Експертиза цінності документів 2 Вивчення документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Департамент соціального захисту населення міста Москви

Реабілітаційний центр для інвалідів

Технікум

Реферат

На тему:

Експертиза цінності документів

Студентки 3 курсу. Гр 9 Д. А.31

Сладково Є.А.

Москва 2009

Зміст

1. Експертиза цінності документів

2. Завдання експертизи цінності документів

3. Критерії експертизи цінності

Список використаної літератури

1. Експертиза цінності документів

При формуванні Архівного фонду країни з величезної кількості документів, лише незначна частина надходить на державне зберігання. Процес вивчення документів на підставі принципів і критеріїв цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання називається експертизою цінності документів. Сучасна експертиза цінності документів проводиться, як правило, на основі нормативно-методичних посібників: переліків, номенклатур справ, класифікаторів. Однак ці посібники, як і закони, зворотної сили не мають. Тому не проводиться експертиза цінності документів, наприклад 1920-х рр.. за переліками 1990-х рр.. Підсумком експертизи цінності документів є повноцінне комплектування державних архівів і всього Архівного фонду країни. Саме в результаті експертизи відбувається формування архівних фондів, які концентруються в державних архівах.

2. Завдання експертизи цінності документів

Перше завдання - відбір найбільш цінних документів з відомчих до державних архівів на державне (постійне) зберігання та визначення профільності документів того чи іншого державного архіву.

Друге завдання - визначення термінів зберігання документів, інформація в яких може бути використана протягом якогось періоду часу.

Третє завдання - забезпечення повноти складу архівного фонду шляхом заповнення втрачених документів, що можна зробити за рахунок ідентичних документів з фондів однорідних установ, а також вище - або нижчестоящих установ.

Четверте завдання - відбір на зберігання найбільш інформативно ємних документів. Експертиза цінності документів проводиться в три етапи, в діловодстві, у відомчому і державному архівах. У діловодстві вирішується проблема визначення термінів зберігання документів, вже при складанні номенклатури справ, тобто коли справа ще не виготовлено.

У відомчому архіві відбувається виділення з документального фонду установи справ, для постійного зберігання і підготовка їх до здачі в державний архів. Якщо в установі є юридично самостійні структурні підрозділи, то з цінних документів формують декілька архівних фондів. Крім цього відбирають для знищення документів тимчасового зберігання, термін зберігання яких закінчився. При цьому особлива увага повинна бути приділена документами, термін зберігання яких 75 років (по особовому складу), адже за кожним з них стоїть доля людини. Всі ці важливі завдання вирішуються спільно з комісією, яка по-науковому може називатися центральної експертною комісією (ЦЕК) або просто експертною комісією (ЕК).

У державному архіві, по-перше, перевіряють рішення експертних органів, відомчих архівів, і затверджують їх і, по-друге, проводять цільову комплексну експертизу цінності документів або розбір розсипи документів.

Цільова комплексна експертиза - це експертиза, яка проводиться з метою виявлення дуплікації відразу по декількох фондам:

1. Вищестоящих і підлеглих одному відомству установ;

2. Однорідних установ, що діяли на одній території (школи одного району);

осіб, пов'язаних родинними чи особистими стосунками.

Такий комплексний підхід, можливо, здійснити лише в державному архіві, куди надходять сотні і тисячі фондів різних установ. На справи, що підлягають знищенню, складається акт; справи для постійного і довготривалого зберігання в подальшому заносяться до опису.

Акти та описи подаються на розгляд відповідної експертної комісії, або експертно-перевірочної комісії, або центральної експертно-перевірної комісії (ЦЕПК).

3. Критерії експертизи цінності

Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється за результатами експертизи цінності, шляхом комплексного застосування критеріїв походження, змісту, зовнішніх особливостей документів. Критерії експертизи цінності - це система науково обгрунтованих ознак, на основі яких визначається цінність документів.

У процесі експертизи цінності документів застосовуються всі критерії в сукупності. У цьому полягає один із проявів всебічності та комплексності оцінки документів.

До критеріїв походження відносяться:

* Роль і місце організації, або особи в системі державного управління, або конкретної галузі, в результаті діяльності яких створені документи:

* Значимість виконуваних ними функцій;

* Час і місце освіти документів.

Критерій походження дозволяє розділити всі організації, установи та підприємства приблизно на три групи:

До першої групи належать організації, документи яких мають велику наукову, історичну та економічну цінність. Це центральні і місцеві органи влади та управління, їх галузеві структурні підрозділи, органи суду і прокуратури, наукові та промислові об'єднання, великі заводи і фабрики.

Другу групу складають організації місцевого значення - Це велика кількість організацій, однорідних за функціями та цільовим призначенням. Документи цієї групи мають практичне і певне наукове значення, але приймаються в державні архіви, як правило, вибірково, тому що діяльність таких установ відображається в документах вищих організацій. Важливі документи організацій цієї групи, які не надходять у вищестоящі організації, мають бути виявлені і приєднані до документів вищестоящої організації.

Третю групу складають переважно організації допоміжного і обслуговуючого характеру. Документи цієї групи організацій мають значення тільки для практичної роботи.

До критеріїв змісту належать:

* Значимість відображених у документах подій;

* Значення інформації, що міститься в документі;

* Повторення і поглинальною інформації, що міститься в інших документах організації;

* Вид документа;

* Автентичність документа.

Найбільш повно основну діяльність організації відображають:

* Організаційно-установчі та розпорядчі документи (статути, положення, накази, постанови, протоколи), а також річні плани та звіти. Це документи постійного зберігання;

* Довідково-інформаційні документи, які відіграють допоміжну роль, містять, як правило, оперативну або довідкову інформацію, що служить підставою для прийняття управлінських рішень, які фіксуються в розпорядчих, а іноді і в організаційних документах. Ця група документів найбільш численна, деякі з них мають тривалий довідкове значення, наприклад значна частина документів з особового складу. Переважна частина цих документів втрачає своє оперативне і довідкове значення через певний період від одного до п'яти років. Це документи оперативної і бухгалтерської звітності та обліку, листування з поточного ремонту, з постачання й багатьох інших питань, не відображає основну діяльність організації.

Повторення і поглинальною інформації. Цей критерій застосовується в основному при експертизі поточної, планової та звітної документації. Наприклад, зміст місячних звітів поглинається квартальними; зміст квартальних звітів поглинається річним звітом.

Звіти структурних підрозділів поглинаються звітом організації, звіти підвідомчих організацій поглинаються зведеним звітом, вищестоящої організації.

До критеріїв зовнішніх особливостей відносяться:

1. Форма фіксації та передачі змісту;

2 Посвідчення і оформлення документа;

3. Фізичний стан документа.

Крім загальних критеріїв експертизи цінності, для кожної групи документів існують і власні критерії, їх оцінки значення інформації для розвитку науки і техніки, пріоритетність авторства, економічна ефективність розробки чи відкриття. Робота з організації експертизи цінності документів проводиться в три етапи:

Перший етап проводиться в поточному діловодстві:

при розробці та складанні номенклатури справ;

1. При реєстрації документів;

2. При направленні виконаних документів у справи;

3. При формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ.

Другий етап проводиться під час підготовки справ до передачі в архів організації.

Третій етап експертизи цінності проводиться в архіві організації, що передає документи постійного зберігання в державний архів.

Порядок проведення експертизи цінності документів

Перший етап експертизи цінності документів проводиться в поточному діловодстві в процесі формування справ.

Протягом року весь комплекс справ минулого року повинен знаходитися в структурному підрозділі, так як ці документи можуть бути потрібні в процесі діяльності організації.

У цей же час в структурних підрозділах проводиться підготовка справ, до подальшого зберігання в архіві, тобто другий етап експертизи цінності документів.

Здача справ в архів організації проводиться не пізніше ніж через 3 роки після закінчення їх діловодством.

Експертизі цінності підлягає весь комплекс документів, що утворилися в діяльності організації.

Методика проведення першого етапу експертизи цінності вимагає починати, вивчення документів з провідних структурних підрозділів, а в межах кожного структурного підрозділу зі справи № 1 по номенклатурі, тобто з питань керівництва, планування, фінансування, контролю роботи організації, діяльності підвідомчих організацій, результатів цієї роботи . Тільки за такої послідовності можна вивчити повний комплекс документів.

Другий етап експертизи цінності починається в структурних підрозділах з розподілу річного комплексу справ, на групи за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно).

Відповідальний момент експертизи це виявлення документів, що містять повторювану інформацію. На постійне зберігання залишають документи, що містять найбільш повну інформацію.

Не допускається відбір документів, для зберігання і виділення до знищення тільки на підставі заголовка справи. Необхідно всі справи постійного зберігання та з відміткою ЕПК, переглянути з метою виявлення та вилучення помилково потрапили у справу, малоцінних документів. Такі документи потрібно виділити до знищення або обгрунтувати їх зберігання.

У ході вивчення справ вилучаються помилково залишені у справах чернетки, дублікатну екземпляри.

Певну групу становлять справи з відміткою ЕПК, так як в процесі експертизи буде вирішуватися питання про терміни їх зберігання.

Справи з позначкою ЕПК, що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи.

Підшивка знову сформованих справ, проводиться тільки після завершення експертизи цінності документів.

Остаточне рішення за результатами експертизи приймає експертиза чи центральні експертні організації.

Підготовка електронних документів при відборі їх до передачі в архів організації складається з наступних етапів:

* Складання описів справ постійного зберігання, тимчасового зберігання (понад 10 років) і з особового складу (в залежності від складу і обсягу електронних документів (ЕД), віднесених до складу архівного фонду Російської Федерації);

* Перевірка фізичного стану документів на машинних носіях, призначених для передачі в архів;

* Запис експертизи справи на машинні носії;

* Перевірка якості запису;

* Опис експертизи справи, проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах), відповідно до архівної описом електронних документів постійного зберігання та з особового складу;

* Підготовка комплекту супровідної документації.

У супровідній документації експертизи документа відображається така інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, обсяг документа.

Результатом експертизи цінності документів у структурному підрозділі є, річні розділи, опису справ постійного, довготривалого зберігання і з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ цього структурного підрозділу.

У акти на знищення включаються тільки ті справи, термін зберігання яких уже закінчився.

Акт складається, як правило, на справи всієї організації і затверджується керівником організації, після того, як опис справ постійного зберігання за цей рік затвердить ЕПК, архівної установи (якщо організація передає свої документи на зберігання в державний архів).

Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу вказується перед групою заголовків справ, цього підрозділу. Заголовки однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи.

Складання акта на знищення документів можливе тільки після складання річних розділів, зведених описів на справи постійного зберігання та описів справ з особового складу за відповідний період і затвердження їх керівником.

Список використаної літератури

1. Жукова М.П. Експертиза цінності і комплектування Г ос архівів управлінськими документами (теоретико-методичний аспект) Вітчизняні архіви. - 2005. - № 62.

2. Ульяніна Є.А. Підручник з архівознавства. М., 2007

3. Якименко А.С. Архівознавство. Підручник. М., 2007.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Реферат
30кб. | скачати


Схожі роботи:
Експертиза цінності документів 3
Експертиза цінності документів 2
Експертиза цінності документів
Експертиза наукової і практичної цінності документів
Діловодство та експертиза документів
Правова експертиза документів
Створення складених документів Друк документів
Вивчення можливостей текстового процесора MS Word при створенні документів
Виконання документів
© Усі права захищені
написати до нас