Контрольна робота
Дисципліна: Інформаційні системи в економіці
Тема: Інформаційні технології електронного офісу
Зміст
Введення
1 Класифікація автоматизованих інформаційних систем
2 Інформаційні технології електронного офісу: поняття, основні компоненти і їх призначення
Висновок
Список літератури
Введення
Ефективне управління підприємством в сучасних умовах неможливе без використання комп'ютерних технологій. Правильний вибір програмного продукту і фірми-розробника - це перший і визначальний етап автоматизації бухгалтерського обліку. В даний час проблема вибору інформаційної системи (ІС) з специфічної задачі перетворюється на стандартну процедуру. У цьому сенсі російські підприємства сильно поступаються зарубіжним конкурентам. Іноземні підприємства, як правило, мають досвід модернізації та впровадження не одного покоління ІС. У розвинених західних країнах відбувається зміна вже четвертого покоління ІС. На російських підприємствах найчастіше використовують системи першого або другого покоління.
Керівники багатьох російських підприємств мають слабке уявлення про сучасні комп'ютерні інтегрованих системах і вважають за краще утримувати великий штат власних програмістів, які розробляють індивідуальні програми для вирішення стандартних управлінських задач.
Процедура прийняття рішення про вибір найбільш ефективної комп'ютерної системи управління нова для більшості вітчизняних керівників, а її наслідки багато в чому будуть мати значний вплив на підприємство протягом декількох років. Оскільки застосування інтегрованої ІС, яка відповідала б вимогам підприємства (масштабом, специфіці бізнесу і т.д.), дозволила б керівнику мінімізувати витрати і підвищити оперативність управління підприємством у цілому.
Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, спеціалістами, секретарями і конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Проте ця перевага є другорядним у порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для вирішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми.
1 Класифікація автоматизованих інформаційних систем
Пропонується використовувати наступну класифікацію систем і підсистем КІС. Залежно від рівня обслуговування виробничих процесів на підприємстві сама КІС або його складова частина (підсистеми) можуть бути віднесені до різних класів:
Клас A: системи (підсистеми) управління технологічними об'єктами та / або процесами.
Клас B: системи (підсистеми) підготовки та обліку виробничої діяльності підприємства.
Клас C: системи (підсистеми) планування та аналізу виробничої діяльності підприємства.
Системи (підсистеми) класу A - системи (підсистеми) контролю і управління технологічними об'єктами та / або процесами. Ці системи, як правило, характеризуються такими властивостями:
досить високим рівнем автоматизації виконуваних функцій;
наявністю явно вираженої функції контролю за поточним станом об'єкта управління;
наявністю контуру зворотного зв'язку;
об'єктами контролю і управління такої системи виступають:
-Технологічне обладнання;
-Датчики;
- Виконавчі пристрої і механізми.
малим тимчасовим інтервалом обробки даних (тобто інтервалом часу між отриманням даних про поточний стан об'єкта управління та видачею управляючого впливу на нього);
слабкою (несуттєвою) тимчасової залежністю (кореляцією) між динамічно змінюються станами об'єктів управління і системи (підсистеми) управління.
Одним з класичних прикладів систем класу A можна вважати:
SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерський контроль і накопичення даних);
DCS - Distributed Control Systems (розподілені системи управління);
Batch Control - системи послідовного управління;
АСУ ТП - Автоматизовані Системи Управління технологічними процесами.
Системи класу B - це системи (підсистеми) підготовки та обліку виробничої діяльності підприємства. Системи класу B призначені для виконання класу задач, що вимагають безпосередньої участі людини для прийняття оперативних (тактичних) рішень, що впливають на обмежене коло видів діяльності або невеликий період роботи підприємства.
У певному сенсі до таких систем прийнято відносити ті, які знаходяться на рівні технологічного процесу, але з технологією безпосередньо не пов'язані.
У перелік основних функцій систем (підсистем) даного класу можна включити:
виконання облікових завдань, що виникають у діяльності підприємства;
збір, попередню підготовку даних, що надходять у КІС із систем класу A, та їх передачу в системи класу C;
підготовку даних та завдань для автоматичного виконання завдань системами класу A.
З урахуванням прикладних функцій цей список можна продовжити наступними пунктами:
управління виробничими і людськими ресурсами в рамках прийнятого технологічного процесу;
планування і контроль послідовності операцій єдиного технологічного процесу;
управління якістю продукції;
управління зберіганням вихідних матеріалів і виробленої продукції за технологічним підрозділам;
управління технічним обслуговуванням та ремонтом.
Класичними прикладами систем класу B можна вважати:
MES - Manufacturing Execution Systems (системи управління виробництвом);
MRP - Material Requirements Planning (системи планування потреб у матеріалах);
MRP II - Manufacturing Resource Planning (системи планування ресурсів виробництва);
CRP - C Resource Planning (система планування виробничих потужностей);
CAD - Computing Aided Design (автоматизовані системи проектування - САПР);
CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизовані системи підтримки виробництва);
CAE - Computing Aided Engineering (автоматизовані системи інженерного проектування - САПР);
PDM - Product Data Management (автоматизовані системи управління даними);
SRM - Customer Relationship Management (системи управління взаємовідносинами з клієнтами);
всілякі облікові системи і т.п.
Одна з причин виникнення подібних систем - необхідність виділити окремі завдання управління на рівні технологічного підрозділу підприємства.
Системи класу C - це системи (підсистеми) планування та аналізу виробничої діяльності підприємства. Системи класу C призначені для виконання класу задач, що вимагають безпосередньої участі людини для прийняття стратегічних рішень, що впливають на діяльність підприємства в цілому.
У коло завдань розв'язуваних системами (підсистемами) даного класу можна включити:
аналіз діяльності підприємства на основі даних та інформації, що надходить із систем класу B;
планування діяльності підприємства;
регулювання глобальних параметрів роботи підприємства;
планування і розподіл ресурсів підприємства;
підготовку виробничих завдань і контроль їх виконання.
наявність взаємодії з керуючим суб'єктом (персоналом), при виконанні поставлених перед ними завдань;
інтерактивність обробки інформації;
підвищеної тривалістю обробки даних, що коливається від декількох хвилин до декілька годин або доби;
тривалим періодом прийняття керуючого рішення;
наявністю суттєвих тимчасової та параметричної залежностей (кореляцій) між оброблюваними даними;
система впливає на діяльність підприємства в цілому;
система впливає на значний період роботи підприємства (від півроку до декількох років);
наявністю безпосереднього сполучення з системами класу B.
Класичними назвами системи класу З можна вважати:
ERP - Enterprise Resource Planning (Планування Ресурсів Підприємства);
IRP - Intelligent Resource Planning (системами інтелектуального планування);
АСУП;
EIS.
2 Інформаційні технології електронного офісу: поняття, основні компоненти і їх призначення
Інформаційна технологія автоматизованого офісу - організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.
В даний час відомо декілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопочта, комп'ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.
Основні компоненти:
База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу системі фірми так само, як в технології обробки даних на операційному рівні. Інформація в базу даних може також вступати з зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.
Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних програм (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції та ін Будь комп'ютерна програма автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.
Текстовий процесор. Це вид прикладного програмного забезпечення, призначений для створення і редагування текстових документів. Він дозволяє додавати або видаляти слова, переміщати пропозиції та абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Коли документ готовий, працівник переписує його в зовнішню пам'ять, а потім роздруковує і при необхідності передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання підготовлених за допомогою текстового процесора листів і доповідей дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.
Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), грунтуючись на мережевому використанні комп'ютерів, дає можливість користувачеві отримувати, зберігати і відправляти повідомлення своїм партнерам по мережі. Тут має місце тільки односпрямована зв'язок. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є надто важливим, оскільки в п'ятдесяти випадках зі ста службові переговори по телефону мають на меті лише отримання інформації. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багаторазово посилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.
Аудіопочта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефону ви отримуєте надіслані повідомлення. Система включає в себе спеціальний пристрій для перетворення аудиосигналов в цифровий код і назад, а також комп'ютер для зберігання аудіоповідомлень у цифровій формі. Аудіопочта також реалізується в мережі.
Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього надсилає повідомлення повинен додатково вказати список осіб, яким дане повідомлення призначене. Система буде періодично обдзвонювати всіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.
Табличний процесор. Він так само, як і текстовий процесор, є базовою складовою інформаційної культури будь-якого співробітника і автоматизованої офісної технології. Без знання основ технології роботи в ньому неможливо повноцінно використовувати персональний комп'ютер у своїй діяльності. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі.
Електронний календар. Він надає ще одну можливість використовувати мережевий варіант комп'ютера для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців та інших працівників організації. Менеджер (або його секретар) встановлює дату і час зустрічі, або іншого заходу, переглядає вийшло розклад, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне та програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентів електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.
Комп'ютерні конференції і телеконференції. Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, вирішальною певну проблему. Природно, коло осіб, які мають доступ до цієї технології, обмежений. Кількість учасників комп'ютерній конференції може бути в багато разів більше, ніж аудіо-та відеоконференцій.
Відеотекст. Він заснований на використанні комп'ютера для отримання відображення текстових та графічних даних на екрані монітора.
Обмін каталогами і цінниками (прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз все більшу популярність. Що ж до компаній, що спеціалізуються на продажі відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкованою продукцією, як газети і журнали. Так, у багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не кажучи вже про поточні зведеннях біржової інформації.
Зберігання зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх кількість може бути така велика, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.
Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісної технологією і грунтується на використанні спеціального пристрою - оптичного розпізнавача образів, що дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображення може бути в будь-який момент виведено в його реальному вигляді на екран або принтер. Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що володіють величезними ємностями. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.
Аудіоконференції. Вони використовують аудіосвязь для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найбільш простим технічним засобом реалізації аудіоконференції є телефонний зв'язок, оснащена додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудіоконференції не вимагає наявності комп'ютера, а лише передбачає використання двосторонньої аудіозв'язку між її учасниками.
Відеоконференції. Вони призначені для тих же цілей, що і аудіоконференції, але із застосуванням відеоапаратури. Їх проведення також не вимагає комп'ютера. У процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, можуть бачити на телевізійному екрані себе та інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід.
Факсимільний зв'язок. Цей зв'язок заснована на використанні факс-апарата, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.
Факсимільний зв'язок вносить свій внесок до ухвалення рішень за рахунок швидкої і легкої розсилки документів учасникам групи, вирішальною певну проблему, незалежно від їх географічного положення.
Висновок
Використання інформаційних технологій для управління підприємством робить будь-яку компанію більш конкурентноздатної за рахунок підвищення її керованості й адаптованості до змін ринкової кон'юнктури. Подібна автоматизація дає змогу:
Підвищити ефективність управління компанією за рахунок забезпечення керівників і фахівців максимально повною, оперативною й достовірною інформацією на основі єдиного банку даних.
Поліпшити діловодство за допомогою оптимізації і стандартизації документообігу, автоматизації найбільш трудомістких його процедур.
Знизити витрати на ведення справ за рахунок автоматизації процесів обробки інформації, регламентації і спрощення доступу співробітників компанії до потрібної інформації. Змінити характер праці співробітників, рятуючи їх від виконання рутинної роботи і даючи можливість зосередитися на професійно важливих обов'язках.
Забезпечити надійний облік і контроль надходжень і витрачання грошових коштів на всіх рівнях управління.
Керівникам середньої і нижньої ланок аналізувати діяльність своїх підрозділів і оперативно готувати зведені і аналітичні звіти для керівництва і суміжних відділів.
Підвищити ефективність обміну даними між окремими підрозділами, філіями і центральним апаратом.
Гарантувати повну безпеку і цілісність даних на всіх етапах обробки інформації. І багато іншого.
Важливо відзначити, що автоматизація - не самоціль, а цілеспрямована перманентна діяльність по раціоналізації й оптимізації організаційно-штатної структури підприємства і його бізнес-процесів.
Список літератури
1. В.А. Грабауров / Інформаційні технології для менеджерів. - М.:
Фінанси і статистика, 2001.
2. В.Г. Шипунів, Є.М. Кішкін / Основи управлінської діяльності. - М., Вищ. шк., 2002.
3. М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов / Автоматизація кадрового обліку: Инфра - М., 2001.
4. В.В. Брага, Н.Г. Бубнова, Л.А. Вдовенко / Автоматизовані інформаційні технології. - М.: Комп'ютер: ЮНИТИ, 1999.
5. Бабкін Ф.В. «Електронна комерція і нові організаційні форми компаній», Менеджмент в Росії і за кордоном, випуск 1, 2000.
6. Щіборщ К.В. «Інтегрована система управління промислових підприємств Росії», Менеджмент в Росії і за кордоном, випуск 4, 2000.