Завдання та функції служби документаційного забезпечення управління

Введення

З давніх часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми маємо можливість дізнатися історію своєї країни, її героїчне минуле, особливості побуту свого народу, правові форми та етичні норми взаємин між людьми.

Необхідність створення документів виникла одночасно з появою писемності. Більше того, вважають, що саме потреба в створенні різних документів (угод, договорів тощо) і спричинила за собою появу писемності як способу викладу інформації не тільки особистого, але й державного значення. Вже в V ст. до нашої ери давньоримський плебс вимагав введення чітких «писаних» законів. Створення зафіксованих на папері законів і правил було також головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж з'явилися закони від діловода вимагалося абсолютна точність формулювань і бездоганне знання форми викладу, інакше документ втрачав силу.

З розвитком писемності документи стали способом спілкування і передачі інформації.

До кінця ХV ст. державних установ ще не існувало, їх функції виконували окремі посадові особи або органи, що здійснюють свою діяльність або з дуже обмеженим штатом чиновників, або взагалі без штату. Єдина система діловодства не була затребувана самою системою управління.

Однак, письмові документи, що дійшли до нашого часу, доводять що, вже в Х ст. була культура написання документів. Це договори з Візантією 911 і 945гг.

Зі збільшенням числа створюваних документів, накопичилися і традиції у сфері документування, що призвело до створення штату професійних фахівців у галузі створення та обробки документів.

Терміни та визначення

Управління організацією неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішувати задачі планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського обліку та звітності, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності організації.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Термін «діловодство» виник в Росії, за даними словників російської мови, в другій половині XVIII ст. і означав процес рішення (виробництва) справи: «справа виробляти» - вирішувати питання. У ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього прадавнього віку і створювали документи, так як усне слово на короткий, може бути забуте, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже в XVI ст. вживається слово справа як збори документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово «справа» зафіксовано в документах в 1584 р. В даний час значення обох цих термінів - «діловодство» і «справа» - закріплені в Гості Р 51141-98.

Сучасне діловодство включає:

• забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);

• організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління (ДОП). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем та їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» та «документаційне забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: «Державна система документаційного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації».

Роль, значення служби ДОП в установі

У пункті 5.1 п'ятого розділу Державної системи документаційного забезпечення управління ^1, схваленої колегією Головархіву СРСР 27 квітня 1988, закріплено таке положення: «Документаційне забезпечення управління в організації здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику організації».

Таке місце служби ДОП в структурі організації можна пояснити наступними причинами:

1. Представляючи самостійний структурний підрозділ і безпосередньо підкоряючись керівництву організації, служба ДОП буде мати більше компетенції. А це, у свою чергу, дозволить організувати більш ефективну роботу з документами.

2. Фахівцям і керівнику служби ДОП доводиться безпосередньо працювати з керівництвом організації: вирішувати питання розгляду вхідних документів, контролювати виконання документів, узагальнювати результати контролю виконання документів і доповідати про них керівництву організації, вести інформаційно-довідкову роботу з документами і т.д.

Говорячи про службу ДОП, необхідно виділити її основні завдання та функції.

До основних завдань служби ДОП можна віднести наступні:

• забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами,

• вдосконалення форм і методів роботи з документами з урахуванням автоматизації документаційних процесів.

Відповідно до покладених завдань служба ДОП здійснює такі функції:

• функції, пов'язані з документуванням управлінської діяльності:

  • розробка бланків документів і забезпечення їх виготовлення,

  • забезпечення виготовлення документів, стенографування, копіювання і тиражування документів,

  • контроль за якістю підготовки та оформлення документів, а також за дотриманням встановленої процедури узгодження та посвідчення документів;

• функції, пов'язані з організацією роботи з документами:

  • встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу організації),

  • обробка вступників та відправляються документів,

  • реєстрація та облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів,

  • розробка та ведення інформаційно-пошукових систем, організація інформаційно-довідкової роботи по документах,

  • попередній розгляд документів,

  • контроль за виконанням документів,

  • систематизація документів, підготовка номенклатури справ, забезпечення зберігання і використання документів,

  • підготовка і передача справ в архів організації, організація роботи її архіву,

  • забезпечення захисту документної інформації,

  • організація роботи зі зверненнями громадян;

• функції, пов'язані з удосконаленням форм і методів роботи з документами:

  • розробка та переробка нормативних та методичних документів організації з діловодства,

  • проведення робіт з уніфікації документів, розробка та впровадження табеля та альбому форм документів,

  • методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах,

  • підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань документування та організації роботи з документами,

  • розробка та впровадження нових форм і методів роботи з документами, вдосконалення документообігу організації, автоматизація діловодства.

Структура служби ДОП в сучасній організації залежить від обсягу документообігу, а також від технології роботи з документами.

Службу ДОП зі складною внутрішньою структурою, в яку входять підпорядковані їй підрозділи (наприклад, секретаріат, протокольна група, відділ вдосконалення діловодства, приймальня, архів, копіювально-розмножувальне бюро, редакційна група і т.д.), можна назвати не управлінням справами, а управлінням або департаментом по роботі з документами (або документацією).

У невеликих організаціях служба ДОП як самостійний структурний підрозділ може і не існувати. У цьому випадку роботу з документами виконує секретар керівника або іншу спеціально призначена особа.

Висновок

З історії ми можемо помітити, що з розвитком держави розвивалося і діловодство. Протягом усього часу становлення діловодства змінювалися вимоги, стандарти, штати працівників займаються організацією діловодства.

Зі збільшенням числа створюваних документів і впровадженням інформаційних технологій, склалися нові вимоги до оформлення документів, що призвело до розширення штатів у сфері діловодства та створення служби ДОП, яка організувала більш ефективну роботу з документами. Звичайно, служба ДОП як самостійний структурний підрозділ існує не в кожній організації, як ми помітили, це залежить від обсягу документообігу в організації.

Ще раз, звертаючись до історії, я хочу зауважити, що коли кожен працівник, займаючись своїми посадовими обов'язками приносить свій внесок у цю сферу діяльності. Так і служба ДОП відіграє свою важливу роль в установі. У великій компанії великий обсяг документообігу і кожен, виконуючи свою роботу, приносить успіх свій компанії.

Література

1. Каменєва О.М. Служба ДОП: найменування, структура та визначення чисельності / / Діловодство та документообіг на підприємстві. - 2006 .- № 7 С. 48-51.

2. Каменєва О.М. «Діловодство» і «Документаційне забезпечення управління»: чи є різниця значень? / / Діловодство та документообіг на підприємстві. - 2006. - № 9 С. 34.

3. Кудряева В.А. Організація роботи з документами: підручник - М.: ИНФРА-М, 2003 .- С. 3.