Офіційно-ділова документація в школі (оформлення паперів)
У школі, як правило, немає фахівців з ведення офіційно-ділової документації.
З метою раціональної організації документаційного забезпечення в загальноосвітніх установах системи освіти пропонуємо наступні методичні рекомендації в роботі з діловодства.
Безпосереднє ведення діловодства в загальноосвітньому закладі покладається на співробітника, призначеного відповідальним за ведення діловодства, який забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними і методичними документами з діловодства.
Документування управлінської діяльності загальноосвітньої установи
До складу документів загальноосвітнього закладу входять:
Організаційні документи (статут загальноосвітнього закладу; договір із засновником; положення про підрозділи; посадові інструкції працівників; структура і штатна чисельність; штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку);
Розпорядчі документи (накази, інструкції); інформаційно-довідкові документи (протоколи, плани, звіти, довідки, акти, доповідні, і пояснювальні записки, листи, телеграми і телефонограми, договори, трудові угоди, контракти та ін.)
Документи, як правило, повинні оформлятися на бланках загальноосвітньої установи, що відповідають стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 зі зміною № 1 2000 р.), мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розташування.
НАКАЗ - правовий акт, що видається керівником для вирішення основних та оперативних питань діяльності загальноосвітньої установи.
Наказ набирає чинності з моменту його підписання керівником ОУ.
Оформляється наказ на бланку навчального закладу, повинен мати такі реквізити: назва виду документа, дату, номер наказу, місце видання, заголовок, текст, підпис, візи, узгодження.
При підготовці тексту наказу слід дотримуватися такі принципи:
· Достовірність та об'єктивність описуваної ситуації;
· Повнота інформації, необхідної для обгрунтування прийнятих заходів;
· Стислість і лаконічність;
· Нейтральність і готівковий характер викладу;
· Беземоційно оцінка ситуації і фактів;
· Відповідність змісту тексту та розпоряджень керівника нормам права та його компетенції, визначеної статутом загальноосвітньої установи;
· Дотримання норм офіційно-ділового стилю мовлення.
Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
У констатуючій частині відображаються цілі та завдання запропонованих дій, причини видання наказу, дається посилання на документ, що послужив підставою для підготовки наказу:
Розпорядча частина містить приписувані дії, прізвища посадових осіб, відповідальних за їх виконання, і терміни виконання. Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом «наказую», ставиться двокрапка. Розпорядча частина тексту наказу, як правило, ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами з крапками.
Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки конкретної дії, вираженої дієсловом у формі.
Окремі завдання (наприклад, завдання, що містять цифрові дані) можуть оформлятися у вигляді додатку до наказу з посиланням на них у відповідних пунктах наказу.
На першому аркуші додатка в правому верхньому куті робиться напис:
Додаток (1,2 ...)
до наказу від 11.02.2001 № 2
Якщо в додатку до наказу дані документи іншої організації, то в правому верхньому куті цього додатка робиться відповідний запис:
Додаток
до наказу від 02.02.2001 № 12
Сторінки наказу та додатків нумеруються як єдиний документ.
Наказ може бути підписаний:
· Керівником;
· Особою, яка виконує обов'язки керівника в разі відсутності останнього;
· Заступником (якщо статут ОУ дозволяє заступникові директора видавати накази).
Не дозволяється підписувати накази з прийменником «за», проставляючи косу риску чи інші знаки перед найменуванням посади. Наказ без підпису не має юридичної сили.
Підпис керівника скріплюється гербовою печаткою установи.
У книзі наказів достатньо підпису керівника, що засвідчує наказ, тому що існують правила ведення і зберігання книги наказів, які не допускають підробок і виправлень внесених до неї записів.
Слідом за підписом поміщається: «З наказом ознайомлений: (ПІДПИС П.І.Б.)» підпис розшифровка підпису і дата ставляться працівником власноручно.
Всі накази, які видаються в освітньому закладі можна умовно розбити на 4 блоки:
· Організація УВП
· Фінансово-господарська діяльність
· Особовий склад
· Учні
У роботі установи є накази, які повторюються щороку в один і той же час, тобто носять циклічний характер.
Розпорядження
Розпорядження видаються заступниками директора з НВР в межах своєї компетенції і складаються аналогічно наказам. Констатуюча частина тексту в розпорядженнях відокремлюється від розпорядчої частини словами: «Пропоную», «Рекомендую», «Зобов'язую», «Вважаю за необхідне».
Процеси застосування управлінських рішень загальноосвітньої установи та самі рішення документуються за допомогою протоколів конференцій, педагогічних рад.
Протоколи оформлюються у спеціальному зошиті і містять такі реквізити: найменування загальноосвітнього закладу, найменування виду документа, Дата протоколу - це дата проведення наради. Заголовок-форма збору та найменування органу самоврядування.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина містить постійну інформацію (слова: «Голова», «Секретар», «Були присутні»).
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним, після них ставиться двокрапка.
Питання порядку денного нумеруються. Кожен новий питання починається з нового рядка. Послідовність розташування питань визначається ступенем їх важливості.
Питання перераховуються в називному відмінку. Доповідь (звіт, повідомлення, інформація), найменування посади, ініціали та прізвище доповідача пишуть у родовому відмінку.
Не рекомендується включати до порядку денного питання «Різне».
Кожне питання має бути конкретизований.
Основна частина тексту будується відповідно до питаннями порядку денного. Побудова запису обговорення кожного питання порядку денного здійснюється за схемою «Слухали - виступили - ухвалили (вирішили)», а також протоколюються питання і відповіді.
У практиці застосовується коротка форма протоколу, коли вказуються тільки список присутніх, питання, які розглядаються та прийняті рішення.
Виписка з протоколу
Виписка з протоколу містить такі реквізити:
найменування загальноосвітнього закладу, назва виду документа (ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ), дату (дата засідання), індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, підписи, відмітку про засвідчення копії, відмітку про виконання, напрямку у «справу».
До інформаційно-довідкових документах, що утворюється в процесі діяльності ОУ, відносяться: довідки, доповідні записки, листи, телефонограми.
Письмо. Листи оформляються на бланках, включають в себе наступний склад реквізитів:
· Найменування загальноосвітнього закладу,
· Дату,
· Посилання на індекс і дату вхідного документа,
· Адресат,
· Резолюцію керівництва,
· Заголовок до тексту,
· Текст,
· Відмітку про наявність додатку,
· Підпис,
· Позначку про виконавця,
Телефонограма. Телефонограма включає наступні реквізити:
· Дата,
· Текст,
· Підпис,
· Прізвища осіб, які взяли і передали телефонограму.
Текст не повинен включати більше 50 слів. Телефонограма повинна бути датована і підписана особою, від імені якого вона передається.
Довідка
Довідка - документ, що підтверджує які-небудь факти або події.
Довідки бувають двох видів:
1. Довідки складаються для опису або підтвердження фактів або подій у діяльності установи. Складаються за вказівкою вищестоящої організації або керівника установи для інформації про виконання планів, завдань, доручень і подаються у встановлені терміни.
Текст такої довідки складається з двох частин:
У першій частині викладаються факти, які послужили приводом до її написання, в другій - наводяться конкретні дані. Висновки і пропозиції в довідці не даються.
У цьому полягає відмінність від доповідної записки.
Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей, можуть наводитися таблиці.
Довідки, складені для керівника установи, підписує укладач.
Довідки складаються за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник установи.
Датою довідки є дата її підписання.
2. Довідки, що засвідчують юридичні факти: підтвердження місця роботи, займаної посади, розмір заробітної плати і т.д. Для них застосовуються уніфіковані трафаретні бланки.
Такого роду довідки видаються за запитами зацікавлених осіб (співробітників) або установ і реєструються в журналі видаються довідок.
Текст починається з вказівки прізвища, імені, по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. Наприкінці довідки вказується назва організації чи установи, куди вона уявляється.
В установах освіти застосовуються, в основному, три види довідок:
· Довідка про навчання учня в даному класі, даного ОУ;
· Довідка про підтвердження переведення з іншого ОУ;
· Довідка для співробітників.
Довідки підписує керівник установи.
Доповідні і пояснювальні записки.
Доповідна записка може виконуватися рукописним способом.
Це документ, адресований керівнику та інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явище чи факт виконаної роботи, а також містить висновки та пропозиції укладача.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини: 1-Констатуюча, де викладаються мали місце факти або описується ситуація, і 2 - де викладається пропозиція, прохання.
Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, що починається з прийменника «О», «Про».
Доповідна записка оформляється на простому аркуші паперу з відтворенням реквізитів бланка.
Пояснювальні записки - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку. Пояснювальні записки, що пояснюють зміст окремих положень основного документа, оформляються на загальному бланку установи.
Пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, сформованих ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників оформляються на чистих аркушах паперу з відтворенням тих же реквізитів і підписуються укладачем.
Особиста справа співробітника - це сукупність документів, що містять найбільш повне відомості про працівника і його трудової діяльності. Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу.
Особові справи ведуться на всіх працівників ОУ.
Документи в особових справах розташовуються в наступному порядку:
· Внутрішній опис документів справи;
· Заяву про прийом на роботу;
· Напрям або подання;
· Анкета;
· Листок з обліку кадрів;
· Автобіографія;
· Копія паспорта;
· Документи про освіту;
· Атестаційний лист;
· Виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення;
· Доповнення до особового листка по обліку кадрів (у нього вносяться дані про отримання премій або накладення стягнень, про нагородження і т.д.).
У школі, як правило, немає фахівців з ведення офіційно-ділової документації.
З метою раціональної організації документаційного забезпечення в загальноосвітніх установах системи освіти пропонуємо наступні методичні рекомендації в роботі з діловодства.
Безпосереднє ведення діловодства в загальноосвітньому закладі покладається на співробітника, призначеного відповідальним за ведення діловодства, який забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними і методичними документами з діловодства.
Документування управлінської діяльності загальноосвітньої установи
До складу документів загальноосвітнього закладу входять:
Організаційні документи (статут загальноосвітнього закладу; договір із засновником; положення про підрозділи; посадові інструкції працівників; структура і штатна чисельність; штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку);
Розпорядчі документи (накази, інструкції); інформаційно-довідкові документи (протоколи, плани, звіти, довідки, акти, доповідні, і пояснювальні записки, листи, телеграми і телефонограми, договори, трудові угоди, контракти та ін.)
Документи, як правило, повинні оформлятися на бланках загальноосвітньої установи, що відповідають стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 зі зміною № 1 2000 р.), мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розташування.
НАКАЗ - правовий акт, що видається керівником для вирішення основних та оперативних питань діяльності загальноосвітньої установи.
Наказ набирає чинності з моменту його підписання керівником ОУ.
Оформляється наказ на бланку навчального закладу, повинен мати такі реквізити: назва виду документа, дату, номер наказу, місце видання, заголовок, текст, підпис, візи, узгодження.
При підготовці тексту наказу слід дотримуватися такі принципи:
· Достовірність та об'єктивність описуваної ситуації;
· Повнота інформації, необхідної для обгрунтування прийнятих заходів;
· Стислість і лаконічність;
· Нейтральність і готівковий характер викладу;
· Беземоційно оцінка ситуації і фактів;
· Відповідність змісту тексту та розпоряджень керівника нормам права та його компетенції, визначеної статутом загальноосвітньої установи;
· Дотримання норм офіційно-ділового стилю мовлення.
Текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
У констатуючій частині відображаються цілі та завдання запропонованих дій, причини видання наказу, дається посилання на документ, що послужив підставою для підготовки наказу:
Розпорядча частина містить приписувані дії, прізвища посадових осіб, відповідальних за їх виконання, і терміни виконання. Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом «наказую», ставиться двокрапка. Розпорядча частина тексту наказу, як правило, ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами з крапками.
Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки конкретної дії, вираженої дієсловом у формі.
Окремі завдання (наприклад, завдання, що містять цифрові дані) можуть оформлятися у вигляді додатку до наказу з посиланням на них у відповідних пунктах наказу.
На першому аркуші додатка в правому верхньому куті робиться напис:
Додаток (1,2 ...)
до наказу від 11.02.2001 № 2
Якщо в додатку до наказу дані документи іншої організації, то в правому верхньому куті цього додатка робиться відповідний запис:
Додаток
до наказу від 02.02.2001 № 12
Сторінки наказу та додатків нумеруються як єдиний документ.
Наказ може бути підписаний:
· Керівником;
· Особою, яка виконує обов'язки керівника в разі відсутності останнього;
· Заступником (якщо статут ОУ дозволяє заступникові директора видавати накази).
Не дозволяється підписувати накази з прийменником «за», проставляючи косу риску чи інші знаки перед найменуванням посади. Наказ без підпису не має юридичної сили.
Підпис керівника скріплюється гербовою печаткою установи.
У книзі наказів достатньо підпису керівника, що засвідчує наказ, тому що існують правила ведення і зберігання книги наказів, які не допускають підробок і виправлень внесених до неї записів.
Слідом за підписом поміщається: «З наказом ознайомлений: (ПІДПИС П.І.Б.)» підпис розшифровка підпису і дата ставляться працівником власноручно.
Всі накази, які видаються в освітньому закладі можна умовно розбити на 4 блоки:
· Організація УВП
· Фінансово-господарська діяльність
· Особовий склад
· Учні
У роботі установи є накази, які повторюються щороку в один і той же час, тобто носять циклічний характер.
Розпорядження
Розпорядження видаються заступниками директора з НВР в межах своєї компетенції і складаються аналогічно наказам. Констатуюча частина тексту в розпорядженнях відокремлюється від розпорядчої частини словами: «Пропоную», «Рекомендую», «Зобов'язую», «Вважаю за необхідне».
Процеси застосування управлінських рішень загальноосвітньої установи та самі рішення документуються за допомогою протоколів конференцій, педагогічних рад.
Протоколи оформлюються у спеціальному зошиті і містять такі реквізити: найменування загальноосвітнього закладу, найменування виду документа, Дата протоколу - це дата проведення наради. Заголовок-форма збору та найменування органу самоврядування.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина містить постійну інформацію (слова: «Голова», «Секретар», «Були присутні»).
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним, після них ставиться двокрапка.
Питання порядку денного нумеруються. Кожен новий питання починається з нового рядка. Послідовність розташування питань визначається ступенем їх важливості.
Питання перераховуються в називному відмінку. Доповідь (звіт, повідомлення, інформація), найменування посади, ініціали та прізвище доповідача пишуть у родовому відмінку.
Не рекомендується включати до порядку денного питання «Різне».
Кожне питання має бути конкретизований.
Основна частина тексту будується відповідно до питаннями порядку денного. Побудова запису обговорення кожного питання порядку денного здійснюється за схемою «Слухали - виступили - ухвалили (вирішили)», а також протоколюються питання і відповіді.
У практиці застосовується коротка форма протоколу, коли вказуються тільки список присутніх, питання, які розглядаються та прийняті рішення.
Виписка з протоколу
Виписка з протоколу містить такі реквізити:
найменування загальноосвітнього закладу, назва виду документа (ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ), дату (дата засідання), індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, підписи, відмітку про засвідчення копії, відмітку про виконання, напрямку у «справу».
До інформаційно-довідкових документах, що утворюється в процесі діяльності ОУ, відносяться: довідки, доповідні записки, листи, телефонограми.
Письмо. Листи оформляються на бланках, включають в себе наступний склад реквізитів:
· Найменування загальноосвітнього закладу,
· Дату,
· Посилання на індекс і дату вхідного документа,
· Адресат,
· Резолюцію керівництва,
· Заголовок до тексту,
· Текст,
· Відмітку про наявність додатку,
· Підпис,
· Позначку про виконавця,
Телефонограма. Телефонограма включає наступні реквізити:
· Дата,
· Текст,
· Підпис,
· Прізвища осіб, які взяли і передали телефонограму.
Текст не повинен включати більше 50 слів. Телефонограма повинна бути датована і підписана особою, від імені якого вона передається.
Довідка
Довідка - документ, що підтверджує які-небудь факти або події.
Довідки бувають двох видів:
1. Довідки складаються для опису або підтвердження фактів або подій у діяльності установи. Складаються за вказівкою вищестоящої організації або керівника установи для інформації про виконання планів, завдань, доручень і подаються у встановлені терміни.
Текст такої довідки складається з двох частин:
У першій частині викладаються факти, які послужили приводом до її написання, в другій - наводяться конкретні дані. Висновки і пропозиції в довідці не даються.
У цьому полягає відмінність від доповідної записки.
Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей, можуть наводитися таблиці.
Довідки, складені для керівника установи, підписує укладач.
Довідки складаються за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник установи.
Датою довідки є дата її підписання.
2. Довідки, що засвідчують юридичні факти: підтвердження місця роботи, займаної посади, розмір заробітної плати і т.д. Для них застосовуються уніфіковані трафаретні бланки.
Такого роду довідки видаються за запитами зацікавлених осіб (співробітників) або установ і реєструються в журналі видаються довідок.
Текст починається з вказівки прізвища, імені, по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. Наприкінці довідки вказується назва організації чи установи, куди вона уявляється.
В установах освіти застосовуються, в основному, три види довідок:
· Довідка про навчання учня в даному класі, даного ОУ;
· Довідка про підтвердження переведення з іншого ОУ;
· Довідка для співробітників.
Довідки підписує керівник установи.
Доповідні і пояснювальні записки.
Доповідна записка може виконуватися рукописним способом.
Це документ, адресований керівнику та інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явище чи факт виконаної роботи, а також містить висновки та пропозиції укладача.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини: 1-Констатуюча, де викладаються мали місце факти або описується ситуація, і 2 - де викладається пропозиція, прохання.
Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, що починається з прийменника «О», «Про».
Доповідна записка оформляється на простому аркуші паперу з відтворенням реквізитів бланка.
Пояснювальні записки - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку. Пояснювальні записки, що пояснюють зміст окремих положень основного документа, оформляються на загальному бланку установи.
Пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, сформованих ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників оформляються на чистих аркушах паперу з відтворенням тих же реквізитів і підписуються укладачем.
Особиста справа співробітника - це сукупність документів, що містять найбільш повне відомості про працівника і його трудової діяльності. Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу.
Особові справи ведуться на всіх працівників ОУ.
Документи в особових справах розташовуються в наступному порядку:
· Внутрішній опис документів справи;
· Заяву про прийом на роботу;
· Напрям або подання;
· Анкета;
· Листок з обліку кадрів;
· Автобіографія;
· Копія паспорта;
· Документи про освіту;
· Атестаційний лист;
· Виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення;
· Доповнення до особового листка по обліку кадрів (у нього вносяться дані про отримання премій або накладення стягнень, про нагородження і т.д.).
У особиста справа не поміщаються копії наказів про накладення стягнень, довідки про стан здоров'я і з місця проживання, заяви про відпустки, копії наказів про відпустки та інші документи другорядного значення.
Особові справи можуть видаватися у тимчасове користування певним посадовим особам. Коло осіб, що допускаються до користування особистими справами, визначаються директором ОП.
При роботі з особистою справою, забороняється проводити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити до нього нові записи, вилучати з особової справи наявні там документи.
Особові справи не видаються на руки працівникам, на яких вони заведені.
Для висилки особистих справ за відповідними запитами в інші організації необхідний дозвіл керівника даного ОУ.
Особові справи мають тривалий термін зберігання.
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників і службовців.
Трудові книжки ведуться на всіх співробітників освітньої установи, які працювали понад 5 днів.
Вступники на роботу зобов'язані пред'явити директору трудову книжку (для сумісника копію трудової книжки), оформлену у встановленому порядку.
Прийом на роботу без трудової книжки не допускається.
Керівництвом для директора ОП є Інструкція «Про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях» № 162 від 20 червня 1974 року.
В освітньому закладі ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:
* Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Навчально-педагогічна документація.
Шкільні документи повинні оформлятися вчасно, чітко, розбірливо, без підчисток, помарок, що викликають сумнів у правильності внесених даних. Записи в документах повинні проводиться кульковою ручкою синього кольору або на друкарській машинці. Там, де є можливість застосування комп'ютерної техніки, допускається складання, редагування та роздрук текстів з їх допомогою. Помилка, допущена у тексті або цифрових даних документа,
Виправляється таким чином; помилкові слова або цифри закреслюються так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуться уточнені дані. Всі внесені виправлення повинні бути обумовлені та завірені підписами осіб, що оформили документ.
Навчально-педагогічна документація школи складається з:
· Алфавітної книги запису учнів,
· Книга руху;
· Особиста справа учнів;
· Класні журнали;
· Журнали факультативних занять;
· Журнали груп подовженого дня;
· Книга обліку бланків і видачі атестатів про основну загальну освіту;
· Книга обліку бланків і видачі атестатів про середню (повну) освіту;
· Книга обліку видачі золотих та срібних медалей;
· Книги протоколів педагогічної ради школи;
· Книги наказів;
· Книги обліку особового складу педагогічних працівників;
· Журнал пропущених і замінених уроків.
При зміні директора школи обов'язково передаються за актом. Акт підписується колишнім і новопризначеним директорами, а також керівником РУО.
У справах школи повинна знаходитися виписка з рішення адміністрації району про закріплення за школою мікрорайону з точним утворенням його кордонів.
У справах школи зберігаються також інспекторські акти, доповідні записки або довідки, книга зауважень і пропозицій інспектуючих осіб. Нижче наводяться основні вимоги до ведення найбільш важливих документів загальноосвітньої школи.
Алфавітна книга запису учнів.
Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожній школі. До книги записуються всі
учні школи. Щорічно в неї заносяться відомості про учнів нового прийому. Прізвища учнів до списку заносяться в алфавітному порядку, незалежно від класів, у яких вони навчаються. Для кожної букви алфавіту відводяться окремі сторінки, і по кожній букві ведеться своя порядкова нумерація. Порядковий номер запису учнів у книзі є одночасно номером його особової справи.
Вибуття учнів і закінчення ним школи оформляється наказом директора із зазначенням причини вибуття; одночасно в алфавітній книзі робиться запис: номер і дата наказу, вказується причина вибуття.
Якщо раніше вибув з школи учень, догляд, якого оформлений наказом, знову повернеться до неї, то дані про нього записуються як на знову надходження, при цьому дата повернення учня з позначкою «повернення» записується в графі «Дата вступу до школи».
При використанні всіх сторінок алфавітної книги запису учнів на ту чи іншу літеру, продовження записів виробляються в новій книзі в порядку наступних номерів по кожній букві.
Виправлення в книзі скріплюються підписом директора школи. Книга посторінково пронумеровується, прошнуровується і скріплюється підписом директора та печаткою школи.
Особиста справа учнів.
Особиста справа учнів ведеться в кожній школі і на кожного учня з моменту надходження і до її закінчення. До особової справи учнів заносяться загальні відомості про учнів, підсумкові оцінки успішності за класами і записи про нагороди (похвальні грамоти, похвальна грамота, золота, срібна медаль). У період навчаються в 10-11-х класах атестат про основну загальну освіту знаходяться в особовій справі студента і видається на руки після закінчення ним середньої школи.
У особисту картку учня при вибутті його з школи вкладається форма № 286 (відомості про стан здоров'я), що заповнюється за результатами щорічних медичних оглядів. Особиста справа учнів 1-4 класів ведуться вчителями, 5-11 класів класними керівниками. Особиста справа учнів має номер, відповідний номер в алфавітній книзі; по закінченню школи особиста справа учнів зберігається в школі.
Класний журнал.
Класний журнал - державний документ встановленого зразка.
1. Класні журнали - зберігаються в архіві установи 5 років, потім останні листи з загальними відомостями і підсумковими оцінками учнів вилучаються, формуються в одну книгу відповідного навчального року, така книга зберігається 25 років.
2. Класний журнал піддається перевірці з боку адміністрації з винесенням зауважень на сторінку «Зауваження з ведення класного журналу» не рідше 1 разу на місяць.
3. При наявності зауважень або пропозицій з боку перевіряючого потрібно усунути їх протягом тижня.
4. Розподіл сторінок в класному журналі здійснює заступник директора з навчальної роботи відповідно до кількості годин, відведених у навчальному плані на кожну навчальну дисципліну:
5. Усі записи в класному журналі повинні вестися чітко й акуратно синьою пастою відповідно до встановленої форми.
Журнал обліку пропущених і замінених уроків.
Журнал обліку пропущених та заміщених уроків ведеться в кожній школі заступником директора з навчально-методичної роботи. У нього заносяться відомості про пропущених і замінених уроків. Записи виконуються тільки на підставі правильно оформлених документів (наказів по школі, лікарняних листів, записів у класних журналах тощо).
Учитель, який провів уроки в порядку заміщення, розписується про це в журналі. Записи в журналі повинні відповідати записам у табелі обліку використаного робочого часу і підрахунку заробітку.
Прийом та реєстрація документів
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання, використання в довідкових цілях, як що надходять з інших організацій і від приватних осіб, так і утворюються в діяльності загальноосвітньої установи.
Не підлягають реєстрації вітальні листи, запрошення, інформація для відомості, бухгалтерські документи первинного обліку. Для них складається перелік нерегістріруемих документів.
Реєстрація документів проводиться в день їх надходження.
Контроль термінів виконання документів
Відповідальність за своєчасне та якісне виконання документів несуть керівник загальноосвітнього закладу.
Вся надходить до загальноосвітньої установи документація виконується відповідно до тими термінами, які вказані в резолюції керівника. Якщо термін не зазначений, то документ повинен бути виконаний в строк - 1 місяць; скарги, заяви - протягом місяця; телеграми - не більше ніж у двотижневий термін.
Документ вважається виконаним, якщо дозволені по суті всі поставлені в ньому питання, в журналах реєстрації робиться відмітка про виконання, тобто записано дату відправлення та вихідний номер відповідного документа, найменування адресата, посаду та прізвище виконавця, який підписав відповідь.
Якщо все, поставлені в документі питання, вирішені в оперативному порядку, без написання відповіді, виконавець на документі робить коротку запис про вирішення питання, ставить дату і підпис, після чого документ міститься в справу. Якщо за разрешаемому питання очікується відповідь, то за згодою завідувача канцелярією (секретаря) надійшов відповідь разом з копією відповіді може перебувати у виконавця на контролі.
Документ знімається з контролю після його виконання.
Складання номенклатури і формування справ
Складання номенклатури справ.
З метою правильного формування справ загальноосвітньої установи, що забезпечує швидкий пошук документів за їх змістом та видами, проводиться класифікація документів.
Класифікація документів закріплюється в номенклатурі справ - списку найменувань справ, що заводяться в діловодстві загальноосвітнього закладу із зазначенням термінів їх зберігання
Формування справ.
Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Формування справ здійснюється в канцелярії загальноосвітньої установи.
Накази з основної діяльності формуються окремо від наказів з особового складу (призначення, переміщення, звільнення працівників) та від наказів про відпустки, відрядження і т.д.
Забезпечення збереження справ
Відповідальність за збереження документів загальноосвітньої установи несе керівник.
Справи повинні зберігатися в закритих шафах, які оберігають їх від пилу, впливу сонячного світла.
Вилучення і видача документів зі справ постійного строку зберігання не дозволяється.
Список літератури
1. Документообіг та діловодство в школах. Москва. 2002.
2. Діловодство. В освітніх установах. Правове регулювання. Москва. 2004.
3. Фріш Г.Л. Річна циклограма наказів по школі. Москва. 1999.
4. Фріш Г.Л. Номенклатурна документація Загальноосвітнього установи. Москва УЦ «Перспектива» 2001.
5. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання. Москва. 2000.
6. Довідник керівника Освітньої установи. № квітень 2003 стор 16-26
7. Довідник керівника Освітньої установи. № 5 2003 стор 43-51
Особові справи можуть видаватися у тимчасове користування певним посадовим особам. Коло осіб, що допускаються до користування особистими справами, визначаються директором ОП.
При роботі з особистою справою, забороняється проводити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити до нього нові записи, вилучати з особової справи наявні там документи.
Особові справи не видаються на руки працівникам, на яких вони заведені.
Для висилки особистих справ за відповідними запитами в інші організації необхідний дозвіл керівника даного ОУ.
Особові справи мають тривалий термін зберігання.
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників і службовців.
Трудові книжки ведуться на всіх співробітників освітньої установи, які працювали понад 5 днів.
Вступники на роботу зобов'язані пред'явити директору трудову книжку (для сумісника копію трудової книжки), оформлену у встановленому порядку.
Прийом на роботу без трудової книжки не допускається.
Керівництвом для директора ОП є Інструкція «Про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях» № 162 від 20 червня 1974 року.
В освітньому закладі ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:
* Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Навчально-педагогічна документація.
Шкільні документи повинні оформлятися вчасно, чітко, розбірливо, без підчисток, помарок, що викликають сумнів у правильності внесених даних. Записи в документах повинні проводиться кульковою ручкою синього кольору або на друкарській машинці. Там, де є можливість застосування комп'ютерної техніки, допускається складання, редагування та роздрук текстів з їх допомогою. Помилка, допущена у тексті або цифрових даних документа,
Виправляється таким чином; помилкові слова або цифри закреслюються так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуться уточнені дані. Всі внесені виправлення повинні бути обумовлені та завірені підписами осіб, що оформили документ.
Навчально-педагогічна документація школи складається з:
· Алфавітної книги запису учнів,
· Книга руху;
· Особиста справа учнів;
· Класні журнали;
· Журнали факультативних занять;
· Журнали груп подовженого дня;
· Книга обліку бланків і видачі атестатів про основну загальну освіту;
· Книга обліку бланків і видачі атестатів про середню (повну) освіту;
· Книга обліку видачі золотих та срібних медалей;
· Книги протоколів педагогічної ради школи;
· Книги наказів;
· Книги обліку особового складу педагогічних працівників;
· Журнал пропущених і замінених уроків.
При зміні директора школи обов'язково передаються за актом. Акт підписується колишнім і новопризначеним директорами, а також керівником РУО.
У справах школи повинна знаходитися виписка з рішення адміністрації району про закріплення за школою мікрорайону з точним утворенням його кордонів.
У справах школи зберігаються також інспекторські акти, доповідні записки або довідки, книга зауважень і пропозицій інспектуючих осіб. Нижче наводяться основні вимоги до ведення найбільш важливих документів загальноосвітньої школи.
Алфавітна книга запису учнів.
Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожній школі. До книги записуються всі
учні школи. Щорічно в неї заносяться відомості про учнів нового прийому. Прізвища учнів до списку заносяться в алфавітному порядку, незалежно від класів, у яких вони навчаються. Для кожної букви алфавіту відводяться окремі сторінки, і по кожній букві ведеться своя порядкова нумерація. Порядковий номер запису учнів у книзі є одночасно номером його особової справи.
Вибуття учнів і закінчення ним школи оформляється наказом директора із зазначенням причини вибуття; одночасно в алфавітній книзі робиться запис: номер і дата наказу, вказується причина вибуття.
Якщо раніше вибув з школи учень, догляд, якого оформлений наказом, знову повернеться до неї, то дані про нього записуються як на знову надходження, при цьому дата повернення учня з позначкою «повернення» записується в графі «Дата вступу до школи».
При використанні всіх сторінок алфавітної книги запису учнів на ту чи іншу літеру, продовження записів виробляються в новій книзі в порядку наступних номерів по кожній букві.
Виправлення в книзі скріплюються підписом директора школи. Книга посторінково пронумеровується, прошнуровується і скріплюється підписом директора та печаткою школи.
Особиста справа учнів.
Особиста справа учнів ведеться в кожній школі і на кожного учня з моменту надходження і до її закінчення. До особової справи учнів заносяться загальні відомості про учнів, підсумкові оцінки успішності за класами і записи про нагороди (похвальні грамоти, похвальна грамота, золота, срібна медаль). У період навчаються в 10-11-х класах атестат про основну загальну освіту знаходяться в особовій справі студента і видається на руки після закінчення ним середньої школи.
У особисту картку учня при вибутті його з школи вкладається форма № 286 (відомості про стан здоров'я), що заповнюється за результатами щорічних медичних оглядів. Особиста справа учнів 1-4 класів ведуться вчителями, 5-11 класів класними керівниками. Особиста справа учнів має номер, відповідний номер в алфавітній книзі; по закінченню школи особиста справа учнів зберігається в школі.
Класний журнал.
Класний журнал - державний документ встановленого зразка.
1. Класні журнали - зберігаються в архіві установи 5 років, потім останні листи з загальними відомостями і підсумковими оцінками учнів вилучаються, формуються в одну книгу відповідного навчального року, така книга зберігається 25 років.
2. Класний журнал піддається перевірці з боку адміністрації з винесенням зауважень на сторінку «Зауваження з ведення класного журналу» не рідше 1 разу на місяць.
3. При наявності зауважень або пропозицій з боку перевіряючого потрібно усунути їх протягом тижня.
4. Розподіл сторінок в класному журналі здійснює заступник директора з навчальної роботи відповідно до кількості годин, відведених у навчальному плані на кожну навчальну дисципліну:
| 1 годину в тиждень | - 2 сторінки |
| 2 години на тиждень | - 4 сторінки |
| 3 години на тиждень | - 5 сторінок |
| 4 години на тиждень | - 7 сторінок |
| 5 годин на тиждень | - 8 сторінок |
| 6 годин на тиждень | - 9 сторінок |
Журнал обліку пропущених і замінених уроків.
Журнал обліку пропущених та заміщених уроків ведеться в кожній школі заступником директора з навчально-методичної роботи. У нього заносяться відомості про пропущених і замінених уроків. Записи виконуються тільки на підставі правильно оформлених документів (наказів по школі, лікарняних листів, записів у класних журналах тощо).
Учитель, який провів уроки в порядку заміщення, розписується про це в журналі. Записи в журналі повинні відповідати записам у табелі обліку використаного робочого часу і підрахунку заробітку.
Прийом та реєстрація документів
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання, використання в довідкових цілях, як що надходять з інших організацій і від приватних осіб, так і утворюються в діяльності загальноосвітньої установи.
Не підлягають реєстрації вітальні листи, запрошення, інформація для відомості, бухгалтерські документи первинного обліку. Для них складається перелік нерегістріруемих документів.
Реєстрація документів проводиться в день їх надходження.
Контроль термінів виконання документів
Відповідальність за своєчасне та якісне виконання документів несуть керівник загальноосвітнього закладу.
Вся надходить до загальноосвітньої установи документація виконується відповідно до тими термінами, які вказані в резолюції керівника. Якщо термін не зазначений, то документ повинен бути виконаний в строк - 1 місяць; скарги, заяви - протягом місяця; телеграми - не більше ніж у двотижневий термін.
Документ вважається виконаним, якщо дозволені по суті всі поставлені в ньому питання, в журналах реєстрації робиться відмітка про виконання, тобто записано дату відправлення та вихідний номер відповідного документа, найменування адресата, посаду та прізвище виконавця, який підписав відповідь.
Якщо все, поставлені в документі питання, вирішені в оперативному порядку, без написання відповіді, виконавець на документі робить коротку запис про вирішення питання, ставить дату і підпис, після чого документ міститься в справу. Якщо за разрешаемому питання очікується відповідь, то за згодою завідувача канцелярією (секретаря) надійшов відповідь разом з копією відповіді може перебувати у виконавця на контролі.
Документ знімається з контролю після його виконання.
Складання номенклатури і формування справ
Складання номенклатури справ.
З метою правильного формування справ загальноосвітньої установи, що забезпечує швидкий пошук документів за їх змістом та видами, проводиться класифікація документів.
Класифікація документів закріплюється в номенклатурі справ - списку найменувань справ, що заводяться в діловодстві загальноосвітнього закладу із зазначенням термінів їх зберігання
Формування справ.
Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Формування справ здійснюється в канцелярії загальноосвітньої установи.
Накази з основної діяльності формуються окремо від наказів з особового складу (призначення, переміщення, звільнення працівників) та від наказів про відпустки, відрядження і т.д.
Забезпечення збереження справ
Відповідальність за збереження документів загальноосвітньої установи несе керівник.
Справи повинні зберігатися в закритих шафах, які оберігають їх від пилу, впливу сонячного світла.
Вилучення і видача документів зі справ постійного строку зберігання не дозволяється.
Список літератури
1. Документообіг та діловодство в школах. Москва. 2002.
2. Діловодство. В освітніх установах. Правове регулювання. Москва. 2004.
3. Фріш Г.Л. Річна циклограма наказів по школі. Москва. 1999.
4. Фріш Г.Л. Номенклатурна документація Загальноосвітнього установи. Москва УЦ «Перспектива» 2001.
5. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання. Москва. 2000.
6. Довідник керівника Освітньої установи. № квітень 2003 стор 16-26
7. Довідник керівника Освітньої установи. № 5 2003 стор 43-51