Види документів та їх розвиток в сучасних умовах

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Федерального державного освітнього закладу
ВИЩОЇ ОСВІТИ
«АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»
ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ
Кафедра інформаційних систем управління та інформатики
Спеціальність 350800
«Документознавство та документаційне забезпечення управління»
Курсова робота
з дисципліни «Документознавство» на тему:
«ВИДИ ДОКУМЕНТІВ І ЇХ РОЗВИТОК
В СУЧАСНИХ УМОВАХ »
Виконала: студентка гр. Дфд-22
Калініна М.М.
Перевірила ст. викладач кафедри
Сарсенове Ж.Ж.
АСТРАХАНЬ 2009

ЗМІСТ
Введення. 3
I. Види документів, що застосовуються в управлінській діяльності. 5
1.1. Організаційні документи .. 5
1.2. Розпорядчі документи .. 9
1.3. Інформаційно-довідкові документи .. 15
1.4. Документи по особовому складу. 33
II. Розвиток видів документів у сучасних умовах. 50
2.1. Вимоги до видів документів на сучасному етапі. 50
2.2. Розвиток нормативної правової бази документаційного забезпечення управління 56
2.3. Заходи щодо подальшого розвитку видів документів. 63
Висновок. 66
Список літератури .. 68
Програми. 69
НАКАЗ. 69
Керівник організації. 70
З наказом (розпорядженням) ознайомлений. 70
ШТАТНИЙ РОЗКЛАД. 71
Керівники структурних підрозділів. 72
Головний бухгалтер. 72

Введення

Управлінська діяльність притаманна всім установам, організаціям і підприємствам. Вона охоплює організаційні питання, планування, фінансування, галузеву виробничу роботу, контроль, підбір і розстановку кадрів і т.д. У процесі управління збирається, обробляється і передається величезну кількість інформації. Ефективність управління залежить від обсягу, оперативності та достовірності інформації, переважна частина якої фіксується в документах.
Законодавчими та нормативними актами передбачено ряд ситуацій, при яких документування інформації є обов'язковим. Матеріальними носіями фіксованої інформації є документи.
У залежності від конкретної управлінської ситуації створюються десятки різних видів документів. Вид документа слід відрізняти від його різновиду. Вид документа об'єднує ряд різновидів. Так, наприклад, протокол - вид документа.
Різновиди його: протокол зборів, протокол засідання, протокол допиту, протокол розбіжностей і ін Або: акт - вид документа, його різновиди - акт прийому-передачі справ, акт інвентаризації, акт недостачі і ін
Управлінська діяльність фіксується в основному організаційно-розпорядчими документами (ОРД). У складі ОРД розрізняються три групи:
організаційні,
розпорядчі,
довідково-інформаційні документи.
До організаційних відносяться статути, положення, інструкції, правила, штатні розклади, до розпорядчим - постанови, рішення, розпорядження, вказівки, накази. Група довідково-інформаційних документів включає листи, телеграми, телефонограми, доповідні і пояснювальні записки, договори, акти, довідки, висновки, огляди і т.д. До ОРД відноситься також документація з особового складу, або кадрова документація. Це заяви, довідки, характеристики, особисті картки, різні облікові форми.
Таким чином, кожна функція управління відображається в певних документах, службовців способом і засобом реалізації управлінських рішень.
Метою курсової роботи є систематизація, накопичення і закріплення знань про види документів, що застосовуються в управлінській діяльності, їх розвитку.
Для реалізації мети необхідно вирішити такі завдання:
- Аналіз видів документів, що застосовуються в управлінській діяльності;
- Дослідження їх розвитку.
Мета і завдання курсової роботи зумовили вибір її структури. Курсова робота складається з вступу, двох частин, висновків, списку використаної при написанні курсової роботи літератури.

I. Види документів, що застосовуються в управлінській діяльності

1.1. Організаційні документи

Діяльність установ фіксується в документах різного виду. Згідно з чинним законодавством органи законодавчої та виконавчої влади Російської Федерації видають такі документи, як рішення, укази, розпорядження, постанови, накази, вказівки, інструкції.
Організації, установи, приватні підприємства створюють статути, положення, інструкції тощо
Статут - звід правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств громадян, їх взаємовідносини один з одним, права та обов'язки у сфері державної або господарської діяльності.
Існують, наприклад статути добровільних спортивних товариств, акціонерних товариств, товариств з обмеженою відповідальністю, статути, що визначають організацію і сферу діяльності Збройних сил РФ (Стройовий, Дисциплінарний та ін), статути громадських організацій і т.д.
Статути - це складні документи, структуру і зміст яких визначають самі розробники.
Текст статуту складається з розділів:
- Загальні положення (визначають завдання і цілі створюваної організації);
- Організаційна єдність (структурні підрозділи, їх взаємозв'язку);
- Регламент діяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб);
- Фінансово-матеріальна база (визначення розмірів основних оборотних коштів, джерела, порядок розпорядження засобів та цінностями);
- Звітна та ревізійна діяльність;
- Порядок ліквідації та відповідальність у справах державної влади.
Статути громадських організацій у справах організації.
Загальні статути стверджують вищі органи державної влади. Статути громадських підприємств і установ стверджують вищі органи (міністерства, відомства).
Статути муніципальних підприємств затверджують районні чи міські адміністрації.
Статут приватних підприємств стверджують власники, колективи при адміністрації в обласних, крайових, міських чи районних адміністраціях.
Посадова інструкція - організаційно-розпорядчий документ тривалого або постійного терміну дії (до введення нової), в якому визначено науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності організації, її підрозділів та посадових осіб.
Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:
- Інструкції, що регламентують порядок виконання будь-якого процесу, в здійсненні якого беруть участь виконавці (посадові особи; підрозділу);
- Посадові інструкції, що визначають функції, права, обов'язки і відповідальність посадових осіб.
Інструкції можуть роз'яснювати порядок застосування законодавчих актів та розпорядчих документів (законів, постанов, наказів).
Інструкція складається з декількох розділів, кожен з яких є логічно закінченої частиною документа.
Розділ «Загальні положення» встановлює область діяльності, кваліфікаційні вимоги, підпорядкування, звільнення з посади та призначення на неї.
Розділ «Посадові обов'язки» визначає види робіт, що виконуються співробітником.
Розділ «Права» встановлює права працівника, які сприяють успішному виконанню роботи.
Розділ «Відповідальність» конкретно вказує на те, за що працівник несе відповідальність.
Розділи інструкції можуть мати й інші назви.
Посадові інструкції розробляють керівники структурних підрозділів, відділи кадрів або фахівці по роботі з персоналом. Текст погоджують з юристами, відділом праці та заробітної плати. Стверджують посадові інструкції керівники організації або за допомогою розпорядчого акта.
Зміни в посадову інструкцію вносить керівник організації своїм наказом або за допомогою розпорядчого акта.
Текст інструкції має характер вказівок. Рекомендується чіткі формулювання з розпорядчими словами: «повинен», «має право», «допускається», «забороняється» і т.д. текст викладають від третьої особи або в безособовій формі.
Якщо інструкція передбачає введення в практику документа форми (карти обліку, акта, плану завдання і т.д.), то проект бланка цього документа повинен бути в додатку до інструкції. У тексті слід описати порядок використання документа (перелік реквізитів, вказівка ​​на того, хто заповнює документ, кількість примірників, вказівка ​​на того, кому передають документ і в який період часу).
Інструкцію підписує автор-упорядник, а затверджує керівник або спеціальний розпорядчий документ.
Датою введення інструкції в дію є дата її затвердження (якщо в тексті не вказана інша дата). Інструкцію оформляють на бланку формату А4. Посадова інструкція може служити підставою складання трудового договору (контракту) та бути використана при вирішенні трудових конфліктів і суперечок.
Інструкції з безпеки праці оформляють відділи охорони праці та техніки безпеки.
Положення - правовий акт, що визначає порядок формування, завдання, обов'язки, права, відповідальність і організацію роботи підприємства в цілому та його структурних підрозділів.
Положення бувають:
- Індивідуальні - про відділи, цехах, управлінських підрозділах, включених у схему організаційної структури управління підприємством;
- Типові - про цехах основного виробництва, структурних підрозділах.
Положення розробляють за вказівкою керівників підприємства і ініціативи керівників структурних підрозділів.
Виконавець складає текст положення. Положення підписує керівник структурного підрозділу (його діяльність регламентується вищим керівником, якому підпорядковується цей підрозділ), і розробник.
Проект положення погоджують з юридичним відділом. Якщо проект викликає заперечення і зауваження, їх викладають на другому екземплярі або на окремому аркуші, доданому до другого примірника проекту.
Проект положення представляють на затвердження керівнику підприємства.
Положення про організацію стверджують за допомогою розпорядчого документа вищестоящої організації.
Датою стану дата затвердження документа, якщо в тексті не вказана інша дата.
Становище є документом. Його структура і зміст, як правило, визначає установа-розробник.
Текст може складатися з наступних розділів: загальні положення, основні завдання і функції, права, організація роботи в цілому або окремих структурних підрозділів.
Штатний розклад закріплює посадовий і чисельний склад підприємства, вказує фонд заробітної плати. (Пріл.2)
Оформляють штатний розклад на бланку підприємства, вказуючи перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладів, надбавки та місячному фонді заробітної плати.
Штатний розклад підписує заступник керівника підприємства, узгоджується воно з головним бухгалтером, затверджується керівником підприємства.
У грифі затвердження вказують загальну штатну чисельність підприємства і місячний фонд заробітної плати.
Зміни до штатного розпису вносять наказом керівника підприємства.
Структура і штатна чисельність підтримується відповідно до Статуту підприємства. Вказують всі структурні підрозділи, посади та кількість штатних одиниць кожної посади.
Документ оформляють на бланку підприємства. Підписує його заступник керівника підприємства. Узгоджують його з головним бухгалтером. Стверджує директор підприємства.
Всі зміни вносять наказом директора.

1.2. Розпорядчі документи

Розпорядчі документи відіграють дуже важливу роль в управлінні установами, підприємствами, організаціями.
Видання розпорядчих документів обов'язково: з організаційних питань, питань планування, виробництва, будівництва, матеріально-технічного постачання і збуту, фінансів і кредиту, праці та заробітної плати.
У всіх випадках, коли чинними нормами не встановлено обов'язкове видання документа, вибір письмовій або усній форми управлінських дій лежить на органі управління (посадову особу).
Розпорядчі документи носять адміністративний характер. Вони звернені до нижчестоящим чи підрядним організаціям; групам або окремим посадовим особам.
До розпорядчих документів належать: постанови, вказівки, накази, рішення, розпорядження.
Схема підготовки розпорядчих документів:
- Всебічно вивчення питання, підготовка проекту документа;
- Узгодження тексту, його підписання (розпорядження, вказівку, наказ);
- Обговорення і прийняття документа на засіданні колегіального органу (постанова, рішення).
Проект розпорядчих документів може бути підготовлений структурними підрозділами або окремими фахівцями, а також робочою групою.
Для підготовки проекту документа треба вивчити суть питання, переглянути попередні документи з цього питання, врахувати відмінності думок і написати проект. Проект обговорюють і приймають на засіданні колегіального органу або погоджують і підписують керівник організації. Підготовлений документ доводять до відома зацікавлених сторін.
Наказ (по основній діяльності) - правовий акт, що видається указом керівника підприємства, яке діє на підставі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань підприємства.
Наказ - це основний розпорядчий документ. (Дод.1)
Наказами оформляються: порядок діяльності підприємства, рішення доручення щодо організації роботи, організаційні заходи, тоги роботи, результати ревізій і т.д.
Накази видаються тільки за потребою. Зміни, доповнення, скасування наказів виробляють лише на основі нових наказів.
Підготовка проекту наказу включає наступні стадії:
- Вивчення суті питання, знайомство з законодавчими актами та іншими документами, видавалися з цього питання, опрацювання інформаційно-довідкових документів підприємства (довідок, звітів, листів);
- Підготовка тексту документа;
узгодження тексту;
- Підписання наказу;
- Доведення до відома виконавців.
Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.
У констатуючій частині викладають факти, що розкривають причину і мету, що послужили підставою для видання наказу. Якщо в основу наказу покладено документ державних органів, то потрібно вказати найменування, його автора, дат, номер, заголовок. Констатуюча частина може бути відсутньою.
Розпорядчу частину починають словом НАКАЗУЮ, яке пишуть прописними літерами від нульового положення Табулярій (ліве поле). Текст поділяють на пункти.
Розпорядчі пункти строго послідовно за схемою:
- Виконавець (найменування посади, ініціали та прізвище або структурний підрозділ, організація);
- Дія;
- Термін.
Останній пункт наказу формулюють так: контроль за виконанням наказу покласти на (найменування посади, ініціали, прізвище). Якщо керівник і буде здійснювати контроль за виконанням наказу, тоді пункт про контроль писати не треба.
Дата наказу - це дата його підписання, початок його дії. Підписує наказ керівник організації, в його відсутність - заступник. Якщо посадова особа, підпис якого заготовлена ​​в проект наказу, відсутній, наказ передруковують.
Підготовку наказу, як правило, доручають структурному підрозділу, групі осіб, окремому посадовій особі.
Внесення змін та доповнень до наказу після підписання не допускаються без дозволу підписала документ.
До проекту наказу складають список розсилки, куди входять підрозділи організації, посадові особи, яких стосується наказ.
Проект наказу до підписання узгоджують (віза) з керівником структурного підрозділів, посадовими особами, відповідальними за виконання, заступників керівника, що відповідають за дані питання, юристом. Віза включає елементи: назва посади візує, підпис, розшифровка підпису (ініціали, прізвище), дата.
Може здійснюватись і зовнішнє узгодження з різними організаціями, якщо наказ зачіпає їхні інтереси, органами державного контролю, колегіальними і громадськими організаціями.
Оформляють узгодження грифом узгодження. Гриф узгодження включає наступні елементи: слово ПОГОДЖЕНО, назва посади, підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дату.
Можна робити копії наказів та виписки з них відповідно до списку на розсилку. Додаткові копії можна зняти з дозволу керівника.
Оригінали наказів зберігають у канцелярії і не видають для користування.
Накази оформляються на загальних чи спеціальних бланках, де друкарським способом нанесено назву документа - НАКАЗ.
Підписані накази передають до канцелярії (загального відділу або секретарю) для реєстрації.
Виписка з наказу - копія частини документа. Виписка є ту частину тексту, яка потрібна для роботи. Констатуюча частина у виписці записують повністю (їли вона є).
Розпорядження - правовий акт управління державного органу, має обов'язкову силу для громадян і організацій, яким воно адресоване. Цю форму управління вживають підприємства, організації, міністерства, уряд, адміністрація міст, районів і т.д.
Розпорядження можуть бути розраховані на тривалий термін дії та короткочасні, що стосуються швидкого вирішення конкретного питання.
Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частин. У першій вказують мету і причину розпорядження, у другій, що починається словом ЗОБОВ'ЯЗУЮ, - приписувані дії. У констатуючій частині доцільно використовувати такі стійкі формулювання, як «у відповідність», «у зв'язку», «з метою» і т.п.
Розпорядження оформляють на бланках А4.
Проект розташування повинен бути узгоджений з організаціями, посадовими особами, які зацікавлені в даному документі.
Виконавцями розпоряджень можуть бути установи, структурні підрозділи або посадові особи.
Вказівка ​​- розпорядчий документ організаційно-методичного характеру, що видається органами державного управління; міністерствами, відомствами; організаціями з питань, пов'язаних з процесом виконання наказів, інструкцій та інших документів (при оформленні відряджень, накладення стягнень і т.д.).
В організаціях право видання вказівки надано керівникам, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів, які діють на правах єдиноначальності в межах їх компетенції.
Текст вказівки, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
Констатуюча частина розкриває причини видання документа і зазвичай починається з стійких формулювань: «На виконання ...», «З метою», «Відповідно ...»
Розпорядча частина починається словом «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ». Текст може поділятися на пункти і підпункти. Кожен пункт будують за схемою:
-Виконавець (в давальному відмінку після ПРОПОНУЮ або в родовому відмінку після ЗОБОВ'ЯЗУЮ) - дія - термін виконання.
В останньому пункті вказують особу, на яку покладається контроль за виконанням документа (вказують посаду, ініціали, прізвище). Якщо контроль за виконанням вказівки бере на себе керівник, який підписав його, то останній пункт не потрібен. Датою вказівки є дата його підписання. Оформляють вказівку на бланках формату А4 або на аркуші паперу з відтворенням всіх реквізитів документа.
Постанова - документ, який видають вищі органи державної влади, - комітети і комісії, утворені при органах влади.
Розрізняють постанови, організаційного характеру й адресовані для виконання іншим органам. Перші дозволяють вирішувати організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердження плану). Другі призначені для виконання підприємствами, установами, посадовими особами.
Комісії, що не володіють владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови рекомендаційного характеру («ЗАПРОПОНУВАТИ», «РЕКОМЕНДУВАТИ»).
У постановах розкривають господарські, політичні та організаційні питання. Часто за допомогою постанов стверджують різні нормативні документи.
Текст постанови складається з констатуючої та розпорядчої частин. Підписує постанову голова колегіального органу і секретар. Проект постанови візує юрисконсульт.
Постанова друкують на папері формату А4.
Рішення - розпорядчий документ колегіального органу управління. Видається міністерствами, відомчими, науковими радами.
Рішення видають організації (при колегіальному управлінні і при единоначалии), державні органи і громадські організації.
Текст рішення складається з констатуючої та розпорядчої частин.
У констатуючій частині вказують причини видання рішення, цілі, які повинні бути досягнуті при його виконанні. Якщо рішення видають на підставі розпорядчого документа вищого органу, то в констатуючій частині вказують назву, номер, дату, заголовок цього розпорядчого документа.
У розпорядчій частині вказують найменування органу, що приймає рішення, потім пишуть слово ВИРІШИЛА прописними літерами на окремому рядку.
Розпорядчу частину можна ділити на пункти, де вказують виконавця (організацію, структурний підрозділ, посадова особа), дія, термін виконання.
Рішення підписує голова і секретар колегіального органу. При цьому вони не мають права змінювати зміст тексту.
Рішення оформлюють на бланках формату А4.

1.3. Інформаційно-довідкові документи

Більшість документів, створюваних установами, є інформаційно-довідковими. Ці документи містять інформацію про фактичний стан справ, що служить підставою для прийняття рішень та видання розпорядчих документів.
До інформаційно-довідкових документах відносяться: довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, листи, телеграми та ін Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчої документації і не є обов'язковими для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії, але може бути тільки прийнята до відома.
Акт - довідково-інформаційний документ.
Складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів або подій (акти інвентаризацій, прийому-передачі матеріальних цінностей, справ, знищення документів, акти аварій і т.д.).
Акт може містити висновки, рекомендації, пропозиції його укладачів (акти перевірок, обстежень, ревізій, випробування виробів тощо). Такі акти складають тимчасові або постійні комісії, уповноважені особами або однією посадовою особою із зазначенням документів, що підтверджують їх повноваження.
Деякі акти підлягають затвердженню (контрольно-ревізійного характеру, що містять рекомендації та пропозиції).
Акт затверджується розпорядчим документом або керівником, за вказівкою якого складено документ або до компетенції якого відноситься зміст акта.
Акт може мати гриф узгодження.
Текст акта складається з вступної та констатуючої частини.
У вступній частині вказують підставу для складання акта, перераховують осіб, що склали акт і присутніх при цьому (голова, члени комісії, присутні).
У констатуючій частині тексту дають опис виконаної роботи (сутність, характер, методи, терміни), фіксують факти (події), викладають висновки, пропозиції, висновків укладачів акту. Текст може поділятися на пункти і підпункти, може бути складений у формі таблиці.
За наявності додатків відмітку про їх присутність роблять після тексту.
У кінці тексту (під відміткою про додатку) вказують, якщо необхідно, кількість примірників акта, відповідно до нормативних правилами або практичною необхідністю, місце знаходження кожного примірника чи адресати, за якими вони спрямовані.
Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні (посади не вказують).
З актами ревізій та обстежень знайомлять всіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому проставляють погоджує відмітку (З актом ознайомлені: підпис, дата).
При наявності зауважень акт візують з позначкою: «Зауваження додаються».
Акти оформляють на загальному бланку. Внутрішні акти можуть бути оформлені не на бланку.
Реквізити відділяють один від одного 1, 5-3 інтервалами.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, інших формах роботи колегіальних органів.
Протоколи оформляють на спеціальних бланках, де назва документа заздалегідь надруковано в друкарні або на звичайних аркушах паперу формату А4.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу містить постійну та змінну інформацію.
Постійна інформація пов'язана з вживанням стійкою термінології - «Голова», «Секретар», «Були присутні». Ці слова пишуть з великої літери від початку лівого поля.
До змінної інформації ставляться ініціали та прізвища голови, секретаря та присутніх. Їх пишуть з 2-го положення табулятора (29-е поділ на лінійці друкарської машини або після 16 ударів від лівого поля на ПК)
Прізвища членів колегіального органу мають в алфавітному порядку, через кому, в рядок. Рядки розділяє 1 інтервал. Якщо членів колегіального органу більше 15 осіб, то вказують їх загальну кількість і поруч у дужках - реєстраційний лист додається.
До прізвищ запрошених додають назву посади і найменування організації, яку вони представляють. Порядок їх оформлення такої ж, як і членів колегіального органу.
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Вираз «Порядок денний» пишеться від початку лівого поля (0-го положення табулятора). З нового рядка починають запис пунктів порядку денного. Нумерують їх арабськими цифрами. Питання мають за ступенем важливості і складності. Не допускається формулювання пункту зі словом «різне». Кожне питання має бути конкретизований.
Основна частина протоколу будується за схемою: слухали - виступили - ухвалили (вирішили), причому для кожного питання окремо. Слова - СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ) пишуть прописними літерами, від початкового (лівого) поля, без знаків сперечань (відкрита пунктуація).
Перед словом СЛУХАЛИ ставлять порядковий номер питання на порядку денному, якщо обговорюють кілька питань.
З нового рядка пишуть ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку). Ставлять тире і з великої літери викладають короткий зміст доповіді, повідомлення. Якщо текст документа представлений доповідачем або стенографував, то замість короткого викладу доповіді пишуть: «Доповідь додається».
Після слова ВИСТУПИЛИ з нового рядка пишуть ініціали Ії прізвища виступаючих у називному відмінку (у дужках можна вказати назву посади), після тирі з великої літери пишуть зміст виступу. Виступи можуть викладатися від першої особи - «я здійснюю ...», від третьої особи - «Петров сказав, що ...», безвідносно до особи мовця - «Облік і зберігання в установі поставлені добре», в безособовій формі - «Івановим було запропоновано ...» .
Якщо промовець надає текст виступу, то після тирі вказують - «Виступ додається».
Питання та відповіді фіксують розділ ВИСТУПИЛИ. Слова - питання і відповідь, не пишуть. Записують ініціали та прізвище виступаючого, тире, короткий зміст питання відповіді.
Завершальною частиною протоколу є постанова (рішення). Починають цю частину словами УХВАЛИЛИ чи ВИРІШИЛИ (від 0-го положення табулятора - ліве поле).
Постановчу частину будують за схемою: виробництво - виконавець - термін. Виконавцем може бути організація, структурний підрозділ або конкретна посадова особа. Якщо постанова містить різні питання, то його ділять на пункти, пронумеровані арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового рядка.
Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа. У цьому випадку протокол повинен мати посилання на дату і номер документа, а сам документ слід докласти до протоколу.
При виборах в протоколі вказують результати голосування по кожній кандидатурі.
Якщо до протоколу докладають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу - Засідання ... стенографується. Стенограма додається.
Протокол підписує голова і секретар. Секретар редагує текст, знайомить кожного виступав із записом його виступи і отримує підпис виступаючого, згідно із записом свого виступу. Протокол зборів, для ведення яких обирають президію, підписує голова та члени президії.
Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання продовжується кілька днів, то вказують дату початку і, через тире, закінчення засідання.
Номер протоколу - порядковий номер, який проставляється протягом календарного року.
Доповідна записка - документ інформаційно-довідкового характеру. Може містити виклад якого-небудь питання або факту, висновки і пропозиції укладача, адресована керівнику своєї організації або у вищу інстанцію.
Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.
У залежності від адресата доповідні записки бувають внутрішніми (діють всередині організації) і зовнішніми (направлені у вищестоящі або інші організації).
Внутрішні записки пишуть на аркуші паперу (можна рукописним способом) формату А4 або А5. Підписує їх автор-упорядник.
Зовнішні записки оформляють на загальному бланку організації формату А4. підписує їх керівник організації.
Датою документа вважається дата її підписання.
Доповідна записка може бути складена як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти рішення. Інформаційні доповідні записки про хід виконання робіт повинні представлятися керівництву постійно.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини. Перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга - висновки, думки упорядника - організації або посадової особи.
Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, програми, звіту і т.д.), або пояснює причини порушення трудової дисципліни, невиконання будь-якого доручення.
Пояснювальні записки, де пояснюються причини поведінки, вчинку, ситуації, становлять окремі працівники. Як і внутрішні доповідні записки, вони можуть бути оформлені рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Підписують такі записки укладачі. Її реквізити ті ж, що і у внутрішній доповідній записці.
Службова записка - форма внутрішнього листування. Направляють її зі структурних підрозділів або від посадових осіб будь-якому адресату всередині організації, крім прямих керівників.
Службові записки можуть мати інформаційний, ініціативний або звітний характер. У тексті викладають ділові питання, що стосуються структурного підрозділу або посадової особи. Службова записка може містити прохання, пропозиції і бути адресована будь-якого непрямого керівнику, в тому числі вищестоящому.
Службову записку підписує керівник підрозділу або укладач.
Текст службової записки зазвичай складають з двох частин. У першій частині викладають факти, які послужили приводом до її написання, в другій - роблять висновки і дають пропозиції щодо излагаемому питання.
Датою службової записки є дат її підписання.
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою. Воно служить засобом спілкування установами, приватними особами, дозволяє повідомляти різні відомості, повідомляти про події.
Лист використовують у тому випадку, коли неможливо вирішити питання іншими засобами (особиста бесіда, телефонна розмова).
Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що потребують відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.
Листи оформляють на спеціальних бланках для листів формату А4 і А5, в залежності від обсягу листи. Якщо лист не перевищує десяти рядків, її оформляють на бланку формату А5 (заголовок не пишуть, текст можна друкувати через 1, 5 або 1 інтервал). Назва виду документа - лист - не пишуть.
Застосування бланків з поздовжнім розташуванням реквізитів для оформлення листів не рекомендується.
Листи можуть бути адресовані в організацію, її структурний підрозділ, конкретній посадовій особі, керівнику організації.
Реквізит «Адресат» оформляють з 4-го положення табулятора (32 друкованих знака від лівого поля). Якщо лист адресовано організаціям або в її структурний підрозділ, то їх назву пишуть у називному відмінку.
При направленні конкретній посадовій особі найменування організації пишуть у називному відмінку, назва посади, П.І.Б. - У давальному.
Якщо лист адресовано керівникові підприємства, то після назви посади вказують найменування підприємства.
У реквізит «Адресат» може входити і поштова адреса організації.
При відправленні листа приватній особі спочатку пишуть адресу, прізвище, ініціали (або ім'я, по батькові повністю).
Елементи реквізиту «Адресат» відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
Адресуючи лист декільком одержувачам, адреса основної організації пишуть першим, потім вказують інші. Якщо документ, направляють більш ніж у чотири організації, то складають список розсилки, на кожному примірнику вказують один адресат, якому направляється конкретний екземпляр.
Лист може бути адресовано однорідним організаціям. У цьому випадку адреса вказують узагальнено.
Текст листа повинен бути простим, лаконічним, послідовним, переконливим і коректним.
Лист висвітлює одне питання. Це спрощує роботу з документом (реєстрація, виконання, контроль). Кілька питань викладають в одному листі лише, коли вони взаємопов'язані.
Факт, події викладають об'єктивно, повно, ясно. Неточності, допущені у викладі та оформленні тексту, можуть позбавити документ юридичної сили.
Текст листа складається з вступної та основної частин.
У вступній частині вказуються причини, які послужили підставою для складання листа, наводять посилання на факти, документи і т.д.
В основній частині листа викладають мету: прохання, пропозицію, повідомлення, відмову і т.д. Лист може складатися тільки з основної частини (наприклад: просимо виділити 4 машини для обслуговування гостей фестивалю).
Всі логічні елементи листа виділяють абзацами. У тексті не повинно бути зайвих слів, утрудняють читання. Слід уникати непотрібних скорочень.
Текст, як правило, викладається: від третьої особи однини - «Організація повідомляє ...», від третьої особи множини - «Педагогічний колектив і учні школи запрошують ...», від першої особи єдиного особи - «Прошу ...», від першої особи множини числа - «Просимо ...».
Лист оформляють у двох примірниках (факс - в одному). Перший примірник готують на бланку і відправляють адресатові, другий - направляють у справу.
До тексту листа можуть додаватися документи. У цьому випадку після тексту (через 1, 5-2 інтервалу) пишуть слово Додаток (від початкового поля, з великої літери).
Текст програми пишуть стовпчиком, через 1 інтервал. Якщо додатків кілька, то їх нумерують арабськими цифрами, відокремлюючи один від одного двома інтервалами.
Вихідні листи мають бути завізовані зацікавленими посадовими особами. Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша копії листа, що залишається на підприємстві. Віза складається наступних елементів: назва посади (від поля), особистий підпис (від лівого поля), розшифровка підпису (ініціали, прізвище - 2-е положення табулятора або друкованих 16 друкованих знаків від лівого поля), дата (від лівого поля). Елементи візи відділяють один від одного 1, 5-2 інтервалами.
На вхідні листи ставлять позначку про надходження в організацію і резолюцію керівника.
Відмітка про надходження документа до організації складається з наступних елементів: дата надходження, порядковий реєстраційний номер. Проставляють відмітку в правому нижньому куті документа.
Резолюція містить у собі прізвище та ініціали виконавця, зміст доручення та термін виконання, підпис керівника і дату написання резолюції. Якщо виконавців документа декілька, їх перераховують. Відповідальним за виконання вважається те, чиє прізвище зазначене першою. Резолюцію пишуть між реквізитами «Адресат» і «Текст» або на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.
Листи підписують керівники підприємств, структурних підрозділів. Реквізит «Підпис» має такі елементи: найменування посади, яка підписує документ, підпис, П.І.Б.
При підписанні листа кількома посадовими особами, підпис розташовують один під одним у відповідність до займаної посади.
Документ інформує адресата про направлення до нього додаються до листа документів або відправлених матеріальних цінностей. Супровідні листи складають у тому випадку, якщо необхідне пояснення про характер або цілі напрямки прикладеного документа.
Текст починають словами: направляємо, повертаємо, представляємо на затвердження (погодження) ...
Мета листа - запрошення на засідання, нараду, конференцію, семінар і т.д. адресувати лист-запрошення можна конкретній особі, групі осіб або організації.
Лист може містити повну порядку денного заходу, прізвища доповідачів з питань повісті дня, прізвище та телефон відповідального за проведення заходу, інформацію про проїзд до місця запрошення та іншу інформацію.
У тексті часто використовують стійкі звороти: «Запрошуємо Вас на засідання ...», «Просимо взяти участь у виставці робіт учнів ...».
У тексті інформаційного листа повідомляють про будь-які факти або заходи. Часто за допомогою інформаційних листів пропагують діяльність організацій або різну продукцію.
Лист-повідомлення складають для конкретного адресата. Часто воно є відповіддю на запит. Стійкими словосполученнями листи-повідомлення є: «Ставимо Вас до відома», «Повідомляємо Вам про перенесення сесії ...».
Цей вигляд листа близький до інформаційного листа.
Рекламний лист посилають конкретним адресатам. Воно містить опис рекламованих послуг і товарів.
Мета листа - спонукати адресата скористатися запропонованими послугами, замовити товар.
Текст містить повну, чітку, конкретну інформацію. У кінці тексту може бути вказана адреса організації і телефон для довідок.
Лист-підтвердження повідомляє відправника про отримання документів, цінностей (переклади, листи, бандеролі), підтверджує факти, дії. Ключовими фразами листа є: «Підтверджуємо отримання Вашого замовлення ...», «Організація не заперечує проти спільного будівництва ...», «Підтверджуємо умови постачання партії телевізорів ...», «Підтверджуємо телефонну розмову 21.02.2002 з питання постачання ...».
Напрямок листів-підтверджень відноситься до обов'язкової частини ділових відносин, тому що дозволяє зняти питання з контролю.
Текст листа-нагадування повідомляє про наближення, прискоренні або закінчення терміну виконання, будь-які дії, заходи, події.
Лист направляють тоді, коли не вдається отримати відповідь за допомогою особистого контакту або телефонних переговорів.
Текст може бути представлений у вигляді трафарету.
У тексті гарантійного листа адресатові дають гарантії оплати виконаної роботи або надання будь-яких послуг (роботи, приміщення, житла тощо).
У листі організація-адресат бере на себе певні зобов'язання, тому лист має правову силу.
Листи-претензії зазвичай посилають підприємства-покупці на адресу недбайливої ​​організації - постачальника.
У тексті вказують вимоги і претензії заявника, обгрунтовують ці вимоги і, якщо необхідно, вказують докладний розрахунок суми, яку заявник просить йому перерахувати.
Лист підписує керівник організації або його заступник.
Текст листа-відповіді залежить від ініціативного документа. Відповіді посилають на листи, запити, прохання, звернення, пропозиції, вимоги.
Лист-відповідь має містити посилання на індекс і дату ініціативного (вхідного) листи, на який дається відповідь: «На № __ від _______». Якщо ініціативне лист надійшов від приватної особи, на засланні вказують дату надходження вхідного документа.
У тексті викладають рішення, прийняте за ініціативному документу: відмова від пропозиції, виконання прохання, відповідь на запит. Відповідь має бути викладено в конкретній, чіткій формі. Якщо в листі міститься відмова, він повинен бути добре аргументований.
У тексті використовують стійкі словосполучення: «Ми не можемо задовольнити Вашу пропозицію ...», «На жаль, задовольнити Ваше прохання не можемо ...», «Пропоновані Вами терміни проведення ...», «Ваше пропозиція відхилена з наступних причин ...».
Лист іноземному партнеру повинно мати чітку структуру. Розмір полів на бланку по 1 дюйму (2, 54 мм). Реквізити на ньому розташовують у наступному порядку.
1 - емблема організації або товарний знак, найменування фірми (можливе зазначення роду її діяльності - «продаж нерухомості» і т.д.);
2 - довідкові дані про організацію (адреса, телефон / факс, № рахунку в банку, адреси представництв і філій); цей реквізит може бути розміщений безпосередньо перед реквізитом 1;
3 - реєстраційний (індекс) номер документа в цифровій або в буквеній, а також буквено-цифровій формі, вказівка ​​в листі-відповіді вихідного номера ініціативного листа;
4 - дата документа в буквено-цифровій формі без додавання "th" до числа;
5 - адресат: ім'я, прізвище одержувача, назва компанії, номер будинку, вулиці, місто, цифровий індекс, країна (розташовують дані адреси порядково з відкритою системою пунктуації, тобто без ком і крапок);
6 - вступне звернення через чотири міжрядкових інтервалу від реквізиту 5;
7 - заголовок листа (не обов'язковий, але свідчить про хороший тон);
8 - текст листа;
9 - заключна формулювання ввічливості, пишуть її через два міжрядкових інтервалу після тексту листа;
10 - особистий підпис автора листа, нижче підпису - його розшифрування, на наступному рядку - назва посади особи, яка підписала документ (проставляють через п'ять міжрядкових інтервалів після реквізиту 9);
11 - відмітка про наявність додатків, якщо вони є;
12 - позначка про завірення копії та адрес, куди вони вислані.
Довідка - документ, що підтверджує які-небудь факти або події.
Довідки бувають двох видів:
1. Довідки з описом та підтверджують факти чи події у виробничій діяльність організації.
Довідки становлять за вказівкою вищестоящої організації або керівника організації для інформації про виконання планів, завдань, доручень. Їх у встановлені терміни. Текст такої довідки складається з двох частин.
У першій частині довідки викладаються факти, які послужили приводом до написання, в другій - наводяться конкретні дані.
Висновків і пропозицій в довідці не призводять. Це відрізняє її від доповідної записки.
У довідці фіксують відомості на певному відрізку часу. Тема довідки може містити період часу або дату, на які додаються відомості, наведені в документі.
Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей. У довідках можуть наводитися таблиці.
Довідки, складені для керівника організації, підписує укладач, складені за вказівкою вищестоящої організації, підписує керівник установи. Довідки фінансового характеру підписує і головний бухгалтер установи.
Довідки, що виходять за межі установи, оформляють на загальному бланку формату А4, а внутрішні - на чистому аркуші паперу, але з тими ж реквізитами.
Датою довідки є дата її підписання.
Адресат оформляють, як і на інших документах, але не вказують поштову адресу.
2. Довідки, що засвідчують юридичні факти: підтвердження місця роботи, навчання, посаду, місця проживання і т.д. їх видають за запитами зацікавленої особи або установи. Це найбільш численна і щоденна составляемая група довідок. Як правило, при складанні таких довідок застосовують уніфіковані трафаретні бланки формату А5.
Відмінною рисою трафаретного довідки і те, що, адресат переміщений до другої частини тексту. Текст документа починається з вказівки прізвища, імені та по батькові (у називному відмінку) особи, про яку подають відомості. У кінці довідки вказують назву організації, куди вона уявляється.
Змінні і відсутні дані можуть бути вписані в трафаретну форму довідки від руки або на друкарській машині.
У тексті не повинно бути архаїчних зворотів, непотрібних слів: «справжня довідка», «дійсно вчиться». Текст завіряють підписом і печаткою.
Доповідь має велике значення при проведенні засідань, нарад, зборів.
Щоб скласти хороша доповідь, треба визначити: мета документа, правила оформлення.
Доповідь може переслідувати дві мети:
1. Інформування
2. Інформування і переконання.
Складання доповіді - майстерність, що вимагає практичного досвіду і критичного аналізу проекту доповіді.
Виходячи з мети доповіді, проводять логічна побудова матеріалу. Наприклад, постановка проблеми, аналіз проблеми, можливі рішення, план дії, висновки.
У доповіді повинні бути присутні наступні елементи:
- Вступ (наочно і доступно викладають цілі й призначення доповіді);
- Основна частина (виклад основних фактів, використання матеріалу для доказу і переконання);
- Висновки (подаються у вигляді положень);
- Рекомендації (пропозиція дій, які випливають з висновків).
Текст доповіді повинен складатися з коротких речень, тому що довгі пропозиції погано сприймаються на слух. Пропозиція повинна бути не більше 20 слів. Для використання в доповіді цифр, потрібно знайти ефективний спосіб подачі, щоб слухає або читає доповідь прийшли до потрібного Вам висновку.
Текст доповіді пишуть через два інтервали. Вказують назва документа - ДОПОВІДЬ, тему доповіді. Якщо доповідь є додатком, то в правому верхньому куті потрібно зробити позначку.
Телеграма - документ, що виділяється з інших, способом передачі (телеграфом). Швидкість передачі буває необхідна, якщо інший, більш повільний спосіб сповільнить виконання.
Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт, або з однаковим текстом - у різні пункти. Існують різновиди телеграми: фототелеграм, схема-телеграма, телеграма з завіреної підписом, телеграма-доручення, телеграма з оплаченою відповіддю, що посилається на спеціальному бланку, і т.д.
Телеграму будують з двох частин, розділений рисою. Першу частину (над рискою) передають по телеграфу (її оплачують), другу частину (під рискою) по телеграфу не передають і не оплачують.
Перша частина телеграми містить такі реквізити:
- Відмітку про категорію або особливому вигляді телеграми (при необхідності);
- Адресат;
- Текст;
- Прізвище посадової особи, яка підписала телеграму (скорочена або умовне, якщо вони невідомі адресату).
Друга частина телеграми містить такі реквізити:
- Найменування організації-відправника телеграми (з зазначенням адреси);
- Підпис особи, від імені якого телеграма виходить (вказівка ​​посади);
- Друк;
- Дата.
За терміновості доставки адресату телеграми поділяють на такі категорії: урядові, термінові, міжнародні, звичайні. На звичайних телеграмах категорію не вказують.
При вказівці адреси в телеграмах, як правило, пишуть скорочений (телеграфний) адреса одержувача. Якщо раніше він не був відомий, струму в перший раз адреса вказується повністю. Може бути вказано умовне найменування адресата, зареєстроване підприємством зв'язку.
Текст телеграми повинен бути гранично коротким (рис.26)
Сполучники, прийменники, займенники і розділові знаки в тексті опускають, якщо при цьому не спотворюється зміст. У разі потреби знаки пунктуації вказують словами або за допомогою абревіатури: точка (точка), зпт (кома), двтч (двокрапка), КВЧ (лапки). Тільки словами вказують знаки: тире, знак, знак питання, знаки арифметичних дій (плюс, мінус, розподіл), знак відсотка, параграф, номер (можливо скорочення - НР).
Тест відповідних телеграм (рис.27) треба починати з індексу (номера) документа, на який дається відповідь, а текст ініціативних телеграм, що вимагають відповіді, повинен закінчуватися номером ініціативної телеграми. Не рекомендується починати і закінчувати текст телеграми цифрами, так як вони можуть бути прийняті адресатом як діловодні номери.
Цифрові дані, в тому числі, дати, в тексті часто вказують словами, щоб уникнути спотворень при передачі.
Реквізит «підпис»
У другій частині телеграми (під рискою)
Обов'язково завіряються печаткою організації або спеціальної печаткою «Для телеграм».
Телеграми підписуються керівником організації або його заступниками (за належністю питання).
Дата підписання телеграми має відповідати даті її відправлення.
У спільних телеграмах, що належать кільком відправникам, печатками запевняють кожен підпис.
При відправці телеграм в рахунок внесеного авансу на ній повинна стояти спеціальна авансова друк або відмітка про номер авансового рахунку.
Телеграму друкують на чистому аркуші паперу чи на бланку в трьох примірниках на одній стороні аркуша, (перший примірник передають на телеграф, другий підшивають у справу канцелярії, третій передають в бухгалтерію).
При наявності телетайпа телеграму оформляють у двох примірниках і в бухгалтерію не передають.
Верхню частину телеграми (над рискою) друкують великим шрифтів (крім знаків пунктуації), через два інтервали. Кожен реквізит (адресат, текст, підпис) починають з нового рядка без абзацу. Адресат від тексту відділяють 3-4 інтервалами. Перенесення слів і виправлення не допускаються.
Текст під рисою друкують звичайним шрифтом. Телеграма, адресується до різних пунктів призначення, має свої особливості оформлення. Відправник здає на телеграф стільки екземплярів, скільки пунктів призначення є. На кожному примірнику в реквізиті «адресат» вказують тільки один з пунктів призначення, інші вказують у тексті телеграми.
Міжнародні телеграми друкують російською мовою і латинським шрифтом. Текст оформлюють аналогічно простий телеграмі. Адреса включає: відмітку про категорії, найменування адресата, назва пункту або країни призначення. Текст підписує керівник. Його підпис завіряються печаткою. Під рисою вказують: номер, дату, прізвище виконавця, номер службового телефону.
Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених способом передачі тексту - по телефону. Записується одержувачем. Зручна для передачі термінових розпоряджень, повідомлень та відомостей. Однак цей вид документа може існувати тільки в межах телефонного зв'язку.
Рекомендації для передачі телефонограми:
- Передавати тільки коротку і термінову інформацію;
- Перевіряти правильність запису повторним читанням;
- Не передавати складні тексти (текст повинен містити не більше 50 слів);
- Не використовувати важко вимовляти і рідкісні слова;
записувати їх в спеціальний журнал, або оформляти на друкарській машині з подальшою реєстрацією (застосовувати спеціальні бланки доцільно при значному обсязі телефонограм). Якщо телефонограму передають кільком адресатам, струму до неї додають перелік установ та адресатів і номери телефонів, за якими її передають.
Приймаючі телефонограму несуть відповідальність за правильність запису (передачі) змісту, напрями виконання.
Телефонограму складають в одному примірнику. Її підписує керівник чи виконавець.
Після прийому телефонограму негайно передають для ознайомлення керівнику або посадовій особі-виконавцю.
Секретар керівника або особа, відповідальна за документаційне забезпечення, присвоює телефонограмі реєстраційний номер. Телефонограма вважається переданою, якщо одержувачем підтверджено правильність її запису і повідомлена прізвище особи, яка прийняла її.
Факс отримує останнім часом все більш широке поширення для швидкої посилки інформації. Він дуже зручний, так як зі швидкістю телефонограми можна передати оригінальний текст з усіма особливостями його оформлення. Техніка факсу розрахована в основному на аркуші паперу формату А4. будь-який документ може бути посланий за допомогою факсу. Тому немає особливих вимог до переданому матеріалу, крім одного - він повинен бути зрозумілий і мати всі необхідні реквізити. На рис. 29 наведено один з варіантів факсу.

1.4. Документи по особовому складу

Особливу групу документів в діловодстві становлять документи з особового складу, що відображають правову, трудову та службову діяльність працівників установ, організацій.
Документи по особовому складу створюються в результаті трудових відносин, що виникають між установами і працівниками. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, трудові книжки, особисті картки і т.д.
Обов'язкове ведення кадрової документації на підприємствах передбачено КЗпП, Інструкцією з ведення трудових книжок і т.д.
Наказ по особовому складу фіксує відомості про кадри:
- Прийом на роботу;
- Переміщення по роботі;
- Звільнення з роботи;
- Встановлення посадових окладів;
- Відпустки;
- Відрядження;
- Зміни прізвища;
- Заохочення;
- Стягнення і т.д.
Накази з особового складу є підставою для внесення відповідних записів в інші документи (трудові книжки, особисті картки, фінансові документи).
Особливості наказу по особовому складу:
1. Оформлення наказу не має чітких вказівок ГОСТу, тому можливі різні варіанти складання цього документа, які обумовлюються в інструкції з організації роботи з документами.
2. Номер (індекс) пишуть з великої літери «К», що означає наказ по кадрам.
3. Назва - «По особовому складу».
4. Констатуюча частина у наказі може бути відсутнім.
5. Розпорядчі пункти оформляють у послідовності:
- Прийом на роботу;
- Переклад або переміщення по роботі;
- Встановлення розрядів;
- Встановлення розрядів;
- Встановлення категорій службовців і робітників;
- Покладання тимчасового виконання обов'язків;
- Надання відпусток;
- Встановлення неповного робочого дня;
- Зміни прізвища;
- Звільнення з роботи;
- Зміна прізвища;
- Звільнення роботи;
- Припинення роботи у зв'язку зі смертю.
По кожному перерахованому питання може бути виданий самостійний документ: «Про прийом на роботу», «Про відрядження» і т.д. В організації, де відрядження не носять масовий характер, відомості по них включають, як правило, до наказів окремим пунктом: відрядити.
6. Кожен пункт наказу обгрунтовується наявністю іншого документа (заяви співробітника, доповідної записки, розпорядження тощо).
7. У пункті наказу (наказі) при прийомі на роботу слід вказувати:
- На яку посаду;
- В який підрозділ;
- З якою оплатою;
- З якого числа;
- Вид роботи - постійна з випробувальним терміном; зі стажуванням; тимчасова на строк ...; за сумісництвом ...;
- Особливі умови роботи - з прийняттям матеріальної відповідальності; зі скороченим або неповним робочим днем ​​і т.д.
8. При перекладі працівника на іншу роботу в наказі вказують:
- Вид і причину перекладу;
- Встановлюється оклад;
- Тривалість, у разі тимчасового переведення;
- В якості підстави наводять заяву працівника про переведення на іншу роботу;
- При переведенні на вищу посаду вказують на подання керівника структурного підрозділу.
При заохоченні працівника в якості підстави до наказу роблять посилання на подання керівника структурного підрозділу, а при накладенні стягнення - на доповідну записку керівника структурного підрозділу.
При наданні відпустки в наказі слід зазначити загальну кількість робочих днів, дату догляду та повернення працівника, за який період надано відпустку.
При звільненні працівника з роботи у наказі вказують причину звільнення з посиланням на конкретну статтю КЗПП і дату звільнення. Як підставу до наказу (пункту) дають посилання на заяву працівника про звільнення. При звільненні за ініціативою адміністрації призводять посилання на доповідну записку керівника підрозділу.
9. Прізвища, імена та по батькові пишуть повністю.
10. Подяки та стягнення оформляють окремими наказами.
11. До тексту наказу по особовому складу пред'являються особливі вимоги: формулювання повинні бути чіткими, точними, так як вони відображають трудові права працівників.
Накази з особового складу готують відділи кадрів або посадові особи, яким доручено вести документи по кадрах, якщо немає відділу кадрів.
Особливості оформлення та дії наказів:
- Накази оформляють на бланках формату А4;
- Нумерують накази протягом календарного року;
- Накази візує юрист, заступник директора з кадрів. Начальник ОК або працівник, провідний кадрову документацію, повинен ознайомити кожного працівника з наказом. Співробітник повинен поставити свою візу «З наказом ознайомлений», підпис працівника, дата ознайомлення;
- Накази набирають чинності з моменту їх підписання. Але іноді є пункти зі своїми термінами вступу в силу. Наприклад, наказ підписано 27 вересня, а призначення працівника на посаду вироблено 4 листопада;
- Термін зберігання наказів 75 років.
Виписка з наказу - копія частини справжнього документа.
Засвідчувальний напис складається зі слова «Вірно», пишеться від початкового поля, з великої літери, дрібно без лапок і знаків пунктуації.
Найменування посади співробітника, який завершив виписку, пишуть від початкового поля (не більше 28 друкованих знаків), особистий підпис і розшифрування підпису (після 48 друкованих знаків, 61 поділ).
Дату заверительной написи пишуть від початкового поля.
Заява - документ, адресований організації або посадовій особі, з проханням про прийом на роботу, звільнення, переведення, надання відпустки.
Працівник пише заяву, як правило, від руки, у довільній формі або на трафаретному бланку, розробленому цьому підприємстві.
Заява про прийом на роботу.
Його потрібно писати на папері формату А4, так як це загальноприйнятий формат документів особової справи. Заява про прийом на роботу поміщають в особисту справу працівника.
На заяву про прийом ставиться віза керівника структурного підрозділу або провідного фахівця і резолюція керівника. Заява надходить до відділу кадрів або працівникові, провідному документи по кадрах, був видається наказ.
Якщо заявнику буде відмовлено в прийомі на роботу, йому можуть повідомити про це в письмовій формі, усно або по телефону.
Заява про переведення на іншу посаду.
Цей вид заяви має такі особливості. У адресата співробітник вказує займану на даний момент посаду, а в тексті - причини перекладу.
Заяви про надання навчальної відпустки, відпустки по вагітності та пологах, по догляду за членом сім'ї тощо
Заяви повинні містити в тексті вказівки на відповідні документи - довідку з місця навчання, лікарняний лист, довідку з поліклініки і т.п. Без них вирішення питання неможливо. Документи представляють разом із заявою.
Трудовий контракт (договір) - угода між трудящим і підприємством (установою, організацією), згідно з яким працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, підкоряючись трудовому розпорядку, а підприємство (установа, організація) зобов'язується виплачувати заробітну плату і забезпечити умови праці, за угодою сторін і передбачені законодавством.
Згідно КЗпП вживають термін «трудовий договір» і «контракт» як рівнозначні поняття, синоніми. На ці документи поширюється єдиний правовий режим і сторони самі обирають термін.
Розрізняють основні і додаткові умови трудового договору (контракту).
Основні умови договору (контракту):
- Про роботу по одній або декількох спеціальностей (посад);
- Про кваліфікацію;
- Про конкретну роботу по професії;
- Про посаду;
- Про місце роботи (підприємстві, структурному підрозділі, їх місцезнаходження);
- Про термін дії та виду трудового договору (контракту);
- Про умови оплати праці;
- Про обов'язки підприємства з охорони праці.
Додаткові умови договору (контракту):
- Про будь-яких умов праці;
- Про випробувальний термін;
- Про суміщення професій;
- Про підвищення кваліфікації;
- Про додатковій відпустці;
- Про соціально-побутовому обслуговуванні.
У договір (контракт) можуть бути включені також умови про дотримання комерційної таємниці, досягненні певних результатів праці і т.д.
Контракти укладають:
- На невизначений термін, тобто на постійну роботу;
- На певний термін, не більше п'яти років;
- На час виконання певної роботи.
Строковий трудовий контракт (договір) укладають у разі, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру майбутньої роботи, або інтересів працівника і т.д.
Термінові договори укладають тоді, коли робота не має постійного характеру (заміщення працівника, який перебуває у відпустці по догляду за дитиною, у декретній відпустці, у відрядженні тощо). День виходу такого працівника вважається днем ​​закінчення строкового трудового договору заміщує працівником.
Різновидом строкових трудових договорів є договори про погодинної і сезонній роботі.
За статтею КЗпП трудовий контракт (договір) повинен укладатися в письмовому вигляді. Це дає гарантії сторонам у реалізації досягнутих домовленостей.
У контракті (договорі) визначають обов'язки або дають посилання на посадову інструкцію.
У контракті (договорі) не можуть бути встановлені умови, не передбачені законодавством РФ.
Контракт готують у двох примірниках. Його підписують керівник і працівник. Запевняють підпису печаткою організації. Один примірник знаходиться в організації, другий - у працівника.
Трудові контракти включають до складу особистих справ. Якщо не заводять особисті справи, контракти формують в окрему справу за алфавітом.
Трудові контракти зберігають 75 років, якщо відсутній наказ по особовому складу, або 5 років після звільнення працівника за наявності наказу по особовому складу.
Трудова книжка - основний документ, що підтверджує робочий стаж працівника. Трудові книжки на працівників ведуть на підприємстві не залежно від форми власності.
Закон забороняє мати кілька трудових книжок.
Особи, що надходять на роботу, зобов'язані пред'явити адміністрації підприємства трудову книжку і в разі прийому на роботу - здати її.
Трудові книжки ведуть на всіх працівників, які працювали понад 5 днів.
Вступники на роботу вперше надають документ про нього занятті; звільнені з лав Збройних сил - військовий квиток.
Порядок заповнення, ведення і зберігання трудових книжок викладено в «Інструкції та порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях». Це основний довідковий матеріал для співробітників, що працюють з трудовими книжками.
Заповнення трудової книжки вперше проводиться в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
У трудові книжки вносять відомості:
- Про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність;
- Про роботу: прийом, переведення, звільнення;
- Про нагородження та заохочення;
- Про відкриття, на які видані дипломи, про винаходи і раціоналістичних пропозиціях.
Стягнення не вносять до трудової книжки.
Всі записи в трудову книжку роблять після видання наказу, не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення. Записи відповідають тексту наказів, повинні вестися акуратно пір'яний чи кульковою ручкою, чорним, синім або фіолетовим кольором.
Прізвище, ім'я, по батькові пишуть повністю, на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Освіта засвідчують відповідні документи - дипломи, атестати, посвідчення.
Запис про незакінчену освіту підтверджують довідки навчального закладу, залікова книжка.
Трудові книжки ведуть тільки за місцем основної роботи.
Працівник організації своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей і ставить печатку.
Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки, струму її доповнюють вкладишем.
Без трудової книжки вкладиш не дійсний.
При наявності вкладиша на титульному аркуші трудової книжки зверху ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш» і вказують серію і номер вкладиша. Вкладиш вшивають у трудову книжку, і ведуть у тому ж порядку, що і трудову книжку. З кожним записом у трудовій книжці адміністрація зобов'язана ознайомити її власника під розписку.
Втративши трудову книжку або вкладиш, необхідно заявити про це адміністрації за місцем роботи.
Не пізніше 15 днів працівнику зобов'язані видати нову трудову книжку з написом у правому верхньому кутку титульного аркуша «Дублікат».
При заповненні дубліката вносять записи про роботу, нагородження, заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів. Якщо працівник вже мав стаж роботи, струму при заповненні розділу «Відомості про роботу" роблять запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство. Загальний стаж записують сумарно (кількість років, місяців, днів роботи без уточнення). Загальний стаж, підтверджений документами, записують за періодами роботи (найменування підприємства, де працював, цех, відділ), посада, дата звільнення, причина звільнення. Вказують найменування, дату і номер документа, на підставі якого зроблені записи в дублікаті.
Адміністрація зобов'язана сприяти працівникові в одержанні документів, що підтверджують стаж роботи до надходження до зазначеної установи.
Якщо трудова книжка стала непридатною (забруднена, замазана тощо), адміністрація видає працівникові дублікат. На титульному аркуші трудової книжки, що стала непридатною, пишуть: «Замість видано дублікат». Книжку повертають власнику. На новому місці роботи пред'являють дублікат трудової книжки.
Зміна записів (про прізвище, дату народження, освіти) проводить орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, освіти тощо) з посиланням на номер і дату цих документів. Ці зміни пишуть на титульному аркуші книжки.
Раннє внесений запис повинна бути закреслена однією рисою, після чого записують нову.
Посилання на документи роблять на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки, завіряють підписом керівника, або співробітника, провідного кадрову документацію, ставлять печатку організації або відділу кадрів.
Якщо в трудовій книжці виявлені неправильні записи, їх виправляє адміністрація того підприємства, де цей запис було зроблено.
Якщо організація, яка зробила неправильний запис, ліквідовано, виправлення робить організація правонаступник, а при її відсутності - вищестояща організація, якій підпорядковувалося ліквідоване підприємство.
Виправлені відомості повинні відповідати оригіналу наказу. У разі втрати наказу, виправлення вносять на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт.
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» закреслення неточних записів не дозволяється.
Адміністрація підприємства зобов'язана видати працівнику його трудову книжку в день звільнення, зробивши запис про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини адміністрації працівнику виплачують середній заробіток під час вимушеного прогулу. Днем звільнення вважають день видачі трудової книжки. Видаю новий наказ про новий день звільнення.
При звільненні робітника, службовця поза записи про роботу, нагородження та заохочення, внесених до трудової книжки під час роботи в організації, завіряються підписом керівника чи начальника відділу кадрів (якщо він є) і печаткою.
Пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за згодою працівника.
У разі смерті працівника трудову книжку видають на руки найближчим родичам під розписку або висилають поштою на їх вимогу.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, адміністрація в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується у особистій картці (форма Т-2) і в книзі обліку трудових книжок, а в журналі фіксують дату і підставу видачі книжки.
В організації ведуть документацію з обліку бланків і заповнених трудових книжок
Існує прибутково-видаткова книга з обліку бланків і трудових книжок і вкладишів до них.
Прибутково-видаткову книгу може вести в бухгалтерії підприємства касир.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде кадрова служба підприємства або особа, відповідальна за забезпечення кадрової діяльності. У книзі реєструють усі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші, видані знову.
Ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені підписом директора і печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігають у бухгалтерії, як документи суворої звітності і видають за заявкою під звіт відповідальній за ведення кадрової документації. Співробітник сам може купити трудову книжку в канцелярському магазині.
Після закінчення кожного місяця (кварталу) у бухгалтерію надають звіт про наявність бланків і вкладишів, а також звітують за суми, витрачені на їх придбання. На зіпсовані бланки складають акт.
Трудові книжки та їх дублікати, не отримані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів окремо від інших трудових книжок.
Затребувані трудові книжки (дублікати) зберігають в архіві 50 років. Після закінчення цього терміну, вони можуть бути знищені в установленому порядку.
Особиста справа - сукупність документів, що містять необхідні відомості про працівника і його трудовий стаж.
Особиста справа оформляють після видання наказу про зарахування на роботу. Порядок роботи з особовими справами не регламентовано нормативами, тому підприємства по різному вирішують питання їх ведення.
Одні організації заводять особисті справи на всіх співробітників, інші - на керівників і провідних фахівців.
На початок особової справи поміщають документи, необхідні для прийому на роботу. Особиста справа працівника може поповнюватися іншими документами, що свідчать про зміну освіти, сімейного стану і т.д.
Кожна справа формують в окремій папці. На обкладинці роблять позначки: № справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дата надходження на роботу.
Працівники, провідні кадрову документацію, відповідають за правильне оформлення особових справ.
Рекомендується до особової справи включати документи в наступній послідовності:
- Внутрішній опис документів справи;
- Доповнення до анкети (додаток до особового листка по обліку кадрів);
- Заяву про прийом на роботу;
- Анкета з фотокарткою (особовий листок з обліку кадрів);
- Трудовий договір (якщо є);
- Наказ про прийом на роботу (копія);
- Документи про освіту (копія);
- Характеристики чи рекомендаційні листи.
У справу можуть додаватися документи, які підтверджують зміни анкетно-біографічних даних (копії дипломів, свідоцтва, атестаційні листи і т.п.).
Копії наказів про переведення по службі в особиста справа не включають.
На документи особової справи заносять до опису окремо. Опис складають і підписують працівники, провідні кадрову документацію. У ньому вказують також дату формування особової справи. Початкова дата - дата заяви про прийом на роботу
Автобіографія - документ, в якому описані основні етапи життя і трудової діяльності працівника.
Автобіографію співробітник пише власноручно, у довільній формі без виправлень, в одному примірнику, викладаючи основні події свого життя в хронологічній послідовності.
У тексті автобіографії висвітлюють наступні питання: прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта, де, коли навчався, в якому навчальному закладі, з якого часу почалася трудова діяльність, причини переходу з однієї роботи на іншу, військове звання (якщо є), нагороди, заохочення, сімейний стан, домашня адреса.
Резюме - документ, який містить відомості біографічного характеру, які надає особа при працевлаштуванні.
Спочатку пишуть своє ім'я, по батькові, прізвище, домашню адресу, телефон, дату народження (для жінок не обов'язково). Текст викладають за розділами:
- Мета резюме - місце, на яке претендує упорядник;
- Освіта (спочатку вказують вища освіта - який вуз і коли закінчили, отриману спеціальність; потім перераховуються у зворотному порядку інші види освіти до року закінчення школи);
- Трудова діяльність (місця роботи вказують з теперішнього часу до моменту закінчення школи, тобто в зворотному порядку; якщо займалися трудовою діяльністю в студентські роки, можна також тут це вказати);
- Спеціальні знання (перераховують різні знання - вміння працювати на комп'ютері, знання іноземних мов і т.д.; вказують все, що може зацікавити роботодавця);
- Сімейний стан (вказати - заміжня (не заміжня), вдова (вдівець), чи є діти).
Текст резюме не повинен перевищувати двох сторінок друкованого тексту. Оформляють резюме на папері хорошої якості.
Характеристика - документ, який містить опис характерних і відмінних рис (якостей) працівника і відображає думку адміністрації про нього.
Характеристику складає адміністрація і громадські організації (якщо вони є) підприємства, на прохання працівника, за запитом інших організацій, з ініціативи працівника.
Характеристику оформляють на стандартному аркуші паперу у довільній формі. Текст характеристики, як правило, складається з двох частин:
вступної, - вказують прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта, посада, структурний підрозділ, стаж роботи на підприємстві;
основний - описують ділові якості, ставлення до роботи, професійне зростання, наявність нагород, заохочень, відносини зі співробітниками.
Завершальна фраза - «Характеристика видана для надання ...»
Якщо характеристику стверджує громадські організації або трудовий колектив, то дають посилання на дату і номер протоколу засідання, зборів.
Характеристику підписує керівник підприємства, структурного підрозділу, провідний спеціаліст, керівник громадської організації. Підпис завіряються печаткою. Характеристику складають у двох примірниках.
Особовий листок з обліку кадрів (анкета) - перелік питань про біографічні дані працівника, освіту, трудову діяльність, сімейний стан і т.д.
Працівник заповнює від руки анкету при вступі на роботу. Відповіді на питання він дає повністю, без скорочень, пропусків, виправлень на підставі особистих документів - паспорта, трудової книжки, документів про освіту.
У графі «Освіта» вказують: «вище», «неповна вища», «середня спеціальна», «середній», «неповну середню», «Середня» згідно з документом про освіту працівника.
У графі «Виконувана робота з початку трудової діяльності» вказують відомості про роботу у відповідність з трудовою книжкою. Першим записом у трудовій книжці можуть бути дані про навчання у навчальному закладі, ці відомості також відзначають у цій графі. Тут же вказують на переходи в роботі і їх причину - навчання, хвороба, утримання, відпустку.
Працівник, займаючи різні посади на одному підприємстві, повинен вказати час перебування в них.
У графі «Сімейний стан» вказують відомості: одружений (заміжня), удівець (вдова), неодружений (незаміжня), перераховують членів сім'ї (із зазначенням ступеня споріднення), які проживають разом з працівниками (батько, мати, дружина, син і т. д.). Треба також вказати прізвище, ім'я, по батькові, рік народження і чим займається кожен член сім'ї.
Негативні відповіді пишуть без повторення питань у формі - не знаю, не маю, не володію, не був.
Особовий листок повинен бути перевірений співробітником, відповідальним за документальне забезпечення кадрової діяльності.
Анкета - аналогічна форма «Особистого листка по обліку кадрів» і містить ті ж графи.
До анкети можна вносить додаткові відомості (про зміну прізвища). Анкету підписують надходять на роботу та особа, відповідальна за документи по кадрах. Особовий листок підписує поступає на роботу.
Заповнюють анкету в одному екземплярі. До неї додають копії документів про освіту, наукового ступеня і т.д., завірені підписом та печаткою, а також фотографію.
Доповнення до особового листка (анкета) - вказують відомості про зміни, що стосуються працівника після заповнення особового листка (анкети). Документ має табличну форму. У ньому вказують прізвище, ім'я, по батькові працівника і два розділи.
Перший розділ доповнення до особистого аркушу фіксує переміщення працівника по службі з вказівкою дат вступу на посаду та звільнення з посади, а також відповідний документ, що підтверджує це.
Другий розділ доповнень до особового листка фіксує зміни в освіті, вивченні іноземних мов, наявність військового звання, перебування в закордонних відрядженнях, нагородження, участь у виборних органах влади, підвищення кваліфікації. Всі зміни повинні бути підтверджені документами - наказами по особовому складу, документами Загсу, навчальних закладів і т.д. Доповнення до особового листка (анкети) доповнює працівник, провідний документи по кадрах.
Обов'язковим реквізитом "Доповнення до особового листка» є відмітка про проведення перевірки наявності і стан справи. Позначку пишуть на зворотному боці листка. Воно складається з напису: «Особиста справа підтверджено», дати і підпису.
Особова картка (форма Т-2) - основний обліковий документ. Вона має типову міжвідомчу форму, затверджену органами статистики.
Особиста картка:
- Заводиться на всіх співробітників, прийнятих на роботу;
- Складається з запитань і відповідей на них;
- Використовується для аналізу складу і обліку руху кадрів;
- Заповнюється в одному примірнику (всі зміни, передбачені формою, повинні відображатися в особистій картці своєчасно);
- Ставиться в алфавітну картотеку працюючих (при використанні комп'ютера, можна вводити в нього дані про співробітників, потім робити роздруківки на принтері за формою Т-2).
Особова картка заповнюється співробітником, відповідальним за документи з особового складу, після підписання наказу про зарахування працівника на роботу.
Підставою для записів служать документи - паспорт, документи про освіту, військовий квиток і т.д.
В обов'язковому порядку ставлять дату заповнення картки та особистий підпис співробітника.
Зберігають картки в сейфі (шафі) в алфавітному порядку. Картки звільнених працівників зберігаються протягом року в окремій картотеці в алфавітному порядку, потім підшиваються в справу і здаються в архів. Перед здачею в архів всі картки повинні бути пронумеровані.

II. Розвиток видів документів у сучасних умовах

2.1. Вимоги до видів документів на сучасному етапі

У сучасних умовах при складанні та оформленні організаційно-розпорядчої документації повинні враховуватися вимоги останнього стандарту ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, пов'язані з Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін (далі - документи), включені в ОК 011-93 "Класифікація управлінської документації" (ОКУД).
Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.
Кожен конкретний вид документа містить свій набір реквізитів (обов'язкових елементів).
У ГОСТ детально описується кожен реквізит.
Державний герб Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Федеральним законом "Про Державний герб Російської Федерації" (Відомості Верховної Ради України, 2000, N 52, частина I, ст. 5021).
Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів Російської Федерації.
Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію).
Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) проставляють згідно з документами, що видаються податковими органами.
Код форми документа проставляють за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД).
Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах.
Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності).
Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації (російською) державна мова суб'єктів Російської Федерації, друкують на двох мовах.
Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської Федерації чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації.
Скорочене найменування організації наводять у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного або за ним.
Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у разі, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.
Довідкові дані про організацію включають в себе: поштова адреса, номер телефону та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).
Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, повинно бути визначено статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 0200000).
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Документи, видані двома або більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.
Дату документа оформляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами.
Наприклад, дату 5 червня 2003 слід оформляти 05.06.2003.
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад 5 червня 2003, а також оформлення дати в послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад: 2003.06.05.
Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо
Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома чи більше організацій, складається з реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через косу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
Посилання на реєстраційний номер і дату документа містить у собі реєстраційний номер і дату документа, на який має бути дано відповідь.
Місце складання або видання документа зазначають на всіх, якщо утруднено його визначення за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає в себе лише загальноприйняті скорочення.
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові фізичні особи. При адресуванні документа посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затвердила документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження
Текст документа становлять державну мову Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації.
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ("маєте", "володієте" або "були", "перебували" і т.д .). Характеристики, виражені словесно, мають бути узгоджені з найменуваннями признаков.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, мета складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення).
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
У документах (наказ, розпорядження тощо) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, текст викладають від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу").
У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ("постановляє", "вирішив").
У спільних документах текст викладають від першої особи множини ("наказуємо", "вирішили").
Текст протоколу викладають від третьої особи множини ("слухали", "виступили", "ухвалили", "вирішили").
У документах, які визначають права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ("відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").
Гриф узгодження документа складається із слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження.
Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа.
Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.
Допускається, за рішенням організації, поаркушно візування документа і його застосування.
Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.
Документи завіряються печаткою організації.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналом нижче реквізиту "Підпис" проставляють заверительную напис: "Вірно"; посада особи, що завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення.
Відмітка про виконавця включає в себе ініціали та прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає в себе такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи", номер справи, в якому буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Відмітка про надходження документа до організації містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).
Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.
Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

2.2. Розвиток нормативної правової бази документаційного забезпечення управління

Документаційне забезпечення управління як одна з форм соціальної діяльності (воно реалізується людьми і для людей), не може бути ефективним без наявності відповідної нормативно-правової бази. Під нормативно-правовою базою розуміється комплекс правових актів, що встановлюють правила ефективного здійснення даної діяльності.
Ефективним документаційне забезпечення може вважатися при досягненні таких результатів: юридична повноцінність всіх створюваних в організації документів, збереження і доступність користувачам інформаційних ресурсів організації з найменшою витратою матеріальних, грошових, тимчасових і людських ресурсів.
Недоліком діючої на сьогоднішній день нормативно-правової бази документаційного забезпечення управління є її орієнтація переважно на державні, бюджетні структури.
Дійсно, назвемо основні документи, якими можуть користуватися служби документаційного забезпечення управління при розробці власних інструкцій з діловодства, а також при необхідності бути впевненими в юридичній повноцінності, доказовості власних документів.
До таких документів відносяться:
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади;
ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів";
Постанова Уряду Російської Федерації від 13 серпня 1997 р. - 1009 (з ізм. Від 30 вересня 2002 р. - 715) "Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації";
Постанова Уряду Російської Федерації від 27 грудня 1995 р. - 1268 (з ізм. На 8 червня 2001 р.) "Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації" і деякі інші акти, що стосуються приватних питань оформлення документів та організації діловодства.
Всі названі акти характеризуються високою якістю опрацювання, урахуванням сучасних тенденцій діловодства, зокрема, стосуються деяких питань використання електронних технологій у діловодстві при документуванні, передачі документованої інформації. Разом з тим, як видно навіть з назв, їх положення формально поширюються тільки на федеральні органи виконавчої влади. Звичайно, ними користуються з деякими застереженнями інші органи виконавчої влади, органи влади суб'єктів Російської Федерації. Однак величезний масив недержавних структур, для яких питання доказовості, юридичної сили власних документів має першорядне значення, не потрапляє до сфери дії названих діловодних нормативів. Працівникам діловодних служб буває надзвичайно важко або навіть неможливо переконати своїх керівників у необхідності користування вимогами, обов'язковими для федеральних органів виконавчої влади.
Наприклад, одним з актуальних питань документування є використання відбитка печатки для підтвердження автентичності підпису документа. Наявний у розпорядженні користувачів ГОСТ Р 51511 - 2001 (з ізм. - 1 2002 р.) "Печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги" не може прямо використовуватися недержавними структурами, тому що вони зображують на бланках іншу символіку. Те ж можна сказати й про "Основних правилах роботи архівів організацій".
Інший недолік нормативної бази документаційного забезпечення управління, орієнтація лише на організаційно-розпорядчі документи або, кажучи точніше, ті документи, якими традиційно займається служба діловодства, тобто переважно розпорядчих документів, листування, різного роду довідки, записки, запрошення, протоколи, акти, зведення, заяви і т.п. Документи типу бухгалтерських, статистичних, банківських, податкових та інших юридично не потрапляють під обов'язкове дію перерахованих нормативних правових актів, хоча, по суті, всі документи повинні оформлятися за єдиними принциповим правилами, зокрема, правилами підписання, датування, реєстрації, використання бланків і деякі інші повинні бути обов'язковими в усіх випадках документування.
Є ще одна істотна проблема, правове рішення якої є невідкладним завданням у зв'язку з розвитком електронних технологій в управлінні. Ця проблема співвідношення паперового та електронного документа як в процесі його безпосереднього функціонування протягом життєвого циклу, так і в процесі його зберігання в архіві організації і в державному архіві.
Саме в напрямку заповнення названих прогалин йде розвиток нормативно-правової бази документаційного забезпечення управління. Основний нормативний правовий акт, на прийняття якого найближчим часом ми сподіваємося, що розробляється і існуючий у вигляді проекту, - Федеральний закон "Про документаційне забезпечення управління". Закон (у силу свого високого правового рівня) буде обов'язковий для виконання всіма організаціями, юридичними та фізичними особами і забезпечить необхідний єдність документальної системи країни, особливо з огляду на розробку програми "Електронна Росія", яка нерозривно пов'язана з інформаційним єдністю в рамках держави. Прийняття закону - досить складна і тривала процедура. До його виходу Федеральна архівна служба (ВНИИДАД) готує Примірну, або Типову, інструкцію з документаційного забезпечення управління в організаціях, яка найближчим часом повинна побачити світло. У даному випадку завдання Інструкції - переважно дати необхідний методичний матеріал для організації діловодства в недержавних структурах, небюджетних організаціях різного роду, організаційно-правових форм та видів діяльності на основі діючих державних нормативних правових актів з ДОП. Вона базується на Державному стандарті Росії, що стосується оформлення організаційно-розпорядчих документів, Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади та інших діючих нормативних актах, названих вище.
Разом з тим Інструкція буде мати тільки рекомендаційний характер в силу відсутності відповідних функцій у Федеральної архівної служби, силами якої традиційно розробляються правила діловодства, починаючи від Єдиної державної системи діловодства, схваленої Постановою Державного комітету Ради Міністрів СРСР по науці і техніці ще в 1973 р. і рекомендованої для використання міністерствами і відомствами при вдосконаленні діловодства.
Рекомендаційний характер Типовий (Примірної) інструкції з ДОП для організацій не стане перешкодою для повсюдного її використання. Розроблена на її основі власна Інструкції з діловодства, введена в дію власним підписом першого керівника, у вигляді затвердження або видання наказу про затвердження стане нормативним правовим актом, обов'язковим для виконання всіма співробітниками.
Як зазначено вище, друга принципова проблема, що підлягає вирішенню, - багатоаспектна задача використання електронних документів і електронних технологій в діловодстві. З позицій документаційного забезпечення управління мова йде про паралельність функціонування документів у паперовому та електронному вигляді, про багаторазове дублювання документів в організаціях. Так, Мінзв'язку, підвівши проміжні підсумки інформатизації федеральних органів влади в рамках програми "Електронна Росія", відзначає це дублювання, наприклад, різні реєстри по громадянах формуються паралельно паспортними столами МВС, службами ЗАГС, Мінпраці.
ВНИИДАД, провівши певний аналіз використання електронних документів у федеральних органах влади, констатує повсюдне дублювання документів за схемою: по електронній пошті надходить електронний документ, який виводиться на папір, і обидва продовжують діловодної життя. Або інший приклад: що надходить документ реєструється в системі електронної реєстрації, після чого і картка виводиться на папір, і вся інша "автоматизована реєстрація" іде за старою схемою.
Ще один приклад: надійшов документ проходить електронну реєстрацію, потім реєстраційно-контрольна картка і надійшов документ роздруковуються, і комплект передається виконавцю.
Прикладів можна навести безліч. Головне полягає в концептуальній невирішеність всієї задачі електронного документування та відсутності та використанні інформаційних технологій.
У названій Примірної інструкції зроблені перші спроби запису про порядок використання електронних технологій у діловодних системах.
Основне принципове положення полягає в реальному визнання рівноцінності електронного та паперового документа та у визнанні їх одночасного (паралельного) співіснування протягом досить тривалого часу. Тому в Інструкції не виділяються спеціальні розділи, що стосуються електронних технологій, як це робиться повсюдно, а всі питання діловодства розглядаються в єдиному масиві, враховуючи лише деяку специфіку традиційних діловодних операцій, наприклад, при вступі в організацію документів не за традиційною, а по електронній пошті або по телефону.
Відзначається специфіка реєстрації документів, що надходять або відправляються різними способами, специфіка підписання документів підготовлених за допомогою різних технологій, побудови пошукової системи і т.д. Причому мова йде не тільки про електронні документи, а, наприклад, про підписання, реєстрації, надання юридичної сили телефонограма, факсограма.
Використання електронних документів і технологій викликає необхідність також вирішення питань організації і термінів зберігання документів, в тому числі виготовлених нетрадиційним машинописним способом: виготовлених на папері за допомогою електронної принтерного друку (назвемо їх принтерні документами) або на електронних носіях. Практикам відома недовговічність текстів на принтерних документах, і даному випадку претензії повинні бути пред'явлені розробникам технічних засобів.
У цьому випадку розглядаються такі питання: які групи документів можуть або повинні виготовлятися та зберігатися тільки на машинних носіях або тільки на папері, або дублюватися (залежно від значення документа, терміну зберігання, виду носія та інших підстав); як оформляється включення електронного документа в номенклатуру справ і в чому буде полягати в даному випадку формування справи (яке при паперовому варіанті документів полягає у підшивці документів у відповідні папки, а в електронному варіанті - відповідна підбірка в файлі за принципово однорідним правилами) і ін
Велике значення для підтвердження автентичності підпису документа має використання відбитка печатки. Відповідно до ГОСТ Р 6.30 - 2003 в цих цілях використовується печатка організації. Складність полягає в тому, що в діючих нормативних правових актах не встановлено фактичну відповідність печатки із зображенням Державного герба Російської Федерації або відповідно гербів суб'єктів Російської Федерації та інших користувачів подібних печаток, яким надано відповідне право на підставі законодавчих актів, печаток з логотипом організації, товарним знаком і т.п. У Типової інструкції робиться запис про те, що кругла печатка недержавної структури, акціонерного товариства, комерційної організації, яка має зображення логотипу, емблеми, товарного знаку, затвердженого і зареєстрованого при реєстрації організації, є, по суті, аналогом гербової печатки, і її виготовлення, використання і знищення повинні відповідати відповідним правилам, встановленим для гербової печатки. В Інструкції є розділ про бланки, на яких слід оформляти паперові документи. Зокрема, записані правила про розміри бланків, про написання назви організації відповідно до зареєстрованим статутом та про використання на бланках російської мови, державних мов суб'єктів Російської Федерації та іноземних мов.
Великий розділ містить вимоги до оформлення, зокрема, розпорядчих документів. Розглянуто правила оформлення наказів, розпоряджень, положень, правил, інструкцій, а також протоколів і службових листів.

2.3. Заходи щодо подальшого розвитку видів документів

Які подальші заходи у напрямі розвитку видів документів в управлінській діяльності, на мій погляд, необхідно зробити.
а) Державна політика у сфері документаційного забезпечення управління повинна бути спрямована на скорочення обсягу документообігу, уніфікацію систем документації, правил документування та вимог до форм управлінських документів. Особливої ​​уваги потребує розробка Єдиної державної системи документаційного забезпечення управління як нормативного, правового акта, який встановлює основні вимоги до документування управління та систем документації, організації контролю виконання документів, забезпечення збереження документів та їх використання в оперативних цілях для прийняття управлінських рішень.
б) Документаційне забезпечення потребує комплексної опрацюванні правових основ роботи з документами. На наш погляд, неврегульованим залишається активне нормотворчість у сфері нарощування неконтрольованого числа різних форм документів, які створюються відомствами при розробці положень про них, в документах інструктивного міжвідомчого характеру.
У цих умовах представляється доцільною підготовка проекту федерального закону "Про документації". Такий закон міг би бути підготовлений Росархивом і ВНИИДАД спільно із зацікавленими відомствами. Певні напрацювання в цьому напрямку вже є (проект концепції Закону). Закон визначив би компетенцію держави по відношенню до документів, а також напрями розвитку автоматизації документообработкі і документаційних зв'язків.
Пропонований Закон, який визначає основні вимоги до документів, систем документації і регулюючий правовідносини в сфері документообразования, документування, повинен, на наш погляд, переслідувати наступний основні мети:
визначення єдиної політики в області документообразования, документування та документообігу, спрямованої на спрощення, уніфікацію та інформатизацію цих цілей;
підвищення ефективності роботи органів управління і управлінських структур організацій за рахунок досягнення більшої оперативності документування та обгрунтованості прийняття управлінських рішень;
скорочення форм, видів та кількості документів, обсягів роботи з документами та вартості збору, зберігання, поширення та використання документованої інформації;
боротьба з бюрократизмом і корупцією за рахунок мінімізації складу документів, необхідних для взаємодії органів управління, організацій і громадян, числа узгоджень та спрощення руху документів при прийнятті рішень.
У Законі "Про документації" могли б бути визначені наступний основні напрямки державного регулювання роботи з документами:
повноваження держави по відношенню до документації організацій усіх форм власності;
відповідальність організацій за документування своєї основної діяльності у встановленому державою порядку;
уніфікація форм документів, що створюються і обертаються у сфері управління;
організація і основні правила документообігу (документних комунікацій юридичних осіб, юридичних осіб і громадян);
встановлення вимог та умов забезпечення достовірності та доказовості документованої інформації, юридичного значення документів управління на різних носіях;
уніфікація структур, повноважень і функцій служб документаційного забезпечення в залежності від рівнів і масштабів діяльності органів управління та організацій;
регулювання права власності на документи, забезпечення їх збереження і передачі на державне архівне зберігання;
реалізація права на доступ юридичних та фізичних осіб до документованої інформації органів управління та організацій.
в) Державна політика має також, на наш погляд, звернути увагу і на такий соціально значущий аспект як документування взаємовідносин громадян і органів державного управління різних рівнів.
Невиправдана ускладненість таких відносин, необхідність збирати безліч довідок, заповнювати складні форми тягне за собою виникнення офіційних і неофіційних поборів, посередницьких форм і контор, пов'язаних з органами державного управління, посилює бюрократизм і корупцію в державному апараті. Нам видається, що суспільство тільки б виграла, якби держава провела глобальну ревізію сформованих відносин приватних громадян з організаціями незалежно від їх правового статусу та форми власності, зміцнило б довіру людини до держави.

Висновок

Одним з центральних питань в організації інформаційно-документаційного обслуговування діяльності будь-якої установи, фірми, підприємства є створення служби ДОП (документаційного забезпечення управління). Сьогодні вже нікому не треба доводити значення інформації у сфері управління і кожен управлінець розуміє, що прийняти рішення з питання він може, тільки маючи у своєму розпорядженні відповідної інформацією з питання. Чим швидше він отримає інформацію, і чим вона буде повніше, тим більше у нього шансів розробити найкраще рішення в найкоротший термін і випередити своїх конкурентів.
Носієм інформації виступає документ на різних засадах.
Зростання обсягів інформації і відповідно документів зажадав впровадження техніки для своєчасної обробки документів, а з появою комп'ютерів - і самої інформації.
В останній чверті ХХ століття величезне збільшення обсягів інформації та впровадження комп'ютерних технологій стали пред'являти підвищені вимоги до організації інформаційно-документаційного обслуговування. Відповідно стали змінюватися і вимоги до служб, які займаються інформаційно-документаційного забезпечення. За кордоном вони все більше отримують назву - служба управління інформаційно-документаційних ресурсів. У документознавчих літературі Росії про це вперше став писати директор ВНИИДАД д.і.н. М. В. Ларін.
Як відомо, в будь-якій організації виконується певна робота щодо державного чи громадського управління. Будь-якому органу управління для виконання своїх функцій необхідна інформаційна система. Звичайно, є й не документовані - "прямий" управління, але оскільки переважна частина управлінської роботи потребує фіксації своїх дій, необхідна ефективна система документаційного забезпечення управління.
Склад практично застосовуваних правил документування, форм документів, технологій обробки і зберігання документів прямо залежить від функцій організації.
Цим можна пояснити те, що проблеми управління документаційне забезпечення перебувають у постійному розвитку і не отримали поки достатньої науково-методичної опрацювання. Адже крім усього іншого, реальні системи документаційного забезпечення управління в організаціях залежать від статусу, масштабів роботи, обсягу прав і повноважень та особистості її керівника і всієї системи керівництва в цілому. Наприклад, бухгалтерські обов'язки в малих фірмах найчастіше покладаються на керівництво офісу, а у великих - є самостійною функціональною областю, але в обох випадках одні і ті ж операції повинні документуватися однаково, в одних і тих же показниках і формах документів.
Значно відрізняються в різних організаціях кількісно і якісно служби ДОП, але при цьому можна відзначити наступну тенденцію - чим більше фірма, тим в більшій мірі види діяльності, пов'язані з організацією інформаційних взаємозв'язків та документаційного забезпечення апарату управління, виділені в самостійні служби.
Проблема розвитку видів документів в управлінській діяльності видається сьогодні однією з найголовніших.
Метою курсової роботи були систематизація, накопичення і закріплення знань про види документів, що застосовуються в управлінській діяльності, їх розвитку.
Для реалізації мети були вирішені наступні завдання:
- Аналіз видів документів, що застосовуються в управлінській діяльності;
- Дослідження їх розвитку.

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Видавництво стандартів, 2003.
2. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991 - 271 с.
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999 - 818 с.
4. Ларін М.В. Управління документацією в організаціях: проблеми історії та методології / / Діловод - 2003 - № 2.
5. Марков В.М. Довідник з діловодства. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.
6. Основні правила роботи відомчих архівів / Головархів СРСР, ВНДІ документознавства та архівної справи. М., 1988.
7. Організація роботи з документами: Учеб. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н.
8. Санкіна Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Сучасні правила оформлення управлінських документів. - М.: Уіц при Державній податковій інспекції по м. Москві, 1998 - 91с.
9. Складання та оформлення службових документів. Практичний посібник для комерційних фірм, громадських організацій та державних структур. / Под ред. проф. Т.В. Кузнєцової, вид. 2-е. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-синтез », 1999 - 224с.
10. Стенюков М.В. Документи. Діловодство: Практ. посібник з документаційного забезпечення. 3-тє вид., Доп. і перераб. - М.: ПРІОР, 1999 - 144с.

Програми

Додаток 1
Типова форма № П-8
Затверджена постановою Держкомстату
Росії від 26.04.01 № 26
Код
Форма по ОКУД
0301006
за ЄДРПОУ
найменування організації
Трудовий договір (контракт)
номер
дата
Номер документа
Дата
НАКАЗ
(Розпорядження)
про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником
Звільнити "
"
20
року
Табельний номер
прізвище, ім'я, по батькові
найменування структурного підрозділу
найменування професії (посади), розряд, клас (категорія) кваліфікації
підставу звільнення
Підстава:
Рішення
профспілкової організації
про згоду на звільнення
від
"
"
20
року

Керівник організації
посаду
підпис
розшифровка підпису
З наказом (розпорядженням) ознайомлений
"
"
20
року
підпис працівника

Додаток 2
Типова форма № П-3
Затверджена постановою Держкомстату
Росії від 06.04.01 № 26
Код
Форма по ОКУД
0301017
за ЄДРПОУ
найменування організації
Номер документа
Дата
ШТАТНИЙ РОЗКЛАД
ЗАТВЕРДЖЕНО
на "
"
20
року
Наказ від "
"
20
року №
Штат у кількості
одиниць
з місячним фондом заробітної плати
рублів
Структурний підрозділ
Професія
(Посада)
Кількість
штатних
одиниць
Оклад
(Тарифна ставка),
руб
Надбавка,
руб
Місячний
фонд
заробітної
плати,
руб
Примітка
найменування
код
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Разом по листу
Разом по документу
Керівники структурних підрозділів
посаду
підпис
розшифровка підпису
посаду
підпис
розшифровка підпису
посаду
підпис
розшифровка підпису
Головний бухгалтер
підпис
розшифровка підпису
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Курсова
290.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Кредит його види та функції в сучасних умовах
Розвиток меценатства та благодійництва в сучасних умовах
Малі підприємства та їх розвиток в сучасних умовах
Податкова система Росії і е розвиток в сучасних умовах
Розвиток банківської системи Росії в сучасних умовах
Податкова система Росії і її розвиток в сучасних умовах
Ринок цінних паперів і його розвиток в сучасних умовах
Розвиток державних позабюджетних фондів у Росії в сучасних умовах
Організація роботи з підготовки до архівного зберігання документів сучасних політичних партій
© Усі права захищені
написати до нас