Інформаційне забезпечення управління підприємством

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Міністерство освіти РФ
Кубанського державного ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра менеджменту
ДИПЛОМНА РОБОТА
На тему: «Інформаційне забезпечення
управління підприємством »
(За матеріалами ВАТ «Технічний університет КубГТУ»)
Автор дипломної роботи
Є.В. Крилов
Керівник дипломної роботи,
доцент
Ф.В. Жартував
Консультанти:
По безпеки життєдіяльності,


Н.В. Саприкіна
Нормоконтролер,
Дипломна робота допускається до захисту
Завідувач кафедрою, професор
Г.Я. Рубін

Кубанського державного ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра менеджменту
У Т В Е Р Ж Д А Ю
Завкафедрою ______________
«____» ______________ 2000р.
ЗАВДАННЯ
На дипломне проектування
за спеціальністю 06.11 менеджмент
студенту Крилову О.В.
Тема проекту: «Інформаційне забезпечення управління підприємством» (за матеріалами ВАТ «Технічний університет КубГТУ»)
затверджена наказом по університету № _______ від ______ 2000
Керівник проектування професор Рубін Г.Я.
Консультанти по проекту:
1. _________________________________________________
2. _________________________________________________
3. _________________________________________________
4. _________________________________________________
5. _________________________________________________
Термін здачі закінченого проекту на кафедру 31.05.2000 р.

РЕФЕРАТ
Стор. NUMPAGES \ * MERGEFORMAT 1, рис. 15, табл. 12, дод. 5, джерел 21


ІНФОРМАЦІЯ, ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ, ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА, УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ, АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІННЯ, ЛОКАЛЬНА МЕРЕЖА, ДОКУМЕНТООБІГ, ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ.
Метою дипломної роботи є вивчення проблеми вдосконалення інформаційного забезпечення управління організацією. На прикладі організації необхідно розглянути існуюче положення справ у досліджуваній області, провести детальний аналіз, виявити причини невдач, якщо вони є, і розробити реальні пропозиції щодо поліпшення становища.
Об'єкт дослідження в даній дипломній роботі є ВАТ «Технічний університет КубГТУ» і результати його діяльності з 1997 по 1999 роки.
У дипломній роботі обгрунтовано доцільність впровадження в організації сучасної інформаційної системи, що дозволяє скоротити накладні витрати і підвищити продуктивність управлінської праці. Наведені розрахунки економічної ефективності впровадження інформаційної системи, підтверджують доцільність результатів роботи.
Економічний ефект від пропонованих заходів становить 10866 рублів на рік.
NUMPAGES \ * MERGEFORMAT 1 pages, 15 graphics, 12 tables, 21 sources, 5 appendixes




ЗМІСТ
\ T "Заголовок 1; 1" ВСТУП 5
1 ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ 8
1.1 Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення 8
1.2 Технологія інформаційної діяльності 17
1.3 Шляхи вдосконалення інформаційної системи 24
1.4 Формування комплексної інформаційної системи 34
2 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ 42
2.1 Загальна характеристика об'єкта дослідження 42
2.2 Техніко-економічні показники 54
2.3 Аналіз системи документообігу 58
2.4 Аналіз матеріально-технічного забезпечення 69
3 УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ В ОРГАНІЗАЦІЇ 77
3.1 Шляхи скорочення управлінських витрат 77
3.2 Поліпшення мережевої організації підприємства 85
3.3 Впровадження автоматизованої інформаційної системи 92
3.4 Використання Інтернет технологій 96
4 ОРГАНІЗАЦІЯ БЕЗПЕКИ жизнидеятельности 100
4.1 Значення та завдання безпеки праці 100
4.2 Характеристика умов і безпеки праці 101
4.3 Пожежна профілактика 105
4.4 Режими праці та відпочинку при роботі з персональними комп'ютерами 106
5 ОХОРОНА НАВКОЛИШНЬОГО СЕРЕДОВИЩА 110
ВИСНОВОК 115
СПИСОК ДЖЕРЕЛ 120
Додаток А 122
Додаток Б 123
Додаток У 124
Додаток Г 125
Додаток Д 126

ВСТУП

Для прийняття ефективних управлінських рішень в умовах динамічного розвитку ринкової економіки підприємству потрібно доцільна система інформаційного забезпечення, об'єктивно відображає сформовану економічну ситуацію. Обрана мною тема є найбільш актуальною на сьогоднішній день, оскільки хороше інформаційне забезпечення це не тільки запорука успіху та конкурентоспроможності фірми, але і деколи виступає як засіб виживання в умовах жорсткої конкуренції.
Інформаційне забезпечення управління - це зв'язок інформації з системами управління підприємством і управлінським процесом в цілому. Воно може розглядатися не тільки в цілому, охоплюючи всі функції управління, а й за окремими функціональними управлінським роботам, наприклад прогнозування та планування, обліку і аналізу. Це дає можливість відтінити специфічні моменти, притаманні інформаційному забезпеченню функціонального управління, розкривши в той же самий час його загальні властивості, що дозволяє направити дослідження вглиб.
У сучасних умовах важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку.
Мета даної дипломної роботи становлення якісного інформаційного забезпечення підрозділів усіх рівнів, так як це основа ефективного управління підприємством. Використання для цього автоматизованих систем, безумовно, найкращий (якщо не єдино можливий) шлях.
Виходячи з поставленої мети дипломної роботи в досліджуваній організації необхідно вирішити взаємопов'язаний комплекс завдань, що дозволяють побудувати інформаційну систему, побудовану на основі моделі реально існуючих і взаємодіючих бізнес-процесів всіх структурних підрозділів, а не окремих груп користувачів.
Об'єктом дослідження є відкрите акціонерне товариство «Технічний університет КубГТУ». У цій організації тільки відбувається становлення нової інформаційної системи на основі локальної обчислювальної мережі. Необхідно оцінити вже досягнуті результати, визначити коло невирішених завдань і провести розрахунки економічної ефективності від вживаються заходів.
При аналізі існуючої проблеми використовуються методи системного, структурного та факторного аналізу з підручника Савицької «Аналіз господарської діяльності».
Надалі наводяться реальні пропозиції щодо поліпшення інформаційного забезпечення організації та проводиться розрахунок економічної ефективності.
Намітився Росії перехід до ринкової економіки вимагає нових підходів до управління: на перший план виходять економічні, ринкові критерії ефективності, підвищуються вимоги до гнучкості. Науково-технічний прогрес і динаміка зовнішнього середовища змушують сучасні підприємства перетворюватися на все більш складні системи, для яких необхідні нові методи для забезпечення керованості. Тому можна стверджувати, що ефективна діяльність сучасного підприємства можлива тільки при наявності єдиної корпоративної (комплексної) системи, яка об'єднує управління фінансами, персоналом, постачанням, збутом і процес управління виробництвом. Такі системи стали розглядатися як засіб досягнення основних цілей бізнесу - поліпшення якості випущеної продукції та послуг, збільшення обсягу виробництва, заняття стійких позицій на ринку і перемоги в конкурентній боротьбі. Вимоги, що пред'являються до корпоративної інформаційної системи, не залежать від форми власності та сфери діяльності підприємства, а її програмні модулі повинні відповідати бізнес-процесів, функції автоматизованих робочих місць - посадовим обов'язкам співробітників.
Інформація потрібна всім: управляючим структурам, колективам підприємств, громадським організаціям, всім працюючим. Неможливо спиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід, необхідно одержувати і освоювати всі розширюється інформацію, яка допомагає вирішувати виникаючі питання. Інформація виступає сьогодні як один з першорядних ресурсів, значення якого не менше, ніж значення матеріальних, сировинних і інших ресурсів. До речі, використання останніх в значній мірі залежить саме від стану і використання інформації. На відміну від більшості ресурсів, які здатні виснажуватися, інформаційний потенціал може використовуватися багато разів як колективами, так і індивідуальними працівниками. При цьому він постійно збільшується і збагачується.

1 ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ

1.1 Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення

Найважливіший фактор підвищення ефективності виробництва в будь-якій галузі є поліпшення управління. Удосконалення форм і методів управління відбувається на основі досягнень науково-технічного прогресу, подальшого розвитку інформатики, що займається вивченням законів, методів і способів накопичення, обробки і передачі інформації за допомогою різних технічних засобів.
Різні інформаційно-технічні нововведення слід сприймати як засіб скорочення і здешевлення апарату управління. Так, наприклад, появу телефону, радіо, телебачення, персональних комп'ютерів, локальних комп'ютерних мереж та глобальної мережі Інтернет приводило в свою чергу до вдосконалення системи інформаційного забезпечення управління підприємством. У кінцевому підсумку роль інформації в організаційному управлінні фірмою постійно зростає, що пов'язано зі змінами соціально-економічного характеру, появою новітніх досягнень у галузі техніки і технологій, результатами наукових досліджень. Науково-технічна революція висунула інформацію в якості найважливішого чинника виробничого процесу. Інформаційний процес необхідний як неодмінна умова роботи сучасної техніки, як засіб підвищення якості робочої сили, як передумова успішної організації самого процесу виробництва.
Від вдосконалення інформаційного забезпечення можливі наступні позитивні результати:
1) Можлива економія витрат за рахунок зниження
- Фонду заробітної плати
- Комунальних послуг
- Вартості програмного забезпечення
- Витрат на пошту
- Витрат на оформлення договорів
- Витрат на перерозподіл сировини
2) Усунення можливих витрат у майбутньому
- Уникнення майбутнього зростання чисельності персоналу
- Зменшення вимог до обробки даних
- Зниження вартості обслуговування
3) Можливі нематеріальні вигоди
- Поліпшення якості інформації
- Підвищення продуктивності
- Поліпшення і прискорення обслуговування
- Нові виробничі потужності
- Більш впевнені рішення
- Поліпшення контролю
- Зменшення прострочених платежів
- Повне використання програмного забезпечення
Поняття інформації є досить містким і широко поширене в даний час. Сам термін інформація походить від латинського слова information - роз'яснення, інформування, виклад.
Процес передачі та отримання інформації представлений нижче на схемі (REF _Ref482122775 \ * LOWER малюнок 1 ). Це проста схема передачі інформації в одному напрямках.
Джерело інформації
Передавач
Канал зв'язку
Приймач
Одержувач


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 1. Процес передачі та отримання інформації
Процес передачі інформації навіть в одному напрямку проходить через безліч посередників, а це значить, що під час передачі інформації відбувається її затримка і спотворення. Крім того, інформація може перетворюватися в залежності від того до кого вона адресована. Так, наприклад, при передачі інформації вгору від підлеглих до керівника відбувається її узагальнення, а при передачі вниз, від керівника до підлеглих навпаки - вона конкретизується. Головне в цьому процесі максимальна швидкість передачі інформації при мінімальних допустимих викривлення. Від цього в першу чергу залежить правильність прийнятих рішень і як наслідок збільшується прибуток організації.
У процесі управління постійно відбувається обмін інформацією. Причому напрямок переміщення інформації може бути вертикальним (від керівника до підлеглих чи від підлеглих до керівника), так і горизонтальним (між начальниками підрозділів, підлеглими одного рівня). Як джерело інформації може бути рівень цін на ринку, розмір прибутку фірми в минулому кварталі або вказівку керівника (REF _Ref481652530 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 2).
З малюнка видно, що на ефективність прийнятих рішень з управління впливає безліч показників:
- Якість, достовірність і оперативність отримання інформації
- Знання, досвід, особисті якості керівника
- Кваліфікаційний склад підлеглих
- Ситуація на ринку
Керуючий орган
I вх
I у
U
I ос
Виконавчий орган
Об'єкт управління
V
Керована підсистема
Керуюча підсистема


де, I вх - вхідна інформація про те, в якому стані об'єкт управління повинен бути
I ос - цікавитися інформація про поточний стан об'єкта управління
I у - керуюча інформація в результаті порівняння
U - вплив виконавчого органу на об'єкт управління
V - відхилення стану об'єкта управління під впливом зовнішнього середовища
3) Закупівля витратних матеріалів за низькими цінами
4) Вихід з ладу одного з обладнання не тягне до зупинок у роботі
5) Можливість вести статистику витрат за підрозділами, мотивуючи їх до зниженням витрат

3.3 Впровадження автоматизованої інформаційної системи

Впровадження системи автоматизації управління, як і будь-яке серйозне перетворення на підприємстві, є складним і часто болючим процесом. Тим не менш, деякі проблеми, що виникають при впровадженні системи, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективні методології рішення. Завчасне вивчення цих проблем і підготовка до них значно полегшують процес впровадження і підвищують ефективність подальшого використання системи. Далі наведені основні проблеми і завдання, що у більшості випадків при впровадженні систем управління та рекомендації щодо їх вирішення.
Основні проблеми та завдання, що вимагають особливої ​​уваги при їх вирішенні у Технічному університеті:
1) Відсутність постановки завдання менеджменту на підприємстві;
2) Необхідність в часткової або повної реорганізації структури підприємства;
3) Необхідність зміни технології бізнесу в різних аспектах;
4) Опір співробітників підприємства;
5) Тимчасове збільшення навантаження на співробітників під час впровадження системи;
6) Необхідність у формуванні кваліфікованої групи впровадження та супроводу системи, вибір сильного керівника групи.
Тепер опишемо ці пункти докладніше. Відсутність постановки завдання менеджменту у ВАТ «ТУ КубГТУ» є найбільш значущим і складним. На перший погляд, його тема перегукується зі змістом другого пункту, присвяченого реорганізації структури підприємства. Однак, насправді, він є більш глобальним і включає в себе не тільки методології управління, але також філософські та психологічні аспекти. Справа в тому, що більшість керівників керують своїм підрозділом, тільки виходячи зі свого досвіду, своєї інтуїції, свого бачення і вельми неструктурованих даних про його стан і динаміку. Як правило, якщо керівника попросити описати в будь-якому вигляді описати структуру діяльності свого підприємства або набір положень, виходячи з яких він приймає управлінські рішення, справа досить швидко заходить у глухий кут.
Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником, що впливає як і на успіх діяльності підприємства в цілому, так і на успіх проекту автоматизації. Наприклад, зовсім даремно займатися впровадженням автоматизованої системи електронного документообігу, якщо сам документообіг не поставлений в організації належним чином, як певний послідовний процес.
На жаль, на даний момент в Росії до кінця не склався національний підхід до менеджменту, і в даний момент російське управління являє собою гримучу суміш з теорії західного менеджменту (яка багато в чому не є адекватною існуючої ситуації) і радянсько-російського досвіду, який, хоча і багато в чому гармонує із загальними життєвими принципами, але вже не відповідає жорстким вимогам ринкової конкуренції.
Тому, перше, що необхідно зробити для того, щоб проект впровадження автоматизованої системи управління виявився вдалим - максимально формалізувати всі ті контури управління, які власне Ви плануєте автоматизувати. У більшості випадків, для здійснення цього не обійтися без залучення професійних консультантів, але з досвіду, витрати на консультантів просто не порівнянні зі збитками від проваленого проекту автоматизації. Однак потрібно не помилитися у виборі консультантів, але це вже окреме складне питання.
Необхідність у частковій реорганізація структури та діяльності підприємства. Перш ніж приступати до впровадження системи автоматизації на підприємстві звичайно необхідно провести часткову реорганізацію його структури та технологій ведення бізнесу. Тому, одним з найважливіших етапів проекту впровадження, є повне і достовірне обстеження підприємства у всіх аспектах його діяльності. На основі висновків, отриманого в результаті обстеження, будується вся подальша схема побудови корпоративної інформаційної системи. Безсумнівно, можна автоматизувати всі, за принципом "як є", однак, цього не слід робити з ряду причин. Справа в тому, що в результаті обстеження зазвичай фіксується велика кількість місць виникнення необгрунтованих додаткових витрат, а також протиріч в організаційній структурі, усунення яких дозволило б зменшити виробничі і логістичні витрати, а також істотно скоротити час виконання різних етапів основних бізнес-процесів. Як сказав, хтось із великих, можна автоматизувати хаос, бо в результаті цього вийде автоматизований хаос. Під терміном реорганізація я навіть не маю на увазі реінжиніринг в його класичному західному розумінні, з повною перебудовою всієї внутрішньогосподарської та комерційної діяльності. Реорганізація може бути проведена в ряді локальних точок, де вона об'єктивно необхідна, що не спричинить за собою відчутний спад активності поточної комерційної діяльності.
Необхідність у зміні технології роботи з інформацією, і принципів ведення бізнесу. Ефективно побудована інформаційна система не може не внести змін в існуючу технологію планування бюджетування та контролю, а також управління бізнес-процесами.
По-перше, одними з найважливіших для керівника особливостей корпоративної інформаційної системи, є модулі управлінського обліку та фінансового контролінгу. Тепер кожне функціональне підрозділ може бути визначене як центр фінансового обліку, з відповідним рівнем фінансової відповідальності його керівника. Це в свою чергу підвищує відповідальність кожного з таких керівників, і надає в руки вищих менеджерів ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетів.
При наявності інформаційної системи, керівник здатний одержувати актуальну і достовірну інформацію про всі зрізах діяльності компанії, без тимчасових затримок і зайвих передатних ланок. Крім того, інформація подається керівнику у зручному вигляді "з аркуша" за відсутності людських факторів, які можуть упереджено або суб'єктивно трактувати інформацію при передачі. Однак справедливо було б помітити, що деякі керівники не звикли приймати управлінські рішення за інформацією в чистому вигляді, якщо до неї не докладено думка людини, яка її доставив.

3.4 Використання Інтернет технологій

Чому ми повинні використовувати технології Internet, Intranet для інтеграції інформаційних ресурсів в корпоративних мережах. Оскільки Internet базується на стандартизованих технології, які застосовуються до глобальних мереж, чому б не скористатися цими технологіями при роботі в корпоративних мережах?
Intranet якраз і пропонує використання Internet-технологій в корпоративних мережах. У локальній мережевому середовищі всі переваги Internet можуть бути реалізовані з використанням стандартних інструментальних засобів Internet. Наприклад, класична задача зв'язку "один-до-багатьох" вирішується із застосуванням Internet-засобів навіть всередині локальної мережі. Intranet-рішення дозволяють швидко створювати локальні, захищені мережеві системи з реальною технологією "клієнт-сервер", які доступні для освоєння, як підготовленому спеціалісту, так і звичайному робочому персоналу компанії.
WEB-сервери можуть посилати і приймати повідомлення електронної пошти, збирати дані і відповідати на запити, кодувати сполучення залежно від вимог щодо захисту інформації. Компанії можуть використовувати внутрішні WEB-сервери для всіх операцій, які зазвичай здійснюються в кіберпросторі. При цьому основним програмним інструментом кінцевих споживачів інформації стає будь-якої із браузерів (наприклад, NETSCAPE компанії Netscape або EXPLORER компанії Microsoft). У загальному випадку, будь-яка інформація, у тому числі з баз даних, яку можна отримати в друкованому вигляді, може бути представлена ​​за допомогою мови опису документів (HTML).
Результати виявилися вельми багатообіцяючими:
- Подібна реалізація технології "клієнт-сервер" покращує захист даних корпорації (кінцевий користувач звертається до баз даних лише з допомогою броузера);
- Всі програми розробляються і супроводжуються в обробному центрі (немає необхідності в супроводі додатків на комп'ютерах користувачів);
- Вирішується питання віддаленого доступу в сенсі неоднорідності технічної бази кінцевого користувача;
- Вирішується питання роботи по комутованих каналах зв'язку
і т.д.
У самому узагальненому вигляді інформаційна система - це набір пов'язаних між собою компонентів, який збирає, обробляє, зберігає і поширює інформацію для підтримки діяльності організації. На рівень інформаційних систем впливає два фактори:
1) рівень науково-технічного розвитку в організації, тобто наскільки сучасні технології, що використовуються;
2) люди та існуюча в організації культура.
У Технічному університеті існує реальна можливість з будь-якого практично комп'ютера вийти в глобальну мережу Інтернет, причому в будь-який час. Це говорить тільки про високий рівень науково-технічного розвитку організації. Однак ці можливості використовуються не всіма. Більшість співробітників навіть не мають уявлення про Інтернет. Іншими словами культура організації необхідно підвищувати до рівня науково-технічного розвитку. Наприклад, підрозділ Комп'ютер-коледж може навчити весь персонал Технічного університету за дуже мінімальну плату (компенсацію витрат).
Останній фактор є визначальним, оскільки саме від нього буде залежати перший. Дійсно, ускладнення інформаційних систем зростає пропорційно зростанню формалізації культури і збільшення розміру організації. Наприклад, на малій фірмі з обмеженим колом завдань, де ходили прості і неформальні відносини рядових співробітників з її керуючими часто відсутня потреба в складних інформаційних системах. І, навпаки, у великих організаціях з сильно розгалуженою структурою такі системи є життєвою необхідністю. Основне завдання інформаційної системи для менеджера - підтримка прийняття рішень і керування потоками вхідної / вихідної інформації (REF _Ref481748173 \ h \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 15 ).
Вхідні дані
Кінцева інформація


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 15. Загальна схема інформаційних систем
У розряд інформаційних систем входять також і джерела інформації. Це можуть бути різні довідники, розробки, в тому числі і виконані на лазерних дисках. Але найбільший обсяг даних може надати лише глобальна мережа Інтернет.
На сьогоднішній день сукупний обсяг інформації в Мережі підрахувати неможливо. Його можна порівняти хіба що з сукупним обсягом інформації у всіх бібліотеках світу. А яку конкретно користь може принести Мережа, наприклад, менеджеру Комп'ютер-коледжу? По-перше, це найбільш швидкий і надійний спосіб передачі інформації на значні відстані. По-друге, це самий дешевий спосіб проведення маркетингових досліджень. І, нарешті, по-третє - це можливість заявити про себе на весь світ з мінімальними витратами - таку масовість охоплення не може надати жодна періодичне видання у світі.
Інтернет розвивається настільки швидко, що вже перетворився на новий вид комунікацій, так само як свого часу з'явилося телебачення і телефон. Вірогідність знайти необхідну інформацію в Інтернет я з власного досвіду зводжу приблизно до 80%. Так як більшість користувачів Мережі використовують операційну систему Windows 95, в якій основні маніпуляції проводяться мишею, а відстані між інформаційними банками можуть вимірюватися десятками тисяч кілометрів, то з'явився вираз "інформація на відстані клацання миші". І це дійсно так!


4 ОРГАНІЗАЦІЯ БЕЗПЕКИ жизнидеятельности

4.1 Значення та завдання безпеки праці

Безпека життєдіяльності - це система наукових знань про збереження життя, здоров'я і забезпечення безпеки людини за будь-яких видах його діяльності і в будь-якій сфері проживання.
Питання забезпечення безпеки праці на виробництві, збереження здоров'я і життя людей завжди займали значне місце в трудовому законодавстві і увагу до них, у міру розвитку суспільства, постійно зростала. Основним документом, що регулює загальні питання безпеки праці в Росії, є документ, прийнятий 6.08.1993г., № 56001 «Основи законодавства України про охорону праці». У даному документі встановлено гарантії здійснення прав трудящих на охорону праці та забезпечує єдиний порядок регулювання відносин у галузі охорони праці між роботодавцем та працівниками на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності незалежно від сфери господарської діяльності та відомчої підпорядкованості та спрямовані на створення умов праці, відповідають вимогам збереження життя і здоров'я працівників у процесі трудової діяльності та у зв'язку з нею. Охорона праці - це система забезпечення безпеки життя і здоров'я працівників у процесі трудової діяльності, що включає трудові, соціально-економічні, санітарно-гігієнічні, організаційно-технічні та інші заходи.
Таким чином, в якості основних завдань безпеки життєдіяльності можна виділити:
1. ідентифікація небезпечних і шкідливих факторів середовища;
2. регламентація їх рівнів в допустимих межах;
3. розробка комплексу заходів щодо їх усунення або захисту людського організму від негативного впливу з.
Відповідно до статті 3 документа «Основи законодавства РФ про охорону праці» сказано: «Для організації роботи з охорони праці на підприємстві створюється в разі необхідності служби охорони праці або залучаються фахівці з охорони праці на договірній основі». Відкрите акціонерне товариство «Технічний університет КубГТУ» займається освітньою діяльністю, тому у створенні спеціальних служб з охорони праці немає необхідності. За охорону праці у ВАТ «Технічний університет КубГТУ» відповідають керівники його підрозділів.

4.2 Характеристика умов і безпеки праці

Стан умов праці у Відкритому акціонерному товаристві «Технічний університет КубГТУ» розглянуто на прикладі бухгалтерії (REF _Ref482885495 \ * LOWER \ h таблиця 11 ).
З отриманої таблиці можна зробити висновок про те, що показники мікроклімату (температура повітря, відносна вологість, швидкість руху повітря) на робочих місцях бухгалтерії ВАТ «ТУ КубГТУ» знаходяться в межах норми, поєднання таких мікрокліматичних умов при тривалому і систематичному впливі на людину зберігають його нормальне теплове стан без напруги механізму терморегуляції.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 11
Характеристика параметрів умов праці та безпеки
на робочих місця ВАТ «ТУ КубГТУ»
Параметр
Од. виміряний.
Норма
Факт
1.Температура
а) теплий період року
б) холодний та перехідний періоди
о С
о С
20-23
15-23
25
20
2.Относітельная вологість
%
не більше 75
60
3.Скорость руху повітря
м \ з
0,2-0,3
0,2
4.Освещенность робочих місць:
- Штучна
- Природна
АК
КЕТ,%
300
1,5
300
1,5
5.Проізводственний шум
дБА
60
ОТС.
6.Вібрація на робочих місцях
дБ
92
ОТС.
7.Чісленность робочих
Чол.
4
8.Техніческіе засоби безпеки:
- Занулення
- Запобіжники
- Сигналізація
Є
Є
Є
9.Площадь приміщення на 1 людину
М2
6
5,3
10.Об'ем приміщення на 1 людину
М3
20
18,7

Одним з найважливіших елементів умов праці є освітлення. Правильно виконана система освітлення підвищує загальну працездатність, створює нормальні умови праці. При висвітленні бухгалтерії використовується природне освітлення, що створюється світлом сонця, його доповнюють робочим комбінованим освітленням, тобто поєднанням загального освітлення з місцевим. При загальному освітленні світильники розміщуються у верхній зоні приміщення рівномірно, місцеве освітлення дозволяє отримати концентрує світловий потік безпосередньо на робочій поверхні.
У бухгалтерії є захисне заземлення, що усуває небезпеку ураження людей електричним струмом при появі напруги на конструктивних частинах електрообладнання, тобто при замиканні на корпусі, а також пристрої захисного відключення, що забезпечує автоматичне відключення небезпечної ділянки ланцюга.
Застосування автоматичних засобів виявлення пожеж є одним з основних умов забезпечення пожежної безпеки, тому що дозволяє оповістити черговий персонал про пожежу і місце його виникнення. У бухгалтерії встановлені теплові сповіщувачі, що спрацьовують при певній максимальній температурі.
Серед гігієнічних проблем сучасності проблеми гігієни праці користувачів ПЕОМ відносяться до числа найбільш актуальних, оскільки безупинно розширюється коло завдань, що вирішуються ПЕОМ, і всі великі контингенти людей залучаються до процесу використання обчислювальної техніки.
Сукупність змін, які спостерігаються в стані здоров'я професійних користувачів ПЕОМ, включає захворювання опорно-рухового апарату, органів зору, центральної нервової та серцево-судинної системи, шлунково-кишкового тракту, алергічні розлади, відзначають ускладнення вагітності та пологів, несприятливий вплив на плід. Отримано дані про підвищений рівень онкологічних захворювань.
У міру накопичення нових даних з даної проблеми стають все більш очевидними причинно-наслідкові зв'язки між умовами праці та станом здоров'я користувачів ПЕОМ. Так захворювання опорно-рухового апарату (рук, шиї, плечового пояса, спини) пов'язані з вимушеною робочою позою, гіподинамією у поєднанні з монотонністю праці. Часто на робочих місцях відсутня спеціалізована меблі і з ергономічних позицій організація робочих місць незадовільна. Характерною особливістю праці за комп'ютером є необхідність виконання точних зорових робіт на світному екрані в умовах перепаду яркостей у полі зору, наявності мигтіння, нестійкості і нечіткості зображення. Об'єкти зорової роботи знаходяться на різній відстані від очей користувача (від 30 до 70 см) і доводиться часто переводити погляд в напрямках екран-клавіатура-документація (згідно хронометражних даними від 15 до 50 разів на хвилину). Часта переадаптаціі очі до різної яскравості і відстаням є одним з головних негативних чинників під час роботи з дисплеями. Несприятливим чинником світлового середовища є невідповідність нормативним значенням рівнів освітленості робочих поверхонь столу, екрана, клавіатури. Нерідко на екранах спостерігається дзеркальне відображення джерел світла та оточуючих предметів. Все вище викладене ускладнює роботу і призводить до порушень основних функцій зорової системи.
Праця оператора ПЕОМ відноситься до форм праці з високим нервово-емоційною напругою. Це обумовлено необхідністю постійного спостереження за динамікою зображення, розрізнення тексту рукописних і друкованих матеріалів, виконанням машинописних і графічних робіт. У процесі роботи потрібно постійно підтримувати активну увагу.
Зараз вже очевидно, що комп'ютерні технології будучи великим досягненням людства, мають негативні наслідки для здоров'я людей. На сьогодні стоїть завдання знизити збитки від шкоди здоров'ю. Для цього необхідно дотримання встановлених гігієнічних вимог до режимів праці та організації робочих місць. Професійні користувачі ВДТ і ПЕОМ повинні проходити обов'язкові попередні при вступі на роботу і періодичні медичні огляди. Вагітні жінки не допускаються до виконання робіт, пов'язаних з ВДТ і ПЕОМ. Необхідно використовувати вже наявні розробки з профілактики порушень у стані здоров'я працюючих.
Крім перерахованих факторів на робочому місці операторів можуть мати місце шум, порушений іонний режим, несприятливі показники мікроклімату. У повітрі можуть міститися хімічні речовини (озон, фенол, стирол, формальдегіди та ін), що спостерігається при установці на малих майданчиках великої кількості комп'ютерів і недотриманні вимог до організації робочих місць.
Умови та безпека праці у ВАТ «ТУ КубГТУ» відповідають встановленим вимогам і сприяють високій працездатності колективу.

4.3 Пожежна профілактика

Відповідальних за пожежну безпеку окремих територій, будівель споруд тощо визначає керівник підприємства.
На підприємстві встановлено відповідний їх пожежної небезпеки протипожежний режим, у тому числі:
- Обладнані місця для куріння;
- Визначений порядок знеструмлення електрообладнання у разі пожежі;
- Визначено порядок і терміни проходження протипожежного інструктажу.
В адміністративному будинку досліджуваного підприємства на кожному поверсі розміщуються по два ручних вогнегасника. Ємкості для піску, що входять в конструкцію пожежного стенду, мають місткість 0,1 куб м і більше.
На підприємстві визначено особу, відповідальну за придбання, ремонт, збереження і готовність до дії первинних засобів пожежогасіння. Кожен вогнегасник, що встановлюється на об'єкті, має порядковий номер, нанесений на корпус білою фарбою, на нього заведено паспорт за встановленою формою. На підприємстві в основному використовуються пінні вогнегасники.

4.4 Режими праці та відпочинку при роботі з персональними комп'ютерами

Режими праці та відпочинку при роботі з ПЕОМ і ВДТ в Технічному університеті не контролюються, хоча повинні організовуватися в залежності від виду та категорії трудової діяльності.
Види трудової діяльності поділяються на 3 групи:
- Група А - робота з зчитування інформації з екрана ВДТ або ПЕОМ з попереднім запитом;
- Група Б - робота з введення інформації;
- Група В - творча робота в режимі діалогу з ЕОМ.
При виконанні протягом робочої зміни робіт, що відносяться до різних видів трудової діяльності, за основну роботу з ПЕОМ і ВДТ слід приймати таку, яка займає не менше 50% часу протягом робочої зміни або робочого дня.
Для видів трудової діяльності встановлюється 3 категорії тяжкості і напруженості роботи з ВДТ (REF _Ref483230027 \ * LOWER \ h таблиця 12 ), Які визначаються:
- Для групи А - по сумарному числу прочитуються знаків за робочу зміну, але не більше 60 000 знаків за зміну;
- Для групи Б - по сумарному числу зчитуються або вводяться знаків за робочу зміну, але не більше 40 000 знаків за зміну;
- Для групи В - по сумарному часу безпосередньої роботи з ВДТ і ПЕОМ за робочу зміну, але не більше 6 годин за зміну.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 12
Час регламентованих перерв
Категорія роботи з ВДТ або ПЕОМ
Рівень навантаження за робочу зміну при видах робіт з ВДТ
Сумарний час регламентованих перерв, хв.
група А, кількість знаків
група Б, кількість знаків
група В, годину.
при 8-ми годинній зміні
при 12-ти годинній зміні
I
до 20000
до 15000
до 2,0
30
70
II
до 40000
до 30000
до 4,0
50
90
III
до 60000
до 40000
до 6,0
70
120
Для інженерів, які обслуговують навчальний процес в аудиторіях з ВДТ і ПЕОМ, тривалість роботи не повинна перевищувати 6 годин на день. Тривалість обідньої перерви визначається чинним законодавством про працю і Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства організації.
Для забезпечення оптимальної працездатності і збереження здоров'я професійних користувачів, протягом робочої зміни повинні встановлюватися регламентовані перерви. Час регламентованих перерв протягом робочої зміни слід встановлювати, в залежності від її тривалості, виду і категорії трудової діяльності (REF _Ref483230027 \ * LOWER \ h таблиця 12 ). Тривалість безперервної роботи з ВДТ без регламентованої перерви не повинна перевищувати 2 годин.
При 8-ми годинний робочій зміні і роботі на ВДТ та ПЕОМ регламентовані перерви слід встановлювати:
- Для 1 категорії робіт через 2 години від початку робочої зміни і через 2 години після обідньої перерви тривалістю 15 хвилин кожний;
- Для 11 категорії робіт через 2 години від початку робочої зміни і через 1,5-2,0 години після обідньої перерви тривалістю 15 хвилин кожен або тривалістю 10 хвилин через кожну годину роботи;
- Для III категорії робіт через 1,5-2,0 години з початку робочої зміни і через 1.5-2 години після обідньої перерви тривалістю 20 хвилин кожен або тривалістю 15 хвилин через кожну годину роботи.
При 12-ти годинній робочій зміні регламентовані перерви повинні встановлюватися в перші 8 годин роботи аналогічно перервам при 8-ми годинний робочій зміні, а протягом останніх 4часов роботи, незалежно від категорії і виду робіт, кожну годину тривалістю 15 хвилин.
Під час регламентованих перерв з метою зниження нервово-емоційного напруження, стомлення зорового аналізатора, усунення впливу гіподинамії та гіпокінезії, запобігання розвитку познотонического втоми доцільно виконувати певні комплекси вправ.
З метою зменшення негативного впливу монотонії доцільно застосовувати чергування операцій осмисленого тексту і числових даних (зміна змісту робіт), чергування редагування текстів і даних (зміна змісту роботи).
У випадках виникнення в працюючих з ВДТ і ПЕОМ зорового дискомфорту та інших несприятливих суб'єктивних відчуттів, незважаючи на дотримання санітарно-гігієнічних, ергономічних вимог, режимів праці та відпочинку слід застосовувати індивідуальний підхід в обмеженні часу робіт з ВДТ і ПЕОМ корекцію тривалості перерв для відпочинку або проводити зміну діяльності на іншу, не пов'язану з використанням ВДТ і ПЕОМ.
Працюючим на ВДТ і ПЕОМ з високим рівнем напруженості під час регламентованих перерв і в кінці робочого дня показана психологічне розвантаження у спеціально обладнаних приміщеннях (кімната психологічного розвантаження).
У Технічному університеті немає строгої відповідності санітарним правилам, зазначених у СанПин 2.2.2.542-96. Необхідно враховувати, що при правильній організації робочого місця продуктивність праці інженера зростає з 8 до 20 відсотків.
У суспільстві виробляють закупівлю кондиціонерів, вентиляторів, вогнегасників і приймають безліч інших заходів з охорони праці та з кожним роком становище істотно поліпшується.

5 ОХОРОНА НАВКОЛИШНЬОГО СЕРЕДОВИЩА

Головні завдання охорони навколишнього середовища-раціональне використання природних ресурсів, захист природи від забруднення, збереження біологічного різноманіття лягли в основу поняття «охорона навколишнього природного середовища».
Охорона навколишнього природного середовища є система наукових знань і комплексу державної, міжнародної та громадських заходів спрямованих на раціональне використання, охорону і відновлення природних ресурсів, на збереження біологічного різноманіття, на захист навколишнього середовища від забруднення і руйнування для створення оптимальних умов існування людини.
Поняття навколишнє середовище передбачає навколишнє людське суспільство, а не окремої людини і тільки природні об'єкти середовища.
Охорона навколишнього середовища як проблема охоплює широке коло різноманітних питань, пов'язаних з економією використання природних ресурсів необхідних для розвитку промисловості і сільського господарства. Велике значення придбав оздоровчо-гігієнічний аспект у зв'язку із забрудненням атмосфери і води.
Збільшення забруднення навколишнього середовища при очевидній неможливості локалізації цих негативних явищ, додає всій проблемі глобального значення.
У числі завдань охорони навколишнього середовища, зменшення забруднення повітря в містах, поліпшення стану водних об'єктів і забезпечення питною водою населення; запобігання забруднення навколишнього середовища небезпечними хімічними речовинами; захист населення від шуму та електромагнітного випромінювання та ін
В даний час в умовах загострення екологічної ситуації передбачено ряд заходів з охорони навколишнього середовища. Зокрема відповідно до Закону Російської Федерації від 19.12.1991 р. № 2060-1 «Про охорону навколишнього природного середовища» з грудня 1991 року була введена плата за забруднення навколишнього природного середовища.
Плата справляється за:
- Викиди, скиди забруднюючих речовин, розміщення відходів та інші види забруднення в межах встановлених лімітів;
- Викиди, скиди забруднюючих речовин, розміщення відходів та інші види забруднення понад встановлених лімітів.
За нормативні і наднормативні викиди з скиди шкідливих речовин, розміщення відходів плата перераховується підприємствами, установами, організаціями у безспірному порядку:
- 90 відсотків - на спеціальні рахунки позабюджетних державних екологічних фондів;
- 10 відсотків - в доход республіканського бюджету Російської Федерації для фінансування діяльності територіальних органів державного управління в галузі охорони навколишнього природного середовища.
Відповідно до Постанови Уряду РФ від 29.06.92 р. № 442 «Про Федеральному екологічному фонді Російської Федерації та екологічних фондах на території Російської Федерації» плата за забруднення навколишнього середовища направляється в державні позабюджетні екологічні фонди.
Засоби екологічних фондів зараховуються на спеціальні рахунки установ банків і розподіляються у такому порядку:
- 60 відсотків - на реалізацію природоохоронних заходів місцевого (міського, районного) значення;
- 30 відсотків - на реалізацію природоохоронних заходів республіканського, крайового, обласного значення;
- 10 відсотків - на реалізацію природоохоронних заходів федерального значення.
Перерахування коштів, що вносяться у вигляді плати за забруднення навколишнього природного середовища і розміщення відходів в екологічні фонди, здійснюється підприємствами щоквартально не пізніше 20 числа останнього місяця кварталу. Після закінчення терміну, встановленого для внесення платежу, підприємство сплачує пеню у відповідності з Постановою Уряду РФ від 09.06.98 р. № 576 «Про нарахування пені та порядку перерахунку заборгованості юридичних осіб зі сплати пені» у розмірі подвійної діє на кожен день прострочення ставки рефінансування Центрального банку РФ. Платежі за забруднення навколишнього природного середовища, розміщення відходів, що здійснюються в межах ліміту, фінансуються за рахунок собівартості продукції (робіт, послуг), а понадлімітні - за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні природокористувачів. Плата за забруднення навколишнього природного середовища не звільняє природокористувачів від виконання заходів з охорони навколишнього природного середовища та відшкодування шкоди, заподіяної екологічним правопорушенням.
Органам виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації Постановою Уряду РФ від 28.09.92 р. № 632, п.4, надається право за погодженням з територіальними органами Мінекології Росії і Держсанепіднагляду знижувати розміри плати за забруднення навколишнього природного середовища або звільняти від неї окремі організації соціальної та культурної сфери, а також організації, що фінансуються з федерального бюджету Російської Федерації, бюджетів суб'єктів Російської Федерації.
Досліджувана організація (ВАТ «Технічний університет КубГТУ») не є потужним джерелом забруднення навколишнього природного середовища, оскільки на балансі коштує два легкових автомобіля (Газ 322132, Газ 3102), за що здійснює відповідні виплати.
Розглянемо, за що досліджуване підприємство здійснює плату, і в яких розмірах (REF _Ref482885729 \ * LOWER \ h таблиця 13 ).
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 13
Відомості про витрати, за викид шкідливих речовин в 1999году
Найменування показників
Розмір плати за забруднення навколишнього середовища
1) Викиди шкідливих речовин в атмосферне повітря від стаціонарних джерел забруднення - всього
-
а) за гранично допустимі викиди
-
б) за встановлені ліміти
-
2) Викиди шкідливих речовин в атмосферне повітря від пересувань джерел забруднення, всього
27,54
а) за гранично допустимі норми
2,48
б) за встановлені ліміти
в) за понадлімітні викиди
21,48
3,58
3) Скиди шкідливих речовин у водні об'єкти, усього
-
4) Розміщення відходів у межах встановлених лімітів
-
5) Усього плата за забруднення навколишнього середовища
в тому числі:
27,54
а) за гранично допустимі викиди
2,48
б) за встановлені ліміти
в) за понадлімітні викиди
21,48
3,58
Таким чином, здійснюючи викиди шкідливих речовин в навколишнє середовище, підприємство виробляє відповідні виплати, так, наприклад, як випливає з таблиці за 1999 рік це становило 27,54 рублів.
ВАТ «Технічний університет КубГТУ» містить належні йому автотранспорт в хорошому технічному стані (щорічно проводить капітальний ремонт, щоквартально проводить перевірку автомобілів на утримання «СО» і «СН», щорічно проходить технічний огляд і екологічний контроль), чим вносить посильний внесок в охорону навколишнього середовища.

ВИСНОВОК

Люди організовують свою діяльність в силу різних причин - щоб закінчити роботу або завдання, щоб скоротити або видалити дублювання дій, щоб створити центри відповідальності, щоб забезпечити стабільність. Інформаційні системи повинні підтримувати ці цілі. Інформаційні системи забезпечують певні переваги перед конкурентами автоматизуючи операції усередині системи і покращуючи якість або постачання кінцевого продукту організації. Переваги всередині самої фірми виявляються у підтримці операційного контролю, організації управлінського контролю і в стратегічному плануванні. Також інформаційні системи покращують якість продукту, розширюючи його документальну базу і сервіс. Використовуючи глобальну комп'ютерну мережу Інтернет, керівники здатні отримувати й обмінюватися оперативною інформацією, а також проводити різного роду дослідження.
Таким чином, використання технологій, які входять у поняття інформаційна система - запорука успішної діяльності на ринку.
Використання інформаційної технології відноситься до найбільш суперечливим внутрішньофірмовим проблем. Керівництво підприємств часто відмовляється їх вирішувати, тому що не відчуває себе достатньо компетентним. Рішення зазвичай покладаються на керівників інформаційних служб або спеціалізовані зовнішні організації.
Господарські ризики, пов'язані з інформаційними технологіями, постійно зростають, і неясно, до яких пір керівництво підприємств буде недооцінювати цей важливий стратегічний ресурс. Правда, останнім часом вищий менеджмент став уважніше ставитися до інформаційних технологій. Саме від нього повинні виходити вирішальні ініціативи щодо зміни ситуації у даній сфері.
Можна виділити шість зацікавлених груп, від яких залежить ухвалення рішень у сфері ІТ:
- Вище керівництво, яке має керувати ІТ як стратегічним потенціалом підприємства;
- Фахівці, що займаються пошуком системних рішень для оптимізації спеціальних функціональних завдань;
- Менеджери окремих господарських підрозділів, які повинні використовувати ІТ в силу логіки своєї господарської діяльності, щоб задовольняти запити клієнтів, знижувати витрати і т.д.;
- Менеджери служб бухгалтерсько-фінансового обліку, якщо такі передбачені організаційною структурою підприємства;
- Постачальники ІТ, які повинні пропонувати послуги в суворій відповідності з проблемними установками своїх споживачів;
- Власне інформаційно-технологічний підрозділ.
На багатьох підприємствах подібні групи інтересів не одержують визнання. Вища керівна ланка часто делегує відповідні функції групі керівників, стежачи за виконанням декількох заданих показників. Свідома відмова вищого менеджменту від своїх обов'язків призводить до прийняття малокомпетентних рішень, постановці нереальних планових завдань. Відсутня також належна мотивація в цій сфері.
Фахівці в силу обмеженості своєї сфери діяльності часто позбавлені можливості мати повну ясність щодо всього процесу виробництва товарів і послуг. Звідси виникають нереалістичні вимоги до інформаційних технологій. Фахівці повинні вдосконалювати свої знання про виробничий процес, розуміючи при цьому роль інформаційних технологій в ньому.
Менеджери відділів бухгалтерсько-фінансового обліку виконують роль свого роду "перекладачів" під час обговорення з клієнтом рішень в області інформаційних технологій. Вони повинні також вносити ясність щодо очікувань клієнтів і користувачів, пов'язаних з інформаційно-технологічними послугами.
Що стосується постачальників ІТ, то основна проблема полягає у взаємовідносинах з клієнтом, який часто змушений миритися з роллю "піддослідного кролика". Недалекоглядна збутова політика нерідко обмежується розміщенням одного або декількох замовлень. Поряд з цим зростає залежність постачальників інформаційних технологій від розробників програмного забезпечення. Для вирішення цих проблем постачальникам рекомендується переходити на більш сучасну господарську стратегію, в основі якої лежать орієнтація на клієнта, ключові компетенції, довгострокові зв'язки з клієнтурою на базі взаємної довіри, велика гнучкість і готовність до ризику.
Від внутрішньофірмових інформаційно-технологічних підрозділів потрібно активно залучати користувачів в обговорення питань інформаційних технологій, кооперуватися у вирішенні господарських проблем, встановлювати обгрунтовані межі децентралізації, спрощувати робочі процедури та інших
Повний перехід до електронної форми інформації поки ще неможливий через низку об'єктивних причин, обумовлених не обмеженнями сучасних інформаційних технологій (вони якраз вже цілком дозріли для цього і мають у своєму арсеналі всі необхідні інструменти), а зовнішніми по відношенню до них чинниками (законодавство, інерція мислення, недостатній рівень комп'ютеризації в середньому по країні). Тому, говорячи про концепцію побудови комплексних інформаційних систем, не можна не згадати таку актуальну на сьогоднішній день проблему, як суміщення в документообігу підприємства електронних та паперових документів.

СПИСОК ДЖЕРЕЛ

Абрамов С.О. Економічне обгрунтування автоматизації обробки інформації. М.: 1974
Автоматизовані інформаційні технології в економіці. Під ред. Титаренко. М.: 1998
Акинин П.В. та ін Ефект АСУ. Ставрополь 1986
Ананькіна Є. А., Данілочкін С. В., Данілочкіна Н. Г. та ін "Контролінг як інструмент управління підприємством" - М.: Аудит, вид. "ЮНІТІ", 1998.
Антонюк. Інформаційні системи в управлінні. М.: 1986
Благодатскіх В.А. Економіка, розробка і використання програмного забезпечення. М.: 1995
Введення в інформаційний бізнес. Під ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. Москва, Фінанси і статистика, 1996
Верма П.К. Мережі зв'язку ЕОМ. Оцінка ефективності функціонування. М.: 1992
Вершинін О.Е. Комп'ютер для менеджера: навчальний посібник. М.: 1990
Звешінскій С.М. Ефективність системи інформаційного забезпечення. Львів: 1987
Інформаційні системи в економіці: підручник М.: 1996
Костогриз А.І., Пєтухов А.В., Щербина А.М. Основи оцінки, забезпечення та підвищення якості вихідної інформації в АСУ організаційного типу. М.: Изд. "Озброєння. Політика. Конверсія ", 1994. 278с.
Левін Р. та ін Практичне введення в технологію штучного інтелекту. М.: 1990
Методи аналізу і синтезу структур керуючих систем. Під ред. Волика. М.: 1988
Мішенін А.І. Теорія економічних інформаційних систем: підручник для вузів. М.: 1993
Модін А.А. Основи розробки та розвитку АСУ. М.: Наука. 1981
Прийняття інтелектуальних рішень у діалозі з комп'ютером. М.: 1990
Селезньов М.Л. Інформаційні обчислювальні системи та їх ефективність М.: 1986
Скрипкін К.Г. Фінансова інформатика: навчальний посібник. М.: 1997
Стассман Поль А. Інформація в століття електроніки: (Проблеми управління): Пер. з англ. з скор. / Наук. ред. і авт. предисл. Б.З. Мільнер. - М.: Економіка, 1987 - 240 с.
Степанова, Соболєв. Економічне обгрунтування створення та впровадження АСУ. М.: 1990
Кучма В.Р., Бабріщева-Пушкіна Н.Д. Працездатність і функціональний стан організму осіб, що працюють з автоматичними і навчальними системами на ПЕОМ. / / Мед. праці і пром. екологія. 1995, № 4, с 17.

Додаток А

Бухгалтерська звітність організації

Додаток Б





Додаток В

Електронна анкета слухачів

Додаток Г

Електронний журнал обліку клієнтів

Додаток Д

Контроль оплати в системі CLASS
Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 2. Система управління об'єктом
Менеджмент в повній мірі використовує об'єктивну і своєчасну інформацію, що збирається, оброблювану, зберігається і поширювану за допомогою сучасних наукових методів і технічних засобів. Зараз це - об'єктивна необхідність, зумовлена, зокрема, вимогами ринку адекватно реагувати на виникаючі у динамічно розвивається обстановці проблеми. Потрібно не тільки розташовувати своєчасної і точної інформації, але вміти осмислювати її, робити необхідні висновки і результативно втілювати в управлінських рішеннях. Звідси необхідність присутності інформаційної складової в управлінні очевидна, оскільки вона є основою всього управлінського процесу.
Інформацію можна трактувати як сукупність відомостей, повідомлень, матеріалів, даних, що визначають міру потенційних знань менеджера про процеси або явища в їх взаємозв'язку.
Суть інформації становлять лише ті дані, які зменшують невизначеність цікавлять менеджера подій. Інформація в менеджменті - сума потрібних, сприйнятих і усвідомлених відомостей, необхідних для аналізу конкретної ситуації, що дає можливість комплексної оцінки причин її виникнення та розвитку, що дозволяє визначити ряд альтернативних рішень, з яких реально (виходячи з конкретної ситуації) знайти оптимальне управлінське рішення, здійснити контроль за його виконанням. Інформація, отже - необхідна передумова з'єднання і подальшого органічного зрощення процесів праці і розвитку особистості.
Склад, зміст і якість інформації, яка залучається до керівника, мають визначальну роль у забезпеченні дієвості управління. Аналіз інформації не обмежується тільки економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну та іншу інформацію. Всі джерела даних діляться на планові, облікові та Позаоблікове.
До планових джерел відносяться всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, госпрозрахункові завдання, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання та ін
Джерела інформації облікового характеру - це всі дані, які містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також всі види звітності, первинна облікова документація.
Провідна роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерському обліку та звітності, де найбільш повно відбиваються господарські явища, процеси, їх результати. Своєчасний і повний аналіз даних, які є в облікових документах (первинних і зведених) та звітності, забезпечує прийняття необхідних заходів, спрямованих на поліпшення виконання планів, досягнення кращих результатів господарювання.
Дані статистичного обліку, в яких міститься кількісна характеристика масових явищ і процесів, використовуються для поглибленого вивчення і осмислення взаємозв'язків, виявлення економічних закономірностей.
Оперативний облік і звітність сприяють більш оперативному в порівнянні зі статистикою або бухгалтерським обліком забезпеченню аналізу необхідними даними (наприклад, про виробництво і відвантаження продукції, про стан виробничих запасів) і тим самим створюють умови для підвищення ефективності аналітичних досліджень.
З розширенням комп'ютерної техніки з'явилися і нові машинні джерела інформації. До них відносяться дані, які містяться в оперативній пам'яті комп'ютера, на гнучких дисках, а також видаються у вигляді різноманітних машинограм. До Позаоблікове джерел інформації відносяться документи, які регулюють господарську діяльність, а також дані, які не відносяться до перерахованих раніше. У їх число входять наступні документи:
1) Офіційні документи, якими зобов'язаний користуватися суб'єкт господарювання у своїй діяльності: закони держави, укази президента, постанови уряду і місцевих органів влади, накази вищестоящих органів управління, акти ревізій та перевірок, накази і розпорядження керівників підприємства.
2) Господарсько-правові документи: договори, угоди, рішення арбітражу та судових органів, рекламації.
3) Рішення загальних зборів колективу, ради трудового колективу підприємства в цілому або окремих її підвідділів.
4) Матеріали вивчення передового досвіду, отримані з різних джерел інформації (Інтернет, радіо, телебачення, газети і т.д.).
5) Технічна і технологічна документація.
6) Матеріали спеціальних обстежень стану виробництва на окремих робочих місцях (хронометраж, фотографія і т.п.).
7) Усна інформація, яка отримана під час зустрічей з членами свого колективу або представниками інших підприємств.
По відношенню до об'єкту дослідження інформація буває внутрішньої і зовнішньої. Система внутрішньої інформації - це дані статистичного бухгалтерського, оперативного обліку та звітності, планові дані, нормативні дані, розроблені на підприємстві і т.д. Система зовнішньої інформації - це дані статистичних збірників, періодичних і спеціальних видань, конференцій, ділових зустрічей, офіційні, господарсько-правові документи і т.д.
По відношенню до предмета дослідження інформація ділиться на основну і допоміжну, необхідну для більш повної характеристики досліджуваної предметної області.
За періодичності надходження аналітична інформація підрозділяється на регулярну і епізодичну. До джерел регулярної інформації належать планові і облікові дані. Епізодична інформація формується в міру необхідності, наприклад дані про новий конкурента.
Регулярна інформація в свою чергу класифікується на постійну, що зберігає своє значення тривалий час (коди, шифри, план рахунків бухгалтерського обліку та ін), умовно-постійну, що зберігає своє значення протягом певного періоду часу (показники плану, нормативи) і зміну, що характеризує часту змінюваність подій (звітні дані про стан аналізованого об'єкта на певну дату).
По відношенню до процесу обробки інформацію можна віднести до первинної (дані первинного обліку, інвентаризацій, обстежень) та вторинній, що пройшла певну стадію обробки та перетворень (звітність, кон'юнктурні огляди тощо).
У діяльності великих фірм передача інформації є неодмінним і першорядним фактором нормального функціонування фірми. При цьому особливе значення набуває забезпечення оперативності та достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутрішньофірмова система інформації вирішує завдання організації технологічного процесу і носить виробничий характер. Це стосується, перш за все, процесів забезпечення підприємств кооперуватися продукцією, що поступає з спеціалізованих підприємств по внутріфірмових каналах. Тут інформація відіграє важливу роль у наданні відомостей для прийняття управлінських рішень і є одним з факторів, що забезпечують зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності. Особливу роль відіграє прогнозування ринкових процесів.
Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництва відхилень від планових показників, що вимагають прийняття оперативних рішень.
Істотну роль у прийнятті рішень відіграє науково-технічна інформація, що містить нові наукові знання, відомості про винаходи, технічні новинки своєї фірми і фірм-конкурентів. Це безперервно поповнюється загальний фонд і потенціал знань і технічних рішень, практичне і своєчасне використання якого забезпечує фірмі високий рівень конкурентоспроможності.
Інформація є основою для підготовки відповідних доповідей, звітів, пропозицій для вироблення і прийняття управлінських рішень.
Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень. До інформації пред'являються певні вимоги:
- Стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження;
- Задоволення потреб конкретних керуючих;
- Точність і достовірність, правильний відбір первинних відомостей, оптимальність систематизації та безперервність збору і обробки інформації.
Важливу роль у використанні інформації відіграють способи її реєстрації, обробки, накопичення і передачі; систематизоване зберігання і видача інформації у необхідній формі; виробництво нової числової, графічної та іншої інформації. Іншими словами необхідно розглянути технологію інформаційної діяльності.

1.2 Технологія інформаційної діяльності

Інформатизація менеджменту в сучасних умовах базується в основному на використанні обчислювальної техніки. Це - багатоаспектний процес, що включає в себе:
- Формування відповідної техніко-технологічної бази (з застосуванням новітніх інформаційних технологій та сучасних електронно-обчислювальних та комунікаційних засобів);
- Організацію виробництва та сфери розподілу інформаційно-обчислювальних послуг;
- Відпрацювання механізму інформаційного обслуговування і створення дієвої системи управління даними процесами;
- Впровадження та експлуатацію прогресивних форм, методів і засобів проведення інформаційної діяльності в процесах управління, а також створення для цього необхідних матеріально-технічних, організаційно-економічних і соціальних умов.
Використання обчислювальної техніки та інформаційних технологій у сфері управління відкриває можливості більш економічною і раціональної організації інформаційних процесів, підвищення їх гнучкості і динамічності, розширення діапазону аналізованих факторів при прийнятті рішень та факторів їх обгрунтувань. У кінцевому підсумку вся маса переваг використання електронно-обчислювальної техніки дозволяє підвищити багаторазово рівень управління.
Ефективне застосування ЕОМ залежить від наступних умов:
- Створення самих обчислювальних машин;
- Створення для них програмного забезпечення;
- Підготовленості середовища застосування.
Оснащення електронною технікою дозволяє економити управлінські та накладні витрати:
- Значно підвищує ефективність проектно-конструкторських робіт;
- Забезпечує ефективне внутрішньофірмове планування;
- Заміняє у конторському справі секретарів-друкарок, діловодів;
- У бухгалтерській справі полегшує складання письмових фінансових документів, здійснення бескассових зв'язків з банками та фінансовими установами.
Під внутрішньофірмової системі інформації використовуються такі види обчислювальної техніки:
- ЕОМ великогабаритні й персональні;
- Мікропроцесори;
- Засоби телекомунікацій;
- Електронні друкарські машинки, композери, термінальні пристрої з вбудованою мікроЕОМ;
- Засоби автоматизованої обробки текстової інформації.
ЕОМ використовуються, перш за все, для обробки даних і рішення розрахункових задач. У сучасних умовах ЕОМ стали всі частіше застосовувати для обробки нечислової інформації (текстової, графічної) і термін "обчислювальна техніка" перестав відповідати характеру завдань, що вирішуються за допомогою комп'ютера.
Сучасні ЕОМ здатні одночасно обробляти текстову, цифрову та графічну інформацію. На початку 80-х років у великих промислових фірмах обсяг оброблюваної цифрової інформації становив близько 10% всієї оброблюваної внутрішньофірмової інформації, інша частина доводилася на текстову інформацію. Обробка текстової інформації здійснювалась із застосуванням технічних засобів, заснованих на використанні вбудованої мікроЕОМ. У системі оперативного управління міні-ЕОМ найчастіше використовуються для:
- Розробки оперативних планів виробництва і контролю за їх виконанням;
- Контролю руху запасів матеріалів, необхідних для процесу виробництва;
- Розрахунку заробітної плати;
- Контролю за надходженням замовлень;
- Аналізу даних про збут продукції;
- Реєстрації надходження платежів;
- Ведення обліку та звітності.
Важливу роль відіграє використання ЕОМ у системі виробничого контролю. Встановлені на контрольних ділянках ЕОМ перевіряють якість надходять на складання частин і деталей (звірка ваги, розмірів допусків стосовно існуючим стандартам).
У сучасних умовах набуло розвитку використання ЕОМ для автоматичного друкування тексту з голосу без використання друкарки. Такі ЕОМ дозволяють на 60 - 70% скоротити витрати на введення інформації.
Розвиток систем телекомунікацій дозволило об'єднати всі технічні засоби обробки цифрової і текстової інформації в єдину внутрішньофірмову систему інформації.
Найбільш ефективною вважається система інформації, заснована на одночасному використанні обчислювальної техніки і засобів автоматизованої обробки текстової інформації.
Автоматизовані системи швидкого пошуку та видачі інформації створюються для зберігання великої кількості різних документів і полегшення користування ними.
Організація за довгі роки роботи накопичує багато інформації, а швидкий пошук стає можливим при ефективному розміщенні і зберіганні цієї інформації. Інформаційні бази даних включають весь комплекс статистичних показників, що характеризують господарську діяльність фірми в цілому та її виробничо-збутових підрозділів, а також фактичний матеріал щодо всіх факторів, що впливають на стан і тенденції розвитку фірми. Набір статистичних показників для бази даних ретельно розробляється і уточнюється і охоплює ті показники, які необхідні для глибокого всебічного економічного аналізу результатів та перспектив функціонування фірми. Зазвичай при формуванні бази даних вирішується питання і про систему зберігання і поновлення даних, а також обгрунтованою ув'язки даних, їх взаємної узгодженості, можливості проведення порівнянь і зіставлень оцінок що зберігаються в банку даних. Бази даних безперервно оновлюються на певній систематичної основі з урахуванням вимог керуючих - основних користувачів базою даних.
У багатьох фірмах створені бази даних, в яких зберігається інформація про кадровий склад працівників, постійно оновлюється та є максимально докладна, систематизована за найрізноманітнішими ознаками. Вибір інформації робиться з виводом на друкуючий пристрій комп'ютера, що дозволяє стежити за укомплектованістю штатів, переміщенням кадрів усередині фірми, набором і звільненням працівників, підвищенням їх кваліфікації.
Користування банками даних, введених у персональний комп'ютер, різко прискорює процес отримання інформації з кола джерел первинної інформації і забезпечує можливість вибору правильного і точного методу досліджень для вирішення сучасних наукових і технічних проблем.
Створення пакетів прикладних програм отримала в сучасних умовах істотний розвиток. Розробкою програм стали займатися і спеціалізовані невеликі фірми. Одні з них орієнтовані на розробку програм для персональних комп'ютерів, що випускаються однією фірмою, інші - на розробку прикладного програмного забезпечення для різних видів персональних комп'ютерів. Розробкою програмного забезпечення займаються також фахівці державних установ, університетів на основі конкретних замовлень або контрактів.
Комплексна автоматизована обробка інформації передбачає об'єднання в єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з використанням новітньої технології, методології і різноманітних процедур по обробці інформації.
Створення комплексної автоматизованої системи включає послідовні етапи:
- Автоматизація процесів збору, зберігання і видачі даних;
- Використання пристроїв для автоматизованої обробки текстової інформації і фотонабірних пристроїв;
- Інтеграція відособлених процесів обробки інформації в єдину внутрішньофірмову систему;
- Об'єднання технічних засобів цифрової і текстової інформації за допомогою електронної пошти;
- Використання всього комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформації.
Пристрої автоматизованої обробки текстової інформації принципово відмінні від ЕОМ, використовуваних для обробки даних. Це обумовлено тим, що обробка тексту, вираженого словами, пропозиціями, параграфами, не може здійснюватися за допомогою пакетів прикладних програм. Складання та редагування тексту може проводитися тільки людиною, що взаємодіє з пристроєм обробки текстової інформації. Комп'ютери використовується ним лише як засіб для друку і редагування тексту.
Впровадження персональних комп'ютерів в інформаційно-управлінську діяльність фірм спричинило за собою виникнення і розвиток нових видів професійної діяльності, пов'язаних з обслуговуванням комп'ютерів, а саме програмістів, операторів, систематизатор, обробників і зберігачів інформації у необхідній формі. При цьому спостерігається постійне зниження вартості персональних комп'ютерів і підвищення рівня заробітної плати обслуговуючого персоналу.
Про автоматизацію діяльності з управління персоналом в Росії почали говорити недавно. Якщо бухгалтерські пакети створені давно і активно застосовуються практично у всіх структурах, то над автоматизацією праці кадрових працівників замислювалися мало, а попит на такі системи останнім часом значно виріс. Автоматизація діяльності з управління персоналом дає:
- Оперативність контролю можливість отримання несуперечливих і повних даних про структуру підприємства, позиції штатного розкладу і співробітників;
- Жорсткий контроль за діяльністю дочірніх підприємств;
- Настроювану систему розробки звітної документації;
- Перехід на нові технології і методи роботи;
- Поліпшення умов праці;
- І гнучкість управління.
Комплексні системи управління персоналом можуть використовуватися для автоматизації роботи відділу кадрів, планово-економічного та розрахункового відділів, навчання персоналу на будь-якому підприємстві. Що є основою управлінської діяльності? У першу чергу - це діловодство, що охоплює процес створення документів та організацію роботи з ними. Від того, як організований документообіг на підприємстві, залежить ефективність роботи підприємства в цілому. На якість управління підприємством впливають такі фактори, як оперативність і якість формування документів, прийому-передачі інформації, узгодженість роботи довідково-інформаційної служби, чітка організація зберігання, пошуку та використання документів. Таким чином, автоматизація документообігу необхідна для:
- Формування цілісної картини того, що відбувається на підприємстві;
- Злагодженої роботи всіх підрозділів;
- Поліпшення якості обслуговування клієнтів;
- Ефективного використання людських, комунікаційних, інвестиційних та інших виробничих ресурсів.
Вперше вимоги до роботи з документами були описані М. М. Сперанським в 1811 році. Він розробив методику ведення діловодства в державних установах і став основоположником науки, що вивчає закономірності діловодства, - документознавства. Основні принципи і завдання документообігу до теперішнього часу залишилися практично незмінними. У міру розвитку цивілізації, впровадження в повсякденне життя досягнень науки і техніки у діловодстві стала використовуватися оргтехніка. І, нарешті, коли на зміну друкарській машинці прийшов комп'ютер, а листування стало можливим без застосування конвертів і поштових марок, абсолютно очевидним став той факт, що сьогодні при роботі з інформацією не обійтися без використання новітніх інформаційних технологій:
- Систем в архітектурі клієнт-сервер;
- Систем сканування і розпізнавання тексту;
- Систем управління базами даних;
- Систем пошуку документів;
- Internet / Intranet.

1.3 Шляхи вдосконалення інформаційної системи

Кількість інформації, яку необхідно переробити для вироблення ефективних управлінських рішень, настільки велике, що воно давно перевищила людські можливості. Саме труднощі управління сучасним виробництвом зумовили широке використання електронно-обчислювальної техніки, розробку автоматизованих систем управління, що зажадало створення нового математичного апарату та економіко-математичних методів.
До організації інформаційного забезпечення аналізу пред'являється ряд вимог. Це аналітичність інформації, її об'єктивність, єдність, оперативність, раціональність та ін
Сенс першої вимоги полягає в тому, що вся система економічної інформації незалежно від джерел надходження має відповідати потребам керівника, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрямки діяльності та з тією деталізацією, яка в цей момент потрібна керівникові для всебічного вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних факторів і визначення внутрішньогосподарських резервів підвищення ефективності виробництва. Тому вся система інформаційного забезпечення повинна постійно вдосконалюватися.
Це очевидно в сьогоднішній практиці організації обліку, плануванні та статистики на підприємстві. Там постійно переглядаються форми документів, їх зміст, організація документообігу, з'являються принципово нові форми накопичення та збереження даних (мається на увазі комп'ютерна техніка). Всі зміни диктуються не тільки власне вимог обліку чи планування. Вони значною мірою підпорядковані необхідності інформаційного забезпечення для вироблення управлінських рішень.
Економічна інформація повинна достовірно, об'єктивно відображати досліджувані явища та процеси. Інакше висновки, зроблені за результатами аналізу, не відповідатимуть дійсності, а розроблені аналітиками пропозиції не тільки не принесуть користі підприємству, але можуть виявитися шкідливими.
Наступна вимога, що пред'являється до організації інформаційного потоку, - це єдність інформації, що надходить з різних джерел (планового, облікового і Позаоблікове характеру). З цього принципу випливає необхідність усунення відособленості і дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожне економічне явище, кожен господарський акт повинні реєструватися тільки один раз, а отримані результати можуть використовуватися в обліку, плануванні, контролі та аналізі.
Ефективність аналізу може бути забезпечена тільки тоді, коли є можливість оперативно втручатися в процес виробництва за його результатами. Це означає, що інформація повинна надходити до аналітика як можна швидше. У цьому й полягає сутність ще однієї вимоги до інформації - оперативність. Підвищення оперативності інформації досягається застосуванням новітніх засобів зв'язку, обробкою її на комп'ютері і т.д.
Одна з вимог до якості інформації - це забезпечення її порівнянності з предмета та об'єктів дослідження, періоду часу, методології обчислення показників і ряду інших ознак.
І нарешті, система інформації повинна бути раціональною (ефективної), тобто вимагати мінімуму витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку, для комплексного аналізу будь-якого економічного явища чи процесу потрібно різнобічна інформація. При її відсутності аналіз буде неповним. З іншого боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збору і прийняття рішень. З цієї вимоги випливає необхідність вивчення корисності інформації і на цій основі вдосконалення інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введення потрібних.
Таким чином, інформаційна система повинна формуватися і удосконалюватися з урахуванням перерахованих вище вимог, що є необхідною умовою підвищення дієвості та ефективності управління.
Отримання інформації не є самою метою бізнесу. Цілями, як правило, можна назвати виживання і отримання прибутку. Інформаційна система управління є кровоносною системою, що забезпечує досягнення цілей компанії шляхом доставки організованою, чітко структурованої і своєчасної інформації.
Інформація - найважливіший стратегічний ресурс бізнесу. Відсутність необхідної інформації породжує невизначеність. А в умовах невизначеності точність прийнятих рішень погіршується. У невеликих комерційних фірмах, де кількість співробітників невелике і бізнес ведеться, як то кажуть, з «загального казана», для інформаційної підтримки бізнесу достатньо елементарної акуратності. Комп'ютери в таких випадках використовуються як будь-яка інша офісна оргтехніка поряд із ксероксом або друкарською машинкою, та ще для ведення бухгалтерії. Однак зі зростанням бізнесу неминуче з'являються нові проблеми.
З'ясовується, що комп'ютерна бухгалтерська програма, успішно виконує своє завдання, мало придатна для оперативного аналізу. Справа в тому, що зведення балансу і підведення підсумків проводиться не так часто, як це потрібно в повсякденній діяльності. «Користуватися даними звичайної бухгалтерської системи в режимі, потрібному менеджеру, неможливо».
Бізнес на певному етапі розвитку стає недостатньо керованим. При нестачі необхідної інформації в зручній формі раптом виявляється надлишок важко порівнянної інформації, що надходить з різних підсистем. Виявляється, що для управління окремими «бізнесами» фірми бракує механізму оперативної оцінки ефективності кожного з них. Крім того, нерідко відсутнє стратегічне планування з ефективним контролем.
Іншими словами, для успішного розвитку потрібна комплексна система управління, яка об'єднує всі аспекти менеджменту, а не одну бухгалтерію. І це не тільки технологічні завдання. Це, по-перше, проблеми постановки регулярного менеджменту і, по-друге, - проблеми вибору і порядку впровадження інформаційної системи.
Існує три основних варіанти рішення проблеми впровадження інформаційних систем.
Перший шлях - розробка системи власними силами. Цим шляхом йдуть багато організацій. Дуже часто для автоматизації розрахунків застосовуються процедури, написані засобами офісних програм (характерний приклад - макроси для Excel). Однак при ускладненні бізнесу, такі кошти перестають задовольняти, оскільки не передбачають управління даними, що мають складну структуру. Створення ж повноцінної системи вимагає не тільки витрати великих коштів і часу. Необхідно ще централізоване грамотне стратегічне управління розвитком проекту. А це під силу великим організаціям. Країнам, що розвиваються фірмам своїми силами розробити систему, яка могла б тривалий час її обслуговувати, нелегко.
Другий шлях - придбання універсальної системи або пакета прикладних програм. Вибір систем такого роду обмежується, в основному, бухгалтерськими програмами. Причина полягає в тому, що бухгалтерський облік має строгу і консервативну методологію. Незважаючи на часті зміни законодавства, форм звітних документів, принципи і структура даних залишаються практично незмінними. Комерційна ж діяльність відрізняється великою різноманітністю у різних фірмах. Сильно варіюється сама логіка роботи, причому це буває пов'язано не тільки з різними галузями або пологами діяльності. Бізнес, як і всяка творчість, відображає індивідуальність майстра (виконавця, гравця). Тому, універсальних пакетів для комплексної автоматизації комерційної діяльності, а не тільки бухгалтерії, небагато. Як і бухгалтерські програми, вони вимагають настройки. Велика їх частина «виросла» з бухгалтерських програм і є їх розвитком. Рішення про придбання універсальної системи дозволяє відносно невеликими засобами вирішити багато проблем, пов'язані з інформаційним обслуговуванням бізнесу.
Третій шлях полягає в делегуванні функцій і повноважень з впровадження інформаційних технологій зовнішнім організаціям (аутсорсинг). Цей сучасний підхід поки що рідко застосовується в російських умовах. При правильному виборі фірми-виконавця досягаються відчутні переваги:
- Економія коштів за рахунок застосування рішень, ядро ​​яких пройшло успішне впровадження в інших фірмах. Ціна таких систем нижче, ніж у систем, що розробляються «з нуля»;
- Професіоналізм виконання;
- Сервісна підтримка;
- Можливість розвитку системи відповідно до ускладненням бізнесу.
Є й потенційні небезпеки:
- Втрата можливості розвитку системи;
- Небезпека втрати інформації через незнання внутрішньої структури даних;
- Залежність супроводу від добробуту фірми-виконавця.
Питання про те, чи слід йти шляхом розробки інформаційної системи власними силами, непростий. Він пов'язаний не тільки з можливостями виділення для цього необхідних коштів. Ми вважаємо, що рішення застосувати покупну систему - вияв високого рівня зрілості організації. Це можна розцінити як прояв цивілізованого поділу праці. «Не лікуйте зуби самі!» - Закликають рекламні агентства. І з цим можна погодитися.
Професійно зроблений продукт, призначений для продажу, має одну важливу якість, яка відрізняє його від поточної версії програми, що розробляється усередині колективу-користувача. Це - функціональна працездатність. Щось може не влаштовувати, але те, що в ньому закладено і гарантовано розробником - працює.
Якщо ж система розробляється своїми програмістами, виникає спокуса перебудови системи на ходу, не розібравшись в глибинних причинах існуючої потреби. Звичайно, за наявності високопрофесійної групи програмістів всередині фірми і при добре організованій постановці завдань, принципово можливо вирішити проблему поділу відповідальності замовника і виконавця. І такі приклади є. Ця проблема, як і багато інших, що виникають при управлінні інформаційними системами, пов'язана з менеджментом, а не з технологією.
Залучення сторонньої організації для впровадження інформаційної системи дає певні зручності. Одне з них полягає в необхідності сформулювати бізнес - правила, без яких неможливо укласти договір. У деяких випадках, фірма, що проводить установку системи, передбачає, що вимоги повинні вже бути сформульовані. Існують постачальники, що пропонують комплексне рішення. Вони або проводять реорганізацію бізнес - процесів самостійно, або - залучають третіх організацію, яка виступає в якості консультанта або постановника завдання. Варто зазначити, що самостійне вирішення завдання апаратного забезпечення інформаційної системи теж часто призводить до неприємностей, пов'язаних з функціонуванням системи. Багатьох проблем можна уникнути, замовляючи систему у постачальника, що працює за принципом «все з одних рук».
Отже, припустимо, керівник усвідомив, що для впровадження інформаційної системи необхідно придбання програмного забезпечення. Яку програму вибрати? За якими критеріями?
Розглянемо ринок існуючих програм з точки зору задоволення ними потреб клієнтів, як ми його собі уявляємо. Система повинна володіти наступними властивостями:
1) Збереження інвестицій. Впровадження та експлуатація системи завжди передбачає витрати, що виходять за межі вартості «коробки» та договору. Це, по-перше, кошти, необхідні на адаптацію системи відповідно до мінливих умов бізнесу. По-друге, це витрати, пов'язані з розвитком нових технологій, які можуть виникати, наприклад, в процесі інтеграції системи з новими програмними продуктами і. т.д. Ми вважаємо, що можна говорити про можливість збереження інвестицій у зв'язку з впровадженням інформаційної системи, якщо ці витрати будуть мінімальними. На це впливає, по-перше, вибір системи управління базами даних. Тут мова йде не тільки про технічні аспекти. Необхідно враховувати позиції розробника на ринку, його технічну політику щодо інновацій. Має значення і вартість самої бази даних. Другий аспект - технічна реалізація в розробці переваг, що надаються системою управління базами даних: об'єктно-орієнтований підхід, модульна структура і т.д.
2) Надійність - по-перше, гарантована збереження і доступність даних за будь-яких технічних неполадках, по-друге, забезпечення ефективного захисту даних від несанкціонованого доступу.
3) Можливість росту - масштабованість, розширюваність, модульність, розробка модулів на замовлення.
4) Ступінь автоматизації різних видів діяльності - повнота автоматизації всіх видів діяльності, а не тільки бухгалтерії.
5) Інтуїтивність інтерфейсу - можливість користувача розібратися в інтерфейсі без опису.
6) Можливості інтеграції з електронним документообігом - реалізація функції документообігу в системі або можливість інтеграції із зовнішньою системою документообігу
7) Адаптованість до бізнесу клієнта - ступінь узгодження властивостей системи до потреб клієнта при завершенні розрахунків з постачальником.
8) Доступність за ціною.
Ряд програм, пропонованих на ринку, має свою специфіку. Особливістю комплексу програм, розроблених фірмою МонолітІнфо, наприклад, є можливість багатовалютного обліку, багатомовність і орієнтація на міжнародні стандарти обліку (GAAP і ін), що визначає її популярність серед спільних та іноземних підприємств. Помітно виділяється серед інших пропозицій система «ЛокОффіс» тим, що дозволяє забезпечувати роботу віддалених філій. Однак ця система реалізована на системі управління базами даних Raima Data Manager, що не є реляційної, що не підтримує розподіл даних і тиражування транзакцій. Ці та інші властивості база даних Raima не дозволяють реалізувати на її основі надійну систему управління динамічно розвивається середньої або великої фірмою. Однак, для підприємств, які не передбачають значного зростання і ускладнення бізнесу, вона становить певний інтерес.
Велике поширення отримали програми фірми 1С, тому вони заслуговують окремої уваги. Вони поєднують в собі доступну ціну і непогані характеристики. Впровадження програм цього сімейства починається, як правило, з програми «1С: Бухгалтерія». Для автоматизації складу, торгівлі існують відповідні програми. Однак вони не є готовими продуктами, які могли б успішно працювати без настройки, яку досить нелегко виконати власними силами. Набір початкових базових процедур, як правило, не задовольняє потребам конкретного бізнесу. Для налаштування та супроводу системи «1С: Торгівля» передбачається залучення регіональних представників розробника. Впровадження «1С: Бухгалтерии» і «1С: Торгівлі» найчастіше вже обходиться замовникам по $ 50, але іноді дешевше заплатити і таку суму, ніж розбиратися в проблемі своїми силами. Окремі бухгалтери розбираються в програмному забезпеченні самі. Реально, десь за тиждень.
У роботі менеджера в даний час все частіше і частіше можна зустріти предмети, які складають поняття нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність впроваджуваних у системи організаційного управління принципово нових засобів і методів обробки даних, що представляють собою цілісні технологічні системи й забезпечують цілеспрямоване створення, передачу, збереження і відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами і відповідно до закономірностей того соціального середовища , де розвивається ця технологія. Перехід на нові інформаційні технології виправданий, якщо він є наслідком фундаментального переосмислення і радикального перепланування діяльності корпорації з метою різкого поліпшення критичних по відношенню до витрат показників - якості, обслуговування і швидкості виробничих процесів.
Поява нового, інформаційного суспільства, багатьом бачиться тільки на базі використання нових інформаційних технологій. З появою і масовим впровадженням комп'ютерних мереж і засобів сучасної комунікації кардинальним чином змінилася концепція робочого місця. Якщо раніше останнє асоціювалося з місцем біля верстата чи столом в установі, то сьогодні "робоче місце" - це скоріше не місце роботи, а кошти, за допомогою яких вона здійснюється. До них можна віднести мобільний телефон, портативний комп'ютер з модемом і міні-принтер. Таким чином, робочим місцем стає будь-яке приміщення, де є розетка.
Уміння користуватися персональним комп'ютером тепер вже увійшло в сучасну культуру управління. І це не даремно - комп'ютер дозволяє економити величезні кошти, які при традиційній системі організації праці були б витрачені на вміст різних відділів, які виконували утилітарні функції, не пов'язані з процесом виробництва.

1.4 Формування комплексної інформаційної системи

Розвиваючись, компанія стикається з серйозними проблемами:
- Старі методи управління дають все більше збоїв;
- Контроль вимагає більшої кількості персоналу, додаткових витрат і ускладнення управління;
- Узгодження рішень займає все більше часу, а дані для прийняття рішень або відсутня, або сильно запізнюється;
- Кількість фінансових операцій та прийнятих рішень перевершують межу, за якою вже не ясні причини, що призвели до тих чи інших кінцевих результатів.
При виборі та впровадженні системи необхідно вирішити технічні, адміністративні та організаційні завдання. Інформаційна система є плід спільних зусиль постачальника і персоналу компанії. Для успішної реалізації проекту:
- Необхідно провести обстеження і проектування майбутньої системи. Іншими словами, необхідний точний аналіз поточної ситуації і модель майбутньої системи;
- Розробник повинен зробити налаштування системи. При впровадженні потрібно етап тестування, з метою виявлення потенційних помилок;
- Впровадження розбивається на дві великі частини: підготовка адміністраторів з персоналу підприємства та безпосередньо запуск підсистем у відділах і підрозділах.
Російські розробки при досить низьких цінах і задовільною функціональності володіють обмеженими можливостями з консультування замовника і орієнтовані на бухгалтерські служби, а не на менеджмент. Слабка опрацювання контрольних та управляючих функцій є ахіллесовою п'ятою практично всіх російських систем.
При виборі програмно-апаратних платформ і окремих бізнес-додатків повинні застосовуватися несуперечливі, узгоджуються технології. І, нарешті, дотримання єдиної технології експлуатації і обслуговування системи. Крім цих ключових вимог, є ще цілий ряд загальних технічних вимог для будь-якої інформаційної системи:
- Швидкодія, тобто досить малий час реакції системи (одиниці секунд) при введенні, пошуку та обробці інформації;
- Надійний захист від несанкціонованого доступу до даних і реєстрація дій персоналу;
- Зручний користувальницький інтерфейс робочих місць;
- Можливість масштабування і розвитку системи;
- Інтеграція з модулями, що використовуються в системі передачі даних;
- Можливість проведення конвертації даних з використовувалися в минулому додатків в нову систему;
- Висока надійність роботи.
Методика створення корпоративних інформаційних систем містить ряд наступних загальних положень:
- Технологія побудови системи за моделями "як треба", без спроб програмування діючих зараз алгоритмів. Практика створення систем по моделі "як є" показала, що автоматизація без проведення реінжинірингу бізнес процесів і модернізації існуючої системи управління не приносить бажаних результатів і неефективна. Адже використання в роботі програмних додатків - це не просто скорочення паперових документів і рутинних операцій, але й перехід на нові форми ведення документообігу, обліку та звітності.
- Технологія побудови систем з підходом "зверху вниз". Якщо рішення про автоматизацію прийнято і схвалено вищим керівництвом, то впровадження програмних модулів здійснюється з головних підприємств і підрозділів, а процес побудови корпоративної системи проходить набагато швидше і ефективніше, ніж при впровадженні системи спочатку в низові підрозділи. Тільки при впровадженні "зверху вниз" і активного сприяння керівництва можна спочатку правильно оцінити і провести весь комплекс робіт без незапланованих витрат.
- Технологія поетапного впровадження. Оскільки комплексна автоматизація - це процес, в який втягуються практично всі структурні підрозділи підприємства, технологія поетапного впровадження є найбільш кращою. Першими об'єктами автоматизації стають ті ділянки, на яких в першу чергу необхідно налагодити процес обліку і формування звітних документів для вищих органів і суміжних підрозділів.
- Залучення до розробки майбутніх користувачів. При виконанні робіт з комплексної автоматизації фірмою-інтегратором міняються функції відділів інформаційних технологій фірми-замовника, і зростає їхня роль у загальному процесі переходу підприємства на прогресивні методи управління. Під час реалізації проекту співробітники відділів разом з розробниками працюють з інформацією і моделями, беруть участь у прийнятті рішення щодо вибору технологічних рішень і, найголовніше, організують взаємодію постачальників рішення і співробітників підприємства. При експлуатації інформаційної системи на плечі співробітників автоматизованої системи управління лягає обслуговування та супровід системи (якщо не укладено договір на супровід з фірмою-постачальником). Фахівці замовника є ініціаторами та виконавцями підготовки пропозицій щодо вдосконалення та розвитку існуючої системи. Це дозволяє їм краще пристосувати її до своїх вимог, тому ці вимоги повинні бути грунтовно продумані, щоб інформаційні технології не використовувалися там, де легко можна впоратися з завданнями управління за допомогою олівця й аркуша паперу.
Система повинна підтримувати таку схему взаємодії між модулями та автоматизованими робочими місцями, яка відповідала б вимогам і технічним можливостям користувача. Найважливішими параметрами інформаційної системи є надійність, масштабованість, безпека, тому при створенні таких систем використовується архітектура клієнт-сервер. Ця архітектура дозволяє розподілити роботу між клієнтською і серверною частинами системи, передбачає розвиток і вдосконалення у відповідності з особливостями розв'язуваних задач. В останні роки спостерігається стійка тенденція збільшення попиту на клієнт-серверні додатки, які мають у області обліку і управління великими можливостями, ніж файл-серверні системи при обробці великих обсягів даних, можливістю створення розподілених систем, а також достатньою інтеграцією з іншими системами.
На сучасному етапі формування ринку велика увага приділяється малим підприємствам. Так, на думку західних економістів, майбутнє світового виробництва за дрібними фірмами. Наприклад, 96% фірм Великобританії - дрібні. Очевидно, що з дрібного підприємництва починається будь-яке виробництво, всякий бізнес, заснований на застосуванні сили вільної людини. Обмеження чисельності підприємства здається деяким економістам серйозним бар'єром, який не дозволятиме підприємству рости і розвиватися. Але це не так. Виробництво можна нарощувати за рахунок впровадження техніки, передової технології, одним з основних напрямків якої в даний час вважається впровадження інформаційних технологій на базі інтегрованої інформаційної системи управління бізнесом.
Труднощі і складності застосування інформаційної системи для малого бізнесу полягають у великому різноманітті підприємств, у різних формах організації виробництва, в широкому асортименті продукції, що випускається. Хоча для окремого підприємства число видів виробів і послуг дуже обмежена. Все це обумовлює створення інформаційної системи для малого бізнесу, за об'ємом і функціональним можливостям сумірних з інформаційною системою великих корпорацій, тому, з одного боку, можна проектувати інформаційну систему для окремих компаній, враховуючи їх специфіку. Але розробка індивідуальної інформаційної системи для кожного підприємства економічно невигідна. Особливо це стосується малих підприємств, коли практично кожна з них несе особливість організації процесів, що дозволяють даному бути конкурентоспроможним. З іншого боку, більш радикальним можна вважати побудову універсальної інтегрованої системи, що дозволяє зменшити масштаб цієї системи для конкретного замовника шляхом виключення і перекладу в пасивний стан не задіяних модулів. При цьому панелі управління цими модулями також переводяться в "приховане" стан.
До рішення про необхідність впровадження інформаційних технологій приходить все більше число керівників підприємств самих різних сфер бізнесу. Хоча впровадження системи обходиться дуже дорого, збереження існуючого порядку, (а, як правило, безладдя) може обійтися ще дорожче. Конкуренція не дає можливості зупинитися і розслабитися. У той же час, тільки інформаційні системи як такі і технічні засоби, що застосовуються для їх впровадження, не є достатніми для досягнення конкурентної переваги. Ефективність від їх впровадження проявляється лише при належній увазі до питань менеджменту та організаційним аспектам бізнесу.
Потреба в інформаційних технологіях багатолика і виявляється в конкретних умовах. Існують види діяльності, де інформація особливо важлива. Це, наприклад, банківська, біржова діяльність. У таких організаціях застосування інформаційних технологій життєво необхідно.
Організації розрізняються за ефектом, який очікується від впровадження комп'ютерних інформаційних систем. У деяких випадках грамотне впровадження спеціальних інформаційних систем може сприятливо вплинути на досягнення конкурентної переваги, наприклад, за рахунок поліпшення узгодженості в роботі з віддаленими агентами або за рахунок збільшення швидкості виконання замовлень. В інших ситуаціях комп'ютерна техніка може полегшити виконання рутинних операцій і сприятиме систематизації інформації. У невеликих організаціях ефективної виявляється лише автоматизація бухгалтерії.
За словами Білла Гейтса, голови компанії Microsoft: "нам потрібно ще чимало часу, щоб перетворити персональний комп'ютер в даний електропобутове пристрій". Виконавчий менеджер корпорації Oracle як би вторить йому: "Світу потрібні більш дешеві і прості в обігу комп'ютери". Дійсно, менеджерам просто ніколи освоювати складні системи. Саме тому стали з'являтися нові операційні системи типу Windows 95, основний коник яких - простота і інтуїтивна зрозумілість виконуваних дій, та плюс ще й багатозадачність, то є можливість виконувати кілька операцій одночасно.
Наскільки важливу роль відіграє ринок інформаційних технологій достатньо яскраво характеризує представлена ​​нижче REF _Ref482123942 \ * LOWER \ h таблиця 1 . У цій таблиці представлена ​​зведена інформація обсягу виробництва найбільших галузей світової промисловості.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 1
Обсяг виробництва по галузях світової промисловості
Галузь
Обсяг виробництва, млн. доларів
Туристична
2900
Інформаційна
2850
Текстильна
1620
Хімічна
1320
За обсягом виробництва розглянутий сектор займає другу позицію в переліку після туристичної. Це свідчить про високий потенціал і можливої ​​привабливості для потенційних інвесторів. Але поки, незважаючи на таке лідерство, ще рано говорити про те, що інформаційні системи міцно увійшли життя сучасних управлінців.

2 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ

2.1 Загальна характеристика об'єкта дослідження

ВАТ «Технічний університет КубГТУ» був створений 9 жовтня 1992 року. Нові економічні умови вимагали створення в Кубанському державному технологічному університеті комерційної організації, основними завданнями якої стали б: залучення інвесторів в освіту і науку; створення нових робочих місць і підвищення заробітної плати співробітників; розвиток сучасних форм комерційної діяльності. Засновниками Технічного університету КубГТУ були визначені наступні види діяльності: освітня, науково-виробнича, консалтингова, комерційна, сервісна, а в 1998 році з'явився новий вид - видавнича діяльність.
Свою історію ВАТ «Технічний університет КубГТУ» починає з невеликої кімнати у 1989 році як звичайних комп'ютерних курсів. За 8 років свого існування ВАТ «Технічний університет КубГТУ» став займати вже всі чотири поверхи будівлі на Красній 91, але, крім того, до складу товариства входить безліч філій по Краснодарському краю.
Суспільство складається з різних підрозділів, що функціонують на госпрозрахунковій основі. Більшість підрозділів Технічного університету займаються освітньою діяльністю. Нижче представлена ​​структура Технічного університету КубГТУ, яка визначається видами його діяльності (REF _Ref481653158 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 3). До складу товариства входять наступні підрозділи:
- Центр довузівської підготовки (Школа абітурієнтів, Підготовчі курси, Центр технологій тестування);
- Підрозділи середньої освіти (Класичний Ліцей, Відкритий Ліцей, Школа індивідуальної підготовки);
- Інститут сучасних технологій та економіки
- Додаткова професійна освіта (Комп'ютер-коледж, Відділ мовної підготовки, Відділ мультимедійних технологій, Відділ міжнародної освіти);
- Виробничо-комерційні підрозділи (Управління інформатизації, Управління електронної техніки, Управління мережевих технологій, Рекламно-видавничий центр;
- Сервісні підрозділи (Унітех-Общепит-Сервіс, Унітех-Готель-Сервіс);
- Підрозділи управління (Бухгалтерія, Управління експлуатації, Управління регіональної політики, Управління юридичного та кадрового забезпечення).
Основний дохід Технічний університет отримує за рахунок своїх як би трьох китів: Ліцей, Школа абітурієнта і Підготовчі курси. Ці підрозділи забезпечують основний дохід ВАТ «Технічний університет КубГТУ», що складає приблизно 70-80% від загального доходу. Тому нижче більш докладніше ці підрозділи представлені. Крім того, згідно з темою дипломної роботи розглядається більш докладно підрозділи управління.
Ректор
Ректорат
Центр довузівської підготовки
Підрозділи середньої освіти
Вища освіта
Додаткова професійна освіта
Виробничо-комерційні підрозділи
Сервісні підрозділи
Підрозділи управління
Підпис: Центр довузівської підготовкиПідпис: Підрозділи середньої освітиПідпис: Вища освітаПідпис: Додаткова професійна освітаПідпис: Виробничо-комерційні підрозділиПідпис: Сервісні підрозділиПідпис: Підрозділи управління

Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 3. Структурна схема ВАТ «ТУ КубГТУ»
У ліцеї, створеному в 1992 році, учні отримують середню загальну освіту. Він став однією з самих перших альтернативних структур на Кубані. Тут викладають провідні професори, доценти, досвідчені педагоги і кращі вчителі міста.
У березні 1998 року Ліцей пройшов державну атестацію з видачею ліцензії на право освітньої діяльності до 2003 року і акредитований як загальноосвітній заклад підвищеного рівня освіти 2, 3-й ступенів. Продовжують працювати дві форми Ліцею: Класичний та Відкритий.
Для підвищення ефективності навчання в Класичному ліцеї відкрито проліцейское відділення, на якому проходять навчання учні 8-9-х класів.
У 1999 році Класичний ліцей закінчило 69 осіб, з них 64 успішно здали вступні іспити в КубГТУ, решта надійшли в інші вузи.
Наступними ланками центру довузівської підготовки є Школа абітурієнта і Підготовчі курси. У звітному році набрано найбільший контингент в ці структури, що склало 2300 чоловік. Розпочато підготовку по 2-річної системи навчання. Створюються профільні класи (технічні, технологічні, економічні).
Наші слухачі беруть участь у Російському тестуванні (при Технічному університеті створено Цент тестування). Крім цього в Технічному університеті створена фірма "Технотест", що дозволяє абітурієнтам пройти тестовий, комп'ютерний, вхідний, проміжний і підсумковий контроль знань з предметів вступних іспитів.
Основне завдання підготовчих курсів - організація філій довузівської підготовки для учнів випускних класів освітніх установ районів Краснодарського краю і організація підкурси різної тривалості - від 6-місячних до 1-місячних. У результаті 5-річної роботи створено 18 філій підготовчих курсів у районних центрах краю.
Перспективними напрямками регіональної політики Технічного університету КубГТУ позначені такі: організація та забезпечення діяльності представництв КубГТУ в містах Краснодарського краю. Укладено договори з главами адміністрацій міст Тіхорецка, Тимашевськ, Слов'янська-на-Кубані. Ведеться робота з укладення договору про співпрацю у сфері освітньої діяльності між КубГТУ і Адигейської республікою; підготовка до укладання договорів з Гіагінським та іншими районами республіки зі створення представництв університету.
Для ведення роботи в сфері вищої професійного навчання був створений ІСТЕк. Освіта ведеться за двома напрямками: інженерно-технічне та фінансово-економічне. Відкрито філії ІСТЕк в містах Новоросійську, Армавірі, Майкопі. У цих освітніх структурах розвиваються різні системи і форми отримання другої вищої та паралельного освіти. У 1999 році в ІСТЕк зараховано на денну форму 195 і на заочну 121 чоловік.
Для організації зовнішньоекономічної діяльності Технічного університету створено Управління, що складається з трьох відділів: Відділу міжнародної освіти. Відділу мовної підготовки та Відділу мультимедійних технологій, а також «Комп'ютер-коледжу».
Вивченням досвіду університетів світу, укладанням договорів з ними на викладання за самим новим для нас вузьких спеціальностях займається Відділ міжнародної освіти. Співробітниками цього відділу проведено набір та навчання за програмою осінньої презентації Відкритого університету Великобританії. Здійснено атестація викладачів Технічного університету для організації на базі університету Центру підготовки Об'єднаного Екзаменаційного Ради Великобританії.
Виграно тендер на підготовку управлінських кадрів для організацій народного господарства Російської Федерації за Президентською програмою, здійснений набір і випуск слухачів. Результати анкетування підтверджують високу оцінку слухачами процесу навчання, методики та якості викладання.
У рамках Центру ділового освіти здійснюється перепідготовка експертів для Торгово-промислової палати.
Одним з найстаріших відділів, що існували як самостійний підрозділ, а тепер входять до Управління зовнішньоекономічних зв'язків, є Комп'ютер-коледж. Триває набір та навчання слухачів. Укладено договори з Центральним Банком РФ по Краснодарському краю, з Краснодарським відділенням Ощадбанку, з Краснодарводоканалом.
Відповідно до рішення адміністрації Краснодарського краю Технічний університет визначено відповідальним виконавцем «Програми інформатизації органів влади, державних організацій та установ Краснодарського краю». Проблемами інформатизації в Технічному університеті займаються два відділи:
Відділ мережевих технологій і Відділ програмних систем, об'єднані в Управління інформатизації, який розробляє і впроваджує комп'ютерні технології на підприємствах і в організаціях краю.
Відділ мережевих технологій проводить роботи з обслуговування мережі Інтернет і Зовнішньої електронної пошти. Розроблено і здана в експлуатацію головний сторінка Web-сервера адміністрації Краснодарського краю в мережі Інтернет, а також розроблений Web-сервер «Курорти» для представлення інформації Адміністрації краю та інформації департаменту з питань курортів і туризму в мережі Інтернет.
Нинішнє управління електронної техніки у 1999 році стало більш самостійним, обсяг реалізації його продукції для сторонніх організацій поступово збільшується. У звітному році укладені договори на виконання робіт з такими організаціями, як Академія культури. Законодавчі збори краю. Крайовий суд, Апарат адміністрації Краснодарського краю та іншими.
Для здійснення рекламно-видавничої діяльності, розширення переліку та підвищення ефективності послуг, що надаються рекламно-видавничого характеру в структурі Технічного університету було організовано Рекламно-видавничий центр у складі наступних відділів: рекламного, редакційно-видавничого, телебачення та дизайну. 18 листопада 1998 була отримана ліцензія на здійснення видавничої діяльності, видана Державним комітетом Російської Федерації по друку.
Технічний університет значно розширив сфери послуг в галузі громадського харчування. В даний час в управлінні громадського харчування входять дві їдальні, розташовані на вулицях Красная.91 і Московська, кафе «БІТ» і 9 філій. У кафе «БІТ» комфортно і затишно: його приміщення розширене і може вмістити велику кількість відвідувачів.
Досить ефективно працює готель «Унітех-Готель-Сервіс». Її послугами, в основному, користуються приїжджають до КубГТУ і Технічний університет від сторонніх організацій.
У Технічному університеті рівень вимог до всіх співробітників дуже великий. Кадри підбираються з особливою ретельністю. Тільки кваліфікований персонал може виконати завдання, поставлені перед Технічним університетом його акціонерами.
Відділами Управління були виконані наступні заходи: впроваджені автоматизована система обліку кадрів і розрахунку заробітної плати, автоматизована система обліку і контролю доручень; успішно експлуатується система електронного документообігу Технічного університету на основі локально-обчислювальної мережі.
Пріоритетні напрямки діяльності ВАТ "Технічний університет КубГТУ" у 1999 році:
- Розробка та реалізація нової регіональної політики в галузі освіти, науки і виробництва;
- Розвиток підсистеми довузівської освіти як частини системи безперервної освіти;
- Розвиток міжнародних освітніх, наукових і комерційних проектів;
- Вдосконалення системи управління Технічним університетом КубГТУ на основі комп'ютерних технологій;
- Вдосконалення системи вузівської підготовки за участю іноземних партнерів на базі Інституту сучасних технологій та економіки;
- Розвиток мультимедійних технологій та їх використання в навчальному процесі.
Всі підрозділи в такій структурі є незалежними і якщо навіть відбувається кооперація для досягнення спільних цілей, то вона відбувається на взаємовигідних умовах. Вище керівництво Технічного університету отримує прибуток за рахунок жорстко встановлених відсотків від реалізації підрозділів. Отримані кошти йдуть на заробітну плату в підрозділи управління і на компенсацію збитків у збиткові підрозділи. Крім того, залишаються грошові кошти, які можна пустити на розвиток виробництва в будь-якому підрозділі.
Структурна схема організації дещо відрізняється від організаційної структури управління за рахунок того, що Проректора по напрямки можуть керувати кількома підрозділами. Проректора за напрямками спільно з ректором на ректораті планують свою роботу, підводять підсумки і коректують плани робіт, вирішують багато спірних питань, які часто виникають між підрозділами. Нижче представлена ​​організаційна структура управління Технічного університету (REF _Ref481653740 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT рісунок4).
Ректор
Перший проректор, проректор з навчальної роботи
Проректор з економіки
Проректор з інформатизації
Проректор з середньої освіти
Проректор з наукової роботи
Центр довузівської підготовки
Управління регіональної політики
ІСТЕк
Фірма Унітех-Общепит-Сервіс
Фінансово-аналітичний відділ
Головний бухгалтер
Бухгалтерія ТУ
Проректор з управління та кадрам
Адміністративний відділ
Управління експлуатації
Фірма Унітех-Готель-Сервіс
Управління юридичного та кадрового забезпечення
Додаткова професійна освіта
Підрозділи середньої освіти
Управління електронної техніки
Управління інформатизації
Рекламно-видавничий центр
Відділ ділової освіти
Проректор з зовнішньоекономічної діяльності


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 4. Організаційна структура управління ВАТ «ТУ КубГТУ»
На малюнку, де була представлена ​​структурна схема ВАТ «ТУ КубГТУ» (REF _Ref481653158 \ * LOWER REF апрель18чісла \ t \ * MERGEFORMAT \ * MERGEFORMAT малюнок 3) підрозділи були згруповані за функціональними ознаками, а на наступному малюнку, де представлена ​​організаційна структура управління ВАТ «ТУ КубГТУ» (REF _Ref481653740 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT рісунок4) підрозділу згруповані з урахуванням підпорядкованості за проректорам напрямків.
З представлених структур видно, що структура Технічного університету не збігається з організаційною структурою управління.
З малюнків видно, що в організації використовується лінійна структура управління. Ця форма управління має певні переваги та недоліки.
Термін "організаційна структура" відразу ж викликає в нашій уяві двовимірну деревоподібну схему, що складається з прямокутників і з'єднуючих їх ліній. Ці прямокутники показують виконувану роботу і коло обов'язків і, таким чином відображають поділ праці в організації. Відносне положення прямокутників і з'єднуючі їх лінії показують ступінь підпорядкування. Розглянуті співвідношення обмежені двома вимірами: вгору - вниз і поперек, тому що ми оперуємо з обмеженим допущенням, відповідно до якого організаційна структура повинна бути представлена ​​на двовимірній схемі, викреслював на плоскій поверхні.
У самій же організаційній структурі не міститься нічого такого, що обмежувало б нас у цьому відношенні. Крім того, ці обмеження на структуру організації часто викликають серйозні і дорогі наслідки. Ось тільки чотири з них:
- По-перше, між окремими частинами організацій такого роду виникає не співробітництво, а конкуренція. Всередині організацій існує більш сильна конкуренція, чим між організаціями, і ця внутрішня конкуренція набуває значно менш етичні форми.
- По-друге, звичайний спосіб представлення структури організацій серйозно утрудняє визначення задач окремих підрозділів і вимір відповідних показників якості роботи унаслідок великої взаємозалежності підрозділів, об'єднаних подібним чином.
- По-третє, це сприяє створенню організацій, що чинять опір змінам, особливо змінам їхньої структури; тому вони перероджуються в бюрократичні структури, що не піддаються адаптації. Більшість таких організацій навчається вкрай повільно, якщо навчається взагалі.
- По-четверте, подання організаційної структури у вигляді двовимірного дерева обмежує число і характер можливих варіантів рішення виникаючих проблем. При наявності такого обмеження неможливі рішення, що забезпечують розвиток організації з урахуванням технічних і соціальних змін, темпи яких все більше і більше ростуть. Існуюча обстановка вимагає, щоб організації були не тільки готові до будь-яких змін, але і здатні їм піддаватися. Іншими словами, необхідно динамічна рівновага.
Очевидно, що для досягнення такої рівноваги організація повинна мати досить гнучку структуру. (Хоча гнучкість не гарантує пристосовності, проте вона необхідна для досягнення останньої).
Основи лінійних структур складає так званий "шахтний" принцип побудови і спеціалізація управлінського процесу по функціональним підсистемам організації. Результати роботи кожної служби оцінюються показниками, що характеризують виконання ними своїх цілей і завдань. Відповідно будується і система мотивації і заохочення працівників. При цьому кінцевий результат (ефективність і якість роботи організації в цілому) стає як би другорядним, тому що вважається, що всі служби тією чи іншою мірою працюють на його одержання.
Переваги організаційної структури ВАТ «ТУ КубГТУ»:
- Чітка система взаємних зв'язків функцій і підрозділів;
- Чітка система єдиноначальності - один керівник зосереджує у своїх руках керівництво всією сукупністю процесів, що мають загальну мету;
- Ясно виражена відповідальність;
- Швидка реакція виконавчих підрозділів на прямі вказівки вищестоящих.
Недоліки організаційної структури ВАТ «ТУ КубГТУ»:
- Відсутність ланок, що займаються питаннями стратегічного планування; у роботі керівників практично всіх рівнів оперативні проблеми ("текучка") домінує над стратегічними;
- Тенденція до тяганини і перекладання відповідальності при рішенні проблем, що вимагають участі декількох підрозділів;
- Мала гнучкість і пристосовність до зміни ситуації;
- Критерії ефективності і якості роботи підрозділів і організації в цілому - різні;
- Тенденція до формалізації оцінки ефективності і якості роботи підрозділів приводить звичайно до виникнення атмосфери страху і роз'єднаності;
- Велике число "поверхів керування" між працівниками, які випускають продукцію, і особою, яка приймає рішення;
- Перевантаження управлінців верхнього рівня;
- Підвищена залежність результатів роботи організації від кваліфікації, особистих і ділових якостей вищих керівників.
Висновок: в сучасних умовах недоліки структури переважують її гідності. Така структура погано сумісна з сучасною філософією якості.
У схемі відсутнє відділ маркетингу, так як покладаються на досвід і знання керівників підрозділів, а це призводить до того, що підрозділи стають неконкурентоспроможними.

2.2 Техніко-економічні показники

Для аналізу техніко-економічних показників використовується річна бухгалтерська звітність за кілька років (додаток А). Дані з програми зведені в аналітичну таблицю, де крім основних техніко-економічних показників наводиться одночасно і темпи зростання (REF _Ref482259050 \ * LOWERтабліца 2).
Дані в таблиці наведені по роках, що дозволяє простежити динаміку зміни деяких показників. Темпи зростання дозволяють порівняти, наприклад, характер зміни виручки від реалізації та управлінських витрат. Для нас цікаво простежити характер зміни чисельності персоналу, особливо чисельність керівників.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 2
Техніко-економічні показники
Показники
1997
1998
1999
Тр,
%
Тр,
%
1. Виручка (нетто) від реалізації продукції, робіт, послуг, тис. р..
5109
7543
10088
147,6
133,7
2. Собівартість реалізації товарів, продукції, робіт, тис.р.
3972
5950
7945
149,8
133,5
3. Комерційні витрати, тис.р.
35
59
142
168,3
239,2
4. Управлінські витрати, тис.р.
1067
1233
1619
115,6
131,3
5. Прибуток від реалізації, тис.р.
35
300
382
865,4
127,3
6.Прібиль від фінансово-господарської діяльності, тис.р.
170
278
232
163,4
83,4
7. Прибуток звітного періоду, тис.р.
187
295
278
157,3
94,2
8. Чисельність працюючих, чол
в тому числі:
керівників
службовців
фахівців
239
37
108
94
296
42
131
123
371
48
152
171
123,8
113,5
121,3
130,9
125,3
114,3
116,0
139,0
9. Середньорічна вартість основних виробничих фондів, тис.р.
679,08
719,82
568
106,0
78,9
10. Середньорічна вартість оборотних коштів, тис.р.
1308
1548,2
2768
118,4
178,8
11. Виробіток на одного працюючого,
в тому числі на одного керівника
21,38
138,1
25,48
179,6
27,19
210,2
119,2
130,1
106,7
117,0
12. Фондовіддача, р / р
7,52
10,48
17,76
139,3
169,5
13. Фондомісткість, р / р
0,13
0,10
0,06
71,8
59,0
14. Витрати на 1 руб. товарної продукції, р / р
0,777
0,789
0,788
101,5
99,8
15. Рентабельність,%
загальна
продукції
4,7
0,9
5,0
5,0
3,5
4,8
105,0
577,6
70,6
95,4
Аналізуючи дані таблиці, можна зробити висновок, що з року в рік техніко-економічні показники в основному ростуть, але ростуть різними темпами. Легко помітити, що більш високі темпи зростання були в 1998 році, ніж в 1999 році. Це пов'язано з тим, що в 1998 році у ВАТ «Технічний університет КубГТУ» було проведено ряд заходів щодо поліпшення інформаційного забезпечення управління:
1) Модернізація персональних комп'ютерів
2) Створення локальної мережі
3) Підключення до глобальної мережі Інтернет
4) Створення відділом програмування автоматизованих систем, що полегшують роботу керівників
Нижче на малюнку представлена ​​динаміка зміни по роках прибутку та управлінських витрат (REF _Ref482649798 \ h \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 5 ). З малюнка видно, що після 1998 року починається збільшення управлінських витрат і невелике зростання прибутку. Чому ж після зазначених вище заходів зростають витрати в управлінні і прибуток практично не виросла?


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 5. Зміна прибутку та управлінських витрат
Підвищення управлінських витрат пов'язане зі збільшенням чисельності співробітників у підрозділах управління Технічного університету. Більше співробітників стало працювати в бухгалтерії, з'явився юридичний сектор в адміністративному відділі, з'явився фінансовий сектор в бухгалтерії, з'явився проректор з регіональним зв'язків, з'явилася кафедра захисту інформації. У кінцевому підсумку всі витрати розподіляються на підрозділи у вигляді накладних витрат в Технічний університет. Ставка таких накладних витрат для підрозділів змінювалася і в 1997 році становила 10% від реалізації, а вже в 1999 році стала складати 20%. Крім того, у підрозділах існують свої накладні витрати. Все це призводить до того, що деякі підрозділи стають неконкурентоспроможними на ринку послуг. Знижується реалізація, не виконується намічений бюджет. Щоб не втратити клієнтів упор робиться в Технічному університеті на якість.
Кількість співробітників постійно збільшувалася, так як Технічний університет постійно розширював сфери свого впливу. Збільшувалися обсяги робіт і збільшувалися ринкові ціни. Все це позначалося на зростанні обсягу реалізації. Після серпня 1998 року, коли різко знизилися доходи громадян, помічена низька активність підрозділів і невиконання намічених планів. Тому прибуток від реалізації зростає з меншими темпами.
Рентабельність не підвищувалася вище 5%, хоча в підрозділах цю величину закладають не менше 10%. У 1998 році були найкращі результати, а вже в 1999 році відбулося зниження рентабельності.

2.3 Аналіз системи документообігу

Сьогодні вже багато хто прийшов до думки, що культура роботи з документами - це частина виробничої культури, а та, у свою чергу, є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому система документообігу - така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і устаткування, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь-якому керівникові. Керівник втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ.
Всі документи, які звертаються в системі документообігу, у ВАТ «Технічний університет КубГТУ» поділяють наступним чином:
1. Вхідні
2. Вихідні
3. Накази
- З основної діяльності
- По відрядженнях
- З особового складу
4. Внутрішні
- Фінансові
- Службові
Витрати на роботу з документами складається з декількох моментів. Це час на складання документа і на його реєстрацію. Витрати часу на складання документів залежать від складності документа, від наявності вже подібних готових документів і від технічного забезпечення (наявність сучасного персонального комп'ютера, програмного забезпечення та принтера). Витрати на реєстрацію документа складаються з часу узгодження, реєстрації у секретаря, затвердження і доведення до виконавця. Багато керівників не звертають уваги на такі витрати, але у великих організаціях кількість обертаються документів може істотно зростати. Тому проведемо аналіз кількості документів обертаються в організації, визначимо їх основні потоки.
Секретарями організації ведеться реєстрація всіх документів у спеціальних журналах. Крім того, діє система контролю доручень в електронному вигляді. Проаналізуємо потік документів по роках для того, щоб переглянути динаміку зміни потоку документів, після впровадження в організації з 1998 локальної мережі, електронної системи контролю доручень, електронної системи контролю оплати «Class». Аналіз додатково проведемо по 1999 році за місяцями, для визначення пікових навантажень і сезонності.
Нижче на малюнку представлена ​​структура підпорядкованості Адміністративного відділу ВАТ «Технічний університет КубГТУ» (REF _Ref481655297 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 6). На схемі видно поділ Адміністративного відділу на два сектори: сектор діловодства та організаційний сектор.
Розмежування функцій секторів Адміністративного відділу відбувається наступним чином.
Функції сектору діловодства:
1) Прийом та реєстрація внутрішньої, вхідної, вихідної кореспонденції.
2) Прийом на підпис проектів листів, наказів по основній діяльності.
3) Підготовка наказів по відрядженнях співробітників на підставі підписаних ректором службових записок.
4) Перевірка правильності складання всіх документів, переданих на підпис ректору.
5) Реєстрація внутрішніх, вхідних і вихідних документів в автоматизованій системі діловодства.
6) Доведення резолюцій ректора до виконавців.
7) Реєстрація наказів з основної діяльності та по відрядженнях співробітників з оформленням посвідчень про відрядження.
8) Доведення до виконавців наказів по основній діяльності за реєстром.
9) Формування справ і здача їх в архів.
10) Контроль за правильністю ведення діловодства в підрозділах.
Сектор діловодства
Ректор
Проректор з управління та кадрам
Адміністративний відділ


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 6. Структура підпорядкованості Адміністративного відділу
Функції організаційного сектора:
1) Реєстрація переданих підрозділами рахунків та інших документів на оплату та передача їх до бухгалтерії.
2) Постановка документів з резолюціями на контроль та зняття з контролю.
3) Передача документів виконавцям і в сектор діловодства.
4) Повідомлення співробітників про проведені спільно з ректором нарадах.
5) Оперативна зв'язок зі сторонніми організаціями та окремими громадянами (телефон, факс і т.д.)
6) Облік прийому громадян і співробітників з особистих і службових питань.
7) Формування підписки підприємства і контроль надходження передплатних видань.
8) Складання графіка роботи співробітників працюють на штатних посадах за сумісництвом.
9) Виконання машинописних та копіювально-розмножувальних робіт.
10) Ведення протоколу засідань ректоратів, офрмление виписок з протоколів.
11) Щоденне складання спільно з ректором плану її роботи на день.
Фактично в приймальні працюють дві людини. Це дві секретаря, іноді навіть один. Вони удвох не в змозі виконувати всі ці функції і тому систему електронного контролю доручень не використовують за призначенням. У цю систему вводять документи на контролі вже пройшли числом. Немає єдиного еталона складання наказів, службових записок. Немає чіткого встановленого часу на реєстрацію документів. Документ на підписі у ректора може пролежати необмежений час або загубитися. Електронна пошта не використовується, так як запрошення на ректорат або просте оповіщення співробітників робиться по телефону або усно при зустрічі. У ректора немає помічника, який міг би взяти на себе частину повноважень ректора, а величезний потік документів може займати багато часу у ректора на ознайомлення документа, осмислення, прийняття рішення і складання резолюції. Іноді ректор їде у відрядження, тоді документи можуть лежати на підписи від 5 до 10 днів. Можуть часто виникати ситуації, коли ректор на службовій записці дозволяє, а потім при появі рахунку або наказу-забороняє, суперечачи собі.
У ВАТ «Технічний університет КубГТУ» є затверджена схема документообігу. Нижче на малюнку представлена ​​схема документообігу (REF _Ref481655410 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 7).
Адміністративний
відділ
Підрозділ
Сектор діловодства
Ректор
ТУ КубГТУ
Вхідна та вихідна кореспонденція
Проректор по напрямку
Бухгалтерія
Відділ кадрів
Інші підрозділи


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 7. Документообіг у ВАТ «ТУ КубГТУ»
У результаті перегляду журналу реєстрації в приймальні організації у секретаря та аналізу отриманої інформації мною була складена таблиця, де представлена ​​зведена інформація по кожному виду документа в динаміці по роках (REF _Ref482855962 \ * LOWER \ h таблиця 3 ). З таблиці можна визначити структурну характеристику документообігу і як вона змінюється по роках.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 3
Аналіз структури документообігу
Найменування
документа
Кількість документів
Темпи зростання,%
1997
1998
1999
в 1998
до 1997
в 1999
до 1998
Вхідні
124
203
240
164
118
Вихідні
384
402
358
105
89
Накази
в тому числі:
- З основної діяльності
- По відрядженнях
- З особового складу
870
157
215
498
648
116
178
354
894
156
222
516
74
74
83
71
138
134
125
146
Внутрішні
в тому числі:
- Фінансові
- Службові
3841
1492
2349
2597
973
1624
1972
1272
700
68
65
69
76
131
43
Разом на рік:
5219
3850
3464
74
90
У середньому за день
18
13
12
72
92
Виручка від реалізації, тис.р.
7663
11315
15132
148
134
З таблиці, де представлені техніко-економічні показники видно, що виручка від реалізації зростала з року в рік на 148 і на 134 відсотка (REF _Ref482259050 \ * LOWER \ h таблиця 2 ), А загальна кількість документів в організації скорочувалася до рівня 74 і 90 відсотків від попереднього року (REF _Ref482855962 \ * LOWER \ h таблиця 3 ). Нижче на малюнку ці зміни наочно представлені (REF _Ref481655666 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 8).
Виручка від реалізації
Загальна кількість документів

Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 8. Зміна виручки від реалізації та загальної кількості документів
При більш детальному розгляді останньої таблиці, де аналізується структура документообігу видно, що потоки внутрішніх документів сильніше скорочувалися, ніж зростали потоки вхідних і вихідних документів (REF _Ref482855962 \ * LOWER \ h таблиця 3 ). Нижче на малюнку ці зміни представлені (REF _Ref481655893 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 9).
Внутрішні
Накази
Вихідні
Вхідні


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 9. Зміна кількості документів
Використання локальної мережі дозволяє обмінюватися повідомленнями між співробітниками організації у вигляді електронної пошти. Це як раз приблизно в два рази скорочувало кількість службових записок з року в рік. Зросла ділова активність організації, виручка від реалізації і відповідно ростуть потоки вхідних і вихідних документів. Причому в останньому році потоки вихідних повідомлень різко скоротилося за рахунок використання глобальної мережі Інтернет.
Проаналізувавши більш докладно зміна обсягу документообігу, визначимо:
- Які підрозділи найбільш сильно завантажують документами керівника
- Чи є характер сезонності роботи і якщо є, то визначимо пікові значення
У ВАТ «Технічний університет КубГТУ» багато різноманітних підрозділів, але для аналізу обсягу документообігу слід брати тільки основні підрозділи. До числа таких підрозділів можна зарахувати:
- Бухгалтерія;
- Адміністративний відділ;
- Школа абітурієнтів;
- Підготовчі курси;
- Ліцей;
- Комп'ютер-коледж.
Нижче в таблиці представлена ​​угруповання видів документів з основних підрозділів (REF _Ref482857173 \ * LOWER \ h таблиця 4 ). У цій таблиці аналізується не тільки динаміка загальної кількості документів по роках, але і виробляється аналіз по основних підрозділів. У результаті можна визначити основні потоки інформації в Технічному університеті. Саме ці потоки документів необхідно в першу чергу автоматизувати
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 4
Угруповання видів документів по підрозділах
Підрозділ
1997
1998
1999
Кол.
%
Кол.
%
Кол.
%
Адміністративний відділ
765
15
621
16
754
22
Бухгалтерія
1392
27
1073
28
1272
37
Школа абітурієнтів
909
17
718
19
446
13
Підготовчі курси
715
14
537
14
345
10
Ліцей
582
11
410
11
273
8
Комп'ютер-коледж
551
10
319
8
259
7
Інші
305
6
172
4
115
3
Разом:
5219
100
3850
100
3464
100
Представлені вище в таблиці результати порівнянь обсягу документообігу по підрозділах (REF _Ref482857173 \ * LOWER \ h таблиця 4 ) Наочно відображені нижче на малюнку (REF _Ref481656192 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT
рисунок 10).
З малюнка видно, що загальне зниження обсягів документообігу відбулося в підрозділах. В адміністративному відділі і в бухгалтерії кількість документів навпаки зросла. Це є навпаки позитивним моментом, тому що при великій ділової активності в бухгалтерії збільшився потік фінансових документів, а в адміністративному відділі збільшилися обсяги вхідних і вихідних документів.
Проте, якщо вдасться створити таку систему документообігу, яка призведе до скорочення потоків документів з бухгалтерії або адміністративного відділу, то це призведе до більш значних результатів.
Бухгалтерія
Адміністративний відділ
Школа абітурієнтів
Підготовчі курси
Ліцей і Комп'ютер-коледж
Інші


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 10. Динаміка обсягу документообігу по підрозділах
Нижче в таблиці проведений аналіз обсягу документообігу протягом одного року на прикладі 1999 року (REF _Ref482857752 \ * LOWER \ h таблиця 5 ). Тут розбивка відбувається помісячно для виявлення сезонності.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 5
Виявлення сезонності в обсязі документообігу
Місяці
Року
Види документів
Вхідні
Вихідні
Накази
Внутрішні
Січень
12
35
57
177
Лютий
22
30
78
200
Березень
27
25
130
165
Квітень
23
28
84
175
Травень
14
24
96
122
Червень
18
53
84
78
Липень
23
42
34
94
Серпень
17
29
23
120
Вересень
25
69
69
183
Жовтень
18
38
47
165
Листопад
17
44
108
182
Грудень
24
44
79
211
З поданої вище таблиці видно, що в літній період знижується активність організації, так як більшість співробітників саме в цей період йдуть у відпустки (REF _Ref482857752 \ * LOWER \ h таблиця 5 ). Так як основні підрозділи в Технічному університеті займаються освітньою діяльністю, то з таблиці видно різке збільшення активності підрозділів на початку навчального року з 1 вересня і зниження в період літніх та осінніх канікул. Нижче на малюнку ці зміни наочно представлені (REF _Ref481656914 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT рисунок 11).
За рік
Внутрішні
Накази
Вихідні
Вхідні


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 11. Динаміка обсягу документообігу протягом року
В період весняних канікул немає зниження активності, так як у цей період йде більш інтенсивна підготовка школярів, абітурієнтів до випускних іспитів і до вступу до вузу.
У результаті проведеного аналізу, у цьому підрозділі виявлено, що основні потоки інформації йдуть через бухгалтерію та адміністративний відділ. Також я визначив, що спостерігається деяка сезонність робіт, пов'язана з учбовими канікулами. В результаті впровадження в Технічному університеті локальної мережі і спроба автоматизувати документообіг частково виявлено загальне зниження потоку документів. Виходячи з отриманих результатів можна зробити висновок про необхідність подальшого вдосконалення системи документообігу та впровадження сучасних інформаційних комплексних систем.

2.4 Аналіз матеріально-технічного забезпечення

Оснащення різною технікою, дозволяє економити управлінські та накладні витрати, проводити більш ефективне внутрішньофірмове планування, управління і контроль. Забезпечити керівника як можна швидше необхідної йому достовірною інформацією для прийняття оперативних рішень можливе за допомогою новітніх технічних засобів. Керівник у своїй діяльності використовує різні технічні засоби для прийняття управлінських рішень.
1) Телекомунікаційний зв'язок (телефон, факс, пейджер, пошта, електронна пошта, локальна мережа, глобальна мережа Інтернет)
2) Обчислювальна техніка (персональний комп'ютер, калькулятор)
3) Копіювально-розмножувальна техніка (принтер, сканер, ксерокс, різограф)
4) Інформаційні системи (телебачення, газети, журнали)
За допомогою цих технічних засобів керівник приймає в короткий час обгрунтовані і правильні рішення. Тому важливо не тільки визначити наявність цих коштів, а й проаналізувати їх якісний рівень. Важливим тут є рівень підготовленості персоналу, здатність його використовувати всі можливості сучасних технічних засобів.
У Технічному університеті встановлено телефонний міні АТС, що дозволяє паралельно підключити міський телефон в кілька відділів і виконувати наступні функції:
1) внутрішні телефонні дзвінки
2) переклад вхідних дзвінків з міста на інші внутрішні номери
3) при зайнятості міської лінії установлювати автоматично чергу на вихід в місто.
Нижче в таблиці представлена ​​характеристика телефонної мережі ВАТ «Технічний університет КубГТУ» (REF _Ref482858890 \ * LOWER \ h таблиця 6 ).
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 6
Характеристики роботи телефонної мережі
Характеристика
1997
1998
1999
Кількість міських номерів
2
3
4
Кількість внутрішніх номерів
28
37
46
Кількість дзвінків на день
140
370
830
Очікування виходу в місто в години пік, хв.
2
6
22
Дані з таблиці підтверджують часті скарги працівників, про неможливість додзвонитися до міста в години пік. Це приблизно з 10 години до 12 години та з 14 годин до 16 годин. Якщо в Технічному університеті вихід у місто здійснюється автоматично, то клієнтам додзвонитися з міста практично неможливо. Останнім часом кількість скарг стало зростати з боку клієнтів, контрагентів про перевантаженість телефонної лінії Технічного університету. Через не решаемости проблеми Ліцей встановив собі в підрозділ додатковий телефон зі своїх коштів.
Така ситуація, звичайно ж, негативно позначається на роботу керівників підрозділів. Ця втрата часу керівником, це зниження іміджу організації, втрата потенційних клієнтів. Багато керівників підрозділів залишаються спеціально вечорами, щоб провести дзвінки в місто або залишають на візитках, буклетах свої домашні телефони.
У той час, коли в суспільстві є електронна пошта Інтернет, багато співробітників продовжують використовувати факс. В організації знаходиться три факсу: у приймальні, у відділі сервісу і ремонту та у відділі міжнародних відносин. Використання факсу іноді не можна трактувати як недолік, так як в одержувача факсу може не бути електронної пошти. Проте використання факсу, за описаної вище проблеми, часто паралізує телефонну систему на 2 - 3 години.
Поява локальної мережі та глобальної мережі Інтернет в1996 році і подальший її розвиток позитивно вплинуло на роботу персоналу ВАТ «Технічний університет КубГТУ». Скоротилися витрати часу і засобів так як локальна мережа дозволяла:
1) Швидко виробляти переустановку програмного забезпечення
2) Скоротити витрати на придбання дискет, CD-ROMов, принтерів, жорстких дисків
3) Посилати і отримувати електронну пошту
4) Повчати і використовувати новітню інформацію з глобальної мережі Інтернет.
5) Скоротити обслуговується персонал
Всі комп'ютери в організації з'єднані за топологією «зірка». В організації чотири виділених сервера:
- Технічний університет
- Два навчальних сервера в Комп'ютер-коледжі
- Web-сервер Інтернет відділу програмування
У додатку Б представлена ​​пристрій локальної мережі ВАТ «Технічний університет КубГТУ». З цього малюнка видно, що відділи з'єднані 10 мегабітний зв'язком, а проректора і глави відділів 100 мегабітної зв'язком. Однак не всі відділи підключені до локальної мережі. До числа не підключених до локальної мережі належить:
1) Відділ реклами
2) Управління відділу мережевих технологій
3) Комп'ютерний клас на 10 машин в 205 аудиторії
4) Відділ експлуатації
5) Морально-застарілі комп'ютери у відділах
Втрати від не використання мережі очевидні. Так, наприклад, у Комп'ютер-коледжі є два комп'ютерні класи по 10 комп'ютерів у кожному. Один з них підключений до локальної мережі з можливістю виходу в глобальну мережу Інтернет, інший не підключений, хоча в плані розвитку локальної мережі у ВАТ «Технічний університет КубГТУ» стояв навіть на першому місці. Наведемо порівняння в чому проявляються втрати:
1) Час планової переустановлення програмного забезпечення на всіх машинах у класі становить в 20 - 30 разів повільніше. Це пов'язано з першу чергу через відсутність локальної мережі і через те, що на половині машин немає CD-ROMов. Їх встановлювали не на всі машини, оскільки сподівалися на появу у найближчому майбутньому локальної мережі.
2) Неможливо проводити заняття, пов'язані з локальною мережею або з Інтернетом.
3) Перед установкою додаткового програмного забезпечення, часто необхідно вирішувати проблему з браком дискового простору шляхом видалення іншого.
Третій пункт описаний вище призводить до додаткових інсталяція програмного забезпечення, а це знову втрати часу, описані вище в першому пункті.
Це наочний приклад того, що інтереси відділу мережевих технологій розходяться з інтересами Комп'ютер-коледжу, а неодноразові прохання та службові записки не допомагають вирішити цю проблему через вище керівництво ВАТ «Технічний університет КубГТУ».
Мережа побудована за топології зірка. Ця сама витратна топологія мережі, коли до кожного окремого комп'ютера тягнеться вита пара (додаток Б). У той же час ця топологія має великі переваги:
1) Надійність в цілому
2) Стійкість до пошкоджень
3) Легкість обслуговування
4) Простота зміни
Крім того, в суспільстві існує фізично ізольована інша мережа, що складається з трьох комп'ютерів. На цих комп'ютерах працюють співробітники відділу кадрів і розрахунковий сектор в бухгалтерії. Це вказує про низький професійний склад керівництва відділу мережевих технологій, які не можуть забезпечити безпеку мережі на програмному рівні і тому пішли по простому і не найефективнішого шляху.
Використання мережевих ресурсів (мережевий принтер, мережеві диски) не використовується в розмірах всього акціонерного товариства, а здійснюється в межах підрозділів, тобто кожен підрозділ набуває собі необхідне устаткування, хоча за допомогою локальної мережі можна було організувати мережеві ресурси для всієї організації.
Використання мережі Інтернет, дозволило в багатьом співробітникам отримувати найсвіжішу і нову інформацію по будь-якій тематиці. Використання мережі Інтернет зараз - це успіх у майбутньому, так як деякі організації в Краснодарі про це лише мріють або ці кроки тільки починають робити. Це майбутнє, це престиж організації.
Розглянемо стан парку персональних комп'ютерів. Рівень забезпеченості відділів персональними комп'ютерами та їх моральний знос.
У 1998 році у ВАТ «Технічний університет КубГТУ» після появи локальної мережі планувалося використовувати електронну пошту на основі служби «Microsoft Mail», а для цього була потрібна модернізація більшості комп'ютерів в організації. Більшість машин працювали в операційній системі DOS з програмною оболонкою Windows 3.11 або з операційною системою Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативної пам'яті. Нижче в таблиці представлені етапи модернізації комп'ютерної бази Технічного університету (REF _Ref482861046 \ * LOWER \ h таблиця 7 ). З таблиці видно, що загальна кількість комп'ютерів збільшувалася з року в рік на 108 і на 111 відсотків відповідно. При цьому загальна кількість сучасних комп'ютерів збільшувалося в 1998 році в чотири рази, а в 1999 році в більш ніж два рази. Відповідно величина морально застарілих комп'ютерів скорочувалася. Загальна кількість персональних комп'ютерів зростало не значно, а от модернізація йшла високими темпами. Це означає, що відбувалася заміна у застарілих комп'ютерах материнських плат, процесорів, додавалася додатково оперативна пам'ять.
Зараз, коли з'являється нове програмне забезпечення, у якого вимоги до апаратної частини зростає, виникає знову потреба в черговій модернізації персональних комп'ютерів.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 7
Етапи модернізації у ВАТ «Технічний університет КубГТУ»
Підрозділи
Моделі комп'ютерів
Роки
Темпи зростання
1997
1998
1999
98-97
99-98
Центр довузівської підготовки
Все, з них:
486
Pentium
4
3
1
4
0
4
6
0
6
100%
150%
Підрозділи середньої освіти
Все, з них:
486
Pentium
2
2
0
3
2
1
4
3
1
150%
133%
Інститут сучасних технологій та економіки
Все, з них:
486
Pentium
2
2
0
2
2
0
3
1
2
100%
150%
Додаткова професійна освіта
Все, з них:
486
Pentium
25
24
1
25
14
11
25
11
14
100%
100%
Виробничо-комерційні підрозділи
Все, з них:
486
Pentium
3
2
1
4
2
2
4
0
4
133%
100%
Підрозділи управління
Все, з них:
486
Pentium
14
12
2
16
14
2
18
0
18
114%
113%
Разом:
Все, з них:
486
Pentium
50
45
5
54
34
20
60
15
45
108%
76%
400%
111%
44%
225%
При всіх позитивних тенденціях розвитку по парку персональних комп'ютерів, в суспільстві також проводилися великі витрати на монтаж локальної мережі, придбання мережного обладнання. Крім того, деякі підрозділи набували нові принтери, ксерокси і навіть сканери. Ці випадки були поодинокі або придбання йшло за рахунок видатків Технічного університету, а не підрозділи.
Погано складається становище з ксерокопіюванням - два ксерокса на всю організацію. Це призводить до того, що часто ксерокс знаходиться в несправному стані і як наслідок йде затримка у наданні керівництву необхідної інформації. Вона може бути надається і швидко, але за рахунок використання принтера, як розмножувальної техніки.
Підприємство як система не може діяти ізольовано. Необхідно отримувати додаткову інформацію про нові досягнення, про стан рівня цін на ринку, про тенденції розвитку деяких галузей економіки. Цю інформацію можна отримати з періодичних видань. Багато відділи виписують газети і журнали, використовують інформаційні ресурси глобальної мережі Інтернет.
У результаті аналізу матеріально-технічного забезпечення я визначив, що в організації є всі передумови для створення комплексної інформаційної системи, що дозволяє істотно знизити управлінські витрати.

3 УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ В ОРГАНІЗАЦІЇ

3.1 Шляхи скорочення управлінських витрат

У цьому підрозділі підрахуємо економію часу та коштів від застосування сучасних інформаційних технологій в управлінні. Проаналізуємо динаміку управлінських витрат на прикладі одного підрозділу по роках. З'ясуємо як інформаційні технології дозволяють підвищити ефективність управлінської праці при правильному їх застосуванні.
Для прикладу візьмемо підрозділ Комп'ютер-коледж. Його робота більш за все пов'язана з новітніми комп'ютерними технологіями. Визначимо перелік вирішуваних завдань, порядок їх здійснення і визначимо як вплинуло впровадження новітніх комп'ютерних технологій на зниження витрат в управлінні.
Це ж підрозділ як приклад будемо використовувати в наступному розділі, де мною будуть запропоновані заходи щодо поліпшення стану справ у підрозділі з точки зору впровадження новітніх сучасних технологій.
Згідно нижче представленому малюнку, в Комп'ютер-коледжі у директора в безпосередньому підпорядкуванні знаходиться чотири людини (REF _Ref481660291 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 12):
- Секретар-референт, що виконує роботу з клієнтами і зайнятий в основному зовнішніми проблемами типу: реклама, маркетингові дослідження, участь у ярмарках і виставках.
- Два інженера з комп'ютерних класів, кожен з яких у своєму класі здійснює технічну підтримку апаратного та програмного забезпечення.
- Заступник директора з навчальної частини, завідуючої навчальним процесом: методичне забезпечення, складання розкладів занять, робота з викладачами та зі слухачами.
Директор підрозділу Комп'ютер-коледж
Секретар-референт
Інженери комп'ютерних класів
Штатні викладачі
Викладачі за контрактом
Заступник директора з навчальної частини


Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 12. Структура підрозділу Комп'ютер-коледж
Для успішного здійснення управлінських функцій у Комп'ютер-коледжі необхідно здійснювати деяку роботу. Ці роботи зведені нижче в таблицю. У таблиці вказані відповідальні за виконання роботи і витрати часу. Витрати часу вказані із розрахунку того, що в середньому на місяць у Комп'ютер-коледжі навчається від трьох до чотирьох груп в залежності від сезону, в кожній з яких навчається згідно з кошторисом не менше восьми осіб.
Так як витрати часу рознесені по роках, то з таблиці можна наочно бачити вплив впровадження новітніх інформаційних технологій.
У таблиці вказані не всі роботи, а тільки лише основні, найбільш затратні в часі.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 8
Розподіл обов'язків на місяць
Основні обов'язки
відповідальних осіб
Витрати часу,
в годинах
Темпи
зростання
1997
1998
1999
98/97
99/98
1
2
3
4
5
6
1. Директор.
72
62
16
86%
26%
Складання бюджету на півріччя
24
20
4
83%
20%
Складання кошторису та калькуляції на півріччя
12
10
2
83%
20%
Виписка рахунків, складання договорів та контроль оплати.
20
16
8
80%
50%
Формування списку клієнтів, вже сплатили та очікують початку навчання.
16
16
2
100%
13%
Складання актів списання матеріальних цінностей.
4
4
4
100%
100%
Складання фактичної кошторису
28
24
12
86%
50%
2. Заступник з навчальної роботи
145
140
98
97%
70%
Складання розкладу занять на тиждень вперед.
16
14
8
88%
57%
Призначення викладачів на заняття за розкладом.
24
22
10
92%
45%
Підготовка методичного матеріалу до занять.
8
32
32
400%
100%
Оповіщення клієнтів про дату початку занять і часу навчання.
24
20
16
83%
80%
Складання подання та наказу на зарахування клієнтів у групу слухачів.
12
10
2
83%
20%
Контроль відвідування занять і дотримання графіка навчального процесу
7
6
8
86%
133%
Прийом слухачів з особистих питань
4
4
4
100%
100%
Виготовлення сертифікатів для слухачів
24
12
8
50%
67%

Продовження таблиці 8
1
2
3
4
5
6
Складання наказу про відрахування з групи слухачів на підставі закінчення навчання
12
10
2
83%
20%
Складання різних довідок, актів, відомостей для слухачів.
8
6
2
75%
33%
Складання службових записок у разі необхідності
6
4
6
67%
150%
3. Секретар-референт
74
60
50
81%
83%
Рекламна кампанія
20
24
24
120%
100%
Прийом клієнтів, які прийшли дізнатися про комп'ютерні курси.
15
15
15
100%
100%
Реєстрація всіх клієнтів для подальшого аналізу.
7
5
5
71%
100%
Формування списку клієнтів, готових сплатити та почати навчання
32
16
6
50%
38%
4. Інженер комп'ютерного класу 205
124
86
104
69%
121%
Інсталяція програмного забезпечення
12
16
18
133%
113%
Підготовка класу до занять.
112
70
86
63%
123%
5. Інженер комп'ютерного класу 215
124
112
68
90%
61%
Інсталяція програмного забезпечення
12
16
16
133%
100%
Підготовка класу до занять.
112
96
52
86%
54%
У цьому підрозділі я є керівником і активно використовую свій досвід, отриманий мною в університеті. Мною активно проводиться політика маркетингових досліджень, у процес управління впроваджуються сучасні інформаційні системи. Вище в таблиці зазначені результати впровадження сучасних інформаційних систем (REF _Ref482867042 \ * LOWER \ h таблиця 8 ).
За три роки були впроваджені мною наступні програми:
- Електронна анкета слухача (додаток В)
- Електронний журнал обліку клієнтів (додаток Г)
- Розроблена відділом програмування система CLASS для контролю оплати (Додаток Д)
- Електронна система маркетингового дослідження ринку (в режимі опитування клієнтів)
- База даних автоматичного формування рахунків, договорів, службових записок, виданих матеріалів
З таблиці виберемо підсумкові значення по кожному співробітнику і на основі цих даних побудуємо графік. Нижче на малюнку цей графік представлений (REF _Ref481921808 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 13).



Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 13. Динаміка управлінських витрат
На малюнку представлено наочно економія часу від впровадження сучасних інформаційних систем. Проаналізуємо зміни витрат часу.
У першу чергу це, звичайно ж, вплинуло запровадження в усьому Технічному університеті локальної обчислювальної мережі. Більшою мірою це торкнулося інженерів з комп'ютерних класів. У Комп'ютер-коледжі два комп'ютерні класи. В одному з них (205 аудиторія) знаходяться сучасні персональні комп'ютери Pentium 166 MMX, а в іншому (215 аудиторія) знаходяться вже морально застарілі 486DX100. Однак в 215 аудиторії проведена локальна мережа, а в 205 її поки немає. Поява локальної мережі більшою мірою вплинуло на скорочення часу обслуговування. У 205 аудиторії установка сучасних комп'ютерів скоротила час обслуговування в 1998 році, але надалі вже в 1999 році з установкою нового програмного забезпечення різко підвищилося. Нові комп'ютери у 205 аудиторію отримувалися без CD-ROMов, з розрахунку на локальну мережу. За планом мережу до 205 аудиторії мала дійти ще в 1997 році, але її досі немає.
Придбання в 1998 році нових двох персональних комп'ютерів для адміністрації Комп'ютер-коледжу підвищив продуктивність Директора, Заступника та Секретаря.
З розробкою системи «Class», співробітниками відділу програмування для всього Технічного університету скоротило час реєстрації клієнтів. Раніше ця реєстрація проводилася записами в спеціальних журналах. Потім проводилися неодноразові звірки з бухгалтерією. Система «Class», використовує можливості мережі. Підрозділи, що працюють з клієнтами, проводять реєстрацію клієнтів у цій системі. Контроль за оплатою став можливий в результаті інтеграції цієї системи з програмним продуктом «1С-Бухгалтерія». Крім того, в цій програмі реалізована система автоматичного формування наказів, відомостей, довідок, різноманітних звітів і запитів. У додатку наведені малюнки з екрану працюючого комп'ютера в системі «Class». Ця система найсильніше вплинула на Директора і на Заступника директора з навчальної роботи і менше на Секретаря-референта.
Відповідно ще сильніше скоротилася трудомісткість операцій, описаних в таблиці. Це все і вплинуло на зміни кривих на малюнку.
У результаті більше часу залишається у керівників на стратегічне планування своєї діяльності, на більш скрупульозне вивчення своєї діяльності та конкурентів, на дослідження ринку, на участь у різних виставках, ярмарках.
Зробимо розрахунки ефективності від прийнятих заходів для Комп'ютер-коледжу. На підставі отриманих результатів розрахуємо очікуваний економічний ефект для всієї організації.
За представленою нижче формулою (1) визначимо скільки коштує одну годину роботи співробітників Комп'ютер-коледжу виходячи з їх місячних окладів.
З ч = О / К ч (1)
де С год - Вартість години роботи
О - Місячний оклад
До год - Кількість годин у місяці (До год = 160 год)
За наступною формулою (2) можна визначити загальну економію коштів від зниження трудомісткості.
                                                                                                                        (2)
де Е - економія від зниження трудомісткості
Т 1 і Т 2 - трудомісткість операції до і після
n - число співробітників у підрозділі
Результати розрахунків приведемо в окрему таблицю, де додатково відображені дані з таблиці 8 про кількість зекономленого часу (REF _Ref482880191 \ * LOWER \ h таблиця 9 ).
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 9
Визначення економії від зниження трудомісткості
Посада
Оклад, руб.
Вартість години роботи, руб.
Економія часу, год
Економія від зниження трудомісткості, руб.
Директор
1150
7,19
56
402,64
Секретар-референт
400
2,50
24
60,00
Інженер з комп'ютерних класів
750
4,69
38
178,22
Заступник з навчальної роботи
900
5,63
47
264,61
Викладач за контрактом
-
30,00
-
-
Штатний викладач
1200
10,00
-
-
Загальна економія від зниження трудомісткості, руб.
905,47

Отримана сума економії складає приблизно 25% від суми окладів всіх співробітників цього підрозділу. Визначимо економічний ефект від впровадження сучасних інформаційних технологій. Нижче представлена ​​формула (3), що дозволяє визначити економічний ефект. На впровадження цих заходів були витрачені кошти у розмірі 11 000 рублів.
ЕЕ = Е / З (3)
де ЕЕ - економічний ефект
З - витрати на проведення заходів
ЕЕ = 905,47 / 11 000 = 0,0823 р. / Р.
Термін окупності можна визначити зворотною величиною економічної ефективності (4).
Т ок = 1 / ЕЕ (4)
де Т ок - термін окупності
Т ок = 1 / 0,823 = 12,148 місяців
У результаті ми визначили, що наші витрати окупаються практично на протязі року. Такі показники були досягнуті тільки в Комп'ютер-коледжі завдяки застосуванню сучасних інформаційних технологій. Подібних результатів можна досягти і в інших підрозділах, але більш вагомого результату можна досягти за допомогою комплексної автоматизації управлінської праці всіх підрозділів.

3.2 Поліпшення мережевої організації підприємства

Персональні комп'ютери та комп'ютерні мережі стали важливим фактором не тільки благополуччя малих і зростаючих підприємств, але і їх виживання. Вони є інструментом, що дозволяє раціоналізувати роботу, знизити витрати та підвищити продуктивність праці службовців.
Одна з головних завдань власника невеликої фірми - випереджати конкурентів. Щоб зберегти конкурентоспроможність на сьогоднішньому ринку, потрібно добиватися підвищення виручки з найменшими витратами - і саме тут на допомогу приходить сучасна мережева технологія.
Правильно зроблене капіталовкладення в комп'ютерну мережу допоможе підприємству заробляти гроші за рахунок чотирьох основних факторів. Воно дозволить:
- Знизити адміністративні накладні витрати
- Підвищити продуктивність праці
- Раціоналізувати ведення справ
- Знизити витрати на апаратні засоби
Це якраз і почалося здійснюватися з 1998 року, інша справа як це робиться. До числа недоліків можна віднести:
1) Немає затвердженого плану розвитку комп'ютерної мережі або його не дотримуються.
2) Адміністрування мережі відбувається за принципом «все закрити» навіть всередині відділів і підрозділів.
3) Не використовуються потенційні можливості локальної обчислювальної мережі
4) Не проводилося навчання співробітників порядком роботи в мережі і з мережевими додатками.
5) Система адміністрування мережі за планом є централізованою, а фактично є децентралізованою.
Перераховані вище переваги локальної мережі не використовуються. Так, наприклад, підвищення продуктивності праці. Наявність мережі дозволяє працівникам організації витрачати менше часу на рутинні операції, заощаджуючи його для продуктивності праці. Розсилаючи службові записки по електронній пошті, менеджери позбавляються від необхідності друкувати, копіювати і розносити їх. Електронна пошта забезпечує практично миттєву доставку кореспонденції і реакцію на неї. Проте електронна пошта просто не використовується настільки, як ніби її зовсім немає.
Візьмемо раціоналізацію роботи. Застосування мережевих додатків, таких як система управління базами даних та електронні таблиці, дозволяє співробітникам працювати спільно, не залишаючи свого робочого місця, де б не перебували користувачі або прикладні програми. Це може набагато прискорити ведення справ. Однак, це неможливо через неграмотність персоналу в першу чергу і через те, що підрозділи більше не довіряють один одному, ніж хотіли б співпрацювати.
Розглянемо зменшення витрат на апаратні засоби. Наявність мережі дозволить співробітникам фірми спільно використовувати досить дороге периферійне устаткування, таке як лазерні принтери, пристрої резервного копіювання, комунікаційне обладнання. Це знижує їх вартість, що припадає на одного користувача, і забезпечує доступ до нього великому числу працівників. Однак цього навіть немає в перспективному плані розвитку організації. Наочний приклад 205 аудиторія. У цей комп'ютерний клас за планом повинна бути проведена локальна мережа в 1997 році, а її досі немає.
Значне зниження адміністративних витрат виникає при об'єднанні персональних комп'ютерів у мережу. Якщо, наприклад, менеджер вирішує перейти на нову версію прикладної програми, йому достатньо внести зміни тільки в її спільно використовувану копію, а не на кожному робочому місці. Простота управління мережею означає підвищення продуктивності праці працівника, відповідального за її експлуатацію. Це особливо важливо для невеликих підрозділах нашої організації, де управління часто поєднується з виконанням інших обов'язків. Чим менше часу витрачає менеджер на виконання рутинних операцій, тим більше часу він може приділити вирішенню важливих для підрозділу поточних завдань, що, в кінцевому рахунку, підвищує рентабельність організації.
Моїм першим пропозицією буде організація в адміністративному відділі деякого тимчасового підрозділу, що займається впровадженням нових інформаційних технологій в організації. Воно має займатися тим, що буде переглядати існуючий стан справ і впроваджувати через ректора нові методи роботи.
Чому необхідно створювати спеціальний тимчасовий підрозділ? По-перше, це справа не прибуткова, а всі підрозділи в Технічному університеті працюють на прибуток, а не на якість, по-друге, у цього підрозділу буде не упереджене ставлення до різних проблем.
Цьому підрозділу необхідно вирішити такі завдання:
1) модернізація існуючих комп'ютерів і придбання нових персональних комп'ютерів
2) організація мережевої структури і розподіл повноважень з адміністрування
3) вибір програмного забезпечення, виходячи з ефективності, надійності і вартості існуючих програм і операційних систем
4) організація навчання співробітників організації нових способів роботи, використовуючи нові можливості та більш ефективне використання звичних додатків
5) організація відділу, що займається технічною підтримкою мережевої оргтехніки, за допомогою якої можливо буде мережевий друк, зберігання файлів на сервера, прийом і відправка електронної пошти, факсимільних повідомлень за межі організації.
Ефект від впровадження локальної мережі в даному випадку буде більш відчутним, так як саме тільки підключення відділу до локальної мережі нічого абсолютно не дає. Відділ зазвичай стає більш закритим. Відома така реакція у начальників підрозділів при підключенні до мережі:
- Архівація даних на дискети
- Захист файлів паролями
- Відмова від використання мережі
- Перевірка на комп'ютерні віруси
- Відмова дотримуватися вимог адміністратора мережі, мотивуючи це невмінням
У результаті як працювало підрозділ, так і працює: виконує бюджет, обсяги робіт колишні. Начальники підрозділів вважають себе досвідченими людьми і тому роблять так, як вважають за потрібне, виходячи з досвіду минулих років, на проведені власними силами маркетинговими дослідженнями. Керівники підрозділів не вивчають передові технології, не думають про те, як можна нові досягнення науки і техніки або інших організацій застосувати у себе у відділі. Якщо що-то вводиться примусово, то виконується подвійна робота: по-старому й по-новому.
Не можна так говорити за всі підрозділи, в деяких відділах, де є досвідчені в цій справі співробітники, відразу відбулося пожвавлення: активно використовується локальна пошта, Інтернет, мережеві технології.
Не можна тут розраховувати на ентузіазм працівників. Коли з людини вимагають виконання плану, день у день підвищують навантаження другорядною роботою, він не буде віднімати у себе час вивченням локальної мережі. Простежимо за журналом видачі ключів середній час видачі та здачі ключів на вахту. Нижче в таблиці представлено час запізнень і затримування на робочих місцях (REF _Ref482884774 \ * LOWER \ h таблиця 10 ).
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 10
Дані по журналу видачі ключів
Середні
показники за рік
Роки
Темпи зростання
1997
1998
1999
98/97
99/98
Запізнення на роботу, хв.
8
12
17
150%
142%
Затримування на роботі, хв.
16
83
93
519%
112%
Результати таблиці 9 та графічне відображення даних (REF _Ref481921669 \ * LOWER \ * MERGEFORMAT малюнок 14) підтверджують збільшення навантаження на персонал. Це навантаження є прихованою, оскільки офіційно за затримку на роботі не платять і на нарадах ця проблема не обговорюється. Однак не можна сказати, що це пов'язано тільки із-за перевантаження персоналу роботою. Деякі співробітники стали затримуватися на роботі або стали використовувати робочий час з-за появи глобальної мережі Інтернет.
Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 14. Прихована навантаження на співробітників
Отже, впроваджуються нові технології, а способи виконання робіт залишаються колишніми. Тому найважчим завданням нового відділу буде навчання співробітників організації нових інформаційних технологій. Звичайно ж, вирішувати існуючу проблему необхідно в комплексі, немає тут головних завдань, тому що якщо проігнорувати або пропустити деякі напрями комплексного розвитку в організації інформаційної системи, то економічного ефекту може зовсім не бути або він буде незначним.
Заклики до самофінансування навчили підрозділи самостійності. Тепер кожен підрозділ працює строго за кошторисом і прагне себе забезпечити комп'ютерами, принтерами, ксероксами - стають незалежними. Однак, використання локальної мережі, може знизити витрати на апаратне забезпечення. Необхідно організувати відділ розмножувальної техніки. Це буде невеличка кімната, в якій буде знаходитися один або два оператори і кілька різних мережевих принтерів, сканерів, ксероксів, факсів. Це дає декілька переваг підрозділам:
1) Зниження витрат на апаратне забезпечення
Лютий) Покращує контроль за раціональним використанням техніки і витратними матеріалами
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Диплом
581.5кб. | скачати


Схожі роботи:
Внутримашинное інформаційне забезпечення управління
Інформаційне забезпечення муніципального управління
Інформаційне забезпечення реклами і фундаментальні принципи управління
Інформаційне забезпечення процесу управління збутом продукції фірми
Інформаційне забезпечення логістики
Інформаційне забезпечення МТК
Інформаційне забезпечення підприємства
Інформаційне забезпечення в анестезіології
Інформаційне забезпечення управлінської діяльності 2
© Усі права захищені
написати до нас