Ретельне планування участі у виставці передбачає своєчасне складання бюджету. При першому участь у виставці прогноз витрат може становити певні складності, але точний облік витрат після першої участі у виставці відразу ж допоможе скласти більш точну кошторис витрат при участі в наступних виставках.
Системний облік всіх витрат по закінченні виставки (приблизно через 6 місяців) дозволить також зробити остаточний висновок про ефективність у співвідношенні з сумою витрат і оцінити результати.
Загальна вартість участі у виставці складається з наступних основних статей витрат:
Оренда стенду, плата за електроенергію і т.д. (Основна стаття витрат)
Монтаж / обладнання стенду
Обслуговування стенду, реклама та користування засобами зв'язку
Транспортні витрати, вартість видалення відходів
Заробітна плата і відрядні зайнятих на стенді співробітників
Інші витрати
Названі статті витрат більш докладно перераховані в контрольному списку для визначення вартості участі у виставці, що дозволяє конкретно прогнозувати витрати.
На замовлення Комітету німецької економіки у справах торговельних виставок і ярмарків (AUMA) було виконано дослідження виставкових витрат німецьких учасників на основі даних про ярмарках і виставках у Німеччині за 1991-92 рр..
У середньому, незалежно від типу виставкових заходів, приблизно 15% всіх витрат становила орендна плата за стенд, близько 5% - експлуатаційні витрати: плата за електроенергію і т.д. На монтаж, оснащення та оформлення стенду припало 39%, на обслуговування стенду та користування засобами зв'язку - близько 12%, на транспорт і видалення відходів - близько 3%. Заробітна плата і відрядні склали 21%, інші витрати-близько 5%.
Дослідження показало, що частка орендної плати за квадратний метр стенду знижується зі збільшенням розмірів підприємства і розмірів стенда, а частка витрат на монтаж, користування засобами зв'язку та сервісне обслуговування збільшується.
Так, витрати на монтаж та оформлення стенду для фірм з кількістю штатних працівників до 9 чоловік становлять в середньому 24%, а для підприємств з чисельністю зайнятих понад 2500 осіб - близько 43%. На стендах площею менше 25 м2 частка монтажних витрат становить 21%, а на стендах площею більше 250 м2 - 46%.
Частка заробітних плат і відрядних на квадратний метр площі стенду знижується зі збільшенням розмірів стенда, при цьому лише незначно зменшуючись зі збільшенням розмірів підприємства (за чисельністю зайнятих).
На регіональних / місцевих виставках частка орендної плати за м2 площі стенду значно вище, ніж на великих міжнародних виставках - у діапазоні від 26% до 10%. Протилежна тенденція характерна для витрат на монтаж стенду - в діапазоні від 25% до 50%. У середньому, сума витрат у перерахунку на квадратний метр площі стенду складає приблизно 1150 DM, з природними відхиленнями в ту і іншу сторону в залежності від типу виставки, розмірів підприємства (за чисельністю зайнятих) і розмірів стенда.
Так, в залежності від розмірів підприємства витрати на квадратний метр площі стенду можуть становити від 600 DM для підприємств менш ніж з 9 штатними працівниками до 1800 DM для підприємств із числом зайнятих понад 2500 осіб. Стосовно до розмірів стенду витрати можуть складати від 950 DM (площа стенду менше 100 м2) до 1400 DM (площа стенду більше 250 м2).
Порівняння типів виставкових заходів показало, що витрати по участі у виставці в перерахунку на квадратний метр для всіх підприємств-учасників міжнародних виставок промислового устаткування становлять від 900 DM до 1450 DM.
До верхньої межі цього діапазону тяжіють виставки, на яких значну роль відіграють витрати у зв'язку з презентацією експонатів (необхідність високої технічної озброєності у відповідних галузях), або виставки, що виконують функцію провідних у своїй галузі. Найменші витрати характерні, відповідно, для тих галузевих виставок, де витрати на технічні засоби презентації порівняно невеликі.
Діапазони витрат щодо участі у виставках споживчих товарів складають 600-1100 DM за квадратний метр виставкової площі на міжнародних ярмарках споживчих товарів для відвідувачів-фахівців і, відповідно, 600-1900 DM за квадратний метр на міжнародних виставках споживчих товарів для широкої публіки. Найбільш високі витрати характерні особливо для автомобільних виставок і виставок побутової електроніки.
У середньому, незалежно від типу і розмірів підприємств, участь в регіональних (місцевих) виставках промислового устаткування обходиться приблизно в 650 DM за квадратний метр, а участь у регіональних (місцевих) закритих виставках споживчих товарів для відвідувачів-фахівців приблизно в 450 DM за квадратний метр .
На регіональних (місцевих) виставках для широкого споживача квадратний метр виставкової площі коштує в середньому 500 DM. Зазначені значення можуть значно коливатися в залежності від розмірів підприємств (за чисельністю зайнятих) і розмірів стенда або, відповідно, галузі підприємства.
Всі названі вартісні фактори характеризують насамперед ті підприємства, які брали участь в опитуванні в рамках дослідження. При порівнянні і плануванні кошторису Ці значення можуть служити, звичайно ж, лише орієнтовними показниками і в окремих випадках значно розходитися з фактичними витратами конкретних підприємств-учасників виставки.