Ім'я файлу: [Укрмова] Укладання документів.docx
Розширення: docx
Розмір: 40кб.
Дата: 06.02.2023
скачати
Пов'язані файли:

Заява— це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з вико­ристанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), мо­же адресуватися кільком посадовим особам чи організа­ціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у на­зві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вка­зується, від кого подається заява: посада, зван­ня, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право підписання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції. Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вказаний у самому наказі. Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.

Накази бувають індивідуальними й нормативними:

Індивідуальні накази пов'язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази — це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів: 

— за особовим складом; 

— з питань основної діяльності.

Накази щодо особового складу (це, як правило, індивідуальні накази) пов'язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).

Накази з питань основної діяльності (нормативні накази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо виконання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Реквізити:

  1. Повна назва установи, де видається наказ.

  2. Назва документа.

  3. Дата.

  4. Номер.

  5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

  6. Текст.

  7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище). Текст наказу складається, як правило, з констатуючої  та розпорядчої частини.

Структура тексту наказів щодо особового складу (про зарахування, звільнення, переведення, надання відпустки тощо):

  1. Прізвище, ім'я, по батькові (перший раз у тексті наказу вказується повністю) особи, яка зараховується (звільняється, переводиться) на посаду.

  2. Назва посади (структурного підрозділу), на яку зараховується особа (з якої на яку переводиться, з якої звільняється).

  3. Дата зарахування (звільнення, переведення). Якщо в тексті вона відсутня, приймається дата підписання наказу керівником установи.

  4. На яких умовах (за контрактом, на постійну чи тимчасову роботу, на який термін, за сумісництвом тощо).

  5. Особливі умови (скорочений робочий день, неповний робочий тиждень, матеріальна відповідальність тощо).

  6. Форма оплати праці (відповідно до штатного розкладу, погодинна тощо).

  У таких наказах після тексту обов'язково вказується підстава:

  1. Для зарахування на посаду — заява особи, яка зараховується на посаду, згода керівника структурного підрозділу тощо.

  2. Для звільнення з посади — заява особи, яку звільняють (за власним бажанням, у зв'язку з виходом на пенсію, ліквідація, реорганізація установи тощо з посиланням на відповідні статті КЗпП чи/та інші закони).

  3. Для переведення з, однієї посади на іншу — заява особи, яку переводять, або відповідні статті КЗпП тощо.

  4. Особа, яка зараховується на посаду (звільняється, переводиться), має ознайомитися зі змістом наказу, розписатися в оригіналі й зазначити дату ознайомлення з документом.

Довідка— документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів[ред. • ред. код]

Довідки діляться на дві групи:

  • особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

  • службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

  • зовнішніми — укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

  • внутрішніми — укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки[ред. • ред. код]


1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи). 2. Назва документа. 3) Дата і місце укладання документа. 4) Номер. 5) Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка. 6) Текст довідки. 7) Призначення (куди подається довідка). 8) Підписи службових осіб. 9) Печатка.

ДОПОВІДНА  ЗАПИСКА


 Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача (Додаток 8).

Реквізити доповідної записки (на загальному бланку):

–  адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;

–  назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

–  дата;

–  номер документа;

–  місце складання;

–  заголовок до тексту;

–  текст;

–  додаток, підстава;

–  підпис.

 Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

 Доповідні записки бувають двох видів:

а) внутрішніми;

б) зовнішніми.

 Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру,  її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

 Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу,  її оформлюють на ПК  на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.

 Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.

Порядок оформлення тексту доповідної записки:

¨  у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

¨  друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

 

Пояснювальна записка — документ, в якому:

  • офіційна (юридична) доповідь про певні дії в певний проміжок часу (на яку може даватись позитивна або негативна оцінка, якщо пояснювальна залишилась без відповіді — це адміністративне порушення керівництва);

  • міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Пояснювальна записка до законопроекту — документ, який подається разом з законопроектом його автором до парламенту і містить (в Україні):

  1. обґрунтування необхідності прийняття законопроекту, цілей, завдань і основних його положень та місця в системі законодавства;

  2. обґрунтування очікуваних соціально-економічних, правових та інших наслідків застосування закону після його прийняття;

  3. інші відомості, необхідні для розгляду законопроекту[1].



  2. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі праворуч).

  3. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

  4. Адресант

  5. Назва документа.

  6. Дата.

  7. Номер.

  8. Заголовок (Про…).

  9. Текст.

  10. Посада адресанта.

  11. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

Класифікація протоколів[ред. • ред. код]

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» — назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

  • витяг з протоколу — коротка форма повного протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Реквізити протоколу

Протокол має такі реквізити:

  1. Назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

  2. Порядковий номер протоколу;

  3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

  4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

  5. Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);

  6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10 —12 осіб, то вказують усіх присутніх;

  7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

  8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

  9. Текст;

  10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

  11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Витяг з протоколу - це коротка форма протоколу. В ньому вказують:

1. Назву виду документа.

2. Порядковий номер.

3. Назву зборів, засідання, наради тощо.

4. Дату проведення, місце проведення.

5. Присутніх.

6. Текст, що складається з розділів "Слухали" і "Ухвалили".

7. Підписи голови й секретаря.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Зразок протоколу:

Оголошення — це короткі текстові повідомлення, котрі містять різну за призначенням інформацію. Переважно оголошення містять інформацію приватного рекламного характеру. Це пропозиція певних товарів чи послуг приватними особами, або малими приватними підприємствами. Такі оголошення є комерційного призначення і тому це є одним з видів дешевої реклами, дуже широко використовуються в мережі інтернет на віртуальних дошках безкоштовних оголошень, а також в друкованих виданнях.

Також оголошення бувають не комерційні (лише інформаційного характеру). Метою таких оголошень є повідомлення про якусь подію, що може бути важливою для певної частини соціуму.

Будь-яке оголошення складається з короткого повідомлення (пропозиція, інша інформація), та контактної інформації, в залежності від типу оголошення.

Оголошення — це інформаційний документ, в якому подається інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. Мета — інформувати про різні події життя особи: навчання, роботу, обмін чи продаж квартири, різні культурно-громадські та наукові заходи. Оголошення подаються на сторінках газет, журналів та окремих афішах. Залежно від характеру оголошення, в ньому зазначаються організатори певних заходів, час і місце їхнього проведення, умови входу (платні, безплатні). За змістом оголошення поділяються на два види: 1) оголошення про будь-яку подію; 2) оголошення про потребу в послугах. Оголошення, в якому інформується про певну подію, має такі реквізити: — назва виду документа (оголошення), — текст, що містить дату, місце проведення заходу (події), організатора, зміст події та умови; — підпис (назва установи чи колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — у разі потреби. Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити: — назва виду документа (оголошення), — заголовок, — текст, — адреса автора оголошення.

Повідомлення - це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, конференції, зборах. У повідомленні повинні бути такі реквізити:

1. Дата й час засідання.

2. Місце засідання.

3. Його назва (тематика).

4. Порядок денний.

5. Прізвища доповідачів з кожного питання.

6. Прізвище й телефон відповідальної особи.

7. Спосіб проїзду до місця засідання.

Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.

Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових за­прошень на різноманітні заходи — від лаконічних, діло­вих, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо офор­млених, розрахованих на конкретного адресата.

Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за вами!), необ­хідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.

Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні худож­ньо оформлені запрошення.

У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

Стиль і оформлення запро­шення буде визначатися трьома чинниками:

— характером відповідного заходу;

— рівнем ваших стосунків з адресатом;

— вашою зацікавленістю в його присутності.

Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Резюме — це документ про особисті, освітні та професійні дані. Складається при прийомі на роботу. Особливістю такого документа є стислість (його обсяг, як правило, не перевищує 1 аркуша). У резюме відомості про професійну діяльність та освіту викладаються у зворотному хронологічному порядку. Графа «Додаткові відомості» містить інформацію про навички чи досягнення в будь-якій галузі, наприклад: відомості про володіння іноземними мовами і комп'ютером, уміння керувати автомобілем, участь у наукових конференціях, наявність друкованих праць, громадську діяльність, інтереси претендента тощо. У резюме може зазначатися мета — посада (робота), на яку претендує автор, і бажана заробітна плата.

Реквізити:

1. Назва виду документа (Резюме).

2. Прізвище, ім'я, по батькові.

3. Адреса.

4. Телефон.

5. Дата і місце народження.

6. Мета.

7. Професійний досвід.

8. Освіта.

9. Сімейний етан.

10. Додаткові відомості.

11. Підпис.
Характеристика- це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві.

Характеристика пред'являється при вступі до середніх і ви­щих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переоб­ранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом де науково-дослідних інститутів тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його осо­бової справи. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характерис­тика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку уклада­ється характеристика

(в Р. відмінку).

3. Статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є);
місце роботи, навчання.

4. Рік народження (якщо треба національність, домашня адреса, освіта).

5.Текст 6.Висновки 7. Дата 8. Посада , підпис, розшифрування 9. Печатка

Розписка— це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

  1. Назва документа.

  2. Текст.

  3. Дата.

  4. Підпис.

  5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

  • Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

  • Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

  • Конкретні дані (найменування, кількість, стан, термін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

  • Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано матеріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за­фіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом  керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в ме­жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повнова­жень (управління й володіння рухомим і нерухо­мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).
скачати

© Усі права захищені
написати до нас