План ПРОТОКОЛ
ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
ПРИЙОМ, ОБРОБКА І РОЗПОДІЛ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
ОФОРМЛЕННЯ ДОРУЧЕННЯ
ЗДАЧА справ у відомчий архів
ПОРЯДОК КОРИСТУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ З АРХІВУ
Використаної літератури
ПРОТОКОЛ - організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Протокол повинен включати в себе наступні реквізити:
1. Найменування організації.
2. Найменування виду документа.
3. Дата.
4. Номер.
5. Місце засідання.
6. Заголовок.
7. Текст.
8. Підписи.
9. Гриф затвердження / якщо протокол підлягає затвердженню /. Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої складається група документів, супроводжуючих протокол: порядок денний, списки учасників засідання та списки запрошених, доповіді або тези основних виступів, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень або постанов по кожному питанню.
Протокол, як правило. Ведеться під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітна звукозапис. Протокол може складатися після їх розшифрування. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа. Від його кваліфікації, вміння вникнути і розібратися в суті обговорюваних питань залежить якість запису виступів. Тому призначення особи, ведучого протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання. Протокол оформляється за формою загального бланка.
Але протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через тире закінчення.
Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року / у навчальному закладі може бути навчального року /.
У реквізиті "місце засідання" зазначається населений пункт, де відбулося засідання.
Заголовок протоколу містить назву виду колегіальної діяльності / засідання, збори, нарада / і назва колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: "наради студради", "засідання комісії", "збори трудового колективу".
Після оформлення заголовної частини / це можна зробити до початку засідання / приступають до складання тексту. Текст протоколу розпадається на дві частини:
- Першу - вступну, де вказані П.І.Б. головуючого, секретаря, присутніх і порядок денний;
- Другу - основну, фіксуючу хід засідання.
Словом "голова" починається протокол; воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери; після тирі вказують прізвище голови та ініціали. Так само оформляється слово "секретар".
При проведенні оперативних нарад ця частина протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний. У протоколі постійно діючого колегіального органу присутні остоялась члени вказуються в алфавітному порядку. Після них вказують прізвища запрошених із зазначенням їх посади. На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх їх склад зазначається кількісно, а пофамильной список додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі, наприклад: Були присутні: 43 людини / список додається /.
На зборах, конференціях і з'їздах, де прийняття рішень вимагає певного кворуму, в розділі "Були присутні" вказується, скільки чоловік має бути присутнім і скільки прийшло на засідання.
Далі слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються питання, вине-сінешні на розгляд колегіального органу, кожне питання нумерується і починається з прийменника "О" / "Про" /, наприклад:
1. Про перспективи розвитку заводу. Доповідь директора / П.І.Б. /.
2. Про підсумки соціологічного опитування робітників. Доповідь керівника соціологічної служби / П.І.Б. /.
У ряді випадків, наприклад при протоколюванні засідання колегії міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді вона не вноситься до тексту протоколу, а робиться лише відсильна запис: "Порядок засідання додається".
Основна частина тексту будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного. По кожному пункту можуть бути такі частини:
- СЛУХАЛИ;
- ВИСТУПИЛИ;
- ВИРІШИЛИ / УХВАЛИЛИ /.
Ці слова пишуться прописними буквами, кожне слово з нового рядка, після них ставиться двокрапка. Таким чином вони візуально розбивають текст.
Слово "СЛУХАЛИ" починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно пишеться на одному рядку слідом за цифрами, що позначають порядковий номер питання.
Прізвища та ініціали доповідача і що виступали в дебатах указуються з нового рядка абзацу.
Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Якщо є тексти / або тези / доповідей і виступів, вони не записуються в протокол, а через тире після прізвища док
Після кожного виступу, якщо є, записуються питання і відповіді в по-рядку надходження, наприклад:
А.В. Соколов - які прийняті заходи по ліквідації аварії? І.К. Колосов - до 6 годин ранку відновлено енергопостачання. Завершальна частина розділу по кожному пункту порядку денного - запис прийнятого з обговорюваного питання рішення / постанови /. Рішення, що стосуються кількох питань, поділяються на пункти та підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Постановляюча частина рішень, як і розпорядчі документи, має бути конкретна і містити складові частини: кому, що зробити і до якого числа.
При виборах посадових осіб у протоколі вказуються результати голосування по кожній кандидатурі окремо.
По повноті висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях протоколи поділяються на повні і короткі.
Короткий протокол містить вказівку прізвища доповідача, теми доповіді, прізвища виступаючих. Отримати уявлення про характер зауважень, хід обговорення, мені-пах, висловлених в обговоренні, за таким протоколом неможливо.
Короткий протокол допустимо тільки при наявності стенограми або коли тексти доповідей та виступів додаються до протоколу. Коротко протоколюються також оперативні наради.
У всіх інших випадках протокол повинен містити запис всіх виступів, відобразити роботу колективу, показати вироблення рішення в зіткненні думок, дискусіях.
У ході засідання можна скласти лише чернетка протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється за стенограмою та аудіозаписи, редагується і оформляється. Якщо до протоколу буде прикладена стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу: "Засідання вченої ради стенографувалися. Стенограма додається". Повністю підготовлений протокол підписується головою та секретарем.
Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів - постанов і рішень; в установах, що діють на основі єдиноначальності, проводяться в життя наказами. В інших випадках робиться виписка з протоколу.
Протоколи формуються у справи разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання.
ПРОТОКОЛ
розпорядчого засідання
_______________районного / міського / народного суда_______________
Ростовській області
Суд у складі:
головуючого _______________________________
і народних засідателів т.т. ____________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
при секретарі ________________________________________
_____________________________________________________
за участю прокурора тов. _____________________________
_____________________________________________________
розглянувши в розпорядчому засіданні ___________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
справу за __________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
ПРОТОКОЛ
Москва
Засідання науково-технічної комісії
з суспільних та організаційно-методичним стандартам
Голова - П.В. Медведюк
Секретар - І.В. Антошина
Були присутні: 9 людей.
Порядок денний:
1. Про проект державного стандарту "Єдина система технологічної документації. Облік застосованості технологічного оснащення".
2. Про проект державного стандарту "Мікрофотокопірованіе. Терміни та визначення".
1. СЛУХАЛИ:
УХВАЛИЛИ:
2. СЛУХАЛИ:
УХВАЛИЛИ:
ВИПИСКА З ПРОТОКОЛУ
ВИПИСКА - це копія будь-якої частини справжнього документа. На документі пишеться назва виду виписки, наприклад: ВИПИСКА З ПРОТОКОЛУ.
Виписку з протоколу запевняють проставленням трьома інтервалами нижче реквізиту "Підпис" заверительной написи "Вірно", найменування посади співробітника, що завірила копію, його особистого підпису та дати запевнення.
Слово "Вірно" друкується від нульового положення табулятора без лапок рядкові-ми літерами / перша буква - прописна /.
Найменування посади співробітника, яка засвідчує копію, друкують від другого положення табулятора, а розшифровку підпису - від шостого положення табулятора.
Дата друкується від нульового положення табулятора півтора інтервалами нижче слова "Вірно".
Слід пам'ятати, що в протоколах - вступна частина / включаючи порядок денний /, а потім - дослівна запис змісту абзаців.
Кутовий штамп
Найменування підприємства
ВИПИСКА З ПРОТОКОЛУ
12.05.98 № 45
Москва
Засідання профкому
Голова - І.К. Кузьмін
Секретар - Є.М. Власова
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Інформація про піонертаборі.
2. Про розподіл путівок в дитячий санаторій Ялти.
2. СЛУХАЛИ:
УХВАЛИЛИ:
15.05.98 р.
Документ набуває юридичну силу тільки з моменту його затвердження. Документи затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.
Затвердження документів здійснюється двома способами: проставленням грифа затвердження або проставленням підпису.
До складу грифа затвердження входять слово "стверджую, найменування посади, особистий підпис, розшифровка, дата. Затвердження документів може відбуватися однією посадовою особою або виданням будь-якого правового акта. Гриф проставляється у верхньому правому куті титульного аркуша документа.
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ліцею
"Дон - Текс"
_____________ Т.К. Черепнева
підпис
11.08.97 р.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол засідання педради
№ 187 від 13.04.97 р.
До складу реквізиту підпис входить найменування посади підписувача, особистий підпис і його розшифрування. Підпис оформлюється від початку рядка.
Якщо документ підписується особами однакових посад, їх підписи розташовуються на однаковому рівні.
Якщо документ підписується особами різних посад, їх підписи розташовуються в порядку убування.
При підписанні документа комісією не враховуються займані її членами посади, а їх підписи розташовуються в алфавітному порядку.
Якщо під час підписання документа відсутня посадова особа, зазначена в проекті документа, то має право підписати документ, що його заступник або виконуючий обов'язки. У такому випадку перед найменуванням посади проставляється "в.о.". Категорично забороняється проставляти перед найменуванням посади косу риску і прийменник "за". У підписані документи вносити будь-які зміни і доповнення без дозволу особи, яка підписала документ, забороняється.
Операція в основному технічна. Проводиться централізовано секретарем-референтом, а у великих установах - експедиціями або спеціально виділеним працівником / експедитором /.
Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром або відвідувачем, прийняті по телетайпу, факсу, електронної пошти.
Передача документів з використанням електронної пошти значно скорочує час на передачу інформації і підвищує надійність доставки. Крім того, якщо в установі прийнята автоматизована система і отримані документи, вводяться в пам'ять машини, то електронна пошта дозволяє виключити процедуру подальшого введення вхідних паперових документів в пам'ять машини / вручну або шляхом сканування /.
При отриманні документів, перш за все перевіряється правильність їх доставки. Помилково отримана кореспонденція повертається відправнику або пересилається адресатові. Після розкриття конвертів перевіряється, правильність, вкладення, і його цілісність, тобто наявність всіх сторінок документа і всіх. додатків. Для факсу так само перевіряється як загальна кількість отриманих сторінок / відповідність їх кількості зазначеному на першому аркуші факсу /, так і їх читабельність. У разі неповного отримання факсимільного повідомлення або поганої якості окремих сторінок, про це повідомляється відправнику.
Якщо документи надійшли по почтет викриваються все. конверти, за винятком що мають напис "особисто". Конверти після розтину знищуються, за винятком листів приватних громадян, оскільки зворотний, адреса може бути вказаний тільки на конверті. Зберігаються конверти і від документів, що проступили вже з простроченим терміном виконання. У цьому випадку штемпель на конверті може служити доказом дня отримання документа. Крім того, при отриманні поштою простроченого фінансового документа треба скласти акт про день отримання документа, підписаний двома співробітниками організації / фірми / і працівником пошти.
На всіх. вхідних, документах повинна бути проставлені відмітка про надходження документа, в організацію. Вона складається з дати отримання, і облікового порядкового номера. Крім того, в ній може бути вказано скорочена назва установи-одержувача. Обліковий порядковий, номер останнього документа, отриманого в поточному році, показує загальну кількість отриманих документів.
Типовою помилкою, що допускається при обробці вхідних документів, є проставлення відмітка про надходження тільки на документах, що підлягають подальшій реєстрації. Інші документи / рекламні та інформаційні листи, запрошення та багато інших / залишаються неврахованими, хоча при їх одержанні було витрачено час на розтин конверта, ознайомлення зі змістом, визначення, кому з працівників може знадобитися отримана інформація, передачу документа даному працівникові. Вхідний документопотік в такому випадку вказується значно зменшеним, а час на обробку неврахованої кореспонденції неможливо прорахувати.
Відмітка про надходження звичайно проставляється у вигляді штампа від руки або електричним штемпелевателем.
Документ, отриманий факсом, вже має дату отримання. Враховуючи, що факс, як правило, виводиться на світлочутливий папір, текст на якій швидко вицвітає, з важливих документів знімають ксерокопію.
Останнім часом з'явилися факсимільні апарати, що дозволяють одержувати документ на звичайному папері і, отже, не потребує копіюванні. Аналогічно проблема вирішується при отриманні факсимільних повідомлень на комп'ютер, обладнаний факс-модемом, і наступної, при необхідності, роздруківці факсів на звичайному принтері.
Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх на реєстровані і незареєстровані. Незареєстровані документи відразу сортуються за виконавцями або радам для доставки. В організації повинен бути список документів, що не підлягають реєстрації. Зазвичай він поміщається у вигляді додатку до інструкції з діловодства.
Попередній розгляд і розподіл документів визначає прямоточность їх руху і, відповідно, швидкість доставки документа конкретному виконавцю, тобто фактично час вирішення питання. Зазвичай у фірмі цю роботу проводить секретар-референт.
Для того щоб кваліфіковано попередньо розглянути і розподілити документи, треба добре знати функції: структурних підрозділів та розподіл обов'язків між виконавцями. В установі треба мати класифікатор питань діяльності із зазначенням виконавців з кожного питання. Завдання секретаря-референта на даному етапі - звільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.
До керівника повинні надходити документи, що стосуються діяльності установи в цілому, з принципових питань або несуть нову інформацію, розпорядчі документи вищестоящих організацій.
Останні документи повинні передаватися безпосередньо виконавцям-фахівцям. Обробка, розгляд і передача документів виконавцям проводиться в день їх надходження.
Якщо документ призначений до виконання декількома структурними підрозділами або особами, то з нього знімається копія або встановлюється черговість виконання.
ДОВІРЕНІСТЬ - документ, який організація чи підприємство видає посадовим особам на отримання від постачальників товарно-матеріальних цінностей.
Довіреність буває особиста і офіційна.
РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ / офіційної /
Найменування виду документа / ДОВІРЕНІСТЬ /
Повне найменування організації видала довіреність і її адресу
Дата
Номер довіреності
Термін дії довіреності
І.Б.П. посадової особи, яка отримує матеріальні цінності
Дані паспорта / номер, серія, ким виданий, коли /
Найменування організації постачальника
Перелік і кількість одержуваних цінностей
Підпис одержувача довіреності
Підпис керівника установи та головного бухгалтера видала довіреність
Друк
РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ / особистої /
Найменування виду документа / ДОВІРЕНІСТЬ /
І.Б.П. яка видала довіреність
І.Б.П. кому видана довіреність
Текст доручення
Найменування організації в якій повинні бути зроблені операції за дорученням
Підпис особи яка видала довіреність
Дата видачі
Посада та підпис особи сподоби. підпис довірителя Дата посвідчення підпису
Друк
ЗРАЗОК ОСОБИСТОГО ДОРУЧЕННЯ
ДОВІРЕНІСТЬ
Я, Акімова Галина Іванівна, довіряю Федорової Валентині Сергіївні, отримати на Московському електроламповому заводі мою заробітну плату за другу половину березня 19___г.
Підпис т.Акімовой Г.І. засвідчую.
Зав.канцеляріей Московського
00.00.00
Друк
ЗРАЗОК ОФІЦІЙНОЇ ДОРУЧЕННЯ
Кутовий штамп
ДОВІРЕНІСТЬ
С. Павлов
КОЛГОСПУ уповноважує ст.економіста Ільїна Насіння Павловича укласти договір зі Степянскім комбінатом будівельних матеріалів на поставку колгоспу в 2 і 3 кварталах 19___ р. 40 тис. штук силікатної цегли і 20 тис. штук цементно-піщаної черепиці.
Довіреність дійсна по 00.00.00
Голова колгоспу В. А. Андрійченко Здача справ у відомчий архів із структурного підрозділу проводиться за графіком, який складається працівником архіву і узгоджується з керівниками структурних підрозділів. Ця робота проводиться щорічно. Справи з постійним терміном зберігання і терміном зберігання понад 10 років, а також з особового складу, здаються в архів за описом. Справи приймаються працівником відомчого архіву у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про наявність кожної справи. У кінці опису робиться заверительная напис із зазначенням цифрами і прописом кількості справ, які передані, із зазначенням відсутніх номерів. Під заверительной написом ставиться печатка, дата прийому-передачі та підписи осіб, що складають її. Звірені описом справи підбираються і погоджуються в архівні зв'язки товщиною до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів, корінцями на обидві сторони. Справи тимчасового зберігання до 10 років передаються до відомчого архіву за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, дозволяють зберігання цих справ центральною службою діловодства або структурним підрозділом до закінчення терміну зберігання, після чого справи підлягають знищенню в установленому порядку / акт знищення /. Секретарем організації через 2 роки проводиться обробка справ і перекладання їх в інший шафа, який утворює початок майбутнього архіву. 1. Для отримання документів для подальшої роботи з архіву, обов'язково дозвіл керівника підприємства. 2. Категорично забороняється робити на документах позначки, загинати листи, знімати копії без дозволу керівника, переводити креслення через кальку. 3. Співробітникам, які працюють в даній організації, документи видаються під розписку без права виносу за межі установи. 4. Документи за письмовими запитами видаються довірчим особам за дорученням. 5. При знятті копії з документа, який знаходиться в архіві, на оригіналі проставляється коли і кому була видана копія. 6. Особи, які працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів. У разі порушення - притягнуто до відповідальності у встановленому законом порядку. 1. Веселов П.В. Ви - секретар. - М.: Статистика, 1997. - 76 с. 2. Кумецова Т.В. Секретарська справа. - М.: Статистика, 1997. - 102 с. ;
ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
ПРИЙОМ, ОБРОБКА І РОЗПОДІЛ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
ОФОРМЛЕННЯ ДОРУЧЕННЯ
ЗДАЧА справ у відомчий архів
ПОРЯДОК КОРИСТУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ З АРХІВУ
Використаної літератури
ПРОТОКОЛ - організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Протокол повинен включати в себе наступні реквізити:
1. Найменування організації.
2. Найменування виду документа.
3. Дата.
4. Номер.
5. Місце засідання.
6. Заголовок.
7. Текст.
8. Підписи.
9. Гриф затвердження / якщо протокол підлягає затвердженню /. Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої складається група документів, супроводжуючих протокол: порядок денний, списки учасників засідання та списки запрошених, доповіді або тези основних виступів, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень або постанов по кожному питанню.
Протокол, як правило. Ведеться під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітна звукозапис. Протокол може складатися після їх розшифрування. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа. Від його кваліфікації, вміння вникнути і розібратися в суті обговорюваних питань залежить якість запису виступів. Тому призначення особи, ведучого протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання. Протокол оформляється за формою загального бланка.
Але протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через тире закінчення.
Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року / у навчальному закладі може бути навчального року /.
У реквізиті "місце засідання" зазначається населений пункт, де відбулося засідання.
Заголовок протоколу містить назву виду колегіальної діяльності / засідання, збори, нарада / і назва колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: "наради студради", "засідання комісії", "збори трудового колективу".
Після оформлення заголовної частини / це можна зробити до початку засідання / приступають до складання тексту. Текст протоколу розпадається на дві частини:
- Першу - вступну, де вказані П.І.Б. головуючого, секретаря, присутніх і порядок денний;
- Другу - основну, фіксуючу хід засідання.
Словом "голова" починається протокол; воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери; після тирі вказують прізвище голови та ініціали. Так само оформляється слово "секретар".
При проведенні оперативних нарад ця частина протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний. У протоколі постійно діючого колегіального органу присутні остоялась члени вказуються в алфавітному порядку. Після них вказують прізвища запрошених із зазначенням їх посади. На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх їх склад зазначається кількісно, а пофамильной список додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі, наприклад: Були присутні: 43 людини / список додається /.
На зборах, конференціях і з'їздах, де прийняття рішень вимагає певного кворуму, в розділі "Були присутні" вказується, скільки чоловік має бути присутнім і скільки прийшло на засідання.
Далі слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються питання, вине-сінешні на розгляд колегіального органу, кожне питання нумерується і починається з прийменника "О" / "Про" /, наприклад:
1. Про перспективи розвитку заводу. Доповідь директора / П.І.Б. /.
2. Про підсумки соціологічного опитування робітників. Доповідь керівника соціологічної служби / П.І.Б. /.
У ряді випадків, наприклад при протоколюванні засідання колегії міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді вона не вноситься до тексту протоколу, а робиться лише відсильна запис: "Порядок засідання додається".
Основна частина тексту будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного. По кожному пункту можуть бути такі частини:
- СЛУХАЛИ;
- ВИСТУПИЛИ;
- ВИРІШИЛИ / УХВАЛИЛИ /.
Ці слова пишуться прописними буквами, кожне слово з нового рядка, після них ставиться двокрапка. Таким чином вони візуально розбивають текст.
Слово "СЛУХАЛИ" починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно пишеться на одному рядку слідом за цифрами, що позначають порядковий номер питання.
Прізвища та ініціали доповідача і що виступали в дебатах указуються з нового рядка абзацу.
Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Якщо є тексти / або тези / доповідей і виступів, вони не записуються в протокол, а через тире після прізвища док
Після кожного виступу, якщо є, записуються питання і відповіді в по-рядку надходження, наприклад:
А.В. Соколов - які прийняті заходи по ліквідації аварії? І.К. Колосов - до 6 годин ранку відновлено енергопостачання. Завершальна частина розділу по кожному пункту порядку денного - запис прийнятого з обговорюваного питання рішення / постанови /. Рішення, що стосуються кількох питань, поділяються на пункти та підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Постановляюча частина рішень, як і розпорядчі документи, має бути конкретна і містити складові частини: кому, що зробити і до якого числа.
При виборах посадових осіб у протоколі вказуються результати голосування по кожній кандидатурі окремо.
По повноті висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях протоколи поділяються на повні і короткі.
Короткий протокол містить вказівку прізвища доповідача, теми доповіді, прізвища виступаючих. Отримати уявлення про характер зауважень, хід обговорення, мені-пах, висловлених в обговоренні, за таким протоколом неможливо.
Короткий протокол допустимо тільки при наявності стенограми або коли тексти доповідей та виступів додаються до протоколу. Коротко протоколюються також оперативні наради.
У всіх інших випадках протокол повинен містити запис всіх виступів, відобразити роботу колективу, показати вироблення рішення в зіткненні думок, дискусіях.
У ході засідання можна скласти лише чернетка протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється за стенограмою та аудіозаписи, редагується і оформляється. Якщо до протоколу буде прикладена стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу: "Засідання вченої ради стенографувалися. Стенограма додається". Повністю підготовлений протокол підписується головою та секретарем.
Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів - постанов і рішень; в установах, що діють на основі єдиноначальності, проводяться в життя наказами. В інших випадках робиться виписка з протоколу.
Протоколи формуються у справи разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання.
| Справа № _______ | Форма № ______ |
розпорядчого засідання
_______________районного / міського / народного суда_______________
Ростовській області
Суд у складі:
головуючого _______________________________
і народних засідателів т.т. ____________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
при секретарі ________________________________________
_____________________________________________________
за участю прокурора тов. _____________________________
_____________________________________________________
розглянувши в розпорядчому засіданні ___________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
справу за __________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
ПРОТОКОЛ
| 13.04.98 | № 1 |
Засідання науково-технічної комісії
з суспільних та організаційно-методичним стандартам
Голова - П.В. Медведюк
Секретар - І.В. Антошина
Були присутні: 9 людей.
Порядок денний:
1. Про проект державного стандарту "Єдина система технологічної документації. Облік застосованості технологічного оснащення".
| Доповідь члена МТК В.М. Осипова. |
| Доповідь члена МТК А.Д. Дорофєєва |
| В.М. Осипова - доповідь додається. |
| 1.1. Проект стандарту затвердити. |
| А.Д. Дорофєєва - доповідь додається. |
| 2.1. Проект стандарту затвердити. | ||
| 2.2. Встановити строк введення стандарту в дію з 01.11.98 р. |
| Голова | підпис | П.М. Медведюк | ||||
| Секретар | підпис | І.В. Антошина |
ВИПИСКА - це копія будь-якої частини справжнього документа. На документі пишеться назва виду виписки, наприклад: ВИПИСКА З ПРОТОКОЛУ.
Виписку з протоколу запевняють проставленням трьома інтервалами нижче реквізиту "Підпис" заверительной написи "Вірно", найменування посади співробітника, що завірила копію, його особистого підпису та дати запевнення.
Слово "Вірно" друкується від нульового положення табулятора без лапок рядкові-ми літерами / перша буква - прописна /.
Найменування посади співробітника, яка засвідчує копію, друкують від другого положення табулятора, а розшифровку підпису - від шостого положення табулятора.
Дата друкується від нульового положення табулятора півтора інтервалами нижче слова "Вірно".
Слід пам'ятати, що в протоколах - вступна частина / включаючи порядок денний /, а потім - дослівна запис змісту абзаців.
Кутовий штамп
Найменування підприємства
ВИПИСКА З ПРОТОКОЛУ
12.05.98 № 45
Москва
Засідання профкому
Голова - І.К. Кузьмін
Секретар - Є.М. Власова
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Інформація про піонертаборі.
| Доповідач голова профкому І.К. Кузьмін. |
| Доповідач заступник голови профкому Т.М. Ієвлева. |
| Т.М. Ієвлева - в дитячий санаторій Ялти заброньовано за Міністерством на липень 24 вільних місця. |
| 2.1. Доручити Синицине, дитячого лікаря поліклініки міністерства, скласти списки дітей, які потребують в санаторному режимі. Списки надати до профкому до 20.05.98 р. |
| Голова | підпис | І.К. Кузьмін | ||||||
| Секретар | підпис | Є.М. Власова |
| Вірно Інспектор | підпис Г.І. Іванова |
Документ набуває юридичну силу тільки з моменту його затвердження. Документи затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.
Затвердження документів здійснюється двома способами: проставленням грифа затвердження або проставленням підпису.
До складу грифа затвердження входять слово "стверджую, найменування посади, особистий підпис, розшифровка, дата. Затвердження документів може відбуватися однією посадовою особою або виданням будь-якого правового акта. Гриф проставляється у верхньому правому куті титульного аркуша документа.
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ліцею
"Дон - Текс"
_____________ Т.К. Черепнева
підпис
11.08.97 р.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол засідання педради
№ 187 від 13.04.97 р.
До складу реквізиту підпис входить найменування посади підписувача, особистий підпис і його розшифрування. Підпис оформлюється від початку рядка.
| Директор ______________ | Т.К. Черепнева |
| Директор | Директор | |||
| середньої школи № 35 | середньої школи № 38 | |||
| ____________ Т.М. Іванов | ____________ А.М. Петров |
| Директор | _________________ | І.Б.П. |
| Гол. бухгалтер | _________________ | І.Б.П. |
| Завуч | _________________ | І.Б.П. |
| Голова | _________________ | І.Б.П. | ||||||
| Члени комісії | _________________ | А. | ||||||
| _________________ | Б. | |||||||
| _________________ | В. |
Операція в основному технічна. Проводиться централізовано секретарем-референтом, а у великих установах - експедиціями або спеціально виділеним працівником / експедитором /.
Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром або відвідувачем, прийняті по телетайпу, факсу, електронної пошти.
Передача документів з використанням електронної пошти значно скорочує час на передачу інформації і підвищує надійність доставки. Крім того, якщо в установі прийнята автоматизована система і отримані документи, вводяться в пам'ять машини, то електронна пошта дозволяє виключити процедуру подальшого введення вхідних паперових документів в пам'ять машини / вручну або шляхом сканування /.
При отриманні документів, перш за все перевіряється правильність їх доставки. Помилково отримана кореспонденція повертається відправнику або пересилається адресатові. Після розкриття конвертів перевіряється, правильність, вкладення, і його цілісність, тобто наявність всіх сторінок документа і всіх. додатків. Для факсу так само перевіряється як загальна кількість отриманих сторінок / відповідність їх кількості зазначеному на першому аркуші факсу /, так і їх читабельність. У разі неповного отримання факсимільного повідомлення або поганої якості окремих сторінок, про це повідомляється відправнику.
Якщо документи надійшли по почтет викриваються все. конверти, за винятком що мають напис "особисто". Конверти після розтину знищуються, за винятком листів приватних громадян, оскільки зворотний, адреса може бути вказаний тільки на конверті. Зберігаються конверти і від документів, що проступили вже з простроченим терміном виконання. У цьому випадку штемпель на конверті може служити доказом дня отримання документа. Крім того, при отриманні поштою простроченого фінансового документа треба скласти акт про день отримання документа, підписаний двома співробітниками організації / фірми / і працівником пошти.
На всіх. вхідних, документах повинна бути проставлені відмітка про надходження документа, в організацію. Вона складається з дати отримання, і облікового порядкового номера. Крім того, в ній може бути вказано скорочена назва установи-одержувача. Обліковий порядковий, номер останнього документа, отриманого в поточному році, показує загальну кількість отриманих документів.
Типовою помилкою, що допускається при обробці вхідних документів, є проставлення відмітка про надходження тільки на документах, що підлягають подальшій реєстрації. Інші документи / рекламні та інформаційні листи, запрошення та багато інших / залишаються неврахованими, хоча при їх одержанні було витрачено час на розтин конверта, ознайомлення зі змістом, визначення, кому з працівників може знадобитися отримана інформація, передачу документа даному працівникові. Вхідний документопотік в такому випадку вказується значно зменшеним, а час на обробку неврахованої кореспонденції неможливо прорахувати.
Відмітка про надходження звичайно проставляється у вигляді штампа від руки або електричним штемпелевателем.
Документ, отриманий факсом, вже має дату отримання. Враховуючи, що факс, як правило, виводиться на світлочутливий папір, текст на якій швидко вицвітає, з важливих документів знімають ксерокопію.
Останнім часом з'явилися факсимільні апарати, що дозволяють одержувати документ на звичайному папері і, отже, не потребує копіюванні. Аналогічно проблема вирішується при отриманні факсимільних повідомлень на комп'ютер, обладнаний факс-модемом, і наступної, при необхідності, роздруківці факсів на звичайному принтері.
Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх на реєстровані і незареєстровані. Незареєстровані документи відразу сортуються за виконавцями або радам для доставки. В організації повинен бути список документів, що не підлягають реєстрації. Зазвичай він поміщається у вигляді додатку до інструкції з діловодства.
Попередній розгляд і розподіл документів визначає прямоточность їх руху і, відповідно, швидкість доставки документа конкретному виконавцю, тобто фактично час вирішення питання. Зазвичай у фірмі цю роботу проводить секретар-референт.
Для того щоб кваліфіковано попередньо розглянути і розподілити документи, треба добре знати функції: структурних підрозділів та розподіл обов'язків між виконавцями. В установі треба мати класифікатор питань діяльності із зазначенням виконавців з кожного питання. Завдання секретаря-референта на даному етапі - звільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.
До керівника повинні надходити документи, що стосуються діяльності установи в цілому, з принципових питань або несуть нову інформацію, розпорядчі документи вищестоящих організацій.
Останні документи повинні передаватися безпосередньо виконавцям-фахівцям. Обробка, розгляд і передача документів виконавцям проводиться в день їх надходження.
Якщо документ призначений до виконання декількома структурними підрозділами або особами, то з нього знімається копія або встановлюється черговість виконання.
ДОВІРЕНІСТЬ - документ, який організація чи підприємство видає посадовим особам на отримання від постачальників товарно-матеріальних цінностей.
Довіреність буває особиста і офіційна.
РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ / офіційної /
Найменування виду документа / ДОВІРЕНІСТЬ /
Повне найменування організації видала довіреність і її адресу
Дата
Номер довіреності
Термін дії довіреності
І.Б.П. посадової особи, яка отримує матеріальні цінності
Дані паспорта / номер, серія, ким виданий, коли /
Найменування організації постачальника
Перелік і кількість одержуваних цінностей
Підпис одержувача довіреності
Підпис керівника установи та головного бухгалтера видала довіреність
Друк
РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ / особистої /
Найменування виду документа / ДОВІРЕНІСТЬ /
І.Б.П. яка видала довіреність
І.Б.П. кому видана довіреність
Текст доручення
Найменування організації в якій повинні бути зроблені операції за дорученням
Підпис особи яка видала довіреність
Дата видачі
Посада та підпис особи сподоби. підпис довірителя Дата посвідчення підпису
Друк
ЗРАЗОК ОСОБИСТОГО ДОРУЧЕННЯ
ДОВІРЕНІСТЬ
Я, Акімова Галина Іванівна, довіряю Федорової Валентині Сергіївні, отримати на Московському електроламповому заводі мою заробітну плату за другу половину березня 19___г.
| 00.00.00 | Г. І. Акімова |
Зав.канцеляріей Московського
| електролампового заводу | А. Т. Ісаєва |
00.00.00
Друк
ЗРАЗОК ОФІЦІЙНОЇ ДОРУЧЕННЯ
Кутовий штамп
ДОВІРЕНІСТЬ
| 00.00.00 | № 54 |
КОЛГОСПУ уповноважує ст.економіста Ільїна Насіння Павловича укласти договір зі Степянскім комбінатом будівельних матеріалів на поставку колгоспу в 2 і 3 кварталах 19___ р. 40 тис. штук силікатної цегли і 20 тис. штук цементно-піщаної черепиці.
Довіреність дійсна по 00.00.00
Голова колгоспу В. А. Андрійченко Здача справ у відомчий архів із структурного підрозділу проводиться за графіком, який складається працівником архіву і узгоджується з керівниками структурних підрозділів. Ця робота проводиться щорічно. Справи з постійним терміном зберігання і терміном зберігання понад 10 років, а також з особового складу, здаються в архів за описом. Справи приймаються працівником відомчого архіву у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про наявність кожної справи. У кінці опису робиться заверительная напис із зазначенням цифрами і прописом кількості справ, які передані, із зазначенням відсутніх номерів. Під заверительной написом ставиться печатка, дата прийому-передачі та підписи осіб, що складають її. Звірені описом справи підбираються і погоджуються в архівні зв'язки товщиною до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів, корінцями на обидві сторони. Справи тимчасового зберігання до 10 років передаються до відомчого архіву за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, дозволяють зберігання цих справ центральною службою діловодства або структурним підрозділом до закінчення терміну зберігання, після чого справи підлягають знищенню в установленому порядку / акт знищення /. Секретарем організації через 2 роки проводиться обробка справ і перекладання їх в інший шафа, який утворює початок майбутнього архіву. 1. Для отримання документів для подальшої роботи з архіву, обов'язково дозвіл керівника підприємства. 2. Категорично забороняється робити на документах позначки, загинати листи, знімати копії без дозволу керівника, переводити креслення через кальку. 3. Співробітникам, які працюють в даній організації, документи видаються під розписку без права виносу за межі установи. 4. Документи за письмовими запитами видаються довірчим особам за дорученням. 5. При знятті копії з документа, який знаходиться в архіві, на оригіналі проставляється коли і кому була видана копія. 6. Особи, які працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів. У разі порушення - притягнуто до відповідальності у встановленому законом порядку. 1. Веселов П.В. Ви - секретар. - М.: Статистика, 1997. - 76 с. 2. Кумецова Т.В. Секретарська справа. - М.: Статистика, 1997. - 102 с. ;