (візування) документ направляється керівнику на підпис. Підпис проводиться за допомогою ЕЦП. Далі документ реєструється аналогічно, реєстрації вхідного документа.
Зареєстрований документ, в залежності від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації. Інтеграція «Євфрат-Документообіг» з електронною поштою дає змогу також відправити документи по електронній пошті як до головної організації, так і інших зовнішніх адресатам із застосуванням адресних книг поштових програм, що значно прискорює і спрощує процес відправки великої кількості документації. Вихідний документ після його відправлення поміщається на оперативне архівне зберігання з зазначенням в реєстраційній картці номера справи за номенклатурою справ підрозділу, до якого відноситься даний документ.
Таким чином, автоматизована система «Євфрат-Документообіг» допомагає створити єдиний простір управління філіальною структурою і здійснювати наскрізний контроль за виконанням завдань, виданих філіям [www.evfrat.ru].
Схематично роботу з вихідної і вхідної документації на прикладі конкретного виду документа (листа) можна зобразити таким чином.
Схема 3.
Маршрут руху листи
Прийом пошти, перевірка правильності адресування 1 |
Попередній розгляд листа офіс-менеджером 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Електронна робота з внутрішньою документацією:
Робота з внутрішньою документацією складається з наступних етапів, виділених Н.А. Лисенко:
1. Отримання вказівки на розробку
2. Підготовка проекту документа
3. Узгодження (візування)
4. Реєстрація в підрозділі
5. Передача адресату
6. Відмітка про доставку
7. Видача (оформлення) резолюцій
8. Постановка на контроль
9. Звіт про виконання
10. Приміщення документа до справи, поточне і архівне зберігання [Лисенко 2002: 45-56].
Робота з внутрішньою документацією проводиться тільки в електронному вигляді і з електронними файлами документів і починається з моменту одержання вказівки на розробку документа або в разі виникнення необхідності у відповіді на отриману кореспонденцію. Отримання завдання проводиться аналогічним чином, описаним вище. Слід додати, що в автоматизованій системі, встановленої в нашій організації, існує управління робочим часом користувача. Система забезпечує інтеграцію Off-line робочого місця виконавця завдання з планувальником Microsoft Outlook. У разі прийняття завдання в роботу в персональному планувальнику виконавця фіксується завдання Microsoft Outlook (тема - тема завдання, тіло, коментарі до завдання і посилання на повідомлення - завдання), повідомлення переміститься в спеціальну папку «У роботі». Даному завданню призначається нагадувач на дату за день до закінчення завдання.
Користувач також має можливість відкласти завдання до певної дати (часу), в цьому випадку в планувальнику формується нагадувач на час, який користувач може вказати при відкладанні завдання, повідомлення переміститься в папку «Відкладені». При завершенні завдання відповідні Task (завдання) і reminder (нагадування) видаляються. При зміні статусу з «відкладено» на «в роботі» видаляється відповідний reminder.
У ході роботи над проектом документа, можуть знадобитися раніше створені документи або раніше отримана кореспонденція. Для вирішення даного питання автоматизована система, встановлена в нашій організації забезпечує засоби пошуку і побудови звітів. При необхідності можна здійснювати пошук за значеннями атрибутів картки, включаючи атрибути табличних розділів, за реквізитами документа, пошук з урахуванням російської морфології, а також можливе здійснення повнотекстових запитів по вмісту карток документів і файлів. Є можливість визначити тип карток, що включаються в пошуковий фільтр. Підсистема звітності (віртуальних папок) дозволяє зв'язати з пошуковим фільтром форму подання звіту (визначити колонки уявлень, їх заголовки, способи групування та сортування даних, а також визначити агреговані значення в таблиці). Після здійснення пошуку відбувається організація ієрархії звітів (ієрархія віртуальних папок системи з асоційованими з ними уявленнями звітів). Будь-який звіт може бути експортований в Microsoft Excel або роздрукований.
У процесі роботи над завданням виконавця керівник може призвести консолідований контроль, який зводиться до формування звітності станом завдань. Звіт асоціюється з віртуальною папкою і являє собою композицію фільтру і пов'язаного з ним подання. Фільтр може включати список типів об'єктів, підмножина папок, для яких будується звіт, і атрибутивні фільтри. Прикладами звітів можуть бути наступні:
· Всі прострочені документи на сьогоднішній день;
· Всі документи, не виконані вчасно конкретним співробітником за певний період.
Таким чином, існує можливість провести моніторинг виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу.
У процесі узгодження проекту документа, виконавець користується загальнокорпоративні довідником або довідником співробітників компанії для розсилки. Розсилка відбувається аналогічно, описаного вище, чином. Довідники використовуються в інших додатках для зберігання інформації про співробітників організації і контрагентів компанії. Довідники містять інформацію про структуру компанії, інформацію про адреси компанії, її підрозділів та окремих співробітників. Система також дозволяє редагувати дані довідники, додавати в них нові атрибути, що значно розширює можливості використання корпоративної системи.
Слід докладніше зупинитися на організації електронного архіву в нашій організації. Оскільки в нашій моделі документообігу виділяються 2 види зберігання даних: оперативне і довгострокове, то для роботи з цією інформацією створені різні види сховищ. Для оперативного зберігання першорядним є швидкість доступу, оскільки в оперативному «секторі» зазвичай зберігаються документи, які знаходяться в роботі. Оперативне зберігання проводиться за допомогою RAID-масивів. Вони являють собою спосіб організації кількох жорстких дисків, коли інформація автоматично записується одночасно на декілька дисків. При виході з ладу одного або декількох накопичувачів інформація відновлюється з резервного. А для довготривалого зберігання великих обсягів інформації застосовуються архівні бібліотеки на основі CD або DVD [Дороніна 2002: 40, 41]. Кожна така бібліотека містить до декількох сотень дисків і одне або декілька пристроїв зчитування запису. Автоматична зміна дисків в таких пристроях займає від однієї до кількох секунд, що, в принципі, є прийнятним для застосування в системах електронного документообігу. А також деякі види документів зберігаються на стрічкових системах, що теж досить зручно у використанні і вигідно в зберіганні.
Електронний архів нашої організації має масштабованістю, забезпечує зберігання необмеженої кількості документів і доступ необмеженої кількості користувачів, можливість побудови територіально розподілених архівів на різних типах носіїв, що досить зручно для нашого підприємства, оскільки вона має складну структуру організації; універсальним для користувача інтерфейсом і його автоматичної настройкою в залежно від ролі користувача; можливістю підключення до архіву через Інтернет-з'єднання; можливістю зберігання будь-яких форматів електронних документів, включаючи текстові, графічні, аудіо та відео; реєстрацією всіх операцій, виконуваних користувачами архіву, можливість отримання статистичних звітів. А також володіє спеціальним клієнтським розширенням, яке дозволяє безпосередньо зберігати документи в архіві з програм Microsoft Office, а також зберігати атрибути файлів у вигляді атрибутів картки та використовувати кошти VBA для розробки карток.
Така організація електронного документообігу в цілому дозволяє нашій компанії вирішити комплекс завдань, які необхідно вирішувати в процесі повсякденної роботи працівників офісу. При такій організації електронний документообіг вийшов не просто частково, а повністю захищеним, за допомогою такої організації збільшилася раціональне використання людського ресурсу, що допомогло в свою чергу вірно вибудувати модель управління на підприємстві, досягаючи поставлених завдань.
Висновок
На сьогоднішній день дуже багато управлінців розуміють, що успіху фірма або організація може досягти не тільки тоді, коли вона буде добре спланована і керована, але і тоді, коли всередині організації буде проводитися оперативна, своєчасна, правильна робота з усією документацією, виробленої в процесі її діяльності.
За час свого існування комп'ютерні технології пройшли тривалий шлях розвитку не тільки в області програмних продуктів чи архітектури систем, але і в області інтеграції комп'ютерних технологій та бізнес-процесів. Спочатку створені для автоматизації рутинних процесів комп'ютерні технології стали вирішальним фактором, що визначає самі бізнес-процеси. Зараз вже дуже важко уявити сучасний офіс не тільки без комп'ютера, але і без спеціальних програм, що дозволяють автоматизувати всю роботу з документацією. Можна сказати, що на сьогоднішній день базова функціональність цих програмних продуктів всіх найбільш відомих виробників відповідає основним вимогам російського діловодства і забезпечує реалізацію всіх основних діловодних операцій. Тому при виборі того чи іншого програмного продукту основна увага звертається на деталі, особливості функціонування та налаштування того чи іншого ПЗ.
Таким чином, попит на такі програми швидко збільшується, і завдяки цьому виробники створюють все більше й більше зроблені, багатофункціональні (корпоративні) системи, що дозволяють вирішити будь-які промислові питання, подолати не тільки проблеми, характерні для, по визначенню В.Е. Баласаняна, канонічних моделей діловодства, а й проблеми, породжені тимчасовим з'єднанням двох полярних епох у розвитку документаційного забезпечення управління [Баласанян 2003: 23]. Як підсумок цього можна побачити, що практично всі організації, навіть більшими прихильниками паперового документообігу в офісі, перейшли на новий рівень розвитку комп'ютерних технологій, стали використовувати електронний документообіг. З кожним роком він приймає всі великі розмахи, але, незважаючи на це, все-таки ще активно використовується паперова справа. Це призводить до змішання технологій паперового та електронного офісу.
Період змішання технологій завідомо кінцевий, і повсюдне запровадження повноцінного електронного документообігу історично неминуче. Однак дуже багато компаній-виробників прагнуть забезпечити ефективність діяльності своїх клієнтів і на цьому нетривалому відрізку шляху до нової епохи.
Метою даної дипломної роботи було створення моделі ефективного електронного документообігу та його впровадження на реально існуючому підприємстві з використанням сучасних комп'ютерних засобів, а також автоматизація руху документів відповідно до раціональної організацією праці.
Проведені нами дослідження і роботи по створенню моделі електронного документообігу з ефективним рухом документів, дозволяють нам зробити ряд висновків і пропозицій:
1) Актуальність проблеми вибору і впровадження електронного документообігу визначається необхідністю створення на підприємстві єдиного документаційного простору з урахуванням раціонального використання людських ресурсів при виконанні певних діловодних робіт.
2) Дослідження проблем в області паперового діловодства та проведений порівняльний аналіз його з електронним діловодством дозволив нам виявити найбільш такі суттєві проблеми у цій сфері з метою розробки подальшого їх вирішення:
- Неминуча втрата документів, отже та інформації;
- Потрапляння документів та інформації, що міститься в них, третій особі;
- Накопичення безлічі документів, призначення та джерело появи яких незрозумілі;
- Великі витрати часу на підготовку та узгодження документів, як наслідок - мала швидкість обробки та інформації, а значить - повільна реакція на нові впливу;
- Надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;
- Суперечливість рішень, що приймаються, неможливість забезпечити швидку передачу вихідних документів та інформації посадовим особам, які приймають рішення;
- Безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі терміни доручень, що випливають з резолюцій до конкретних виконавців;
- Неможливість встановлення історії роботи з документами;
- Невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної добірки документів;
- Надмірні витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного документа.
3) Вивчення поняття «системи електронного управління документами» допомогло розмежувати, в залежності від характеристики і способів вирішення діловодних завдань, «системи електронного документування», «системи електронного документообігу», «корпоративні системи електронного управління документами».
4) Проведений у роботі аналітико-синтетичний аналіз автоматизованих систем, дозволив сформулювати основні критерії для вибору найбільш ефективної автоматизованої системи, яка б вирішувала більшість діловодних завдань. До таких критеріїв можна віднести: критерії функціональності системи, можливості персональних налаштувань, універсальність технічних характеристик, зручність впровадження, критерій цінової політики системи, критерій безпеки і зручності експлуатації. За допомогою цих критеріїв була виділена АС «ЕВФРАТ-Документообіг», яка відповідає всім потребам в області діловодства, зручності формування єдиного діловодного простору і яка стала базою для впровадження електронного документообігу в розробленій нами моделі документообігу.
5) В результаті дослідження створено модель електронного документообігу ЗАТ «Bona Fide».
6) Розроблено схему поетапного впровадження корпоративного електронного документообігу, яка включає в себе наступні стадії:
1. Так званий, аналітичний. На цьому етапі проводитися аналіз цієї системи документообігу на підприємствами, формується робоча група, яка буде виконувати функції координації робіт у галузі створення загальнокорпоративної СЕУД.
2. Проектно-технологічний: вибір і придбання програмних засобів для ядра системи, проектування архітектури системи і розробка програми.
3. Власне етап впровадження системи, що включає в себе під етапи: проведення дослідної експлуатації, доробка програмної та експлуатаційної документації за результатами дослідної експлуатації, проведення приймальних випробувань.
При створенні моделі електронного документообігу нами були передбачені всі нюанси роботи з документами при впровадженні і подальшої експлуатації електронного документообігу. Дані варіанти потреб ми пропонуємо розглядати як найбільш вагомі в ході вибору автоматизованої системи, яка відповідає всім заданим в організації параметрами в області безпечного і ефективного електронного документообігу.
Література
1. Андрєєва, В.І. Діловодство: Вимоги до документообігу фірми (з урахуванням Держстандартів РФ): Настільна Книга для секретарів, бухгалтерів, юристів, керівників / В.І. Андрєєва - М.: АТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1994. - 191 с.
2. Баласанян, В.Е. Електронний документообіг - основа ефективного управління сучасним підприємством / В.Е. Баласанян / / Секретарська справа. - 2002 .- № 2. - С. 46-48.
3. Баласанян, В. Е. Якою має бути сучасна автоматизована система документаційного забезпечення управління / В.Е. Баласанян / / X Міжнар. науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві: парадигми XXI ст.». - М., - 2003. - С.22-25.
4. Балібардіна, Г.І. Документознавство та документаційне забезпечення управління / Г.І. Балібардіна / / Навчальний метод. посібник / ВолДУ. - 2002. - 78 с.
5. Бобильова, М.П. Корпоративна система документообігу і корпоративна культура: аспекти взаємовпливу / М.П. Бобильова / / Діловодство. - 2001. - № 2. - С. 41-43.
6. Бобильова, М.П. Ефективний документообіг: від традиційного до електронного / М.П. Бобильова. - М.: Видавництво МЕІ, 2004-49 с.
7. Бобильова, М.П. Питання використання елементів електронного документообігу усередині організації / М.П. Бобильова / / Секретарська справа. - 2003. - № 2. - С. 15-17.
8. Бобильова, М.П. Вибір програмного продукту для автоматизації документообігу / М.П. Бобильова / / Діловодство. - 2002. - № 2. - С.27-33.
9. Витин, Ю.Г. Від документообігу класичного - до електронного! / Ю.Г. Витин / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55.
10. Вовкотруб, О.В. Документ і інформація в століття комп'ютерів і розмножувальної техніки / О.В. Вовкотруб / / Збірник матеріалів II Міжнар. Науково-практичній конференції «Сучасні технології документообігу в бізнесі, виробництві та управлінні». - Пенза, - 2000. - С. 3-10.
11. Гайдукова, Л.М. Проблеми традиційних технологій документаційного забезпечення / Л.М. Гайдукова / / - Секретарська справа. - 2006. - № 10 - С. 17-22.
12. Гельман-Виноградів, К.Б. Документальна пам'ять ноосфери як новий об'єкт пізнання (до постановки проблеми) / К.Б. Гельман-Виноградів / / - Міжнар. форум з інформації та документації. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 8-16 (1992 а).
13. Гельман-Виноградів, К.Б. Просторова одіссея документів як глобальне явище / К.Б. Гельман-Виноградів / / Вітчизняні архіви. - 1992. - № 6. - С. 24-30 (1992 б).
14. Гельман-Виноградів, К.Б. Деякі питання наукової трактування поняття «документ» / К.Б. Гельман-Виноградів / / XI Міжнар. науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві: адміністративна реформа і керування документацією» - М., - 2005. - С. 84-87 (2005 а).
15. Гельман-Виноградів, К.Б. Про складнощі трактування поняття «документ» і засоби їх подолання / К.Б. Гельман-Виноградів / / Діловодство. - 2005. - № 2. - С. 16-24 (2005 б).
16. Глік, Д.І. Національні стандарти в сфері електронного документообігу / Д.І. Глік / / - Секретарська справа. - 2006. - № 9 - С. 45-75.
17. Джулер, А. Креативні стратегії в рекламі / А. Джулер, Б. Дрюніані - СПб: «Пітер», 2002. - 289 с.
18. Домарев, В.В. Захист інформації та безпека комп'ютерних систем / В.В. Домарев. - К.: «Діа-Софт», 1999. - 38 с.
19. Дороніна, Л.А. Нові інформацонние технології зберігання документів організації (до постановки проблеми) / Л.А. Дороніна, Б.В. Черніков / / Управління персоналом. - 2002. - № 2. - С. 39-43.
20. Жіваева, О.В. Управління інформаційними потоками промислових підприємств на основі оптимізації документообігу: Дис. ... Канд. економ. наук: 03.00.02 / О.В. Жіваева. - В., 2002. - 148 с.
21. Кочеткова, П. Система автоматизації діловодства «СompanyMedia-Діловодство / П. Кочеткова / / Секретарська справа. - 2006. - № 8. - С.20.
22. Кудряев, В.А. Організація роботи з документами / В.А. Кудряев. - М.: Інфа-М, 2001. - 356 с.
23. Кузнєцов, С.Л. Проблеми вибору програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами в офісі / С.Л. Кузнецов / / Секретарська справа. - 2005. - № 10. - С. 32-35.
24. Куциняк, Д.Л. Від автоматизованого діловодства до електронного документообігу / Д.Л. Куциняк / / X Міжнар. Науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві: парадигми XXI ст.». - М., - 2003. - С. 18 - 23.
25. Ларін, М.В. Управління документацією в організації / М.В. Ларін / /-М.: «Наукова книга», 2002. - 110 с.
26. Ларін, М.В. Управління документацією: теорія і практика (тези доповіді) / М.В. Ларін / / Діловодство. - 2001. - № 1. - С. 5-9.
27. Ларін, М.В. Електронний документообіг: що заважає його впровадження / М.В. Ларін / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2003. - № 12. - С.30-38.
28. Лисенка, Н.А. Документування управлінської діяльності на підприємстві: діловодство й кореспонденція / Н.А. Лисенка / / Навчальний метод. посібник / Р-на-Д: МарТ. - 2002. - 272 с.
29. Максимович, Г.Ю. Комплексний підхід до впровадження інформаційних технологій в усі сфери ДОП / Г.Ю. Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - № 11 (63). - С. 51-56 (2005 а).
30. Максимович, Г.Ю. Сучасні універсальні інформаційні технології - основа вдосконалення ДОП / Г.Ю. Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - № 2 (54). - С. 23-27 (2005 б).
31. Максимович, Г.Ю. Сучасні інформаційні технології зберігання інформації та організація доступу до неї / Г.Ю Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - № 1 (53) - С. 34 (2005 в).
32. Мітяєв, К.Г. Документи та їх призначення / К.Г. Мітяєв / / - Питання архівознавства. - 1960. - № 5. - С. 88-102.
33. Мітяєв, К.Г. Класифікація документів в діловодстві радянських установ / К.Г. Мітяєв / / Вісник архівіста. - 1961. - № 1. - С. 59-61.
34. Мітяєв, К.Г. Класифікаційні схеми (класифікатори) документів у діловодстві / К.Г. Мітяєв / / Вісник архівознавства. - 1963. - № 4. - С. 81-83.
35. Московія, П.М. На шляху до електронного документообігу / П.М. Московія / / Діловодство. - 2004. - № 2. - С.36-41.
36. Печникова, Т.В. Документаційне забезпечення діяльності організації / Т.В. Печникова / / Учеб. Посібник / М.: Ассоц. авторів і видавців «Тандем»: «ЕКМОС». - 1998. - 208 с.
37. Плешкевіч, Е.А. Традиційне і нетрадиційне документознавство: про чистоту ідей, а може бути, і рядів / Е.А. Плешкевіч / / - Наукові і технічні розробки. - 2005. - № 6. - С. 65-70 (2005 а).
38. Плешкевіч, Е.А. Новий підхід до визначення поняття «документ» у книгознавчих дисциплінах / Е.А. Плешкевіч / / НТІ. - Сер. 1. - 2005. - № 3. - С. 4-7 (2005 б).
39. Плешкевіч, Е.А. Формування документної парадигми / Е.А. Плешкевіч / / НТІ. - Сер. 1. - 2005. - № 10. - С. 19-22 (2005 в).
40. Привалов, В.Ф. Питання збереження принтерних текстів / / Документація в інформаційному суспільстві: електронний документообіг і електронний архів. / В.Ф. Привалов / / Доповіді та повідомлення на шостій Міжнародній науково-практичній конференції 24-25 листопада 1999р. - М., - 2000. - С.120-124.
41. Руминіна, Л.А. Діловодство / Л.А. Руминіна / /. - М.: «Видавництво Майстерність», 2002. - 220 с.
42. Саблін, В.К. Про впровадження електронного документообігу / В.К. Саблін / / Аудит. - 2004. - № 5. - С.6.
43. Сборец, М.В. Про впровадження системи електронного документообігу у ВАТ АІБ «Академхімбанк» / М.В. Сборец / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2004. - № 9. - С. 48-56.
44. Стенюков, М.Ю. Складання документів на комп'ютері / М.Ю. Стенюков / / Навчальний метод. посібник / М.: «ЕКМОС». - 238 с.
45. Сисоєва, Л.В. Розробка концепції загальнокорпоративної системи управління документами / Л.В. Сисоєва / / - Секретарська справа. - 2006. - № 7 - С. 30-35.
46. Сисоєва, Л.А. Системи електронного управління документами / Л.А. Сисоєва / / Секретарсоке справу. - 2003. - № 3. - С.29-33.
47. Тихонов, В.І. Електронні архіви і електронний документообіг / В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин / / Отеч. Архіви. - 1999. - № 2. - С.17-26.
48. Ткачов, А.В. Правовий статус комп'ютерних документів: основні характеристики / О.В. Ткачов / / - М.: ТОВ «Городец-издат», 2000. - С.62.
49. Філенко, Є.М. Розвиток поняття «документ» з впровадженням нових інформаційних технологій / О.М. Філенко / / - Діловодство. - 2006. - № 3 - С. 64-65.
50. Backland, M. About a basis of the theory of management of the documentation / M. Backland. - The American Archivist, 1994. - Vol.57. - 346-351 p.
51. Duranti, L. The Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project / L. Duranti, H. Macneil. - Budapest, 1997. - 177 р.
52. Duranti, L. The impact of digital technology an archival science / L. Duranti - Archival Science. - 2001. - № 1. - Pp. 39-55.
53. Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. A Report to the Councilon Library and Information Resources / J. Rothenberg - Washington, DC, 1999.
54. Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the state of issue / K. Thibodeau - The American Archivist, 1995. - Vol.67. - 123-225 p.
55. http://www.abbyy.ru
56. http://www.boss-referent.ru
57. http://www.businessdoc.ru
58. http://www.documentum.ru
59. http://www.docflow.ru
60. http://www.eos.ru
61. http://www.evfrat.ru
62. http://www.idoc.ru
63. http://www.inttrust.ru
64. http://www.landocs.ru
65. http://www.letograf.ru
66. http://www.miidad.ru
67. http://www.optima-worflow.ru
- Неминуча втрата документів, отже та інформації; У процесі узгодження проекту документа, виконавець користується загальнокорпоративні довідником або довідником співробітників компанії для розсилки. Розсилка відбувається аналогічно, описаного вище, чином. Довідники використовуються в інших додатках для зберігання інформації про співробітників організації і контрагентів компанії. Довідники містять інформацію про структуру компанії, інформацію про адреси компанії, її підрозділів та окремих співробітників. Система також дозволяє редагувати дані довідники, додавати в них нові атрибути, що значно розширює можливості використання корпоративної системи.
Слід докладніше зупинитися на організації електронного архіву в нашій організації. Оскільки в нашій моделі документообігу виділяються 2 види зберігання даних: оперативне і довгострокове, то для роботи з цією інформацією створені різні види сховищ. Для оперативного зберігання першорядним є швидкість доступу, оскільки в оперативному «секторі» зазвичай зберігаються документи, які знаходяться в роботі. Оперативне зберігання проводиться за допомогою RAID-масивів. Вони являють собою спосіб організації кількох жорстких дисків, коли інформація автоматично записується одночасно на декілька дисків. При виході з ладу одного або декількох накопичувачів інформація відновлюється з резервного. А для довготривалого зберігання великих обсягів інформації застосовуються архівні бібліотеки на основі CD або DVD [Дороніна 2002: 40, 41]. Кожна така бібліотека містить до декількох сотень дисків і одне або декілька пристроїв зчитування запису. Автоматична зміна дисків в таких пристроях займає від однієї до кількох секунд, що, в принципі, є прийнятним для застосування в системах електронного документообігу. А також деякі види документів зберігаються на стрічкових системах, що теж досить зручно у використанні і вигідно в зберіганні.
Електронний архів нашої організації має масштабованістю, забезпечує зберігання необмеженої кількості документів і доступ необмеженої кількості користувачів, можливість побудови територіально розподілених архівів на різних типах носіїв, що досить зручно для нашого підприємства, оскільки вона має складну структуру організації; універсальним для користувача інтерфейсом і його автоматичної настройкою в залежно від ролі користувача; можливістю підключення до архіву через Інтернет-з'єднання; можливістю зберігання будь-яких форматів електронних документів, включаючи текстові, графічні, аудіо та відео; реєстрацією всіх операцій, виконуваних користувачами архіву, можливість отримання статистичних звітів. А також володіє спеціальним клієнтським розширенням, яке дозволяє безпосередньо зберігати документи в архіві з програм Microsoft Office, а також зберігати атрибути файлів у вигляді атрибутів картки та використовувати кошти VBA для розробки карток.
Така організація електронного документообігу в цілому дозволяє нашій компанії вирішити комплекс завдань, які необхідно вирішувати в процесі повсякденної роботи працівників офісу. При такій організації електронний документообіг вийшов не просто частково, а повністю захищеним, за допомогою такої організації збільшилася раціональне використання людського ресурсу, що допомогло в свою чергу вірно вибудувати модель управління на підприємстві, досягаючи поставлених завдань.
Висновок
На сьогоднішній день дуже багато управлінців розуміють, що успіху фірма або організація може досягти не тільки тоді, коли вона буде добре спланована і керована, але і тоді, коли всередині організації буде проводитися оперативна, своєчасна, правильна робота з усією документацією, виробленої в процесі її діяльності.
За час свого існування комп'ютерні технології пройшли тривалий шлях розвитку не тільки в області програмних продуктів чи архітектури систем, але і в області інтеграції комп'ютерних технологій та бізнес-процесів. Спочатку створені для автоматизації рутинних процесів комп'ютерні технології стали вирішальним фактором, що визначає самі бізнес-процеси. Зараз вже дуже важко уявити сучасний офіс не тільки без комп'ютера, але і без спеціальних програм, що дозволяють автоматизувати всю роботу з документацією. Можна сказати, що на сьогоднішній день базова функціональність цих програмних продуктів всіх найбільш відомих виробників відповідає основним вимогам російського діловодства і забезпечує реалізацію всіх основних діловодних операцій. Тому при виборі того чи іншого програмного продукту основна увага звертається на деталі, особливості функціонування та налаштування того чи іншого ПЗ.
Таким чином, попит на такі програми швидко збільшується, і завдяки цьому виробники створюють все більше й більше зроблені, багатофункціональні (корпоративні) системи, що дозволяють вирішити будь-які промислові питання, подолати не тільки проблеми, характерні для, по визначенню В.Е. Баласаняна, канонічних моделей діловодства, а й проблеми, породжені тимчасовим з'єднанням двох полярних епох у розвитку документаційного забезпечення управління [Баласанян 2003: 23]. Як підсумок цього можна побачити, що практично всі організації, навіть більшими прихильниками паперового документообігу в офісі, перейшли на новий рівень розвитку комп'ютерних технологій, стали використовувати електронний документообіг. З кожним роком він приймає всі великі розмахи, але, незважаючи на це, все-таки ще активно використовується паперова справа. Це призводить до змішання технологій паперового та електронного офісу.
Період змішання технологій завідомо кінцевий, і повсюдне запровадження повноцінного електронного документообігу історично неминуче. Однак дуже багато компаній-виробників прагнуть забезпечити ефективність діяльності своїх клієнтів і на цьому нетривалому відрізку шляху до нової епохи.
Метою даної дипломної роботи було створення моделі ефективного електронного документообігу та його впровадження на реально існуючому підприємстві з використанням сучасних комп'ютерних засобів, а також автоматизація руху документів відповідно до раціональної організацією праці.
Проведені нами дослідження і роботи по створенню моделі електронного документообігу з ефективним рухом документів, дозволяють нам зробити ряд висновків і пропозицій:
1) Актуальність проблеми вибору і впровадження електронного документообігу визначається необхідністю створення на підприємстві єдиного документаційного простору з урахуванням раціонального використання людських ресурсів при виконанні певних діловодних робіт.
2) Дослідження проблем в області паперового діловодства та проведений порівняльний аналіз його з електронним діловодством дозволив нам виявити найбільш такі суттєві проблеми у цій сфері з метою розробки подальшого їх вирішення:
- Неминуча втрата документів, отже та інформації;
- Потрапляння документів та інформації, що міститься в них, третій особі;
- Накопичення безлічі документів, призначення та джерело появи яких незрозумілі;
- Великі витрати часу на підготовку та узгодження документів, як наслідок - мала швидкість обробки та інформації, а значить - повільна реакція на нові впливу;
- Надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;
- Суперечливість рішень, що приймаються, неможливість забезпечити швидку передачу вихідних документів та інформації посадовим особам, які приймають рішення;
- Безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі терміни доручень, що випливають з резолюцій до конкретних виконавців;
- Неможливість встановлення історії роботи з документами;
- Невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної добірки документів;
- Надмірні витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного документа.
3) Вивчення поняття «системи електронного управління документами» допомогло розмежувати, в залежності від характеристики і способів вирішення діловодних завдань, «системи електронного документування», «системи електронного документообігу», «корпоративні системи електронного управління документами».
4) Проведений у роботі аналітико-синтетичний аналіз автоматизованих систем, дозволив сформулювати основні критерії для вибору найбільш ефективної автоматизованої системи, яка б вирішувала більшість діловодних завдань. До таких критеріїв можна віднести: критерії функціональності системи, можливості персональних налаштувань, універсальність технічних характеристик, зручність впровадження, критерій цінової політики системи, критерій безпеки і зручності експлуатації. За допомогою цих критеріїв була виділена АС «ЕВФРАТ-Документообіг», яка відповідає всім потребам в області діловодства, зручності формування єдиного діловодного простору і яка стала базою для впровадження електронного документообігу в розробленій нами моделі документообігу.
5) В результаті дослідження створено модель електронного документообігу ЗАТ «Bona Fide».
6) Розроблено схему поетапного впровадження корпоративного електронного документообігу, яка включає в себе наступні стадії:
1. Так званий, аналітичний. На цьому етапі проводитися аналіз цієї системи документообігу на підприємствами, формується робоча група, яка буде виконувати функції координації робіт у галузі створення загальнокорпоративної СЕУД.
2. Проектно-технологічний: вибір і придбання програмних засобів для ядра системи, проектування архітектури системи і розробка програми.
3. Власне етап впровадження системи, що включає в себе під етапи: проведення дослідної експлуатації, доробка програмної та експлуатаційної документації за результатами дослідної експлуатації, проведення приймальних випробувань.
При створенні моделі електронного документообігу нами були передбачені всі нюанси роботи з документами при впровадженні і подальшої експлуатації електронного документообігу. Дані варіанти потреб ми пропонуємо розглядати як найбільш вагомі в ході вибору автоматизованої системи, яка відповідає всім заданим в організації параметрами в області безпечного і ефективного електронного документообігу.
Література
1. Андрєєва, В.І. Діловодство: Вимоги до документообігу фірми (з урахуванням Держстандартів РФ): Настільна Книга для секретарів, бухгалтерів, юристів, керівників / В.І. Андрєєва - М.: АТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1994. - 191 с.
2. Баласанян, В.Е. Електронний документообіг - основа ефективного управління сучасним підприємством / В.Е. Баласанян / / Секретарська справа. - 2002 .- № 2. - С. 46-48.
3. Баласанян, В. Е. Якою має бути сучасна автоматизована система документаційного забезпечення управління / В.Е. Баласанян / / X Міжнар. науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві: парадигми XXI ст.». - М., - 2003. - С.22-25.
4. Балібардіна, Г.І. Документознавство та документаційне забезпечення управління / Г.І. Балібардіна / / Навчальний метод. посібник / ВолДУ. - 2002. - 78 с.
5. Бобильова, М.П. Корпоративна система документообігу і корпоративна культура: аспекти взаємовпливу / М.П. Бобильова / / Діловодство. - 2001. - № 2. - С. 41-43.
6. Бобильова, М.П. Ефективний документообіг: від традиційного до електронного / М.П. Бобильова. - М.: Видавництво МЕІ, 2004-49 с.
7. Бобильова, М.П. Питання використання елементів електронного документообігу усередині організації / М.П. Бобильова / / Секретарська справа. - 2003. - № 2. - С. 15-17.
8. Бобильова, М.П. Вибір програмного продукту для автоматизації документообігу / М.П. Бобильова / / Діловодство. - 2002. - № 2. - С.27-33.
9. Витин, Ю.Г. Від документообігу класичного - до електронного! / Ю.Г. Витин / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55.
10. Вовкотруб, О.В. Документ і інформація в століття комп'ютерів і розмножувальної техніки / О.В. Вовкотруб / / Збірник матеріалів II Міжнар. Науково-практичній конференції «Сучасні технології документообігу в бізнесі, виробництві та управлінні». - Пенза, - 2000. - С. 3-10.
11. Гайдукова, Л.М. Проблеми традиційних технологій документаційного забезпечення / Л.М. Гайдукова / / - Секретарська справа. - 2006. - № 10 - С. 17-22.
12. Гельман-Виноградів, К.Б. Документальна пам'ять ноосфери як новий об'єкт пізнання (до постановки проблеми) / К.Б. Гельман-Виноградів / / - Міжнар. форум з інформації та документації. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 8-16 (1992 а).
13. Гельман-Виноградів, К.Б. Просторова одіссея документів як глобальне явище / К.Б. Гельман-Виноградів / / Вітчизняні архіви. - 1992. - № 6. - С. 24-30 (1992 б).
14. Гельман-Виноградів, К.Б. Деякі питання наукової трактування поняття «документ» / К.Б. Гельман-Виноградів / / XI Міжнар. науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві: адміністративна реформа і керування документацією» - М., - 2005. - С. 84-87 (2005 а).
15. Гельман-Виноградів, К.Б. Про складнощі трактування поняття «документ» і засоби їх подолання / К.Б. Гельман-Виноградів / / Діловодство. - 2005. - № 2. - С. 16-24 (2005 б).
16. Глік, Д.І. Національні стандарти в сфері електронного документообігу / Д.І. Глік / / - Секретарська справа. - 2006. - № 9 - С. 45-75.
17. Джулер, А. Креативні стратегії в рекламі / А. Джулер, Б. Дрюніані - СПб: «Пітер», 2002. - 289 с.
18. Домарев, В.В. Захист інформації та безпека комп'ютерних систем / В.В. Домарев. - К.: «Діа-Софт», 1999. - 38 с.
19. Дороніна, Л.А. Нові інформацонние технології зберігання документів організації (до постановки проблеми) / Л.А. Дороніна, Б.В. Черніков / / Управління персоналом. - 2002. - № 2. - С. 39-43.
20. Жіваева, О.В. Управління інформаційними потоками промислових підприємств на основі оптимізації документообігу: Дис. ... Канд. економ. наук: 03.00.02 / О.В. Жіваева. - В., 2002. - 148 с.
21. Кочеткова, П. Система автоматизації діловодства «СompanyMedia-Діловодство / П. Кочеткова / / Секретарська справа. - 2006. - № 8. - С.20.
22. Кудряев, В.А. Організація роботи з документами / В.А. Кудряев. - М.: Інфа-М, 2001. - 356 с.
23. Кузнєцов, С.Л. Проблеми вибору програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами в офісі / С.Л. Кузнецов / / Секретарська справа. - 2005. - № 10. - С. 32-35.
24. Куциняк, Д.Л. Від автоматизованого діловодства до електронного документообігу / Д.Л. Куциняк / / X Міжнар. Науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві: парадигми XXI ст.». - М., - 2003. - С. 18 - 23.
25. Ларін, М.В. Управління документацією в організації / М.В. Ларін / /-М.: «Наукова книга», 2002. - 110 с.
26. Ларін, М.В. Управління документацією: теорія і практика (тези доповіді) / М.В. Ларін / / Діловодство. - 2001. - № 1. - С. 5-9.
27. Ларін, М.В. Електронний документообіг: що заважає його впровадження / М.В. Ларін / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2003. - № 12. - С.30-38.
28. Лисенка, Н.А. Документування управлінської діяльності на підприємстві: діловодство й кореспонденція / Н.А. Лисенка / / Навчальний метод. посібник / Р-на-Д: МарТ. - 2002. - 272 с.
29. Максимович, Г.Ю. Комплексний підхід до впровадження інформаційних технологій в усі сфери ДОП / Г.Ю. Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - № 11 (63). - С. 51-56 (2005 а).
30. Максимович, Г.Ю. Сучасні універсальні інформаційні технології - основа вдосконалення ДОП / Г.Ю. Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - № 2 (54). - С. 23-27 (2005 б).
31. Максимович, Г.Ю. Сучасні інформаційні технології зберігання інформації та організація доступу до неї / Г.Ю Максимович, В.І. Берестова / / Секретарська справа. - 2005. - № 1 (53) - С. 34 (2005 в).
32. Мітяєв, К.Г. Документи та їх призначення / К.Г. Мітяєв / / - Питання архівознавства. - 1960. - № 5. - С. 88-102.
33. Мітяєв, К.Г. Класифікація документів в діловодстві радянських установ / К.Г. Мітяєв / / Вісник архівіста. - 1961. - № 1. - С. 59-61.
34. Мітяєв, К.Г. Класифікаційні схеми (класифікатори) документів у діловодстві / К.Г. Мітяєв / / Вісник архівознавства. - 1963. - № 4. - С. 81-83.
35. Московія, П.М. На шляху до електронного документообігу / П.М. Московія / / Діловодство. - 2004. - № 2. - С.36-41.
36. Печникова, Т.В. Документаційне забезпечення діяльності організації / Т.В. Печникова / / Учеб. Посібник / М.: Ассоц. авторів і видавців «Тандем»: «ЕКМОС». - 1998. - 208 с.
37. Плешкевіч, Е.А. Традиційне і нетрадиційне документознавство: про чистоту ідей, а може бути, і рядів / Е.А. Плешкевіч / / - Наукові і технічні розробки. - 2005. - № 6. - С. 65-70 (2005 а).
38. Плешкевіч, Е.А. Новий підхід до визначення поняття «документ» у книгознавчих дисциплінах / Е.А. Плешкевіч / / НТІ. - Сер. 1. - 2005. - № 3. - С. 4-7 (2005 б).
39. Плешкевіч, Е.А. Формування документної парадигми / Е.А. Плешкевіч / / НТІ. - Сер. 1. - 2005. - № 10. - С. 19-22 (2005 в).
40. Привалов, В.Ф. Питання збереження принтерних текстів / / Документація в інформаційному суспільстві: електронний документообіг і електронний архів. / В.Ф. Привалов / / Доповіді та повідомлення на шостій Міжнародній науково-практичній конференції 24-25 листопада 1999р. - М., - 2000. - С.120-124.
41. Руминіна, Л.А. Діловодство / Л.А. Руминіна / /. - М.: «Видавництво Майстерність», 2002. - 220 с.
42. Саблін, В.К. Про впровадження електронного документообігу / В.К. Саблін / / Аудит. - 2004. - № 5. - С.6.
43. Сборец, М.В. Про впровадження системи електронного документообігу у ВАТ АІБ «Академхімбанк» / М.В. Сборец / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2004. - № 9. - С. 48-56.
44. Стенюков, М.Ю. Складання документів на комп'ютері / М.Ю. Стенюков / / Навчальний метод. посібник / М.: «ЕКМОС». - 238 с.
45. Сисоєва, Л.В. Розробка концепції загальнокорпоративної системи управління документами / Л.В. Сисоєва / / - Секретарська справа. - 2006. - № 7 - С. 30-35.
46. Сисоєва, Л.А. Системи електронного управління документами / Л.А. Сисоєва / / Секретарсоке справу. - 2003. - № 3. - С.29-33.
47. Тихонов, В.І. Електронні архіви і електронний документообіг / В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин / / Отеч. Архіви. - 1999. - № 2. - С.17-26.
48. Ткачов, А.В. Правовий статус комп'ютерних документів: основні характеристики / О.В. Ткачов / / - М.: ТОВ «Городец-издат», 2000. - С.62.
49. Філенко, Є.М. Розвиток поняття «документ» з впровадженням нових інформаційних технологій / О.М. Філенко / / - Діловодство. - 2006. - № 3 - С. 64-65.
50. Backland, M. About a basis of the theory of management of the documentation / M. Backland. - The American Archivist, 1994. - Vol.57. - 346-351 p.
51. Duranti, L. The Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project / L. Duranti, H. Macneil. - Budapest, 1997. - 177 р.
52. Duranti, L. The impact of digital technology an archival science / L. Duranti - Archival Science. - 2001. - № 1. - Pp. 39-55.
53. Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. A Report to the Councilon Library and Information Resources / J. Rothenberg - Washington, DC, 1999.
54. Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the state of issue / K. Thibodeau - The American Archivist, 1995. - Vol.67. - 123-225 p.
55. http://www.abbyy.ru
56. http://www.boss-referent.ru
57. http://www.businessdoc.ru
58. http://www.documentum.ru
59. http://www.docflow.ru
60. http://www.eos.ru
61. http://www.evfrat.ru
62. http://www.idoc.ru
63. http://www.inttrust.ru
64. http://www.landocs.ru
65. http://www.letograf.ru
66. http://www.miidad.ru
67. http://www.optima-worflow.ru
- Потрапляння документів та інформації, що міститься в них, третій особі;
- Накопичення безлічі документів, призначення та джерело появи яких незрозумілі;
- Великі витрати часу на підготовку та узгодження документів, як наслідок - мала швидкість обробки та інформації, а значить - повільна реакція на нові впливу;
- Надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;
- Суперечливість рішень, що приймаються, неможливість забезпечити швидку передачу вихідних документів та інформації посадовим особам, які приймають рішення;
- Безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі терміни доручень, що випливають з резолюцій до конкретних виконавців;
- Неможливість встановлення історії роботи з документами;
- Невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної добірки документів;
- Надмірні витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного документа [Гайдукова 2006: 18].
Як результат, документообіг включає значну частину надлишкових документів та інстанцій їх розгляду, а прийняті рішення нерідко дублюють один одного, а іноді носять суперечливий характер. Це призводить до фактичної некерованості організації, яка виражається у тому, що керівники не можуть простежити про минулу та поточну діяльність підрозділів і виконавців з документами, а також про історію підготовки і розгляду конкретних документів. Для вирішення проблем в області діловодства багато керівників вдаються до використання комп'ютерних технологій, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань компанії. Наприклад, виділений Л.В. Гайдукова як часто використовуваний підхід - створення і розумної схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засобу передачі документів та контролю виконання [Гайдукова 2006: 19]. Як показує практика, дані заходи працюють тільки до певного моменту. Коли вирішуються компанією завдання ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей зазначених рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.
Єдиним шляхом вирішення подібних проблем є автоматизація діловодства та документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (ІС ДОП). У ході нашого дослідження, в результаті впровадження нових технологій, проблеми на підприємстві повністю не зникають, замість них з'являються нові. Серед таких можна визначити:
- Несанкціонований доступ до конфіденційної інформації;
- Ймовірність втрати великих масивів цінної інформації з-за технічних неполадок обладнання, проникнення в комп'ютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача;
- Як одна з технічних проблем: швидка зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні та використання наявних документальних масивів.
Виникають також проблеми нормативного характеру:
- Не встановлено порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами;
- Відсутня офіційно визнана методика (стандарт) роботи з електронними документами, що забезпечує визнання їх юридичної сили;
- Відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованих електронними документами та інші.
Крім вищесказаного, як паперові, так і електронні документи мають свої переваги і одночасно і обмеження, пов'язані з носієм інформації. У таблиці 1, складеної Є.М. Філенко, наведені основні з них [Філенко 2006: 64].
Таким чином, паперові та електронні документи мають свої переваги. Традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливо для довготривалого зберігання інформації із збереженням можливості сприйняття. З іншого боку, необхідно використовувати переваги електронних документів при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях, так як у сфері управління головна вимога - оперативність, своєчасність, швидкість отримання та доведення інформації та її повнота. Для оперативного інформаційного забезпечення (перш за все - доведення інформації та її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги. Тому для ефективної організації документаційного забезпечення управлінської діяльності переважно поєднання документів на паперовому та електронному, а при необхідності - і на інших носіях інформації стосовно до конкретних завдань.
Таблиця 1.
Порівняльна характеристика паперового та електронного документів
| Критерії порівняння | Паперовий документ | Електронний документ | ||
| 1 | 2 | 3 | ||
| 1. Час транспортування документа | Залежить від використовуваних способів доставки: пошта, телекс, доставка літаком, пневмопошта і так далі | Час передачі по електронних каналах зв'язку обчислюється секундами і хвилинами | ||
| 2. Довідково-інформаційна робота (пошук інформації в інформаційному фонді за атрибутами документа та змістом) | Досить трудомістка м залежить від організації ефективної системи класифікації інформації і документів | Займає мінімальну кількість часу, а використання посилань дозволяє знайти не тільки один документ, а й інші, пов'язані з ним тематично або за формальними ознаками | ||
| 3. Вимоги до оформлення документів | Визначено стандартами та уніфікованими формами | Вимоги не стандартизовані, регламентується поки тільки ряд питань використання ЕЦП. Але вимоги до оформлення реквізитів повинні бути більш жорсткими, тому що для передачі по каналах зв'язку та обміну інформацією між різними системами необхідно забезпечити сумісність програмно-технічних засобів, інакше передача інформації може не відбутися або вона буде недоступною для сприйняття | ||
| 4. Надання документа юридичної сили | Вирішені практично всі питання надання юридичної сили | ФЗ «Про електронний цифровий підпис» визначає в якості умов: термін дії сертифіката ключа, що відноситься до цієї ЕЦП, підтвердження достовірності ЕЦП в документі, використання ЕЦП у відносинах, в яких вона має юридичне значення. При дотриманні даних умов ЕЦП визнається рівнозначного власноручного підпису в паперовому документі | ||
| 5. Зручність сприйняття інформації | Максимально оптимальний для сприйняття інформації | Поданим американських дослідників, текст з екрану комп'ютера сприймається на 25% повільніше, ніж при читанні з аркуша паперу [Джулер 2002: 135] | ||
| 6. Можливість працювати з декількома документами одночасно | Можлива і дозволяє отримати цілісний погляд на документ | Можлива «багатовіконна» робота з файлами, але на моніторі в кожен момент обозрима лише частина інформації | ||
| 7. Можливість при ознайомленні з документами виділити потрібний фрагмент | На папері залишаються сліди від поміток, зроблених чорнилом, пастою, олівцем і тому подібне | Необхідний фрагмент можна виділити (наприклад, кольоровим шрифтом), а потім це виділення прибрати. При цьому слідів на документі при його сприйнятті людиною не залишиться | ||
| 8. Можливість зробити копію документа | Трудомісткість процесу залежить від використаних технічних засобів: засоби репрографії та поліграфії, мікрофільмування, сканування | Трудомісткість і витрати часу отримання копії зменшуються: копіювання файлу, виведення інформації на мікрофотоносітелі, роздруківка документа. Файл документа може бути вкладений в електронне повідомлення і відправлений по електронній пошті або розміщений в інформаційній системі, де можливо забезпечити доступ до нього співробітників | ||
| 9. Стомлюваність при роботі з документами (без урахування характеру змісту інформації) | Можлива робота протягом декількох годин без перерви | Велика стомлюваність при роботі з комп'ютером через навантаження на зір | ||
Продовження таблиці 1
| 1 | 2 | 3 | ||
| 10. Спеціально обладнане робоче місце для сприйняття інформації | Спеціальних умов не потрібне, лише прийнятне освітлення | Необхідний комп'ютер, а при необхідності передачі документів адресату - телекомунікаційні канали | ||
| 11.Інформаціонная безпека та захист інформації | Захист інформації забезпечується фізичної недоступністю документа (зберігання в сейфі тощо), фіксацією факту передачі документа в спеціальних облікових формах та іншими організаційними заходами | Використовуються засоби регламентації доступу користувачів до комп'ютерів і баз даних, засоби криптозахисту, протоколювання дій користувачів. Також необхідно забезпечити технічну захист інформації від комп'ютерних вірусів і хакерів [Домарев 1999: 38] | ||
| 12. Збереження інформації та її доступність для сприйняття людиною | Залежить від якості паперу, якості засобів нанесення інформації на папір (чорнила, пасти, засобів, що використовуються в матричних, струменевих або лазерних принтерах тощо) [Привалов 2000: 122]. При сприйнятті інформації не потрібні спеціальні пристрої для її перетворення | Важливо враховувати, що життєвий цикл програмних засобів і носіїв запису може бути менше, ніж необхідний термін зберігання. Необхідна перезапис інформації на інший носій забезпечення засобів її аутентифікації (в іншому випадку документ втратить юридичну силу). Можливість роздруковувати документи на папері і завіряти зроблені копії. Окрема проблема - забезпечення збереження ЕЦП і термін дії сертифіката підпису. Для забезпечення збереження бази даних і підвищення стійкості комп'ютерної системи виконується резервне копіювання інформації | ||
| 13. Сфера застосування документів | Застосовуються повсюдно | Використовуються тими учасниками комунікацій (організаціями та фізичними особами), які мають відповідну комп'ютерну техніку. При цьому сфера застосування | ||
| електронних документів постійно розширюється у міру розвитку технічної оснащеності, накопичення досвіду та створення нормативної бази [Бобильова 2004: 49]. | ||||
Сучасний офіс вже неможливо уявити без комп'ютерної техніки. Але в області роботи з документами до цих пір в багатьох організаціях фахівці, на яких покладено ведення діловодства, використовують комп'ютер як друкарську машинку з пам'яттю набору і роздруківки текстів. У той же час комп'ютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: від створення та редагування документів, їх реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення адресних книг та інших баз даних, організації руху документів всередині компанії, установи, фірми (візування , узгодження документів), прийом-передача документів до організації повнотекстового електронного архіву.
Тому все більше компаній сьогодні розуміють, що їх ефективна робота, поліпшення інформаційно-документаційного обслуговування сфери управління, підвищення продуктивності та якості роботи управлінського апарату в цілому не можливі без впровадження сучасних технологій та спеціального програмного забезпечення. При цьому, як уточнив С.Л. Кузнєцов у своїй статті, кожна організація, установа, фірма вибирає свій шлях вдосконалення документаційного забезпечення управління (ДОП) на базі впровадження сучасних інформаційних технологій [Кузнєцов 2005: 33].
Найбільш поширеним підходом до вирішення даної задачі для дрібних і середніх підприємств є вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій (ІТ). Подібна стратегія, орієнтована на існуючу структуру підприємства досить проста в реалізації.
Вона може бути реалізована як на окремому комп'ютері, так і в рамках локальної мережі. Причому багато сучасні комп'ютерні системи та технології багатофункціональні, орієнтовані на виконання ряду діловодних функцій.
Для систематизації безлічі універсальних ІТ у відповідності з основними етапами процесу ДОП і типовими функціями організаційного управління слід розбити процес ДОП на ряд етапів:
- Підготовка, створення та оформлення документів;
- Прийом-передача документів;
- Організація руху документів усередині організації;
- Реєстрація і контроль виконання;
- Інформаційно-довідкова робота;
- Зберігання документів.
У таблиці 2 Г.Ю. Максимовичем і В.І. Берестовий [Максимович 2005: 34] запропоновано варіант рішення діловодних потреб з допомогу універсальних технологій.
Таблиця 2.
Універсальні ІТ
| Діловодні функції | Основні універсальні ІТ, орієнтовані на виконання діловодних функцій |
| 1 | 2 |
| Документаційно-інформаційно забезпечення управління | |
| Створення документа: підготовка змісту, складання, оформлення, підготовка бланка; колективна робота зі створення документа. | Технології роботи з інформацією різного типу, в точності текстовий редактор (процесор), табличний процесор, графічний редактор. Технологія баз даних. Інтелектуальні ІТ (електронні словники та перекладачі). Мережеві ІТ. |
| Прийом і передача інформації. | Мережеві ІТ. ІТ, підтримують факсимільний зв'язок. Електронна пошта. |
| Реєстрація документів і контроль їх виконання. | Технологія баз даних. |
| Зберігання інформації та організація доступу до неї; довідково-інформаційна діяльність. | Технологія перетворення паперового документа в електронний. Технологія баз даних. Технології створення каталогів системи Windows. Технології стиснення інформації. |
| Технології пошуку інформації. Технології, що забезпечують безпеку документів. | |
| Інформаційне забезпечення процедур прийняття рішень. | Інтелектуальні ІТ (експертні системи, аналітичні інформаційні системи). Технологія баз даних. |
В якості табличного редактора вибирають MS Excel пакету MS Office. Володіючи широким колом можливостей з автоматичного обчислення, електронні таблиці дозволяють також знаходити в бізнесі ключові точки, впливаючи на які можна малими витратами досягти помітних результатів, оцінити віддачу майбутніх проектів. MS Excel надає широкі можливості по оформленню документів, пошуку в них потрібної інформації, оформлення результатів пошуку, побудови діаграм різного типу.
Ілюстративний матеріал - важливий елемент будь-якого документа. Одним з найбільш популярних засобів його створення є комп'ютерна графіка. В даний час існує велика кількість програм комп'ютерної графіки від найпростішого графічного редактора типу Paint, що входить в комплект стандартних програм системи Windows, до складних професійних програм.
Найбільш різноманітні і багатофункціональні ІТ, призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу та виконання довідково-інформаційної роботи. Найбільш проста технологія, яка потребує спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, що надаються системою Windows. Вона дозволяє створити систему папок для зберігання документів відповідно до номенклатури справ організації, організувати доступ до документів.
Для організації зберігання об'ємних документів або для організації архівного зберігання використовуються технології стиснення інформації, що реалізуються програмами-архіваторами. Використання подібних програм дає не тільки можливість значно економити дисковий простір на комп'ютері, але й швидко передавати велику кількість документів при їх пересилці по електронній пошті або передачу на дискетах. Найбільш поширеними програмами-архіваторами є WinZip і WinRar.
Зберігання документів в пам'яті комп'ютера передбачає електронну форму представлення документа. Основною технологією перекладу паперових документів в електронну форму є сканування. Сканування - це технологічний процес, в результаті якого створюється графічний образ паперового документа. Для перетворення графічного образу паперового документа в текстовий документ використовують технологію розпізнавання образів. Найбільш широко відома і розповсюджена програма FineReader [www.abbyy.ru], здатна забезпечити високу якість розпізнавання і зручність застосування.
Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї та виконання довідково-інформаційної роботи використовується технологія баз даних. Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів і контроль їх виконання, здійснення довідкової роботи по документах організації, складання описів документів тривалого терміну зберігання перед здачею в архів, отримання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акту про виділення документів, терміни яких закінчилися, до знищення та інші. Поряд з цим, бази даних дозволяють отримати довідку по законодавчій базі, за системою нормативно-методичних документів, що визначають порядок вирішення даного питання. Найбільше поширення для організації баз даних набула система Access пакету Ms Office. Це пояснюється її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, великим спектром функціональних обов'язків [Вовкотруб 2000: 6].
Особливе місце серед універсальних ІТ займають мережеві інформаційні технології, що забезпечують функцію прийому та передачі інформації. Це забезпечується за допомогою об'єднання комп'ютерів в локальну та глобальну мережу (Internet). Локальну часто застосовують всередині організації для обміну інформацією між підрозділами, а глобальну - для передачі і прийому інформації від територіально-віддалених центрів. Програмним засобом, що забезпечує зв'язок з Інтернетом і роботу в ньому, частіше за все є Internet Explorer.
На основі мережевих ІТ реалізуються оперативні засоби зв'язку, такі як: електронна пошта та факсимільний зв'язок.
1.4. Комплексний підхід до впровадження ІТ
Роблячи висновок з вищесказаного, можна виділити два підходи до вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності на основі сучасних ІТ:
1. Удосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних ІТ. Такий підхід орієнтується, в першу чергу, а мінімальний рівень ризику, дає можливість відразу оцінити ефект від впровадження нових ІТ. Він виправданий, як вже було сказано вище, в малих і середніх за розміром організаціях, фірмах, при відсутності можливості і необхідності комплексного підходу до вирішення проблеми, а також у фірмах, де специфіка основної діяльності та її діловодство не дають можливість ефективно використовувати типові рішення.
2. Комплексне впровадження ІТ в усі сфери ДОП. Цей підхід дозволяє створити єдиний інформаційний простір в організації. Для його реалізації використовують спеціалізовані комплексні ІТ. Він є найбільш ефективним способом вирішення проблеми в цілому, але вимагає наявності великих ресурсів (фінансових, трудових, людських і інших), модернізації організаційної структури організації, тривалого часового періоду реалізації. Така стратегія характерна для великих організацій.
Комплексні системи орієнтовані на створення єдиного інформаційного простору на підприємстві, в організації. Вирішення такої складної задачі має базуватися на єдиному методологічному підході до автоматизації вирішення різних діловодних функцій, єдиному комплексі взаємопов'язаних технологій, що реалізують цей підхід, а також на єдиному технічному і програмному комплексі, забезпечує функціонування вищезгаданого комплексу технологій. Неодмінною умовою функціонування таких систем, як зауважила В.І. Андрєєва, є сумісність зі сформованою інфраструктурою, оскільки інформаційна система повинна стати частиною інформаційної системи підприємства [Андрєєва 1994: 52].
Актуальність впровадження таких систем обумовлена наступним. ДОП безпосередньо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Із зростанням масштабів підприємства і чисельності його працівників питання про ефективність ДОП ставати ще більш актуальним. До основних проблем, що виникають при цьому, можна віднести:
- Втрата цілісної картини того, що відбувається у керівництва;
- Порушення злагодженого механізму діяльності структурних підрозділів і, як наслідок, падання якості обслуговування клієнтів, здатності підтримувати зовнішні контакти;
- Зниження продуктивності праці, а через виникнення відчуття нестачі в ресурсах - невиправдане зростання штату.
Вирішення зазначених проблем у масштабах великої організації на основі автоматизації окремих робочих місць секретаря-референта, менеджера, бухгалтера або керівника - не завжди ефективно. Основними недоліками такого підходу є: відсутність способів організації електронного інформаційного обміну між співробітниками і підрозділами організації; відсутність функціонального зв'язку автоматизації прикладних процедур з автоматизацією діловодних робіт.
По відношенню до завдань діловодства розрізняють системи, орієнтовані на автоматизацію:
- Діловодства в цілому;
- Тільки документообігу;
- Тільки архівних та пошукових функцій;
- Контролю та обліку документів.
Відмітною властивістю універсальних систем є їх можливість вирішення великої кількості задач діловодства. Д.Л. Куциняк у своїй статті виділяє наступні універсальні властивості системи:
1) відкритість - можливість додавання нових функцій і розширення вже наявних;
2) ієрархічна система збереження документів з необмеженою кількістю рівнів вкладеності папки в папку реалізована у всіх системах. Один і той самий документ може входити до складу декількох папок. У ряді систем розширені можливості зберігання за рахунок встановлення зв'язків між документами (так звані зв'язані документи);
3) маршрутизація документів здійснюється спеціальними моделями систем, що відповідають за документообіг. Використовується вільна і жорстка маршрутизація документів. У першому випадку будь-який бере участь у документообігу користувач може на свій розсуд змінити існуючий маршрут проходження документів. При жорсткій маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані. Проте маршрут може змінюватися при виконанні будь-яких заздалегідь заданих умов;
4) наявність коштів розмежування повноважень і контроль за доступом до документів;
5) автоматичне відстеження версій і подверсий документів;
6) наявність утиліт для перегляду документів різного формату;
7) можливість анотування документів;
8) підтримка різних клієнтських програм [Куциняк 2003: 18-23].
Система автоматизації діловодства може бути реалізована як у вигляді самостійної розробки, так і у вигляді спеціальних модулів у складі корпоративних інформаційних систем підприємства.
Вибір системи комплексної автоматизації діловодства належить до компетенції діловодних служб. Враховуючи, що на ринку програмного забезпечення в даний час представлено безліч продуктів, що відносяться до класу систем комплексної автоматизації, як зарубіжних, так і вітчизняних виробників, завдання вибору стає значно складніше. Фахівці вважають, що при ухваленні рішення про впровадження системи комплексної автоматизації діловодства необхідно визначити список вимог до системи, після чого зробити вибір. Таким чином, необхідно проаналізувати предметну область і провести переговори з продавцями / розробниками систем на предмет задоволення поставлених вимог. Таким чином, можна виділити кілька груп вимог:
- Бізнес-вимоги;
- Вимоги до програмного забезпечення.
Перша група містить опис процесів, що беруть участь в діловодстві організації, які передбачається автоматизувати. Друга група містить обмеження та побажання до програмного забезпечення системи і супутніх питань.
Незважаючи на різноманітність комплексних систем автоматизації ДОУ, їх основу формують такі типові інформаційні технології, виділені Г.Ю. Максимовичем:
1. Технології обробки зображень документів (Imaging System). Призначені для введення, обробки, зберігання та пошуку графічних образів паперових документів, сформованих на основі сканування.
2. Технологія оптичного розпізнавання символів (Optical Character Recognition - OCR). Призначена для отримання з графічного образу паперового документа електронної копії у форматі текстового файлу. Дана технологія широко інтегрується з технологією обробки зображення документів. На основі технології OCR можна автоматизувати, наприклад, процес отримання електронної копії з документа, що прийшов по факсу.
3. Системи управління документами (СУД). Призначені для автоматизації зберігання, пошуку та керування документами, представленими в електронному вигляді різними форматами. Це багатофункціональні документальні інформаційні системи, орієнтовані на обробку слабоструктурованої (текстової) інформації. Системи типу СУД дозволяють крім типових функцій розвинених документальних інформаційних систем (наприклад, індексування, різноманітні способи доступу до документа і його складових частин - розділам, багаторівневий захист даних) реалізовувати функції управління документом на рівні його структурних компонентів (встановлення зв'язку між компонентами, об'єднання частин документа ), контролю версій документа, обміну документами по мережі, публікацій документів на Web-сайті та інше. Даний клас систем вважається універсальним, тобто автоматизують весь комплекс завдань, покладених на діловодство: від розробки і створення проекту документа до списання в справу, включно з документообігом і зберігання документів.
4. Системи управління контентом (від англійського content - зміст, суть). Забезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів.
5. Системи автоматизації ділових процедур (WorkFlow System). Призначені для забезпечення колективної обробки документів у процесі реалізації різних бізнес-процесів. Базові технології систем даного типу дозволяють описати будь-який бізнес-процес (тому невід'ємною частиною таких систем є графічний редактор маршруту робіт), а також спроектувати і організувати найбільш раціональну маршрутизацію документів відповідно до заданої послідовністю дій (кроків) щодо виконання як конкретної роботи, так і за системою взаємопов'язаних робіт. У результаті прописується маршрут документа по всіх робочих місцях, визначаються права доступу до документа і коло функціональних обов'язків виконавців у кожній точці маршруту. Можлива жорстка, вільна та змішана маршрутизація, з паралельним і послідовним виконанням робіт. Дані системи застосовуються, перш за все, для автоматизації документообігу і рутинних багатокрокових офісних операцій.
6. Технології організації електронної взаємодії виконавців на основі постійного обміну документами. Системи, що реалізують ці технології, відносять до типу groupware - програмні системи для робочих груп. До основних завдань, які вони вирішують, відносять завдання зберігання, перегляду і спільного використання документів. Крім того, вони можуть здійснювати маршрутизацію документів, календарне планування. Ефективність функціонування такої системи забезпечується такими її найважливішими компонентами, як розвинена система захисту документів, у тому числі система управління доступом до документів, системи синхронізації змін в різних базах даних, система обміну інформацією [Максимович 2005: 52-56].
На сьогоднішній момент такий розподіл систем досить умовно, тому що останні версії найбільш популярних систем намагаються об'єднувати всі ці та ще багато інших технології, наприклад платформа Lotus Domino.
1.5. Характеристика систем електронного управління документами (ЕУД)
Для вирішення тих проблем, які вказані вище, великі підприємства, що мають філії або територіально віддалені підрозділи, вдаються до впровадження і використання корпоративних інформаційних систем. Корпоративна інформаційна система (КІС) - система, користувачем якої може бути тільки обмежене коло осіб, визначений її власником або угодою учасників корпоративної інформаційної системи.
Однією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи є система електронного управління документами.
Основні цілі створення загальнокорпоративної системи електронного управління документами:
1.Формірованіе єдиної політики та координування робіт в області електронного управління документами.
2.Виработка корпоративних стандартів роботи з електронними документами.
3.Еффектівное управління документами в протягом всього їх життєвого циклу (створення, розробка, узгодження, затвердження, реєстрація, зберігання, контроль виконання, робота, розсилка, використання, маршрутизація, архівування).
4.Оптімізація існуючих ділових процесів.
5.Створення інформаційних порталів. Системи електронного управління документами, які володіють засобами спільної роботи, дають можливість накопичувати й використовувати інформацію у розподіленої корпоративної середовищі на основі застосування єдиних бізнес-правил, контексту і метаданих.
Система електронного управління документами (СЕУД) реалізує наступні функції, узагальнені Л.А. Сисоєвої:
• управління життєвим циклом. Можливість управління документами протягом всього їх життєвого циклу - від розробки, редакції, узгодження, затвердження до поширення та архівування.
• Розподілена робота з документами. СЕУД дозволяє співробітникам, що працюють в різних територіально віддалених підрозділах, спільно використовувати документи на локальних серверах, зберігаючи при цьому цілісність документів в масштабі всієї розподіленої організації.
• Широкий набір засобів управління документами. СЕУД забезпечує всі основні функції управління документами:
- Реєстрація документів
- Розсилання
- Постановка на контроль виконання
- Контроль версій
- Повнотекстовий пошук
- Ведення контрольних журналів
- Робота з шаблонами
- Повідомлення про зміни та інші.
· Редагування / узгодження / твердження. СЕУД керує всім інтерактивним циклом редагування та внесення змін до документів аж до остаточного затвердження.
· Багаторівневий контроль версій. Дозволяє структурувати і зберігати всі чернетки документів.
· Захист даних. СЕУД на базі Lotus Domino надає потужні засоби захисту даних:
- Засоби захисту та шифрування промислового рівня
- Повномасштабні засоби ідентифікації користувачів
- Кошти RSA і SSL
· Підтримка широкого вибору клієнтів. Можливість спільної роботи в масштабах всієї корпоративної мережі з використанням для цього web-браузерів або клієнтів Notes. Для доступу та збереження документів у СЕУД можливе використання файлів будь-яких офісних додатків, сумісних з протоколом ODMA.
· Масштабованість системи. Передбачена можливість впровадження системи з невеликого кроку, а потім розгортання і нарощування функціонала системи.
Ядро СЕУД реалізує стандартні процеси роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами. Отже, для даного блоку системи доцільно використовувати вже готові програмні рішення [Сисоєва 2006: 35-36].
1.5.1. Вибір ефективної СЕУД (класифікація систем електронного управління документами)
Вибір дієвої системи управління документами є сьогодні, ймовірно, ключовою проблемою більшості вітчизняних організацій і підприємств. Особливо це важливо для нових ринкових інститутів, багато з яких не мають сформованої системи управлінських правил та технологій. Встановлення порядку руху документів, або управління документацією організації полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук і доведення її до споживачів у встановлені терміни і з найменшими витратами. Таким чином, воно включає в себе організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання.
Системи електронного управління документами (ЕУД) покликані забезпечити такі процеси: створення, управління доступом і поширення великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а так само забезпечувала контроль над потоками документів організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують системи ЕУД, включають текстові документи, образи, електронні таблиці, аудіо-, відеодані та документи Web. Спільними можливостями систем ЕУД є створення документів, керування доступом, перетворення і безпеку.
Системи електронного управління документами включають:
1) системи електронного документування (діловодства);
2) системи електронного документообігу;
3) корпоративні системи електронного управління документами.
Перші системи управління документами будувалися як вертикальні програми і були призначені для використання невеликими групами фахівців, що працюють в територіальній близькості один від одного з сильно структурованими документами. Для забезпечення ефективної діяльності сучасних установ системи електронного управління документами повинні відповідати таким вимогам:
· Масштабованість. Система повинна підтримувати різну кількість користувачів і її здатність нарощувати потужність повинна визначатися лише потужністю апаратного забезпечення, на якому вона встановлена.
· Розподіленість. Архітектура системи повинна підтримувати взаємодію територіально розподілених структурних підрозділів організації. При цьому в якості комунікаційних засобів можуть бути використані різноманітні канали зв'язку.
· Модульність. Система ЕУД повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, що забезпечує можливість поетапного впровадження системи.
· Відкритість. Відкрита архітектура системи дозволяє, по-перше, швидко розширювати платформу управління документами у відповідь на появу нових бізнес-цілей, по-друге, інтегрувати систему з іншими прикладними програмами, які використовуються в організації, по-третє, інтегрувати управління документами з більш широкими стратегічними ініціативами, такими як управління знаннями. Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливої доопрацювання та інтеграції.
· Надійність. Система повинна володіти технічними і програмними засобами, які забезпечують надійну і безперебійну роботу системи при різних видах збоїв.
· Захищеність. Гнучкість управління доступом до всього спектру документів, від електронної пошти до дискусійних баз даних, від відеокліпів до формалізованих документів всіх типів.
· Доступність. Можливість забезпечення доступу до документів через web-браузери, настільні програми та інші загальнодоступні типи клієнтів. Підтримка різних категорій користувачів (локальних, віддалених, мобільних).
· Підтримка стандартів. Підтримка стандартів на різних етапах життєвого циклу електронного документа.
· Комплексна функціональність (підтримка повного життєвого циклу роботи з документами). Автоматична підтримка розподіленого управління різними інформаційними матеріалами (документами) протягом усього їх життєвого циклу, від створення до рецензування, затвердження, розповсюдження та архівування. Забезпечення повного життєвого циклу роботи з документами включає автоматизацію роботи з образами документів, управління записами і потоками робіт, управління контентом і так далі.
Таким чином, в даний час більшість організацій намагаються запровадити такі програмні системи, які надають не тільки засоби формування електронних справ і контроль версій, але і мають широкий спектр можливостей по розповсюдженню документів та інформації в рамках всієї організації, засобами управління контентом і знаннями на базі web -технологій, забезпечують підтримку документоорієнтованих бізнес-процесів.
Таблиця 3.
Класифікація систем електронного управління документами
| Характеристика | Системи електронного управління документами | |||||
| Системи електронного документування | Системи електронного документообігу | Корпоративні системи електронного управління документами | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
| Функціональне призначення | Забезпечують роботу з електронними версіями документів і реквізитами реєстраційно-контрольних форм | Забезпечують суворо регламентоване і формально контрольоване рух документів всередині і поза організації на основі інформаційних і комунікаційних-технологій | Забезпечують універсальну, повсюдно доступну середовище для роботи та зберігання всіх типів документів в масштабі всієї організації в цілому | |||
| Динаміка подій і процесів | Реєстрація доконаних подій (реєстрація, зберігання, контроль | Реєстрація доконаних подій і дій, підтримка процесів роботи над документами (з урахуванням | Реєстрація доконаних подій і дій, підтримка | |||
| виконання) | життєвого циклу документа) | процесів роботи з документами в масштабах всієї організації | ||||
| Рівень автоматизації процесів | Системи, орієнтовані на бізнес-процеси | Системи, орієнтовані на бізнес-процеси з автоматизацією управління потоками робіт | Системи, орієнтовані на бізнес-процеси з автоматизацією управління потоками робіт і підтримкою прийняття рішення | |||
| Користувачі | Співробітники обмеженого числа структурних підрозділів | Окремі співробітники багатьох підрозділів, залучені до будь-якої загальний бізнес-процес | Всі співробітники з різних підрозділів організації, залучені у бізнес-процеси масштабу всієї організації | |||
На сьогоднішній момент спектр програмних продуктів, що становлять ринок систем електронного документообігу, досить широкий. Їх можна розділити на дві групи:
Програмні системи, побудовані на платформі IBM Lotus Domino / Notes; «Бос-референт» («АйТі»), сімейство продуктів «Попелюшка» і DIS-Assistant (Інститут розвитку Москви), «Ескада» («Інтерпроком Лан»), CompanyMedia і OfficeMedia («Интертраст»), N. System («Комп'ютер-Ленд», Санкт-Петербург), «Діловодство» (КСК) та інші.
2. Програмні системи, побудовані на інших платформах: LanDocs («Ланіт»), Optima Workflow («Оптима»), «Дело» («Електронні офісні системи),« 1С: Документообіг »(1С),« ЕВФРАТ-документообіг »(Cognitive Technologies ) і ряд інших систем.
Слід зазначити, що платформа IBM Lotus Domino / Notes відноситься по класифікації IDC до категорії «інтегрованих технологій для спільної роботи» (ICE - Integrated Collaborative Environment), де також представлені компанії Microsoft (продукт MS Exchange) і Novell (продукт Novell GroupVise) [www . idoc.ru].
Вітчизняні компанії, які в якості технологічної основи використовують або реляційні бази даних (Oracle, MS SQL - «Дело» і LanDocs), папки, MS Exchange (Optima Workflow), або сховища інформації власної розробки («1С: Документообіг»), відчувають проблеми в забезпечення спільної роботи над документами в територіально розподіленої корпоративної середовищі.
Більш докладно про системи електронного документа і способи їх впровадження буде розказано далі у розділі 2.
1.5.3. Пропоноване рішення впровадження корпоративної СЕУД
Для проведення аналізу використання та впровадження автоматизованих технологій у галузі управління документами доцільно розділити всі структурні підрозділи організації на функціональні групи (наприклад):
• адміністративні підрозділи;
• експлуатаційно-технічні підрозділи;
• соціально-побутові підрозділи.
Потім виділимо основні автоматизовані функціональні системи та підсистеми, які властиві групам структурних підрозділів.
Адміністративні підрозділи:
• функціональні автоматизовані підсистеми як елементи єдиного інформаційного середовища, автоматизують базові бізнес-процеси і забезпечують підтримку функцій управління ними;
· Система автоматизації діловодства (Управління справами);
· Автоматизована система підготовки фінансової і бухгалтерської документації (ПФУ. Бухгалтерія);
• автоматизована система з обліку кадрів (Управління кадрами);
· Система електронного документообігу, електронного узгодження і візування документів та інші.
Експлуатаційно-технічні підрозділи:
· Функціональні автоматизовані підсистеми як елементи єдиного інформаційного середовища;
• автоматизована система для служби головного інженера;
• автоматизована система для служби головного енергетика;
• автоматизована система для служби головного механіка;
• загальнокорпоративні система електронного управління документами.
Соціально-побутові підрозділи:
• функціональні автоматизовані підсистеми як елементи єдиного інформаційного середовища;
· Загальнокорпоративні система електронного управління документами.
Базова програмна платформа.
В якості базової програмної платформи ми пропонуємо вибрати IBM Lotus Notes / Domino. Це рішення зумовлено наступними причинами.
1.Мінімізація сукупної вартості володіння програмним забезпеченням, тобто наявність вже наявних ліцензій на IBM Lotus
Notes / Domino, скорочує витрати на придбання програмних засобів і платформ.
2.В організації зараз використовуються прикладні автоматизовані інформаційні системи, реалізовані на
платформі IBM Lotus Notes / Domino.
3.Організація має територіально розподілену структуру, отже, необхідна така програмна платформа, яка ефективно функціонувала б у розподіленої корпоративної інформаційної середовищі.
Базова архітектура рішення.
Архітектура загальнокорпоративної системи електронного управління документами включає:
- Ядро системи;
- Безліч функціональних підсистем (див. рис. 1).
Програмні платформи.
Платформа ядра загальнокорпоративної системи електронного управління документами - IBM Lotus Notes / Domino.
Функціональні підсистеми загальнокорпоративної системи електронного управління документами можуть бути реалізовані на будь-якій платформі, яка підтримує реляційні та документоорієнтовані бази даних.
Передбачувані етапи виконання робіт.
Етап 1. Аналітичний (аналіз вимог)
Основні завдання етапу:
1. Формування робочої групи, яка буде виконувати функції координації робіт у галузі створення загальнокорпоративної СЕУД.
2. Провести аналіз функціональних зв'язків між структурними підрозділами організації і побудувати функціональні моделі процесів (стандарт IDEF0).
3. Провести аналіз інформаційних зв'язків між структурними підрозділами організації та побудувати моделі інформаційних процесів.
4. Визначити та описати регламент роботи з документами з метою розподілу прав доступу (формування політики безпеки).
5. Провести аналіз документопотока з метою можливості застосування механізму електронного узгодження і візування документів (див. таблицю 4).
Таблиця 4.
Орієнтовна таблиця робіт
| № | Завдання | Терміни виконання | Результат | Виконавці |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Основні завдання етапу:
1. Вибір і придбання програмних засобів для ядра системи.
2. Проектування архітектури системи: ядра і функціональних компонентів.
3. Розробка технічного завдання на процес впровадження системи.
4. Розробка програми і методики дослідної експлуатації.
5. Розробка програми і методики приймальних випробувань.
Етап 3. Впровадження системи
Основні завдання етапу:
1. Проведення дослідної експлуатації.
2. Доопрацювання програмної та експлуатаційної документації за результатами дослідної експлуатації.
3. Проведення приймальних випробувань.
1.6.Сістеми автоматизації діловодства і документообігу (САДД)
Як зазначалося вище, існує можливість переходу організації на електронний документообіг (як системи електронного управління документами), але з використанням спеціального програмного забезпечення - системи автоматизації діловодства і документообігу (САДД). В.Е. Баласанян виділяє на теоретичному рівні існування двох рівнів автоматизації документаційною діяльності: технологічний і управлінський, в ході яких встановлюються можливі шляхи створення САДД для російських підприємств. Починаючи від створення якоїсь системи управління, «вибудовуючи» під неї нормативно-методичну основу, персонал та програмне забезпечення, закінчуючи використанням в якості основи традиційно сформовану систему управління, зраджуючи їй якісно новий потенціал за рахунок можливостей сучасних інформаційних технологій [Баласанян 2002: 47].
Так впровадження корпоративної версії САДД створює основу єдиного документаційного забезпечення управління, що охоплює центральний апарат і територіально віддалені підрозділи організації. При цьому досягаються наступні цілі:
- Єдиний порядок індивідуальної та спільної роботи з документами в підрозділах організації на підставі єдиного Регламенту роботи з документами;
- Об'єднання потоків електронних документів між підрозділами організації;
- Використання загальної для всіх підрозділів організації системи індексації (нумерації) документів, загальних довідників-класифікаторів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), однотипних форм реєстраційно-контрольних карток (РКК) документів і так далі;
- Забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення кількості форм і видів однакових документів.
Таким чином, з'являються серйозні передумови для організації електронного документообігу в тому обсязі, до якого готова організація. Правильно побудована автоматизована система повинна працювати як з даними про проходження та виконання документів (незалежно від того, паперові вони чи електронні), так і самими електронними документами, до яких ці дані відносяться. Включення електронних документів в діловодний цикл дозволяє досягти якісно нового рівня ефективності роботи з документами, оскільки технології роботи з електронними документами (редагування, переміщення, тиражування та інше) принципово більш ефективні.
Глава 2.
Вибір автоматизованої системи
2.1. Вибір ефективної автоматизованої системи ДОПЯк було сказано вже вище, використання корпоративних систем автоматизації документообігу є конкретним кроком до впровадження та поширення застосування елементів електронного документообігу, тому до вибору такої системи потрібно підходити дуже серйозно, досліджуючи весь ринок програмних продуктів.
В даний час на вітчизняному ринку представлено кілька десятків програмних продуктів, призначених для автоматизації документаційного забезпечення управління. На сьогоднішній момент можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників:
· Російські системи, в основі яких лежить Lotus Domino / Notes: «CompanyMedia» - Интертраст, «OfficeMedia» - Інтертраст, «Бос-Референт» - АйТі, «Попелюшка НТЦ»-ІРМ, «Ексадо Інтерпроком» - ЛАН;
· Повністю російські розробки: «1С: Архів» - 1С, «LanDocs» - Ланіт, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЕОС, «ЕВФРАТ-Документообіг» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервісіз.
Для них використовуються різноманітні позначення: система автоматизації документообігу і діловодства, система управління документами, система електронного документообігу і так далі.
У спеціалізованій літературі пропонується кілька підходів до проблеми вибору автоматизованої системи ДОП (АСДО) [Сборец 2004: 48-56; Саблін 2004: 6; Бобильова 2002: 27-33; Сисоєва 2003: 29-33]. З урахуванням пропонованих варіантів рекомендується поетапно проаналізувати всі пропоновані системи, беручи до уваги потреби організації в автоматизації окремих ділянок документообігу, як за якістю роботи системи, так і за фінансовим критеріям.
Перш за все, як було сказано в попередньому розділі, автоматизована технологія потрібна організації для обліку та контролю роботи з документами, а також організації їх архівного зберігання. Питання обліку та зберігання самим детальним чином опрацьовані у вітчизняній науці та практиці документознавства та архівної справи. Тому природним і найефективнішим рішенням є використання готової системи автоматизації діловодства та архівної справи відповідно до вітчизняними нормативами і сформованою практикою.
У сучасних умовах документ дедалі більшу частину свого життєвого циклу існує в електронному вигляді. Тому, на додаток до автоматизації традиційного діловодства, необхідні технології електронного документообігу. Якщо ще кілька років тому такі засоби, як електронна пошта або електронний архів, використовувалися в ряді організацій паралельно з системами автоматизації діловодства, то в даний час багато управлінців усвідомлюють необхідність єдиної інтегрованої системи роботи з електронними та паперовими документами.
Для забезпечення повноцінного електронного документообігу необхідні певні промислові технології перетворення паперових документів в електронні (потокове сканування), а також засоби автоматичної реєстрації електронних документів, підготовлених за допомогою текстових редакторів, засоби електронно-цифрового підпису, засоби пересилання документів та інші сервіси, що використовуються для роботи з електронними документами, поширюваними з організації та за її межами.
Виходячи з вищесказаного, система автоматизації повинна володіти відкритим інтерфейсом, що забезпечує розширення і видозміни реквізитного складу, управління маршрутизацією і створення нових або модифікації існуючих процедур. Наявність відкритого інтерфейсу, на думку Ю.Г. Вітіна, забезпечить також інтеграцію САДД з іншими прикладними системами організації [Витин 2004: 54].
Ще більш широкі можливості для розширення функціональності системи автоматизації діловодства дає використання спільно з нею універсальних документоорієнтованих платформ, наприклад, таких відомих виробників, як Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird і інші, що дозволяють, зокрема, створювати документовані портали організацій.
Актуальним на сьогодні вимогою, на думку В.Е. Баласаняна, до системи автоматизації діловодства є наявність засобів взаємодії з іншими системами [Баласанян 2003: 24]. Електронні комунікації знімають кордони між організаціями, а обмін електронними документами значно знижує фінансові витрати на виготовлення, переміщення та на можливу подальше повторне перетворення документа і його реквізитів в електронну форму. У зв'язку з цим вкрай важливо мати можливість організувати електронний документообіг між територіально віддаленими офісами організації, а також різних організацій один з одним.
З вищесказаного можна сформулювати найбільш важливі вимоги, що висуваються для автоматизованої системи. Перш за все, така система повинна:
1) виконувати всі завдання документаційного забезпечення в повному обсязі: підготовку документів, їх реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу по масиву документів;
2) бути побудована на єдиних методологічних принципах, програмно-технічних та технологічних рішеннях і рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій і вимог;
3) забезпечити повноцінне використання (інтеграція) накопиченого інформаційного ресурсу і реалізувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання як подокументно, так і фактично;
4) допомагати адміністраторам вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідну ступінь захисту інформації від несанкціонованого доступу;
5) бути здатна до розширення за певними компонентів, а саме за кількістю технічних пристроїв і технологій, кількості документів (обсягу інформації), кількості користувачів;
6) вміти адаптуватися в розумних межах до мінливих вимог користувачів.
В даний час різними фірмами розроблено та впроваджено велику кількість систем автоматизації ДОУ. Ці системи характеризуються специфічними підходами та комп'ютерно-комунікаційними засобами реалізації. Відповідно до класифікації, запропонованої П.М. Москової, їх можна умовно розділити за наступними критеріями:
1) типом інформації, на обробку якої орієнтована система (фактографічна або документационная);
2) комплексності обхвату різних фаз життєвого циклу документа;
3) набору реалізованих діловодних завдань і запропонованих технологій їх вирішення;
4) ступеня відкритості, тобто можливості нарощування функцій і сумісності з іншими інформаційними технологіями;
5) безлічі інших характеристик автоматизованих систем даного функціонального призначення [Московія 2004: 37-40].
Для визначення вартості автоматизованої системи необхідна оцінка наступних показників: базова вартість ліцензійного програмного забезпечення, необхідного для установки та експлуатації АСДО; вартість робіт (з обстеження організації, з установки програмного забезпечення, з навчання адміністраторів і користувачів, за первісним конфігурування системи, з модернізації системи, з технічного обслуговування і так далі).
У силу суттєвих відмінностей вітчизняної системи діловодства від західної важливим типологічним ознакою для систем автоматизації є їх орієнтація на вітчизняне і на західне діловодство.
Таким чином, враховуючи всі можливі наведені вимоги до автоматизованої системи, дозволить організації здійснити впровадження системи, повністю відповідає вимогам та завданням автоматизації управлінської діяльності організації.
Схематично відмінності між західною і російською технологією Д.І. Глік було зображено в наступному вигляді [Глік 2006: 51]:
Таблиця 5.
Порівняння технологій
| Російська технологія | Західна технологія |
| 1 | 2 |
| Чітко виражений вертикальний характер руху документів (керівник - виконавець - керівник) всередині організації | Характер руху документів переважно горизонтальний, що передбачає можливість потрапляння документа відразу до безпосереднього виконавця, минаючи керівництво |
| Відстеження всього комплексу робіт з документами в реєстраційних журналах або в машинописних картотеках, куди заносяться всі відомості про документи, їх переміщення, резолюції начальства, контроль термінів виконання, і т.д. | Відсутність централізованого (рамках всієї організації) контролю |
| Ведення реєстраційно-контрольних і звітних форм журналів. Для забезпечення єдиного порядку обробки документів передбачається створення спеціалізованих служб: управління справами, секретаріатів, канцелярій. | Реєстрація документів проводитися безпосередніми виконавцями (поручитель і виконавець ведуть власні журнали), деякі види документів взагалі не реєструються. Спеціалізовані підрозділи, що займаються діловодством, не створюються. |
На сьогоднішній момент російський ринок пропонує досить широкий вибір САДД, які можуть відповідати вимогам та завданням автоматизації управлінської діяльності організації, але які мають різними програмними вимогами.
Слід також пам'ятати при виборі системи, що функціонал систем багато в чому залежить від платформи, для якої розроблено та чи інша система.
Наприклад, платформа Lotus Notes / Domino спочатку орієнтована на групову роботу з документами, тому рішення для цієї системи найбільш функціональні. Користувачі, як правило, працюють в операційній системі Windows, але останнім часом на Заході спостерігається переклад на платформу Linux [www.businessdoc.ru]. У зв'язку з цим, при установки системи необхідно мати на увазі, що можливо через певний проміжок часу користувачів Linux буде також як і користувачів Windows.
Крім того, у зв'язку з поширенням Інтернету виробники поставлені перед необхідністю забезпечити роботу своїх систем через web-браузери.
Далі подано порівняльний аналіз деяких автоматизованих систем. Дані системи обрані нами не випадково, а в силу своєї орієнтованості на російське діловодство, апробованості і широким застосуванням в організаціях різних типів.
1. «CompanyMedia», Интертраст;
2. «Landocs», Ланіт;
3. «Optima Workflow», Оптима;
4. «БОС-Референт», АйТі;
5. «Дело», Електронні Офісні Системи;
6. «Documentum», Документум Сервісіз;
7. «Євфрат-Документообіг», Cognitive Technologes.
Те, що стосується останньої системи («Documentum»), то, швидше за все, її слід було б порівнювати не з системами документообігу, а з платформами для їх побудови, наприклад, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite і так далі .
В окрему таблицю увійшли, вироблені нами в ході досліджень, порівняльні характеристики програмних можливостей САДД, оскільки знання технічних вимог до системи дозволяє заздалегідь оцінити витрати на придбання додаткового програмного забезпечення і нового обладнання. Найбільш раціональними і не вимагають великих витрат на спеціальне обладнання для встановлення з'явилися системи: «CompanyMedia», «Євфрат-Документообіг» і «Бос-референт» (див. додаток 1).
Далі нами запропоновані функціональні характеристики САДД, які, на наш погляд, будуть основними для вибору ефективної системи діловодства (див. додаток 2).
Як показано в цій таблиці, всі представлені системи володіють майже всіма необхідними функціональними можливостями. Найкращим чином з типовими завданнями електронного документообігу справляються системи «Євфрат-Документообіг», «CompanyMedia», «Дело» та «Бос-референт».
Купуючи систему, слід також враховувати простоту її впровадження та промислової експлуатації. Наприклад, якщо купується система не містить інструментарію необхідного для налаштування під потреби організації співробітниками, то процес впровадження вимагатиме участі розробника, що істотно вплине на підвищення вартості впровадження. Найбільш адаптовані під потреби організації системи доступними засобами без участі розробника і без додаткових є системи «ЕВФРАТ-Документообіг», «CompanyMedia». Замовникам інших систем пропонується набір стандартних налаштувань, які можуть бути доопрацьовані розробниками або їх партнерами, що приведе до збільшення витрат на впровадження.
Вартість і терміни впровадження є одними з факторів, що впливають на поширеність системи. У кожному конкретному впровадженні вони залежать від можливостей обраної системи та структури компанії-замовника (масштаб, специфіка діяльності і так далі), що набуває систему. За наявними оцінками, на сьогоднішній день найбільша кількість впроваджень мають системи «ЕВФРАТ-Документообіг», «Дело» та «CompanyMedia». Система «Справа» популярна в державних установах завдяки тому, що вона орієнтована на автоматизацію процедур традиційного діловодства. Поширеність системи «ЕВФРАТ-Документообіг» пояснюється універсальністю її використання і гнучкою ціновою політикою. Велика кількість впроваджень «CompanyMedia» забезпечує модульність системи та реалізація на платформі Lotus Notes / Domino.
Припускаючи, що впровадження пройшло успішно, слід розглянути, що ще істотно для автоматизації електронного документообігу. Крім необхідного набору можливостей, наявність в системі додаткового функціонала може значно спростити роботу з системою всім співробітникам організації (наприклад, налаштування повідомлень і нагадувань). У деяких випадках цей функціонал просто необхідний (наприклад, WEB-доступ). Потреби замовника в автоматизації процесів обробки документів з часом можуть змінюватися (наприклад, у разі зміни організаційної структури підприємства), що може призвести до необхідності у розвитку системи. Як видно з даної таблиці найбільш повноцінний додатковий функціонал за рахунок гнучких настроювань користувальницького інтерфейсу надають системи «Бос-Референт» і «Optima-Workflow». За іншими параметрами впевнені позиції займають системи «Дело», «Оптіма» і «ЕВФРАТ-Документообіг».
Безумовно, важливими характеристиками СЕД є її безпека, надійність і продуктивність. З додатку 2 слід, що системи «CompanyMedia», «Optima-Workflow» і «ЕВФРАТ-Документообіг» дозволяють забезпечити необхідний рівень надійності і безпеки електронного документообігу. У свою чергу продуктивності розглянутих в огляді рішень досить, щоб автоматизувати як невеликі, так і великі структури, так як продуктивність в більшості випадках залежить від можливостей серверного апаратного забезпечення. У разі створення розподіленої системи електронного документообігу (окремі сервери бази даних для кожного підрозділу) кількість одночасно працюючих користувачів може вимірюватися тисячами. Слід зазначити, що системи «Бос-Референт» і «CompanyMedia», реалізовані на платформі Lotus Notes / Domino, пропонують найбільш розвинені засоби адміністрування при розподіленої роботі за рахунок можливостей платформи.
2.3. Загальна характеристика систем
2.3.1. Короткі характеристики системи «CompanyMedia»
Система розроблена ЗАТ Компанія «Интертраст». Дана система призначена для великих і середніх державних установ комерційних організацій, у тому числі зі значною територіальної віддаленістю структурних підрозділів. Система є оптимальним вибором і для невеликих організацій, які прагнуть створити для співробітників всіх офісів філій єдиний інформаційний простір і при цьому знизити витрати на управління.
Програмне забезпечення «CompanyMedia» дозволяє описати мережу підприємств будь-якої складності й налагодити в ній «наскрізне» діловодство, при якому система відстежує рух документа не тільки в межах одного підприємства, але і між ними. Це дозволяє створювати накази, що поширюються на будь-яку глибину ієрархії управління, контролювати їх виконання і підтримувати горизонтальні інформаційні зв'язки між співробітниками різних підрозділів одного або декількох підприємств.
Проблемою російських підприємств на даному етапі є недосконалість комунікацій. Важливі ланки системи керування нерідко перебувають у місцях, де якість зв'язку не дозволяє створити комунікаційні центри.
У «CompanyMedia» вперше реалізовані технологічні розробки компанії «Интертраст», що дозволяють гнучко відображати логічну структуру управління на реальну комунікаційну інфраструктуру територіально-розподіленого підприємства. Більш того, система автоматично доставляє інформацію між будь-якими двома підприємствами за найкоротшим маршрутом, причому в кожній його точці передачу документів контролюють і передає і приймаюча сторони. Цей механізм набагато надійніше електронної пошти.
У ході нашого дослідження, ми позначили особливості даної системи, які виділяють її з числа інших розробок:
1) корпоративність - система може використовуватися як в одній організації, так і в холдингу або групі пов'язаних організацій;
2) поліструктурності - система розрахована на складну структуру організації і можливу незалежність (з точки зору штатних розкладів) підрозділів і філій організації;
3) високонадійний механізм доставки інформації - використаний в системі механізм передачі документів і розсилки дозволяє гарантувати доставку інформації адресату на 99,9%; даний механізм передбачає також роботу системи в територіально-розподіленому режимі;
4) складні перехресні зв'язку документів - система дозволяє встановлювати «ланцюжка» перехресних посилань документів один на одного і реалізовувати перехід в обидві сторони за даними посиланнях;
5) організація так званого «наскрізного документообігу» - система дозволяє організовувати передачу і контроль документів всередині незалежних організацій холдингу, поєднуючи його з класичним документообігом.
Коло розв'язуваних ключових завдань АС «CompanyMedia»:
· Підготовка документів з корпоративних і особистих шаблонів, погодження та передача документів на реєстрацію (в тому числі й через «тонкий» клієнт Internet Explorer - у складі системи «CompanyMedia-Управління електронними документами»);
· Прийом, обробку і розподіл вхідної кореспонденції, підготовку, підписання, реєстрацію та відправку вихідних, внутрішніх та організаційно-розпорядчих документів, а також контроль їх виконання (у складі системи «CompanyMedia-Діловодство») [Кочеткова 2006: 20];
· Планування, підготовку і проведення засідань, а також контроль за виконанням прийнятих за їх підсумками рішень (у складі системи «CompanyMedia-Засідання»);
· Підготовка договорів (в тому числі і за шаблонами), узгодження, візування, зберігання їх актуального реєстру (у складі системи «CompanyMedia-Договори»).
Крім того, всі системи «CompanyMedia» представляють:
· Розмежування доступу до документів, що базується на основі структури організації;
· Механізми заміщення при роботі з документами, а саме, можливість надання постійного або тимчасового доступу до документів, які належать до певних співробітникам, для інших співробітників організації («заміщуючих»);
· Можливість самостійного і швидкого побудови довільних звітів по будь-якої інформації, що міститься в базі даних;
· Єдиний пошук (за реквізитами і повнотекстовий) з корпоративного сховища документів.
За даними, наведеними розробниками, проектування продуктів системи «CompanyMedia» виконано відповідно до державних стандартів в області діловодства та документаційного забезпечення управління. При розробці систем проводилися консультації з фахівцями Всеросійського НДІ документознавства та архівної справи (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» має 4 сертифікати якості Держстандарту РФ за системою Молс (на системи «Діловодство», «Управління проектами та договорами», «Управління плануванням» та «Управління персоналом»). Компанія «Интертраст» має сертифікат ISO 9001 [Www.inttrust.ru].
2.3.2. Короткі характеристики системи «БОСС-Референт»
Система «БОСС-Референт» розроблена компанією «АйТі» на базі продукту Lotus Notes компанії IBM, який представляє собою засіб проектування систем підтримки групової роботи і може розглядатися в якості стандарту в цій галузі.
Дана розробка орієнтована на середні комерційні підприємства.
Система забезпечує підтримку наступних процесів:
· Підготовка та узгодження документів;
· Підготовка, і виконання і контроль доручень;
· Обробка вхідної та вихідної кореспонденції. Вхідні документи піддаються такими операціями: експедиційної обробці (з можливістю сканування і потокового введення документів, а також автоматичного перетворення факсів та e-mail у вхідні документи), реєстрації, розгляду керівництвом і видачу резолюції, ознайомленню у структурному підрозділі або виконання, контролю за виконанням.
Основні процедури обробки вихідних документів: розробка проекту документа виконавцем, узгодження проекту документа, реєстрація документа, експедиційна обробка документа;
· Управління проходженням внутрішніх документів: розпорядчих, організаційних та інформаційно-довідкових;
· Зберігання і динамічне оновлення даних про структуру і працівниках підприємства, підтримка механізму делегування повноважень. Зберігання і динамічне оновлення даних про контрагентів підприємства;
· Підтримка технологічного документообігу за трьома напрямками роботи: а) ведення реєстру та обслуговування матеріальних об'єктів, б) підготовка договорів та обробка подій за ним, в) взаємини з клієнтами, постачальниками і партнерами;
· Підтримка обміну знаннями та інформацією всередині робочих груп, комітетів, між центральним офісом організації та її підлеглими структурами, а також безпосередньо між підлеглими структурами.
Кожному користувачеві в системі надано свій Робочий «Кабінет» - персональний поштову скриньку, куди приходять всі повідомлення і розміщуються по теках залежно від статусу. Однак статус виконання виданих вами наказів - недоступний, тому що механізм поштової бази не пристосований для реалізації подібних функцій.
Система не розрахована на поліструктурні організації, тобто в холдингу неможливий контроль виконання розпоряджень у нижчестоящих організаціях. Крім того, поштові механізми передачі документів між організаціями і віддаленими підрозділами не можуть розглядатися як, безумовно надійні.
За даними, наведеними розробниками, система має сертифікат відповідності ГСДОУ. Компанія «АйТі» має сертифікат ГОСТ РІСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.boss-referent.ru].
2.3.3. Короткі характеристики системи «Optima Workflow »
Дана система розроблена компанією «Оптіма» і призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування і зберігання документів або інших інформаційних об'єктів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства та організації документообігу. До складу системи «Optima Workflow» входять п'ять програмних модулів, які можуть бути встановлені на різноманітні клієнтські станції або серверне обладнання в корпоративній мережі, в залежності від методів організації процесів документообігу і створення робочих місць користувачів.
За словами розробників, впровадження подібної системи в організації забезпечує наступні можливості:
· Централізоване зберігання документів в електронному вигляді;
· Формалізацію процедур створення і обробки документів;
· Наявність case-подібного графічного редактора для опису процесів руху документів і технологічних операцій на етапі роботи з ними;
· Єдині управління і контроль за рухом документів у рамках бізнес-процесів. Контроль реалізований наступним чином: створюється спеціального виду документ - «документ на контролі», який поміщається на «дошку оголошень». Виконавці можуть не тільки ознайомитися із змістом доручення, але і безпосередньо в документ внести відомості про хід виконання, відзначити факт виконання і так далі. Все це відображено в одному примірнику документа, який не тиражується і не розсилається на адресу всіх згаданих в документі контролерів, виконавцями співвиконавців. Повідомлення розсилаються по електронній пошті MS Outlook / Exchange [http://www.boss-referent.ru/www. optima-workflow.ru].
Система «Optima Workflow» містить інструменти завдання маршрутів проходження документів, аудиту, відстеження їх статусу в процесі обробки, настроюються на специфіку організації, і не пропонує будь-яких стандартних процедур.
Інформації про наявність сертифіката відповідності ГСДОУ немає.
2.3.4. Короткі характеристики системи «Documentum»
Дана система - це розробка однойменної корпорації «Документум Сервісіз», продукти якої орієнтовані на автоматизацію більш великих і складних систем управління документами.
Слід ще раз звернути увагу на те, що «Documentum» по функціоналу і вартості порівняємо з базовим програмним забезпеченням, таким як IBM Content Manager. Обидві ці системи мають приблизно рівними можливостями і на базі кожної з них можна побудувати систему електронного документообігу - різниця полягає лише у вартості. Але все-таки в рамках даної дипломної роботи ми спробували змалювати деякі можливості і недоліки системи, стосовно до систем автоматизації діловодства.
Documentum має наступні можливості:
· Масштабованість і робота в територіально-розподіленому режимі, є можливість підключення мобільних користувачів;
· Розсилка повідомлення та доручення відбувається за допомогою механізму електронної пошти;
· Підтримка багатомовності через мовні пакети. Сенс у тому, що замовник встановлює одну версію програмного забезпечення, але може застосовувати різні її локалізації. На користувальницькому екрані є меню, що випадає, у ньому він може вибрати мову. Механізм пошуку дозволяє вести одночасний пошук у документах на різних мовах. Русифікація продукту реалізована спільно з компанією «ПРОМТ»;
· Сервіси генерації аудиторського сліду (тобто спостереження за діями користувачів);
· Управління потоками робіт (workflow), в тому числі і з допомогою засобів графічних редакторів;
· Контроль медіа-даними - вилучення інформації з неструктурованих даних, наприклад, тексту з зображення;
· Друк з підтримкою цифрових водяних знаків і тимчасових міток;
· Потоковий введення документів через сканер і розпізнавання.
За інформацією, наданою розробниками, в п'ятій версії здійснено перехід на стандарт J2EE, внаслідок чого «Documentum» може працювати на самих різних серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet і так далі [http://www.boss-referent.ru/www. documentum.ru].
Система «Documentum» є системою управління змістом (ЄСМ), а система документообігу будується на її основі під конкретного замовника. У ході нашого дослідження, ми встановили, що з усіх систем електронного документообігу «Documentum» є найдорожчою і орієнтована на дуже великі впровадження.
2.3.5. Короткі характеристики системи «Landocs»
Система «LanDocs» розроблена компанією «Ланіт» і призначена для автоматизації процесів управління документами, документообігом і діловодством на підприємствах і в організаціях різного профілю і масштабу.
За даними розробників, система «LanDocs» реалізована як адаптивна CASE-модель електронного офісного документообігу та діловодства [http://www.boss-referent.ru/www.landocs.ru].
Настроювання системи на конкретні умови експлуатації здійснюється модифікацією параметрів CASE-моделі без зміни програмного коду. Поставляється в двох варіантах: як закінчена система (програмне забезпечення, документація, навчання користувачів) або як відкритий до розвитку варіант (базовий набір CASE-моделей, спеціалізована бібліотека діалогових елементів, CASE-технологія адаптації та підтримки, навчання користувачів, розробників і фахівців групи підтримки ).
Основні параметри системи:
1) введення, реєстрація, розсилка, відправка завдань, контроль;
2) настроювання на конкретні умови за допомогою модифікації CASE-моделі.
Програмний комплекс «LanDocs» дозволяє реалізувати в автоматизованому режимі наступне безліч операцій по роботі з документами:
· Реєстрацію вхідних, внутрішніх та вихідних документів з використанням механізму реєстраційних карток. Система зберігає документи, створені різноманітними додатками у вигляді файлів текстів, таблиць, зображень, звуку і так далі;
· Розсилку документів, завдань, доручень як одному користувачеві, так і за списком за допомогою механізму електронної пошти;
· Зберігання змісту документів (файлів, створених зовнішніми додатками у вигляді текстів, таблиць, зображень, звуку і так далі);
· Контроль за проходженням і виконанням документів та доручень. Система «LanDocs» забезпечує контроль за виконанням документів та завдань виконавцями, надає можливість відстежувати рух кожного документа за виконавцями. Контроль версій документа здійснюється за допомогою механізму контрольних карток. Всі дані про зареєстровані документах та хід їх виконання можуть бути надруковані у вигляді звітів;
· Пошук документів з можливістю збереження пошукових запитів, перегляд та редагування документів;
· Підтримку декількох версій одного документа;
· Сканування паперових документів і розпізнавання текстів (OCR);
· Інтегрований виклик офісних додатків для перегляду, редагування та друку документів;
· «LanDocs» зберігає документи, створені різними програмами у вигляді файлів - текстів, таблиць, зображень, звуку і так далі. При спробі користувача переглянути зміст документа він забезпечує інтегрований виклик відповідної програми, а при відкритті документа на редагування - блокує документ на основі механізму Check In - Check Out (що істотно посилює вимоги до пропускної здатності мережі в територіально-розподіленій системі);
· При включеній функції безпеки (поставляється окремо) всі дії завіряються з використанням електронного цифрового підпису;
· Організацію архівування документів;
· Регламентацію прав доступу користувачів до документів і функцій системи;
· Можливість доступу до інформації через мережу Internet;
· Інтеграція з іншими додатками через OLE;
· Система працює з РСУБД Oracle і MS SQL. Серверна частина реалізована тільки під Windows nT.
Кожному користувачеві системи «LanDocs» надається три поштові скриньки:
1) вхідний, в який поміщаються всі повідомлення і завдання, йому адресовані;
2) вихідний, в якому міститься інформація про надіслані користувачем повідомленнях та завдання;
3) на контролі, в якому міститься інформація про завдання, за якими співробітник є контролером.
Таким чином, для роботи в системі користувач повинен перемикатися між трьома ящиками, що не дуже зручно.
Система «LanDocs» відповідає стандарту ГСДОУ. Компанія «Ланіт» має сертифікат ГОСТ РІСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].
2.3.6. Короткі характеристики системи «Дело»
Система автоматизації діловодства і документообігу «Дело» була розроблена ЗАТ «Електронні офісні системи». Дана система призначена для автоматизації діловодної діяльності, заснованої на традиційних вітчизняних технологіях і закріплених відповідними стандартами, та документаційного забезпечення управлінської діяльності державних організацій.
Функціональні можливості:
· Відстеження всіх етапів діловодних операцій і результатів виконання робіт по основних функціональним процесам організацій та установ;
· Єдина реєстрація всієї поступаючої кореспонденції, включаючи листи та звернення громадян шляхом створення реєстраційної картки, до якої заносяться відомості про документ, з наступним спрямуванням кореспонденції на розгляд керівництву і в структурні підрозділи. Реєструються як надійшли ззовні документи, так і створені усередині підрозділів. До їх числа відносяться вхідні, вихідні документи, листи та звернення громадян. Відомості про одне й те ж документі можуть одночасно перебувати в різних картотеках;
· Реєстрація проектів (з присвоєнням реєстраційного номера) як окремої групи документів, з подальшою перереєстрацією, шляхом створення зв'язаного документа з можливістю копіювання (перенесення) даних;
· Введення текстів резолюцій, включаючи повторні і призначення виконавців по них;
· Напрямок резолюцій та документів на робочі місця користувачів-виконавців за допомогою механізму електронної пошти;
· Пересилання звітів виконавців по документу відповідальним виконавцям та / або авторам резолюцій;
· Реєстрацію діловодами руху документів (документообігу) усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів та паперових копій документів і відповідних резолюцій, звіти про виконання, узгодження (візування) документів;
· Здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень, звернень установ, організацій, резолюцій і вказівок керівництва; перевірка правильності і своєчасності виконання документів;
· Об'єднання і групування документів, зареєстрованих у системі діловодства, за різними ознаками;
· Виконання пошуку за сукупністю реквізитів реєстраційних карток, а так само резолюцій, з метою здійснення функцій контролю виконання документів, і резолюцій та ведення довідково-аналітичної роботи;
· Введення відомостей про відправлення вихідних документів адресатам із створенням реєстрів розсилки документів;
· Отримання згідно з діючими правилами та інструкціями інформаційних матеріалів, зведень, звітів для надання керівництву;
· Надання будь-якій посадовій особі свого особистого електронного кабінету, внаслідок чого користувач має доступ тільки до документів, що знаходяться в його компетенції;
· Отримання та виведення на друк статистичних довідок і звітів, а також реєстраційних карток для забезпечення сумісності з традиційною («паперової») технологією діловодства;
· Зберігання електронних образів документів;
· Списання документів у справу згідно з прийнятою в організації номенклатурою справ і, при необхідності, вилучення їх із справи;
· Протоколювання роботи користувача з системою, включаючи роботу з реєстраційними картками і резолюціями.
Система функціонує в локальній обчислювальній мережі і розрахована на моно структурну організацію.
Як засіб розробки (бази даних) БД використовується РСУБД, що ускладнює доопрацювання та адаптацію системи.
Система забезпечує пошук документів у базі по сполученню реквізитів реєстраційної картки, повнотекстовий пошук реалізований тільки у версії під MS SQL.
За даними, представленими розробниками, система має сертифікат Держстандарту на відповідність ГСДОУ [http://www.boss-referent.ru/www.eos.ru].
2.3.7. Короткі характеристики системи «Євфрат-Документообіг»
Дана система була розроблена компанією Cognitive Technologies. Нова версія системи «ЕВФРАТ-Документообіг» v.12 дозволяє побудувати повноцінну систему управління бізнес-процесами і документами організації, а також містить весь необхідний інструментарій для успішної організації електронного документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності та форми власності.
«Http://www.evfrat.ru/about/ - 2 # 2ЕВФРАТ-Документообіг» дозволяє:
1) автоматизувати реєстрацію документів та завдань;
2) забезпечити ефективну взаємодію співробітників у рамках робіт по документах;
3) здійснювати миттєвий пошук інформації;
4) контролювати виконання робіт, ініційованих документами та завданнями;
5) проводити моніторинг стану виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів та звітів;
6) організувати довгострокове зберігання документів організації;
7) забезпечити розмежування прав доступу співробітників до інформації.
Основними функціями системи є: http://www.evfrat.ru/features/ - 3 # 3
· Реєстрація документів у системі (заповнення електронної реєстраційної картки), приєднання до картки будь-якої кількості файлів довільного формату;
· Постановка документів на контроль;
· Можливість створення паралельних і послідовних доручень, подпорученій співвиконавцям;
· Можливість проектування типових маршрутів руху документів;
· Спостереження за ходом виконання доручень, розсилка повідомлень і нагадувань;
· Пошук документів по будь-якому з полів реєстраційної картки і по тексту приєднаних до картки файлів з урахуванням морфології російської мови;
· Розмежування прав доступу до документів, у тому числі з використанням ролей, що зручно при тимчасовому або постійному заміщення посад;
· Протоколювання дій користувачів, криптографічне шифрування і застосування ЕЦП;
· Підготовка та друк журналів та звітів;
· Розсилка документів, листування між користувачами системи за допомогою вбудованої поштової служби;
· Можливість автоматизації процесів зберігання та списання документів до архіву;
· Доступ до документів і доручень за допомогою веб-браузера з будь-якої точки світу.
За даними, наданими розробниками, в новій версії АС «ЕВФРАТ-Документообіг» v.12 з'явилися і були вдосконалені наступні функціональні блоки:
підтримка територіально-розподіленої роботи: створення єдиного простору управління філіальною структурою; наскрізний контроль за виконанням завдань, виданих філіях;
інтеграція з електронною поштою: реєстрація листів з електронної пошти в системі «ЕВФРАТ-Документообіг»; відправка документів по електронній пошті зовнішнім адресатам із застосуванням адресних книг поштових програм;
реєстрація документів - полегшення праці діловода: реєстрація нового документа на основі існуючого; автоматична перевірка документа на дублювання при його реєстрації; підтримка потокового сканування;
контроль і аналіз діяльності організації: розширення списку повідомлень і нагадувань про наближення і настанні терміну виконання кожного контрольованого завдання; автоматизація процесу прийому виконавцем доручення на виконання або відмови від виконання з відсиланням відповідного повідомлення; розвиток можливостей побудови та роботи зі складними звітами;
можливості адміністрування: підтримка роботи з ієрархічними словниками; організація резервного копіювання інформаційної бази даних за розкладом; робота «ЕВФРАТ-Документообіг Сервер» як сервісу; експорт / імпорт типових маршрутів, форм документів, шаблонів звітів; адміністрування сховища форм документів; новий Генератор звітів [www . evfrat.ru].
Особливістю системи АС «ЕВФРАТ-Документообіг» є її гнучкість і простота настройки, обслуговування та адміністрування.
Інформації про наявність сертифіката відповідності ГСДОУ відсутня.
2.4. Останні розробки на російському ринку систем автоматизації документообігу
На сьогоднішній момент спостерігається зростання інтересу до систем електронного документообігу, як серед державних, так і комерційних структур. Подібна зацікавленість сприяє більшому оснащенню вітчизняного ринку такими системами, що дозволяють задовольняти всі потреби організації.
Нижче нами представлені кілька останніх розробок систем, інформація про яких у відносно повною мірою представлена розробниками.
2.4.1. АС «DocFlow 2006»
У 2006 році консорціум «Кодекс» представив нове покоління своїх систем електронного документообігу.
На думку розробників, нова система втілила в собі всі останні досягнення інформаційних технологій в області автоматизації діловодства в органах державної влади, а також в середніх і великих комерційних підприємствах [www.docflow.ru].
Система забезпечує підготовку електронних документів, створення банку електронних копій документів, централізований і децентралізований облік документів, ведення єдиних корпоративних класифікаторів і довідників, обмін структурованою і документальної інформацією між структурними підрозділами (у тому числі віддалену), корпоративний контроль виконання, а також підготовку організації до переходу до безпаперовій технології роботи з документами. Адаптована до роботи в складних гетерогенних мережах, архітектура системи спроектована з урахуванням великої кількості користувачів. Вся робота з даними здійснюється на сервері додатків, що дозволяє знизити навантаження на мережу і прискорити обробку користувача запитів.
За кожну з типових задач діловодства відповідають відповідні модулі, які, залежно від вимог замовника, можуть впроваджуватися частково або поетапно. Так, модуль «Система підготовки документів» вирішує одну з найважливіших завдань документообігу - створення і ведення корпоративного банку документів з можливістю контекстного пошуку всередині цього інформаційного масиву. Безпека та достовірність інформації досягається за рахунок розмежування прав доступу, підтримки електронно-цифрових підписів, шифрування трафіку між сервером додатків і клієнтом. Зручність роботи - забезпечується інтеграцією системи за схемою «тонкий клієнт» з основними офісними додатками, що дозволяє користувачеві розміщувати документи в базі даних, не виходячи зі звичних редакторов'MS Word або MS Excel. У результаті планованої інтеграції системи з програмою Autodesk AutoCAD користувач зможе будувати сховища проектної документації, що забезпечує колективний доступ до креслень, інших матеріалів проектної документації та їх скановані копій.
Розвиваючи принципи електронного документообігу, нова версія системи «Кодекс» враховує і традиції документообігу паперового. Так, підсистема «Кодекс: Потокове сканування» дозволяє значно прискорити процес обробки вхідної паперової кореспонденції. Кожен зареєстрований документ отримує штрих-код і сканується, а його електронна копія зберігається в базі даних «Системи підготовки документів». Штрих-код, нанесений на документ, дозволяє миттєво знайти документ за допомогою сканера штрих кодів в базі даних.
У числі нових рішень, пропонованих новою версією системи «Кодекс: Документообіг», розробники також називають потужний генератор звітів, орієнтований на представлення даних в пакеті Microsoft Office і дозволяє користувачеві за певними критеріями пошуку сформувати звіт, не володіючи спеціальними навичками в галузі програмних технологій [www . docflow.ru]. Працюючи з консолідованими даними, користувач зможе виробляти угруповання відомостей, будувати лінійні таблиці, підзвітний, крос таблиці, уникаючи рутинних і складних операцій.
Поряд з новою архітектурою системи «Кодекс: Документообіг», особливо відзначалися можливості її масштабування і динамічного настроювання інтерфейсу, що дозволяють самостійно розширювати функціональність підсистем, а також, залежно від специфіки діяльності користувача, вводити нові атрибути та класифікатори документів, приховувати рідко використовуються атрибути, включати нові елементи дизайну.
2.4.2. АС «Летограф»
«ЛЕТОГРАФ» провела інтеграцію своєї системи управління документами і бізнес-процесами з ABBYY Recognition Server, першим серверним продуктом для розпізнавання документів.
ABBYY Recognition Server, інтегрований до універсальної багатофункціональну систему управління документами і бізнес-процесами ЛЕТОГРАФ, дозволяє:
· Автоматизувати конвертація в / з формату PDF і розпізнавання документів, складених на різних мовах;
· Швидко і якісно обробляти масиви зображень;
· Зберігати документи в різних форматах;
· Масштабувати файли у промислових кількостях.
ABBYY Recognition Server поряд з іншими продуктами ABBYY, інтегрованими в систему «ЛЕТОГРАФ», дозволить замовнику покращити управління інформацією. Зокрема, можуть бути істотно скорочені часові та ресурсні витрати на обробку, розпізнавання і конвертація великих обсягів інформації, переклад документів з паперового архіву в електронний вигляд.
На даному етапі стратегія компанії «ЛЕТОГРАФ» орієнтована не тільки на експансію на російському ринку систем електронного документообігу (СЕД). Планується активно вести роботу і з закордонними замовниками. Інтеграція ABBYY Recognition Server і системи «ЛЕТОГРАФ» дозволяє запропонувати користувачам систему нового покоління, багатофункціональну, гнучку і надійну.
Система «ЛЕТОГРАФ» є першим в світі і єдиним на сьогодні рішенням з вбудованим серверним додатком ABBYY Recognition Server [www.letograf.ru].
2.4.3. АС «СПРАВА - Старт»
Компанія «Електронні офісні системи» розробила нову однопользовательськую версію системи «ДІЛО» - «ДЕЛО-Старт», що поставляється з СУБД Microsoft ® Data Engine (MSDE).
Система «ДІЛО-Старт» - е то повноцінна система автоматизації діловодства, що відповідає всім вітчизняним нормативним вимогам, призначена для автоматизації діловодства в невеликих організаціях.
Система «ДІЛО-Старт» забезпечує підтримку всіх основних діловодних функцій:
· Реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
· Введення резолюцій керівництва;
· Контроль виконання;
· Позначку відправлення документів зовнішньому кореспонденту;
· Формування оперативних зведень і стандартних звітів.
Система «ДІЛО-Старт» легко встановлюється, ставить мінімальні вимоги до комп'ютера користувача, не вимагає наявності встановленої СУБД. Обмеження системи по відношенню до інших версіями компанії:
· Один користувач - одне робоче місце;
· Відсутність функцій електронного обміну документами із зовнішніми кореспондентами;
· Відсутність журналу передачі примірників паперових документів і низки пов'язаних з цим функцій.
Система «ДІЛО-Старт» повністю сумісна за даними і інтерфейсу з іншими версіями сімейства [www.eos.ru].
Висновки
Підіб'ємо підсумок нашого дослідження, в ході якого було встановлено, що при виборі системи електронного документообігу слід врахувати безліч чинників і остаточне рішення переважно приймати на основі комплексного аналізу можливостей СЕД залежно від вимог і специфіки замовника. Критерії, за якими були розглянуті системи, досить універсальні і відповідають завданням автоматизації документообігу як в комерційних, так і в державних установах.
Якщо говорити про вибір СЕД для організації з передбачуваним кількістю одночасно працюючих користувачів близько 50, то найбільш оптимальним рішенням вбачається система «ЕВФРАТ-Документообіг», розробка компанії Cognitive Technologies. При помірній вартості система, з одного боку, містить весь необхідний функціонал для автоматизації роботи з документами, а з іншого боку, пропонує широкі можливості налаштування і модифікації при впровадженні розробником, партнерами і безпосередньо замовниками.
Коротко про дослідження
Дане дослідження підготовлено на основі технічних описів систем, взятих з відкритих джерел, і тестування демо-версій програмних продуктів «Дело», «Євфрат-Документообіг», «Optima-Workflow». Дослідження можливостей систем «Бос-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилося тільки на основі технічних описів, оскільки компанії-розробники даних систем демо-версії не представляють.
Глава 3.
Модель електронного документообігу
Грунтуючись на перерахованих вище характеристиках автоматизованих систем, на практиці впровадження, вартості і функціональності, у своїй описової моделі ми вирішили зупинитися на АС «Євфрат-Документообіг». На наш погляд, це найбільш зручна, проста у впровадженні і застосуванні система, з необхідним набором функцій, які сприяють вдалому переходу документообігу підприємства на високий технологічний рівень, з використанням сучасних комп'ютерних засобів. Таким чином, відмітними рисами АС «ЕВФРАТ-Документообіг» перед вищеописаними програмами є наступні.
· Система розрахована на роботу як в рамках невеликого відділу, наприклад, канцелярії або локальної організації в цілому, так і в рамках територіально-розподіленої організації зі складною схемою інформаційних потоків.
· Організація сучасної технології діловодного процесу на підставі діючих стандартів і нормативів.
· Більше наочний і зручний інтерфейс системи.
· Більш простий і зрозумілий алгоритм (технологія роботи) для користувача при виконанні основних функцій системи (реєстрація документа, пошук).
· Створення єдиного інформаційного простору підприємства.
· Забезпечення надійності обліку та зберігання документів.
· Організація ефективного захисту інформації.
· Гнучкість і простота настроювання, обслуговування та адміністрування.
· Можливість роботи з системою фахівця з середніми знаннями сучасних комп'ютерних технологій.
· Відсутність особливих умов установки та експлуатації, а також відсутність необхідності в покупці й впровадженні додаткового програмного забезпечення сторонніх розробників.
Базою для створення моделі електронного документообігу буде реально існуюча комерційна організація ЗАТ «Bona Fide»-Волгоград, яка надає юридичні та аудиторські послуги на міському та регіональному рівні. Усередині підприємства виділяються 4 підрозділи: Бухгалтерія, Секретаріат, Юридичний і Аудиторський відділи, які в свою чергу взаємодіють з рядом підприємств-клієнтів, а також з головною компанією, яка знаходиться в Москві (ЗАТ «Bona Fide»-Москва). У цих відділах працюють фахівці з окремих питань, які готують кваліфіковані рішення відповідно до своєї компетенції, а затверджує їх лінійний керівник - генеральний директор.
Схема 1. Структура організації
бухгалтерія |
секретаріат |
Юридичний відділ |
Аудиторський відділ |
Начальник юр.отдела |
Начальник аудітор.отдела |
Генеральний директор |
Юрист 3 Аудитор 3
Таким чином, в документаційному обміні задіяно 4 підрозділи. Згідно з своїми функціям, кожен відділ розробляє відповідні документи, які передає в інші відділи, а також зовнішнім організаціям і підприємствам, і, відповідно, головної компанії.
Оскільки підприємство має досить складну структуру організації як всередині, виділяючи відділи, так і зовні - як філія Московської компанії, то впровадження загальнокорпоративної системи електронного управління документами відбувалося на базі вже впроваджених систем всередині Волгоградського філії. Такими системами можна вважати, наприклад: документообіг, бухгалтерія, управління відносинами з клієнтами. Дані системи були переведені до інтеграції сервісів в корпоративну інформаційну систему. Ми вибрали впровадження сервісами як способу впровадження СЕУД. Даний спосіб має на увазі собою розподіл всього процесу впровадження на стислі проміжки часу етапи, протягом яких вирішується певна завдання, наприклад, забезпечення управління нормативною документацією. У даному випадку під сервісами слід розуміти виділений набір функцій ПЗ, що дозволяє повністю вирішити якусь приватну завдання. У рамках однієї системи сервіси можуть бути відокремлені або повністю інтегровані один з одним, проте в кожному з випадків вони зберігають свою працездатність [Куциняк 2003: 20].
У ході впровадження сервісами архітектура всього рішення придбала наступну структуру:
§ на нижньому рівні знаходяться загальносистемні дані: інформація про користувачів всіх систем (LDAP, MS AD та інші), також на цьому рівні відбувається авторизація та аутентифікація користувачів, та організовано доступ до загальних довідників інформаційної системи;
§ над загальними даними знаходяться програми, що формують бізнес-логіку. Ці програми працюють незалежно один від одного, оскільки загальна інформація зберігається на нижньому рівні, доступному всіх програм;
· Інтерфейси всіх систем зводяться в єдиний портал і представляються в єдиному інтерфейсі користувача; користувач отримує доступ до всіх систем через веб-браузер, що забезпечує єдину авторизацію і звичність інтерфейсів.
Ми вибрали саме такий спосіб, тому що подібна архітектура інформаційної системи дозволяє нам нарощувати сервіси в стислі терміни, використовувати різні системи без побоювання проблем несумісності, виконувати невеликі етапи, що закривають приватні завдання.
Переваги, безумовно, були очевидні:
1) при додаванні нового сервісу не було необхідності змінювати бізнес-процеси, вже реалізовані в програмному забезпеченні;
2) оскільки додавання набору сервісів реалізується у вигляді послідовності невеликих етапів, в результаті ми отримуємо закінчене рішення. Завдяки цьому, у випадку якщо у нас виникала необхідність відкласти роботи на більш пізній період або відмовитися від подальших робіт, система зберігалася з тим же набором функціонала, який дозволяв вирішити конкретні завдання;
3) в ході впровадження і в подальшому нами був використаний веб-інтерфейс, який дозволив охопити всю організацію разом з головною компанією, не виробляючи робіт з налаштування клієнтських місць.
Для нормативного врегулювання і захисту електронного документообігу в організації, фахівцями ДОП був розроблений ряд документів:
1. Керівництво по організації електронного діловодства та документообігу.
2. Керівництво по організації зберігання документів на електронних носіях.
3. Посібник з встановлення строків зберігання.
4. Керівництво з визначення подальшого маршруту просування документів та інформації з закінченим терміном зберігання.
Поряд з перерахованими вище посібниками були розроблені номенклатура справ, в яку були внесені основні види документів з встановленими термінами зберігання, і реєстру джерел ключової інформації.
Для регламентації роботи з конфіденційною інформацією був створений перелік відомостей, що відносяться до конфіденційних. У ньому зафіксовані: період і рівень (гриф) конфіденційності, список співробітників, яким надано право використовувати ці відомості в роботі. А також додатково складено перелік документів, в яких ці відомості документуються.
Використання електронно-цифрового підпису (ЕЦП) також регламентується інструкціями і правилами для Вашого ЕЦП.
Окремо були внесені додавання і коригування в посадові інструкції співробітників.
3.1. Захищеність електронного документообігу
Захищеність ЕД - це самий хвилююче питання для організації в цілому. У зв'язку з цим, даному питанню ми приділили велику увагу.
По-перше, всередині моделі корпоративної електронної системи документообігу був створений центральний апарат (комп'ютер-сервер), в якому міститься вся документація: як конфіденційного типу, так і неконфіденційного. Доступ до вашого комп'ютера-сервера обмежений правом доступу співробітників відповідно до їх посадовими обов'язками та статусом в організації. Так чином, система передбачає кілька видів робочих місць:
· Спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє максимально розширити функції для роботи, головному чином, з реквізитами документів. У ньому працюють, як правило, офіс-менеджер (при веденні загального діловодства та номенклатури справ), юристи (при формуванні обліку договорів), аудитори (при формуванні звітів) та керуючі відділами;
· Універсальне робоче місце, що дозволяє користувачам зручно працювати з змістовною частиною документа. З його допомогою рядові співробітники можуть ознайомитися з інформацією, адресованій їм, створити документ, завізувати його, доручити на виконання підлеглому;
· Мобільне робоче місце дозволяє здійснити доступ до системи через кишеньковий персональний комп'ютер, у випадках, якщо співробітник не може звернутися до системи через настільний комп'ютер. Дане місце дозволяє працювати з дорученнями, брати участь в узгодженні документів, отримувати доступ до інших документів системи. Таке місце зручне для керівників відділів та генерального директора, що беруть участь в управлінських процесах;
· Робоче місце адміністратора дозволяє робити настроювання системи, змінювати параметри, забороняти / дозволяти доступ до деяких файлів документів, блокувати і розблокувати на окремі види документації.
Кожен користувач системи має свій пароль для входу.
По-друге, оскільки наша організація має досить складну структуру корпоративного документообігу і, отже, великий обмін документацією, то інформація між відділами та головним офісом у Москві передається в кодованому вигляді. При отриманні закодованого документа, одержувач, до компетенції якого входить вивчення даного документа, за допомогою системи виробляє розкодування і починає роботу з документом. Крім того, всередині самої філії організації співробітники мають можливість передавати конфіденційні документи за допомогою їх криптографічного шифрування. Робота з подібними документами здійснюється так само, як у випадку зовнішнього документопотока.
По-третє, система веде безперервне протоколювання дій користувачів в ході якого завжди можна встановити, хто реєстрував документ, прикріпив файл, змінив чи видалив його, ввів резолюцію і так далі.
По-четверте, всередині нашої моделі корпоративного документообігу створений центр, що засвідчує, тобто орган, який видає ключі (сертифікати) підписів і забезпечує достовірність ЕЦП, що виключає підробку підпису.
По-п'яте, архівна система також має захист на рівні документа: кожен документ має асоційований з ним список користувачів, які мають право вчиняти з ним певні операції.
Таким чином, завдяки такій системі обмежень електронний докуменооборот виходить найбільш захищеним від несанкціонованого доступу до важливих документів фірми, до того ж зменшується кількість помилок, що виникають в результаті помилкових (навмисних або спеціальних) дій персоналу при роботі з документами (порушення дозвільної системи доступу, правил поводження з документами, технології їх обробки та зберігання і інше).
Далі ми більш докладно зупинимося на розгляді документопотоков.
3.2. Робота із зовнішньою і вихідною документацією
У нашій організації офіс-менеджер веде спільне документаційне обслуговування підприємства, тобто виконує функцію канцелярії: здійснює реєстрацію всіх документів, що в підсумку дає централізовану реєстрацію всієї вхідної та вихідної кореспонденції та організаційно-розпорядчих документів. А також офіс-менеджер контролює терміни виконання документів і зняття з контролю, організовує роботу з формування і зберігання справ, ведення номенклатури справ, як у паперовому вигляді, так і в електронному. У своїй роботі, він користується тільки автоматизованою системою, що значно спрощує його роботу, допомагаючи раціонально використовувати свою працю.
Нижче представлені маршрути роботи з вхідними та вихідними документопотоками, запропоновані Л.А. Руминіной [Руминіна 2002: 113-137].
Електронна робота з вхідною документацією:
1. Отримання документа.
2. Експедиційна обробка.
3. Розгляд документа.
4. Реєстрація.
5. Передача адресатові (конкретний підрозділ).
6. Розгляд керівником підрозділу.
7. Призначення та передача виконавцю.
8. Виконання документа.
9. Контроль за виконанням.
10. Напрямок документа в справу.
Електронна робота з вихідною документацією:
1. Створення проекту документа.
2. Перевірка офіс-менеджером.
3. Узгодження (візування при необхідності).
4. Підписання керівником документа.
5. Реєстрація документа.
6. Напрямок документа в справу.
Більш докладно на кожному з етапів ми зупинимося далі.
Схема 2.
Модель зовнішнього документообігу підприємства
|
Генеральний директор |
| |||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| ||||||||
|
Робота з вхідною документацією.
На даний момент вважається практично неможливим глобальне впровадження електронного документообігу, тому, як вже зазначалося, частина документів зберігає паперову форму існування. Неминуче співіснування паперового та електронного документообігу з урахуванням поетапного впровадження нових інформаційних технологій. Тому важливо продумати оптимальні процеси документообігу для нових категорій документів з урахуванням використання елементів електронного документообігу.
Для роботи з отриманою або вихідною документацією в системі електронного документообігу необхідно мати електронні файли цих документів. Існують кілька способів вирішення даної задачі в залежності від носія документа. При надходженні документів у друкованому вигляді (телеграми, листи, повідомлення і так далі) одним з таких способів можна виділити набір даних за допомогою клавіатури. Проте при великих обсягах інформації основною технологією перетворення паперового документа в електронну форму є сканування. Сканування забезпечує отримання графічного образу документа, тобто в результаті сканування створюється графічний файл, в якому зберігається растрове зображення документа. Для перетворення графічного образу в текстовий документ використовується технологія розпізнавання тексту. Функції сучасних технологій розпізнавання тексту універсальні, тобто вони не орієнтуються ні на конкретний шрифт, ні на конкретний алфавіт.
Найбільш поширеною програмою даного призначення, що забезпечує високу якість і зручність застосування і використовується в нашій організації, є програма Fine Reader [Максимович 2005: 33-36].
Після введення електронного образу документа в корпоративну систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (в поточному архіві) в підрозділі, до якого прикріплений даний документ, і міститься у справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категоріями документів, електронні образи яких вводяться в корпоративну систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів. У базу даних вноситься інформація про проходження та виконання документів. Електронна копія документів є засобом оперативного оповіщення та використовується так само для довідково-інформаційної та аналітичної роботи.
При надходженні кореспонденції у вигляді факсимільних повідомлень і електронних листів введення в бази даних документів проводитися безпосередньо за допомогою електронних засобів введення інформації - факс-сервера або відповідного електронного (програмного або апаратного) маршрутизатора (шлюзу).