Аудит операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами

Зміст

Введення

Глава 1. Економічна сутність і зміст обліку розрахунків з підзвітними особами

1.1 Видача і облік підзвітних сум

1.2 Нормативно - законодавче регулювання обліку розрахунків з підзвітними особами

1.3 Мета і завдання аудиту розрахунків з підзвітними особами

Глава 2. Методика проведення аудиту розрахунків з підзвітними особами

2.1 Перевірка розрахунків з підзвітними особами

2.2 Основні порушення при аудиті розрахунків з підзвітними особами

Висновок

Список використаної літератури

Введення

У процесі фінансово-господарської діяльності у організацій часто виникає необхідність відрядження співробітника в іншу місцевість або придбання матеріальних цінностей, а також різних робіт, послуг не тільки за безготівковим розрахунком, але й готівкові гроші. Підзвітними особами є працівники організації, які отримали авансом кошти з каси або безпосередньо з банку на дрібні адміністративно-господарські витрати, витрати з придбання матеріалів по дрібному опту в роздрібній торгівлі, а також кошти для майбутніх витрат на відрядження.

Практика аудиторських перевірок показує, що найбільша кількість помилок і порушень допускається при розрахунках з підзвітними особами внаслідок недбалого ведення бухгалтерського обліку, а також недостатній контроль за розрахунками з працівниками. Нерідко помилки допускають керівники організацій. Це пов'язано з деякими особливостями обліку даних операцій, зокрема з різноманіттям первинних документів, які працівник подає до бухгалтерії для виправдання зроблених витрат, і складністю і мінливістю законодавства, особливо по   обліку закордонних відряджень.

Розрахунки з підзвітними особами мають місце практично в   кожної організації. Існують різні їх види:

• придбання запасних частин, матеріалів, палива за   готівковий розрахунок, канцелярських товарів, оплата поштово-телеграфних витрат;

• оплата дрібного ремонту оргтехніки, транспортних засобів;

• оплата витрат на відрядження по території Російської Федерації і за кордон, представницьких витрат та ін

Мета аудиту розрахункових операцій у цілому і розрахунків з підзвітними особами зокрема полягає у перевірці достовірності статей дебіторської і кредиторської заборгованості і законності ведення бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами. У   процесі аудиту вирішуються такі завдання:

• інспектування документального оформлення розрахунків з підзвітними особами;

• оцінка системи внутрішнього контролю та бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами;

• встановлення цільового використання підзвітних сум;

• дотримання встановленого порядку відшкодування витрат на відрядження;

• виявлення незаконних і недоцільних з господарської точки зору витрат;

• контроль організації аналітичного обліку розрахунків, своєчасності виявлення строкової та простроченої заборгованості;

• звірка даних аналітичного та синтетичного обліку по розрахункових операціях;

• звірка оборотів і сальдо по рахунках в регістрах синтетичного обліку, Головної книзі і бухгалтерському балансі;

• аналіз стану дебіторської та кредиторської заборгованості з метою прийняття ефективних управлінських рішень.

Мета дослідження - провести аналіз стадій, етапів і методик проведення аудиту операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами.

Завдання дослідження:

1. Розглянути економічну сутність і зміст обліку розрахунків з підзвітними особами.

2. Охарактеризувати цілі і завдання аудиту розрахунків з підзвітними особами.

3. Розкрити особливості методики проведення аудиту розрахунків з підзвітними особами.

4. Проаналізувати основні порушення при аудиті розрахунків з підзвітними особами.

Об'єкт дослідження - основні характеристики аудиту. Предмет дослідження - визначення стадій, етапів і методик проведення аудиту операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами.

Структура роботи: робота складається зі вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури.

Теоретичною основою даної роботи послужили праці таких авторів, як: Виноградів Є.В., Юдіна Г.А., Грищенко А.В., Горожанкина Є.А. та інших.

Глава 1. Економічна сутність і зміст обліку розрахунків з підзвітними особами

1.1 Видача і облік підзвітних сум

Певні види господарських та інших витрат організації не можуть бути оплачені з розрахункового рахунку або безпосередньо з каси організації. У цих випадках допускається витрата готівкових грошових коштів через підзвітних осіб, які є співробітниками організації. Коло посадових осіб, які мають право отримувати грошові кошти під звіт, визначається і затверджується керівником організації в обліковій політиці (додаток). Грошові кошти, видані під звіт, класифікуються за напрямами витрачання: адміністративно-господарські і операційні витрати.

Грошові кошти можуть видаватися під звіт на відрядження, на представницькі цілі, для купівлі за готівковий розрахунок в інших організаціях та фізичних осіб товарів, на придбання ПММ, для оплати виконаних робіт, наданих послуг, на інші господарсько-операційні цілі - відповідно до наказу керівника. Обов'язковими умовами видачі грошових коштів під звіт є: наявність затвердженого керівником організації списку підзвітних осіб; витрачання грошей строго за цільовим призначенням; повний розрахунок за раніше виданими сумами.

Видача грошових коштів під звіт оформляється видатковим касовим ордером (форма № КО-2). Бухгалтер виписує видатковий касовий ордер на підставі заяви працівника, підписаного керівником. У заяві працівник вказує необхідну суму авансу, а також мету, на яку запитується підзвітна сума. Передача підзвітних сум однією особою іншому забороняється.

Готівкові гроші під звіт видаються конкретному працівникові тільки за умови, що він повністю відзвітував за попереднім авансом. Якщо за працівником рахується дебіторська заборгованість за підзвітними сумами, то він не має права отримати новий аванс.

Згідно з Порядком ведення касових операцій особи, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження пред'явити в бухгалтерію організації звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них.

Терміни, на які видаються підзвітні суми, встановлюються керівником організації. Ці терміни можуть бути встановлені єдиним наказом по організації. При цьому в наказі може бути встановлений як єдиний термін для всіх підзвітних осіб, так і різні терміни для різних підзвітних осіб.

Порядок видачі підзвітних сум і визначення термінів, на які вони видаються, необхідно передбачити в наказі по обліковій політиці організації.

Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами". Це активно-пасивний рахунок, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб підприємству чи суму відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані, відповідно до авансовим звітам і здані в касу за прибутковими касовими ордерами.

Службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням керівника організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи на термін не більше 40 днів, не рахуючи часу перебування в дорозі.

Під час відрядження (у тому числі за час перебування в дорозі) за відрядженим працівником зберігається середній заробіток за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Підприємства, як правило, ведуть спеціальні журнали - "Журнал обліку працівників, які прибули з відрядження" та "Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження", в яких працівник, який відбуває у відрядження, повинен своїм підписом підтвердити факт отримання посвідчення про відрядження. Працівники відповідальні за ведення цих журналів, призначаються наказом керівника підприємства.

Фактичний час перебування у відрядженні при розрахунку добових визначається за відмітками у посвідченні про відрядження (форма № Т-10), яке виписується відділом кадрів на підставі наказу керівника. У ньому вказується прізвище, ім'я, по батькові працівника, термін, місце і мету відрядження. Також повинні проставлятися відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункт призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи. Після повернення з відрядження працівник здає в бухгалтерію організації посвідчення про відрядження і складає авансовий звіт (форма № АТ-1), що підтверджується керівником організації або особою, на це уповноваженою. До звіту додаються всі документи, що підтверджують зроблені ним витрати.

Відрядженому працівникові відшкодовуються такі витрати на відрядження, при наявності доданих виправдувальних документів:

• витрати по найму житлового приміщення, в т.ч. плата за бронювання місць в готелях;

• витрати на проїзд до місця відрядження і назад, в т.ч. плата за користування в поїздах постільними речами;

• витрати по проїзду транспортом загального користування за місцем відрядження;

• добові за час перебування у відрядженні, в т.ч. і за час перебування в дорозі;

• різні страхові і комісійні збори;

• збори за послуги аеропортів, вокзалів;

• витрати на провезення багажу.

На придбані підзвітною особою матеріальні цінності до авансового звіту повинні бути прикладені накладна або прибутковий ордер на оприбуткування коштів.

Добові виплачуються відрядженому працівникові за кожний день перебування у відрядженні. Згідно статті 168 Трудового Кодексу РФ їх розмір визначається керівником організації самостійно. Однак для цілей оподаткування добові враховуються в розмірах, передбачених Податковим Кодексом РФ (далі НК РФ).

Відповідно до пункту 3 статті 217 НК РФ добові звільняються від оподаткування ПДФО у розмірі 700 рублів за кожний день перебування у відрядженні на території РФ.

Для цілей оподаткування прибутку розмір добових як і раніше становить 100 рублів за один день перебування у відрядженні.

Норми витрат організацій на виплату добових у межах з метою оподаткування прибутку, витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, затверджені Постановою Уряду РФ від 08.02.2002 р. № 93.

Тому в обліковій політиці для цілей бухгалтерського обліку може бути лише уточнена схема бухгалтерських записів для випадків, коли виплата добових проводиться в розмірах, що перевищують неоподатковувані суми.

Організація, виконуючи функції податкового агента, зобов'язана нарахувати ПДФО на суму перевищення фактичних добових над неоподатковуваної цим податком суми добових. Утримання ПДФО проводиться безпосередньо з доходів платника податків, при фактичній виплаті зазначених коштів платнику податку.

Якщо підзвітна особа розраховується готівкою з іншою організацією, то необхідно пам'ятати, що в даний час граничний розмір розрахунків готівкою між юридичними особами по одній угоді встановлено у сумі 100 000 рублів.

Якщо працівник не повністю витратив видану підзвітну суму, то в день здачі в бухгалтерію авансового звіту він повинен повернути до каси організації невикористану суму авансу. При цьому працівнику видають квитанцію до прибуткового касового ордеру (форма № КО-1). Копію цієї квитанції слід додати до авансового звіту для підтвердження повного розрахунку за отриманою підзвітною сумою.

Облік операцій за розрахунками з підзвітними особами, з одного боку, є нескладним, але з іншого, саме тут допускається велика кількість помилок, тому що дані розрахунки зачіпають декілька розділів як бухгалтерського, так і податкового обліку.

1.2 Нормативно - законодавче регулювання обліку розрахунків з підзвітними особами

Ведення бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами здійснюється відповідно до нормативних документів, що мають різний статус. Одні з них обов'язкові до застосування, інші носять рекомендаційний характер.

У залежності від призначення і статусу нормативні документи доцільно представити у вигляді такої системи:

• 1-ий рівень (законодавчий) - визначає сутність бухгалтерського обліку, його завдання, основні поняття, використовувані в обліку, порядок регулювання, організації та ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності.

• 2-ий рівень (нормативний) - встановлює базові правила формування повної та достовірної інформації з окремих розділів бухгалтерського обліку та подання інформації в бухгалтерській звітності.

• 3-й рівень (методичний) - документи цього рівня носять рекомендаційний характер, в них викладені методичні вказівки, роз'яснення з питань постановки бухгалтерського обліку.

• 4-ий рівень (організаційний) - організації, керуючись законодавством РФ про бухгалтерський облік, нормативними актами органів, регулюючих бухгалтерський облік самостійно формують свою облікову політику.

У силу того, що розрахунки з підзвітними особами зачіпають декілька розділів як бухгалтерського, так і податкового обліку перелік законодавчих актів досить великий.

Основні положення щодо відображення витрат з підзвітними особами в бухгалтерському обліку регламентовані у Федеральному Законі "Про бухгалтерський облік" (1-й рівень).

Порядок видачі коштів на господарські потреби і правила оформлення видачі обумовлені у "Порядку про ведення касових операцій".

У зв'язку з тим, що розрахунки з подответнимі особами здійснюються у готівковій формі, то розмір розрахунків підзвітної особи при оплаті готівкою повинен відповідати нормам Вказівки Центрального Банку РФ, у відповідність з яким граничний розмір розрахунків готівкою по одній угоді з однією юридичною особою не повинен перевищувати 100 000 руб. (3-ій рівень).

Розрахунки з підзвітними особами впливають на оподаткування підприємства в розрізі податку на прибуток організацій, податку на додану вартість, податку на доходи фізичних осіб та єдиного соціального податку, тобто вони знаходять своє відображення в наступних розділах Податкового Кодексу РФ. Глава 21 "Податок на додану вартість", регламентує правила списання ПДВ при здійсненні витрат за рахунок підзвітних коштів. Глава 23 "Податок на доходи фізичних осіб" та глава 24 "Єдиний соціальний податок" регламентує порядок оподаткування ПДФО і ЕСН сум, отриманих працівником під звіт. Глава 25 "Податок на прибуток організацій" обумовлює порядок обліку витрат, вироблених за рахунок коштів, виданих під звіт, при розрахунку оподатковуваного прибутку (1-й рівень).

Крім того, розрахунки з підзвітними особами знаходять своє відображення у Положенні з бухгалтерського обліку № 10/99 "Витрати організації" (3-ій рівень).

При оформленні відрядження враховують норми Трудового Кодексу РФ, який обумовлює перелік осіб, які можуть бути спрямовані у відрядження (1-й рівень).

Розмір добових встановлюється Постановою Уряду РФ від 08.02.2002 р. № 93 (1-й рівень).

Основними документами четвертого рівня за розрахунками з підзвітними особами є:

1. Облікова політика, яка формується головним бухгалтером організації і затверджувана керівником організації. Основи формування і розкриття облікової політики організації встановлені ПБУ 1 / 98 "Облікова політика організації", затвердженими наказом Мінфіну Росії від 09.12.1998 р. № 60н.

2. Затверджені керівником форми первинних облікових документів з обліку розрахунків з підзвітними особами:

   • прибутковий касовий ордер (форма КО-1) - виписується у випадку, коли працівник повертає в касу невитрачену підзвітну суму;

   • видатковий касовий ордер (форма КО-2) - виписується при видачі коштів під звіт;

   • посвідчення про відрядження (форма № Т-10) - визначає фактичний час перебування працівника у відрядженні;

   • авансовий звіт з додатком підтверджувальних документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків, накладних і т.д.).

• Затверджений керівником План рахунків бухгалтерського обліку - містить перелік вживаних організацією синтетичних рахунків і субрахунків.

1.3 Мета і завдання аудиту розрахунків з підзвітними особами

Мета аудиту розрахункових операцій визначається федеральним стандартом № 1 "Мета і основні принципи аудиту фінансової (бухгалтерської) звітності". Мета аудиту полягає у вираженні думки про достовірність показників бухгалтерської звітності в частині заборгованості за розрахунками з підзвітними особами і персоналом з оплати праці. Крім того, аудитор повинен висловити думку про відповідність порядку ведення бухгалтерського обліку розрахункових операцій законодавству Російської Федерації.

Основні завдання аудиту розрахункових операцій:

• перевірка документального підтвердження розрахункових операцій;

• контроль документів з використанням методів інспектування, перерахунку, економічного аналізу;

• перевірка організації аналітичного обліку розрахункових операцій по кожному працівнику, по кожній сумі, виданої під звіт;

• звірка даних аналітичного та синтетичного обліку по рахунках розрахунків;

• перевірка організації синтетичного обліку відповідно до Інструкції щодо застосування плану рахунків бухгалтерського обліку та робочим планом рахунків;

• звірка оборотів і сальдо по рахунках в регістрах синтетичного обліку, Головної книзі і бухгалтерському балансі;

• перевірка дотримання розрахункової дисципліни, дебіторської та кредиторської заборгованості;

• перевірка інвентаризаційної роботи, підтвердження достовірності залишків по рахунках розрахунків.

В якості аудиторських доказів використовується наступна інформаційна база:

• нормативно-правові документи, що регулюють розрахунки організації з підзвітними особами і працівниками, в тому числі:

• Трудовий кодекс РФ, введений в дію Федеральним законом від 30.12.01 р. № 197-ФЗ;

• Постанова Уряду РФ від 08.02.02 р. № 93 "Про встановлення норм витрат організацій на виплату добових або польового забезпечення, в межах яких при визначенні податкової бази по податку на прибуток організацій такі витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією";

• Постанова Держкомстату Росії від 01.08.01 р. № 55 "Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № АТ-1" Авансовий звіт ";

• Постанова Держкомстату Росії від 05.01.04 р. № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" тощо;

• локальні нормативні документи організації, що регулюють трудові відносини між роботодавцем та працівниками, порядок організації бухгалтерського обліку розрахункових операцій: колективний договір, положення про оплату праці, положення про преміювання, правила внутрішнього трудового розпорядку, облікова політика;

• облікові документи, що відображають факт здійснення господарської операції: авансовий звіт (форма № АТ-1), наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу (форма № Т-1), особова картка працівника (форма № Т-2), штатний розклад ( форма № T-3), табель обліку робочого часу (форма № Т-13), особовий рахунок (форма № Т-54), розрахункова відомість (форма № Т-51), розрахунково-платіжна відомість (форма № Т-49) , платіжна відомість (форма № Т-53), наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9), посвідчення про відрядження (форма № Т-10), службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання ( форма № Т-10а) та ін;

• облікові регістри аналітичного та синтетичного обліку, що відображають бухгалтерські записи за розрахунковими операціями: картки, відомості по рахунках, журнали-ордери, аналізи рахунків, обороти по рахунках 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці", 71 "Розрахунки з підзвітними особами" і ін ;

• бухгалтерська звітність, що підтверджує суми сальдо по рахунках розрахунків: форма № 1 "Бухгалтерський баланс", форма № 5 "Додаток до бухгалтерського балансу";

• інші документи, що відображають законність здійснення розрахунків: листи, накази (розпорядження) керівника, угоди, трудові договори, договори возмездного надання послуг, підряду та ін

Перевірка розрахункових операцій може мати суцільний або вибірковий характер.

Аудит полягає у перевірці дотримання чинного законодавства, правильності документального оформлення і відображення в обліку всіх видів розрахунків з підзвітними особами. При цьому здійснюються наступні процедури:

• оцінюється система внутрішнього контролю та бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами;

• підтверджується достовірність видачі і повернення підзвітних сум;

• встановлюється законність і повнота повернення підзвітних сум;

• перевіряється організація аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами і взаємозв'язок аналітичного і синтетичного обліку;

• перевіряється дотримання організацією податкового законодавства по операціях, пов'язаних з розрахунками з підзвітними особами.

Результати оцінки систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю розрахунків з підзвітними особами грунтуються на зміст питань та документах, які піддаються дослідженню (таблиця).

Таблиця 1 Питання та аудиторські докази для перевірки розрахунків з підзвітними особами

Аудит розрахунків з підзвітними особами включає наступні напрямки.

Перевірка наявності розпорядчих документів, що відображають інформацію про розрахунки з підзвітними особами в організації. Аудитору слід запросити наказ про облікову політику організації, накази (розпорядження) керівника організації про призначення осіб, уповноважених отримувати готівку під звіт, про терміни звітності, про витрат на відрядження.

Перевірка документального оформлення авансових звітів. У ході роботи аудитор перевіряє:

• оформлення авансових звітів;

• оформлення відрядних витрат (у тому числі за кордон);

• порядок передачі підзвітних сум іншій особі;

• своєчасність повернення підзвітних сум і здачі авансових звітів в бухгалтерію;

• істота відображених в обліку операцій з підзвітними особами.

Документальна перевірка авансових звітів передбачає перевірку за формою і по суті відображених операцій.

Порядок документального оформлення розрахунків з підзвітними особами регулюється Постановою Держкомстату Росії від 01.08.01 р. № 55 "Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № АТ-1" Авансовий звіт "".

При перевірці авансових звітів за формою слід протестувати наступне:

• відповідність типовій формі № АТ-1 "Авансовий звіт";

• наявність номера та дати складання;

• вказівку підзвітної особи;

• зазначення суми отриманого авансу, витраченої суми, суми залишку і перевитрати;

• вказівку призначення авансу;

• наявність підписів;

• заповнення зворотної сторони авансового звіту.

Методика документальної перевірки авансових звітів по суті полягає у перевірці законності відображених в обліку операцій з підзвітними особами.

При цьому необхідно проконтролювати дотримання термінів надання авансових звітів в бухгалтерію і їх оформлення. Терміни звітності підзвітних осіб аудитор перевіряє шляхом звірки дат у видаткових касових ордерах на видачу грошей під звіт і в авансових звітах. При цьому необхідно керуватися Порядком ведення касових операцій в Російській Федерації. Строк звітності не може перевищувати трьох робочих днів після закінчення терміну, на який видані гроші, або з дня повернення з відрядження. При цьому аудитор повинен переконатися в наявності наказу керівника організації про встановлення підзвітних осіб, яким можуть видаватися гроші під звіт, і про терміни звітності. Паралельно перевіряється наявність значної дебіторської заборгованості підзвітних осіб та терміни її відображення в бухгалтерському обліку, а також причини непогашення дебіторської заборгованості.

Разом з тим здійснюється звірка документів, які додаються до авансового звіту, з даними, відображеними в авансовому звіті.

Детальна перевірка окремих розрахункових операцій з підзвітними особами. Аудитор повинен звернути увагу на облік надходження матеріально-виробничих запасів через підзвітних осіб, відрядних витрат, витрат на придбання пально-мастильних матеріалів, представницьких витрат.

При надходженні матеріально-виробничих запасів через підзвітних осіб до авансового звіту повинні бути прикладені платіжний і розрахунковий документи (товарний чек, накладна, касовий чек, квитанція до прибуткового касового ордера). У товарних чеках і накладних повинні бути приведені найменування придбаних матеріально-виробничих запасів. Аудитор зазначає виробничий характер зроблених витрат.

У процесі документальної перевірки авансових звітів детального аудиту підлягають витрати на відрядження. При перевірці витрат на відрядження необхідно проконтролювати наявність документів, що підтверджують витрати на відрядження: наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження за формою № Т-9 і посвідчення про відрядження за формою № Т-10. Дані документи повинні бути складені за встановленими Постановою Держкомстату від 05.01.04 р. № 1 уніфікованим формам. Аудитор повинен звернути увагу на наявність підписів та печаток у посвідченні про відрядження.

Важливим внутрішнім первинним документом є службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання за формою № Т-10а. Цей документ застосовується для оформлення та обліку службового завдання для направлення у відрядження, а також для звіту про його виконання. Службове завдання підписується керівником структурного підрозділу, в якому працює відряджаються працівник, і затверджується керівником організації або уповноваженим ним особою, а потім передається в кадрову службу для видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження за формою № Т-9. Особою, прибулим з відрядження, складається короткий звіт про виконану роботу, який узгоджується з керівником структурного підрозділу і подається до бухгалтерії разом з посвідченням про відрядження (форма № Т-10) і авансовим звітом.

Особливу важливість має форма № Т-10а "Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання" з точки зору визначення джерела фінансування видатків на відрядження та визнання даних витрат як для цілей бухгалтерського обліку, так і для цілей оподаткування.

Перевіряється наявність виправдувальних документів, що підтверджують витрати на відрядження (рахунок, рахунок-фактура готелі, касовий чек, квитанція до прибуткового касового ордеру про оплату послуг готелю; залізничні, автобусні або авіаквитки, талони про оплату постільних речей, талони про оплату стоянки автомобілів, талони про оплату права в'їзду на територію міста та ін.)

Приклад. Аудитор встановив, що сума витрат на відрядження за звітний рік становить 50 000 рублів. Ця сума була обгрунтована авансовими звітами за формою № АТ-1, наказами (розпорядженнями) про направлення працівників у відрядження за формою № Т-9-а і відрядними посвідченнями за формою № Т-10, а також іншими документами, що підтверджують зроблені витрати на проїзд, проживання .

Згідно з Постановою Держкомстату РФ від 05.01.04 р. № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" відрядження мають бути обгрунтовані наступними документами:

• наказом (розпорядженням) про направлення працівників у відрядження за формою № Т-9а;

• посвідченням про відрядження за формою № Т-10;

• службовим завданням для направлення у відрядження і звітом про його виконання за формою № Т-10а.

Після прибуття з відрядження звіт про виконання службового завдання узгоджується з керівником структурного підрозділу організації і представляється в бухгалтерію разом з посвідченням про відрядження і авансовим звітом.

Службове завдання та звіт про його виконання обгрунтовує виробничий (службовий) характер відрядження. Згідно зі ст. 166 Трудового кодексу РФ службовим відрядженням вважається поїздка за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Бухгалтеру слід звернути увагу на оформлення службового завдання та звіту про його виконання в якості додатку до авансового звіту. Відсутність службового завдання може бути підставою для того, щоб визнати витрати на відрядження у сумі 50 000 руб. економічно невиправданими для цілей податкового обліку.

Окремою перевірці піддаються операції з придбання пально-мастильних матеріалів через підзвітних осіб. За даними касових чеків про оплату бензину, дизельного палива і мастил встановлюється виробничий характер витрат на обслуговування автотранспорту, що належить організації. Пряме віднесення вартості придбаних пально-мастильних матеріалів на рахунки витрат в обліку має підтверджуватися актами про витратах і дорожніми листами автотранспорту.

Звертається увага на правомірність та оформлення представницьких витрат. Представницькі витрати можуть бути визнані виправданими, якщо є в наявності: наказ керівника про представницькі витрати, звіт про представницькі витрати, перелік учасників заходу, програма заходу, авансовий звіт з доданими документами (товарним чеком, касовим чеком, закупівельними актом та ін.) Представницькі витрати мають бути обгрунтовані кошторисом витрат з урахуванням нормативного значення, який приймається для цілей бухгалтерського і податкового обліку. При цьому до представницьких витрат можна віднести такі витрати:

• з проведення офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері або іншого аналогічного заходу) представників інших організацій;

• з транспортного забезпечення представників інших організацій, пов'язаному з їх доставкою до місця проведення зустрічі і назад;

• по буфетної обслуговування осіб, які беруть участь у зустрічі під час переговорів;

• з оплати послуг перекладачів, які не перебувають в штаті організації.

Перевірка розрахунків готівкою грошовими коштами. При перевірці авансових звітів звертається увага на дотримання встановленого граничного розміру розрахунків готівкою грошовими засобами, здійснюваних від імені організації, тобто юридичної особи. Аудитору слід контролювати не тільки ліміт суми платежу при здійсненні розрахунків з постачальниками або іншими кредиторами, але також і платіжні умови договорів. Суму платежу, крім того, підтверджують касові чеки і квитанції до прибуткових касових ордерів, що додаються до авансових звітів підзвітних осіб. Перевірка організації синтетичного і аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами. Перевірка аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами здійснюється за підзвітними особами. При цьому звіряються записи у відомості аналітичного обліку за рахунком 71 "Розрахунки з підзвітними особами" в розрізі підзвітних осіб та в зворотному відомості чи журналі-ордері. Встановлюється наявність суми сальдо по рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" за даними Головної книги. Сальдо за рахунком 71 "Розрахунки з підзвітними особами" на початок і кінець місяця і обороти за рахунком в аналітичному і синтетичному обліку звіряються з даними, зазначеними у Головній книзі.

Глава 2. Методика проведення аудиту розрахунків з підзвітними особами

2.1 Перевірка розрахунків з підзвітними особами

Мета аудиту розрахунків з підзвітними особами - скласти обгрунтовану думку щодо достовірності та повноти інформації про стан розрахунків з підзвітними особами, відображеної в бухгалтерській (фінансової) звітності аудиту та поясненнях до неї.

Виконуючи процедуру перевірки розрахунків з підзвітними особами, аудитору необхідно відповісти на наступні питання:

Порядок, розміри та умови відшкодування витрат на відрядження по території РФ відповідають положенням нормативних актів?

Порядок, розміри та умови відшкодування витрат на закордонні відрядження відповідають положенням нормативних актів?

Оподаткування витрат на відрядження відповідає положенням нормативних актів?

Порядок видачі та витрачання коштів на господарські потреби відповідають положенням нормативних актів?

Порядок видачі та витрачання коштів на представницькі витрати відповідають положенням нормативних актів?

Порядок проведення перевірки розрахунків з підзвітними особами, як нам здається, включає ряд послідовних етапів:

Перевірка витрат на відрядження

При проведенні аудиту необхідно встановити чи виконуються вимоги нормативних актів про порядок розрахунків з відрядженими особами.

У службове відрядження працівник відправляється за розпорядженням керівника організації, щоб виконати будь-яке службове доручення поза місцем постійної роботи. Так сказано у статті 166 Трудового кодексу РФ.

Працівник, який повернувся з відрядження, не пізніше трьох днів після повернення має скласти авансовий звіт (форма N АТ-1) і представити його в бухгалтерію.

До авансового звіту додаються всі документи, що підтверджують витрати працівника під час відрядження (квитки на проїзд, рахунки на оплату житла і т.д.).

Бухгалтеру слід перевірити цільове витрачання коштів, виданих відрядженому працівникові, а також наявність усіх виправдувальних документів, що підтверджують його витрати.

Перевірений бухгалтером авансовий звіт затверджується керівником організації.

Норми добових затверджені постановою Уряду РФ від 8 лютого 2002 р. N 93 "Про встановлення норм витрат організацій на виплату добових або польового забезпечення, в межах яких при визначенні податкової бази по податку на прибуток організацій такі витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією ".

Працівникові відшкодовується вся сума витрат по найму житлового приміщення.

Також працівникові відшкодовуються витрати з оплати додаткових послуг, що надаються у готелях та включаються в рахунок за проживання.

Виняток з цього порядку передбачено для послуг з обслуговування працівника в барі, ресторані або номері і витрат на користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами (наприклад, басейном, сауною, тренажерним залом і т.д.). Такі витрати працівникові не оплачуються.

Витрати з бронювання житлового приміщення відшкодовуються працівникам у порядку і розмірах визначених колективним договором або локальним нормативним актом.

Витрати на проживання, відшкодовуються відрядженому працівникові, зменшують оподатковуваний прибуток організації (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Витрати по проїзду до місця відрядження і назад, відшкодовуються відрядженому працівникові, включають:

• вартість квитка на транспортний засіб загального користування (літак, потяг і т.д.);

• оплату послуг, пов'язаних з попереднім продажем (бронюванням) квитків;

• оплату за користування в поїздах постільними речами;

• вартість проїзду транспортом загального користування до станції (пристані, аеропорту), якщо вона знаходиться за межами населеного пункту;

• суму страхових платежів по обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті.

Витрати, пов'язані з проїздом до місця відрядження і назад, зменшують оподатковуваний прибуток організації (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Перевірка представницьких витрат

При проведенні аудиту необхідно встановити чи виконуються вимоги нормативних актів про порядок віднесення витрат, до представницьких.

Порядок віднесення представницьких витрат на витрати організації при обчисленні податку на прибуток встановлено пп. 22 п. 1 та п. 2 ст. 264 НК РФ. Представницькі витрати організації згідно із зазначеною статтею кваліфікуються як інші витрати, пов'язані з виробництвом і реалізацією.

До витрат, що зменшують податкову базу по податку на прибуток, відносяться представницькі витрати, пов'язані з офіційним прийомом та обслуговуванням представників інших організацій, що беруть участь в переговорах з метою встановлення та підтримання співробітництва (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

До представницьких витрат відносяться витрати платника податку на офіційний прийом і (або) обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків, незалежно від місця проведення зазначених заходів (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Аналіз наведених нормативних положень дозволяє виділити декілька основних ознак, кваліфікуючих певні витрати організації як представницькі:

• дані витрати повинні бути пов'язані з офіційним прийомом або обслуговуванням представників інших організацій (учасників, що прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків);

• зазначені особи повинні прибути для ведення переговорів (участі у засіданні керівного органу платника податків);

• мета переговорів - встановлення або підтримка співробітництва (зокрема, укладення контракту, попереднього договору тощо) або вирішення певних питань організації;

• представницькі витрати визнаються такими незалежно від місця проведення переговорів (засідання ради директорів або іншого керівного органу платника податків).

До представницьких відносяться витрати (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації-платника податків, що беруть участь у переговорах;

• на транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу і (або) засідання керівного органу і назад;

• на буфетне обслуговування під час переговорів;

• на оплату послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення перекладу під час проведення представницьких заходів.

Інші (неперераховані) витрати (наприклад, оплата проїзду залізничним або авіаційним транспортом делегацій до місця проведення переговорів, оплата їх проживання під час проведення переговорів і інші аналогічні витрати), на думку автора, не будуть представницькими для цілей обчислення і сплати податку на прибуток, а значить, не повинні враховуватися при оподаткуванні прибутку.

Перевірка господарських витрат

Під витратами на господарські потреби звичайно розуміються витрати з придбання в роздрібній торговельній мережі канцелярських або господарського приладдя, матеріалів, бензину на АЗС, оплату дрібного ремонту і т.п.

Видаючи гроші під звіт, необхідно дотримуватися умови, встановлені Порядком ведення касових операцій. Так, пункт 11 Порядку забороняє:

• видавати підзвітні суми працівнику, не отчитавшемуся за раніше отриманим грошам;

• передавати підзвітні суми від одного працівника іншому.

Керівник організації повинен затвердити своїм наказом список працівників, яким можуть видаватися грошові кошти під звіт.

Термін, на який можна видати готівку під звіт на господарські потреби, законодавчо не обмежений.

Такий термін також може (але не зобов'язаний!) Встановити керівник організації своїм наказом. Якщо керівник такий термін встановив, працівник повинен звітувати про витрачені гроші не пізніше ніж через три робочих дні після закінчення цього терміну.

Яких-небудь обмежень на суми, що видаються працівникам під звіт, законодавство не встановлює.

Однак, оплачуючи витрати, підзвітна особа діє від імені організації.

Отже, працівник, який отримав гроші під звіт, повинен дотримуватися граничний розмір розрахунків готівкою (100000 крб. По одній угоді з однією юридичною особою). Це встановлено зазначенням Центрального банку РФ від 20 червня 2007 р. N 1843-У.

Звірка даних аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами з оборотами і залишками на рахунках синтетичного обліку

При проведенні аудиту необхідно звірити тотожність даних аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами оборотів і залишків за рахунком 71 синтетичного обліку.

Дані аналітичного обліку повинні відповідати оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку.

Суми дебетових і кредитових оборотів, а також дебетових і кредитових сальдо мають бути відповідно рівні.

Звірка даних бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами з даними бухгалтерської звітності

Аудиторська організація під час проведення аудиту повинна отримати достатній обсяг аудиторських доказів, щоб переконатися, що:

• кінцеві сальдо по рахунках синтетичного обліку розрахунків з підзвітними особами (71) попереднього звітного періоду відповідним чином перенесені на початок що перевіряється звітного періоду;

• відповідні показники бухгалтерської звітності на початок і кінець звітного періоду, відповідають обліковим даним регістрів синтетичного та аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами.

Підсумковим етапом аудиту є узагальнення результатів, аналіз помилок, виявлених в ході аудиту.

Помилки, виявлені в процесі аудиту за цією процедурою, можуть впливати:

• на правильність визначення собівартості продукції (товарів, робіт, послуг);

• на правильність визначення фінансових результатів;

• на правильність обчислення і сплати податку на прибуток;

• на правильність обчислення і сплати податку на доходи фізичних осіб;

• на правильність обчислення і сплати єдиного соціального податку.

Як наслідок, все це впливає на достовірність фінансової (бухгалтерської) звітності.

Необхідно проаналізувати виявлені помилки і порушення відповідно до вимог федерального стандарту аудиторської діяльності "Суттєвість в аудиті". Суттєвість помилок оцінюється кількісно і якісно. Для кількісної оцінки аудитор порівнює виявлені помилки з рівнем суттєвості, встановленим на стадії планування. При якісній оцінці аудитор керується власним практичним досвідом і знаннями.

При аналізі помилок, виявлених в ході аудиту, необхідно визначити ступінь їх впливу на достовірність бухгалтерської (фінансової) звітності.

Перелік перевірених документів, виявлені помилки і порушення, а також думка аудитора за результатами перевірки, фіксуються в робочих документах.

2.2 Основні порушення при аудиті розрахунків з підзвітними особами

Основними завданнями бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами є:

• встановлення доцільності та обгрунтованості використання підзвітних сум;

• дотримання передбаченого законодавством порядку відшкодування та обліку витрат, вироблених через підзвітних осіб.

Найбільш часто зустрічаються порушення при відображенні в бухгалтерському і податковому обліку розрахунків з підзвітними особами описані нижче.

По-перше на прийнятих до обліку авансових звітах дуже часто відсутні підпису підзвітних осіб, підписи керівника або осіб, його заміщують, що підтверджують доцільність зроблених витрат, і інші випадки не заповнення окремих реквізитів первинних документів.

По-друге при направленні підприємством у відрядження працівника у наказі не визначаться конкретна мета відрядження, відсутні звіти підзвітної особи про виконану роботу при виконанні ним завдання, тобто виробничий характер даної відрядження не підтверджується.

Крім того, на підприємствах існує практика направляти у відрядження працівника, з яким укладено цивільно-правовий договір.

Коли громадянин направляється в іншу місцевість для виконання роботи організацією, з якою він у трудових відносинах не перебуває, то така поїздка відрядженням не вважається, а оплата вартості поїздки є компенсацією витрат громадянина, тільки за умови, якщо ця виплата обумовлена ​​в договорі на виконання робіт ( надання послуг). При цьому компенсація включається в загальну суму винагороди, що виплачується за цивільно-правовим договором, і підлягає обкладенню прибутковим податком, на неї нараховуються внески до пенсійного фонду РФ, Державний фонд зайнятості і фонди обов'язкового медичного страхування.

У тому випадку коли цивільно-правовим договором не передбачено відшкодування витрат по даній поїздці, витрати по ній відшкодовуються громадянину за рахунок прибутку, що залишається на підприємстві після сплати податків.

На підприємствах допускаються випадки передачі підзвітних сум одним підзвітною особою іншій, що заборонено п.11 Порядку ведення касових операцій у РФ. У зв'язку з цим використання підзвітних сум особою, що не одержали їх у підзвіті, не може бути зараховано у зменшенні заборгованості підзвітної особи перед підприємством.

Нерідко підприємства вартість придбаних за готівковий розрахунок через підзвітних осіб матеріальних цінностей списують на витрати виробництва та обігу, минаючи рахунки обліку майна.

Не використання рахунків обліку майна, на придбання матеріальних цінностей може призвести до заниження податку на майно, спотворення собівартості, прибутку, що підлягає оподаткуванню.

Також порушенням є видача грошей підзвіт особам, які не відзвітували в строк за раніше отриманими авансами.

Виділення сум податку на додану вартість розрахунковим шляхом від вартості матеріальних цінностей, придбаних за готівковий розрахунок у роздрібній торгівлі теж є порушенням.

До порушень відносяться видача грошових коштів особам не зазначених у списку осіб, яким відповідно до наказу керівника підприємства можуть бути видані гроші на господарсько операційні витрати.

При оформленні відрядження часто відсутні накази про направлення працівників у відрядження, посвідчення про відрядження з відмітками в місці перебування у відрядженні, спостерігається недотримання встановлених норм витрат на відрядження, відсутність наказів про оплату понад встановлені норми.

Іноді до авансовими звітами докладають не дійсні документи (товарний чек без відміток, штампів магазину, різні квитанції, талони, чеки без обов'язкових реквізитів).

Дуже часто працівникам організації видають під звіт кошти на придбання або відшкодування вартості проїзних квитків для проїзду в міському або приміському транспорті, причому ці суми списують на собівартість. При виявленні таких фактів потрібно пам'ятати, що організація має право компенсувати своїм працівникам ці витрати, проте не за рахунок собівартості, а за рахунок інших власних джерел. Обгрунтованість представницьких витрат дуже часто не підтверджується наявністю виправдувальних документів (наказу про призначення особи, відповідальної за проведення заходів; програми зустрічі з представниками інших організацій, у тому числі іноземних; кошторису представницьких витрат затвердженої керівником організації на початку року), що є порушенням.

Помилки допускаються найчастіше також при надходженні виручки від реалізації продукції (товарів) через підзвітну особу, тобто надходження виручки в даному випадку показують на кредиті рахунка 71 без попереднього віднесення цієї суми на кредит рахунку 90 "Продажі". При виявленні таких фактів необхідно визначити розмір прихованого об'єкта оподаткування (виручки).

Таким чином, велика кількість помилок і порушень із усіх перевірених об'єктів допускається саме при розрахунках з підзвітними особами.

Висновок

Господарська діяльність підприємств пов'язана з розрахунками з працівниками за сумами грошових коштів, виданих на виконання операційно-господарських завдань (що полягають у купівлі за готівковий розрахунок товарів в інших організацій, оплату за виконані роботи, надані послуги) і для компенсації витрат на службові відрядження.

Крім того, розрахунки з підзвітними особами виникають при розрахунках за відпущену їм продукцію на реалізацію, за отримані грошові документи, наприклад, лімітовану чекову книжку, і т.п.

Практика аудиторських перевірок показує, що із усіх перевірених об'єктів найбільше помилок і порушень допускається саме при розрахунках з підзвітними особами. Перш за все, це пов'язано з низьким рівнем системи внутрішнього контролю за використанням на підприємстві грошових коштів і неправильним веденням бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами.

Розрахунок з підзвітними особами виникають за сумами грошових коштів, виданих працівникам організації на виконання операційних і господарських завдання і для компенсації витрат на службові відрядження. Крім того розрахунки з підзвітними особами виникають при розрахунках за відпущену їм продукцію на реалізацію за отримані грошові документи наприклад лімітовану чекову книжку і т.п.

У зв'язку з тим, що аудит розрахунків з підзвітними особами пов'язаний з перевіркою порядку ведення касових операцій, зручніше проводити їх паралельно.

Контроль розрахунків з підзвітними особами здійснюється бухгалтером на підставі наказів по обліковій політиці організації, про призначення осіб, уповноважених отримувати готівку під звіт, про направлення працівників організації у відрядження, а також журналу реєстрації авансових звітів.

У організаціях, які використовують єдину журнально-ордерну форму рахівництва, джерелом інформації, використовуваної при проведенні аудиту розрахунків з підзвітними особами, є облікові регістри.

В організаціях, які використовують спрощену журнально-ордерну форму обліку, джерелом інформації є облікові регістри.

При проведенні аудиту необхідно зіставити сальдо по рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" на кінець кожного місяця з даними, зазначеними у Головній книзі. Одночасно слід звірити відповідність місячних оборотів по кредиту рахунку 71с дебетовими оборотами по рахунках обліку матеріальних запасів, витрат, майна і прибутку.

Після зазначених процедур перевіряється відповідність сум у поданих виправдувальних документах сумам, відображеним в авансових звітах. У ході аудиту розглядаються всі авансові звіти та документи, що підтверджують зроблені витрати (рахунки-фактури, товарні, касові чеки, накладні, акти закупівель, посвідчення про відрядження, проїзні квитки, рахунки готелів та ін.) Потім порівнюються дані аналітичного обліку по кожній підзвітній особі з представленими авансовими звітами за конкретний період ..

Проведення всіх перерахованих дій допоможе аудитору упевнитися в правильності оформлення кожного авансового звіту і правильному розподілі сум за авансовими звітами між відповідними джерелами фінансування (собівартістю продукції або прибутком організації).

Одним з напрямків отримання аудиторських доказів є інвентаризація розрахунків з підзвітними особами з метою з'ясування відповідності видачі готівки під звіт вимогам, зазначеним у п. 11 Положення про порядок ведення касових операцій. При інвентаризації підзвітних сум перевіряються звіти підзвітних осіб за виданими авансами з урахуванням їх цільового використання, а також суми виданих авансів по кожній підзвітній особі (дата видачі, цільове призначення).

Інвентаризація розрахунків з підзвітними особами повинна проводитися частіше, ніж з іншими дебіторами і кредиторами. Це пояснюється тим, що особи, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який були видані кошти (або з дня повернення з відрядження), пред'явити в бухгалтерію організації звіт про витрачені суми.

Список використаної літератури

1. Білоусова М.Б. Облік розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах / / Бухгалтерський облік в бюджетних і некомерційних організаціях. - 2007. - № 16. - С. 6-15

2. Виноградов О.В., Матвійчук І.А. Аудит: Навчальний посібник для вузів. - М.: Академічний Проект, 2006

3. Горожанкіна Є.А. Аудит: Підручник. - М.: Дашков і Ко, 2009

4. Грищенко А.В. Аудит розрахунків з підзвітними особами / / Аудиторські відомості. - 2008. - № 2. - С. 46-56

5. Ендовицкий С.В. Аудит: Підручник. - К.: Ін-фоліо, 2008

6. Парушіна Н.В. Аудит розрахунків з підзвітними особами і персоналом організації за іншими операціями / / Аудитор. - 2008. - № 2. - С. 11-17

7. Парушіна Н.В., Суворова С.П. Аудит: Підручник. - М.: Форум, 2009

8. Подільський В.І. Савін А.А. Аудит: Підручник. - М.: Академія, 2009

9. Суйц В.П., Ситникова В.А. Аудит: Навчальний поосбіе. - М.: КноРус, 2009

10. Шиленко С.І. Основи аудиту: Підручник. - М.: КноРус, 2009

11. Юдіна Г.А., Черних М.М. Основи аудиту: Навчальний посібник. - М.: КноРус, 2009