МОСКОВСЬКИЙ ВІДКРИТИЙ СОЦІАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Тема: ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Виконала: студентка V курсу
Заочного відділення
Фінансово-економ. факультету
МОСКВА
2006р.
ЗМІСТ:
Введення
1.Поняття «документаційне забезпечення управлінської діяльності».
2. Основні вимоги до оформлення управлінських документів.
3. Основні методи уніфікації і стандартизації управлінських документів.
4.Понятіе «документообіг» і його організація.
Висновок
Література
Введення
Вищий менеджмент починає усвідомлювати, яке важливе вплив надають інформаційно-технологічні рішення на сам господарський процес і культуру підприємства. Тому він відчуває себе все більш обмеженим у тому плані, що змушений делегувати відповідні питання внутрішньофірмовим підрозділам або зовнішнім організаціям. До того ж перший досвід роботи внефірменних інформаційно-технологічних служб не дає особливих приводів для оптимізму щодо ефективності вирішення зазначених проблем. Також велике значення приділяється документообігу.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є, перш за все, способом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
1.Поняття «документаційне забезпечення управлінської діяльності».
Термінологічний стандарт визначає «діловодство» як галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Термін «діловодство», згідно з ГОСТ Р 51141-98, синонімічний терміну «документаційне забезпечення управління», який увійшов до наукового обігу понад 10 років тому.
Документознавство - наукова дисципліна, що вивчає закономірності формування і функціонування систем документаційного забезпечення управління (ДОП).
Традиційно сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів, називається діловодством. Термін «діловодство» виник в Росії у 2-ій половині XVIII ст. Він утворений від поєднання слів «провадження справи». Його значення стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав спочатку питання (судовий чи адміністративний), вирішується органом управління. Отже, під діловодством розумілося, перш за все, розгляд (виробництво) справ або, інакше кажучи, - діяльність, пов'язана з прийняттям рішень з будь-якого питання. Значення терміна «справу» як зібрання документів - більш пізнього походження. Документаційне забезпечення управління передбачає, перш за все, створення мають юридичну силу документів, або документування, тобто запис інформації на папері чи іншому носії за правилами, встановленими правовими нормативними актами або виробленим традицією.
Документування може здійснюватися на природній мові і на штучних мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи - документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису. Текстовий письмовий документ - це традиційний документ на паперовому носії або відеограма, тобто його зображення на екрані монітора.
При створенні документів використовуються засоби документування. Ними можуть бути:
· Прості знаряддя (ручки, олівці тощо);
· Механічні та електромеханічні кошти (друкарські машини, магнітофони, диктофони, фото-, кіно-і відеотехніка і ін);
· Комп'ютерна техніка.
Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.
Документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної та іншої інформації. Документи є носіями первинної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше. Це властивість і дозволяє відрізняти документи від інших джерел інформації - книг, газет, журналів і ін, містять перероблену, вторинну інформацію.
Будь-який документ є елементом системи документації більш високого рівня. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Як букви складають алфавіт, так і окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документознавстві не існує стрункої класифікації систем документації, видів і різновидів документів, а використовується її емпірично сформований варіант.
Віднесення документів до тієї чи іншої системи починається з розподілу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх належать документи, створені людиною поза сферою його службової діяльності чи виконання громадських обов'язків: особисте листування, спогади (мемуари), щоденники.
Офіційні документи залежно від обслуговується ними сфери людської діяльності поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та інших Управлінські документи складають ядро засновницької документації, саме вони забезпечують керованість об'єктів, як у межах держави, так і окремої організації. Управлінські документи представлені такими основними видами (системами) документації:
• організаційно-правова документація;
• планова документація;
• розпорядча документація;
• інформаційно-довідкова та довідково-аналітична документація;
• звітна документація;
• договірна документація;
• документація щодо забезпечення кадрами (по особовому складу);
• документація щодо забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);
• документація по матеріально-технічному забезпеченню;
• документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи та ін;
• документація по основній діяльності установи, організації чи підприємства, наприклад, на виробничому підприємстві - це виробнича документація (технологічна і конструкторська документація та ін), в лікувальному закладі - медична документація (медичні карти, страхові документи тощо), у вузі - документація з вищої освіти (навчальні плани, екзаменаційні відомості та ін.)
Документи, які складають одну систему документації, пов'язані єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.
Організація роботи з документами - це організація документообігу установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності.
Документообіг - це сукупність взаємопов'язаних процедур, які забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на документопотоки, наприклад: реєстровані і незареєстровані документи, що входять, вико-14
ходить і внутрішні документи, документи, які працюють або направлені на вищі організації, документи, що направляються або які з підвідомчих організацій та ін 11од документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.
Одна з найважливіших функцій в організації роботи з документами - облік документів. Облік документів забезпечується їх реєстрацією - записом облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення документа, його відправки або отримання. Поряд з урахуванням документів їх реєстрація дозволяє здійснювати контроль за виконанням документів, а також вести пошук документів за запитами підрозділів та працівників установи.
Система зберігання документів - це сукупність способів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значущими поняттями є поняття «номенклатура справ» і «справа». Номенклатура справ - систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих у певній послідовності з зазначенням термінів їх зберігання, а справа - це сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання, поміщених в окрему обкладинку.
2. Основні вимоги до оформлення управлінських документів.
Кожен документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа і т. д.). Сукупність реквізитів, розташованих у документі певним чином, складає його формуляр. Формуляр, характерний для певного безлічі документів, називається типовим формуляром, наприклад, для всіх управлінських документів типової формуляр встановлений ГОСТом 6.10.5-87.
Формуляр-зразок розробляється при створенні системи документування і являє собою графічну модель або схему побудови документа. Він встановлює формати, розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.
Найбільш повно вимоги до складу і оформлення реквізитів викладені у двох нормативних актах - Державній системі документаційного забезпечення управління та ГОСТі Російської Федерації 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Вимоги до оформлення документів ». Вони встановлюють майже максимальний набір реквізитів для будь-якого з управлінських документів та їх розташування на паперовому носії інформації. Всього встановлено 29 реквізитів. Але, оскільки конкретний склад реквізитів залежить від виду документа, а частина з них - взаємовиключні, остільки на конкретному документі реквізитів буде, безумовно, менше.
Склад реквізитів наступним:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - назва організації;
07 - довідкові дані про організацію;
08 - назва виду документа;
09 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12 - місце складання чи видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
14 - адресат;
15 - гриф затвердження документа;
16 - резолюція;
17 - заголовок до тексту;
18 - відмітка про контроль;
19 - текст документа;
20 - відмітка про наявність додатку;
21 - підпис;
22 - гриф погодження документа;
23 - візи узгодження документа;
24 - друк;
25 - позначка про завірення копії;
26 - позначка про виконавця;
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
28 - відмітка про наявність документа в організації;
29 - позначка для автоматичного пошуку документа.
Державний герб Російської Федерації (01) зображається тільки у випадках, передбачених законодавством, на документах міністерств, відомств, а також органів суду, прокуратури, арбітражу, органів народовладдя, вищих органів управління та ін
Герб суб'єкта Російської Федерації (02) поміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів Російської федерації. У цьому випадку доцільно вказувати на планці документа також найменування держави - Російська Федерація.
Емблема організацій (03) - це символічне графічне зображення. Як емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, не допускається замінювати емблемою найменування підприємства або установи. Емблему розміщують, як правило, на лівому полі на рівні назви організації або на верхньому полі документа; можливі й інші варіанти, аж до фонового зображення на «фірмовою» папері. Розміри емблеми визначаються керівництвом організації. Емблема повинна бути зареєстрована в установленому порядку і не зображуватися на документі, якщо в організації відсутній офіційний дозвіл. Емблема не відтворюється також при приміщенні гербів на бланках організації.
Код організації (04) за ЄДРПОУ організацій і підприємств (ВІКНО) мають всі зареєстровані підприємства. Він є своєрідним підтвердженням правомочності організації. Цей код може бути розміщений на бланках організації заздалегідь - типографським способом.
Код форми документа (05) за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД) повинен відповідати коду, що міститься в класифікаторах управлінської документації. Цей реквізит вноситься при складанні конкретного документа.
Найменування організації (06), що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах. Над найменуванням організації зазначають скорочено або повне найменування вищестоящої організації, спілки, асоціації (за їх наявності). Всі ці найменування подаються у називному відмінку.
Довідкові дані про організацію (07) вказуються лише у службових листах. До них відносяться: індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номери телетайпа, телефону, факсу, телекса, електронної пошти, рахунків у банку та ін Точного складу цих відомостей і правил їх оформлення не встановлено.
Найменування виду документа (08) є одним з найважливіших реквізитів, оскільки дозволяє судити про призначення документа, визначає склад його реквізитів і структуру тексту. Найменування виду документа має відповідати компетенції його автора, змістом документа. Воно регламентується Положенням про організацію (статутом), проставляється на всіх документах, крім листів і факсів, повинно відповідати ГСДОУ, ОКУД.
Дата документа (09) є одним з основних реквізитів, який забезпечує його юридичну силу. Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата проведення засідання. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання.
Реєстраційний номер документа (10) - це умовне позначення, під яким документ введений в інформаційно-пошукову систему організації. Для внутрішніх документів (наприклад, наказів) він зазвичай є порядковим номером справи з початку року. Для вихідних документів складається з індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою, де буде зберігатися копія документа після його відправки, порядкового номера документа. Порядок реєстрації та конкретна структура індексів документа регламентуються внутрішніми інструкціями.
Посилання на реєстраційний номер і дату документа (11) проставляється тільки на відповідних листах. Дата і номер для посилання переписуються з ініціативного листа.
Місце складання або видання документа (12) обов'язково вказуються у тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами «найменування організації» і «довідкові дані про організацію». Доцільно проставлення цього реквізиту на всіх документах. Місце складання або видання вказуються з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу.
Гриф обмеження доступу до документа (13) проставляється, якщо документ містить відомості обмеженого поширення, тобто секретну або конфіденційну інформацію.
Адресат (14) вказується в основному на вихідних документах, що входить в обов'язки технічного співробітника, який здійснює відправку і прийом документів. Наявність цього реквізиту необхідно для звірки з адресою на упаковці. У разі невідповідності адреси на документі адресою на упаковці, документ повертається відправнику.
Гриф затвердження (15) вказується на виданих розпорядчих документах і на документах, які затверджуються компетентними органами або посадовими особами.
У резолюції (16) фіксуються вказівки керівника з приводу виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті над текстом документа. Якщо на документі більше однієї резолюції, то друга і наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.
Заголовок до тексту (17) є обов'язковим реквізитом для всіх документів. Він повинен бути максимально коротким і точним і відображати зміст документа. Тема необхідний для ефективного пошуку, реєстрації документів без попереднього прочитання всього тексту. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 знаків, крапка в кінці не ставиться. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа, відповідаючи на питання «про що?» Чи «чого?».
Відмітка про контроль (18) проставляється на документах, виконання яких взято на особливий контроль за дорученням керівника. Відмітка про контроль проставляється у вигляді літери «К» кольоровим (червоним, синім, зеленим) олівцем фломастером або спеціальним штампом «Контроль». Місце розташування визначено на лівому полі документа на рівні заголовка.
Текст документа (19) складається російською або національною мовою відповідно до законодавства Російському Федерації і суб'єктів Російської Федерації про державні мови.
Відмітка про наявність додатків (20) поміщається перед підписом, містить перелік програм або вказівка на їх кількість.
Підпис (21) - це один з основних способів посвідчення документів. Вона є обов'язковим реквізитом. Підпис на документі ставить особа, яка несе відповідальність за зміст цього документа.
Підписується, як правило, тільки перший примірник документа До складу реквізиту входять: найменування посади особи, що підписує документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку організації і скорочене, якщо використано бланк), його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали та прізвище) без лапок і дужок.
Гриф узгодження (22), тобто попереднього розгляду питань, що містяться в проекті документа, розташовують нижче реквізиту «підпис» або на окремому аркуші погодження.
Візи (23) - реквізит неформалізований, проставляються відповідно до порядку, прийнятим в організації.
Печатки (24), підтверджуючи справжність підписів, ставляться на найбільш важливих документах, передбачених спеціальними нормативними актами. Такого роду документи засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами і т. п. Друк повинна бути добре читана, по можливості захоплювати частину найменування посади або розташовуватися на вільному місці документа.
Відмітка про завірення копії документа (25) для додання їй юридичної сили складається з заверительной написи «Вірно», найменування посади співробітника, що завірила копію, його особистого підпису, її розшифровки і дати запевнення.
Відмітка про виконавця (26) необхідна для оперативного зв'язку з тим, хто склав документ, для роз'яснення та уточнення порушених у документі питань. Цей реквізит включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують відповідно до стандарту на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (27) проставляється на виконаних документах, підлягають списанню у справу для подальшого зберігання і використання в довідкових цілях. Вона проставляється на першій сторінці документа.
Відмітка про надходження документа до організації (28) по можливості ставиться на першому аркуші вхідних документів, як правило, за допомогою штампа. Цей реквізит включає в себе найменування одержує організації, дату надходження документа, його вхідний реєстраційний номер.
Відмітка для автоматичного пошуку документа (29) може включати ім'я диска, директорії та файли, що містить цей документ, та інші пошукові дані.
3. Основні методи уніфікації і стандартизації управлінських документів.
В управлінській діяльності використовуються однотипні, повторювані документи та документи оригінальні, що не мають аналогів. Однотипні документи можуть бути уніфіковані і стандартизовані.
Уніфікація однотипних управлінських документів полягає у встановленні однаковості їх складу і форм.
Стандартизація - це форма юридичного закріплення результатів уніфікації. У практиці вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності розробляються державні стандарти на термінологію діловодства та архівної справи і на вимоги до складання та оформлення управлінських документів. В даний час діє два стандарти: ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »і ГОСТ Р 51141-98« Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ».
Основна мета уніфікації і стандартизації - створення таких форм документів, застосування яких буде економічно ефективно, підвищить загальну культуру управління.
Об'єктами уніфікації та стандартизації в управлінській діяльності є:
· Терміни і визначення, використовувані при роботі з управлінською інформацією;
· Організаційні структури організацій, установ та підприємств;
· Управлінські функції;
· Управлінська документація.
Документи давно стали об'єктами уніфікації та стандартизації. У СРСР перші стандарти з'явилися в 1929-1931 рр.. З тих пір з перервами ведуться постійні роботи з уніфікації і стандартизації документів. В останні десятиліття до цієї роботи залучені всі провідні міністерства і відомства.
У роботі з уніфікації документів, зокрема зовнішньоторговельних, беруть участь понад десяти міжнародних організацій, в тому числі Комітет з розвитку зовнішньої торгівлі Європейської Економічної Комісії (ЄЕК), Міжнародна організація стандартизації (ІСО) і ін
Роль і значення уніфікації та стандартизації документів особливо зросли у зв'язку із застосуванням в управлінні комп'ютерних технологій.
Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, що створюються при вирішенні управлінських завдань, і форм документів.
Уніфікація складу документів організації полягає у відборі і закріпленні комплексу документів, необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань. У результаті уніфікації складу документів виключаються форми документів, не викликані дійсними потребами управління, і склад документів організації може бути значно скорочений.
Уніфікація форм документів полягає у відборі і закріпленні в уніфікованих формах документів інформаційних показників і реквізитів, відповідних призначенням документів, і встановлення єдиних вимог до їх складання та оформлення.
Результати уніфікації складу документів отримують своє закріплення в Табелі форм документів, що застосовуються в діяльності організації, а результати уніфікації форм документів отримують своє вираження в Альбомі форм документів, що застосовуються в діяльності організації.
4.Понятіе «документообіг»
і його організація.
Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення адресату чи передачі їх на зберігання.
Чинні нормативні акти та методичні посібники, в тому числі і ГСДОУ, розглядають як об'єкт регулювання документообіг організації в цілому і, відповідно, потоки вхідних, внутрішніх та вихідних документів.
Документообіг можна розділити на наступні етапи:
• експедиційна обробка документів, що надходять в організацію;
• попередній розгляд документів службою ДОП;
• організація раціонального руху документів усередині організації;
• експедиційна обробка виконаних і відправляються документів.
Обробка кореспонденції досить традиційна, як правило, не викликає труднощів при дотриманні певних правил.
Перевага віддається справедливо централізованої експедиції, в якій обробляється вся кореспонденція. Це дозволяє підняти продуктивність праці, більш точно визначити необхідні штати, краще поставити облік документів.
При такій організації справи кореспонденція, що доставляється кур'єрами, що надходить поштою, факсом, телеграфом чи іншим шляхом, повинна прийматися і оброблятися спеціально виділеним посадовою особою: секретарем фірми, працівником служби документаційного забезпечення управління (канцелярії, загального відділу та ін.) Для забезпечення обліку та повноцінної інформаційно-пошукової системи йому ж повинні передаватися і документи, отримані співробітниками організації за її межами (у відрядженнях, на нарадах і т. п.). Мета першого етапу - зафіксувати сам факт надходження документів (при необхідності і час).
Наступний етап проходження надходять в організацію документів більшою мірою залежить від усієї постановки документаційного забезпечення. Основне його значення - оперативне отримання документів виконавцями і формування повноцінного науково-довідкового апарату.
Значним резервом скорочення термінів та інстанцій проходження документів є встановлений ГСДОУ попередній розгляд документів у службі ДОП і розподіл уже на цій стадії документів на потоки:
• для обов'язкового розгляду керівництвом організації відповідно до розподілу обов'язків;
• не вимагають резолюції керівництва і направляються • i '. I iy в структурні підрозділи виконавцям.
При розгляді документа, що поступив враховується:
• важливість його змісту;
• складність і новизна поставлених питань;
• суспільне становище автора документа, місце установи-відправника у структурі управління;
• термін виконання документа;
• вид документа: закон, розпорядження, лист, звіт і т. д.
З метою оптимізації документопотоків доцільно встановити єдиний порядок передачі документів для обробки, наприклад, через особу, відповідальну за документаційне забезпечення в структурному підрозділі.
Значну частину документообігу організації становлять різного роду проекти документів, що вимагають узгодження, підписання чи затвердження. Хоча всі ці етапи оформлення документів можуть бути закріплені в Табелі форм документів, здійснюються вони, як правило, співробітниками підрозділу, який готує документ, а служба ДОП тільки контролює терміни і правильність (повноту) їх оформлення при реєстрації.
Для оптимізації та скорочення документопотоков доцільна розробка технологічних інструкцій (схем), в яких в наочній графічній формі визначена послідовність підготовки проектів найбільш поширених документів, їх погодження, підписання і затвердження. На схемах можуть зазначатися альтернативні рішення, місцезнаходження конкретних посадових осіб і навіть години прийому з даного питання.
Обробку виконаних і відправляються документів переважніше централізувати в єдиній експедиції організації.
Експедиційна обробка відправляються документів включає в себе сортування, упакування, оформлення поштового відправлення і здачу в відділення зв'язку. Вона здійснюється у відповідності з діючими Правилами надання послуг поштового зв'язку і повинна проводитися в той же день або не пізніше наступного робочого дня.
Висновок
Таким чином, документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної та іншої інформації. Документи є носіями первинної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше.
Документи, які складають одну систему документації, пов'язані єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.
Існує ряд вимог до оформлення управлінських документів, які необхідно виконувати.
З метою оптимізації документопотоків доцільно встановити єдиний порядок передачі документів для обробки, наприклад, через особу, відповідальну за документаційне забезпечення в структурному підрозділі.
Література
1. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: 1983.
2. Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, що створюється засобами обчислювальної техніки. Основні положення. - М.: Видавництво стандартів, 2000.
3. Інформаційні системи в економіці: Підручник. / Под ред. проф. В.В. Діка. - М.: Фінанси і статистика, 2002.
4. Корнєєв І.К., Годіна Т.А. Інформаційні технології в управлінні: Учеб. посібник для вузів / ГУУ. - М.: ЗАТ «Финстатинформ», 1999.
РЕФЕРАТ
З дисципліни
Інформаційні технології управлінняТема: ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Виконала: студентка V курсу
Заочного відділення
Фінансово-економ. факультету
МОСКВА
2006р.
ЗМІСТ:
Введення
1.Поняття «документаційне забезпечення управлінської діяльності».
2. Основні вимоги до оформлення управлінських документів.
3. Основні методи уніфікації і стандартизації управлінських документів.
4.Понятіе «документообіг» і його організація.
Висновок
Література
Введення
Вищий менеджмент починає усвідомлювати, яке важливе вплив надають інформаційно-технологічні рішення на сам господарський процес і культуру підприємства. Тому він відчуває себе все більш обмеженим у тому плані, що змушений делегувати відповідні питання внутрішньофірмовим підрозділам або зовнішнім організаціям. До того ж перший досвід роботи внефірменних інформаційно-технологічних служб не дає особливих приводів для оптимізму щодо ефективності вирішення зазначених проблем. Також велике значення приділяється документообігу.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є, перш за все, способом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
1.Поняття «документаційне забезпечення управлінської діяльності».
Термінологічний стандарт визначає «діловодство» як галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Термін «діловодство», згідно з ГОСТ Р 51141-98, синонімічний терміну «документаційне забезпечення управління», який увійшов до наукового обігу понад 10 років тому.
Документознавство - наукова дисципліна, що вивчає закономірності формування і функціонування систем документаційного забезпечення управління (ДОП).
Традиційно сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів, називається діловодством. Термін «діловодство» виник в Росії у 2-ій половині XVIII ст. Він утворений від поєднання слів «провадження справи». Його значення стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав спочатку питання (судовий чи адміністративний), вирішується органом управління. Отже, під діловодством розумілося, перш за все, розгляд (виробництво) справ або, інакше кажучи, - діяльність, пов'язана з прийняттям рішень з будь-якого питання. Значення терміна «справу» як зібрання документів - більш пізнього походження. Документаційне забезпечення управління передбачає, перш за все, створення мають юридичну силу документів, або документування, тобто запис інформації на папері чи іншому носії за правилами, встановленими правовими нормативними актами або виробленим традицією.
Документування може здійснюватися на природній мові і на штучних мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи - документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису. Текстовий письмовий документ - це традиційний документ на паперовому носії або відеограма, тобто його зображення на екрані монітора.
При створенні документів використовуються засоби документування. Ними можуть бути:
· Прості знаряддя (ручки, олівці тощо);
· Механічні та електромеханічні кошти (друкарські машини, магнітофони, диктофони, фото-, кіно-і відеотехніка і ін);
· Комп'ютерна техніка.
Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.
Документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної та іншої інформації. Документи є носіями первинної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше. Це властивість і дозволяє відрізняти документи від інших джерел інформації - книг, газет, журналів і ін, містять перероблену, вторинну інформацію.
Будь-який документ є елементом системи документації більш високого рівня. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Як букви складають алфавіт, так і окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документознавстві не існує стрункої класифікації систем документації, видів і різновидів документів, а використовується її емпірично сформований варіант.
Віднесення документів до тієї чи іншої системи починається з розподілу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх належать документи, створені людиною поза сферою його службової діяльності чи виконання громадських обов'язків: особисте листування, спогади (мемуари), щоденники.
Офіційні документи залежно від обслуговується ними сфери людської діяльності поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та інших Управлінські документи складають ядро засновницької документації, саме вони забезпечують керованість об'єктів, як у межах держави, так і окремої організації. Управлінські документи представлені такими основними видами (системами) документації:
• організаційно-правова документація;
• планова документація;
• розпорядча документація;
• інформаційно-довідкова та довідково-аналітична документація;
• звітна документація;
• договірна документація;
• документація щодо забезпечення кадрами (по особовому складу);
• документація щодо забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);
• документація по матеріально-технічному забезпеченню;
• документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи та ін;
• документація по основній діяльності установи, організації чи підприємства, наприклад, на виробничому підприємстві - це виробнича документація (технологічна і конструкторська документація та ін), в лікувальному закладі - медична документація (медичні карти, страхові документи тощо), у вузі - документація з вищої освіти (навчальні плани, екзаменаційні відомості та ін.)
Документи, які складають одну систему документації, пов'язані єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.
Організація роботи з документами - це організація документообігу установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності.
Документообіг - це сукупність взаємопов'язаних процедур, які забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на документопотоки, наприклад: реєстровані і незареєстровані документи, що входять, вико-14
ходить і внутрішні документи, документи, які працюють або направлені на вищі організації, документи, що направляються або які з підвідомчих організацій та ін 11од документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.
Одна з найважливіших функцій в організації роботи з документами - облік документів. Облік документів забезпечується їх реєстрацією - записом облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення документа, його відправки або отримання. Поряд з урахуванням документів їх реєстрація дозволяє здійснювати контроль за виконанням документів, а також вести пошук документів за запитами підрозділів та працівників установи.
Система зберігання документів - це сукупність способів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значущими поняттями є поняття «номенклатура справ» і «справа». Номенклатура справ - систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих у певній послідовності з зазначенням термінів їх зберігання, а справа - це сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання, поміщених в окрему обкладинку.
2. Основні вимоги до оформлення управлінських документів.
Кожен документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа і т. д.). Сукупність реквізитів, розташованих у документі певним чином, складає його формуляр. Формуляр, характерний для певного безлічі документів, називається типовим формуляром, наприклад, для всіх управлінських документів типової формуляр встановлений ГОСТом 6.10.5-87.
Формуляр-зразок розробляється при створенні системи документування і являє собою графічну модель або схему побудови документа. Він встановлює формати, розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.
Найбільш повно вимоги до складу і оформлення реквізитів викладені у двох нормативних актах - Державній системі документаційного забезпечення управління та ГОСТі Російської Федерації 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Вимоги до оформлення документів ». Вони встановлюють майже максимальний набір реквізитів для будь-якого з управлінських документів та їх розташування на паперовому носії інформації. Всього встановлено 29 реквізитів. Але, оскільки конкретний склад реквізитів залежить від виду документа, а частина з них - взаємовиключні, остільки на конкретному документі реквізитів буде, безумовно, менше.
Склад реквізитів наступним:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - назва організації;
07 - довідкові дані про організацію;
08 - назва виду документа;
09 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12 - місце складання чи видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
14 - адресат;
15 - гриф затвердження документа;
16 - резолюція;
17 - заголовок до тексту;
18 - відмітка про контроль;
19 - текст документа;
20 - відмітка про наявність додатку;
21 - підпис;
22 - гриф погодження документа;
23 - візи узгодження документа;
24 - друк;
25 - позначка про завірення копії;
26 - позначка про виконавця;
27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
28 - відмітка про наявність документа в організації;
29 - позначка для автоматичного пошуку документа.
Державний герб Російської Федерації (01) зображається тільки у випадках, передбачених законодавством, на документах міністерств, відомств, а також органів суду, прокуратури, арбітражу, органів народовладдя, вищих органів управління та ін
Герб суб'єкта Російської Федерації (02) поміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів Російської федерації. У цьому випадку доцільно вказувати на планці документа також найменування держави - Російська Федерація.
Емблема організацій (03) - це символічне графічне зображення. Як емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, не допускається замінювати емблемою найменування підприємства або установи. Емблему розміщують, як правило, на лівому полі на рівні назви організації або на верхньому полі документа; можливі й інші варіанти, аж до фонового зображення на «фірмовою» папері. Розміри емблеми визначаються керівництвом організації. Емблема повинна бути зареєстрована в установленому порядку і не зображуватися на документі, якщо в організації відсутній офіційний дозвіл. Емблема не відтворюється також при приміщенні гербів на бланках організації.
Код організації (04) за ЄДРПОУ організацій і підприємств (ВІКНО) мають всі зареєстровані підприємства. Він є своєрідним підтвердженням правомочності організації. Цей код може бути розміщений на бланках організації заздалегідь - типографським способом.
Код форми документа (05) за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД) повинен відповідати коду, що міститься в класифікаторах управлінської документації. Цей реквізит вноситься при складанні конкретного документа.
Найменування організації (06), що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах. Над найменуванням організації зазначають скорочено або повне найменування вищестоящої організації, спілки, асоціації (за їх наявності). Всі ці найменування подаються у називному відмінку.
Довідкові дані про організацію (07) вказуються лише у службових листах. До них відносяться: індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номери телетайпа, телефону, факсу, телекса, електронної пошти, рахунків у банку та ін Точного складу цих відомостей і правил їх оформлення не встановлено.
Найменування виду документа (08) є одним з найважливіших реквізитів, оскільки дозволяє судити про призначення документа, визначає склад його реквізитів і структуру тексту. Найменування виду документа має відповідати компетенції його автора, змістом документа. Воно регламентується Положенням про організацію (статутом), проставляється на всіх документах, крім листів і факсів, повинно відповідати ГСДОУ, ОКУД.
Дата документа (09) є одним з основних реквізитів, який забезпечує його юридичну силу. Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата проведення засідання. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання.
Реєстраційний номер документа (10) - це умовне позначення, під яким документ введений в інформаційно-пошукову систему організації. Для внутрішніх документів (наприклад, наказів) він зазвичай є порядковим номером справи з початку року. Для вихідних документів складається з індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою, де буде зберігатися копія документа після його відправки, порядкового номера документа. Порядок реєстрації та конкретна структура індексів документа регламентуються внутрішніми інструкціями.
Посилання на реєстраційний номер і дату документа (11) проставляється тільки на відповідних листах. Дата і номер для посилання переписуються з ініціативного листа.
Місце складання або видання документа (12) обов'язково вказуються у тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами «найменування організації» і «довідкові дані про організацію». Доцільно проставлення цього реквізиту на всіх документах. Місце складання або видання вказуються з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу.
Гриф обмеження доступу до документа (13) проставляється, якщо документ містить відомості обмеженого поширення, тобто секретну або конфіденційну інформацію.
Адресат (14) вказується в основному на вихідних документах, що входить в обов'язки технічного співробітника, який здійснює відправку і прийом документів. Наявність цього реквізиту необхідно для звірки з адресою на упаковці. У разі невідповідності адреси на документі адресою на упаковці, документ повертається відправнику.
Гриф затвердження (15) вказується на виданих розпорядчих документах і на документах, які затверджуються компетентними органами або посадовими особами.
У резолюції (16) фіксуються вказівки керівника з приводу виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті над текстом документа. Якщо на документі більше однієї резолюції, то друга і наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.
Заголовок до тексту (17) є обов'язковим реквізитом для всіх документів. Він повинен бути максимально коротким і точним і відображати зміст документа. Тема необхідний для ефективного пошуку, реєстрації документів без попереднього прочитання всього тексту. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 знаків, крапка в кінці не ставиться. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа, відповідаючи на питання «про що?» Чи «чого?».
Відмітка про контроль (18) проставляється на документах, виконання яких взято на особливий контроль за дорученням керівника. Відмітка про контроль проставляється у вигляді літери «К» кольоровим (червоним, синім, зеленим) олівцем фломастером або спеціальним штампом «Контроль». Місце розташування визначено на лівому полі документа на рівні заголовка.
Текст документа (19) складається російською або національною мовою відповідно до законодавства Російському Федерації і суб'єктів Російської Федерації про державні мови.
Відмітка про наявність додатків (20) поміщається перед підписом, містить перелік програм або вказівка на їх кількість.
Підпис (21) - це один з основних способів посвідчення документів. Вона є обов'язковим реквізитом. Підпис на документі ставить особа, яка несе відповідальність за зміст цього документа.
Підписується, як правило, тільки перший примірник документа До складу реквізиту входять: найменування посади особи, що підписує документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку організації і скорочене, якщо використано бланк), його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали та прізвище) без лапок і дужок.
Гриф узгодження (22), тобто попереднього розгляду питань, що містяться в проекті документа, розташовують нижче реквізиту «підпис» або на окремому аркуші погодження.
Візи (23) - реквізит неформалізований, проставляються відповідно до порядку, прийнятим в організації.
Печатки (24), підтверджуючи справжність підписів, ставляться на найбільш важливих документах, передбачених спеціальними нормативними актами. Такого роду документи засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами і т. п. Друк повинна бути добре читана, по можливості захоплювати частину найменування посади або розташовуватися на вільному місці документа.
Відмітка про завірення копії документа (25) для додання їй юридичної сили складається з заверительной написи «Вірно», найменування посади співробітника, що завірила копію, його особистого підпису, її розшифровки і дати запевнення.
Відмітка про виконавця (26) необхідна для оперативного зв'язку з тим, хто склав документ, для роз'яснення та уточнення порушених у документі питань. Цей реквізит включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують відповідно до стандарту на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (27) проставляється на виконаних документах, підлягають списанню у справу для подальшого зберігання і використання в довідкових цілях. Вона проставляється на першій сторінці документа.
Відмітка про надходження документа до організації (28) по можливості ставиться на першому аркуші вхідних документів, як правило, за допомогою штампа. Цей реквізит включає в себе найменування одержує організації, дату надходження документа, його вхідний реєстраційний номер.
Відмітка для автоматичного пошуку документа (29) може включати ім'я диска, директорії та файли, що містить цей документ, та інші пошукові дані.
3. Основні методи уніфікації і стандартизації управлінських документів.
В управлінській діяльності використовуються однотипні, повторювані документи та документи оригінальні, що не мають аналогів. Однотипні документи можуть бути уніфіковані і стандартизовані.
Уніфікація однотипних управлінських документів полягає у встановленні однаковості їх складу і форм.
Стандартизація - це форма юридичного закріплення результатів уніфікації. У практиці вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності розробляються державні стандарти на термінологію діловодства та архівної справи і на вимоги до складання та оформлення управлінських документів. В даний час діє два стандарти: ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »і ГОСТ Р 51141-98« Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ».
Основна мета уніфікації і стандартизації - створення таких форм документів, застосування яких буде економічно ефективно, підвищить загальну культуру управління.
Об'єктами уніфікації та стандартизації в управлінській діяльності є:
· Терміни і визначення, використовувані при роботі з управлінською інформацією;
· Організаційні структури організацій, установ та підприємств;
· Управлінські функції;
· Управлінська документація.
Документи давно стали об'єктами уніфікації та стандартизації. У СРСР перші стандарти з'явилися в 1929-1931 рр.. З тих пір з перервами ведуться постійні роботи з уніфікації і стандартизації документів. В останні десятиліття до цієї роботи залучені всі провідні міністерства і відомства.
У роботі з уніфікації документів, зокрема зовнішньоторговельних, беруть участь понад десяти міжнародних організацій, в тому числі Комітет з розвитку зовнішньої торгівлі Європейської Економічної Комісії (ЄЕК), Міжнародна організація стандартизації (ІСО) і ін
Роль і значення уніфікації та стандартизації документів особливо зросли у зв'язку із застосуванням в управлінні комп'ютерних технологій.
Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, що створюються при вирішенні управлінських завдань, і форм документів.
Уніфікація складу документів організації полягає у відборі і закріпленні комплексу документів, необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань. У результаті уніфікації складу документів виключаються форми документів, не викликані дійсними потребами управління, і склад документів організації може бути значно скорочений.
Уніфікація форм документів полягає у відборі і закріпленні в уніфікованих формах документів інформаційних показників і реквізитів, відповідних призначенням документів, і встановлення єдиних вимог до їх складання та оформлення.
Результати уніфікації складу документів отримують своє закріплення в Табелі форм документів, що застосовуються в діяльності організації, а результати уніфікації форм документів отримують своє вираження в Альбомі форм документів, що застосовуються в діяльності організації.
4.Понятіе «документообіг»
і його організація.
Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення адресату чи передачі їх на зберігання.
Чинні нормативні акти та методичні посібники, в тому числі і ГСДОУ, розглядають як об'єкт регулювання документообіг організації в цілому і, відповідно, потоки вхідних, внутрішніх та вихідних документів.
Документообіг можна розділити на наступні етапи:
• експедиційна обробка документів, що надходять в організацію;
• попередній розгляд документів службою ДОП;
• організація раціонального руху документів усередині організації;
• експедиційна обробка виконаних і відправляються документів.
Обробка кореспонденції досить традиційна, як правило, не викликає труднощів при дотриманні певних правил.
Перевага віддається справедливо централізованої експедиції, в якій обробляється вся кореспонденція. Це дозволяє підняти продуктивність праці, більш точно визначити необхідні штати, краще поставити облік документів.
При такій організації справи кореспонденція, що доставляється кур'єрами, що надходить поштою, факсом, телеграфом чи іншим шляхом, повинна прийматися і оброблятися спеціально виділеним посадовою особою: секретарем фірми, працівником служби документаційного забезпечення управління (канцелярії, загального відділу та ін.) Для забезпечення обліку та повноцінної інформаційно-пошукової системи йому ж повинні передаватися і документи, отримані співробітниками організації за її межами (у відрядженнях, на нарадах і т. п.). Мета першого етапу - зафіксувати сам факт надходження документів (при необхідності і час).
Наступний етап проходження надходять в організацію документів більшою мірою залежить від усієї постановки документаційного забезпечення. Основне його значення - оперативне отримання документів виконавцями і формування повноцінного науково-довідкового апарату.
Значним резервом скорочення термінів та інстанцій проходження документів є встановлений ГСДОУ попередній розгляд документів у службі ДОП і розподіл уже на цій стадії документів на потоки:
• для обов'язкового розгляду керівництвом організації відповідно до розподілу обов'язків;
• не вимагають резолюції керівництва і направляються • i '. I iy в структурні підрозділи виконавцям.
При розгляді документа, що поступив враховується:
• важливість його змісту;
• складність і новизна поставлених питань;
• суспільне становище автора документа, місце установи-відправника у структурі управління;
• термін виконання документа;
• вид документа: закон, розпорядження, лист, звіт і т. д.
З метою оптимізації документопотоків доцільно встановити єдиний порядок передачі документів для обробки, наприклад, через особу, відповідальну за документаційне забезпечення в структурному підрозділі.
Значну частину документообігу організації становлять різного роду проекти документів, що вимагають узгодження, підписання чи затвердження. Хоча всі ці етапи оформлення документів можуть бути закріплені в Табелі форм документів, здійснюються вони, як правило, співробітниками підрозділу, який готує документ, а служба ДОП тільки контролює терміни і правильність (повноту) їх оформлення при реєстрації.
Для оптимізації та скорочення документопотоков доцільна розробка технологічних інструкцій (схем), в яких в наочній графічній формі визначена послідовність підготовки проектів найбільш поширених документів, їх погодження, підписання і затвердження. На схемах можуть зазначатися альтернативні рішення, місцезнаходження конкретних посадових осіб і навіть години прийому з даного питання.
Обробку виконаних і відправляються документів переважніше централізувати в єдиній експедиції організації.
Експедиційна обробка відправляються документів включає в себе сортування, упакування, оформлення поштового відправлення і здачу в відділення зв'язку. Вона здійснюється у відповідності з діючими Правилами надання послуг поштового зв'язку і повинна проводитися в той же день або не пізніше наступного робочого дня.
Висновок
Таким чином, документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної та іншої інформації. Документи є носіями первинної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше.
Документи, які складають одну систему документації, пов'язані єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.
Існує ряд вимог до оформлення управлінських документів, які необхідно виконувати.
З метою оптимізації документопотоків доцільно встановити єдиний порядок передачі документів для обробки, наприклад, через особу, відповідальну за документаційне забезпечення в структурному підрозділі.
Література
1. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: 1983.
2. Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, що створюється засобами обчислювальної техніки. Основні положення. - М.: Видавництво стандартів, 2000.
3. Інформаційні системи в економіці: Підручник. / Под ред. проф. В.В. Діка. - М.: Фінанси і статистика, 2002.
4. Корнєєв І.К., Годіна Т.А. Інформаційні технології в управлінні: Учеб. посібник для вузів / ГУУ. - М.: ЗАТ «Финстатинформ», 1999.