Кадри з використанням програми Microsoft Access 97

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Казахський національний технічний університет ім єни Каниша Сатпаєва

Інститут інформатики та інформаційних технологій

Кафедра обчислювальної техніки

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до курсової роботи

на тему: "КАДРИ з використанням програми Microsoft Access 97"

Керівник В. І. Голосів

""______________ 2001р.

Нормоконтролер

В. І. Голосів

""______________ 2001р.

Виконав студент групи ІІТ-00-18

Спеціальність 3704

А.С. Діанов

""______________ 2001р.

                                                                                        

АЛМАТИ 2001

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Казахський національний технічний університет

імені Каниша Сатпаєва

Кафедра Обчислювальної техніки

Факультет Інформатики та обчислювальної техніки

Спеціальність 3704 (Програмне та апаратне забезпечення обчислювальної техніки)

ЗАВДАННЯ

на виконання курсового проекту (роботи)

Студенту Діанова А.С.

Тема проекту "К А Д Р И з використанням програми Microsoft Access 97"

Термін здачі закінченого проекту 25 червня 2001р ____________________________

Вихідні дані до проекту: 1. Таблиця "tblADRESA".

2. Таблиця "tblFIO".

3. Таблиця "tblKODDOKS".

4. Таблиця "tblTIP".

Мета курсової роботи створити прототип бази даних, що містить інформацію:

- Прізвище, ім'я, по батькові, національність, місце народження, дата народження,

- Дату надходження на роботу, телефон, адреса, район, номер документа,

- Дата видачі документа, код місця видачі,

- Тип документа пред'явленого при прийнятті на роботу.

Зміст розрахунково-пояснювальної записки (перелік які підлягають розробці питань):

ВСТУП

ЗНАЙОМСТВО З ACCESS

Робота з таблицею

ЗАПИТИ І ФІЛЬТРИ

ФОРМИ

ЗВІТИ

ВИСНОВОК

ДОДАТКИ

                                                                                                                                    Рекомендована основна література:

1. Олексій Гончаров. Microsoft Access 97 в прикладах. Видавництво "" Пітер Паблішинг ", 1997

2. Ю. Бекаревич, Н. Пушкіна. MS Access 2000 за 30 занять. Видавництво "БХВ - Санкт-Петербург", 2000

Дата видачі завдання "09" квітня 2001

Керівник проекту ст. викладач Голосів В.І.

Завдання прийняв до виконання студент Діанов А.С.

ЗМІСТ

ВСТУП ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 5

1. ЗНАЙОМСТВО З ACCESS ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... .. 6

1.1. Початок роботи: створення структур таблиць в базі даних в режимі «Конструктор». Структура вище названих таблиць наведена у додатках 2, 3, 4, 5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 6

1.2. Заповнення перших рядків створених таблиць даними ... ... .. 7

1.3. Зв'язування таблиць за типом «один до багатьох» ... ... ... ... ... 7

2. РОБОТА З таблиці ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 8

2.1Пріеми роботи з даними ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .8

2.2Фільтрація даних в таблиці ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 9

3. ЗАПИТИ І ФІЛЬТРИ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 9

3.1. Простий запит ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .9

3.2. Конструктор запитів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11

3.3. Будівник виразів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11

3.4. Створення обчислюваних полів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13

3.5. Фільтри ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13

4. ФОРМИ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14

4.1. Автоформи ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14

4.2. Майстер форм ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15

4.3. Диспетчер кнопкових форм .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 16

5. ЗВІТИ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 18

5.1. Автоотчети ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 18

5.2. Конструктор звітів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 18

5.3. Майстер звітів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .19

Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .21

Програми ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .21

Додаток 1. Термінологія ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 21

Додаток 2. Структура таблиці «ADRESA» ... ... ... ... ... ... ... ... .. 23

Додаток 3. Структура таблиці «FIO» ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 23

Додаток 4. Структура таблиці «KODDOCS» ... ... ... ... ... ... ... ... 23

Додаток 5. Структура таблиці «TIP» ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 23

Додаток 6. Структура «Схеми даних» ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 24

Додаток 7. Структура форми «ВВЕДЕННЯ ДАНИХ» ... ... ... ... ... ... 24

Додаток 8. Загальний вигляд кнопкової форми ... ... ... ... ... ... ... ... ... .25

                                                                                                                       

Введення

Основою для обліку, контролю і планування служать всілякі картотеки, реєстраційні журнали, списки і т.д. Вони поступово накопичуються і оновлюються. При великому обсязі інформації пошук і узагальнення необхідних відомостей, здійснюваних вручну, являють собою досить трудомісткий процес.

З появою ЕОМ і використанням їх для обробки інформації з'явилася можливість автоматизувати рішення багатьох інформаційно - довідкових і розрахункових завдань.

Спочатку для накопичення і зберігання інформації на ЕОМ застосовувалися локальні масиви (або файли), при цьому для кожної з розв'язуваних функціональних завдань створювалися власні файли вихідної і результатної інформації. Це призводило до значного дублювання даних, ускладнювало їх оновлення, ускладнювало рішення взаємопов'язаних проблемних завдань.

Поступово з розвитком програмного забезпечення ЕОМ з'явилися ідеї створення управляючих систем, які дозволяли б накопичувати, зберігати і оновлювати взаємопов'язані дані з цілого комплексу розв'язуваних завдань, наприклад при автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві. Ці ідеї знайшли своє втілення в системах управління базами даних (СКБД). СУБД взаємодіють не з локальними, а взаємопов'язаними за інформацією масивами, званими базами даних. З появою персональних комп'ютерів СУБД стають найбільш популярним засобом обробки табличної інформації. Вони є інструментальним засобом проектування банків даних при обробці великих обсягів інформації.

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програми або були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали засобів розробки додатків, або були настільки складні і важкі, що навіть добре розбираються в комп'ютерах люди уникали працювати з ними до тих пір, поки не отримували повних, орієнтованих на користувача додатків.

Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні вам засоби для визначення і обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.

Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основних типи функцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і керування даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access. У практиці, як правило, необхідно вирішувати і завдання з використанням електронних таблиць та текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблони. У результаті користувачеві доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі все істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access. Пропонується розглянути ці можливості.

1. Знайомство з ACCESS

1.1 Початок роботи: створення структур таблиць в базі даних в режимі «Конструктор».

Режим конструктора дозволяє найбільш гнучко управляти всіма створюваними і вже наявними компонентами визначення таблиці. Щоб створити таблицю в режимі конструктора:

1. Перейти у вікно бази даних. Переключитися з іншого вікна у вікно бази даних можна, натиснувши клавішу «F11».

2. Вибравши вкладку Таблиці, натиснути кнопку «Створити».

Прошу звернути увагу: Якщо дана таблиця є зв'язаною, то додавати в неї нове поле в поточній базі даних неможливо. Якщо зв'язана таблиця є таблицею Microsoft Access, для додавання поля необхідно відкрити вихідну базу даних. Якщо зв'язана таблиця є таблицею іншої програми, то для додавання поля необхідно відкрити вихідний файл у цьому додатку.

3. У вікні Нова таблиця вибрати елемент «Конструктор».

4. Визначити в таблиці кожне поле. Поля таблиці містять дані, що представляють порції запису. Користувач має можливість визначати формат відображення даних, вказувати значення за замовчуванням і прискорювати операції пошуку і сортування, задаючи значення властивостей полів у розділі Властивості поля в режимі конструктора таблиці. У Microsoft Access властивості полів використовуються при перегляді або зміні даних користувачем. Наприклад, задані користувачем значення властивостей «Формат поля», «Маска введення» і «Підпис» визначають вид бази даних таблиці та запиту. Елементи управління в нових формах і звітах, приєднані до полів таблиці, успадковують ці властивості полів базової таблиці за замовчуванням. Інші властивості дозволяють визначити умови на значення полів або задати обов'язковий введення даних у полі. Microsoft Access буде перевіряти виконання цих умов при кожному додаванні або зміні даних у таблиці. Щоб додати поля в кінець структури таблиці потрібно вибрати перший пустий рядок структури. Для вставки поля в середину структури слід вибрати рядок, над якою потрібно додати нове поле, і натиснути кнопку «Додати» рядки на панелі інструментів. У стовпець Ім'я стовпця ввести ім'я поля; у стовпці «Тип даних» вибрати потрібний тип даних у списку або залишити налаштування (Текстовий). У стовпці «Опис» можна ввести необов'язкове короткий опис поля. Текст опису буде виводиться в рядку стану при додаванні даних в полі, а також буде включений в опис об'єкта таблиці. При необхідності можна задати значення властивостей поля в бланку властивостей в нижній частині вікна.

5. Призначити ключові поля таблиці. Наявність в таблиці ключових полів не обов'язково. Однак якщо вони не були визначені, то при збереженні таблиці видається питання, чи потрібно їх створювати.

6. Для збереження таблиці натиснути кнопку «Зберегти» на панелі інструментів, ввівши припустиме ім'я таблиці.

1.2 Заповнення перших рядків створених таблиць даними.

Дані таблиці - інформація, яка збережена в таблиці. Всі дані таблиці зберігаються в рядках, кожна з яких містить порції інформації у стовпцях, визначених у структурі таблиці. Дані - та частина таблиці, до якої зазвичай повинні мати доступ користувачі програми (наприклад, дані таблиці можуть виводитися в елементах управління, розміщених у формах і звітах, або надаватися в режимі таблиці). У цій базі даних, таблиці легше заповнювати через форму, тому що відкривати і заповнювати всі чотири таблиці недоцільно-трудомісткий процес.

1.3 Зв'язування таблиць за типом «один до багатьох»

Зв'язування (приєднання) таблиць - встановлення зв'язку з даними, що зберігаються в таблицях іншої програми, що дозволяє переглядати і змінювати дані і в оригінальній програмі, і в Microsoft Access. Допускається також зв'язування таблиць з інших додатків Microsoft Access, що дозволяє використовувати їх без відкриття вихідної бази даних. У попередніх версіях Microsoft Access в якості основного терміну для даного процесу використовувався термін "приєднання".

Лінія зв'язку показує, чи визначена зв'язок між двома таблицями і тип зв'язку з цим. Для зміни зв'язку встановіть покажчик на лінію зв'язку та двічі натисніть кнопку миші. Якщо накладено умови цілісності даних, то на кожному кінці лінії зв'язку з'являються такі символи:

1 Сторона "один" відносини.

¥ Сторона "багато" відносини.

Зв'язування таблиць служить для того, щоб отримати з усіх пов'язаних таблиць єдину віртуальну таблицю з якої в подальшому можна буде вибирати будь-які поєднання полів, які буде давати необхідну інформацію. Зв'язування таблиць здійснюється відкриттям вікна схеми даних, що дозволяє переглядати, змінювати та визначати зв'язки між таблицями або запитами. Для того щоб зв'язати таблицю потрібно зробити наступне. Натисніть кнопку «Схема даних» на панелі інструментів. Якщо в базі даних не визначено жодних зв'язків, то на екран автоматично буде виведено вікно «Додавання таблиці». Якщо необхідно додати таблиці до визначення зв'язків, а діалогового вікна Додавання таблиці на екрані немає, натисніть кнопку «Додати таблицю» на панелі інструментів.

Двічі клацніть імена таблиць, для яких потрібно визначити зв'язки. Потім закрийте діалогове вікно «Додавання таблиці».

Для зв'язування полів виберіть поле в одній таблиці та перетягніть його на відповідне поле в другій таблиці.

Для зв'язування відразу декількох полів перемістіть їх при натиснутій клавіші CTRL.

У більшості випадків пов'язують ключове поле (представлене в списку полів напівжирним шрифтом) однієї таблиці з відповідним йому полем (часто мають те ж ім'я), яке називають полем зовнішнього ключа в другій таблиці. Пов'язані поля не обов'язково повинні мати однакові імена, але вони повинні мати однакові типи даних (з цього правила існує два винятки) і мати вміст одного типу. Крім того, що зв'язуються поля числового типу повинні мати однакові значення властивості Розмір поля (FieldSize). Існують наступні два винятки з правила: поле лічильника можна пов'язувати з числовим полем, якщо в останньому у властивості Розмір поля (FieldSize) задано значення «Довге ціле», а також поле лічильника можна пов'язати з числовим, якщо для обох полів у властивості Розмір поля ( FieldSize) задано значення «Код реплікації».

У діалоговому вікні Схема даних, відображеному на екрані, перевірте імена полів, представлені в двох колонках. У разі потреби внесіть зміни.

Тепер переходимо до зв'язування вище створених таблиць. Для цього потрібно зробити наступне: перебуваючи в головному діалоговому вікні «КАДРИ2: база даних" на панелі інструментів натискаю кнопку «Схема даних». З'являється діалогове вікно «додавання таблиці» складається з трьох вкладок: «Таблиці», «Запити», «Таблиці та запити». Вибираю вкладку «Таблиці» нижче знаходяться список створених таблиць, вибравши потрібні таблиці натискаю кнопку «Додати» і закриваю вікно. Вікні «схема даних» з допомогою перетягування, перетягують з віконце ADRESA полі "NOMER" у віконце FIO на полі «NOMER» і т. д. З'являється діалогове вікно «Зв'язки» з пунктами «Забезпечення цілісності даних», «Каскадне оновлення пов'язаних полів »,« Каскадне видалення пов'язаних полів ». І в цьому вікні наголошую галочкою «забезпечення цілісності даних» натискаю кнопку «створити». Заплющую вікно схема даних, обов'язково зберігши дані.

Робота з таблицею

2.1 Прийоми роботи з даними

У формі легко відсортувати записи згідно вмістом поля.

Виберіть поле для сортування та натисніть кнопку Сортування за зростанням або Сортування за спаданням на панелі інструментів.

Фільтрація дозволяє переглянути в формі тільки певні записи. Існує три методи фільтрації.

1. Виберіть дані, за якими слід провести відбір, і натисніть кнопку Фільтр по виділеному на панелі інструментів.

2. Для виведення необхідних значень в одну або кілька полів форми натисніть кнопку Змінити фільтр.

Щоб задати більш докладне умова для фільтрації або сортування записів, виберіть у меню «Записи» команду Фільтр і підкомандами Розширений фільтр.

3. Для застосування звичайного чи розширеного фільтра натисніть кнопку Застосувати фільтр на панелі інструментів.

У формі існує можливість пошуку і заміни значень. Натисніть кнопку Знайти на панелі інструментів для пошуку певного значення в полі, по черзі переміщаючись по всіх записів, в яких воно присутнє.

Виберіть команду у меню Правка для заміни знайденого значення.

2.2. Фільтрація даних у таблиці

Щоб додати запис, натисніть кнопку Новий запис на панелі інструментів. У формі з'явиться незаповнена запис, в яку слід ввести нові дані.

Щоб видалити запис, виберіть в ній всі поля та натисніть кнопку Видалити запис на панелі інструментів.

Дотримуючись нашого прикладу ми повинні залишити тих співробітників, які нам потрібні. У нашому випадку це Діанов, Руженцев і Березовський. Щоб видалити інших співробітників, потрібно зробити наступне. Припустимо ми знаходимося в головному діалоговому вікні «Кадри2: база даних» відкриваємо таблицю FIO і залишаємо тих співробітників які нам потрібні і інші відзначаємо за допомогою кнопки «Маркер виділення записи» і видаляємо з допомогою кнопки на панелі «видалити запис».

Маркер виділення запису

Використовується для виділення всього запису. Крім того, відображає на екрані наступні символи:

поточний запис, вже збережена;

новий запис, в яку можна вводити дані;

змінна запис, ще не збережена;

блокована іншим користувачем запис, зміни неможливі.

3. Запити та фільтри

3.1 Простий запит

За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерела даних для форм і звітів.

Найбільш часто використовується запит на вибірку. При його виконанні дані, що задовольняють умовам відбору, вибираються з однієї або декількох таблиць і виводяться в певному порядку.

Запити можна створювати за допомогою майстра або самостійно. У другому випадку слід в режимі конструктора вибрати таблиці або запити, що містять потрібні дані, і заповнити бланк запиту.

Часто запити в Microsoft Access створюються автоматично, і користувачеві не доводиться самостійно їх створювати.

· Для створення запиту, який є основою форми або звіту, спробуйте використовувати майстер форм або майстер звітів. Вони служать для створення форм і звітів. Якщо звіт чи форма засновані на декількох таблицях, то за допомогою майстра також створюються їхні базові інструкції SQL. При бажанні інструкції SQL можна зберегти в якості запиту.

· Щоб спростити створення запитів, які можна виконати незалежно, або використовувати як базові для декількох форм або звітів, користуйтеся майстрами запитів. Майстри запитів автоматично виконують основні дії в залежності від відповідей користувача на поставлені питання. Якщо було створено декілька запитів, майстра можна також використовувати для швидкого створення структури запиту. Потім для його налагодження перейдіть в режим конструктора.

Для створення запитів на основі звичайного фільтра, фільтра по виділеному фрагменту або фільтра для поля, збережіть фільтр як запит.

Якщо жоден з перерахованих методів не задовольняє вимогам, створіть самостійно запит в режимі конструктора.

Майстер простого запиту на вибірку використовується для створення запитів для відновлення даних з полів, визначених в одній або кількох таблицях чи запитах. За допомогою майстра можна також підсумовувати, перераховувати, обчислювати середні значення для всіх записів або певних груп записів, а також знаходити максимальне і мінімальне значення в полі. Відновлювані запису можна обмежити, встановивши умову відбору.

1. У вікні бази даних перейдіть на вкладку Запити та натисніть кнопку Створити.

2. У діалоговому вікні Новий запит виберіть майстра Простий запит.

3. Натисніть кнопку OK.

4. Вкажіть ім'я таблиці або запиту, на якому повинен бути заснований створюваний запит, а потім виберіть поля, з яких повинні бути відновлені дані.

5. Якщо необхідно, дайте додаткові таблиці або запит, а потім виберіть з них поля, які повинні бути використані. Повторюйте ці дії до тих пір, поки не будуть обрані всі необхідні поля.

6. Дотримуйтесь інструкцій, що видаються у діалогових вікнах майстра. В останньому діалоговому вікні користувачу пропонується вибір виконати запит або проглянути його структуру в режимі конструктора.

                          

3.2 Конструктор запитів

Загалом «Конструктор» використовується для зміни макета обраної таблиці, запиту, форми або звіту або для редагування вибраного макросу або модуля.

Режим конструктора запиту використовується для графічного зміни структури запиту. У верхній половині вікна виводяться списки полів всіх таблиць, наявних в активному запит, і лінії зв'язків між таблицями. У бланку запиту в нижній частині вікна кожному полю, включеному до запиту, приділяється окремий стовпець, що дозволяє, наприклад, відображати поля в результатах запиту, сортувати поля або визначати умови відбору.

Припустимо ми створили якийсь запит і щоб змінити макет запиту потрібно натиснути кнопку «Конструктор» і тоді з'являється Д.О. «Запит: запит на вибірку» і так познайомимося з елементами цього вікна.

     Список полів - використовується для додавання полів в активний запит або фільтра. Для цього слід перенести поле за допомогою миші зі списку полів в стовпець у бланку запиту.

Рядок «Поле» - додає поле в результати активного запиту або фільтра. Щоб додати поля в запит виберіть клітинку в цьому рядку в бланку запиту та виберіть поле в розкривному списку.

Рядок «Ім'я таблиці» - вказує таблицю, в якій знаходиться дане поле. Це зручно при визначенні приналежності полів тим чи іншим таблиць в багатотабличних запиті або фільтрі. Щоб вивести на екран або приховати рядок Ім'я таблиці, установіть або зніміть прапорець Імена таблиць в меню Вид.

Рядок «Сортування» - задається порядок сортування значень керуючого запиту або фільтра: за зростанням (від 0 до 9, від A до Z, від А до Я), за спаданням (від 9 до 0, від Z до A, від Я до А ) або відсутність сортування. Щоб вказати сортування поля, виберіть клітинку в рядку Сортування і вкажіть порядок сортування.

Прапорець "Вивід на екран» - відображає на екрані або приховує стовпець при виконанні запиту або фільтра. Якщо стовпець приховано, він все одно може бути використаний для визначення умов відбору.

Рядки «Умова відбору» і «Або» - задають одне або декілька умов відбору (наприклад, = "Алмати" або> 30000), що визначають набір записів, що відбираються в запиті або фільтрі. При необхідності ввести додаткові умови, введіть значення або вираз у осередки під осередком Або.

3.3 Будівник виразів

Будівник виразів може бути викликаний у тих випадках, коли користувач повинен ввести вираз, наприклад, у вікні властивостей, у поле Умова відбору в бланку запиту, у вікні макросу або у вікні модуля.

  Запуск будівника виразів з вікна властивостей або з нижньої половини вікна макросу:

1. Виберіть клітинку властивості або аргументу, в яку потрібно ввести вираз.

2. Натисніть кнопку Побудувати, яка знаходиться поруч з осередком властивості або аргументу.

Якщо для даної властивості можна використовувати кілька розбудовників, відкривається вікно діалогу будівника. Виберіть Вирази та натисніть кнопку OK.

Запуск будівника виразів з бланка запиту, стовпця умов у вікні макросу або з вікна модуля:

Допускається виклик будівника виразів з полів Умова відбору і Поле в бланку запиту, з комірки стовпця умов у вікні макросу або з вікна модуля.

1. Встановіть покажчик у позицію, в яку потрібно ввести вираз, та натисніть праву кнопку миші.

2. У контекстному меню виберіть команду Побудувати.

Створення вираження за допомогою будівника виразів:

1. Запустіть побудовник виразів.

2. У лівому нижньому полі будівника виберіть папку, яка містить потрібний елемент.

3.В нижньому середньому поле двічі клацніть елемент, щоб вставити його в поле вираження, або виберіть тип елементів.

4. Якщо вибраний тип в нижньому лівому полі, то значення будуть відображатися в нижньому лівому полі. Двічі клацніть на значенні, щоб вставити його в поле вираження.

5. Вставте необхідні оператори у вираз. Для цього помістіть вказівник миші в певну позицію поля вираження і виберіть одну з кнопок зі знаками операцій, розташованих в середині вікна будівника.

6. Закінчивши створення вираження, натисніть кнопку OK.

Microsoft Access скопіює створене вираження в ту позицію, з якої був викликаний будівник виразів. Якщо в даній позиції вже міститься значення або якщо будівник виразів був викликаний з вікна модуля, в якому є виділений текст, то початкове значення або виділений текст буде замінено на новий вираз.

3.4 Створення обчислюваних полів

Існує можливість створити нове поле, що відображає результати обчислень, заданих за допомогою виразу.

1. У режимі конструктора запиту виконайте одну з таких дій:

· Введіть вираз в порожню клітинку рядка "Поле". Якщо вираз містить ім'я поля, укладіть це ім'я в квадратні дужки.

· Для того щоб отримати допомогу при створенні вираження, скористайтеся построителем виразів. Для відкриття будівника виразів встановіть покажчик миші в те місце рядка "Поле", куди потрібно додати обчислюване поле, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду Побудувати.

· Після натискання клавіші ENTER або переходу до іншої клітинки Microsoft Access вводить стандартне ім'я "ВираженіеN", де N є цілим числом, що збільшується на одиницю для кожного наступного поля в запиті, що містить вираз. Ім'я поміщається перед вираженням і закінчується знаком двокрапки. У режимі таблиці це ім'я є заголовком стовпця.

· Ім'я "Вираз1" можна замінити більш змістовним ім'ям, наприклад "НоваяЦена".

2. Якщо вираз включає статистичні функції (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev або Var), та бланк запиту містить інші поля, використовувані для групування, натисніть на панелі інструментів кнопку (якщо рядок "Групова операція" не виводиться на екран). У клітинці "Групова операція" для поля угруповання залиште значення "Угрупування", а в обчислюваному полі замініть слово "Угруповання" словом "Вираз".

Примітки:

· Для того щоб відкрити або переглянути всі вираз цілком без прокрутки натисніть клавіші SHIFT + F2. Відкривається вікно діалогу Область вводу.

· При необхідності, внесіть до запиту такі доповнення:

· Введіть умова, що визначає дані, що використовуються в обчисленнях.

· Визначте сортування результатів.

· Поставте значення властивостей полів, таких як "Формат поля" (Format) (оскільки поле не успадковує властивості базової таблиці).

3.5 Фільтри

Умови відбору це інструкції, які дозволяють повідомити Microsoft Access, з якими записами належить працювати. Умови відбору для одного або декількох полів вводяться в бланку запиту або у вікні розширеного фільтра.

1. У режимі конструктора запиту або у вікні розширеного фільтра таблиці, запиту або форми виберіть клітинку рядка "Умова відбору" в стовпці поля, для якого задається умова відбору.

2. Введіть вираз з клавіатури або за допомогою будівника виразів. Для того щоб відкрити вікно будівника виразів, встановіть покажчик на клітинку умови відбору, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду Побудувати. Для отримання додаткових відомостей про застосування будівника виразів натисніть кнопку.

3. Для того щоб ввести інший вираз для цього поля або для іншого поля, перемістіть покажчик у відповідну клітинку та введіть вираз.

Разом з таблицею, запитом або формою можна зберегти тільки один фільтр. Однак існує можливість використовувати створені раніше запити в якості додаткових фільтрів. Запит, вживається як фільтр, повинен відповідати певним вимогам. Для отримання додаткових відомостей про ці вимоги натисніть кнопку.

1. Перейдіть у вікно фільтра чи розширеного фільтра.

2. Натисніть кнопку Відкрити на панелі інструментів

3. Виберіть запит і натисніть кнопку OK.

4. Натисніть кнопку Застосувати фільтр / Видалити фільтр на панелі інструментів.

4. Форми

4.1 Автоформи

Форми використовуються для різних цілей. Більша частина даних, представлених у формі, береться з таблиці або запиту. Інша інформація, незв'язана ні з таблицею, ні з запитом, зберігається в макеті форми. Для створення зв'язку між формою й записами таблиці, яка є джерелом даних форми, використовуються графічні об'єкти, звані елементами управління. Частіше за все для відображення і введення даних використовується поле.

Створення форми за допомогою автоформи

Автоформа створює форму, в якій відображаються всі поля та записи вибраної таблиці або запиту. Кожне поле розташоване на окремому рядку, з лівої сторони від якої з'являється напис до даного полю.

1. У вікні бази даних виберіть вкладку Таблиці або Запити.

2. Виберіть таблицю або запит, на основі яких необхідно створити форму, або відкрийте їх в будь-якому режимі.

3. Натисніть кнопку розкриття списку поруч із кнопкою Новий об'єкт на панелі інструментів і виберіть елемент Автоформа.

4.2 Майстер форм

Використання майстра форм - це найбільш простий і швидкий спосіб створення форми, яка містить дані з декількох таблиць. Майстер форм прискорює процес створення форм, виконуючи автоматично всю основну роботу. У першому вікні майстра форм можна вибрати поля, які повинні бути включені у форму. Це можуть бути поля з однієї або декількох таблиць. При використанні майстра форм для створення форми на основі кількох таблиць створюється інструкція SQL. Ця інструкція містить відомості про те, які таблиці і поля потрібно використовувати.

За допомогою майстра можна створити звичайну або ієрархічну форму, що відображає дані з декількох таблиць. Прикладом звичайної є форма, що містить відомості про товари та їх постачальників. Ієрархічної є форма, яка містить одну або кілька підлеглих форм. Підлеглі форми використовуються для показу даних з таблиць з відношенням "один-до-багатьох». Наприклад, можна створити форму «Категорії», що містить дані з таблиць «Категорії» та «Товари».

Є можливість подання даних в ієрархічному вигляді без використання підпорядкованої форми. Наприклад, якщо у формі багато елементів управління, для підлеглої форми може не залишитися місця. У цьому випадку можна використовувати майстер форм для створення синхронізованих форм. При натисканні кнопки у формі відкривається інша форма, синхронізована із записом у першій формі.

Створення форми

Користувач має можливість створити форму самостійно або скористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів керування у формі. Для налаштування форми слід перейти в режим конструктора.

Створення форми за допомогою майстра

1. У вікні бази даних виберіть вкладку Форми.

2. Натисніть кнопку Створити.

3. У діалоговому вікні «Нова форма» виберіть потрібного майстра. Опис майстра з'являється в лівій частині діалогового вікна.

4. Виберіть ім'я таблиці або запиту, які містять дані, на основі яких буде створена форма.

Примітка. При використанні майстра форм джерело даних для форми слід вказувати в діалоговому вікні майстра.

5. Натисніть кнопку OK.

6. Якщо на кроці 3 були обрані Майстер форм, Діаграма або Зведена таблиця, то при створенні форми дотримуйтесь вказівок, які видає в діалогових вікнах відповідного майстра. При виборі елементів Автоформа: у стовпець, Автоформа: стрічкова або Автоформа: таблична форма створюється автоматично.

Змінити створену форму можна в режимі конструктора.

Щоб створити свою таблицю за допомогою «майстра форм». Натискаю на вкладку «форми», натискаю кнопку «створити». З'являється д. о. «Нова форма», і приводитися список майстрів у лівій частині Д.О. вибираю «Майстер форм» і вибираю в якості джерела даних таблицю. З'являється діалогове вікно «Створення форм». У полі «таблиці / запити» вибираю з таблиць необхідні поля, натискаю "далі", наголошую пункт «в один стовпець», вибираю стиль «глобус». Ставлю ім'я форми натискаю «готове».

4.3 Диспетчер кнопкових форм

Створення та редагування кнопкової форми

При створенні бази даних за допомогою майстра автоматично створюється кнопкова форма, яка допомагає переміщатися по базі даних. На кнопкову панель поміщаються кнопки, при натисканні яких відкриваються форми або звіти (або відкриваються інші кнопкові форми, за допомогою яких відкриваються інші форми або звіти), здійснюється вихід з Microsoft Access або змінюється сама кнопкова форма. Диспетчер кнопкових форм дозволяє створювати кнопкові форми, подібні до тих, що створює майстер баз данних.кнопочная форма

Створення кнопкової форми за допомогою диспетчера кнопкових форм

При створенні бази даних за допомогою майстра автоматично створюється кнопкова форма, що дозволяє легко переміщатися по форм і звітів бази даних. Користувач має можливість створювати кнопкову форму самостійно за допомогою диспетчера кнопкових форм.

1. Виберіть у меню Сервіс команду Надбудови та підкомандами Диспетчер кнопкових форм.

2. Якщо виводиться запрошення підтвердити створення кнопкової форми, натисніть кнопку Так.

3. У діалоговому вікні Диспетчер кнопкових форм натисніть кнопку Змінити.

4. У діалоговому вікні Зміна сторінки кнопкової форми введіть ім'я в полі Назва кнопкової форми та натисніть кнопку Створити.

5. У діалоговому вікні Зміна сторінки кнопкової форми введіть текст підпису для першої кнопки і виберіть команду в полі зі списком Команда. Наприклад, введіть текст Перегляд замовлень, а потім виберіть у полі Команда команду Відкриття форми в режимі редагування.

6. Для більшості вибраних команд під полем Команда відкривається нове поле зі списком. При необхідності, виберіть потрібний елемент у цьому полі. Наприклад, якщо вибрана одна з команд роботи з формами, то в полі зі списком Форма слід вибрати ім'я відкривається форми.

7. Повторіть кроки з 4 по 6 для створення всіх потрібних кнопок кнопкової форми. Щоб змінити або видалити будь-кого з створених кнопок, виберіть ім'я цієї кнопки в списку Елементи цієї кнопкової форми і натисніть кнопку Змінити або Видалити. При необхідності змінити порядок кнопок у списку виберіть елемент і натисніть кнопку Вгору або Вниз.

8. Закінчивши створення кнопкової форми, натисніть кнопку Закрити.

Примітки

Диспетчер кнопкових форм дозволяє створювати кнопкову форму, кнопки якої відкривають інші кнопкові форми. За допомогою описаних вище дій можуть бути створені декілька кнопкових форм. Для того щоб зробити кнопкову форму стартовою кнопкової формою, яка відкривається за умовчанням при запуску бази даних, виберіть ім'я кнопкової форми в діалоговому вікні Диспетчер кнопкових форм і натисніть кнопку За замовчуванням. Для того щоб відкрити з кнопкової форми іншу кнопкову форму, виберіть на кроці 5 команду Перехід до кнопкової форми і вкажіть ім'я кнопкової форми, на яку потрібно перейти.

При створенні кнопкової форми за допомогою диспетчера кнопкових форм Microsoft Access створює таблицю Елементи кнопкової форми, що містить описи кнопок, які виводяться у формі, і виконуваних ними дій. Спроба змінити кнопкову форму в режимі конструктора форми, може призвести до того, що додаток перестане працювати. Якщо потрібно внести до кнопкову форму істотні зміни, рекомендується створити кнопкову форму заново, а потім вказати нову форму в якості стартової форми.

Для того щоб створити кнопкову форму. У головному меню вибираю «Сервіс» - «Налаштування» - «Диспетчер кнопкових форм», з'являється д. О. «Диспетчер кнопкових форм» складається з п'яти кнопок: «Закрити, Створити, Змінити, Видалити, За умовчанням». Натискаємо кнопку «змінити». З'являється Д.О. «Зміна сторінки кнопкової форми» складається з двох полів «Назва кнопкової форми» та «Елементи цієї кнопкової форми» натискаємо кнопку «створити». З'являється д. О. «зміни елемента кнопкової форми», що складається з трьох полів: 1.Текст, 2.Команда 3.Кнопочная форма, в полі «текст» пишу «Перегляд інформації по країнах світу», в полі «команда» вибираємо кнопкову в режимі редагування в третьому полі вибираю форму "frmutegenov", наголошую головна кнопкова форма натискаю кнопку «ok». Заплющую вікно. Для того щоб створити кнопку «вихід», робимо наступне: у головному меню вибираю «Сервіс» - «Налаштування» - «Диспетчер кнопкових форм», з'являється д. О. «Диспетчер кнопкових форм» Натискаємо кнопку «змінити». З'являється Д.О. «Зміна сторінки кнопкової форми». Натискаємо кнопку «створити». З'являється д. О. «зміни елемента кнопкової форми» в полі «текст» пишу «Вихід» у полі «Команда» вибираємо «Вихід з програми» і натискаємо ok. А тепер приступаємо до створення кнопки «Вихід з програми». Для цього робимо наступне перебуваючи в головному Д.О. «Utegenov: база даних» натискаю кнопку «конструктор» з'являється Д.О. «Кнопкова форма: форма» з панеллю елементів. На панелі елементів натискаємо на кнопку «кнопка» і за допомогою перетягування вставляю його Д.О. «Кнопкова форма: форма», з'являється Д.О. «Створення кнопок» з двома пунктами «категорії» і «дії», в полі «категорія» вибераем «Додаток», а в полі «дія» вибераем «Вихід з програми» і натискаємо кнопку "далі". Див. додаток 8.

5. Звіти

5.1 Автоотчети

Звіт - це гнучкий і ефективний засіб для організації даних при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, в якому вимагається. Найбільше відомостей у звіті береться з базової таблиці, запиту або інструкції SQL, що є джерелами даних для звіту. Інші відомості вводяться при розробці звіту. Для створення зв'язку між і його вихідними даними застосовуються елементи управління. Ними можуть бути поля, що містять імена або числа, написи для заголовків, декоративні лінії для графічного оформлення звіту.

Автоотчет є засобом створення звіту, в якому виводяться всі поля та записи з базової таблиці або запиту.

1. У вікні бази даних виберіть вкладку Звіти.

2. Натисніть кнопку Створити.

3. У діалоговому вікні Новий звіт виберіть одного з наступних майстрів.

· Автоотчет: у стовпець - кожне поле утворює окремий рядок із заголовком зліва.

· Автоотчет: стрічковий - поля кожного запису утворюють окремий рядок. Заголовки друкуються зверху на кожній сторінці.

4. Виберіть таблицю або запит, що містять дані, що виводяться у звіті.

5. Натисніть кнопку OK.

Microsoft Access застосовує останній автоформат, використаний для створення звіту. Якщо ви раніше не створювали звіт за допомогою майстра або не використали команду Автоформат з меню Формат, буде застосований стандартний автоформат.

Рада. Також можна створити звіт з полями, розміщеними в один стовпець, базовим джерелом даних якого є таблиця або запит, вибрані у вікні бази даних. Виберіть команду Автоотчет в меню Вставка або натисніть кнопку розкриття списку поруч із кнопкою Новий об'єкт на панелі інструментів і виберіть команду Автоотчет. Звіти, створені таким чином, містять тільки самі записи (у них немає верхнього та нижнього колонтитулів).

5.2 Конструктор звітів

Це - вікно, в якому створюється макет звіту.

Для того щоб відкрити звіт у режимі конструктора, слід перейти в вікно бази даних, вибрати вкладку Звіти, вибрати звіт і натиснути кнопку Конструктор.

Якщо звіт уже відкрито, то для переходу в режим конструктора слід натиснути кнопку Вид на панелі інструментів.

5.3. Майстер звітів

Користувач має можливість розробити звіт самостійно або створити звіт за допомогою майстра. Майстер з розробки звітів Microsoft Access виконує всю рутинну роботу і дозволяє швидко розробити звіт. Після виклику майстра виводяться діалогові вікна з запрошенням ввести необхідні дані, і звіт створюється на підставі відповідей користувача. Майстер виявиться корисним навіть для досвідчених користувачів, так як дозволяє швидко розробити макет, службовець основою створюваного звіту. Після цього можна перейти в режим конструктора і внести зміни в стандартний макет.

Створення звіту за допомогою майстра

1. У вікні бази даних виберіть вкладку Звіти.

2. Натисніть кнопку Створити.

3. У діалоговому вікні Новий звіт виберіть потрібного майстра. Опис дій, виконуваних майстром, виводиться у лівій половині діалогового вікна.

4. Виберіть ім'я таблиці або запиту, які містять дані, за якими будується звіт.

Примітка. Microsoft Access за замовчуванням використовує цю таблицю або запит як базовий джерело даних для звіту. Проте майстер дозволяє змінити джерело даних, а також вибрати поля з інших таблиць або запитів.

5. Натисніть кнопку OK.

6. Якщо на кроці 3 обрано майстер звітів, майстер діаграм або майстер наклейок, виконуйте інструкції майстра, що виводяться в діалоговому вікні. Якщо обрано один з майстрів автоотчетов, звіт створюється автоматично.

Якщо створений майстром звіт вимагає внесення змін, зробіть це в режимі конструктора звіту.

Висновок

Виконана робота по курсовій роботі дозволяє зробити наступні висновки:

- Щоб зробити будь-яку базу даних Microsoft Access треба вивчити предметну область і скласти таблиці, в яких буде відображатися це предметна область (інформація про роботу, яку треба автоматизувати на персональному комп'ютері)

- Після складання таблиць йде їх зв'язування

- За пов'язаних таблиць складаються запити, форми, звіти.

Отриманий досвід по курсовій роботі дозволяє мені в будь-якій організації, ознайомившись з її роботою, створити прототип бази даних і вести супроводжувати цю базу даних за умови подальшого вивчення Microsoft Access в частині:

- Вкладки,

- Прапорці,

- Макроси

- Модулі (програмування VBA).

ДОДАТКИ

Додаток 1. Термінологія

СУБД - система управління базами даних. Ця назва цілого класу програмних продуктів, орієнтованих на роботу з базами даних. Англомовна версія цієї абревіатури - DBMS (database management system).

База даних (БД) - в Access це файл, який служить для зберігання даних, об'єктів і установок СУБД. Зазвичай БД створюється для однієї конкретної прикладної задачі.

Таблиця - основний об'єкт бази даних, сховище інформації. Складається з полів (стовпців) і записів (рядків).

Запит (на вибірку) - засіб відбору даних з однієї або декількох таблиць за допомогою певного користувачем умови. Запити дозволяють створювати віртуальні таблиці, які складаються з обчислюваних полів або полів, узятих з інших таблиць. У Access існує кілька типів запитів.

Форма - засіб відображення даних на екрані та управління ними.

Звіт - засіб відображення даних при виведенні на друк.

Запис - аналог рядка в таблиці. Запис є стандартним блоком для зберігання даних в таблиці, вибірці даних у запиті, формі, що виводиться на екран, і т.д.

Поле - стовпець у таблиці. У Access полю надається ряд властивостей, які визначають можливості бази даних. Ще використовують термін «поле введення» для вказівки рядка елемента управління, в яку користувач може ввести дані.

Ключове поле - поле, значення якого служать для однозначного визначення запису в таблиці.

Ключ - одне або декілька ключових полів, що дозволяють ідентифікувати запису таблиці або організувати зв'язку між таблицями. Якщо ви згадаєте, як виглядає емблема Access, то зрозумієте: ключ - дуже важлива складова частина цієї СУБД.

Лічильник-поле, що містить номери записів у таблиці.

Індекс - засіб автоматичного сортування записів у таблиці за значенням індексуємого поля. Існують два види індексів: допускають не допускають повторення значення поля.

Область виділення запису - прямокутна зона ліворуч від рядка, яка дозволяє виділити весь рядок.

Область виділення поля - зона заголовка поля. Клацання в цьому місці дозволяє виділити поле повністю.

Смуга прокрутки - об'єкт з двома кнопками і бігунком, що дозволяє зрушувати дані у вікні або списку.

Вкладка - об'єкт, що дозволяє збільшити інформаційну ємність вікна діалогу, використовуваного для введення параметрів. Зовні вона схожа на картку зі звичайної картотеки і забезпечена ім'ям. Вкладки розташовані у вікні діалогу таким чином, що видно тільки одна з них. Клацання на імені вкладки дозволяє зробити її доступною для перегляду та редагування. Параметри розподілені по вкладках тематично, відповідно до їх призначення.

Конструктор - режим визначення властивостей об'єктів бази даних (таблиць, запитів, форм, звітів, макросів, модулів). Конструктор має своє вікно, в якому розташована таблиця для завдання властивостей об'єкту - банк. Режим конструктора є альтернативою режиму перегляду даних.

Покажчик (миші) - рухомий значок, пов'язаний з мишею. У процесі роботи він приймає самі різні види, що полегшує користувачеві поводження з об'єктами і служить свого роду підказкою.

Перемикач - елемент управління, який дозволяє вибирати один і тільки один з кількох варіантів установки параметрів.

Прапорець - елемент управління, який може знаходитися в одному з двох положень: встановлений чи скинутий.

Контекстне меню - меню, пов'язане з об'єктом. Воно розкривається після клацання правою кнопкою миші на об'єкті і містить команди, пов'язані тільки до даного об'єкта.

Майстер - програма, націлена на вирішення певної вузької завдання. Майстра ведуть діалог з користувачем, у процесі якого додаток отримує необхідні для вирішення задачі відомості. Для зручності робота Майстра складається з кількох етапів або кроків. Користувач, при необхідності, може повернутися до попереднього кроку або пропустити непотрібний. Включення в програму Майстрів - один із засобів модернізації програмних продуктів.

Додаток 2. Структура таблиці «ADRESA»

Кадри з використанням програми Microsoft Access 97

Додаток 3. Структура таблиці «FIO»

Кадри з використанням програми Microsoft Access 97

Додаток 4. Структура таблиці «KODDOCS»

Кадри з використанням програми Microsoft Access 97

Додаток 5. Структура таблиці «TIP»

Кадри з використанням програми Microsoft Access 97

Додаток 6. Структура «Схеми даних»

Кадри з використанням програми Microsoft Access 97

Додаток 7. Структура форми «ВВЕДЕННЯ ДАНИХ»

Кадри з використанням програми Microsoft Access 97

Додаток 8. Загальний вигляд кнопкової форми

Кадри з використанням програми Microsoft Access 97


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Курсова
90.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Види ринків Типи ринків Побудова графіків та діаграм з використанням програми Microsoft Excel
Microsoft Excel і Microsoft Access
Microsoft Access
Звіти Microsoft Office Access
Особливості роботи з Microsoft Access
Створення таблиці бази даних в Microsoft Access
Можливості пакету Mathcad СУБД Microsoft Access
Розробка облікової системи організації на прикладі Microsoft Access
Використання Microsoft Access для створення інформаційно облікової системи
© Усі права захищені
написати до нас