Введення
Завдання накопичення, обробки та поширення (обміну) інформації стояла перед людством на всіх етапах його розвитку. Протягом довгого часу основними інструментами для її вирішення були мозок, мова і слух людини. Перше кардинальна зміна відбулася з приходом писемності, а потім винаходом книгодрукування. Оскільки в епоху друкарства основним носієм інформації стала папір, то технологію накопичення та розповсюдження інформації природно називати "паперової інформатикою".
Положення в корені змінилося з появою електронних обчислювальних машин (ЕОМ). Перші ЕОМ використовувалися як великі автоматичні арифмометри. Принципово новий крок був здійснений, коли від застосування ЕОМ для вирішення окремих завдань перейшли до їх використання для комплексної автоматизації тих чи інших закінчених ділянок діяльності людини по переробці інформації.
Одним з перших прикладів подібного системного застосування ЕОМ у світовій практиці були так звані адміністративні системи обробки даних: автоматизація банківських операцій, бухгалтерського обліку, резервування і оформлення квитків і т.п. Вирішальне значення для ефективності систем подібного роду має та обставина, що вони спираються на автоматизовані інформаційні бази. Це означає, що в пам'яті ЕОМ постійно зберігається інформація, потрібна для вирішення тих завдань, на які розрахована система. Вона і складає вміст інформаційної бази відповідної системи.
При вирішенні черговий завдання система потребує у введенні тільки невеликої порції додаткової інформації, решта береться з інформаційної бази. Кожна порція знову вводиться змінює інформаційну базу системи. Ця база (інформаційна, або база даних) знаходиться, таким чином, в стані безперервного оновлення, відображаючи всі зміни, що відбуваються в реальному об'єкті, з яким має справу система.
Зберігання інформації в пам'яті ЕОМ надає цій інформації принципово нову якість динамічності, тобто здатності до швидкої перебудови і безпосередньому її використання в розв'язуваних на ЕОМ завданнях. Пристрої автоматичного друку, якими постачені сучасні ЕОМ, дозволяють у разі потреби швидко надати будь-яку вибірку з цієї інформації у формі подання на папері.
У міру свого подальшого розвитку адміністративні системи обробки даних переростають в автоматизовані системи управління відповідними об'єктами, в яких, як правило, не обмежуються однією ЕОМ, а в складі двох і більше ЕОМ об'єднують в обчислювальний комплекс.
У цьому ряду особливе місце займають бази даних та інше програмне забезпечення, пов'язане з їх використанням в якості інструменту для діловодства і раціоналізації праці. Їх використання дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних маркетингових і виробничих проектів, зменшити непродуктивні витрати при їх реалізації, виключити можливість появи помилок у підготовці бухгалтерської, технологічної та інших видів документації, що дає для підприємства прямий економічний ефект.
Зрозуміло, для розкриття всіх потенційних можливостей, які несе в собі використання баз даних, необхідно застосовувати в роботі комплекс програмних і апаратних засобів максимально відповідний поставленим завданням. Тому в даний час велика потреба підприємств у комп'ютерних програмах, що підтримують і узгоджувальних роботу управлінського і фінансового ланок компанії, а також в інформації про способи оптимального використання наявного в компанії комп'ютерного обладнання.
Метою даної випускної роботи є аналіз і розробка системи автоматизації документообігу для підприємства ТОВ «Елсі-Медіа».
Компанія «ЕЛСІ» була заснована у квітні 1999 року.
Вона сьогодні охоплює практично всі напрямки обраної сфери діяльності, а саме:
• продаж комп'ютерів та комплектуючих будь-якої складності;
• продаж будь оргтехніки;
• продаж витратних матеріалів і паперу;
Одним з прогресивних напрямків роботи компанії є розширення мережі регіональних філій і представництв.
Глава 1. Принципи автоматизації діловодства
З точки зору системи автоматизації діловодства, документ, як правило, розпадається на тіло документа - файл (файли), вся змістовна робота з яким зазвичай ведеться поза рамками системи діловодства, і реєстраційну картку, яка містить усі реквізити документа, з якої власне і йде робота. Файлів може і не існувати, документ може залишатися в паперовій формі.
Автоматизовані системи діловодства діляться на два класи. До перших відносяться системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення з метою передачі в додатки, які вміють з ними працювати. До другого класу відносяться системи управління електронним документообігом (Суед, DMS (Document Management System)). На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача - посадової особи до іншої з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін та супроводжуючих резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції іншого класу.
В даний час основна концепція автоматизації документообігу базується на принципах управління бізнес-процесами (потоками робіт, WorkFlow), в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і управління процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів. Але для функціонування систем класу WorkFlow, діловодні процеси організації повинні бути строго структуровані і формалізовані, що зустрічається далеко не завжди. Тому система повинна мати функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт з документами, як за заздалегідь визначеним маршрутним технологічними схемами, так і з наданням виконавцям певної свободи в прийнятті рішення на своєму рівні.
З найважливіших характеристик Суед фахівці зазвичай виділяють наступні:
програмна платформа (система, що забезпечує збереження і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. В даний час використовується архітектура «клієнт / сервер»);
підтримка розподіленої обробки інформації;
можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; максимальне число користувачів; число рівнів вкладеності структур);
відкритість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;
типи документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи зі складеними документами і декількома версіями документа; зв'язку документів (один документ може бути відповіддю на інший або може бути породжений при виконанні попереднього документа); спільне використання електронних і звичайних (паперових) документів );
колективна робота групи виконавців над одним (або кількома) документами;
можливість роботи з "вільної" схемою (без жорсткої фіксації маршрутів);
засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;
можливості контролю за проходженням документів;
спосіб оповіщення посадових осіб;
особливості налаштування продукту для потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (русифікованого) інтерфейсу;
засоби регламентації доступу і криптозахисту;
засоби оповіщення про порушення в регламент проходження документів;
орієнтація на традиційну російську концепцію документообігу.
Системи управління електронними архівами характеризуються такими функціями:
ENTER.
Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, отриманих від множинних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів.
ЗБЕРІГАННЯ.
Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:
можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливої інформації;
організація збору, зберігання та актуалізації розрізненої інформації;
висока надійність і керованість системи, швидкий і підконтрольний доступ користувачів до інформації;
економію коштів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу в одному місці;
можливість централізованого розвитку обчислювальних засобів.
1.1 Виявлення та моделювання бізнес - процесів
Створювана модель бізнес-процесів організації будується на базі побудованих бізнес-процесів за результатами обстеження діяльності організації, що проводиться на рівні підрозділів.
На цьому етапі проводиться обстеження підрозділів, в результаті якого виявляються виконуються в них основні функції, їх вхід і вихід. Ці функції розподіляються по бізнес-процесам, що проходять через кожне підрозділ. У результаті формуються і уточнюються загальні списки бізнес-процесів і функцій по підрозділах, списки вхідних і вихідних документів і інші характеристики, і вся ця інформація наповнює кожен бізнес-процес конкретним змістом.
У процесі відображення бізнес-процесів за рівнями організаційної ієрархії формується та уточнюється загальний список бізнес-процесів, і можуть з'явитися нові бізнес-процеси.
Головною метою створення моделі бізнес-процесів підприємства є деталізація опису діяльності організації. Від рівня опису реалізації спільних бізнес-процесів в організації і списковий моделей у підрозділах до рівня детальних моделей підрозділів, що дозволяють виділити всі функції підрозділів, оброблювані документи, основні дані, описати регламент роботи персоналу і створити в підсумку функціональну модель організації та концептуальну модель даних.
Виявлені в процесі обстеження підрозділи функції розподіляються по бізнес-процесів цього підрозділу, наповнюючи їх конкретними роботами цього підрозділу. При цьому опису бізнес-процесів можуть доповнюватися і уточнюватися. У моделях описуються і деталізуються бізнес-процеси, функції, інформаційні потоки, вхідні і вихідні документи, взаємодія всередині організації і з зовнішніми об'єктами, дані, бізнес - правила, ролі персоналу і регламент, їх взаємозв'язку, тимчасові та інші характеристики.
Модель бізнес-процесів ТОВ «Елсі», створена в засобі аналізу (Upper CASE), призначеному для побудови й аналізу моделей предметної області (BPwin (Logic Works)). На основі створеної в Bpwin системі, можна побудувати звіти, діаграми.
BPwin - це потужний інструмент моделювання, який використовується для аналізу, документування та реорганізації складних бізнес-процесів. Модель, створена засобами BPwin, дозволяє чітко документувати різні аспекти діяльності - дії, які необхідно зробити, способи їх здійснення, що вимагаються для цього ресурси та ін Таким чином, формується цілісна картина діяльності підприємства - від моделей організації роботи в маленьких відділах до складних ієрархічних структур . Моделі BPwin дають основу для осмислення бізнес - процесів та оцінки впливу тих чи інших подій, а також описують взаємодію процесів та потоків інформації в організації. Неефективна, високо затратна або надмірна діяльність може бути легко виявлена і, отже, удосконалено, змінена або усунена відповідно до загальних цілей організації.
Детальний розгляд механізму роботи ТОВ «Елсі»:
Закупівля товару. У головному офісі з головного складу на даний підрозділ "Елсі" виписується товар. Супровідні документи: звірка прийому на тех.обслуговування, видаткова накладна. Там виходить товар і привозиться сюди. Тут виробляється оприбуткування товару. Супровідні документи: накладна на прихід товару. Співробітники складу порівнюють видаткову накладну і прибуткову, якщо вони чогось не дораховуються, необхідно з нашого приходу видалити позицію, а в головному офісі зробити «Повернення від покупця» даного підрозділу "Елсі". Словом, витрата в головному офісі = прихід в аналізованому підрозділі.
Зберігання товару. Основна частина товару зберігається на складі. Решту товару переміщається на вітрину (всього 4 склади: основний-склад, вітрина, резерв, шлюб). Супровідні документи для переміщення між складами: внутрішня накладна типу Переміщення.
Продаж товару. Супровідні документи: для складу - звірка прийому на тех.обслуговування, для покупця - товарний чек, гарантійне зобов'язання. Тип видаткової накладної залежить від способу оплати (безнал, товарний чек від ПП, товарний чек-доплата, кредит, на шлюб). Безготівка в тому випадку, якщо оплата здійснюється через електронну систему платежів за допомогою пластикових карт. Для цього встановлено необхідне обладнання - термінал. Якщо покупець вносить передоплату, то вихідний документ - товарний чек-доплата. Цей документ дозволить касі зрозуміти розібратися в кінці дня, чому не сплачена вся вартість. Тип документа Кредит у тому випадку, якщо покупець бере товар у кредит. Ну і якщо по приходу товару з'явився відмову (тобто не дорахували якийсь одписано нам товар), то оформляється видаткова накладна типу Шлюб. Якщо товар чимось не влаштував покупця, то оформляється Акт з повернення товару за відповідною видаткової накладної. Якщо співробітниками складу буде проводиться збірка куплених комп'ютерних комплектуючих, то оформляється Замовлення на складання. Якщо стався недолік товару, він списується.
Усі типові документи видаткових накладних разом зі звіркою прийому на тех.обслуговування проходять через касу, де робиться позначка про оплату. Після того, як оплата була проведена, покупцеві на руки віддається видаткова накладна разом з касовим чеком. Співробітники складу у відповідності зі звіркою видають товар, йому ж віддається гарантійне зобов'язання.
Якщо покупцем є будь-яка організація, яка бажає оплатити товар банківським переказом, працівник магазину виписує рахунок із зазначеними в ньому реквізитами. Після оплати особа, яка є представником компанії, повинен пред'явити довіреність на отримання товару.
Документ для співробітників складу - звірка прийому на тех.обслуговування.
Доставка товару. Якщо покупець виявляє бажання доставити йому товар на будинок, обговорюється зручний час для обох сторін і оформляється накладна на доставку за відповідною видаткової накладної.
1.2 Характеристика обчислювальної мережі ТОВ «Елсі»
Мережа представлена 6-у робочими станціями, виділеним сервером, мережевим комутатором (свіч) і одним мережевим принтером. Побудована на основі екранованого кабелю 5-ї категорії.
Конфігурація робочих станцій: процесор Intel Celeron 2,2 Гц, ОЗУ 256 Мб, HDD 80Гб, на всіх машинах встановлена ОС Windows XP Professional. Основне ПЗ: Microsoft Office 2003 (Word, Excel). Кожна робоча станція має вихід в Інтернет.
Конфігурація сервера: процесор Pentium 4 3,0 Гц; ОЗУ 2 Гб DDR; HDD RAID 2х80Гб. Встановлено ОС Windows 2000 Server, проксі-сервер для забезпечення Інтернетом.
Групові та корпоративні інформаційні системи і відповідні додатки можуть будуватися різними способами:
системи на основі локальної мережі ПК (файл-серверні додатки);
системи з архітектурою «клієнт-сервер»;
системи на основі Internet / Intranet-технологій.
1.3 Архітектура «клієнт-сервер»
Технологія «Клієнт-сервер» - технологія, що розділяє додаток-СУБД на дві частини: клієнтську (інтерактивний графічний інтерфейс, розташований на комп'ютері користувача) і сервер, власне здійснює управління даними, поділ інформації, адміністрування і безпека, що знаходиться на виділеному комп'ютері. Взаємодія «клієнт-сервер» здійснюється наступним чином: клієнтська частина програми формує запит до сервера баз даних, на якому виконуються всі команди, а результат виконання запиту відправляється клієнту для перегляду і використання. Ця технологія застосовується, коли розміри баз даних великі, коли великі розміри обчислювальної мережі, і продуктивність при обробці даних, що зберігаються не на комп'ютері користувача (у великому установі зазвичай має місце саме така ситуація). Якщо технологія «клієнт-сервер» не застосовується, то для обробки навіть кількох записів весь файл копіюється на комп'ютер користувача, а тільки потім обробляється. При цьому різко зростає навантаження на мережі, і знижується продуктивність праці багатьох співробітників.
Підстава для створення автоматизованої системи.
Розробка даної системи здійснюється в рамках автоматизації системи продажів комп'ютерного магазину ТОВ «Елсі».
Призначення та мета розробки.
Система призначена для забезпечення оперативності роботи магазину і доступу до необхідної інформації з метою поліпшення якості надаваних послуг. Розроблюваний програмний продукт повинен забезпечувати створення інформаційної бази, а також здійснювати створення таких документів:
рахунок;
видаткова накладна (типу безготівка, товарний чек, чек-доплата);
акти (типу переміщення, повернення, замовлення);
звірка прийому на тех.обслуговування;
гарантійне зобов'язання;
замовлення на зборку;
накладна на доставку.
Завдання для автоматизації.
Завданням дипломної роботи є складання проекту по розробці автоматизованої системи обліку продажів магазину, яка включає:
Порядок зберігання товару на складі і відстеження його внутрішнього переміщення;
Оформлення продажів товару, видача необхідної для цього документації;
Порядок доставки товару у зручний для покупця час.
Користувачі автоматизованої системи.
Користувачами автоматизованої системи будуть:
менеджери;
каса.
Вимоги до функціональних характеристик.
1. Програма повинна забезпечити можливість виконання наступних функцій:
Система повинна мати набір зручних можливостей щодо введення інформації в систему;
Система повинна вести облік продажів, мати зручний і достатній набір інформації;
Система повинна мати зручний інтерфейс;
2. Вихідні дані:
довідник фірм (покупців);
довідник товарів;
3. Результати:
формування необхідної супровідної документації;
Вимоги до надійності.
Передбачити контроль введеної інформації.
Передбачити блокування некоректних дій користувача при роботі і системою.
Забезпечити цілісність інформації, що вводиться.
Вимоги до складу і параметрів технічних засобів.
Система повинна працювати на IBM сумісних персональних комп'ютерів.
Мінімальна конфігурація:
Тип процесора Celeron і вище;
Обсяг оперативного займаного пристрої 128 Mb і більше.
Вимоги до інформаційної програмної сумісності.
Система повинна працювати під управлінням операційних систем сімейства Win 32 (Wind o ws 95/98/2000 / NT / XP і т.д.).
1.4 Порівняльний аналіз типових рішень
На даний момент на ринку представлена велика кількість софту, що має функціональність для групової роботи з клієнтською інформацією та аналізу результатів цієї роботи.
За співвідношенням функціональність - вартість ПЗ можна розбити на такі групи:
1. Інформаційні системи з максимальною функціональністю і вартістю володіння від 1 000 000 $
• Siebel (CRM-рішення з дуже великими розширеннями)
• Oracle E-Business Suite (включає функціональний блок CRM)
• SAP/R3 (ERP з функціями CRM)
• Microsoft Axapta (ERP з функціями CRM)
Це найбільш функціональні системи, що дозволяють підвищити ефективність продажу великого холдингу міжнародного рівня, що має складну технологію взаємовідносин з клієнтами. Багато функцій, багато аналітики, багато можливостей. Престижно, подобається інвесторам.
Проблема в тому, що крім величезної вартості, ці програми ще й дуже довго (до 2-3 років) і важко (потрібне серйозне навчання персоналу та оптимізація бізнес-процесів) впроваджуються.
У результаті, досить часто (до 80% випадків за даними зарубіжної преси) покупці не спостерігають той самий чудовий ефект від впровадження CRM і відчувають розчарування.
2. Інформаційні системи з могутньою функціональністю і вартістю володіння від 200 000 $
• Microsoft Axapta (ERP з функціями CRM)
• Microsoft Navision (ERP з функціями CRM)
• Microsoft CRM
• BAAN InvensysCRM
Від першої групи відрізняються ціною і масштабом охоплюваній теми. Функціональна і цінова межа між першою і другою групою розмита. Впроваджуються трохи швидше (від 6 місяців), але також важко. Перед впровадженням необхідна робота консультантів з оптимізації бізнес-процесів. Виправдовують витрати у великих компаніях, що мають підготовлених фахівців і достатню IT-культуру.
4. CRM-рішення російських системних інтеграторів.
• Парус
• Галактика
• І більшість інших системних інтеграторів
За ціною знаходяться між 3 та 5 групою. Функціонал буває жорсткий, буває настроюється, але частіше - пишеться під завдання і можливості Замовника. У принципі, співпраця з системними інтеграторами зручно для їх старих клієнтів, тих, кому вони вже автоматизували бухгалтерію, склад і офіс (за умови, що обидві сторони залишилися задоволені одне одним, що буває не завжди).
5. Коробковий CRM-софт російських і українських постачальників
• Клієнт - Комунікатор
• Sales Expert
• WinPeak CRM
• 1C-Рарус: CRM Управління продажами
• TerraSoft CRM
Головна перевага такого софта - низька ціна (від кількох сотень до кількох тисяч доларів). Хороший для знайомства з CRM-системами. Впроваджується за кілька днів. Але, на жаль, майже завжди має жорсткий, мало що настроюється функціонал. Зовні все красиво. Дані, історії, аналітика, але при впровадженні виявляється, що ця система не зручна для конкретно ваших продажів. У результаті доводиться міняти на більш функціональну або робити неправильний висновок про низьку ефективність всіх CRM-систем.
6. Замовні CRM-системи
Тут все залежить від Підрядника та Замовника. Є багато хороших прикладів і ще більше - поганих. Як і всякий замовний софт сильно залежить від кваліфікації Замовника і Підрядника.
Можна створити дійсно зручну систему, оптимальну для бізнесу і що володіє можливостями для росту функціональності, швидко її впровадити, зручно інтегрувати з іншим ПЗ (найчастіше - зі складськими і бухгалтерськими програмами) і все це за помірні гроші. Якщо бізнес нестандартний або швидко змінюється або персонал має досвід роботи з рекомендованим софтом - швидше за все, підійде замовний CRM. Він завжди дорожче коробкового, в середньому проект може обійтися в 3000 $ -10000 $.
Глава 2. Розробка програми
Вхідні та вихідні інформаційні потоки відділу продажів
Блок-схема процесу продажу
Продаж включає в себе наступні функції, є обов'язками продавця магазину.
Всі ці дії супроводжуються відповідною документацією:
1. Продаж товару покупцеві
Продаж товару може починатися з виписки рахунку як приватній особі, так і на обличчя фірми. У першому випадку рахунок грає роль такого собі «чернетки», де робиться добірка необхідних комплектуючих, і якщо покупця все влаштовує, рахунок може імпортуватися у видаткову накладну. У другому випадку, рахунок потрібний для зазначення реквізитів магазину, необхідних для перерахування грошей на його рахунок фірмою-покупцем, тобто при оплаті товару за безготівковим розрахунком.
Продаж здійснюється двома способами: за готівковий розрахунок і безготівково. І в тому і в іншому випадку створюється видаткова накладна. У першому випадку типу Товарний Чек, в другому - типу Безнал.
У першому випадку видаткова накладна створюється за фактом виявлення бажання зробити покупку, до оплати її. До цього документа на додачу йде Звірка прийому на тих обслуговування (вона залишається співробітником складу для контролю за товаром на складі), Гарантійне зобов'язання (воно залишається на руках покупця) і, у випадку зборки комплектуючих, Замовлення на збірку (для співробітників складу). З цим пакетом документів покупець йде в касу, де ставляться відповідні позначки про оплату і з цими документами далі на склад. В обов'язок ж продавця входить лише видача супровідних документів.
У другому випадку видаткова накладна створюється за фактом оплати, тобто після перерахування грошей на рахунок магазину. Продавцем видаються всі ті ж документи, що і в першому випадку, на яких касир повинен поставити відмітку про оплату, для того, щоб співробітники складу на підставі цих оцінок видали товар.
Якщо покупець відчуває складнощі з самостійної доставкою товару, то магазином надається безкоштовна доставка товару по місту. Для цього продавець створює Накладну на Доставку. Вона віддається на руки водієві. Отже, супровідними документами при продажу є:
рахунок;
видаткова накладна (типу безготівка, товарний чек, товарний чек-доплата);
звірка прийому на тех.обслуговування;
гарантійне зобов'язання;
замовлення на складання комп'ютера.
накладна на доставку.
Перелічимо основні реквізити документів:
У Рахунку вказується:
номер рахунку;
дата виписки рахунку;
одержувач;
найменування товару;
кількість товару;
сума.
У видатковій накладній типу Товарний Чек вказується:
номер видаткової накладної;
тип накладної (типу безготівка, товарний чек, чек-доплата, шлюб);
дата створення накладної;
покупець;
найменування товару;
кількість товару;
сума;
У Звіряння прийому на тех.обслуговування вказується:
номер звірки;
дата звірки;
покупець;
найменування товару;
склад товару;
кількість товару;
сума.
У Гарантійному зобов'язанні вказується:
номер гарантійного зобов'язання;
покупець;
найменування товару;
термін гарантії.
У Накладній на доставку вказується:
номер накладної;
покупець;
адресу одержувача;
телефон одержувача;
склад товару;
найменування товару;
кількість товару;
Замовлення товару покупцем
Замовлення може створюватися як безпосередньо на прохання покупця, так і з огляду на залишок наявного товару, а так само на основі виявленого попиту (згідно обчисленої статистики продажів).
У разі замовлення покупцем, їм вноситься передоплата в розмірі 50%. Для цього продавець видає Товарний Чек-Передплата і з цим документом покупець йде в касу, де і вносить первинний внесок. Після цього продавець зобов'язаний проінформувати головного менеджера про надійшла заявці, створивши акт про замовлення товару. Це можна віднести до задачі продавця.
До задачі ж БД можна віднести:
складання статистики продажів того чи іншого товару для виявлення попиту покупців і визначення найбільш затребуваного товару, на підставі чого можна було б грамотно скласти замовлення постачальнику.
інформування продавців про занадто маленькому залишку на складі будь-якого товару з метою його своєчасного поповнення, тобто замовлення.
Супровідними документами при замовленні є:
товарний чек-передоплата;
акт замовлення;
У товарному Чеке-Передплата вказується:
номер товарного чека-передоплати;
дата товарного чека-передоплати;
покупець;
найменування товару;
кількість товару;
ціна товару;
сума;
В акті замовлення вказується:
номер акта;
дата акту;
тип акту (переміщення, повернення товару від покупця, замовлення);
покупець;
найменування товару;
кількість товару;
ціна товару;
сума;
примітка.
Резервування товару для покупця
Резервування товару відбувається на підставі прохання покупця протягом 3 днів. Завдання продавця в цьому випадку - створити акт на переміщення товару між складами. Тобто перемістити бажаний товар з головного складу на склад Резерв.
Завдання БД в цьому випадку - оповістити продавців про закінчення зарезервованого терміну, щоб повернути товар на свою позицію в базі.
Підставою для резервування товару є:
акт про переміщення товару;
У ньому вказується:
номер акта;
дата акту;
тип акту (переміщення, повернення товару від покупця, замовлення);
покупець;
звідки: склад товару;
куди: склад товару;
найменування товару;
кількість товару;
сума;
примітка.
Повернення товару від покупця
Повернення від покупця робиться на підставі принесеного їм з собою його товарного чека. За номером товарного чека знаходиться відповідна видаткова накладна і вже на її підставі продавцем створюється акт про повернення товару (до фактичного його повернення). З цим актом покупець йде на склад, де товар приймається співробітниками складу і ними ж робиться позначка про повернення. З цією позначкою покупець йде в касу, де йому повертають відповідну суму грошей.
Супровідні документи при поверненні товару:
акт про повернення;
В акті про повернення зазначається:
номер акта;
дата акту;
тип акту (переміщення, повернення товару від покупця, замовлення);
покупець;
найменування товару;
кількість товару;
сума;
примітка.
На підставі всього вищесказаного робимо висновок про те, що є для нашої майбутньої БД вхідної та вихідної інформацією.
Отже, на основі видаткової накладної, виписаної головним офісом на ім'я розглянутого підрозділи фірми, складається прибуткова накладна, яка є джерелом для поповнення власної бази даних, тобто вносяться нові позиції прийшов товару.
У прибуткової накладної вказується:
найменування фірми (постачальник);
номер накладної;
дата накладної;
код товару;
найменування товару;
склад товару;
ціна товару;
кількість товару;
сума;
При продажу товару джерелом для зміни в базі є видаткова накладна. Коли вона виписується покупцеві, товар автоматично видаляється з бази. Якщо з тієї чи іншої причини, покупець вирішує зробити повернення купленого раніше товару, продавець виписує акт про повернення товару покупцем і на підставі цього акта, позиція повернутого товару автоматично відновлюється в базі.
Виходять потоками можна вважати всю супровідну документацію, що бере участь в торгівлі магазину.
Вхідна і вихідна інформація
Отже, розглянута нами ставлення - продаж. У ній учувствуют наступні актори:
Продавець Покупець
У результаті є 3 сутності: продавець, продаж і покупець. Визначимо, які дані належних зберігатися в проектованої БД:
про товар (група товару, найменування товару, склад товару, залишок товару на складі, ціна за одиницю, термін гарантії);
про покупців (ПІБ, адресу, телефон);
про продажі (номер видаткової накладної, тип видаткової накладної, дата створення накладної, покупець, найменування товару, кількість товару, величина знижки, сума);
про товари, поставлених в резерв (найменування товару, дата резервування, к-ть товару)
Тепер визначимо, які завдання має виконувати розробляється АСУ:
можливість введення даних;
можливість зміни даних, що вносяться;
можливість зберігання даних, що вносяться;
можливість обліку даних, що вносяться;
висновок статистики продажів;
оповіщення;
У наступну таблицю внесемо необхідні для розробляється БД дані:
Група товару |
Найменування товару |
Склад товару |
Залишок товару |
Ціна товару |
Термін гарантії |
ПІБ покупця |
Адреса покупця |
Телефон покупця |
Номер видаткової накладної |
Тип видаткової накладної |
Дата видаткової накладної |
Кількість товару |
Величина знижки |
Сума |
Дата резервування |
Кількість товару |
Нормалізація даних
Нормалізація відносин - це перетворення універсального відношення до їх сукупності так, що кожне з отриманих відносин містить тільки одну повну функціональну залежність.
Функціональна залежність - це такий зв'язок між атрибутами А і В одного і того ж відносини, коли кожному значенню А відповідає тільки одне значення В. Атрибут А називають ключем. Ключі можуть бути складовими, тобто вони можуть являти собою не поодинокі атрибути, а групи, що складаються з двох і більше атрибутів.
Процес нормалізації включає приведення відносини до трьох нормальним формам: усунення повторюваних груп, видалення частково залежних атрибутів, видалення транзитивній залежних атрибутів.
Перша нормальна форма.
поля містять неподільну інформацію;
у таблиці відсутні повторювані групи.
У результаті приведення до першої нормальної форми, отримаємо таблиці:
Товари
Група товару |
Найменування товару |
Залишок товару |
Ціна товару |
Термін гарантії |
Покупці
Найменування покупця |
Адреса покупця |
Телефон покупця |
Продажі
Номер видаткової накладної |
Тип видаткової накладної |
Дата видаткової накладної |
Найменування покупця |
Найменування товару |
Кількість товару |
Величина знижки |
Сума |
Резерв
Дата резервування |
Кількість товару |
Друга нормальна форма
таблиця повинна задовольняти вимогам першої нормальної форми;
всі поля таблиці повинні залежати від первинного ключа, тобто щоб первинний ключ однозначно визначав запис і не був надмірним;
ті поля, які залежать тільки від частини первинного ключа, повинні бути виділені в окремі таблиці.
Товари
Код товару |
Група товару |
Найменування товару |
Залишок товару |
Ціна товару |
Термін гарантії |
Покупці
Код покупця |
Найменування покупця |
Адреса покупця |
Телефон покупця |
Продажі
Код видаткової накладної |
Номер видаткової накладної |
Тип видаткової накладної |
Дата видаткової накладної |
Код покупця |
Код товару |
Кількість товару |
Величина знижки |
Сума |
Резерв
Код товару |
Дата резервування |
Кількість товару |
Третя нормальна форма
таблиця повинна задовольняти вимогам другої нормальної форми;
жодне з неключових полів не має однозначно ідентифікуватися значенням іншого неключові поля.
У результаті третьої нормальної форми прибираємо поле «Сума» з таблиці «Продаж», так як воно є обчислюваним полем:
Товари
Код товару |
Група товару |
Найменування товару |
Залишок товару |
Ціна товару |
Термін гарантії |
Покупці
Код покупця |
Найменування покупця |
Адреса покупця |
Телефон покупця |
Продажі
Код видаткової накладної |
Номер видаткової накладної |
Тип видаткової накладної |
Дата видаткової накладної |
Код покупця |
Код товару |
Кількість товару |
Величина знижки |
Резерв
Код товару |
Дата резервування |
Кількість товару |
У результаті, в нашій проектованої БД виходить дві довідкові таблиці-це «Товар» і «Покупці» і дві транзакційні таблиці - «Продажі» і «Резерв». Довідкові, містять інформацію довідкового характеру, мають невисоким ступенем зміни, виступають в якості головної таблиці. Повинні бути ненадлишковим, тобто зберігати тільки загальні відомості для даного предмета. Трансакційні, служать для накопичення даних, заснованих на значенні даних в іншій таблиці. Таблиця «Продаж» пов'язана з таблицями «Товар» і «Фірми» по складеному ключу, тобто по декількох полях, а саме: через поля «Код товару» і «Код фірми». Решта таблиці пов'язані між собою по Таблиці пов'язані між собою типом зв'язку "один-до-багатьох" - означає, що одного запису головної таблиці у підпорядкованій таблиці може відповідати декілька записів. Цей вид відносини зустрічається найчастіше.
Структура БД:
Атрибут | Опис |
TovID | Унікальний ідентифікатор товару |
TovTovGrup | Найменування групи товару |
TovName | Найменування товару |
TovOst | Залишок товару на складі |
TovPrice | Ціна товару на складі |
TovTimeOk | Термін гарантійного зобов'язання |
FirmID | Унікальний ідентифікатор покупця |
FirmName | Назва фірми |
FirmAdress | Адреса фірми |
FirmPhone | Телефон фірми |
RasNaklID | Унікальний ідентифікатор видаткової накладної |
RasNaklDate | Дата створення видаткової накладної |
RasNaklType | Тип видаткової накладної (безнал, товарний чек, чекДоплата) |
RasNaklPokup | Одержувач видаткової накладної |
RasNaklTov | Найменування товару |
RasNaklTKol | Кількість товару |
RasNaklSale | Величина знижки в% |
ReservTov | Резервований товар |
ReservData | Дата резервування |
ReservKol | Кількість зарезервованого товару |
Опис таблиць
Таблиця «Товар»:
Поле | Тип даних | Довжина | Характеристика |
Товар ID | Лічильник | ключ | |
Група товару | Числовий (number) | індекс | |
Найменування | Текстовий (alpha) | 50 | |
Залишок | Числовий (number) | ||
Ціна | Грошовий (money) | ||
Термін гарантії | Числовий (number) |
Таблиця «Firms»:
Поле | Тип даних | Довжина | Характеристика |
FirmID | Лічильник | ключ | |
FirmName | Текстовий (alpha) | 40 | |
FirmAdress | Текстовий (alpha) | 80 | |
FirmPhone | Числовий (number) |
Таблиця «RasNakl»:
Поле | Тип даних | Довжина | Характеристика |
RasNaklID | Лічильник | ключ | |
RasNaklDate | Дата (Date) | ||
RasNaklType | Текстовий (alpha) | 15 | |
RasNakl Firm | Числовий (number) | індекс | |
RasNaklTov | Числовий (number) | індекс | |
RasNaklTKol | Числовий (number) | ||
RasNaklSale | Числовий (number) |
Таблиця «Reserv»
Поле | Тип даних | Довжина | Характеристика |
ReservTov | Числовий (number) | ключ | |
ReservDate | Дата (Date) | ||
ReservTovKol | Числовий (number) | 20 |
Вибір моделі даних.
Серед логічних моделей реляційна база даних володіє значними перевагами:
гідності для користувача:
реляційна БД являє собою набір таблиць, з якими користувач звик працювати;
не потрібно пам'ятати шляху доступу до даних і будувати алгоритми і процедури обробки свого запиту;
реляційні мови легкі для вивчення та освоєння, у той час як мови спілкування з ієрархічної й мережної моделями призначені для програмістів і мало придатні для користувачів;
достоїнства обробки даних реляційної БД:
Зв'язність. Реляційне уявлення дає ясну картину взаємозв'язків атрибутів з різних відносин;
Точність. Спрямовані зв'язку в реляційної БД відсутні. Відносини за своєю природою мають більш точним змістом і піддаються маніпулюванню з використанням таких коштів, як алгебра та обчислення відносин, що забезпечують наочність і гнучкість моделі даних;
Гнучкість. Операції проекції та об'єднання дозволяють розрізати і склеювати відносини, так що програміст може отримувати різноманітні файли в потрібній формі;
Секретність. Контроль секретності спрощується. Для кожного відносини є можливість завдання правомірності доступу, засекречені показники можна виділити в окремі відносини з перевіркою прав доступу.
Простота Впровадження. Фізичне розміщення однорідних (табличних) файлів набагато простіше, ніж розміщення ієрархічних і мережевих структур.
Незалежність даних. БД повинна допускати можливість розширення, тобто додавання нових атрибутів і відносин.
Залежно від місця розташування окремих частин СУБД розрізняють локальні і мережеві СУБД. Всі частини локальної СУБД розміщуються на комп'ютері користувача бази даних. До мережевих відносяться файл-серверні, клієнт-серверні і розподільні СУБД.
Переваги використання архітектури «клієнт-сервер».
зниження мережевого трафіку при виконанні запитів. Наприклад, при необхідності вибору п'яти записів з таблиці, яка містить мільйон, клієнтське додаток посилає серверу запит, який сервером компілюється і виконується, після чого результат запиту (ті ж п'ять записів, а зовсім не вся таблиця) передається назад на робочу станцію.
Висока захищеність системи. Ширше можливості управління призначеними для користувача привілеями і правами доступу до різних об'єктів бази даних.
Вище продуктивність інформаційної системи.
можливість паралельної обробки даних, особливо у разі використання багатопроцесорних комп'ютерів в якості сервера баз даних.
Вище маштабованість системи - можливість підтримки більшої кількості користувачів.
Виходячи з перерахованих вище переваг, для реалізації поставленого завдання буде використовуватися архітектура «клієнт-сервер».
Вибір засобів для розробки АСИС, опис структури АСИС.
Аналіз та вибір програмних засобів розробки АСИС.
Сучасні засоби розробки ПЗ характеризуються великою різноманітністю критеріїв, іспользуюя які розробник має можливість автоматизувати процес розробки додатків. Так, в даний час інструментальні засоби дозволяють:
створювати інтерфейс, використовуючи стандартні компоненти;
передавати управління різним процесам, в залежності від стану системи;
створювати оболонки для баз даних, як і самі бази даних;
розробляти більш надійне ПЗ, шляхом обробки виняткових ситуацій виникають при некоректній роботі ПЗ.
Сучасні засоби розробки характеризуються такими параметрами:
підтримка об'єктно-орієнтованого стилю програмування;
можливість використання CASE-технологій, як для проектування системи, що розробляється, так і для розробки моделей реляційних баз даних;
використання візуальних компонент для наочного проектування нтерфейса;
підтримка БД;
можливість використання алгоритмів реляційної алгебри для управління реляційними базами даних;
можливість синхронізації складових частин проекту (надається при розробці великих програмних комплексів).
Вищепереліченими властивостями володіють мови програмування, наприклад: Delphi, Visual C + +, Borland С + + Biulder та інші.
Кожне з цих коштів містить весь спектр сучасного інструментарію, який був перерахований раніше. Головна відмінність полягає в галузі використання розглянутих засобів. Так Visual C + + зазвичай використовується при розробці додатків призначених для роботи з ОС Windows, що використовують основні властивості ОС, а так само виконують велику кількість обчислень. Одним з недоліків даного засобу розробки додатків є висока вимога до апаратних ресурсів при розробці програмного забезпечення, недостатньо висока швидкість компіляції програмного коду і при реалізації кінцевого продукту (ПЗ), використовуючи цей продукт необхідно більше дисковий простір, ніж при створенні аналогічного ПО іншими засобами розробки. Borland С + + Biulder за своїми недоліків аналогічний Visual C + +, але має ще одним - розробка баз даних на базі мови SQL і їх підтримка обмежена. Недоліком Delphi полягає в тому, що при його використанні немає достатнього доступу до функцій ОС, але цей недолік неістотний, оскільки розробляється додаток орієнтоване на підтримку БД, а не на роботу з ОС. Чимале значення при виборі Delphi в якості засобу для розробки АСИС грає можливість використання великої кількості вбудованих візуальних компонент, як для розробки інтерфейсу, так і для створення СУБД.
При створенні програмного продукту головним критерієм вибору програмних засобів розробки були:
швидкість розробки додатків;
можливість швидкого внесення змін до програми;
можливість редагування та перегляду БД, використовуючи засоби розробки.
Як додаток до перерахованого, можна вказати, що час розробки залежить від: підтримки обраним інструментарієм ОС, апаратної підтримки, необхідної для їх оптимального функціонування; наявності попереднього досвіду у розробників в використання відповідних програмних засобів. Забезпечити мінімальний час розробки можна тільки при виконанні цих умов.
Виходячи з наведених вимог, виділимо наступні характеристики засобів розробки програмного забезпечення:
Наявність досвіду розробки з використанням даного програмного продукту;
Вимоги по ресурсах;
Підтримка операційної системи;
Наочність розробки інтерфейсу;
Надані можливості роботи з базами даних;
Доступність;
Швидкість роботи розробленого програмного забезпечення;
Обробка виняткових ситуацій;
Час створення розробленого програмного забезпечення;
Зручність експлуатації;
Для перерахованих вище засобів для розробки АСИС скористаємося методом варіантних обгрунтувань. Цей метод призначений для вибору найкращого варіанта з декількох запропонованих і складається з наступних етапів:
Визначення критеріїв, за якими буде зроблене порівняння і ступеня їх важливості.
Кожен варіант оцінюється за отриманим переліку критеріїв. Виходить чисельне значення - оцінка.
Знаходження загальної кількості балів для кожного з варіантів (можна враховувати важливість критеріїв).
Кращим вважається варіант, який набрав максимальну кількість балів.
Для вирішення поставленого завдання будемо використовувати перелік характеристик, наведений вище.
Результати наведені в таблиці:
Таблиця
Засіб розробки | |||
Характеристика засобів розробки | Delpi | Visual C + + | Borland C + + Buielder |
Наявність досвіду розробки з використанням даного програмного продукту; | 8 | 6 | 4 |
Вимоги по ресурсах; | 7 | 6 | 6 |
Підтримка операційної системи; | 8 | 8 | 8 |
Наочність розробки інтерфейсу; | 9 | 7 | 8 |
Надані можливості роботи з базами даних; | 8 | 6 | 4 |
Швидкість роботи розробленого програмного забезпечення; | 6 | 7 | 8 |
Обробка виняткових ситуацій; | 8 | 8 | 8 |
Час створення розробленого програмного забезпечення; | 9 | 6 | 5 |
Зручність експлуатації; | 7 | 8 | 8 |
Усього: | 70 | 62 | 60 |
Висновок: в результаті виконаного аналізу інструментальних засобів виявили, що в якості засобу розробки АСИС буде використаний Delphi, як найбільш оптимальний засіб розробки з точки зору розробника.
Використовуючи Delphi, можна створювати додатки для MS Windows95/98/NT з мінімальними витратами часу т.к. в її основі лежить концепція швидкого створення додатків (RAD).
Глава 3. Основні відомості про Delph i
Базується на розширенні мови Pascal - Object Pascal.
Інтегроване середовище розробки додатків - дозволяє створювати, компілювати, тестувати і редагувати проект або групу проектів у єдиному середовищі програмування;
Візуальна технологія розробки програм - дозволяє швидко створювати додатки шляхом розміщення у формі стандартних компонентів. При цьому відповідний код програми автоматично генерується Delphi. Така технологія звільняє розробника від рутинної роботи зі створення користувальницького інтерфейсу і дозволяє приділити більше уваги внутрішньої організації даних і обробці даних.
Технологія Two Ways Tools робить ефективнішою роботу з компонентами. При зміні програмного коду у вікні редактора Delphi відповідним чином змінює і самі компоненти. З іншого боку, при зміні властивостей компонентів в інспектора редактора об'єктів (Object Inspector) вони негайно відображаються у вікні редактора коду.
Бібліотека компонентів містить безліч стандартних компонентів, які можна використовувати при створенні додатків.
Підтримка баз даних в середовищі Delphi здійснюється двояко. З одного боку в ній широко використовуються компоненти, призначені для роботи з базами даних. З їх допомогою можна створювати прості програми, призначені для обробки даних, і додатки типу клієнт / сервер. Особливістю цих компонентів є те, що під час створення програми Delphi відображає результати обробки даних, і дозволяє проаналізувати різні ситуації, які можуть скластися в процесі роботи програми. З іншого боку підтримка баз даних в Delphi здійснюється за допомогою набору драйверів сполук з SQL-півночі Borland SQL Links for Windows, які дозволяють інтегрованого в Delphi ядра процесора баз даних Borland, (BDE) Borland Database Engine, отримувати доступ до локальних баз даних Paradox, dBASE, Access, FoxPro, а також SQL-півночі InterBase, Informix, Oracle, Sybase, DB2, Microsoft SQL ..
Delphi - це перший інструмент, в якому швидке проектування поєднується з використанням оптимизирующего компілятора. Крім того, в Delphi може бути використана технологія масштабування баз даних, що є найпотужнішою і складною технологією програмування, яка коли-небудь використовувалася для персональних комп'ютерів. На відміну від більшості інших інструментів, призначених для швидкої розробки додатків, Delphi є розширюваною інструментом. Нижче наведено короткий список особливостей, які забезпечують розширюваність Delphi:
безпосередній доступ до інтерфейсу додатків API;
вбудований Асемблер; обробка рядків, написаних на Асемблері вставлених в текст програм Delphi;
можливість створення користувацьких об'єктів VCL і OCX;
можливість створення DLL-бібліотек та інших "вторинних" об'єктів середовища Windows;
Об'єктна орієнтація - можливість створювати нові класи, успадковують властивості існуючих класів, або, почавши з нуля, будувати свої власні.
Одним з основних критеріїв, при виборі інструмента розробки додатків баз даних є масштабованість можливість працювати з даними в різних платформах. Масштабованість в Delphi досягається завдяки наступним властивостям:
підтримка як локальних таблиць, так і перебувають на віддалених серверах баз даних;
підтримка складних запитів і доступ з однієї програми до багатьох Системам Управління Базами Даних (СУБД), побудованим на різних платформах;
Вільне переміщення програми з однієї СУБД в іншу, що здійснюється за допомогою ядра Borland Database Engine, яка організує доступ до баз даних, незважаючи на відмінності в платформах;
Наявність власних швидких драйверів для основних платформ типу клієнт / сервер;
Повна підтримка ODBC.
Delphi, як СУБД, повністю орієнтований на реляційну модель даних і має вбудовану мову запитів до баз даних SQL (Structured Query Language).
Проектування інтерфейсу
Інтерфейс користувача реалізується у вигляді набору форм, що забезпечують інтерактивне спілкування з користувачем. У даному випадку інтерфейс був реалізований на взаємодії наступних форм.
Головна Форма
Це основна форма, з якої відбувається управління додатком і здійснюється перехід в дочірні форми.
Меню:
Головне вікно:
Список покупців і постачальників:
Додавання нової фірми:
Видаткові накладні:
Додавання нової видаткової накладної:
Список актів:
Додавання нового акту:
Введення нової номенклатури:
Документи
Супровідні документи будуть створюватися шляхом імпортування в Microsoft Excel.
Введення нової номенклатури:
Заклад нового покупця:
Формування нової видаткової накладної:
Вибір товару:
1. Звірка прийому на тех.обслуговування:
Віддати комірнику, з території фірми не виносити! | |||||
Звірка прийому на тех. обслуговування | Номер: | 01 | |||
17.04.2006 9:32 | Дата: | 17.04.06 | |||
№ | Найменування | Склад | Кількість | ||
1 | 19 "MONITOR Samsung 913N STSB <Silver> з пов. Екр (LCD, 1280 | Вітрина | 1 | ||
Всього | 1 | ||||
До оплати | 8 990.00 | ||||
Товар виданий __________________( підпис комірника) | Без печатки недійсне | ||||
Товар отриманий ________________( підпис клієнта) | |||||
2. Товарний чек
Компанія «ЕЛСІ» | ||||
Товарний чек № 01 від 01.04.2006 9:32:25 | ||||