Змістовий модуль 2. Технологічні особливості арт-менеджменту
Тема 1. Проєктний менеджмент та технології створення музичних проектів
ПЛАН
Проєктна дільність. Види проєтних рішень. Проєктний менеджмент менеджмент конкурсів, фестивалів, театралізованих вистав, тощо.
Технологія створення проєкту. Етапи проєктування (підготовчий, основний, завершальний).
Функції, які виконуються арт-менеджером на різних етапах проєкту.
Подання розробок проєктів на грант.
1. Проєктна дільність. Види проєтних рішень.
Останнім часом у галузі соціо-культурної діяльності, в діяльності установ культури і мистецтва широкого поширення набули нові форми культурної діяльності та арт-індустрії - творчі проекти. В останні роки Вони виникають і як самостійний напрям діяльності зі збереження і розвитку окремих галузей або установ культури, і як творчий задум, виражений у конкретній художній формі.
Творчі проекти орозглядаються у двох основних значеннях –
Проєкт походить вд латинської «projectus» — кинутий уперед
Сьогодні під «проєктом» розуміють — обмежену в часі, ресурсах та вимогах якості унікальну сукупність процесів, спрямовану на досягнення унікальних цілей та завдань для створення нового унікального продукту або послуги. При цьому визначаються терміни підготовки , ресурси, вимог до якості, можливості риску.
Проєкт - це тимчасовий і унікальний захід, який має певний набір цілей, і коли вони будуть реалізовані, проект вважається завершеним. Тому проєкт має певний і обмежений життєвий цикл.
Завдання проєкту мають бути точно визначені, аби розуміти терміни його. Характерною особливістю є підбір виконавців для проекту, для яких не вимагається спеціальна підготовка. Тому, здійснюючи підбір персоналу, необхідно особливу увагу приділяти професіоналізму фахівців.
Сьогодні виробництво продукції у сфері арт-індустрії здійснюється в рамках проєктної діяльності. Творчі проєкти є формою виробництва творчого продукта в арт-індустрії.
Творчі проєкти – для сфери культури і мистецтва відносно нова форма діяльності, яка отримала розвиток протягом останніх двох десятиліть
Творчі проєктиє двох видів:
Самостійний напрям діяльності зі збереження і розвитку окремих галузей культури чи закладів культури (наприклад, щорічний фестиваль класичної музики, організація музичних вечорів у парку культури і відпочинку…) У цьому випадку проєкт вважається як довготривалий, його виконує самостійна структура організації чи окрема організація.
Творчий задум, виражений у конкретній художній формі (вистава, шоу, кінофільм, телепроєкт, концерт тощо). Проєкт розглядається як короткотривалий.
Це може бути конкурс молодих виконавців естрадної пісні, театралізована новорічна вистава, новий оригінальний підхід до проведення традиційних свят або ретро-проєкти, які розкривають новий погляд на застарі форми.
Технологія проектування.
Творчий проєкт розпочинається з підготовки проектної документації, яка називається проєктуванням. Грамотно розроблена проєктна документація допоможе не допустити багатьох помилок у реалізації творчого проєкта, знайти відповіді на питання.
При підготовці проєктної документації треба пам’ятати про її призначення, суть якого полягає у наступному:
1. Служить підставою для запропонованої творчої роботи і дає оцінку результатам діяльності у певний період.
2. Визначає ракурс дій і форми керівництва ними, виконує як стратегічні завдання планування майбутньої діяльності, так і тактичні – керівництво і контроль виконання різних дій з реалізації діяльності
3. Служить інструментом визначення шляхів фінансування творчого проєкту
4. Є відкритим до змін (це не сталий документ, який дозволяє внести будь-які зміни, кщо це буде необхідно)
5. демонструє готовність авторів проєкту йти на різні зміни, якщо це виявиться необхідним;
6. може служити рекламою творчого проєкту, має бути компактною, яскраво оформленою та інформаційно насиченою;
7. є інструментом самонавчання, оскільки розробка проєкту є безперервним процесом пізнання і самопізнання.
Управління творчими проектами
Управління проєктом в сфері арт індустрії - це творча діяльність, в основі якої лежить керівництво та координація людських і матеріальних ресурсів протягом усього життєвого циклу проєкту. Для того щоб діяльність в рамках творчого проєкту носила злагоджений організований характер, необхідно вибрати оптимальну форму управління. Управління творчими проєктами може здійснюватися за допомогою різних форм управління.
Форми управління творчими проектами:
1. Лінійно-програмна - всі виконавці проєкту рівноправні та підкоряються одному органу управління (керівника проєкту), управління на середній рівень не передається. Різниця між виконавцями проєкту полягає в їх функціональних обов’язках, кожен відповідає за свою ділянку роботи. Дана форма характерна для середніх проєктів.
2. Координаційна форма управління - вищий орган керівництва проєктом передає частину функцій з контролю і координації одному або декільком найбільш активним виконавцям проєкту, залишаючи за собою право остаточного рішення. З'являється посада координатора проєкту. Таких координаторів може бути кілька і кожен відповідає за свою ділянку роботи. Така форма застосовується в управлінні великими проектами, які мають кілька напрямків діяльності, слабо пов'язаних між собою.
3. Проєктна форма управління - головним є досягнення мети проєкту, а не те, хто кому підпорядковується. Всі учасники проекту є партнерами і всі їх дії спрямовані на досягнення однієї спільної мети або вирішення заданої проблеми. Така форма управління характерна для невеликих проектів, учасниками яких є професіонали високого класу, здатні до самостійного прийняття рішень у рамках напряму діяльності та цілей творчого проєкту.
Для ефективної реалізації творчого проєкта він має бути добре структурованим. Важливим є розділ його на етапи у відповідності з розробленою тактикою, якими можна керувати. Таке керівництво ходом підготовки і реалізації творчого проєкта може здійснюватися на основі плана-графіка.
Створення і реалізація плана-графіка реалізації творчого проєкта здійснюється за принципами:
1. Визначити мету, результати і програму дій з урахуванням можливих викликів та непередбачуваних подій
2. Визначити ресурси та відповідальність робочої групи за проєкт в цілому і за певні етапи чи напрями роботи.
3. Створити систему комплексного планування робіт і параметрів проєкту
4. Створити систему контролю і регулювання ходу виконання проєкту.
5. Створити команду проєкта і керувати нею з метою об’єднання і керівництва зусиль всіх виконавців, включених у проект.
Критерії оцінки ефективності творчих проєктів:
Наявність концепції, оригінальність і реалістичність ідеї
ефективність рішення наявної в проєкті проблеми
наявність підстав вкладення для матеріальних ресурсів в проєкт
грамотне поєднанн власних ресурсів з можливостями своїх потенційних партнерів
можливість проєкта впливати у відповідності з метою проєкта
привабливість проєкта для для потенційниї проектів із різних сфер професійної діяльності
реалістичність бюджету, виправданість вимагаємих грошових затрат, грамотно побудована інформаційна та маркетингова кампанія для проекту
професіонализм команди.
2. Технологія створення проєкту.
Існує 4 види проєктних рішень, якими користується фахівець:
а) прогнозтичне проєктування, в ході якого розробляється стратегія розвитку об'єкту культури у певних умовах; виявляються перспективні культурні проблеми (проєкти, що визначають стратегічні напрямки в галузі культури і мистецтва, освіти тощо)
б) проєктне прогнозування, в ході якого науково обґрунтовуються етапи прогнозу проектів різного рівня
в) експериментальне проектування, яке являє собою практичну перевірку теоретичних моделей, що проводиться на певних рівнях і сферах соціально-культурної деятельності;
г) поточне, типове проєктування, в ході якого розробляються оперативні, тактичні програми, плани, що представляють собою організаційні види діяльності.
Процес проєктування грунтується на методологічних принципах, етапах, закономірностях, характерних для технологіях прогнозування
На визначенні духовних інтересів і потреб групи населення, на яку він розрахований;
на проблемно-ситуаційному підході у визначенні мети, яка спрямована на вирішення завдання забезпечення ефективного впливу на відвідувачів установи культури в тих чи інших соціальних ситуаціях;
на орієнтації на впроваження методів виявлення актуальних і перспективних для певного соціального середовища проблем і спільного виробництва, координації та інтеграції зусиль різних організацій по їх вирішенню;
передбачає гнучкість і адаптацію до змін середовища, в якій він буде функціонувати.
Широко застосовуються методи інформаційно-цільового аналізу преси, телевізійних і радіопрограм, а також моніторинг результатів опитувань, рейтингів, виступів окремих вікових, соціальних, професійних груп населення.
Виділяють 3 етапи підготовки проєкту – підготовчий, основний і завершальний.
1-й етап - підготовчий, що включає:
прийняття рішення про необхідність підготовки нового проєкту, його форми;
вибір базової моделі проєктування;
створення і запуск системи управління проєктом;
формування робочих проєктних груп, налагодження комунікації;
ресурсне забезпечення проєктних груп.
2-й етап - основний, що включає:
аналіз і прогноз сітуаціі у зовнішньому середовищі;
аналіз і прогноз вимог до створення проєкту;
аналіз стану і досягнень чинного проєкту;
проблемний аналіз діючої системи, форми та її компонентів;
генерація проєктних ідей;
створення цілісного проєкту, його редагування і оформлення.
3-й етап - завершальний, що включає:
самооцінку отриманого проєкту;
незалежну експертизу проєкту;
доопрацювання проєкту і прийняття рішення по його впровадженню.
Проєктні технології у сфері культури і мистецтва мають ряд особливостей, характерних саме для цього виду творчої діяльності.
Художній проєкт - це продукт, створений на запит суспільства на художню форму чи інше соціальне явище. Це може бути святкування ювілею міста, проєкт, орієнтований на конкретний колектив, особистість, вікову групу, святкування історичної події, суспільно-політична акція,національне свято тощо..
Схема роботи над проєктом
| Етапы роботи над проєктом | Результати діяльності | Функції |
| Підготовчий етап | Мета | Визначення мети |
| | Діагноз | Діагностична |
| | Прогноз | Прогностична |
| | Проєкт | Проєктування |
| | План | Планування |
| Основний етап | Информація | Информування |
| | Организація | Організаційна |
| | Оцінка, контроль, корекція | Оцінювання, контролююча, корекційна |
| Завершальний етап | Результат | Аналітична |
Підготовчий етап роботи над творчим проєктом:
| 1. Уточнення проблеми, вивчення запитів та інтересів аудиторії |
| 2. Конкретизація теми, формулювання ідеї, мети, завдань |
| 3. Обгрунтування выбору форми, жанру |
| 4. Пошук художнього образу |
| 5. Визначення композиції сценарію (зав’язка, развиток дії, кульмінація розв’язка), формування змісту |
| 6.Попередній план-графік виконання проєкту |
| 7. Попередній розрахунок витрат та доходів |
На цьому етапі розкриваються фінансові ресурси, терміни повернення позикових коштів (якщо в цьому виникає необхідність), очікуваний прибуток, умови інвестування. Крім того, визначаються умови для потенційного інвестора або кредитора, для можливої державної підтримки проєкту органів місцевого самоврядування, співзасновників або партнерів, включаючи установу культури, де проєкт може реалізовуватися. Обгрунтовуються ключові фактори успіху: фактор часу, повноцінної або часткової зміни виявленої проблемної ситуації. На даному етапі доцільно подготувати три можливих варіанти реалізації проекту: оптимальний, негативний і найбільш вірогідний. У цій частині необхідно відобразити потенційні ризики, які можуть виникнути при реалізації проєкту.
Наступний етап роботи над творчим проектом визначається як організаційно-творчий
| Затвердження сценарію | |||
| Затвердження бізнес-плану | |||
| Вибір сценічної площадки, затвердження сценарію | Створення ескізів декорацій | Створення ескізів костюмів | Підбір та створення музичного супроводу |
| Підбір і затвердження окремих виконавців і колективів | Узгадженн з технічними службами, затвердження ескізів декорацій та їх технічного вирішення | Затвердження ескізів костюмів та їх виконавців | Робота в студіях звукозапису над записом музичного супроводу |
Післе затвердження сценарію і бізнес-плану почінається робота над організаційно-управлінською частиною реализації проєкту на практиці. На цьому етапі роботи визначаються форми и методи управління проєктом, дається характеристика персоналу, який відповідає за реалізацію проекту (вік, стать, освіта, послужний список, кваліфікація), визначаються організації та колективи, зацікавлені в просуванні проєкту, формуються групи в оргкомітеті. Визначаються відповідальні за ту чи іншу ділянку роботи, розробляються положення, умови відбору (конкурс або будь-який інший вид кастінга) и в середіні проекту (для учасников), так и для глядачів, відвідувачів. Затверджуються творчі колективи і окремі виконавці, організаторі, які беруть участь у реалізації проєкту, доказово обґрунтовується використання різніх технічних засобів: світла, сценічної техніки, лазерних установок, диму, шумів, світлового, колірного та музичного обладнання, розробляються ескізи одягу сцени, ее художньо-декораційного решение. З цією метою предлагают макети оформлення, зразки тканин, ескізи костюмів, технічні характеристики запропонованої до икористання техніки.
Фінансово-економічна частина проекту ґрунтується на розгорнутому бізнес-плані з зазначенням вартості всіх видів робіт, пов'язаних із здійсненням проєкту та зазначенняим конкретних джерел фінансування. Визначаються шляхи можливої самокупності постановочних витрат, обгрунтовуються штаний розпис і заробітна плата персоналу, розробляється кошторис з доповідних зазначеним статей прибутків і витрат, податків та ін. Важливе місце належить розробці режисерського сценарію, який є основою для роботи всіх служб, задіяніх в розробці проєкту на даному етапі.
Наступний етап роботи над проектом - це етап безпосереднього виробництва, что Включає оренду або купівлю обладнання, репетиційній період, виробництво декорацій і костюмів, проведення рекламної кампанії
Этап безпосереднього виробництва і фінансування проекту
| Виробництво декорацій | Виробництво реквізиту і пошив костюмів | Запис музичного оформлення, шумового супроводу |
| Проведення рекламної кампанії | Организація и проведенння репетицій | Підбір, аренда, покупка технічного обладнання |
На цьому етапі розробляються і підписуються трудові угоди, контракти, договори, укладені відповідно до трудового законодавства і угодою між організаторами (засновниками) і учасниками проєкту.
Промоутерська частина проєкту включає в себе основні прийоми інформаційної та рекламної діяльності, в ній необхідність застосування тих чи інших прийомів, розробляються (при необхідності) слоган, відеокліпи, відеоджингли. Організовуються і проводяться прес-конференції, здійснюється пошук інформаційних спонсорів, разробляється стимулююча система знижок на квитки, флаєрси, затверджуються ескізи афіші, листівок, буклетів, використовуються рекламні форми і прийоми, які посилюють і підвищують інтерес глядачів до проєкту. Заключний етап роботи над проектом пов'язаний з його реалізацією, завершальними монтажними роботами з оформлення та обладнання сцени, монтажними і генеральними репетиціями, прем'єрою, експертними оцінками діяльності по реалізації проекту та аналізом творчих і фінансових результатів. Схематично цей період можна представіти так:
Завершальний етап роботи над проєктом
Монтажний лист
| Монтаж декорацій | Монтаж світлового обладнання | Монтажні репетиції та генеральний прогін |
| ПРЕМ’ЄРА | ||
| Аналіз результатів | ||
У цей період особливу роль відіграє розробка режисерсько-постановочної документації, яка знаходить відображення в монтажному листів, що з'єднує разом діяльність всіх технічних служб, задіяних у постановочній роботі (робочі сцени, звукооператори, радисти, освітлювачі, виконавці). Завдяки монтажному листу кожна служба узгоджено включається в робочий процес.
Монтажный лист
| Назва блока епізоду, акту, сценки, порядковий номер і час | Фрагменти текста сценарія, сценічної дії | Декорації, техничне оформлення |
| Музичний, звуковий і шумовий ряд | Світлове і лазерне оформлення | Місце дії, основні мізансцени, виконавці |
3. Функції, які виконуються арт-менеджером на різних етапах проєкту.
Незалежно від масштабів проекту арт-менеджер повинен вміти:
- розібратися і визначити цілі проекту, деталізувати їх, виявити ступінь участі в проекті тієї чи іншої організації, особистості;
- виявити види діяльності, необхідні для досягнення виявлених цілей;
- провести розподіл видів діяльності між спеціалістамі і об'єднати їх в керовані робочі групи і підрозділи;
- налагодити координацію різних груп і видів деятельності за допомогою встановлення робочих взаємин, розподілу ролей, кола обов'язків, видів звітності, строків виконання;
- об'єднати робочі групи єдністю мети діяльності, де кожен член організації працює на загальне благо і ніхто не має права працювати проти цілей організації;
- визначити розмах менеджменту: число робочих груп, число керівників і підлеглих.
Організація управління арт-проектом являє собою структурну систему у вигляді взаємовідносин, прав, цілей, ролей, видів діяльності, а з іншого боку, є процесом, за допомогою якого розробляється і реалізується проект, уточнюється, расшірюється, зберігається або зменшується структура установи, фірми, оргкомітету, правління, ради клубу і т.д., зайнятих у проекті.
Управління арт-проектами досить складне утворення, оскільки воно вбирає в себе змістовну сторону діяльності, організацію і технології. Зміст процесу управління проєктами визначається сутністю, цілями і завданнями, принципами, методами, функціями, специфікою галузі, рівнем даного органу в загальній системі органів управління.
Найбільшого поширення в арт-проектах отримала функціональна система управління, побудована з урахуванням цілей і завдань конкретного проекту, фірми, установи.
Схема упарвління
| Дирекція (закладу, фірми, проєкту) | ||
| ВІДДІЛЕННЯ (СЕКТОРА) | ||
| Маркетинговий | Зв’язків з громадськістю та реклами | Художньо-творчий |
| Финансово-економічний | Оформлювальні та творчі майстерні | Технічний |
Модель управління проектами та принципи формування правління і делегування йому повноважень визначаються в процесі конструктивного діалогу між зацікавленими особами, організаціями, правовими і фінансовими структурами і регламентуються відповідними документами. Важливою умовою ефективного менеджменту стає використання різних моделей участі зацікавленої громадськості в управлінні проектом: участь у прийнятті рішень, участь в розробці і реалізації проекту, участь в оцінці діяльності творчої групи, участь в отриманні запланованих результатів.
Творчий склад проєкту, або режисерсько-постановочна група, включає:
Автора сценарію, діалогів, тексту ведучих, сюжетної і образної побудови – як правило, ним є головний режисер або режисер-постановник;
Режисера-постановника, який здійснює детальне режисерське бачення і керівництво постановочним процесом;
Редактора, який підбирає виконавців, складає редакторський лист із вказанням твору, автора музики і тексту;
Балетмейстера-постановника, який, працюючи в тісному контакті з режисером-постановником, за допомогою танцю, пантоміми, масових хореографічних сцен здійснює задум режисера;
Композитора, який також працює в контакті з режисером, балетмейстером, автором тексту зі створення звукової партитури, проводить запис музичного оформлення;
Художника-постановника, який створює сценографічне вирішення і здійснює авторський і технічний контроль за виконанням свого задуму. В такій якості може виступати як приватна особа. Так і ціла фірма, яка спеціалізується на створенні і втіленні художньо-декораційних проектів;
Завідувача постановочною частиною, який займається розрахунком необхідної кількості сценічних декорацій і їх виробництвом у відповідності з художньо-декораційним рішенням художника-постановника, до такої роботи можна залучати постановочні фірми і компанії;
Художника по костюмах, який розробляє модель і костюми; в цій якості може виступати модельне агентство;
Художника по світлу, який здійснює світлове вирішення проекту і працює в тісному контакті з режисером; як правило, на час проведення заходу запрошуються фірми, які спеціалізуються у світловому оформленні подібних заходів;
Звукорежисера,який несе відповідальність за якість звуку і комплектацію необхідного звукового обладнання;
Стиліста (візажиста, гримера), який працює над створенням іміджу виконавців, персонажів.
Менеджерський склад проєктувключає:
Директора проєкту, основною функцією якого є фандрайзинг і вибудова стратегічних партнерств, організація і постановка, координація технічних і адміністративних завдань у відповідності із творчими завданнями і контроль їх виконання;
Головного адміністратора, який працює з адміністративним штатом, контролює роботу адміністраторів по траспорту, реквізиту, а також є матеріально відповідальним і координуючим роботу підпорядкованих йому адміністраторів;
PR-менеджера, який відповідає на «обличчя» проекту, здійснює рекламну кампанію проекту у ЗМІ;
Комерційного директора, який заключає контракти з виконавцями, артистами, запрошеними спеціалістами, фірмами-орендарами світлового, звукового, сценічного обладнання, виробниками художньо- декораційного оформлення заходу, фінансовими структурами і ін.