Зміст
Введення
1. Опис предметної області
2. Бізнес-процес при ручному виконанні роботи заповнення та друку листів керівнику організації
3. Бізнес - процес при автоматизованому виконання роботи заповнення та друку листів керівнику організації
4. Опис бази даних і послідовне виконання роботи
Висновок
Список використаних джерел
Введення
Автоматизація будь-якого процесу в університеті та на кафедрі значно спрощує ряд робочих процесів і підвищує їх ефективність.
Позитивний вплив автоматизації проявляється в економії часу і як і зменшує кількість допускаються помилок.
Автоматизація процесу написання листа керівнику організації, в яку буде спрямований студент, значно полегшить роботу за направленням розподілу студентів на практику.
У підсумку це призведе до поліпшення умов роботи і якості її виконання.
Актуальність даної теми полягає в тому, що за один рік на одній кафедрі випускається більше 1000 таких листів щорічно, і кожного разу секретарю або керівникові практики потрібно вводити часто повторювані дані з року в рік, причому студенти в основному не є обов'язковими і необхідні документи приносять не під час, з-за цього весь процес занесення даних доводиться пвторять.
Мета даної курсової роботи автоматизації процесу складання і друку листів по предмету практики студентів керівнику організації мул підприємства.
Завдання курсової роботи:
опис предметної області;
бізнес-процес при ручному виконанні роботи;
бізнес-процес при автоматизованому виконанні роботи;
опис бази даних;
покрокове виконання роботи.
1. Опис предметної області
Однією з найважливіших проблем, що існують у вищих та середньо-спеціальних навчальних утвореннях і працюють в даній сфері, а саме, викладачів, секретарів, асистентів, є автоматизація одного виду з діяльності кафедри з розподілу студентів на практику. Саме тут вирішується питання про розподіл студентів, або кафедра сама розподіляє, або студентові доводиться самостійно шукати собі місце проходження практики, при другому варіанті процес видачі листів ще більше ускладнюється через збільшення варіативності.
Процес розподілу на практику включається в себе наступні завдання:
1) формування списку студентів розподіляються на практику їх паспортні дані;
2) опис факультету, спеціальності спеціалізації студента, курсу навчання;
3) опис підприємства, керівника;
4) призначення терміну практики, дата початку і закінчення;
5) описується керівник даного студента його науковий ступінь;
6) дата складання листа.
Автоматизація роботи кафедри забезпечить значне скорочення часу складання листів, відправлення і підвищує репутацію певної кафедри.
Звичайно, це не вирішить повністю проблем із затримкою видачі листів і до кінця не звільнить працівників від проведення однакових повторюваних операцій. Але система дозволить упорядкувати хоча б процес видачі таких листів.
У зв'язку з необхідністю автоматизації даної області, оптимальним є автоматизація видачі листів в Microsoft Excel, за допомогою макросів і звичайно фахівця. Так як довірити самостійно студентам заповнювати подібні договору не є можливим.
2. Бізнес-процес при ручному виконанні роботи заповнення та друку листів керівнику організації
Типові функції працівника кафедри пов'язані:
з пошуком (введенням нового) студента в існуючій базі;
відображенням змін, таких як паспортні дані, факультет, спеціальність, спеціалізація;
складання документа для друку і відправки на підприємство керівнику практики.
Найбільш рутинним є процес оформлення документа, тому його і буде найефективніше автоматизувати. Звичайний рутинний процес видачі листів для проходження практики на малюнку 1.
Недоліками даного процесу є:
великий обсяг витраченого часу;
чергу на отримання таких листів студентами;
затримки з відправлення в потрібний час;
велику кількість помилок при воді даних;
не обов'язковість працівників.
Навіть якщо є можливість просто копіювати дані і вставляти в потрібні елементи, це буде займати не менше часу ніж ручне введення даних.
Рисунок 1 - Ручний процес видачі листів практикантам
3. Бізнес - процес при автоматизованому виконання роботи заповнення та друку листів керівнику організації.
При автоматизованому виконанні даної роботи скорочується кількість здійснюваних операцій, завдяки використанню макросів в Microsoft Excel. Скорочується кількість витраченого часу. Скорочується кількість допускаються помилок. Звільняється час для виконання іншою важливою кафедральної роботи, або час особистого відпочинку, підвищується працездатність і настрій від швидкої і ефективної виконаної роботи.
Автоматизований процес буде виглядати наступним чином, малюнок 2.
При цьому скорочується час не тільки на заповнення однієї і тієї ж інформації в різних джерелах - заповнені в базі дані про студента та автоматичне заповнення до листа при виборі його прізвища зі списку, або порядкового номера з журналу, при послідовній друку. Ще одним плюсом є те, що при видачі нового листа, автоматично змінюється дата складання, отже на це не доведеться витрачати додатковий час.
Самим же істотним плюсом є скорочення кількості помилок у документах.
4. Опис бази даних і послідовне виконання роботи
Автоматизація складання і друку листів практикантам в Microsoft Excel вимагає попередньої підготовки. По-перше, необхідно завести в Microsoft Excel базу даних на студентів. У цій таблиці відображаються всі необхідні дані для практики: ПІБ, факультет, спеціальність, спеціалізація, курс, назва підприємства, дата початку проходження і закінчення практики, термін у днях, паспортні дані студента, ПІБ керівника практики, його науковий ступінь, дата складання листа. малюнок 3. При цьому для зручності сортується за прізвищами студентів і закріплюється області по рядку 1 і по стовпцю А.
У комірку А1 вводиться наступна формула «ЯКЩО (ІСТИНА; 1)» це необхідно для формування послідовного ряду номерів, наступним кроків вводиться формула в клітинку А2 «МАКС ($ A $ 4: A4) +1» для додавання наступного номера в списку, простягаємо осередки для автоматичної нумерації.
Для шапки назв вводиться функція «Автофільтр» з вкладки Дані - Фільтр - Автофільтр.
Малюнок 3 - Журнал практикантів
Для автоматизації журналу створюються спеціальні списки з найменуванням всіх факультетів спеціальностей керівників їх наукових ступенів, назву організації, так як кожен рік студентів розподіляють в одні і ті ж місця, малюнок 5.
Малюнок 5 - Спеціальні списки
Цими списками можна користуватися для автоматичного заповнення полів журналу, малюнок 6.
Малюнок 6 - Автоматизовані списки
Для дати початку проходження практики вводимо формат «Дата», для дати закінчення вводимо формулу 1, вона автоматично розраховує день закінчення практики користуючись даними з комірки з кількістю днів, так як на різний вид практики присвоюється різну кількість днів.
H4 + J4-1 (1)
У комірку дата вводиться формула сьогоднішнього числа за допомогою функції «СЕГОДНЯ ()».
Далі переступаємо до створення безпосередньо самої форми листа керівнику організації, малюнок 7.
Малюнок 7 - Лист керівникові організації
Для цього вводимо допоміжні дані - заголовки, підписи рядків і так далі. У графи виділені жирним шрифтом з даними вбиваємо формули і створюємо елемент управління у клітинці L1. Такими елементами управління можуть бути Список та Лічильник. Для створення елементів управління використовується панель інструментів Форми (Вид-Конфіденційність-Форми). Малюнок 7.1.
Малюнок 7.1 Лічильник і Список
Використовувані формули:
ВПР (L1; ЖурналПрактікантов! A4: N29; 7; БРЕХНЯ) (2)
Формула 2 означає що в клітинку Н5-К5 автоматично присвоїти назву організації з 7 стовпця, за номером з осередку L1.
Формула зі зміни називного відмінка на давальний і введення в клітинку ПІБ студента з журналу здійснюється за допомогою формули 3.
DativeCaseInCell (ВВР (L1; ЖурналПрактікантов! A4: N29; 2; БРЕХНЯ) (3)
DativeCaseInCell - формула заміни відмінка її макроси на рисунку 8.
Малюнок 8 - Макрос на формування давального відмінка
Наступна формула 4 за прикладом формули 2 заносить дані в клітинку їх журналу практикантів таблиці А4: N29, 3 стовпці, наближене зіставлення - БРЕХНЯ. а саме факультет.
= ВПР (L1; ЖурналПрактікантов! A4: N29; 3; БРЕХНЯ) (4)
Таким чином формуються всі необхідні рядки, а керуються вони списком прізвищ студентів, з малюнка 7.1.
Формули 5 -7.
Спеціальність = ВПР (L1; ЖурналПрактікантов! A4: N29; 4; БРЕХНЯ) (5)
Дата початку проходження практики:
ВПР (L1; ЖурналПрактікантов! A4: N29; 8; БРЕХНЯ); (6)
Дата закінчення практики:
ВПР (L1; ЖурналПрактікантов! A4: N29; 9; БРЕХНЯ); (7)
Таким же чином заповнюється курс, спеціалізація, дата складання листа, ПІБ керівника практики, але науковий ступінь.
Далі виводимо на друк талончик на прийом до лікаря. Для того щоб при виведенні на друк створений документ який повинен бути розташований на одному аркуші паперу, задаємо область друку. Для цього за допомогою команди Попередній перегляд дивимося, як розміститься документ на папері і якщо необхідно, то виробляємо усунення недоліків.
Якщо якась дія часто повторюється, його виконання можна автоматизувати за допомогою макросу. Макрос - це серія команд і функцій. Їх можна виконувати кожен раз, коли необхідно виконати це завдання. Перед тим як записати макрос, необхідно спланувати кроки і команди, які він буде виконувати.
У даній роботі необхідно автоматизувати виведення на друк сформований документ. Для цього проведемо підготовку: в листі «Лист керівникові" виділимо бланк талона і задамо область друку, далі відкриємо вікно попереднього перегляду і при необхідності відкоригуємо недоліки.
Тепер приступимо до запису макросу. У діалоговому вікні, малюнок 9, напишемо назву макросу і зручне поєднання клавіш. Далі підтвердити вибрані параметри.
Після натискання на кнопку ОК або клавішу Enter, Excel починає запис макросу, для чого фіксує всі дії користувача. Фіксація дій проводиться на мові коду VBA і буде здійснюватися до зупинки запису. Для зупинки запису призначена з'являється після початку запису кнопка Зупинити запис.
Макрос сформований. Перевіримо виконання макросу, натиснувши кнопку «Друк». Для зручності та автоматизації присвоюємо кнопку макросу малюнок 10. Макрос записаний в модулі 1, перевірити запис макросу можна натиснувши команду «alt + F11», відкриється вікно MVB з макросом.
Рисунок 10 - Кнопка виведення на друк
Висновок
Використання автоматизації в Microsoft Excel для складання і друку листів керівнику організації, змінює принципи обслуговування - зникають величезні витрати часу на виконання рутинно роботи. Зменшується кількість помилок у формуванні документа. Підвищується працездатність.
Мета даної курсової роботи виконана автоматизації процесу заповнення та друку листи керівникові організації працює і приносить необхідний результат.
Список використаних джерел
Вказівки щодо виконання лабораторної роботи.
http://sekretar-info.ru/pract/4/.
http://www.caravan.ru/reference/faq/first/rules/.