Зміст:

1. Експертиза цінності документів

1.1 Порядок проведення експертизи цінності документів

1.2 Організація проведення експертизи цінності документів

2. Оперативне зберігання документів

2.1 Зберігання документів у структурних підрозділах організацій
2.2 Оперативне зберігання машинозчитуваних документів

Список використаної літератури

Додаток

1. Експертиза цінності документів

1.1 Порядок проведення експертизи цінності документів
Експертизою в діловодстві називається вивчення документів на основі принципів та критеріїв з цінності з метою визначення засобів зберігання і відбору частини з них для тривалого зберігання.
ЕЦД приводяться у відповідність з нормативними літературними документами, затвердженими президентом, Урядом та Державної архівної служби Росії. Склад документів, що підлягають постійному зберіганню, а також тривалість зберігання інших документів визначається Типовими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, що складаються і затверджуються архівною службою мінімальні терміни зберігання, зазначені в цих переліках, носять нормативний характер і не повинні бути порушені.
З метою розширення складу документів і збільшення термінів зберігання деяких категорій на основі Типового переліку можуть створювати відомчі (галузеві) переліки, що мають нормативний характер для організацій даної галузі після їхнього затвердження спільно з архівною службою. Експертиза цінності проводиться обов'язково в наступних випадках:
· При складанні номенклатури справ;
· При формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ;
· При підготовці справ до подальшого зберігання в архіві;
· У процесі підготовки усунула до передачі з організації на зберігання до державного архіву [1].
Для проведення ЕЦД, а також розгляду нормативно-методичних документів його роботі служби діловодства та архіву у всіх організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). У відомствах створюються центральні експертні комісії (ЦЕК), основні завдання яких доповнюються розглядом та узгодженням результатів роботи експертної комісії підвідомчих організацій. Підставою для роботи ЕК і ЦЕК є типове положення, затверджене державної архівної служби Росії.
Експертна комісія є дорадчим органом, її рішення набирають чинності після їх затвердження керівником організації або його заступником. Секретарем експертної комісії призначається, як правило, секретар організації або співробітник діловодної служби. Засідання комісії проводяться не рідше двох разів на рік і оформляються протоколами.
ЕЦД проводиться на основі переліків документів із зазначенням термінів зберігання з полістний розглядом справ постійного зберігання і справ з відміткою в переліку «ЕПК» (експертно-перевірочна комісія архівного органу) для справ тимчасового зберігання.
При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули . При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. Не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.
Справи з позначкою "ЕПК" піддаються поаркушно перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню.
Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації.
Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
Архів проводить експертизу цінності документів при відборі їх на постійне зберігання під методичним керівництвом відповідного державного або муніципального архіву.
Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
· Перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;
· Запис ЕД на машинні носії;
· Перевірка якості запису;
· Опис ЕД;
· Проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;
· Підготовка комплекту супровідної документації.
Супровідна документація ЕД повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відображається така інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, фізична і логічна структура (для БД, сайтів тощо), обсяг документа (для БД також - кількість записів).
1.2 Організація проведення експертизи цінності документів
Експертиза цінності документів в організації проводиться:
· У діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;
· В архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.
ЦЕК (ЕК) створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу ЕК організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву або особа, відповідальна за архів.
До складу ЦЕК доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.
Головою ЦЕК (ЕК) призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву.
За результатами ЕЦД складається опису для постійного і довготривалого зберігання, в т.ч. з особового складу та акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню за єдиним, регламентованим Державної архівної служби формам.
Протоколи експертної комісії про схвалення описів на справи постійного зберігання та з особового складу, про зміну типових термінів зберігання документів, про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками, акти про виділення документів до знищення. Номенклатури справ затверджуються керівником організації тільки після їх узгодження з відповідним органом Державної архівної служби.
Організації, у процесі діяльності яких не створюються документи, що підлягають передачі на державне зберігання, складають акти про виділення до знищення документів і знищують документи, включені в ці акти, після закінчення термінів їх зберігання лише після складання річних розділів описів справ по особовому складу за відповідний період та їх затвердження керівником організації.
Справи та документи, призначені для знищення здаються в контори вторсировини, дата здачі документів, їх вага та номер прийому здавальної накладної вказуються в акті про виділення документів до знищення. Акти підшиваються у справу після внесення змін в облікові документи делопроізводной служби та відомчого архіву.
Підшивка знову оформлених у процесі проведення експертизи справ здійснюється лише після її повного завершення.
Рішення експертної комісії і вимоги про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до співробітників, як правило, у формі наказів чи вказівок керівника організації [2].

2. Оперативне зберігання документів
2.1 Зберігання документів у структурних підрозділах організацій
З моменту заклади й до передачі у відомчий архів документи зберігаються за місцем їх формування у справи (у невеликих організаціях доцільно централізоване зберігання справ у службі документаційного забезпечення).
Керівники структурних підрозділів та співробітники, відповідальні за документацію, забезпечують збереження документів і справ.
Для засобів оперативного зберігання документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів зберігання розміщених у них документів щодо невеликого габариту і маси.
Велика частина документів, що знаходяться на оперативному зберіганні, виконана на паперовій основі. В основному вони зберігаються на робочому місці працівників управлінської праці або в безпосередній близькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів і утримання їх у певному порядку застосовується кілька видів технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні та інші.
Лотки і касети дозволяють зберігати на поверхні робочих столів окремі документи і їхні комплекси (справи). Найбільш ефектні поворотні лотки, які монтуються по 2-4 на загальній стійці, що прикріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертати в горизонтальній площині, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів паперу формату А4. Застосовуються також коробки для зберігання документів з удароміцних пластмас, що охороняють їх від пилу. Для зручності зберігання документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких змінюються штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з документами.
Найбільш ефективна для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони представляють собою сховища карток (документів) з механічною (автоматичної) подачі документів до робочої зони або н а стіл оператора по його запиту. Доцільність застосування таких картотек визначається обсягами зберігаються документів і частотою звернення до них.
З моменту заклади й до здачі в відомчий архів справи зберігаються в робочих кімнатах або у спеціально відведених для цієї мети приміщеннях. Справи поміщають в закриваються шафи, які повинні забезпечувати збереження документів, і ставлять корінцями назовні.
Протягом діловодного року зі справи дозволяється видавати документи для роботи співробітникам установи. При видачі документа на його місце поміщають лист-заступник, на якому вказують, який документ, кому і на який час виданий. Вилучати і видавати документи зі справ постійного зберігання можна лише у виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) з дозволу керівника установи. При цьому у справу обов'язково вкладають точну завірену копію документа і акт про причини вилучення оригіналу. Копії та виписки з документів для використання в роботі установи або в інтересах окремих громадян роблять з дозволу керівництва або посадових осіб, яким таке право надано відповідними відомчими інструкціями [3].
Вилучення документів із справ постійних термінів зберігання допускається у виняткових випадках і здійснюється з дозволу керівника організації з обов'язковим складанням у справі завіреної копії документа та акта про вилучення оригіналу.
За збереження документів, що знаходяться в стадії діловодства, несуть відповідальність завідувач канцелярією, секретар, діловод і т.д. Вони повинні забезпечувати контроль за збереженням документів у структурних підрозділах і у окремих виконавців, своєчасно доповідати керівництву установи про наявні порушення.

2.2 Оперативне зберігання машинозчитуваних документів

Література:
1. Федеральний закон РФ від 22 жовтня 2004р. № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації».
2. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення, Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М., ВНИИДАД, 1991.
3. Гост 17914-72. Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Технічні умови. М., 1984.
4. Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002)
5. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Росархивом 06.10.2000)
6. Багата І.Н., Кузнєцова Л.М. Діловодство та бухгалтерія: Учеб. Посібник. - М.: Справа, 2001.
7. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство: Учеб. посібник. - 3-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2003.
8. Рогожин М.Ю. Настільна книга секретаря: підготовка документів: Практ. Посібник. - М.: ТКВелбі, Вид-во Проспект, 2004. С.198.