Автоматизовані системи контролю за виконанням

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РФ

МІНІСТЕРСТВО ОБРАЗОВНІЮ

ФІЛІЯ ГОУ ВПО «ІГУ» У м. Братськ

Кафедра загальногуманітарних дисциплін

Курсова робота

З дисципліни: Організація і технологія ДОП

Тема: АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ

ЗА ВИКОНАННЯМ

Братськ 2007

ЗМІСТ

ВСТУП

1 Автоматизовані системи

1.1 АСКІД

1.2 CompanyMedia

1.3 БОСС - Референт

1.4 Optima Workflow

1.5 Documentum

1.6 LanDocs

1.7 СПРАВА

1.8 АС - Архів

1.9 Гран-Док

1.9.1 Гран-Док - Lite

1.9.2 Гран-Док - мережева версія

1.9.3 Гран-Док - корпоративна версія

1.10 ЕВФРАТ-Документообіг v.12

1.10.1 Організація роботи в системі

1.10.2 Модулі системи

1.11 PayDox

1.12 ESCOM.DOC v .1.5

2 Порівняльна характеристика основних автоматизованих систем контролю за виконанням

ВИСНОВОК

ЛІТЕРАТУРА

ДОДАТОК

ВСТУП

Як показує практика, на сьогоднішній день існує величезна кількість організацій як малого та середнього бізнесу, так і великих підприємств, що мають чимале число філій, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується в кращому разі лише наполовину.

Між тим, робота з документацією була і залишається одним з головних бізнесів-процесів на будь-якому підприємстві і в будь-якому офісі. І організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, істотно впливають на оперативність та якість прийнятих рішень. Як підвищити ефективність роботи з документами? Як прискорити і поставити на контроль процеси виконання доручень за документами, процедури узгодження документів, процеси інформування та ознайомлення співробітників з документами? Як вибудувати єдиний інформаційний простір для організацій, що мають філії, дочірні підприємства, представництва

Цілком очевидно, що в століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом вже не справляється з тими обсягами роботи, які існують в даний час.

У будь-який, навіть самої дисциплінованою, організації при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати проблеми. Як приклад можна навести всім відомі й очевидні ситуації: втрата документів, що надійшли, невідправлені через забудькуватість або дублюючі один одного відправлені документи, відсутність на договорі, підписаним керівником і який привів до значних збитків, віз відповідального виконавця, що погоджують осіб і т.д. Все це призводить до плутанини і безладдя, що як наслідок - до неможливості вирішення управлінських завдань.

Істотний шлях вирішення - автоматизація діловодства та документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління.

Сьогодні інтерес до ринку програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами неухильно зростає. Використання мережі Internet дозволяє автоматизувати процес документообігу, скоротити час обробки, поліпшити пошук даних, забезпечити контроль виконання. Нові технології в цій області надають повну аналітичну інформацію і знижують ймовірність всіляких помилок.

Мета даного дослідження - вивчити програмне забезпечення, призначене для автоматизації процесів діловодства.

Об'єкт дослідження - автоматизовані системи, що здійснюють контроль за виконанням документів, а також системи, що включають в себе цю функцію.

Приступаючи до роботи над курсовим проектом, ми вважали, що:

  • пропоновані програмні продукти відповідають сучасним вимогам до ведення діловодства;

  • вітчизняні розробки більш задовольняють історично склалася специфіці російського діловодства, ніж закордонні аналоги програмного забезпечення.

Завдання дослідження: аналіз навчальної літератури, періодичних видань з проблеми автоматизації діловодства.

У вибіркову сукупність увійшли журнали «Діловодство» і «Секретарська справа», а також були вивчені підручники для вищих навчальних закладів та установ початкової та професійної освіти.

Курсова робота за темою «Автоматизовані системи контролю за виконанням» загальною кількістю сторінок 46, додатків - 2 на шести сторінках, малюнків - 2, таблиць -1, обсяг списку джерел та літератури - 31.

  1. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ

Ринок систем управління документообігом в нашій країні представлений програмними рішеннями, як російських розробників на базі додатків іноземних компаній і на базі власних розробок, так і кількома іноземними виробниками. Вітчизняний софт кращим чином враховує специфіку російського документообігу, ніж програмне забезпечення іноземних виробників, і справа тут не в патріотизмі, а в кілька інших принципах побудови західного документообігу, а так само в різноманітті існуючих стандартів в різних країнах [4].

Автоматизація документообігу підприємства дозволяє підвищити виконавську дисципліну, що здійснюється за рахунок поліпшення контролю виконання доручень по документах. Ефективна система повідомлень і нагадувань заздалегідь попереджає всіх посадових осіб про наближення термінів виконання розпоряджень. За допомогою формування зведених звітів і журналів легко скласти повну картину роботи, як окремих співробітників, так і підприємства в цілому.

Заощадити час вдається на всіх етапах діяльності співробітників за рахунок використання інтелектуальних технологій роботи з документами. Автоматична генерація номери, підстановка поточної дати, використання довідників і словників дозволяє зменшити час реєстрації та уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документів. Засобами системи здійснюється миттєвий пошук документів, разом з усіма вкладеннями і зв'язками, і доручень з їх змістом і будь-якої комбінації реквізитів, із завданням списку або діапазону значень, логічних умов. Можливе формування індивідуальних маршрутів проходження документів.

Зберігання документів будь-яких форматів, наявність віддаленого доступу до системи з комп'ютера, підключеного до мережі Internet. Архівне зберігання документів дозволяє організувати Єдиний інформаційний простір підприємства, тому користувачі системи отримують максимально повну інформацію по всіх запитуваною даними.

Документаційне забезпечення управління охоплює три основні завдання стосовно до систем автоматизації:

  • документування (тобто підготовка, оформлення, погодження та виготовлення документів);

  • організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів);

  • систематизація архівного зберігання (визначення правил зберігання інформації, її пошуку і використання для підтримки прийняття рішень, таємність).

Автоматизована система електронного документообігу зобов'язана, зокрема, мати такі характеристики:

  • після реєстрації інформаційного матеріалу в якості документа, його автор вже не має можливості як-небудь змінити або знищити документ;

  • документом встановлюється термін зберігання, що відповідає вимогам законодавства і контролюючих організацій. Засоби системи повинні дозволяти «запрограмувати» все зустрічаються у вітчизняних нормативних актах варіанти правил обчислення строку зберігання (протягом заданого відрізку часу, до певного настання події, комбіновані, і т.д.);

  • система повинна захищати збережені в ній документи від будь-яких змін. Знищувати електронні документи можуть тільки спеціально уповноваженими особи - співробітники служб ДОП або IТ, в рамках планової роботи з експертизи цінності і знищення документів з простроченим терміном зберігання.

Розглянемо докладніше деякі автоматизовані системи, розроблені для вирішення завдань діловодства.

    1. АСКІД (Автоматизована система виконання документів і доручень) 1.0, розробник - компанія Біник

Програма контролює виконання документів у визначений термін. У АСКІД [16] організовано два журнали документів, при додаванні нового документа існує можливість автоматичного інкремента номери. Інтерфейс виконаний з колірним попередженням: прострочені документи виділяються червоним кольором; документи з терміном, що наближається до терміну виконання, виділяються жовтим кольором. Система виконує пошук документів за атрибутами: вхідний / вихідний номер, відправник, дата відправлення / отримання, тема. Виконані документи автоматично переносяться в розділ «виконані».

АСКІД надає користувачам наступні можливості:

Керівникам:

  • створювати (реєструвати) нові картки документів,

  • створювати (реєструвати) нові доручення,

  • відправляти повідомлення про нові дорученнях на електронну поштову адресу виконавців,

  • контролювати зведене стан поточних доручень по всім виконавцям і статистику виконавської дисципліни,

  • контролювати хід виконання конкретних доручень з будь-якого з виконавців,

  • здійснювати текстовий обмін інформацією з виконавцями по ходу виконання доручень,

  • фіксувати факт виконання доручень ("закривати" доручення),

  • здійснювати пошук доручень за різними критеріями,

  • переглядати архів виконаних і закритих доручень,

  • виводити на друк, експортувати в MS Word і MS Excel окреме доручення,

  • виводити на друк, експортувати в MS Word і MS Excel списки доручень за різними критеріями,

  • переглядати звітно-аналітичну інформацію про хід виконання доручень.

Виконавцям:

  • отримувати нові доручення від керівництва,

  • контролювати зведене стан своїх поточних доручень,

  • здійснювати текстовий обмін інформацією з керівництвом та співвиконавцями по ходу виконання доручень, включно з підтвердженням отримання нового доручення,

  • фіксувати факт виконання доручень (для відповідального виконавця),

  • здійснювати пошук своїх доручень за різними критеріями,

  • переглядати архів виконаних доручень,

  • виводити на друк, експортувати в Word і Excel окреме доручення,

  • виводити на друк, експортувати в Word і Excel списки доручень за різними критеріями.

Переваги АСКІД:

1. Багаторівнева вертикальна система наскрізного контролю: доручення можуть видаватися виконавцям на основі доручень отриманих від вищого керівництва (рис.1 дод.1).

2. Легкість впровадження: система проста в освоєнні і не вимагає спеціального навчання користувачів. При розгортанні АСКІД не вимагає встановлення програм на робочих місцях. На комп'ютері користувача необхідний тільки Internet Explorer.

3. Гнучкість: для кожного керівника, заступника керівника або менеджера можуть бути визначені свої види документів і категорії доручень

4. Обмін інформацією: система дозволяє вести листування з питань, пов'язаних з виконанням доручення, як між керівником і виконавцями, так і виконавцям між собою за допомогою вбудованих інструментів (рис.2 дод.1).

    1. CompanyMedia, розробник - компанія АйТі

Система CompanyMedia [7, 15] складається з декількох програмних продуктів, які можна використовувати незалежно один від одного. Система призначена для ведення електронного документообігу, інформаційної підтримки організаційно-розпорядчої та виробничо-господарської діяльності. Вона забезпечує вирішення таких ключових завдань, як:

  • підготовка документів з особистих і загальним шаблонами, створеним користувачем, погодження та передача документів на реєстрацію;

  • реєстрація всіх видів документів компанії, в тому числі вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх службових документів, договорів, організаційно-розпорядчих документів і документів довільної форми, необхідної клієнту;

  • планування, підготовка та проведення засідань, а також контроль виконання прийнятих рішень;

  • створення з усіх видів документів доручень, резолюцій і можливість реєстрації відповідей на них;

  • автоматична доставка електронних документів виконавцям;

  • постійний контроль виконання документів і резолюцій, здійснення зворотного зв'язку між ініціатором завдання і виконавцем;

  • підготовка договорів, узгодження, візування, зберігання їх актуального реєстру;

  • створення списку штатних співробітників, анкет і особових справ, комплексне управління персоналом;

  • сканування великої кількості документів, створення і ведення електронних архівів документів.

Система електронного документообігу CompanyMedia в цілому дозволяє налагодити в організації «наскрізний» обмін документами (що означає можливість легко простежити рух документів не тільки всередині одного підрозділу, але і між філіалами організації), забезпечує глобальне їх візування, нормалізує контроль виконання документів і доручень керівництва [1 , 5].

CompanyMedia в основному призначена для великих і середніх державних установ і комерційних організацій. Разом з тим, гнучка структура цього програмного продукту, модульний принцип побудови є досить привабливими і для невеликих організацій.

Необхідно відзначити, що CompanyMedia створювалася компанією «Интертраст» у суворій відповідності з державними стандартами в області діловодства [11, 15, 31]. При її розробці проводилися консультації з фахівцями Всеросійського НДІ документознавства та архівної справи (ВНИИДАД).

CompanyMedia має чотири сертифікати якості Держстандарту РФ за системою Молс на системи «CompanyMedia-Діловодство», «CompanyMedia-Проекти», «CompanyMedia-Планування», «CompanyMedia-Управління персоналом».

Переваги організації електронного документообігу на основі CompanyMedia в порівнянні з традиційним документообігом очевидні:

  • співробітники користуються єдиними базами даних, що дозволяє швидко отримувати документ, створений колегами;

  • за допомогою системи електронного документообігу зручно контролювати виконання документа;

  • керівник завжди знає, де зараз знаходиться його документ і хто його виконавець;

  • система вчасно повідомляє про терміни виконання документа / доручення, автоматично створюючи документ-нагадування.

    1. БОСС-Референт, розробник - компанія АйТі

Система БОСС-Референт [22] розроблено для автоматизації управлінського документообігу та діловодства [21]. Її споживачами є комерційні компанії, федеральні державні унітарні підприємства, державні органи влади. Система має сертифікат відповідності ГСДОУ, а її розробник, компанія «АйТі» має сертифікат ISO 9001, що засвідчує систему «... менеджменту якості сертифікованої компанії стосовно проектування, розробки, виробництва та обслуговування програмних засобів для обробки документів та вирішення організаційно-економічних завдань ... »[4, С. 55]

Головними результатами впровадження системи є:

  • підвищення керованості організації;

  • новий рівень виконавської дисципліни;

  • підтримка регламентів внутрішньокорпоративного взаємодії;

  • підвищення швидкості прийняття рішень;

  • створення умов для обміну знаннями та інформацією;

  • вдосконалення процесів, продуктів і послуг організації.

Переваги системи БОСС-Референт [15]:

Система БОСС-Референт, побудована на платформі IBM Lotus Domino / Notes, займає лідируючі позиції на вітчизняному ринку завдяки ряду переваг, серед яких:

  • засоби створення єдиного інформаційно-управлінського простору для організацій будь-якої складності: розподілених, багаторівневих, функціонально-проектних;

  • підтримка складних маршрутів узгодження документів;

  • развіваемость рішення. Швидка автоматизація бізнес-процесів завдяки наявності вбудованих процесів обробки документів, що настроюються і модифікуються з урахуванням специфіки замовника;

  • надійна робота, високі показники продуктивності, зручність адміністрування та масштабування, Web-доступ;

  • наявність засобів захисту інформації, можливість побудови на базі БОСС-Референт системи юридично значущого електронного документообігу;

  • простота освоєння користувачами;

  • успішне використання системи провідними компаніями та організаціями Росії.

      1. Optima Workflow, розробник - компанія Оптіма

    Система Optima Workflow [15] призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування і зберігання документів або інших інформаційних об'єктів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства й організації документообігу. До складу системи Optima Workflow входять п'ять програмних модулів, які можуть бути встановлені на різноманітні клієнтські станції або серверне обладнання в корпоративній мережі, в залежності від методів організації процесів документообігу і створення робочих місць користувачів.

    Впровадження подібної системи в організації забезпечує наступні можливості:

    • централізоване зберігання документів в електронному вигляді;

    • формалізацію процедур створення і обробки документів;

    • наявність case-подібного графічного редактора для опису процесів руху документів і технологічних операцій на етапі роботи з ними;

    • єдині управління і контроль за рухом документів у рамках бізнес-процесів.

    Контроль за виконанням документа [1, 10, 14] реалізований наступним чином: створюється спеціального виду документ - «документ на контролі», який поміщається на «дошку оголошень». Виконавці можуть не тільки ознайомитися із змістом доручення, але і безпосередньо в документ внести відомості про хід виконання, відзначити факт виконання і т.д. Все це відбувається в одному примірнику документа, який не тиражується і не розсилається на адресу всіх згаданих в документі контролерів, виконавців і співвиконавців. Повідомлення розсилаються по електронній пошті MS Outlook / Exchange.

    Система Optima Workflow містить інструменти завдання маршрутів проходження документів, аудиту, відстеження їх статусу в процесі обробки, настроюються на специфіку організації, і не пропонує будь-яких стандартних процедур.

    Інформації про наявність сертифіката відповідності ГСДОУ немає.

      1. Documentum, розробник - компанія Documentum Servicies

    Система Documentum [15] по функціоналу і вартості можна порівняти з базовим програмним забезпеченням, таким як IBM Content Manager. Обидві ці системи мають приблизно рівними можливостями і на базі кожної з них можна побудувати систему електронного документообігу.

    Documentum має наступні можливості:

    • масштабованість і робота в територіально-розподіленому режимі, є можливість підключення мобільних користувачів;

    • повідомлення та доручення розсилаються за допомогою механізму електронної пошти;

    • підтримка багатомовності через мовні пакети. Сенс у тому, що замовник встановлює одну версію програмного забезпечення, але може застосовувати різні її локалізації. На користувальницькому екрані є меню, що випадає, у ньому він може вибрати мову. Механізм пошуку дозволяє вести одночасний пошук у документах на різних мовах. Русифікація продукту реалізована спільно з компанією ПРОМТ;

    • сервіси генерації аудиторського сліду (тобто спостереження за діями користувачів);

    • управління потоками робіт (workflow), в тому числі і з допомогою засобів графічних редакторів;

    • контроль медіа-даними - вилучення інформації з неструктурованих даних, наприклад, тексту з зображення;

    • друк з підтримкою цифрових водяних знаків і тимчасових міток;

    • потоковий ввід документів через сканер і розпізнавання.

    Система розроблена за кордоном, на російському ринку представлена ​​з 2000 року і російських клієнтів поки небагато. Система Documentum є системою управління, а система документообігу будується на її основі під конкретного замовника. Фактично з систем електронного документообігу Documentum є найдорожчою орієнтована на дуже великі впровадження.

      1. LanDocs, розробник - компанія Ланіт

    Система LanDocs [15, 29] призначена для автоматизації процесів управління документами, документообігом і діловодством на підприємствах і в організаціях різного профілю і масштабу. Поставляється в двох варіантах: як закінчена система (програмне забезпечення, документація, навчання користувачів) або як відкритий до розвитку варіант (базовий набір CASE-моделей, спеціалізована бібліотека діалогових елементів, CASE-технологія адаптації та підтримки, навчання користувачів, розробників і фахівців групи підтримки ).

    Основні параметри системи:

    1) введення, реєстрація, розсилка, відправка завдань, контроль;

    2) настроювання на конкретні умови за допомогою модифікації CASE-моделі.

    Програмний комплекс LanDocs дозволяє реалізувати в автоматизованому режимі наступне безліч операцій по роботі з документами:

    1. Реєстрацію вхідних, внутрішніх та вихідних документів з використанням механізму реєстраційних карток. Система зберігає документи, створені різноманітними додатками у вигляді файлів текстів, таблиць, зображень, звуку.

    2. Розсилку документів, завдань, доручень як одному користувачеві, так і за списком за допомогою механізму електронної пошти;

    3. Зберігання змісту документів (файлів, створених зовнішніми додатками у вигляді текстів, таблиць, зображень, звуку).

    4. Контроль за проходженням і виконанням документів та доручень. Система LanDocs забезпечує контроль за виконанням документів та завдань виконавцями, надає можливість відстежувати рух кожного документа за виконавцями. Контроль версій документа здійснюється за допомогою механізму контрольних карток. Всі дані про зареєстровані документах та хід їх виконання можуть бути надруковані у вигляді звітів.

    5. Пошук документів з можливістю збереження пошукових запитів, перегляд і редагування документів.

    6. Підтримку декількох версій документа.

    7. Сканування паперових документів і розпізнавання текстів (OCR).

    8. Інтегрований виклик офісних додатків для перегляду, редагування та друку документів.

    9. LanDocs зберігає документи, створені різними програмами у вигляді файлів - текстів, таблиць, зображень, звуку.

    10. При включеній функції безпеки (поставляється окремо) всі дії завіряються з використанням електронного цифрового підпису.

    11. Організацію архівування документів.

    12. Регламентацію прав доступу користувачів до документів і функцій системи.

    13. Можливість доступу до інформації через мережу Internet.

    Кожному користувачеві системи LanDocs надається три поштові скриньки:

    • вхідний, в який поміщаються всі повідомлення і завдання, йому адресовані;

    • вихідний, в якому міститься інформація про надіслані користувачем повідомленнях та завдання;

    • на контролі, в якому міститься інформація про завдання, за якими співробітник є контролером.

    Отже, для роботи в системі користувач повинен перемикатися між трьома ящиками, що не дуже зручно.

    Система LanDocs відповідає стандарту ГСДОУ [4]. Компанія Ланіт має сертифікат ISO 9001.

      1. СПРАВА, розробник - компанія Електронні Офісні системи

    Система «ДІЛО» [4, 16] розроблена компанією «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) - комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесу діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.

    Перша версія системи «ДІЛО» випущена в 1996 році. Сьогодні «ДЕЛО» використовують більше 1500 компаній, установ, організацій Росії і країн СНД, а загальне число встановлених робочих місць близько 120 000. Шість суб'єктів Федерації реалізують програми автоматизації органів влади всіх рівнів на базі системи «ДІЛО».

    «Сертифікат Найвищої Якості» ЦСЦР Держстандарту Росії, отриманий системою «ДІЛО», і багаторічний досвід фахівців ЕОС гарантують успішне впровадження системи і відсутність проблем з її подальшою експлуатацією.

    Переваги системи:

    Для керівників різних рівнів:

    • швидкий пошук документів;

    • відстеження руху документа на всіх етапах його життєвого циклу;

    • ефективний контроль і звітність по виконанню резолюцій;

    • скорочення термінів підготовки та узгодження документів;

      • зручна робота над проектами документів;

      • отримання зведених звітів і журналів;

      • можливість делегування повноважень.

      • Для співробітників канцелярій, секретаріатів, для діловодів:

      • швидка і зручна реєстрація документів за допомогою розгорнутої системи різних довідників;

      • відстеження ходу виконання резолюцій;

      • зручний і швидкий пошук по будь-яких реквізитах реєстраційної картки (РК) як документів, так і їх проектів;

      • журнал передачі документів, внутрішні та зовнішні реєстри відправлення;

      • формування звітності.

      Система «ДІЛО», розширювана і гнучка в налаштуванні, легко адаптується до специфіки документообігу в організаціях будь-якого розміру від одиниць до тисяч робочих місць. Забезпечує необхідний рівень конфіденційності інформації та відповідність усім нормативним вимогам як російського діловодства, так і міжнародних стандартів (ISO 15489 «Інформація та документація - Керування документами» і ISO / IEC 17799:2000 «Інформаційні технології - Практичний посібник з управління інформаційною безпекою»). [ 11, 13]

      Автоматизована система «ДІЛО»:

      1. Забезпечує захищений електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) і спеціальних криптографічних засобів. Компанія «Електронні Офісні Системи» має всі необхідні сертифікати ФСБ для використання засобів захисту інформації в своїх продуктах.

      2. Надає можливості масового переведення паперових документів в електронний вигляд і поміщення їх в базу даних системи за допомогою опції «Потокове сканування».

      3. Підтримує повний цикл роботи з проектами документів, у тому числі їх маршрутизацію і версійність.

      4. Дозволяє працювати з документами як у локальній мережі, так і віддалено - через Інтернет («Дело-WEB»).

      5. Має відкриту архітектуру і надає можливість інтеграції з іншими програмними засобами як компанії ЕОС, так і інших виробників програмних продуктів.

      Система «ДІЛО» - тиражований "коробковий" продукт. Вона без будь-яких замовних доробок вирішує завдання автоматизації діловодства та електронного документообігу більшості організацій. За допомогою гнучкої системи довідників легко може бути встановлена ​​і налаштована фахівцями замовника.

      1.8 Система автоматизації діловодства на базі "АС-Архів",

      розробник - компанія «АС»

      Система призначена для автоматизації реєстрації, обробки і контролю виконання документів для організацій різних сфер діяльності, в тому числі і державних структур.

      «АС-Архів» [4] забезпечує вирішення таких основних завдань:

      1. Уведення документів. Можливість сканування паперових документів з робочого вікна програми і введення його електронної копії документів у сховище електронного архіву; пакетний введення документів з файлової системи.

      2. Реєстрація та облік документів. Реєстрація та облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів з використанням системи атрибутів і правил каталогізації документів відповідно до нормативів організації діловодства. Єдина система обліку паперових і електронних документів.

      3. Ведення номенклатури справ. Створення та оформлення номенклатури справ організації, формування описів справ; облік місцезнаходження та видачі справ і паперових документів.

      4. Зберігання та облік електронних документів. Підключення до архіву електронних документів будь-яких форматів; багатокористувацький доступ до документів.

      5. Систематизація документів в електронному каталозі. Управління взаємозв'язками між документами на основі ієрархії і посилань між документами; робота зі складно-структурованими документами та комплектами документації.

      6. Контроль виконання. Забезпечення можливості призначення завдань для карток документів, визначення виконавців документів, реєстрації інформації про поточний виконання документи, побудова звітів з контролю виконання.

      7. Гнучкий пошук. Швидкий пошук з використанням універсального візуального механізму; пошук по тексту документів; комбінування умов і видів пошуку з використанням логічних операторів, можливість зберігати запити і виконувати друк результатів пошуку.

      8. Захист документів. Забезпечення конфіденційності документів, атрибутивної та службової інформації; - розмежування прав доступу до документів, картках документів і дій, захист від ненавмисного видалення, протоколювання роботи користувачів.

      9. Організація електронного діловодства. Електронне діловодство дозволяє істотно підвищити ступінь централізації інформаційних ресурсів підприємства. Не просто автоматизувати, а провести уніфікацію і синхронізацію найбільш трудомістких і рутинних операцій по обробці потоків документів.

      Організація електронного діловодства та документообігу [18] дозволяє забезпечити такі переваги як:

      • істотне прискорення пошуку документа по будь-якими параметрами, пошук по тексту документа;

      • збереження документів завдяки централізованого зберігання електронних версій, виключення втрати документів;

      • багатокористувацький доступ до документів;

      • збереження документів.

      1.9. Гран-Док, розробник - Державне науково-виробниче підприємство «Граніт-Центр»

      «Гран-Док» [27] - спеціалізована система автоматизації діловодства і документообігу в державних і муніципальних структурах управління, що працюють відповідно до вимог та стандартів Російського діловодства. Система «Гран-Док» успішно пройшла сертифікаційні випробування у ВНІІНМАШ, де було підтверджено повну відповідність системи вимогам нормативних документів. Система має сертифікат ДЕРЖСТАНДАРТУ РОСІЇ № РОСС RU.ME. 20.H00409 та експертний висновок Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи, в якому зазначено її високу якість.

      Призначенням системи «Гран-Док» є автоматизація процесів роботи з документами:

      • облік всіх ділових документів;

      • зберігання і робота з текстами документів;

      • контроль кожного етапу розгляду;

      • фіксація шляху проходження від надходження документа до списання його у справу;

      • отримання довідкової інформації про документи;

      • відбір і зберігання документів у теках;

      • аналіз документообігу.

      Державне науково-виробниче підприємство «Граніт-Центр» пропонує своїм замовникам три версії системи автоматизованого документообігу та діловодства «Гран-Док»:

      1.9.1 Гран-Док - Lite

      Гран-Док - Lite - однокористувацька версія системи - призначена для муніципальних структур управління, які мають невеликий обсяг документообігу.

      Однокористувацький варіант системи призначений для обліку та роботи з документами на одному робочому місці. До складу системи входить полегшена версія Microsoft SQL сервера - MSDE і універсальне робоче місце користувача. Користувач володіє правами на роботу з усіма документами і класифікаторами системи.

      Функціональні можливості системи:

      1. Реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів, усних звернень громадян та представників організацій.

      2. Ведення життєвого циклу документа від реєстрації до списання в справу.

      3. Зберігання документів в електронному вигляді (текст, аудіо, відеоматеріал). Інтеграція з Microsoft Office - друк контрольно-реєстраційних карток, супровідних матеріалів, нагадувань.

      4. Пошук: за будь-яких реквізитах документа, контекстний пошук.

      5. Відбір та зберігання документів в папках (пошукові, статичні, динамічні).

      1.9.2 Гран-Док - мережева версія системи

      Гран-Док - мережева версія системи - призначена для державних і муніципальних структур управління з обсягом документообігу від 5000 до 30000 документів на рік. Необхідно наявність локальної обчислювальної мережі і велику кількість робочих місць. Кількість користувачів системи в кожній організації коливається від 20 до 150.

      Мережева версія системи надає розподілену середовище для введення, зберігання та забезпечення доступу до інформації. Ця версія системи успішно експлуатується з 1997 року. Три префектури міста Москви використовують мережну Windows - версію системи «Гран-Док» у своїй роботі.

      Функціональні можливості системи:

      1. Реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів, усних звернень громадян та представників організацій.

      2. Розподілена середовище для введення документів.

      3. Ведення життєвого циклу документа від реєстрації до списання в справу.

      4. Зберігання документів в електронному вигляді (текст, аудіо, відеоматеріал).

      5. Інтеграція з Microsoft Office - друк контрольно-реєстраційних карток, супровідних матеріалів, нагадувань.

      6. Пошук: за будь-яких реквізитах документа, контекстний пошук.

      7. Відбір та зберігання документів в папках (пошукові, статичні, динамічні).

      8. Контроль та аналіз виконання всіх етапів роботи з документом.

      9. Формування типових звітів.

      10. Обмін повідомленнями між користувачами системи.

      11. Розмежування доступу до інформації (вид документа, документ, зона документа, полі документа).

      12. Резервне копіювання.

      1.9.3 Гран-Док - корпоративна версія системи

      Гран-Док - корпоративна версія системи - має назву «Єдина система електронного документообігу та діловодства муніципальних структур управління адміністративного округу» (ЄС Еддо). У квітні 2001 року система «Гран-Док» успішно пройшла сертифікаційні випробування у ВНІІНМАШ, де було підтверджено повну відповідність системи вимогам нормативних документів.

      Цілі створення ЄС Еддо:

      1. Якісне поліпшення виконавської дисципліни за рахунок:

      • організації індивідуальної та спільної підготовки документів у підрозділах і муніципальних структурах управління;

      • забезпечення керівництва організацій повної, точної та достовірної інформацією про підготовку та виконання документів і доручень;

      • контролю з боку префектури за виконавською дисципліною за документами, що надходять безпосередньо в муніципальні структури управління округу.

      2. Удосконалення документообігу та діловодства округу шляхом:

      • створення єдиного електронного документообігу і діловодства муніципальних служб управління;

      • скорочення часу на реєстрацію документів та доручень, що надходять з префектури в районні управи;

      • скорочення часу на реєстрацію і узгодження відповідей, що надходять з районних управ у префектуру;

      • використання єдиних довідників, класифікаторів і форм звітності;

      • розвитку комплексної інфраструктури;

      • створення єдиного архіву розпорядчих документів округу;

      • централізованого управління єдиною системою електронного документообігу і діловодства.

      Основні функції ЄС Еддо:

      1. Створення єдиної системи документаційного забезпечення управління як складової інформаційної інфраструктури адміністративного округу.

      2. Формування інформаційних ресурсів документування як основних ресурсів управлінської діяльності муніципальних структур управління адміністративного округу.

      3. Єдиний порядок роботи з документами у всіх муніципальних управліннях округу.

      4. Єдині уніфіковані технологічні процедури проходження і обробки документів.

      5. Єдина система індексації (реєстрації) та обліку документів в префектурі і муніципальних структурах управління округу.

      6. Суміщений (паперовий і безпаперовий) документообіг, в якому кожного електронного документа, що має юридичну силу, обов'язково відповідає паперовий документ. Змішана електронна система діловодства передбачає централізовану роботу з документами префектури і децентралізовану роботу з документами районних Управ районів округу, виключає повторну ручну реєстрацію документів та доручень, що пересилаються з префектури до районних Управи районів округу.

      1.10 ЕВФРАТ-Документообіг v.12, розробник -

      компанія Cognitive Technologies

      Система електронного документообігу «ЕВФРАТ-Документообіг» [25] розроблено компанією Cognitive Technologies, яка утворена в 1993 році на базі Лабораторії штучного інтелекту Інституту системного аналізу РАН.

      Система дозволяє побудувати повноцінну систему управління бізнес-процесами і документами організації, а також містить весь необхідний інструментарій для успішної організації електронного документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності та форми власності. Система розрахована на роботу як в рамках невеликого відділу, наприклад, канцелярії або локальної організації в цілому, так і в рамках територіально-розподіленої організації зі складною схемою інформаційних потоків.

      ЕВФРАТ-Документообіг допомагає у вирішенні наступних завдань:

      • підвищення ефективності управління бізнес-процесами за рахунок поліпшення виконавської дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань та аналізу діяльності організації;

      • скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників і фінансових витрат на витратні матеріали;

      • створення єдиного інформаційного простору підприємства;

      • забезпечення надійності обліку та зберігання документів;

      • організація ефективного захисту інформації.

      ЕВФРАТ-Документообіг дозволяє:

      • автоматизувати реєстрацію документів та завдань;

      • забезпечити ефективну взаємодію співробітників у рамках робіт по документах;

      • здійснювати миттєвий пошук інформації;

      • контролювати виконання робіт, ініційованих документами та завданнями;

      • проводити моніторинг стану виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів та звітів;

      • організувати довгострокове зберігання документів організації;

      • забезпечити розмежування прав доступу співробітників до інформації.

      За допомогою системи можна повністю відтворити і оптимізувати процеси проходження документів і завдань в організації за рахунок гнучкого механізму проектування маршрутів. У системі підтримується паралельна (яка має декількох співвиконавців) і послідовна (виконання завдань один за одним) маршрутизація доручень та завдань. Зручна настроюється система повідомлень і нагадувань допомагає керівникам оперативно відстежувати стан робіт, співробітникам правильно організувати свою роботу, і, таким чином, поліпшити виконавську дисципліну в організації. Всі основні дії по кожному дорученням і завданням (початок роботи, прийняття до виконання, відправка звіту, зміна термінів, створення подпорученій і підзадач, особливі відмітки) фіксуються в полі "Хід виконання", що спрощує роботу контролерові, дозволяючи йому в будь-який момент часу швидко визначити, на якому етапі знаходиться виконання того чи іншого доручення.

      1.10.1. Організація роботи в системі

      За своїм інтерфейсу програма «ЕВФРАТ-Документообіг» нагадує програму для роботи з електронною поштою. У лівій частині розташовані особисті папки: доручення, контроль, вхідні, вихідні, надіслані повідомлення, результати пошуку, кошик. У правій частині вікна відображається список повідомлень, документів, доручень та погоджень в поточній вибраній папці. Внизу - текст вибраного повідомлення.

      У папки вхідні, "вихідні» та «відправлені» надходять повідомлення по внутрішній електронній пошті. Знайдені користувачем документи відображаються в «результаті пошуку». У папку «доручення» приходять документи, за якими одержувач призначений виконавцем, а в папку «контроль» - відповідно контролером.

      Тут повідомлення відображаються групами: повідомлення, пов'язані з одним документом, об'єднані в одну групу. У «кошик» потрапляють документи і завдання, що вийшли з оперативної роботи. Але це не означає, що після їх приміщення в кошик вони видаляються з системи - всі документи в системі «ЕВФРАТ-Документообіг» зберігаються на сервері, і співробітники в будь-який момент можуть їх «підняти» і подивитися, хто і як за цими документами працював.

      Для авторизації в системі використовуються пароль і логін, які адміністратор прописує індивідуально для кожного користувача.

      Організація електронного документообігу представлена ​​в системі у вигляді «потоків» - розподілу документів за видами. У коробковому варіанті системи три потоки - вхідні, вихідні і внутрішні документи. Користувач може створювати додаткові потоки у відповідності до потреб організації. У кожному потоці існує своя автоматична нумерація документів з використанням суфіксів і префіксів в номері.

      Документ у системі - це сукупність реєстраційної картки, приєднаних файлів та контрольної картки документа, що містить список доручень та погоджень у виконанні документа. Всі ці компоненти одночасно представлені у вікні перегляду документа.

      Для кожного потоку існує своя реєстраційна картка (РК) з певним набором полів, обов'язкових для заповнення. За допомогою внутрішнього інструментарію систему можна легко адаптувати до особливостей документообігу і бізнес-процесів конкретної організації: поля в РК можна перейменовувати, вносити додаткові реквізити або прибирати їх. У РК є функція, за допомогою якої можна зробити відмітку про спосіб надходження документа (факс, кур'єр, пошта). Система автоматично перевіряє документи на дублювання: якщо спочатку в РК були внесені реквізити документа, що прийшов по факсу, а потім прийшов оригінал і користувач заповнює для нього нову РК, система попередить про те, що такий документ вже існує.

      Для зручності заповнення РК застосовуються словники, які можна поповнювати. Пошук документів здійснюється за будь-яких реквізитах РК з урахуванням морфології російської мови. Наприклад, якщо в пошуку ви набрали слово «люди», система може знайти документ зі словом «людина». Це одна з технологічних розробок, створених фахівцями компанії Cognitive Technologies. У РК можна встановлювати зв'язки з іншими документами з будь-яких потоків: якщо ви зареєстрували вхідний документ, відпрацювали його, то на його підставі можна зареєструвати вихідний.

      До реєстраційній картці можуть бути приєднані файли будь-яких форматів: це може бути текст електронного документа, зображення, графік, діаграма, аудіо-та відеоматеріал. Сама РК може існувати і без прикладеного файлу, який можна приєднати пізніше. З моменту приєднання файл зберігається на сервері, і змінити його можуть лише користувачі, наділені відповідними правами. Контрольна картка, що містить список доручень і погоджень по документу, відображається в лівому нижньому кутку вікна документа.

      При реєстрації документа користувач вибирає потік, куди буде зареєстрований документ і заповнює відповідну цього потоку РК. У системі можна додавати свої потоки і створювати для них реєстраційні картки. Наприклад, можна завести потік «Документи з нарад» і створити реєстраційну картку саме для цього потоку, в якій будуть свої особливі реквізити.

      Після того як керівником була накладена резолюція на документ, він або його Секретар розписує доручення співробітникам у контрольній картці документа. Це функція замінює «бігунок», який зазвичай прикріплюється до паперового документу. У списку вказуються співробітники-контролери (зазвичай це начальники відділів або керівники департаментів) і, якщо це потрібно, встановлюється загальний термін виконання по документу (число, місяць, рік). Це можна зробити, вказавши конкретну дату. Крім цього, у системі можна вказувати терміни виконання конкретних доручень і подпорученій по документу. У разі якщо зазначений термін виконання окремих доручень перевищує загальний термін виконання документа, система не прийме ці параметри і сповістить користувача. У програмі можна задавати як послідовні, так і паралельні доручення. Після того як контрольна картка буде збережена, співробітникам будуть надіслані повідомлення про що з'явилися у них завдання та призначення.

      Наприклад, на своєму робочому місці Контролер призначає Виконавця. На робочому столі у Виконавця в папці «доручення» з'являється повідомлення про те, що він призначений відповідальним виконавцем. Йому необхідно прийняти документ до виконання, щоб Контролер знав: або Виконавець його виконає, або відмовиться (з причини відходу у відпустку, відрядження і так далі). Виконавець може прийняти доручення з коментарями чи без них. Після того, як документ прийнятий в роботу, Виконавець може створювати доручення своїм підлеглим, писати звіти, коментарі. Коли всі роботи по документу виконані, Виконавець відправляє документ Контролерові, звітуючи перед ним. Якщо виконаний документ Контролер визнає незадовільним, він може відправити його назад на доопрацювання або зняти його з контролю. Повністю виконаний документ може бути списаний в архів.

      В системі одночасно зберігається і обробляється інформація різних рівнів конфіденційності. У зв'язку з цим, кожному співробітнику даються певні права на доступ до потоків, на роботу в системі, на реєстрацію і контроль документа. Права адміністратор прописує в картці співробітника. Керівнику зазвичай дається право на розширений контроль.

      1.10.2. Модулі системи

      Модуль "Менеджер журналів та звітів" дозволяє створювати звітні форми з певним набором полів, які згодом можна використовувати для підготовки звітів за документами, перевірки виконавської дисципліни. У стандартну поставку системи входить ряд звітів за документами та контролю виконання, а за допомогою даного модуля замовники можуть розробити необхідні їм шаблони звітів у відповідності з їх специфікою. У системі користувачі можуть сформувати журнал вхідних / вихідних документів, а також загальні журнали за весь час роботи або за окремі періоди часу. Можна створити загальний журнал за весь час роботи або за певним потоку документів. Журнал створюється автоматично, треба лише вибрати часовий інтервал і встановити відповідні параметри.

      За допомогою модуля «Дизайнер форм» адміністратор може налаштувати поля реєстраційної картки. На даний момент вимоги ГОСТу носять рекомендаційний характер і організації мають право самостійно вирішувати, як їм оформити той чи інший документ. Документи з однаковою назвою в різних організаціях може мати різні реквізити. Гнучкість системи дозволяє настроїти поля РК під конкретного користувача.

      Модуль «Дизайнер маршрутів». Тут прописуються типові маршрути руху документів в організації. Користувач може створювати свої маршрути руху документів, використовуючи простий інструментарій програми.

      Модуль налаштування електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Логін і пароль дають можливість присвоїти користувачу особисту ЕЦП. Для цього в картці співробітника адміністратор прописує параметри ЕЦП. Вона буде дійсна тільки в межах організації, але дасть можливість зробити так, щоб документообіг був безперервним і електронним. У програмі є кнопка простановки і кнопка перевірки ЕЦП.

      Для зберігання документів, що вийшли з обігу, замовник може додатково придбати модуль «Архіваріус».

      1.11 PayDox, розробник - компанія Interface Ltd.

      PayDox [8, 32] - система управління корпоративними документами. Система має розширені можливості в частині роботи з фінансовими, платіжними документами, що робить її особливо зручною в організаціях банківської, торговельної сфери, для промислових підприємств та аналогічних організацій.

      Розробник програми, компанія Interface Ltd. виділяє її основні можливості та переваги:

      • узгодження, затвердження та контроль виконання документів, створення резолюцій;

      • ознайомлення з документами співробітників, автоматичні розсилки e-mail повідомлень і документів, формування справ;

      • ведення всієї історії роботи з документами;

      • інтеграція з MS Office, інтеграція з існуючими на підприємстві додатками, створення довільної звітності, використання простих стандартних засобів настроювання й програмування;

      • безпечна робота з віддаленими офісами та підрозділами підприємства через web-браузер, по електронній пошті і SMS;

      • засоби групової роботи з документами і проектами;

      • робота з платіжними документами, ведення балансів за договорами та платежів, ведення платіжного статусу документів, ведення рахунків;

      • календарне планування;

      • простота роботи із системою для кінцевого користувача, легкість обслуговування системи і низька вартість володіння, простота налаштування системи на нові види документів.

      Розробники системи підкреслюють, що окрім власне функціональності Управління Документами (Document Management, DM, електронний документообіг) та Управління бізнес-процесами (Business Process Management, BPM) найважливішим сучасним вимогою до таких систем є наявність в них функціональності Управління записами (Records Management, RM) . Дана функціональність дозволяє будь-якому корпоративному документу або (у більш широкому сенсі) будь-якому вимагає обліку фактом небудь події поставити у відповідність запис (набір інформаційних реквізитів) у корпоративній базі даних і далі за допомогою стандартних засобів системи забезпечити ведення цієї інформації користувачами та отримання необхідної звітності. Система PayDox дозволяє поєднувати функціональність системи автоматизації діловодства та системи управління інформацією.

      Програма побудована повністю на Інтернет-технологіях. Розвинені вбудовані засоби захисту даних забезпечують безпеку роботи. Робота з програмою здійснюється через web-браузер, наприклад Internet Explorer, який є на кожному комп'ютері. Практично користувачам не треба освоювати нову програму, новий інтерфейс - вони продовжують працювати зі звичним програмним забезпеченням Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

      Особливістю системи є розвинена інтеграція з документами MS Office - MS Word і MS Excel. Робота програми будується на використанні шаблонів документів, в які автоматично вставляються необхідні відомості з баз даних. Так, наприклад, реєстраційна картка документа може як проглядатися в стандартному для програми вікні Web-браузера, так і бути отримана у звичному для користувача у форматі файлів MS Word або MS Excel, при цьому реквізити з картки документа можуть «на льоту» підставлятися на і файл MS Word або Excel.

      Документи та дані зберігаються централізовано на сервері, де, власне, і встановлюється сама програма. А оскільки установки програми безпосередньо на робочі місця працівників не потрібно, це істотно спрощує настройку і подальше адміністрування системи.

      У програмі активно використовуються спливаючі підказки, що прискорює знайомство з програмою і її використання. Web-інтерфейс значно спрощує настройку, яка обов'язково буде потрібно. Так, у типовій версії стандартно відсутній на першій сторінці кнопка реєстрації нового документа, що дещо ускладнює процес реєстрації. Користувачеві необхідно зайти в підрозділ відповідно до виду документа й натиснути кнопку «Створити», що знаходиться на правому полі. У той же час реєстраційна картка побудована досить логічно, забезпечена підказками. Багато поля забезпечені кнопками, що дозволяють викликати додаткове вікно довідників. Щоправда, не всі у програмі очевидно для фахівців, які звикли до традиційної діловодної термінології, наприклад, види документів потрапили у розробників в довідник «Категорії».

      Цікаво реалізовано присвоєння документу реєстраційного номера. Система не присвоює номер документу автоматично, а при натисканні кнопки «Отримати номер» відкривається вікно, в якому вказуються останні за часом введені номери документів, і на підставі цієї інформації працівник сам привласнює документу черговий номер. Правда, слід зазначити, що у великих організаціях при паралельній реєстрації документів декількома співробітниками це може викликати проблеми і необхідність виправлення реєстраційного номера. Підтримується автоматична генерація буквено-цифрових індексів, які можуть відображати вид документа, індекс структурного підрозділу і т.п.

      В цілому робота з системою організована досить просто. Зліва в основному меню (списку) знаходяться основні групи документів та операції з ними: «Види діяльності», «Документи», «Звіти», «Реєстрація», «Бізнес-процеси», «Довідники». Розкривши меню «Документи», можна вибрати конкретний вид документа. У верхній частині вікна постійно знаходиться система пошуку, що дозволяє швидко відібрати необхідні документи за хронологічним ознакою (за місяць або квартал, на конкретну дату, довільний часовий інтервал, у відповідності зі статусом документа в системі (виконані, невиконані, прострочені)). Нижче основну частину екрана займає власне список відібраних документів.

      Для організації руху документів (повідомлення про надходження документа на узгодження (затвердження) може використовуватися електронна пошта.

      В цілому програма, безумовно, цікава і заслуговує уваги при вирішенні питання автоматизації діловодства та роботи з документами в організації в цілому. Особливо корисною вона може виявитися для організацій, територіально розділених, що мають філії або потреба в організації віддаленого доступу співробітників до документів. Крім того, розширена функціональність системи дозволить автоматизувати не тільки чисто діловодні функції, процеси інформаційно-документаційного обслуговування сфери управління, а й багато інших сфер роботи.

      1.12. ESCOM.DOC v .1.5, розробник - ЗАТ «Евроменеджмент»

      Автоматизована система електронного документообігу та процесного управління ESCOM. DOC v .1.5 [24] - готове і високоефективне рішення для автоматизації потоків документів та контролю виконання документів, завдань і доручень.

      Система має універсальними і простими у використанні засобами настройки і конфігурації, які дозволяють фахівцям IT служб і служб діловодства підприємства самостійної здійснювати адаптацію та масштабування системи.

      Система ESCOM. DOC забезпечує:

      • автоматизацію документообігу та діловодства;

      • маршрутизацію документів і керування маршрутами;

      • універсальне розмежування прав доступу користувачів (ролей);

      • онлайновий моніторинг контролю виконання документів і доручень;

      • спільну роботу з документами в єдиній базі даних всіх підрозділів компанії;

      • універсальну налаштування об'єктів документообігу і створення нових об'єктів (типів документів, форм, маршрутів, прав доступу, типів довідників, ролей, звітів, бланків, журналів);

      • своєчасне інформування учасників документообігу про події;

      • обмін миттєвими повідомленнями між користувачами системи;

      • інтеграцію з електронною поштою і обліковими системами;

      • інтеграцію з електронно-цифровим підписом та електронними ключами;

      • інтеграцію з мультимедійним і скануючим обладнанням;

      • повнофункціональну роботу з системою через мережу Інтернет з низькошвидкісними каналах;

      • необмежену підключення вилучених користувачів і підрозділів;

      • єдиний інтерфейс при роботі в офісі, вдома та у відрядженні;

      • оперативне відстеження статусів і виконання документів та доручень, у тому числі й у віддалених підрозділах;

      • автоматичне ведення історії роботи з документами, завданнями;

      • контекстний і повнотекстовий пошук інформації та документів;

      • підтримка штатного розкладу та всіх необхідних довідників;

      • штрихкодування документів.

      Система призначена для використання керівниками підприємства, менеджерами, секретарями, діловодами, рядовими співробітниками - всіма, хто так чи інакше залучений в процеси документообігу підприємства.

      Система забезпечує роботу через Інтернет і особливо актуальна для компаній з територіально розподіленою структурою, мають віддалені підрозділи, філії, представництва, в тому числі і за кордоном.

      За допомогою ESCOM. DOC можна в кілька разів підвищити керованість компанією, зробити процеси документообігу прозорими та керованими.

      Система дозволяє скоротити терміни впровадження і швидко приступити до роботи з документами:

      • поставка з набором готових документів і маршрутів (накази, службові записки, листи);

      • простота у використанні, універсальний, зручний і легкий в освоєнні інтерфейс;

      • докладна документація, інструкції;

      • проста і зручна інсталяція;

      • автоматичне оновлення версій.

      Система ESCOM. DOC має низьку сукупною вартістю володіння:

      1. Просте адміністрування та налаштування, можливість самостійної адаптації.

      2. Легкість в освоєнні персоналом.

      3. Автоматичне оновлення версій.

      Система ESCOM. DOC може поставлятися в коробковому варіанті або в адаптованому до специфіки замовника вигляді.

      2. Порівняльна характеристика основних автоматизованих

      систем контролю за виконанням

      Активна комп'ютеризація підприємств створює можливості для ведення діловодства в самих різних областях. Маса нових програмних продуктів, локальні мережі в сукупності з можливостями мережі Internet дозволяють значно підвищити ефективність процесів діловодства.

      На сьогодні в нашій країні представлений широкий спектр систем, порівняємо кілька найбільш популярних:

      • CompanyMedia;

      • LanDocs;

      • Optima Workflow;

      • БОСС - Референт;

      • СПРАВА.

      Порівняльні характеристики систем 1, наведені в таблиці 1 (пріл.2), визначалися на основі статей відкритій пресі з комп'ютерної тематики, матеріалів конференцій, виставок та семінарів, рекламних документів фірм-виробників. Слід зазначити, що системи, розроблені в Росії, як правило, задовольняють історично склалася специфіці російського діловодства.

      Таким чином, з досліджуваних систем можна виділити автоматизовану систему CompanyMedia, як найбільш оптимальну для організації обліку, контролю за виконанням документів. Найменш придатною для цих цілей можна виділити систему Documentum, оскільки по суті дану систему треба було б порівнювати не з системами документообігу, а з платформами для їх побудови, наприклад, IBM Content Manager, Lotus Domino. Doc, але потужна рекламна політика компанії-розробника поставила цю систему в один ряд з іншими досліджуваними системами.

      ВИСНОВОК

      У результаті проведеного нами дослідження за темою «Автоматизовані системи контролю за виконанням» були отримані наступні висновки:

      1. Актуальність теми даного дослідження очевидна: на сьогоднішній день відзначений ріст інтересу до автоматизованих систем контролю.

      3. Ринок програмного забезпечення для автоматизації процесів діловодства представлений як вітчизняними, так і зарубіжними продуктами.

      4. Автоматизовані системи відповідають основним вимогам, що пред'являються до програм для ведення діловодства.

      5. Програмне забезпечення, призначене для контролю за виконанням документів, розроблене в Росії, задовольняє специфіці російського діловодства.

      6. Гіпотези курсової роботи підтвердилися в результаті дослідження теми «Автоматизовані системи контролю за виконанням».

      ДЖЕРЕЛА І ЛІТЕРАТУРА

      1. Большакова Н.І., Пінігіна Т.М. Секретарська справа. - Ростов н / Д: «Фенікс», 2001. - 352 с.

      2. Вялова Л.М. Документаційне забезпечення діяльності кадрової служби: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Лариса Михайлівна Вялова. - М.: Видавничий центр «Академія», 2003 .- 176 с.

      3. Гайдукова Л.М. Проблеми традиційних технологій документаційного забезпечення / / Секретарська справа. 2006. № 10. С. 17-22.

      4. Глік Д. І. Національні стандарти в області електронного документоотбора / / Секретарська справа. 2006. № 9. С. 45-73.

      5. Діловодство: Учеб. для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Є. М. Басовська, Т. А. Бикова, Л. М. Вялова та ін - 2-е вид., стер. - М.: Видавничий центр «Академія», 2005. - 176 с.

      6. Желтова Н.Е. Реєстрація та контроль виконання документів в ЗАТ «ЗРЕПС" (досвід роботи). Діловодство. 2005. № 2.

      7. Кочеткова Поліна. CompanyMedia - система електронного документообігу. Діловодство. 2006. № 1.

      8. Кузнєцов С.Л. Автоматизація діловодства за допомогою портальних WEB-технологій / / Секретарська справа. 2005. № 9. С. 37-40.

      9. Кузнєцов С.Л. Автоматизовані системи реєстрації та контролю виконання / / Секретарська справа. 1996. № 4. С. 58-65.

      10. Кузнєцова Т. В., Степанов Е, А., Філіппов Н, Г. Діловодство та технічна документація: Учеб. для середовищ. спец. навч. закладів. - М: Вищ. шк, 1991. -159 С.

      11. Кузнєцова Т.В. Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» - основа єдиної системи діловодства в державних органах та органах місцевого самоврядування / / Секретарська справа. 2006. № 11. С. 41-45.

      12. Максимович Г.Ю., Берестова В.І. Сучасні універсальні інформаційні технології - основа удосконалення документаційного забезпечення управління / / Секретарська справа. 2005. № 2. С.23-27.

      13. Мітченко О.Ю., нишпорячи О.І. Вимоги до системи управління документами (за міжнародним стандартом ІСО 15489-2001) / / Секретарська справа. 2005. № 4. С. 58-60

      1. Секретарська справа / Авт.-сост. І. М. Кузнєцов .- М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005 .- 480 с.

      2. Сисоєва Л.А. Розробка концепції загальнокорпоративної системи електронного управління документами / / Секретарська справа. 2006. № 7. С. 29-37.

      ДОДАТОК 1

      Автоматизована система контролю виконання

      документів та доручень


      Малюнок 1. Схема роботи АСКІД


      Малюнок 2. Життєвий цикл доручення

      ДОДАТОК 2

      Порівняльні характеристики систем

      автоматизації діловодства

      Таблиця 1

      Таблиця порівняльних характеристик систем автоматизації діловодства

      Параметри

      Системи автоматизації діловодства та документообігу


      Company Media

      БОСС-референт

      Optima Workflow

      Documentum

      LanDocs

      СПРАВА

      1

      2

      3

      4

      5

      6

      7

      На кого розрахована система

      Середні та великі організації

      Невеликі і середні комерційні організації

      Невеликі і середні комерційні організації

      Великі організації

      Невеликі і середні комерційні організації

      Державні підприємства

      Відповідність ГСДОУ

      Так

      Так

      Ні

      Ні

      Так

      Так

      Структура організації

      Підтримка самостійних підрозділів або філій

      Так

      Так

      Так

      Так

      Ні

      Немає даних

      Чи можливо організувати роботу з системою кількох організацій (наприклад, холдингу)

      Так

      Ні

      Так

      Так

      Ні

      Ні

      Делегування повноважень одного користувача системи іншому (постійне або тимчасове)

      Так

      Так

      Так, список заміщуючих повинен бути визначений адміністратором системи

      Ні

      Так, список заміщуючих повинен бути визначений адміністратором системи

      Так

      1

      2

      3

      4

      5

      6

      7

      Підтримка динамічно мінливих структур організації

      Так

      Так

      Так, на основі перевизначення бізнес-ролей

      Так

      Ні

      Ні

      Чи можливо ведення локальних архівів документів для даного користувача або групи?

      Так

      Ні

      Ні

      Так

      Ні

      Ні

      Чи можлива друк підготовлених документів на стандартних бланках?

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Чи можливе створення документів за шаблонами?

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Чи можливо формування особистих збірок документів?

      Так

      Так

      Так

      Так

      Ні

      Ні

      Чи можливо ведення архіву документів організації

      Так

      Елементи

      Так

      Так

      Так

      Так

      Підтримувані схеми документообігу

      Горизонтальна

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Вертикальна

      Так

      Елементи

      Елементи

      Так

      Елементи

      Елементи

      Зовнішня (вхідна, вихідна кореспонденція)

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      «Наскрізний» діловодство

      Так

      Ні

      Ні

      Ні

      Ні

      Ні

      Облік руху паперових документів та їх копій

      Так, з автоматичним веденням журналу з робочого місця діловода

      Ні

      Ні

      Ні

      Ні

      Так, виконується діловодом

      Реєстрація та контроль виконання документів

      Відповідність РКК документів і механізмів роботи з ними стандартам

      Так

      Так

      Ні

      Ні

      Так

      Так

      1

      2

      3

      4

      5

      6

      7

      Чи можливо вказівку посилань одних документів на інші?


      Так

      Так, без автоматичного створення зворотних посилань


      Елементи


      Так


      Елементи


      Так

      Чи можливі обмеження на права співробітника реєструвати документ в системі?

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Чи існують гнучкі засоби ідентифікації співробітника?

      Так

      Елементи

      Так

      Так

      Елементи

      Елементи

      Зберігається чи в системі інформація про номенклатуру справ організації?

      Так

      Елементи

      Ні

      Немає даних

      Елементи

      Так

      Чи можливо ведення номенклатури справ по підрозділах або філіям?

      Так

      Ні

      Ні

      Немає даних

      Ні

      Ні

      Чи можлива розсилка розпорядчих документів у філії організації?

      Так

      Ні

      Так

      Так

      Ні

      Ні

      Чи можливо призначення виконавцем документа співробітника іншої організації чи філії?

      Так

      Ні

      Ні

      Ні

      Ні

      Ні

      «Наскрізний документообіг»

      Чи можливий в системі «Наскрізний документообіг»

      Так

      Ні

      Елементи

      Немає даних

      Ні

      Ні

      Чи можливе одержання інформації про реєстрацію документа, спрямованого в іншу організацію (незалежний підрозділ, філія)?

      Так, автоматично

      Вручну

      Ні

      Немає даних

      Ні

      Ні

      Чи можливе одержання відомостей про виконання документа, спрямованого в іншу організацію (незалежний підрозділ, філія)?

      Так, автоматично

      Вручну

      Ні

      Немає даних

      Ні

      Ні

      Чи можлива автоматична реєстрація вхідного документа на підставі вихідного, отриманого з філії, незалежного підрозділу

      Так

      Ні

      Ні

      Ні

      Ні

      Ні

      Виконання і контроль

      Чи існує можливість отримання зведеної інформації з виконавської дисципліни?

      Так

      Так

      Так

      Ні

      Так

      Так

      Чи можливе одержання вибірок по виконавської дисципліни і формування звітів?

      Так

      Так

      Так

      Ні

      Так

      Так

      Чи можливо візування документів і направлення на ознайомлення?

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Так

      Чи можлива участь у процесах візування-ознайомлення співробітників незалежних підрозділів або філій?

      Так

      Ні

      Ні

      Так

      Ні

      Ні

      Як здійснюється доставка повідомлень?

      Спеціальна система доставки та оповіщення (100% гарантія доставки) + посилання поштою

      Пошта

      Пошта

      Пошта і вбудовані механізми

      Пошта

      Пошта

      1Глік Д. І. Національні стандарти в області електронного документоотбора / / Секретарська справа. 2006. № 9. С. 45-73

  • Додати в блог або на сайт

    Цей текст може містити помилки.

    Різне | Курсова
    195кб. | скачати


    Схожі роботи:
    Автоматизовані системи документообігу
    Автоматизовані навчальні системи
    Автоматизовані інформаційні системи
    Автоматизовані банківські системи
    Автоматизовані системи управління
    Автоматизовані системи управління підприємством
    Автоматизовані інформаційні системи в економіці
    Корабельні автоматизовані системи управління
    Автоматизовані інформаційні системи в економіці 2
    © Усі права захищені
    написати до нас