Олександр Олександрович Огарков, кандидат економічних наук, доцент, заступник декана з наукової та виховної роботи Волгоградської академії державної служби при Президенті РФ.
Функція аналізу є першою функцією управлінського циклу. Сукупність виконуваних робіт у рамках даної функції досить обширна: збір інформації, її обробка, класифікація, систематизація, збереження та аналіз з метою управління. Аналіз випереджає всі функції менеджменту, але не характеризує активність впливу суб'єкта управління на об'єкт управління. Аналіз є внутрішньою функцією управління.
Аналітична діяльність - це доля управлінця. Для управлінця аналітична діяльність лежить в площині базового процесу і є предметом самих серйозних роздумів. Аналітик - це управлінець, який розробляє рішення. Право надати результатам аналітичної діяльності статус норми, необхідності їх виконання, залишається в руках управлінця вищого рангу, який починає в даній ситуації поділу праці відповідати за співорганізації реалізованим всіх функцій (в тому числі і аналітики) у цілісності всієї управлінської діяльності.
Управлінський аналіз показує:
що заважає домогтися ефективного розміщення цінностей;
чи немає вакууму або дублювання функцій в системі управління;
чи немає конфлікту прав;
чи існують механізми координації і чи не є вони великоваговими;
чи ефективно використовуються виконавча вертикаль і горизонтальні зв'язки;
збалансовані чи є повноваження і відповідальність;
чи існує поділ влади, немає зайвої концентрації її у однієї особи на шкоду іншим чи, навпаки, її розпилювання;
адекватна система управління обраному сегменту ринку, організаційній структурі та персоналу.
Економічний аналіз показує:
яке розміщення цінностей найбільш ефективно зараз;
які структурні процеси відбуваються в економіці і на підприємстві;
як ці процеси позначаться на ефективності розміщення цінностей;
яке найбільш ефективне розміщення цінностей буде в майбутньому.
Фінансовий аналіз показує:
наскільки ефективно використовуються фінансові ресурси;
здатність платити по своїх рахунках у сьогодення і майбутнє час;
як у підприємства йдуть справи з готівкою і що можна очікувати в майбутньому;
як швидко обертаються основні та оборотні активи;
чи не занадто зношені виробничі потужності;
чи достатньо вкладень технології (патенти, ліцензії), чи немає ризику опинитися з застарілою продукцією;
що відбувається із запасами, незавершеною продукцією та дебіторською заборгованістю;
яка структура капіталу і чи великий ризик потрапити в боргову яму.
Проблемна ситуація та її аналіз
У ході аналізу проблеми:
вона розбивається на безліч окремих частин;
виділяються основні та другорядні характеристики проблеми;
виявляються можливі взаємини і взаємозалежності між ними;
розпізнається вся сукупність причин і наслідків;
визначаються закономірності виникнення та існування проблеми;
розробляються рекомендації до дій.
У рамках функції аналізу менеджер прагне конкретизувати що стоїть перед ним, обробивши максимально великий обсяг має відношення до проблеми інформації.
Проблемна ситуація є сукупність обставин (умов), що виникають під впливом внутрішніх і зовнішніх впливів, які порушують заданий функціонування системи, вимагають переведення її в новий стан. Проблема в буквальному перекладі з грецького означає перешкоду, труднощі, завдання.
Головним характеризує ознакою будь-якої проблемної ситуації є частота можливого появленія.Каждую ситуацію можна розділити на окремі елементи за ступенем їх впливу на досягнення основних цілей і завдань. Ці елементи бувають змінними і постійними. Керівник повинен вміти швидко і чітко виділити суттєві, важливі елементи ситуації, серед яких:
стан виконання наміченого плану, програми в даний час (за минулий період);
потенціал кадрів, продуктивність праці;
стан матеріально-технічної бази, її можливі зміни;
цілі та завдання управління на конкретній ділянці, їх перспектива;
співвідношення між матеріальними ресурсами (обсяг, структура, обмеження, умови збільшення) та поставленими цілями і завданнями; резерви і умови їх виявлення;
масштаби оперативного простору, можливість його чіткого фіксування та ймовірних змін;
основні чинники регулювання (поведінка, організація);
часові умови (терміни, хід виробничого процесу) та інші обмеження, які необхідно враховувати при виконанні завдання;
умови навколишнього середовища і якість відносин з нею;
внутрішній і зовнішній ринок покупців і постачальників, інфраструктура в місці розташування підприємства;
матеріальні, моральні стимули та їх ефективність;
працездатність менеджерів;
становище керівника (престиж, авторитет), його об'єктивні позиції.
Проблеми як завдання, які потребують вирішення, є складовим елементом управлінської ситуації. Внутрішню структуру проблеми можуть складати такі елементи, як:
предмет (характеризує виникле протиріччя, яке виражається в питанні: «У чому суть проблеми?»);
об'єкт (відповідає на питання: «Де виникла проблема?»);
суб'єкт (той, хто пов'язаний з проблемою, її соціальний, інтелектуальний елемент);
зв'язку (характеризують як структурні межелементние зв'язку (обмеження), так і відносини з іншими проблемами. Вони відображаються в питанні: «З чим пов'язана проблема?»);
мета рішення проблеми (виражається в питанні: «Для чого необхідно вирішувати проблему?").
Класифікувати проблеми можливо в залежності від ступеня визначеності їх елементів:
З повністю керованими і передбачуваними параметрами. Подібні проблеми забезпечують при своєму рішенні детермінований результат і вирішуються адаптивним методом. В управлінській діяльності така ситуація поширена не дуже широко і в основному характерна для тактичних ситуацій.
З частково (на 40-80%) керованими і прогнозованими параметрами. Вони найбільш часто зустрічаються на практиці, що пов'язано з еволюційними змінами в умовах господарювання. При вирішенні цих проблем використовуються всі наявні методи в різних поєднаннях.
З некерованими і непередбачуваними (понад 90% некерованих параметрів) параметрами, що народилися з революційних перетворень у техніці, технології, управлінні. Як правило, у керівника не може бути алгоритмів виходу з подібних ситуацій.
Проблеми можна класифікувати за джерелами їх виникнення:
перша група проблем (проблеми функціонування) пов'язана з тим, що фактичні результати діяльності не досягли необхідного рівня;
друга група (проблеми розвитку) означає розбіжність між потенційними можливостями і цілями, які були поставлені.
Послідовність аналітичних міркувань при розгляді проблемних ситуацій містить наступні етапи:
У чому суть проблеми? Які ознаки, симптоми, показники? Що не влаштовує в даній ситуації? Яка ситуація дещо краща? Реальна проблема чи вигадана? Який тип проблеми? Що буде, якщо проблему не вирішувати?
У чому особливості проблеми? У чому унікальність і новизна ситуації? Чого бракує? Що заважає? Чиї інтереси порушені?
Яке ідеальне рішення проблеми? Які можливі стратегії? Які можливі результати? Які можливі втрати?
Які можливі дії в реальних умовах? Конкретні заходи. Конкретні результати.
Системний підхід у менеджменті пропонує аналітично виявляти структурні процеси, які виникають знову і знову. У результаті аналізу будь-якої управлінської проблеми з'являються «типові структури», «архетипи систем». Вони представляють собою ключ до вміння пізнати реально виникають проблемні ситуації, так як більшість управлінських ситуацій досить універсальне.
Системні архетипи допомагають менеджерам ефективно і зручно вирішувати проблеми структуризації, систематизації та накопичення знань і умінь. Чудові властивості архетипів полягають не тільки в тому, що вони дозволяють концентрувати складний управлінський досвід, але і в тому, що дозволяють менеджерам при вирішенні проблемних ситуацій застосовувати знання суміжних дисциплін: психології, когнітології, математики, екології, фізики, антропології, генетики, соціології.
Архетип - це щось знайоме. Досвід роботи накопичується, з часом закономірність усвідомлюється, формується архетип ситуації, який згодом застосовується на практиці. В умовах динамічно змінюється ринкової обстановки архетипне бачення проблем стає незамінним засобом менеджера для того, щоб укладатися в мінімальне для вирішення проблем час.
Очевидно, що дешевше періодично проводити комплексну діагностику організації та окремих її складових (підрозділів, напрямів діяльності, окремих співробітників, проектів, ресурсів), ніж запустити проблеми, перетворивши їх у хронічні. На ранній стадії багато проблем є ще іграшковими, і їх рішення не вимагає значних зусиль. Запущені ж проблеми можуть поставити під загрозу саме існування організації.
Методи управлінського аналізу
Методи управлінського аналізу поділяються на соціологічні та аналітичні.
Соціологічні методи наступні:
Метод опитування - орієнтований на отримання інформації від безпосередніх учасників досліджуваних процесів або явищ. Цей метод має декілька видів: групове і індивідуальне анкетування, поштову, пресовий і телефонне опитування; формалізоване, сфокусоване і вільне інтерв'ювання.
Метод спостереження - орієнтований на досить протяжний збір інформації, здійснюваний одночасно з розвитком досліджуваних явищ (проблем). Види спостереження: польове і лабораторне, систематичне і несистематичне, включене і невключення, структурализованное і неструктурализованное.
Метод експерименту - орієнтований на перевірку життєздатності досліджуваного явища (проблеми). Види експериментів: польові, лабораторні, лінійні, паралельні і т. д.
Метод аналізу документів - орієнтований на залучення всієї повноти інформації, яка може міститися в документі. Види: якісний (традиційний) і формалізований (контент-аналіз) аналіз.
Аналітичні методи включають в себе:
Метод порівняння (порівняння порівнянних показників для визначення відхилень від планових показників, встановлення їх причини та виявлення резервів). Основні види порівнянь, застосовувані при аналізі: звітні показники з плановими показниками; планові показники з показниками попереднього періоду; звітні показники з показниками попередніх періодів; показники роботи за кожен день; показники порівняння з середньогалузевими даними; показники технічного рівня і якості продукції даного підприємства з показниками аналогічних підприємств; показники роботи одного підрозділу з аналогічними показниками роботи інших підрозділів; показники порівняння ділових та особистих якостей одних працівників з аналогічними якостями інших (можливо попарне порівняння); показники порівняння індивідуальних показників із середніми по підрозділу; показники результатів роботи до і після введення будь- небудь нововведень, нововведеній.Сравненіе вимагає забезпечення порівнянності порівнюваних показників (єдність оцінки, порівнянність календарних термінів, усунення впливу відмінностей в обсязі та асортименті, якості, сезонних особливостей і територіальних відмінностей, географічних умов і т. д.).
Індексний метод (розкладання за чинниками відносних і абсолютних відхилень узагальнюючого показника). Він застосовується при вивченні складних явищ, окремі елементи яких незмірно. Як відносні показники індекси потрібні для оцінки виконання планових завдань, для визначення динаміки явищ і процесів.
Балансовий метод (зіставлення взаємозалежних показників з метою з'ясування і вимірювання їх взаємного впливу, а також підрахунку резервів підвищення ефективності виробництва). При застосуванні балансового методу аналізу зв'язок між окремими показниками виражається в формі рівності підсумків, одержаних в результаті різних співставлень.
Метод статистики (відображення цифрових показників, що характеризують протікання різних процесів, станів об'єктів до встановленої для цілей дослідження періодичністю). У статистичному дослідженні виділяють наступні етапи: реєстрація, облік первинних даних з використанням спеціальних форм; систематизація і групування даних за певними ознаками; подання даних у зручному для сприйняття та аналізу вигляді, проведення аналізу щодо з'ясування суті процесів і взаємозв'язків складових їх елементів.
Метод ланцюгових підстановок (одержання корегованих значень узагальнюючого показника шляхом порівняння значень двох що стоять поруч показників в ланцюзі підстановок).
Метод елімінування (виділення дії одного фактора на узагальнюючі показники організаційної діяльності).
Графічний метод (засіб ілюстрації процесів, обчислення ряду показників, оформлення результатів аналізу). Графічне зображення економічних показників розрізняють за призначенням (діаграми порівняння, хронологічні та контрольно-планові графіки), а також за способом побудови (лінійні, стовпчикові, кругові, об'ємні, координатні та ін.) При правильній побудові графічні засоби мають наочністю, виразністю, доступністю, сприяють аналізу явищ, їх узагальнення та вивчення.
Функціонально-вартісний аналіз (вибір найбільш оптимальних варіантів, що визначають рішення в сформованих або планованих умовах).