Документаційне забезпечення управління в організації

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст
"1-2" Вступ 3
1. Оформлення реквізитів, які розміщуються на робочому полі документа 5
2. Порядок формування, оперативного зберігання та передачі справ до архіву 14
3. Вимоги, що пред'являються до оформлення документів з особового складу 25
4. Мова і стиль ділового документа 31
5. Наказ про прийом на роботу 40
Висновок 41
Список літератури 43

Введення

Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і громадських організаціях.
ГСДОУ включає в себе основні положення, нормативні та методичні документи з питань документаційного забезпечення управління.
Основна мета ГСДОУ - впорядкування документообігу, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки та аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління.
Документаційне забезпечення управління в організації здійснюється спеціальною службою, підпорядкованою безпосередньо керівнику організації. Посадові особи організацій при роботі з документами керуються вимогами Основних положень ГСДОУ і прийнятих нормативних та методичних документів.
Документаційне забезпечення діяльності організацій, що діють у відповідності зі спеціальними положеннями, а також порядок роботи з секретними документами та документами «ДСК» встановлюються спеціальними інструкціями.
Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення є нормативно-методичною базою для вдосконалення на єдиній основі документаційного забезпечення управління і підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу і форм документів, підвищення їх якості, робіт служби документаційного забезпечення на базі наукової організації праці та впровадження новітніх технічних засобів .
Єдині вимоги до всіх систем документації впроваджуються шляхом видання державних, республіканських і галузевих стандартів та інструкцій з питань документаційного забезпечення управлінської діяльності, що враховують специфіку республіки (галузі), а також галузевих уніфікованих систем документації, типових номенклатур справ, типових переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання .
На їх основі підвідомчі організації розробляють нормативні акти, організують документаційне забезпечення управління.


1. Оформлення реквізитів, які розміщуються на робочому полі документа

Інформація, яку містить ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації, Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », входить до компетенції завідувачів канцелярій, архівів підприємств, юристів, секретарів керівників та інших фахівців, що працюють з організаційно-розпорядчою документацією та беруть участь у розробці, оформленні та впровадженні нормативних актів у галузі діловодства організації.
Державний герб Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Федеральним конституційним законом «Про Державний герб Російської Федерації».
Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів Російської Федерації.
Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію).
Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) проставляють згідно з документами, що видаються податковими органами.
Код форми документа проставляють за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД).
Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах.
Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності).
Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації (російською) державна мова суб'єктів Російської Федерації, друкують на двох мовах.
Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської Федерації чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації.
Скорочене найменування організації наводять у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного або за ним.
Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у разі, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.
Довідкові дані про організацію включають в себе: поштова адреса, номер телефону та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).
Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, повинно бути визначено статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 0200000).
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Документи, видані двома або більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.
Дату документа оформляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 5 червня 2003 р . слід оформляти 05.06.2003. Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад 5 червня 2003 р ., А також оформлення дати в послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад: 2003.06.05.
Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо
Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома чи більше організацій, складається з реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через косу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
Посилання на реєстраційний номер і дату документа містить у собі реєстраційний номер і дату документа, на який має бути дано відповідь.
Місце складання або видання документа зазначають на всіх, якщо утруднено його визначення за реквізитами «Найменування організації» і «Довідкові дані про організацію». Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає в себе лише загальноприйняті скорочення.
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові фізичні особи. При адресуванні документа посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «Копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів складають список розсилки документа.
До складу реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленої правилами надання послуг поштового зв'язку. При адресуванні листа в організацію вказують її найменування, потім поштову адресу. При адресуванні документа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу.
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затвердила документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження.
Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому куті документа.
Резолюція, написана на документі посадова особа, включає в себе прізвища, ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис і дату.
Заголовок до тексту включає в себе короткий зміст документа. Заголовок повинен бути узгоджений з найменуванням виду документа.
Заголовок може відповідати на питання:
про що (про кого)?, наприклад: Наказ про створення установи;
чого (кого)?, наприклад: Посадова інструкція провідного експерта.
До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок допускається не вказувати.
Відмітку про контроль за виконанням документа позначають буквою «К», словом або штампом "Контроль".
Текст документа становлять державну мову Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації.
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу («маєте», «володієте» або «були», «перебували» і т.д .). Характеристики, виражені словесно, мають бути узгоджені з найменуваннями признаков.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, мета складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення).
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
У документах (наказ, розпорядження тощо) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, текст викладають від першої особи однини («наказую», «пропоную», «прошу»).
У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини («постановляє», «вирішив»).
У спільних документах текст викладають від першої особи множини («наказуємо», «вирішили»).
Текст протоколу викладають від третьої особи множини («слухали», «виступили», «ухвалили», «вирішили»).
У документах, які визначають права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини («відділ здійснює функції» , «до складу об'єднання входять», «комісія встановила»).
У листах використовують такі форми викладу:
- Від першої особи множини («просимо направити», «направляємо на розгляд»);
- Від першої особи однини («вважаю за необхідне», «прошу виділити»);
- Від третьої особи однини («міністерство не заперечує»).
Відмітку про наявність додатка, названого в тексті листа, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 л . в 2 екз.
Якщо лист має додатки, не назване у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:
Додаток: 1. Положення про Управління регіонального кредитування на 5 л . в 1 прим.
2. Правила підготовки та оформлення документів Управління
регіонального кредитування на 7 л . в 2 екз.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.
Якщо до документа додають інший документ, що також має додаток, відмітку про наявність додатку оформляють таким чином:
Додаток: лист Росархіву від 05.06.2003 N 02-6/172 та додаток до нього,
всього на 3 л .
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:
Додаток: на 3 л . в 5 екз. тільки в перший адресу.
У додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші в правому верхньому куті пишуть «Додаток N» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера.
Допускається вираз «ДОДАТОК N» друкувати прописними літерами, а також центрувати це вираз, найменування документа, його дату і реєстраційний номер відповідно до самої довжини рядка.
До складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище).
Допускається в реквізиті «Підпис» центрувати найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка.
При оформленні документа на бланку посадової особи посада особи в підписі не вказують.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді.
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні.
При підписанні спільного документа перший лист оформляють не на бланку.
У документах, складених комісією, зазначають не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки у складі комісії відповідно до розподілу.
Гриф узгодження документа складається із слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження.
Узгодження документа оформляють візою узгодження документа (далі - віза), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа.
Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.
Допускається, за рішенням організації, поаркушно візування документа і його застосування.
Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.
Документи завіряються печаткою організації.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналом нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис: «Правильно»; посада особи, що завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення. Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
Відмітка про виконавця включає в себе ініціали та прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає в себе такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або, за відсутності такого документа, короткі відомості про виконання; слова «У справу», номер справи, в якому буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Відмітка про надходження документа до організації містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).
Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.
Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

2. Порядок формування, оперативного зберігання та передачі справ до архіву

Основні правила роботи архівів організацій є нормативно-методичним документом, що визначає їхню діяльність. Правила грунтуються на діючій правовій базі у галузі інформації, документаційного забезпечення управління й архівної справи, синтезують досвід вітчизняного архівної справи, враховують сучасні досягнення у застосуванні технічних засобів і інформаційних технологій в роботі з документами.
З метою своєчасного прийому архівних документів від структурних підрозділів або інших джерел комплектування, забезпечення їх обліку, збереження, впорядкування і використання відповідно до Правил і підготовки до передачі документів на постійне зберігання в кожній організації створюється архів.
У залежності від обсягу документів архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ у складі служби документаційного забезпечення управління (діловодства), яке здійснює приймання і зберігання архівних документів з метою використання.
На першому етапі архів спільно з діловодною службою або службою, що відповідає за функціонування інформаційних технологій в організації, визначає перелік систем, тем і проектів, документи яких можуть мати цінність відповідно до загальними критеріями експертизи. У межах переліку проводиться відбір документів на постійне і тимчасове зберігання; перелік затверджується експертною комісією організації.
Комплектування архіву організації - це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації, а також інших організацій, що є джерелами комплектування архіву.
Комплектування архіву включає:
визначення джерел комплектування архіву;
визначення складу документів, які підлягають прийому до архіву;
організація передачі документів до архіву.
Архів організації відповідно до положення про нього комплектується справами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також справами по особовому складу.
Справи тимчасового зберігання з термінами зберігання до 10 років передачі в архів організації, як правило, не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах організації і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню.
Документи особового походження в архів організації передаються на тимчасове зберігання за заявою їх власника (власника) з подальшою передачею в державний архів на постійне зберігання.
До архіву передаються документи організацій-попередників, а також документи ліквідованих підлеглих організацій.
Номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою.
Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом в діловодстві, а в архіві організації використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Закріплена в номенклатурі схема систематизації справ може бути використана при розробці схеми картотеки на виконані документи.
Розрізняються три види номенклатур справ: типова, приблизна та індивідуальна номенклатури справ конкретної організації.
Типова номенклатура справ встановлює склад справ, що заводяться в діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом.
Приблизна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, з зазначенням їх індексів, і носить рекомендаційний характер.
Типові і зразкові номенклатури справ використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ.
У номенклатуру справ організації з типової або примірної номенклатури справ переносяться передбачені ними заголовки справ, які передбачається завести в діловодстві організації, конкретизовано з урахуванням її специфіки.
Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться в індивідуальну номенклатуру справ без змін.
Номенклатура справ організації оформляється на загальному бланку організації.
Номенклатура справ організації візується керівником архіву або особою, відповідальною за архів, підписується керівником служби або особою, відповідальною за документаційне забезпечення управління, і направляється на погодження з ЕПК відповідної архівної установи, після чого затверджується керівником організації.
Після затвердження номенклатури справ організації структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.
Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року.
Узгоджена з архівною установою номенклатура справ у кінці кожного року уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Номенклатура справ узгоджується з архівною установою не рідше одного разу на 5 років. У разі докорінної зміни функцій і структури організації розробляється нова номенклатура справ.
Номенклатура справ складається на основі вивчення складу та змісту документів, що утворюються в діяльності організації.
У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають всі документовані ділянки і питання діяльності організації.
Графи номенклатури справ організації, її структурних підрозділів заповнюються таким чином.
У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад: 02-03, де 02 - індекс структурного підрозділу, 03 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою справ.
У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ різних структурних підрозділів (напрямів діяльності). Приклад: «Накази з основної діяльності» (02-03, 03-03, 04-03 і т.д.).
У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин).
Порядок розташування заголовків справ усередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком.
Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять постанови та накази вищестоящих організацій, розташовуються перед заголовками справ з наказами керівника організації. Далі розташовуються заголовки справ, що містять планові і звітні документи.
Заголовки справ, заведених за географічним і по кореспондентському ознаками, вносяться в номенклатуру справ за алфавітом географічних назв або кореспондентів.
Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін «документи», а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути у справі. Приклад: «Документи про проведення наукових конференцій і симпозіумів (плани, списки, доповіді)».
Термін «документи» застосовується також у заголовках справ, що містять документи - додатки до якого-небудь документа. Приклад: «Документи до протоколів засідання колегії міністерства».
Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідними» та вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом.
Якщо справа буде складатися з декількох томів чи частин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), уточнюючі зміст заголовка справи.
У графі 3 номенклатури справ вказується кількість справ (томів, частин). Вона заповнюється після закінчення календарного року.
У графі 4 зазначаються термін зберігання справи, номери статей за переліком (типовим, відомчому), а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатурою справ.
У графі 5 «Примітка» протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін
Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати у справи чорнові та дублетні примірники документів (за винятком особливо цінних), а також документи, що підлягають поверненню.
Формування справ ведеться під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації, а при необхідності - і відповідного державного архіву.
При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні основні вимоги:
- Документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;
- Включати в справу по одному примірнику кожного документа;
- Групувати у справу документи одного календарного року; виключення становлять: перехідні справи, судові справи; особисті справи, які формуються протягом всього періоду роботи даної особи в організації;
- Справа повинна містити не більше 250 аркушів, при товщині не більше 4 см .
Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовуються в хронологічному порядку (вхідні - по датах надходження, вихідні - за датами відправлення) або за алфавітом авторів і кореспондентів.
Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони відносяться.
Програми обсягом понад 250 аркушів складають окремий том, про що в документі робиться відмітка.
Розпорядчі документи групуються у справи за видами і хронології з відносяться до них додатками:
статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені як самостійний документ, то їх групують в окремі справи;
накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу;
накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази по особовому складу, що стосуються різних сторін діяльності організації (прийом на роботу, звільнення і переміщення, відрядження і т.д.), групувати в окремі справи;
доручення вищих організацій та документи щодо їх виконання групуються у справи за напрямками діяльності організації;
затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від їх проектів;
документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження;
особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в окремі справи і розташовуються в них за алфавітом прізвищ;
пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організації і всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань;
листування групується, як правило, за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності, документ-відповідь поміщається за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року. У залежності від специфіки діяльності організації листування може групуватися також за навчальний рік, термін скликання виборних органів і т.д.
Вимоги до оформлення справ, прийнятих в архів
Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, за методичної допомоги і під контролем архіву організації.
У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
Повне оформлення справ передбачає:
- Підшивку чи палітурку справи;
- Нумерацію аркушів справи;
- Складання листа-завірителя;
- Складання, у необхідних випадках, внутрішнього опису документів;
- Внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається не проводити систематизацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати.
Документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.
Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.
При наявності в справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. При наявності великої кількості таких документів останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис.
В кінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи (крім листа-завірителя і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті аркуша простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша.
Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються; при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.
Підшиті у справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі.
Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу складається і оформляється за встановленою формою, в якій зазначаються найменування організації, структурного підрозділу, індекс справи, архівний шифр справи, номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису справ, заголовок справи.
На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, у який справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.
Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Архівна опис - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту.
Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу; справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.) .
Окрема опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) нумерацією.
Справи постійного і тривалого зберігання, включаючи документи з особового складу, передаються в архів організації не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.
Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.
У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка.
Прийом кожної справи проводиться особою, відповідальною за архів (спеціальним співробітником), у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. У кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підпису відповідального за архів (співробітника архіву) і особи, що передала справи.
При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.
Справи, що обумовлені, в зв'язки, доставляються в архів організації співробітниками структурних підрозділів.
Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки включається в опис.

3. Вимоги, що пред'являються до оформлення документів з особового складу
Уніфіковані форми документів з обліку кадрів мають свої особливості оформлення, тим не менш багато положень ГОСТу та Типової інструкції цілком застосовні по відношенню до них, наприклад, правила датування, присвоєння реєстраційних номерів, підписання, завірення копій документів і т.п.
Серед величезної кількості кадрової документації особливе значення має документація по особовому складу. Особлива акуратність при оформленні, веденні, зберіганні кадрової документації протягом тривалого часу зумовлена ​​складанням на її основі державного статистичного спостереження (№ П-4) «Відомості про чисельності, заробітної плати і рух працівників» (Постанова Держкомстату РФ від 1 грудня 2003 р . N 105 «Про затвердження Порядку заповнення та подання уніфікованих форм федерального державного статистичного спостереження»). Не меншу важливість представляє і те, що кадрова документація по особовому складу видається всіма юридичними особами - комерційні та некомерційні організації всіх форм власності.
До кадрової документації з особового складу відносяться:
1. Трудові договори (контракти).
2. Накази з особового складу.
3. Особові справи.
4. Особисті картки (форма Т-2).
5. Особові рахунки по зарплаті.
Існує загальноприйнята система реєстрації кадрової документації. Це книги обліку та журнали. Перерахуємо основні види журналів, що реєструють кадрову документацію:
1. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
2. Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.
3. Книга обліку трудових договорів, змін та доповнень до них.
4. Журнал обліку наказів з основної діяльності.
5. Журнал обліку наказів з особового складу.
6. Книга реєстрації та контролю за вступниками та відправляються документами.
7. Книга реєстрації розпорядчих і нормативних документів організації.
8. Журнал обліку відпусток.
9. Журнал обліку особових карток Т-2.
10. Журнал обліку військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову.
11. Журнал обліку заходів щодо контролю.
12. Журнал обліку відряджень.
13. Журнал обліку посвідчень про відрядження.
14. Журнал ознайомлення з інструкцією (проходження інструктажу) з охорони праці.
15. Журнал обліку медичних оглядів.
Таким чином, кадрова документація включає в себе значний список обов'язкових документів, які повинні оформлятися, заповнюватися й зберігатися певним чином.
Особова картка - це основний документ з обліку персоналу підприємства, який підлягає зберіганню 75 років і при ліквідації організації здається в архів разом із наказами та особовими рахунками. Ведення особової картки передбачено в Правилах ведення трудових книжок, тобто при будь-якому записі в трудовій книжці роботодавець зобов'язаний дати розписатися співробітнику в особистій картці. Особова картка заводиться на працівника в одному екземплярі. Усі записи в особовій картці робляться на підставі оригіналів документів, наданих співробітником. Особиста картка містить наступні розділи:
Загальні відомості
Відомості про військовий облік
Прийом на роботу і переклади на іншу роботу
Атестація
Підвищення кваліфікації
Професійна перепідготовка
Заохочення і нагороди
Відпустка
Соціальні пільги
Додаткові відомості
Підстава звільнення
Картки звільнених співробітників вилучаються з оперативного користування і здаються в архів підприємства.
Особиста справа - це сукупність документів, що містять найбільш повні відомості про працівника і його трудової діяльності. Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу. В умовах сучасного діловодства організація має право самостійно вирішувати питання про необхідність закладу особистих справ.
Особиста справа співробітника має включати наступні документи:
- Внутрішня опис документів
- Анкета
- Резюме (автобіографія)
- Копії документів про освіту
- Копії всіх наказів про призначення, переведення, заохочення і т.д.
- Заяву про прийом на роботу або трудовий контракт
- Дані атестації
- Характеристики чи рекомендаційні листи
Особиста справа підшивається в окрему папку і йому присвоюється порядковий номер. Під цим номером особиста справа реєструється в «Журналі обліку особистих справ».
Надалі до особової справи включаються документи, що підтверджують зміну анкетно-біографічних даних співробітника. Зміни в особисті справи вносяться менеджером з персоналу.
Особиста справа не видається на руки працівнику, на якого воно заведено.
Особиста справа зберігається 75 років. Особові справи керівників підприємства зберігаються постійно.
Кадрове діловодство - це комплекс методів і процесів роботи з кадровими документами, здійснюваний підприємством при виконанні ним своїх функцій і завдань.
Кадрове діловодство є складовою частиною управління. Кадрове діловодство передбачає складання та оформлення документів по певних кадрових завдань: прийом на роботу, звільнення, переведення, переміщення, сумісництво, тимчасове переведення для заміщення відсутнього працівника, заохочення, стягнення, надання відпустки, відрядження, атестація і т.п.
Кадрове діловодство регулюється нормативно-методичною базою. При веденні кадрового діловодства необхідно враховувати вимоги Федеральної інспекцією праці. Кадрове діловодство ведеться за встановленим вимогам, закріпленим в інструкції. Інформацію про документи, що стосуються кадрового діловодства можна отримати в спеціальній літературі, на спеціалізованих семінарах, курсах. Співробітник кадрового відділу повинен своєчасно знайомитися з усіма змінами в кадровому діловодстві.
Кадрові документи є невід'ємною частиною діловодства, які документують рух кадрів на підприємстві. Під рухом кадрів фахівці розуміють:
- Прийом на роботу
- Переведення на іншу роботу
- Звільнення
- Надання відпусток
- Відрядження.
Кадрові документи включають:
- Наказ про прийом на роботу
- Особиста картка
- Штатний розклад
- Наказ про переведення на іншу роботу
- Наказ про надання відпустки
- Графік відпусток
- Наказ про припинення трудового договору
- Наказ про направлення працівника у відрядження
- Посвідчення про відрядження
- Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання
- Наказ про заохочення працівника
- Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати
- Табель обліку використання робочого часу
- Особисті заяви співробітників
- Доповідні записки
- Акти.
Кадрові документи регламентуються нормативно-методичною базою. Кадрові документи реєструються в книзі обліку або спеціальному журналі. Кадрові документи зберігаються у відділі кадрів. Кадрові документи заповнюються кадровиком, керівником організації або співробітником, відповідальним за діловодство.
Штатний розклад - організаційно-розпорядчий документ, що містить перелік найменувань посад постійних співробітників із зазначенням кількості однойменних посад та розмірів посадових окладів. Штатний розклад затверджується власником підприємства, керівником чи вищестоящим органом. Стандартна форма штатного розкладу містить наступні розділи:
1. Найменування структурного підрозділу.
2. Найменування посади.
3. Код професії.
4. Кількість штатних одиниць.
5. Місячний оклад або тарифна ставка (діапазон).
Правильно складене штатний розклад включає в себе назву підприємства, дату складання, підпис затвердив штатний розклад особи і печатку підприємства. При виникненні необхідності в нових співробітниках видається наказ про внесення до штатного розпису нових одиниць. Особливо важливо штатний розклад для бюджетних організацій (воно повинно бути складено і затверджено до початку нового календарного року, інакше фінансування буде неможливо). Невеликі компанії можуть обходитися без штатного розкладу, задовольняючись списком співробітників. Для автоматизації кадрового обліку створені спеціальні комп'ютерні програми, в яких робота зі штатним розкладом полегшена і регламентована.
Постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26 затверджено та введено в дію форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Дані форми документів узгоджені з Мінфіном Росії, Мінекомікі Росії, Мінпраці Росії.
Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку кадрів поширюються на юридичних осіб всіх організаційно-правових форм та форм власності. Уніфіковані форми по обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці поширюються на юридичних осіб всіх організаційно-правових форм та форм власності, крім бюджетних установ.

4. Мова і стиль ділового документа

Ділові документи виникли на Русі незабаром після появи писемності. Ділова писемність була розвинена і в Московській Русі. У XV-XVI ст. на основі московського говірки розвинувся діловий («наказним») мова Московської Русі, що сформувався головним чином у московських «накази» (тобто в установах, що відали окремими галузями державного управління). На наказовому мовою писалися державні та юридичні акти, а також листи московських великих князів, посольські донесення, географічні та історичні твори, лечебник, поварені книги і т. п.
Мова ділових документів як Київської, так і Московської Русі відрізняється від мови літописної та художньо-оповідної літератури, по-перше, вкрай обмеженим використанням слов'янізмів, по-друге, специфічними термінами, стійкими поєднаннями слів і синтаксичними явищами, по-третє, майже повною відсутністю будь-яких прийомів літературної обробки; Свого роду «штампом» ділового мовлення є складне речення з підрядним умови.
Російська ділова мова створює свої штампи, свою стійку фразеологію, у складі якої іноді використовуються найбільш поширені слов'янізми. Можливо також, що писарі, які працювали в російських княжих канцеляріях домонгольської доби, вживали стійкі формули, що склалися в мові болгарських царських канцелярій. Дуже багато хто з древніх російських грамот починаються однієї і тієї ж формулою.
Стилі мовлення - системи мовних елементів усередині літературної мови, розмежовані умовами і завданнями спілкування; форма наших висловлювань залежить від того, де, з ким і навіщо ми говоримо.
Виділяють п'ять стилів, чотири книжкових: науковий, офіційно-діловий, публіцистичний, художній - і розмовний стиль. Для кожного стилю характерні певні засоби мови: слова, їх форми, словосполучення, типи речень, причому їх приналежність до розмовної або книжковому стилю усвідомлюється при зіставленні з нейтральними засобами.
Стилі мовлення реалізуються в певних формах, або типи текстів, званих жанрами мовлення. Жанри мовлення - типизированная форма організації мовлення, що визначає типи текстів, що відрізняються заданим характером мовленнєвої діяльності (монологічний жанр публіцистичної статті та діалогічний жанр інтерв'ю) та формою використання мови (усний жанр доповіді та письмовий жанр статті). В основному кожен жанр мови належить до певного стилю мовлення, але є і міжстильова жанри, наприклад: стаття, нарис, есе (наукові та публіцистичні), інтерв'ю (публіцистичне та офіційно-ділове).
Офіційно-діловий стиль - один з книжкових, використовується у сфері ділових відносин, ділових паперах, тобто законах, документах, актах, договорах, постановах, статутах, службового листування та ін
Завдання цього стилю - повідомити інформацію, дати інструкцію. Офіційно-діловий стиль характеризується точністю, однозначністю, неособистим характером, стандартизованість побудови тексту, долженствующе-розпорядчим характером тексту.
Для цього стилю характерно:
1) використання офіційної лексики і фразеології, яка практично не вживається в інших стилях: ультиматум, анулювати, дипломатичний корпус і т.п. Офіційно-діловому стилю потрібні в певній мірі канцеляризми. У лексиці можна відзначити також часте вживання складних слів, які економніше, ніж аналогічні словосполучення: судочинство, квартиронаймач і т.п. Широке використання віддієслівних іменників: значення, рішення, розвиток; отименние прийменників: на предмет, по лінії, після закінчення (терміну) і т.п.
2) вживання складних синтаксичних конструкцій
3) вживання номінативних речень: Винагорода за працю. Охорона праці.
Для офіційно-ділового стилю характерне використання наступних мовних засобів:
на рівні лексики:
вживання повних найменувань, точних дат;
книжкова лексика (внаслідок, протягом, в силу того що, характеризуватися);
використання слів у прямих значеннях;
відсутність експресивної та оціночної лексики;
часте вживання віддієслівних іменників (апробація, використання, виконання);
наявність стандартизованих зворотів (після закінчення терміну, в установленому порядку, вступати в законну силу);
обмежені можливості синонімічної заміни, часті лексичні повтори;
на рівні морфології:
відсутність особистих займенників, особливо 1 і 2 особи, замість яких використовуються власні імена, власні найменування або спеціальні позначення (Замовник, Виконавець), а також дієслів у формі 1 і 2 особи;
на синтаксичному рівні:
ускладнення простого речення відокремленими зворотами, однорідними членами;
чітке членування тексту на смислові блоки, звичайно з використанням підзаголовків і цифрового оформлення пунктів.
Для офіційно-ділового стилю характерні як монологічні способи організації мовлення, так і діалог (розмова двох осіб) або полілог (розмова кількох осіб).
Основні жанри: монологічні - наказ, службове розпорядження, інструкція, заява, запит, скарга (рекламація), рекомендація, звіт, огляд, жанри-полілоги - збори, нарада, переговори, інтерв'ю.
Риси офіційно-ділового стилю:
- Відсутність особових займенників;
- Повне найменування дійових осіб із зазначенням їх соціального статусу;
- Заміна їх у подальшому на спеціальні позначення Автор, Фірма;
- Стандартизовані обертів: цей Договір про наступне, що його надалі, що діє на підставі;
- Точна вказівка ​​на місце і час укладення договору;
- Ускладнення простого речення різними відокремленими членами - див перше речення договору;
- Членування тексту на блоки з використанням підзаголовків і цифрового позначення.
Документована інформація повинна викладатися гранично ясно, чітко і недвозначно - це основна вимога письмового ділового спілкування. Отже, до мовних засобів і стилем викладу інформації в документі пред'являються особливі вимоги:
- Дотримання лексичних, граматичних, стилістичних норм, що забезпечують точність і ясність викладу;
- Однозначність вживаних слів і термінів;
- Нейтральний тон викладу.
Невиконання цих вимог, з одного боку, ускладнює роботу з документами, а з іншого - позбавляє або знижує їх юридичну та практичну значимість.
Смислова точність письмового висловлювання значною мірою зумовлена ​​точністю слововживання, тобто використанням слів згідно їх значень. Слово в тексті документа має вживатися тільки в одному значенні, прийнятому в офіційно-діловій письмовій мові. У зв'язку з цим труднощі у вживанні можуть викликати слова-пароніми (слова, близькі за звучанням родинні, однокореневі слова, що розрізняються значенням). Наприклад: представити (пред'явити, показати: подати звіт) - надати (дати що-небудь в користування, розпорядження кому-небудь: надати довідку); проводити (здійснювати що-небудь: проводити нараду) - виробляти (виробляти, виготовляти: виробляти товари) .
Неувага до відтінків значень, забарвленням слів-синонімів також може призводити до смисловим порушень у текстах документів. Так, наприклад, слова побудувати (стилістично нейтральне), звести (стилістична забарвлення - «високе»), спорудити (створити щось технічно складне); спорудити (побудувати що-небудь значне; високе) розрізняються стилістичними забарвленнями, відтінками значень і, як наслідок цього , мають різну сполучуваність. Так, наприклад, правильно складені словосполучення побудувати склад, спорудити міст, спорудити арку; поєднання ж звести склад, спорудити кіоск, спорудити житловий будинок стилістично некоректні.
Небажано використання в текстах ділової документації професіоналізмів (наприклад, пересадка замість трансплантація; кардан замість карданне пристрій та ін.) Область застосування професіоналізмів - це, як правило, усне мовлення, їх використання в письмовій мові ділового спілкування є стилістичної помилкою. Наприклад, добудову замість завершення будівництва, незавершенка замість незавершене будівництво; студенти-щоденники замість студенти денного навчання, безготівка, безготівку замість безготівковий розрахунок.
Терміни, що вживаються в діловій документації, повинні бути зрозумілі як автору, так і адресату. Якщо термін є маловживаних і його значення може бути незрозумілим, слід вдатися до одного з пропонованих способів:
- Дати офіційне визначення терміна, наприклад:
факторинг - продаж права на стягнення боргів;
- Уточнити, розширити зміст терміна словами нейтральній лексики, наприклад: ... невиконання договору викликано форс-мажорними обставинами (зливовими дощами розмило шляхи сполучення з заводом);
- Прибрати термін і замінити його загальнозрозумілим словом або виразом.
Труднощі в сприйнятті тексту документа може викликати невиправдане використання запозичених слів. Найбільш типова помилка - невмотивоване вживання іншомовних слів замість вже існуючих для позначення понять звичних слів, наприклад:
паблісіті замість реклама; популярність, популярність; ексклюзивний замість винятковий; апелювати замість звертатися.
У документах не повинні вживатися слова і вирази, що вийшли з ужитку (архаїзми та історизм). Слід писати не при цьому направляємо, а спрямовуємо, не цього року, а цього року (поточного року); не справжнім повідомляємо, а повідомляємо; не справжнім акт складений, а акт складений.
При вживанні числівників у текстах документів слід пам'ятати, що однозначні числа відтворюються словом, а в разі, якщо є вказівка ​​заходи - цифрою (не більше п'яти рейсів, але 9 кг ). Складові числівники записуються цифрами, за винятком тих випадків, коли числівник стоїть на початку речення (Сто найменувань компакт-дисків, але комісія забракувала 15 об'єктів). Порядкові числівники записуються із зазначенням відмінкових закінчень (до 16-го розряду). У фінансових документах поряд з цифровим записом дається словесна розшифровка.
До стандартних аспектів мови діловій письмовій мові відноситься уніфікація скорочень, широко використовуваних в ділових листах. Скорочуються слова, словосполучення, які характеризуються високою частотністю вживання, а також терміни, назви організацій, відомі правові акти, зводи законів і т. д. Скорочення, що використовуються в текстах документів, підкоряються певним правилам:
1. Скорочення повинні бути одноманітно протягом всього документа. Неприпустимо скорочувати одне і те ж слово (словосполучення) по-різному або писати його в одному місці повністю, а в іншому скорочено.
2. Не можна скорочувати слово, якщо воно є єдиним членом речення.
3. Не допускається скорочення, якщо воно може спричинити за собою інотолкованіе, двозначність у сприйнятті фрази.
4. Скорочення слова до однієї букви не допускається, крім випадків традиційних текстових скорочень типу: р. (рік), м. (пан), л. (Лист, листи), с. (Село), ​​р. (Ріка), п. (пункт) і ін
Зазначені нижче особливості офіційно-ділового стилю є об'єктивним фактом мови, їх застосування в текстах документів закономірно і закріплено традицією. Порушенням функціонально-стильової норми вважається використання не властивих діловому стилю мовних засобів, які суперечать вимозі логічності, точності й стислості мови ділових паперів і документів. Це перш за все слова та фразеологізми просторечно-розмовної і емоційно - експресивного забарвлення.
У мові ділових паперів і документів широко використовуються:
Терміни та професіоналізми у відповідності з тематикою і змістом службових документів. У першу чергу - це терміни юридичні, дипломатичні та бухгалтерські (імпорт, контракт, прострочення, надбавка, пропозицію, попит і т. п.).
Нетермінологіческіе слова, що вживаються переважно в адміністративно-канцелярської мови (належний, належний, вищевказаний, нижчепідписаний, надсилається, справжній (цей) і т. п.).
Імена іменники - назви людей за ознакою, зумовленого будь-якою дією чи відношенням (квартиронаймач, свідок, наймач, позивач, відповідач і т. п.). Іменники, що позначають посади і звання, вживаються в діловому мовленні тільки у формі чоловічого роду (свідок Федорова, працівник міліції Савельєва, професор Ємельянова і т. п.).
Віддієслівні іменники. Серед них особливе місце займають іменники з префіксом не (невиконання, незнаходження, невиконання, недотримання, невизнання і т. п.).
Складні отименние прийменники, що виражають стандартні аспекти змісту (у цілях., У відношенні, в силу, по лінії, до частин і т. п.).
Прийменник по з прийменниковим відмінком для позначення часових відрізків (після досягнення вісімнадцятирічного віку і т. п.).
Стійкі словосполучення атрибутивно-іменного типу з забарвленням офіційно-ділового стилю (одноразова допомога, вищі органи, встановлений порядок, попередній розгляд і т. п.).
«Розщеплені» присудки (надати допомогу, провести реконструкцію, провести розслідування і т. п.) на відміну від паралельних їм дієслівних форм (допомогти, реконструювати, розслідувати і т. п.).
«Нанизування» родового відмінка в ланцюжку імен іменників (... для застосування заходів громадського впливу; ... з метою широкої гласності роботи органів державного контролю і т. п.).
Твердження через заперечення, в яких адресат санкціонує адміністративні дії. Ініціатива цих дій виходить не від адресата (Міністерство не заперечує ..., Колегія не відхиляє ..., Вчена рада не відкидає ... і т. п.).
Пасивний стан при необхідності підкреслити факт вчинення дії (оплата гарантується; пропозиція схвалена; документація повернуто і т. п.). Дійсний заставу вживається, коли необхідно вказати конкретну особу або організацію як суб'єкт юридичної відповідальності (Завод «Електросталь» зриває постачання сировини; Керівник кооперативу не забезпечив дотримання норм техніки безпеки тощо).
Особливої ​​уваги заслуговує також аспект переконливості ділового послання. Фахівці відзначають, що інформативність і переконливість офіційного документа досягаються за рахунок вживання мовних формул, які беруть правову силу, подання всіх обставин справи в їх взаємозв'язку, використання придаткових пропозицій, що відображають причинно-наслідкові зв'язки, і союзних слів, що формують логічний контекст. Основною умовою переконливості будь-якого документа називають його доказовість. Тільки точні, безперечні факти повинні бути основою ділового послання. Переконливість листа залежить також від уміння його укладачів виразити інтереси того підприємства, на адресу якого воно направлено.
Мова і стиль офіційних паперів відрізняється від мови і стилю послань, в яких автори виступають як особистості. Адресата і адресанта офіційної кореспонденції є суб'єктами правовідносин, а ділове послання може служити предметом прямий правової оцінки. Стиль викладу у ділових посланнях - формально-логічний. Для нього характерні сухість і максимальна точність викладу думки. Його основні ознаки: нейтральність, надособистісний характер викладу, уніфікація, типізація мовних засобів і стандартизація термінів, звуження діапазону використовуваних мовних засобів, повторюваність окремих мовних форм на певних ділянках текстів документів.
Офіційно-діловий стиль - це стиль офіційного спілкування, листування, наказів, оголошень, документації, судочинства. Цей стиль - самий замкнутий і консервативний в системі стилів.

5. Наказ про прийом на роботу

Закрите акціонерне товариство «Ассоль»
м. Уфа
НАКАЗ
03.11.2006 р. № 1
Про прийом на роботу
ПРИЙНЯТИ:
1. Іванова Івана Івановича на посаду юрисконсульта з 03.11.2006 з окладом 5000 руб. згідно з укладеним трудовим договором.
Підстава: особиста заява з візами начальника відділу кадрів та начальника юридичного відділу; трудовий договір від 03.11.2006.
З наказом ознайомлений Особистий підпис Дата
Генеральний директор Підпис А.М. Семенов.


Висновок

За результатами проведеного дослідження можна зробити наступні висновки.
Документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства.
Основною метою робіт з документами в організації є керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління. Служба, яка працює з документацією вирішує наступні завдання:
вдосконалення форм і методів роботи з документами;
забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів;
скорочення документообігу, кількості форм документів і документів;
розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і підвідомчої системі (для організацій, що мають підвідомчу систему), прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, спрямованих на реалізацію діяльності організації.
При оформленні документів необхідно дотримуватися правила, що забезпечують юридичну силу документів: оперативне та якісне їх виконання і пошук; можливість обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки; якість документів як історичних джерел.
З введенням в дію уніфікованих форм первинної облікової документації виникає основа для створення єдиної системи кадрової документації та виключення з документування обліку та руху кадрів невиправданих відмінностей, що склалися через недосконалість діючої раніше нормативно-методичної бази.

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
2. Постанова Держкомстату Росії від 24.03.99 № 20 «Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації»
3. Постанова Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати»
4. Документи в організації. «Управління організацією». № 3 - 2004 р .
5. Комлєв Н.Г. Компоненти змістовної структури слова. М., 1999
6. Практична стилістика російської мови: функціональні стилі / під ред. В.А. Алексєєва та К.А. Роговий. М., 1982.
7. Розенталь Д.Е. Практична стилістика російської мови. М., 1989.
8. Сопер П. - Основи мистецтва мови. - М., 1992
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Курсова
128кб. | скачати


Схожі роботи:
Документаційне забезпечення управління 3
Документаційне забезпечення управління 4
Документаційне забезпечення управління 2
Документаційне забезпечення управління
Документаційне забезпечення управління персоналом
Організація та документаційне забезпечення управління персоналом
Документаційне забезпечення управління фірмою Склад документації
Документаційне забезпечення діяльності структурного підрозділі
Документаційне забезпечення діяльності структурного підрозділу комерційного підприємства
© Усі права захищені
написати до нас