Експертиза цінності документів 3

Перелік документів, які підлягають прийому до державних архівів, передбачає в ряді випадків приймання звітів у складі фонду установи-автора і в складі фонду вищестоящої установи з подальшою експертизою в стінах держархіву. Якщо матеріали цих установ передають в різні архіви (наприклад, фонд вищестоящої установи знаходиться в РГАЕ, а підвідомчого - в обласному архіві), то така дублетність в масштабі АФ в даний час представляється доцільною.
7. Поглощенность змісту. Цей критерій застосовується особливо широко при експертизі поточної планової та звітної документації: зміст місячних звітів поглинається квартальними звітами, зміст квартальних звітів поглинається річним звітом; зміст оперативних зведень поглинається за великий відрізок часу; плани квартальні та місячні складаються на основі річного та практично поглинені ім.
Поглинання змісту відбувається і по іншій лінії: звіти структурних підрозділів поглинаються звітом установи, звіти підвідомчих організацій частково поглинаються зведеним звітом по галузі {або по установах однієї галузі в масштабі району, області).
На державне зберігання відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних, що легко зробити в рамках однієї установи. Значно складніше це виконати при вирішенні питання про зберігання звітів підвідомчих організацій, так як поглинання відбувається не повне.
8. Фізичний стан документа. Цей критерій - допоміжний і застосовується в окремих випадках. Один з випадків застосування цього критерію - наявність сильно пошкоджених документів, наприклад, були залиті водою і злиплися, пошкоджені пліснявою так, що частина тексту майже або зовсім нечитабельна. У цих випадках, як правило, встановлюється, чи належать ці документи до основних у конкретному закладі або до допоміжних. Ті справи і документи, втрата яких збіднить комплекси документів за певний період, не дасть можливості в майбутньому історикам всебічно вивчати якусь серйозну проблему, передаються на реставрацію. Ті ж документи, які хоч і містять корисну інформацію, але не є основними, можуть бути виділені для знищення згідно з критерієм фізичного стану.
Перелік документів, які підлягають прийому до державних архівів СРСР. М.: Головархів СРСР, 1975.
Техніка реставрації розвивається, документи, що здавалися безнадійно зіпсованими в 30-х роках, тепер відновлюються. Вже на початку 50-х років у Центральній науково-дослідної лабораторії Головархіву СРСР фотографували в інфрачервоних променях архівні документи з повністю вицвілим текстом, і на фотографії текст був ясно видно. Можна припустити, що документи, не читані сьогодні, можуть бути прочитані в майбутньому.
Інший випадок застосування цього критерію: сильно зіпсований важливий документ (річний звіт або огляд діяльності, протоколи тощо), а крім того, є другий і третій примірники. У цьому випадку не знищують офіційно оформлений оригінал, а до нього приєднують копію, якою користуються при необхідності.
Існує ще ряд критеріїв. Наприклад, мовні чи художні особливості документа (документ відбирають на зберігання незалежно від його змісту, походження та приладдя), ступінь збереження фонду і деякі інші, але розглядати їх тут немає необхідності, тому що до документів функціонуючого установи вони, як правило, не застосовуються.
Розробка критеріїв ведеться давно, вироблялися вони поступово, змінювалося розуміння сутності деяких критеріїв, змінювалися формулювання і уявлення про цінності найбільш важливих критеріїв. Процес цей триває, можливо, з'являться нові критерії, а нині існуючі будуть переосмислені.
4. Система експертних органів
Експертна служба являє собою систему експертних комісій (ЕК) та експертно-перевірочних комісій (ЕПК), на які покладається проведення робіт з експертизи цінності документів. ЕК і ЕПК - постійно діючі дорадчі органи. Рішення ЕК затверджуються керівником установи. Але з ряду питань, що входять у їхні функції, потрібно затвердження ЕПК відповідної установи державної архівної служби, від якої ЕК отримують організаційно-методичні вказівки. З цього випливає необхідність постійного контакту в їх роботі.
Експертні комісії (ЕК) створюються в усіх установах, організаціях, на підприємствах країни, в структурних підрозділах великих організацій, установ. Є ЕК також в обласних архівах та їх філіях.
У міністерствах і центральних установах відомств Російської Федерації організуються центральні експертні комісії (ЦЕК).
Експертно-перевірочні комісії (ЕПК) функціонують при архівних управліннях - відділах автономних республік, країв, областей, а також у федеральних державних архівах, які комплектуються сучасними документами. При інших державних архівах та центрах документації діють експертно-методичні комісії (ЕМК).
При Росархіву діє Центральна експертно-перевірочна комісія (ЦЕПК).
Таким чином, система експертної служби складається з наступних ланок: 1) архівні установи (ЦЕПК - ЕПК - ЕМК); 2) інші установи та організації <ЦЕК - ЕК).
У 1977 р. Головархів СРСР розробив і опублікував типові положення про постійно діючу центральної експертної комісії {ЦЕК) міністерства (відомства) і про постійно діючу експертну комісію (ЕК) установи, ці положення діють і зараз. У них зазначені правові положення та функції комісій, а також порядок їх роботи та взаємини з ЦЕПК - ЕПК. Основне призначення цих комісій - проведення практичної та методичної роботи з експертизи цінності документів та здійснення керівництва і координації діяльності ЕК структурних підрозділів і підвідомчих організацій.
ЦЕК призначається наказом по міністерству (відомству) з числа кваліфікованих фахівців основних структурних підрозділів і очолюється одним з керівних працівників. До складу ЦЕК обов'язково входить завідувач центральним архівом міністерства і представник центрального державного архіву.
ЕК призначається наказом керівника установи, організації, підприємства, а очолюється керівником структурного підрозділу. До складу комісії включаються кваліфіковані фахівці основного профілю діяльності установи (не менше трьох - п'яти осіб). Зазвичай членом ЕК буває також економіст чи працівник бухгалтерії, так як обліково-фінансова документація становить значний відсоток у загальній масі справ. Згідно з типовим положенням до складу ЕК входять працівник діловодної служби і завідуючий архівом установи (якщо немає штатної одиниці завідувача архівом, то відповідальна за архів особа). Обов'язкове включення до складу ЕК цих осіб пояснюється тим, що вони в силу своїх службових обов'язків повинні знати всю документацію в сукупності. Крім того, безпосередня робота зі складання номенклатур, відбору справ на державне зберігання, і т.п. проводиться ними або під їх керівництвом. До складу ЕК провідних організацій відомства входить представник архівної установи: це одна з форм контролю і методичної допомоги. Для консультацій можуть залучатися фахівці з інших організацій.
У кожній установі доцільно мати індивідуальне положення про експертну комісію.
Більшість функцій ЦЕК і ЕК, пов'язаних з практичною роботою, збігаються.
1. ЕК і ЦЕК розглядають і схвалюють проекти номенклатур справ структурних підрозділів та зведеної по установі.
2. ЕК і ЦЕК розглядають графік передачі документів із структурних підрозділів до архіву установи і графік передачі документів до державного архіву (складений архівом установи та узгоджений з державним архівом).
3. ЕК щорічно спільно з працівниками діловодства структурних підрозділів та архівом проводить відбір документів постійного і тривалого строків зберігання для передачі в архів установи. Це найважливіший етап у роботі з експертизи цінності, тому що при цьому відбувається відбір справ для передачі в подальшому на державне зберігання.
Члени ЕК перевіряють у структурних підрозділах правильність виконання роботи з експертизи цінності, переглядаючи описи справ постійного і тимчасового зберігання, акти про виділення справ для знищення, самі справи, підібрані за категоріями. При перегляді справ з'ясовується, наскільки правильно вони сформовані (щоб у справі, що підлягає передачі на державне зберігання, не виявилося непотрібних паперів, а у справах, виділених для знищення, - цінних документів). Особлива увага звертається на справи з відміткою ЕПК, так як треба встановити у кожній справі, чи представляє воно політичну, наукову, народногосподарську чи культурну цінність, чи треба його відібрати для постійного зберігання або воно має лише довідкове значення і для нього достатньо того терміну, який стоїть перед відміткою ЕПК.
ЦЕК здійснює контроль за відбором справ у структурних підрозділах та підвідомчих організаціях.
4. ЕК розглядає опису, складені в закладі: річні розділи описів справ постійного зберігання, що підлягають передачі до державного архіву, опису справ з особового складу постійного зберігання, справ тимчасового зберігання (понад 10 років), справ з особового складу довготривалого зберігання. Після схвалення описів справ постійного зберігання ЕК виносить рішення про подання їх для затвердження ЕПК архівної установи. У ряді установ роботу з підготовки справ для передачі в держархів виконують співробітники госпрозрахункових груп держархівів. Порядок затвердження всіх складених ними документів той же. ЦЕК проводить таку ж роботу по центральному апарату.
ЕК і ЦЕК стверджують опису справ тривалого зберігання по установі і підвідомчим організаціям, не здають документи до держархівів.
5. ЕК і ЦЕК розглядають і схвалюють акти про виділення до знищення документів і справ з простроченим терміном зберігання, що знаходяться в архіві установи і в структурних підрозділах, в тому числі з позначкою ЕПК (останні узгоджуються з архівними установами), розглядають також акти підпорядкованих організацій і підприємств, не перебувають на обліку в архівних установах.
6. ЕК і ЦЕК розглядають акти про невиправному пошкодженні документів постійного зберігання та актів про втрату справ, що підлягають передачі на державне зберігання.
7. ЕК і ЦЕК розглядають питання прийому на відомче зберігання документів особового походження.
8. ЕК і ЦЕК ведуть дослідження цінності різних груп документів. Вони розглядають пропозиції про зміну термінів зберігання окремих категорій документів та встановлення строків зберігання документів, не передбачених діючими переліками, типовими і зразковими номенклатурами. Потім приймається рішення про подання пропозицій на затвердження ЕПК відповідної архівної установи.
9. ЕК і ЦЕК розглядають переліки та опису особливо цінних справ та вносять пропозиції ЕПК.
10. ЕК і ЦЕК розглядають пропозиції щодо заміни оригіналів окремих категорій документів мікрофільмами та вносять пропозиції ЕПК.
11. ЕК і ЦЕК здійснюють методичне керівництво діяльністю ЕК структурних підрозділів і підвідомчих організацій, контролюють їх роботу, консультують членів їх ЦЕК спільно з центральними архівами міністерства і діловодної службою бере участь у проведенні занять з підвищення кваліфікації працівників діловодства і архівів, членів ЕК структурних підрозділів і підвідомчих організацій.
12. ЕК і ЦЕК надають методичну і практичну допомогу підвідомчим організаціям, які не перебувають на обліку в архівних установах, з питань роботи з документами (складання номенклатур, організація зберігання та обліку документів, експертиза їх цінності, складання описів справ тривалого зберігання та актів про виділення до знищення справ , не підлягають подальшому зберігання, та ін.)
Діяльність ЕК і ЦЕК оформлюється протоколами (рішеннями), які затверджуються керівником установи. По ряду питань, як говорилося вище, рішення ЦЕК (ЕК) затверджуються або погоджуються з ЕПК установи державної архівної служби. До них відносяться: рішення про схвалення описів на справи постійного зберігання та з особового складу; акти про виділення до знищення справ з відміткою ЕПК, акти про невиправному пошкодженні і про втрату справ постійного зберігання, методичні посібники з експертизи цінності і обробці справ; зведена номенклатура справ установи; проекти типових та примірних номенклатур для структурних підрозділів та підвідомчих установ; пропозиції про зміну термінів зберігання окремих видів документів, встановлених типовими і відомчими переліками документів або затвердженими раніше типовими і зразковими номенклатурами справ; пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками, типовими і зразковими номенклатурами справ; переліки та опису особливо цінних документів і справ; пропозиції щодо заміни оригіналів документів мікрофільмами.
Примірник тексту рішення, прийнятого по кожному з цих питань, візується керівником організації та надсилається до ЕПК архівної установи. Після його затвердження ЕПК рішення затверджується керівником організації.
ЦЕК як орган центральної установи галузі має специфічні функції;
1. Методична робота в галузі експертизи є однією з найважливіших функцій ЦЕК. Вона розглядає та подає на затвердження архівної установи проекти відомчих переліків зі строками зберігання та переліків документів, що підлягають передачі до держархівів; переліків документів, оригінали яких можуть бути замінені мікрофотокопій, що мають юридичну силу оригіналів; класифікаторів, примірних і типових номенклатур, інструкцій з діловодства та інших нормативно-методичних посібників (ЕК приймає участь у підготовці та розгляді цих допомог).
2. ЦЕК розглядає проекти наступних документів: рекомендацій з організаційних і методичних питань експертизи цінності документів; списків установ, організацій і підприємств галузі, документи яких підлягають або не підлягають передачі на державне зберігання; типових положень про ЕК структурних підрозділів і підвідомчих організацій та інших нормативно-методичних посібників . Проекти цих документів після схвалення ЦЕК і візування керівником установи подаються на розгляд ЕПК архівної установи.
3. ЦЕК за погодженням з архівною установою може винести рішення про надання ЕК структурних підрозділів міністерства (відомства) і підвідомчих йому організацій права самостійно знищувати документи з простроченим терміном зберігання після затвердження описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання та з особового складу за відповідні роки. Таке рішення може прийматися за умови, якщо є затверджений відомчий перелік документів зі строками зберігання.
Таким чином, ЦЕК відомства виконує і функції, притаманні ЕК установ, і функції, притаманні лише центральному експертному органу відомства.
Експертно-методичні комісії державних архівів з постійним складом документів ведуть роботу за кількома напрямками.
1. Експертиза цінності документів усередині архіву (розгляд описів після переробки та актів про виділення до знищення документів, визначення порядку проведення експертизи складних фондів і комплексів фондів для забезпечення комплексної оцінки документів та ін.)
2. Розгляд розроблених в архіві методичних посібників, в тому числі і з експертизи цінності документів (переліки категорій справ постійного строку зберігання, переліки особливо цінних справ і документів, робочі інструкції та ін.)
3. Робота з комплектування держархіву (вивчення складу документів в установах, що здають справи в держархів, участь у розробці списків установ, що здають і не здають матеріали на державне зберігання на відповідній території, переліків документів, що підлягають постійному зберіганню, і т.п.).
Рішення ЕМК затверджуються керівництвом архіву, але з низки питань вимагають затвердження та ЕПК.
У федеральних державних архівах та центрах зберігання документації, які комплектуються сучасними документами, організовані експертно-перевірочні комісії. ЕПК РДА виконує функції ЕК по роботі з документами всередині архіву, але в роботі з установами їй надані права ЕПК архівного органу,
Експертно-перевірочні комісії (ЕПК) органів управління архівною справою і російських державних архівів займаються широким колом питань експертизи цінності документів та комплектування ними держархівів (у межах своєї компетенції). Для всебічного та кваліфікованого обговорення часто дуже складних питань до складу комісії включають представників різних професій: юристів, економістів, представників наукових і культурних установ та ін
У функції ЕПК входить розгляд:
списків установ, організацій і підприємств, документів, які підлягають або не підлягають прийому на державне зберігання;
переліків документів, які підлягають прийому до державних архівів;
проектів типових і примірних номенклатур справ для установ, узгодження конкретних номенклатур справ;
пропозиції про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених типовими і відомчими переліками, та встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками, типовими і зразковими номенклатурами (з подальшим внесенням пропозицій до ЦЕПК);
описів справ постійного зберігання та з особового складу, що подаються установами;
питання про комплектування держархіву документами особового походження;
методичних посібників з питань експертизи цінності та обробки документів.
ЕПК проводить узгодження актів про виділення до знищення справ з відміткою ЕПК, про втрату справ, про невиправних пошкодженнях справ; заслуховування ЕК установ і надання їм допомоги, організацію обміну досвідом ЕК установ та узагальнення цього досвіду.
У функції ЕПК архівних органів входить також винесення рекомендацій з методичних питань експертизи цінності документів та комплектування держархівів; затвердження перероблених описів особливо цінних справ, а також актів про виділення документів для знищення, складених у державних архівах, розгляд підготовлених держархівами переліків особливо цінних справ і документів та ін •
Центральна експертно-перевірочна комісія (ЦЕПК) є вищою інстанцією з питань експертизи цінності документів. ЦЕПК Росархіву розглядає ці питання на загальнофедеральному рівні.
ЦЕПК Росархіву розробляє принципи комплектування АФ РФ і вирішує питання про віднесення фондів або документів до комплексу фондів загальноросійського значення;
розробляє принципи експертизи наукової та практичної цінності документів АФ РФ і визначає категорії установ, організацій і підприємств, від яких проводиться прийом документів до держархівів;
розробляє типові переліки документів і розглядає відомчі переліки документів зі строками зберігання;
визначає категорії особливо цінних і унікальних справ за пропозиціями федеральних міністерств і відомств, а також РДА;
визначає склад документів, що підлягають зберіганню в державних архівах і архівах міністерств та відомств;
розглядає пропозиції про зміну в окремих випадках термінів відомчого 'зберігання документів в архівах міністерств і відомств і про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, передбачених відомчим переліком, а також про встановлення строків зберігання документів, не передбачених відомчими і типовими переліками;
дозволяє окремим міністерствам і відомствам, які мають затверджений перелік документів зі строками зберігання, самостійно вирішувати питання про знищення документів (за умови правильно поставленого діловодства та добрій організації роботи з експертизи цінності документів);
виносить рішення за пропозицією міністерств і відомств про можливу заміну оригіналів деяких категорій документів і справ мікрофільмами.
ЦЕПК, як і всі експертні комісії, - дорадчий орган, тому всі її рішення набувають чинності після затвердження їх керівництвом Росархіву.
Багато питань, що розглядаються ЦЕПК, виникають в установах: ЕК беруть участь у підготовці та обговоренні проектів відомчих переліків, типових і примірних номенклатур, а також у розробці пропозицій щодо зміни термінів зберігання документів і встановлення термінів, не передбачених переліком. ЦЕК розглядають ці питання на рівні міністерств і виносять рішення про подання розроблених проектів на погодження ЕПК РДА, яка виносить свої думки ЦЕПК, а ЦЕПК приймає остаточне рішення (представляється на затвердження керівництву Росархіву).
Об'єднання зусиль фахівців галузі, істориків та архівістів створює умови для реальної об'єктивної оцінки документів. Адже величезний потік документної інформації ускладнює їх виявлення. Гонитва за узагальненою інформацією деколи приводить до вихолощення цінних документів, що відходять від звичних стереотипів, що містять інформацію про новаторських починаннях, творчих пошуках, нестандартних рішеннях проблем. Особливо характерно зміст такої інформації в документах певних історичних періодів, пов'язаних з різними змінами в житті суспільства - політичними, економічними, соціальними, культурними. Завдання експертної служби - зберегти найбільш цінні документи з тих, що висвітлюють хід перебудови та економічних реформ.

5. Комплекс нормативно-методичних посібників з експертизи цінності документів
Найважливішим довідковим посібником при роботі з експертизи цінності документів служать різні переліки документів. Переліки, затверджені Головархівом СРСР, Росархивом, є також і нормативними документами при визначенні строків зберігання конкретних категорій справ та документів, тобто зазначені в них строки зберігання обов'язкові. Головне призначення переліків полягає в забезпеченні збереження цінних документів, що утворюються в діяльності установ, організацій, підприємств, і їх надходження на державне зберігання.
Існують два види переліків документів: з зазначенням термінів зберігання та підлягають передачі на державне зберігання. Переліки документів за термінами зберігання діляться на дві групи: переліки типових документів, звані зазвичай типові переліки, і відомчі переліки. Переліки документів, що підлягають передачі на державне зберігання, є типовими, але охоплюють тільки документи постійного зберігання.
У типові переліки, як правило, не включаються документи специфічні, характерні для якоїсь певної галузі народного господарства (наприклад, документи медичні, військові, судові і т.п.). На підставі типових переліків міністерства і відомства розробляють відомчі переліки, що включають і типові документи, та документи, специфічні для даної галузі, тобто охоплюють усю документацію установ цієї галузі від вищого органу до низової організації. Терміни зберігання типових документів відповідають термінам, зазначеним в типових переліках (включаючи відмітку ЕПК). Терміни зберігання специфічних документів, що створюються в результаті виконання установами та підприємствами галузі спеціальних галузевих функцій, визначаються шляхом ретельного вивчення складу та змісту цих документів на основі принципів і критеріїв експертизи цінності документів. Після проходження всіх стадій обговорення і узгодження відомчі переліки затверджуються керівництвом відповідного відомства і провідною установою державної архівної служби.
У 1967 р. було видано перелік типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання матеріалів. Цей перелік, а також два переліки документів з особового складу (із зазначенням термінів зберігання, видання 1963 р. і які підлягають прийому на госхранение, видання 1976 р.).
Перераховані переліки охоплюють документи, які утворюються в процесі управлінської діяльності і характерні для переважної більшості установ, організацій і підприємств країни. Але в багатьох установах і на більшості підприємств створюється також технічна документація, тому було видано два типових переліку технічної документації: з вказівкою термінів і місць її зберігання і підлягає прийому в державні архіви.
Для зручності користування в 1989 р. ці переліки були допрацьовані і об'єднані в один перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання. Цей перелік включав дві частини: традиційна управлінська документація, притаманна всім управлінським апаратів, і типова науково-технічна документація.
Для районних та сільських організацій були видані інші типові переліки: Примірний перелік типових документальних матеріалів, що зберігаються в районних, міських, селищних і сільських закладах, підприємствах і організаціях Союзу РСР з зазначенням термінів зберігання матеріалів; Перелік документальних матеріалів, що утворюються в колгоспах, із зазначенням терміну зберігання матеріалів.
Переліки документів, як усякий довідник, складаються з самого переліку (статей) і допоміжного довідкового апарату. Допоміжний довідковий апарат зазвичай складається з вказівок щодо застосування переліку, покажчика видів документів і змісту, що є одночасно схемою класифікації статей переліку. Деякі переліки забезпечені додатками.
Розглянемо як приклад склад і методику користування переліком типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання матеріалів (у подальшому тексті - Перелік типових документів). Методика застосування переліку не має принципових відмінностей відтепер діючого. Названий перелік починається з рекомендацій із застосування переліку, в яких дано пояснення, як на його основі складати відомчий перелік і як їм користуватися в практичній роботі при визначенні строків зберігання справ, включених до номенклатури, і при безпосередньому вивченні справ під час експертизи їх цінності (у переліку даються не заголовки справ, як в номенклатурі, а назви категорій документів, терміни зберігання диференційовані за двома групами установ). Закінчуються вказівки поясненням порядку проведення експертизи та оформлення відбору документів на зберігання і знищення. Далі йде сам перелік категорій документів за статтями.
Статтею переліку називається сукупність відомостей про одну або кількох категоріях документів, означених одним порядковим номером.
Відомості про кожній статті в переліку позначаються за графами. У Переліку типових документів п'ять граф:

Форма

№ п / п	Найменування категорій документів та інших матеріалів	Терміни зберігання		Примітка
		в установах, від яких матеріали надходять до держархівів	в установах, від яких матеріали до держархівів НЕ приймаються
1	2	3	4	5

Як видно з наведеної форми, кожна стаття переліку містить три обов'язкові елементи і один додатковий. Обов'язкові елементи (складові частини) статті за переліком: порядковий номер, який є пошукових та номером документу (гр. 1); назва видів документів: одного (плани) або декількох (рахунки, наряди і вимоги) або узагальнена назва (матеріали) (гр . 2); термін зберігання (гр. 3, 4). Додатковим елементом, властивим не кожній статті, є примітка (гр. 5).
Схема класифікації переліку виробничо-галузева, тобто в її основу покладені напрямки діяльності, характерні для більшості установ. Ця схема відображена в назвах розділів переліку.
I. Керівництво і контроль.
II. Організаційні питання.
III. Планування.
IV. Фінансування.
V. Облік і звітність.
VI. Кадри.
VII. Праця,
VIII. Питання зовнішніх зносин.
IX. Питання виробництва.
X. Питання будівництва, реконструкції та капітального ремонту.
XI. Якість продукції, технічний контроль, стандартизація.
XII. Питання науково-дослідної роботи.
XIII. Питання освіти та освіти, культурно-масова робота.
XIV. Соціально-побутові питання.
XV. Правові питання і арбітраж.
XVI. Матеріально-технічне постачання та складське господарство.
XVII. Адміністративно-господарські питання. XVII]. Видавництво.
XIX. Діловодство, архів.
XX Питання роботи первинних профорганізацій.
Приблизно така ж схема і у багатьох відомчих переліків.
Схема типового переліку дає можливість розшукати потрібну статтю, виходячи з логічних посилок. Наприклад, в підрозділі у грудні з'явився документ, не передбачений номенклатурою справ: Акт обстеження організації праці районним комітетом народного контролю. Секретар повинен знайти цьому акту місце в номенклатурі і визначити термін зберігання (надалі з'явиться план заходів щодо усунення недоліків, звіт про його виконання та інші документи, але це буде надалі, а поки у секретаря один акт).
Переглянувши класифікаційну схему переліку, у розділі I "Керівництво та контроль" знаходимо підрозділ 2 "Контроль" (с. 15). Тут всього сім статей. Відзначаємо (відбираємо) потрібну статтю: "25. Матеріали ревізій та обстежень установ органами Радянської влади, народного та фінансового контролю". Термін зберігання - постійний або десять років {в залежності від категорії установи). Конкретний заголовок буде таким, як зазначено вище, лише з невеликим уточненням: Акт обстеження організації праці у відділі Кіровським районним комітетом народного контролю (в якому відділі - не пишеться, так як назва відділу зазначено на початку номенклатури і на обкладинці справи і відображено в індексі справи ).
Переглядаючи схему, секретар міг би звернути увагу і на розділ VII "Труд", підрозділ 3 "Організація і продуктивність праці, трудова дисципліна" (установа перевіряли саме з питання організації праці). Знаходимо в переліку цей підрозділ (с. 51). Тут 19 статей, але в них мова йде про трудові договори, наукової організації праці, як керівництва, графіках виробничих процесів, табелях та ін У ст. 349 йдеться про обстеженнях: "Анкети, акти обстеження і листування з питання застосування і стану умов праці жінок та підлітків на виробництві". Але тут конкретна і вузька тема, а в нашому документі питання стоїть ширше, та й у ст. 25 йдеться саме про перевірки органами народного контролю. Так що правильним було віднесення документа до ст. 25.
Як же навчитися правильно знаходити статтю? В основі схеми лежить функціональний ознака. У розглянутому прикладі - документ, що висвітлює перевірку, проведену контролюючим органом. Могла бути перевірка і інших сторін діяльності установи, але в будь-якому випадку місце цього акту було б тут, виходячи з функції контролю. Деякі працівники вважають за краще шукати потрібну статтю не за класифікаційною схемою, а за вказівником видів документів, вважаючи, що це набагато простіше і надійніше. Але це помилкове уявлення. Багато видів документів у покажчику дають відсилання до десятків статей. Наприклад, плани мають 35 різновидів за вказівником і дають відсилання до 66 статтями, постанова - 17 різновидів, відсилання до 23 статтями, листування - 56 різновидів, відсилання до 258 статтями. Шукати серед такої безлічі матеріалів важче. А в наведеному прикладі просто не можна знайти статтю з вигляду документа, тому що стаття, до якої належить наш документ, називається не акти, а матеріали (поняття, що включає різні види документів) та в покажчику видів документів йде під цією назвою.
У гр. 2 записані не заголовки справ, а назви документів, часто декількох в одній статті (із зазначенням або категорій установ-авторів, або питання), або узагальнююче найменування - матеріали, також із зазначенням питання. Наприклад: постанови, протоколи, стенограми зборів активів міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств (ст. 13); матеріали щодо встановлення виробничих, наукових, культурних та інших зв'язків між установами (ст. 48).
У гр. 3 і 4 заносяться відомості про терміни зберігання документів за категоріями установ. I категорія - установи, від яких матеріали надходять до держархівів, II категорія - установи, від яких матеріали у держархів не приймаються. Терміни зберігання документів однакової назви у них різні. Така відмінність термінів зберігання в залежності від категорії установ називається диференціацією по ланках. Згідно з переліком в установах II категорії не створюється документів постійного строку зберігання, у гр. 4 максимальний термін зберігання - десять років (за винятком деяких документів з особового складу і про нещасні випадки, термін зберігання яких вище). Наприклад:
82. Завдання планових органів відомствам і листування з освоєння нових видів промислової продукції
Пост.
10 років
Багато категорій документів в установах II категорії не утворюються. Так, вже згадувані матеріали щодо встановлення виробничих, наукових, культурних та інших зв'язків між установами (ст. 48) мають термін зберігання тільки для закладів II категорії: у гр. 3 - пост., У гр. 4 - прочерк. Таких статей у переліку чимало.
У ряді випадків диференціація термінів зберігання проводиться не тільки за категоріями установ, але і за місцем створення документів. Наприклад:
5. Висновки на законопроекти проекти постанов:
а) за місцем розробки проекту
б) в інших установах
Пост.
3 роки
3 роки
Деякі статті містять примітки, конкретно вказують, у яких установах повинні зберігатися розмножені документи.
39. Затверджені штатні розписи та документи про їх зміну
Пост. ¹
10 років
Примітки про умови, які впливають на відбір документів для постійного зберігання:
4. Постанови, рішення і розпорядження місцевих Рад депутатів трудящих та їх виконавчих комітетів; матеріали з розробки постанов, рішень, розпоряджень:
а) за місцем прийняття (оригінали) Пост. 2 роки
б) в інших установах 5 років 5 років
Ряд статей передбачає терміни зберігання тільки в період їх потреби в практичній роботі в обох ланках:
154. Перфораційні карти
155. Контрольні табуляграми
До відпадання потреби
У значній кількості статей поряд з цифрою, що означає термін зберігання, стоїть відмітка ЕПК, яка вказує, що питання про зберігання або знищення цих справ повинен обов'язково узгоджуватися з ЕПК архівної установи. Відмітка ЕПК попереджає, що такі документи можуть мати наукове значення. Наприклад:
414.Акти та звіти про аварії, аварій-10летЕПК10 років
Чому ця стаття і відповідно до неї аналогічний заголовок в номенклатурі справ і на обкладинці самої справи мають відмітку ЕПК? Тому що аварії бувають різного масштабу і наслідки у них різні. Якщо мова йде, скажімо, про прорив опалювальних батарей і заливанні гарячою водою частини продукції на складі або про аварію машин, то документи підлягають зберіганню таку кількість років, яке зазначено до позначки ЕПК. Якщо ж документи відображають катастрофи (з вибухами, людськими жертвами і т.п.) і якщо не вдалося встановити причину цього, такі документи відбираються на постійне зберігання, так як вони можуть служити матеріалом для дослідження, і не тільки історичного - через багато років можуть виявитися нові факти і документи, які змусять по-іншому поглянути на те, що сталося.
Інша група документів з цього ж питання:
419.Акти і протоколи розслідувань нещасних випадків
45 років
ЕПК
45 років
Тут знову відмітка ЕПК, але мінімальний термін зберігання 45 років, причому в обох групах установ. Чому? Відмітка ЕПК тут застосовується на підставі тих же умов, що і в попередньому прикладі, а термін 45 років поставлений тому, що це стосується людей. Багато матеріалів з особового складу зберігаються довго, з урахуванням тривалості трудового періоду життя людини. У даному випадку це може виявитися необхідним для встановлення групи інвалідності або вирішення питання про пенсії.
Фрагмент одного з основних законів, що регламентують архівна справа:
Зареєстровано в Мін'юсті РФ 6 березня 2007 р. N 9059
МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МАСОВИХ КОМУНІКАЦІЙ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
НАКАЗ від 18 січня 2007 р. N 19
ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПРАВИЛ
ОРГАНІЗАЦІЇ ЗБЕРІГАННЯ, КОМПЛЕКТУВАННЯ,
ОБЛІКУ ТА ВИКОРИСТАННЯ ДОКУМЕНТІВ АРХІВНОГО ФОНДУ
РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ ТА ІНШИХ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
У ДЕРЖАВНИХ І муніципальний архів,
МУЗЕЇ ТА БІБЛІОТЕКАХ, ОРГАНІЗАЦІЯХ
РОСІЙСЬКОЇ АКАДЕМІЇ НАУК
Відповідно до пункту 2 частини 1 статті 4, частини 5 статті 14 Федерального закону від 22 жовтня 2004 р. N 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (Відомості Верховної Ради України, 2004, N 43, ст. 4169; 2006 , N 50, ст. 5280) наказую:
1. Затвердити Правила організації зберігання, комплектування, обліку та
2. використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних
3. документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях
4. Російської академії наук.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра
6. Д.М. Амунца.
Порядок експертизи цінності документів
4.3. Архівні документи включаються до складу Архівного фонду Російської Федерації на підставі експертизи цінності документів (тобто вивчення документів на основі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів та їх відбору на постійне зберігання).
Включення документів до складу Архівного фонду Російської Федерації здійснюється на основі комплексного застосування критеріїв походження документів (функціонально-цільове призначення джерела комплектування з урахуванням його особливої ​​ролі або типового характеру, час і місце створення документа і т.п.), змісту документів (значимість інформації, в тому числі її унікальність, типовість або повторюваність, вид документа, його автентичність), зовнішніх особливостей документів (форма фіксації та передачі змісту, посвідчення та оформлення документа).
При включенні документів до складу Архівного фонду Російської Федерації використовується також форма повідового або групового вибіркового прийому документів.
4.3.1. Рішення науково-методичних питань, пов'язаних з експертизою цінності документів і включенням їх до складу Архівного фонду Російської Федерації, а також з визначенням у його складі особливо цінних документів, у тому числі унікальних документів, здійснюється ЦЕПК спеціально уповноваженого федерального органу виконавчої влади у сфері архівної справи .
Експертиза цінності документів здійснюється уповноваженим органом виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації у сфері архівної справи, архівом спільно з власником або власником архівних документів відповідно до критеріїв, встановлених у п. 4.3 цих Правил.
При проведенні експертизи цінності документів та визначенні термінів зберігання документів архів керується переліками типових архівних документів із зазначенням термінів зберігання; переліками документів, що утворюються в процесі діяльності федеральних органів державної влади, інших державних органів Російської Федерації, а також у процесі діяльності підвідомчих їм організацій, із зазначенням термінів зберігання (галузеві переліки); а також термінами зберігання окремих видів архівних документів, у тому числі не увійшли до зазначених переліків, які встановлюються законодавством Російської Федерації.
Рішення про включення до складу Архівного фонду Російської Федерації конкретних документів приймаються ЕПК федеральних державних архівів, ЕПК уповноважених органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації у сфері архівної справи, експертними фондово-закупівельними комісіями державних і муніципальних музеїв,
експертними комісіями державних і муніципальних бібліотек, ЕПК Архіву Російської Академії наук при затвердженні описів справ, документів постійного строку зберігання.
Повноваження і порядок діяльності зазначених ЕПК визначаються положеннями про них, що розробляються на основі відповідних зразкових положень, що затверджуються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи.
Архів розглядає і готує до затвердження ЕПК уповноваженого органу виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації у сфері архівної справи опису справ, документів (або їх річні розділи) постійного строку зберігання, які утворилися у діяльності його джерел комплектування. Федеральні державні архіви, Архів Російської Академії наук стверджують зазначені опису самостійно.
Архів готує до узгодження ЕПК уповноваженого органу виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації у сфері архівної справи або погоджує відповідно до наданих йому повноважень опису справ з особового складу (або їх річні розділи), акти про невиправних пошкодженнях документів (додаток N 1). Федеральні державні архіви, Архів Російської Академії наук проводять узгодження перерахованих документів самостійно.
Включення документів, що знаходяться в приватній власності, до складу Архівного фонду Російської Федерації здійснюється на підставі експертизи цінності документів і оформляється договором між власником або власником архівних документів та архівом. У даному договорі вказуються обов'язки власника або власника архівних документів щодо зберігання, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації.
4.3.2. Експертиза цінності документів в архіві проводиться:
після закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів, у тому числі документів з особового складу, що надійшли до архіву від ліквідованих державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій;
при вступі в архів у виняткових випадках документів в неврегульованих стані;
у разі безповоротного вивезення архівних документів за кордон.
За результатами експертизи цінності документів, строки тимчасового зберігання яких закінчилися, у тому числі документів з особового складу, архів складає акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню (додаток N 11), і в установленому порядку вносить зміни в облікові документи архіву.
У результаті експертизи цінності документів, що надійшли до архіву в неврегульованих стані, архів складає опису справ, документів постійного зберігання, описи справ тимчасового (понад 10 років) строку зберігання, описи справ з особового складу та акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню ( додаток N 11).
Що підлягають знищенню архівні документи передаються на переробку (утилізацію) і знімаються з обліку в установленому порядку. Здача справа оформляється приймально-здавальні накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість здаваних справ і вага макулатури.
6. Методика відбору документів на державне зберігання та оформлення результатів експертизи в установах
Як говорилося раніше, експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів. Експертиза на стадії діловодства викладається у відповідному курсі, тому тут розглянемо такі етапи, як експертиза на стадії підготовки справ для здачі в відомчий архів (архів установи) і на стадії підготовки справ до передачі на державне зберігання.
Здача справ у відомчий архів (архів установи) проводиться через рік після закінчення їх діловодством. Протягом року весь комплекс справ минулого року повинен знаходитися в структурному підрозділі. До цих документів можна звертатися у процесі оперативної діяльності установи, але в цей же час ведеться робота з відбору справ постійного зберігання, що за вимогою ЕГСД повинна бути завершена відразу після закінчення діловодного року.
Почати роботу доцільно з розподілу річного комплексу справ на групи за строками зберігання: постійного, довгострокового (понад десять років) і тимчасового (до десяти років включно). Якщо в архів установи здаються справи з термінами зберігання десять і п'ять років, то кількість груп відповідно збільшується. Окрему групу складуть справи з відміткою ЕПК, так як в процесі експертизи буде вирішуватися питання про терміни їх зберігання.
Розподіливши справи по групах, можна приступати до відбору справ на постійне зберігання, | тобто поаркушно переглянути всі справи постійного зберігання з метою виявлення та вилучення з них помилково потрапили малоцінних документів. Перегляд треба починати зі справи № 1 по номенклатурі: тільки за такої послідовності можна отримати правильне уявлення про комплекс документів, відбираються на постійне зберігання (оцінка документів повинна проводитися в сукупності). У визначенні цінності документів беруть участь фахівці відповідного профілю.
Як визначати цінність справ з відміткою ЕПК і чи завжди можна визначити цю цінність одразу після закінчення справи, детально розглядалася при аналізі статей переліків. Нагадаємо, що при цьому справа має бути ретельно вивчений. Свої пропозиції по кожному такому справі слід записувати в спеціальний зошит.
Результатом експертизи цінності конкретного комплексу документів є річні розділи опису справ постійного і довготривалого зберігання, а також акти про виділення до знищення справ і документів даного структурного підрозділу. У акти на знищення включаються тільки ті справи, термін зберігання яких уже закінчився (на даному етапі, як правило, виділяються до знищення справи з термінами зберігання до трьох років включно, з урахуванням не переданих у відомчий архів за попередні роки). Акт затверджує керівник установи (або організаційно відокремленого структурного підрозділу) після того, як опис справ постійного зберігання за цей рік затвердить ЕПК архівної установи.
Виділення документів до знищення з більш тривалими термінами зберігання проводиться на наступному етапі - у відомчому архіві при відборі справ на державне зберігання.
Щорічно закінчуються терміни зберігання різних груп справ, що знаходяться в архіві і структурних підрозділах (там, де архів приймає на зберігання справи з термінами від десяти років і вище). Терміни зберігання обчислюються з першого дня року, наступного за діловодних. Наприклад, в 1993 р. можна виділяти до знищення справи з простроченим терміном зберігання:
трирічного - закінчені діловодством у 1989 р.;
п'ятирічного - закінчені діловодством у 1987 р.;
десятирічного - закінчені діловодством у 1982 р.
Експертиза цінності у відомчому архіві здійснюється в процесі підготовки справ до здачі на державне зберігання. У зв'язку з цим має бути забезпечено її високу якість. При проведенні експертизи в першу чергу аналізується організаційно-розпорядча документація (постанови, накази, рішення, протоколи дорадчих органів і т.п.), а також планова та звітна. У ході вивчення вилучаються помилково залишені у справах чернетки, дублетні екземпляри, документи тимчасового зберігання одночасно збираються відомості для доповнення історичної довідки (про зміну структури, підвідомчості, функції і т.д. з посиланнями на розпорядчі документи).
При наявності дублетної документації визначаються-структурні підрозділи, де залишається на постійне зберігання основний екземпляр. Залишення при необхідності в справах дублетних примірників узгоджується з держархівом. Відповідальний момент експертизи - виявлення документів, що містять повторювану інформацію. На державне зберігання відбираються документи, що володіють найбільшою повнотою інформації. Решта за погодженням з держархівом можуть включатися в акт про виділення до знищення.
У процесі експертизи виявляються особливо цінні справи і документи, категорії яких визначені державної архівної служби. Робота з експертизи у відомчому архіві проводиться у контакті з держархівом, при його постійної методичної допомоги. При цьому використовуються відомчі і типові переліки, переліки документів, що надходять на госхранение, інші нормативні та методичні документи.
Результати експертизи оформлюються річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання, описом особливо цінних справ, річними розділами зведених описів справ тривалого зберігання (понад десять років) і з особового складу (про складання опису в гол. 5), актом про виділення до знищення документів, не що підлягають зберіганню. Всі ці документи розглядаються на засіданні ЦЕК (ЕК) одночасно, тому що в них включаються, як правило, документи одного тимчасового періоду. Схвалені ЦЕК (ЕК) опису направляються на затвердження ЕПК архівної установи. Після їх затвердження експертно-перевірочною комісією керівник установи затверджує акт на знищення справ з простроченим терміном зберігання. Включені в цей акт документи здаються в упакованому вигляді на бумагоперерабативающіе фабрики або організації, що займаються збором вторсировини. Здача оформляється приймально-здавальні накладними, дані яких (дата здачі, номер накладної, вага зданої макулатури) вказуються в акті про виділення до знищення документів.
В установах, не здають документи на державне зберігання, відбір справ із простроченим терміном зберігання проводиться в тому ж порядку: в акт про виділення до знищення вносяться документи тільки з простроченим терміном зберігання; одночасно з актом за той же часовий період складаються річні розділи зведених описів справ з особового складу (накази, списки особового складу, картки обліку і особові справи звільнених робітників і службовців, особові рахунки або розрахункові відомості по зарплаті, не затребувані трудові книжки та інші особисті документи, акти про нещасні випадки), а також річні розділи зведених описів справ тривалого зберігання (понад десять років, але для таких організацій доцільно включення в опис і справ з терміном зберігання десять років); акт про виділення до знищення разом з описами справ з особового складу і довготривалого зберігання подається на затвердження керівнику установи. Після їх затвердження виділені до знищення документи здаються в установленому порядку в місцеві організації, що збирають вторсировину.