Документообіг на підприємстві ресторанно-готельного типу

Введення

У будь-якій організації вирішення проблем документаційного забезпечення управління покладається на спеціалізоване структурний підрозділ - управління справами, загальний відділ, канцелярію та ін Ефективність праці співробітників служби діловодства в значній мірі залежить від їх кваліфікації, а також від ступеня оснащеності сучасними технічними засобами, від урахування при створенні служби діловодства технічного, юридичного та організаційного аспектів.

Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті - централізовану, децентралізовану і змішану.

Використання новітніх комп'ютерних технологій, наявність факсимільних апаратів, факс-модемних пристроїв комп'ютерів дозволяють організувати прийом і реєстрацію документів, документів, контроль за їх виконанням, інформаційно-довідкову роботу в структурних підрозділах.

У створенні та організації служби діловодства питання вибору організаційної форми - один з найскладніших. Діючі державні нормативно-методичні документи не регламентують форму роботи з документами.

Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.

Готель «Турист» є комерційною організацією, статутний капітал який розділений на певне число акцій. В основному організаційному документі готелю «Турист» - Статуті визначено основні цілі та види діяльності товариства.

Готель «Турист» є юридичною особою, може від свого імені набувати і здійснювати майнові та особисті немайнові права, виконувати обов'язки, бути позивачем і відповідачем у суді. Компанія несе відповідальність за своїми зобов'язаннями в межах належного їй майна.

Готель «Турист» має круглу печатку, яка містить фірмове найменування, організаційно-правову форму, може мати штампи і бланки зі своїм найменуванням, зареєстрований товарний знак, самостійний розрахунковий та інші рахунки.

Об'єкт роботи - документообіг на підприємстві.

Мета роботи - дослідження документообігу на підприємстві ресторанно-готельного типу.

У ході роботи вирішувалися наступні завдання:

1) Служба ДОП (діловодства) як структурний підрозділ підприємства;

2) Документи, що визначають порядок роботи з документами на підприємстві;

3) Документообіг в ресторані при готелі;

4) Основні принципи раціональної його організації;

5) Схема проходження вихідних документів у ресторані при готелі

6) Робота з внутрішніми документами в ресторані при готелі

1. Документування управлінської діяльності. Основні поняття (документ і інформація, формуляр документа, юридична сила документа, типологія документів)

Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації на різних носіях за встановленими правилами.

Документування - регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, який би її юридичну силу.

Документування завжди здійснюється за певними правилами, встановленими правовими нормативними актами чи виробленими «традицією».

Створення документів або документування може здійснюватися на природній мові або на штучних мовах з використанням нових носіїв інформації.

При документуванні на природній мові створюються текстові документи - документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису.

Текстовий документ, створений за допомогою листа, - це традиційний документ на паперовому носії або відеограма документа - зображення документа на екрані електронно-променевої трубки.

При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях - документи, створені з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною.

При використанні простих знарядь створюються рукописні письмові документи (текстові документи, інформація яких зафіксована будь-яким типом листа), образотворчі документи (документи, що містять інформацію, виражену за допомогою зображення якого-небудь об'єкта) і графічні документи (образотворчі документи, в яких зображення об'єкта отримано за допомогою ліній , штрихів, світлотіні).

Визначення понять «документ» і «інформація».

ГОСТ 16487-70, який визначав поняття документ як "засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини», в даний час скасовано.

«Документ» - запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. Носієм інформації може бути папір, перфокарта, фотоплівка, магнітофонний стрічка і т.п. ».

Фіксація, відображення інформації в документі забезпечує еe збереження та накопичення, можливість передачі в часі і просторі, можливість звертатися до інформації через багато часу після її створення. У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфунк-ціонален, тобто одночасно виконує кілька функцій, що дозволяє йому задовольняти різні людські потреби.

Термін «інформація» походить від латинського слова «informatio», що означає відомості, роз'яснення, виклад.

У Федеральному законі від 27 липня 2006 року № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» використовуються такі основні поняття:

Інформація - відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх подання;

Роль і функції документа в управлінській діяльності

Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мету, завдання. Документ - об'єкт, що виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій, весь спектр яких можна умовно поділити на три групи:

а) головна, найбільш узагальнююча функція документа - це збереження і передача (поширення) інформації в часі і просторі;

б) загальні функції документа характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду:

інформаційна функція - це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої в документі. Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, вірогідність, цінність, новизна інформації і т.д. Інформаційна функція має складну структуру. До її складу входить фіксація, збереження, передача інформації;

комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документную комунікацію, яка без нього була б неможлива. У комунікативній функції можна виділити дві підфункції, яким відповідають дві категорії документів: документи, орієнтовані у певному напрямку: зверху вниз (закони, укази, постанови, накази, інструкції) і знизу вгору (доповідні записки, заяви, скарги); документи двосторонньої дії, взаємопов'язані між собою (ділова та особисте листування, договірні документи);

кумулятивна функція - це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для нинішнього і прийдешнього поколінь;

в) спеціальні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються в більшій ступені відповідно до соціальних потреб суспільства. До них відносяться:

управлінська або регулятивна функція - виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, розпорядження, рішення, накази, протоколи). Управлінські документи відображають стадії управління і самі впливають на сферу управління. В управлінській функції документ виступає, передусім, у нормативній ролі, як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, організації;

правова функція - це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Правовий функцією в першу чергу мають офіційні видання (конституція, закони, укази), історичні джерела, що служать засобом засвідчення. Сюди ж можна віднести всі договірні документи, що фіксують договірні відносини;

функція обліку дає кількісну характеристику інформації - це реєстрація й угруповання в цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю. Документи, наділені функцією обліку, фіксують у специфічній формі широкий спектр інформації (статистичні і фінансово-економічні документи);

пізнавальна або когнітивна функція - здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи і суспільства. Це призначення документа складається в забезпеченні загального і професійного процесу навчання (підручник, практикум, хрестоматія і т.д.), а також наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, звіт про НДР і ДКР);

загальнокультурна функція - здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурних традицій, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кіно-фільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра і ін);

меморіальна (памятніковая) функція - здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'ятників (артефактів), володіє особливою соціально-культурною та історичною цінністю (рукописна книга, рідкі, особливо цінні та унікальні за змістом, формою або умовами побутування у зовнішньому середовищі документи);

Гедонічна функція - здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, видання з мистецтва, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми і т.п.).

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету та ін Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незліченно.

Формуляр документа.

Формуляр-зразок документа - це модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Юридична сила документа

Загальні правила оформлення документів кажуть, що в документах не допускаються виправлення, черкания, стирання, зафарбовування. У разі помилкового запису, її необхідно перекреслити, обов'язково зробивши застереження в документі про внесені виправлення.

Що би документ мав юридичну силу, в ньому повинні бути такі реквізити:

• Назва автора документа (організація або її структурний підрозділ, працівник, чиновник чи фізична особа, яка підписує документ).

• Дата документа.

• Назва місця розробки, видання, прийняття або підписання документа.

• Підпис

Щоб документи організації мали юридичну силу, в них так само повинні бути зазначені:

• Назва виду документа, за винятком листів

• Номер документа

• У певних випадках додатково відбиток печатки та напис або відмітка про затвердження документа.

• Підпис повинен бути підписана власноручно з розшифровкою (ім'я та прізвище) посадової особи.

У документах організації персональна підпис забезпечує юридичну силу тільки у разі, якщо вона власноручно підписана особою, чия посада зазначена в документі. У випадку, коли в документі підготовлена ​​підпис однієї посадової особи, а фактично його підписує інша посадова особа (заступник або виконуючий обов'язки), то під назвою посади необхідно зробити відповідну позначку посади і розшифровки підпису.

У тих випадках, коли відповідно до закону в документі мають бути вказані кілька підписів, то документ отримує юридичну силу тільки після того, як його підпишуть усі відповідні особи.

Класифікація документів

Класифікація документів - розподіл документів за групами (видами) на основі ознак змісту, форми складання тощо з метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.

Умовно документи можна розділити на такі види:

- За змістом (найважливіший вид класифікації) - це можуть бути документи: з адміністративних питань, питань матеріально-технічного постачання, планування, бухгалтерського обліку,
підготовки кадрів, зовнішньоторговельної діяльності тощо;

- За способом документування (рукописні, електронні, графічні, кіно-, фото-, фонодокументи);

- По сфері використання (організаційно-розпорядчі, фінансово-бухгалтерські, науково-технічні, з праці, звітно-статистичні та ін);

- За місцем складання (вхідні, вихідні, внутрішні. Зовнішні - отримані установою (вхідні) або спрямовані їм за його межі (вихідні) і внутрішні - складені в даній установі і використовувані усередині його;

- По грифу обмеження доступу (відкриті, з грифом обмеження доступу);

- За походженням (офіційні, особисті);

- За юридичною значимістю (оригінали, копії, завірені копії, дублікати);

- За формою викладу (індивідуальні, трафаретні, типові);

- За термінами зберігання (постійного зберігання, тривалого зберігання, тимчасового зберігання).

- За назвою виділяється кілька десятків видів і різновидів управлінських документів - це акти, анкети, відомості, протоколи, інструкції, звіти, накази і т.д.

- За кількістю порушених питань (прості і складні)

- За обмеження доступу (секретні, для службового користування, не службові)

- За ступенем обов'язковості (інформаційні, директивні)

2. Практичне завдання на основі готелю «Турист»

2.1 Служба ДОП (діловодства) як структурний підрозділ підприємства: склад та функції. Документи, які регламентують її діяльність (положення, посадові інструкції)

Відповідно до Основних положень державної служби документаційного забезпечення управління до складу діловодної служби, як правило, включаються: підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, вдосконалення роботи з документами та впровадженню технічних засобів, розгляду листів, секретаріат, експедиція, машинописне бюро, архів.

Служба діловодства в готелі «Турист» створена зовсім недавно, на початку 2002 року і представлена ​​Загальним відділом. Загальний Відділ входить до складу Управління справами і здійснює документаційне забезпечення Компанії, методичне керівництво і контроль за постановкою діловодства в структурних підрозділах Компанії.

Управління справами включає в себе Загальний відділ та юридичну службу. Очолюється начальником, який підпорядковується безпосередньо Генеральному директору Компанії. Основними функціями Управління справами є:

- Контроль за забезпеченням єдиного порядку організації та ведення діловодства в Компанії;

- Контроль за оформленням документів згідно сучасним вимогам.

До складу Спільного відділу входить:

1. Секретаріат Генерального Управління. Основними функціями секретаріату є: прийом і первинна обробка документів, що надходять на ім'я керівництва, реєстрація документів, машинописні роботи, розподіл телефонних дзвінків, відправка документів, інформаційно-довідкова робота з документами;

2. Адміністративно - господарський відділ. Цей відділ забезпечує господарське обслуговування всіх управлінських підрозділів компанії, у зв'язку, з чим виконує наступні функції: постачає канцелярським приладдям; забезпечує меблями, господарським інвентарем; веде контроль за збереженням матеріальних цінностей; усуває неполадки організаційної техніки, меблів і виконує багато інших господарські функції.

Наявність в структурі служби документаційного забезпечення адміністративно-господарського відділу суперечить ГСДОУ ^1, так як Загальний відділ повинен бути самостійним структурним підрозділом, що не має у своєму складі підрозділів, безпосередньо не відносяться до документаційного забезпечення управління. Також до загального відділу входять всі співробітники, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах готелю «Турист». Необхідно відзначити, що в структурі Компанії відсутня архів.

Організаційна структура служби документаційного забезпечення управління готелю «Турист» - Загальної відділу

________ - Безпосереднє підпорядкування

- - Функціональне підпорядкування

Основними завданнями Спільного відділу є: забезпечення чіткої організації діловодства в компанії, координація діяльності співробітників діловодної служби, методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях компанії, скорочення документообігу, уніфікація форм документів, забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, координація роботи всіх осіб, відповідальних за діловодство в Компанії та ін

Загальний відділ очолює начальник, який призначається на посаду наказом Генерального директора і підпорядкований начальнику Управління справами.

Загальний відділ у своїй діяльності керується законами РФ, правилами, інструкціями і методичними рекомендаціями державної архівної служби РФ, діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління, Статутом готелю «Турист» та працює в тісній взаємодії з іншими підрозділами Компанії. Необхідно відзначити, що положення про Спільний відділі на даний момент немає.

Юридична служба, що входить до складу Управління справами, займається розробкою документів правового характеру; веде довідково-інформаційну роботу із законодавства, дає довідки та консультації працівникам Компанії за поточним законодавством, сприяє в оформленні документів і актів майново - правового характеру; підготовляє контракти та договори по усіх напрямках діяльності.

2.2 Документи, що визначають порядок роботи з документами на підприємстві (інструкція з діловодства, номенклатура справ, табель уніфікованих форм документів). готелю «Турист»

Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням. Затверджується інструкція Генеральним директором за погодженням з начальником Спільного відділу. У структуру інструкції з діловодства повинні бути включені наступні пункти:

Загальні положення.

Правила підготовки та оформлення документів, вимоги до реквізитів документів.

Організація документообігу

Порядок прийому, реєстрації, напрями та розгляду вхідної кореспонденції, порядок підготовки і реєстрації вихідних і внутрішніх документів, організація контролю виконання документів, пошукова система по документах, складання номенклатури справ, формування та оформлення справ, експертиза цінності документів, передача справ в архів.

Підрозділи готелю «Турист» здійснюють свою діяльність на основі «Положень» даних підрозділів, в яких визначено основні цілі, завдання, функції, обов'язки та права їх керівників. У зв'язку з реструктуризацією Компанії, положення деяких підрозділів перебувають на стадії розробки. З цієї ж причини поки не затверджена організаційна структура, штатний розклад і посадові інструкції на деяких співробітників Компанії.

Коло обов'язків, прав, встановлення взаємин; посадові обов'язки працівників Компанії та кваліфікаційні вимоги до них закріплені та регламентовані посадовими інструкціями. Це дозволяє рівномірно розподілити обов'язки та встановити підпорядкованість працівників.

Номенклатура справ - це систематизований список найменувань справ, що утворюються в діловодстві готелів «Турист»

Зведена номенклатура справи готелю «Турист» повинна відображати повний комплекс справ кожного підрозділу і бути оформленою згідно із загальними вимогами «Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади».

Номенклатури справ підрозділів готуються співробітниками підрозділів, які добре знають завдання та документацію підрозділу, після чого візуються керівниками підрозділів, а потім представляються на узгодження начальнику Спільного відділу для подальшого їх включення в зведену номенклатуру справ готелю «Турист» та затвердження. Стверджує зведену номенклатуру справ Генеральний директор.

Заголовки справ у номенклатурі повинні коротко, чітко і конкретно відображати склад і зміст документів, які передбачається групувати у справи. Заголовок містить:

- Найменування виду (видів) документа (розпорядження, протоколи, листування тощо), включеного у справу;

- Визначення ділянки роботи або «опитування діяльності, уточнюючі відомості про авторів документа, кореспондентах, дійсності та документів і т.п.

Якщо справа містить листування, слід вказувати - з ким і з якого питання вона ведеться, вид листування (що виходить, що входить).

При формулюванні заголовка вживаються терміни «справа» та «документи», якщо в справу включені документи різних видів.

Складання заголовків «Різна листування», «Дело зі звітністю», «Керівні матеріали», «Документи з загальних питань» і т.п. не допускається.

Зразок номенклатури справ, що подається начальнику Спільного відділу:

Номенклатура справ

(Назва відділу)

на 200__ рік

Начальник відділу Підпис І.О. Прізвище

Номенклатура справ підрозділів на наступний рік подається не пізніше 15 грудня поточного року. Ведення справ поза номенклатури в підрозділах готелю «Турист» не допускається.

2.3 Документообіг в готелі «Турист». Основні принципи раціональної його організації

Незважаючи на, що готель «Турист» існує кілька років, роботи з організації технології документаційного забезпечення управління почали проводитися тільки з 2001 року. Документаційне забезпечення управління в готелі «Турист» здійснюється Загальним відділом.

Організація роботи з документами в Компанії включає в себе раціональний документообіг, створення інформаційно-пошукових систем у документах, підготовку документів і передачу у відомчий архів.

Необхідно відзначити, що основу правильної організації роботи з документами становить чіткий розподіл функцій і що випливають із них обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника і в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами ^2.

Під обсягом документообігу Компанії розуміється кількість документів, отриманих та створених Компанією за певний період часу. Показники обсягу документообігу використовуються для визначення технологічної оснащеності процесів роботи з документами, а також для аналізу різних аспектів управлінської діяльності.

Аналізуючи документообіг Компанії за останні 3 роки, була виявлена ​​тенденція до його зростання. У документаційному забезпеченні Компанії виділяють три групи документів:

- Вступники (вхідні);

- Відправляються (вихідні);

- Внутрішні.

Стабільне збільшення обсягу документообігу пов'язано, перш за все, з розширенням організаційної структури компанії за рахунок розширення сфери діяльності, утворення нових управлінь, відділів, збільшення кількості філій, постійним зростанням кількості працівників.

Найбільш поширеною вхідною кореспонденцією є листи з питань ділового співробітництва. Надходить велика кількість листів з питань проведення різноманітних нарад конференцій.

З філій, крім службових листів, регулярно надходять документи, що містять інформацію щодо кон'юнктури ринку, звіти про виконану роботу.

Вихідні документи, що створюються в процесі діяльності Компанії, оформлюються на бланках і мають встановлений склад і порядок розташування реквізитів. Бланки віддруковані друкарським способом на папері формату А4. Застосовуються такі види бланків:

- Бланк Компанії для письма;

- Бланк для листа Управління розвитку бізнесу;

- Загальний бланк для всіх інших видів документів (службова записка, доповідна записка і т.д.).

Внутрішні документи Компанії за формами і призначенням можна розділити на 3 групи:

- Організаційні документи, які регламентують діяльність Компанії (Статут, Положення про відділи, інструкції тощо);

- Розпорядчі документи, що видаються Генеральним директором, його заступниками та керівниками структурних підрозділів;

- Інформаційно-довідкові документи, створювані для вирішення оперативних питань (доповідні і службові записки, акти, довідки тощо).

Враховуючи постійне зростання кількості персоналу, відділів, філій, можна сказати, що кількість внутрішніх документів зростає.

Внутрішні документи в Компанії оформляються на папері формату А4 з відтворенням таких реквізитів: назва Компанії, назва підрозділу, виду документа, місця складання, дати і номера. Всі документи, як внутрішні, так і вихідні складаються в Компанії за допомогою комп'ютера і текстового редактора Microsoft WORD з пакету Office 97.

Співробітники Спільного відділу контролюють правильність оформлення документів відповідно до вимог Типової інструкції у федеральних органах влади ^3.

Необхідно відзначити, що при внутрішньому листуванні співробітники Компанії використовують два види документів - доповідні та службові записки.

Виконані документи групуються в справи в суворій відповідності з номенклатурою справ - готелю «Турист». У справу, як правило, підшиваються документи одного року, за винятком особистих і переходять на наступний рік справ. Якщо у справу включені документи за різні роки, вони розділяються між собою індикаторами-роздільниками із зазначенням року. На обкладинці справи також слід вказати, за які роки підшиті документи.

У справу підшиваються тільки виконані документи з відміткою про виконання та підписом виконавця, що свідчить про завершення роботи над документом.

Включення у справу документів, що не відносяться до нього, а також чернеток і копій не допускається. Розташування документів всередині справ проводиться в зворотному хронологічному порядку (документи, що надійшли останніми, у справі будуть першими).

Накази з особового складу і кадрові групуються окремо від наказів з основної діяльності і формуються в службі персоналу.

Формування справ та їх зберігання організовується так, щоб забезпечувалася можливість їх швидкого пошуку і використання, а також повна схоронність. У місцях поточного зберігання справ повинна бути вивішена виписка з зведеної номенклатури справ відповідного відділу.

Обкладинка справи оформляється наступним чином:

• назва організації - готель «Турист»

• найменування підрозділу;

• номер справи за номенклатурою, що складається з індексу відділу і порядкового номера справи;

• заголовок справи;

• рік закладу або квартал року;

• том справи;

• термін зберігання.

2.4 Схема руху вхідної документації в готелі

Прийом всієї вхідної кореспонденції і вся подальша обробка в готелі «Турист» здійснюється централізовано секретарем-референтом Генерального управління.

При первинній обробці кореспонденції перевіряється за адресою вона доставлена, цілісність конвертів. Кореспонденцію, доставлену помилково секретар-референт повертає або пересилає за призначенням.

Конверти з документами, в тому числі і замовні, розкриваються, при цьому перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів. Розкриваються конверти і знищуються вручну, що вимагає значного часу. Конверти від документів, що надходять, у тому числі листів громадян, не знищуються у випадках, коли лише з конверта можна визначити:

• адреса відправника;

• час відправлення та одержання документа;

• при вступі особистих або доплатних документів.

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп, він проставляється в правому нижньому куті лицьового боку, він складається з облікового номера і дати надходження. Документи з грифом «особисто» секретарем не розкриваються і передаються адресату. Документація, що надходить на ім'я Генерального директора, передається секретарю Генерального директора.

Закінчується первинна обробка розподілом на документи реєструються та незареєстровані. Іноді надходить така кореспонденція, при розгляді якої секретар-референт важко визначити до реєстрованої чи вона належить чи ні. Для уточнення він йде до керівника. В організації повинен бути список нерегистрируемой документації.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальними виконавцями.

Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки їх змісту, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків.

Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані від урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації, які потребують вирішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження до Загального відділ або в перший робочий день при надходженні документів у неробочий час.

Кореспонденція, що надійшла на ім'я Генерального директора готелю «Турист» передається секретарю Генерального директора. Він розглядає надійшов кореспонденцію, реєструє і відносить на розгляд керівнику. Рекомендується наділити секретаря Генерального директора додатковим правом самостійно розподіляти документацію по ряду питань.

Для цього необхідно скласти класифікатор питань діяльності із зазначенням виконавців з кожного питання. Це потрібно зробити для того, щоб одна операція не повторювалася двічі, а також для звільнення керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.

Після розгляду документів Генеральний директор завдає резолюцію - розподіляє доручення між заступниками. З документа знімаються копії, оригінал підшивається до справи, копії розносяться виконавцям. Якщо документ потребує контролю виконання, то секретар Генерального директора ставить на контроль і вносить дані в комп'ютерну базу.

Відповідно до існуючих вимог оригінал повинен передаватися відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим.

2.5 Схема проходження вихідних документів у готелі

Відправляються підприємством документи називаються вихідними. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:

• складання проекту документа виконавцем;

• перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

• узгодження проекту документа;

• підписання документа керівником (у необхідних випадках - затвердження);

• реєстрація документа;

• відправка документа адресата;

• підшивка другого примірника (копії) у справу.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється співробітником Спільного відділу. Начальник Загального відділу Компанії має право внести зміни та доповнення до підписується документ або повернути його на доопрацювання виконавцю.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику. ⁴

У готелі «Турист» проект вихідного документа обов'язково узгоджується з юристом Компанії. Таке узгодження оформляється візою.

Після підписання керівником, вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації.

Для реєстрації вихідних документів потрібні такі дані: порядковий номер документа, що включає номер справи; адресат (кореспондент); короткий зміст чи заголовок; відмітка про виконання (запис про вирішення питання, номери документів-відповідей); виконавець; примітка.

Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера, фіксують його номер і дату рукописним або машинописним способом на обох екземплярах.

Потім вихідні документи в той же день відправляються адресату. Другий примірник відправленого листа і єдиний примірник факсу підшиваються в справу з вихідним листуванням.

2.6 Робота з внутрішніми документами в готелі

У Компанії реєстрацією внутрішніх документів займаються секретарі структурних підрозділів. Всі внутрішні документи, що надходять на ім'я Генерального директора, а також накази по основній та адміністративно-господарської діяльності реєструє секретар керівника Компанії.

Готель «Турист» має у своєму складі кілька філій, що територіально знаходяться за межами головного офісу. Документи, що надходять з цих філій, реєструються як вхідні, що є помилкою, так як вони відносяться до групи внутрішніх документів.

Для реєстрації вихідних документів пропонується використовувати тільки електронну форму з можливістю пошуку по якомога більшій кількості реквізитів. Базу, яка буде утворюватися при реєстрації документів, можна буде використовувати при веденні контролю за їх виконанням. Також це дозволило б зробити правове інформаційно-пошукову роботу більше впорядкованої і централізованою.

Висновок

Проведений аналіз дозволив зробити ряд висновків щодо вдосконалення організації діловодного обслуговування Компанії:

Слід розробити всі необхідні нормативні документи: інструкцію з діловодства, положення про Спільний відділі, положення про комісію з проведення експертизи цінності документів, посадову інструкцію секретаря Генерального директора.

Внесено зміни у наступні етапи діловодства:

- Первинна обробка документів, що надходять (розробити і використовувати список нерегистрируемой документації; при розподілі надходить документації оригінали передавати відповідальному виконавцю; пропонується наділити секретаря-референта Генерального управління додатковим правом самостійно розподіляти вхідну кореспонденцію);

- Реєстрації документів (рекомендується проводити реєстрацію лише в комп'ютерній формі);

- Формування та оформлення справ (необхідно всі документи сформувати у справи і оформити їх з урахуванням вимог сучасного законодавства; при формуванні справ додатка підшивати до справи разом з документами, вміщувати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; при складанні опису справ необхідно проставляти підпис секретаря з зазначенням посади і відмітку про погодження з начальником Загальних відділу готелю «Турист»);

- При складанні опису справ необхідно проставляти підпис секретаря з зазначенням посади і відмітку про узгодження з керівником діловодної служби готелю «Турист».

3. Внесено пропозиції щодо посилення контролю за дотриманням правил оформлення та підготовки документів, встановлених законодавством.

4. Необхідно скласти номенклатура справ Компанії з урахуванням строків зберігання документів відповідно до Переліку.

5. Пропонується запровадити автоматизовану систему документаційного забезпечення управління.

6. Необхідно скоротити кількість внутрішніх документів (при внутрішньому листуванні співробітників Компанії пропонується використовувати тільки доповідні записки і лише з питань, які неможливо вирішити шляхом усних переговорів).

7. Необхідно приступити до створення архіву для документів Компанії.

8. Необхідно перейти до автоматизованої системи діловодства. Спочатку обробка документів в готелі «Турист» здійснювалася традиційним способом, але розширення організаційної структури, збільшення кількості філій і поява нових функцій призвело до пошуку нових форм організації діловодної служби та документообігу.

Оцінка традиційних технологій призводить до усвідомлення необхідності використання для роботи з документами нових методів. Основним напрямом вдосконалення технології обробки документів є впровадження комп'ютерних систем обробки інформації. Впровадження сучасної корпоративної системи електронного документообігу в технологію обробки документів Компанії дозволить докорінно змінити всю систему діловодного обслуговування в готелі «Турист», значно підвищити оперативність обробки документів, що особливо важливо для такої великої компанії.

Ефективним також є застосування нормативно-методичних документів з документаційного забезпечення управління у вигляді електронних текстів в корпоративній мережі. Електронні повідомлення є найбільш оперативним, зручним і надійним засобом документаційного забезпечення управління.

Комп'ютерна система, що передбачає автоматизацію не тільки традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом в цілому в Компанії, виконання довідково-аналітичної роботи, а також використання елементів електронного документообігу, дозволить підняти роботу Управління справами на якісно інший рівень і буде сприяти підвищенню її оперативності.

Також система автоматизації діловодства дозволить знизити трудовитрати на створення документів, їх передачу, контроль виконання, зберігання та швидкий пошук інформації.

У цілому, аналізуючи результати впровадження обчислювальної техніки в організацію діловодного обслуговування, можна зробити висновок про те, що відповідний вимогам рівень обробки великих масивів інформації, а також оперативність робіт по обслуговуванню діловодної можливі тільки при впровадженні в діловодної служби сучасних засобів обчислювальної техніки.

Список використаної літератури

1. М.Ю. Рогожин «Офіс-майстер». - Додаток до журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера», 2 2006. - М.: МЦФЕР, 2006.-325 с.

2. «Діловодство» (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2005. - 359 с.

3. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., 2008.

4. М.В. Ларін «Управління документацією і нові інформаційні технології» - М., 2007

5. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., Держстандарт Росії, 2004.

6. Мінгальов В.С. «Загальні закономірності документообразования в соціально-економічних системах управління. - М.: МГІАІ, 2006

7. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління) 5 - е видання, випр. і додатк. - М.: ТОВ «Журнал« Управління персоналом », 2007. - 528 с.

8. Галахов В.В., Корнєєв І.К., Ксандопуло Г.Н., пшенкой А.В., Степанов О.А., Янкова В.Ф. Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів. - 2-е видання, перероб. і додатк.; Під ред. Коренеева І.К., Кудряева В.А. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2004. - 456 с.

9. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства. М. - Новосибірськ ИНФРА - Сибірська угода 2005

10. Круглянська Є.Ю. Настільна книга секретаря: Довідник. - СПб.: «Видавничий дім Герда», 2006 р.