Нижегородський Державний Технічний Університет
Інститут радіоелектроніки та інформаційних технологій
Курсова робота
з дисципліни «Системи автоматичного проектування»
на тему:
Інженерний документообіг підприємства
Виконав: Васін Іван
Керівник: Кузнєцов В.В.
Нижній Новгород
2010
Зміст
Введення
Електронний архів
Управління ключовою системою
Пакет документів
Проблеми організації інженерного документообігу
Розгляд конкретних систем
1С Документообіг 8
AutoEDMS 3.0 (ACS Telecom)
Cadmandu 3.0 (AutoMate)
File Manager 2.27 (Synergis Technologies, Inc.)
AM-WorkFlow 3.12 (Cyco International)
RxEDM 1.0 (Rasterex International)
ViewBase 4.11 (Softdesk Imaging Group)
Висновок
Список використаних джерел
1. Введення
У процесі конструкторської та технологічної підготовки виробництва (ТПП) з'являється і використовується велика кількість документів, причому частина з них створюється різними засобами конструкторської розробки, частково використовується раніше розроблена документація (у паперовому та електронному вигляді), безліч документів виникає при технологічному проектуванні, а також оперативному плануванні і управлінні виробничим процесом.
Інженерний документообіг - рішення, що дозволяє організувати на підприємстві систему електронного документообігу, як офісних документів, так і спеціалізованих інженерних даних (архів 3D моделей, CAD / CAE даними розробленими в системах Pro / ENGINEER, Autocad, MathCAD та інше). Тим самим воно дозволяє організувати паралельну і спільну роботу, в тому числі специфічних підрозділів, таких як проектно-конструкторське та інші.
Система електронного документообігу (рис.1) призначена для автоматизації процесів документаційного забезпечення управління підприємством, включаючи:
процеси підготовки, введення, зберігання, пошуку і виведення організаційно - розпорядчих документів (підсистема «Електронний архів»);
процеси підготовки, введення, зберігання, пошуку і виведення стандартних форм документів (підсистема «Введення стандартних форм документів»);
управління діловодством (створення, обробка та систематизація архівного зберігання документів - підсистема «Діловодство»).
Об'єктом автоматизації є процеси:
створення документів;
підготовки, обліку, систематизації та архівного зберігання, пошуку та отримання організаційно - розпорядчих, звітно - статистичних, облікових, планових, інформаційно - довідкових та інших управлінських документів;
роботи з документами (передача, облік, контроль виконання та ін.)
Малюнок 1
Впровадження «Інженерного документообігу» дозволяє підприємству автоматизувати:
- Управління електронним документообігом (узгодження документів в електронному вигляді, автоматична розсилка повідомлень, побудова звітів за станом розробки і т.д.),
- Візуалізацію збережених документів (креслення, 3D моделі, і т.д.) без використання програмного забезпечення, в якому вони створені, а так само функцію «червоного олівця» для внесення зауважень.
- Управління зберіганням структурованих CAD-даних,
- Управління процесом розробки вироби,
- Інтеграцію з додатками Microsoft Office, надавши web-орієнтоване робочий простір, підтримку колективних обговорень, баз знань і т.п.
- Управління спільним доступом до даних через web-інтерфейс для членів робочих груп.
Практично на всіх вітчизняних підприємствах навіть при використанні електронних засобів проектування і конструювання головним носієм інформації все-таки залишається креслення на папері. Тим не менш його затверджена растрова копія може і повинна брати участь в інженерному документообіг нарівні з електронними документами.
Для фізичного зберігання і обробки всієї накопичуваної інформації та електронних документів необхідно виділення достатніх по продуктивності файлового сервера (або декількох серверів), систем зберігання великих обсягів даних і засобів резервного копіювання. Існуючі апаратні засоби дозволяють організувати як оперативний доступ до інформації, що зберігається, так і її надійне довготривале зберігання.
Визначимо той необхідний рівень функціональних можливостей, якому повинна відповідати сучасна система автоматизації діловодства. Будь-яка система повинна підтримувати повний життєвий цикл документа в організації - від його первинної реєстрації до списання в справу.
Життєвий цикл документа складається з двох основних стадій:
Стадія розробки документа, яка може включати: власне розробку змісту документа; оформлення документа; затвердження документа.
У тому разі, якщо документ знаходиться на стадії розробки, то він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.
Стадія опублікованого документа, яка може включати:
активний доступ; архівний документ: короткострокового зберігання; довгострокового зберігання;
знищення документа. Коли документ переходить на другу стадію, він вважається опублікованим, тоді права на документ залишаються тільки одні - доступ на читання. Як приклад опублікованого документа можна навести шаблон стандартного бланка підприємства.
Організація роботи сучасного офісу передбачає оперативне інформаційне обслуговування. Терміни підбору всіх документів по запитаному керівництвом питання не повинні перевищувати декількох годин. У той же час багато документів (доповідні, аналітичні записки, звіти, стенограми засідань тощо) містять інформацію про безліч питань, не відображених у заголовках. Тому оперативну і максимально повну підбірку можна отримати, лише використовуючи комп'ютерний пошук по текстах документів в електронній формі. Для цього в системах інженерного документообігу передбачена організація електронного архіву, тобто, простими словами, не треба йти у сховище, шукати справу, заповнювати лист-заступник, при необхідності - виготовляти копію документів, при поверненні справи - здійснювати полістний перегляд, розкладку на місце і т.п. - Всі процедури автоматизуються.
2. Електронний архів
Електронний архів підприємства - це комплекс програмного і апаратного забезпечення, призначений для вирішення наступних завдань:
Організація зберігання електронних документів. Необхідно забезпечувати зберігання довільної кількості електронних документів на різноманітних носіях. Носії електронних документів характеризуються двома основними параметрами, вартістю зберігання одного мегабайта інформації та швидкістю доступу до інформації. Причому ці два параметри обернено пропорційні один одному - залежно від розв'язуваних завдань, необхідно знаходити оптимальне відповідність і вибирати певний носій інформації. Також на вибір носія впливає термін зберігання інформації. Іноді для ряду задач необхідно створювати систему зберігання, що складається з різнотипних носіїв. Наприклад, для оперативного доступу потрібне застосування високошвидкісних жорстких дисків, а для архівного зберігання досить роботизованих бібліотек оптичних дисків. Відповідно для таких систем зберігання необхідно вирішувати завдання не тільки спільної роботи даних носіїв інформації, але й забезпечувати міграцію документів між носіями. Ця міграція може здійснюватися або шляхом налаштування системи адміністратором (наприклад, після закінчення 90 днів з дня створення документа він має автоматично переміститися на більш повільний і дешевий носій інформації), або автоматично залежно від частоти обертання користувачів до того чи іншого документу.
Організація обліку паперових і микрографических документів. Архівна система крім роботи з електронними документами повинна враховувати паперові та мікрографічні документи - система повинна зберігати тільки електронну картку на документ такого типу і підтримувати контроль стандартних архівних операцій: видача документа, повернення документа і т. п.
Організація пошуку документів. Поряд з організацією зберігання документів необхідно їх швидко і ефективно шукати. Якщо зі швидкістю пошуку все зрозуміло, то для пояснення поняття ефективності пошуку коротко розглянемо моделі пошуку. Існує два підходи до пошуку документів. Перший підхід полягає в тому, що в процесі пошуку шукається документ, який точно існує в системі, і завдання полягає в тому, щоб процес пошуку звівся до знаходження необхідного документа чи документів. Цей підхід застосовується в 90% всіх випадків пошуку. Другий підхід полягає в тому, що шукаються всі документи по питанню, що цікавить. Для цього підходу притаманні такі поняття, як повнота - відповідність між знайденими документами по даному запиту і дійсному переліку документів і шум - відповідність документів, що відповідають запиту та документів, нерелевантних йому.
Підтримка захисту документів від несанкціонованого доступу та аудиту роботи. Архівна система повинна мати захист на рівні документа - кожен документ повинен мати асоційований з ним список користувачів, які мають право вчиняти з ним певні операції. Як правило, визначаються такі види доступу:
повний контроль над документом;
право редагувати, але не знищувати документ;
право створювати нові версії документа, але не редагувати його;
право анотувати документ, але не редагувати і не створювати нові версії;
право читати документ, але не редагувати;
право доступу до картки, але не до вмісту документа;
повна відсутність прав доступу до документа;
Підтримка перегляду документів без завантаження програм, які породжують документ. Архівна система повинна підтримувати спеціальні програми перегляду, що дозволяють отримати доступ до документів різноманітних форматів без завантаження ресурсномістких додатків.
Підтримка анотування документа. Іноді для забезпечення колективної роботи з документом необхідно дозволяти наносити коментарі на документ, не змінюючи його основного змісту. Коментарі (знаки, текст, кольорові позначки) зберігаються в шарах, які можуть бути прив'язані до імені автора, який створив ці коментарі.
Підтримка колективної роботи з документом. Виражається в підтримці цілісності документів, для цього повинні бути реалізовані бібліотечні функції виписки і повернення документів на / c редагування, що запобігає одночасне редагування одного документа декількома користувачами, усуваючи тим самим можливі конфлікти. Для того щоб дозволити у межах одного документа, працювати, одночасно, декільком користувачам, вводиться поняття версії і підверсії документа - один документ може містити кілька версій, а кожна версія - декілька подверсий. Крім того, в рамках одного документа і однієї версії (підверсії) документа може існувати кілька подань документів (у різних форматах).
Підтримка складених документів. Кожен документ може являти собою сукупність інших документів. Такий документ носить назву складеного або контейнера, а в діловодстві такий документ носить назву "справа", за своїми характеристиками він аналогічний простому документу. Документи можуть бути об'єднані в складовою документ за допомогою декількох типів зв'язків. Ці зв'язки визначають, які версії об'єднуються в контейнер, наприклад, остання по даті, остання відредагована, старша версія і т. п. Ці зв'язки визначають, як буде здійснюватися збірка документа в складовою документ. Для складових документів має існувати програма, яка буде здійснювати остаточну збірку такого документа.
Підтримка поширення опублікованих документів. Як тільки документ публікується його іноді необхідно поширювати. Це відбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервері.
Крім базових архівних завдань існує ряд прикордонних функцій, пов'язаних з документами різних типів (електронних, паперових, микрографических) і переведенням їх з одного типу в інший. Дана проблема підрозділяється на два основні класи.
Персональний введення паперових документів. Введення невеликої кількості різнотипних паперових документів здійснюється за допомогою планшетних або персональних сканерів. Після операції сканування документ вручну індексується шляхом заповнення картки документа.
Масовий (потоковий) введення паперових документів. Основна відмінність від попереднього полягає в тому, що обробляється велика кількість однотипних документів. В якості прикладів додатків даної технології в конкретних предметних областях можна навести: систему введення і зберігання платіжних доручень у банку, систему обробки анкет опитування населення, систему обробки результатів голосування.
При реалізації технології масового введення документів можна розглядати два основних класи завдань.
Завдання вилучення даних з паперових документів. Наприклад, є форма з результатами опитування населення. Необхідно ввести велику кількість анкет, витягти з них дані і завантажити в деяку базу. У цьому випадку нас цікавлять тільки витягнуті структуровані дані, а не самі зображення документів.
Завдання вилучення даних з паперових документів зі збереженням зображення документа. Якщо ви обробляєте не форму з опитуваннями населення, а платіжне доручення клієнта, то має сенс після вилучення даних зберегти зображення документа для того випадку, коли буде потрібно аналіз вихідного документа.
При організації систем документообігу однією з основних складових є системи маршрутизації і виконання, які оперують документами, що зберігаються в архіві.
Вільна маршрутизація. Виділяється два основних типів маршрутів документів. Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить одного виконавця за іншим. Передача документа від одного користувача до іншого може відбуватися після закінчення контрольного часу, або після завершення роботи одним з них. Паралельна маршрутизація - документ одночасно надходить всім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі завершать роботу з документом.
Системи електронної пошти. Мінімальною достатньою системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів (маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад до ініціатора, а розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення). За допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.
Вільна маршрутизація документів з контролем виконання. Під контролем виконання розуміється наступна функціональність:
Контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досяг місця призначення (виконавця).
Контроль прочитання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для яких це завдання було призначено.
Контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконано.
Моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить з його завданням.
Повідомлення про порушення строків виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане їм завдання прострочено конкретним співробітником.
Історія виконання завдань.
Контроль якості виконання - означає, що, якщо користувач говорить про те, що завдання виконано, це ще не означає, що воно дійсно виконане, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити чи ні виконання.
Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання сформованого системою ініціатору або за допомогою повідомлення по електронній пошті.
Маршрутизація документів за заздалегідь визначеними маршрутами з контролем виконання (жорстка маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, ніж прості послідовні або паралельні:
комбіновані з послідовних і паралельних елементів;
умовні, з переходами залежно від стану тих чи інших змінних маршрутів.
Такі маршрути стають складними для їх завдання "на льоту", тому в цьому випадку використовується спеціалізований графічний редактор, що дозволяє створити маршрут. Ініціатор викликає створений і іменований маршрут і прикріплює до нього документи - ініціює його. Система маршрутизації повинна бути інтегрована з архівної системою, і реальні програми для роботи з документами не можуть бути засновані тільки на файловій системі. І ось чому. Будь-який процес маршрутизації документів - це рух одного документа, а не безлічі його копій, як це відбувається в системах електронної пошти. Посилати один документ необхідно не тільки з міркувань економії простору, але і в основному для підтримки її цілісності - в процесі маршрутизації багато користувачів намагаються вносити зміни в документ.
Розглянуті можливості та функції забезпечують побудову будь-якої приватної системи документообігу на будь-якому підприємстві в будь-якій предметній області. Природно, для побудови приватного рішення можна обмежувати функціонал системи залежно від пред'являються замовником вимог.
3. Управління ключовою системою
Важливу роль у системі електронного документообігу грає адміністрація системи. Вона забезпечує контроль за дотриманням абонентами єдиних правил роботи, бере участь у розборі конфліктних ситуацій, керує ключовою системою і, що дуже важливо, підтримує у всіх абонентів довідники відкритих ключів в актуальному стані. Довідники змінюються регулярно: при будь-якій зміні списку учасників, при заміні будь-яких ключів. Необхідність заміни ключів виникає, скажімо, у разі їх компрометації - під цим розуміють ряд подій, при яких ключова інформація стає недоступною або виникає підозра про несанкціонований доступ. До таких подій належать втрата ключових дискет, втрата дискет з подальшим виявленням; пошкодження дискет; звільнення співробітника, що мав доступ до ключової інформації; порушення правил зберігання та знищення (після закінчення терміну дії) секретних ключів та ін
При виникненні подібної події учасник системи зобов'язаний негайно повідомити адміністрацію системи (або її підрозділ - центр управління ключовою системою) про факт компрометації. У свою чергу, адміністрація повинна блокувати відкритий ключ учасника в довіднику і оповістити про це інших учасників (оновити у них довідники). Фіксація моменту повідомлення адміністрації про компрометацію ключів дуже важлива. Дійсними вважаються тільки ті документи учасника, які були отримані до цього моменту. Даний факт враховується при розборі конфліктних ситуацій: перш за все проводиться перевірка, чи був ключ відправника діючим на момент одержання документа адресатом.
У тому випадку, коли в корпоративній системі документообігу передбачено обмін електронними документами лише між центром (банком, брокерською фірмою, холдингом) і його клієнтами, клієнтам досить знати тільки один відкритий ключ ЕЦП цього центру, останній же використовує довідник відкритих ключів всіх клієнтів. Якщо ж у системі передбачена можливість обміну електронними документами між абонентами безпосередньо, то довідники з переліками відкритих ключів повинні бути у всіх учасників і оновлюватися одночасно.
4. Пакет документів
Організація системи електронного документообігу не зводиться до установки програмного забезпечення. Значно більш складним і трудомістким процесом (принаймні, на початковому етапі) є підготовка документів, детально описують всі процедури функціонування системи, а також навчання співробітників, які будуть забезпечувати її роботу. Спрощує ситуацію те, що зразки подібних документів вже існують і можна замовити розробку всього пакета компанії, що має досвід успішного застосування ЕДО. Ідеально, якщо ці документи пройшли «перевірку боєм», тобто на їх основі розглядався конфлікт у суді. Адміністрацію системи можна організувати на базі сторонньої фірми, яка має відповідними службами, кваліфікованими співробітниками, необхідними комплектами договорів, певним досвідом обслуговування таких систем. Ризик розкриття конфіденційної інформації при цьому відсутня, оскільки секретними ключами учасників адміністрація не має - вона оперує тільки довідниками відкритих ключів. Важливо, щоб генерація ключів (включаючи секретні) проводилася уповноваженими співробітниками учасників (хай і на території ліцензованої адміністрації.
5. Проблеми організації інженерного документообігу
Далі наведені основні проблеми і завдання, що у більшості випадків при впровадженні автоматизованих систем управління підприємством та рекомендації щодо їх вирішення.
Відсутність постановки завдання менеджменту на підприємстві.
Напевно, цей пункт є найбільш значущим і складним. Він є більш глобальним і включає в себе не тільки методології управління, але також філософські та психологічні аспекти. Справа в тому, що більшість керівників керують своїм підприємством, тільки виходячи зі свого досвіду, своєї інтуїції, свого бачення і вельми неструктурованих даних про його стан і динаміку. Як правило, якщо керівника попросити описати в будь-якому вигляді описати структуру діяльності свого підприємства або набір положень, виходячи з яких він приймає управлінські рішення, справа досить швидко заходить у глухий кут.
Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником, що впливає, як і на успіх діяльності підприємства в цілому, так і на успіх проекту автоматизації. Наприклад, зовсім даремно займатися впровадженням автоматизованої системи бюджетування, якщо саме бюджетування не поставлено на підприємстві належним чином, як певний послідовний процес.
На жаль, на даний момент в Росії до кінця не склався національний підхід до менеджменту, і в даний момент російське управління являє собою гримучу суміш з теорії західного менеджменту (яка багато в чому не є адекватною існуючої ситуації) і радянсько-російського досвіду, який, хоча і багато в чому гармонує із загальними життєвими принципами, але вже не відповідає жорстким вимогам ринкової конкуренції.
Тому, перше, що необхідно зробити для того, щоб проект впровадження автоматизованої системи управління підприємством виявився вдалим - максимально формалізувати всі ті контури управління, які власне, планується автоматизувати. У більшості випадків, для здійснення цього не обійтися без залучення професійних консультантів, але з досвіду, витрати на консультантів просто не порівнянні зі збитками від проваленого проекту автоматизації.
Необхідність у частковій реорганізація структури та діяльності підприємства при впровадженні автоматизованої системи управління підприємством.
Перш ніж приступати до впровадження автоматизованої системи управління на підприємстві звичайно необхідно провести часткову реорганізацію його структури та технологій ведення бізнесу. Тому, одним з найважливіших етапів проекту впровадження, є повне і достовірне обстеження підприємства у всіх аспектах його діяльності. На основі висновків, отриманого в результаті обстеження, будується вся подальша схема побудови корпоративної інформаційної системи. Безсумнівно, можна автоматизувати всі, про принципом "як є", однак, цього не слід робити з ряду причин. Справа в тому, що в результаті обстеження зазвичай фіксується велика кількість місць виникнення необгрунтованих додаткових витрат, а також протиріч в організаційній структурі, усунення яких дозволило б зменшити виробничі і логістичні витрати, а також істотно скоротити час виконання різних етапів основних бізнес-процесів. Під терміном реорганізація я навіть не маю на увазі реінжиніринг в його класичному західному розумінні, з повною перебудовою всієї внутрішньогосподарської та комерційної діяльності. Реорганізація може бути проведена в ряді локальних точок, де вона об'єктивно необхідна, що не спричинить за собою відчутний спад активності поточної комерційної діяльності.
Необхідність у зміні технології роботи з інформацією, і принципів ведення бізнесу
Ефективно побудована інформаційна система не може не внести змін в існуючу технологію планування бюджетування та контролю, а також управління бізнес-процесами.
По-перше, одними з найважливіших для керівника особливостей корпоративної інформаційної системи, є модулі управлінського обліку та фінансового контролінгу. Тепер кожне функціональне підрозділ може бути визначене як центр фінансового обліку, з відповідним рівнем фінансової відповідальності його керівника. Це в свою чергу підвищує відповідальність кожного з таких керівників, і надає в руки вищих менеджерів ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетів.
При наявності автоматизованої системи управління підприємством, керівник здатний одержувати актуальну і достовірну інформацію про всі зрізах діяльності компанії, без тимчасових затримок і зайвих передатних ланок. Крім того, інформація подається керівнику у зручному вигляді "з аркуша" за відсутності людських факторів, які можуть упереджено або суб'єктивно трактувати інформацію при передачі. Однак справедливо було б помітити, що деякі керівники не звикли приймати управлінські рішення за інформацією в чистому вигляді, якщо до неї не докладено думка людини, яка її доставив. Такий підхід в принципі має право на життя і при наявності автоматизованої системи управління підприємством, однак часто він негативно відбивається на об'єктивності менеджменту.
Впровадження автоматизованої системи управління підприємством вносить істотні зміни в управління бізнес-процесами. Кожен документ, що відображає в інформаційному полі протягом або завершення того чи іншого наскрізного бізнес-процесу, в інтегрованій системі створюється автоматично, на підставі первинного документа, що відкрив процес. Співробітники, відповідальні за цей бізнес-процес лише контролюють і, при необхідності, вносять зміни в позиції побудованих системою документів. Наприклад, замовник розмістив замовлення на продукцію, який повинен бути виконаний до певного числа місяця. Замовлення вводиться в систему, на підставі його системою автоматично створюється рахунок (на основі існуючих алгоритмів ціноутворення), рахунок пересилається замовнику, а замовлення направляється у виробничий модуль, де відбувається разузлование замовленого виду продукції на окремі комплектуючі. На основі списку комплектуючих в модулі закупівель системою створюються замовлення на їх закупівлю, а виробничий модуль відповідним чином оптимізує виробничу програму, щоб замовлення було виконаний точно вчасно. Природно, в реальному житті можливі різні варіанти непереборних зривів поставок комплектуючих, поломки устаткування і т.д., тому кожен етап виконання замовлення повинен суворо контролюватися відповідальним за нього колом співробітників, які, у разі необхідності, повинні створити управлінський вплив на систему, щоб уникнути небажаних наслідків або зменшити їх.
Не варто думати, що працювати за наявності автоматизованої системи управління підприємством стане простіше. Навпаки, істотне скорочення паперової тяганини прискорює процес і підвищує якість обробки замовлень, піднімає конкурентоспроможність і рентабельність підприємства в цілому, а все це вимагає більшої зібраності, компетенції і відповідальності виконавців. Можливо, що існуюча виробнича база не буде справлятися з новим потоком замовлень, і в неї теж потрібно буде вносити організаційні та технологічні реформи, які згодом позитивно позначаться на процвітанні підприємства.
Опір співробітників підприємства При впровадженні автоматизованих систем управління підприємством у більшості випадків виникає активний опір співробітників на місцях, яке є серйозною перешкодою для консультантів і цілком здатне зірвати або суттєво затягнути проект впровадження. Це викликано декількома людськими чинниками: звичайним страхом перед нововведеннями, консерватизмом (наприклад, комірнику, який пропрацював 30 років з паперовою картотекою, звичайно психологічно важко пересідати за комп'ютер), побоювання втратити роботу або втратити свою незамінність, боязнь істотно збільшується відповідальності за свої дії. Керівники підприємства, що прийняли рішення автоматизувати свій бізнес, в таких випадках повинні всіляко сприяти відповідальній групі фахівців, що проводить впровадження автоматизованої системи управління підприємством, вести роз'яснювальну роботу з кадрами, і, крім того:
Створити у співробітників всіх рівнів тверде відчуття неминучості впровадження;
Наділити керівника проекту впровадження достатніми повноваженнями, оскільки опір іноді (часто підсвідомо, або в результаті невиправданих амбіцій) виникає навіть на рівні топ-менеджерів;
Завжди підкріплювати всі організаційні рішення з питань впровадження виданням відповідних наказів та письмових розпоряджень.
Тимчасове збільшення навантаження на співробітників при впровадженні системи управління підприємством
На деяких етапах проекту впровадження тимчасово зростає навантаження на співробітників підприємства. Це пов'язано з тим, що крім виконання звичайних робочих обов'язків, співробітникам необхідно освоювати нові знання і технології. Під час проведення дослідної експлуатації і при переході до промислової експлуатації системи протягом певного часу доводиться вести справи, як і в новій системі, так і продовжувати ведення їх традиційними способами (підтримувати паперовий документообіг і існували раніше системи). У зв'язку з цим, окремі етапи проекту впровадження системи можуть затягуватися під приводом того, що у співробітників і так вистачає термінової роботи по прямому призначенню, а освоєння системи є другорядним і відволікаючим заняттям. У таких випадках керівнику підприємства, крім ведення роз'яснювальної роботи з ухиляються від освоєння нових технологій співробітниками необхідно:
Підвищити рівень мотивації співробітників до освоєння системи в формі заохочень і подяк;
Вжити організаційних заходів до скорочення терміну паралельного ведення справ.
Формування кваліфікованої групи впровадження та супроводу системи, керівника групи
Впровадження більшості великих систем автоматизації управління підприємством проводиться за такою технологією: на підприємстві формується невелика (3-6 чоловік) робоча група, яка проходить максимально повне навчання роботі з системою, потім на цю групу лягає значна частина роботи по впровадженню системи і подальшого її супроводу. Застосування такої технології викликано двома факторами: по-перше, тим, що підприємство зазвичай зацікавлене в тому, щоб у нього під рукою були фахівці, які можуть оперативно вирішувати більшість робочих питань при настройці і експлуатації системи, а по-друге, навчання своїх співробітників і їх використання, завжди істотно дешевше аутсорсингу. Таким чином, формування сильної робочої групи є запорукою успішної реалізації проекту впровадження.
Особливо важливим питанням є вибір керівника такої групи та адміністратора системи. Керівник, крім знань базових комп'ютерних технологій, повинен володіти глибокими знаннями в області ведення бізнесу та управління. У практиці великих західних компаній така людина займає посаду CIO (Chief Information Officer) яка зазвичай є другою і в ієрархії керівництва компанії. У вітчизняній практиці, при впровадженні систем таку роль, як правило, грає начальник відділу АСУ або йому аналогічного. Основними правилами організації робочої групи є наступні принципи:
Фахівців робочої групи необхідно призначати з урахуванням наступних вимог: знання сучасних комп'ютерних технологій (і бажання освоювати їх у подальшому), комунікабельність, відповідальність, дисциплінованість.
З особливою відповідальністю слід підходити до вибору і призначенням адміністратора системи, тому що йому буде доступна практично вся корпоративна інформація;
Можливе звільнення фахівців з групи впровадження в процесі проекту може вкрай негативно позначитися на його результатах. Тому членів групи слід вибирати з відданих і надійних співробітників і виробити систему підтримки цієї відданості протягом усього проекту;
Після визначення співробітників, що входять у групу впровадження, керівник проекту повинен чітко розписати коло вирішуваних кожним з них завдань, форми планів і звітів, а також довжину звітного періоду. У найкращому разі, звітним періодом повинен бути один день.
6. Розгляд конкретних систем
6.1 «1С Документообіг 8»
Програмний продукт "1С: Документообіг 8", розроблений на новій технологічній платформі "1С: Підприємство 8.2", є наступником програмного продукту "1С: Архів 3", який вже більше 10 років застосовується в сотнях організацій, підприємств та установ, і призначений для автоматизації документообігу.
"1С: Документообіг 8" дозволяє:
• упорядкувати роботу співробітників з документами, виключити можливість втрати версій або перетину фрагментів при одночасній роботі;
• скоротити час пошуку потрібної інформації і сумарний час колективної обробки документів;
• підвищити якість готового матеріалу (проектів, документації тощо) за рахунок вирішення великої кількості спірних питань і впорядкування роботи користувачів.
"1С: Документообіг 8" не має галузевої специфіки і може ефективно використовуватися як у бюджетному секторі, так і на комерційних підприємствах, будь то розподілена холдингова структура з великою кількістю користувачів або невелике підприємство. Будучи універсальною, програма легко може бути налаштована і адаптована під специфіку конкретної організації.
"1С: Документообіг 8" в комплексі вирішує завдання автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни:
• централізоване безпечне зберігання документів,
• оперативний доступ до документів з урахуванням прав користувачів,
• реєстрація вхідних і вихідних документів,
• перегляд і редагування документів,
• контроль версій документів,
• робота з документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, • аудіо-та відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками і т.д.,
• повнотекстовий пошук документів за їх змістом,
• колективна робота користувачів з можливістю узгодження, затвердження та контролю виконання документів,
• маршрутизація документів, що настроюється по кожному виду документів окремо,
• автоматизоване завантаження документів з електронної пошти і зі сканера,
• облік і контроль робочого часу співробітників.
"1С: Документообіг 8" підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет з використанням веб-браузерів або тонкого клієнта.
Бізнес-процес - це стійка послідовність дій співробітників організації. Автоматизація таких послідовностей впорядковує роботу і значно прискорює виконання кінцевої завдання.
У програмі "1С: Документообіг 8" реалізовані бізнес-процеси наступних видів:
• Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа.
• Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролеру для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
• Погодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне погодження.
• Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
• Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, завірення печаткою організації та відправки кореспонденту.
• Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
• Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна роздавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
Кожен бізнес-процес у міру проходження етапів створює завдання, адресовані певним користувачам. Так, наприклад, бізнес-процес Доручення спочатку сформує завдання Виконати доручення для виконавця, а після того, як виконавець зафіксує виконання цього завдання, - завдання Перевірити виконання для ініціатора бізнес-процесу.
Можна призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але і ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі Директор, і програма автоматично передасть відповідне завдання того, хто в даний момент виконує цю роль - самому директору або його заступнику. Також завдання можна адресувати користувачам, визначеним наступними Автопідстановка:
• Всі керівники автора бізнес-процесу,
• Всі підлеглі автора бізнес-процесу,
• Безпосередній керівник автора документа,
• Всі керівники автора документа.
Склад ролей унікальний для кожного підприємства чи установи і може змінюватися і налаштовуватися без зупинки системи. При зміні виконавця ролі завдання автоматично потрапляють на робочий стіл до нового виконавцю.
Для кожного бізнес-процесу в програмі заводиться картка, з якої користувач може викликати наочну блок-схему бізнес-процесу. Виконання етапів бізнес-процесу буде відображатися на блок-схемі. З її допомогою творець бізнес-процесу в будь-який момент може з'ясувати, на якому етапі знаходиться його виконання і хто з працівників вже виконав своє завдання, а хто ні. Нижче наведені картка і типова блок-схема бізнес-процесу Узгодження.
Новий бізнес-процес, пов'язаний з певним документом, може бути створений на підставі цього документа. Для бізнес-процесів кожного виду в програмі передбачений окремий список, наприклад, список погоджень.
Для кожного виду бізнес-процесу можна настроїти шаблон, який буде використовуватися при створенні нових бізнес-процесів. Шаблон бізнес-процесу містить • такі відомості, як:
• маршрутизація,
• терміни,
• важливість,
• найменування,
• опис та інші.
У картці виду документа можна вказати перелік пов'язаних з ним шаблонів бізнес-процесів. Цей перелік буде автоматично використовуватися при створенні нових бізнес-процесів на підставі документів цього виду. У наведеному прикладі вид вхідного документа Договір пов'язаний з наведеним вище шаблоном Узгодження договору і двома іншими шаблонами - Затвердження договору (просте) і Реєстрація договору.
При створенні бізнес-процесу на підставі будь-якого вхідного документа виду Договір користувач зможе вибрати з цього списку підходящий шаблон.
Для аналізу ходу виконання бізнес-процесів у програмі передбачено низку звітів, приклади яких наведені нижче.
Висновок
Прикладне рішення "1С: Документообіг 8" розроблено на платформі "1С: Підприємство 8.2", яка забезпечує високу гнучкість, налаштування, масштабованість, продуктивність і ергономічність прикладних рішень, підтримує роботу в режимі тонкого і веб-клієнта, роботу користувачів через Інтернет, у тому числі і по низькошвидкісних каналах зв'язку.
Платформа "1С: Підприємство 8" підтримує роботу з різними СУБД - файловий режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
Сервер "1С: Підприємство 8" може функціонувати як в середовищі Microsoft Windows, так і в середовищі Linux. Це забезпечує при впровадженні можливість вибору архітектури, на якій буде працювати система, і можливість використання відкритого програмного забезпечення для роботи сервера і бази даних.
6.2 AutoEDMS 3.0 (ACS Telecom)
AutoEDMS має простий інтерфейс, так що цей продукт може відразу ж після придбання допомогти вам у вирішенні ваших проблем. Вхідна в постачання інструкцій містить основну інформацію, яку вимагають дл того, щоб почати працювати з програмою. Дві сторінки документації подають інформацію про зміст титульних блоків і загальну інформацію, таку як дані проекту, адреси і т.п. Крім того, при бажанні ви можете переключитися на списковий перегляд Query. Більше того, ви можете відразу ж створити свій власний бланк, що містить піктограми, поля даних, картинки, і т.д. При створенні бланка за допомогою Formbuilder ви одночасно створюєте базу даних. Formbuilder потужне і простий засіб, що дозволяє вам розробити свій власний інтерфейс.
Системний адміністратор AutoEDMS може використовувати мову ACL для створення і налаштування власних програм та програм, створених ACS Telecom чи сторонніми розробниками. Крім того, ACL має додаткову можливість доступу до DDE і до утиліти AutoEDMS ELC (Embedding and Linking Control), що дозволяє створювати свої власні функції. AutoEDMS володіє всіма можливостями, виділеними в таблиці порівняльних характеристик. Найбільш вражаючими можливостями є: робота з будь-якою мовою, що використовує таблицю кодування ASCII, з великою кількістю баз даних, генерація запитів до баз даних, система захисту файлів і гарна система перегляду файлів всіх основних продуктів Windows. AutoEDMS також дозволяє додавати голосові повідомлення до файлу і друкувати файли без інсталяції ним програми.
Редагувати будь-який файл у базі даних відносно просто, за умови підключення відповідної цьому файлу програми до засобів запуску AutoEDMS.
AutoEDMS підтримує стандарти ISO 9000, DOD, FDA і NRC AM-WorkFlow. Також предусмаетрівает автоматизований вхід у систему, що, якщо додатково реалізувати можливості контролю за процесом обробки файлів будь-якою програмою за допомогою ELC, може зробити AutoEDMS базовим компонентом у Windows. Деякі програми Windows не підтримують DDE. Функція AutoEDMS ELC підміняє використання DDE для контролю роботи з файлами і, в результаті, забезпечує найкращу "захист від дурня" при контролі будь-яких дій з файлами в Windows. Того ж ефекту можна досягти при створенні макросів і зв'язків DDE з іншими продуктами, але установка кожної програми на робочій станції зажадає створення цих зв'язків вручну. AutoEDMS ж робить це автоматично.
Для того щоб працювати з коментарями в AutoEDMS треба використовувати створені сторонніми розробниками програми. Однак за допомогою ACL коментарі вносяться у файл креслення AutoCAD, при цьому вони автоматично виділяються, а малюнки можуть обновлятися з достатнім ступенем безпеки. Серед усіх розглянутих систем AutoEDMS єдина, яка не має інтегрованого модуля коментарів, але придбання модулів RxHighlight або ViewBase, що входять до складу інших продуктів, задовольнить будь-які потреби. Звичайно, це означає, що ви станете залежати від циклів роботи декількох розроблювачів - тобто при відновленні версії вам буде потрібно перевірити, чи будуть сумісні коментарі, зроблені попередньої версією програми.
Як тільки у вас є бланк (екранна форма) AutoEDMS, пристосований для ваших потреб, всі можливості програми стають вам легко доступні, логічно організовані і сумісні зі стандартами Windows. У більшості випадків AutoEDMS випереджає своїх конкурентів по своїй інтеграції із середовищем Windows і GUI (графічним інтерфейсом користувача). Технічно AutoEDMS працює не з AutoCAD, але AutoEDMS контролює роботу файлів AutoCAD через ELC, так що для керування файлами не потрібні дії усередині AutoCAD'а. Доречніше буде сказати, що AutoEDMS працює "під" AutoCAD. Незважаючи на це, якщо ви хочете доповнити команди AutoCAD, пов'язані з управління документами, такими, як знайти файл або зробити XREF (зовнішнє посилання) чи вставити файл як блок, ви можете створити зв'язок через ELC.
У програмі є кілька різних видів захисту, починаючи від обмеження доступу користувачів до певних робочих місць, до захисту проектів і зовнішніх програм через систему паролів. AutoEDMS використовує входить в постачання модуль (DLL) Btrieve. Використання Btrieve забезпечує роботу по технології клієнт-сервер у будь-якій мережі, що підтримує Btrieve, з можливістю доступу засобами глобальної мережі до файлів на віддаленому сервері. AutoEDMS динамічно відстежує карту відповідності логічних і фізичних імен мережевих пристроїв, так що файли приєднуються до цього імені каталогу, до якого вони належать, а не до логічного імені. Нарешті, AutoEDMS поставляетс з компілятором екранної підказки, що дозволяє створювати файли підказки. І тут-то і кроетс причина, по якій AutoEDMS, як і багато інших тестовані продукти, не має повністю сумісною з Windows системи підказок, оскільки адаптація і розділення файлів підказки з користувачами DOS ускладнює надання повноцінної системи екранної допомоги в стилі Windows.
Висновок
Безсумнівно, AutoEDMS - один з найсильніших продуктів серед тестованих, якщо не вважати можливостей створення коментарів. Документація дуже змістовна, а гнучкість створення інтерфейсу і баз даних буде дуже важлива для багатьох користувачів. Версія Windows значно полегшила процедуру установки, ніж повинна порадувати системних адміністраторів.
6.3 Cadmandu 3.0 (AutoMate)
Користувальницький інтерфейс Cadmandu простий і витончено скомпоновано. У ньому безліч перекриваються пов'язаних форм, що показують вам шлях до потрібних областях програми.
CadmanView - засіб перегляду креслень, легко доступне з основного вікна. Воно виконане у відповідності з усіма стандартами Windows і являетс потужним інструментом. Всі основні компоненти інтерфейсу Cadmandu мають незалежний розмір і розташування на екрані Windows, що відрізняє його від інших розглянутих продуктів. Послідовно проведена політика простоти для користувача, що відрізняє попередні версії, була застосована і при розробці інтерфейсу Windows, що дозволило досягти ще більш зручного і красивого дизайну.
AutoMate (у минулому Baratek Inc.) Набагато далі пішла від попередньої версії своєї програми, орієнтованої на DOS, ніж будь-яка інша фірма, продукти якої тут розглянуті. Продукт виразно покращився, і інтеграція з інтерфейсом Windows дуже вдала. Хоча інтерфейс користувача занадто залежить від спадаючих меню з командами, які вимагають певного часу для освоєння, але це не така вже нездоланний проблема.
Cadmandu передбачає практично всі можливості, наявні в інших продуктів за винятком Work In Progress (WIP). Філософією AutoMate є постулат, що WIP настільки варіюється в різних компаній, що адаптація є кращим способом надання цієї можливості. Відзначимо, що Cadmandu в даний час працює тільки з однією базою даних. Швидше за все до інтерфейсу до різних баз даних у розробників просто не дійшли руки, і існуюча стан речей - просто спадщина від версії для DOS. Брак типів полів баз даних походить від того, що AutoMate припускає використання свого продукту дл спеціалізованих завдань. Можливості формування запитів до бази даних обмежені в порівнянні з іншими продуктами. Важливо помітити, однак, що AutoMate планує підтримувати структури SQL. CadmanView і модуль створення коментарів можуть працювати з дуже різноманітними форматами файлів, надаючи велику гнучкість і нічим не обмежує розробку бази даних користувача.
Cadmandu може виводити креслення AutoCAD безпосередньо на плоттер чи у файл через спеціальний модуль, що входить в комплект постачання.
AutoMate надає можливість адаптації свого продукту для задоволення спеціальних потреб користувача. Для ефективної роботи Cadmandu його треба налаштовувати. Ця особливість має як свої переваги, так і недоліки, і тому до придбання продукту варто обговорити з постачальником (офіційним представником AutoMate) передбачувані завдання, які будуть вирішуватися за допомогою Cadmandu.
Захист файлів базується на дев'яти пріоритетних рівнях, прив'язаних до функцій меню Cadmandu. Вона також прив'язана до специфіки роботи з інженерною інформацією, точніше з якимсь її підмножиною і виконує те, що цим підмножиною обумовлюється. Незважаючи на те що це самий негнучкий з усіх розглянутих продуктів, Cadmandu має декілька чудових рис, які за певних зусиль з адаптації зроблять продукт ідеальним для ваших потреб.
Висновок
Cadmandu створений для управління графічною інформацією і процесом створення креслення, і по суті не пристосований для управління іншими файлами вашої системи. Фіксований формат інтерфейсу може змусити вас звертатися до компанії-постачальнику дл численних доробок, якщо з самого початку ви не цілком уявляли собі те, що вам потрібно. Наприклад в США покупці Cadmandu 3.0 отримують безкоштовний супровід протягом одного року, у тому числі отримання нових версій продукту. Коли у Cadmandu з'явиться редактор користувальницьких екранних форм, такий, як у AutoEDMS або AM-WorkFlow, то число прихильників цього продукту істотно зросте. У компанії є багато планів на майбутнє з доопрацювання та розвитку нових версій Cadmandu. Планується створити більш гнучку структуру баз даних, яка допускає користувача адаптацію, а також контроль і управління версіями документів.
6.4 File Manager 2.27 (Synergis Technologies, Inc.)
File Manager використовує для роботи з даними підхід, заснований на принципі картотеки - інформація про документ представляється у вигляді "бібліотечної картки" - екранної форми, так само, як і в аналогічному продукті, орієнтованому на роботу в DOS. Для однієї і тієї ж бази даних можна створювати різні картки, так що виведена інформація адаптується дл потреб певної групи користувачів. За одним винятком - ці картки не мають графічних елементів. Концепція Бібліотек і Робочих областей залишилася від версії для DOS. В якості додаткової функції File Manager може використовувати цикл підтвердження внесення змін до креслення. При спробі записати в бібліотеку креслення зі змінами користувач повинен "авторизувати" і підтвердити необхідність заміни старого варіанта креслення на новий. У порівнянні з попередньою версією доданий автоматичний вхід в систему. Модуль перегляду / внесення коментарів використовує переваги Windows GUI, але бібліотечні картки, листинги робочих і бібліотечних областей і широке використання спадаючих меню в головному інтерфейсі документів майже повністю повторюють версію продукту для DOS. Для тих користувачів, які зараз переходять з DOS на Windows, це, може бути, і зручно, але тих, хто довгий час працює в Windows, інтерфейс може розчарувати.
File Manager має декілька "родимих плям", що залишилися в спадок від версії для DOS. Особливо це стосується користувальницького інтерфейсу і процедур настроювання. Установка бібліотек у File Manager все ще вимагає завдання командного рядка в DOS і в UNIX незалежно від того, використовуєте ви UNIX чи ні, що, по суті, було дивиною ще первісного, DOS-івського продукту.
File Manager може виводити малюнки AutoCAD на плоттер безпосередньо, без завантаження AutoCAD. File Manager має розумну кількість функцій у різних категоріях. Забезпечується однобічна прив'язка до атрибутів файлу малюнка AutoCAD, але вона може використовуватися тільки дл редагування атрибутів у карті бібліотеки. File Manager підтримує архівування і відновлення файлів, однак архів повинен бути скопійований з архівного носія цілком в архівний каталог до того, як може бути виконаний вибір і відновлення окремих файлів. File Manager, як і деякі інші продукти, не має вбудованого таймера з фіксацією його свідчень у поле бази даних, щоб, наприклад, відслідковувати брешемо створення і редагування кожного документа. File Manager має тільки одне индексированное поле дл сортування і підтримує тільки одну базу даних.
File Manager досить гнучкий продукт, що включає можливість оновлення файлів, розраховані на багато внесення коментарів, а також відстеження многопользовательских коментарів на різних шарах. Файли можуть бути перевірені, позначені, скопійовані чи переглянуті іншими користувачами, але вони не можуть затверджуватися більш ніж одним користувачем. Ви можете коментувати креслення AutoCAD, растрові файли форматів TIFF або RLC. Крім того, File Manager може створювати власні файли у форматі RLC, які будуть виводитися на екран швидше, ніж креслення AutoCAD. File Manager дозволяє також встановлювати межі безпеки на дисковому просторі, так що ніяких модифікацій файлу неможлива, якщо немає достатнього місця на диску. Варто зазначити, що захист доступу до файлів заснована тільки на груповому методі.
Висновок
File Manager безумовно повинен бути популярний серед користувачів, які хочуть одночасно працювати як з DOS, так і з Windows. Базова концепція Робочих областей та Бібліотек все ще досить приваблива, і, у поєднанні з непоганим інтерфейсом на основі Windows, залишається найбільш вдалою серед усіх розглянутих.
6.5 AM-WorkFlow 3.12 (Cyco International)
З усіх TDM, орієнтованих на Windows і розглянутих у цій статті, AM-WorkFlow легше всього освоїти без попереднього вивчення документації. Напевно тому, що AM-WorkFlow фокусує свою увагу виключно на управлінні кресленнями - більш складна документний середу ускладнила б програму. Відповідно до твердженнями Сусо, фірма незабаром планують збільшити кількість типів документів, підтримуваних продуктом.
AM-WorkFlow також має інтерфейс на основі бібліотечної картки. У нього є можливість створення карток у процесі роботи за допомогою простого малювання їх на екрані. Таким чином, немає нічого простішого дл адаптації вашого інтерфейсу до бази даних, ніж намалювати необхідні екранні форми. AM-WorkFlow поставляється з картками-зразками (шаблонами), які можуть бути адаптовані для відповідності потребам самих різних користувачів. Ви можете використовувати ці картки-зразки для створення власного інтерфейсу. Всі стандартні функції, які можуть знадобитися, доступні з титульної картки, розробленої дл архітекторів. Модулі сумісні по інтерфейсі не у всіх випадках, однак у наступних версіях це має бути виправлено.
AM-WorkFlow має програмований мова, відома як BaseLISP для адаптації AM-WorkFlow до AutoCAD і інших зовнішніх програм. BaseLISP понравітс користувачам AutoLISP, але може виявитися занадто незрозумілим для багатьох адміністраторів, які не працювали з AutoCAD.
Типи полів бази даних AM-WorkFlow досить різноманітні, а гнучкість його настройок дозволяє створювати бази даних, що відповідають практично будь-яким вимогам. AM-WorkFlow може архівувати і створювати резервні копії як ваших файлів, так і бібліотечних файлів AM-WorkFlow. AM-WorkFlow має можливості перегляду малюнків і створення коментарів, що базуються на давно відомих розробках Сусо, втім до цих пір цей потужний і популярний продукт є одним з кращих. AM-WorkFlow зараз не підтримує ряд форматів файлів, а налаштування на запуск з нього інших програм відбувається не так гладко, як у ряді інших розглянутих продуктах. Однак AM-WorkFlow дуже зручний, якщо треба працювати в основному з кресленнями AutoCAD і забезпечувати процес проектування. Тісна взаємодія між AM-WorkFlow і AutoCAD роблять зв'язок між вашими кресленнями і AM-WorkFlow дуже могутньої, але зв'язки з Windows набагато слабкіше. Ви можете перетягувати (drag and drop) файли з вашими кресленнями в креслення AutoCAD як блоки або Xref, і AM-WorkFlow відстежить нові зв'язки, але такий тип складної інтеграції з починається і закінчується на AutoCAD. База даних AM-WorkFlow написана у форматі, сумісному з dBASE, що буде корисно для генерації ваших повідомлень і аналізу, якщо ви працюєте в dBASE. AM-WorkFlow може виводити малюнки на плоттер безпосередньо. Модулі коментаря / перегляду і створення бланків не є продуктами Windows, а працюють із середовища DOS. Цей недолік Сусо обіцяє усунути в наступній версії. Сусо також обіцяє незабаром додати підтримку більшої кількості форматів файлів, характерних для Windows-додатків.
Слід також додати, що у Сусо є продукт проміжного рівня, відомий як AutoManager Organizer, що має такі ж можливості інтерфейсу і функції, як і AM-WorkFlow. Цей продукт дозволяє поступово й ощадливо пристосуватися до роботи з TDM, і дуже хороший, якщо вам потрібно іспитовий термін дл того, щоб зрозуміти, що, власне, ви хочете від вашого TDM.
Висновок
AM-WorkFlow - чудовий продукт, виконаний на базі AutoCAD, і має інтерфейс, однаковий на всіх платформах. Він ідеально підходить для процесу проектування, але дуже важко буде використовувати його для тих, хто безпосередньо не пов'язаний з виробничим процесом, наприклад, для потреб управлінського персоналу. Бажання забезпечити сумісність платформ змушує розробників більшості продуктів TDM орієнтуватися на можливості середовища Windows, але AM-WorkFlow - не той випадок.
6.6 RxEDM 1.0 (Rasterex International)
Користувальницький інтерфейс RxEDM дуже простий і доступний завдяки тому факту, що вам требуетс працювати c трьома модулями (RxIndex, RxHighlight і RxForm), а не в комбінованому інтерфейсі. RxEDM не знаходиться на тому ж рівні складності, як деякі інші розглянуті продукти. З іншого боку, він був повністю перероблений і перенастроєний на інтерфейс Windows, що означає, що він не тягне за собою тяжкої спадщини DOS. Екран допомоги в RxHighlight, наприклад, забезпечує всі гіпертекстові можливості, надані Windows. При роботі в режимі перегляду / коментарю можна використовувати "пташине око", що, звичайно ж, дуже зручно на великих малюнках. Погано те, що, коли ви імпортуєте файл у RxIndex, продукт проявляє дивну схильність повідомляти вам, що ви забули заповнити поле діалогового вікна, находящегос прямо над полем, яке вам потрібно заповнити. Якщо ж ви заповнюєте поля і потім вибираєте імпорт, то RxIndex очищає поле і каже, що ви знову забули його заповнити.
Оскільки цей продукт цілком відійшов від свого DOS-побратима, його інтерфейс і можливості розроблені з урахуванням очікувань користувачів Windows. Виглядає він зовсім як програма, написана для Windows, але в дійсності багато стандартних можливості, наприклад, "drag and drop", відсутні. Що касаетс зв'язків між модулями, складовими RxEDM, то тут немає ніяких несподіваних сюрпризів.
У порівнянні з іншими тестованими продуктами RxEDM відстає в захисті файлів. Можливості перегляду не найдужчі в групі, але більш ніж адекватні у випадку прямої підтримки сканованих файлів. Імеетс безпосередній висновок на печатку векторних і растрових зображень. При необхідності ви можете з RxEDM запустити AutoCAD і будь-які інші програми. Можливості створення коментарів середні, зате кількість і типи файлів, які можуть бути переглянуті, не настільки обмежено, як в інших продуктів. Список підтримуваних файлів великий, і деякі користувачі будуть приємно здивовані тим, що програма працює з файлами MicroStation DGN точно так само, як зі звичайним набором файлів, що належать до AutoCAD. Підтримка баз даних в цілому середня. У RxHighlight є цінна функція circulation slip, за допомогою якої зображення може циркулювати між усіма, хто над ним працює, для внесення коментарів. Ви можете також використовувати функцію порівняння, щоб визначити відмінності двох файлів.
Висновок
RxEDM - золота середина між бібліотекою малюнків і більш складними TDM. Багато користувачів вирішать, що саме цей продукт найбільш повно відображає їх потреби в управлінні документами і що ще якісь можливості насправді не потрібні. Однак, якщо ваша мета - проводити діяльність TDM відповідно до норм, що задаються ISO 9000, то вам, імовірно, прідетс пошукати що-небудь інше.
6.7 ViewBase 4.11 (Softdesk Imaging Group)
Softdesk додала під ViewBase багато нових спадаючих меню і деяку кількість добре розроблених піктограм і кнопок. Як у випадку з RxHighlight і CadmanView, інструменти внесенн коментарів не з'являються до тих пір, поки ви їх не включите - це дуже спрощує інтерфейс. Одна з основних завдань ViewBase Tools - розширення і уніфікації користувальницьких інтерфейсів CAD Overlay for Windows і AutoCAD for Windows. В основі ViewBase Manager лежить FoxPro, тому він досить обмежений у своїх можливостях і непоказний зовні. Якщо ви користувач FoxPro, то ви зможете створити свій інтерфейс для бази даних. Компоненти ViewBase, як і RxEDM, розроблені для продажу за одиночці, і є навіть версія ViewBase Tools для роботи з AM-WorkFlow. Більш уніфікований і повний продукт можна було б, тільки вітати, тому що серед ViewBase Tools є такі, яких не має жоден з тестованих продуктів.
Без використання версії FoxPro для розробників, гнучкість і здатність до адаптації розділу управлени базами даних істотно обмежуються. Той простий факт, що пакетний імпорт файлів не забезпечується, може виключити ViewBase з вашого розгляду. Також не підтримуються паролі користувача, і інтерфейс бази даних пов'язаний недостатньою кількістю доступних полів специфікацій.
Управління базами даних та можливості захисту файлів вкрай бідні в порівнянні з іншими розглянутими тут TDM. З іншого боку, можливість перегляду / коментування одна з кращих, якщо не найкраща. ViewBase обробляє безліч типів зображень, виводить їх на плоттер чи принтер прямо. Можливість перегляду містить у собі пошарове коментування, коментований зображення можна зробити сірим, щоб висвітити коментарі. Дуже просунуті функції маніпулювання растровими зображеннями - поворот, інверсія і дзеркальне відображення. ViewBase manager має пряму підтримку скануючого програмного забезпечення, що порадує користувачів CAD Overlay.
Обидві складові ViewBase добре інтегрування в середу Windows. Ви можете налаштовувати інші програми для роботи з ViewBase, використовуючи макромова. Такі можливості Windows, як drag and drop і асоціювання файлів із завантаженням програм, відсутні, за винятком того, що стосується AutoCAD. Таке ж розбіжність між ViewBase Tools і ViewBase manager існує при установці й інтеграції функцій. ViewBase Tools логічний і легкий у використанні, але можливості ViewBase manager явно не зоряні.
Висновок
Softdesk Imaging Group вважає, що їхній продукт призначений для користувачів, яким потрібен сильний інтерфейс для перегляду файлів і створення коментарів, робота зі сканованими фоновими зображеннями і з чужим менеджером баз даних для адаптації інтерфейсу управління файлами. При використанні ViewBase Work In Process, маршрути файлів і адаптація інтерфейсів баз даних повинні обслуговуватися за допомогою інших продуктів.
Висновок
Роль систем автоматизації паперового діловодства та документообігу в умовах консервативного стилю роботи з документами, який обумовлений особливостями російського законодавства, що вимагає чіткого документального підтвердження всіх кроків у різноманітних областях діяльності організації, безперечно, велика. Проте розвиток ІКТ поступово відсуває паперовий документ на другий план, істотно підвищуючи роль електронного документа. За консервативними оцінками, кількість паперових документів буде збільшуватися на 7% щорічно, а електронних - на 20%. Ця тенденція загострює необхідність врахування не лише паперових документів, але й електронних, завдяки чому САДД плавно переорієнтувалися на роботу з електронними документами, ставши системами електронного документообігу і діловодства. Дійсно, хоча при традиційному діловодстві першочерговим об'єктом автоматизації є ведення картотек, то ніщо не заважає включити до автоматизованої системи можливість зв'язку картки з електронним чином документа (текстом, графічним зображенням, аудіо-або відеозаписом).
У свою чергу, накопичені паперові архіви, за допомогою систем потокового введення паперових документів, можуть бути переведені в електронні архіви. У результаті вивільняється простір, спрощується керованість архіву, підвищується доступність інформації, що зберігається для всіх зацікавлених користувачів, знижується ризик у внаслідок пожежі або інших форс-мажорних обставин. Зрозуміло, повністю позбавитися від паперу в цьому випадку не вдається, оскільки юридично значимої формою документа, як і раніше вважається паперова. Але відсоток таких документів у загальному обсязі відносно невеликий, а переклад їх в електронну форму як мінімум багаторазово прискорить їх пошук і підвищить доступність в тих випадках, коли електронної копії для роботи достатньо. Сьогодні відсутність веб-клієнта у СЕУД вже нонсенс. Більш того, багато виробників ПЗ поступово забувають про настільних клієнтів і розробляють ІС тільки з веб-клієнтом. Такий підхід на перший погляд обіцяє безліч переваг перед настільними клієнтами: веб-клієнт надає універсальний інтерфейс для всіх категорій користувачів, незалежно від їхньої ролі та географічного розташування, що спрощує налаштування системи та технічну підтримку користувачів. Однак без настільних інтеграційних компонентів, що встановлюються на робочих місцях, не може бути й мови про організацію єдиного сховища документів і підвищення ефективності роботи користувачів. Тому портальні технології СЕУД повинні використовуватися швидше тільки для залучення до бізнес-процесів зовнішніх користувачів, яких неможливо або недоцільно включати в корпоративну мережу.
Зрозуміло, використання корпоративних інформаційних порталів (КВП) не обмежується застосуванням їх в рамках управління документообігом. Сучасні портали цікаві і як самостійні інформаційні системи, що дозволяють організувати єдиний персоналізований безпечний доступ до всіх бізнес-програм та корпоративної інформації. КВП є ще однією технологією консолідації інформаційних систем: якщо СЕУД консолідує всі документоорієнтовані інформаційні системи, то портал накриває «парасолькою» всі бізнес-програми організації, включаючи СЕУД.
Сучасні портали дозволяють організувати доступ до корпоративних ресурсів не тільки з підключених до Інтернету робочих станцій, а й з портативних пристроїв, таких як мобільні телефони, смартфони, кишенькові сли б велика організація починала автоматизацію з нуля, володіючи солідним бюджетом, то вибір ДІС, очевидно, повинен бути на користь універсальної платформи з управління неструктурованою інформацією, здатної задовольнити потреби організації в довгостроковій перспективі. Звичайно, на практиці таке навряд чи можливо, зазвичай подібні системи збираються з безлічі невеликих блоків, кожен з яких вирішує локальну задачу автоматизації. Головне - у організації повинна бути чітко спланована стратегія розвитку автоматизації, а куплені або розробляються блоки, крім усього іншого, повинні володіти необхідними інтеграційними якостями. Конкретний зміст стратегії кожного підприємства визначається його розмірами, галузевою належністю і технологічним рівнем, різноманіттям використовуваних інформаційних систем і багатьма іншими факторами.
Список використаних джерел
Пахчанян А. Огляд систем електронного документообігу / / Директор інформаційної служби. - 2001. № 2
Кузнєцов С. Л. Вибір і дослідне впровадження системи електронного архіву / / Секретарська справа - 2001. № 3
Баласанян В. Концепція автоматизації вітчизняного документообігу / / Відкриті системи - 2007. № 1
http://www.IT.ru/ Електронний документообіг - Системи документаційного забезпечення управління.
http://www.v8.1c.ru/ Бізнес-процеси.