Зміст
Введення
Складання та виготовлення документів
Копіювальна техніка
Створення друкованої продукції
Мікрофільмування
Обробка документальних матеріалів
Література
Широкі перспективи для вдосконалення роботи над документами відкривають технічні засоби (оргтехніка), що використовують новітні технічні рішення.
Велике місце в рішенні загальних комплексу управлінських справ займають документаційні процеси.
Основні групи засобів оргтехніки:
складання та виготовлення документів;
копіювання;
розмноження;
обробка;
зберігання та транспортування.
рукописні (за допомогою засобів письма);
машинописні (за допомогою друкарських машин, друкарських пристроїв, комп'ютерів);
акустичні (за допомогою диктофонів);
комбіновані (послідовне поєднання різних технічних засобів).
Говорячи про засоби складання та виготовлення документів, слід згадати про види паперу, які можуть застосовуватися в цих цілях:
друкарських,
писальний,
креслярсько-малювальна,
технічна,
пакувально-обгорткова,
світлочутлива і т.д.
Рукописний спосіб.
Рукописний спосіб, як і раніше є найбільш поширеним в процесах складання документів, наприклад, у бухгалтерії, обліку, товаросупровідної документації.
Для розміщення засобів письма на робочих місцях застосовуються спеціальні органайзери, в комплекти оснащення яких входять, не тільки різні засоби листи, але й предмети канцелярського побуту: ножиці, ножі для різання паперів, дирокол, мініатюрний сшиватели, гумки, скрепки, пристрої для заточування олівців, клеючі стрічки, а також годинник, попільнички і т.д.
Машинописний спосіб.
Машинописний спосіб реалізується, в основному, за допомогою комп'ютерів. Оригінал документа формується і редагується на дисплеї, після чого відтворюється за допомогою друкувальних пристроїв (принтерів), а потреба в копіях може задовольнятися за допомогою того ж принтера або копіювального апарату.
Разом з тим очевидна необхідність і в збереженні друкарських машин, на користь яких говорить їх незалежність від джерел живлення, можливість оперативного переміщення і використання їх в позаштатних ситуаціях (наприклад, заповнення анкетного бланка), простота в експлуатації.
Серед спеціалізованих друкарських машин назвемо машини для осіб з вадами зору, які друкують на спеціальних аркушах; плоскопечатающіе машини, для внесення тексту у паспорти; машини для нанесення написів на креслення; стенографічні машини та інші.
Акустичний спосіб.
Акустичний спосіб реалізується за допомогою різних видів переносних і стаціонарних (в основному для запису нарад, конференцій) диктофонів.
Основним видом копіювальної техніки в даний час є електрофотографічні апарати прямого копіювання з безпосереднім перенесенням зображення на різні види носіїв: папір, плівки. Найбільш відомим виробником такої техніки є фірма "Ренк ксерокс", у зв'язку з чим, під терміном "ксерокс" зараз мається на увазі будь-який копіювальний апарат, хоча він може бути зроблено і іншими фірмами ("Канон", "Мінольта", "Кодак", " Тошиба ").
Копіювальні апарати можна класифікувати за їх експлуатаційними характеристиками:
За швидкістю приготування тієї чи іншої кількості копій в хвилину:
малоскоростние (від 3 до 16 копій в хвилину);
середньошвидкісні (до 35 копій в хвилину);
високошвидкісні (понад 55 копій в хвилину).
За габаритами:
портативні, переносні (наприклад, "Ксерокс-520", "Шарп СФ 2060" та інші). Для них характерні невелику вагу (до 12 кг) і наявність зручної ручки для транспортування;
настільні (як правило, це середньошвидкісні апарати масою в 35-60 кг). Для їх установки можуть застосовуватися пересувні столи або підставки, що дозволяють при необхідності оперативно змінювати місце розміщення апарату;
підлогові, стаціонарні. Це високошвидкісні апарати, щодо яких також передбачається можливість їх переміщення.
Спільними для цих засобів копіювання є наступні експлуатаційні характеристики:
формати копійованих оригіналів А3-А6;
час отримання першої копії (5.5-5.8 секунд). Разом з тим з'являється нова технологія САРФ, якою оснащені апарати фірми "Канон", коли часу на розігрів не потрібно;
масштабування (зміна масштабу відображення зображення в межах від 50 до 200%, з кроком зміни 0.5-1%;
можливості виготовлення за один прийом від 1 до 999 копій;
можливість виготовлення двох і більше оригіналів на одному аркуші;
ємність лотків, касет з папером для копіювання від 500 до 7500 аркушів (апарати "Коніка"), з можливістю підключення додаткових лотків;
необхідність у профілактичному обслуговуванні настає після виготовлення не менше ніж 15000 копій (апарати "Тошіба 210");
щільність паперу, що використовується від 50 до 200 г / кв. м;
двостороннє копіювання, що дозволяє економити папір, зменшувати обсяг документа і знижувати поштові витрати;
роздільна здатність 400х400 точок на дюйм;
можливість отримання кольорової копії (6 кольорів);
низький рівень шуму (не вище 48 дБ).
Засоби копіювання оснащуються додатковими пристроями, які розширюють функціональні можливості таких засобів, як:
автоматизована подача оригіналів і аркушів паперу з лотка (касети);
кодове обмеження доступу до використання апарату;
система ідентифікації походження копій, призначена для боротьби проти незаконного та несанкціонованого копіювання. На кожну копію наносяться фарбою (наприклад, жовтою), спеціальні кодові знаки, комп'ютерна розшифровка яких дозволяє визначити номер апарата, де виготовлена та чи інша копія. Система не може бути відключена при користуванні апаратом. Оснащені цією системою апарати фірми "Мінольта";
автоматичне регулювання контрастності копій;
пристрій зсуву тексту на копіях, що дозволяє розміщувати текст так, щоб при скріпленні аркушів він не перебував у зоні зшивання;
пристрій для копіювання переплетених книг і журналів або з двох сторін на одному листі, або на подвійному аркуші;
автоматичний контроль експонування, що забезпечує високу якість зображення на копіях;
автоматичне відключення апарату після виконання заданої програми, що гарантує безпеку його роботи;
копіювання одним з наявних 6 кольорів;
дисплей, що відображає стан апарату при виконанні ним будь-якої операції. При виникненні будь-яких неполадок на дисплей виводяться повідомлення про причини несправності і рекомендації щодо її усунення;
можливість переривання копіювання для виконання термінового завдання, коли запам'ятовується той стан процесу, в якому він знаходиться на момент переривання, до цього стану повертаються при завершенні позачергового замовлення;
виділення одним з квітів окремих фрагментів тексту на копіях;
редагування зображення, коли оператор видаляє деякі елементи оригіналу (графіки, малюнки, фрагменти тексту);
контроль кола користувачів апарату, облік вартості виготовлених копій, роздрук будь-яких відомостей по режиму експлуатації апарату.
Апарати можуть додатково оснащуватися степлером (сшивачем), який зшиває до 25 листів металевої дужкою; фінішером, який зшиває до 50 аркушів двома дужками, причому комплекти зшитих аркушів можуть отримувати передню та задню обкладинки і різного роду вкладиші.
Для створення такої міні-друкарні можуть використовуватися дублікатори і офсетні машини, а так само засоби до - і після друкарського обладнання: фальцювальні, листоподборочні машини, дротошвейні сшиватели, різальні пристрої, брошурувальні системи, ламінатори. У ході виготовлення тиражів можуть відтворюватися оригінали, виконані на будь-якому носії з напівтоновими ілюстраціями. Є пристрої для многоцветовой друку і системи редагування, з допомогою яких можна змінювати масштаб зображення оригіналу, поєднувати два оригіналу на одному аркуші без вторгнення в оригінал.
До - і після друкарське обладнання дозволяє переплітати екземпляри обсягом до 750 аркушів за допомогою пластикових елементів, при необхідності такої палітурка можна розкрити, замінивши пачку листів, знову його запаяти. Можуть застосовуватися машини для скріплення друкованої продукції металевими і пластмасовими пружинами; оперативні пристрої термопереплет, час виготовлення яких не перевищує 40 секунд.
Перевагою цієї техніки є її екологічна безпека, оскільки в ході її експлуатації не виділяються надлишкове тепло, селен та ультрафіолетове випромінювання.
Згадаємо також СОМ-системи, що представляють собою поєднання засобів обчислювальної та мікрофільмує техніки, що дозволяють виводити інформацію з ЕОМ безпосередньо на мікрофільми.
Мікроносії найбільш зручні з точки зору обсягів площ для зберігання документованої інформації, створення страхового фонду зберігаються в установі документів, і організації різних інформаційно-пошукових систем. Однак труднощі з безпосереднім сприйняттям інформації зумовлює обмеження при зверненні до мікрофільмірованной документації в документаційних процесах.
До таких операцій відносяться:
різання паперу (розкриття конвертів);
проставлення номерів, штампів та інших позначок;
скріплення (склеювання) документів;
забезпечення схоронності документів, нанесення на них захисних покриттів;
фальцювання документів;
конвертованіе документів;
утилізація паперових відходів.
Засоби для різання паперу.
Засоби для різання паперу мають високу продуктивність і точність різу, оскільки в основному, вони використовуються при розтині різних поштових відправлень. Конвертовскривающіе машини оснащуються пристроями установки ширини різу і подачі конверта в робочу зону, а також електричним приводом, хоча є машини і з ручним приводом. При виборі конкретних коштів враховуються такі їх технічні характеристики, як товщина оброблюваної пачки листів, ширина відрізуваної смуги, кількість оброблюваних конвертів, пачок в одиницю часу. Разом з тим ці кошти можуть залучатися і для поділу нескінченних формулярів, роздруківок з ЕОМ, для різання рулонів і аркушів паперу на споживчі або приведені до них формати.
Технічні засоби для нанесення позначок на документи.
В операції з обробки документів входять дії, пов'язані з проходженням і виконанням документів, в ході яких на документи наносяться фрагменти інформації, що розрізняються за обсягом та змістом.
Для цих цілей можуть використовуватися такі види технічних засобів:
засоби для нанесення штампів, відміток, індексів (номерів);
засоби для нанесення адрес;
засоби для нанесення знаків поштової оплати.
Нанесення штампів і т.п. здійснюється нумератором, як механічними, так і автоматизованими. За допомогою цих коштів здійснюється проставлення багаторозрядних номерів із змінним кількістю знаків, причому в разі необхідності можлива багаторазове повторення відбитка. Змінні індекси дозволяють оперативно змінювати зміст наносяться на документ відбитків: включати різні способи фіксування дат, поміщати службові позначки.
Засоби для нанесення адреси застосовуються для нанесення адреси, як на сам документ, так і на поштові конверти, пакети. Вони являють собою апарати, які завдають підготовлені адреси, окремі типові фрази або текстові фрагменти. Ці машини можуть використовуватися також для заповнення бланків, формулярів, друкування етикеток.
Адресувальні машини мають як ручний, так і автоматичний привід. Адреси наносяться на поштові відправлення або на документи незалежно від того, на якому матеріалі вони виконані: папері, картоні, плівці. При оснащенні установи подібною технікою необхідно обов'язково враховувати кількість адрес і частоту їх застосування, маючи на увазі можливість її максимального завантаження. Вважається, що економічна доцільність використання адресувальні машин повинна передбачати можливість їх експлуатації не тільки для нанесення адрес, але і для виготовлення окремих видів документів, етикеток, інформаційних листків.
Засоби для нанесення знаків поштової оплати по технічному пристрою, подібні з адресувальні машинами. Ці машини можуть наносити на конверт, ярлик, аркуш паперу знак поштової оплати, найменування установи, дату та іншу інформацію. Машини ведуть сумарний підрахунок всій відправленої кореспонденції.
Скріплення документів.
Скріплення документів в залежності від форм скріплення, видів скріплюють матеріалів здійснюється наступними видами засобів: кошти для скріплення окремих листів в пачки, блоки і засоби для скріплення блоків аркушів. Для скріплення окремих листів використовуються сшиватели, що з'єднують листи між собою металевими або пластмасовими скобами (зшивається пачка листів не перевищує 0.3-0.5 см), що цілком достатньо для процесів документування. Зшивачі - як правило - пристрої ручного дії, але можуть застосовуватися і електрифіковані моделі, що дозволяють скріплювати пачки листів товщиною до 10 см. Крім таких коштів, застосовуються також пристрої, що працюють за принципом бесскобочного скріплення за рахунок силового стиснення листів, що з'єднуються металевими сегментами, а також пристрої для скріплення аркушів за рахунок їх деформації при стисканні.
Необхідно обговорити такий аспект застосування сшивачем, як подальше використання скріплених документів. Згідно з діючими нормативними документами при формуванні справ постійного, довготривалого зберігання і з особового складу з них видаляються всі металеві скріплення. Тому слід утримуватися від застосування сшивачем при роботі з документами, яким належить довгострокове або постійне зберігання. До того ж у ряді випадків скріплення може заважати сприйняттю інформації, розташованої на аркуші документа. У комплекті із сшивачем можна мати пристрої для вилучення дужок і скріп.
Ламінування.
Для забезпечення схоронності документів застосовуються засоби з нанесення на поверхню документів захисних покриттів, так звані ламінатори. Як покриття використовуються різні види плівок. Вибір плівки залежить від таких умов як термін подальшої служби документа, необхідність збереження їм гнучкості або твердості. Ламінування документа поліпшує його зовнішній вигляд, захищає від забруднення і впливу агресивних середовищ, підвищує його механічну міцність. Разом з тим потрібно мати на увазі, що, охороняючи документ від механічних і хімічних зовнішніх впливів, з плином часу захисна плівка може також принести документами шкоди у зв'язку з власною деформацією і помутнінням. Наявні в даний час моделі ламінаторов дозволяють покрити захисною плівкою шириною від 60 до 250 мм будь-які документи, представницькі картки, перепустки. Ламінатори прості у використанні, оснащені регуляторами температури і швидкості, що забезпечує високу якість ламінування.
Фальцювання.
Фальцювання являє собою одне - чи багаторазове згинання аркушів паперу в кількох напрямках. Машини, вироблені фальцювання, в основному, застосовуються при відправленні документів у конвертах і пакетах різного формату. Особливої актуальності набувають ці машини в сучасних умовах, коли йде активне впровадження нових форматів поштових конвертів.
Відомо, що фальцювальні машини найбільш рентабельні при великих обсягах оброблюваної документації. Треба враховувати і розширення функціональних можливостей цих машин, коли вони, крім згинання листів здійснюють їх поздовжню зрізання, перфорацію. Підвищенню функціональних можливостей цих машин сприяє оснащення їх пристроями автоматичного регулювання швидкості та електронними лічильниками оброблених листів.
Утилізація непотрібних документів.
Зростання обсягів документів, що втратили своє наукове, практичне та історичне значення і підлягають переробці, збільшує потребу в коштах на утилізацію паперових відходів. До них відносяться машини для знищення паперів (шредери): вони здійснюють механічне подрібнення надходять на переробку документів, виконаних на папері чи плівці. Ці машини забезпечують різні рівні секретності і є надійним захистом фінансової, комерційної та іншої інформації. Переробка носіїв інформації ведеться за допомогою систем дискових ножів з різними ступенями подрібнення.
Упаковка документів.
До засобів обробки відноситься і устаткування для упаковки документів. Це пачковязательние машини, які обв'язують пачки документів шпагатом, стрічкою з подальшим закріпленням зв'язують елементів металевими або пластмасовими скобами. Розміри таких пачок від 80х80х10 до 250х250х170 мм. Машини можуть мати як ручний, так і електричний привід.
Окремо треба назвати купюрорахувальні машини, які можуть здійснювати замкнутий цикл оброблених купюр, в тому числі перевірку автентичності перераховуваних виробів, їх перерахунок, комплектування в пачку і скріплення цієї пачки стрічкою або іншим видом упаковки при швидкості до 1000 купюр у хвилину. Машини мають пристрій підрахунку обробленої продукції.
2. Соловйов Е. Діловодство
Введення
Складання та виготовлення документів
Копіювальна техніка
Створення друкованої продукції
Мікрофільмування
Обробка документальних матеріалів
Література
Введення
Широкі перспективи для вдосконалення роботи над документами відкривають технічні засоби (оргтехніка), що використовують новітні технічні рішення. Велике місце в рішенні загальних комплексу управлінських справ займають документаційні процеси.
Основні групи засобів оргтехніки:
складання та виготовлення документів;
копіювання;
розмноження;
обробка;
зберігання та транспортування.
Складання та виготовлення документів
У залежності від видів використовуваних технічних засобів застосовуються такі методи складання та виготовлення документів:рукописні (за допомогою засобів письма);
машинописні (за допомогою друкарських машин, друкарських пристроїв, комп'ютерів);
акустичні (за допомогою диктофонів);
комбіновані (послідовне поєднання різних технічних засобів).
Говорячи про засоби складання та виготовлення документів, слід згадати про види паперу, які можуть застосовуватися в цих цілях:
друкарських,
писальний,
креслярсько-малювальна,
технічна,
пакувально-обгорткова,
світлочутлива і т.д.
Рукописний спосіб.
Рукописний спосіб, як і раніше є найбільш поширеним в процесах складання документів, наприклад, у бухгалтерії, обліку, товаросупровідної документації.
Для розміщення засобів письма на робочих місцях застосовуються спеціальні органайзери, в комплекти оснащення яких входять, не тільки різні засоби листи, але й предмети канцелярського побуту: ножиці, ножі для різання паперів, дирокол, мініатюрний сшиватели, гумки, скрепки, пристрої для заточування олівців, клеючі стрічки, а також годинник, попільнички і т.д.
Машинописний спосіб.
Машинописний спосіб реалізується, в основному, за допомогою комп'ютерів. Оригінал документа формується і редагується на дисплеї, після чого відтворюється за допомогою друкувальних пристроїв (принтерів), а потреба в копіях може задовольнятися за допомогою того ж принтера або копіювального апарату.
Разом з тим очевидна необхідність і в збереженні друкарських машин, на користь яких говорить їх незалежність від джерел живлення, можливість оперативного переміщення і використання їх в позаштатних ситуаціях (наприклад, заповнення анкетного бланка), простота в експлуатації.
Серед спеціалізованих друкарських машин назвемо машини для осіб з вадами зору, які друкують на спеціальних аркушах; плоскопечатающіе машини, для внесення тексту у паспорти; машини для нанесення написів на креслення; стенографічні машини та інші.
Акустичний спосіб.
Акустичний спосіб реалізується за допомогою різних видів переносних і стаціонарних (в основному для запису нарад, конференцій) диктофонів.
Копіювальна техніка
До технічних засобів, за допомогою яких виготовляються копії документів, пред'являються вимоги факсимільного якості. Такої якості, коли копія відповідає оригіналу за змістом і зовнішнім виглядом, а відмінності можуть стосуватися тільки кольору зображення і його масштабу. Потреба в копіюванні документації може виникати не тільки в ході управлінських процесів, а й при реалізації інших видів діяльності установи (наприклад, навчально-методична робота, реклама). При зверненні до копіювальної техніки враховуються і організаційні та економічні аспекти її використання (централізоване, децентралізоване), визначення доцільності створення власних друкарень, можливість колективного використання техніки спільно зі сторонніми організаціями.Основним видом копіювальної техніки в даний час є електрофотографічні апарати прямого копіювання з безпосереднім перенесенням зображення на різні види носіїв: папір, плівки. Найбільш відомим виробником такої техніки є фірма "Ренк ксерокс", у зв'язку з чим, під терміном "ксерокс" зараз мається на увазі будь-який копіювальний апарат, хоча він може бути зроблено і іншими фірмами ("Канон", "Мінольта", "Кодак", " Тошиба ").
Копіювальні апарати можна класифікувати за їх експлуатаційними характеристиками:
За швидкістю приготування тієї чи іншої кількості копій в хвилину:
малоскоростние (від 3 до 16 копій в хвилину);
середньошвидкісні (до 35 копій в хвилину);
високошвидкісні (понад 55 копій в хвилину).
За габаритами:
портативні, переносні (наприклад, "Ксерокс-520", "Шарп СФ 2060" та інші). Для них характерні невелику вагу (до 12 кг) і наявність зручної ручки для транспортування;
настільні (як правило, це середньошвидкісні апарати масою в 35-60 кг). Для їх установки можуть застосовуватися пересувні столи або підставки, що дозволяють при необхідності оперативно змінювати місце розміщення апарату;
підлогові, стаціонарні. Це високошвидкісні апарати, щодо яких також передбачається можливість їх переміщення.
Спільними для цих засобів копіювання є наступні експлуатаційні характеристики:
формати копійованих оригіналів А3-А6;
час отримання першої копії (5.5-5.8 секунд). Разом з тим з'являється нова технологія САРФ, якою оснащені апарати фірми "Канон", коли часу на розігрів не потрібно;
масштабування (зміна масштабу відображення зображення в межах від 50 до 200%, з кроком зміни 0.5-1%;
можливості виготовлення за один прийом від 1 до 999 копій;
можливість виготовлення двох і більше оригіналів на одному аркуші;
ємність лотків, касет з папером для копіювання від 500 до 7500 аркушів (апарати "Коніка"), з можливістю підключення додаткових лотків;
необхідність у профілактичному обслуговуванні настає після виготовлення не менше ніж 15000 копій (апарати "Тошіба 210");
щільність паперу, що використовується від 50 до 200 г / кв. м;
двостороннє копіювання, що дозволяє економити папір, зменшувати обсяг документа і знижувати поштові витрати;
роздільна здатність 400х400 точок на дюйм;
можливість отримання кольорової копії (6 кольорів);
низький рівень шуму (не вище 48 дБ).
Засоби копіювання оснащуються додатковими пристроями, які розширюють функціональні можливості таких засобів, як:
автоматизована подача оригіналів і аркушів паперу з лотка (касети);
кодове обмеження доступу до використання апарату;
система ідентифікації походження копій, призначена для боротьби проти незаконного та несанкціонованого копіювання. На кожну копію наносяться фарбою (наприклад, жовтою), спеціальні кодові знаки, комп'ютерна розшифровка яких дозволяє визначити номер апарата, де виготовлена та чи інша копія. Система не може бути відключена при користуванні апаратом. Оснащені цією системою апарати фірми "Мінольта";
автоматичне регулювання контрастності копій;
пристрій зсуву тексту на копіях, що дозволяє розміщувати текст так, щоб при скріпленні аркушів він не перебував у зоні зшивання;
пристрій для копіювання переплетених книг і журналів або з двох сторін на одному листі, або на подвійному аркуші;
автоматичний контроль експонування, що забезпечує високу якість зображення на копіях;
автоматичне відключення апарату після виконання заданої програми, що гарантує безпеку його роботи;
копіювання одним з наявних 6 кольорів;
дисплей, що відображає стан апарату при виконанні ним будь-якої операції. При виникненні будь-яких неполадок на дисплей виводяться повідомлення про причини несправності і рекомендації щодо її усунення;
можливість переривання копіювання для виконання термінового завдання, коли запам'ятовується той стан процесу, в якому він знаходиться на момент переривання, до цього стану повертаються при завершенні позачергового замовлення;
виділення одним з квітів окремих фрагментів тексту на копіях;
редагування зображення, коли оператор видаляє деякі елементи оригіналу (графіки, малюнки, фрагменти тексту);
контроль кола користувачів апарату, облік вартості виготовлених копій, роздрук будь-яких відомостей по режиму експлуатації апарату.
Апарати можуть додатково оснащуватися степлером (сшивачем), який зшиває до 25 листів металевої дужкою; фінішером, який зшиває до 50 аркушів двома дужками, причому комплекти зшитих аркушів можуть отримувати передню та задню обкладинки і різного роду вкладиші.
Створення друкованої продукції
Питання створення власної друкарні виникають у разі постійної потреби у виготовленні друкованої продукції від бланків, інструкцій, навчальних посібників, брошур до повнокольорових буклетів, плакатів, книг.Для створення такої міні-друкарні можуть використовуватися дублікатори і офсетні машини, а так само засоби до - і після друкарського обладнання: фальцювальні, листоподборочні машини, дротошвейні сшиватели, різальні пристрої, брошурувальні системи, ламінатори. У ході виготовлення тиражів можуть відтворюватися оригінали, виконані на будь-якому носії з напівтоновими ілюстраціями. Є пристрої для многоцветовой друку і системи редагування, з допомогою яких можна змінювати масштаб зображення оригіналу, поєднувати два оригіналу на одному аркуші без вторгнення в оригінал.
До - і після друкарське обладнання дозволяє переплітати екземпляри обсягом до 750 аркушів за допомогою пластикових елементів, при необхідності такої палітурка можна розкрити, замінивши пачку листів, знову його запаяти. Можуть застосовуватися машини для скріплення друкованої продукції металевими і пластмасовими пружинами; оперативні пристрої термопереплет, час виготовлення яких не перевищує 40 секунд.
Перевагою цієї техніки є її екологічна безпека, оскільки в ході її експлуатації не виділяються надлишкове тепло, селен та ультрафіолетове випромінювання.
Мікрофільмування
У ході документування може проводитися мікрофільмування документації, тобто отримання копій оригіналів документів у зменшеному масштабі на рулонної або форматної плівці. Воно забезпечує відтворення всіх елементів зображення і можливість збільшення якості зображення, скопійованого з неконтрастних оригіналів. Мікрофільмування має той істотний недолік, що відкопійованих документація може бути використана тільки за допомогою спеціальних засобів: читальних і читальня-копіювальних апаратів.Згадаємо також СОМ-системи, що представляють собою поєднання засобів обчислювальної та мікрофільмує техніки, що дозволяють виводити інформацію з ЕОМ безпосередньо на мікрофільми.
Мікроносії найбільш зручні з точки зору обсягів площ для зберігання документованої інформації, створення страхового фонду зберігаються в установі документів, і організації різних інформаційно-пошукових систем. Однак труднощі з безпосереднім сприйняттям інформації зумовлює обмеження при зверненні до мікрофільмірованной документації в документаційних процесах.
Обробка документальних матеріалів
Під обробкою документальних матеріалів розуміється комплекс технічних операцій, що стосуються вступників, зберігаються і відправляються документів. Ці операції мають на меті забезпечення оптимальних умов для використання згаданих документів.До таких операцій відносяться:
різання паперу (розкриття конвертів);
проставлення номерів, штампів та інших позначок;
скріплення (склеювання) документів;
забезпечення схоронності документів, нанесення на них захисних покриттів;
фальцювання документів;
конвертованіе документів;
утилізація паперових відходів.
Засоби для різання паперу.
Засоби для різання паперу мають високу продуктивність і точність різу, оскільки в основному, вони використовуються при розтині різних поштових відправлень. Конвертовскривающіе машини оснащуються пристроями установки ширини різу і подачі конверта в робочу зону, а також електричним приводом, хоча є машини і з ручним приводом. При виборі конкретних коштів враховуються такі їх технічні характеристики, як товщина оброблюваної пачки листів, ширина відрізуваної смуги, кількість оброблюваних конвертів, пачок в одиницю часу. Разом з тим ці кошти можуть залучатися і для поділу нескінченних формулярів, роздруківок з ЕОМ, для різання рулонів і аркушів паперу на споживчі або приведені до них формати.
Технічні засоби для нанесення позначок на документи.
В операції з обробки документів входять дії, пов'язані з проходженням і виконанням документів, в ході яких на документи наносяться фрагменти інформації, що розрізняються за обсягом та змістом.
Для цих цілей можуть використовуватися такі види технічних засобів:
засоби для нанесення штампів, відміток, індексів (номерів);
засоби для нанесення адрес;
засоби для нанесення знаків поштової оплати.
Нанесення штампів і т.п. здійснюється нумератором, як механічними, так і автоматизованими. За допомогою цих коштів здійснюється проставлення багаторозрядних номерів із змінним кількістю знаків, причому в разі необхідності можлива багаторазове повторення відбитка. Змінні індекси дозволяють оперативно змінювати зміст наносяться на документ відбитків: включати різні способи фіксування дат, поміщати службові позначки.
Засоби для нанесення адреси застосовуються для нанесення адреси, як на сам документ, так і на поштові конверти, пакети. Вони являють собою апарати, які завдають підготовлені адреси, окремі типові фрази або текстові фрагменти. Ці машини можуть використовуватися також для заповнення бланків, формулярів, друкування етикеток.
Адресувальні машини мають як ручний, так і автоматичний привід. Адреси наносяться на поштові відправлення або на документи незалежно від того, на якому матеріалі вони виконані: папері, картоні, плівці. При оснащенні установи подібною технікою необхідно обов'язково враховувати кількість адрес і частоту їх застосування, маючи на увазі можливість її максимального завантаження. Вважається, що економічна доцільність використання адресувальні машин повинна передбачати можливість їх експлуатації не тільки для нанесення адрес, але і для виготовлення окремих видів документів, етикеток, інформаційних листків.
Засоби для нанесення знаків поштової оплати по технічному пристрою, подібні з адресувальні машинами. Ці машини можуть наносити на конверт, ярлик, аркуш паперу знак поштової оплати, найменування установи, дату та іншу інформацію. Машини ведуть сумарний підрахунок всій відправленої кореспонденції.
Скріплення документів.
Скріплення документів в залежності від форм скріплення, видів скріплюють матеріалів здійснюється наступними видами засобів: кошти для скріплення окремих листів в пачки, блоки і засоби для скріплення блоків аркушів. Для скріплення окремих листів використовуються сшиватели, що з'єднують листи між собою металевими або пластмасовими скобами (зшивається пачка листів не перевищує 0.3-0.5 см), що цілком достатньо для процесів документування. Зшивачі - як правило - пристрої ручного дії, але можуть застосовуватися і електрифіковані моделі, що дозволяють скріплювати пачки листів товщиною до 10 см. Крім таких коштів, застосовуються також пристрої, що працюють за принципом бесскобочного скріплення за рахунок силового стиснення листів, що з'єднуються металевими сегментами, а також пристрої для скріплення аркушів за рахунок їх деформації при стисканні.
Необхідно обговорити такий аспект застосування сшивачем, як подальше використання скріплених документів. Згідно з діючими нормативними документами при формуванні справ постійного, довготривалого зберігання і з особового складу з них видаляються всі металеві скріплення. Тому слід утримуватися від застосування сшивачем при роботі з документами, яким належить довгострокове або постійне зберігання. До того ж у ряді випадків скріплення може заважати сприйняттю інформації, розташованої на аркуші документа. У комплекті із сшивачем можна мати пристрої для вилучення дужок і скріп.
Ламінування.
Для забезпечення схоронності документів застосовуються засоби з нанесення на поверхню документів захисних покриттів, так звані ламінатори. Як покриття використовуються різні види плівок. Вибір плівки залежить від таких умов як термін подальшої служби документа, необхідність збереження їм гнучкості або твердості. Ламінування документа поліпшує його зовнішній вигляд, захищає від забруднення і впливу агресивних середовищ, підвищує його механічну міцність. Разом з тим потрібно мати на увазі, що, охороняючи документ від механічних і хімічних зовнішніх впливів, з плином часу захисна плівка може також принести документами шкоди у зв'язку з власною деформацією і помутнінням. Наявні в даний час моделі ламінаторов дозволяють покрити захисною плівкою шириною від 60 до 250 мм будь-які документи, представницькі картки, перепустки. Ламінатори прості у використанні, оснащені регуляторами температури і швидкості, що забезпечує високу якість ламінування.
Фальцювання.
Фальцювання являє собою одне - чи багаторазове згинання аркушів паперу в кількох напрямках. Машини, вироблені фальцювання, в основному, застосовуються при відправленні документів у конвертах і пакетах різного формату. Особливої актуальності набувають ці машини в сучасних умовах, коли йде активне впровадження нових форматів поштових конвертів.
Відомо, що фальцювальні машини найбільш рентабельні при великих обсягах оброблюваної документації. Треба враховувати і розширення функціональних можливостей цих машин, коли вони, крім згинання листів здійснюють їх поздовжню зрізання, перфорацію. Підвищенню функціональних можливостей цих машин сприяє оснащення їх пристроями автоматичного регулювання швидкості та електронними лічильниками оброблених листів.
Утилізація непотрібних документів.
Зростання обсягів документів, що втратили своє наукове, практичне та історичне значення і підлягають переробці, збільшує потребу в коштах на утилізацію паперових відходів. До них відносяться машини для знищення паперів (шредери): вони здійснюють механічне подрібнення надходять на переробку документів, виконаних на папері чи плівці. Ці машини забезпечують різні рівні секретності і є надійним захистом фінансової, комерційної та іншої інформації. Переробка носіїв інформації ведеться за допомогою систем дискових ножів з різними ступенями подрібнення.
Упаковка документів.
До засобів обробки відноситься і устаткування для упаковки документів. Це пачковязательние машини, які обв'язують пачки документів шпагатом, стрічкою з подальшим закріпленням зв'язують елементів металевими або пластмасовими скобами. Розміри таких пачок від 80х80х10 до 250х250х170 мм. Машини можуть мати як ручний, так і електричний привід.
Окремо треба назвати купюрорахувальні машини, які можуть здійснювати замкнутий цикл оброблених купюр, в тому числі перевірку автентичності перераховуваних виробів, їх перерахунок, комплектування в пачку і скріплення цієї пачки стрічкою або іншим видом упаковки при швидкості до 1000 купюр у хвилину. Машини мають пристрій підрахунку обробленої продукції.
Література
1. Лебедєва М. Офісна оргтехніка2. Соловйов Е. Діловодство