Використання системи управління базами даних Acceess при веденні бухгалтерського обліку витрат

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати


Введення

Тема курсової роботи - «Використання системи управління базами даних Acceess при веденні бухгалтерського обліку витрат на виробництво». Система управління базами даних Ассеss орієнтується на обробку даних. Дані являють собою набір фактів: вони перетворюються в корисну інформацію лише після того, як будуть впорядковані якимось розумним способом. Ассеss представляє собою інструмент для подібної організації даних. Основне призначення системи - створення, обробка та використання реляційних баз даних на персональних комп'ютерах. За своїми можливостями система не поступається всім сучасним СУБД, а за окремими показниками й перевершує їх. Курсова робота складається з трьох розділів:

У першому розділі розглядається бухгалтерський облік витрат на виробництво. Облік витрат на виробництво складається із спостереження, вимірювання, реєстрації, систематизації фактів і процесів суспільного відтворення, а так само розглядаються види витрат на виробництво та їх детальна класифікація.

У другому розділі розглядаються основні поняття бази даних Access. У цьому розділі вказані можливі типи даних з якими можна працювати в Microsoft Access, відображені важливі елементи та відмінні риси даної бази даних.

У третьому розділі я описав використання СУБД для створення бази даних при веденні бухгалтерського обліку витрат на виробництво. Тут висвітлено порядок створення нової бази даних, вказаний порядок створення таблиць, розглядаються основні обліку витрат на виробництво, а також показаний процес підбиття підсумків за допомогою звітів на конкретному прикладі

Актуальність обраної теми полягає в тому, що система управління базами даних знайшла своє застосування у всіх сферах діяльності людини.

1. Бухгалтерський облік витрат на виробництво

      1. 1.1 Завдання обліку витрат на виробництво

Собівартість продукції - виражені в грошовій формі витрати на її виробництво і реалізацію. В умовах ринкової економіки собівартість продукції є найважливішим показником виробничо-господарської діяльності підприємств. Обчислення цього показника необхідно для визначення рентабельності виробництва й окремих видів продукції, здійснення внутрішньовиробничого госпрозрахунку, виявлення резервів зниження собівартості продукції, визначення цін на продукцію, розрахунку економічної ефективності впровадження нової техніки, технології, організаційно-технічних заходів, обгрунтування рішення про виробництво нових видів продукції і зняття з виробництва застарілих.

Основні завдання бухгалтерського обліку витрат на виробництво - облік обсягу, асортименту та якості виробленої продукції, виконаних робіт і наданих послуг, облік фактичних витрат на виробництво продукції і контроль за використанням сировини, матеріальних, трудових та інших ресурсів, за дотриманням встановлених кошторисів витрат на обслуговування виробництва та управління, калькулювання собівартості продукції, виявлення результатів діяльності структурних підрозділів, виявлення резервів зниження собівартості продукції.

Процес виробництва - основоположний в господарській діяльності організації. За його характеру зазвичай визначаються види основної діяльності, зміст товарного знака та знаків обслуговування, назва організації. Крім того, статутний капітал формується під умови, що дають можливість здійснювати процес виробництва. Під впливом цього процесу постійно знаходиться фінансовий результат від господарської діяльності організації - прибуток або збитки.

Велика роль при цьому відводиться бухгалтерському обліку, який суцільно, безперервно, взаємопов'язане відображає будь-які господарські операції, підтверджені документами, забезпечуючи достовірність, своєчасність і сумарну точність інформації.

Величина витрат значно впливає на величину фінансового результату організації і на рівень цін, тому в бухгалтерському обліку суворо регламентовані правила визнання та обліку витрат. Критерієм визнання визначені: ПБУ 10/99 «Облік витрат», методика обліку Планом рахунків.

Собівартість проданої продукції, робіт, послуг формується на базі витрат по звичайних видах діяльності, при знанні як у звітному році, так і в попередні звітні періоди, і перехідних витрат, що мають відношення до одержання доходів у наступні звітні періоди.

Визначення витрат від звичайних видів діяльності та порядок їх визнання викладений у положенні з бухгалтерського обліку ПБО 10/99 «Облік витрат».

Склад витрат, що приймаються з метою оподаткування організації, до 2002 р. визначений в постанові Уряду РФ від 5 серпня 1992 р. № 552 (зі змінами та доповненнями), з 2002 р. - у гл. 25 НК РФ «Податок на прибуток організацій».

У собівартість продукції, робіт, послуг організації включають витрати, пов'язані з використанням у процесі виробництва природних ресурсів, сировини, матеріалів, палива, енергії, основних засобів, трудових і фінансових ресурсів та інших витрат на її виробництво і реалізацію.

У собівартість включають повну суму таких витрат, але при розрахунку оподатковуваного прибутку до її фактично отриманої величині додають витрати, вироблені понад норму.

Крім того, у собівартість продукції включаються втрати від браку, втрати від простоїв з внутрішньовиробничих причин.

Формуванню бухгалтерської інформації про витрати, їх класифікації, складу і видам виробництв, продукції, що випускається, виконуваних робіт і послуг, що надаються повинен передувати процес розробки організацією бізнес-плану. У ньому мають бути вказані показники, включаючи склад собівартості продукції, розрахунок продажних цін, прибутку і т.д., які розшифровуються в розрізі, необхідному для бухгалтерського синтетичного та аналітичного обліку (управлінського) та фінансового - для звітності. Виходячи з показників бізнес-плану, бухгалтерія формує і розробляє облікову політику організації, обов'язкову до застосування при обліку процесу виробництва.

Організація обліку витрат на виробництво продукції заснована на наступних принципах:

- Незмінність прийнятої методології обліку витрат на виробництво і калькулювання собівартості виробленої продукції протягом року;

- Повнота відображення в обліку всіх господарських операцій;

- Правильне віднесення витрат та доходів і витрат до звітних періодів;

- Регламентація складу собівартості продукції.

Одне з основних умов одержання достовірної інформації про собівартість продукції чітке визначення складу виробничих витрат.

У нашій країні склад собівартості продукції регламентується державою. Основні принципи формування цього складу визначені в Законі РФ «Про податок на прибуток підприємств і організацій» і конкретизовано в Положенні про склад витрат із змінами і доповненнями, внесеними до цього Положення, чітко визначили витрати, які відносять на собівартість продукції (робіт, послуг) і витрати , що проводяться за рахунок відповідних джерел фінансування (прибутку організації, фондів спеціального призначення, цільового фінансування та цільових надходжень та ін.)

1.2 Види витрат на виробництво

Витрати на виробництво і реалізацію продукції складаються з вартості використовуваних у виробництві природних ресурсів, сировини, основних і допоміжних матеріалів, палива, енергії, основних фондів, трудових ресурсів та інших витрат з експлуатації, а також позавиробничих витрат.

Склад і структура витрат на виробництво залежать від характеру та умов виробництва при тій чи іншій формі власності, від співвідношення матеріальних і трудових витрат і інших факторів. Склад витрат по виробництву і реалізації продукції регламентується Податковим кодексом РФ. Відповідно до цього витрати на виробництво і реалізацію продукції, виходячи з їх економічного змісту.

Витрати на виробництво об'єднуються в п'ять груп:

матеріальні витрати (за вирахуванням вартості зворотних відходів);

витрати на оплату праці;

відрахування на соціальні потреби;

амортизація основних фондів;

інші витрати.

Матеріальні витрати включають в себе покупні сировину і матеріали, що входять до складу виробленої продукції. Це основні і допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та напівфабрикати, паливо всіх видів, тара, запасні частини для ремонту, малоцінні і швидкозношувані предмети, покупна енергія всіх видів, витрати, пов'язані з використанням природної сировини (включаючи плату за природні ресурси), витрати на роботи і послуги виробничого характеру, виконувані сторонніми організаціями.

Вартість матеріальних ресурсів, що враховуються у цій групі, складається з цін їх придбання, націнок і комісійних винагород, сплачуваних постачальницьким і зовнішньоторговельним організаціям, вартості послуг товарних бірж, брокерів, митних зборів та плати за перевезення, зберігання і доставку сторонніми організаціями. З вартості матеріальних ресурсів, що враховуються у цій групі, виключається вартість поворотних відходів, тобто таких, які через повної або часткової втрати споживчих властивостей використовуються з додатковими витратами або не використовуються взагалі в якості матеріальних ресурсів.

Розглянемо види витрат на виробництво більш докладно:

МАТЕРІАЛЬНІ ВИТРАТИ

- Елемент собівартості продукції (робіт, послуг), в якому відображається вартість: придбаваються з боку сировини і матеріалів, що входять до складу вироблюваної продукції або є необхідним компонентом при виготовленні продукції (проведенні робіт, наданні послуг); покупних матеріалів, використовуваних в процесі виробництва продукції (робіт, послуг) для забезпечення нормального технологічного процесу і для пакування продукції або витрачаються на інші виробничі та господарські потреби (проведення випробувань, контроль, утримання, ремонт і експлуатацію устаткування, будівель, споруд, інших основних фондів тощо), а тж. запасних частин для ремонту обладнання, зносу інструментів, пристосувань, інвентарю, приладів, лабораторного устаткування та інших засобів праці, не відносяться до основних фондів, зносу спецодягу та інших малоцінних предметів; покупних комплектуючих виробів та напівфабрикатів, піддаються надалі монтажу або додаткової обробки на даному підприємстві; робіт і послуг виробничого характеру, виконуваних сторонніми підприємствами або виробництвами і господарствами підприємства, що не відносяться до основного виду діяльності. Вартість матеріальних ресурсів, відображена по елементу «Матеріальні витрати», формується виходячи з цін їх придбання (без урахування податку на додану вартість), націнок (надбавок), комісійних винагород, сплачуваних постачальницьким і зовнішньоекономічним організаціям, вартості послуг товарних бірж, включаючи брокерські послуги, митних зборів, плати за транспортування, зберігання і достатку, здійснені сторонніми організаціями. Витрати, пов'язані з доставкою (включаючи вантажно-розвантажувальні роботи) матеріальних ресурсів транспортом і персоналом підприємства, підлягають включенню до відповідних елементи витрат на виробництво (витрати на оплату праці, амортизація основних фондів, матеріальні витрати та ін.)

Витрати на оплату праці - це витрати на оплату праці основного виробничого персоналу підприємства, включаючи премії хза виробничі результати, стимулюючі і компенсуючі виплати, в тому числі у зв'язку з підвищенням цін і індексацій доходів у межах норм, передбачених законодавством, а також витрати на оплату праці не перебувають в штаті підприємства працівників, зайнятих в основній діяльності.

У витрати на оплату праці включаються:

- Виплати заробітної плати за фактично виконану роботу відповідно до тарифних ставок, посадовими окладами та ін;

- Вартість продукції, що видається в порядку натуральної оплати працівникам;

- Премії, надбавки до окладів за виробничі результати;

- Вартість безкоштовно наданих працівникам окремих галузей відповідно до законодавства комунальних послуг, харчування, форменого одягу, житла тощо;

- Оплата щорічних і навчальних відпусток;

- Виплати працівникам, які вивільняються з підприємств, у зв'язку з реоганізаціей, скороченням штатів та ін

Відрахування на соціальні потреби - елемент собівартості продукції (робіт, послуг), в якому відображаються обов'язкові відрахування за встановленими законодавством нормами державного соціального страхування до Фонду соціального страхування Російської Федерації, Пенсійний фонд Російської Федерації, Державний фонд зайнятості населення Російської Федерації і фонди обов'язкового медичного страхування від витрат на оплату праці працівників, що включаються до собівартості продукції (робіт, послуг) по елементу «Витрати на оплату праці» (крім тих видів оплати, на які страхові внески не нараховуються).

Амортизація основних фондів

Основні фонди в процесі виробництва зношуються. Прийнято розрізняти два види зносу: фізічемкій і моральний.

Фізичний знос - це матеріальне зношення як діючих, так і бездіяльних основних фондів. Викликається з двох причин: інтенсивністю використання їх у процесі виробництва і впливом природних сил природи.

Моральний знос - процес поступового перенесення вартості основних фондів на вироблену продукцію в міру втрати ними споживчої вартості. Моральний знос засобів праці означає, що фізично вони придатні, а економічно себе не виправдовують.

      1. 1.3 Техніка обліку витрат на виробництво

Для обліку витрат на виробництво продукції (робіт, послуг) використовуються такі активні рахунки: 20 «Основне виробництво», 21 «Напівфабрикати власного виробництва», 23 «Допоміжні виробництва», 25 «Загальновиробничі витрати», 26 «Загальногосподарські витрати», 28 «Шлюб у виробництві », 97« Витрати майбутніх періодів »і пасивний рахунок 96« Резерви майбутніх витрат ».

Рахунки 20 і 23 - калькуляційні, на них обчислюється фактична собівартість продукції (робіт, послуг) основного і допоміжного виробництв.

Протягом місяця прямі, елементні витрати враховуються на підставі первинних документів в собівартості конкретних видів продукції (робіт, послуг).

Непрямі, комплексні витрати включаються до собівартості продукції по-різному, в залежності від характеру і періоду часу, до якого вони відносяться.

Зокрема, витрати, вироблені в звітному періоді, але які відносяться до майбутнього часу (наприклад, орендна плата, сплачена наперед), враховуються на рахунку 97 «Витрати майбутніх періодів» і списуються з нього щомісяця в частці, що відноситься до звітного періоду (місяця).

Підприємство може створювати резерви, пов'язані на собівартість продукції (робіт, послуг). Наприклад, резерв на оплату відпусток працівникам, на ремонт основних засобів і т.п. Щомісячні відрахування в ці фонди враховуються на рахунку 96 «Резерви майбутніх витрат».

Частина непрямих витрат, що виникають щомісячно, обліковуються на рахунках 25 «Загальновиробничі витрати» та 26 «Загальногосподарські витрати».

На рахунку 25 враховуються витрати з обслуговування основного (допоміжного) виробництва. До них відносяться:

  • витрати по експлуатації машин і устаткування (заробітна плата допоміжного персоналу, відрахування на соціальне страхування з їх заробітної плати, вартість електроенергії, мастильних матеріалів тощо);

  • знос основних засобів виробничого призначення;

  • витрати на ремонт основних засобів;

  • витрати по управлінню (заробітна плата персоналу, що обслуговує виробництво з відрахуваннями на соціальне страхування);

  • господарські витрати (опалення, освітлення, утримання приміщень, орендна плата за виробничі основні засоби) та ін

На рахунку 26 враховуються витрати з обслуговування та управління підприємством. До них відносяться:

  • адміністративно-управлінські витрати (оплата праці з відрахуваннями працівників управління, відрядження, канцелярські, поштові витрати тощо),

  • загальногосподарські витрати (знос і ремонт основних засобів управлінського і загальногосподарського призначення, оплата праці загальногосподарського персоналу з відрахуваннями і т.д.),

  • збори і відрахування (податки),

  • непродуктивні витрати (втрати від простоїв за зовнішніми причинами, нестачі та псування матеріальних цінностей на складах) та інші.

Після закінчення місяця загальновиробничі і загальногосподарські витрати розподіляються між окремими видами продукції та незавершеним виробництвом пропорційно до кошторисних (нормативним) ставками. При відсутності ставок витрати розподіляються між видами продукції одним з перерахованих способів: пропорційно основної заробітної плати, нормативних або плановим витратам, кошторисним (нормативним) ставками на утримання та експлуатацію обладнання, масі і об'єму продукції, кількості відпрацьованих робітниками людино-годин, кількості машино-годин обладнання та ін

При виборі способу розподілу непрямих витрат необхідно враховувати специфіку роботи підприємства, в тому числі рівень механізації і автоматизації окремих ділянок, рівень кваліфікації рахункових працівників та інші фактори.

Для розподілу загальногосподарських і загальновиробничих витрат складаються спеціальні відомості розподілу цих витрат. Списання загальногосподарських і загальновиробничих витрат може здійснюватися й іншим способом: безпосередньо на рахунок 90 «Продажі». Даний метод списання не вимагає розподілу витрат між об'єктами калькулювання.

Вибір того чи іншого способу списання загальногосподарських і загальновиробничих витрат здійснюється підприємством самостійно і має бути закріплений в обліковій політиці підприємства.

2. Теорететіческіе основи бази даних Access

2.1 Основні поняття бази даних

У файлі бази даних Access можуть зберігатися об'єкти шести основних типів. Разом ці об'єкти виконують всі основні функції СУБД і складають закінчила додаток.

Таблиці містять елементи даних в табличному форматі (рядок-стовпець), подібному тому, який використовується в електронних таблицях. База даних Access може включати до 32768 об'єктів (загальна кількість таблиць, форм, звітів, запитів тощо), при цьому одночасно можна відкрити до 1024 таблиць, за наявності, звичайно, достатніх ресурсів. Таблиці можна імпортувати з баз даних інших програм (таких як xBase і Paradox), баз даних архітектури клієнт-сервер (таких як Microsoft SQL Server) або з електронних таблиць (наприклад, Microsoft Excel або Lotus 1-2-3). Бази даних Access можна пов'язувати з таблицями баз даних інших типів (dBase, FoxPro, Paradox) форматованим файлами (такими, як текстові файли у форматі ASCII і робочі листи Excel) та з іншими базами даних Access.

Запити зв'язують між собою дані декількох таблиць (до 16 таблиць) та відображають їх у вигляді деякої віртуальної таблиці. Крім того, за допомогою запитів можна вказати, які саме поля вибраних таблиць треба відібрати (всього до 255 полів) і як на їх підставі сформувати поля віртуальної таблиці. Критерії відбору визначають не тільки поля, а й рядки відбираються даних.

Форми відображають дані, що містяться в таблицях і запитах, і дозволяють додавати, видаляти або редагувати інформацію. У форми можна вставляти малюнки та діаграми, а за наявності звукової карти ще й коментарі і музику. Далі в роботі описано створення форм і додавання в них графічних об'єктів. У Access 2007 у форми можна включати власні процедури на мові Ува (які зберігаються в модулі класу), за допомогою яких можна керувати інтерактивним режимом введення, перегляду і коректування даних.

Звіти дають можливість друкувати дані таблиць і запитів практично в будь-якому форматі. Access дозволяє включати до звіту графічні об'єкти, завдяки чому можна, наприклад, роздрукувати повний ілюстрований каталог продукції фірми. Звіти Access надають користувачам більш гнучкі можливості, ніж аналогічні функції більшості інших систем управління реляційними базами даних, включаючи системи, розроблені для міні-комп'ютерів. До звітів Access можна включати такі ж керуючі VBA-процедури, як і у форми.

Властивості таблиць та їх полів

Перш ніж додати в нову базу даних першу таблицю, слід познайомитися з основними поняттями та угодами, які в Access застосовуються для опису структури таблиць і їх полів. Основним з цих понять є поняття властивостей таблиць і полів.

Властивості таблиці описують таблицю в цілому. Задавати їх не обов'язково. Якщо ж ви хочете визначити які-небудь з властивостей, це можна зробити, ввівши їх значення в текстові поля діалогового вікна властивостей таблиці. Для цього потрібно в режимі конструктора таблиці клацнути на кнопці панелі інструментів Властивості. Властивостей в таблиць п'ять.

Властивість Опис дозволяє ввести додаткове пояснення про призначення таблиці. Якщо у вікні бази даних вибрати Вид, потім Таблиця, поруч з назвою кожної таблиці з'явиться її опис. Це властивість зручно використовувати також при створенні за допомогою архіваріуса описів об'єктів бази даних.

Властивість Умова на значення дозволяє в разі необхідності вказати умова для перевірки правильності вводяться в таблицю даних. Введене в це поле вираз може містити кілька полів таблиці. Ця умова стосується не конкретного поля, а до таблиці повністю і перевіряється кожен раз при введенні або зміні даних.

Властивість Повідомлення про помилку призначено для завдання повідомлення, яке буде виводитися щоразу, коли користувач спробує ввести в таблиці дані, що не відповідають умові властивості Умова на значення.

Властивість Фільтр може містити визначення фільтра, який накладається на таблицю відразу після її відкриття.

Властивість Порядок сортування дозволяє задати порядок сортування записів таблиці після її відкриття.

Ще одне важливе діалогове вікно Access 2007, доступне в режимі конструктора таблиць, вікно Індекси, дозволяє вказати первинний ключ таблиці та набір індексів для сортування даних.

Кожне поле таблиці теж має набір властивостей. Перші чотири з них задаються у верхній частині вікна конструктора - у таблиці з переліком полів.

Нижче перераховані чотири основних властивості полів таблиці.

- Ім'я поля. Кожне поле таблиці обов'язково повинна мати ім'я. Імена можуть мати довжину до 64 символів, можуть містити пробіли (але не ведучі) і знаки пунктуації. Точки (.), Знаки оклику (!) І квадратні дужки ([]) в іменах полів не допускаються. Імена полів у таблиці мають бути унікальними: два поля однієї таблиці не можуть мати однакові імена. Доброю практикою в програмуванні вважається не включати до імена полів прогалин. Їх зазвичай замінюють символами підкреслення або використовують прописні і заголовні букви, щоб довгі імена полів легше читалися.

- Тип даних. Тип даних кожного поля теж потрібно ввести обов'язково. Відбувається це в результаті вибору значення другого стовпця таблиці полів із списку. Перелік допустимих типів даних фіксований і включає наступні варіанти: Текстовий, Поле MEMO, Числовий, Дата / час, Грошовий, Лічильник, Логічний, Поле об'єкту OLE, Гіперпосилання, Майстер підстановок. (Тип даних Гіперпосилання вперше з'явився в Access 2007.)

- Опис. Значення цієї властивості задавати не обов'язково. Введений тут текст буде з'являтися в рядку стану, після вибору користувачем відповідного поля в режимі таблиці.

- Ключове поле. Щоб задати властивість Ключове поле, виділіть поля, які разом будуть складати первинний ключ, і клацніть на кнопці Ключове поле панелі інструментів. Зліва від назв вибраних полів з'являться зображення ключа. Поля бази даних не просто визначають структуру бази - вони ще визначають групові властивості даних, записуваних в осередки, які належать кожному з полів. Нижче перераховані основні властивості полів таблиць баз даних на прикладі СУБД Microsoft Access.

- Ім'я поля - визначає, як слід звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).

- Тип поля - визначає тип даних, які можуть міститися в даному полі.

- Розмір поля - визначає граничну довжину (у символах) даних, які можуть розміщуватися в даному полі.

- Формат поля - визначає спосіб форматування даних в комірках, що належать полю.

- Маска введення - визначає форму, в якій вводяться дані а поле (засіб автоматизації введення даних).

- Підпис - визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не вказана, то в якості заголовка стовпця використовується властивість Ім'я поля).

- Значення за замовчуванням-те значення, яке вводиться в комірки поля автоматично (засіб автоматизації введення даних).

- Умова на значення - обмеження, яке використовується для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, яке використовується, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий тип або тип дати).

- Повідомлення про помилку - текстове повідомлення, яке видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних.

- Обов'язкове поле - властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази.

- Порожні рядки - властивість, що дозволяє введення порожніх строкових даних (від властивості Обов'язкове поле відрізняється тим, що відноситься не до всіх типів даних, а лише для деяких, наприклад до текстових).

- Індексоване полі - якщо поле володіє цією властивістю, всі операції, пов'язані з пошуком або сортуванням записів за значенням, що зберігається в даному полі, суттєво прискорюються. Крім того, для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключити дублювання даних.

Оскільки в різних полях можуть міститися дані різного типу, то й властивості у полів можуть відрізнятися в залежності від типу даних. Так, наприклад, список вищевказаних властивостей полів відноситься в основному до полів текстового типу. Поля інших типів можуть мати або не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливою властивістю є кількість знаків після десяткової коми. Поля інших типів можуть мати або не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливою властивістю є кількість знаків після десяткової коми. З іншого боку, для полів, які використовуються для зберігання малюнків, звукозаписів, відео кліпів та інших об'єктів OLE, більшість вищевказаних властивостей не мають сенсу.

Типи даних. Таблиці баз даних, як правило, допускають роботу з набагато більшою кількістю різних типів даних. Так, наприклад, бази даних Microsoft Access працюють з такими типами даних.

Текстовий - тип даних, який використовується для зберігання звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів).

Числовий - тип даних для зберігання дійсних чисел.

Поле Мемо - спеціальний тип даних для зберігання великих обсягів тексту (до 65 535 символів). Фізично текст не зберігається в полі. Він зберігатися в іншому місці бази даних, а в полі зберігатися покажчик на нього, але для користувача такий поділ помітно не завжди.

Дата / час - тип даних для зберігання календарних дат і поточного часу.

Грошовий - тип даних для зберігання грошових сум. Теоретично, для їх запису можна було б користуватися і полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов'язані з правилами округлення), які роблять більш зручним використання спеціального типу даних, а не налаштування числового типу.

Лічильник - спеціальний тип даних для унікальних (не повторюються в полі) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання - для порядкової нумерації записів.

Логічний - тип для зберігання логічних даних (можуть приймати тільки два значення, наприклад Так або Ні).

Гіперпосилання - спеціальне поле для зберігання адрес URL Web-об'єктів Інтернету. При натисканні на посилання автоматично відбувається запуск броузера і відтворення об'єкту в його вікні. Майстер підстановок - це не спеціальний тип даних. Це об'єкт, настроюванням якого можна автоматизувати введення даних у поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати їх із списку.

      1. 2.2 Об'єкти бази даних Acceess

      2. Таблиці.

Таблиці - це основні об'єкти будь-якої бази даних. По-перше, в таблицях зберігаються всі дані, які є в базі, а по-друге, таблиці зберігають і структуру бази (поля, їх типи і властивості).

      1. Запити

Ці об'єкти служать для отримання даних з таблиць та надання їх користувачеві в зручному вигляді. За допомогою запитів виконують такі операції як відбір даних, їх сортування і фільтрацію. За допомогою запитів можна виконувати перетворення даних за заданим алгоритмом, створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати найпростіші обчислення в таблицях і багато іншого.

      1. Форми

Якщо запити - це спеціальні засоби для відбору та аналізу даних, то форми - це засоби для введення даних. Сенс їх той же - надати користувачеві засоби для заповнення тільки тих полів, які йому заповнювати належить. Одночасно з цим у формі можна розмістити спеціальні елементи управління (лічильники, розкривні списки, перемикачі, прапорці та інше) для автоматизації введення. Переваги форм розкриваються особливо наочно, коли відбувається введення даних з заповнених бланків. У цьому випадку форму роблять графічними засобами так, щоб вона повторювала оформлення бланка - це помітно спрощує роботу складача, знижує його стомлення і запобігає появі друкарських помилок.

      1. Звіти

За своїми властивостями та структурі звіти багато в чому схожі на форми, але призначені тільки для виводу даних, причому для виведення не на екран, а на принтер. У зв'язку з цим звіти відрізняються тим, що в них прийняті спеціальні заходи для групування даних, що виводяться і для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів.

      1. Сторінки

Це спеціальні об'єкти баз даних, реалізованих в останніх версіях СУБД Microsoft Access (починаючи з Access 2000). Правда, більш коректно їх називати сторінками доступу до даних. Фізично це особливий об'єкт, виконаний в коді HTML, що розміщується на Web-сторінці і передається клієнту разом з нею. Сам по собі цей об'єкт не є базою даної, але містить компоненти, через які здійснюється зв'язок переданої Web-сторінки з базою даних, що залишається на сервері. Користуючись цими компонентами, відвідувач Web-сайту може переглядати записи бази в полях сторінки доступу. Таким чином, сторінки доступу до даних здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, розміщеної на сервері. Ця база даних не обов'язково повинна бути базою даних Microsoft Access. Сторінки доступу, створені засобами Microsoft Access, дозволяють працювати також з базами даних Microsoft SQL Server.

      1. Макроси та модулі

Ці категорії об'єктів призначені як для автоматизації повторюваних операцій при роботі з СУБД, так і для створення нових функцій шляхом програмування. У СУБД Microsoft Access макроси складаються з послідовності внутрішніх команд СУБД і є одним із засобів автоматизації роботи з базою. Модулі створюються засобами зовнішнього мови програмування, в даному випадку мови Visual Basic for Applications. Це один із засобів, за допомогою яких розробник бази може закласти в неї нестандартні функціональні можливості, задовольнити специфічне вимога замовника, підвищити швидкодію системи управління, а також рівень її захищеності.

3. Використання MS Access 2007 при веденні бухгалтерського обліку витрат на виробництво на підприємстві ТОВ «Вектор»

3.1 Створення нової бази даних

Нова база даних абсолютно порожня - в ​​ній немає жодних таблиць, форм, звітів або будь-яких інших об'єктів. Основною складовою частиною бази даних в СУБД Access є таблиця - сховище всієї інформації про об'єкти предметної області. БД вважається створеною, якщо в ній розміщена хоча б одна таблиця.

Створення БД включає три етапи: створення файлу БД, опис таблиці і завантаження таблиці. Для створення файлу бази даних необхідно виконати наступні дії:

Кнопка office - Створити - задаємо ім'я файлу «Курсова робота» - бл.

У результаті на диску буден створений файл з початковим розміром 64 Кбайта, в якій резервуються ділянки для розміщення таблиці, запиту та інших компонентів БД. Надалі в міру додавання нових таблиць, запитів і т.д. розмір файлу буде збільшуватися порціями по 32 Кбайта. Ознакою завершення першого етапу є поява на екрані вікна бази даних.

Другий етап створення бази даних полягає в розробці структури - описі таблиці. Якщо вікно бази даних на екрані відсутня, що свідчить про закритому стані бази даних, її необхідно відкрити. Для цього використовуємо алгоритм:

Кнопка office - Відкрити - Курсова робота - ОК.

Замість кнопки office можна скористатися кнопкою на стрічці «Відкрити» або використовувати поєднання клавишь ctrl + o.

3.2 Створення таблиць у базі даних, списків для введення даних

Якщо в будь-яке поле треба вводити повторювані дані, то ці дані можна заздалегідь оформити у вигляді списку та налаштувати таблицю таким чином, щоб у процесі заповнення таблиці можна було вибирати значення з цього списку.

Наприклад, якщо потрібно вводити список витрат на виробництво, то в режимі конструктора при виборі типу поля «витрат на проізвлдство» вибираю тип «Майстер підстановок». У діалоговому вікні ставлю «буде введений фіксований набір значень» і «Далі», вводжу значення списку (Код ЗП) переходячи за стовпцем вниз за допомогою клавіші зі стрілкою та «Далі», вводжу ім'я стовпця підстановки «Найменування ЗП» і «Готово».

Відкрив таблицю для заповнення, коли курсор опинився в полі «місяць», то в ньому з'явився покажчик списку, натиснувши на цей покажчик, вибрав потрібне значення з розгорнувся списку і натиснув Enter.

Сформував таблицю «Вибірка за вартістю», використовуючи список значень поля таблиці з ім'ям «Код ЗП".

При заповненні таблиці значення полів: «Код ЗП», «Дата твори витрат», скопіював з таблиці «Довідник витрат на виробництво» (зазначив копійовані поля, Головна - Копіювати, позначив поля, в які копіюю дані теж разом з іменами, Головна - Вставити ).

Зв'язав цю таблицю з раніше створеними таблицями по полю «Дата твори витрат»:

1) Вибравши кнопку «Схема даних» або виконав команду «Сервіс» - «Схема даних»;

2) у діалоговому вікні клацнув правою кнопкою миші на вільному місці;

3) вибрав команду «Додати таблицю»;

4) зі списку вибрав таблицю «Довідник витрат на виробництво» і натиснув «Додати»;

5) пов'язав цю таблицю з таблицею «Сума витрат» по полю «Код ЗП".

3.3 Створення звіту в БД «Облік витрат на виробництво»

Розрахункова витрат на виробництво по днях, для цього виконаємо послідовно:

Створення - Майстер звітів - Вибрав запит «Найменування ЗП» - Вибрав поля: «Код ЗП», «дата твори витрат», «сума витрат» - Далі - Далі - Задав сортування по полю «дата твори витрат» від 1.05.2010 до 20.05 .2010 - Далі - вибрати макет «табличний» і орієнтацію «книжкова» - далі - Вибрав стиль «виділений». Далі - поставив ім'я звіту «Витрати на виробництво» - Готово.

Перед тим як вивести на друк я зробив попередній перегляд для цього я зробив наступне: кнопка office - друк - попередній перегляд. Переконавшись що мене все влаштовує я вивів звіт на друк наступним чином: кнопка office - друк вибрав потрібний принтер і відправив на друк. Якщо принтер то один можна скористатися функцією швидка друк для цього в розділі «друк» вибрати пункт «швидкий друк.

Висновок

Сучасне людське суспільство живе в період характеризується небувалому зростанням обсягу інформаційних потоків. Це відноситься як до економіки, так і до громадській сфері. Найбільше зростання обсягу інформації знаходиться в промисловій торгівлі.

Перехід до ринкових відносин в економіці й науково технічний прогрес надзвичайно прискорив темпи впровадження в усі сфери соціально економічного життя російського суспільства останніх досягнень в області інформатизації.

В даний час існує безліч систем керування базами даних (СКБД) та інших програм виконують подібні функції. Серед них програма Access заслуговує особливої ​​уваги. До досягнень Access можна віднести інтеграцію з іншими засобами Microsoft Access, можливість роботи і корпоративних мережах.

Області застосування Access ясні. По-перше користувачами цієї системи є непрограммірующіе професіонали. Таких користувачів приваблює легкість вивчення програми, можливість вирішити більшість проблем без програмування, а так само засоби швидкого створення додатків.

Прикладом може служити створення бази даних для розрахунку з персоналом за іншими операціями. Дана база даних складається з:

- Набір таблиць в яких відображені основні дані, необхідні для розрахунку з персоналом за іншими операціями, довідник співробітників, інші операції за місяць;

- Запитів, в яких висвітлено порядок розрахунку з персоналом за іншими операціями, виходячи з окладу;

- Порядок розрахунку за іншими операціями виходячи з даних таблиць.

Інша сфера застосування цієї СУБД - підприємства, що мають локальну мережу. Access добре зарекомендував себе при використанні в мережі.

Таким чином, з вище сказаного випливає, що обрана тема курсової роботи дуже актуальна.

Список літератури

1. Адріан Кінг Microsoft office зсередини: Пер. з англ. - СПБ.: Пітер, 2007. - 512 с.

2. Бусленко Н.П., Калашніков В.В., Коваленко І.М. Лекції з теорії великих систем. - М.: 2006. - 312 с.

3. Вейкас Д. Ефективна робота з Microsoft Access 2007: Пер. з анг. - СПб.: Пітер, 2008 - 864 с.

4. Управління базами даних / О.П. Глудкін, Н.М. Горбунов та ін: Під ред. О.П. Глудкін. - М.: Прикладні програми 2007 600 с.

5. Горєв А., Ахаян Р., Макашарінов С. Ефективна робота із СУБД. - СПб.: Пітер, 2008 - 704 с.

6. Гост 6. 38 - 90. Уніфіковані системи документації. Система ОРД.

7. Документи. Діловодство. - М.: ПРІОР, 2005 - 144 с.

9. Зельднер Г.А. Пєшков А.А., Юдаков В.В. Комп'ютер на зв'язку! М. 2007.

10. Карпов Т.С. Бази даних: Моделі, розробка, реалізація. - СПб.: Пітер. 2007. - 304.с

11. Нольде Маттіас Знайомтеся: Microsoft Access: Пер. з нім. - К.: Торгово-видавниче бюро BHV, 2007. - 336 с.

12. Романичева Е.Т., Соколова Т.Ю., Шандуріна Г.Ф. Комп'ютерна графіка. - М.: ДМК Прес 2007 - 592 с.

13. Керівництво програміста по Visual Basic для Microsoft Access 2007: Пер. з англ. - М.: ДМК Пресс, 2008 - 544 с.

14. Смілянський Г.Л. Яка АСУ ефективна? (Керівнику про автоматизовані системи управління). - М.: Економіка, 2006 - 304 с.

15. Тлумачний словник по обчислювальним системам / Под ред. В. Іллінгуорта та ін / Пер. з англ. - М.: Машинобудування, 2007 - 560 с.

16. Фаронов В.В. Програмування на персональних ЕОМ в середовищі Турбо - Паскаль. - М.: Вид - во МГТУ, 2004 - 580 с.

17. Харвей Г. Access для «чайників». - К.: Діалектика, 2008 - 288 с.

18. Харитонова І., Міхеєва В. Microsoft Access 2007. - СПб.: БХВ - Петербург, 2008-1088

19. Корнєєв І.К., Машурцов В.А. Інформаційні технології в управлінні. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 158 с.

20. План і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку: Методичний посібник / Рук. авт. колл. А.С. Бакаєв. - М.: Інвест-Фонд, 2007.

21. Олексій Єрохін. Access 2007. - М.: 2008

22. План рахунків. - М.: ИНФРА - М. 2008

23. Голіцина О.Л., Максимов Н.В., Попов І.І. Бази даних: Навчальний посібник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.

24. Пояснення до плану рахунків. ИНФРА-М, 2007.


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
118.5кб. | скачати


Схожі роботи:
Системи управління базами даних
Системи управління базами даних 2
Системи управління базами даних
Системи управління базами даних
Системи управління базами даних 2
Сервери і системи управління базами даних
Сучасні системи управління базами даних
Настільні системи управління базами даних
Системи управління базами даних 2 Розгляд ієрархічної
© Усі права захищені
написати до нас